Bao cao tốt nghiệp đề tài quản lý bán hàng

luận văn tốt nghiệp ngành công nghệ thông tin đề tài phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm luận văn báo cáo đề tài quản lý bán hàng văn phòng phẩm để phục vụ nhu cầu của những cửa hàng vừa thì phần mềm sẽ giúp quản lý một cách tốt hơn

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG I TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 3

1.1 Khảo sát hệ thống quản lý của cửa hàng 3

1.1.1 Cơ cấu tổ chức của của hàng 3

1.1.2 Quá trình quản lý bán hàng 4

1.1.3 Quản lý nhập hàng 5

1.1.4 Quản lý tồn kho 5

1.2 Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống 5

1.2.1 Quản lý kinh doanh 5

1.2.2 Cập nhật 6

1.2.3 Tìm kiếm/xem thông tin 6

1.2.4 Thống kê – báo cáo 6

1.2.5 Quản lý hệ thống dữ liệu 7

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG BÁN HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM 8

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 8

2.2 Sơ đồ thực thể ERD 9

2.2.2 Xác định thực thể 9

2.2.2 Các bảng Thực Thể 11

Chương III: XÂY DỰNH PHẦN MỀM QUẢN LÝ 13

3.2 Các bảng dữ liệu 14

3.2 Các form chính của phần mềm 19

KẾT LUẬN 32

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay dưới sự phát triển mạnh mẽ của nền khoa học kĩ thuật, nền kinh

tế nước ta đã đang phát triển một cách mạnh mẽ Đi liền với việc phát triển nềnkinh tế đó là việc quản lý cũng không kém phần quan trọng

Khi nền kinh tế phát triển theo khối lượng công việc tăng lên một cáchnhanh chóng Trong khi đó, việc quản lý theo mô hình thủ công sử dụng sứcngười là chính ngày càng phải xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ và đang khôngngừng tăng trưởng Vì sử dụng sức người nên không tránh khỏi những sai sót vàrất mất thời gian trong quá trình xử lý, tốn kếm tiền bạc, từ đó ảnh hưởng tớihiệu suất xủ lý công việc của cơ quan, tổ chức

Vì vậy, cách thức quản lý theo mô hình thủ công là không thể đáp ứngđược yêu cầu thực tiễn của quản lý nữa Do đó, yêu cầu được đặt ra là làm thếnào để quản lý văn phòng phẩm mà không mất quá nhiều thời gian, chi phí thấp

và quản lý được một cách tối ưu, triệt để để phù hợp với nền khoa học côngnghệ hiện nay, đặc biệt là áp dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản

lý hệ thống thông tin

Vì vậy, em đã chọn đề tài này “Phẩn mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm”

Sinh viên!

CHƯƠNG I TỔNG QUAN ĐỀ TÀI

Để xây dựng được phần mềm quản lý theo yêu cầu đề tài, trước hết chúng

ta cần xác định được các yêu cầu cần thiết để phục vụ xây dựng phần mềm như:tìm hiểu một cách khái quát về hệ thống, cơ cấu tổ chức của cửa hàng(mỗi nhânviên làm nhưng việc gì trong cửa hàng, các quá trình xử lý trong hệ thống nhưbán hàng, nhập hàng, quản lý sản phẩm) Thông qua đó chúng ta tìm ra được cácyêu cầu chức năng cần thiết về quản lý kinh doanh, quan lý danh mục v à hệthống dữ liệu mà chúng ta cần xây dựng

Giới thiệu hệ thống:

Tên đối tượng khảo sát: Cửa hàng văn phòng phẩm Huy Khuê

Địa chỉ: 54 Nguyễn Huy Tưởng, Tp.Đà Nẵng

Số điện thoại: 0934749021 Fax: (0236).363636

Văn phòng phẩm là trung tâm kinh chuyên kinh doanh các loại sản phẩmnhư các lọai sách, bút, mực in, giấy, ghim,đồ trang tri văn phòng……

1.1 Khảo sát hệ thống quản lý của cửa hàng.

1.1.1 Cơ cấu tổ chức của của hàng

Hệ thống quản lý văn phòng phẩm bao gồm :

- Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ hướng dẫn khách hàng tìm sảnphẩm phù hợp, tính tiền số sản phẩm mà khách hàng đã mua và lậpphiếu xuất và hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng một bản, một bảngửi cho kế toán

- Kế toán tiến hành đối chiếu, thu tiền của khách hàng và ghi nhậnlại trong sổ kế toán những dữ liệu giao dịch Dựa vào đó, kế toán có thểthống kê doanh thu, số sản phẩm bán ra và sản phẩm còn tồn…Việc này

sẽ được thống kê theo từng chu kì như: Ngày, tháng và năm Với thôngtin này sẽ được người quản lý cửa hàng lưu trữ lại để dưa ra các quyếtđịnh kinh doanh phù hợp, phát triển bền vững cho cửa hàng

- Nhân viên kho có nhiệm vụ quản lý việc nhập sản phẩm và kiểmtra sản phẩm của cửa hàng Khi cần bán hàng, thủ kho sẽ nhận phiếuxuất kiêm hóa đơn bán hàng từ kế toán đưa sang, dựa vào đó tiến hànhxuất sách từ quầy hay trong kho ra Khi hết sản phẩm, thủ kho lập phiếu

nhập hàng, thông tin của phiếu nhập và phiếu xuất phải ghi rõ đầy đủthông tin ngày nhập- xuất, loại, số lượng, tên nhân viên giao dịch.

- Người quản lý là người liên hệ trực tiếp đến nhà cung cấp sảnphẩm Người Quản lý sẽ quản lý nhân viên, các khách hàng và quản lýdoanh thu của cửa hàng, quản lý việc nhập sản phẩm của cửa hàng

1.1.2 Quá trình quản lý bán hàng.

Ở đây, khách hàng muốn mua lẻ sản phẩm thì vào quầy tự chọn sảnphẩm cần mua Trong quầy, sách được cất dữ trên giá và để theo từngkhu vực riêng biệt tương ứng với các thể lọai sản phẩm và kèm theothông báo ở mỗi khu vực chứa tên sản phẩm Sau khi khách hàng chọnxong sản phẩm, khách hàng ra quầy thu ngân để thanh toán Còn kháchhàng mua nhiều thì phải thông qua đơn đặt hàng ghi rõ thông tin kháchhàng và tên sản phẩm cần mua, số lượng cụ thể Nếu đơn đặt hàng đượcchấp nhận thì khách hàng được thông qua phiếu xuất hàng Các mặthàng trong mỗi đơn hàng có thể được xuất nhiều lần tùy theo yêu cầucủa khách hàng và khả năng của của hàng Sau khi phiếu xuất hàngđược thông qua thì kế toán sẽ dựa vào phiếu xuất để thu tiền của kháchhàng

Khi Khách hàng thanh toán thì nhân viên sẽ lập hóa đơn bán hàngcác thông tin cần thiết của mặt hàng mà khách hàng đã chọn cùng cácthông tin liên quan đến khách hàng

- Các thông tin về khách hàng như :

Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại

- Các thông tin về mặt hàng :

Mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, đơn vị tính

- Cuối hóa đơn ghi các thông tin :

Tổng tiền(bằng số), ghi bằng chữNgày…Tháng…Năm

Nhân viên , khách hàng

Thông tin về khách hàng được lưu trữ trong hệ thống quản lý củacửa hàng để phục vụ cho việc thông kê, báo cáo cho cửa hàng sau này

lý, báo cáo thống kê sau này.

Nhân viên của cửa hàng tiến hành kiểm tra số lượng sản phẩm cần nhậptrong danh sách của cửa hàng với lượng sản phẩm đã nhập từ nhà cung cấp Nếuthỏa mãn thì thủ nhân viên lập phiếu nhập kho cho kế toán, kế toán tiến hànhviệc lưu trữ lịa các thông tin cần thiết của phiếu nhập: ngày nhập, số phiếunhâp(hóa đơn mua hàng), tên sản phẩm, nhà cung cấp, sô lượng, người nhập.Sau đó sản phẩm được phân loại và đánh mã nếu là sản phẩm mới nhập về cửahàng lần đầu tiên

Việc theo dõi lượng hàng tồn kho được của hàng thực hiện theo phươngpháp theo dõi thường kì Với phương pháp này thì hàng hóa được cập nhật saumỗi lần nghiệp vụ xảy ra Nó sẽ giúp cho nhà quản lý có kế hoạch mua hàngtrong tương lai gần Còn việc kiểm kê toàn bộ hàng hóa tồn lại trong kho vàtrong quầy được thực hiện định kì ba tháng một lần

1.1.4 Quản lý tồn kho.

Mỗi tháng cửa hàng đều làm thống kê(Lượng hàng hết, lượng hàng tồn) mà

có kế hoạch nhập hàng cho phù hợp, lượng hàng bán được, lượng hàng còntrong quầy, trong kho

Cửa hàng quản lý việc bán hàng thông qua hóa đơn bán hàng, phiếu xuất,hóa đơn nhập hàng qua phiếu nhập và tình hình thu chi thông qua thống kê bánhàng

1.2 Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống

1.2.1 Quản lý kinh doanh

- Hóa đơn Nhập Hàng

Lập phiếu nhập kho dựa vào lượng sản phẩm đã nhập vào trong kho

Nhập sản phẩm đúng các danh mục của từng đơn nhập hàng.

Sản phẩm nhập dựa trên các tiêu chí : Mã sản phẩm, tên sản phẩm, sốlượng nhập…Số lượng sản phẩm nhập phải có sự xác nhân của từng thành viêntham gia kiểm hàng

In báo cáo sản phẩm đã nhập vào kho

Danh mục nhân viên

1.2.3 Tìm kiếm/xem thông tin

1.2.4 Thống kê – báo cáo

Cứ mỗi ngày , tháng , năm thì cửa hàng sẽ làm các biểu mẫu báo cáodoanh thu để có các hướng đi chính xác cho ngày sau

Báo cáo những hàng tồn kho và hàng hết trong kho

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG BÁN HÀNG

VĂN PHÒNG PHẨM

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống.

Hình 2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống

o Mô tả thông tin về sản phẩm của cửa hàng

o Mỗi sản phẩm có một mã sản phẩm duy nhất(MaSanPham), một tên sản phẩm(TenSanPham), một năm sản

xuất(NamSX), mã nhà sản xuất(MaNhaSX), mã loại sản phẩm(MaLoai), một giá bán do cửa hàng đưa ra(GiaBan), một đơn vị tính( DVT), một số lượng lấy từ phiếu nhập hàng (SoLuong).

 Thực thể KhachHang

o Mô tả thông tin khách hàng

o Mỗi khách hàng có một mã khách hàng duy nhất (MaKH), họ tên khách hàng (TenKH), số điện thoại (SDT), địa chỉ liên hệ (DiaChi) và có hòm thư điện tử (Email)

 Thực thể NhanVien

o Mô tả thông tin về nhân viên của cửa hàng

o Mỗi nhân viên sẽ có một mã nhân viên(MaNV), một tên nhân viên (TenNV), giới tính của nhân viên (GioiTinh), có một địa chỉ (DiaChi), có một quê quán (QueQuan), có số điện thoại (SDT), có một mật khẩu (MatKhau), có một ngày sinh(NgaySinh), có một ngày sử dụng tài khoản

(NgayHHTK)

 Thực thể NhaCC :

o Mô tả thông tin về nhà cung cấp, cung ứng sản phẩm

o Mỗi nhà cung cấp có một mã nhà cung cấp (MaNCC), có tên nhà cung cấp (TenNCC), một địa chỉ (DiaChi), một số điện thoại (SDT) và một địa chỉ thư điện tử (Email)

 Thực thể Loai :

o Mô tả thông tin các lọai sản phẩm

o Mỗi thẻ loại có một mã duy nhất (MaLoai), một tên

loại(TenLoai) và mã nhóm (MaNhom)

 Thực thể NhaSX :

o Mô tả thông tin chi tiết về nhà sản xuất

o Mỗi nhà sản xuất có một mã nhà sản xuất(MaNhaSX), có tên nhà sản xuất (TenNSX), một địa chỉ (DiaChi), có số điện thoại (SDT) và có một thư điện tử (Email).

 Thực thể Nhóm :

o Mô tả thông tin các nhóm

o Mỗi nhóm có một mã nhóm duy nhất (MaNhom) và một tên nhóm (TenNhom)

 Thực thể PhieuNhap :

o Mô tả thông tin chi tiết quá trình nhập sản phẩm từ nhà cung cấp

o Mỗi phiếu nhập có một mã phiếu nhập duy nhất (MaPN), một

mã xác định nhà cung cấp (MaNCC), một mã xác định nhân viên nhập hàng (MaNV), một ngày nhập (NgayNhap).

 Thực thể ChiTietNhap :

o Mô tả thông tin nhập sản phẩm của phiếu nhập

o Mỗi chi tiết phiếu nhập có một mã chi tiết phiếu nhập

(MaCTPN), có mã phiếu nhập (MaPN), có mã sản phẩm (MaSanPham) và có số lượng nhập (SoLuongNhap)

 Thực thể DonHang :

o Mô tả thông tin chi tiết quá trình bán hàng

o Mỗi đơn hàng có một mà đơn hàng duy nhất (MaDH), có mã xác định khách hàng (MaKH), có mã xác định nhân viên (MaNV) và có một ngày bán cụ thể (NgayLap).

 Thực thể ChiTietDH

o Mô tả chi tiết về hóa đơn bán hàng

o Mỗi chi tiết đơn hàng sẽ có một mã chi tiết đơn hàng

(MaCTDH), có mã xác định đơn hàng (MaDH), có số lượng bán (SoLuong), có giá bán (GiaBan) và có mã xác định sản phẩm bán ra (MaSanPham)

2.2.2 Các bảng Thực Thể

 SanPham(MaSanPham , TenSanPham, MaNhaSX, GiaBan, MaLoai,

NamSX, DonViTinh, SoLuong)

 KhachHang( MaKH , TenKH, DiaChi, Email, SDT)

 NhanVien( MaNV , TenNV, GioiTinh, QueQuan, DiaChi, NgaySinh, SDT, MatKhau , NgayHHTK)

 NhaSX( MaNhaSX , TenNhaSX, DiaChi, Email, SDT)

 PhieuNhap( MaPN , MaKH, MaNV, NgayNhap)

 ChiTietNhap( MaCTPN , MaPN, MaSanPham, SoLuong)

 DonHang( MaDH , MaKh, MaNV,, NgayLap)

 ChiTietDH( MaCTDH , MaDH, MaSanPham, SoLuong, GiaBan)

 NhaCC( MaNCC , TenNCC, DiaChi, Email, SDT)

 Loai( MaLoai , MaNhom, TenLoai)

 Nhom( MaNhom , TenNhom)

Chương III: XÂY DỰNH PHẦN MỀM QUẢN LÝ

3.1 Sơ Đồ Quan Hệ

Hình 3.1 Sơ đồ quan hệ

3.2 Các bảng dữ liệu.

3.2.1 Bảng khách hàng (KhacHang)

STT Tên thuộc tính Kiễu dữ liệu Ràng buộc DL Chú thích

3.2.2 Bảng đơn hàng (DonHang)

STT Tên thuộc tính Kiễu dữ liệu Ràng buộc DL Chú thích

3 MaNV Char(7) Foreign key references Mã nhân viên

4 MaSanPham Char(10) Foreign key references Mã sản phẩm

3.2.3 Bảng chi tiết đơn hàng (ChiTietDH)

STT Tên thuộc tính Kiễu dữ liệu Ràng buộc DL Chú thích

2 MaDH Char(7) Foreign key references Mã đơn hàng

3 MaSanPham Char(10) Foreign key references Mã sản phẩm

3.2.4 Bảng Phiếu nhập (PhieuNhap)

STT Tên thuộc tính Kiễu dữ liệu Ràng buộc DL Chú thích

3 MaNV Char(7) Foreign key references Mã nhân viên

4 MaNCC Char(7) Foreign key references Mã sản phẩm

3.2.5 Bảng chi tiết phiếu nhập (ChiTietNhap)

STT Tên thuộc tính Kiễu dữ liệu Ràng buộc DL Chú thích

2 MaPN Char(7) Foreign key references Mã phiếu nhập

3 MaNCC Char(7) Foreign key references Mã nhà cung cấp

3.2.6 Bảng sản phẩm (SanPham)

STT Tên thuộc tính Kiễu dữ liệu Ràng buộc DL Chú thích

2 Manhasx Char(7) Foreign key references Mã nhà sản xuất

6 MaLoai Nchar(4) Foreign key references Mã loại

3.2.7 Bảng nhân viên (NhanVien)

STT Tên thuộc tính Kiễu dữ liệu Ràng buộc DL Chú thích

khoản

3.2.8 Bảng Nhà cung cấp (NhaCungCap)

STT Tên thuộc tính Kiễu dữ liệu Ràng buộc DL Chú thích

5 Email Varchar(15) Email

3.2.9 Bảng Nhà sản xuất (NhaSX)

STT Tên thuộc tính Kiễu dữ liệu Ràng buộc DL Chú thích

3.2.10 Bảng Loại (Loai)

STT Tên thuộc tính Kiễu dữ liệu Ràng buộc DL Chú thích

2 MaNhom Char(4) Foreign key references Mã nhóm

3.2.11 Bảng Nhóm (Nhom)

STT Tên thuộc tính Kiễu dữ liệu Ràng buộc DL Chú thích

3.2 Các form chính của phần mềm.

Hình 3.2.1 Giao diện form đăng nhập

Hình 3.2.2 Giao diện form main

Hình 3.2.3 Giao diện form hóa đơn bán hàng

Hình 3.2.4 Hóa đơn bán hàng của chương trình.

Hình 3.2.5 Giao diện hóa đơn nhập hàng

Hình 3.2.6 Hóa đơn nhập hàng của chương trinh.

Hình 3.2.7 Giao diện form sản phẩm của chương trình.

Hình 3.2.8 Giao diện form khách hàng của chương trình

Hình 3.2.9 Giao diện form nhân viên của chương trình

Hình 3.2.10 Giao diện form nhà cung cấp của chương trình.

Hình 3.2.11 giao diện form nhà sản xuất của chương trình

Hình 3.2.12 Giao diện form tìm kiếm hóa đơn nhập hàng.

Hình 2.2.13 Giao diện form tìm kiếm hóa đơn bán hàng

Hình 3.2.14 Báo cáo sản phẩm tồn kho.

Hình 3.2.15 Báo Cáo sản phẩm hết.

Hình 3.2.16 Thống kê doanh thu trong ngày

Hình3.2.17 Thống kê doanh thu trong tháng

Hình 3.3.18 Thống kê doanh thu trong năm.

KẾT LUẬN

Các vấn đề đã được giải quyết trong đề tài:

 Hỗ trợ các nghiệp vụ chính trong cửa hàng như: nhập sản phẩm, bán sản phẩm và sản phẩm tồn kho

 Cung cấp báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí: theo các giao

đoạn(ngày, tháng, năm)

 Cung cấp tính năg tìm kiếm, tra cứu thông tin về các danh mục, các phiếu nhâp/bán hàng của cửa hàng

 Giao diện người dùng thân thiện dễ sử dụng

Một lần nữa, em xin chân thành cản ơn cô Hoàng Thị Mỹ Lệ đã tận tìnhgiảng dạy và truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức Tuy đã cố gắng để hoànthiện đề tài nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi sai sót Em rất mong được sựthông cảm, hướng dẫn và chỉ bảo của quý thầy cô và bạn bè trong lớp

Chúng em xin chân thành cảm ơn!