ĐÁNH GIÁ CHUNG về CHỨC NĂNG, NHIỆM vụ và mô HÌNH QUẢN lý NHÓM làm VIỆC vụ kế HOẠCH bộ tài CHÍNH

1 Vị trí và chức năng: Vụ Kế hoạch - Tài chính là đơn vị thuộc bộ máy quản lý nhà nước của Bộ Tài chính, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý về tài chính, tài sản

ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ MÔ HÌNH QUẢN LÝ NHÓM LÀM VIỆC VỤ KẾ HOẠCH - BỘ TÀI CHÍNH

I THÔNG TIN CƠ BẢN VỀ NƠI ĐANG LÀM VIỆC:

Tôi hiện đang công tác tại Vụ Kế hoạch - Tài chính, Bộ Tài chính (1) Vị trí và chức năng: Vụ Kế hoạch - Tài chính là đơn vị thuộc bộ máy quản lý nhà nước của Bộ Tài chính, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý về tài chính, tài sản, đầu tư phát triển và xây dựng trong các đơn vị của Bộ Tài chính; công tác tài vụ, quản trị cơ quan Bộ

(2) Nhiệm vụ:

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, tổ chức, các dự án vay nợ, viện trợ

và các dự án đầu tư phát triển, xây dựng thuộc Bộ Tài chính (gọi chung là đơn

vị thuộc Bộ) xây dựng quy chế quản lý, tiêu chuẩn, định mức về tài chính, đầu

tư xây dựng, trang bị và sử dụng tài sản nhà nước trình Bộ trưởng ban hành theo quy định của pháp luật; hướng dẫn cụ thể cơ chế, chính sách quản lý tài chính, tài sản và đầu tư phát triển để thực hiện thống nhất trong các đơn vị thuộc Bộ

Chủ trì hướng dẫn và tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ các đơn vị thuộc Bộ về quản lý tài chính, tài sản nhà nước, đầu tư phát triển và xây dựng theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ

- Trình Bộ trưởng phê duyệt định hướng, chiến lược, quy hoạch và kế

hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn về quản lý tài chính, tài sản nhà nước, đầu

tư phát triển và xây dựng trong các đơn vị thuộc Bộ; phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách, tài sản nhà nước giao trong các hoạt động của các đơn

vị thuộc Bộ

- Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất, toàn diện công tác tài chính, tài

(3) Về tổ chức bộ máy: Vụ Kế hoạch - Tài chính có 07 phòng, trong đó: + 03 Phòng quản lý toàn ngành: Phòng Quản lý tài chính; Phòng Quản

lý đầu tư và xây dựng; Phòng Quản lý tài sản;

+ 01 Phòng Kiểm tra, kiểm toán nội bộ;

+ 03 Phòng thực hiện công tác phục vụ tại Trụ sở Bộ: Phòng Tài vụ

-Kế toán; Phòng Quản trị; Phòng Bảo vệ

Tổng số công chức, viên chức thuộc Vụ Kế hoạch - Tài chính là 82 người

Vụ Kế hoạch - Tài chính có 04 Lãnh đạo Vụ: 01 Vụ trưởng, tối đa 03 Phó Vụ trưởng Tổ chức thực hiện công việc chủ yếu theo hình thức Phòng (Nhóm làm việc) theo chức năng, lĩnh vực quản lý; mỗi Phòng có 01 Trưởng phòng và tối đa 03 Phó trưởng phòng; tổng số công chức mỗi phòng khoảng 7-12 người

Ngoài ra, tuỳ theo từng công việc cụ thể có liên quan đến nhiều lĩnh vực, Vụ trưởng thành lập Nhóm thực hiện gồm Lãnh đạo Vụ phụ trách nhóm, một số công chức của các Phòng, một số thành viên khác thuộc các Vụ, Cục, Tổng cục thuộc Bộ

II ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ MÔ HÌNH QUẢN LÝ NHÓM LÀM VIỆC:

1 Mặt được:

- Chức năng, nhiệm vụ của Vụ Kế hoạch - Tài chính đã được quy định

rõ ràng, phân định rõ từng nhiệm vụ cụ thể và tránh nhiệm thực hiện công việc Đảm bảo bao quát được toàn bộ nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản, đầu

tư xây dựng trong ngành Tài chính; công tác nội chính tại trụ sở cơ quan Bộ

- Tổ chức bộ máy được thành lập thành các Phòng nghiệp vụ quản lý theo chức năng, lĩnh vực (như quản lý tài chính, quản lý tài sản, quản lý đầu tư ), theo đó hướng tới mục tiêu chuyên sâu, chuyên nghiệp

Ngoài ra, tổ chức linh hoạt khi xây dựng Dự án, Đề án liên quan đến nhiều lĩnh vực thì thành lập Nhóm làm việc gồm thành viên các Phòng và các đơn vị khác có liên quan

- Vụ trưởng đã ban hành: Quyết định về chức năng, nhiệm vụ của các Phòng, trong đó quy định rõ ràng từng nội dung, vị trí công việc tạo thuận lợi trong quản lý, điều hành Ban hành Quy chế về tổ chức, điều hành công việc; Nội quy làm việc

- Tổ chức quản lý với quy mô rộng, nhiều đầu mối, nhiều vị trí để cán

bộ có cơ hội phấn đấu, đội ngũ nhân viên ngày càng chuyên sâu, chuyên nghiệp; đội ngũ cán bộ quản lý được thực hiện các công việc thực tế, từ đó tích lũy được nhiều kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn phục vụ cho quản lý

2 Mặt hạn chế:

- Do thành lập Phòng theo nhiệm vụ, lĩnh vực chuyên môn nên thông tin còn cát cứ, chưa kịp thời giữa các Phòng Mối quan hệ, trao đổi thông tin, nghiệp vụ giữa các thành viên các Phòng còn hạn chế

- Một số nội dung công việc chưa xây dựng Quy trình xử lý như: Quy trình thanh toán chi phí; quy trình thẩm tra quyết toán năm

- Đào tạo nguồn nhân lực chưa được nhiều, năng lực quản lý, điều hành của một số Lãnh đạo Phòng chưa đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới

- Kỹ năng làm việc Nhóm của các thành viên chưa đáp ứng yêu cầu

III SỰ CẦN THIẾT THAY ĐỔI MỘT SỐ LĨNH VỰC TRONG TỔ CHỨC VÀ MỌI NGƯỜI CẦN THAM GIA THAY ĐỔỈ

- Theo dự thảo Chiến lược phát triển Kinh tế - Xã hội giai đoạn

2011-2020, trong đó: “Hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường đồng bộ và hiện đại là tiền đề quan trọng thúc đẩy quá trình cơ cấu lại nền kinh tế, chuyển đổi mô hình tăng trưởng, ổn định kinh tế vĩ mô Tiếp tục đổi mới việc xây dựng và thực thi luật pháp bảo đảm cạnh tranh bình đẳng, minh bạch giữa các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế Đổi mới công tác quy hoạch, kế hoạch

và điều hành phát triển kinh tế theo cơ chế thị trường, đồng thời thực hiện

tốt chính sách xã hội Thực hiện hệ thống cơ chế và chính sách phù hợp, đặc biệt là cơ chế, chính sách tài chính, tiền tệ nhằm nâng cao chất lượng tăng trưởng, bảo đảm sự phát triển an toàn, lành mạnh của nền kinh tế”

“Tập trung xây dựng hệ thống hành chính nhà nước trong sạch vững mạnh, bảo đảm quản lý thống nhất, thông suốt, hiệu lực, hiệu quả Xây dựng và

chỉ đạo thực hiện chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn

2011-2020 trên tất cả các khâu: thể chế, tổ chức bộ máy, đội ngũ cán bộ, công chức

và hiện đại hóa nền hành chính quốc gia đúng với vị trí là một trong các nội dung của đột phá chiến lược Tiếp tục kiện toàn bộ máy của Chính phủ, nâng cao hiệu quả quản lý vĩ mô Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức

có phẩm chất tốt, tận tụy phục vụ nhân dân, có tính chuyên nghiệp cao.”

Theo đó, Bộ Tài chính nói chung và Vụ Kế hoạch - Tài chính nói riêng cần phải thay đổi trong tổ chức để đáp ứng mục tiêu, yêu cầu phát triển kinh

tế - xã hội của đất nước trong giai đoạn mới, cả về nhận thức và phong cách làm việc của Lãnh đạo, các thành viên trong Vụ

- Tạo môi trường làm việc tốt hơn nữa để các công chức đóng góp phát

triển tổ chức (theo tài liệu Giảng viên cung cấp thì qua điều tra các nhân viên mong muốn nhất là có môi trường làm việc phù hợp).

- Hiện nay, do cơ chế đãi ngộ (tiền lương, thưởng ) của Nhà nước đối với công chức, viên chức thấp hơn so với doanh nghiệp, đã tác động công chức xin chuyển công tác từ các cơ quan nhà nước sang khu vực doanh

nghiệp, do đó đặt ra yêu cầu phải tìm các nguồn lực vật chất và xây dựng cơ chế đãi ngộ để thu hút, động viên, giữ được công chức làm việc tại Vụ

- Để một Tổ chức hoạt động tốt thì cần thường xuyên rà soát tổ chức, sắp xếp, bố trí công việc hợp lý, xây dựng quy trình công việc, đẩy mạnh văn hóa tổ chức

- Điều chỉnh các hạn chế như đã nêu ở mục 2 phần II để hoàn thiện Tổ chức

IV CÁC HÀNH VI TỔ CHỨC CẦN ĐỔI MỚI

1 Về Nhà lãnh đạo và Nhà quản lý

(1) Nhà Lãnh đạo: Là một trong những khái niệm quan trọng nhất trong khoa học về tổ chức - nhân sự Đó là một quá trình ảnh hưởng mang tính xã hội trong đó lãnh đạo tìm kiếm sự tham gia tự nguyện của cấp dưới nhằm đạt mục tiêu của tổ chức..Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng và dẫn đắt hành vi của cá nhân hay nhóm người nhằm hướng tới mục tiêu của tổ chức

Lãnh đạo hiệu quả: Theo nghiên cứu, có 7 loại năng lực của lãnh đạo hiệu quả: Trí thông minh cảm xúc; Chân thành; Định hướng; Động lực (thúc đẩy); Tự tin; Thông minh; Hiểu biết công việc

Lãnh đạo có vô số công việc cần làm trong mỗi ngày làm việc của họ Tuy nhiên, việc xác định được các trọng tâm công việc là vô cùng quan trọng bởi nếu không đạt được điều đó, tổ chức sẽ đi sai đường; theo đó có 7 việc Lãnh đạo cần phải làm:

1 Thiết lập tầm nhìn cho tổ chức: Thông thường nhân tố này bị xem là mông lung, song thực tế cho thấy tầm nhìn chính là ngọn hải đăng chỉ đường cho mỗi tổ chức Không có tổ chức nào có tầm nhìn kém, không

có tầm nhìn rõ ràng hay thậm chí không có tầm nhìn lại thành công trong thực tế

2 Tập hợp quần chúng: Để tập hợp được quần chúng, lãnh đạo cần làm cho họ thấu hiểu, thích thú, đam mê và tin tưởng Quần chúng trong trường hợp nào cũng là nền tảng cho thành công

3 Cổ vũ, động viên toàn bộ đội ngũ: Công việc quản lý thường làm cho các thành viên bị ức chế và cảm thấy mất động lực hành động chính vì vậy sự cổ vũ, động viên của lãnh đạo lại càng cần thiết

4 Xây dựng chiến lược cho tổ chức: Đây là công việc hay bị bỏ qua song lại rất cần thiết

5 Ra quyết định: Là bước quan trọng nhất, song lại chỉ là kết quả của cả một quá trình

6 Tạo ra những sự thay đổi: Tình hình bên ngoài luôn có những biến động; bao gồm cả môi trường toàn cầu, biến động kinh tế toàn cầu đến tình hình quốc gia, tình hình của cả ngành kinh doanh đó Kết hợp với thay đổi của các nhân tố nội tại công ty đòi hỏi có sự thay đổi và lãnh đạo cần phải là người tạo ra thay đổi đó

7 Tạo dựng môi trường làm việc lành mạnh: Cần hài hòa giữa cống hiến

và hưởng thụ Có vô số công ty đã thành công trong kinh doanh Song các thành công không tính đến các nhân tố phát triển bền vững sẽ đều phải trả giá sớm muộn

(2) Nhà quản lý: Hướng Nhóm của mình vào việc thực hiện các mục tiêu

đã định trước; người quản lý là những nhà chiến thuật, kết hợp các chi tiết để thực hiện các kế hoạch đã được xác định

Các yêu cầu căn bản đối với một nhà quản lý bao gồm: Phải làm đúng, Quản lý sự thay đổi, Đạt mục tiêu thông qua hệ thống chính sách, mệnh lệnh hành chính, Phải biết lập kế hoạch, ngân sách, Phải tổ chức thực hiện, Phải kiểm tra, giám sát, Phải thực hiện việc nghiệm thu, đánh giá kết quả công việc

* Do đó, với khối lượng, quy mô quản lý của Vụ Kế hoạch - Tài chính rất lớn quản lý với tổng số ngân sách nhà nước hàng năm hàng ngàn tỷ đồng, trên 1.500 đơn vị sử dụng ngân sách tại các cấp dự toán, quản lý trực tiếp từ hàng chục công trình XDCB quy mô lớn Do đó, đòi hỏi Người lãnh đạo cần

có tầm nhìn chiến lược dài hạn, là động lực để các thành viên làm việc ; Trưởng phòng (người quản lý) cần phải thực hiện rất tốt mục tiêu Lãnh đạo đã đặt ra, quản lý chặt chẽ, luôn kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện để đạt được kết quả, hiệu quả

Tuy nhiên, hiện nay tại các cơ quan hành chính nói chung và tại Vụ Kế hoạch - Tài chính nói riêng, Nhà lãnh đạo, Nhà quản lý chưa đảm bảo đầy đủ các yếu tố đòi hỏi đối với Nhà Lãnh đạo, Nhà quản lý đã nêu ở trên; công tác mới đang tập trung vào các hoạt động quản lý thường ngày, mức độ đổi mới cần phải đẩy mạnh hơn nữa

* Về phong cách Lãnh đạo: Đánh giá chung Lãnh đạo Vụ Kế hoạch -Tài chính chia thành 2 phong cách chính:

- Lãnh đạo quyết đoán: Luôn quyết đoán nhanh trong mọi công việc; tuy nhiên thỉnh thoảng độc đoán, đôi lúc áp đặt

- Lãnh đạo dẫn đường: Luôn định hướng và hướng dẫn cho các chuyên viên; động viên chuyên viên tham gia công việc; đặt mục tiêu và kết quả đầu

ra của công việc

Trong thực tế thời gian qua, chưa xảy ra những mâu thuẫn, xung đột lớn của 02 kiểu lãnh đạo này Tuy nhiên, đôi lúc đã xảy ra xung đột nhỏ và đã giải quyết được kịp thời, không ảnh hưởng đến công việc chung

2 Về tổ chức nhóm làm việc và phân công chức năng nhiệm vụ:

- Do thành lập Phòng theo nhiệm vụ, lĩnh vực chuyên môn nên thông tin chưa kịp thời giữa các Phòng Tuy nhiên, chưa xây dựng được Quy chế cung cấp thông tin định kỳ, đột xuất giữa các Phòng

- Phòng Quản lý tài chính: Hiện nay đảm đương cả công việc quản lý Văn thư, công tác Hành chính của Vụ, nên công việc quản lý nghiệp vụ chuyên môn của Trưởng phòng nặng nề, chưa tập trung vào chuyên môn

- Tại các Phòng chưa thực sự làm việc theo Nhóm hiệu quả: Liên kết giữa Trưởng phòng và các chuyên viên còn chưa nhịp nhàng, ăn khớp, thông tin trao đổi qua lại còn hạn chế Các Chuyên viên chưa mạnh dạn đề xuất với Trưởng phòng về công việc chuyên môn được giao, thay đổi công việc khi công việc được giao chưa phù hợp với bản thân Lãnh đạo Phòng chưa quan tâm nhiều đến tư tưởng chuyên viên

3 Về công tác quản lý nhân sự:

- Trình độ đào tạo công chức giữa các Phòng có sự khác nhau, như: Phòng Quản lý tài chính có đến 60% công chức có trình độ Thạc sỹ, 30% đang học Thạc sỹ; Phòng Quản lý đầu tư xây dựng có 20% Thạc sỹ, còn lại là trình độ Đại học; Phòng Quản lý tài sản 100% trình độ Đại học Mặt khác,

do yêu cầu công việc đối với khối 03 Phòng phục vụ nội chính (Tài vụ, Quản trị, Bảo vệ) trình độ đào tạo của công chức chủ yếu là Trung cấp, Lãnh đạo cấp phòng trình độ Đại học Do đó, trong xử lý công việc còn khác nhau về quan điểm, trình tự, tốc độ xử lý

- Hiện nay việc tuyển dụng công chức cho lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản có nhiều khó khăn vì đây là lĩnh vực chuyên môn kỹ thuật khu vực doanh nghiệp xây dựng có nhu cầu sử dụng rất lớn Hơn nữa, yêu cầu chuyên môn

về kỹ sư xây dựng có đặc thù riêng, nhưng các năm qua tổ chức tuyển dụng vẫn thực hiện chung với các lĩnh vực khác nên khó tuyển dụng

- Vụ Kế hoạch - Tài chính đã thực hiện công tác luân phiên, luân chuyển công chức qua các vị trí (03 năm/1lần), tuy nhiên, chưa thực hiện được nhiều Về mặt lý thuyết hành vi tổ chức, công tác luân chuyển cán bộ có

ý nghĩa rất quan trọng Công tác luân chuyển công chức sẽ giúp cho các nhân

viên của tổ chức hiểu công việc của nhau hơn, gắn kết hơn, phát huy sự sáng tạo của mỗi thành viên trong tổ chức

- Việc bố trí nhân sự còn chưa hợp lý như: Phòng Quản lý tài chính có khối lượng công việc được giao rất lớn, đảm nhận nhiều công việc quan trọng: Quản lý thống nhất, toàn diện công tác tài chính, ngân sách đối với các

cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, các dự án vay nợ, viện trợ nước ngoài thuộc Bộ Tài chính; Nghiên cứu, xây dựng định hướng, chiến lược và kế

hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn về quản lý tài chính đối với các đơn vị

thuộc Bộ Tài chính; Nghiên cứu, xây dựng các văn bản hướng dẫn trong công tác quản lý tài chính Tuy nhiên, số lượng công chức của Phòng hiện nay mới có 10 người, chưa đáp ứng yêu cầu công việc

- Công tác động viên khuyến khích vật chất còn phần nào mang tính cào bằng, chưa tạo được động lực mạnh thúc đẩy nhân viên nâng nâng cao năng suất, chất lượng công việc: các nhân viên được tính phụ cấp công việc chủ yếu theo thâm niên Cơ chế còn cào bằng như vậy dẫn đến một số nhân viên có năng lực cao chưa tâm huyết với công việc; một số nhân viên có trình

độ thấp chưa chú trọng đến học tập, rèn luyện nâng cao năng lực bản thân, còn mang tâm lý ỷ lại

4 Về xây dựng văn hóa tổ chức:

Trong thời gian qua, Vụ Kế hoạch - Tài chính đã thực hiện được một số hoạt động tạo văn hóa tổ chức: Mọi thành viên của Vụ đều có tinh thần đoàn kết, hỗ trợ nhau trong công việc, đời sống riêng Tổ chức hoạt động nhân kỷ niệm 65 năm thành lập Ngành tài chính; được Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng ba năm 2007 và đang trình cấp có thẩm quyền đề nghị Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng hai trong năm 2010

Các Phòng đã phấn đấu thực hiện và đã được ghi nhận: Phòng Quản lý tài chính được Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng ba năm

2008, hàng năm các Phòng đều được Bộ trưởng tặng bằng khen về đạt thành tích trong sự nghiệp phát triển ngành Tài chính

Do đó, trong thời gian tới, Vụ Kế hoạch - Tài chính tiếp tục phấn đấu

kế thừa và phát huy văn hoá tổ chức đã có được

V ĐỀ XUẤT ĐỔI MỚI TỔ CHÚC TRONG THỜI GIAN TỚI (TỪ 2011)

1 Về Lãnh đạo:

- Lãnh đạo Vụ: Đổi mới phong cách lãnh đạo để trở thành Lãnh đạo hiệu quả trên cơ sở 07 năng lực lãnh đạo hiệu quả và 07 việc lãnh đạo cần làm Các Lãnh đạo cần phải tham gia các Chương trình tập huấn về phong cách lãnh đạo thường xuyên để trau dồi, củng cố phương thức lãnh đạo cho phù hợp, đạt hiệu quả công việc

- Vụ trưởng là đầu mối chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác đổi mới của Vụ Kế hoạch - Tài chính; trong đó, có ít nhất một phòng chuyên môn

là đầu tầu trong công tác đổi mới: Phong cách làm việc, xây dựng quy trình làm việc, tổ chức thực hiện công việc, luân phiên luân chuyển công chức quản

lý, học tập, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và trình độ

2 Về quản lý: Trưởng các phòng phải quán xuyến công việc hơn nữa,

thường xuyên kiểm tra, giám sát để đạt được mục tiêu của Lãnh đạo Vụ đã đặt ra Thường xuyên học hỏi để trở thành Nhà quản lý giỏi đáp ứng các yêu cầu căn bản đối với một nhà quản lý đã nêu ở trên

3 Về tổ chức nhóm làm việc và phân công nhiệm vụ:

3.1 Thực hiện kiện toàn chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của các Phòng theo hướng chuyên sâu về công việc nhưng đa dạng về nghiệp vụ, cụ thể:

- Thành lập Phòng Tổng hợp - Hành chính: Tham mưu giúp Lãnh đạo tổng hợp, điều phối hoạt động các tổ chức Vụ; thực hiện các chức năng thông