BAO CAO KHOA LUAN TOT NGHIEP DE TAI TIN HOC HOA CONG TAC QUAN LY VAN BAN TRONG CO QUAN HANH CHINH NHA NUOC

Báo cáo khóa luận tốt nghiệp Đại học về đề tài TIN HỌC HÓA TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN (VĂN THƯ) TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC, bằng việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản CHÍNH QUYỀN ĐIỆN TỬ, người làm công tác Văn thư sẽ xử lý văn bản đếnđi hoàn toàn trên hệ thống phần mềm

LỜI CẢM ƠN

Khóa luận được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các thầy,

cô giáo Trường ĐH Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Thái Nguyên, cùngvới sự nỗ lực của bản thân và sự động viên, góp ý của các anh, chị sinh viên lớpQuản trị văn phòng K12A Quảng Ninh Do khả năng của bản thân còn nhiều hạnchế nên trong quá trình thực hiện cũng như viết bài Khóa Luận này chắc chắnkhông tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy em mong muốn nhận được sự giúp đỡtận tình của thầy, cô giáo Để em có thể góp một phần ý kiến nhỏ của mình vào

việc: “Tin học hóa công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh”, để góp phần cải tiến tổ chức, nâng cao vai trò hoạt

động quản lý nhà nước của chính quyền địa phương ngày một tốt hơn Em xinchân thành cảm ơn đến các thầy, cô giáo trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh

Tế cùng các anh chị sinh viên trong lớp, đặc biệt là Th.S Nguyễn Thị Hằng và

và Th.S Nguyễn Thu Hằng đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành khóa luận này

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp“Tin học hóa công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh”là công trình

nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn của Th.S Nguyễn Thị Hằng và

và Th.S Nguyễn Thu Hằng Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này làtrung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Các số liệutrong luận văn được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng,minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trìnhnghiên cứu đã được công bố, các website

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

về nội dung khóa luận của mình

Người viết khóa luận

Sinh viên

Lâm Thị Nga

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 4

1.1 Khái quát chung về văn bản, văn bản đi và văn bản đến 4

1.1.1 Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý Nhà nước 4

1.1.2 Khái quát chung về văn bản đi 6

1.1.3 Khái quát chung về văn bản đến 14

1.2 Giới thiệu về công tác lưu trữ văn bản, tài liệu 16

1.2.1 Tài liệu Lưu trữ 16

1.2.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ 17

1.2.3 Các loại tài liệu lưu trữ 18

1.2.4 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia 20

1.2.5 Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ 20

1.2.6 Tính chất 21

1.2.7 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 22

1.2.8 Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ 23

1.2.9 Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ 24

1.2.10 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 24

1.3 Khái quát chung về văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh 27

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH 34

2.1 Thực trạng việc quản lý văn bản tại UBND tỉnh Quảng Ninh 34

2.1.1 Các yêu cầu quản lý văn bản 34

2.1.2 Các biện pháp tổ chức việc quản lý văn bản 35

2.2 Quy trình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh 41Chương 3 TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂNPHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH 453.1 Tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học vào quản lý văn bản 453.2 Một số kết quả đạt được nhờ ứng dụng tin học vào công tác quản lý vănbản tại văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh 45KẾT LUẬN 67TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG

HÌNH 2.1: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 41

HÌNH 2.2 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 43

HÌNH 3.1 GIAO DIỆN CHÍNH CỦA PHẦN MỀM 45

HÌNH 3.2 GIAO DIỆN CHỨC NĂNG TIẾP NHẬN VĂN BẢN ĐẾN 46

HÌNH 3.3 GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG TIN VĂN BẢN 47

HÌNH 3.4 GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG BÁO 48

HÌNH 3.5 GIAO DIỆN SOẠN VĂN BẢN 48

HÌNH 3.6 GIAO DIỆN XỬ LÝ THÔNG TIN 49

HÌNH 3.7 GIAO DIỆN THỂ HIỆN QUÁ TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN 50

HÌNH 3.8 GIAO DIỆN QUẢN LÝ SỔ VĂN BẢN ĐẾN 52

HÌNH 3.9 GIAO DIỆN CHỜ XỬ LÝ VĂN BẢN 52

HÌNH 3.10 GIAO DIỆN CHUYỂN VĂN BẢN 53

HÌNH 3.11 GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG TIN NGƯỜI NHẬN VĂN BẢN 54

HÌNH 3.12 GIAO DIỆN CHỌN MỤC VĂN BẢN ĐẾN 55

HÌNH 3.13 GIAO DIỆN CHỌN SỔ VĂN BẢN ĐẾN 55

HÌNH 3.14 GIAO DIỆN CHUYỂN BỔ SUNG VĂN BẢN ĐẾN 56

HÌNH 3.16 GIAO DIỆN SỔ VĂN BẢN ĐI 58

HÌNH 3.17 GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG TIN VĂN BẢN CƠ QUAN 59

HÌNH 3.18 GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG TIN VĂN BẢN CƠ QUAN 59

HÌNH 3.19 GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG TIN PHÁT HÀNH VĂN BẢN 60

HÌNH 3.20 GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG TIN PHÁT HÀNH BỔ SUNG VĂN BẢN 62

HÌNH 3.21 GIAO DIỆN KIỂM TRA TÌNH TRẠNG PHÁT HÀNH VĂN BẢN 63

HÌNH 3.22 GIAO DIỆN TÌM KIẾM VĂN BẢN ĐI 64

HÌNH 3.23 GIAO DIỆN TRANG CHỦ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN HỒ SƠ CÔNG VIỆC 65

HÌNH 3.24 GIAO DIỆN QUẢN LÝ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN 65

HỒ SƠ CÔNG VIỆC 65

HÌNH 3.25 GIAO DIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN 66

hồ sơ công việc 66

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn bản là một phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng một ngônngữ hay một ký hiệu nhất định Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nướcnói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, văn bản vừa được coi

là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũngđược nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quảcho hoạt động quản lý Hoạt động quản lý hành chính nhà nước là hoạt độngmang tính chất thường xuyên, liên tục; thực hiện chức năng quản lý trên mọilĩnh vực của đời sống xã hội Do đó, trong suốt quá trình quản lý, từ việc chỉđạo, điều hành đến tổ chức, thi hành và tổng kết thực hiện đều gắn liền với cácvăn bản Quản lý là một quá trình và văn bản từ khi được ban hành cũng được tổchức và đi theo một lộ trình thích hợp, góp phần tham gia và hỗ trợ vào việc duytrì, triển khai thực hiện các hoạt động của cơ quan HCNN Vấn đề đặt ra là cần

có nhận thức sâu sắc về vai trò, chức năng của văn bản, thực hiện sự quản lýchặt chẽ đối với sản phẩm, phương tiện này Thực tế cho thấy trong hoạt độngcủa các cơ quan HCNN, công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiệnmột cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần: - Đảm bảo thông tin chohoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhucầu giải quyết công việc Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, nhữngcăn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết -Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết,

xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã được kiểm tra,tập hợp) Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát côngviệc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản

lý - Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bímật về hoạt động của cơ quan Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là cơ sở

để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức Xuất phát từ những lẽ trên

các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước Trong tiến trình đẩy mạnh cải cáchnền hành chính quốc gia, thiết lập hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm

vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính nhà nước từng bước hiện đại; đảm bảo tínhhiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; cải cách thể chế theo hướng phù hợp;xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có đủ phẩm chất đạo đức và năng lựcchuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc và nâng cao chất lượng phục vụ củamình Để tổ chức và thực hiện các vấn đề nêu trên sẽ có sự tham gia và hỗ trợrất lớn của hệ thống các văn bản, đặc biệt là văn bản quản lý Do đó, làm tốtcông tác quản lý văn bản cũng là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn

ra thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước tronggiai đoạn đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính hiện nay Yêu cầu đặt ra đốivới mỗi cơ quan cũng như đội ngũ cán bộ công chức là cần có nhận thức đúngđắn về vị trí và vai trò của công tác quản lý văn bản, từ đó nhằm đề ra nhữngcách thức, biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác này thực sự đi vào nề nếp vàđược đảm bảo thực hiện có chất lượng và hiệu quả Văn phòng Ủy ban nhândân tỉnh Quảng Ninh là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có chức năng thammưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác; kiểm soátthủ tục hành chính; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạtđộng của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; Xuất phát từ thựctiễn của tình hình thực hiện công tác văn phòng của Văn phòng Ủy ban nhân dân

em đã chon đề tài “Tin học hóa công tác quản lý văn bản tại Văn phòng

UBND tỉnh Quảng Ninh’’ làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình Trọng

tâm của chuyên đề này nhằm đề cập đến việc ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác quản lý văn bản của Văn phòng Ủy ban nhân dân và một số kiếnnghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tổchức quản lý

Để hoàn thành được bản chuyên đề thực tập này ngoài sự nỗ lực của bảnthân em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cơ quan thực tập cũng như sựhướng dẫn chỉ bảo của nhà trường và các thầy cô giáo trong khoa Em xin bày tỏ

sự cảm ơn chân thành đến các cô chú thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnhQuảng Ninh đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em trong thời gian qua Đặc biệt, emxin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn T.S Nguyễn Thị Hằng và T.S NguyễnThu Hằng đã giúp đỡ em tận tình để hoàn thành đề tài thực tập này Mặc dù cónhiều cố gắng nhưng do còn hạn chế về kiến thức và thời gian nên bản báo cáo

có một số thiếu sót, mong thầy cô giáo sửa chữa và chỉ bảo tận tình cho em để

em hoàn thành bản báo cáo được tốt hơn

2 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu ứng dụng tin học vào công tác quản lý và lưu rữ văn bản tạịVăn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh

3 Phạm vi nghiên cứu

- Căn cứ vào thực tế về hành chính công tác quản lý và lưu trữ văn bảncủa Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh

4 Phương pháp nghiên cứu

Báo cáo thực tập được sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứuthu thập thông tin và các văn bản có liên quan, quan sát thực tiễn qua sự giớithiệu của cán bộ văn phòng và Chủ tịch UBND tỉnh

Qua đó, so sánh đối chiếu giữa lý thuyết đã học với thực tiễn dùng lý luận

để nhận biết thực tiễn, xem xét vấn đề nào cấp xã chưa làm tốt, trái với quy địnhcủa nhà nước để đề ra giải pháp thiết thực

5 Kết cấu báo cáo

Ngoài phần mở đầu, phục vụ tài liệu tài liệu tham khảo, bài báo cáo đượcchia cấu trúc làm 3 chương:

Chương 1: Khái quát chung về văn bản và quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng về công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy bannhân dân tỉnh Quảng Ninh

Chương 3 : Xây dựng quy trình quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhândân tỉnh Quảng Ninh

Chương 1.

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1.Khái quát chung về văn bản, văn bản đi và văn bản đến

1.1.1 Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý Nhà nước

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.Phương tiện giao tiếp này được sử dụng ngay từ buổi bình minh của xã hội loàingười Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ởnhững khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ Hoạt động giaotiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận cácngôn bản Là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp ngôn bản tồn tại ởdạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết Ngôn bảnđược ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản Như vậy, văn bản là phươngtiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định.Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghibằng ký hiệu ngôn ngữ

Dưới góc độ ngôn ngữ như trên, văn bản được định nghĩa như sau: “Vănbản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoànchỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếpnào đó”

Dưới góc độ của các nhà nghiên cứu về Văn bản học, văn bản được hiểutheo nghĩa rộng: “Văn bản là vật mang tin được ký hiệu bằng ngôn ngữ nhất định

Ký hiệu ngôn ngữ được dùng chủ yếu là chữ viết, một loại ký hiệu phổ biến nhấtcủa của ngôn ngữ, ví dụ như chữ Nôm, chữ Hán, chữ La tinh, Ký hiệu ngôn ngữđược thể hiện dưới hình thức mang tính quy ước có thể nhận biết được”

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnhvực khác nhau Vì vậy tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người

ta có nhiều cách định nghĩa về văn bản Ta có thể hiểu về văn bản như sau:

Theo nghĩa rộng: Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng kýhiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất phương tiện nào dùng để ghi nhận vàtruyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác

Theo nghĩa hẹp: Văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ đượchình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xãhội, các tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý vàđiều hành các hoạt động của cơ quan tổ chức như quyết định, đề án công tác,báo cáo đều gọi chung là văn bản

Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước

Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhànước với nhau, cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, với các yếu tố nướcngoài, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, làmột trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền hànhchính nhà nước

Có thể thấy, văn bản quản lý nhà nước chính là phương tiện để xác định

và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước Xây dựngcác văn bản quản lý nhà nước, do đó, cần được xem là một bộ phận hữu cơ củahoạt động quản lý nhà nước và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạtđộng này Các văn bản quản lý nhà nước luôn luôn có tính pháp lý chung Tuynhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của văn bản không giống nhau Có nhữngvăn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, trong khi đó có nhữngvăn bản lại mang tính cưỡng chế thực hiện

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thànhvăn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩmquyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hànhbằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội

bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước

Trong khái niệm tổng quan nêu trên về văn bản quản lý nhà nước, kháiniệm văn bản quản lý hành chính nhà nước là một nội dung cấu thành, như vậyvăn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của văn bản quản lý nhànước, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơquan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải cácthông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành Các văn bản đặc thùthuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật)hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (cáo trạng, bản án, v.v ) không phải là văn bảnquản lý hành chính nhà nước

1.1.2 Khái quát chung về văn bản đi

Khái niệm về văn bản đi

Văn bản đi là văn bản do cơ quan mình làm ra để quản lý công việc theođúng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan mình gửi đến các đối tượng

có liên quan

Ý nghĩa, tác dụng của công tác tổ chức quản lý

- Làm tốt công tác quản lý văn bản đi giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chứcnói chung chỉ đạo công việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, không để chậmviệc, sót việc, tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan

- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sởchứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp

- Tạo điều kiện thuân lợi cho công tác lưu trữ Đây chính là nguồn tài liệuchủ yếu của công tác lưu trữ

Nguyên tắc đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi

Việc quản lý văn bản đi phải đảm bảo 3 yếu tố cơ bản bao gồm tính chínhxác, tính thống nhất, kịp thời

Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức,

trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung,thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư)

Kịp thời: Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát

hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),

“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng

ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoànthành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải

chuyển tận tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản

Công tác quản lý văn bản đi

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thưcần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu pháthiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giảiquyết

 Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quyđịnh khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức dovăn thư thống nhất quản lý

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy địnhtại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCPngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn

Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm bkhoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướngdẫn tại Công văn này Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bảnhành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phươngpháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì

có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản mộtnăm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từngloại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cábiệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v ); vừa theo các nhómvăn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch,báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một nămthì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

- Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm bkhoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

 Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việcnhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghịđịnh số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chitiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

 Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chínhđược thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụckèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

 Đóng dấu độ khẩn, mật

Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm

a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.Việcđóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi”trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên vănbản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liêntịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệuvăn bản đi trên máy vi tính

 Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổchức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên,không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần

đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mụcnày, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thìchỉ nên lập hai loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản mộtnăm có thể lập các loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt),chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một nămthì cần lập ít nhất các loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt),chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);

· Sổ đăng ký công văn (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi

- Đăng ký văn bản đi

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật,được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn bản đi kèm theoCông văn này

 Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lývăn bản

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thựchiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu

trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm

1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiệntheo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,

Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khôngnhìn thấu được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bì văn bản mậtthực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

- Trình bày bì và viết bì

Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫntại Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này

- Vào bì và dán bì:

Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản

để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong

Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản Khi dán bì, cần lưu ý không để

hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không

bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc

- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng

Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ kýhiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

 Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức.Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,

cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thựchiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cánhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký vănbản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trongnội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thưcần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướngdẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này)

+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyểngiao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên

sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Kýnhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, ngườinhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chứcchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ(mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổchuyển giao văn bản đi) Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận kýnhận vào sổ

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải đượcđăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục

X - Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này) Khi giao bì văn bản, phảiyêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyểncho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bảnchính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ

- Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10

và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 củaThông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụthể như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc;

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có ngườinhận, do thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưuđiện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo ngườiđược giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người cóthẩm quyền

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Nhữngvăn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh

số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thìđược sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản Các cơ quan, tổ chức cầntrang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tạivăn thư Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêucầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thểcủa cơ quan, tổ chức Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tạiPhụ lục XI - Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này Việc lưu giữ, bảo vệ,bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiệntheo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

1.1.3 Khái quát chung về văn bản đến

Khái niệm

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (Kể cả bản Fax, văn bản đượcchuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọichung là văn bản đến Nói cách khác văn bản đến là văn bản do các cơ quan, tổchức, cá nhân gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đềmang tính chất công

Các nhóm văn bản đến

Trong hoạt động đơn thuần của các cơ quan, tổ chức thì nhóm văn bảnđến thường được chia ra làm 4 nhóm cơ bản sau:

Nhóm 1: Nhóm văn bản do cơ quan cấp trên gửi xuống

Nhóm 2: Nhóm văn bản do cơ quan ngang cấp gửi đến

Nhóm 3: Nhóm văn bản do cơ quan cấp dưới gửi lên

Nhóm 4: Nhóm thư công: Là các đơn thư do cá nhân trong cơ quan khácviết gửi đến các cơ quan, đơn vị mình để giải quyết việc công

Ý nghĩa, tác dụng đối với việc tổ chức quản lý văn bản đến

- Làm tốt công tác quản lý văn bản đến giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chứcnói chung chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc,tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Đây là nguồn bổ sungthường xuyên, chủ yếu cho công tác lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Vì vậylàm tốt công tác quản lý văn bản đến sẽ giúp quản lý tốt các văn bản đến, không

bị mất mát tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ và thực hiệncông tác chỉnh lý tài liệu về sau

Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến

Việc quản lý văn bản đến phải đảm bảo 3 yếu tố cơ bản bao gồm tínhchính xác, tính thống nhất, kịp thời

Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức,

trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung,thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư)

Kịp thời: Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký,

phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),

“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký,trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoànthành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải

chuyển tận tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản

Tất cả các văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan, các đơn

vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

1.2 Giới thiệu về công tác lưu trữ văn bản, tài liệu

1.2.1 Tài liệu Lưu trữ

Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiệnghi tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏcây, vách đá, đất sét… Xã hội loài người càng phát triển, con người càng chế tạo

ra những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin tiện lợi hơn Một trong nhữngphương tiện đó là tài liệu bằng giấy (theo nghĩa riêng có thể gọi là văn bản)

Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việccung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý đấtnước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lạicho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những kinhnghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người Đáp ứng nhu cầu đó, conngười đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyền đạtthông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài Trong việcghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thểhiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạtthông tin quan trọng nhất Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiệnkhông thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước Văn bản được sử dụng để ghichép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở

để điều hành và quản lý xã hội Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thứcđược vai trò của tài liệu nói chung và văn bản nói riêng Con người luôn có ýthức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sảnquý giá

Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trịđược lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụđời sống xã hội Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ làmột dạng tài liệu lưu trữ Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự

biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người Ngày nay,theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau:

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựachọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thácphục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… củatoàn xã hội

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim,ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tinkhác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bảnsao hợp pháp

1.2.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn phảnánh một cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của conngười qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anhdũng trong công cuộc đấu tranh giành quyền tự do cho dân tộc Trong hoạt độnghàng ngày của cơ quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ luôn phản ánh những thành quảlao động của tập thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan; nêu cao những tấm gươnglao động xuất sắc, có những đóng góp to lớn cho hoạt độngcủa cơ quan nói riêng

và hoạt động của bộ máy quản lý nói chung

- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao Tài liệu lưu trữ gần như được sinh

ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tínhchân thực cao Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu Trường hợpkhông có bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chínhthay thế Tài liệu lưu trữ là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu tố thuộc thể thứccủa văn bản theo những quy định hiện hành của nhà nước Trong tài liệu lưu trữ

có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao của thông tin như: búttích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của cơ quan, tổ

chức, thời gian sản sinh ra tài liệu… Chính vì vậy tài liệu lưu trữ luôn luôn đượccon người khai thác và sử dụng.

- Tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản Đặc điểm này khácvới các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí Vì thế tài liệu lưu trữ phải đượcbảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được

- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý Nó được đăng ký, bảoquản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật

- Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơquan, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu Đó là một công việc đòi hỏi tínhlogic và tính khoa học cao Chính vì thế, nó không phải là một ngành thôngthường mà nó được nâng lên trở thành một môn khoa học tổng hợp nghiên cứunhững vấn đề lý luận, pháp lý và phương pháp nghiệp vụ lưu trữ

1.2.3 Các loại tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực trong

xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng Để quản lý mộtcách khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứuđặc điểm của mỗi loại hình tài liệu trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thíchứng để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ Ngày nay, căn cứ vào các vật mangtin và ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại hình

cơ bản như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn,tài liệu điện tử…

Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt

động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tàiliệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗiquốc gia, dân tộc Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là cácloại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới thời Pháp thuộc

là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… và ngày nay tài liệu hành chính là hệthống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định,

nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn… Đây làloại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay.

Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt

động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các côngtrình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điềutra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷvăn và trắc địa, bản đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệupháp lý, thuyết minh công trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dựtoán, quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thicông, hoàn công; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình;các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa…

Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế,

văn hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lạicác sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh Loại tài liệu này chuyển tải,tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ýcủa con người Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong PhôngLưu trữ quốc gia Việt Nam Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi

âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khácnhau như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự…

Tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của

các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh

và lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những

dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính Như vậy,tài liệu lưu trữ điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, cácthư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin

Ngoài bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ còn có những tàiliệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhàthơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu là bản

liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà hoạt độngchính trị, hoạt động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ…

Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việccung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhânđồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa họclịch sử… trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước

1.2.4 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia

- Trong xã hội có giai cấp đối kháng, tài liệu lưu trữ thuộc về giai cấpthống trị, nó được sử dụng để phục vụ lợi ích của giai cấp thống trị

- Trong chế độ xã hội chủ nghĩa, tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc sở hữutoàn dân, do nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sựlãnh đạo của Đảng

1.2.5 Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ

 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ về chính trị

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lạiphục vụ cho nhu cầu khai thác của đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựngnhững thông tin quá khứ để nghiên cứu, dựng lại những sự kiện lịch sử một cáchxác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổchức và mục đích chính đáng của công dân

 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ về kinh tế

Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản dùng để nghiêncứu khôi phục, sửa chữa những công trình kiến trúc, những công trình xây dựng

cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai Sửdụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồngthời đảm bảo được tính lịch sử, thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của cáccông trình

 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng đểbiên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vựchoạt động, một cơ quan tổ chức hoặc một cá nhân cụ thể

 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ về văn hóa

Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc Cùng với cácloại văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉkhảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng, các kiến trúc, điêu khắc, hội họa… Tài liệulưu trữ đã để lại cho loài người các văn tự rất có giá trị Sự xuất hiện của các loạivăn tự và việc lưu giữ các loại văn tự đã trở thành một trong các tiêu chí đánh giátrình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới Sự xuất hiện của chữ viết sớm haymuộn còn là tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc Một dân tộc cóchữ viết sớm, có nhiều văn tự lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hóa lâu đời

1.2.6 Tính chất

 Tính chất khoa học

Được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương phápkhoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thuthập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công

cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sửdụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ…

Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phươngpháp khoa học Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụnhất định như: quy trình, thủ tục tiêu hủy tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xácđịnh giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình thử nấm mốc…thuộc nộidung bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại cónhững quy trình mang tính đặc thù khác nhau Khoa học lưu trữ phải nghiêncứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa họccủa các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ Những thànhtựu của các ngành toán học, hóa học, sinh học, tin học, thông tin học… đangđược nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tàiliệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.

1.2.7 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của côngtác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tàiliệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công táctra tìm tài liệu

Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu;phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụtra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật,tin học có liên quan

Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu trữ

cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ

Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyênmôn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện cácquy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại

Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thểcủa nhà nước trong công tác lưu trữ Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mớiđược thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoahọc tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quảnkhông hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tàiliệu lưu trữ

Bảo quản an toàn không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đếnkho tàng, các trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của công

tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu

bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu

Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm

và trình độ của các bộ làm công tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối tượng độcgiả đến khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khaithác, sử dụng tài liệu

Trong thời đại toàn cầu hoá hiện nay, chúng ta cần nhìn nhận công tác lưutrữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội, song việc bảo quản antoàn thông tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ

1.2.8 Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàntài liệu lưu trữ Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công táclưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể

tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quảnkhông hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tàiliệu lưu trữ

Bảo quản an toàn không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đếnkho tàng, các trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của côngtác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu

bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu

Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm

và trình độ của các bộ làm công tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối tượng độcgiả đến khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khaithác, sử dụng tài liệu

Trong thời đại toàn cầu hoá hiện nay, chúng ta cần nhìn nhận công tác lưutrữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội, song việc bảo quản an

1.2.9 Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và cácthông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội Vì vậy, tổchức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bảncủa công tác lưu trữ Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục

vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác nhữngđóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cầnnghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại đốitượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và ápdụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệuquả cao Điều đó đòi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về khai thác, sửdụng tài liệu; trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các khoa học hiện đạivào công tác lưu trữ

1.2.10 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơquan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đốivới hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngàycông trình được quyết toán

 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

Gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 nămtrở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyếtcông việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loạihủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành

b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ củađơn vị chủ trì).

d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

 Thủ tục nộp lưu

- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơcủa công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộpvào Lưu trữ cơ quan

 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướngdẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

 Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức

1 Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ

sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướngdẫn tại Thông tư này

Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giảiquyết công việc hằng ngày

2 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đếnhạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổchức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơquan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể

từ ngày đến hạn nộp lưu

3 Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàngiao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phảiđược thống kê và lập biên bản giao nhận

 Trách nhiệm của Văn thư đơn vị

1 Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn

vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu

2 Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

3 Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan

 Trách nhiệm của Văn thư cơ quan

1 Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

2 Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ,công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thưchuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ

3 Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm traviệc lập hồ sơ trong cơ quan

 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

1 Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu

2 Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu

a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân vàlập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêucầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết

b) Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ

- Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tintrên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảoquản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ

- Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thờihạn riêng

c) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá

3 Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mụctài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyếtđịnh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

1.3 Khái quát chung về văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh

Quảng Ninh nằm ở địa đầu phía đông bắc Việt Nam, có dáng một con cásấu nằm chếch theo hướng đông bắc - tây nam Phía đông nghiêng xuống nửaphần đầu Vịnh Bắc bộ, phía tây tựa lưng vào núi rừng trùng điệp Toạ độ địa lýkhoảng 106o26' đến 108o31' kinh độ đông và từ 20o40' đến 21o40' vĩ độ bắc Bềngang từ đông sang tây, nơi rộng nhất là 195 km Bề dọc từ bắc xuống namkhoảng 102 km

Quảng Ninh được ví như một Việt Nam thu nhỏ, vì có cả biển, đảo, đồngbằng, trung du, đồi núi, biên giới Trong quy hoạch phát triển kinh tế, QuảngNinh vừa thuộc vùng kinh tế trọng điểm phía bắc vừa thuộc vùng duyên hải Bắc

Bộ Đây là tỉnh khai thác than đá chính của Việt Nam và có vịnh Hạ Long là disản, kỳ quan thiên nhiên thế giới

Quảng Ninh là một trọng điểm kinh tế, một đầu tàu của vùng kinh tế trọngđiểm phía bắc Quảng Ninh hội tụ những điều kiện thuận lợi cho phát triển kinhtế- xã hội quan trọng trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Làmột tỉnh có nguồn tài nguyên khoáng sản, nguyên liệu sản xuất vật liệu xâydựng, cung cấp vật tư, nguyên liệu cho các ngành sản xuất trong nước và xuấtkhẩu, đóng góp quan trọng cho sự phát triển kinh tế, tăng trưởng GDP của tỉnhQuảng Ninh

Quảng Ninh là một địa danh giàu tiềm năng du lịch, là một đỉnh của tamgiác tăng trưởng du lịch miền bắc Việt Nam, Quảng Ninh có danh thắng nổitiếng là Vịnh Hạ Long đã được UNESCO công nhận là di sản thiên nhiên thếgiới và di sản thế giới bởi giá trị địa chất, địa mạo.Vịnh Hạ Long là địa điểm dulịch lý tưởng của Quảng Ninh cũng như miền bắc Việt Nam

Trong thời gian qua, cán bộ công nhân viên chức thuộc Văn phòng Ủy bannhân dân tỉnh Quảng Ninh tự giác nêu cao tinh thần học tập đáp ứng yêu cầungày càng cao trong công việc, góp phần hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu kếhoạch, nhiệm vụ công tác năm, nhất là thực hiện công tác quản lý văn bản tại cơ

nghiêm túc, có trách nhiệm Văn phòng UBND tỉnh luôn quan tâm triển khai tinhọc hóa thực hiện công tác văn thư quản lý văn bản tại cơ sở với nhiều thuận lợinhư: đội ngũ cán bộ công chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp vớicông việc được phân công đảm nhiệm, tinh thần làm việc nhiệt tình nghiêm túc,nhất quán trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

Bên cạnh những điều kiện thuận lợi trên, trong quá trình thực hiện còn

có những khó khăn ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lãnh đạo, chỉ đạo và thựchiện công tác quản lý văn bản đi và đến tại Văn phòng Ủy ban nhân tỉnh đó là:Điều kiện về cơ sở vật chất còn nhiều hạn chế, chế độ khuyến khích động viênđối với cán bộ công chức chưa phù hợp với chức năng nhiệm vụ và khối lượngcông việc được giao

Vị trí và chức năng:

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,

có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về: Chương trình, kế hoạchcông tác; kiểm soát thủ tục hành chính; tổ chức, quản lý và công bố các thôngtin chính thức về hoạt động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dântỉnh; đầu mối Cổng Thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chínhđiện tử chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;quản lý công báo và phục vụ các hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh; giúp Chủtịch Ủy ban nhân dân tỉnh (bao gồm cả các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thư - lưu trữ vàcông tác quản trị nội bộ của Văn phòng

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có tư cách pháp nhân, con dấu và tàikhoản riêng

Nhiệm vụ và quyền hạn:

1 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:

a) Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

c) Văn bản hướng dẫn cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Vănphòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộctỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện);

d) Văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phóđơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Chánh Văn phòng, Phó ChánhVăn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện

2 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:

a) Quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị thuộc Vănphòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Các văn bản khác theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dântỉnh

3 Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Tổng hợp đề nghị của các Sở, cơ quan ngang Sở, cơ quan thuộc Ủy bannhân dân tỉnh (sau đây gọi chung là Sở), Ủy ban nhân dân cấp huyện, cơ quan,

tổ chức liên quan;

b) Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đưa vào chương trình, kếhoạch công tác những vấn đề cần tập trung chỉ đạo, điều hành hoặc giao cơ quanliên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn bản;

c) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh banhành hoặc phêduyệt chương trình, kế hoạch công tác;

d) Theo dõi, đôn đốc các Sở, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổchức liên quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo đúng tiến độ,chất lượng;

đ) Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất kết quả thực hiện; kiến nghị giải phápnhằm thực hiện có hiệu quả chương trình, kế hoạch công tác;

e) Kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đápứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủyban nhân dân tỉnh

4 Phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nộidung, phục vụ các cuộc họp của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Thực hiện chế độ tổng hợp, báo cáo;

c) Theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện Quy chế làm việc của Ủyban nhân dân tỉnh;

d) Tổ chức công tác tiếp công dân theo quy định của pháp luật

5 Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Đối với đề án, dự án, dự thảo văn bản do các cơ quan trình: Kiểm tra hồ

sơ, trình tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; tómtắt nội dung, nêu rõ thẩm quyền quyết định, sự đồng bộ trong chỉ đạo, điều hànhcủa Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đối với vấn đề liên quan,

đề xuất một trong các phương án: Ban hành, phê duyệt; đưa ra phiên họp Ủy bannhân dân tỉnh; gửi lấy ý kiến các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh; thông báo ýkiến của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu cơ quan soạn thảo hoàn chỉnhlại, lấy thêm ý kiến các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc thực hiện các nhiệm vụkhác theo quy định và quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh

Trong quá trình xử lý, nếu đề án, dự án, dự thảo văn bản còn ý kiến khácnhau, chủ trì họp với cơ quan, tổ chức liên quan để trao đổi trước khi trình;

b) Đối với dự thảo báo cáo, bài phát biểu: Phối hợp với các cơ quan liênquan biên tập, hoàn chỉnh theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

c) Đối với văn bản khác: Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnhgiao cơ quan liên quan triển khai thực hiện; tổ chức các điều kiện cần thiết để

Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý theo quy định của phápluật và nội dung văn bản đến

7 Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của Ủy ban nhân dân,Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của Ủyban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; định kỳ rà soát, báo cáo Chủ tịch Ủyban nhân dân tỉnh để đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất trong chỉ đạo, điều hành;

c) Rà soát nhằm phát hiện vướng mắc, phát sinh về thẩm quyền, hồ sơ,trình tự, thủ tục và nghiệp vụ hành chính văn phòng trong quá trình chỉ đạo, điềuhành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; kịp thời báo cáo Ủyban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung; hàng năm, tổng hợp, báo cáo Văn phòngChính phủ;

d) Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy bannhân dân tỉnh

8 Thực hiện chế độ thông tin:

a) Tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của

Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về hoạt động của Cổng Thông tinđiện tử và kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của

Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;