ỨNG DỤNG MS EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

Báo cáo khóa luận tốt nghiệp về đề tài ỨNG DỤNG MS EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP, giải pháp giúp những cửa hàng, doanh nghiệp xây dựng được chương trình quản lý nguyên vật liệu trên máy vi tính để theo dõi, thống kê nhanh chóng, tiện lợi, khoa học và đáp ứng xu thế phát triển CNTT như hiện nay.

Sds TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

Nguyễn Văn Trường

TÊN ĐỀ TÀI:ỨNG DỤNG MS EXCEL QUẢN LÝ DANH MỤC VẬT LIỆU TẠI ĐẠI LÝ MẠNH GIANG, XÃ QUẢNG

ĐIỀN – HẢI HÀ – QUẢNG NINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Quảng Ninh, năm 2017

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG MS EXCEL QUẢN LÝ DANH MỤC VẬT LIỆU TẠI ĐẠI LÝ MẠNH GIANG, XÃ QUẢNG ĐIỀN – HẢI HÀ – QUẢNG NINH

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN VĂN TRƯỜNG

Giảng viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Thu Hằng

ThS Nguyễn Thị Kim Tuyến

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn ThuHằng, cô Nguyễn Thị Kim Tuyếncùng sự tạo điều kiện giúp đỡ của các thầy côgiáo trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã cung cấp cho em nhiều tài liệuhay cũng như sự hướng dẫn, chỉ bảo chu đáo, nhiệt tình giúp đỡ và truyền đạtcho em nhiều kiến thức quý giá về cách thức cài đặt và xây dựng một chươngtrình quản lý vật tư

Đồng thời em xin chân thành cảm ơn các anh chị em tại đại lý MạnhGiang đã hết sức tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đề tài này

Do còn hạn chế về thời gian, về kiến thức và điều kiện làm việc cũng nhưthử nghiệm thực tế, chương trình của em còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhậnđược sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô giáo và các bạnđể chương trình của emđược hoàn thiện hơn và có thể ứng dụng vào thực tế

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Văn Trường

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân Các nộidung nghiên cứu và kết quả trong đề tài là trung thực và chưa từng được ai công

bố trong bất cứ công trình nghiên cứu nào trước đây Những số liệu trong cácbảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá và thiết kế được chínhtác giả thu thập được từ đơn vị thực tập

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào em xin hoàn toàn chịu tráchnhiệm trước Hội đồng cũng như kết quả khóa luận của chính mình

Thái Nguyên, ngày 28 tháng 5 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Văn Trường

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp………37Hình 3.1: Giao diện nhập kho……….…59Hình 3.2: Giao diện xuất kho……… 59

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, với các nhu cầu ngày càng cao của con người, khoa học vàcông nghệ ngày càng phát triển để đáp ứng các nhu cầu đó Trong mỗi tổ chức,mỗi doanh nghiệp đều có cơ sở hạ tầng riêng của mình, chỉ khác nhau ở quy mô

và cách tổ chức Mọi tổ chức, các doanh nghiệp ngày càng muốn phát triển đểtăng lợi nhuận, chính vì vậy cơ sở hạ tầng ngày càng được nâng cấp mở rộng đểđáp ứng cho các hoạt động đó Đi kèm với việc công nghệ phát triển là sự mởrộng không ngừng về quy mô và chất lượng của cơ sở vật chất, của hạ tầngmạng Tất cả các tổ chức, các doanh nghiệp đều khác nhau, nhưng sự ảnh hưởngcủa hệ thống mạng đối với hoạt động của doanh nghiệp hầu như không thay đổi.Thực tế, khi doanh nghiệp phát triển, mạng lưới phát triển không chỉ về quy mô

và tính phức tạp, mà còn trong ý nghĩa và giá trị Hạ tầng mạng còn đặc biệtquan trong khi mọi hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc hầu hếtvào chúng

Việc đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý làm giảm bớt công sứclao động của con người, tiết kiệm được thời gian, độ chính xác cao và tiện lợihơn rất nhiều so với việc quản lý thủ công trên giấy tờ như trước Tin học giúpthu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hóa hệ thống và

cụ thể hóa các thông tin theo nhu cầu của con người

Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tàikhóa luận tốt nghiệp“Ứng dụng ms

excel quản lý danh mục vậy liệu tại đại lý Mạnh Giang, xã Quảng Điền –

Hải Hà – Quảng Ninh”.Bố cục đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT LIỆU

Chương 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VẬT LIỆU TẠI ĐẠI

LÝ MẠNH GIANG – QUẢNG ĐIỀN – HẢI HÀ – QUẢNG NINH

Chương 3: ỨNG DỤNG MS EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝNGUYÊN VẬT LIỆU

Chương 1.

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT LIỆU

1.1 Tổng quan về công tác quản lý vật tư

1.1.1 Khái niệm quản lý vật tư

Vật liệu là một thành phần của vật tư Vật tư là bộ phận cơ bản trong toàn

bộ tư liệu sản xuất của xã hội, bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, nănglượng và các thiết bị máy móc

Quản lý vật tư là quá trình thực hiện các tác động của con người từ mua vật

tư, bảo quản, dự trữ cho đến việc cung ứng cho sử dụng vật tư nhằm đạt đượccác mục tiêu của công ty đề ra

Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tácđộng vào đối tượng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước tính chất lý hóacủa đối tượng lao động để tạo ra những sản phẩm chất lượng ngày càng cao

Do đặc điểm của sản xuất và các quy luật của nền kinh tế thị trường nó tácđộng tới từng doanh nghiệp cho nên doanh nghiệp phải biết chủ động trong từngtình huống Đối với vật tư kỹ thuật cũng vậy, nó cũng cần thiết khách quan, cótác dụng đảm bảo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cho nên các doanhnghiệp phải chủ động nó

Căn cứ vào nhu cầu kế hoạch, có thể ra quyết định mua sắm, dự trữ, quản

lý vật tư như thế nào cho hợp lý để từ đó đáp ứng được nhu cầu sử dụng vật tưcủa doanh nghiệp Ở doanh nghiệp sản xuất, thì khối lượng sản xuất và cơ cấusản phẩm quyết định khối lượng chủng loại vật tư, nó cũng quyết định thời gian,địa điểm cung ứng vật tư Ở doanh nghiệp thương mại, cung theo cầu, theo đơnhàng và theo mục tiêu kế hoạch của từng thời kỳ

Do đó quản trị vật tư và đảm bảo sản xuất có một ảnh hưởng rất lớn đếnhoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.Đảm bảo vật tư kỹ thuật đầy đủ,kịp thời, chính xác nó là điều kiện có tính chất tiền đề tạo sự liên tục của quátrình sản xuất kinh doanh và tạo mối quan hệ khăng khít với khách hàng, từ đóđơn vị có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất

Đảm bảo vật tư kỹ thuật tốt là điều kiện nâng cao chất lượng kinh doanh,chất lượng sản phẩm, tạo uy tín và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệptrong công tác tiêu thụ của mình Có được kế hoạch vật tư kỹ thuật, giúp choviệc nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật của sản xuất, hạn chế thừa thiếu gây raviệc ứ đọng vật tư kỹ thuật Từ việc xác định được kế hoạch định kỳ, làm đònbẩy để tiết kiệm và tăng năng suất lao động, góp phần cải thiện việc sử dụngmáy móc thiết bị kỹ thuật Vì thế, công tác vật tư là công tác then chốt khởi sựcho mọi sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Do đó, bất cứ doanhnghiệp nào cũng phải quản lý sát sao chúng.

Mục đích của việc quản lý nhằm thực hiện kế hoạch và đơn hàng một cáchtốt nhất để từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch để thích nghi với điều kiện thực tếhơn Việc theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch đơn hàng có một số nội dungnhư sau:

Tình hình thực hiện đảm bảo vật tư về mặt hàng, xem mặt hàng có khớpvới nhu cầu của doanh nghiệp hay không, đúng với cơ cầu chủng loại haykhông

Tình hình đảm bảo về mặt số lượng với những cơ cấu chủng loại cần nhậptrong từng thời kỳ phù hợp với từng đơn hàng và sản phẩm

Tình hình đảm bảo vật tư về mặt chất lượng có đáp ứng đúng với nhu cầucủa doanh nghiệp, nhu cầu của đơn hàng hay không Vấn đề kiểm tra chất lượngrất khó khăn và tốn kém nên ít được doanh nghiệp quan tâm Việc theo dõi chấtlượng hàng hóa để phát hiện ra sản phẩm sai quy định, nó cũng là cơ sở để khiếunại khi cần thiết

Tình hình đảm bảo vật tư về mặt thời gian và tiến độ địa điểm: đảm bảo vật

tư theo kế hoạch có quy định rất chặt chẽ về thời gian tiến độ có ảnh hưởng rấtlớn đến kế hoạch tiêu thụ và sản xuất tại doanh nghiệp Mặt khác, địa điểm, thờigian khi sai lệch cũng kéo theo nhiều chi phí cho doanh nghiệp, cho nên ta phảiphân công giám sát chặt chẽ vấn đề này

Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch nhu cầu trữ tồn kho: Dự trữ là mộtkhối lượng vật tư cần thiết nhu cầu giữ lại phục vụ cho một kỳ tương lai đềphòng những yếu tố bất ngờ sảy ra Dự trữ quá mức sẽ là tồn kho, doanh nghiệp

sẽ mất thêm chi phí cho khoản này Do tình hình sản xuất tiêu thụ và đơn hàngthay đổi nên yêu cầu về dự trữ vật tư phải được thay đổi thường xuyên, luônxem xét giảm lượng dự trữ tồn kho không cần thiết để có thể nâng cao hiệu quảhoạt động quản lý của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ cấp phát của vật tư là đảm bảo cấp phát đồng bộ đúng về mặthàng, số lượng, quy cách và phẩm chất Đây là nhiệm vụ quan trọng bậc nhấttrong công tác quản lý vật tư Để thực hiện được nhiệm vụ này, bộ phận quản lývật tư phải tiến hành tạo nguồn, bố trí cấp phát trên cơ sở yêu cầu của các phânxưởng Thứ hai, chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất đảm bảo giao vật tưdưới dạng thuận lợi nhất cho sản xuất Thứ ba, giải phóng cho các đơn vị tớimức tối đa các công việc liên quan tới vấn đề hậu cần vật tư Mục tiêu giảm chiphí cho công việc chuẩn bị, thực hiện chuyên môn hóa cho công việc chuẩn bị.Thứ tư, kiểm tra việc giao vật tư và tình hình sử dụng vật tư ở các đơn vị, qua đórút ra kinh nghiệm quản lý cấp phát tốt hơn

Để thực hiện việc cấp phát vật tư được tốt, phòng vật tư phải làm các côngviệc:

- Lập hạn mức cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp theo tháng, quý.Dựa trên cơ sở khối lượng công việc phải hoàn thành và định mức sử dụng vật

tư Người ta xác định lượng vật tư cần thiết tối thiểu được cung cấp trong kỳ kếhoạch

- Lập chứng từ cấp phát vật tư là chứng từ liên quan tới việc xuất kho(phiếuxuất kho, phiếu nhập kho…).Công việc quan trọng là chuẩn bị vật tư để cấp phátđúng, đầy đủ về chủng loại, chất lượng, số lượng

- Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị tiêu dùng trong nội bộ doanhnghiệp.Kiểm tra, giám sát việc thực hiện và sử dụng vật tư

1.1.2 Vị trí yêu cầu của công tác quản lý vật tư.

Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản laođộng Nó là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm, công trình mới, là 1 trong 3yếu tố không thể thiếu được khi tiến hành sản xuất, xây dựng Vì vậy việc cungcấp nguyên vật liệu có kịp thời hay không đều có ảnh hưởng trực tiếp đến tình

phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng nguyên vật liệu sử dụng Qua đó, ta thấynguyên vật liệu có vị trí quan trọng như thế nào đối với các doanh nghiệp sảnxuất kinh doanh, giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sảnxuất kinh doanh của một doanh nghiệp chúng là đối tượng lao động trực tiếp củaquá trình sản xuất tạo ra sản phẩm

Thiếu nguyên vật liệu sản xuất sẽ bị đình trệ, giá trị sản phẩm của Doanhnghiệp phụ thuộc rất nhiều vào tình hình biến động chi phí nguyên vật liệu vìchúng thường chiếm 60-80% giá thành sản phẩm Từ đó cho thấy chi phí nguyênvật liệu có ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của Doanh nghiệp vì vậy đòi hỏicác Doanh nghiệp phải chú trọng tới công tác kế toán nguyên vật liệu, để sửdụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất sao cho với cùng một khối lượngvật liệu nhất định có thể làm ra được nhiều sản phẩm hơn, chất lượng tốt hơn

Điều đó giúp Doanh nghiệp có thể đứng vững và cạnh tranh trong cơ chếthị trường hiện nay Muốn vậy Doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất

cả các khâu: Thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm hạn thấp chiphí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấpchi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho Doanh nghiệp

- Xuất phát từ vị trí, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinhdoanh Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách liên tục thì phải đảmbảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời về mặt số lượng, chất lượng cũng nhưchủng loại vật liệu do nhu cầu sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi vât liêụngày càng nhiều để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm và kinh doanh có lãi

là mục tiêu mà các Doanh nghiệp hướng tới Vì vậy, quản lý tốt ở khâu thu mua,

dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượngsản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận của Doanh nghiệp

- Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ cho sản xuất thường xuyên biến động

Do vậy, các Doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ quá trình thu mua, bảo quản và

sử dụng vật liệu 1 cách có hiệu quả

+ Ở khâu thu mua: Đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu chosản xuất sản phẩm về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả hợp lý phảnánh đầy đủ chính xác giá thực tế của vật liệu ( giá mua, chi phí thu mua).

+ Khâu bảo quản: Doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý,đúng chế độ bảo quản với từng loại vật liệu để tránh hư hỏng, thất thoát, hao hụt,mất phẩm chất ảnh hướng đấn chất lượng sản phẩm

+ Khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành, không bịngừng trệ, gián đoạn Doanh nghiệp phải dự trữ vật liệu đúng định mức tối đa,tối thiểu đảm bảo cho sản xuất liên tục bình thường không gây ứ đọng (do khâu

dự trữ quá lớn) tăng nhanh vòng quay vốn

+ Trong khâu sử dụng vật liệu: Sử dụng vật liệu theo đúng định mức tiêuhao, đúng chủng loại vật liệu, nhằm phát huy hiệu quả sử dụng vật liệu nâng caochất lượng sản phẩm, chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm vì vậy đòi hỏi tổchức tốt việc ghi chép, theo dõi phản ánh tình hình xuất vật liệu

Tính toán phân bổ chính xác vật liệu cho từng đối tượng sử dụng theophương pháp thích hợp, cung cấp số liệu kịp thời chính xác cho công tác tính giáthành sản phẩm Đồng thời thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thumua, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, trên cơ sở đề ra những biện pháp cầnthiết cho việc quản lý ở từng khâu, nhằm giảm mức tiêu hao vật liệu trong sảnxuất sản phẩm, là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội

1.1.3 Các nguyên tắc trong quản lý vật tư

- Thiết bị, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ (gọi tắt là vật tư) là một yếu tốkhông thể thiếu và chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí của quá trình sản xuấtkinh doanh, xây dựng cơ bản Do vậy, công tác quản lý vật tư là một công tác rấtquan trọng phải được quan tâm và tổ chức tốt để quá trình sản xuất kinh doanh

và xây dựng cơ bản đạt hiệu quả cao

- Bộ máy quản lý vật tư phải được tổ chức khoa học, hợp lý theo chứcnăng, nhiệm vụ của đơn vị Việc tổ chức cung ứng phải được thực hiện đúng

theo các quy định của Nhà nước Từ khâu lập duyệt kế hoạch đến tổ chức muasắm, quản lý, sử dụng phải đảm bảo phục vụ kịp thời và đạt hiệu quả cao nhấtcho sản xuất kinh doanh.

- Dự trữ vật tư phải tính toán chặt chẽ hợp lý, đảm bảo yêu cầu của sảnxuất kinh doanh không ứ đọng vốn Mức dự trữ vật tư trong kho phải đảm bảokhông vượt mức giá trị được giao Phải nắm được kịp thời, đầy đủ thông tin vềtình hình biến động vật tư, tình hình tồn kho để có thể xây dựng kế hoạch sửdụng vật tư có hiệu quả

- Phải có biện pháp quản lý chặt chẽ vật tư, không để hư hỏng, mất mát.Kho vật tư (kho kín và kho hở) đều phải có đầy đủ các điều kiện kỹ thuật đểđảm bảo cho vật tư thiết bị được nguyên vẹn về số lượng và chất lượng trongsuốt thời gian bảo quản tại kho Công tác kiểm kê vật tư được thực hiện theo quyđịnh của Nhà nước để xác định chính xác số vật tư hiện có, số vật tư thừa, thiếu,kém chất lượng, ứ đọng, chậm luân chuyển, không có nhu cầu sử dụng hiện dơn

vị đang quản lý Từ đó, có biện pháp xử lý kịp thời theo quy định

- Định kỳ các bộ phận trong đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng vật tư Khi

lập kế hoạch, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiêu hao vật tư

để tính toán nhu cầu sử dụng và dự trữ vật tư trong kỳ phù hợp với mức dự trữvật tư trung bình được giao và đáp ứng được yêu cầu của sản xuất

- Việc nhập, xuất kho vật tư phải có đầy đủ thủ tục theo quy định.Căn cứchứng từ nhập, xuất kho vật tư các bộ phận có liên quan phải ghi chép đầy đủ,kịp thời vào các sổ theo dõi và lập báo cáo theo quy định

- Định kỳ tổ chức phân tích tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng, sửdụng và dự trữ vật tư, tình hình thực hiện mức tiêu hao vật tư, để có biện phápquản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả

- Việc thực hiện hạch toán vật tư phải được phối hợp một cách chặt chẽgiữa các phòng Tài chính- kế toán, bộ phận Vật tư, các bộ phận khác có liênquan của đơn vị Trách nhiệm của các phòng, các bộ phận tại đơn vị trong quátrình thực hiện hạch toán vật tư như sau:

+ Căn cứ vào chứng từ, hóa đơn, biên bản giao nhận và kiểm tra vật tư Bộphận Vật tư lưu trữ đầy đủ thông tin của vậy tư trên chứng từ gốc

|+ Phòng Tài chính- kế toán chịu trách nhiệm tiếp nhận số liệu, chứng từgốc, phiếu xuât nhập kho từ bộ phận vật tư phối hợp đối chiếu và chịu tráchnhiệm về tính chính xác của số liệu.

+Vào ngày cuối tháng, phòng Tài chính và bộ phận vật tư phải phối hợpđối chiếu lại toàn bộ số liệu nhập, xuất kho trong tháng đó, phát hiện chênh lệch

ở bộ phận nào thì tiến hành điều chỉnh ngay ở bộ phận đó, chốt số liệu để làm cơ

sở cho việc tính giá trị vật tư tồn kho và lập báo cáo quyết toán tháng đó

Giới thiệu về hoạt động quản lý kho

+ Tầm quan trọng của công tác quản lý kho

Hoạt động quản lí kho là một hoạt động quan trọng trong các nhà máy sảnxuất, là một phần trong quản lý bán hàng, hơn nữa lại tại một công ty xây dựngthường xuyên phải dự trữ vật liệu phục vụ cho việc thi công công trình thì côngtác đó càng cần phải được đảm bảo

Công ty thì thường xuyên phải lên báo do đó việc tin học hoá phải đảmbảo lên báo cáo nhanh chóng chính xác, giảm bớt chi phí cho mỗi lần lên báocáo Dữ liệu nhập chính xác dễ thao tác

Hệ thống phải dễ dàng cho người dùng khi lên phiếu xuất, phiếu nhập Cácbáo cáo phải thống kê được lượng tồn của từng vật tư tại thời điểm kiểm kê, phảilấy được thông tin của từng vật tư có trong kho Thống kê được các vật tư thiếu chosản xuất để thông báo cho phòng cung ứng vật tư đặt kế hoạch mua vật tư

Mỗi một công ty có thể có nhiều địa điểm để cất trữ hàng hoá vật tư củamình Các kho hàng này chịu sự quản lý trực tiếp từ trên công ty Chức năng củacác kho hàng là lưu giữ bảo quản các loại hàng hoá, vật tư của công ty, phânloại, sắp xếp hàng hoá vật tư theo chủng loại, thực hiện việc xuất nhập hàng hoá,vật tư theo các phiếu xuất nhập kho và phiếu lưu chuyển nội bộ, thực hiện việcthống kê, báo cáo về tình hình hàng tồn kho, tình hình xuất nhập hàng tại kholên công ty kho

 Nhiệm vụ của công tác quản lý kho

- Dựa trên kế hoạch mua sắm, đảm bảo rằng các loại hàng hóa được nhận

và lưu kho đúng quy cách bởi nhân viên kho

- Quản lý và kiểm soát các kho, đảm bảo rằng các thủ kho làm việc hiệuquả và tuân thủ đúng các quy định của công ty

- Kiểm soát hàng tồn kho, các tiêu chí cần thiết để bảo quản từng loại hànghóa, hàng dự trữ, hàng hết hạn, thanh lý

- Xây dựng mức hàng dự trữ Ưu tiên có, thời gian đặt hàng và số lượng đặthàng cho từng loại hàng hóa; kiểm soát mức hàng dự trữ, phân tích tình hình vàxây dựng báo cáo nhu cầu

- Kiểm soát và quản lý việc nhận hàng

- Quản lý và kiểm soát việc xuất hàng Đảm bảo các loại hàng hóa đượcbảo quản cẩn thận và nghiêm ngặt

- Chịu trách nhiệm thực hiện các báo cáo liên quan với bp kho như: báo cáonhập/xuất/tồn kho

- Chịu trách nhiệm kiểm đếm, kiểm tra và cung cấp dữ liệu kịp thời

- Xây dựng quy định, quy trình, hướng dẫn công việc cho các vị trí trongkho và thực hiện trong nội bộ công ty

+ Quy trình quản lý kho

Hình 1.1: Lưu đồ quá trình quản lý kho (Nguồn: Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp)

Khi hàng về kho: Thủ kho chú ý nguyên tắc số lượng trên hóa đơn phảikhớp với số lượng hàng đặt, hàng đúng chủng loại, quy cách Thủ kho căn cứvào hóa đơn nhận sẽ làm phiếu nhập kho

Xuất kho (Xuất dùng, Xuất hủy, Xuất bán)

Công ty có thể xuất hàng phục vụ cho việc thi công công trình (xuất dùng),xuất hàng không đảm bảo yêu cầu để xử lý (xuất hủy) và xuất hàng để bán (xuấtbán) Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà nghiệp vụ sẽ khác nhau.

- Đối với xuất dùng:

Khi đơn vị thi công công trình xây dựng cần lượng vật tư, hàng hóa thìngười chủ thi công sẽ làm phiều đề nghị cung cấp vật liệu thi công và gửi chothủ kho Thủ kho nhận được phiểu đề nghị sẽ xem xét lượng hàng trong khoxem có khả năng đáp ứng hay không, nếu thiếu thì có thể nhập thêm hoặc thôngbáo cho bộ phận thi công không thể đáp ứng (trong trường hợp không thể nhậpthêm hàng) Sau khi xem xét nếu thỏa mãn thì thủ kho sẽ ký duyệt cho xuất khođúng theo số lượng và chủng loại trong phiếu đề nghị

- Đối với xuất hủy:

Trong trường hợp bộ phận kiểm tra kho phát hiện vật tư bị hỏng, không đảmbảo chất lượng (do nhiều yếu tố) thì lập báo cáo đề nghị Thủ kho xuất hủy lượnghàng hóa, vật tư nói trên Căn cứ vào báo cáo, Thủ kho sẽ ký xuất theo yêu cầu

- Đối với xuất bán:

Khi khách hàng có yêu cầu mua một lượng vật tư, hàng hóa nhất định thì sẽgửi yêu cầu đến nhân viên kho, trong đó trình bày chủng loại, số lượng và cácthuộc tính khác, sau đó nhân viên kho sẽ kiểm tra loại vật tư này trong kho, nếu

đủ thì thông báo giá cho khách hàng Nếu khách hàng đồng ý mua thì thủ kho sẽ

ký xuất và nhân viên kho lập hóa đơn cho khách hàng

Xuất dùng và xuất bán là hai nghiệp vụ quan trọng trong công ty

Kiểm kê (đột xuất và định kỳ)

- Kiểm kê đột xuất:

Kế toán có thể bất kỳ kiểm tra một vài danh mục tại kho Thủ kho có tráchnhiệm giải trình về những chêch lệch giữa số lượng trên thẻ kho và số liệu thực tế.Đảm bảo sự cân đối giữa file gửi báo cáo, thẻ kho, và thực tế Đối với kiểm kê độtxuất sẽ có báo cáo đột xuất bao gồm: báo cáo xuất, báo cáo nhập, báo cáo tồn

- Kiểm kê định kỳ:

Trong tháng sẽ định kỳ một ngày kiểm kê để đối chiếu tổng hợp số lượngtồn kho theo danh sách và thực tế để tìm cách giải quyết kịp và quy trách nhiệmkịp thời Đối với kiểm kê định kỳ sẽ có báo cáo đinh kỳ bao gồm: báo cáo xuất,báo cáo nhập, báo cáo tồn.

Báo cáo

Hệ thống hỗ trợ người sử dụng đưa ra những báo cáo về hàng hóa trongkho nhanh chóng, chính xác với các báo cáo như: báo cáo hàng nhập, xuất kho,tồn kho

 Nguyên tắc quản lý kho

- Thủ kho chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vật tư thuộc kho mình phụtrách, phải ghi chép thẻ kho Thẻ kho phải có chữ ký của kế toán

- Vật tư được nhập kho khi có các chứng từ sau: hợp đồng, hóa đơn dongười bán phát hành, biên bản giao nhận và kiểm tra vật tư hoặc biên bản kiểmnghiệm vật tư có kèm theo biên bản kiểm định, thí nghiệm (nếu có)

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật tư có đầy đủ chữ ký theo quy định

- Vật tư trong kho về mặt số lượng, quy cách, chất lượng phải đảm bảokhớp đúng giữa sổ sách và thực tế trong kho

 Thủ tục nhập kho vật tư

Tất cả vật tư đơn vị mua hoặc được cấp đều phải nhập kho, khi nhập khophải có chứng từ gốc Chứng từ gốc làm căn cứ lập phiếu nhập kho là: hợpđồng, hóa đơn, các chứng chỉ về chất lượng, nguồn gốc xuất xứ, thí nghiệm xuấtxưởng của hàng hóa, biên bản kiểm định và biên bản thí nghiệm (nếu có), biênbản giao nhận và kiểm tra vật tư hoặc biên bản kiểm nghiệm vật tư Các loạicông cụ, vật tư thường có có giá trị sử dụng dưới 1 năm hay số lượng quá ít, giátrị nhỏ dưới 5 triệu đồng cho 1 lần mua cho nhiều chủng loại như văn phòngphẩm, bulon, ốc vít, thì không nhất thiết phải cần có hợp đồng hoặc biên bảnnghiệm thu vật tư

Trường hợp vật tư nhập kho bị hao hụt, mất mát, thiếu hụt trong quá trìnhthu mua, vận chuyển sẽ được giải quyết như sau:

+ Chỉ nhập kho theo số lượng thực tế

+ Số lượng hao hụt sẽ được sử lý khi có biên bản giữa bên giao và bênnhận xác định được nguyên nhân, trách nhiệm và ý kiến giải quyết của các cấp

có thẩm quyền

- Trường hợp vật tư nhập kho nhưng chưa có hóa đơn thì căn cứ vào biênbản giao nhận và kiểm tra của hàng nhập thì căn cứ vào biên bản kiểm nghiệmhay thí nghiệm (nếu có), bộ phận vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho, giá đượcghi theo giá hợp đồng Phiếu nhập kho này được lưu riêng để theo dõi, khi nào

có hóa đơn chính thức thì kèm theo phiếu nhập kho đã được lập và chuyển bộphận tài chính lưu theo dõi chứng từ gốc theo quy định

Trường hợp hóa đơn do người bán phát hành có số lượng và chủng loạikhông phù hợp với thực tế hàng hóa nhập kho thì người bán phải lập biên bản vàđiều chỉnh hóa đơn theo đúng thực tế như hướng dẫn của Tổng cục thuế- Bộ tàichính

Trường hợp đã có hóa đơn mua hàng nhưng hàng chưa về thì chưa được lậpphiếu nhập kho Nghiêm cấm việc nhập khống vật tư

Vật tư mua về nếu có chi phí vận chuyển hay bốc dỡ thì phải có hóa đơn,chứng từ Dựa theo chứng từ các chi phí vận chuyển, bốc dỡ này sẽ được tínhluôn vào giá vật tư nhập kho

Trường hợp vật tư nhập xuất thẳng: vật tư mua về không qua nhập kho màđược chuyển trực tiếp đến bộ phận sử dụng cũng phải làm đầy đủ các thủ tụcnhập, xuất kho

Phụ trách bộ phận sử dụng phải cử người chịu trách nhiệm làm theo biênbản giao nhận và kiểm nghiệm vật tư kèm theo các chứng từ, tài liệu đi kèm củavật tư, hàng hóa theo thông báo của cấp có thẩm quyền, giao nhiệm vụ tiếp nhận

và từ đó, gửi cho bộ phận vật tư để lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theođúng quy định

Phiếu xuất kho sau khi ký phải được chuyển đủ cho thủ kho để vào sổ, thẻkho để theo dõi và luân chuyển chứng từ theo quy định

Trường hợp kiểm kê phát hiện vật tư thừa thì phải có biên bản xác nhận củahội đồng kiểm kê và quyết định xử lý kiểm kê của cấp có thẩm quyền Sau đó,

phòng Tài chính- kế toán sẽ căn cứ vào quyết định đã được đưa ra để hạch toánvật tư theo đúng chế độ hiện hành.

1.1.4 Trình tự luân chuyển và trách nhiệm ghi chép phiếu nhập kho

Các bộ phận được giao nhiệm vụ cung ứng vật tư, tập hợp các chứng từliên quan gửi bộ phận vật tư để làm thủ tục lập phiếu nhập kho trình lãnh đạođơn vị duyệt trước khi giao hàng xuống kho

Khi lập phiếu nhập kho yêu cầu ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định.Phiếu nhập kho yêu cầu lập tối thiểu 3 liên: 01 liên lưu bộ phận Vật tư; 01 liênlưu đơn vị nhập; 01 liên lưu phòng Tài chính- kế toán

Phiếu nhập kho được chuyển đến thủ kho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập,đồngthời thủ kho ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho để kế toán vật tư đốichiếu, ký xác nhận và nhận phiếu nhập xuất theo định kỳ Người giao hàng phải

ký tên khi đã giao hàng nhập vào kho Sau khi đã nhập kho, thủ kho ký vàophiếu nhập, giao phiếu nhập kho lại cho bộ phận vật tư và giữ lại 01 liên đểchuyển cho kế toán ghi chép vào sổ hạch toán

1.1.5 Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho vật tư

 Thủ tục xuất kho vật tư

Tất cả vật tư đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ, nghiêm cấmhiện tượng đã ký nhận vật tư, phiếu xuất kho đã giao cho thủ kho nhưng chưanhận vật tư mà gửi tại kho Đơn vị tính áp dụng cho vật tư phải thống nhất trongmọi loại chứng từ Vật tư nhập kho bằng đơn vị tính nào thì khi xuất kho phảibằng đơn vị tính đó

 Lập phiếu xuất kho vật tư

Phiếu xuất kho vật tư được lập cho một hay nhiều hàng hóa ở cùng một kho

và được sử dụng cùng một mục đích thuộc cùng một đối tượng hạch toán Phiếuxuất kho cần ghi đầy đủ và rõ ràng các nội dung quy định trong phiếu (số thứ tự,tên nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, số lượng, yêu cầu xuất…) Phiếu xuất khosau khi đã được ký duyệt, chuyển thủ kho thực hiện việc cấp phát

Trình tự quyết toán vật tư:

- Xác định đối tượng quyết toán vật tư

- Xác định số vật tư xuất ra.

- Xác định số vật tư theo định mức

- Xác định số vật tư thực tế tiêu hao

- Xác định số vật tư thu hồi (nếu có)

- Xác định chênh lệch bao gồm:

+ Chênh lệch giữa vật tư thực tế tiêu hao với vật tư xuất ra

+ Chênh lệch giữa vật tư thực tế tiêu hao với vật tư theo định mức

+ Xác định nguyên nhân và xử lý chênh lệch

+ Xác định đối tượng hạch toán

1.1.6 Phương pháp kế toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho, là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩmhoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệpgiữ

Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản: Được giữ để bán trong kỳsản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dởdang; Nguyên liệu; Vật liệu; Công cụ, dụng cụ (gọi chung là vật tư) để sử dụngtrong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm: Hàng hoá mua về đểbán (hàng hoá tồn kho, hàng hoá bất động sản, hàng mua đang đi đường, hànggửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến; Thành phẩm tồn kho và thànhphẩm gửi đi bán; Sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩmhoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho); Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụtồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; chi phí sản xuấtkinh doanh dịch vụ dở dang; Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, giacông hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hoá được lưu giữ tại kho báo thuế củadoanh nghiệp

Trong một doanh nghiệp (một đơn vị kế toán) chỉ được áp dụng một tronghai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên,hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàngtồn kho áp dụng tại doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng,

chủng loại vật tư, hàng hoá và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp vàphải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.

Các phương pháp kế toán hàng tồn kho:

- Phương pháp kê khai thường xuyên:

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánhthường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoátrên sổ kế toán

Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tàikhoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biếnđộng tăng, giảm của vật tư, hàng hoá Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán

có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng hoá tồn kho, sosánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán Về nguyên tắc số tồnkho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệchphải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời

Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các đơn vị sảnxuất (công nghiệp, xây lắp .) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặthàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao

- Phương pháp kiểm kê định kỳ:

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quảkiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hoá trên sổ kếtoán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã xuất trong kỳ

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hoá(Nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàngtồn kho

Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toánhàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối

kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ)

Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủngloại hàng hoá, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá,vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ .)

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảmnhẹ khối lượng công việc hạch toán Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hànghoá xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho,quầy, bến bãi

1.2 Tổng quan về hệ thống thông tin

1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin

Thông tin: hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay bản tin nhậnđược làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận thông tin về một vấn đề nào đó.Thông tin là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện, hiện tượng và có thể tồntại dưới nhiều hình thức Ví dụ: tiếng nói, hình ảnh, chữ viết,… Thông tin là mộtyếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và ra quyết định để điều khiểnmột hệ thống nào đó Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy.Quá trình thu thập thông tin- truyền tin- nhận tin- xử lý tin- lựa chọn quyết định-rồi lại tiếp tục nhận tin… là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một

Thông tin vào: thông tin từ môi trường

Thông tin ra: thông tin ra môi trường

Chủ thể quản lý

Đối tượng quản lý

Thông tin quản lý: thông tin quyết định

Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp

trường

định

Hình 1.1: Mô hình thông tin trong quản lý

Hệ thống thông tin: là tập hợp những yếu tố bao gồm con người, các thiết

bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thiết bị liên lạc… thực hiện các hoạt động thuthập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các rang buộc đượcgọi là môi trường Hệ thống thông tin như là tập hợp các thành phần được tổchức thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc raquyết định và kiểm soát trong một tổ chức

Một định nghĩa khác về hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyênliệu tin học (máy tính và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (cácchương trình tin học và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tinhọc) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữliệu thành các sản phẩm thông tin

Nói tóm lại, mỗi khái niệm có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều có ýchung là: hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lưu trữ,

xử lý và truyền thông tin Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệthống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sửdụng nó cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được

chuyển đến các đích (Destination) hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu(Storage).

1.2.2 Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Xử lý các thông tin kinh doanh,tức là thông tin dùng cho mục đích kinhdoanh trong doanh nghiệp

Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằmchuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được, làm cho chúng trở thành hiểuđược, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ họa,…

Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:

Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánhthực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp.Xác định số vật tư xuất ra.Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin

Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinhdoanh bao gồm các hệ sau:

- Hệ quyết định

- Hệ thông tin

1.2.3 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Khi đã có hệ thống thông tin, vấn đề quan trọng là làm sao hệ thống đóhoạt động hiệu quả, chính là chất lượng của thông tin đầu ra Hoạt động tốt hayxấu của hệ thống được đánh giá nhờ chất lượng của thông tin mà nó cung cấp.Tiêu chuẩn chất lượng thông tin như sau:

Các thao tác phải luôn chuẩn xác và ổn định.

Luôn cập nhật thông tin, đảm báo cho ra được báo cáo tại mọi thời điểm.Phần mềm phải có giao diện đẹp, hài hòa, thân thiện

1.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin dù lớn hay nhỏ thì quá trình phát triển của nó cũngphải qua các công đoạn cụ thể nhất định Sản phẩm của công đoạn trước chính làđầu vào của công đoạn sau, vì thế nếu có sự cố ở công đoạn nào thì cũng làmảnh hưởng đến toàn bộ dự án và làm chậm dự án Phát triển một hệ thống thôngtin gồm 7 giai đoạn:

- Đánh giá yêu cầu

- Phân tích chi tiết

1.3 Giới thiệu về Ms excel

Microsoft Excel là công cụ vô cùng mạnh mẽ để xử lý các lượng dữ liệulớn Tuy nhiên Excel cũng hoạt động thực sự tốt đối với các phép tính toán đơngiản và theo dõi hầu như bất kỳ loại thông tin nào Điểm mấu chốt để giải phóngtất cả những tiềm năng đó là mạng lưới các ô Các ô có thể chứa số, văn bản haycông thức Bạn nhập dữ liệu vào ô và phân nhóm trong các hàng và cột Điều đócho phép bạn cộng tổng dữ liệu, sắp xếp và lọc dữ liệu, cho vào bảng và tạo cácbiểu đồ đẹp mắt

Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc Tuynhiên, bản chất thì chúng đều giống nhau Excel là chương trình đầu tiên chophép người sử dụng có thể thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tính,excel cũng đồng thời gợi ý cho người sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thôngminh hơn Đặc biệt là excel có khả năng đồ thị rất tốt

Các bước thực hiện:

B1 Từ màn hình (cửa sổ) chính của Window nhấp chuột nút Start |Programs | MS Offices| Microsoft Excel

Thoát khỏi Excel

B1: Nhấp chuột vào nút hàng trên cùng, góc bên tay phải hoặc chọn file |Exit hoặc Alt + F4

Thanh thực đơn (Menu bar)

Thanh menu hay còn gọi là thanh thực đơn Hãy hình dung khi chúng ta mởExcel cũng giống như chúng ta nhập vào một bàn tiệc Trong bàn tiệc có nhiềumón lạ thì trong Excel cũng có nhiều thao tác, nhiều trò hấp dẫn Để thưởngthức các trò hấp dẫn này chúng ta phải có thanh thực đơn để xem và sau đó gọi

ra thưởng thức

Thanh thực đơn: Trong suốt khóa học, chúng ta sẽ từ từ gọi từng “món” cótrong thanh thực đơn ra để thưởng thức và đến cuối khóa học các bạn sẽ “thưởngthức” hầu hết các món có trong thực đơn

Formula Bar

Thanh công thức hiển thị nội dung của một ô

dữ liệu được chọn bởi người dùng Thanh này chophép nhập công thức hay các hàm sử lý dữ liệu

4 The Task

Pane

Vùng này sẽ xuất hiện tương ứng với một vàitùy chọn khi thao tác với một câu lệnh trên thanhRibbon, có thể di chuyển hay thay đổi kích thướccủa vùng này

5 The Status Là vùng hiển thị một số thông tin hữu ích như

Các thanh công cụ

Thanh các công cụ thông dụng (standard)

Thanh các công cụ thông dụng là một hàng chứa các biểu tượng, như biểutượng tạo tập tin mới, biểu tượng mở tập tin, lưu tập tin, in ấn, xem trước khi in

và nhiều biểu tượng khác Thực chất đây là một hệ thống các biểu tượng (icon)cho phép truy cập nhanh / trực quan đến các chức năng, thành phần của Excel(tất cả các chức năng hay thành phần này đều có trong menu)

Thanh các công cụ thông dụng (Stardard bar): Khi ta đưa chuột chỉ vào cácbiểu tượng, thì trên biểu tượng sẽ hiện lên chữ, báo cho chúng ta biết công cụ

mà ta đang muốn sử dụng là gì Khi muốn sử dụng công cụ đó thì nhấp chuộtvào một cái

Thanh định dạng (Formatting bar).

Thanh định dạng là một hàng chứa các biểu tượng, như biểu tượng để chỉnhloại font, biểu tượng chỉnh kích thước font, inchữ đậm, in chữ nghiên và nhiềubiểu tượng khác dùng để định dạng một tài liệu, văn bản

Thanh định dạng (Formatting bar)

Lưu ý: Khi ta đưa chuột chỉ vào các biểu tượng, thì trên biểu tượng sẽ hiệnlên chữ, báo cho chúng ta biết định dạng mà ta đang muốn sử dụng là gì Khimuốn sử dụng định dạng đó thì nhấp chuột vào một cái

Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang.

Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang đươc gọi chung là các thanh cuốn(scrollbars) Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiện thị (cho xem) một phần củavăn bản đang soạn thảo, nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trênhay bên dưới văn bản còn ta dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay

Nhận dạng:

• Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có haimũi tên lên và mũi tên xuống; ở giữa có ô vuông để cuốn màn hình lên xuống

• Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên.

Có hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang

Thanh cuốn ngang

• Nhấp vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái

•Nhấp vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải

Thanh Sheet tab

Thanh sheet tab

•Di chuyển qua lại giữa các worksheet

Nhấp chuột lên tên của sheet trên sheet tab (Ctrl + PgUp hoặc PgDown)

•Đổi tên worksheet

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở sheet tab, chọn rename, gõ tênmới vào, xong nhấn phím Enter

•Sắp xếp thứ tự các worksheet

Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trímới và thả chuột

•Chèn thêm worksheet mới vào workbook

Vào thực đơn Insert, chọn worksheet

B3: Dịch chuyển chuột sang phải để mở rộng hoặt sang trái để để thu nhỏcột lại.

B4: Thả chuột ra

Thêm bớt số hàng hay số cột

B1: Đưa chuột lên ô có chữ D (nằm trên thanh chỉnh độ rộng cột)

B2: Nhấp chuột phải vào cột D (nhớ nhấp chuột trúng ngay ô có chữ D),xuất hiện một menu tắt (popup menu)

B3: Nhấp chuột vào chữ Insert

*Lưu ý: trong trường hợp ta muốn xóa một cột thì thao tác hoàn toàn tương

tự cho các bước 1 và bước 2, tuy nhiên trong bước 3 thì thay vì nhấp chuột vàochữ“Insert” thì ta nhấp chuột vào chữ “Delete”

Nhập dữ liệu

•Nhập dữ liệu

Một ô trong Excel có thể là dữ liệu thô được gõ vào hay một công thức liênkết tính toán hay là một hàm Sau đây chúng ta sẽ làm quen với cách nhập dữliệu thô và cách nhập công thức vào một ô

Nhập dữ liệu thô

B1.Nhấp chuột vào ô cần nhập dữ liệu vào

B2.Đánh vào dữ liệu; có thể là số hoặc chữ

B3.Gõ vào phím Enterđể kết thúc việc nhập dữ liệu

Nhập công thức

Ví dụ: muốn ô B2 sẽ có công thức bằng ô A2, khi đó thực hiện:

B1.Nhấp chuột vào ô muốn nhập công thức (ô B2)

B2.Đánh vào dấu bằng "="

B3.Nhấp chuột vào ô đang muốn liên kết công thức tính toán (ô A2)

B4.Gõ vào phím Enterđể kết thúc việc nhập công thức

Sao chép dữ liệu chomột dãy các ô liền nhau, thực hiện:

B1.Nhấp chuột vào ô muốn sao chép dữ liệu

B2.Đưa chuột đến góc dưới bên tay phải ô đang cần sao chép dữ liệu chocác ô khác Khi đó, một dấu thập mầu đen đậm (fill handle) sẽ hiện lên.

B3.Nhấp và giữ chuột

B4.Kéo chuột xuống phía dưới nếu muốn sao chép dữ liệu xuống dưới haysang phải nếu muốn sao chép dữ liệu sang phải

B5.Thả chuột ra để kết thúc việc sao chép dữ liệu cho các ô liền nhau

•Nhập vào một chuỗi số liên tiếp :

B1.Đánh số 1 vào ô đầu tiên

B2.Gõ phím Enter

B3.Nhấp phím trái chuột vào ô vừa nhập con số 1

B4.Đưa chuột đến gốc dưới bên tay phải ô đang cần sao chép dữ liệu Khi

đó, một dấu thập mầu đen đậm sẽ hiện lên

B5.Nhấp và giữ phím phải chuột

B6.Kéo chuột xuống phía dưới nếu muốn nhập chuỗi sốxuống dưới haysang phải nếu muốn nhập chuỗi sốsang phải

B7.Thả chuột ra, khi đó một bảng sẽ hiện lên

B8.Nhấp chuột vào Fill Series, khi đó một chuỗi số liền nhau sẽ hiện ra

Sử dụng thanh công cụ chuẩn (Standard bar)

THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH

•New workbook : Dùng để mở một tập tin mới

Tập tin là gì?Là một loại văn bản, trong máy tính có rất nhiều loại văn bản,mỗi một loại văn bản được tạo ra từ một phần mềm khác nhau.

Trong Microsoft Excel:một tập tin là văn bản dạng bảng tính, có thể đánhchữ, đánh số, tính toán, vẽ đồ thị và nhiều ứng dụng khác

Thao tác: Dùng mouse nhấp phím trái chuột vào nút New workbook thìExcel sẽ tạo ra một tập tin mới

•Open : Nút này có chức năng là mở một tập tin đã có sẵn trên đĩa

•Save : Lưu tập tin

•Print: Để in tất cả nội dung bên trong của ‘Sheet’ (bảng tính) hiện hành

•Print Preview : Để xem trang in của chúng ta trước khi in

Nếu trang in mà ta nhìn thấy trên màn hình Print Preview không đúng nhưmong muốn của chúng ta thì chúng ta kịp thời chỉnh sửa Thao tác này rất quantrọng, cho nên chúng ta phải Print Preview trước khi in vì nó giúp cho ta tránhkhỏi sự lãng phí giấy in, mực in, thời gian (bao gồm thời gian của chúng ta vàcủa những người in trên cùng máy in của chúng ta)

•Spelling : Kiểm tra chính tả (Theo từ điển tiếng Anh)

Cho phép chúng ta kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh của nội dung của mộtSheet hiện hành hay chỉ một một phần nào đó của Sheet hiện hành

•Cut : Cắt đi (luôn sử dụng kèm với dán): Nút này dùng để cắt đi một phầnnội dung bên trong của một ô hay cả một ô hay dãy các ô (các ô đó phải liềnnhau và tạo thành hình chữ nhật) để dán tới một nơi khác trên bảng tính, điềunày khác với chức năng xóa làm mất hẳn một nội dung mà ta muốn xóa

•Copy : Sao chép dữ liệu: Dữ liệu có thể là một phần nộidung bên trongmột ô, nội dung cả ô, hay nhiều khối ô (các khối ô này có thể nằm gần nhau hay

xa nhau), một đồ thị hay một đối tượng được tạo ra từ thanh công cụ vẽ Drawing Tools

-•Past : Dán phần dữ liệu mà ta vừa mới ra lệnh sao chép

Chú ý: Khi cần dán dữ liệu là khối ô có công thức thì xem thêm phần tìmhiểu về lệnh dán công thức và phương pháp dán đặc biệt

•Format Painter : Sao chép định dạng Sao chép nhanh định dạng của một ôhay một khối ô hay một đối tượng được tạo ra từ thanh công cụ Drawing và ápdụng dạng thức của nó cho ô hay các khối ô khác hay đối tượng vẽ khác.

•Undo : Trả lại thao tác hay lệnh vừa mới thực hiện Ví dụ, chúng ta vừamới thực hiện lệnh xóa một khối ô xong, bây giờ chúng ta lại muốn là lấy lại dữliệu của khối ô đó thì hãy nhấp phím trái chuột vào nút Undo

•Redo : Thực hiện lại các thao tác của lệnh Undo Ví dụ, chiều rộng của cột

A là 10 đơn vị ta thay đổi chiều rộng cột A còn 5 đơn vị, sau đó thực hiện lệnhUndo, lúc này cột A có chiều rộng là 10 đơn vị Nếu chúng ta muốn bỏ lệnhUndo trước thì nhấp phím trái chuột vào nút Redo Lúc này, cột A có chiều rộng

là 5 đơn vị

•AutoSum : Tự động tính tổng Lệnh này sẽ tự động tính tổng của các ô có

số liệu liên tiếp ở phía trên ô hiện hành (ô mà đang được chọn) hoặc làtổng củacác ô bên trái của ô hiện hành (ngay hàng của ô hiện hành)

•Past Function : Đặt một hàm tính toán vào ô hiện hành

Ghi chú: Xin xem chi tiết hơn trong phần “Sử dụng hàmtrong bảng tính”

•Sort Ascending : Sắp xếp dữ liệu bố trí dạng bảng theo thức tự tăng dần(Theo Alphabet, theo số, theo thời gian)

•Sort Descending: Cũng nhưSort Ascending, nhưng sắp xếp dữ liệu theothứ tự giảm dần

•Chart Wizard : Hướng dẫn từng bước cho chúng ta vẽ đồ thị Xin xem chitiết hơn ở phần ”Vẽ đồ thị trên bảng tính”

•Drawing : Gọi thanh công cụ vẽ cho hiện lên

•Zoom Control : Phóng to thu nhỏ

Dùng để điều khiển chế độ phóng to thu nhỏ của của sheet hiện hành.Chúng ta thường dùng công cụ này để phóng to màn hình bảng tính xem dữ liệucho rõ hơn và thu nhỏ màn hình bảng tính với mục đích là dễ quan sát một vùnglớn dữ liệu nhằm thuận tiện choviệc chọn khối Zoom Control gồm có 2 phần,phần khung bên trái là số phần trăm quan sát màn hình còn nút bên phải là nút

để mở danh sách chọn lựa các số phần trăm quan sát màn hình