ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CẤP XÃ VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ BẢO TRỢ XÃ HỘI CẤP XÃ, PHƯỜNG

Báo cáo khóa luận tốt nghiệp về đề tài ỨNG DỤNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CẤP XÃ VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ BẢO TRỢ XÃ HỘI tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã, phường.Đây là bản báo cáo khóa luận tốt nghiệp hoàn chỉnh, áp dụng cho UBND cấp xã, phường, thị trấn trên cả nước

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô ThSTrần Thu Phương, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết báo cáo khóaluận tốt nghiệp

Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống Thông tinKinh Tế Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông đã tận tìnhtruyền đạt kiến thức trong những năm em học tập Với vốn kiến thức được tiếpthu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóaluận mà còn là hành trang quí báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tựtin

Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáokhóa luận, khó tránh khỏi sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua Đồng thời dotrình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáokhông thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng gópThầy, Cô để em học thêm được nhiều kinh nghiệm sau này khi áp dụng vàocông việc sẽ thuận tiện và hiệu quả hơn

Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành côngtrong sự nghiệp cao quý

Em xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên

Vũ Thị Lệ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài báo cáo khóa luận này là công trình nghiên cứu củariêng tôi do thạc sĩ Trần Thu Phương hướng dẫn Các số liệu, kết quả trong luậnvăn là trung thực và chưa được công bố trong các công trình khác Nếu khôngđúng như trên tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tài của mình

Sinh viên

Vũ Thị Lệ

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

MỤC LỤC 3

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 4

1.1 Lý thuyết chung về lập hồ sơ 4

1.1.1 Khái niệm lập hồ sơ 4

1.1.2 Yêu cầu của việc lập hồ sơ 5

1.1.3 Phương pháp lập hồ sơ 8

1.2 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19

1.2.1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19

1.2.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan 19

1.2.3 Thủ tục nộp lưu 19

1.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20

1.3.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức: 20

1.3.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm: 20

1.3.3 Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức: 20

1.3.4 Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức: 21

1.3.5 Trách nhiệm của Văn thư đơn vị: 21

1.3.6 Trách nhiệm của Văn thư cơ quan: 21

1.3.7 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan: 22

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ BẢO TRỢ XÃ HỘI TẠI UBND P YẾT YÊU, TP HẠ LONG, T QUẢNG NINH 23

2.1 Giới thiệu khái quát về UBND phường Yết Kiêu 23

2.1.2 Sơ lược, lịch sử hình thành và phát triển của Uỷ Ban Nhân Dân

Phường Yết Kiêu 26

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và hệ thống tổ chức bộ máy Uỷ Ban Nhân Dân Phường Yết Kiêu 27

2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội 34

2.2.1 Chính sách bảo trợ xã hội tại địa phương 34

2.2.2 Những nét chung về công tác quản lý hồ sơ Bảo trợ xã hội của phường Yết Kiêu: 42

2.3 Đánh giá về công tác quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội 64

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM “HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CẤP XÔ VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ BẢO TRỢ Xà HỘI 66

3.1.Tìm hiểu về phần mềm “Hệ thống thông tin quản lý hành chính cấp xã” 66 3.1.1 Sự hình thành chính phủ điện tử 66

3.1.2 Một số khái niệm Chính phủ điện tử: 66

3.2 Chính Quyền điện tử tỉnh Quảng Ninh: 67

3.2.1.Các mối quan hệ cơ bản trong chính phủ điện tử: 68

3.2.2 Các chức năng –công cụ của chính quyền điện tử: 71

TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan có vị trí rất quantrọng trong công tác chuyên môn hàng ngày của các cơ quan, tổ chức, nó có ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cán bộ, viên chức

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đầy đủ sẽ đem lại nhiều lợi ích:

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

- Giúp cho lãnh đạo cơ quan quản lý chặt chẽ được văn bản, tài liệu

- Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đầy đủ các văn bản, giấy tờ của từng vấn đề,từng sự việc, từng con người, giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ đúngvới chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, của ngành đồng thời có đủ cơ

sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể, giúp cho việc kế thừa nhữngkinh nghiệm hay những cách làm sáng tạo, tránh được những thiếu sót trướcđây, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm được thời giannhằm góp phần cải cách nền hành chính và chống bệnh quan liêu giấy tờ tronggiai đoạn hiện nay Do đó, việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơngăn nắp, rõ ràng là một công việc cần thiết trong hoạt động của mọi cơ quan, tổchức

Vì vậy, các cơ quan trườnghọc cần phải có một nhận thức đúng đắn về về

vị trí và vai trò của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đó đưa ranhững biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác này đi vào nề nếp và góp phần tíchcực nâng caohiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà nước trong vấn đề quản lý hồ sơBảo trợ xã hội tại Ủy ban nhân dân Nhận thấy tính cấp thiết của công tác này

nên tôi đã chọn đề tài "Ứng dụng “Hệ thống thông tin quản lý hành chính cấp xã” trong công tác quản lý hồ sơ Bảo trợ xã hội tại UBND phường Yết Kiêu Thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh", nhằm vận dụng kiến thức đã học vào

thực tế

2 Mục đích nghiên cứu

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một việc làmbắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan Hồ sơ được lập và nộp lưuđầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng nhưlâu dài Nếu không lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thì hồ

sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽgặp khó khăn trong việc tra tìm

Mục đích của đề tài này nhằm giúp Lãnh đạo, tổ chuyên môn, bộ phận,

cá nhân tháo gỡ khó khăn ở trên, đồng thời nhận thức sâu sắc tầm quan trọngcủa công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trong hoạt độngquản lý hồ sơ bảo trợ xã hội tại UBND

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, tôi tập trung nghiên cứu các đối tượng sau:

- Hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn những vấn đề liên quan đếnlập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; các văn bản quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Yết Kiêu

- Ngoài ra, để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ cơ quan UBND phường Yết Kiêu theo văn bản quy định của nhànước, tôi đã nghiên cứu thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ cơ quan; tình hình cơ sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác này

và đội ngũ cán bộ, công chức đang làm việc tại các tổ chuyên môn, các bộ phậnthuộc UBND phường Yết Kiêu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

Do hạn chế bởi khả năng nghiên cứu và điều kiện thời gian nên đề tàichỉ dừng ở mức chỉ ra thực trạng và nghiên cứu áp dụng quy trình nghiệp vụnhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu

Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức:Trongmột cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giảiquyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sựviệc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, từng bộphận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanhchóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyếtcông việc có căn cứ xác đáng và kịp thời Do đó, góp phần nâng cao được hiệusuất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung

Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ: Mỗi khi văn bảnđược lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan, các đơn

vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khốilượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cầnphải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạchoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhànước

Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời

lẻ Đó là một yêu cầu bắt buộc Vì rằng công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện naynếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của vănbản Trên cơ sở đó, cán bộ dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn

và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh

5 Kết cấu của đề tài

Nội dung khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ Bảo trợ xã hội tại UBNDphường Yết Kiêu

Chương 1.

TỔNG QUAN VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Lý thuyết chung về lập hồ sơ

1.1.1 Khái niệm lập hồ sơ

Khái niệm: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,

một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Khái niệm: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình hành trong

quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ

sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

Vị trí

- Lập hồ sơ là một khâu quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệutrong giai đoạn văn thư (công tác văn thư) Sau khi giải quyết xong công việcnhưng chưa xắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc

- Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và

có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

Tác dụng của việc lập hồ sơ

- Đối với cá nhân: Giúp mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp giấy tờ khoa học,quản lý chặt chẽ tài liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất ýkiến và nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, tạo tác phong làm việc khoa học

- Đối với cơ quan:

+ Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịpthời, mang lại hiệu quả;

+ Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan;+ Quản lý toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan;

+ Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra

và giám sát;

+ Là công cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước; + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tácnghiên cứu trước mắt và về sau;

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ;

+ Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu

Ý nghĩa của lập hồ sơ

- Giúp cán bộ, công chức nắm chắc thành phần, nội dung, khối lượng vănbản hình thành trong quá trình giải quyết công việc, từ đó biết được phải xâydựng, ban hành các văn bản nào và các bước triển khai để giải quyết công việcđược giao

- Giúp các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được lưu giữtập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm thời gian và côngsức tra tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu về một vấn đề được hệ thống và trọnvẹn

1.1.2 Yêu cầu của việc lập hồ sơ

1.1.2.1 Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vịgồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống,cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũngkhác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để chỉ đạo, hướng dẫn; loại

để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tàiliệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ,nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau

Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ

"Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị tra cứu,tham khảo đều phải lập thành hồ sơ" Mục 4 điều 23 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định: "Trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó" Và mới đây, theo

quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ được qui định như sau: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có

trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao”

1.1.2.2 Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc

Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn đề,một sự việc, một con người cụ thể Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếptheo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tàiliệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn

đề, một sự việc hoặc một con người

Ví dụ:

- Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: Công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, băng ghi

âm, ghi hình

- Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: Sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã đào tạo, bồi dưỡng, những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu

1.1.2.3 Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị

có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có

là hết giá trị Vì vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại văn bản, tài liệu cógiá trị để đưa vào hồ sơ, những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xéthủy Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau thì phải chọn bảnchính để đưa vào lưu giữ, nếu không có bản chính thì mới lưu bản sao (phảichọn những bản giấy tốt; chữ rõ ràng về thể thức phải đúng).

Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng quá lớn (200 tờ) thìcần chia thành nhiều tập (mỗi tập được gọi là một đơn vị bảo quản) Lưu ý, khiphân chia thành từng tập có thể dựa vào giá trị văn bản, tài liệu trong từng đơn

vị bảo quản và có giá trị tương đối đồng đều

Ví dụ: Một hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu thì có thể chia thành các tập như sau:

- Tập các văn bản, tài liệu chính của hội nghị;

- Tập tài liệu tham luận của đại biểu;

- Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình.

- Tài liệu phục vụ hội nghị.

1.1.2.4 Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn bản

Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn bản khôngchỉ thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộc vào sự đúng đắn của thểthức văn bản, nhất là đối với văn bản do các cơ quan Đảng, nhà nước, các tổchức chính trị - xã hội ban hành Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiêncứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơphải đảm bảo đúng thể thức văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quyđịnh Chẳng hạn, đối với các văn bản của cơ quan nhà nước ban hành phải cóQuốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản,chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan Nếu văn bản do cơ quanNhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý Xét

về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy

1.1.2.5 Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.

Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoàibìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm,nghiên cứu được nhanh chóng và thuận tiện Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ

sơ hiện hành cũng như lập hồ sơ trong lưu trữ là phải biên mục đầy đủ và chínhxác, Đặc biệt là đối với các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn

1.1.2.6 Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản

Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ văn thư, cán bộđược theo dõi giải quyết công việc phải lập sao cho tiện việc tra tìm và sử dụng

1.1.3 Phương pháp lập hồ sơ

1.1.3.1 Phương pháp lập danh mục hồ sơ

Khái niệm:Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình

thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo

ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ

- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng

Căn cứ lập danh mục hồ sơ

- Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quyđịnh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và

- Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưutrữ của cơ quan, tổ chức;

- Dựa vào Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức,của các đơn vị và của mỗi cá nhân;

- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảoquản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có)

Cách tổ chức lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

- Cách thứ nhất: Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan dự

kiến danh mục hồ sơ của từng đơn vị, từng tổ chức (tổ, phòng, ban) trong cơquan Sau đó đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của các đơn vị thamgia ý kiến, rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại bản danh mục hồ sơ của cơquan, trình thủ trưởng cơ quan xem xét và ký duyệt

Cách làm này sẽ nhanh hơn nhưng khó làm vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư,lưu trữ phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ củatừng cán bộ, nhân viên cũng như yêu cầu nghiên cứu của cán bộ thì mới lậpđược danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp

- Cách thứ hai: Từng cán bộ, nhân viên của từng đơn vị, từng tổ chức (tổ,

phòng, ban) trong cơ quan, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kếhoạch công tác trong năm liên quan đến nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiếnnhững hồ sơ cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến Cán bộphụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏnhững hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bảndanh mục hồ sơ của đơn vị Cán bộ văn thư, lưu trữ tổng hợp danh mục hồ sơ củatừng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, ký duyệt

Cách này sẽ dự kiến được danh mục hồ sơ chính xác hơn nhưng thời gianthường bị kéo dài Để làm tốt việc này, đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải

Một số điểm cần chú ý khi lập danh mục hồ sơ.

+ Khi lập danh mục hồ sơ, việc áp dụng cách làm nào là tùy thuộc vàotình hình thực tế của cơ quan, đơn vị Nhưng điều cơ bản là làm thế nào cho mỗicán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ thấy được tác dụng của việclập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thựchiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ

+ Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụngcho năm sau Đối với những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụcông tác ổn định hoặc ít thay đổi thì tập trung xây dựng một lần đầu những nămsau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch mới vàtiếp tục sử dụng

+ Muốn lập được Danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu đểnắm vững các điểm sau:

- Nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc củatừng cán bộ, nhân viên trong cơ quan;

- Nắm vững các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư,quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với cơ quan, đơn vị khác; chương trình kếhoạch công tác của cơ quan, đơn vị ;

- Nắm được các loại văn bản, tài liệu của cơ quan làm ra và văn bản, tàiliệu của các cơ quan khác gửi đến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước ;

- Nắm được nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạnbảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu của những nămtrước ;

- Việc xây dựng Danh mục hồ sơ cần làm từng bước, sau mỗi năm cần rútkinh nghiệm để Danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạođiều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị

Nội dung lập Danh mục hồ sơ

a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chứchoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức Căn cứ tình hình thực tế củamỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảođảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện Những cơ quan, tổchức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phânđịnh rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức.Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động

- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức;theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan,

tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ

- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộcchức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức;hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mụctheo lĩnh vực hoạt động

- Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chungđến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ

1 Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các

hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức

Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo cáo công tác năm 2011 của Đài Truyền hình Việt Nam.

Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ Đông - Xuân năm 2010- 2011 của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thái Bình.

2 Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các

Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo của Bộ Nội vụ về thực hiện cải cách hành chính công năm 2011.

3 Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn v.v ) - thời gian - tác giả: áp

dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan

Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2011 của Tổng cục Thuế.

4 Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức hoặc

cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.

Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2011 của Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị và loại hủy tài liệu”

do Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức tại Hà Nội từ 25-26/01/1995.

5 Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc.

Ví dụ 1: Hồ sơ về Liên hoan Truyền hình toàn quốc do Đài THVN tổ chức tại TP Hạ Long từ 10-16/01/2005.

Ví dụ 2: Hồ sơ về cấp phép mở mạng và cung cấp, sử dụng các dịch vụ viễn thông tin học năm 2010.

Ví dụ 3: Hồ sơ về việc nâng lương năm 2010 (nếu trong một năm có nhiều đợt nâng lương thì mỗi đợt nâng lương lập một hồ sơ).

6 Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự

Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A./.

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tàiliệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thờihạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơquan, tổ chức (nếu có)

d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã

- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêngbảng chữ số Ả-rập.

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập

và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn Chữ viết tắt của các đề mụclớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễhiểu, dễ nhớ

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu

từ số 01

1.1.3.2 Phương pháp lập hồ sơ

a) Mở hồ sơ

- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về

hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế

và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ

Biểu mẫu 1.3: MẪU BÌA HỒ SƠ

Bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012, kích thước 650mm x 320mm

-

Mã hồ sơ:…………

HỒ SƠ

-Từ ngày … … đến ngày… …

Gồm :… tờ

- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ

sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổchức chưa có Danh mục hồ sơ)

- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bútchì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực

- Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức,viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

- Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cảvăn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ

sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm

- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnhđạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn,đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc

- Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bảnkhông liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyếtvào hồ sơ

Ví dụ: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn bản sau:

Văn bản về kế hoạch tổ chức hội nghị;

Chương trình hội nghị;

Lời khai mạc;

Dự thảo báo cáo tổng kết;

Các báo cáo tham luận;

Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;

Nghị quyết hội nghị;

Các văn bản liên quan khác (nếu có).

c) Kết thúc hồ sơ

Sau khi công việc được giải quyết xong thì tiến hành kết thúc hồ sơ,trường hợp cuối năm mà hồ sơ chưa giải quyết xong thì để lại năm sau và ghivào Danh mục hồ sơ năm sau

Khi kết thúc hồ sơ phải kiểm tra lại:

- Nếu còn thiếu văn bản, giấy tờ thì bổ sung đầy đủ

- Loại ra những văn bản trùng thừa, không còn giá trị, những tư liệukhông cần thiết kèm theo hồ sơ, nếu chưa phân biệt được rõ ràng thì giữ lại đểđánh giá sau

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết côngviệc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản Trường hợp trong hồ sơ

có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vàohộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vịbảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý

và sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấuthành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm phápluật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hộithảo, các lần trình )

- Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thấtlạc và tra tìm được nhanh chóng Số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bảnbằng bút chì

- Ghi mục lục văn bản: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnhviễn và trên 20 năm phải ghi “Mục lục văn bản” để tiện cho việc quản lý vănbản và tra tìm “Mục lục văn bản” được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ

Tác giả văn bản

Tờ số

Ghi chú

Cột 7: Ghi những điểm ghi chú cần thiết như tài liệu quý hiếm, tài liệu mật, có ảnh, …

- Viết tờ kết thúc: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vàtrên 20 năm, cán bộ lập hồ sơ phải viết Tờ kết thúc Tờ kết thúc ghi số lượng tờ

và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ

Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại đơn vị làm việc mộtnăm để theo dõi, nghiên cứu khi cần thiết, sau đó mới nộp lưu

Ví dụ: Công việc giải quyết xong năm 2008 và hồ sơ cũng lập xong trong năm 2008 thì để lại ở phòng làm việc năm 2009, đến năm 2010 mới nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

- Viết bìa hồ sơ:

+ Bìa hồ sơ viết theo mẫu tiêu chuẩn Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩnthận, rõ ràng, chính xác, đầy đủ theo quy định chung Khi viết bìa hồ sơ cần lưu

ý những nội dung chính sau:

• Tên cơ quan: Là tên cơ quan, đơn vị hình thành phông của hồ sơ, cầnghi đầy đủ không được viết tắt và phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấptrên (nếu có)

• Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ

• Thời hạn bảo quản: Ghi theo Danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảoquản tài liệu của cơ quan

+ Các thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau khi hồ sơ được nộpvào lưu trữ cơ quan.

+ Trường hợp công việc tuy đã kết thúc năm hành chính nhưng hồ sơchưa kết thúc thì phải để lại và ghi vào bản Danh mục hồ sơ năm sau

1.2 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.2.1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơquan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đốivới hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngàycông trình được quyết toán

1.2.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

Gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 nămtrở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyếtcông việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loạihủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành

b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ củađơn vị chủ trì)

d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

1.2.3 Thủ tục nộp lưu

- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơcủa công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộpvào Lưu trữ cơ quan

1.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

1.3.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướngdẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1.3.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm:

1 Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữtại cơ quan, tổ chức minh Cụ thể:

a) Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ

sơ của cơ quan, tổ chức;

b) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan

2 Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo,kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối vớicác cơ quan, tổ chức cấp dưới

1.3.3 Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức:

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thựchiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ

cơ quan Cụ thể:

1 Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ vềnhững việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết

2 Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong

và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

3 Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơquan theo đúng thời hạn quy định

1.3.4 Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức:

1 Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ

sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướngdẫn tại Thông tư này

Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giảiquyết công việc hằng ngày

2 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đếnhạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổchức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơquan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể

từ ngày đến hạn nộp lưu

3 Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàngiao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phảiđược thống kê và lập biên bản giao nhận

1.3.5 Trách nhiệm của Văn thư đơn vị:

1 Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn

vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu

2 Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

3 Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan

1.3.6 Trách nhiệm của Văn thư cơ quan:

1 Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

2 Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ,công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thưchuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ

3 Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm traviệc lập hồ sơ trong cơ quan

1.3.7 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan:

1 Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu

2 Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu

a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân vàlập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêucầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết

b) Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ

- Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tintrên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảoquản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ

- Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thờihạn riêng

c) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá

3 Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mụctài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyếtđịnh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Chương 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ BẢO TRỢ XÃ HỘI TẠI

UBND P YẾT YÊU, TP HẠ LONG, T QUẢNG NINH

2.1 Giới thiệu khái quát về UBND phường Yết Kiêu

2.1.1 Điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội ảnh hưởng đến việc thực hiện chính sách An sinh xã hội

Điều kiện tự nhiên

Quảng Ninh là tỉnh ven biển thuộc vùng Đông Bắc Việt Nam và được ví như một Việt Nam thu nhỏ, vì có cả biển, đảo, đồng bằng, trung du, đồi núi, biên giới

Thành phố Hạ Long nằm ở trung tâm của tỉnh Quảng Ninh, là trung tâmvăn hóa, kinh tế, chính trị của tỉnh Có quốc lộ 18A chạy qua tạo thành chiều dàicủa Thành phố, có cảng biển, có bờ biển dài 50km, có vịnh Hạ Long 2 lần đượcUNESCO công nhận là Di sản thế giới với diện tích 434km2

Phường Yết Kiêu là 1 trong 20 phường của Thành Phố Hạ Long, phía Đông– Bắc giáp đường Cao Xanh; phía Tây giáp phường Bãi Cháy; phía Nam giápphường Hòn Gai – Trần Hưng Đạo

Phường Yết Kiêu là phường trung tâm của thành phố có diện tích 153,5 ha;địa hình đa dạng bao quanh là đồi núi, ven biển và cả hải đảo

Với vị trí địa lý như vậy Thành Phố Hạ Long nói chung, phường Yết Kiêunói riêng có nhiều điều kiện phát triển kinh tế giúp cho việc hình thành quỹ đền

ơn đáp nghĩa, có nhiều cơ quan, doanh nghiệp tài trợ, ủng hộ cho việc thực hiệnchính sách an sinh

Điều kiện kinh tế - văn hóa - xã hội.`

Điều kiện kinh tế:

Năm 2013 thành phố Quảng Ninh được Nhà nước ký Quyết định là Đô ThịLoại 1 Sau hơn 3 năm được công nhận, thành phố Hạ Long đã có những bước

hơn 20.445 tỷ đồng, thu nhập bình quân đầu người năm 2015 đạt 3.918USD/người, bằng 2,96 lần so với cả nước; tỉ lệ lao động phi nông nghiệp đạt95,82% Điều này cũng có tác động rất lớn đến cuộc sống của người dânPhường Yết Kiêu và người dân toàn thành phố.

Phường Yết Kiêu cũng hoạt động kinh tế trong lĩnh vực du lịch, buôn bán,với lợi thế cách Cửa khẩu không xa, và có quốc lộ 18A chạy qua tạo thành chiềudài của Thành phố, có cảng biển thuận tiện cho việc giao thương, buôn bán hànghóa, các loại hải sản… tăng thu nhập cho người dân Đây chính là những điềukiện thuận lợi cho gia đình các chính sách trong Phường có thể phát triển kinhtế

Tài nguyên thiên nhiên:

Tài nguyên khoáng sản: Đối với địa bàn thành phố Hạ Long bao gồm chủyếu là than đá và nguyên vật liệu xây dựng Tổng trữ lượng than đá đã thăm dòđược đến thời điểm này là trên 530 triệu tấn, nằm ở phía bắc và đông bắc Thànhphố nằm rải rác trên địa bàn các phường của thành phố trong đó có phường YếtKiêu, và Hà Khánh, Hà Lầm

Bên cạnh đó là trữ lượng sét phục vụ làm nguyên liệu sản xuất vật liệu xâydựng tại vùng, theo đánh giá triển vọng trữ lượng hiện có khoảng trên 39 triệutấn Ngoài ra là đá vôi phục vụ làm nguyên liệu xi măng và vật liệu xây dựng,cũng tập trung tại phường Yết Kiêu, Hà Phong và khu vực Đại Yên, theo đánhgiá trữ lượng hiện còn khoảng trên 15 triệu tấn có thể khai thác được

Tài nguyên rừng: Tổng diện tích đất rừng là 5.862,08ha Tỷ lệ che phủ củarừng đạt: 21,58 % Trong đó rừng trồng 5.445,69ha và rừng tự nhiên 416,39ha.Phường Yết Kiêu

Tài nguyên biển: Có vịnh Hạ Long 2 lần được công nhận là Di sản thiênnhiên thế giới và là một trong bẩy kỳ quan thiên nhiên mới của thế giới với tổngdiện tích 1.553 km2 bao gồm 1969 hòn đảo lớn nhỏ, trong đó 989 đảo có tên và

980 đảo chưa có tên Vùng Di sản được Thế giới công nhận có diện tích 434

tây), hồ Ba Hầm (phía nam) và đảo Cống Tây (phía đông) Với nhiều hang độngđẹp và huyền ảo như hang Bồ Nâu, Trinh Nữ, Sửng Sốt, Đầu Gỗ, Thiên Cung,Tam Cung, Mê Cung đã đưa danh tiếng của vịnh Hạ Long là một trong nhữngđiểm du lịch nổi tiếng trên toàn thế giới…

Bên cạnh đó, vùng biển Hạ Long cũng rất phong phú về các loại động vật vàthực vật dưới nước Theo nghiên cứu có 950 loài cá, 500 loài động vật thân mềm

và 400 loài giáp xác, trong đó có nhiều loài hải sản có giá trị kinh tế cao như cáthu, cá nhụ, cá song, cá hồi, cá tráp, cá chim và tôm, cua, mực, ngọc trai, bàongư, sò huyết… 117 loài san hô thuộc 40 họ, 12 nhóm

Khách du lịch đến với thành phố Hạ Long thường ở và đi chơi rải rác xungquanh thành phố và thường di chuyển sang địa bàn phường Yết Kiêu phía bênkia Cầu Bãi Cháy để đi chợ mua sắm đồ

- Tài nguyên nước: Ngoài vịnh Hạ Long bao quanh thành phố, Phường YếtKiêu còn có hồ điều hòa tạo cảnh quan và chăm sóc bầu không khí trong lànhcủa người dân

Phường Yết Kiêu là phường trung tâm thành phố nên một phần nào đókhông thể tách rời các hoạt động văn hóa – kinh tế - xã hội của thành phố Trongnhững năm gần đây, kinh tế của phường phát triển tương đối ổn định, tăng đều ởmức 18,5%/năm Cơ cấu kinh tế có sự thay đổi rõ rệt theo hướng tăng tỷ trọngcông nghiệp, thương nghiệp, dịch vụ Thu hút đầu tư trên địa bàn tăng mạnh.Hiện nay, phường đang cùng thành phố tập trung triển khai các dự án trọngđiểm bao gồm: dự án làm đường 337, dụ án làm đường senco 5, khu vui chơigiải trí Hạ Long view

Văn hóa xã hội:

Trên toàn phường Yết Kiêu có 2463 hộ dân với 9779 nhân khẩu,trên 1,3triệu người;

Toàn Phường được chia làm 6 khu phố và 52 tổ dân Có 4 dân tộc anh emcùng sinh sống, đa số là dân tộc Kinh, chiếm 1 số lượng rất it là dân tộc Mường,

Tỷ lệ hộ nghèo và cận nghèo ở mức thấp: chỉ ở mức xấp xỉ 0,4 %

Hai tôn giáo chủ đạo là đạo Phật và Công giáo Thành phố có 2 ngôi chùanổi tiếng là chùa Long Tiên phường Hồng Gai và chùa Lôi Âm, phường ĐạiYên, 2 đền thờ là đền Trần Quốc Nghiễn phường Hồng Gai, đền Cái Lân,phường Bãi Cháy và 1 nhà thờ giáo xứ Hòn Gai tại phường Bạch Đằng là nhữngnét đẹp tâm linh trong cuộc sống hàng ngày mà tất cả người dân thành phố nóichung và người dân phường Yết Kiêu nói riêng luôn hướng đến

Khai thác tiềm năng thế mạnh, bằng sự nỗ lực vượt bậc điều kiện và mứcsống của nhân dân trong phường ngày một được nâng, bước đầu tạo diện mạomới về kinh tế - xã hội, đưa phường Yết Kiêu trở thành 1 trong những Phườngphát triển nhất thành phố Hạ Long trong quá trình phát triển du lịch và hội nhậpkinh tế khu vực, quốc tế

Điều kiện kinh tế, xã hội của Phường nói chung và thành phố Hạ Long nóiriêng, góp phần nâng cao các chính sách trợ giúp, xây dựng quỹ “đền ơn đápnghĩa”, “tặng sổ tiết kiệm tình nghĩa”

2.1.2 Sơ lược, lịch sử hình thành và phát triển của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Yết Kiêu

Uỷ Ban Nhân Dân phường Yết Kiêu được thành lập năm 1981 Dưới sự chỉđạo của Uỷ ban thành phố và Tỉnh Uỷ Quảng Ninh

Ngay từ khi thành lập, UBND phường đã có nhiều đóng góp trong côngcuộc phát triển thành phố Thực hiện kế hoạch nhiệm vụ chính trị được giao, vàngày một phát triển theo nguyên tắc tập trung dân chủ

Đi liền với sự phát triển, đổi thay của thành phố, phường Yết Kiêu cũng cónhững khó khăn, thách thức nhưng lãnh đạo phường đã không ngừng cố gắng,đoàn kết, củng cố, cải thiện để phát triển bền vững như hiện nay, góp phần đưachính sách, chương trình và những ưu đãi của Nhà nước đến với người dân.Đồng thời giúp người dân phản ánh với cơ quan cấp trên những điều chưa hợp

lý để không bỏ sót đối tượng được hưởng chính sách nhằm đảm bảo một nền

Năm 2011, Uỷ Ban Phường vinh dự đạt danh hiệu tập thể lao động xuất sắccủa Tỉnh trao tặng Hàng năm UBND phường luôn đạt các thành tích trong côngtác tuyên truyền, vận động người dân tham gia, đóng góp các ý kiến, xây dựngchính sách chung của toàn thành phố Năm 2016, Uỷ Ban phường chuyển từ khu

3 lên khu 4 cơ sở hạ tầng ngày một khang trang, và thoáng đẹp hơn trước

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và hệ thống tổ chức bộ máy Uỷ Ban Nhân Dân Phường Yết Kiêu

2.1.3.1.Chức năng - Nhiệm vụ

Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại cácđiều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật tổ chức HĐND & UBND và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

 Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về việcbảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội và quy hoạch

đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữgìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường,trật tự công cộng vàcảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;

 Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phườngtheo quy định của pháp luật;

 Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phâncấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuậttheo quy định của pháp luật;

 Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường;lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không cógiấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩmquyền xem xét, quyết định

 Trong công tác trợ giúp các đối tượng người có công, Uỷ Ban Nhân DânPhường tổng hợp danh sách, thống kê, số lượng người có công theo quy định;thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định;

thương bệnh binh, gia đình liệt sỹ và người có công; quản lý, sử dụng “Quỹ đền

ơn đáp nghĩa” của tỉnh;

 Thực hiện các nhiệm vụ khác phòng lao động thương binh xã hội thànhphố phân công

 Uỷ Ban Nhân Dân phường Yết Kiêu

Lãnh đạo Phường gồm có:01 Chủ tịch UBND Phường, 01 phó Chủ tịchUBND phường và 01 Chủ tịch HĐND phường ( Bí Thư chi Bộ), 01 phó Chủtịch HĐND hỗ trợ tham mưu

Các đơn vị đoàn thể hỗ trợ các hoạt động công tác Phường :

(1) Chi Bộ Đảng

(2) UBMT TQ Phường;

(3) Hội Cựu Chiến Binh phường;

(4) Hội Liên hiệp phụ nữ;

(5) Đoàn Thanh Niên;

(6) Các cán bộ phụ trách một cửa;

(7) Các cán bộ phụ trách chuyên môn

 Sơ đồ tổ chức bộ máy:

Đảng Uỷ

Đảng ủy Hội đồng nhân dân nhân dânUỷ ban Mặt trận tổ quốc Đoàn thể

Bí thư chi bộ (chủ tịch HĐND)

Các thành viên

Hội liên hiệp phụ nữ

Cựu chiến binh

Người cao tuổi

Địa

chính phápTư toánKế TBXH

Văn phòng Công

an

VHT T

Môi trường

Với bộ máy tổ chức như trên Ủy ban nhân phường Yết Kiêugồm 6 cấp,

Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước hội đồng Nhân dân Phường là chủtịch HĐND, chủ tịch UBND, và hiện lãnh đạo các đoàn thể Bên dưới là cáccấp phó hỗ trợ, chịu trách nhiệm tham gia vào các công việc chung của UBNDphường, tham gia đôn đốc, giáp sát … Bên dưới nữa là các bộ phận ủy viên vàsau cùng là các các bộ chuyên viên, chuyên trách các lĩnh vực hỗ trợ, làm việctrực tiếp với người dân Ngoài ra tham gia vào các hoạt động chung của ủy banphường không thể không kể đến các đoàn thể, các hội như: Đoàn thanh niên,Hội cựu chiến binh, hội phụ nữ….

Tại Phường hiện nay có 15 cán bộ, công chức viên chức trong đó có 6 nam

và 9 nữ có trình độ chuyên mônnghiệp vụ như sau:

+ Đại học: 8 người

+ Cao đẳng: 6 người

+ Trung cấp: 01 người (người đang theo học đại học tại chức )

Bảng 2.1 Bảng Danh sách cán bộ công chức phường Yết Kiêu.

Trình độ Chức Vụ Chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn

Thâm niên

1 Nguyễn

Thành Đức

Nam 1964 Cử nhân

ĐH kinh tế; Tại chức nhân lực Cao đẳng lao động

xã hội

Phó Bí Thư Đảng Uỷ - Chủ tịch UBND Phường

Lãnh đạo vàđiều hành côngviệc của Ủyban, chịu tráchnhiệm trướcpháp luật,trước Ủy bannhân dân cấptrên và Đảng

ủy phường vềviệc thực hiện

20năm

Phó chủ tịch UBND

Thành viênban lãnh đạo,

hỗ trợ giảiquyết các côngviệc khi chủtịch vắng mặt

14năm

3 Trần Hồng

Quang

Nam 1960

Cử nhân Bách Khoa; Tạichức Công Đoàn

Bí thư Đảng

Ủy - Chủ tịch HĐND

Thành viênban lãnh đạo

Đôn đốc Kiểmtra giám sát

Tham mưu cốvấn toàn bộcác hoạt độngcông việc củaPhường

12năm

4 Nguyễn Thị

Thắm

Nữ 1980 Đại học

Nông Nghiệp

Đảng Uỷ viênkiêm phó ChủTịch HĐND

Thành viênban lãnh đạo :Tiếp nhận,xem xét, yêucầu giải quyết

Đôn đốc, kiểmtra

Giai quyếtcông việc hộtịch, chứng

6 năm

6 Đỗ Thị Minh

Châu

Nữ 1987 Cử nhân

Luật Quốc gia

Cán bộ Tư Pháp

Cán bộ địa chính

chứng nhậnquyền sử dụngđất các thủ tụclien quan đếnđất đai

Nguyên MÔI Trường

Cán bộ địa chính

chứng nhậnquyền sử dụngđất các thủ tụclien quan đếnđất đai Giaiphóng mặtbằng

10năm

Tổng hợp báocáo, quản lýnội vụ ủy ban

3 năm

11 Vũ Thị Lệ Nữ 1985 ĐH Nông

Nghiệp,

Cử nhân công nghệ

Cán bộ TBXH

LĐTBXH –Các chính sáchđối tượng lienquan

7 năm

Tại chức Công tác

Phụ trách cácvấn đề môitrường

>3năm

CHT Quân sự,

an ninh

13năm

14 Phan Thị

Hiền

Nữ 1982 CĐ lao

động xã hội

Cán bộ văn hóa thông tin

Quản lý côngtác văn hóa,thể dục thểthao

10năm

Đoàn thể

3năm

(Nguồn UBND phường Yết Kiêu năm 2017 )

Nhận xét :

- Trình độ chuyên môn: Trình độ Đại học 100%, Uỷ Ban có cán bộ làm việc

lâu năm đã có kinh nghiệm Đặc biệt đội ngũ cán bộ đang được cân bằng trong

sự tương trợ giữa cán bộ lâu năm và trẻ hóa, có trình độ nên việc tiếp thu và giảiquyết công việc rất nhanh và hiệu quả Các cán bộ thường xuyên được tập huấnnghiệp vụ nên thành thạo trong triển khai các công tác nghiệp vụ, đặc biệt làcông tác trợ giúp người có công Đa số cán bộ công chức được đào tạo đúngngành nghề, có chuyên môn phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban Đâycũng là một yếu tố ảnh hưởng tích cực tới kết quả hoạt động của Uỷ ban

- Tuổi đời: Tuổi đời trung bình chung của cán bộ phòng là 37,2 tuổi nhìnchung độ tuổi này là khá cao Chính vì vậy các cán bộ có thâm niên trong côngtác, có nhiều kinh nghiệm trong công việc, chắc nghiệp vụ, tâm huyết với nghề

song rất nhiệt tình và năng động, thành thạo công nghệ thông tin, điều này rấtthuận lợi cho công việc.

- Thâm niên: Nhìn chung, thâm niên của cán bộ khá cao, trung bình trên 12năm, thậm chí có cán bộ có thâm niên gần 20 năm nên có nhiều kinh nghiệmtrong giải quyết công việc chuyên môn

- Giới tính: Tỉ lệ nam nữ trong phòng có sự chênh lệch không nhiều : 6 nam

và 9 nữ, tuy nhiên điều này không ảnh hưởng tới chất lượng công việcủy ban.Các cán bộ của có tinh thần trách nhiệm cao đi liền với cái tâm, luôn cốgắng giải quyết công việc một cách nhanh chóng và kịp thời với từng đối tượng,lĩnh vực phụ trách Với lĩnh vực người có công, cán bộ không chỉ làm việc vớikiến thức mà còn với tấm long biết ơn bởi đây là lĩnh vực được Nhà nước đặcbiệt quan tâm góp phần tri ân đến các thế hệ cha ông đã quên mình cho Đấtnước

Ở thời điểm hiện tại với số lượng là 01 cán bộ phụ trách Thương Binh xãhội Uỷ ban vẫn có thể đảm nhận và hoàn thành công việc một cách hiệu quả,song với khối lượng đối tượng NCC tương đối nhiều, Uỷ ban cần có thêm 1 cánbộhỗ trợ phụ trách các mảng trợ giúp khác như: trợ giúp thường xuyên, độtxuất, xóa đói giảm nghèo, … để giảm bớt gánh nặng công việc cho cán bộTBXH hiện tại

2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội

2.2.1 Chính sách bảo trợ xã hội tại địa phương

Những năm qua, công tác bảo trợ xã hội (BTXH) đã được tỉnh quan tâm,nhất là đối tượng người cao tuổi, người khuyết tật (NKT), góp phần đảm bảo ansinh xã hội Bên cạnh các chính sách chung của T.Ư, Quảng Ninh đã quan tâm,huy động nguồn lực để nâng mức trợ cấp của tỉnh cao hơn 1,7 lần so với quyđịnh của T.Ư và tiếp tục mở rộng đối tượng thụ hưởng

Hình 2.2.: Các đối tượng tại trung tâm Bảo trợ xã hội Tỉnh Quảng Ninh

Từ những chính sách riêng của tỉnh:

Theo báo cáo của Sở LĐ-TB&XH, toàn tỉnh hiện có trên 32.700 đốitượng BTXH Ngay khi Chính phủ ban hành Nghị định số 136/NĐ-CP quy địnhchính sách trợ giúp xã hội đối với đối tượng BTXH, Sở LĐ-TB&XH đã chủđộng phối hợp với một số sở, ngành liên quan tham mưu cho UBND tỉnh banhành Quyết định số 1899/QĐ-UBND quy định mức trợ giúp đối tượng BTXH

và mức chi cho công tác quản lý thực hiện chính sách BTXH trên địa bàn tỉnh

Từ năm 2010 đến nay, ngoài việc thực hiện tốt các chính sách quy địnhcủa T.Ư, Quảng Ninh đã chủ động xây dựng chính sách địa phương phù hợp vớitình hình thực tiễn, điều kiện kinh tế - xã hội nhằm giải quyết tốt nhất chính sách

tháng cho đối tượng BTXH từ 180.000 đồng lên 300.000 đồng, gấp hơn 1,7 lần

so với mức trợ giúp xã hội tại cộng đồng do Chính phủ quy định Hiện trungbình một năm, mức kinh phí thực hiện chi trả cho công tác trợ cấp xã hội hằngtháng của tỉnh là trên 150 tỷ đồng Năm 2016, mức chi an sinh xã hội của tỉnhước đạt trên 1.100 tỷ đồng, tăng 10% so với cùng kỳ năm 2015

Bên cạnh đó, Sở LĐ-TB&XH cũng đã tham mưu cho UBND tỉnh banhành quyết định về việc hỗ trợ chi phí phẫu thuật chỉnh hình, phục hồi chứcnăng lao động cho NKT hệ vận động trên địa bàn tỉnh Với chính sách này, NKT

hệ vận động được khám sàng lọc miễn phí, được chỉ định phẫu thuật chỉnh hình

và phục hồi chức năng; được hỗ trợ viện phí và các dịch vụ y tế, hỗ trợ tiền ăn,

đi lại khi đi điều trị; được trang cấp dụng cụ chỉnh hình như chân, tay giả, nạng,nẹp hỗ trợ cho vận động cá nhân NKT Việc tổ chức khám sàng lọc và đưa đốitượng đi phẫu thuật được thực hiện chu đáo, an toàn và được đối tượng yên tâm,tin tưởng Riêng trong năm 2016, toàn tỉnh đã phối hợp khám sàng lọc cho 108đối tượng NKT hệ vận động, chỉ định phẫu thuật 56 trường hợp; tổ chức chươngtrình “Nối vòng tay nhân ái vì NKT” và đã có 41 đơn vị, cá nhân tham gia ủng

hộ số tiền gần 2,1 tỷ đồng

Trong những năm qua, các hoạt động trợ giúp đối tượng yếu thế tại cộng đồngcũng được ngành LĐ-TB&XH, các địa phương, tổ chức, đoàn thể dành nhiều sựquan tâm Ngành LĐ-TB&XH và các địa phương phối hợp triển khai các dịch

vụ chăm sóc khẩn cấp, chăm sóc dài hạn, hỗ trợ đối tượng, hỗ trợ sinh kế, đốivới các đối tượng yếu thế tại cộng đồng Đồng thời duy trì các hoạt động trợgiúp thường xuyên, đột xuất cho trẻ có hoàn cảnh đặc biệt, NKT theo quy định

Năm 2016, Trung tâm Công tác xã hội (Sở LĐ-TB&XH) đã tư vấn trựctiếp cho 46 đối tượng yếu thế tại Trung tâm, 55 trường hợp tư vấn tại cộng đồng

và trên 1.300 cuộc tư vấn qua tổng đài 18001769 Đồng thời thực hiện nhiều môhình, như: Mô hình thí điểm cá nhân và gia đình nhận nuôi có thời hạn trẻ em cóhoàn cảnh đặc biệt với 75 gia đình tham gia; mô hình hỗ trợ dạy nghề gắn tạo