BÁO CÁO KHÓA LUẬN TỐT NGHỆP VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN BẰNG PHẦN MỀM CHÍNH QUYỀN ĐIỆN TỬ tại UBND cấp PHƯỜNG

Báo cáo khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng đề tài về NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN BẰNG PHẦN MỀM CHÍNH QUYỀN ĐIỆN TỬ tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp phường.Cung cấp cho các AnhChị những bản báo cáo khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập cơ sở, báo cáo thực tập chuyên ngành... chất lượng, đã được Hội đồng chấm thi đánh giá cao.

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên tôi xin được trân trọng gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệutrường đại học công nghệ thông tin và truyền thông, cùng các thầy cô trongsuốt thời gian học đã truyền đạt cho tôi những kiến thức cơ bản, đồng thờihướng dẫn tận tình cho tôi trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp

Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô giáo Ths Đàm ThịPhương Thảo và thầy giáo Ths Mai Ngọc Anh đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫntôi hoàn thành tốt khóa luận

Trong thời gian thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân phường ViệtHưng, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh, được sự chỉ bảo, giúp đỡ tậntình của Lãnh đạo và công chức Văn phòng - Thống kê Ủy ban nhân dân, tôi

đã có cơ hội vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc, từngbước làm quen với môi trường hành chính, bổ sung thêm những kiến thứcmới và bước đầu hình thành những kỹ năng làm việc trong môi trường công

sở, kiến thức chuyên môn về quản lý hành chính nhà nước

Trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân phường Việt Hưng, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh đãtạo điều kiện cho tôi thực tập tại đây Qua thực tế tôi đã rút ra rất nhiều kinhnghiệm thực tế mà khi ngồi trên ghế nhà trường tôi chưa nắm bắt được

Trong quá trình thực tập và làm khóa luận, do còn thiếu nhiều kinhnghiệm thực tế nên không tránh khỏi những sai sót Tôi mong nhận được sựchỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để tôi có điều kiện bổ sung, nângcao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực tập

Nguyễn Trọng Huy

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sựhướng dẫn của cô giáo Ths Đàm Thị Phương Thảo và thầy giáo Ths Mai NgọcAnh Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưacông bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Những số liệu trong các bảng biểuphục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ cácnguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.Nếu phát hiện có bất

kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dungkhóaluận củamình tôi xin hoàn

toàn chịu trách nhiệm về đề tài của mình

Người cam đoan

Nguyễn Trọng Huy

[2] Hình 2.2.Quy trình giải quyết văn bản đến.

[3] Hình 2.3.Quy trình giải quyết văn bản đi

[4] Hình 3.1 Giao diện đăng nhập của chương trình quản lý văn bản

[5] Hình 3.2 Cửa sổ giao diện chương trình quản lý văn bản

[6] Hình 3.3 Quy trình xử lý văn bản [7] Hình 3.4 Cửa sổ giao diện chương trình quản lý văn bản đến

[8] Hình 3.5 Cửa sổ giao diện chương trình quản lý văn bản liên thông

[9] Hình 3.6 Cửa sổ giao diện chương trình tìm kiếm văn bản

[10] Hình 3.7 Cửa sổ giao diện chương trình theo dõi văn bản đến

[11] Hình 3.8 Cửa sổ giao diện chương trình nhập văn bản đi

[12] Hình 3.9 Cửa sổ giao diện chương trình phát hành văn bản đi

[13] Hình 3.10 Cửa sổ giao diện chương trình quản lý văn bản dự thảo

[14] Hình 3.11 Cửa sổ giao diện chương trình quản lý văn bản nội bộ

[15] Hình 3.12 cửa sổ giao diện chương trình kiếm văn bản nội bộ

[16] Hình 3.13 cửa sổ giao diện chương trình giao việc

[17] Hình 3.14 Danh sách công việc

[18] Hình 3.15 Cửa sổ giao diện Xử lý công việc

[19] Hình 3.16 Cửa sổ giao diện chương trình thẩm định công việc

[20 Hình 3.17 Cửa sổ giao diện chương trình báo cáo văn bản

[21] Hình 3.18 Cửa sổ giao diện chương trình báo cáo giao việc

[22] Hình 3.19 Cửa sổ giao diện chương trình quản lý báo cáo văn bản đến.[23] Hình 3.20 Cửa sổ giao diện chương trình thống kê văn bản nội bộ

[24] Hình 3.21 Cửa sổ giao diện chương trình quản lý hồ sơ công việc

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI MỞ ĐẦU vii

Chương 1 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1

1.1 Khái quát chung về quản lý văn bản 1

1.1.1 Khái niệm, chức năng văn bản 1

1.1.2 Phân loại văn bản 3

1.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản 4

1.2.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi 4

1.2.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 13

1.3 Giới thiệu về phần mềm chính quyền điện tử 22

Chương 2 23

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG VIỆT HƯNG - THÀNH PHỐ HẠ LONG - TỈNH QUẢNG NINH 23

2.1 Giới thiệu chung về UBND phường Việt Hưng 23

2.1.1 Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân phường 24

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND Phường Việt Hưng 24

2.1 3.Cơ cấu tổ chức của UBND phường Việt Hưng 26

2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND phường Việt Hưng 27

2.2.1 Công tác soạn thảo văn bản 27

2.2.2 Quy trình giải quyết văn bản đến 28

2.2.3 Quy trình giải quyết văn bản đi 31

2.2.4 Hiện trạng về công tác quản lý văn bản tại UBND phường 33

Chương 3 377

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁCQUẢN LÝ VĂN BẢN BẰNG PHẦN MỀM “CHÍNH QUYỀN ĐIỆN TỬ” TẠI UBND PHƯỜNG VIỆT HƯNG - THÀNH PHỐ HẠ LONG- TỈNH QUẢNG NINH 377

3.1 Đặt vấn đề 377

3.2 Mục tiêu của việc Ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản 377

3.3 Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản 377

3.4 Sử dụng phần mềm chính quyền điện tử 38

3.4.1 Giao diện chung của chương trình 38

3.4.2 Địa chỉ truy cập 38

3.4.3 Đối với quản lý “Văn bản Đến” 41

3.4.4 Quản lý văn bản đi 455

3.4.5 Nhóm chức năng văn bản nội bộ 49

3.4.6 Nhóm chức năng giao việc 51

3.4.7 Nhóm chức năng hồ sơ công việc 56

KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giảiquyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề ( trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã đượckiểm tra, tập hợp) hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giámsát các công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt cácmục tiêu quản lý Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng,những thông tin bí mật vềhoạt động của cơ quan, tổ chức Xuất phát từ nhữnglẽtrên có thể thấy được sự cần thiết của công tác quản lý văn bản trong hoạt

vii

động của cơ quan, tổ chức hành chính Nhà nước Trong tiến trình đẩy mạnh cảicách nền hành chính quốc gia, thiết lập các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụtối ưu hóa nhằm đưa nềnhành chínhnhà nước từng bước hiện đại; đảm bảo tínhhiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; Để tổ chức và thực hiện các vấn đề trên

sẽ có sự tham gia và hỗ trợ rất lớn của hệ thống các văn bản, đặc biệt là quản lý

Do đó, làm tốt công tác công tác quản lý văn bản cũng là tiền đề để đảm bảocho hoạt động quản lýdiễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lýhành chính nhà nước trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc cái cách hiện nay Thực tế cho thấy, hoạt động xây dựng và ban hành của các cơ quan nhànước ởđịa phương, trong đó ủy ban nhân dân cấp phường mang lại nhiều kết quảđáng kể, đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước ở địa phương trên mọi lĩnhvực của đời sống xã hội Tuy vậy trong hoạt độngxây dựng, ban hành và quản lývăn bản vẫn còn tồn tại nhiều bất cập trên nhiều phương diện Riêng đối vớihoạt động quản lý văn bản ( văn bản đến và văn bản đi) tại Ủy ban nhân dânphường Việt Hưng, bất cập vàhạn chếnhất chính là việc chưa ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản đến, đi, Mọi quy trình tiếp nhận,

xử lý và chuyển giao văn bản chủ yếu theo phương pháp thủ công là đăng ký vàquản lý trên sổ sách

Với mong muốn đóng góp một phần kiến thức và tâm huyết của mình gópphầnnâng cao, chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn bản tại bộ phận vănphòng Ủy ban nhân dân phường Việt Hưng, với những kiến thức được các thầy

cô truyền đạt trong quá trình học tập, qua thực tế công tác tại văn phòngUBNDphường, tôi đã nhận thức được vai tròquan trọng của công tác quản lývăn bản trong quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, nên tôi chọn đề tài

“Ứng dụng phần mềm chính quyền điện tử vàoquản lý văn bản tại ủy ban

nhân dân phường Việt Hưng- thành phố Hạ Long - tỉnh Quảng Ninh” làm đề

tài để viết báo cáo khóa luận tốt nghiệp của mình Cụ thể là việc ứng dụng phần

mềm quản lývăn bản trong công tác quản lý văn bản đến và văn bản đi tại vănphòng ủy ban nhân dân phường Việt Hưng Từng bước đưa hoạt độngcủa ủy ban

nhân dân phường ngày càng chính quy, hiện đại, với mục tiêu xây dựng chínhquyền cơ sở vững mạnh

Để có được bản báo cáo này ngoài sự nỗ lực và cố gắng của bản thân, tôicòn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của đồng nghiệp cơ quan nơi tôi đang côngtác cũng như nhà trường và các thầy cô giáo.Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chânthành tới các cán bộ công chức đang làm việc tại Ủy ban nhân dân phường ViệtHưng và các thầy cô giáo Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáohướngdẫn - thạc sỹ Mai Ngọc Anhđã chỉ bảo tận tình để tôi hoàn thành khóa luận tốtnghiệp này Mặcdù đã có nhiều cố gắng song do còn hạn chế về thời gian vàkiến thức nên không tránh khỏi những thiếu sót Tôi mong nhận được những ýkiến đóng góp quý báu của các thầy cô để giúp tôi hoàn thiện được bản báo cáonày và bổ sung kiến thức cho bản thân

2.Mục đích nghiên cứu:

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về công tác quản lý văn bản và từ kết quảkhảo sát thực tế về công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân phường ViệtHưng, từ đó đưa ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lývăn bảnnhằm khắc phục những hạn chế, nâng cao chất lượng hiệu quả công tácquản lý văn bản đến, đi tại văn phòng ủy ban nhân dân phường Việt Hưng

3.Đối tượng nghiên cứu:

- Thực trạng công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi và biện pháp ápdụng

công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại vănphòng Ủy ban nhân dân phường Việt Hưng

- Ứng dụng phần mềm để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản vào công tácquản lý văn bản đến và văn bản đi

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Để tìm hiểu và đánh giá về công tác quản lý văn bản tại văn phòng ủy bannhân dân phường Việt Hưng, báo cáo đã sử dụng 3 phương pháp nghiên cứu đólà:

- Vận dụng chính những kiến thức cùng với quan sát thực tế, đánh giá vàđưa ra giải pháp.

- Thu thập thông tin và tài liệu thực tế trong công tác quản lý văn bản tạiđơn vị, đánh giá hiệu quả căn cứ thực tiễn công việc

-Ứng dụng phần mềm để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản trong công tácquản lý văn bản đến, văn bản đi tại văn phòng Ủy ban nhân dân phường ViệtHưng

5 Bố cục đề tài:

Chương 1: Tổng quan về công tác quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dânphường Việt Hưng - thành phố Hạ Long - tỉnh Quảng Ninh

Chương 3: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại bằng phần mềmChínhquyền điện tử tại Ủy ban nhân dân phường Việt Hưng - thành phố HạLong - tỉnh Quảng Ninh

Chương 1.

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có vai trò quantrọng, văn bản vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình đó Văn bản làphương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức để cụthể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm

vi quản lý nhà nước Văn bản là công cụ điều hành không thể thiếu và là sảnphẩm tất yếu của hoạt động quản lý nhà nước

1.1 Khái quát chung về quản lý văn bản

Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình,các cơ quan phải ban hành văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân

có liên quan, đồng thời cũng nhận được văn bản do các cơ quan, đơn vị hoặc cánhân hữu quan gửi tới Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi được gọi là vănbản đi hay công văn đi Còn văn bản mà do các cơ quan hoặc cá nhân bên ngoàigửi tới được gọi là văn bản đến hay công văn đến Văn bản đi, đến chính là căn

cứ và bằng chứng để cơ quan giải quyết hoặc chỉ đạo và theo dõi thực hiện cácvấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình Mặt khác, không ít vănbản có nội dung chứa đựng các thông tin thuộc bí mật nhà nước hoặc bí mật cơquan Do đó cần được quản lý chặt chẽ Điều 10, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia

quy định: “Tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức nào phải được đăng ký và quản lý tại cơ quan, tổ chức đó”.

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành tronghoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

1.1.1 Khái niệm, chức năng văn bản.

1.1.1.1 Khái niệm văn bản

- Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loàingười Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc hiện được những khônggian cách biệt qua nhiều thế hệ Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn

được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản là sản phẩm của ngônngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh ( là lời nói) hoặcđược ghi lại dưới dang chữ viết Ngôn bản được ghi lại dưới dang chữ viết chính

là văn bản

Như vậy: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt lại thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định Với cách hiểu như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được bằng ký hiệu ngôn ngữ.

Văn bản quản lý nhà nước (QLNN) là những quyết định và thông tin quản

lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theothẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thihành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lýnội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức công dân

1.1.1.2 Chức năng của văn bản.

Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đờisống xã hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chứcnăng cụ thể khác nhau Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủyếu sau đây:

- Chức năng thông tin: Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả

văn

bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiệnchuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điềuhành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức Thông tin dạng này được gọi là thông tinvăn bản Trên thực tế, giá trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúngchuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ chức có thể hoạt động đúng hướng, đúngchức năng có hiệu quả

- Chức năng pháp lý: của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặtsau:

+ Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp

+ Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hànhcông việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước.

- Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận cácquan hệ pháp luật trong hoạt động quản lý

- Việc nắm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng.Muốn cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bảnquản lý nhà nước phải đúng quy định về hình thức, thể thức, thẩm quyền, trình

tự và thủ tục theo luật định

- Chức năng quản lý:Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở

quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc củamình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành

Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề

ra các quy định mới đúng pháp luật Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyếtđịnh của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyềnđạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định chohoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức kháctrong bộ máy nhà nước nói chung

Nói cách khác văn bản là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý.Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nước, xây dựng văn bản là đểquản lý, để điều hành công việc đúng pháp luật, có hiệu quả

Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn cómột số chức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bảnnói chung

1.1.2 Phân loại văn bản

Hệ thống văn bản QLNN gồm nhiều loại, do nhiều chủ thể khác nhau banhành, mỗi loại có những tính chất đặc thù riêng Để nâng cao chất lượng, hiệuquả tác động của chúng cũng như tạo điều kiện cho công tác nghiên cứu, soạnthảo, bên cạnh việc phải xtôi xét chúng một cách toàn diện, biện chứng trongmột hệ thống cần phải phân chia hệ thống phức tạp này thành những nhóm nhỏ

Với mục đích giúp cho người soạn thảo trong khi tiến hành công việcsoạn thảo xác định được mục tiêu biên soạn và sử dụng văn bản phù hợp, việcphân loại ở đây dựa theo tiêu chí hiệu lực pháp lý và tên loại Theo cách này vănbản QLNN được phân làm bốn loại chính: Văn bản QPPL, văn bản cá biệt, vănbản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn - kỹ thuật (Nghị định110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư gọi làvăn bản chuyên ngành)

1.2.Nghiệp vụ quản lý văn bản

1.2.1.Nghiệp vụ quản lý văn bản đi.

1.2.1.1 Đăng ký văn bản đi

Trình văn bản đi

Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên amhiểu về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị và soạn thảo Sau khi văn bản đãđược soạn và in ấn xong thì phải trình lên cho Thủ trưởng hoặc người được thủtrưởng uỷ quyền ký trước khi ban hành

Trình ký văn bản thường gặp hai trường hợp sau:

- Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp

thì chỉ cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký làđủ

- Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp (ví dụ các

văn bản quy phạm dưới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn, ), khi trình cho thủtrưởng ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ

sơ trình ký để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết

Khi trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng hoặc phònghành chính, hoặc cũng có thể do các chuyên viên, các bộ phận chuyên môn thựchiện nhưng nhất thiết phải thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện choviệc theo dõi, kiểm tra, quản lý

Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng

Xem xét thể thức của văn bản

Công việc này được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện.Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xtôi xét, giảiquyết.

Nhiệm vụ cụ thể ở đây là soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức vănbản theo quy định hiện hành Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiếtphải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan

- Ghi số và ngày tháng văn bản

Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc khôngloại trừ bất kỳ văn bản nào Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày thángnhất định

Cơ quan ban hành văn bản

- Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 ngày 01tháng 01

đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a

Khoản1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,được đăng ký như sau: Các loại văn bản:

- Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn đượcđăng ký vào một số và một hệ thống số

- Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký một số vào hệ thống sốriêng

-Văn bản mật đi được đăng ký bằng một hệ thống số riêng

+ Ghi ngày tháng văn bản

- Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vàocác phương tiện đăng ký (Sổ đăng ký văn bản, phần mềm quản lý văn bản).Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong các phương tiện đăng kýphải thống nhất và phải được ghi rõ ràng, chính xác

- Đối với những cơ quan lớn (như các Bộ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, Thànhphố trực thuộc Trung ương, ) do số lượng văn bản hình thành nhiều thì các vănbản quy phạm pháp luật (như Thông tư, nghị quyết, chỉ thị, quyết định, ) đượcghi một hệ thống số riêng và các văn bản thông thường được ghi số riêng để tiệncho việc tra tìm về sau

- Ngày tháng năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngàytháng năm dùng chữ số Ả rập; đối với số của văn bản từ số 1 đến 9, ngày 1 đếnngày 9 và tháng 1, tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thểxảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12

Đóng dấu văn bản đi

- Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý củavăn bản và vị trí của cơ quan ban hành văn bản

- Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản đã có chữ ký hợp lệ,tức là chữ ký của thủ trưởng cơ quan hoặc người được thủ trưởng cơ quan uỷquyền ký Tuyệt đối không được đóng dấu vào văn bản có chưa có chữ ký củalãnh đạo hoặc giấy trắng (đóng dấu khống chỉ)

- Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực dấu theo quy địnhcủa Nhà nước

- Dấu chỉ được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái

- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

- Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụckèm theo: Dấu được đóng vào khoảng mép phải của văn bản hoặc phụ lục vănbản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 5 trang

- Trong một số trường hợp cụ thể như các bản đề án, chương trình, kế

thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng

ở góc trái phía trên văn bản (Đóng dấu cheo)

Đăng ký văn bản đi

- Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần

thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và tríchyếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ

sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản

- Mục đích, ý nghĩa của việc đăng ký văn bản đi:

Việc đăng ký văn bản đi hay văn bản đến của cơ quan, tổ chức đều nhằmmột số những mục đích cơ bản sau:

+ Đăng ký văn bản thuận tiện cho việc quản lý và bảo quản văn bản: Nếu

văn bản được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính, cán bộ văn thư sẽ dễ dàng nắmđược thành phần nội dung và số lượng văn bản do cơ quan gửi đi và nhận được,tránh được tình trạng hỗn loạn, thất lạc và mất mát

+ Tra tìm văn bản được thuận tiện Sổ đăng ký văn bản là công cụ để tra

tìm văn bản, kiểm tra việc tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết văn bản Chẳnghạn khi cần kiểm tra xem một văn bản nào đó của cơ quan ban hành đã được gửi

đi hay chưa, gửi ngày nào hoặc một văn bản nào đó mà cơ quan nhận được đãchuyển giao cho đơn vị hay người nào giải quyết, đều có thể tra tìm ở sổ đăng

ký hoặc trên máy vi tính qua các cột mục: số ký hiệu, ngày tháng, tác giả, tríchyếu nội dung văn bản, nơi nhận, nơi lưu văn bản,…

+ Tạo thuận lợi cho việc thống kê văn bản: Qua sổ đăng ký thống kê văn

bản, có thể giúp cán bộ văn thư và thủ trưởng cơ quan được cụ thể số lượng vănbản do cơ quan ban hành và các nơi gửi tới Ví dụ: Có thể thông qua sổ đăng kývăn bản đi để thống kê xtôi số lượng văn bản của cơ quan gửi ra ngoài trong mộtnăm là bao nhiêu; trong đó gửi cho cấp trên là bao nhiêu, gửi cho cấp dưới làbao nhiêu?

+ Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản: Sổ đăng ký văn

bản còn giúp cán bộ văn thư và thủ trưởng cơ quan trong việc theo dõi, đôn đốc

và kiểm tra việc giải quyết văn bản của các đơn vị, ngăn ngừa được tình trạnggiải quyết văn bản chậm trễ, không kịp thời; kiểm tra được việc lập hồ sơ và nộplưu tài liệu có được đầy đủ và hoàn chỉnh hay không

- Phương pháp đăng ký văn bản đi

- Văn bản đi (và văn bản đến) đều có thể đăng ký bằng 02 phương pháp:

- Đăng ký bằng sổ (phương pháp thủ công)

- Đăng ký bằng máy vi tính (ứng dụng công nghệ thông tin)

- Căn cứ lập sổ đăng ký văn bản đi

Đối với văn bản đi, việc lập sổ đăng ký tuỳ thuộc vào tính chất và sốlượng văn bản do cơ quan ban hành

- Ở những cơ quan có số lượng văn bản ban hành hàng năm hoặc trongmột nhiệm kỳ (các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội,…) không nhiều,chỉ cần lập 02 sổ:

+ Một sổ đăng ký chung cho các văn bản hành chính thông thường và vănbản quy phạm pháp luật (nếu có)

+ Sổ đăng ký văn bản mật

- Ở những cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật

và số lượng văn bản lớn, có thể lập thành 3 sổ:

- Sổ đăng ký văn bản đi thường

- Sổ đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật

- Sổ đăng ký văn bản mật

- Cấu tạo của sổ đăng ký văn bản đi

Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm.Trong đó, Bìa và Trang đầu của sổ đăng ký văn bản đi được trình bày theo minhhoạ tại hình vẽ như sau:

- Bìa sổ đăng ký văn bản đi:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong sổ;

(6): Số thứ tự của quyển sổ

- Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền

và đóng dấu trước khi sử dụng Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảnggiấy trống giữa Từ số … đến số … và Quyển số

- Nội dung phần đăng ký văn bản đi bên trong:

+ Sổ đăng ký vẳn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x297mm) gồm 08 cột theo mẫu cụ thể như sau:

Số, ký

hiệu

văn bản

Ngàythángvăn bản

Tên loại vàtrích yếunội dungvăn bản

Ngườiký

Nơinhậnvăn bản

Đơn vị,ngườinhận bảnlưu

Sốlượngbản

Ghichú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm theoThông tư 07/2012/TT-BNV

+ Cách ghi sổ đăng ký văn bản đến:

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 vàtháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bảnnhư được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)

b Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi có thể được chuyển qua các con đường khác nhau như:

* Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội

bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thìphải lập Sổ chuyển giao riêng Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổchuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi" Phần

đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 theochiều dọc hoặc theo chiều ngang bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

Ngày

chuyển

Số, ký hiệuvăn bản

Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi

chú

Mẫu sổ chuyển giao văn bản theo phụ lục kèm theoThông tư 07/2012/TT-BNV

Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới

10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 3: Nơi nhận văn bản Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trongtrường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức; Ghi tên các cơquan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giaovăn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác

Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít

và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng

ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bảnlưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

* Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chứcchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổchuyển giao văn bản đi

- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

* Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vàosổ

* Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển chonơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

1.2.1.3 Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi được thực hiện gồm 02 nội dung cơ bản sau:

a Lưu văn bản đi

- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưutrong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăngký

- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộcthiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xácnội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơquan, tổ chức Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo mẫu sau:+ Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn Bìa và trang đầu của sổ được trìnhbày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác têngọi là “Sổ sử dụng bản lưu”

Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3, gồm

09 cột

b Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, kịp thời pháthiện những trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc Đặc biệt đối với những văn bảnquan trọng có thể kiểm tra thông qua phiếu gửi hoặc gọi điện thoại hỏi trực tiếp

cơ quan nhận Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi được thực hiện cụ thể nhưsau:

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thìphải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chúvào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người cótrách nhiệm xtôi xét, giải quyết

1.2.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làmviệc Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểmtra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơigửi trước khi nhận và ký nhận

Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹnhoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì vănbản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụtiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cầnthiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Vănthư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu pháthiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có tráchnhiệm xtôi xét, giải quyết

- Phân loại, bóc bì văn bản đến

* Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật

hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Vănthư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu làvăn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhậnvăn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.

* Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyếtkịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, khônglàm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì vớiphiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi vănbản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra,xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách xa ngàytháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

- Đóng dấu đến

Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới vănthư cơ quan và nhận được ngày nào ; trong trường hợp văn bản giải quyết khôngkịp thời, qua dấu đến có thể tìm nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về

ai Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theoThông tư số 07/2012/TT-BNV

- Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liêntục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng

- Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận đượcvăn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10

và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối củanăm, ví dụ: 03/01/11, 27/7/11, 31/12/11

- Giờ đến:Đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc”(kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợpcần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)

- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

- Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục

hồ sơ cơ quan

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cầnthiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửiđích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận

mà không phải đóng đấu “Đến”

Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,

ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đốivới công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành vănbản

* Đăng ký văn bản đến

Cũng như đối với văn bản đi, đăng ký văn bản đến là một khâu quan trọngcủa quá trình xử lý công văn đến Có thể đăng ký bằng sổ, có thể dùng một hoặcnhiều sổ hoặc có thể truy nhập vào máy tính Theo quy định, văn bản đến ngàynào thì phải đăng ký và chuyển giao trong ngày đó Đặc biệt với công văn khẩnthì khi nhận được phải đăng ký ngay và chuyển giao kịp thời cho đơn vị hoặc cánhân có trách nhiệm giải quyết, không được để chậm trễ làm nhỡ việc

Sổ đăng ký văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác cácthông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết

tắt những từ, cụm từ không thông dụng Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn vàtrình bày thực hiện theo mẫu sau:

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bàytheo minh họa tại hình vẽ dưới đây

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

(6): Số thứ tự của quyển sổ

Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền vàđóng dấu trước khi sử dụng Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấytrống giữa Từ số đến số và Quyển số

Phần đăng ký văn bản đến: Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên

Ngàytháng

Tên loại và tríchyếu nội dung

Đơn vịhoặc ngườinhận

Kýnhận

Ghichú

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ củangười gửi đơn, thư

Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Đối vớinhững ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằnghai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11

Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thểviết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không cótrích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phânphối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, kýhiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v )

Sổ đăng ký đơn, thư: Đối với những cơ quan có chức năng giải quyết các đơn,

thư khiếu nại và tố cáo như Uỷ ban nhân dân tỉnh, huyện, Ban thanh tra, Việnkiểm sát nhân dân các cấp có thể lập sổ đăng ký đơn thư theo mẫu được in sẵn

có bìa Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của

sổ đăng ký văn bản đến, khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”

Phần đăng ký đơn, thư: Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên tranggiấy khổ A3, bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Ngàytháng

Trích yếunội dung

Đơn vị hoặcngười nhận

Kýnhận

Ghichú

Đăng ký đơn, thư theo Mẫu phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7,31/12

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”, số đến là số thứ tự đăng kýcủa đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến vàđăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thưđược lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác)

Cột 3: Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) củangười gửi đơn, thư

Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư Đối với nhữngngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng haichữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11 Trường hợp trên đơn, thư không ghingày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghichú cụ thể

Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư Trường hợpđơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn,thư đó

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phânphối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ…; đơn,thư không ghi ngày tháng, v.v…)

1.2.2.1 Phân phối và chuyển giao văn bản đến

* Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứngđầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giaotrách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xtôi xét và cho ý kiếnphân phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phảiđược trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân,người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thờihạn giải quyết văn bản (nếu cần)

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cầnghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giảiquyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ýkiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cầnđược ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổchức quy định cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người

có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sungvào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đến

* Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyểngiao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao vănbản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mậtnội dung văn bản

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trìnhngười đứng đầu đơn vị xtôi xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giảiquyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vịchuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Vănthư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bảnFax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc

cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổchuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng

ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổchuyển giao văn bản đến

Sổ chuyển giao văn bản đến được trình bày và thực hiện theo mẫu:

Sổ chuyển giao văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x297mm hoặc 148mm x 210mm

Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa

và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giaovăn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số đến số ”

Phần chuyển giao văn bản đến: Phần chuyển giao văn bản đến có thểđược trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng hoặc theo chiều dài baogồm 05 cột theo mẫu sau:

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phânphối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản ).

1.2.2.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản

Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản được thực hiện đối với

cả văn bản đến và văn bản đi nhằm đảm bảo cho văn bản được giải quyết kịpthời và chính xác, đề phòng tình trạng để bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đếncông việc

Đối với văn bản đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết là côngviệc nội bộ của cơ quan Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc,kiểm tra các đơn vị hoặc làm cán bộ thừa hành trong giải quyết những văn bảnquan trọng, khẩn cấp Còn đối với văn bản khác có thể giao cho cán bộ phụ tráchđơn vị, văn thư cơ quan hoặc thư ký của mình Trường hợp gặp khó khăn, vướngmắc mới phải báo cáo lãnh đạo cơ quan để xử lý

Đối với văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân để thực hiệnthì việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản chủ yếu thuộc tráchnhiệm của đơn vị hoặc cán bộ thừa hành Có nghĩa là đơn vị hoặc cán bộ nàochịu trách nhiệm soạn thảo văn bản gửi đi thì đơn vị hoặc cán bộ đó phải theodõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết Có thể đôn đốc, kiểm tra bằng cách thôngqua điện thoại để hỏi tình hình, nhắc nhở, thúc dục hoặc dùng hình thức côngvăn yêu cầu cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân hữu quan báo cáo, gửi văn bản kịpthời,…

Ngoài ra, văn thư cơ quan cũng có thể đảm nhiệm một phần công việctheo dõi giải quyết văn bản bằng cách qua sổ đăng ký văn bản đi, đến (kể cảnhững trường hợp đăng ký trên máy vi tính) để nắm tình hình văn bản có đượcgiải quyết kịp thời, đúng hạn hay không

1.3.Giới thiệu về phần mềm chính quyền điện tử

Phần mềm chính quyền điện tử là phần mềm hệ thống thông tin và cơ sở dữliệu quản lý văn bản được xây dựng trên nền Dot Net

Phần mềm chính quyền điện tử được xây dựng với mục đích phục vụ vàquản lý có hiệu quả các quy trình điều hành công việc, hoạt động tác nghiệp, xử

lý, khai thức, trao đổi thông tin tại các cơ quan hành chính Các quy trình hoạt

động sẽ được quản lý và thực hiện thông qua các quy trình xử lý và trao đổithông tin trên mạng

Phần mềm chính quyền điện tử có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác điềuhànhcủa lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên trong cơquan và tại phường cơ quan đơn vị, các cấp thông qua việc quản lý và theo dõicác văn bản đi, đến; xử lývăn bản, giải quyết công việc thông qua hồ sơ côngviệc của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan; trao đổi thông tin nội bộ,trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan.Phần mềm chính quyền điện tử bảo gồm các chức năng chính sau:

- Chức năng quản lý các văn bản đi, đến

- Chức năng văn bản giao việc.

- Chức năng văn bản nội bộ.

- Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ

- Công việc của cơ quan.

- Chức năng giải quyết và theo dõi tiến hộ giải quyết công việc, vụ việc trên

mạng thông qua hồ sơ công việc

- Chức năng hỗ trợcông tác lưu trữ hồ sơ Các chức năng tra cứu, khai thác

thông tin

- Chức năng thống kê và in ấn báo cáo.

- Các chức năng quản trị hệ thống

- Phần mềm chính quyền điện tử bao gồm văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ

công việc, văn bản nội bộ, giao việc, báo cáo thống kê, cá nhân, hướng dẫn sửdụng

Phạm vi sử dụng phần mềm chính quyền điện tử là tất cả các phòng, bộphận tham gia quy trình xử lý văn bản và hồ sơ công việc và tùy theo chức năngcủa từng đối tượng, cụ thể: Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo, quản trị hệ thống

Chương 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢNTẠI UBND PHƯỜNG VIỆT HƯNG - THÀNH PHỐ HẠ LONG - TỈNH QUẢNG NINH 2.1 Giới thiệu chung về UBND phường Việt Hưng.

Phường Việt Hưng được thành lập trên cơ cở diện tích đất tự nhiên và nhânkhẩu của xã Việt Hưng Nằm ở phía Tây của thành phố, với 26,98km2, dân số8.893 người, phường là vùng phụ cận với các khu trung tâm kinh tế của TP HạLong như khu du lịch Bãi Cháy, Tuần Châu, cảng nước sâu Cái Lân, có giaothông thuận lợi đây là những điều kiện để Việt Hưng phát triển Ngoài ra, ViệtHưng còn có nguồn tài nguyên thiên nhiên khá phong phú như: tài nguyên đất,biển, rừng, khoáng sản (than đá, mỏ sét, cát…) Những thuận lợi về vị trí địa lý,điều kiện tự nhiên cho phép Việt Hưng phát triển sản xuất theo hướng cơ cấukinh tế tổng hợp: công nghiệp, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông, lâm, ngưnghiệp

Vị trí địa lý: Việt Hưng có nhiều vị trí, địa điểm thuận lợi trong việc khaithác Khoáng sản, dịch vụ để phát triển kinh tế xã hội, cũng như phát triển nôngnghiệp, nông thôn theo hướng Công nghiệp hóa, Hiện đại hóa nông nghiệp nôngthôn

Trong những năm qua, dưới sự lãnh đạo của Đảng, sự điều hành của chínhquyền địa phương, nhân dân phường Việt Hưng đã năng động sáng tạo, dámnghĩ, dám làm đầu tư mua sắm máy móc trang thiết bị, áp dụng khoa học kỹthuật, đưa những cây con mới có năng xuất, chất lượng cao vào sản xuất, dịchchuyển dần cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp, thương mại và dịch vụ.Trong những năm gần đây đời sống nhân dân Việt Hưng từng bước được nângcao, hộ nghèo giảm, hộ giàu tăng, trẻ tôi trong độ tuổi đều được cắp sách đếntrường, hệ thống điện đường, trường trạm được đầu tư xây mới và nâng cấpkhang trang giúp phần xây dựng quê hương ngày càng giàu đẹp hơn

2.1.1 Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân phường

Ủy ban nhân dân phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát

tịch, Phó chủ tịch, ủy viên Ủy ban nhân dân, moị việc chỉ được giao một ngườiphụ trách và chịu trách nhiệm chính Mỗi thành viên phải chịu trách nhiệm cánhân về lĩnh vực được phân công.

Giải quyết các công việc và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền

và phạm vi trách nhiệm đảm bảo công khai minh bạch, kịp thời hiệu quả theođúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình kế hoạch công tác của

Ủy ban nhân dân phường

Cán bộ công chức cấp phường phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiếnđóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưahoạt động của Ủy ban nhân dân phường ngày càng chính quy, hiện đại vì mụctiêu xây dựng chính quyền vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND Phường Việt Hưng

Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toàn khóatrên các lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ của phường

Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ củaĐảng bộ, quy định các chức danh thuộc thẩm quyền theo quy định

* Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Việt Hưng.

Nhiệm vụ của UBND phường Việt Hưng được quy định trong Luật tổ chứcChính quyền địa phương năm 2015 Trong nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luậtquy định UBND ra quyết định tổ chức và thực hiện

Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phòng giúp cấp

ủy xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thường

vụ và UBND phường, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo

Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp UBNDthị phường theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành, thực hiện các nhiệm vụchương trình công tác đề ra.

Giúp chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc họp đểđảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu đáo, khoahọc

Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụcủa UBND phường và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời đểtham mưu cho cấp lãnh đạo, chỉ đạo

Quản lý hành các lĩnh vực kinh tế - xã hội, lập và dự toán về thu chi ngânsách và quyết toán ngân sách Nhà nước quản lý Nhà nước về tài nguyên đất đai,khoa học, công nghệ - môi trường

Tuyên truyền giáo dục pháp luật, đảm bảo an ninh - chính trị, trật tự an toàn

xã hội trên địa bàn phường

Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản, bảo vệ tính mạng, tự do và các quyền

và lợi ích của công dân Chống tham nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khácnhư mại dâm, ma túy

Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương và đào tạo đội ngũcán bộ, biên chế bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp

Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đềvới lãnh đạo

2.1.3.Cơ cấu tổ chức của UBND phường Việt Hưng

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Việt Hưng.

PCT văn hóa – xã hội

PCT kinh tế, xây dựng

Văn hóa

‘ xã hội

Chính sách xã

hội

Giáo

dục

Y tế

Tài chính

Địa chính xây dựng

Thú y

CHỦ TỊCH UBND PHƯỜNG