Hiện nay, rất nhiều phần mềm quản lý về công tác văn thư – lưu trữ ra đời được biên soạn rất công phu nhưng thiếu sự đồng bộ, liên kết giữa các ban ngành với nhau. Mỗi đơn vị, ban ngành ... đều cho ban hành phầm mềm quản lý theo chủ quan về chức năng của đơn vị, ngành mình quản lý.Hầu hết các phần mềm chỉ quan tâm chú trọng đến vấn đề lưu trữ, thông tin hai chiều giữa các đơn vị đầu mối nhưng lại thiếu sự đầu tư vào công tác văn thư soạn thảo mà cụ thể ở đây là thể thức và kỹ thuật trình bày của từng loại văn bản khác nhau nhằm tạo nên sự thống của kho dữ liệu điện tử.
Trang 1I Tên đề tài:
ỨNG DỤNG FILE TEMPLATE – MICROSOFT WORD
TRONG VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG MẪU CÁC VĂN BẢN ĐÚNG THỂ THỨC QUY ĐỊNH
II Đặt vấn đề:
Công nghệ thông tin ra đời từ rất sớm, bắt đầu từ những năm 1950
nó đã bắt đầu xâm nhập vào cuộc sống của nhân loại, giúp con người khámphá được nhiều bí ẩn của vũ trụ, hỗ trợ con người nghiên cứu khoa học đểđạt được những thành tựu đáng kể
Qua từng giai đoạn, nó đã từng bước được hoàn thiện với những tínhnăng mới ngày càng ưu việt hơn, đến nay hầu như nó đã đi vào cuộc sốngcủa con người, từ thành thị đến nông thôn, từ miền núi đến hải đảo xa xôi
Ở Việt Nam ta đầu những năm 1980, công nghệ thông tin là mộtđiều gì đó rất mới lạ, rất xa xỉ Tuy vậy, đến nay nó cũng đã thực sự là mộtphần không thể thiếu được trong cuộc sống của người Việt Nam, nó len lỏivào từng ngóc ngách, xóm làng Từ đó những phần mềm ứng dụng TiếngViệt ra đời hỗ trợ không ít cho chúng ta trong việc nghiên cứu khoa học,trong công tác quản lý nhà nước và truyền bá rộng rãi hình ảnh đất nướcViệt Nam đang ngày càng đổi mới, phát triển đi lên cùng thế giới
Ngày nay chúng ta đang sống trong thời kỳ mà khoa học công nghệphát triển như vũ bão, kho tàng kiến thức nhân loại tăng lên một cáchnhanh chóng Việt nam là một nước thành viên của tổ chức WTO, đó làmột môi trường thuận lợi cho sự phát triển, hội nhập Tuy nhiên, để theokịp sự phát triển của thời đại và hoà nhập với nền kinh tế thế giới, nền trithức của nhân loại thì đòi hỏi mỗi công chức, viên chức trong bộ máy nhànước phải đổi mới mạnh mẽ, toàn diện và đồng bộ, nhằm tạo ra những conngười có trình độ văn hoá cao, giàu tính sáng tạo, năng động, có kỹ năngthực hành giỏi, biết sử dụng những phương tiện mới và hiện đại để phục vụcho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất nước
Trong tương lai không xa, một chính phủ điện tử tại Việt Nam sẽ rađời Nó sẽ là đại diện của Chính phủ Việt Nam trên xa lộ thông tin của toànthế giới, giúp cho mọi người trên toàn thế giới có thể năm bắt, hiểu rõ vềhiến pháp, pháp luật của Việt Nam, những bộ luật, quy định, nghị định một cách nhanh chóng và rõ ràng Để đáp ứng được yêu cầu này thì ngànhVăn thư – Lưu trữ đóng một vai trò rất quan trọng Nó góp phần không nhỏtrong việc làm nên một chính phủ điện tử ở Việt Nam Mà cụ thể ở đây lànhững người làm công tác văn thư – lưu trữ, những người trực tiếp hoặc
Trang 2gián tiếp soạn thảo văn bản, kiểm tra, phát hành văn bản cần phải nắmvững những quy định cơ bản của việc soạn thảo văn bản và ban hành cácloại văn bản, nhất là những loại văn bản có tính rộng rãi trong xã hội
Hiện nay, rất nhiều phần mềm quản lý về công tác văn thư – lưu trữ
ra đời được biên soạn rất công phu nhưng thiếu sự đồng bộ, liên kết giữacác ban ngành với nhau Mỗi đơn vị, ban ngành đều cho ban hành phầmmềm quản lý theo chủ quan về chức năng của đơn vị, ngành mình quản lý
Hầu hết các phần mềm chỉ quan tâm chú trọng đến vấn đề lưu trữ,thông tin hai chiều giữa các đơn vị đầu mối nhưng lại thiếu sự đầu tư vàocông tác văn thư soạn thảo mà cụ thể ở đây là thể thức và kỹ thuật trình bàycủa từng loại văn bản khác nhau nhằm tạo nên sự thống của kho dữ liệuđiện tử
Bản thân tôi là một thành viên của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyệnPhú Ninh mà nhiệm vụ cụ thể được phân công là công tác tin học và vănthư-lưu trữ tôi nhận thấy việc tổ chức, trình bày đúng một văn bản cũng làmột trong những nhân tố quyết định cung cách làm việc của một cơ quan,đơn vị; góp phần vào việc thành công trong công cuộc xây dựng, đổi mới,
mở cửa và hội nhập quốc tế của đất nước Bên cạnh đó, việc bùng nổ côngnghệ thông tin, vấn đề tin học đã trở thành một tác nhân không thể thiếuđược trong công tác hành chính và việc trình bày các văn bản hành chínhNhà nước vì vậy cũng được yêu cầu cao hơn, đảm bảo khoa học hơn nhằmgóp phần thành công trong các hoạt động của bộ máy Nhà nước
Hiện nay, phần lớn các đơn vị đều được trang bị máy vitính, cán nhân viên đang dần được phổ cập tin học đây là một cơ sở khá thuận lợicho việc triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan đơn vị Tuynhiên do không được trang bị những kiến thức cần thiết của công tác vănthư, những văn bản quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày của các cấp,bên cạnh đó việc chủ quan của người soạn thảo như: copy những văn bản
bộ-đã soạn thảo trước đó để chỉnh sửa lại bộ-đã dẫn đến những sai sót không đáng
có như: tiêu đề sai, nơi gởi, nơi nhận
Từ những lý do đó tôi đã chọn đề tài: “Ứng dụng file Template Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định” nhằm góp một phần nào khắc phục những khó khăn mà
-trong quá trình soạn thảo chúng ta mắc phải
Việc ứng dụng file Template - Microsoft Word để xây dựng hệ thốngmẫu các văn bản đúng thể thức quy định khá đơn giản Vì vậy, nó có thểđược áp dụng và triển khai rộng rãi trong các cơ quan, đơn vị nhà nước.Tuy nhiên do chưa có điều kiện và là vấn đề khá mới mẻ nên ở đề tài nàychỉ mới được nghiên cứu, triển khai trong nội bộ cơ quan Phòng Giáo dục
và Đào tạo nói riêng và các đơn vị trực thuộc ngành giáo dục huyện Phú
=========================================================
Trang 3Ninh nói chung Rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các bạn để
đề tài có thể phát triển và ứng dụng rộng rãi hơn trong các cơ quan hànhchính
III Cơ sở lý luận và mục đích nghiên cứu:
Trước yêu cầu mới trong công cuộc xây dựng, phát triển của đấtnước mỗi công chức nhà nước ngoài việc phải làm tốt và phát huy hếtnhững kiến thức đã được trang bị vào công việc, nhiệm vụ được phân côngthì việc tự học tập, tìm hiểu để trang bị cho mình những kiến thức, nhữngvấn đề mà xã hội yêu cầu nhằm đáp ứng ngày một tốt hơn nhiệm vụ là mộtđiều rất cần thiết đối với mỗi người
Trên cơ sở nghiên cứu các văn bản quy định hướng dẫn của các cấpnhư: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác Văn thư; Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; Thông tư liêntịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản; Công văn số 766/VPUBND-VTLT ngày 14/11/2005 của Văn phòngUBND tỉnh Quảng Nam về việc thể thức trình bày văn bản theo thông tưliên tịch số 55 cùng với việc khai thác và sử dụng file Template -MicrosoftWord để xây dựng các mẫu văn bản theo các công văn hướng dẫn của BộNội vụ, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam chúng
ta sẽ có được một bộ mẫu đúng thể thức, đúng kỹ thuật đã được quy định,rất thuận tiện cho việc sử dụng tại cơ quan, đơn vị của mìnhvà khắc phụcđược phần lớn nhưng vướng mắc nêu trên
Người sử dụng không còn phải quan tâm đến thể thức, kỹ thuật trìnhbày của văn bản; không cần phải đầu tư thời gian, công sức vào việc nghiêncứu các quy định của các văn bản hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày.Giảm bớt được lượng thời gian đáng kể dành cho việc chỉnh sửa văn bản
Với việc cài đặt sẵn các biểu mẫu đã được xây dựng vào hệ thốngmáy tính, rất thuận cho việc soạn thảo văn bản đảm bảo đúng thể thức và
kỹ thuật trình bày Người sử dụng chỉ việc mở mẫu theo loại văn bản cầnsoạn thảo theo đúng trình tự, đánh thêm nội dung và một số chi tiết cầnthiết khác
Việc xây dựng bộ mẫu và ứng dụng vào thực tế giúp cho hệ thốngvăn bản lưu trữ được thống nhất, rõ ràng hơn
IV Cơ sở thực tiễn:
1 Thuận lợi và khó khăn trong việc xây dựng hệ thống mẫu văn bản ở Phòng Giáo dục và Đào tại và các đơn vị trực thuộc:
Trang 41.1 Thuận lợi:
- Trong các căn cứ dùng để xây dựng hệ thống mẫu như: Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ; Thông tưliên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ vàVăn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản; Công văn số 766/VPUBND-VTLT ngày 14/11/2005 của Vănphòng UBND tỉnh Quảng Nam về việc thể thức trình bày văn bản theothông tư liên tịch số 55 đã trình bày rất cụ thể, rõ ràng và dể hiểu; ngườithực hiện chỉ việc căn cứ theo những tiêu chuẩn đã được quy định để trìnhbày các loại văn bản, biểu mẫu theo đúng yêu cầu của đơn vị
- Hầu hết các bộ phận và các đơn vị trực thuộc đều được bị máy tính
- Đội ngũ chuyên viên Phòng Giáo dục và Đào tạo đều sử dụng đượcmáy vitính Đa số nhân viên văn thư và những người làm văn phòng ở cáctrường đã được phổ cập tin học (Microsoft Word và Microsoft Excel)
1.2 Thực trạng và những khó khăn trong công tác Văn thư ở ngành Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Ninh:
Ngành giáo dục huyện là một đơn vị mới được thành lập Cơ sở vậtchất, trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động của ngành còn nhiều thiếuthốn Nhân sự chưa thật sự ổn định, nhất là nhân viên làm công tác văn thưlưu trữ ở các đơn vị trường học
- Tổng số trường: 32 trường
- Tổng số CB-GV-CNV toàn ngành là: 895 người (BC: 764, HĐ: 131)
Chia ra:
+ Cán bộ quản lý ngành và trường học: 64 người
+ Giáo viên : 706 (Biên chế: 637, hợp đồng: 69)
+ TPT : 22 (Biên chế: 20, hợp đồng: 02) + Nhân viên : 103 (Biên chế: 44, hợp đồng: 59)
Trong đó NV văn thư chuyên trách: 12 người/32 trường; TL: 36.4%
a Đối với các trường:
- Nhân viên làm công tác văn thư hầu hết là hợp đồng ngắn hạn.Thời gian làm việc tại một trường học không ổn định Thường xuyên bịthay đổi hoặc hợp đồng mới do nhu cầu về biên chế nhân sự theo từng nămcủa ngành cho từng đơn vị
- Phần lớn cán bộ, giáo viên làm kiêm nhiệm công tác văn thư-lưutrữ lại không có đầy đủ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư-lưu trữ Thời gianđầu tư cho công tác văn thư-lưu trữ không được nhiều Trình dộ tin học cònhạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc trong đa
số cán bộ công chức
=========================================================
Trang 5- Cơ sở vật chất còn nhiều thiếu thốn Hiện nay các trường mẫu giáochưa được trang bị máy vi tính.
b Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo:
- Cán bộ chuyên viên của Phòng hầu hết đều được điều động từ cơ
sở về làm công tác chuyên môn nên nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữkhông được hướng dẫn cụ thể
- Các loại văn bản đều do các bộ phận trực tiếp soạn thảo, tham mưulãnh đạo nhưng chưa được qua kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày củaVăn phòng mà cụ thể là nhân viên văn thư theo quy trình đã được quy địnhtại Nghị định 110/2004/NĐ-CP trước khi phát hành
- Lãnh đạo ngành chưa thật sự quan tâm đúng mức đến công tác vănthư – lưu trữ Đôi khi còn coi nhẹ vấn đề thể thức, kỹ thuật trình bày vănbản trong việc phát hành văn bản
- Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư – lưu trữ chưa được quantâm đầu tư đúng mức: phòng phục vụ công tác lưu trữ chưa có, máy vitínhchuyên dùng cho công tác văn thư – lưu trữ chưa được trang bị
Trước tình hình thực tế tại Phòng Giáo dục và Đào tạo và các đơn vịtrường học trực thuộc công tác hành chính chưa được đánh giá đúng vai tròcủa thực của nó Việc đầu tư cho công tác văn thư-lưu trữ ở các trườngchưa cao, nhất là con người Ở Phòng Giáo dục và Đào tạo, đội ngũ chuyênviên là người trực tiếp soạn thảo, tham mưu các loại văn bản phát hành cholãnh đạo nhưng thường xuyên bị thay đổi do cơ cấu bộ máy của cơ quan,biên chế cho Phòng Giáo dục và Đào tạo quá ít; nhân viên làm công tác vănthư ở các trường hầu hết là hợp đồng ngắn hạn - từng năm một - thời giancông tác không ổn định; một số là giáo viên chưa đạt chuẩn được chuyểnxuống làm nhân viên văn thư, đa số tuổi đã cao, trình độ tin học ở mức độ
có hạn; một số trường học cán bộ quản lý phải trực tiếp soạn thảo dẫn đếnviệc trình bày các loại văn bản hành chính nhà nước chưa đúng theo quyđịnh, công tác tập huấn, triển khai, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản đến các bộ phận và các đơn vị trực thuộc vì vậy gặp không ítkhó khăn Bản thân tôi là nhân viên văn thư - lưu trữ nhận thấy vấn đề thểthức và kỹ thuật văn bản ở cơ quan Phòng Giáo dục và Đào tạo nói riêng vàcác cơ quan, ban, ngành, trường học trực thuộc Phòng nói chung là rất quantrọng và cần được quan tâm nhiều hơn
Với những thuận lợi đã nêu trên, việc ứng dụng file Template –Microsoft word để xây dựng hệ thống mẫu các văn bản để sử dụng tại mỗiđơn vị là khá dễ dàng và giúp chúng ta khắc phục được những khó khăn,vướng mắc, những lỗi không đáng có trong quá trình soạn thảo
Trang 6Quá trình soạn thảo các mẫu văn bản cũng khá đơn giản, không đòihỏi nhiều công sức và thời gian Không đòi hỏi cao về cấu hình của máytính dùng để soạn thảo và ứng dụng.
V Nội dung nghiên cứu:
Để đáp ứng được yêu cầu và khắc phục được những hạn chế, sai sóttrong công tác soạn thảo văn bản của ngành Giáo dục và Đào tạo huyệnPhú Ninh nói riêng và các đơn vị hành chính, sự nghiệp nói chung Tôi xinđược trình bày một vài ứng dụng của file Template - Microsoft word nhằmgiúp cho việc trình bày các loại văn bản trong quá trình soạn thảo đượcđúng thể thức và kỹ thuật quy định một cách dễ dàng, thống nhất hơn
Thực tế, file Template là một ứng dụng của công nghệ thông tin đãđược lập trình sẵn trong các phiên bản của Microsoft Office - một ứngdụng được sử dụng khá phổ biến hiện nay Với file Template – MicrosoftWord chúng ta dễ dàng thiết kế được các mẫu văn bản Word đúng thể thức
và kỹ thuật trình bày đã được quy định của đơn vị Từ đó, triển khai nhânrộng các máy để sử dụng được rộng rãi và lâu dài
1 Một số căn cứ trong việc xây dựng hệ thống mẫu:
Để xây dựng được hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức và kỹthuật trình bày người soạn thảo hệ thống mẫu phải có những căn cứ nhấtđịnh để làm cơ sở cho quá trình soạn thảo Dưới đây là một số căn cứ cầnthiết:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác Văn thư
- Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân;
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản
- Công văn số 766/VPUBND-VTLT ngày 14/11/2005 của Vănphòng UBND tỉnh Quảng Nam về việc thể thức trình bày văn bản theothông tư liên tịch số 55
2 Các bước tiến hành xây dựng, cài đặt mẫu và sử dụng bộ mẫu văn bản trong hệ thống máy tính:
Ở đề tài này tôi chỉ trình bày việc ứng dụng file Template với phần
mềm Microsoft Office 2003 (các phiên bản khác đều có quá trình tương
tự) Không trình bày canh lề văn bản và các thuộc tính khác của Word.
2.1 Xây dựng mẫu văn bản:
=========================================================
Trang 7Để xây dựng và lưu trữ các file Template văn bản trong hệ thống của máy vi tính ta tiến hành thực hiện theo các bước như sau: Tạo một thư mục
mới “Mau_van_ban” (có thể là một tên khác dễ dùng hơn đối với người
sử dụng) trong thư mục hệ thống của máy, sau đó lưu các file Template văn
bản được soạn thảo vào
2.1.1 Các bước tiến hành tạo một mẫu văn bản với file Template – Microsoft Word:
Bước 1: Soạn thảo văn bản mẫu
Khởi động Microsoft Word, tiến hành soạn thảo một mẫu văn bản theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày đã được quy định tại các văn bản nêu trên
Ví dụ: soạn thảo mẫu “Tờ trình” như sau:
UBND HUYỆN PHÚ NINH
PHÒNG GD&ĐT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TỜ TRÌNH
trích yếu
TRƯỞNG PHÒNG Nơi nhận: - Tên đơn vị nhận: để làm gì; - Tên đơn vị nhận: để làm gì; - ;
- Lưu VP,
Bước 2: Lưu mẫu văn bản vừa soạn thảo vào hệ thống máy tính
Tiến hành lưu mẫu “Tờ trình” vừa soạn thảo xong vào thư mục hệ
thống của máy vi tính như sau:
- Tại thanh Menu chọn File sẽ xuất hiện 1 menu như (hình 1), ta tiếp tục chọn mục Save
Trang 8Chọn vào đây
Trang 9Chọn vào đây
Trang 10(hình 5)
- Tại mục Name của hộp thoại New Folder ta gõ tên Mau_van_ban sau đó chọn OK Máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại như hình 6:
(hình 6)
- Gõ tên “To_trinh” cho mẫu văn bản vừa được soạn thảo tại mục
File name của hộp thoại Save as Chọn Save để kết thúc việc lưu văn bản
“Tờ trình” vào thư mục Mau_van_ban trong hệ thống của máy tính
Như vậy, tới đây ta đã có một văn bản có tên “To_trinh” dưới dạng một file Tamplate trong thư mục Mau_van_ban trong hệ thống của máy
tính
Bước 3: soạn thảo và lưu các mẫu tiếp theo vào hệ thống cho các
lần soạn thảo sau:
Ở bước này ta cũng tiến hành soạn thảo văn bản như bước 1 và cácbước lưu văn bản đều giống bước 2 như đã trình bày trên Chỉ lưu ý, ở
bước này ta sẽ không thực hiện việc tạo thư mục Mau_van_ban như ở bước 2 mà chỉ mở thư mục Mau_van_ban đã được tạo sẵn cho lần đầu và
lưu các văn bản được soản thảo tiếp theo vào
=========================================================
Gõ tên To_trinh
vào đây
Trang 112.1.2 Một số mẫu đã được soạn thảo và đưa vào hệ thống máy tính:
Dưới đây tôi xin giới thiệu một số mẫu đã được soạn thảo và đưa vào
sử dụng: Tờ trình, Báo cáo, Kế hoạch, Chương trình, Đề án, Phương Án,Quyết định cá biệt, Quy định (quy chế) ban hành kèm theo quyết định, Chỉthị, Giấy mời, Bản sao y, Bản sao lục, Công văn Liên tịch PGD và CĐGD,Văn bản gởi một cá nhân (đơn vị, nhóm đơn vị), Văn bản gởi nhiều cá nhân(đơn vị, nhóm đơn vị), Thông báo, Giấy triệu tập
Tôi xin trích dẫn ra đây một số mẫu đã được soạn thảo như đã nêutrên:
- Mẫu “Báo cáo”:
UBND HUYỆN PHÚ NINH
PHÒNG GD&ĐT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BÁO CÁO trích yếu
Trang 12- Mẫu “Quyết định”:
UBND HUYỆN PHÚ NINH
PHÒNG GD&ĐT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Mẫu “Quy định ban hành kèm theo Quyết định”:
UBND HUYỆN PHÚ NINH
PHÒNG GD&ĐT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾ (QUY ĐỊNH) trích yếu
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-GD &ĐT
ngày / / 20 của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Ninh)
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1
Điều 2 .
Điều
Chương II
Điều .
=========================================================
Trang 13Điều
Chương
Điều .
Điều /
TRƯỞNG PHÒNG - Mẫu “Văn bản gởi một cá nhân (đơn vị, nhóm đơn vị)”: UBND HUYỆN PHÚ NINH PHÒNG GD&ĐT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /GD&ĐT-(b/ph.soạn) Phú Ninh, ngày tháng năm 20 V/v
Kính gởi:
TRƯỞNG PHÒNG Nơi nhận: - Như trên; - Tên các đơn vị khác (nếu có): để là gì; - Lưu VP,
- Mẫu “Văn bản gởi một cá nhân (đơn vị, nhóm đơn vị)”: UBND HUYỆN PHÚ NINH PHÒNG GD&ĐT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /GD&ĐT-(bph soạn) Phú Ninh, ngày tháng năm 200
V/v
Kính gởi: - ;
- ;
-
TRƯỞNG PHÒNG Nơi nhận: - Như trên; - Tên các đơn vị khác (nếu có): để là gì; - Lưu VP,
2.1.3 Một số lưu ý khi soạn thảo các văn bản mẫu:
Trang 14- Người tiến hành soạn thảo các mẫu phải nghiên cứu các văn bảndùng làm căn cứ như đã nêu trên thật kỹ trước khi tiến hành soạn để tránhnhững sai sót đáng tiết có thể xảy ra.
- Mỗi cá nhân, bộ phận đều có thể soạn thảo riêng cho mình một bộ
mẫu (thường xuyên được sử dụng) đầy đủ các chi tiết hơn như: Quyết định
thanh tra, Quyết định công tác tổ chức cán bộ , các loại biểu mẫu thống kê
có tính chu kỳ và có hình thức trình bày văn bản cố định, ít thay đổi
- Việc soạn thảo bộ mẫu các văn bản có thể được tiến hành bất cứ lúcnào, có thể tiến hành soạn thảo dần dần từng mẫu một vào nhiều thời điểmkhác nhau Khi nào có sự thay đổi của cấp trên quy định về thể thức, kỹthuật trình bày hay có một mẫu văn bản mới mà cần phải soạn thảo chúng
ta đều có thể tiến hành được trên tất cả các máy
2.2 Cài đặt bộ mẫu vào máy tính:
Nếu là máy vi tính của người soạn thảo hay do các cá nhân tự soạnthảo ra bộ mẫu để sử dụng trên máy tính của mình thì không cần thực hiệnbước này Chỉ cần tuân thủ các bước trong việc xây dựng bộ mẫu như đãnêu trên là được và có thể sử dụng (mục V.2.1)
* Các bước cài đặt bộ mẫu vào máy tính:
Bước 1: Xác định đường dẫn của thư mục Template trong hệ thống
máy tính.
- Mở một file word mới, sau đó chọn: File/Save máy xuất hiện hộpthoại (hình 7):
(hình 7)
- Tại mục Save as type của hộp thoại Save as chọn Document
Template, máy sẽ xuất hiện hộp thoại như hình vẽ (hình 8).
=========================================================
Chọn vào đây