BAO CAO KHOA LUAN TOT NGHIEP ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ VÀO GIẢI QUYẾT TTHC TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA UBND XÃ HÒA BÌNH HUYỆN HOÀNH BỒ TỈNH QUẢNG NINH

Báo cáo Khóa luận tốt nghiệp hoàn chỉnh về Ứng dụng phần mềm MỘT CỬA ĐIỆN TỬ vào giải quyết THỦ TỤC HÀNH CHÍNH (TTHC) nhằm nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính tại UBND xã Hòa Bình, huyện Hoành Bồ, tỉnh Quảng Ninh.Đề tài khóa luận mới về ứng dụng phần mềm MỘT CỬA ĐIỆN TỬ nhằm đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, cụ thể là cải cách TTHC tại UBND thuộc cấp xã

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

LÝ TÀI HƯƠNG

TÊN ĐỀ TÀI

“Ứng dụng phần mềm Một cửa vào giải quyết Thủ tục hành chính, nhằm nâng

cao hiệu quả cải cách Thủ tục hành chính tại UBND xã Hòa Bình,

huyện Hoành Bồ, tỉnh Quảng Ninh”

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

BỒ - TỈNH QUẢNG NINH

Sinh viên thực hiện: LÝ TÀI HƯƠNGLớp: Quản trị văn phòng K12A – QN, hệ Tại chứcGiảng viên hướng dẫn 1: ThS LÊ TRIỆU TUẤNGiảng viên hướng dẫn 2: PGS.TS ĐỖ ANH TÀI

Thái Nguyện, năm 2017

MỤC LỤC

Phần mở đầu 1

Chương 1 4

TỔNG QUAN VỀ CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA ĐIỆN TỬ 4

1.1 KHÁI NIỆM 4

1.1.1 Cơ chế “một cửa” 4

1.1.2 Một cửa điện tử 4

1.2 MỤC ĐÍCH 4

1.3 NGUYÊN TẮC 5

1.4 QUY TRÌNH THỰC HIỆN 6

1.5 CÁC LĨNH VỰC ÁP DỤNG CƠ CHẾ “MỘT CỬA” 8

Chương 2 9

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA TẠI UBND XÃ HÒA BÌNH, HUYỆN HOÀNH BỒ, TỈNH QUẢNG NINH 9

2.1 GIỚI THIỆU VỀ UBND XÃ HÒA BÌNH 9

2.1.1 Giới thiệu khái quát 9

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 9

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã 10

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA 10

2.2.1 Thực trạng 10

2.2.2 Quy trình thực hiện 13

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA 15

2.3.1 Ưu điểm 15

2.3.2 Hạn chế 16

Chương 3 19

ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TẠI UBND XÃ HÒA BÌNH, HUYỆN HOÀNH BỒ, TỈNH QUẢNG NINH .19

3.1.3 Đối tượng sử dụng phần mềm 19

3.1.4 Giới thiệu các chức năng 21

3.1.4.1 Tiếp nhận và xử lý hồ sơ 21

3.1.4.2 Báo cáo thống kê 23

3.1.4.3 Điều hành tác nghiệp 23

3.1.4.4 Thông báo, nhắc việc 26

3.1.4.5 Thông báo SMS, Email 26

3 1.5 Hướng dẫn sử dụng chức năng Tiếp nhận và xử lý TTHC bằng phần mềm “Một cửa điện tử” 26

3.1.5.1 Tiếp nhận hồ sơ qua mạng 26

3.1.5.3 Thẩm định hồ sơ 36

3.1.5.4 Lãnh đạo cơ quan phê duyệt hồ sơ 43

3.1.5.5 Trả kết quả cho công dân tổ chức 51

3.2 KẾT QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA ĐIỆN TỬ 54

KẾT LUẬN 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO: 61

DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ HÌNH ẢNH

SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ Quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính Một cửa

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ Quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính Một cửa

HÌNH ẢNH

Hình 3.1: Giao diện chức năng tiếp nhận hồ sơ qua mạng

Hình 3.2: Giao diện các hồ sơ được gửi qua mạng

Hình 3.3: Giao diện chức năng tìm kiếm hồ sơ được gửi qua mạng

Hình 3.4: Giao diện kết quả tìm kiếm hồ sơ được gửi qua mạng

Hình 3.5: Giao diện chức năng mở xem thông tin hồ sơ được gửi qua mạngHình 3.6: Giao diện xem thông tin hồ sơ được gửi qua mạng

Hình 3.7: Giao diện Thông báo lưu thành công thông tin vào phần mềm

Hình 3.8: Giao diện giấy biên nhận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

Hình 3.9: Giao diện màn hình chức năng tiếp nhận hồ sơ đơn

Hình 3.10: Giao diện màn hình chức năng thêm mới hồ sơ đơn

Hình 3.11: Giao diện màn hình tiếp nhận hồ sơ đơn

Hình 3.12: Giao diện màn hình đã nhập thông tin tiếp nhận hồ sơ đơn

Hình 3.13: Giao diện màn hình lưu tiếp nhận hồ sơ đơn thành công

Hình 3.14: Giao diện màn hình tích chọn những hồ sơ cần chuyển

Hình 3.15: Giao diện màn hình nhập lý do trễ cho hồ sơ

Hình 3.16: Giao diện màn hình chọn người nhận chuyển hồ sơ

Hình 3.17: Giao diện màn hình biên bản bàn giao hồ sơ

Hình 3.18: Giao diện màn hình biên chuyển hồ sơ thành công

Hình 3.19: Giao diện màn hình chức năng vào thẩm định hồ sơ

Hình 3.20: Giao diện màn hình chức năng thẩm định hồ sơ

Hình 3.24: Giao diện màn hình chức năng nhận hồ sơ cần thẩm định

Hình 3.25: Giao diện màn hình nhận hồ sơ cần thành công

Hình 3.26: Giao diện màn hình chức năng xử lý hồ sơ

Hình 3.27: Giao diện màn hình nhập nội dung xử lý hồ sơ

Hình 3.28: Giao diện màn hình thông báo lưu nội dung xử lý hồ sơ thành côngHình 3.29: Giao diện màn hình chức năng chuyển hồ sơ cho lãnh đạo phê duyệtHình 3.30: Giao diện màn hình biên bản bàn giao hồ sơ

Hình 3.31: Giao diện màn hình chức năng chuyển hồ sơ

Hình 3.32: Giao diện màn hình thông báo chuyển xử lý thành công

Hình 3.33: Giao diện màn hình chức năng lãnh đạo phê duyệt

Hình 3.34: Giao diện màn hình lãnh đạo phê duyệt

Hình 3.35: Giao diện màn hình tìm kiếm hồ sơ cần phê duyệt

Hình 3.36: Giao diện màn hình danh sách hồ tìm kiếm

Hình 3.37: Giao diện màn hình chọn hồ sơ nhận

Hình 3.38: Giao diện màn hình chức năng nhận hồ sơ

Hình 3.39: Giao diện màn hình thông báo nhận hồ sơ thành công

Hình 3.40: Giao diện màn hình chức năng vào xử lý hồ sơ

Hình 3.41: Giao diện màn hình nhập nội dung xử lý hồ sơ

Hình 3.42: Giao diện màn hình lưu nội dung xử lý hồ sơ thành công

Hình 3.43: Giao diện màn hình chức năng trở về

Hình 3.44: Giao diện màn hình tích chọn hồ sơ đã phê duyệt để chuyển trả kết quảHình 3.45: Giao diện màn hình chọn người nhận bộ phận trả kết quả

Hình 3.46: Giao diện màn hình chức năng in phiếu chuyển

Hình 3.47: Giao diện màn hình biên bản bàn giao hồ sơ

Hình 3.48: Giao diện màn hình chức năng chuyển hồ sơ cho bộ phận trả kết quảHình 3.49: Giao diện màn hình thông báo chuyển hồ sơ thành công

Hình 3.50: Giao diện màn hình chức năng trả kết quả

Hình 3.51: Giao diện màn hình trả kết quả hồ sơ

Hình 3.52: Giao diện màn hình chọn hồ sơ cần nhận

Hình 3.53: Giao diện màn hình thông báo nhận hồ sơ thành công

Hình 3.54: Giao diện màn hình chức năng chọn hồ sơ, trả kết quả

Hình 3.55: Giao diện màn hình thông báo trả kết quả hồ sơ thành công

Hình 3.56: Kết quả tiếp nhận TTHC bằng phần mềm Một cửa điện tử năm 2016Hình 3.57: Kết quả tiếp nhận TTHC bằng phần mềm Một cửa điện tử năm 2017

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

- TTHC: Thủ tục hành chính

- HĐND: Hội đồng nhân dân

- UBND: Ủy ban nhân dân

- NN-XD&MT: Nông nghiệp – Xây dựng và môi trường

- QLVB: Quảng lý văn bản

- CNTT: công nghệ thông tin

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô củatrường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông, đặc biệt là các thầy cô khoa Hệthống thông tin kinh tế của trường đã tạo điều kiện cho em để có nhiều thời giancho khóa luận tốt nghiệp Và em cũng xin chân thành cám ơn Thầy Lê Triệu Tuấn

đã nhiệt tình hướng dẫn hướng dẫn em hoàn thành tốt báo cáo

Tiếp theo em xin chân thành cảm ơn các đồng chí trong Thường trực Đảng

ủy, HĐND, UBND, các Ban ngành thuộc UBND xã Hòa Bình đã tạo mọi điều kiện,cung cấp các số liệu cần thiết để em hoàn thành báo cáo khóa luận tốt nghiệp này

Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo, khótránh khỏi sai sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy, cô để em họcthêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN MỞ ĐẦU

Để thúc đẩy xã hội phát triển trên mọi lĩnh vực, góp phần hội nhập kinh tếquốc tế, thực hiện tốt công tác phục vụ nhân dân thì phải đưa nền hành chính đi vàohoạt động có hiệu quả và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu, nguyện vọng củanhân dân Thấy được điều đó nhà nước ta đã sớm nhận thức phải cái cách nền hànhchính để thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nướcgiai đoạn 2011 – 2020 và Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 13 tháng 06 năm 2013 củaChính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày08/11/2011 Điểm mới đáng chú ý trong Nghị quyết 30c và Nghị quyết 76 là:

- Tách lĩnh vực cải cách thủ tục hành chính ra khỏi cải cách thể chế và đưa ralàm nhiệm vụ riêng Việc bóc tách nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính là một yêucầu cần thiết trong bối cảnh hiện nay, bởi thủ tục hành chính có vai trò quan trọng,được thực hiện hằng ngày trong đời sống xã hội cũng như tác động lớn đến thu hútđầu tư, kinh doanh của doanh nghiệp

- Đặt yêu cầu cải cách thủ tục hành chính ngay trong quá trình xây dựng thểchế và việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về các quyđịnh hành chính Đây sẽ là một bước tiến đáng kể góp phần vào việc nâng cao chấtlượng của các quy định hành chính và giám sát việc thực hiện thủ tục hành chínhcủa các cơ quan nhà nước

Chính phủ thực hiện đơn giản hoá thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản

lý nhà nước, thực hiện tại 4 cấp (bộ, tỉnh, huyện, xã) thực hiện theo cơ chế “mộtcửa” tại các cơ quan Nhà nước để tiếp nhận, hướng dẫn và trả kết quả phải thực sựđảm bảo đơn giản hoá thủ tục hành chính cho người dân, tổ chức và doanh nghiệpnhằm tăng cường tính chuyên nghiệp, nhanh gọn, kịp thời, hiệu quả, hiệu lực quản

lý của nhà nước đồng thời góp phần phòng chống tham nhũng, lãng phí trên nguyêntắc công khai, dân chủ đúng pháp luật

Qua thực hiện tuy mang lại hiệu quả, hiệu lực quản lý của Nhà nước cao

mức quy định; Các thủ tục hành chính trong việc tiếp nhận và giải quyết còn rườm

rà, thiếu công khai đã dẫn đến nhiều tiêu cực

- Tình trạng phân tán, thiếu trật tự kỷ cương, bệnh quan liêu, xa dân, xa cấpdưới còn nhiều; nạn tham nhũng và lãng phí của công diễn ra ngày càng đa dạng,phức tạp, khó kiểm soát

- Đội ngũ cán bộ, công chức thiếu kiến thức, thiếu năng lực một bộ phậnkhông nhỏ công chức kém phẩm chất, khi tiếp xúc và giải quyết công việc có thái

độ sách nhiễu, cọc cằn, cửa quyền, hách dịch, thiếu tôn trọng nhân dân…làm mấtnhiều thời gian, công sức, tốn kém của cải và giảm lòng tin của nhân dân đối vớiNhà nước

Chính vì thế, cải cách hành chính phải được coi là một nhiệm vụ vừa cấpbách và lâu dài Do đó, Đảng và Nhà nước ta khẳng định cải cách thủ tục hànhchính thực hiện theo cơ chế “Một cửa” là vấn đề cấp thiết hiện nay và để khắc phụcnhững nhược điểm, yếu kém trong quản lý hành chính Nhà nước, nhằm cung ứngdịch vụ tốt nhất cho công dân, tổ chức và doanh nghiệp để thu hút doanh nghiệp đầu

tư vào địa phương góp phần phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương

Từ sự cấp bách và cần thiết như thế, nên khi được hướng dẫn viết tiểu luận tốtnghiệp cuối khóa lớp Đại học quản trị văn phòng, bản thân chọn đề tài “Nâng caohiệu quả cải cách TTHC theo cơ chế “Một cửa” bằng phần mềm “Một cửa điện tử”tại UBND xã Hòa Bình - huyện Hoành Bồ - tỉnh Quảng Ninh” Với mong muốn dùngkiến thức đã học được ở trường và kết quả qua thực tiễn để Đảng Ủy, Lãnh đạo xãxem xét làm cơ sở định hướng cho việc thực hiện cơ chế “một cửa” tại địa đơn vịtrong thời gian tới đạt hiệu quả cao hơn và phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn

* Phạm vi nghiên cứu đề tài: Với điều kiện và thời gian hạn hẹp tiểu luận

nghiên cứu thực trạng công tác của bộ phận “Một cửa” từ năm 2011 đến nay và tìm

ra giải pháp nâng cao hiệu quả theo cơ chế “một cửa” của UBND xã Hòa Bình

* Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình nghiên cứu đã sử dụng những

phương pháp sau: phân tích, tổng hợp, nghiên cứu lý thuyết, khảo sát thực tiễn

* Bố cục chính của đề tài: Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham

khảo thì nội dung của bài tiểu luận bao gồm 3 chương chính:

Chương 1: Tổng quan về quản lý hồ sơ Một cửa điện tử

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ Một cửa điện tử tại UBND xãHòa Bình, huyện Hoành Bồ, tỉnh Quảng Ninh.

Chương 3: Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hồ sơ Một cửa điện tử tạiUBND xã Hòa Bình, huyện Hoành Bồ, tỉnh Quảng Ninh

1.1.2 Một cửa điện tử

Được hiểu là ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tin học hóa các giao dịchgiữa tổ chức, cá nhân với cơ quan hành chính nhà nước và giữa các cơ quan hànhchính nhà nước theo cơ chế “một cửa, một cửa liên thông” quy định tại Quyết định

số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chếthực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước tạiđịa phương, để giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩmquyền của cơ quan hành chính nhà nước thông qua các thủ tục hành chính

1.2 Mục đích

- Quy trình giải quyết các thủ tục hành chính công trở lên đơn giản, gọn nhẹ,giúp cán bộ chuyên môn giảm bớt áp lực làm việc, tạo sự thoải mái cho công dânđến giải quyết công việc

- thông tin về các thủ tục hành chính được công bố công khai, minh bạchgiúp công dân chủ động trong việc tra cứu thông tin, tra cứu kết quả thụ lý hồ sơ,nhận thông tin tư vấn Khi công dân chủ động trong việc tra cứu thông tin, tra cứukết quả thụ lý hồ sơ, nhận thông tin tư vấn; người dân giám sát việc giải quyết của

cơ quan nhà nước

- Tạo lập kho dữ liệu thông tin về quá trình giải quyết các hồ sơ thủ tụchành chính giúp lãnh đạo theo dõi tiến trình giải quyết hồ sơ một cách dễ dàng có hệthống để kịp thời đưa ra các biện pháp quản lý, chỉ đạo, điều hành Từng bước nângcao trình độ quản lý, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết thủ tụchành chính công của cán bộ, lãnh đạo

- Hỗ trợ cán bộ công chức thực hiện tác nghiệp đối với quá trình tiếp thụ lý-trả kết quả đối với việc giải quyết các thủ tục hành chính qua phần mềm mộtcửa giúp cán bộ giảm bớt thời gian, công sức giải quyết công việc, giúp công dânnhanh chóng có được kết quả.

- Tạo nguồn thông tin về các hồ sơ thủ tục hành chính để cung cấp cho cổngthông tin điện tử của dịch vụ công

Tóm lại có thể thấy những lợi ích mà “Một cửa điện tử” đem lại đã góp phần

to lớn vào công cuộc cải cách hành chính tại mỗi đơn vị, mang đến những quyền lợithiết thực cho nhân dân, tạo sự tiếp xúc cởi mở, thông thoáng giữa người dân và cơquan quản lý nhà nước Một cửa điện tử tạo khả năng tìm kiếm, tra cứu tường minh

và dễ dàng cho các công dân với mọi loại trình độ, hệ thống cung cấp thông tin tứcthời, dễ dàng thay đổi, bổ xung khi cần thiết Với cơ chế “một cửa điện tử” côngdân có thể ngồi nhà và gửi những thắc mắc của mình thông qua mạng máy tính kếtnối toàn cầu- Internet Theo đó, hệ thống một cửa điện tử hiện nay đã cung cấpthông tin một cách tự động và trực tuyến về tình trạng giải quyết hồ sơ cấp phépkinh doanh, lao động và văn hóa…Người dân có thể dùng phương tiện liên lạcthông dụng nhất là điện thoại để được trả lời tự động về tình trạng hồ sơ bằng hộpthư thoại, tin nhắn Hệ thống này trở thành công cụ hữu hiệu để người dân và lãnhđạo giám sát các dịch vụ công, bởi báo cáo được cung cấp là trung thực nhất vìđược thực hiện hoàn toàn tự động và không thể bị thay đổi

1.3 Nguyên tắc

- Việc áp dụng thực hiện cơ chế “Một cửa” cần đảm bảo các nguyên tắc sau: Thủtục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật; Công khai các thủ tục hành chính, phí, lệphí và thời gian giải quyết công việc của tổ chức, công dân; Nhận yêu cầu và trả kết quả tại

bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; Việc phối hợp các bộ phận có liên quan trong bộ máycông quyền nhằm giải công việc của tổ chức, công dân là trách nhiệm của cơ quan hànhchính nhà nước; Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện, đúng thời gian cho

tổ chức, công dân

thông tin chuyên ngành về giải quyết thủ tục hành chính; Phù hợp với các quy định

về quản lý văn thư, lưu trữ;Tuân thủ quy trình quản lý chất lượng ISO 9001:2008trong thực hiện thủ tục hành chính; Đảm bảo khách quan, hướng tới hệ thống tổngthể, thống nhất, khả chuyển, an toàn và bảo mật, hợp lý và hiệu quả

1.4 Quy trình thực hiện

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ Quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính Một cửa

Mô tả các bước trong quy trình

STT Chủ thể thực

hiện Thủ tục

1 Cá nhân, tổ chức - Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ và các giấy tờ liên quan

theo quy định cho cán bộ tiếp nhận và giải quyết thủ

tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quảcủa UBND Xã, các loại hồ sơ tiếp nhận căn cứ theo

bộ thủ tục – quy định hành chính tại Đề án 30

- Nhận hướng dẫn thực hiện nếu hồ sơ không hợp lệ

- Nhận biên nhận trong đó có ngày hẹn trả nếu hồ sơhợp lệ

- Nhận thông báo yêu cầu bổ sung trong trường hợp

hồ sơ cần bổ sung các giấy tờ còn thiếu, khi đó côngdân đến bổ sung hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ,ngày hẹn trả sẽ tính lại kể từ ngày bổ sung

- Nhận thông báo không giải quyết nếu hồ sơ không

đủ điều kiện giải quyết

- Nhận kết quả giải quyết nếu hồ sơ đủ điều kiện giảiquyết

hồ sơ) Nếu hồ sơ hợp lệ thì nhập thông tin tiếp nhận

hồ sơ vào hệ thống và in biên nhận giao cho công dân,hẹn ngày trả Cán bộ tiếp nhận chuyển toàn bộ hồ sơvừa tiếp nhận cho bộ phận thụ lý hồ sơ giải quyết,việc chuyển hồ sơ bằng đường: chương trình và sổsách

- Nhận công văn yêu cầu bổ sung hoặc thông báokhông giải quyết nếu hồ sơ để trả cho dân

- Nhận hồ sơ bổ sung, in lại biên nhận mới giao chodân

- Nhận kết quả giải quyết gồm: hồ sơ và giấy chứngnhận, giấy phép… từ phòng ban chuyên môn để trả

- Chuyên viên thụ lý thẩm định, xem xét nội dung hồ

sơ nếu hồ sơ không đúng quy định thì làm công vănyêu cầu bổ sung, làm rõ Ngược lại nếu hồ sơ thuộcphạm vi của đơn vị thì in đề xuất, trình lãnh đạophòng ban xem xét, in giấy phép, giấy chứng nhận…trình lãnh đạo ký và chuyển kết quả giải quyết hồ sơcho cán bộ trả kết quả để trả cho công dân Nếu khôngthuộc phạm vi của đơn vị thì làm công văn, tờ trìnhcho lãnh đạo ký và trả cho dân, hướng dẫn đến cơquan nơi có thẩm quyền

4 Văn phòng - Xem xét giấy chứng nhận và trình lãnh đạo ký.

- Cho số, vào sổ giấy phép

5 Lãnh đạo - Duyệt hồ sơ

1.5 Các lĩnh vực áp dụng cơ chế “một cửa”

- Lĩnh vực nội vụ: tặng giấy khen của Chủ tịch UBND cấp xã về thành tíchđột xuất, tặng giấy khen của Chủ tịch UBND xã về thành tích thi đua theo đợt hoặcchuyên đề, tặng giấy khen của Chủ tịch UBND xã về thực hiện nhiệm vụ chính trị

- Lĩnh vực công thương: cấp giấy xác nhận đăng ký sản xuất rượu thủ công

để bán cho các doanh nghiệp có giấy phép sản xuất rượu để chế biến lại

- Lĩnh vực giáo dục đào tạo: đăng ký thành lập nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độclập,cho phép hoạt động giáo dục đối với nhóm trẻ lớp mẫu giáo độc lập tư thục, sátnhập, chia tách nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập tư thục

- Lĩnh vực xây dựng: Thủ tục thẩm định dự án đầu tư xây dựng công trình sửdụng vốn ngân sách Nhà nước thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư của Chủ tịchUBND xã, Thủ tục thẩm thẩm định báo cáo kinh tế kỹ thuật sử dụng vốn ngân sáchNhà nước thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư cuả Chủ tịch UBND cấp xã…

- Lĩnh vực lao động, thương binh và xã hội: Xác nhận hồ sơ thương bình, liệt

sỹ, thân nhân liệt sỹ, người có công; xác nhận hồ sơ con thương binh, liệt sỹ, đốitượng hưởng chế độ chất độc màu da cam; xác nhận hồ sơ xin miễn (giảm) thuế sửdụng đất; xác nhận hồ sơ miễn (giảm) cho các hộ nghèo xã hội; xác nhận thủ tục xincấp lại thẻ thương binh, bệnh binh; hướng dẫn hợp đồng lao động

- Lĩnh vực tư pháp: Chứng thực các văn bản giấy tờ; cải chính hộ tịch; chứngthực hợp đồng dân sự, chứng thực chữ ký, xác nhận con nuôi, xác nhận hôn nhân….

- Lĩnh vực khác: xác nhận theo yêu cầu của người dân

Chương 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA TẠI UBND XÃ

HÒA BÌNH, HUYỆN HOÀNH BỒ, TỈNH QUẢNG NINH

2.1 Giới thiệu về UBND xã Hòa Bình

2.1.1 Giới thiệu khái quát

- Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân xã Hòa Bình

- Địa điểm: thôn Đồng Lá, xã Hòa Bình, Hoành Bồ, Quảng Ninh

Hòa Bình là một xã miền núi nằm ở phía Đông bắc huyện Hoành Bồ, đượcthành lập từ năm 1956 đến nay, địa điểm trụ sở UBND xã hiện nay thuộc thôn Đồng

Lá, nằm sát trục đường Tỉnh lộ 326, cách Trung tâm huyện Hoành Bồ 24km, cáchThành phố Hạ Long khoảng 10km về phía nam Phía Đông giáp huyện Ba chẽ vàThành phố Cẩm Phả; Phía Tây giáp xã Vũ Oai huyện Hoành Bồ; Phía Nam giápphường Hà khánh TP Hạ Long; Phía Bắc giáp xã Kỳ Thượng huyện Hoành Bồ vớidiện tích tự nhiên là: 7.981,31 ha Toàn xã có 293 hộ với 1.287 nhân khẩu, 92,5 %

là dân tộc Dao, trình độ dân trí không đồng đều, tỷ lệ hộ nghèo còn chiếm 6,12%

Ban Địa chính

Ban Công an

Ban VH- XH

Văn phòng UBND

Ban Tư pháp

Chú thích sơ đồ:

Quan hệ trực tiếp

Quan hệ trực thuộc Quan hệ phối hợp

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã

Chỉ đạo, lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế, đảm bảo an sinh xãhội, đảm bảo an ninh Chính trị, Quốc phòng, trật tự an toàn xã hội; thực hiện nhiệm

vụ xây dựng nông thôn mới; nhiệm vụ cải cách hành chính trên địa bàn xã

2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ Một cửa

2.2.1 Thực trạng

Được sự lãnh đạo trực tiếp của cấp Đảng ủy, HĐND xã và sự quan tâm chỉđạo của UBND xã, sự phối hợp chặt chẽ của các Ban ngành đã tập trung triển khaithực hiện công tác cải cách hành chính đạt được những thành tựu đáng kể góp phầnthực hiện thắng lợi nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của xã UBND xã đã tổ chứchọc tập, phổ biến và quán triệt Chương trình cải cách hành chính xã Hòa Bình giaiđoạn 2011-2015, là một trong những chương trình trọng điểm của xã; để phù hợpvới nội dung Nghị quyết số 30c/2011/NQ-CP của Chính phủ, UBND xã đã banhành Kế hoạch cải cách hành chính của xã và giao nhiệm vụ cụ thể đến từng cán bộ,công chức hàng năm

Cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế Một cửa, UBND xã đã triển khai bộphận để tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả Thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chứctại một đầu mối duy nhất theo quy định của pháp luật Trưởng bộ phận một cửa làPhó Chủ tịch UBND xã

Bộ phận “một cửa” chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện của Chủ tịch UBND

xã, chịu sự quản lý về chuyên môn, hành chính của Phó Chủ tịch UBND xã Việctiếp nhận, xử lý, giải quyết và trả kết quả tại bộ phận “một cửa” được thực hiện theocác quy định về thủ tục, thời hạn, lệ phí đối với từng loại việc do cơ quan thẩmquyền ban hành, theo quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận “một cửa” và theocác quy trình nội bộ do UBND xã ban hành

2.2.1.1 Tổ chức bộ máy, biên chế Bộ phận “một cửa”

Bộ phận “Một cửa” UBND xã gồm 05 người, trong đó: Phó Chủ tịch UBND xã –Trưởng Bộ phận; Văn phòng – Thống kê xã bố trí 01 người; Tư pháp – Hộ tịch bố trí

01 người; Địa chính NN-XD&MT bố trí 01 người; Văn hóa – Xã hội bố trí 01 người

2.2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận “Một cửa”

* Vị trí: Bộ phận “Một cửa” thuộc UBND xã và chịu sự chỉ đạo trực tiếp củaChủ tịch UBND xã

* Chức năng, nhiệm vụ:

Tiếp công dân, tổ chức tại phòng làm việc của bộ phận “Một cửa” để giải quyếtcông việc trong phạm vi thẩm quyền của UBND xã được quy định giải quyết TTHCtheo cơ chế “Một cửa” Trường hợp công dân, tổ chức đến liên hệ giải quyết thủ tụchành chính không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn công dân, tổ chức đến

cơ quan có thẩm quyền giải quyết Tổ chức, công dân đến liên hệ giải quyết thủ tụchành chính nếu có liên quan đến lĩnh vực và thẩm quyền mình phụ trách thì hướngdẫn thủ tục, hồ sơ đầy đủ tiến hành ra phiếu hẹn, nhận hồ sơ và lưu vào sổ theo dõi.Sau khi hồ sơ đã được giải quyết, tiến hành trả kết quả cho tổ chức, công dân và thuphí, lệ phí theo quy định tại một đầu mối duy nhất là bộ phận “Một cửa”

2.2.1.3 Quy trình, thủ tục giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa”

Mọi quy định về hồ sơ, thủ tục hành chính, thời gian giải quyết, phí, lệ phíđược niêm yết công khai tại phòng làm việc của Bộ phận “Một cửa”

- Quy định về việc tiếp nhận, giải quyết và trả hồ sơ:

Khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân cán bộ Bộ phận “Một cửa” có tráchnhiệm kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ, hướng dẫn cho tổchức, công dân khai bổ sung (nếu chưa đấy đủ ), sau khi kiểm tra nếu đúng nội dung

và đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định thì cán bộ, công chức tiếp nhận viết phiếunhận hồ sơ và hẹn thời gian trả kết quả

Cuối ngày báo cáo kết quả số lượng nhận và trả kết quả hồ sơ trong ngày choTrưởng bộ phận

- Thẩm quyền ký giải quyết công việc Đối với những loại thủ tục theo quyđịnh thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo UBND xã thì cán bộ của Bộ phận “Mộtcửa” trình lãnh đạo UBND xã ký

- Giao trả kết quả giải quyết hồ sơ:

Sau khi nhận hồ sơ đã ký xong, cán bộ Bộ phận “Một cửa” trực tiếp đến bộphận văn thư để đóng dấu và trả hồ sơ cho tổ chức, công dân theo phiếu hẹn, thuphí, lệ phí theo quy định và lưu vào sổ theo dõi

Trường hợp không thể giải quyết theo đúng thời gian quy định như đã hẹn thìcán bộ Bộ phận “Một cửa” có trách nhiệm thông báo cho tổ chức, công dân biết lý

do và hẹn lại thời gian trả kết quả

2.2.1.4 Cơ sở vật chất và thời gian làm việc

- Cơ sở vật chất:

Trong thời gian qua, cơ sở vật chất, trang thiết bị của bộ phận “một cửa” đãđược trang bị gồm: 3 bàn giao dịch, 3 ghế làm việc của CBCC bộ phận, 03 ghế ngồicho công, dân tổ chức khi giao dịch, 2 tủ đựng hồ sơ, 01 giá lưu hồ sơ, 02 băng ghếdài để công dân ngồi chờ; 03 bộ máy vi tính, 01 máy in dùng chung Phòng “mộtcửa” có diện tích hẹp, chưa có máy photo, máy scan… Trên bàn làm việc có biểnchức danh để tổ chức, công dân đến biết liên hệ công việc Phía trước phòng làm việc

có hòm thư góp ý để tổ chức, công dân có ý kiến đóng góp; trong phòng niêm yếtcông khai các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết UBND xã cũng như các khoản phí,

lệ phí giải quyết TTHC, 01 bảng nội quy làm việc của bộ phận “Một cửa”

Trong giờ hành chính cán bộ, công chức Bộ phận “Một cửa” mặc quần áo gọngang, áo phải có cổ và phải đeo thẻ cán bộ, công chức

- Thời gian tiếp nhận hồ sơ TTHC:

+ Sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút;

+ Chiều từ 13 giờ 30 phút đến 16 giờ 00 phút

2.2.2 Quy trình thực hiện

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ Quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính Một cửa

Mô tả các bước trong quy trình

STT Chủ thể thực

hiện Thủ tục

1 Cá nhân, tổ chức - Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ và các giấy tờ liên quan

theo quy định cho cán bộ tiếp nhận và giải quyết thủtục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quảcủa UBND Xã, các loại hồ sơ tiếp nhận căn cứ theo

bộ thủ tục – quy định hành chính tại Đề án 30

- Nhận hướng dẫn thực hiện nếu hồ sơ không hợp lệ

- Nhận biên nhận trong đó có ngày hẹn trả nếu hồ sơ

hợp lệ

- Nhận thông báo yêu cầu bổ sung trong trường hợp

hồ sơ cần bổ sung các giấy tờ còn thiếu, khi đó côngdân đến bổ sung hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ,ngày hẹn trả sẽ tính lại kể từ ngày bổ sung

- Nhận thông báo không giải quyết nếu hồ sơ không

đủ điều kiện giải quyết

- Nhận kết quả giải quyết nếu hồ sơ đủ điều kiện giảiquyết

hồ sơ) Nếu hồ sơ hợp lệ thì nhập thông tin tiếp nhận

hồ sơ vào hệ thống và in biên nhận giao cho công dân,hẹn ngày trả Cán bộ tiếp nhận chuyển toàn bộ hồ sơvừa tiếp nhận cho bộ phận thụ lý hồ sơ giải quyết,việc chuyển hồ sơ bằng đường: chương trình và sổsách

- Nhận công văn yêu cầu bổ sung hoặc thông báokhông giải quyết nếu hồ sơ để trả cho dân

- Nhận hồ sơ bổ sung, in lại biên nhận mới giao chodân

- Nhận kết quả giải quyết gồm: hồ sơ và giấy chứngnhận, giấy phép… từ phòng ban chuyên môn để trảcho dân

3 Cán bộ thụ lý –

Phòng ban chuyên

môn

- Nhận hồ sơ từ cán bộ tiếp nhận hồ sơ

- Phân công chuyên viên thụ lý hồ sơ

- Chuyên viên thụ lý thẩm định, xem xét nội dung hồ

sơ nếu hồ sơ không đúng quy định thì làm công văn

trình lãnh đạo ký và chuyển kết quả giải quyết hồ sơcho cán bộ trả kết quả để trả cho công dân Nếu khôngthuộc phạm vi của đơn vị thì làm công văn, tờ trìnhcho lãnh đạo ký và trả cho dân, hướng dẫn đến cơquan nơi có thẩm quyền

4 Văn phòng - Xem xét giấy chứng nhận và trình lãnh đạo ký.

- Cho số, vào sổ giấy phép

5 Lãnh đạo - Duyệt hồ sơ

2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ Một cửa

2.3.1 Ưu điểm

Nhìn chung Bộ phận “Một cửa” UBND xã đã đạt hiệu quả về chất lượng, đúngthời gian luật định, hạn chế đến mức thấp nhất sự phiền hà cho người dân và doanhnghiệp Đổi mới cơ bản phương thức hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương, Bộ phận “Một cửa” được bố trí khoa học với đội ngũ cán bộ, công chức

có trình độ, chuyên môn nghiệp vụ đủ đáp ứng được yêu cầu công việc, đảm bảogiải quyết các thủ tục hành chính nhanh, gọn, kịp thời, đúng quy định của pháp luật.UBND xã đã ban hành và triển khai quy chế, nội quy hoạt động của cơ chế “mộtcửa” Niêm yết, công khai các quy trình về giải quyết các thủ tục hành chính tại trụ

sở UBND về thời hạn trả kết quả theo từng loại hồ sơ, lĩnh vực; công khai mức thuphí, lệ phí theo quy định Công khai các quy định thống nhất về hồ sơ, trình tự vàthời gian giải quyết thủ tục cho từng loại công việc cụ thể, đơn giản hóa các thủ tụchành chính, từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí đi lại cho người dân Nâng cao ýthức trách nhiệm, tinh thần và thái độ phục của đội ngũ cán bộ, công chức; nâng caochất lượng công vụ, hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước ở địa phương; phân định rõthẩm quyền, trách nhiệm của từng bộ phận trong việc giải quyết công việc liên quanđến tổ chức, công dân Đặc biệt là được giao hẹn bằng phiếu trả hồ sơ rõ ràng, tạođược thiện cảm và lòng tin của người dân Thực hiện tốt cơ chế “một cửa” tạiUBND xã góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước ở địa phương, giúp ngườidân thuận tiện trong quá trình giao dịch các thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian,giảm phiền hà cho tổ chức, công dân Góp phần hạn chế nạn quan liêu, cửa quyền,

tham nhũng; được đông đảo nhân dân tin tưởng, tạo hiệu lực, hiệu quả trong quản lýnhà nước ở địa phương.

Mô hình “một cửa” đã giải quyết hồ sơ thủ tục theo quy trình công khai, cáccán bộ, công chức xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, thời gian giải quyết và mốiquan hệ phối hợp giải quyết, giữa các bộ phận, giảm bớt chồng chéo, hạn chế tìnhtrạng đùn đẩy trách nhiệm và tình trạng phó thác cho người dân tự lo như trước đây

Kết qủa cụ thể: Tổng số TTHC đã tiếp nhận và giải quyết trong 5 năm qua tại

bộ phận “Một cửa” UBND xã là hơn 4000 TTHC, với tổng số phí, lệ phí đã thu nộpngân sách nhà nước là hơn 20 triệu đồng

Nguyên nhân đạt được: Được sự qua tâm chỉ đạo sâu sắc của lãnh đạo Đảng

ủy, Ủy ban nhân dân xã, sự phối hợp chặt chẽ giữa các Ban ngành, cùng với sự nỗlực của CBCC bộ phận “Một cửa” đã góp phần quan trọng cho những kết quả tíchcực đã đạt được trong thời gian qua Đồng thời được nhân dân tinh tưởng, đồng tìnhnên đã đạt được những kết quả nhất định trong việc giải quyết các thủ tục hànhchính Cán bộ, công chức của Bộ phận “Một cửa” đã có những nổ lực trong thựchiện cam kết “một cửa” thân thiện và trách nhiệm

2.3.2 Hạn chế

Bên cạnh những mặt đạt được vẫn còn một số hạn chế cần phải khắc phụctrong quá trình thực hiện cơ chế “một cửa” như: một số thủ tục hành chính vẫn cònrườm rà, phức tạp, nhiều loại giấy tờ không thật sự cần thiết; việc giải quyết hồ sơ,yêu cầu của người dân vẫn còn tình trạng đi lại nhiều lần để bổ sung hồ sơ, có lúchẹn trả kết quả không đúng với giấy hẹn; việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ còn thựchiện thủ công, chưa phát huy được mục đích Đề án xây dựng Chính quyền điện tửtrên địa bàn tỉnh Quảng Ninh; Trình độ, năng lực của cán bộ trực tiếp thực hiện cơchế “một cửa” trong giải quyết hồ sơ, thủ tục đầu tư vẫn còn hạn chế, đặc biệt là cáclĩnh vực xây dựng và đất đai Đây cũng là nguyên nhân làm rào cản cho công dân

và tổ chức đặt biệt là các doanh nghiệp có ý định đầu tư vào địa phương; nhận thứccủa một số cán bộ, công chức chưa thật sự phát huy hết trách nhiệm phục vụ nhân

* Nguyên nhân tồn tại hạn chế: Bộ phận “Một cửa” chưa tổ chức được cuộchọp sơ, tổng kết Trong công tác tiếp dân còn một số cán bộ “một cửa” chưa đượcnhã nhặn trong giao tiếp nên vẫn còn một số tổ chức, cá nhân không thật sự hàilòng Khi giải quyết thủ tục còn nể nang tình cảm, những nội dung còn thiếu trongthủ tục, ưu tiên với người quen biết, cấp trên Chế độ thông tin, báo cáo về tình hình

và kết quả thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” vềtrên vẫn chưa được thường xuyên và kịp thời

* Những vấn đề rút ra: Công tác xây dựng Đảng phải đi đôi với kiện toàn và

nâng cao chất lượng của hệ thống chính trị để tăng cường sự lãnh đạo của cấp ỦyĐảng; Cần quán triệt thông suốt về vị trí, vai trò quan trọng của công tác cải cáchhành chính, đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính Bên cạnh đó cần đẩy mạnh côngtác tuyên truyền về cơ chế “một cửa”, cơ chế “Một cửa” liên thông trong giải quyết

hồ sơ, thủ tục Phải thường xuyên rà soát các văn bản Quy phạm pháp luật để kiếnnghị sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ nếu không còn phù hợp, gây cản trở, phiền hàcho công dân, tổ chức Cần có chiến lược tổng thể, lâu dài cho toàn bộ công cuộccải cách hành chính Quy chế hoạt động đúng chế độ của từng ngành, từng thànhviên phụ trách phải cụ thể Không ngừng kiện toàn tổ chức bộ máy cơ chế “mộtcửa” và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chuyên môn Phải thường xuyên cập nhật thôngtin về chuyên môn, nghiệp vụ, các quy định mới của pháp luật; tập huấn nâng cao

kỹ năng hành chính, nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp phục vụ tốt cho cán bộ, côngchức Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất nhằm đảm bảo cho công tác giải quyết thủtục hành chính theo cơ chế “một cửa” Thực hiện đúng chế độ đảm bảo đời sống củatừng cán bộ, công chức nhằm có giải pháp phù hợp với tình hình hiện nay để cán

bộ, công chức yên tâm làm tốt công tác Cần làm tốt công tác tuyên truyền và thôngtin về cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” để cá nhân, tổ chức dễdàng tiếp cận và thực hiện đúng quy định Phải có báo cáo định kỳ trong đó rõnhững mặt làm được và chưa được; những thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiệnđồng thời đưa ra hướng khắc phục những hạn chế, thiếu sót Tăng cường sự giámsát của nhân dân đối với hoạt động của Bộ phận “Một cửa”

* Biện pháp khắc phục: Để nâng cao hiệu quả công tác cải cách TTHC tại

UBND xã cần thực hiện tốt một số vấn đề sau:

- Tăng cường sự lãnh đạo của Cấp ủy, Chính quyền trong công tác cải cáchTTHC, đặc biệt là triển khai bộ phận Một cửa;

- Đẩy mạnh việc xây dựng và hoàn thiện thể chế bộ phận “một cửa”, thườngxuyên rà soát các TTHC mới ban hành, sửa đổi, bổ sung để đưa vào thực hiện tại bộphận Một cửa;

- Tiếp tục duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2008 vào hoạt động quản lý của UBND, đặc biệt là vào giải quyết TTHC chongười dân;

- Triển khai xây dựng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tại UBND xãHòa Bình, rà soát, đề xuất một số TTHC để triển khai dịch vụ công mức độ 3,4 tạiUBND xã;

- Cử cán bộ, công chức bộ phận Một cửa đi đào tạo, tập huấn để triển khai bộphận một cửa hiện đại đáp ứng yêu cầu;

- Đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết TTHC bằng cáchứng dụng Phần mềm “Một cửa điện tử” vào giải quyết TTHC

Chương 3.

ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA ĐIỆN

TỬ TẠI UBND XÃ HÒA BÌNH, HUYỆN HOÀNH BỒ, TỈNH QUẢNG NINH

Thực hiện sự chỉ đạo của UBND tỉnh Quảng Ninh, UBND xã Hòa Bình đãtriển khai áp dụng phần mềm Một cửa điện tử vào giải quyết TTHC tại UBND xãbắt đầu từ ngày 01/01/2016

- Tin học hóa các giao dịch giữa tổ chức, cá nhân với cơ quan hành chính nhà nước

và giữa các cơ quan hành chính nhà nước theo cơ chế “một cửa, một cửa liên thông”

3.1.2 Lợi ích của việc áp dụng phần mềm

- Tạo môi trường làm việc cộng tác, liên kết trao đổi thông tin trong việcphối hợp giải quyết thủ tục hành chính Cho phép gửi nhận dữ liệu hồ sơ điện tửliên thông giữa các cơ quan đơn vị cùng tham gia vào hệ thống trên mạng diện rộng

- Nâng cao năng lực của cơ quan nhà nước trong lĩnh vực cung cấp dịch vụcông trực tuyến nhằm phục vụ công dân, tổ chức mọi lúc mọi nơi, rút ngắn khoảngcách địa lý

- Nâng cao năng lực quản lý, điều hành của các cơ quan Nhà nước trongcông tác điều hành quản lý

- Công khai, minh bạch công tác tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo cơ chế 1cửa, 1 cửa liên thông cho Công dân, Tổ chức và các Đơn vị

- Tìm kiếm, thống kê báo cáo tình hình thụ lý hồ sơ nhanh chóng, dễ dàng vàchính xác

- Trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt hồ sơ.

- Tra cứu tình trạng hồ sơ

- Tìm kiếm báo cáo thống kê

3.1.3.2 Cán bộ tiếp nhận

- Tiếp nhận hồ sơ mới, tiếp nhận hồ sơ bổ sung

- Tiếp nhận hồ sơ liên thông giữa các đơn vị

- Tiếp nhận văn bản qua mạng

- Chuyển xử lý hồ sơ

- Tra cứu tình trạng hồ sơ

- Tìm kiếm báo cáo thống kê

3.1.3.3 Lãnh đạo đơn vị

- Phê duyệt hồ sơ

- Trình hồ sơ lên lãnh đạo cấp trên

- Theo dõi tình hình thụ lý hồ sơ

- Tra cứu tình trạng hồ sơ

- Điều hành tác nghiệp

- Tìm kiếm báo cáo thống kê

3.1.3.4 Cán bộ trả kết quả

- Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho công dân, tổ chức

- Trả kết quả hồ sơ liên thông giữa các đơn vị

- Thu phí, lệ phí giải quyết hồ sơ

- Tìm kiếm báo cáo thống kê

3.1.3.5 Quản trị hệ thống

- Phân quyền vai trò cho người sử dụng

- Cập nhật thông tin người dùng tại đơn vị

- Quản lý và thiết lập danh mục lĩnh vực, thủ tục hành chính, hồ sơ kèmtheo

- Định nghĩa quy trình giải quyết hồ sơ

3.1.4 Giới thiệu các chức năng

Hủy hồ sơ Cán bộ tiếp nhận có thể hủy các hồ sơ đã

được tiếp nhận

Cán bộ tiếp nhận hồ

sơ 5

Chuyển hồ sơ Người dùng có thể chuyển các hồ sơ đến

người xử lý tiếp theo trong quy trình

12

Không giải

quyết

Cán bộ có thể tiến hành cập nhật không giải quyết hồ sơ

Cán bộ thụ lý, Cán bộthẩm định

13

Phê duyệt hồ

sơ

Lãnh đạo phòng ban và lãnh đạo đơn vị

có thể phê duyệt các hồ sơ

Lãnh đạo phòng ban, Lãnh đạo đơn vị

Lưu trữ tài liệu Cán bộ có thể tiến hành lưu trữ tài liệu Cán bộ tiếp nhận,

Cán bộ trả kết quả, Cán bộ thụ lý, Văn thư lưu trữ

17

Tích hợp quản

lý văn bản

Hệ thống phần mềm có tích hợp với hệ thống QLVB

Hệ thống

18

Thu lệ phí Cán bộ có thể thu lệ phí giải quyết hồ sơ Cán bộ thu lệ phí

3.1.4.2 Báo cáo thống kê

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

2

Báo cáo động Cán bộ có thể thực hiện các báo cáo động Cán bộ tiếp nhận,

Cán bộ trả kết quả, Cán bộ thụ lý, Cán bộthẩm định, Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban

3.1.4.3 Điều hành tác nghiệp

Cán bộ tiếp nhận, Cán bộ trả kết quả, Cán bộ thụ lý, Cán bộthẩm định, Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban

Cán bộ tiếp nhận, Cán bộ trả kết quả, Cán bộ thụ lý, Cán bộthẩm định, Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban

5

Danh sách các

hồ sơ tồn trước

Người dùng có thể xem danh sách các hồ

sơ tồn trước kỳ báo cáo và tình trạng giải quyết của các hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận, Cán bộ trả kết quả, Cán bộ thụ lý, Cán bộthẩm định, Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban 6

Danh sách các

hồ sơ nhận

trong kỳ

Người dùng có thể xem danh sách các hồ

sơ nhận trong kỳ báo cáo và tình trạng giải quyết của các hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận Cán

bộ trả kết quả, Cán bộthụ lý, Cán bộ thẩm định, Lãnh đạo đơn

vị, Lãnh đạo phòng, ban

7

Danh sách các

hồ sơ đã giải

quyết

Người dùng có thể xem danh sách các hồ

sơ đã giải quyết đúng hạn, quá hạn và tình trạng giải quyết của các hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận, Cán bộ trả kết quả, Cán bộ thụ lý, Cán bộthẩm định, Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban

8

Danh sách các

hồ sơ chưa

giải quyết

Người dùng có thể xem danh sách các hồ

sơ chưa giải quyết còn trong hạn, quá hạn

và tình trạng giải quyết của các hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận, Cán bộ trả kết quả, Cán bộ thụ lý, Cán bộthẩm định, Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban

9

Danh sách trả

hồ sơ cho dân

Người dùng có thể xem danh sách các hồ

sơ dân đã nhận và chưa nhận

Cán bộ tiếp nhận, Cán trả kết quả, Cán

bộ thụ lý, Cán bộ thẩm định, Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban

Cán bộ tiếp nhận, Cán trả kết quả, Cán

bộ thụ lý, Cán bộ thẩm định, Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban

bộ thụ lý, Cán bộ thẩm định, Lãnh đạo

Cán bộ tiếp nhận, Cán trả kết quả, Cán

bộ thụ lý, Cán bộ thẩm định, Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban

3.1.4.4 Thông báo, nhắc việc

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

sơ cần giải quyết

Cán bộ tiếp nhận, Cán bộ trả kết quả, Cán bộ thụ lý, Cán bộthẩm định, Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban

3.1.4.5 Thông báo SMS, Email

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

Cán bộ tiếp nhận, Cán trả kết quả

2

Gửi thư bưu

điện, bưu điện

Người dùng có thể gửi thư xin lỗi đếncông dân qua thư điện tử hoặc bưu điện

Cán bộ tiếp nhận, Cán bộ trả kết quả