Nghiên cứu khả năng triển khai ứng dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp (ERP) tại công ty cổ phần vàng bạc đá qúy phú nhuận (PNJ)

Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa có những hệ thống tí

VÕ THANH UY

NGHIÊN CỨU KHẢ NĂNG TRIỂN KHAI

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TÍCH HỢP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀNG BẠC

ĐÁ QUÝ PHÚ NHUẬN (PNJ)

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2010

VÕ THANH UY

NGHIÊN CỨU KHẢ NĂNG TRIỂN KHAI

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TÍCH HỢP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀNG BẠC

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực, và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác

Tác giả

VÕ THANH UY

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

2 Mục tiêu nghiên cứu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4 Phương pháp nghiên cứu

5 Đóng góp của nghiên cứu

6 Kết cấu luận văn

CHƯƠNG 1 1

TỔNG QUAN VỀ ERP 1

1.1Giới thiệu khái quát về ERP 2

1.1.1 ERP là gì? 2

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ERP 5

1.1.3 Thị trường và phân khúc các sản phẩm ERP hiện nay 8

1.1.4 Ý nghĩa của việc triển khai ứng dụng ERP 10

1.2 Triển khai ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp 11

1.2.1 Xác định mục tiêu và phạm vi 11

1.2.2 Tổ chức đội dự án ERP 12

1.2.3 Quy trình triển khai ứng dụng ERP vào doanh nghiệp 14

1.3 Các điều kiện quyết định triển khai ứng dụng ERP thành công 25

1.3.1 Nguồn nhân lực cho dự án ERP 25

1.3.2 Quy trình hoạt động 27

1.3.3 Cơ sở dữ liệu 27

1.3.4 Cơ sở hạ tầng 28

1.3.5 Ngân sách cho dự án ERP 29

1.3.6 Khả năng quản trị dự án ERP 31

1.4 Xu thế ứng dụng và kinh nghiệm triển khai ERP 34

1.4.1 Xu thế ứng dụng ERP của các doanh nghiệp Việt Nam 34

1.4.2 Kinh nghiệm triển khai ERP 36

1.4.2.1 Những thách thức chính khi triển khai ERP 36

1.4.2.2 Những nhân tố dẫn đến thành công ERP 37

1.4.2.3 Kinh nghiệm từ một số dự án ERP thành công tại Việt Nam 37

CHƯƠNG 2 41

PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG ERP TẠI PNJ 41

2.1Khái quát về ngành nữ trang Việt Nam và công ty PNJ 42

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của các làng nghề kim hoàn Việt Nam 42

2.1.2 Đặc trưng của ngành kinh doanh nữ trang Việt Nam 46

2.1.3 Giới thiệu khái quát về công ty PNJ 47

2.2Phân tích các điều kiện triển khai ứng dụng ERP tại PNJ 51

2.2.1 Phương pháp đo lường và phân tích 51

2.2.1.1 Nghiên cứu định tính 51

2.2.1.2 Nghiên cứu định lượng 54

2.2.2 Phân tích kết quả khảo sát tại PNJ 57

2.2.2.1 Yếu tố về nguồn nhân lực cho dự án ERP 57

2.2.2.2 Yếu tố về quy trình hoạt động 58

2.2.2.3 Yếu tố về cơ sở dữ liệu 59

2.2.2.4 Yếu tố về cơ sở hạ tầng 60

2.2.2.5 Yếu tố về ngân sách cho dự án ERP 61

2.2.2.6 Yếu tố về khả năng quản trị dự án ERP 62

CHƯƠNG 3 64

TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ERP TẠI PNJ 64

3.1Định hướng và mục tiêu triển khai ứng dụng ERP tại PNJ 65

3.1.1 Định hướng triển khai ứng dụng ERP 65

3.1.2 Mục tiêu triển khai ứng dụng ERP 65

3.2Đề xuất quy trình triển khai ERP cho PNJ 66

3.3Một số biện pháp cải thiện điều kiện triển khai ứng dụng ERP cho PNJ 75

3.3.1 Tăng khả năng đáp ứng của nguồn nhân lực cho dự án ERP 75

3.3.1.1 Thành lập Ban dự án ERP có cơ cấu đủ tiêu chuẩn 75

3.3.1.2 Cập nhật và bổ sung kiến thức về ERP cho Ban dự án 78

3.3.1.3 Cải thiện khả năng thích nghi cho người sử dụng cuối 78

3.3.2 Cải thiện khả năng đáp ứng về quy trình hoạt động 79

3.3.2.1 Chuẩn hóa quy trình hoạt động hiện tại 79

3.3.2.2 Xác định những quy trình mang tính đặc thù 79

3.3.2.3 Đào tạo và giám sát chặt chẽ việ thực hiện thay đổi quy trình 80

3.3.3 Nâng cao chất lượng về cơ sở dữ liệu 80

3.3.3.1 Chuẩn hóa dữ liệu danh mục 80

3.3.3.2 Chuyển đổi dữ liệu toàn hệ thống 81

3.3.3.3 Xây dựng công cụ tập hợp số liệu toàn hệ thống 81

3.3.4 Tăng cường khả năng quản trị dự án ERP 81

KẾT LUẬN 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC 1: DANH SÁCH CÁC CHUYÊN GIA ERP

PHỤ LỤC 2 : BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT

COO : Chief of Operation - Giám đốc điều hành

Cơ sở hạ tầng : Hệ thống máy vi tính chủ, máy vi tính trạm và đường truyền

mạng giữa các bộ phận trong toàn doanh nghiệp

Cơ sở dữ liệu : Kiến trúc tổ chức lưu trữ và dữ liệu của doanh nghiệp (CSDL) CRM : Customer Relationship Management - Quản trị mối quan hệ

Hệ quản trị CSDL : Phần mềm lưu trữ, quản trị cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp

IT : Information Technology - Công nghệ thông tin

KHSX : Kế hoạch sản xuất

MICROSOFT : Một tập đoàn phần mềm ứng dụng và hệ quản trị cơ sở dữ liệu

hàng đầu thế giới

NCC : Nhà cung cấp

Người sử dụng chính : Những người được đào tạo để am hiểu tất cả những chức năng

thuộc phân hệ mình quản lý và chịu trách nhiệm đào tạo lại cho người sử dụng cuối

Người sử dụng cuối : Những người sử dụng các chức năng trên phần mềm để thực

hiện tác nghiệp của mình

ORACLE : Một tập đoàn phần mềm ứng dụng và hệ quản trị cơ sở dữ liệu

đứng đầu thế giới

SAP : Một tập đoàn phần mềm ứng dụng lớn trên thế giới

SCM : Supply Chain Management - quản trị chuỗi cung ứng

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng, buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn,

rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu đó, doanh nghiệp ngày càng nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất nguồn lực của mình

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa có những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong vài năm trở lại đây, ERP - Hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp (Enterprise

Resources Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa

chọn và đầu tư mạnh mẽ do những lợi ích to lớn mà nó mang lại ERP chính là một giải

pháp tổng thể về tin học hóa, là một công cụ hiệu quả giúp các nhà lãnh đạo quản lý các nguồn lực khác nhau của doanh nghiệp, theo dõi và giám sát các quá trình tác nghiệp, đồng thời giúp các doanh nghiệp hội nhập với một tiêu chuẩn quản lý quốc tế Tuy nhiên, theo ý kiến của các chuyên gia thì khả năng triển khai thành công của các doanh nghiệp trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng phụ thuộc vào nhiều yếu tố Vậy đâu là rào

cản và thách thức thực sự của một doanh nghiệp khi triển khai ERP? Công ty Cổ Phần Vàng Bạc Đá Quý Phú Nhuận-PNJ cần phải làm gì để triển khai ứng dụng ERP?

Đề tài: NGHIÊN CỨU KHẢ NĂNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ERP TẠI PNJ là một

nghiên cứu tiếp nối những đề tài đã nghiên cứu về sự ảnh hưởng và các tác động đến nhu cầu ứng dụng ERP của doanh nghiệp Nghiên cứu này đi vào phân tích quy trình triển khai ERP và những điều kiện cần có của doanh nghiệp Từ đó đề xuất giải pháp triển khai ứng

dụng ERP phù hợp cho Công ty PNJ nói riêng và doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nữ

trang tại Việt Nam nói chung

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của nghiên cứu bao gồm:

÷ Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về ERP và điều kiện ứng dụng ERP

÷ Đánh giá các điều kiện ứng dụng ERP của Công ty PNJ và từ đó đề xuất giải pháp triển khai ứng dụng ERP cho PNJ

÷ Khả năng ứng dụng ERP tại PNJ và các vấn đề khác có liên quan để ứng dụng ERP vào PNJ

4 Phương pháp nghiên cứu:

Tác giả kết hợp hai phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng để phấn tích khả năng triển khai ứng dụng ERP cho PNJ

Định tính:

Tổng lược quy trình triển khai ứng dụng ERP trên thế giới và Việt Nam, thảo luận trực tiếp với các chuyên gia trong lĩnh vực ERP để phân nhóm và xác định các điều kiện triển khai ERP cho Công ty PNJ

Định lượng:

Trên cơ sở các điều kiện triển khai ứng dụng ERP được xác định từ nghiên cứu toàn cảnh ứng dụng ERP năm 2008 của tập đoàn tư vấn Panorama (trên 1322 doanh nghiệp) và những chuyên gia trong lĩnh vực ERP, tác giả tiến hành:

÷ Xây dựng công cụ thu thập dữ liệu về các điều kiện triển khai ứng dụng ERP tại PNJ (bảng câu hỏi thang đo mức độ đồng ý)

÷ Dựa vào kết quả khảo sát 120 mẫu, tác giả phân tích từng yếu tố tác động đến khả năng triển khai ứng dụng ERP tại PNJ

5 Đóng góp của nghiên cứu

÷ Nghiên cứu này xác định các điều kiện cốt lõi để các doanh nghiệp Việt Nam hoàn thiện trước khi triển khai ứng dụng ERP

÷ Phân tích và đề xuất quy trình triển khai ứng dụng ERP phù hợp cho PNJ là một đại diện cho doanh nghiệp sản xuất kinh doạnh nữ trang Việt Nam

6 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về ERP

Chương 2: Phân tích khả năng triển khai ứng dụng ERP tại PNJ

Chương 3: Triển khai ứng dụng ERP tại

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ERP

1.1 Giới thiệu khái quát về ERP

ERP chuẩn giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị ) và tài lực (tài chính) Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn

Trên thực tế khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP, ví dụ phân hệ CRM (quản trị mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất ) nên nếu phân hệ này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng hợp lý Tương tự, các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về phân hệ

“Quản lý cổ phần và cổ đông” và phân hệ này có mối quan hệ chặt chẽ với phân

hệ kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP Nếu hiểu ERP trên khía cạnh phần mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì phân hệ này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP

Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý và với mỗi

ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp kiến trúc phân hệ của hệ thống ERP có thể rất khác nhau

Điểm khác biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành, hệ thống phân phối, điều hành sản xuất, ) là tính tích hợp ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các phân hệ của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các phân hệ này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các

bộ phận trong cơ thể chúng ta Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình như sau:

Tài chính kế toán (FIN): Phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP,

phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ con: sổ cái (GL), công nợ phải thu (AR), công nợ phải trả (AP), tài sản cố định (FA), quản lý tiền mặt (CASH), danh mục đầu tư, v.v

Mua hàng (PO): Phân hệ mua hàng quản lý hợp đồng mua hàng, theo dõi năng

lực tồn kho, cảnh báo tồn kho an toàn, lập đơn hàng mua.…

Bán hàng (OM): Phân hệ bán hàng quản lý hợp đồng bán hàng, lập bảng giá, lập

đơn hàng bán, quản lý hạn mức tín dụng khách hàng…

Hàng tồn kho (INV): Phân hệ kho quản lý hệ thống kho bãi, hệ thống quy đổi

đơn vị tính, quản lý nhập xuất tồn kho, kiểm kê kho…

Sản xuất (MFG): Phân hệ sản xuất quản lý quy trình sản xuất, tính giá thành

trong sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, công thức sản phẩm…

Hình 1.1 Mô hình hệ thống ERP cơ bản

Hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả và là lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển và đầu tư Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài

Cuối cùng, ERP cũng là một dự án rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp sẽ đem lại lợi ích rất lớn Theo công trình nghiên cứu 63 công ty của hãng nghiên cứu thị trường Meta Group đã cho thấy phải mất 8 tháng sau khi vận hành hệ thống mới thấy được lợi ích của ERP và hàng năm tiết kiệm thu được từ

hệ thống ERP là 1,6 triệu đô-la Mỹ Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ hoặc vùng tập trung nhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàng tiềm

năng Bên cạnh đó, ERP còn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợp như: Phát triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng kí dịch vụ trên mạng; điều phối toàn bộ giá cả cho các dự án; theo dõi, quản lí và sử dụng các tài sản; xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng người tham gia hệ thống

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ERP

Khái niệm ERP đã có từ những năm 60 ERP đóng vai trò như một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp

Mô hình phát triển ERP như sau:

Hình 1.2 Quá trình phát triển của hệ thống ERP "Nguồn: Travis Anderegg (2000)”

Số lượng đặt

hàng kinh tế

Lượng tồn kho an toàn

Danh sách nguyên liệu

Quản lý lệnh

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Hoạch định nguồn lực sản

Quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu - Material Requyements Planning (MRP thập niên 60)

Vào thập niên 1950 bắt đầu xuất hiện khái niệm tập trung vào chức năng cơ bản của quá trình quản lí sản xuất bao gồm:

÷ Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

÷ Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock)

÷ Danh sách nguyên liệu (Bill of Materials-BOMP)

÷ Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders)

Vào giữa thập niên 1960, các chức năng trên đã cấu thành hệ thống MRP với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu, mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như:

÷ Sản xuất cái gì?

÷ Cần nguyên vật liệu gì?

÷ Khi nào cần và mua nó như thế nào?

÷ Quản lý ra làm sao?

÷ Hiện nay đã có trong tay những gì?

÷ Những gì cần phải có nữa để sản xuất?

÷ Tăng tối đa hiệu suất sử dụng tài sản

Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với kế hoạch Sau đó, nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên

Giai đoạn 2: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII thập niên 70)

Hoạch định nguồn lực cho sản xuất là kết quả trực tiếp tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn MRP Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của doanh nghiệp, nhà máy sản xuất có hiệu quả Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng

Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng

thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu

Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng…

Giai đoạn 3: Quản trị doanh nghiệp tích hợp - Enterprise Resource Planning (ERP thập niên 90)

Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP Về cơ bản thì ERP cũng giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia…Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ:

÷ Tài chính kế toán

÷ Mua hàng

÷ Bán hàng

÷ Quản lý nguyên vật liệu

÷ Bảo trì trang thiết bị

nghiệp bao gồm cả hệ thống phần mềm lẫn hệ thống quản lý nghiệp vụ Phương

trình của ERM được mô tả như sau:

Từ phương trình trên chúng ta thấy ERM bao gồm: hệ thống ERP và các quy trình nghiệp vụ bên trong và xung quanh mỗi phân hệ Hoạt động nghiệp vụ bên trong

ERM = sự tích hợp + các phân hệ phần mềm chức năng + nghiệp vụ thương mại

mỗi phân hệ bao gồm: việc quản lý, ra quyết định, huấn luyện, tài liệu, giao tiếp, quản lý con người…Các phân hệ ERP và quy trình nghiệp vụ phải được kết hợp

để trở thành giải pháp ERM Ngày nay khái niệm ERP có phần nổi trội và được hiểu gần như khái niệm ERM

1.1.3 Thị trường và phân khúc các sản phẩm ERP hiện nay

Sản phẩm SAP

Ngày 30/07/2008, Công ty SAP đã tuyên bố trở thành nhà cung cấp chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường, tính theo tổng doanh thu của các giải pháp ERP, CRM và SCM Theo nghiên cứu của Parorama, SAP đang nắm giữ 35% thị phần trên thị trường ERP, dẫn đầu trong các nhà cung cấp SAP có thời gian triển khai kéo dài nhất – 20 tháng so với các giải pháp khác Độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với từng dự án của SAP cũng rất lớn so với tất cả các giải pháp còn lại (trừ Microsoft)

Tuy nhiên, ứng với mức chi phí và thời gian triển khai lớn nhất thì mức độ thỏa mãn và các lợi ích thực tế thu được của SAP không giải pháp nào bằng Chi phí trung bình cho một dự án SAP ước tính 16.821.832 USD, (khoảng 294 tỷ đồng) tương đương khoảng 18,6% doanh thu hàng năm của khách hàng – con số lớn nhất trong các giải pháp

Sản phẩm Oracle eBusiness Suite (EBS)

Oracle đang chiếm giữ 28% thị phần ERP, đứng

thứ 2 sau SAP Chi phí triển khai trung bình của

Oracle là 12,6 triệu USD (khoảng 220 tỷ đồng)

Chi phí này chiếm khoảng 10,6% doanh thu hàng

năm của DN Thời gian triển khai trung bình của

Oracle là 18,6 tháng, độ chênh lệch trong thời gian

triển khai ứng với các dự án khác nhau không

nhiều (ổn định)

Mức độ thỏa mãn của ban lãnh đạo các DN khi

ứng dụng Oracle là 76%, xếp sau SAP Tuy nhiên

độ thỏa mãn của đội ngũ nhân viên và lợi ích thu được tại các doanh nghiệp khi triển khai Oracle chỉ đạt 60%

Hình 1.3 Biểu đồ phân

khúc thị trường ERP

Trung bình, DN phải dành ra 18 tháng cho một dự án ERP của Microsoft, với mức

độ hài lòng thu được đạt 68%, cao hơn một chút so với mức 65% của các giải pháp khác Một điều đáng lưu ý là các nhân viên nghiệp vụ dường như rất hài lòng với giải pháp của Microsoft khi tỷ lệ bình chọn là 77% (cao nhất trong các giải pháp) Tuy nhiên, các lãnh đạo lại không cùng quan điểm, chỉ có 65,4% lãnh đạo được hỏi cảm thấy hài lòng với Microsoft, tỷ lệ này thấp hơn so mức trung bình 70,7%

Các giải pháp phân khúc II

Bản nghiên cứu bao gồm cả các giải pháp ERP thuộc phân khúc II: Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và các giải pháp khác Tổng thị phần của phân khúc II là 22,7% Trong đó phân chia như sau: Infor (2.9%), Baan (2.3%), Epicor (1.7%), IFS (1.7%) and Sage (1.3%) Chi phí triển khai trung bình 3,46 triệu USD (khoảng 59 tỷ đồng) thấp hơn nhiều so với SAP và Oracle nhưng cao hơn Microsoft Tuy nhiên, chi phí này có mức chênh lệch rất lớn, có thể thay đổi từ mức dưới 0,1 triệu USD cho tới 65 triệu USD, kết quả của việc tùy chỉnh giải pháp trong từng dự án

Tỷ lệ chi phí triển khai các giải pháp thuộc phân khúc này so với doanh thu hàng năm của các DN là 6,7%, thấp hơn nhiều mức 18,6% của SAP, 10,6% của Oracle , nhưng cao hơn Microsoft (5,0%) Thời gian triển khai trung bình của phân khúc

II cũng ngắn nhất (18 tháng) Một số chỉ số thống kê về các giải pháp ERP trên thị trường hiện nay như sau:

Bảng 1.1: Độ thỏa mãn của các giải pháp ERP

Chỉ tiêu SAP Oracle Microsoft Phân

khúc II

Trung bình

Lợi ích thu được 72,2% 58,0% 68,0% 68,6% 65,3%

(Nguồn: Nghiên cứu toàn cảnh ứng dụng ERP năm 2008 - tập đoàn Panorama)

1.1.4 Ý nghĩa của việc triển khai ứng dụng ERP

Hệ thống ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều hiệu quả và nâng cao sức

mạnh quản lý của doanh nghiệp thể hiện trên các phương diện:

Quy trình hoạt động của doanh nghiệp được chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ

bằng phần mềm Doanh nghiệp được kế thừa các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh

và hiệu quả của thế giới được đúc kết trong hệ thống ERP Toàn bộ các nghiệp vụ

đều được định nghĩa để thực hiện tự động trên hệ thống ERP không cho phép thực

hiện tác nghiệp bên ngoài hệ thống sẽ tránh được những sai sót do chủ quan hay

khách quan Dữ liệu được kế thừa giữa các bộ phận, giảm công nhập liệu, đối

chiếu số liệu giữa các bộ phận và có số liệu tức thời với độ tin cậy cao về hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Dễ dàng đào tạo người mới vào nắm

bắt các nghiệp vụ của công ty Dễ dàng nâng cấp, bổ sung khi có nghiệp vụ mới

hoặc thêm chi nhánh mới

Cải thiện sự kiểm soát của lãnh đạo về tất cả hoạt động của doanh nghiệp được

chính xác và tức thời Hệ thống ERP là một phần mềm nên luôn cung cấp chính

xác và kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của công ty những số liệu như:

doanh thu, chi phí, tồn kho, công nợ, đơn hàng, … số liệu tổng hợp các chi

nhánh, điểm bán lẽ một cách tự động và tức thời Lãnh đạo của doanh nghiệp có

thể ở bất kỳ nơi nào có Internet đều có thể đăng nhập vào hệ thống ERP để nắm

tình hình kinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể giảm lượng tồn kho đến mức thấp nhất nhờ thông tin tồn kho chính xác và tức thời từ đó có thể lập kế hoạch mua hàng tối ưu, điều hàng hợp lý

Quy trình mua hàng được kiểm soát một cách chặt chẽ từ đơn hàng mua cho đến khi nhập kho và xuất kho, tránh tình trạng mua hàng không sát với thời điểm và nhu cầu thực tế của các bộ phận Ngoài ra, có thể kiểm soát tồn kho chậm luân chuyển để kịp thời xử lý và điều phối được hàng hóa tồn kho trên toàn hệ thống kho bãi, chi nhánh, cửa hàng

Doanh số bán hàng của doanh nghiệp sẽ gia tăng đáng kể nhờ vào khả năng nắm đầy đủ thông tin để xử lý đơn hàng nhanh, giao hàng đúng hạn, điều hàng giữa các

đơn vị một cách hợp lý Bên cạnh khả năng nắm bắt thông tin khách hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn một cách rõ rệt

Nâng cao uy tín doanh nghiệp vì quy trình hoạt động chuẩn, số liệu luôn kịp thời,

rõ ràng minh bạch Tăng uy tín đối với khách hàng vì khả năng theo dõi nợ và

thanh toán đúng hẹn, thông tin mua hàng và nhận hàng đúng thời điểm cho nhà cung cấp cũng như khả năng theo dõi đơn hàng, giao hàng đúng hạn, khả năng chăm sóc tốt hơn Tăng uy tín đối với cổ đông vì số liệu luôn kịp thời, rõ ràng, thống nhất, minh bạch

Dù vậy, lợi ích từ ERP mang lại còn tùy thuộc vào khả năng truy suất thông tin của các cấp quản lý của doanh nghiệp

1.2 Triển khai ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp

1.2.1 Xác định mục tiêu và phạm vi

Cả phía nhà triển khai và khách hàng cần thống nhất lập ra một Ban chỉ đạo, gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, như Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng và một số nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành Mục tiêu dự án chính là kết quả đạt được sau khi dự án thành công, là sự kết hợp của những mục tiêu quản lý của các bộ phận tác nghiệp và lãnh đạo của doanh nghiệp

Ban chỉ đạo cần phân tích các mục tiêu lớn, tính cấp thiết của dự án dựa trên những mục tiêu chung, những kế hoạch, đề án lớn của tổ chức, những đòi hỏi từ thực tế nghiệp vụ có liên quan tới sự phát triển, ổn định, thậm chí là sự tồn tại của

tổ chức trong tương lai Mục tiêu và phạm vi của dự án cũng phải mang tính khả thi với nguồn lực của doanh nghiệp

1.2.2 Tổ chức đội dự án ERP

Lập Ban dự án là khâu đầu tiên Cả phía triển khai và khách hàng cần thống nhất đưa ra một cơ cấu tổ chức gồm: Ban chỉ đạo là lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng và một số phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành

Về phía doanh nghiệp, cần phải có một người là Trưởng ban dự án (Project

Manager) Vị này báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu trách nhiệm

chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án Công việc chính của chủ nhiệm dự án là: thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điều phối ngân sách dự án, theo dõi tiến độ Trưởng ban dự án phải là một cán bộ quản lý hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời

có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho Ban dự án khi cần thiết

Về phía nhà triển khai, cần một người giữ vai trò Tư vấn chính và phụ trách triển

khai dự án Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua Trưởng dự án của doanh nghiệp Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục tiêu đề ra trong định nghĩa yêu cầu từ phía doanh nghiệp, đảm bảo các mốc công việc hoàn thành đúng hạn

Tư vấn quản lý (Management Consultant) rất cần cho doanh nghiệp trong giai

đoạn chuẩn bị triển khai ERP Tuy nhiên, trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cũng cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp

Tư vấn hệ thống (Application Consultant) là chuyên gia về hệ thống ERP mà nhà

triển khai dự định triển khai cho khách hàng Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của khách hàng, thiết lập phòng thử nghiệm và các mẫu thử nghiệm, cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng Tư vấn hệ thống là người tiến hành 80-90% công việc hàng ngày trong quá trình triển khai dự án Trong khi Tư vấn quản lý và Tư vấn chính có thể mang tính tổng quan, sử dụng được cho nhiều sản phẩm ERP khác nhau thì Tư vấn hệ thống thường được chuyên môn hóa cho từng sản phẩm ERP Đối tác chính của Tư vấn quản lý là các trưởng bộ phận nghiệp vụ và những người sử dụng chính tại doanh nghiệp

Tư vấn kỹ thuật (Technical Consultant) là một nhân viên tin học thuần túy

Trách nhiệm của Tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng (phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ, mạng diện rộng, đường truyền ) để hệ thống mới có thể chạy được Tư vấn kỹ thuật sẽ giải quyết các vấn đề như: chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống Tư vấn kỹ thuật là người cài đặt phần mềm và đảm bảo các bộ phận cấu thành như cơ

sở dữ liệu, giao diện người dùng của hệ thống mới hoạt động tốt với nhau

Người sử dụng chính (Key Users) là những người sử dụng có năng lực được các

phòng ban được doanh nghiệp chọn ra làm việc với nhà triển khai Người sử dụng chính sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào Người này sẽ đưa ra các mẫu thu nhỏ và thử nghiệm hẹp để kiểm tra hệ thống trước khi triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp Người sử dụng chính là đối tượng của việc đào tạo chiều sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ sẽ là những người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống Sau khi nhà triển khai rút đi người sử dụng chính sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người sử dụng khác trong bộ phận của họ Việc chọn

và chỉ định người sử dụng chính không những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án

Phụ trách chất lượng (Quality Assurance Manager) nhiều nhà triển khai ngoài

Tư vấn chính còn đưa ra một Phụ trách chất lượng, Phụ trách chất lượng thường là

người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai Không can thiệp gì vào chuyên môn cũng như công việc hàng ngày của dự án, vai trò chính của Phụ trách chất lượng là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án Phụ trách chất lượng là người cuối cùng chủ nhiệm dự án có thể liên hệ trong trường hợp không hài lòng với Tư vấn chính mà không thể thống nhất được

1.2.3 Quy trình triển khai ứng dụng ERP vào doanh nghiệp

Giống như bất kì một dự án nào khác, triển khai ERP cũng có những giai đoạn

khác nhau Không có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn và trong nhiều tình huống, một giai đoạn sẽ bắt đầu trước khi giai đoạn trước đó kết thúc, nhưng các giai đoạn vẫn phải theo một thứ tự logic Quy trình chuẩn để doanh nghiệp tiến hành triển khai ERP:

Hình 1.4 Quy trình triển khai ứng dụng ERP

(Nguồn: Enterprise Resource Planning, Alexis Leon, 2000, Tata McGraw-Hill Publising Co Ltd.)

01 Yêu cầu

ERP

1 Thực hiện tiền đánh giá

4.c Cấu hình hệ thống

4.f Đào tạo người sử dụng cuối

5 Đưa hệ thống vào chạy thật

6 Hậu triển khai

Bước 1 Thực hiện tiền đánh giá (Pre-Evaluation screening)

Thực hiện tiền đánh giá là bước đánh giá sơ bộ đầu tiên để loại bỏ trước những giải pháp ERP hoàn toàn không phù hợp với doanh nghiệp Trên thị trường có

đến hàng trăm nhà cung cấp giải pháp ERP với nhiều loại hình và quy mô khác nhau nên việc phân tích tất cả các giải pháp trước khi đi đến quyết định lựa chọn cuối cùng không phải là dễ dàng Đó là quá trình tốn rất nhiều thời gian và công sức của doanh nghiệp Vì vậy, doanh nghiệp cần đánh giá chi tiết tỉ mỉ để lựa chọn

sơ bộ ít hơn 5 giải pháp

Doanh nghiệp cần lập ra Ban đánh giá để tiến hành tiền đánh giá các giải pháp ERP trên thị trường để giới hạn lại số lượng trước khi phân tích đánh giá chi tiết

Các giải pháp ERP đều có những điểm mạnh và yếu điểm của nó, quá trình tiền đánh giá sẽ loại bỏ các giải pháp ERP không phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp Chẳng hạn, PeopleSoft mạnh về quản trị nhân sự, nhưng lại không mạnh trong quản trị sản xuất, mặt khác, Baan thì mạnh về quản lý sản xuất hơn là tài chính kế toán,… Tuy nhiên, theo thời gian và các giải pháp ERP được tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, các chức năng được mở rộng hơn trước, các

ý tưởng hay được sao chép lẫn nhau cho nên có nhiều giải pháp ERP vẫn chạy tốt trong một vài lĩnh vực khác nhau thậm chí vẫn có khả năng đáp ứng nhu cầu của nhiều lĩnh vực

Có thể xem xét tới một vài giải pháp tốt nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của nhà cung cấp, nhờ các chuyên gia tư vấn bên ngoài hoặc nếu được thì tìm kiếm các giải pháp mà được sử dụng bởi những doanh nghiệp có hoạt động tương

tự như doanh nghiệp mình Khi doanh nghiệp đã chọn được một vài giải pháp ERP tương đối tốt thì có thể bắt đầu thực hiện quá trình đánh giá chi tiết để chọn

ra giải pháp ERP tốt nhất

Bước 2 Đánh giá và lựa chọn giải pháp ERP (Package Evaluation)

Quá trình đánh giá và lựa chọn giải pháp ERP là giai đoạn quan trọng nhất khi

doanh nghiệp triển khai dự án ERP vì giải pháp được chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự án Hầu hết những hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư rất

lớn, nên một khi giải pháp đã được mua, không phải là chuyện dễ để chuyển ngay qua một giải pháp khác Vì thế hãy nhớ là: “hãy làm đúng ngay từ đầu!”

Yếu tố quan trọng nhất nên ghi nhớ khi phân tích các giải pháp ERP là không có giải pháp nào hoàn hảo cho doanh nghiệp của mình Ý nghĩ đó cần thiết phải

được mọi người trong nhóm đánh giá chọn lựa thấu hiểu Mục tiêu của quá trình lựa chọn không phải là để xác định giải pháp nào đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp mà là tìm ra được một giải pháp đủ linh động có thể tuỳ biến để trở thành một phần mềm phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép đánh giá tất cả các giải pháp với quy mô như nhau Doanh nghiệp phải nhận dạng ra nhu cầu quản lý,

kinh doanh hiện tại và tương lai của mình, sắp xếp thứ tự ưu tiên đồng thời xác lập

rõ các tiêu chí đánh giá mức độ thỏa mãn những nhu cầu này Từ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá và lựa chọn giải pháp nào thỏa mãn cao nhất các nhu cầu, phù hợp với lịch sử và thực tế kinh doanh của doanh nghiệp Nói cách khác, mục tiêu là tìm một giải pháp ERP với sự khác biệt là ít nhất

Một số tiêu chí quan trọng lưu ý khi đánh giá giải pháp ERP:

÷ Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty

÷ Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP

÷ Sự linh động và khả năng thích ứng với sự thay đổi quy trình

÷ Sự phức tạp của hệ thống ERP

÷ Sự thân thiện với người sử dụng

÷ Thời gian triển khai phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp

÷ Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều

÷ Khả năng về kỹ thuật công nghệ, cơ sở dữ liệu, tính bảo mật của hệ thống

÷ Khả năng nâng cấp thường xuyên

÷ Số lượng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống

÷ Cơ sỡ hạ tầng CNTT yêu cầu tối thiểu

÷ Các doanh nghiệp đã triển khai thành công trước đó

÷ Tổng chi phí cho dự án bao gồm: bản quyền phần mềm (license), đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa (customization) và các yêu cầu về hạ tầng phần cứng

Doanh nghiệp cần thành lập chính thức một Ban đánh giá và lựa chọn để thực hiện quá trình lựa chọn Ban đánh giá này bao gồm nhân sự từ các phòng ban

khác nhau (chuyên gia chức năng), Ban giám đốc cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tư vấn (các chuyên gia giải pháp ERP) Ban đánh giá và lựa chọn sẽ được tín nhiệm với trọng trách chọn giải pháp cho công ty Các chuyên gia hay các nhà tư vấn có thể đóng vai trò như những nhà trung gian giải thích những điểm mạnh và yếu của mỗi giải pháp

Bước 3 Lập kế hoạch dự án (Project Planning)

Đây là giai đoạn thiết kế quy trình triển khai dự án Giai đoạn này sẽ quyết định

chi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn, các giai đoạn triển khai,… để đảm bảo dự án được hoàn tất Xác định các nguồn lực cho việc triển khai dự án, các thành viên trong đội dự án được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án

Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp sự cố bất ngờ;

làm sao giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên được thiết lập và cần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát Kế hoạch dự án thường được lập bởi một Ban gồm trưởng của các nhóm triển khai Ban dự án ERP họp định kỳ trong suốt toàn bộ chu trình triển khai dự án để xem xét lại tiến trình và lập biểu đồ cho những hành động diễn biến tương lai

Bước 4 Tiến hành triển khai ứng dụng ERP

Bước 4.a Phân tích sự khác biệt (Gap Analysis)

Phân tích sự khác biệt là giai đoạn quyết định thành công hay thất bại cho quá trình triển khai ERP Một cách cụ thể, đây là giai đoạn phân tích sự khác biệt giữa

những quy trình trên hệ thống ERP đã lựa chọn, được tích lũy từ những kinh nghiệm thực tế tốt nhất trên thế giới (best practices), với những quy trình xuyên

suốt mô hình hoạt động hiện tại và định hướng mô hình trong tương lai của doanh nghiệp

Mục đích tối cao của việc phân tích này là thiết kế một mô hình mà nó có thể đoán trước và bao gồm bất cứ chức năng nào cần sử dụng trong tương lai Tuy vậy, theo

nhận định chung của các chuyên gia trong ngành, một phần mềm ERP hoàn hảo nhất cũng chỉ đáp ứng được 80% yêu cầu chức năng của doanh nghiệp, 20% còn lại của những yêu cầu này là vấn đề tái cấu trúc quy trình kinh doanh của doanh nghiệp (business process reengneering) Một trong những giải pháp thích ứng nhất đó là đòi hỏi việc thay đổi quy trình kinh doanh để phù hợp với giải pháp ERP

Một số doanh nghiệp có thể chấp nhận một số hoạt động như trước và không cần chức năng đặc thù trên hệ thống ERP, thay thế bằng các biện pháp khác như:

÷ Trong chờ vào việc nâng cấp phiên bản mới của giải pháp ERP đã lựa chọn

÷ Tìm kiếm sản phẩm khác của bên thứ ba có thể lấp được kẻ hở (gaps) với

hy vọng nó cũng tích hợp được với giải pháp ERP

÷ Thiết kế chương trình theo sự đặt hàng riêng

÷ Thay đổi mã nguồn ERP đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc cài đặt sứ mạng khó khăn

Bước 4.b Tái cấu trúc quy trình (Business Process Re-engineering)

Triển khai một hệ thống ERP không có nghĩa là xây dựng lại quy trình kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống ERP có thể được sử dụng để nâng cao và tối ưu hóa

quy trình kinh doanh hiện có, tuy nhiên, tái cấu trúc quy trình có thể là cần thiết trong một số trường hợp Trên thực tế một số doanh nghiệp có quy trình kinh doanh tốt vẫn mất nhiều thời gian cho tái cấu trúc quy trình kinh doanh của họ so với các doanh nghiệp đã có một quá trình tự động trên hệ thống

Tái cấu trúc quy trình là việc tăng thêm giá trị cho một quá trình kinh doanh bằng cách sắp xếp lại các bước công việc Cũng có thể hiểu đây là quá trình cơ cấu lại

các công việc, bao gồm tái tư duy, sắp xếp, loại bỏ hoặc bổ sung các công việc trong từng quá trình nhằm tinh giản quá trình kinh doanh đồng thời tăng cường mức độ kiểm soát trên hệ thống ERP

Trong thời gian triển khai ERP, trước khi tái cơ cấu một quy trình kinh doanh, sự nhận biết các lỗi trong quy trình này là then chốt Điều quan trọng trước tiên là

thực hiện định nghĩa các quy trình kinh doanh quan trọng, phân tích các điểm không phù hợp trước khi thiết kế lại quy trình mới Tại thời điểm này, sự tuân thủ theo các kinh nghiệm thực tế tốt nhất (best practices) tích hợp trong giải pháp ERP được khuyến khích Điều này cho phép doanh nghiệp học tập các quy trình kinh doanh tiên tiến trên thế giới

Quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp thành công khi áp dụng vào người sử dụng cuối (end users) được thực hiện tốt Thường mọi người hay nói “đây là cách

chúng tôi đã làm việc đó và chúng tôi thích làm theo cách đó” Do đó cần phải phải thuyết phục được các thành viên chủ chốt tại sao quá trình tái cơ cấu là cần thiết Và cách duy nhất để làm điều này là làm cho người sử dụng cảm thấy khó chịu với các phương pháp làm việc của mình hiện nay Thiết lập lại cơ cấu đội ngũ nếu cần thiết để ổn định người sử dụng cuối trong quy trình mới

Lợi ích của việc tái cấu trúc quy trình của doanh nghiệp là rất lớn Bao gồm, nhưng không chỉ giới hạn ở các lợi ích dưới đây:

÷ Quy trình sản xuất kinh doanh được sắp xếp hợp lý

÷ Quy trình sản xuất kinh doanh được tối ưu và hiệu quả hơn

÷ Kiểm soát nghiêm ngặt các hoạt động trong quy trình

÷ Được tiếp cận những kinh nghiệm thực tế tốt nhất (best practices)

÷ Thời gian và chi phí được tiết kiệm là kết quả của việc loại bỏ những công việc dự phòng trong quy trình

Bước 4.c Cấu hình hệ thống (Configuration)

Đây là phần chức năng chính của việc triển khai hệ thống ERP Ở đây có một quy

tắc bất thành văn của việc triển khai ERP là: việc làm đồng bộ các hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp với giải pháp ERP tốt hơn là thay đổi và hiệu chỉnh mã nguồn (customization) để phù hợp với doanh nghiệp Để làm được như vậy, các

quy trình kinh doanh phải được thấu hiểu và ánh xạ (map) với quy trình trong giải pháp ERP nhằm đáp ứng mục tiêu đặt ra của doanh nghiệp Các doanh nghiệp không thể ngưng hoạt động kinh doanh để thực hiện quá trình ánh xạ (mapping)

Vì thế một bảng mẫu mô phỏng các quy trình hoạt động thật sự của doanh nghiệp

sẽ được sử dụng cho phép kiểm tra thử nghiệm toàn bộ mô hình mong đợi trong một môi trường được kiểm soát Các nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP sẽ cấu hình hệ thống ERP và thử nghiệm bảng mẫu này, họ sẽ cố gắng cấu hình và/hoặc hiệu chỉnh mã nguồn để giải quyết bất kỳ vấn đề về lôgich nào tồn tại trên hệ thống ERP trước khi cài đặt chính thức

Quá trình cấu hình hệ thống ERP cho doanh nghiệp không những biểu lộ điểm mạnh của quy trình kinh doanh mà còn bộc lộ cả điểm yếu của nó Điều đó vô

cùng có lợi cho hoạt động của doanh nghiệp cũng như để thành công dự án ERP Việc cấu hình hệ thống có thể giải thích và cho thấy những gì không phù hợp trong giải pháp đó và nơi nào xảy ra những khác biệt so với các chức năng Doanh nghiệp sẽ nhận biết những quy trình nào cần phải thay đổi trong tiến trình triển khai ERP Doanh nghiệp sẽ tự nhận biết những gì phải làm và những gì không yêu cầu trong quy trình kinh doanh của mình

Các nhà cung cấp giải pháp ERP luôn rất cố gắng trong việc giảm thiểu chi phí cấu hình hệ thống Công nghệ ERP hiện tại đang hướng sự phát triển vào thị

trường tầm trung, khuyến khích các doanh nghiệp cảm thấy đủ khả năng triển khai một giải pháp ERP hàng đầu bằng cách tạo ra một phân hệ tiền cấu hình ERP tùy chỉnh cho một ngành cụ thể - một nguyên mẫu phần mềm sản xuất cho nhà sản xuất ERP - nhu cầu chỉnh sửa sẽ giảm xuống, và như thế giữ được chi phí thấp Tuy vậy, mỗi doanh nghiệp là độc nhất và ít nhất có một vài cấu hình hệ thống là độc nhất cho từng dự án

Bước 4.d Đào tạo đội ngũ triển khai (Implementation team training)

Nhà cung cấp giải pháp sẽ tổ chức các buổi huấn luyện sử dụng cho doanh nghiệp,

cụ thể là cho ban giám đốc, các nhân viên tác nghiệp then chốt (key users), nhân viên quản trị hệ thống Lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống sẽ tìm hiểu mô hình tổ chức thông tin, quy trình xử lý thông tin, khả năng của các chương trình, cách tổ chức đảm bảo thông tin, các yếu tố ảnh hưởng và cách khai thác hệ thống

Ngoài ra, nhân viên quản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng để mở rộng hệ thống, các biện pháp an toàn - an ninh dữ liệu và cách quản trị các chương trình, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu

Bước 4.e Thử nghiệm và kiểm tra (Testing)

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong bất kỳ dự án ERP nào là quá trình thử nghiệm Thật vậy, những nhà nghiên cứu ERP chỉ ra rằng, so với khối lượng

phân tích và của việc triển khai ERP, thử nghiệm chiếm gần 50% tổng ngân sách của hệ thống ERP Thử nghiệm hệ thống ERP cũng chính là quá trình kiểm tra lại việc cấu hình hệ thống có thực sự đáp ứng quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo khả năng kiểm soát dữ liệu phát sinh và kết quả cuối cùng nhận được từ

hệ thống ERP đúng với kỳ vọng đặt ra ban đầu của doanh nghiệp hay không

Cần phải chạy thử nghiệm hệ thống ERP để có sự đánh giá và hiệu chỉnh hệ thống

trước khi quyết định cuối cùng đưa hệ thống vào chạy chính thức Cho dù giai

đoạn cấu hình hệ thống được làm rất tốt thì cũng không tránh khỏi những bất ngờ không được dự báo trước khi đưa dữ liệu thật vào hệ thống với người sử dụng thật của doanh nghiệp Vì vậy trước khi đưa hệ thống vào chạy chính thức, hệ thống ERP cần trãi qua giai đoạn chạy thử nghiệm để kiểm tra mọi quy trình nghiệp vụ

đã được nhận dạng trong quá tình phân tích và cấu hình hệ thống

Quá trình chạy thử nghiệm phải được tổ chức và lập lịch trình thực hiện chi tiết

(test scenario) để đảm bảo bao phủ các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần phải lập ra các biểu mẫu dữ liệu phát sinh thực tế và những trường hợp nghiệp vụ càng sát với thực tế càng tốt Các biểu mẫu dữ liệu cần chú trọng vào những quy trình cốt lõi của doanh nghiệp, tránh việc kiểm tra quá chi tiết về các tiện ích nhưng lại thiếu sót một vài quy trình chính Lựa chọn dữ liệu phát sinh cần mang tính khái quát, đại diện để không rơi vào tình trạng hệ thống ERP chỉ thích ứng với một phần hoạt động mà không sớm phát hiện để kịp thời chỉnh sửa

Quá trình thử nghiệm nghiêm ngặt đảm bảo hiệu quả của một hệ thống ERP khi ứng dụng chính thức vào doanh nghiệp Chạy thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để kiểm tra xem chương trình có chạy đúng với các số liệu giả định

hay không Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mới triển khai cũng cần được kiểm

tra xem có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần khác của hệ thống hay không

Sự dễ dàng và hiệu quả của việc thử nghiệm phụ thuộc vào chất lượng của các kế hoạch kiểm tra, đội ngũ thử nghiệm và chất lượng của các dữ liệu kiểm tra Một

quan điểm quan trọng cần nhớ là không phải luôn luôn cần thiết để thử nghiệm các trường hợp xấu nhất vì có thể sử dụng các công cụ kiểm soát khác hoặc do nhà điều hành để tránh những trường hợp đó xảy ra Các kế hoạch thử nghiệm phải được xây dựng dựa trên nhu cầu hiện tại và phát sinh tương lai của doanh nghiệp, tuyển chọn đội ngũ thông thạo quy trình, nắm vững ý nghĩa và kết quả của từng trường hợp kiểm tra

Ngoài ra, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chương trình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh về sau

Bước 4.f Đào tạo người sử dụng cuối (End-user training)

Triển khai nhiều phân hệ ERP khác nhau đòi hỏi nhà triển khai chia người sử dụng cuối ra làm nhiều nhóm khác nhau dựa trên các kỹ năng nghiệp vụ khác nhau, rồi dựa vào đó huấn luyện về quy trình mới cũng như các kỹ năng sử dụng

hệ thống Tùy theo số người sử dụng của từng phân hệ, nhà triển khai sẽ chia các học viên đào tạo thành từng nhóm khác nhau cho từng nghiệp vụ khác nhau Ví dụ như phòng tài chính kế toán sẽ không học chung với phòng quản lý hậu cần, vì đó

là hai phạm trù khác nhau

Các nhóm này cũng cần lấy những khóa học ngắn tổng quan về kiến trúc hệ thống

để nắm bắt việc tương tác giữa các phòng ban với nhau Các người sử dụng cuối còn được chia ra làm Users và Super users Super Users là các nhân viên sẽ được đào tạo kỹ nhất trong phân hệ của mình Các users sẽ chỉ được đào tạo cho phần nghiệp vụ liên quan đến công việc hằng ngày của mình Super users sau này sẽ trở thành các chuyên viên hỗ trợ cho người sử dụng cuối Ví dụ Super user của phân

hệ tài chính kế toán sẽ được đào tạo về AP (phải trả), AR (phải thu), Cash Management (Quản lý tiền mặt), GL (sổ cái), Báo Cáo Tài Chính Quản Trị Trong khi đó các nhân viên khác của phòng kế toán tài chính sẽ chỉ được đào tạo

và sử dụng một hay hai chức năng kể trên

Bước 5 Đưa hệ thống vào vận hành chính thức (Go-live)

Đây là giai đoạn cuối cùng để kết thúc quá trình triển khai ERP và đòi hỏi sự tổ chức khéo léo của nhà triển khai Nhà triển khai ERP cần nhận dạng ra khối lượng

tất cả công việc cần phải thực hiện để đưa hệ thống vào vận hành chính thức Từ

đó lựa chọn phương án và bố trí đủ nguồn lực của cả hai phía, để tránh rơi vào tình trạng mất kiểm soát và có nguy cơ thực hiện lại từ đầu quá trình này

Nhà triển khai ERP cần định nghĩa đầy đủ những yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu

để từ đó xác định phương pháp và công cụ hỗ trợ chuyển đổi cho doanh nghiệp

Hệ thống ERP hoạt động theo quy trình, tức là dữ liệu sẽ xuyên suốt và liên kết bởi nhiều bộ phận, không thể thực hiện chuyển dữ liệu từng phần, mà phải thực hiện chuyển đồng loạt những dữ liệu cơ bản ngay từ đầu

Phương pháp và thủ tục chuyển đổi dữ liệu (Data migration) là yếu tố quyết định khả năng thành công của giai đoạn này Thông thường đối với doanh nghiệp có

quy mô nhỏ thì thực hiện theo phương pháp “Big Bang”, áp dụng đồng loạt cho tất cả đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, ngược lại với doanh nghiệp có quy mô lớn thì thực hiện theo phương pháp “vết dầu loang”, áp dùng trước cho các đơn vị cốt lõi và đại diện, sau một thời gian sẽ nhân rộng cho các đơn vị còn lại Tuy vậy, với phương pháp nào thì cũng cần xây dựng kế hoạch và lộ trình chi tiết để giảm rủi ro trong quá trình thực hiện

Dữ liệu cần chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP bao gồm dữ liệu danh mục (Master Data) và số dư (Opening Balanace) Dữ liệu danh mục là những dữ

liệu như: danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, sổ tài khoản kế toán, danh mục sản phẩm, kho bãi, ….dữ liệu số dư là những dữ liệu như: tồn kho, công

cụ phân tách để chỉ ra được sai sót chỗ nào từ đó có phương án điều chỉnh hợp lý

Bước 6 Hậu triển khai (Post-Implimentation)

Việc ứng dụng ERP càng trở nên căng thẳng trong giai đoạn hậu triển khai bởi vì

một khi người sử dụng đã hiểu cách thức họ thực hiện trên hệ thống, họ có thể thấy các hạn chế và có thể làm hỏng môi trường kiểm soát của hệ thống Trong khi triển khai sâu rộng, giai đoạn hậu triển khai có thể làm bùng nổ các lỗi lập trình và các yêu cầu chức năng mới Kết quả là, giai đoạn hậu triển khai đòi hỏi một quá trình liên tục cải thiện và tinh chỉnh Đây là thách thức lớn nhất để đóng

dự án ERP và chuyển qua giai đoạn bảo trì hệ thống

Hệ thống mới có thể gây khó khăn và sự phản kháng ở người sử dụng kinh nghiệm

vì họ đã quen với việc thực hiện công việc quan trọng của họ theo cách cũ

Thường phải mất nhiều tháng cho người sử dụng kinh nghiệm có thể làm quen với

hệ thống ERP và sự phức tạp của hệ thống ERP là một cản trở lớn cho việc ứng dụng thực sự Thậm chí nhiều người sợ không đủ năng lực ứng dụng, họ đối phó bằng cách đăng nhập vào hệ thống mới để chứng minh rằng họ đang thử nghiệm

nó nhưng vẫn tiếp tục làm những công việc như trước đây Họ thường sử dụng các tính năng của hệ thống mà đòi hỏi sự nỗ lực ít nhất để tìm hiểu và đưa ra ít rủi ro nhất của lỗi Phải mất một khoảng thời gian vài tháng đối với người sử dụng bắt đầu cảm thấy thoải mái với công cụ mới của họ Họ bắt đầu khám phá chức năng của mình, dần dần nhận những nỗ lực của họ được chào đón và thành công

Cuối cùng, một khi đã thông thạo, người sử dụng bắt đầu sáng tạo với các chức năng trên hệ thống Bây giờ họ có khả năng áp dụng sự hiểu biết của họ và cố

gắng đẩy nó một bước xa hơn thiết kế ban đầu Họ bắt đầu sử dụng hệ thống để đối phó các tình huống mà không hình dung của nhà thiết kế của hệ thống, báo cáo lỗi bắt đầu tràn ngập cho nhóm bảo trì Các báo cáo lỗi họ ít khi đơn giản và rất khó để theo dõi Ví dụ, một số người sử dụng hiểu được cách một tập tin tham

số điều khiển những gì họ có thể và không thể làm gì với hệ thống, và họ bắt đầu thay đổi các tham số tạm thời để họ có thể thực hiện các giao dịch không cho phép, sau đó thay đổi các tham số lại các giá trị của nó trước đó Các hồ sơ được tạo ra bởi những thủ thuật này gây ra những vấn đề mà các quản trị viên không được nhận ra được trong các công cụ quản lý phụ

Tuy nhiên, những điều hướng đến yêu cầu trên hệ thống không phải là dấu hiệu của thiết kế kém mà đó là một dấu hiệu của sự thành công của hệ thống Điều này

cho thấy rằng người sử dụng có chấp nhận hệ thống và đang đặt nó để sử dụng

Nó cũng chứng tỏ rằng những người sử dụng kinh nghiệm có đủ tự tin để đi xa hơn một cách tiếp cận giản đơn để sử dụng hệ thống và đang trở nên sáng tạo và đổi mới các đối tác trong thiết kế của hệ thống.Bây giờ, những người sử dụng tinh

vi muốn đẩy giới hạn của hệ thống hơn nữa Nhờ vậy một hệ thống ERP phát triển

để tích hợp mọi tính năng mà người sử dụng có kinh nghiệm yêu cầu và đó là lý

do tại sao thương mại hệ thống ERP được phát triển các phiên bản theo thời gian

1.3 Các điều kiện quyết định triển khai ứng dụng ERP thành công

Đúc kết từ kết quả nghiên cứu của tập đoàn Panorama khảo sát từ 1.322 tổ chức ứng dụng ERP trên toàn cầu, từ một số dự án ERP thành công tại Việt Nam và các buổi thảo luận trực tiếp với nhiều chuyên gia ERP Việt Nam và quốc tế (phụ lục 1), tác giả chia làm 6 nhóm điều kiện chính để đảm bảo triển khai ứng dụng ERP

thành công

1.3.1 Nguồn nhân lực cho dự án ERP

Chuẩn bị về con người sẽ là khâu quan trọng nhất trong khi chuẩn bị triển khai ERP Cần phải có sự đồng lòng từ ban quản trị cấp cao nhất đến từng nhân viên

Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản lý cần phải giải thích rõ tác dụng của ERP và cần phải tìm hiểu, quan tâm đến những khó khăn của nhân viên khi thực hiện ERP Cũng như cần phải động viên, khen thưởng trong quá trình thực hiện Những yêu cầu về nguồn nhân lực cho triển khai và ứng dụng ERP của doanh nghiệp bao gồm những yêu cầu sau:

Doanh nghiệp có sự quyết tâm cao của cán bộ công nhân viên đặc biệt là cam kết của lãnh đạo cao nhất Khi tiếp cận các doanh nghiệp bị thất bại trong việc triển

khai ERP thì đa số các doanh nghiệp đề thừa nhận là họ gặp rất nhiều vấn đề ở yếu tố con người Phải đào tạo và xây dựng lòng nhiệt tình của cán bộ công nhân viên ngay từ khi bắt đầu dự án và những chính sách động viên, kỷ luật, khen thưởng cũng rất cần thiết để giải quyết tốt nguồn lao động khi triển khai ERP

Doanh nghiệp đủ khả năng thành lập ban dự án ERP đạt tiêu chuẩn và ổn định

Ban dự án vừa có kiến thức trong lĩnh vực ERP vừa đủ trình độ chuyên môn về

nghiệp vụ và công nghệ Các thành viên trong ban dự án đều phải được đào tạo cơ

bản về kiến thức ERP, dành nhiều thời gian nghiên cứu về phương pháp luận trển khai ERP, nghiên cứu những kinh nghiệm thành công và thất bại của các doanh nghiệp khác từ đó đúc kết cho doanh nghiệp những bước đi vững vàng trong quá trình triển khai và ứng dụng ERP Ban dự án cần có tính ổn định trong quá trình triển khai dự án, có thể chia thành hai nhóm chính bao gồm:

÷ Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp

hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất Nhóm này sẽ tham

dự triển khai hệ thống ERP như những người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống Những công việc chính có thể chỉ ra như: đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm thử tính đúng đắn và thao tác, vận hành hệ thống

÷ Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về

CNTT Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP với chức năng hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kỹ thuật như hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn

về quản trị hệ thống (khai báo, sao lưu, dự phòng, phân quyền )

÷ Ngoài ra, Ban dự án có một người quản trị điều hành (hoặc trưởng dự

án-Project Manager) và một thư ký dự án chịu trách nhiệm phân bổ nguồn lực, hồ sơ tài liệu, lập kế hoạch, theo dõi, đôn đốc và kiểm soát các công việc thực hiện theo kế hoạch

Người sử dụng cuối có khả năng thích nghi với hệ thống ERP Ban dự án vừa có

kiến thức trong lĩnh vực ERP vừa đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ và công

nghệ Các thành viên trong ban dự án đều phải được đào tạo cơ bản về kiến thức

ERP, dành nhiều thời gian nghiên cứu về phương pháp luận trển khai ERP

1.3.2 Quy trình hoạt động

Quy trình nghiệp vụ là chuỗi các công việc được sắp xếp theo một trật tự nhất định để hoàn thành một nghiệp vụ Điều kiện để triển khai ứng dụng ERP là quy trình phải được chuẩn hóa có nghĩa là các quy trình và hướng dẫn được quy định

và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc Quy trình hoạt động của doanh nghiệp được đánh giá là chuẩn hóa khi đạt được những yêu cầu cơ bản sau:

Tất cả hoạt động chính của doanh nghiệp đều có thủ tục hay quy trình thực hiện nhất quán Mỗi thủ tục/quy trình đều mô tả rõ các bước thực hiện, thông tin đầu

vào, kết quả đầu ra mong muốn và đều đo lường được Doanh nghiệp đã ứng dụng

hệ thống quản trị chất lượng ISO thì quy trình hoạt động tương đối chuẩn và sẽ rút ngắn được thời gian của quá trình phân tích và chuẩn hóa quy trình trong quá trình triển khai ứng dụng ERP

Cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp thực hiện tác nghiệp thực tế đúng theo thủ tục/quy trình đã ban hành Một số không nhỏ các doanh nghiệp Việt Nam khi

ứng dụng hệ thống quản trị chất lượng ISO mang tính chất đối phó để nâng uy tín doanh nghiệp, các nhân viên thừa hành tác nghiệp không thực hiện đầy đủ các bước được mô tả trong thủ tục, dẫn đến sai lệch (gaps) giữa quy trình trên văn bản

và quy trình thực hiện bên ngoài, sẽ là khó khăn rất lớn cho việc ứng dụng ERP thực hiện hoàn toàn trên máy tính

Doanh nghiệp sẵn sàng với những thay đổi về quy trình hoạt động để thích ứng với hệ thống ERP Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng hệ thống quản trị

chất lượng ISO, nhưng quy trình hoạt động thực tế vẫn còn nhiều khác biệt so với quy trình chuẩn được tích hợp trên hệ thống ERP Để ứng dụng được hệ thống ERP, doanh nghiệp phải chuẩn bị tính sẵn sàng cho việc thay đổi theo những quy trình mang tính bắt buộc trên hệ thống

1.3.3 Cơ sở dữ liệu

Bên cạnh tìm những điểm chưa hợp lý trong quy trình cũ, việc chuẩn hóa cơ sở dữ liệu cũng quan trọng không kém Việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm việc chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERP mới và đưa các dữ liệu phát sinh

hàng ngày vào cơ sở dữ liệu mới Chuẩn hóa dữ liệu mang tính toàn doanh nghiệp

và cần đạt một số yêu cầu nhất định để ứng dụng hệ thống ERP:

Hệ thống danh mục (danh điểm) được thống nhất và nhận dạng trong tất cả đơn vị/bộ phận của doanh nghiệp Cấu trúc mã số và thông tin quản lý của từng danh

mục phải được quy định bằng văn bản, có tính khoa học và được nhận dạng thống nhất trong toàn doanh nghiệp Bất kỳ một thay đổi /điều chỉnh nào phát sinh cũng được soát xét và truyền thông đến tất cả bộ phận liên quan Hệ thống danh mục bao gồm: danh mục mã sản phẩm, danh mục nguyên vật liệu, danh mục bán thành phẩm, thông tin sản phẩm (B.O.M), công thức sản phẩm (Formula), danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục tài khoản kế toán, …

Dữ liệu của doanh nghiệp đầy đủ thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Trong nhiều doanh nghiệp, một vài trường hợp dữ liệu không đáp ứng

được nhu cầu quản lý ở mức chi tiết có thể là do cấu tạo ban đầu của dữ liệu trên phần mềm đang sử dụng hoặc nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp không đáp ứng được khả năng phân tách và nhập dữ liệu chi tiết vào phần mềm Nếu doanh nghiệp rơi vào tình trang này thì cần phải tổ chức nguồn lực cho việc bổ sung dữ liệu chi tiết khi chuyển đổi dữ liệu và ứng dụng hệ thống ERP

Số liệu của doanh nghiệp có khả năng tổng hợp, làm sạch (cleaning) trong thời gian ngắn Số liệu của tất cả các đơn vị/bộ phận đang sử dụng có khả năng tổng

hợp và khai báo đầy đủ theo yêu cầu những biểu mẫu (template) của nhà triển khai ERP để thực hiện việc chuyển đổi vào hệ thống ERP Thời gian thực hiện chuyển đổi sẽ được quyết định bởi phương pháp và nguồn lực thực hiện của đội triển khai

và sẽ ảnh hưởng đến khả năng thành công của dự án

1.3.4 Cơ sở hạ tầng

Đổi mới về công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tình cho toàn hệ thống Cần

có sự đổi mới đồng bộ trong hệ thống công nghệ thông tin của toàn doanh nghiệp Một động cơ muốn hoạt động tốt thì nhất thiết các bộ phận trong nó phải đều tốt Tránh sự đầu tư tập trung thật tốt ở một chỗ rồi sẽ dẫn đến sự khập khiễng vì bản chất của ERP là sự hoạt động tải dữ liệu về trung tâm xử lý và mang tính update

liên tục trên toàn hệ thống Các tiêu chí để xây dựng cơ sở hạ tầng đáp ứng một giải pháp ERP lớn như: SAP, ORACLE, Dynamics AX được xác định như sau:

Hệ thống máy chủ (server) đáp ứng được mô hình kiến trúc 3 lớp Lớp thứ nhất là

lớp người sử dụng (Client), lớp thứ hai là lớp ứng dụng (Application Server) và lớp thứ ba là lớp cơ sở dữ liệu (Database Server) Theo yêu cầu tốt nhất của hệ thống ERP thì lớp thứ hai sẽ bao gồm ít nhất 2 máy chủ và lớp thứ ba cũng gồm ít nhất 2 máy chủ để cân bằng tải cho hệ thống (Load Balancing) và cũng có tác dụng chạy dự phòng (Backup) đề phòng trường hợp hỏng hóc xảy ra Ngoài ra cần một máy chủ sử dụng cho việc hiệu chỉnh và phát triển phần mềm trước khi cập nhật chính thức phiên bản mới vào hệ thống Cấu hình của từng máy chủ tương đối mạnh tùy theo yêu cầu của giải pháp ERP

Doanh nghiệp có đủ năng lực quản trị hệ thống máy chủ ERP Hệ thống máy chủ

ERP sẽ vận hành liên tục 24/24 do vậy doanh nghiệp cần phải có đội ngũ nhân viên IT đảm trách việc vận hành, bảo trì, bảo dưỡng và khắc phục sự cố ngay chứ không trông chờ vào một đơn vị bên ngoài nào Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải thiết lập các quy định về bảo mật và sao chép dự phòng (backup) Hệ thống ERP là một phần mềm dữ liệu tập trung tại một nơi duy nhất (máy chủ), đề phòng tình huống thảm họa xảy ra ngoài ý muốn, dữ liệu phải được sao chép dự phòng

và lưu trữ vào DVD hoặc băng từ tại nơi khác khu vực máy chủ

Hạ tầng mạng được nâng cấp phù hợp với hệ thống ERP Kiến trúc dữ liệu của hệ

thống ERP là tập trung nên tất cả các máy tính trạm (Client) cần phải kết nối về hệ thống máy chủ, đối với các máy trạm có vị trí địa lý cách xa rộng khắp nên không thể sử dụng mạng cục bộ (LAN) để kết nối vào hệ thống máy chủ mà cần phải trang bị mạng diện rộng (WAN) thông qua ADSL, cáp quang, VPN, … Và hệ thống máy chủ cần trang bị đường truyền đủ mạnh để có thể đáp ứng nhiều máy trạm truy cập vào cùng một thời điểm để truy suất và cập nhật dữ liệu

1.3.5 Ngân sách cho dự án ERP

Quá trình triển khai ERP quan trọng và liên quan đến nhiều loại chuyên viên khác nhau nên cần đưa ra một ngân sách đủ lớn cho việc triển khai ngoài ngân sách cho việc mua phần mềm, không nên tìm cách cắt giảm ngân sách này dẫn đến việc nhà

cung cấp ERP phải cắt ngắn thời gian hoặc cắt bớt nhân lực làm giảm chất lượng của việc triển khai

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, triển khai ERP đôi khi có thể trở thành một việc nguy hiểm Ứng dụng ERP không chỉ là vấn đề tiêu tốn một khoản chi phí lớn, nó còn tốn thời gian triển khai, đặc biệt là nguồn lực IT và đôi khi văn hóa doanh nghiệp sẽ thay đổi hoàn toàn Những nhân tố này có thể sẽ làm chùn bước các doanh nghiệp nhỏ Tuy nhiên, với các doanh nghiệp đang trên đà phát triển thì không vì họ luôn cố gắng để có thể thoát khỏi việc tác nghiệp với các bảng tính Excel đơn điệu để chuyển sang “thời đại ERP” Mọi người luôn ngầm hiểu đó là chi phí triển khai ERP thực tế bao giờ cũng lớn hơn kế hoạch ngân sách đặt ra Nguyên nhân chính làm tăng chi phí triển khai bao gồm: đánh giá sai trong quá trình làm việc với các nhà cung cấp, kế hoạch triển khai không sát, không kiểm soát được phạm vi dự án Do vậy, DN cần có một kế hoạch ngân sách tốt để đảm bảo thành công cho dự án ERP, đánh giá qua các yêu tố sau:

Kế hoạch ngân sách được phân tách rõ ràng theo từng yêu tố chi phí của dự án Chi phí được chia thành 3 phần chính:

Chi phí triển khai liên quan đến kỹ thuật: bao gồm chi phí bản quyền, cài đặt,

kiểm tra, tích hợp, nâng cấp phần cứng và máy chủ, chi phí vận hành và hỗ trợ hàng năm,

Chi phí triển khai liên quan đến nội tại doanh nghiệp: Bao gồm chi phí cho các

hoạt động quản lý chuyển đổi, tái cấu trúc quy trình kinh doanh, đào tạo, nhân sự đội dự án

Các chi phí khác: Bao gồm các chi phí phát sinh cho việc đi lại, sinh hoat, điện

thoại, làm ngoài giờ của các chuyên gia, …

Kế hoạch ngân sách tương đối phù hợp với giải pháp ERP lựa chọn Trên thị

trường có nhiều giải pháp ERP khác nhau với điểm mạnh điểm yếu khác nhau và

do đó chi phí triển khai cũng khác nhau Các nhóm giải pháp được chia làm 3 phân khúc chính, phân khúc 1: SAP, Oracle, Microsoft; phân khúc 2: Info, Scala,

…, và nhóm giải pháp ERP nội địa Chi phí 3 phân khúc là rất cách biệt với nhau

cho nên doanh nghiệp cần có kế hoạch ngân sách một cách tương đối thích ứng với nhóm giải pháp lựa chọn Có thể tham khảo số liệu thống kê chi phí dưới đây

Bảng 1.1 Chi phí đầu tư trung bình cho dự án ERP

Sap Oracle Microsoft Nhóm

II

Trung bình

Chi phí triển khai (triệu

USD)

16.8

12.6 2.6 3.5 8.5

(Nguồn: Nghiên cứu toàn cảnh ứng dụng ERP năm 2008 - tập đoàn Panorama)

1.3.6 Khả năng quản trị dự án ERP

Thứ nhất, xác định được mục tiêu phù hợp (Define the Project)

Mục tiêu của dự án được doanh nghiệp và nhà triển khai ERP xác định và thống nhất ngay từ ban đầu Nhiều dự án thất bại vì điều hành, các bên liên quan và đội

ngũ dự án đã không đồng ý về những gì đã được yêu cầu thực hiện ban đầu Nếu tất cả mọi người đều tham gia để xác định và đồng ý các mục tiêu ngay từ đầu thì

dự án có cơ hội thành công ngay từ bước đầu

Mục tiêu của dự án phải rõ ràng và phù hợp với yêu cầu quản lý hiện tại và tương lai của doanh nghiệp Hệ thống ERP luôn được kỳ vọng sẽ đáp ứng được nhu cầu

quản lý hiện tại và trong tương lai do đó ngay từ ban đầu mục tiêu và yêu cầu cần làm rõ để xây dựng hệ thống ERP thích ứng được với sự phát triển của doanh nghiệp

Mục tiêu của dự án không đặt quá cao so với nguồn lực có thể có của doanh nghiệp Khi xác lập mục tiêu, ngoài việc phù hợp với yêu cầu quản lý, doanh

nghiệp phải cân đối với nguồn lực của mình, nếu không sẽ rơi vào tình trạng mục tiêu quá cao không thể thực hiện được theo quy trình chuẩn của hệ thống ERP để đạt được mục tiêu đó Nhà triển khai ERP cũng có trách nhiệm đánh giá và xác lập mục tiêu cùng với doanh nghiệp để đảm bảo dự án ERP thành công

Thứ hai, lập kế hoạch phù hợp (Create the Project Plan)

Kế hoạch triển khai phù hợp với mục tiêu đặt ra của doanh nghiệp Kế hoạch triển

khai bao gồm các thời gian triển khai các phân hệ và chức năng đáp ứng mục tiêu

và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Kế hoạch triển khai rõ ràng và mang tính khả thi với năng lực của nhà triển khai ERP lẫn doanh nghiệp Ban dự án tránh lập ra kế hoạch chung chung, các công

việc không được thiết lập rõ ràng cụ thể và kế hoạch này phải phù hợp nguồn lực của nhà triển khai lẫn doanh nghiệp

Thứ ba, doanh nghiệp có sự cam kết tối đa (Gain Executive Support)

Có sự cam kết hỗ trợ tối đa của lãnh đạo doanh nghiệp Cấp lãnh đạo đã phê

duyệt để bắt đầu dự án nhưng điều quan trọng là đạt được sự hỗ trợ tức thời và chắc chắn rằng không dừng lại ở dự án và mở rộng các cuộc họp để quyết định có phạm vi ảnh hưởng của dự án và nguồn lực Họ cũng là người chấp thuận ngân sách cho dự án Nếu không có sự hỗ trợ của họ, nhóm dự án có thể không thể để

có được các máy tính, văn phòng không gian, phần mềm, máy chủ, … Hỗ trợ của

họ là rất quan trọng để nâng cao cơ hội cho sự thành công của quản lý thay đổi

Có sự cam kết của người sử dụng cuối Người sử dụng cuối là người tham gia

trong quá trình khảo sát quy trình và phương pháp tiến hành thực tế, họ cũng tham gia các lớp đào tạo, chạy thử nghiệm hệ thống, … Sẽ rủi ro nếu thiếu sự tham gia tích cực của người sử dụng trong thử nghiệm, đào tạo và triển khai hệ thống

Thứ tư, điều hành Ban dự án tốt (Project Team Management)

Người quản trị dự án và thành viên ban dự án đạt trình độ về kỹ thuật và quy trình nghiệp vụ để quản lý tốt dự án Dự án thành công cần có các thành viên giỏi, các

chức năng trong các tài liệu quy trình bị quyết định bởi đội dự án Tùy thuộc vào quy mô, thời gian và độ phức tạp của dự án, cần một người quản lý dự án toàn thời gian có thể để được bảo đảm theo sát và đôn đốc các công việc hoàn tất đúng tiến độ theo kế hoạch

Thứ năm, quản lý rủi ro (Risk Management)

Doanh nghiệp có quy trình quản lý rủi ro trong quá trình triển khai ERP Quản lý

rủi ro là một tiêu điểm rõ ràng về việc xác định các rủi ro, giảm xác suất và tác động của rủi ro để từ đó tạo ra các kế hoạch phòng hờ cho tác động cao hay xác suất rủi ro cao

Thứ sáu, quản lý phạm vi (Scope Management)

Doanh nghiệp cần lập một kế hoạch để giữ tập trung các mục tiêu và phạm vi trong suốt dự án Trong quá trình triển khai dự án, người sử dụng thường thấy cơ