SKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

SKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾNSKKN PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH ĐỒNG NAI

VĂN PHÒNG SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

–––––––––––––––––––––

Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

Giải pháp

PHỐI HỢP THỰC HIỆN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Người thực hiện: NGUYỄN BỬU TÙNG

Lĩnh vực nghiên cứu:

Quản lý giáo dục  Phương pháp dạy học bộ môn:  Phương pháp giáo dục 

Lĩnh vực khác: 

Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN

 Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác

(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)

Năm học: 2016 - 2017

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC

I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN

8 Đơn vị công tác: Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai

II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO

- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Đại học

III KINH NGHIỆM KHOA HỌC

- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Quản lý giáo dục

Số năm có kinh nghiệm: 29 năm

- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:

Tham mưu xây dựng văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnhđối với lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

Một số kinh nghiệm trong công tác tổng hợp

Giải pháp tăng cường công tác tổ chức thực hiện để nâng cao chất lượngsáng kiến kinh nghiệm của cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên các cơ sở giáo dục

Nếu việc xử lý văn bản đến không kịp thời, không đầy đủ sẽ gây khó khăn cho cơquan, đơn vị gửi văn bản đến trong trường hợp yêu cầu phải tổng hợp báo cáo; làm giảmhiệu lực, hiệu quả đối với các văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện các nhiệm vụ quản lýđiều hành, các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.

Với vai trò là lãnh đạo Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo phụ trách về côngtác tổng hợp của cơ quan, là Thư ký Ban Chỉ đạo Hệ thống quản lý chất lượng theotiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, trong quá trình thực hiện nhiệm vụđược giao, tôi đã theo dõi, tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến của các cán bộ,công chức trong cơ quan

Vì nhiều lý do khác nhau hoặc là khách quan hoặc là chủ quan mà việc xử lývăn bản đến chưa được kịp thời, chưa đầy đủ Từ đó, tôi đúc rút được một số vấn

đề trong việc phối hợp xử lý văn bản đến và đề xuất giải pháp “Phối hợp thực hiện

xử lý văn bản đến” mà tôi xin được trình bày dưới đây

II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

1 Quản lý văn bản đến thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Trong đó,

một số Điều quy định tôi xin được trích dẫn như sau:

Điều 12 Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2 Trình, chuyển giao văn bản đến;

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 13 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Điều 14 Trình, chuyển giao văn bản đến

1 Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

2 Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Điều 15 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

2 Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.

3 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;

b) Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;

c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2 Theo nội dung Quyết định số 51/2015/QĐ-UBND ngày 22/12/2015 của

Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh giao Trong đó, một số Điều quy định tôi xin được trích dẫn như sau:

Điều 3 Nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao

Nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao bao gồm: Các quyết định, chỉ thị, quy chế, chương trình, kế hoạch, hướng dẫn, đề án, công văn, các văn bản khác có nội dung giao nhiệm vụ và ý kiến chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; phiếu chuyển, thông báo kết luận hội nghị, cuộc họp, buổi làm việc, buổi tiếp công dân, công văn và các loại văn bản khác do lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký để truyền đạt ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh.

Điều 4 Phân loại các nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao

1 Nhiệm vụ giao có thời hạn thực hiện: Đối với nhiệm vụ được giao có yêu cầu phải trình, phải báo cáo hoặc nhiệm vụ được giao nhưng không yêu cầu phải trình, phải báo cáo thì các đơn vị được giao thực hiện nhiệm vụ phải thực hiện hoàn thành trong thời hạn được giao, tùy từng loại văn bản quy định khoảng thời gian thực hiện tương ứng với khối lượng công việc.

2 Nhiệm vụ được giao không quy định cụ thể thời hạn xử lý: Đối với những nhiệm vụ này, đơn vị được giao phải căn cứ vào nội dung yêu cầu của văn bản để triển khai thực hiện kịp thời và báo cáo kết quả triển khai về UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

Điều 5 Nội dung thông tin phải cập nhật các nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao

1 Đối với văn bản giao nhiệm vụ không phải là văn bản mật:

a) Tên văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành, người ký văn bản;

b) Cơ quan đơn vị trình ban hành văn bản;

c) Cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ;

d) Đơn vị (thuộc Văn phòng UBND tỉnh) được giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện;

đ) Nội dung nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao;

e) Thời hạn thực hiện nhiệm vụ (thời hạn phải báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh hoặc cơ quan, người có thẩm quyền khác hoặc thời hạn phải hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể khác);

g) Tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao (đã thực hiện, đang thực hiện, chưa thực hiện trong hạn hoặc quá hạn);

h) Thông tin cần thiết khác.

Trong trường hợp UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu hoặc các trường hợp cần thiết khác, ngoài việc cập nhật thông tin với những nội dung như trên; các đơn vị được giao nhiệm vụ còn phải thực hiện việc cập nhật, theo dõi bằng văn bản gửi đến Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan liên quan.

Điều 7 Trách nhiệm của sở, ban, ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao

1 Triển khai, tổ chức thực hiện nghiêm túc, đúng thời hạn và bảo đảm đạt kết quả, hiệu quả cao các văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao nhiệm vụ cho sở, ban, ngành, địa phương và các tổ chức, cá nhân thực hiện Trường hợp nhiệm vụ, công việc được UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao đã hết thời hạn quy định nhưng chưa hoàn thành, chất lượng giải quyết chưa bảo đảm thì phải kịp thời báo cáo cụ thể về nguyên nhân và đề xuất UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh hướng xử lý để kịp thời chỉ đạo, giải quyết các vướng mắc phát sinh, chấn chỉnh, khắc phục những sai sót theo thẩm quyền.

2 Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và tổ chức, cá nhân khác có liên quan trong quá trình triển khai tổ chức thực hiện nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho sở, ban, ngành, địa phương và các tổ chức, cá nhân.

3 Trong thực tế, khi xử lý văn bản đến, cán bộ, công chức của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo chưa thực hiện phối hợp chặt chẽ, đầy đủ quy trình quản lý văn bản đến, dẫn đến văn bản đến không được giải quyết kịp thời, đầy đủ hoặc không xử lý Trong đó, tôi xin nêu ra một số trường hợp thường gặp là:

a) Trong khâu chuyển giao văn bản đến

- Văn bản đến do Chánh Văn phòng phân cho các phòng, ban chủ trì xử lýtrong một vài trường hợp chưa đúng với chức năng Nguyên nhân: Văn bản đến cónội dung yêu cầu giải quyết liên quan đến đến chức năng, nhiệm vụ của nhiềuphòng, ban nhưng chưa xác định rõ việc phân công trách nhiệm phòng, ban chủ trì,phòng, ban phối hợp.

Nguyên nhân chưa xác định rõ việc phân công trách nhiệm phòng, ban chủtrì, phòng, ban phối hợp là do các văn bản, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án,nhiệm vụ của cơ quan cấp trên giao chưa được triển khai bằng văn bản cụ thể của

Sở Giáo dục và Đào tạo để giao nhiệm vụ cho các phòng, ban

* Đề xuất biện pháp khắc phục: Các văn bản, kế hoạch, chương trình, đề

án, dự án, nhiệm vụ của cơ quan cấp trên giao phải được triển khai bằng văn bảncủa Sở Giáo dục và Đào tạo, trong đó, giao cụ thể trách nhiệm, công việc củaphòng, ban chủ trì, phòng, ban phối hợp

- Văn bản đến do Chánh Văn phòng chuyển cho lãnh đạo Sở xử lý, phâncông giải quyết trong một số trường hợp chưa được lãnh đạo Sở chuyển kịp thờicho phòng, ban phụ trách tham mưu giải quyết Nguyên nhân: Lãnh đạo Sở trongthời gian đi công tác, đi học, không có mặt tại cơ quan nên không tiếp nhận đượcvăn bản đến để xử lý Trong khi đó, Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành của

cơ quan chỉ hoạt động được trên môi trường mạng nội bộ, chưa được mở rộng trênmôi trường mạng Internet để cán bộ, công chức có thể giải quyết, điều hành côngviệc khi không có mặt tại cơ quan

* Đề xuất biện pháp khắc phục: Trang bị phần mềm hoặc thiết bị bảo đảm an

toàn mạng cho máy chủ của cơ quan để mở Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành hoạtđộng trên môi trường mạng Internet, tạo điều kiện cho cán bộ, công chức có thể làm việctrên Hệ thống khi không có mặt tại cơ quan vì lý do đi công tác, đi học

- Văn bản đến do Chánh Văn phòng chuyển cho lãnh đạo phòng, ban giảiquyết, trong một số trường hợp, lãnh đạo phòng, ban chuyển văn bản đến cho cán

bộ, công chức trong phòng, ban mình xử lý chưa kịp thời Nguyên nhân và biệnpháp khắc phục tương tự như đã nêu trên

b) Trong khâu giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Văn bản đến, một số trường hợp cán bộ, công chức được giao trực tiếp giảiquyết đã không thực hiện kịp thời hoặc không thực hiện Nguyên nhân:

+ Khách quan: Không đủ thời gian để giải quyết văn bản đến (yêu cầu thờihạn giải quyết của cơ quan, đơn vị gửi văn bản đến quá gấp; văn bản đến gửi đến

cơ quan Sở bị chậm hoặc đã quá hạn giải quyết; một số văn bản đến có yêu cầugiải quyết phức tạp, cần nhiều thời gian thu thập thông tin, xin ý kiến giải quyết);một số văn bản đến có nội dung yêu cầu cung cấp thông tin, báo cáo nhưng các nộidung yêu cầu lại không liên quan đến hoạt động của cơ quan Sở

+ Chủ quan: Lãnh đạo Sở chuyển cho lãnh đạo phòng, lãnh đạo phòngchuyển cho cán bộ, công chức trực tiếp giải quyết bị chậm; cán bộ, công chức đượcgiao trực tiếp giải quyết vì lý do nhiều công việc nên không kịp thời giải quyết vănbản đến; các phòng, cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ phối hợp giải quyết

văn bản đến không kịp thời hoặc không cung cấp thông tin, báo cáo cho phòng, cán

bộ, công chức được giao chủ trì giải quyết; một số trường hợp do cán bộ, côngchức được giao trực tiếp giải quyết văn bản đến không nghiên cứu sâu nội dungvăn bản đến nên việc triển khai thực hiện không kịp thời hoặc không tham mưuvăn bản triển khai, không tham mưu văn bản trả lời cho các cơ quan, đơn vị gửivăn bản đến yêu cầu cung cấp thông tin, báo cáo những nội dung không có liênquan hoạt động của cơ quan Sở

* Đề xuất biện pháp khắc phục: Trong quá trình làm việc, công chức phải

xác định được những văn bản, báo cáo định kỳ phải thực hiện để chủ động xâydựng dự thảo văn bản, báo cáo; phải thu thập và lưu trữ các thông tin cần thiết cóliên quan đến công việc được giao để có thể chủ động khai thác sử dụng khi cầnđến; phải tham mưu lãnh đạo Sở có văn bản trả lời các cơ quan, đơn vị gửi văn bảnđến trong trường hợp văn bản đến có nội dung yêu cầu cung cấp thông tin, báo cáonhưng các nội dung yêu cầu lại không liên quan đến hoạt động của cơ quan Sở, kể

cả các văn bản đến xin ý kiến góp ý, nếu nhất trí cũng phải có văn bản trả lời để cơquan, đơn vị gửi văn đến được biết và không phát văn bản nhắc nhở

- Chánh Văn phòng, lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng sau khi chuyển văn bảnđến giao cán bộ, công chức trực tiếp giải quyết đã không thực hiện kịp thời hoặckhông thực hiện việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến Nguyên nhân: Sốlượng văn bản đến cần giải quyết quá nhiều nhưng không lập Sổ theo dõi giảiquyết văn bản đến để đôn đốc; việc xử lý văn bản đến trên Hệ thống Quản lý vănbản và Điều hành của cán bộ, công chức chưa đồng bộ, chưa đầy đủ theo quy trìnhnên việc theo dõi, đôn đốc gặp khó khăn; khi có khó khăn trong việc giải quyết vănbản đến, cán bộ, công chức được giao trực tiếp giải quyết không kịp thời báo cáovới lãnh đạo

* Đề xuất biện pháp khắc phục: Chánh Văn phòng, lãnh đạo Sở, lãnh đạo

phòng cần lập Sổ tay theo dõi giải quyết văn bản đến; thường xuyên kiểm tra trên

Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành để theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết củacông chức được giao nhiệm vụ Công chức được giao trực tiếp giải quyết hoặcphối hợp giải quyết văn bản đến phải thực hiện việc xử lý văn bản đến kịp thời trên

Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành trong các khâu dự thảo văn bản đi theoyêu cầu của văn bản đến, xin ý kiến, đề nghị phê duyệt văn bản đi nhằm đảm bảoquy trình xử lý văn bản đến chặt chẽ, có sự phối hợp giữa lãnh đạo giao việc vàcông chức thừa hành

- Một số trường hợp, cán bộ, công chức được giao trực tiếp giải quyết vănbản đến, sau khi giải quyết, soạn thảo, tham mưu phê duyệt, ban hành văn bản đi

đã không kịp thời chuyển văn bản đi đã phát hành để Văn thư làm thủ tục chuyểnphát hành bằng hình thức scan văn bản gửi đi bằng văn bản điện tử

* Đề xuất biện pháp khắc phục: Thực hiện chặt chẽ quy định văn bản đi

phải hoàn chỉnh bản gốc (có chữ ký phê duyệt của lãnh đạo Sở), Văn thư mới chođăng ký phát hành; yêu cầu công chức tham mưu văn bản đi gửi ngay cho Văn thưbản gốc của văn bản đi sau khi đã nhân bản, phát hành bản chính văn bản đi Tăng

cường việc phát hành văn bản đi bằng hình thức văn bản đện tử thay thế cho vănbản giấy trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành.

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP

1 Xây dựng và triển khai tổ chức thực hiện các quy chế, quy trình để tăng cường trách nhiệm phối hợp thực hiện xử lý văn bản đến

Thực hiện quy định về công tác văn thư, lưu trữ và chỉ đạo của lãnh đạo Sở nhằmkhắc phục tình trạng không kịp thời trong phối hợp xử lý văn bản đến, tôi đã tham mưuGiám đốc Sở phê duyệt ban hành một số văn bản quy chế, quy trình như sau:

a) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnhĐồng Nai ban hành kèm theo Quyết định số 620/QĐ-SGDĐT ngày 04/8/2014.Trong đó, có một số Điều quy định tôi xin được trích dẫn như sau:

Điều 13 Trình tự quản lý văn bản đến

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2 Trình, chuyển giao văn bản đến;

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo

cơ quan Sở, Chánh Văn phòng để xử lý.

Văn bản đến phải được đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của cơ quan Sở

Điều 15 Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền (Lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng) để xin ý kiến phân phối văn bản Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản đến phải được văn thư lập Phiếu giải quyết văn bản trình lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng ghi ý kiến phân phối xử lý và chuyển giao các phòng, ban ngay trong ngày nhận, trong giờ làm việc sau khi có ý kiến phân phối xử lý Các ý kiến chỉ đạo xử lý, chuyển giao văn bản của lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng phải được ghi nhận vào Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đối với từng văn bản đến.

Hình thức chuyển văn bản đến: bản chính bằng văn bản giấy gửi phòng, ban, cá nhân được giao chủ trì xử lý; văn bản điện tử (file văn bản scan) được chuyển qua Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc cho phòng, ban, cá nhân được giao chủ trì xử lý và phòng, ban, cá nhân được giao phối hợp xử lý.

Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

Điều 16 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Sau khi nhận được văn bản đến, phòng, ban, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan Sở, Chánh Văn phòng; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật Hàng ngày, các phòng, ban cử cán bộ thường xuyên đến Văn phòng kiểm tra ngăn kéo tủ hồ sơ chuyển văn bản đến để nhận văn bản đến được giao giải quyết; mỗi cán bộ, công chức phải kiểm tra thường xuyên hàng ngày trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ

sơ công việc để giải quyết kịp thời công việc được giao theo quy định.

Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết trong vòng 15 ngày kể từ ngày phòng, ban, cá nhân nhận được văn bản đến hoặc thời gian giải quyết nhiều hơn tùy vào trường hợp yêu cầu giải quyết phức tạp, cần nhiều thời gian.

Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng.

Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan Sở về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.

b) Quy trình phối hợp xử lý văn bản đến, soạn thảo, ban hành văn bản điđược Giám đốc Sở phê duyệt ngày 16/01/2015 Trong đó, các bước thực hiện tôixin được tóm tắt như sau:

(a) Bước 1: Xử lý ban đầu văn bản đến.

- Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng (do Giám đốc Sở ủy quyền) nhận văn bản đến từ Văn thư để phân công xử lý ban đầu gửi lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng, ban có chức năng, nhiệm vụ liên quan với nội dung văn bản đến, ghi ý kiến xử lý ban đầu vào Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu.

Đối với ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan cấp trên, lãnh đạo Sở chỉ đạo triển khai thực hiện bằng văn bản hoặc trao đổi trực tiếp hoặc tại các cuộc họp với lãnh đạo Sở, lãnh đạo các phòng, ban.

Trường hợp lãnh đạo Sở nhận văn bản đến do Chánh Văn phòng chuyển nếu

có yêu cầu xử lý bằng văn bản đi, sau khi đã ghi ý kiến chỉ đạo vào Phiếu giải quyết văn bản đến, chuyển lại cho Văn thư để cập nhật vào Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành và chuyển giao văn bản đến theo quy định.

- Cách ghi ý kiến của Ban Giám đốc hoặc của Chánh Văn phòng trong Phiếu giải quyết văn bản đến:

+ Ghi rõ nơi nhận: Giám đốc, Phó Giám đốc Sở; Trưởng phòng, ban (hoặc Phó Trưởng phòng, ban khi được Trưởng phòng, ban ủy quyền) chủ trì xử lý; Trưởng phòng, ban (hoặc Phó Trưởng phòng, ban khi được Trưởng phòng, ban ủy quyền) phối hợp xử lý Các văn bản đến để Giám đốc, Phó Giám đốc theo dõi, chỉ đạo; lãnh đạo phòng, ban phối hợp xử lý nhận văn bản điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành.

Phân công xử lý văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan cấp trên phải dựa trên Quy định về chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban Sở Đối với văn bản

đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan cấp trên mang tính chất tổng hợp chung nhiều lĩnh vực khác nhau được giao cho bộ phận Tổng hợp của Văn phòng Sở xử lý chính Đối với văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan cấp trên mang tính chất tổng hợp chuyên ngành, chuyên môn có liên quan tới nhiều phòng, ban chức năng, phòng chuyên môn, nghiệp vụ được giao xử lý chính cho phòng, ban có cùng chức năng với tổ chức của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản đến, hoặc giao xử lý chính cho một trong các phòng, ban có nhiều nội dung liên quan, hoặc phòng, ban đã được lãnh đạo Sở giao là đơn vị thường trực.

+ Ghi rõ nội dung yêu cầu xử lý: Theo nội dung của văn bản đến; ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên (tham mưu ban hành công văn, kế hoạch triển khai thực hiện, báo cáo,… hoặc tham mưu văn bản cho cấp trên).

+ Ghi rõ thời hạn hoàn thành: Theo yêu cầu của văn bản đến; ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên Trường hợp văn bản đến không ghi yêu cầu thời hạn hoàn thành, tùy theo nội dung và yêu cầu công việc phải được xử lý trong thời hạn

15 ngày tính từ ngày văn bản đến được ghi trên dấu Số công văn đến hoặc nhiều hơn 15 ngày nhưng không quá 30 ngày đối với văn bản đến yêu cầu phải mất nhiều thời gian thu thập thông tin, số liệu, xin ý kiến góp ý hoặc thời gian xử lý phải theo đúng quy định chuyên ngành.

- Chuyển lại cho Văn thư văn bản đến kèm theo Phiếu giải quyết văn bản đến sau khi đã ghi ý kiến xử lý ban đầu văn bản đến.

- Thời hạn xử lý ban đầu văn bản đến: Trong ngày làm việc nhận được văn bản đến do Văn thư chuyển Trường hợp văn bản hỏa tốc phải xử lý ngay sau khi được Văn thư chuyển.

(b) Bước 2: Chuyển giao văn bản đến cho cá nhân, phòng, ban được giao xử lý.

- Văn thư cập nhật nội dung yêu cầu xử lý văn bản vào Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành; chuyển giao văn bản đến cho cá nhân, phòng, ban được giao xử lý trong Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành và Sổ chuyển giao văn bản đến theo mẫu.

- Chuyển giao văn bản đến đã được xử lý ban đầu cho lãnh đạo Sở phụ trách (xin ý kiến chỉ đạo xử lý), lãnh đạo phòng, ban chủ trì xử lý bằng văn bản giấy và Giám đốc, lãnh đạo Sở phụ trách, lãnh đạo phòng, ban phối hợp trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành.

- Thời hạn chuyển giao văn bản đến: Trong ngày làm việc nhận được văn bản đến đã được xử lý ban đầu do lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng chuyển lại Trường hợp văn bản hỏa tốc phải xử lý ngay sau khi được lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng chuyển lại.

(c) Bước 3: Phân công cán bộ, công chức xử lý chính; cán bộ, công chức phối hợp xử lý.

- Lãnh đạo phòng, ban được giao chủ trì xử lý phân công một cán bộ, công chức phòng, ban mình xử lý chính và phân công cán bộ, công chức phối hợp xử lý (nếu có) Đối với báo cáo tổng hợp định kỳ do Văn phòng Sở chủ trì xử lý, Chánh

Văn phòng phân công cán bộ, công chức của Văn phòng xử lý chính Cách ghi ý kiến của lãnh đạo phòng, ban trong Phiếu giải quyết văn bản đến:

+ Ghi rõ họ tên cán bộ, công chức được giao xử lý chính, cán bộ, công chức được giao phối hợp xử lý.

+ Ghi rõ yêu cầu xử lý: Theo nội dung văn bản đến và ý kiến của Ban Giám đốc hoặc Chánh Văn phòng hoặc ý kiến do lãnh đạo phòng, ban chỉ đạo (công việc, thời gian thực hiện).

Đồng thời lãnh đạo phòng, ban phải xử lý văn bản đến, phân công cán bộ, công chức xử lý chính, cán bộ, công chức phối hợp trên Hệ thống Quản lý văn bản

và Điều hành theo quy định.

- Lãnh đạo phòng, ban được giao phối hợp xử lý, phân công một hoặc nhiều cán bộ, công chức của phòng, ban mình phối hợp xử lý trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành.

Lãnh đạo phòng, ban hàng ngày phải thường xuyên đăng nhập tài khoản được cấp, theo dõi trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành để xử lý kịp thời văn bản đến.

- Thời hạn phân công cán bộ, công chức xử lý chính; cán bộ, công chức phối hợp xử lý: Trong ngày làm việc nhận được văn bản đến do Văn thư chuyển bằng văn bản giấy hoặc trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Trường hợp văn bản hỏa tốc phải xử lý ngay sau khi được Văn thư chuyển.

(d) Bước 4: Xử lý nội dung văn bản đến (ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan cấp trên); soạn thảo văn bản đi.

- Cán bộ, công chức được giao xử lý chính nghiên cứu nội dung văn bản đến, thực hiện ý kiến của lãnh đạo phòng, ban ghi trong Phiếu giải quyết văn bản đến để dự thảo văn bản đi theo yêu cầu của nội dung văn bản đến Khi soạn thảo văn bản đi cần lưu ý:

+ Trường hợp cần thiết tham mưu lãnh đạo phòng, ban trình lãnh đạo Sở ban hành Quyết định thành lập Ban Biên soạn dự thảo văn bản hoặc văn bản đề nghị các phòng, ban Sở có liên quan phối hợp Đối với dự thảo văn bản cho Tỉnh

ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh nếu cần thiết phải có văn bản đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương góp ý dự thảo văn bản Đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh phải thực hiện theo quy trình quy định.

+ Dự thảo văn bản đi phải tổng hợp đầy đủ các nội dung của cán bộ, công chức được giao phối hợp (nếu có yêu cầu phối hợp).

+ Dự thảo văn bản đi phải được gửi lấy ý kiến của lãnh đạo Sở, lãnh đạo các phòng, ban có liên quan (nếu có yêu cầu phối hợp).

+ Cán bộ, công chức được giao xử lý chính có quyền và trách nhiệm đôn đốc cán bộ, công chức, phòng, ban được giao phối hợp, báo cáo với lãnh đạo phòng, ban mình về sự chậm trễ, thiếu sót trong việc phối hợp để xin ý kiến chỉ đạo, xử lý của lãnh đạo Sở.

+ Văn bản đi phải được soạn thảo theo đúng quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và thẩm quyền ký ban hành; đảm bảo đầy đủ, chính xác nội dung theo yêu cầu của văn bản đến.

+ Trước khi trình lãnh đạo Sở xem xét, ký ban hành văn bản đi, cán bộ, công chức được giao xử lý chính phải trình lãnh đạo phòng, ban mình xem xét, kiểm tra nội dung.

- Cán bộ, công chức được giao phối hợp, lãnh đạo phòng, ban được giao phối hợp có trách nhiệm cung cấp thông tin, số liệu và góp ý dự thảo văn bản kịp thời, đầy đủ, chính xác.

- Trong quá trình xử lý văn bản đến, cán bộ, công chức được giao xử lý chính ghi ý kiến đề xuất của mình vào Phiếu giải quyết văn bản đến; kể cả các trường hợp cán bộ, công chức, phòng, ban phối hợp chậm trễ, thiếu sót.

- Thời hạn dự thảo văn bản đi: Cán bộ, công chức được giao xử lý chính, cán bộ được giao phối hợp thực hiện theo yêu cầu văn bản đến (nếu có) hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng, ban.

(đ) Bước 5: Lãnh đạo phòng, ban chủ trì xử lý xem xét dự thảo văn bản đi Lãnh đạo phòng, ban được giao chủ trì xử lý có trách nhiệm kiểm tra nội dung dự thảo văn bản đi đảm bảo đầy đủ yêu cầu, chính xác và ký tắt xác nhận đã kiểm tra theo quy định và chuyển lại cho cán bộ, công chức được giao xử lý chính.

Thời hạn xem xét: Trong ngày làm việc khi nhận được dự thảo văn bản Trường hợp văn bản KHẨN hoặc văn bản đã đến hạn xử lý phải xử lý ngay sau khi nhận được văn bản dự thảo.

(e) Bước 6: Kiểm tra thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn bản đi.

Cán bộ, công chức Văn phòng Sở được phân công tiến hành kiểm tra thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn bản đi và ký tắt xác nhận đã kiểm tra theo quy định Trường hợp dự thảo văn bản đi chưa đúng quy định về thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành, cán bộ, công chức này có quyền yêu cầu cán bộ, công chức được giao xử lý chính điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định Trước khi ký tắt xác nhận phải yêu cầu văn bản đi đã được lãnh đạo phòng, ban ký tên xác nhận đã kiểm tra nội dung theo quy định.

Thời hạn kiểm tra: Ngay sau khi nhận được văn bản dự thảo do cán bộ, công chức được xử lý chính chuyển đến trong giờ làm việc.

(g) Bước 7: Phê duyệt văn bản đi.

Lãnh đạo Sở phụ trách, hoặc cán bộ có thẩm quyền ký Thừa lệnh Giám đốc,

ký Thừa ủy quyền của Giám đốc chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung, ký ban hành văn bản đi do cán bộ, công chức được giao xử lý chính của phòng, ban mình phụ trách Trường hợp lãnh đạo Sở phụ trách đi công tác, cán bộ, công chức được giao xử lý chính có thể trình lãnh đạo Sở khác kiểm tra nội dung, ký ban hành văn bản đi Trước khi ký tên ban hành văn bản đi phải yêu cầu văn bản đi đã được lãnh đạo phòng, ban phụ trách ký tắt xác nhận đã kiểm tra nội dung, cán bộ, công

chức Văn phòng phụ trách kiểm tra thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn bản đi ký tắt xác nhận theo đúng quy định.

Thời hạn phê duyệt văn bản đi: Trong ngày làm việc khi nhận được dự thảo văn bản hoàn chỉnh Trường hợp văn bản KHẨN hoặc văn bản đến hạn xử lý phải kiểm tra, phê duyệt ngay sau khi nhận được văn bản dự thảo hoàn chỉnh.

(h) Bước 8: Làm thủ tục đăng ký, phát hành văn bản đi.

- Cán bộ, công chức được giao xử lý chính làm thủ tục đăng ký, phát hành văn bản đi bằng 02 hình thức:

+ Nếu văn bản đi xuất phát từ yêu cầu văn bản đến có trên Hệ thống Quản

lý văn bản và Điều hành: Cán bộ, công chức thực hiện trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành để chuyển phát hành (đăng nhập vào tài khoản được cấp của cán bộ, công chức, mở văn bản đến được giao xử lý, gắn tệp dự thảo văn bản đi vào hệ thống, lưu hồ sơ, chuyển phát hành bằng các thao tác đã được tập huấn hướng dẫn sử dụng Hệ thống); sau đó liên hệ Văn thư đăng ký lấy số trên văn bản giấy và nhân bản gửi Văn thư phát hành văn bản đi.

+ Nếu văn bản đi không xuất phát từ yêu cầu văn bản đến có trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành: Cán bộ, công chức trực tiếp liên hệ Văn thư để đăng ký lấy số trên Hệ thống và trên văn bản giấy, nhân bản gửi Văn thư phát hành văn bản đi.

- Cán bộ, công chức được giao xử lý chính trao đổi với Văn thư để xác định

rõ hình thức gửi văn bản đi: chỉ gửi email; chỉ gửi văn bản giấy; vừa gửi email, vừa gửi văn bản giấy; cấp độ văn bản KHẨN, văn bản MẬT.

Thời hạn xử lý: Trong giờ làm việc, ngay sau khi cán bộ, công chức được giao xử lý chính chuyển bản gốc của văn bản đi đã được lãnh đạo Sở hoặc cán bộ

có thẩm quyền ký tên ban hành.

(i) Bước 9: Đăng ký, phát hành văn bản đi.

- Văn thư đăng ký, lấy số, ngày ban hành văn bản đi trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành; ghi số, ký hiệu, ngày ban hành văn bản đi trên bản gốc của văn bản đi; chuyển lại cho cán bộ, công chức được giao xử lý chính nhân bản sau

đó chuyển lại cho Văn thư đóng dấu.

Thời hạn đăng ký văn bản đi: Trong giờ làm việc, Văn thư thực hiện ngay sau khi cán bộ, công chức được giao xử lý chính chuyển phát hành trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành và gửi bản gốc của văn bản đi bằng giấy.

- Văn thư đóng dấu chức vụ, dấu họ và tên của người ký văn bản (nếu trong bản gốc văn bản đi chưa ghi), dấu cơ quan Sở vào bản gốc và các bản chính của văn bản đi; làm thủ tục gửi văn bản đi tới các cơ quan, đơn vị bằng hình thức theo

đề nghị của cán bộ, công chức được giao xử lý chính Ghi Sổ chuyển giao văn bản

đi theo mẫu.

Thời hạn phát hành văn bản đi: Văn thư thực hiện trong ngày làm việc khi nhận được bản gốc và bản chính của văn bản đi (chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo phải gửi văn bản đi) Trường hợp văn bản KHẨN hoặc văn bản đã đến

hạn xử lý phải phát hành ngay sau khi nhận được bản gốc và bản chính của văn bản đi.

c) Quy chế về việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do

Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao ban hành kèm theoQuyết định số 09/QĐ-SGDĐT ngày 05/01/2016 Trong đó, có một số Điều quyđịnh tôi xin được trích dẫn như sau:

Điều 6 Trách nhiệm của Văn phòng Sở

1 Là đơn vị đầu mối giúp lãnh đạo Sở theo dõi, đôn đốc, nắm tình hình việc thực hiện nhiệm vụ của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao và tổng hợp, báo cáo kịp thời UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

2 Tham mưu, đề xuất và giúp lãnh đạo Sở kiểm tra, đánh giá tình hình và kết quả triển khai việc thực hiện nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao; đánh giá tình hình thực hiện kết quả xử lý văn bản của các phòng, ban, cá nhân và theo dõi tình hình thực hiện các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

3 Tham mưu, đề xuất và kiến nghị lãnh đạo Sở xử lý những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai tổ chức việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao, bảo đảm việc thực hiện đúng thời hạn, đạt kết quả và chất lượng theo yêu cầu.

4 Triển khai thực hiện hệ thống phần mềm máy tính do Văn phòng UBND tỉnh xây dựng, tổ chức thực hiện để theo dõi việc triển khai thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao bảo đảm thông suốt, thống nhất, đồng bộ, đầy đủ, chính xác về thông tin đã cập nhật Nội dung cập nhật vào hệ thống phần mềm máy tính theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.

5 Nhân viên văn thư thực hiện việc phân loại, cập nhật việc thực hiện nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao để theo dõi trong thời hạn sau:

a) Trong ngày làm việc sau khi nhận được văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Trường hợp văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh phải thực hiện ngay, nhân viên văn thư phải phân loại, cập nhật ngay sau khi nhận được văn bản.

b) Trong ngày làm việc sau khi nhận được văn bản hoặc thông tin chính thức về kết quả thực hiện nhiệm vụ của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh do các phòng, ban, cá nhân tham mưu lãnh đạo Sở phê duyệt, nhân viên văn thư phải thực hiện cập nhật các thông tin.

6 Hàng tuần, trên cơ sở dữ liệu cập nhật, Chánh Văn phòng phân công chuyên viên phụ trách công tác tổng hợp phối hợp với các phòng, ban để tổng hợp

số liệu ghi vào báo cáo kết quả công tác tuần về kết quả, tiến độ, tình hình thực hiện nhiệm vụ của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao đã được phân công cho các phòng, ban, cá nhân xử lý nhằm giúp lãnh đạo Sở phụ trách theo dõi, đôn đốc việc thực hiện cho kịp thời Hàng tháng, quý, 6 tháng, năm phối hợp với các phòng, ban tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh về tình hình thực hiện nhiệm vụ do

UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao; hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo UBND tỉnh.

7 Chủ động và thường xuyên phối hợp với các phòng, ban, cá nhân được giao nhiệm vụ giúp lãnh đạo Sở thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao trong quá trình thực hiện.

8 Chánh Văn phòng Sở chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Chủ trì làm việc với lãnh đạo các phòng, ban, cá nhân có liên quan để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Sở Giáo dục và Đào tạo mà các phòng, ban, cá nhân còn nhiều ý kiến khác nhau trong việc thực hiện văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

b) Được quyền hoặc ủy quyền cho các Phó Chánh Văn phòng, chuyên viên của Văn phòng Sở theo lĩnh vực được phân công phụ trách trao đổi với các phòng, ban, cá nhân để nắm bắt thông tin về kết quả, tiến độ thực hiện nhiệm vụ do văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao theo hình thức ban hành văn bản nội bộ, trao đổi qua email hoặc trao đổi trực tiếp.

c) Tham mưu lãnh đạo Sở có văn bản nhắc nhở, phê bình lãnh đạo các phòng, ban có liên quan trong trường hợp không thực hiện, thực hiện chậm trễ hoặc có thực hiện nhưng không đảm bảo chất lượng việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao mà không kịp thời báo cáo.

d) Giúp lãnh đạo Sở phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh trong quá trình triển khai tổ chức thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao đối với Sở Giáo dục và Đào tạo.

Điều 7 Trách nhiệm của Ban lãnh đạo Sở, các phòng, ban và cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao

1 Giám đốc, Phó Giám đốc Sở có trách nhiệm chỉ đạo các phòng, ban được giao phụ trách triển khai thực hiện nghiêm túc Quy chế này và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và chỉ đạo đưa kết quả thực hiện nhiệm vụ này là tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm đối với các phòng, ban,

cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý Giám đốc Sở chịu trách nhiệm theo sự điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; Phó Giám đốc chịu trách nhiệm theo sự điều hành của Giám đốc Sở đối với nhiệm vụ được phân công phụ trách.

2 Trưởng các phòng, ban có trách nhiệm triển khai Quy chế này cho tất cả cán bộ, chuyên viên của phòng, ban mình và tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định có liên quan, đảm bảo kết quả, chất lượng cao trong việc tham mưu lãnh đạo

Sở thực hiện các văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Trong quá trình giúp lãnh đạo Sở theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh được phân công, Trưởng phòng, ban thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng và các phòng, ban có liên quan triển khai thực hiện công việc được giao khi được phân công chủ trì xử lý bảo đảm đúng thời hạn và chất lượng công việc Trong trường hợp nhiệm vụ, công việc được UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao đã đến thời hạn quy định nhưng chưa hoàn thành, chất lượng giải quyết chưa đảm bảo phải kịp thời tham mưu lãnh đạo

Sở phụ trách báo cáo gửi Văn phòng UBND tỉnh cụ thể về nguyên nhân và đề xuất UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh hướng xử lý để kịp thời chỉ đạo, giải quyết các vướng mắc phát sinh, chấn chỉnh, khắc phục những sai sót theo thẩm quyền.

b) Phân công Phó Trưởng phòng, chuyên viên của phòng, ban mình theo lĩnh vực được phân công phụ trách để thực hiện nhiệm vụ, công việc được giao Trường hợp vì lý do công tác hoặc nghỉ phép, Trưởng phòng, ban ủy quyền cho một cán bộ cấp phó xử lý công việc của mình nhằm bảo đảm xử lý kịp thời các nhiệm vụ được giao.

c) Được quyền hoặc ủy quyền cho các Phó Trưởng phòng, ban, chuyên viên của phòng, ban mình theo lĩnh vực được phân công phụ trách trao đổi với các phòng, ban, cá nhân để thu thập thông tin, số liệu có liên quan, bảo đảm kết quả, tiến độ thực hiện nhiệm vụ do văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao theo hình thức ban hành văn bản nội bộ, trao đổi qua email hoặc trao đổi trực tiếp.

d) Hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm lập báo cáo gửi Văn phòng Sở về kết quả, tiến độ, tình hình thực hiện nhiệm vụ của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao theo nội dung quy định tại Khoản 6, Điều 6 Quy chế này.

đ) Trưởng phòng, ban chịu trách nhiệm theo sự điều hành của lãnh đạo Sở phụ trách; Phó Trưởng phòng, ban chịu trách nhiệm theo sự điều hành của Trưởng phòng, ban.

3 Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý giúp lãnh đạo phòng, ban

và lãnh đạo Sở thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao phải đảm thời gian và chất lượng công việc; được quyền trao đổi với các phòng, ban,

cá nhân để thu thập thông tin, số liệu có liên quan, bảo đảm kết quả, tiến độ thực hiện nhiệm vụ trong văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao theo hình thức ban hành văn bản nội bộ, trao đổi qua email hoặc trao đổi trực tiếp; khi có yêu cầu hoặc khi cần thiết, tham mưu văn bản để lãnh đạo phòng, ban trình với lãnh đạo Sở đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan phối hợp thực hiện Trong trường hợp nhiệm vụ, công việc được UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao đã đến thời hạn quy định nhưng chưa hoàn thành, chất lượng giải quyết chưa đảm bảo, phải kịp thời tham mưu lãnh đạo phòng, ban trình lãnh đạo Sở báo cáo gửi Văn phòng UBND tỉnh như đã quy định tại Điểm a, Khoản 2 Điều này Chuyên viên chịu trách nhiệm theo sự điều hành của Trưởng phòng, ban và Phó Trưởng phòng, ban phụ trách.

Điều 9 Kiểm tra tình hình tổ chức thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao

1 Nhiệm vụ và quyền hạn kiểm tra.

Văn phòng Sở có nhiệm vụ và quyền hạn kiểm tra tình hình tổ chức thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao tại các phòng, ban theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Trong đó:

a) Tham mưu, giúp Giám đốc Sở xây dựng kế hoạch kiểm tra hàng năm b) Tham mưu, đề xuất Giám đốc Sở thành lập Đoàn kiểm tra để tiến hành kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất ở các phòng, ban.

2 Nội dung kiểm tra.

a) Kiểm tra việc tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao tại các phòng, ban.

b) Kiểm tra việc cập nhật, theo dõi, đôn đốc việc chấp hành chế độ thông tin, báo cáo tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao tại các phòng, ban.

3 Hình thức và căn cứ kiểm tra.

a) Kiểm tra thường xuyên, định kỳ căn cứ theo kế hoạch đã được Giám đốc

Sở phê duyệt theo quy định pháp luật.

b) Kiểm tra đột xuất, căn cứ theo yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Giám đốc

Sở hoặc khi phát hiện phòng, ban, cá nhân có dấu hiệu không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nội dung nhiệm vụ được giao.

2 Các giải pháp tăng cường trách nhiệm phối hợp xử lý văn bản đến

Qua đợt kiểm tra nội bộ cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo từ ngày 22/3/2017đến ngày 30/3/2017 về tình hình thực hiện nhiệm vụ, kết luận, ý kiến chỉ đạo củaUBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh với tư cách là thành viên của Đoàn kiểm tra, dựa vàotình hình phối hợp xử lý văn bản đến tại cơ quan trong thời gian qua, tôi đã tham mưuTrưởng Đoàn kiểm tra báo cáo với Giám đốc Sở, đề xuất một số giải pháp để tăng cườngtrách nhiệm phối hợp xử lý văn bản đến như sau:

a) Các Kế hoạch, Chương trình, Đề án của UBND tỉnh, của Bộ GD&ĐTngoài việc ban hành văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện còn phải được phòng giaochủ trì thực hiện phối hợp với các phòng có liên quan (nếu có) tham mưu lãnh đạo

Sở xây dựng thành Kế hoạch, Chương trình của Sở để làm cơ sở cho việc giaonhiệm vụ cho từng phòng có liên quan, lộ trình thực hiện, kiểm tra, đánh giá, sơkết, tổng kết

Các phòng được giao phối hợp phải có trách nhiệm phân công lãnh đạophòng, chuyên viên của phòng tham gia xây dựng Kế hoạch, Chương trình; tổ chứcthực hiện nhiệm vụ được giao sau khi Kế hoạch, Chương trình được ban hành;cung cấp thông tin, số liệu cho phòng được giao chủ trì tổng hợp, báo cáo định kỳtheo quy định hoặc khi có chỉ đạo của UBND tỉnh, Bộ GD&ĐT

b) Các Kế hoạch, Chương trình, Đề án của UBND tỉnh, của Bộ GD&ĐT cóliên quan đến nhiều phòng thì phòng được giao chủ trì và tất cả các phòng có liênquan phải lập hồ sơ công việc (tập hợp tất cả các văn bản đến, văn bản đi có liên

quan mỗi Kế hoạch, Chương trình, Đề án của UBND tỉnh xuyên suốt quá trình tổchức thực hiện).

Tất cả các văn bản đến của các cơ quan, đơn vị gửi Sở GD&ĐT được phâncho phòng xử lý thì cán bộ, công chức được giao trực tiếp xử lý hoặc phối hợp xử

lý cũng phải lập hồ sơ công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành hoặcbằng văn bản giấy tùy theo trường hợp

Khi giữa các phòng và giữa các cá nhân cán bộ, công chức có thay đổi,chuyển giao nhiệm vụ cho nhau thì phải tiến hành bàn giao hồ sơ công việc giữaphòng hoặc cá nhân giao và phòng hoặc cá nhân nhận công việc; phải bàn giao hồ

sơ công việc đầy đủ giữa cán bộ, công chức nghỉ hưu, nghỉ việc, chuyển công táccho cán bộ, công chức được giao tiếp nhận công việc Khi bàn giao hồ sơ côngviệc phải bàn giao tất cả hồ sơ, tài liệu bằng giấy (bản chính) và các file văn bảnđiện tử có liên quan

c) Đối với các Kế hoạch, Chương trình, Đề án, nhiệm vụ của UBND tỉnhgiao hiện đang có nhiều khó khăn, vướng mắc, khó thực hiện đạt chỉ tiêu, nhiệm vụđược giao theo lộ trình thì lãnh đạo phòng rà soát, đánh giá tham mưu lãnh đạo Sở

có báo cáo UBND tỉnh, đề xuất biện pháp khắc phục

d) Đối với các Kế hoạch, Chương trình, Đề án, nhiệm vụ của UBND tỉnhgiao đến nay chưa xây dựng được Kế hoạch, Chương trình của Sở hoặc của UBNDtỉnh để triển khai thực hiện, lãnh đạo phòng được giao chủ trì, phối hợp với cácphòng có liên quan tiến hành ngay việc xây dựng tham mưu lãnh đạo Sở phê duyệthoặc trình UBND tỉnh phê duyệt

đ) Tổ chức quán triệt lại cho tất cả cán bộ, công chức của phòng về Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ ban hành Kèm theo Quyết định số 620/QĐ-SGDĐT ngày04-8/2014 của Sở GD&ĐT; Quy trình phối hợp giải quyết văn bản đến, soạn thảo,ban hành văn bản đi được Giám đốc phê duyệt ban hành ngày 16/01/2015 và Quychế về việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh,Chủ tịch UBND tỉnh giao ban hành kèm theo Quyết định số 09/QĐ-SGDĐT ngày05/01/2016 của Sở GD&ĐT

e) Lãnh đạo phòng và tất cả cán bộ, công chức phải thực hiện nghiêm túc,kịp thời, đầy đủ, đúng quy trình xử lý công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản vàĐiều hành Trưởng phòng khi nhận được văn bản đến trên Hệ thống phải phân xử

lý kịp thời cho Phó Trưởng phòng và các chuyên viên có trách nhiệm liên quan (đểđọc biết, lưu hồ sơ hoặc phải xử lý bằng hình thức tham mưu lãnh đạo Sở phêduyệt văn bản đi) Khi Trưởng phòng đi công tác, đi học nhiều ngày hoặc nghỉphép, không có mặt tại cơ quan để điều hành công việc thì ủy quyền một PhóTrưởng phòng xử lý công việc thay cho Trưởng phòng hoặc ủy quyền cho mộtchuyên viên (nếu phòng chỉ có một lãnh đạo), đồng thời thông báo cho Chánh Vănphòng và lãnh đạo Sở phụ trách biết để phân công xử lý văn bản đến cho PhóTrưởng phòng hoặc chuyên viên được ủy quyền

Khi nhận được văn bản đến do Trưởng phòng chuyển trên Hệ thống, cán bộ,công chức phải xử lý kịp thời, đầy đủ theo đúng quy trình đối với từng nội dungvăn bản đến

Khi có khó khăn, vướng mắc về kỹ thuật thao tác công việc trên Hệ thốngQuản lý văn bản và Điều hành, cán bộ, công chức liên hệ ngay với nhân viên vănthư và chuyên viên quản trị hệ thống để phối hợp xử lý.

g) Trong quá trình giải quyết văn bản đến của các cơ quan, đơn vị gửi SởGD&ĐT, cán bộ, công chức được trực tiếp tham mưu giải quyết nếu xét thấy vì lý

do khách quan như: thời hạn giải quyết quá ngắn, cần nhiều thời gian để thu thậpthông tin, số liệu thì tham mưu lãnh đạo phòng trình lãnh đạo Sở phụ trách phêduyệt văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị gửi văn bản đến để báo những khó khăn,vướng mắc và đề nghị cho gia hạn thời gian giải quyết

Trong trường hợp văn bản đến có yêu cầu giải quyết nhưng không thuộcthẩm quyền giải quyết của Sở hoặc không liên quan cũng phải có văn bản trả lờicho các cơ quan, đơn vị biết Trong trường hợp văn bản đến của UBND tỉnh hoặccủa cơ quan, đơn vị khác gửi đến giao nhiệm vụ nếu trước đó đã có tham mưu vănbản triển khai thực hiện cùng nội dung thì cũng phải tham mưu lãnh đạo Sở có vănbản trả lời và kèm theo các văn bản của Sở đã triển khai

Thời hạn giải quyết văn bản đến căn cứ theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị gửivăn bản đến Nếu trong văn bản có yêu cầu giải quyết nhưng không nêu rõ thời hạngiải quyết thì phải được giải quyết trong 15 ngày tính từ ngày nhận văn bản đến,hoặc số ngày nhiều hơn nhưng không quá 30 ngày đối với văn bản đến có nội dungphức tạp phải thu thập thông tin, số liệu từ các đơn vị cơ sở, hoặc nhiều hơn 30ngày nhưng không quá 60 ngày đối với các Kế hoạch, Đề án, Quyết định, củaUBND tỉnh cần phải thu thập thông tin, số liệu từ các đơn vị cơ sở và phải tổ chứclấy ý kiến trong ngành cũng như tổ chức lấy ý kiến của các Sở, ngành, UBND cấphuyện, hoặc theo quy định riêng của cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền

h) Đối với văn bản, Quyết định của lãnh đạo Sở phê duyệt hoặc ý kiến chỉđạo của lãnh đạo Sở trong các cuộc họp giao ban có giao nhiệm vụ cụ thể cho các

cá nhân cán bộ, công chức, Trưởng phòng phải phổ biến kịp thời, đầy đủ để cán bộ,công chức được giao nhiệm vụ biết và thực hiện

i) Đối với các phòng có nhiều văn bản đến đã tham mưu thực hiện chậmhoặc không tham mưu thực hiện phải tổ chức kiểm điểm, làm rõ nguyên nhân,trách nhiệm, đề ra giải pháp khắc phục và có báo cáo gửi Giám đốc, Phó Giám đốcphụ trách để xem xét, chỉ đạo

IV.HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI

Sau đợt kiểm tra nội bộ cơ quan Sở như đã nêu trên và đề xuất biện pháp khắcphục những hạn chế của các phòng, ban, của các cá nhân, tôi đã tiếp tục theo dõi tìnhhình xử lý văn bản đến của cơ quan và có một số ghi nhận đánh giá như sau:

1 Về nhận thức trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo, công chức quản lý, công chức thừa hành cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo

Cán bộ, công chức cơ quan đã có nhận thức, hành động chuyển biến tích cực hơnđối với chức năng, nhiệm vụ được giao Tổ chức rà soát những hạn chế, thiếu sót của cácphòng, của cán bộ, công chức; nghiên cứu và nắm bắt đầy đủ các quy chế, quy trình côngtác văn thư, lưu trữ, công tác phối hợp giải quyết văn bản đến, soạn thảo, ban hành văn

bản đi, việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ được giao và việc

xử lý công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành

Tích cực trao đổi, có biện pháp khắc phục những vướng mắc, khó khăn trong quátrình điều hành, chỉ đạo, giải quyết công việc của cơ quan Trong đó, Giám đốc Sở đãtiếp tục chỉ đạo việc mở Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành trên môi trường mạngInternet để cán bộ, công chức có thể xử lý, giải quyết văn bản đến khi đi công tác, đi học,không có mặt tại cơ quan

Cán bộ, công chức quan tâm và đề nghị công chức phụ trách quản trị Hệ thốngQuản lý văn bản và Điều hành hướng dẫn kỹ thuật xử lý văn bản trên Hệ thống Nề nếp

xử lý văn bản đến trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành của cán bộ, công chứcđược tăng cường

2 Về việc điều hành, quản lý công việc của cán bộ lãnh đạo, công chức quản lý cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo

Qua đánh giá, kết luận, đề nghị của Đoàn kiểm tra, hầu hết các văn bản đếnđược lãnh đạo Sở, lãnh đạo các phòng xử lý trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điềuhành, hoặc kết hợp xử lý văn bản đến bằng văn bản giấy

Các văn bản đến đã được xử lý trên Hệ thống và chuyển giao công chức để thựchiện các yêu cầu nội dung văn bản đến So với thời điểm trước ngày 01/4/2017, một sốTrưởng phòng không chuyển giao văn bản đến cho công chức trong phòng biết hoặc xử

lý thì đến nay, hầu hết văn bản đến đã được các Trưởng phòng chuyển giao cho côngchức trong phòng xử lý theo vị trí việc làm, nhiệm vụ được giao

Đối với nhiệm vụ được giao chưa hoàn thành hoặc chưa triển khai thực hiện đãđược lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng chỉ đạo, đôn đốc khẩn trương thực hiện

3 Về việc triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao của công chức thừa hành cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo

Hầu hết các văn bản đến trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành đã được côngchức quan tâm xử lý đúng thời hạn, đúng yêu cầu công việc được giao; kỹ thuật xử lý vănbản đến Hệ thống của công chức đã khá thuần thục Trước ngày 01/4/2017, chỉ có một vàicông chức thực hiện việc kết nối soạn thảo, ban hành văn bản đi với văn bản đến trên Hệthống, đến nay hầu hết công chức đã thực hiện được công việc này trên Hệ thống

Đối với các trường hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của văn bản đến vì lý dokhách quan, không đảm bảo thực hiện đúng thời hạn, công chức được giao trực tiếp xử lý

đã tham mưu lãnh đạo Sở có văn bản đề nghị cơ quan, đơn vị gửi văn bản đến cho giahạn thời gian xử lý

V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG

Đề tài này đã được bản thân tôi nghiên cứu, thực hiện tại Sở Giáo dục vàĐào tạo tỉnh Đồng Nai, góp phần tích cực để cán bộ, công chức cơ quan phối hợp

xử lý văn bản đến kịp thời, đầy đủ; những vấn đề được đề cập trong đề tài này cóthể áp dụng ở các cơ quan hành chính nhà nước, các cơ sở giáo dục và đào tạo.Trên cơ sở đó, tôi có đề xuất, khuyến nghị như sau:

1 Trong quản lý, điều hành công việc của cơ quan, đơn vị cần phải xây dựngquy chế, quy định, quy trình để xác định cụ thể trách nhiệm, công việc, thời hạnhoàn thành cho từng cá nhân có liên quan trong từng công việc cụ thể; phải phânđịnh rõ đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chủ trì, đơn vị cá nhân có trách nhiệm phốihợp Qua đó, tác động đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm liên quan phải thựchiện việc phối hợp công việc; các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chủ trì giảm áplực công việc, đảm bảo hiệu quả công việc.

2 Các quy chế, quy định, quy trình công việc phải quán triệt đến từng cánhân có liên quan; mỗi cá nhân phải lưu giữ các quy chế, quy định, quy trình đểthường xuyên nghiên cứu, nắm bắt vấn đề một cách cụ thể và vững vàng khi ápdụng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao

3 Các quy chế, quy định, quy trình công việc phải được rà soát thườngxuyên để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện nhằm khắc phục những vướng mắc, khókhăn, nâng cao hiệu quả công việc

4 Trong quá trình giải quyết công việc phải có phân công nhiệm vụ cụ thể,cán bộ quản lý khi giao việc phải có kiểm tra, đôn đốc, công chức thừa hành phảikịp thời có báo cáo khi gặp vướng mắc, khó khăn

5 Các Chương trình, Kế hoạch, Đề án, văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên,lãnh đạo Sở phải giao cho một phòng, ban chủ trì và các phòng, ban phối hợp đểxây dựng Chương trình, Kế hoạch, văn bản chỉ đạo của cơ quan, đơn vị triển khaithực hiện các văn bản của cấp trên Trong các văn bản đó phải nêu rõ phân côngtrách nhiệm, công việc cho phòng, ban chủ trì, phòng, ban phối hợp để tránhtrường hợp văn bản đã được ban hành nhưng không có phòng, ban tham mưu triểnkhai thực hiện, theo dõi, đôn đốc thực hiện, tổng hợp, báo cáo sơ kết, tổng kết; cácphòng, ban có trách nhiệm phối hợp nhưng không biết rõ nhiệm vụ được giao đểthực hiện Từ đó dẫn đến sự chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng, ban, khi có vănbản chỉ đạo tiếp theo của cơ quan cấp trên, người phân công xử lý văn bản sẽ gặpkhó khăn khi phân công xử lý văn bản đến

6 Lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải tổ chức kiểm tra nội bộ định kỳ hoặc độtxuất các hoạt động của cơ quan, đơn vị; giao cho một đơn vị, bộ phận trong cơquan, đơn vị có trách nhiệm giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị theo dõi thường xuyên,đôn đốc kịp thời và tổng hợp tình hình, báo cáo với lãnh đạo các trường hợp cần có

ý kiến chỉ đạo giải quyết nhằm đảm bảo sự phối hợp giải quyết nhiệm vụ đượcthông suốt, hiệu quả

VI DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư

2 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫnxây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

3 Quyết định số 51/2015/QĐ-UBND ngày 22/12/2015 của Ủy ban nhân dântỉnh Đồng Nai ban hành Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm

vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai giao

4 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạotỉnh Đồng Nai ban hành kèm theo Quyết định số 620/QĐ-SGDĐT ngày 04/8/2014.

5 Quy trình phối hợp xử lý văn bản đến, soạn thảo, ban hành văn bản điđược Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai phê duyệt ngày 16/01/2015

6 Quy chế về việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do

Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao ban hành kèm theoQuyết định số 09/QĐ-SGDĐT ngày 05/01/2016 của Sở Giáo dục và Đào tạo

VII PHỤ LỤC

Phụ lục I MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TỈNH ĐỒNG NAI

––––––––––

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ––––––––––––––––––––––––

………., ngày … tháng … năm 20….

PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

……… …………(1) ……….………

……….……… ……

Nội dung trên do nhân viên văn thư ghi sau khi đã đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến.

1 Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (2) Nội dung cần ghi như sau:

Chuyển cho ………

Nếu chuyển cho nhiều người, thì ghi rõ người có trách nhiệm chủ trì, người có trách nhiệm phối hợp.

Nội dung công việc ………

Ghi rõ công việc theo yêu cầu của văn bản đến Nếu văn bản đến chỉ có nội dung để biết thì ghi “Lưu hồ

sơ để theo dõi”.

2 Ý kiến của lãnh đạo bộ phận, tổ chức trong đơn vị: (3) Nếu lãnh đạo đơn vị chuyển cho

lãnh đạo bộ phận, tổ chức trong đơn vị giải quyết thì ghi như sau:

Nếu tiếp tục chuyển cho công chức, viên chức cấp dưới giúp việc giải quyết thì ghi như dưới đây:

Phụ lục II MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN CHỈ ĐẠO CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Đồng Nai, ngày tháng năm

PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN CHỈ ĐẠO CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

–––––––––––––––––––––––––––––

1 Số công văn đến: ………… Ngày công văn đến: ………

2 Tên loại văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành, người ký văn bản:

……… ……….

3 Cơ quan, đơn vị trình ban hành văn bản: ……….……….

Nội dung từ 1 đến 3 do Nhân viên văn thư ghi.

4 Cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ (đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp): ……….

……….……….……….

5 Phòng, ban được giao nhiệm vụ giúp lãnh đạo Sở thực hiện:

- Phòng, ban được giao chủ trì: ……….………

- Phòng, ban được giao phối hợp: ……….………

6 Phòng, ban được giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện:

(Ký tên, ghi rõ họ và tên)

9 Trưởng phòng, ban phân công cán bộ, công chức xử lý trực tiếp (người thực hiện, công việc, thời hạn hoàn thành): ………

……… ……….

TRƯỞNG PHÒNG

(Ký tên, ghi rõ họ và tên)

10 Cán bộ, công chức được giao xử lý trực tiếp ghi nhận tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao (đã thực hiện, đang thực hiện, chưa thực hiện trong hạn hoặc quá hạn): ………

CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

(Ký tên, ghi rõ họ và tên)

11 Thông tin cần thiết khác: ………

Trên đây là nội dung giải pháp “Phối hợp thực hiện xử lý văn bản đến”, tôi

đã nghiên cứu là tham mưu lãnh đạo Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai chỉđạo, triển khai, tổ chức thực hiện trong thời gian qua Các biện pháp tổ chức thựchiện có thể chưa được hoàn thiện, rất mong nhận được ý kiến góp ý./

NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên và ghi rõ họ tên)

Đồng Nai, ngày 25 tháng 5 năm 2017

PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN

Năm học: 2016 - 2017

––––––––––––

Tên sáng kiến kinh nghiệm: Giải pháp “Phối hợp thực hiện xử lý văn bản đến”

Đơn vị: Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai

Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác)

Sáng kiến đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong ngành 

1 Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây)

- Chỉ lập lại, sao chép từ các giải pháp, đề xuất đã có 

- Chỉ thay thế một phần giải pháp, đề xuất đã có với mức độ trung bình hoặc lần đầu áp dụng giải pháp ứng dụng tiến bộ kỹ thuật mới đã có tại đơn vị và đã khắc phục được hạn chế trong thực tế của đơn vị 

- Chỉ thay thế một phần giải pháp, đề xuất đã có với mức độ khá 

- Chỉ thay thế một phần giải pháp, đề xuất đã có với mức độ tốt hoặc giải pháp, đề xuất thay thế hoàn toàn mới so với giải pháp, đề xuất đã có 

2 Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 5 ô dưới đây)

- Không có minh chứng thực tế hoặc minh chứng thực tế chưa đủ độ tin cậy, độ giá trị 

- Có minh chứng thực tế đủ độ tin cậy, độ giá trị để thấy sáng kiến có thay thế một phần giải pháp, đề xuất đã có hoặc lần đầu áp dụng giải pháp ứng dụng tiến bộ kỹ thuật mới tại đơn vị 

- Có minh chứng thực tế đủ độ tin cậy, độ giá trị để thấy được hiệu quả giải pháp, đề xuất của tác giả thay thế hoàn toàn mới giải pháp, đề xuất đã có được triển khai thực hiện tại đơn vị 

- Có minh chứng thực tế đủ độ tin cậy, độ giá trị để thấy được sáng kiến đã thay thế một phần giải pháp, đề xuất đã có trong toàn ngành; được Phòng GD&ĐT hoặc Sở GD&ĐT triển khai thực hiện



- Có minh chứng thực tế đủ độ tin cậy, độ giá trị để thấy được sáng kiến đã thay thế hoàn toàn mới giải pháp,

đề xuất đã có trong toàn ngành; được Phòng GD&ĐT hoặc Sở GD&ĐT triển khai thực hiện 

3 Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô mỗi dòng dưới đây)

- Sáng kiến không có khả năng áp dụng 

- Sáng kiến chỉ có khả năng áp dụng riêng cho Tổ/Khối/Phòng/Ban của đơn vị 

- Sáng kiến chỉ có khả năng áp dụng riêng cho đơn vị 

- Sáng kiến có khả năng áp dụng cho toàn ngành hoặc sáng kiến có khả năng áp dụng tốt cho cơ sở giáo dục chuyên biệt 

Xếp loại chung: Xuất sắc  Khá  Đạt  Không xếp loại 

Cá nhân viết sáng kiến cam kết và chịu trách nhiệm không sao chép tài liệu của người khác hoặc sao chép lại nội dung sáng kiến cũ của mình đã được đánh giá công nhận.

Lãnh đạo Tổ/Phòng/Ban và Thủ trưởng đơn vị xác nhận sáng kiến này đã được tác giả tổ chức thực hiện, được Hội đồng thẩm định sáng kiến hoặc Ban Tổ chức Hội thi giáo viên giỏi của đơn vị xem xét, đánh giá, cho điểm, xếp loại theo quy định.

Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của tác giả và người có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi cuốn sáng kiến.

NGƯỜI THỰC HIỆN SÁNG KIẾN

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

XÁC NHẬN CỦA TỔ/PHÒNG/BAN

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký tên, ghi rõ

họ tên và đóng dấu của đơn vị)

BM04-NXĐGSKKN