Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp việt nam nhằm mục đích tin học hóa

Luận án không đề cập đến tất cả các vấn đề của hệ thống kế toán mà chỉ nghiên cứu trong phạm vi chế độ kế toán doanh nghiệp gồm hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

NGUYỄN HỒNG HÀ

LUẬNVĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh – Năm 2001

MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Kế toán là một công cụ quan trọng trong hệ công cụ quản lý kinh tế Thông qua việc thu thập và xử lý dữ liệu, kế toán cung cấp thông tin cần thiết cho những người sử dụng để đưa ra quyết định Cùng với sự phát triển nhanh chóng của lực lượng sản xuất, kế toán cần phải được thường xuyên hoàn thiện để có thể áp dụng tốt các thành tựu của khoa học-công nghệ nhằm nâng cao năng suất và hiệu qủa của hệ thống

Trong chiến lược tài chính, tiền tệ giai đoạn 2000-2010, Đảng và nước ta

đã xác định ”… tài liệu, sổ kế toán, kiểm toán, thống kê phải có đủ cơ sở

pháp lý rõ ràng dựa trên những chuẩn mực tiến dần tới thông lệ quốc tế và sử dụng những phương tiện kỹ thuật hiện đại, tiến tiến” [1, trang 8] Trong

định hướng phát triển hệ thống kế toán Việt nam giai đoạn 2000 - 2010, tại kỳ sinh hoạt câu lạc bộ kế toán trưởng lần thứ 20 tại thành phố Hồ Chí Minh, Hội

kế toán Việt nam cũng đã xác định: ”… thực hiện vi tính hóa hầu hết các đơn

vị kế toán và các phần hành kế toán, bảo đảm yêu cầu cung cấp kịp thời nhanh chóng, chính xác và đầy đủ nhất mọi thông tin tài chính và một phần lớn các thông tin quản trị doanh nghiệp” [13]

Hệ thống kế toán Việt nam, sau một qúa trình phát triển, đã từng bước đáp ứng được nhiệm vụ của công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt nam xã hội chủ nghĩa Tuy nhiên, đối chiếu với yêu cầu của cải cách kinh tế và quan điểm hiện đại về kế toán, hệ thống kế toán hiện hành vẫn bộc lộ một số tồn tại Hệ thống chưa đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho những người sử dụng, các thủ tục và phương pháp kế toán được thiết kế nặng về phương pháp vận hành thủ công nên chưa tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tính hóa các phần hành kế toán, các điều kiện môi trường vĩ mô cho việc tin học hóa kế toán còn thiếu

Vì những lý do trên, việc hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành để đáp ứng được yêu cầu của một hệ thống thông tin, phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng tin học trong công tác kế toán là yêu cầu khách quan Do đó, chúng tôi nghiên cứu đề tài:

”MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VIỆT NAM NHẰM MỤC ĐÍCH TIN HỌC HÓA”

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Dựa trên quan điểm kế toán là một hệ thống thông tin, mô hình kế toán tin học hóa, thực trạng hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành và thực tiễn ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại một số doanh nghiệp, luận án nhằm đưa

ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp nhằm mục đích tin học hóa

3 NỘI DUNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Hệ thống kế toán là một khái niệm rộng, bao gồm nhiều yếu tố cấu thành, nhiều hệ thống con, và có nhiều giác độ nghiên cứu Luận án không đề cập đến tất cả các vấn đề của hệ thống kế toán mà chỉ nghiên cứu trong phạm vi chế độ kế toán doanh nghiệp gồm hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính Luận án cũng chủ yếu đề cập đến kế toán tài chính và chỉ nghiên cứu hệ thống kế toán dưới giác độ xử lý thông tin Cụ thể:

+Nghiên cứu một số vấn đề tổng quan về hệ thống thông tin kế toán, làm rõ quan điểm kế toán là một hệ thống thông tin và mô hình kế toán trong môi trường tin học

+Nghiên cứu hệ thống kế chế độ toán doanh nghiệp hiện hành, khảo sát thực tế việc áp dụng tin học trong công tác kế toán tại một số doanh nghiệp +Đề xuất một số giải pháp nhằm mục đích làm cho hệ thống kế toán hiện hành phù hợp với phương pháp xử lý thông tin của máy tính và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phương pháp nghiên cứu tổng quát của luận án là phương pháp duy vật biện chứng và quan điểm duy vật lịch sử Trong từng nội dung nghiên cứu, luận án sử dụng các phương pháp chuyên môn như phương pháp phân tích và tổng hợp, phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống để giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể

5 KẾT CẤU CỦA LUẬN ÁN

Ngoài phần mở đầu, kết luận và các phụ lục, nội dung luận án gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Chương 2: Thực trạng hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam hiện hành Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam nhằm mục đích tin học hóa

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1 Bản chất của kế toán

Cùng với qúa trình phát triển của xã hội, quan niệm về kế toán có sự thay đổi và phụ thuộc vào điều mà những nhóm người khác nhau trong xã hội đòi hỏi ở kế toán Trong phần này, chúng tôi đưa ra một số quan niệm làm cơ sở cho việc nghiên cứu

Theo ủy ban thuật ngữ của viện kế toán công chứng Hoa kỳ(AICPA) năm

1941, “Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại và tổng hợp một cách có ý nghĩa và dưới hình thức bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các sự kiện mà ít nhiều có liên quan đến tài chính và giải thích kết qủa của việc ghi chép này” [34, trang 2] Theo Hội kế toán Hoa kỳ (AAA) năm 1966, “Kế toán là một qúa trình nhận diện, tổng hợp, đo lường và truyền đạt thông tin kinh tế để giúp cho những người sử dụng các thông tin đó đánh giá và ra quyết định” Năm

1970, Viện kế toán công chứng Hoa kỳ cho rằng kế toán là một hoạt động có tính chất dịch vụ và chức năng của kế toán là “Cung cấp thông tin định lượng, chủ yếu có bản chất tài chính, về các đơn vị kinh tế, nhằm giúp ích cho việc làm các quyết định kinh tế” [34, trang 3] Theo hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế năm 1996 “Kế toán là một hệ thống thông tin Nó đo lường, xử lý và cung cấp thông tin tài chính của một tổ chức” [15, trang 4] Theo điều lệ tổ chức kế toán nhà nước Việt nam năm 1961, “Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, qúa trình và kết qủa kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của nhà nước, cũng như của tổ chức, xí nghiệp”

Qua các quan niệm trên, chúng ta thấy kế toán được xem là một khoa học về xử lý thông tin, một hoạt động dịch vụ cung cấp thông tin Bản chất của kế toán là một hệ thống xử lý thông tin có chức năng đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin tài chính của một tổ chức kinh tế cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin làm cơ sở ra quyết định Hệ thống kế toán nhận dữ liệu phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh, đo lường chúng bằng cách ghi chép lại, sau đó

sắp xếp, phân loại và tổng hợp dữ liệu thu được để tạo ra thông tin hữu ích và truyền đạt những thông tin đó đến người sử dụng thông qua hệ thống báo cáo bằng ngôn ngữ riêng của kế toán Do đó, sự phát triển của kế toán gắn liền với sự phát triển của công nghệ thông tin

1.2 Vị trí của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

1.2.1 Hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin quản trị

Theo cách hiểu chung nhất, hệ thống là tổng thể gồm các bộ phận khác nhau có mối quan hệ tác động qua lại với nhau và được sắp xếp theo một trình tự nhằm tạo thành một chỉnh thể thống nhất, có khả năng thực hiện được một số chức năng hoặc mục tiêu nhất định [14, trang 11] Tính chất quan trọng nhất của hệ thống là khả năng mới và vượt trội của hệ thống mà các phần tử của hệ thống không có được Một hệ thống có thể bao gồm các hệ thống con có tính chất như là một hệ thống Giới hạn của hệ thống được gọi là đường biên và bên ngoài đường biên là môi trường của hệ thống Cấu trúc của hệ thống bao gồm các yếu tố cơ bản sau đây:

+Mục tiêu của hệ thống: là trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải có

tại một thời điểm hay sau một khoảng thời gian nhất định

+Đầu vào của hệ thống: là những tác động của môi trường đến hệ thống +Đầu ra của hệ thống: là những tác động của hệ thống đến môi trường của

nó

+Cấu trúc của hệ thống: là cách sắp xếp các phần tử trong hệ thống để tạo

thành một chỉnh thể Muốn hệ thống hoạt động tối ưu cần phải lựa chọn cách sắp xếp các phần tử một cách tốt nhất

+Môi trường của hệ thống: là các yếu tố, các điều kiện bên ngoài đường

biên và có ảnh hưởng đến kết qủa hoạt động của hệ thống

Theo quan điểm hệ thống, doanh nghiệp là một hệ thống gồm tập hợp nhân viên, nguyên vật liệu, qui tắc quản lý, kinh nghiệm, cơ cấu tổ chức,… nhằm thực hiện mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Một doanh nghiệp thường bao gồm 3 hệ thống con: hệ thống quyết định, hệ thống thông tin và hệ thống tác nghiệp Hệ thống quyết định liên quan đến các hoạt động quản lý như quyết định chiến lược, chiến thuật,…hệ thống tác nghiệp liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ như hoạt động sản xuất, tìm kiếm khách hàng,…Hệ thống thông tin đóng vai trò trung tâm liên kết giữa hệ thống quyết định và hệ thống tác

nghiệp, làm cho các hệ thống này vận hành nhằm đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp Hệ thống thông tin gồm tập hợp thông tin (hữu ích hay vô ích, có hình thức hay phi hình thức, có cấu trúc hay không) luân chuyển trong doanh nghiệp, cách thức sử dụng chúng, các phương tiện giúp xử lý thông tin,… Một hệ thống tích hợp người-máy được tổ chức để cung cấp thông tin giúp con người trong hoạt động sản xuất, quản lý và ra quyết định gọi là hệ thống thông tin quản trị (MIS) Hệ thống thông tin quản trị thường bao gồm các hệ thống con: hệ tiếp thị, hệ sản xuất, hệ kinh doanh, hệ kế toán, hệ kiểm soát nội bộ và hệ thông tin nguồn nhân lực Trong đó, hệ thông tin kế toán là bộ phận quan trọng nhất của MIS Dữ liệu phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh được chuyển đến hệ thống kế toán Hệ thống kế toán ghi nhận, xử lý, tổng hợp thành các thông tin hữu ích và truyền tải đến người sử dụng thông qua các báo cáo kế toán Căn cứ những thông tin này, người quản lý đưa ra quyết định hoặc tác động vào hệ thống kế toán thể hiện nhu cầu thông tin, hoặc tác động vào hệ thống sản xuất làm nảy sinh dữ liệu mới tiếp tục được chuyển vào để xử lý trong hệ thống kế toán

Tóm lại, hệ thống thông tin quản trị (MIS) đóng vai trò trung tâm liên kết các hệ thống trong một doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp hoạt động theo mục tiêu đã định, trong đó hệ thống thông tin kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong MIS

Minh họa 1.1 - HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANHNGHIỆP

Quyết định Người ra quyết định

Thông tin

Nhu cầu thông tin

HỆ THỐNG KẾ TOÁN

Truyền tin

Xử lý

Đo lường

Kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản trị và được thực hiện trong mọi qui trình quản lý bởi hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm bảo đảm hợp lý cho các nhà quản lý đạt được các mục đích: [21, trang 37]

+Cung cấp thông tin đáng tin cậy ;

+Bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu qủa mọi nguồn lực, ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hay vượt quyền;

+Đánh giá kết qủa hoạt động để nâng cao hiệu qủa điều hành;

+Mọi thành viên trong đơn vị phải tuân thủ các chính sách và qui định nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 3 bộ phận: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ là hai hệ thống độc lập nhưng có mối quan hệ tương tác với nhau Sự tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là yêu cầu khách quan trong hệ thống thông tin quản trị, ngược lại hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời trên cơ sở nhu cầu kiểm soát của nhà quản lý trong những điều kiện nhất định Hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ Thông qua việc thực hiện chức năng thông tin, hệ thống kế toán vừa cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý, vừa thực hiện chức năng kiểm soát hoạt động của đơn vị, góp phần thực hiện các mục tiêu của kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh sẽ bảo đảm thông tin do kế toán cung cấp có độ tin cậy cao

Như vậy, hệ thống kế toán vừa cung cấp thông tin cho hệ thống kiểm soát nội bộ vừa tiếp nhận thông tin phản hồi để hoàn thiện hệ thống Hệ thống kế toán tốt phải được thiết kế sao cho có thể vận dụng kiểm soát nội bộ để hạn chế ảnh hưởng tiêu cực của môi trường làm giảm chất lượng thông tin được cung cấp

1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

1.3.1 Mục tiêu của kế toán

Mục tiêu cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin tài chính của một doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng để làm căn cứ đề ra các quyết định kinh tế Thông tin do kế toán cung cấp cần thiết cho nhiều đối tượng khác nhau: những người ở trong hay ngoài doanh nghiệp và có quyền lợi trực tiếp hay gián tiếp đối với doanh nghiệp đó Đó là chủ doanh nghiệp, nhà quản trị, nhà đầu tư, chủ nợ, các cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng, nhà cung cấp, người lao động, các tổ chức phi chính phủ,…

Minh họa 1.2 - CÁC ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Nhà

quản lý

Người có lợi

Mỗi đối tượng sử dụng có nhu cầu thông tin kế toán khác nhau để đưa ra các loại quyết định khác nhau Bảng sau đây minh họa tổng quát nhu cầu thông tin kế toán của một số nhóm đối tượng đối với từng loại quyết định.[24, trang 18]

Minh họa 1.3 - NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CÁC ĐỐI

TƯỢNG

Như vậy, thông tin do hệ thống kế toán cung cấp rất đa dạng vì các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin rất khác nhau Điều đó đặt ra vấn đề thiết

kế hệ thống kế toán có đủ khả năng cung cấp lượng thông tin cần thiết cho mọi đối tượng

1.3.2 Đầu vào của hệ thống thông tin kế toán

Đầu vào của hệ thống thông tin kế toán là dữ liệu phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh như mua hàng, bán hàng,…Các dữ liệu này có nhiều hình thức biểu hiện khác nhau: có hình thức vật chất hoặc phi vật chất, có thể lượng hóa và biểu hiện bằng tiền hoặc không Tuy nhiên, hệ thống kế toán chủ yếu ghi nhận dữ liệu về các nghiệp vụ kinh tế biểu hiện được bằng thước đo tiền tệ Các dữ liệu này có thể được chuyển thẳng vào hệ thống kế toán hoặc thông qua các hệ thống thông tin khác trong MIS Vì dữ liệu đầu vào là nguyên liệu của hệ thống thông tin kế toán nên việc nhận biết một cách rõ ràng và đầy đủ các đặc tính của dữ liệu là vấn đề rất quan trọng Muốn vậy, phải thiết kế tốt biểu mẫu thu thập dữ liệu, phải tổ chức tốt công tác ghi chép ban đầu để thu thập chính xác, kịp thời, đầy đủ thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đồng thời, phải tổ chức tốt việc luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận sao cho tránh trùng lắp, bảo đảm thông tin đầu ra chỉ xuất phát từ một nguồn dữ liệu duy nhất

1.3.3 Đầu ra của của hệ thống thông tin kế toán

Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán là dữ liệu đã qua xử lý thể hiện thông tin hữu ích cho việc đề ra quyết định kinh tế Thông tin này được truyền đạt đến người sử dụng thông qua hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS1, [32, trang 8] Hệ thống báo cáo tài chính đầy đủ gồm: Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet); Báo cáo thu nhập (Income Statement); Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu (Changes in Equity Statement); Báo cáo lưu chuyển tiền (Cash Flow Statement); Chính sách kế toán và các thuyết minh (Accouting Policies & Notes)

Mỗi báo cáo phải trình bày: tên doanh nghiệp lập báo cáo, báo cáo của doanh nghiệp hay tập đoàn, ngày và kỳ báo cáo, đơn vị tiền tệ báo cáo, mức độ chính xác

Bảng cân đối kế toán là báo cáo phản ánh tình trạng tài chính của một

doanh nghiệp tại một thời điểm Thông tin trên bảng cân đối kế toán gồm các yếu tố:

+Tài sản, bao gồm bất động sản, nhà xưởng, thiết bị; tài sản tài chính, tài sản vô hình, hàng tồn kho, các khoản đầu tư theo phương pháp góp vốn, tiền và

các khoản tương đương tiền, các khoản phải thu thương mại và các khoản phải thu khác

+Nợ phải trả, bao gồm các khoản phải trả thương mại và các khoản phải trả khác, nghĩa vụ nợ, các khoản dự phòng, thuế, các khoản nợ có lãi suất

+Vốn chủ sở hữu, gồm vốn đã phát hành, các khoản dự trữ,…

Ngoài ra, có thể trình bày thêm các thông tin khác trên cùng bảng cân đối kế toán hoặc trên báo cáo thuyết minh

Nội dung của bảng cân đối kế toán được trình bày thành 2 phần: phần tài sản và phần nguồn vốn, gồm nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Hai phần của bảng có thể sắp xếp theo kiểu hai bên hay kiểu một bên Kiểu hai bên có ưu điểm dễ hiểu, dễ đọc và dễ phân tích thông tin nhưng có nhược điểm là khó tạo lập trong điều kiện xử lý bằng máy tính Mẫu bảng cân đối kế toán kiểu một bên thuận lợi cho việc tạo lập nhất là trong môi trường áp dụng máy tính nên hiện nay, bảng cân đối kế toán thường được thiết kế theo hình thức một bên (xem phụ lục 1.1)

Báo cáo thu nhập là báo cáo cung cấp thông tin về kết qủa hoạt động của

một doanh nghiệp trong một thời kỳ Thông tin tối thiểu phải trình bày trên báo cáo thu nhập gồm: Doanh thu, kết qủa của hoạt động kinh doanh, chi phí tài chính, lãi lỗ của các khoản đầu tư, các khoản bất thường, thuế thu nhập, lỗ lãi từ các hoạt động thông thường, lãi lỗ thuần trong niên độ, lãi lỗ của các đơn vị liên kết và liên doanh theo vốn góp Ngoài ra, cần trình bày thêm trong báo cáo thu nhập hay trong báo cáo thuyết minh phân tích chi phí dựa trên bản chất và chức năng, cổ tức trên từng cổ phiếu

Báo cáo thu nhập có 2 hình thức thông dụng: dạng đơn bước và dạng đa bước Báo cáo thu nhập dạng đa bước (xem phụ lục 1.2) được lập thông qua nhiều bước khấu trừ chi phí để xác định các khoản thu nhập và tổng thu nhập Dạng mẫu đa bước thích hợp cho việc minh họa nguyên tắc kế toán và phù hợp đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Nhược điểm của mẫu báo cáo này là khó xử lý trong môi trường máy tính Báo cáo thu nhập dạng đơn bước được trình bày bằng cách liệt kê các khoản mục doanh thu và chi phí sau đó thực hiện một bước khấu trừ chi phí để xác định thu nhập Dạng mẫu báo cáo này đơn giản, cô đọng nên thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn và thích hợp với giải thuật xử lý của máy tính Nhược điểm của mẫu báo cáo này là ý nghĩa phân tích

không cao Gần đây, mẫu báo cáo thu nhập dạng đơn bước ngày càng được sử dụng rộng rãi do tính đơn giản và dễ tạo lập của nó [29, trang 132]

Minh họa 1.4 - BÁO CÁO THU NHẬP DẠNG ĐƠN BƯỚC

Công ty phụ tùng Shafer BÁO CÁO THU NHẬP

Của tháng kết thúc ngày 31 tháng 01 năm 19xx DOANH THU

CHI PHÍ

Báo cáo lưu chuyển tiền là báo cáo trình bày những thay đổi về tiền và các

khoản tương đương tiền phân theo các loại hoạt động: kinh doanh, đầu tư và tài chính Để lập báo cáo lưu chuyển tiền có thể áp dụng 2 phương pháp với 2 mẫu trình bày khác nhau: phương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp Theo phương pháp trực tiếp, báo cáo lưu chuyển tiền được lập bằng cách xác định và phân tích trực tiếp các khoản thực thu, thực chi Theo phương pháp gián tiếp, báo cáo lưu chuyển tiền được lập bằng cách điều chỉnh lợi nhuận ròng sau thuế của hoạt động sản xuất kinh doanh khỏi ảnh hưởng của các khoản không liên quan đến thu, chi tiền nhưng làm thay đổi lợi nhuận và loại trừ các khoản tiền làm thay đổi lợi nhuận nhưng được tính vào lưu chuyển tiền của hoạt động đầu

tư và tài chính Hai phương pháp này chỉ khác nhau bởi cách trình bày luồng tiền từ hoạt động kinh doanh Phương pháp trực tiếp có ưu điểm dễ hiểu, dễ lập và thích hợp với môi trường xử lý bằng máy vi tính Phương pháp gián tiếp cung cấp được nhiều thông tin về tình hình tài chính hơn, có ý nghĩa phân tích cao hơn nhưng khó tạo lập, nhất là trong điều kiện áp dụng máy tính

Tóm lại, thông tin đầu ra của hệ thống kế toán được thể hiện trên các báo cáo kế toán, trước hết là các báo cáo tài chính Mỗi báo cáo tài chính có thể có

2 cách trình bày (hay 2 phương pháp lập) với những ưu, nhược điểm riêng Để bảo đảm thông tin được cung cấp nhanh chóng, cần phải chọn cách trình bày hoặc phương pháp lập thích hợp với qui trình xử lý thông tin của hệ thống hiện hành Có như vậy, năng suất và hiệu qủa của hệ thống thông tin kế toán mới được nâng cao

1.3.4 Tài khoản và ghi sổ kép

Tài khoản Để theo dõi sự biến động và tổng hợp số liệu theo từng đối

tượng phục vụ cho việc lập báo cáo, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải được phân loại và ghi chép vào những hồ sơ nhất định Phương pháp của kế toán nhằm phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng gọi là phương pháp tài khoản Mỗi tài khoản là một đơn vị lưu trữ dữ liệu về một đối tượng kế toán như một khoản mục về tài sản, một khoản mục về nợ phải trả hay vốn chủ sở hữu Dạng tổng quát của tài khoản gồm tên tài khoản (được ghi số hiệu), bên ghi Nợ (bên trái) và bên ghi Có (bên phải) Sai biệt giữa bên Nợ và Có là số dư của tài khoản và được ghi vào vế có số liệu lớn hơn Vì nhu cầu thông tin trên báo cáo kế toán gồm nhiều khoản mục, nên kế toán cần sử dụng nhiều tài khoản Số lượng các tài khoản cần thiết phụ thuộc vào nhu cầu thông tin trên báo cáo kế toán Trong hệ thống tài khoản, các tài khoản được đánh số theo một cách mã hóa nhất định để thuận tiện cho việc tra cứu số liệu Mã số của tài khoản thường gồm 3 thành phần: thành phần thứ nhất bên trái phản ánh loại, thành phần thứ hai tiếp theo phản ánh nhóm và thành phần thứ ba phản ánh tài khoản Đây là 3 mức độ tương ứng với 3 cấp độ thông tin trên báo cáo tài chính Số ký tự dùng để kí hiệu trong mỗi phần phụ thuộc vào tính phức tạp trong việc phân loại nghiệp vụ Ngoài ra, để phục vụ cho mục tiêu của kế toán quản trị, có thể thêm ký hiệu vào bên trái mã loại để chỉ trung tâm trách nhiệm và thêm ký hiệu vào bên phải mã số tài khỏan để chỉ các đối tượng hạch toán chi tiết,[36, trang 149] Thiết kế mã số hệ thống tài khoản một cách khoa học là nền tảng cho mọi xử lý của hệ thống kế toán, đặc biệt là trong hệ thống kế toán có sử dụng máy vi tính

Theo mối quan hệ với báo cáo tài chính, tài khoản được phân loại thành: +Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán Loại tài khoản này cung cấp thông tin dùng để lập bảng cân đối kế toán tại một thời điểm

+Tài khoản thuộc báo cáo thu nhập Loại tài khoản này cung cấp thông tin dùng để lập báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh trong một kỳ kế toán

+Báo cáo lưu chuyển tiền không yêu cầu các tài khoản để thu thập số liệu Theo tính chất của đối tượng phản ánh, tài khoản được phân loại thành: +Tài khoản phản ánh tài sản Loại tài khoản này thường có số dư bên Nợ và số dư Nợ dùng để lập bảng cân đối kế toán (phần tài sản)

+Tài khoản phản ánh nguồn vốn Loại tài khoản này thường có số dư bên Có và số dư Có dùng để lập bảng cân đối kế toán (phần nguồn vốn)

+Các tài khoản phản ánh doanh thu và chi phí là tài khoản tạm thời dùng để xác định kết qủa kinh doanh trong kỳ Tài khoản chi phí có số dư Nợ, tài khoản doanh thu có số dư Có Số dư Nợ và Có của tài khoản chi phí và doanh thu chính là chi phí và doanh thu của kỳ kế toán Chênh lệch giữa danh thu và chi phí là lợi nhuận kinh doanh thuộc khoản mục nguồn vốn trên Bảng cân đối kế toán Sau khi kết chuyển doanh thu, chi phí và chuyển lợi nhuận kinh doanh vào tài khoản lợi nhuận, các tài khoản doanh thu và chi phí không còn số dư và sẵn sàng nhận số liệu của chu kỳ kế toán mới

Minh họa 1.5 - MỐI QUAN HỆ GIỮA TÀI KHOẢN VÀ BÁO CÁO TÀI

CHÍNH

Nợ phải trả

(Trình bày trên bảng cân đối kế toán)

= + Vốn chủ sở hữu

Tài khoản vốnTài sản

TK Chi phí (Trình bày trên báo cáo thu nhập)

TK Doanh thu

TK Rút vốn

(Báo cáo vốn chủ sở hữu)

TK Đầu tư

Ghi sổ kép Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản, kế

toán chủ yếu sử dụng phương pháp ghi sổ kép Phương pháp ghi sổ kép là một trong những khám phá tốt đẹp nhất của trí tuệ loài người ra đời năm 1494 bởi linh mục Fra Luca Cơ sở của phương pháp ghi kép là mối quan hệ khách quan

giữa các đối tượng kế toán trong từng nghiệp vụ kinh tế và kết cấu của tài

khoản có liên quan Theo phương pháp này, một nghiệp vụ kinh tế phát sinh

bao giờ cũng liên quan đến ít nhất 2 đối tượng kế toán, do đó được ghi ít nhất

vào 2 tài khoản sao cho tổng số tiền ghi Nợ bằng tổng số tiền ghi Có Các tài

khoản phản ánh tài sản và chi phí, số phát sinh tăng được ghi bên Nợ, số phát

sinh giảm được ghi bên Có Các tài khoản phản ánh nguồn vốn và doanh thu số phát sinh tăng ghi bên Có và số phát sinh giảm ghi bên Nợ

Minh họa 1.6 - NGUYÊN TẮC GHI CHÉP VÀO TÀI KHOẢN

sinh

tăng

Trong phương pháp ghi sổ kép, loại bút toán thông thường thể hiện một tài khoản ghi Có đối ứng với một tài khoản ghi Nợ Cách ghi này thể hiện rõ ràng nội dung của nghiệp vụ kinh tế, thuận tiện trong việc đối chiếu nhưng ghi chép cồng kềnh, năng suất thấp Kiểu bút toán ghi Nợ (hay Có) một tài khoản này đối ứng Có (hay Nợ) nhiều tài khoản khác có năng suất ghi chép cao hơn, nhất là trong các nghiệp vụ phức tạp Kiểu bút toán nhiều Nợ, nhiều Có là cách ghi cho năng suất cao nhất nhưng có nhược điểm là làm mất tính rõ ràng của nghiệp vụ kinh tế, gây khó khăn cho việc đối chiếu

Tóm lại, hệ thống tài khoản là xương sống của hệ thống thông tin kế toán và ghi sổ kép là phương pháp ghi chép đặc trưng của khoa học kế toán Hệ

thống tài khoản cần phải được thiết kế trên cơ sở nhu cầu thông tin dựa trên hệ thống báo cáo tài chính và phải được phân loại và mã hóa thật khoa học Đây là yếu tố quyết định đến chất lượng xử lý thông tin của hệ thống kế toán Ngoài

ra, vận dụng phương pháp ghi chép có năng suất cao, rõ ràng cũng là yêu cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin kế toán

1.3.5 Môi trường của kế toán

Môi trường là các yếu tố nằm bên ngoài phạm vi của hệ thống Nghiên cứu các yếu tố môi trường có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thiết kế và hoàn thiện hệ thống kế toán Theo nghiên cứu của nhiều tác giả, các yếu tố của môi trường kế toán gồm:

+Hệ thống luật pháp: Các hệ thống kế toán gồm 2 loại, một loại tuân thủ

nghiêm ngặt các qui định của pháp luật và một loại tuân theo quan điểm thương mại hợp lý

+Luật thuế: một số hệ thống kế toán chịu sự chi phối của luật thuế, báo

cáo số liệu theo yêu cầu của luật thuế để phục vụ cho việc tính và thu thuế Một số hệ thống kế toán khác có sự phân biệt rõ ràng giữa kế toán tài chính và kế toán thuế, lợi tức chịu thuế chủ yếu là lợi tức kế toán với những điều chỉnh nhất định

+Mức độ lạm phát: Ở những quốc gia có mức độ lạm phát cao, kế toán rất

quan tâm đến ảnh hưởng của giá cả đối với những thông tin trình bày trên báo cáo tài chính, và do đó sẽ kéo theo những khác biệt về phương pháp kế toán

+Yếu tố văn hóa xã hội: Những giá trị văn hóa có ảnh hưởng đến sự phát

triển kinh tế của một quốc gia, do đó cũng ảnh hưởng đến hệ thống kế toán ở cả tầm vĩ mô và vi mô Hệ thống kế toán theo văn hóa gốc du mục thường thuận lợi hơn trong việc tin học hóa kế toán do tác phong khoa học, khách quan trong việc chấp hành các qui định, qui trình kế toán cũng như thói quen ra quyết định trên cơ sở luận cứ khoa học

+Sự ràng buộc về kinh tế và chính trị: Những ý tưởng và kỹ thuật kế toán

của các quốc gia thường chịu ảnh hưởng của mối quan hệ ràng buộc về kinh tế

và chính trị với quốc gia khác Do đó mô hình hệ thống kế toán cũng chịu ảnh hưởng theo

+Mối quan hệ của doanh nghiệp với những nhà cung ứng vốn: Mối quan hệ

này ảnh hưởng đến việc soạn thảo và trình bày báo cáo tài chính Thông tin công bố trên báo cáo tài chính chủ yếu đáp ứng cho nhu cầu của đối tượng cung ứng vốn chủ yếu

Các yếu tố nêu trên chủ yếu tác động đến kế toán tài chính và yêu cầu hệ thống kế toán phải phù hợp với qui định của luật pháp, thói quen văn hóa, mô hình kế toán của quốc gia chi phối kinh tế và chính trị,…Ngoài ra, quy mô và tính phức tạp trong cấu trúc doanh nghiệp, sự tinh vi của quản lý, trình độ giáo dục tổng quát, sự phát triển của công nghệ thông tin, sự phát triển nhanh chóng của các loại hình doanh nghiệp và hình thức kinh doanh cũng ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống kế toán Các yếu tố này yêu cầu hệ thống kế toán phải phù hợp với trình độ phát triển của công nghệ thông tin, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán, trình độ quản lý, qui mô của doanh nghiệp và phải rất linh hoạt trong việc đáp ứng các nhu cầu thông tin khác nhau.[15, trang 19]

Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán tồn tại và hoạt động trong một môi trường nhất định Những ảnh hưởng của môi trường có thể tác động theo các chiều hướng khác nhau đến hoạt động của hệ thống Do vậy cần xác định rõ ảnh hưởng của từng yếu tố đến kế toán trong việc thiết kế và hoàn thiện hệ thống

1.4 Một số nguyên tắc thiết kế hệ thống thông tin kế toán

1.4.1 Nguyên tắc kinh tế

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất chỉ đạo việc thiết kế hệ thống thông tin kế toán Nguyên tắc này đòi hỏi chi phí cho việc sử dụng hệ thống phải nhỏ hơn lợi ích do hệ thống mang lại Chi phí sử dụng hệ thống bao gồm chi phí hữu hình và vô hình như chi phí nhân viên, chi phí ấn chỉ, chi phí thiết bị, chi phí do quyết định sai lầm vì thông tin không chính xác,…Lợi ích mà hệ thống mang lại bao gồm số lượng và chất lượng của thông tin do hệ thống cung cấp Hệ thống phải

cung cấp thông tin hữu ích một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các đối tượng sử dụng

1.4.2 Nguyên tắc linh hoạt

Nguyên tắc này yêu cầu hệ thống phải được thiết kế sao cho dễ bảo trì, thuận lợi cho việc phát triển, thích nghi được với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, sự thay đổi về cơ cấu tổ chức và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường, cung cấp đủ lượng thông tin cần thiết với cùng một dữ liệu đầu vào

1.4.3 Nguyên tắc kiểm soát

Nguyên tắc này đòi hỏi hệ thống phải có khả năng vận dụng kiểm soát nội bộ để bảo vệ an toàn tài sản, bảo đảm tính trung thực của thông tin do hệ thống cung cấp Hệ thống phải có khả năng ngăn ngừa và phát hiện kịp thời sai sót

1.4.4 Nguyên tắc phù hợp

Nguyên tắc này đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải được thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với qui mô, trình độ tổ chức quản lý và trình độ của nhân viên kế toán Hệ thống cũng phải phù hợp với trình độ trang bị, cơ sở vật chất hiện có

1.4.5 Nguyên tắc tuân thủ pháp luật

Kế toán là một hệ thống thông tin Điều đó có nghĩa là thông tin kế toán phải là thông tin chính thức có tính chất pháp lý Do đó thiết kế hệ thống thông tin kế toán phải tuân thủ các qui định của pháp luật, ví dụ các qui định về lập chứng từ, về mở sổ, ghi sổ, lưu trữ và bảo quản sổ sách và chứng từ

1.5 Các loại hệ thống thông tin kế toán

Theo nghĩa hẹp, hệ thống ghi chép kế toán bao gồm các chứng từ kinh doanh, sổ nhật ký, sổ cái, các thủ tục và biện pháp kiểm soát nội bộ cần thiết để tạo ra các báo cáo tài chính đáng tin cậy và các báo cáo kế toán khác.(29, trang 150) Chứng từ là những bằng chứng chứng minh một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành làm cơ sở để ghi nghiệp vụ vào sổ Sổ nhật ký lưu trữ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian Sổ cái là tập hợp các

tài khoản lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế theo đối tượng Từ chứng từ, nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các loại sổ sách và lập báo cáo theo một trình tự nhất định, một thủ tục nhất định với các mẫu sổ sách khác nhau tạo thành một hình thức kế toán hay một hệ thống kế toán Trong thực tế không có một hệ thống kế toán cố định cho mọi trường hợp Cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ, hệ thống kế toán đã được phát triển từ các hệ xử lý thủ công sang các hệ sử dụng máy vi tính vớiø các thiết bị hiện đại

1.5.1 Hệ thống kế toán thủ công

Trong môi trường thủ công, hầu hết các hệ thống kế toán đều tuân theo qui trình sau đây mặc dù mẫu mã của chứng từ và sổ sách của từng hệ thống có thể khác nhau:

+Lập chứng từ và phân tích nghiệp vụ: Đây là bước đầu tiên nhằm ghi

nhận các dữ kiện ban đầu vào các chứng từ Chứng từ là một biểu mẫu được thiết kế dùng đễ ghi chép các dữ kiện về một loại nghiệp vụ kinh tế Quan điểm một chứng từ cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh là quan điểm cơ bản cho tất cả các hệ thống kế toán

+Ghi chứng từ vào sổ nhật ký: Dựa vào chứng từ, nội dung và quan hệ đối

ứng tài khoản của nghiệp vụ được ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thời gian

+Chuyển số liệu trên sổ nhật ký vào sổ cái: Số liệu liên quan đến các tài

khoản trên sổ nhật ký được chuyển ghi vào các tài khoản riêng biệt trong sổ cái Quá trình chuyển sổ được ghi dấu kiểm tra để tránh nhầm lẫn

+Lập bảng kiểm tra tính cân đối của việc ghi chép: Trong bước này, kế

toán cộng số phát sinh, tính số dư cuối kỳ trên các tài khoản và lập bảng kiểm tra

+Lập báo cáo tài chính: Số dư hoặc số phát sinh của các tài khoản là cơ sở

để lập các báo cáo tài chính Số dư của các tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán dùng để lập bảng cân đối kế toán Số dư của tài khoản thuộc báo cáo kết qủa kinh doanh trước khóa sổ là căn cứ lập báo cáo kết qủa kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền được lập dựa vào số liệu tổng hợp trên các tài khoản tài sản và nguồn vốn hoặc sổ chi tiết

Vì trong thực tế có nghiệp vụ phát sinh nhiều và giống nhau nên các nhà thiết kế đều nhất trí rằng đối với những nghiệp vụ loại này cần lập một sổ nhật ký riêng gọi là nhật ký đặc biệt để ghi chép Số lượng và cách thiết kế các nhật ký đặc biệt là không bắt buộc Các nhật ký đặc biệt thường được sử dụng là

nhật ký mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền Ưu điểm của cách sử dụng nhật ký đặc biệt là dễ phân công việc và giúp tăng năng suất ghi chép kế toán

Mặc dù qui trình xử lý như trên đây là thống nhất trong các hệ thống kế toán nhưng có thể biểu hiện cụ thể khác nhau Trong hệ thống kế toán Pháp, các nhật ký đặc biệt được mở không phân biệt tính trùng lắp nên khối lượng công việc ghi chép nhiều và cần bút toán xử lý trùng lặp giữa các nhật ký Tuy nhiên, ưu điểm của cách ghi này là các nghiệp vụ được theo dõi có hệ thống và thuận lợi cho việc lập báo cáo chi tiết Một đặc điểm khác của kế toán Pháp là số liệu trên các nhật ký đặc biệt không được ghi thẳng vào sổ cái mà phải

chuyển vào tổng nhật ký, từ tổng nhật ký mới chuyển ghi vào sổ cái và sau khi lập bảng cân đối kiểm tra mới lập báo cáo tài chính Cách ghi này có ưu điểm dễ kiểm tra nhưng cồng kềnh, năng suất thấp

Minh họa 1.7 - SƠ ĐỒ GHI CHÉP TẬP TRUNG CỦA KẾ TOÁN PHÁP

NK

NH

NK L/T

NK BÁN

NK

MUA

TỔNG NHẬT KÝ

SỔ CÁICHỨNG TỪ

Trong hệ thống kế toán Mỹ, các nhật ký đặc biệt được mở có tính đến yếu tố trùng lắp của các nghiệp vụ Ví dụ, nhật ký mua hàng chỉ theo dõi nghiệp vụ mua chịu Nghiệp vụ mua hàng bằng tiền được ghi chép trong nhật ký chi tiền Cách ghi này giúp giảm số lượng công việc và thuận tiện cho việc phân công ghi chép, do đó năng suất của hệ thống cao hơn, khả năng đáp ứng nhu cầu

thông tin nhanh hơn Một ưu điểm ưu việt của kế toán Mỹ là việc sử dụng bản nháp Với qui trình ghi chép này, việc lập bảng tính nháp đồng thời với việc tạo các bút toán điều chỉnh, khóa sổ và lập báo cáo tài chính Công việc cuối cùng là hoàn tất việc ghi nhật ký các bút toán điều chỉnh, khóa sổ và cộng lại sổ cái Qui trình này có ưu điểm là giúp cung cấp thông tin nhanh

Minh họa 1.8 - SƠ ĐỒ GHI CHÉP CỦA KẾ TOÁN MỸ

(7)

Bảng cân đối phát

á

(1) (6)

Sổ nhật ký cái Sổ (3) (4)

(5)

(2) Bảng Báo cáo

tài

Chứng

từ

1.5.2 Hệ thống kế toán trên cơ sở máy tính

Các thành phần của hệ thống kế toán trên cơ sở máy tính Một hệ thống

kế toán có áp dụng máy tính trong xử lý số liệu được gọi là hệ thống kế toán trên cơ sở máy tính hay hệ thống kế toán áp dụng máy tính Trong luận án này, thuật ngữ máy tính được hiểu là máy vi tính Hệ thống kế toán áp dụng máy tính gồm 3 yếu tố chủ yếu:

+Phần cứng: là tất cả các thiết bị cần thiết để điều hành hệ thống xử lý số

liệu bằng máy tính như màn hình, máy in, bộ xử lý, máy tính cá nhân, thiết bị lưu trữ,…

+Phần mềm: là các chương trình máy tính được viết bằng các ngôn ngữ lập

trình trong đó bao gồm tập hợp các lệnh yêu cầu máy tính làm các công việc mà trong hệ thống thủ công nhân viên kế toán phải làm bằng tay như ghi chép các nghiệp vụ và sổ nhật ký, chuyển số liệu từ sổ nhật ký vào sổ cái, lập các báo cáo tài chính,…

+Nhân sự: nhân viên then chốt trong hệ thống kế toán áp dụng máy tính là

phân tích viên, lập trình viên và nhân viên kế toán Phân tích viên có nhiệm vụ

phân tích và thiết kế hệ thống dựa trên nhu cầu thông tin cần thiết Lập trình viên có nhiệm vụ viết chương trình phần mềm theo thiết kế và nhân viên kế toán có nhiệm vụ điều hành và khai thác hệ thống như nhập số liệu, in các báo cáo, lưu trữ sổ sách,… Nhân viên kế toán cũng là người phối hợp cùng với các phân tích viên trong việc xác định nhu cầu thông tin và bảo đảm thông tin được xử lý đúng phương pháp kế toán Tùy vào qui mô của hệ thống, doanh nghiệp có thể cần tất cả hay chỉ một số loại nhân viên nêu trên

Minh họa 1.9 - MỘT MÔ HÌNH KẾ TOÁN ÁP DỤNG MÁY VI TÍNH

Bút toán

Bảng lương

Phiếu thu

Hóa đơn người

Hóa đơn người mua

Doanh thu /Phải thu Hàng hóa /Phải trả Thu tiền tiền Chi lương Sổ

SỔ CÁI

Báo cáo khác

Báo cáo tài chính

Nhật ký

Mô hình xử lý của hệ thống thông tin kế toán áp dụng máy tính Do sự

phát triển của khoa học, việc áp dụng máy vi tính vào việc xử lý số liệu là nhu cầu khách quan Tuy nhiên hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở máy tính không phải là một kiểu kế toán riêng Tùy vào kết qủa phân tích và thiết kế, cấu trúc của các hệ thống thông tin kế toán áp dụng máy tính không giống nhau nhưng cần khẳng định rằng mô hình xử lý số liệu trên máy tính chỉ là một

sự mô phỏng theo các hệ thống kế toán thủ công Phần mềm kế toán thường được thiết kế bao gồm một số chức năng Mỗi chức năng thực hiện một nhiệm vụ ghi chép kế toán như phân hệ mua hàng và nợ phải trả, bán hàng và công nợ phải thu, thu chi tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, lương, chi phí và giá thành sản phẩm và phân hệ các nghiệp vụ khác So với hệ thống kế toán thủ công, hệ thống kế toán áp dụng máy vi tính có ưu điểm là xử lý số liệu với số lượng lớn nhanh chóng và chính xác, tăng khả năng áp dụng kiểm soát nội bộ, có khả năng xử lý theo thời gian thực làm tăng năng suất và phạm vi cung cấp thông tin.(minh họa 1.9)

Sự phát triển của hệ thống thông tin kế toán áp dụng máy tính Ngày nay,

phạm vi xử lý của hệ thống kế toán trên cơ sở máy tính rộng rãi hơn các hệ thống kế toán thủ công truyền thống Nó bao gồm cả kế toán tài chính và kế toán quản trị, xử lý cả các nghiệp vụ có tính chất kế toán và không có tính chất kế toán Theo quan điểm hiện đại, hoạt động kinh tế trong một doanh nghiệp được chia thành các chu trình nghiệp vụ, trong đó bao gồm các nghiệp vụ có liên quan với nhau, có thể có tính chất kế toán hay không Mỗi nghiệp vụ trong một chu trình được xử lý bởi một hệ thống ứng dụng Qua khảo sát, hầu hết các phần mềm kế toán thương mại hiện nay của nước ngoài đều được thiết kế theo mô hình chu trình nghiệp vụ Có nhiều cách nhìn khác nhau về cách phân loại các chu trình nghiệp vụ trong một doanh nghiệp, nhưng đều thống nhất chia các nghiệp vụ kinh tế thành các chu trình nghiệp vụ sau:

+Chu trình doanh thu: ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến việc tạo ra

doanh thu và thu tiền Chu trình này xử lý 4 kiểu nghiệp vụ là nhận yêu cầu mua hàng, giao hàng hay cung cấp dịch vụ, yêu cầu khách hàng thanh toán và nhận tiền thanh toán

+Chu trình chi phí: ghi nhận nghiệp vụ liên quan đến mua hàng và thanh

toán Có 4 kiểu nghiệp vụ được xử lý trong chu trình này là đặt yêu cầu mua, tiếp nhận, xác định nghĩa vụ thanh toán và thanh toán cho người cung cấp

+Chu trình chu trình sản xuất: ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến việc

chuyển đổi các yếu tố đầu vào để tạo thành sản phẩm Chu trình này thường gồm 3 hệ thống ứng dụng là hệ thống lương tính lương và các khoản liên quan

đến thu nhập của người lao động, hệ thống hàng tồn kho theo dõi biến động hàng tồn kho và duy trì mức tồn kho hợp lý, hệ thống chi phí sản xuất tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

+Chu trình tài chính: ghi nhận các sự kiện về vốn chủ sở hữu, vốn vay và

tài sản cố định Các hệ thống ứng dụng tương ứng là hệ thống tài sản cố định, hệ thống tiền vay và hệ thống ghi bút toán nhật ký

+Chu trình lập báo cáo tài chính: Chu trình này không thực hiện nhiệm vụ

ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà mục đích chủ yếu là tập hợp số liệu từ các chu trình nghiệp vụ khác để lập báo cáo tài chính

Tóm lại, để thực hiện được chức năng của kế toán là cung cấp thông tin làm cơ sở ra quyết định, cần phải phối hợp các yếu tố chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán thành một hệ thống thống nhất Có hai hệ thống cùng một chức năng ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin kế toán là hệ thống kế toán thủ công và hệ thống kế toán áp dụng máy tính Việc áp dụng máy tính vào xử lý số liệu là yêu cầu khách quan và có nhiều ưu điểm nhưng nó không tạo ra một kiểu hệ thống kế toán khác biệt với mô hình thủ công truyền thống Vai trò then chốt trong việc điều khiển hệ thống phục vụ nhu cầu của con người vẫn thuộc về yếu tố con người, trong đó có nhân viên kế toán Để phát huy tối đa ưu điểm của hệ thống kế toán áp dụng máy tính, mô hình kế toán thủ công cần phải được thiết kế phù hợp với yêu cầu xử lý thông tin hiện đại của máy tính KẾT LUẬN

Ngày nay, kế toán được quan niệm như là một hệ thống thông tin dùng để

do lường, xử lý và truyền đạt thông tin hữu ích cho việc làm quyết định kinh tế Hệ thống thông tin kế toán có mối quan hệ hữu cơ với hệ thống kiểm soát nội bộ và là bộ phận quan trọng nhất trong hệ thống thông tin quản trị (MIS) Mục tiêu cơ bản của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin, chủ yếu có bản chất tài chính của một doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng làm căn cứ ra quyết định kinh tế Đầu vào của hệ thống là dữ liệu phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh được chuyển tải trực tiếp hay gián tiếp đến hệ thống kế toán Đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán, trong đó báo cáo tài chính gồm

bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền, báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu và báo cáo thuyết minh Phương pháp xử lý của hệ thống chủ yếu là phương pháp tài khoản và ghi sổ kép Hệ thống kế toán tồn tại trong một môi trường cụ thể và chịu ảnh hưởng của các yếu tố môi trường như luật pháp, mức độ lạm phát, yếu tố văn hóa xã hội, sự ràng buộc về kinh tế chính trị, mối quan hệ với các nhà cung ứng vốn, công nghệ thông tin và các yếu tố khác Để thiết kế một hệ thống thông tin kế toán tốt, cần tuân thủ các nguyên tắc: nguyên tắc kinh tế, nguyên tắc linh hoạt, nguyên tắc kiểm soát, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc tuân thủ pháp luật Có nhiều kiểu thiết kế hệ thống kế toán nhưng mô hình được áp dụng phổ biến là hình thức nhật ký chung với 2 mô hình là mô hình thủ công và mô hình áp dụng máy tính Hệ thống kế toán áp dụng máy tính không phải là một kiểu kế toán riêng biệt mà chỉ là sự vận dụng mô hình kế toán thủ công trong điều kiện có sự tham gia của máy tính trong xử lý thông tin Do đó thiết kế hệ thống kế toán phù hợp với công nghệ xử lý thông tin của máy tính là yêu cầu quan trọng để tin học hóa kế toán

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN

DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

2.1 Sơ lược qúa trình phát triển của hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam

Từ ngày thành lập nước Việt nam dân chủ cộng hòa đến nay, hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam đã phát triển qua các giai đoạn chính:

Giai đoạn trước năm 1970: Trong giai đoạn này, kế toán chủ yếu phục vụ

cho nhiệm vụ của thời kỳ đầu cải tạo xã hội chủ nghĩa ở miền Bắc Ngày 28/3/1945 Bộ tài chính được thành lập và năm 1948, Bộ tài chính ban hành

“Thể lệ thu chi và kế toán đại cương” theo phương pháp ghi đơn Năm 1957, Bộ tài chính ban hành “Chế độ kế toán công nghiệp” theo phương pháp ghi kép Năm 1960, Bộ tài chính ban hành “Chế độ kế toán xây dựng cơ bản”, “Chế độ kế toán tài sản cố định”, “Chế độ kế toán vật liệu,”Chế độ kế toán vật rẻ tiền mau hỏng”, ”Chế độ kế toán kho hàng hóa”,…Đây là lần đầu tiên, các qui định về kế toán được ban hành tương đối có hệ thống, bước đầu biểu hiện sự thống nhất và từng bước tiêu chuẩn hóa công tác kế toán tại Việt nam Năm 1961, chính phủ ban hành “Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước” theo nghị định 175/CP ngày 28/10/1961 nhằm tăng cường công tác kế toán tại các ngành, các cấp Ngoài ra, qui định vể sổ sách và chứng từ kế toán cũng được Bộ tài chính ban hành theo thông tư 07-TC/CĐKT ngày 21/12/64 và quyết định 583-LB/TC-TK ngày 1/1/1967 của liên Bộ tài chính và Tổng cục thống kê ban hành chế độ ghi chép ban đầu

Giai đoạn từ 1970 đến 1987: Trong giai đoạn này, kế toán chủ yếu phục vụ

cho nhiệm vụ xây dựng chủ nghĩa xã hội Từ năm 1970, chính phủ thay đổi hệ thống kế toán từ các chế độ riêng rẽ áp dụng cho từng ngành thành hệ thống kế toán thống nhất cho lĩnh vực sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp dựa trên cơ sở chế độ kế toán Liên xô với sự ra đời của hình thức nhật ký chứng từ

và chủ trương thống nhất hệ thống thông tin kế toán và thống kê Những văn bản pháp lý chính về hệ thống kế toán doanh nghiệp trong giai đoạn này là: Nghị định 176/CP ngày 10/06/1970 của chính phủ sửa đổi chương III của

“Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước” đoạn nói về quyền hạn và trách nhiệm của kế toán trưởng

Quyết định số 425/TC/CĐKT ngày 1/12/1970 của Bộ tài chính ban hành hệ thống tài khoản thống nhất cho các xí nghiệp quốc doanh Dựa vào hệ thống tài khoản này, các Bộ, ngành chủ quản cụ thể hóa cho các lĩnh vực đặc thù Quyết định số 233/CP ngày 1/12/1970 của Chính phủ ban hành chế độ báo cáo thống kê, kế toán định kỳ chính thức Quyết định này sau đó được Tổng cục Thống kê cụ thể bằng quyết định số 212/TC-TK ngày 3/11/1971 qui định nội dung biểu mẫu báo cáo thống kê, kế toán định kỳ của các đơn vị thương nghiệp hạch toán độc lập và quyết định số 13/TC-TK/PPCĐ ngày 13/01/1986 qui định biểu mẫu báo cáo thống kê, kế toán định kỳ của các đơn vị hạch toán độc lập ngành công nghiệp

Quyết định số 200/TCTK-PPCĐ ngày 24/03/1983 của Tổng cục thống kê sửa đổi, bổ sung một số chứng từ trong chế độ ghi chép ban đầu đã ban hành trước đó theo quyết định số 583-LB/TC-TK nhằm đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hóa các loại chứng từ, biểu mẫu và để thực hiện tốt việc cơ giới hóa tính toán

Giai đoạn từ 1988 đến 1995: Năm 1986 đánh dấu thời kỳ đổi mới Cùng

với các chủ trương cải cách kinh tế, hệ thống kế toán trong giai đoạn này có 2 bước phát triển cơ bản nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới

Năm 1988, lần đầu tiên, chính phủ ban hành “Pháp lệnh về kế toán thống kê” theo lệnh số 06-LTC/HĐNN ngày 10/05/1988 là văn bản pháp lý cao nhất về công tác kế toán nhằm từng bước đưa công tác kế toán và nề nếp

Năm 1989, chính phủ ban hành nghị định 25/HĐBT ngày 18/3/1989 qui định Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước và Bộ tài chính ban hành hệ thống tài khoản thống nhất cho các ngành trong nền kinh tế theo quyết định số 212/TC/CĐKT ngày 15/12/1989

Ngày 31/03/1990, Bộ tài chính chính thức sửa đổi, bổ sung hình thức kế toán nhật ký chứng từ áp dụng cho tất cả các ngành kinh tế theo thông tư 19/TC/CĐKT

Năm 1990, Bộ tài chính ban hành quyết định số 224/TC/CĐKT ngày 18/04/1990 qui định chế độ báo cáo kế toán định kỳ chính thức áp dụng cho các

xí nghiệp công nghiệp quốc doanh

Giai đoạn từ 1995 đến nay: Đây là giai đoạn đất nước ta bước vào thời kỳ

hội nhập với khu vực và thế giới Vì vậy đặt ra yêu cầu cải cách toàn diện và triệt để hệ thống kế toán, một mặt nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống kế toán cho phù hợp với cơ chế kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, mặt khác nhằm từng bước tiếp cận với thông lệ và chuẩn mực kế toán phổ biến trên thế giới Sau một qúa trình nghiên cứu và thử nghiệm, Bộ tài chính ban hành “Hệ thống kế toán doanh nghiệp” theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Hệ thống gồm 4 chế độ được ban hành đồng bộ là chế độ chứng từ kế toán, chế độ sổ kế toán, hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống tài khoản Tiếp sau đó, Bộ tài chính và các Bộ ngành đã cụ thể hóa hệ thống kế toán doanh nghiệp cho các lĩnh vực đặc thù như hệ thống kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 1177/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996, chế độ kế toán doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm theo quyết định số 1296/TC/QĐ/CĐKT ngày 31/12/1996, chế độ kế toán tổng công ty sổ số kiến thiết theo quyết định số 298 TC/QĐ/CĐKT ngày 28/04/1997, hệ thống kế toán cho các doanh nghiệp xây lắp theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998, chế độ kế toán doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo thông tư số 60/TC/CĐKT ngày 01/09/1997, chế độ kế toán đơn vị chủ đầu tư theo quyết định số 214/2000/QĐ-BTC ngày 28/12/2000,…

Cùng với sự ra đời của luật thuế GTGT và luật thuế thu nhập doanh nghiệp, Bộ tài chính ban hành các văn bản sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp như thông tư 10/TC/CĐKT ngày 20/3/1997, thông tư số 100/1998/TC-BTC ngày15/10/1998, thông tư số 120/1999/TT-BTC ngày 7/10/1999, quyết định số 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998,… và gần đây,

Bộ tài chính đã sửa đổi hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000

Điểm qua lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam qua các giai đoạn lịch sử, chúng ta có thể nhận thấy một số xu hướng sau:

Thứ nhất, nhận thức lý luận và thực tiễn về kế toán không ngừng thay đổi

Từ chỗ kế toán chỉ được xem đơn thuần là công cụ phản ánh và ghi chép lại các sự kiện kinh tế trong thời kỳ cải tạo và xây dựng chủ nghĩa xã hội, đến nay kế toán đã được nhận thức như là một công cụ cung cấp thông tin quan trọng về tình hình kinh tế-tài chính cho các đối tượng khác nhau sử dụng để làm quyết định kinh tế

Thứ hai, hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam bắt đầu từ những qui

điïnh riêng lẻ đối với từng lĩnh vực, dần dần hình thành các qui định thống nhất cho tất cả các ngành, các thành phần kinh tế, từ việc ban hành riêng biệt các qui định cho từng bộ phận chế độ kế toán đến việc ban hành đồng bộ tất cả các bộ phận chế độ kế toán Trước năm 1995, kế toán chưa được nhìn nhận chính thức như là một hệ thống thông tin nhưng từ sau năm 1995, thuật ngữ “hệ thống kế toán” đã được sử dụng rộng rãi

Thứ ba, cùng với sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và yêu cầu cung cấp

thông tin, hệ thống kế toán được thiết kế theo hướng thích nghi dần với việc áp dụng công cụ, phương tiện tính toán hiện đại Trước năm 1995 không có qui định cụ thể nào về việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán nhưng trong hệ thống kế toán ban hành năm 1995, Bộ tài chính đã có những qui định, dù còn đơn giản, về sổ sách kế toán trong điều kiện áp dụng máy vi tính

2.2 Đặc điểm của hệ thống kế toán doanh nghiêp Việt nam

Qua lịch sử hình thành và phát triển của kế toán doanh nghiệp Việt nam,

ta có thể rút ra những đặc điểm chủ yếu của hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam:

Thứ nhất, hệ thống kế toán Việt nam bao gồm 4 bộ phận cơ bản: chứng từ,

tài khoản, báo cáo tài chính và sổ sách kế toán Các bộ phận này do nhà nước qui định chi tiết và áp dụng thống nhất trong các doanh nghiệp dưới hình thức luật và văn bản dưới luật Cấu trúc pháp lý của hệ thống kế toán Việt nam được mô tả qua sơ đồ sau:

Minh họa 2.1- CẤU TRÚC PHÁP LÝ CỦA HỆ THỐNG KẾ TOÁN VIỆT NAM

Thủ tướng

Chính phủ

Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước và

Điều lệ kế toán trưởng văn bản dưới luật như luật thuế, luật đầu tư,

Thứ hai, hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam chịu ảnh hưởng lớn của

chính sách tài chính và chính sách thuế Giữa các chính sách thuế, chính sách tài chính và chế độ kế toán có những điểm tương đồng nhưng cũng có tính độc lập tương đối Quy định của chế độ kế toán phụ thuộc vào chính sách tài chính và thường bị thay đổi khi có sự thay đổi của chính sách tài chính Hệ thống kế toán Việt nam cũng không phân biệt kế toán tài chính và kế toán thuế Hệ thống kế toán phải đáp ứng yêu cầu thông tin của cơ quan thuế và các cơ quan khác để phục vụ cho mục tiêu của chính sách thuế và các mục tiêu kinh tế-xã hội khác

Thứ ba, hệ thống kế toán Việt nam là hệ thống vừa có yếu tố của kế toán

tài chính (là chủ yếu) vừa có yếu tố của kế toán quản trị Hệ thống kế toán hỗn hợp có nhiều ưu điểm nhưng cũng bộc lộ những tồn tại đáng kể Hệ thống kế toán hỗn hợp sẽ làm cho chi phí thiết kế và vận hành ít tốn kém hơn, thông tin

do hệ thống cung cấp có tính thống nhất cao Tuy nhiên, hệ thống kế toán hỗn hợp cũng sẽ làm cho công tác tổ chức và thiết kế phức tạp hơn, thông tin do hệ thống cung cấp dễ bị nhầm lẫn, ngộ nhận và có thể sẽ không thể cung đầy đủ hoặc kịp thời cho những người sử dụng

Thứ tư, hệ thống kế toán Việt nam nhấn mạnh sự tuân thủ qui định pháp lý

hơn là sự phản ánh trung thực và hợp lý các số liệu kinh tế tài chính Việc vận dụng xét đoán khoa học kế toán còn ở mức độ thấp

2.3 Thực trạng hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam hiện hành

Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam hiện hành gồm 4 chế độ: chế độ chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo tài chính và chế độ sổ kế toán được ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Trên cơ sở hệ thống kế toán này, các Bộ ngành cụ thể hóa cho các lĩnh vực Trong phần này, thực trạng hệ thống kế toán doanh nghiệp được trình bày theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT và các văn bản sửa đổi, bổ sung sau đó.(đã được Bộ tài chính xuất bản thành bộ sách “Hệ thống kế toán doanh nghiệp” 2 tập do nhà xuất bản tài chính Hà nội xuất bản tháng 11/2000)

2.3.1 Hệ thống tài khoản

So với qui định trước đây, hệ thống tài khoản ban hành 11/1995 được thiết kế hoàn toàn mới dựa theo phương trình kế toán cơ bản: TÀI SẢN = NỢ PHẢI TRẢ + NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU và được sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần thay vì đánh số thứ tự tài khoản theo mối quan hệ giữa vốn, nguồn vốn và sắp xếp các tài khoản theo qúa trình tuần hoàn vốn Hệ thống tài khoản gồm 9 loại trong bảng kí hiệu từ 1 đến 9 và 7 tài khoản ngoài bảng kí hiệu loại

0 Cấu trúc mã số của tài khoản theo nguyên tắc mã số kiểu cấp bậc, gồm các mức: loại, nhóm, tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 Tài khoản loại 1, 2, 3, 4 phản ánh tài sản và nguồn vốn Tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 phản ánh doanh thu, chi phí và kết qủa kinh doanh Mỗi loại tài khoản gồm nhiều nhóm ký hiệu 2 số (gồm kí hiệu loại và kí hiệu nhóm) Mỗi nhóm gồm nhiều tài khoản cấp 1 ký hiệu 3 số Ngoài tài khoản cấp 1, một số tài khoản còn bao gồm tài khoản cấp 2 gồm 4 ký tự (ví dụ tài khoản cấp 2 ký hiệu 1111-Tiền việt nam) hoặc tài khoản cấp 3 gồm 5 ký tự (ví dụ tài khoản 33311-Thuế GTGT đầu ra) Số hiệu nhóm, tài khoản được đánh số không liên tục nhằm tạo điều kiện bổ sung khi cần thiết Sau khi luật thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp có hiệu lực, Bộ tài chính có các thông tư hướng dẫn sửa đổi và bổ sung một số tài

khoản như thông tư số 10/TC/CĐKT ngày 20/3/1997, thông tư số BTC ngày 15/10/1998, Tổng cộng hệ thống tài khoản hiện hành gồm 74 tài khoản cấp 1 và 103 tài khoản cấp 2 và 2 tài khoản cấp 3 (xem phụ lục 2.1)

100/1998/TC-Minh họa 2.2 - TỔNG HỢP HỆ THỐNG TÀI KHOẢN

LOẠI 1: TÀI SẢN LƯU

LOẠI 9: XÁC ĐỊNH KẾT QỦA KINH DOANH

LÃI LỖ

2.3.2 Chế độ chứng từ kế toán

Chế độ chứng từ kế toán gồm 13 điều qui định chung về chứng từ kế toán,

danh mục, biểu mẫu và giải thích nội dung, phương pháp ghi chép từng chứng từ

cụ thể Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 6 chỉ tiêu, chia thành hệ

thống chứng từ thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn Hệ thống

chứng từ thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế

giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính chất phổ biến

rộng rãi Đối với loại chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hóa về qui cách, biểu

mẫu, cách ghi chép, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh

vực, các thành phần kinh tế Chứng từ hướng dẫn chủ yếu là chứng từ áp dụng

trong nội bộ đơn vị, Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để doanh

nghiệp vận dụng Sau khi luật thuế GTGT và thu nhập doanh nghiệp có hiệu

lực, Bộ tài chính ban hành “Chế độ phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn bán

hàng” theo quyết định 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 và thông tư

140-1999-TT-BTC ngày 27/12/1999 qui định chế độ hóa đơn chứng đối với hàng đi

đường, trong đó có bổ sung và thay thế một số chứng từ thuộc chỉ tiêu tồn kho

và bán hàng Theo đó, qui định lại mẫu PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN

CHUYỂN NỘI BỘ, bổ sung PHIẾU XUẤT KHO HÀNG GỬI ĐẠI LÝ BÁN

Ngoại trừ HÓA ĐƠN THU PHÍ BẢO HIỂM, BẢNG THANH TOÁN HÀNG

ĐẠI LÝ, THẺ QUẦY HÀNG , các chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng được thay

thế bằng HÓA ĐƠN GTGT, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG và HÓA ĐƠN DỊCH VỤ

CHO THUÊ TÀI CHÍNH Ngoài ra, còn thay thế 2 chứng từ thuộc chỉ tiêu lao

động tiền lương (biểu 03-LĐTL và 04-LĐTL) bằng biểu C03-BH và C04-BH

theo qui định của chế độ bảo hiểm xã hội căn cứ quyết định số

140/1999/QĐ-BTC ngày 15/11/1999 (xem phụ lục 2.2)

Minh họa 2.3 - TỔNG HỢP HỆ THỐNG CHỨNG TỪ

2.3.3 Chế độ sổ kế toán

Chế độ sổ kế toán gồm 24 điều qui định những vấn đề chung về sổ kế toán như các loại sổ, quản lý và sử dụng sổ và các vấn đề chi tiết như mở sổ, ghi sổ, sửa chữa, khóa sổ, lưu trữ và bảo quản sổ Theo chế độ này, sổ kế toán gồm sổ của phần hành kế toán tổng hợp (gọi là sổ tổng hợp, gồm sổ cái, sổ nhật ký và sổ tổng hợp khác), sổ của phần hành kế toán chi tiết (gọi là sổ kế toán chi tiết) Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với sổ cái, sổ nhật ký, qui định hướng dẫn đối với các sổ chi tiết và sổ tổng hợp khác So với các qui định trước đây, Bộ tài chính có hướng dẫn một số điểm mới về chế độ sổ kế toán trong điều kiện áp dụng máy vi tính Các hình thức sổ kế toán bao gồm: (xem phụ lục 2.3)

Hình thức kế toán nhật ký chung Hình thức này bao gồm sổ nhật ký chung,

các sổ nhật ký đặc biệt (sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền), sổ cái và các sổ kế toán chi tiết khác Ưu điểm của hình thức kế toán này là rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán và phù hợp với qui trình xử lý cơ giới hóa Hình thức nhật ký chung có thể áp dụng thích hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp áp dụng máy vi tính Nhược điểm của hình thức sổ kế toán này là khối lượng ghi sổ nhiều, nếu tổ chức không khéo sẽ dễ bị

trùng lắp về nội dung của nghiệp vụ giữa các sổ nhật ký Nhược điểm này có thể được khắc phục được nhờ khả năng xử lý của máy tính

Hình thức kế toán nhật ký sổ cái Hình thức này bao gồm sổ Nhật ký-sổ cái

và các sổ kế toán chi tiết khác Hình thức này có ưu điểm ghi chép đơn giản, rõ ràng, dễ đối chiếu và kiểm tra nhưng khó phân công lao động kế toán, không thích hợp cho các doanh nghiệp lớn, kết cấu sổ sách không thích hợp cho việc

cơ giới hóa kế toán Do vậy, hình thức này chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp có qui mô nhỏ

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Hình thức này bao gồm sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ chi tiết khác Ưu điểm của hình thức chứng từ ghi sổ là gọn nhẹ, kết cấu mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ làm , dễ phân công công việc kế toán, thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện tính toán hiện đại với qui mô nhỏ Nhược điểm của hình thức này là việc ghi chép dễ bị trùng lắp, việc đối chiếu và kiểm tra gặp khó khăn, công việc kế toán thường tập trung vào một số thời điểm làm cho việc cung cấp thông tin không kịp thời, mối liên hệ giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp không rõ ràng Hình thức này có thể phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp

Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Hình thức này bao gồm các nhật kỳ

chứng từ (10 nhật ký), các bảng kê (11 bảng kê), bảng phân bổ (3 bảng phân bổ), sổ cái và các sổ kế toán chi tiết khác Hình thức này có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng ghi chép, khắc phục được việc ghi chép trùng lắp, dễ phân công và chuyên môn hóa công việc kế toán, việc kiểm tra và đối chiếu thực hiện thường xuyên và thuận lợi nên có khả năng cung cấp thông tin nhanh Nhược điểm của hình thức này là số lượng sổ nhiều, kết cấu kiểu bàn cờ phức tạp nên đòi hỏi trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán cao và khó áp dụng máy tính trong xử lý số liệu Do đó, hình thức này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có qui mô lớn, nhân viên kế toán có trình độ cao, hệ thống kế toán tổ chức theo mô hình thủ công

Hệ thống sổ của kế toán chi tiết trong các hình thức sổ kế toán gồm các mẫu sổ:

+Sổ tài sản cố định

+Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa

+Sổ chi phí sản xuất kinh doanh

+Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ

+Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)

+Sổ chi tiết theo dõi thanh toán các tài khoản khác bằng ngoại tệ +Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả

+Sổ chi tiết bán hàng

+Sổ chi tiết đầu tư chứng khóan

+Sổ chi tiết các tài khoản

+Sổ chi tiết nguồn vốn

+Bảng phân bổ nguyên liệu, công cụ

+Bảng phân bổ tiền lương và trích bảo hiểm xã hội

+Bảng tính và phân bổ khấu hao

+Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay

Các sổ kế toán chi tiết như trên không mang tính bắt buộc về kết cấu, mẫu mã,… mà chỉ mang tính hướng dẫn để các doanh nghiệp vận dụng

2.3.4 Hệ thống báo cáo tài chính

Chế độ báo cáo tài chính được ban hành theo quyết định BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính Hệ thống báo cáo tài chính theo chế độ này gồm 4 biểu, trong đó ngoại trừ biểu lưu chuyển tiền Bộ tài chính chưa bắt buộc phải lập và nộp, các biểu còn lại là bắt buộc lập và nộp đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp

167/2000/QĐ-Biểu số 01-DN - Bảng cân đối kế toán

Biểu số 02-DN - Kết qủa hoạt động kinh doanh

Biểu số 03-DN - Lưu chuyển tiền tệ