XÂY DỰNG HỆ THỐNG THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH VỐN NHÀ NƯỚC

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH VỐN NHÀ NƯỚC MỤC LỤC I.. Dự án xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ KINH

DOANH VỐN NHÀ NƯỚC

MỤC LỤC

I Thông tin tổng quát về Tổng công ty đầu tư và kinh doanh vốn nhà

nước

3

III Thực trạng nội dung nghiên cứu tại doanh nghiệp 6

1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả

làm việc của nhân viên

6

2 Dự án xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả làm việc của

nhân viên tại Tổng công ty Đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước

8

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

1 Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức Tổng công ty Đầu tư và kinh doanh vốn

nhà nước

4

3 Bảng 1: Lộ trình xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả

làm việc

8-9

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH VỐN NHÀ NƯỚC TRÊN NỀN LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ HÀNH

VI TỔ CHỨC VỀ ĐỘNG LỰC VÀ KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN LÀM

VIỆC

I THÔNG TIN TỔNG QUÁT VỀ TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH VỐN NHÀ NƯỚC:

Tổng công ty Đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước (SCIC) được thành lập theo Quyết định số 151/2005/QĐ-TTg ngày 20/6/2005 của Thủ tướng Chính phủ

Với chức năng quản lý, đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước, sự ra đời của SCIC nằm trong tiến trình cải cách kinh tế nói chung và cải cách doanh nghiệp nhà nước nói riêng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nhà nước SCIC là đại diện chủ sở hữu vốn nhà nước tại các doanh nghiệp, thực hiện đầu tư vào các

ngành, lĩnh vực quan trọng của nền kinh tế nhằm tăng cường vai trò chủ đạo của kinh tế nhà nước trên cơ sở tôn trọng những nguyên tắc thị trường

Chính thức đi vào hoạt động từ tháng 8 năm 2006, SCIC quản lý danh mục đầu tư gồm các doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau của nền kinh tế như: dịch vụ tài chính, năng lượng, công nghiệp, viễn thông, xây dựng, vận tải, hàng tiêu dùng, y tế, công nghệ thông tin… Là nhà đầu tư chiến lược của Chính phủ, SCIC tham gia đầu tư vào những ngành, lĩnh vực then chốt, đóng góp hiệu quả vào sự phát triển kinh tế xã hội Việt Nam

TẦM NHÌN: Trở thành nhà đầu tư chiến lược của Chính phủ Việt Nam

thông qua việc đem lại giá trị tối đa và sự tăng trưởng bền vững cho các khoản đầu tư

SỨ MỆNH:

- Cổ đông năng động của doanh nghiệp

- Nhà đầu tư chiến lược của Chính phủ

- Nhà tư vấn tài chính chuyên nghiệp

GIÁ TRỊ THEO ĐUỔI:

- Năng động

- Hiệu quả

- Bền vững

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC:

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức Tổng công ty Đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước

II TỔNG QUAN NỘI DUNG NGHIÊN CỨU:

Con người là yếu tố không thể thiếu cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào Một tổ chức chỉ có thể phá triển khi nhân viên có tinh thần làm việc tốt và làm việc có động lực Việc thúc đẩy sự phát triển của tổ chức phụ thuộc nhiều yếu tố: nhân sự, cơ sở vật chất và quy trình công nghệ… Trong đó, con người là nhân

tố có tính ổn định thấp nhất Do đó, để duy trì được động lực cho nhân viên là điều vô cùng quan trọng Con người cần được thường xuyên khuyến khích mới có thể duy trì được động lực làm việc, vì vậy có thể nói động lực là quá trình kích thích những tiềm năng mong muốn làm việc của nhân viên

Thành phần cơ bản của động lực bao gồm ba yếu tố cơ bản: sự cố gắng của nhân viên, mục tiêu của công ty và nhu cầu được thoả mãn của cá nhân Khởi nguồn của sự thúc đẩy động lực là những nhu cầu không được thoả mãn, những nhu cầu không được thoả mãn không được đáp ứng sẽ dẫn đến sự ức chế Sự ức chế có hai góc độ tích cực và tiêu cực (hay ức chế chức năng và ức chế không chức năng) mà ta sẽ xem xét tác động của từng loại đến với nhân viên

Ức chế tích cực hay còn gọi là ức chế chức năng làm cho nhân viên hướng vào hiện thực công việc Sự ức chế này sẽ thúc đẩy nhân viên có cố gắng phù hợp, tập trung thực hiện công việc để đạt được mục tiêu đề ra Nếu sự cố gắng dẫn đến thành công trong việc đạt được các mục tiêu, nhu cầu được thoả mãn thì

sự ức chế sẽ giảm và trở về cân bằng cho đến khi xuất hiện ức chế mới, nhu cầu mới Điều này được biểu diễn bằng sơ đồ sau (sơ đồ 2):

Nhu cầu

không được

thỏa mãn

Sự tước đoạt

Tăng ức chế

Ức chế chức năng và ức chế không chức năng

Cố gắng để đạt được

Hành vi bên ngoài

Nhu cầu đươc thỏa mãn

Đạt được mục tiêu

Giảm ức chế

Trạng thái cân bằng

Sơ đồ 2: Quá trình thúc đẩy động lực

Ức chế không chức năng là loại ức chế tiêu cực, dẫn đến những vấn đề tâm lý làm giảm sự cố gắng của nhân viên hay còn gọi là sự thờ ơ Điều này xảy

ra khi sự cố gắng không đạt được hiệu quả mong muốn, không thoả mãn nhân viên Khi đó động lực của nhân sẽ giảm dần thậm chí mất hẳn Đây là điều tồi tệ

mà bất cứ một tổ chức nào cũng không muốn nó xảy ra Do đó, việc phân công công việc cho nhân viên phải đảm bảo hợp lý, rõ ràng, khoa học và phù hợp với năng lực của nhân viên Đồng thời cung cấp sự hỗ trợ cần thiết trong quá trình làm việc để nhân viên có thể phát huy tối đa năng lực làm việc của mình

Hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả cần đảm bảo công bằng và chính xác, đánh giá đúng mực những yếu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc, nhờ đó có những sự chỉ đạo kịp thời, chấn chỉnh hay động viên nhân viên trong quá trình làm việc

Khi thực hiện công việc, nhân viên luôn hướng tới mục tiêu hoàn thành công việc Nếu việc hoàn thành công việc của nhân viên và mục tiêu của công ty được kết hợp thành một thì sẽ thúc đẩy được động lực làm việc của nhân viên Khi đó, việc nhân viên hoàn thành công việc sẽ dẫn đến mục tiêu của công ty đạt được Vì vậy công ty phải có mục tiêu rõ ràng, có kế hoạch thực hiện mục tiêu cụ thể và đảm bảo rằng mục tiêu của công ty phải được mọi nhân viên biết đến Qua

đó nhân viên sẽ hiểu rõ ý nghĩa công việc của họ, mục tiêu kỳ vọng của công ty

và họ phải làm thế nào để công ty đạt được mục tiêu đó

Mỗi cá nhân có mục tiêu của mình và chúng liên hệ chặt chẽ với mục tiêu của công ty Khi mục tiêu của công ty được thực hiện nhân viên có thể được

thưởng cho việc làm của mình tương ứng với kết quả đóng góp của họ Tuy nhiên các cá nhân lại hướng đến các phần thưởng khác nhau, do đó để thoả mãn nhu cầu cá nhân công ty cũng phải có một hệ thống đánh giá nhu cầu cá nhân để tối

ưu hoá mức độ thoả mãn của cá nhân theo hệ thống khen thưởng chung của doanh nghiệp

Như vậy việc gắn kết động lực của cá nhân với sự phát triển của tổ chức

là việc cốt lõi cho sự phát triển của tổ chức Nói cách khác, sự hoà hợp mục tiêu

cá nhân và mục tiêu tổ chức chính là chìa khoá cho sự phát triển Nhận thức được điều này, các công ty ngày nay đang ngày càng chú trọng phát triển và hoàn thiện hơn các mô hình thúc đẩy động lực nhân viên bởi nó quyết định sự thành công của doanh nghiệp

Áp dụng những kiến thức của môn học quản trị hành vi tổ chức vào trong bài tập này của mình, tôi muốn phát triển một hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên tại Tổng công ty Đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước nhằm khuyến khích và tạo động lực cho lực lượng lao động tại đây đóng góp mạnh mẽ hơn cho mục tiêu cuả công ty

III THỰC TRẠNG NỘI DUNG NGHIÊN CỨU TẠI DOANH NGHIỆP:

1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên:

Với sứ mệnh của mình là cổ đông năng động của doanh nghiệp, là nhà đầu tư chiến lược của chính phủ và là nhà tư vấn tài chính doanh nghiệp, yếu tố con người đóng vai trò rất quan trọng, là điều kiện cốt lõi để SCIC có thể thực hiện được tầm nhìn của mình: “Trở thành nhà đầu tư chiến lược của Chính phủ Việt Nam thông qua việc đem lại giá trị tối đa và sự tăng trưởng bền vững cho các khoản đầu tư” Để làm được điều này, SCIC không phải chỉ thu hút được những cá nhân xuất sắc mà còn phải biết cách tạo ra động lực cho họ, khuyến

khích nhân viên cống hiến hết mình vì tổ chức SCIC với đặc thù là một doanh nghiệp nhà nước, về cơ bản người lao động thường sẽ ký hợp đồng lao động dài hạn với công ty điều này đồng nghĩa người lao động sẽ gắn bó với công ty trong suốt cuộc đời mình Và theo lý thuyết của quản trị hành vi tổ chức, do tính chất

ổn định của công việc cao, người lao động không có tâm lý sợ mất việc sẽ có ít động lực hơn so với các những người lao động làm tại các loại hình doanh nghiệp khác Ngoài ra những nhân viên làm việc trong các doanh nghiệp nhà nước thường làm việc theo mệnh lệnh, ít sự sáng tạo và tự chủ do đó động lực làm việc không cao Thực trạng chung của hầu hết các doanh nghiệp nhà nước mà SCIC cũng không phải là một ngoại lệ nằm ở chỗ hệ thống tạo động lực cho nhân viên thực sự chưa hoạt động hiệu quả bởi một số lý do như sau:

 Giao việc không đúng người: giao việc không đúng người là sự phân công nhiệm vụ không đúng với năng lực hoặc giao việc không đúng với chuyên môn của nhân viên Giao việc không đúng với năng lực hoặc chuyên môn của nhân viên là giao việc nằm ngoài tầm xử lý của nhân viên hoặc thường xuyên giao việc quá dễ dàng với trình độ năng lực xử lý công việc của nhân viên Điều này dẫn đến những ức chế từ những nhân viên do không đủ năng lực xử lý hoặc cảm thấy năng lực làm việc của mình không được trọng dụng Hệ quả là sự giảm hoặc thậm chí mất đi động lực làm việc của nhân viên, trực tiếp làm giảm hiệu quả làm việc

 Tuyển chọn nhân sự không phù hợp: việc tuyển dụng nhân sự phù hợp đảm bảo sự ổn định hệ thống nhân sự, qua đó tăng tính ổn định trong xử lý công việc Thực tế cho thấy nếu tuyển dụng nhân sự không phù hợp với công việc

sẽ dẫn đến khả năng làm việc kém hiệu quả hoặc thậm chí nhân viên thôi việc vì thấy rằng công việc không phù hợp với bản thân Khi đó doanh nghiệp sẽ phải cử người khác để đảm nhận công việc Sự gián đoạn công việc trong thời kỳ chuyển giao giữa các cá nhân và thời gian người mới nắm bắt tình hình công việc sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện công việc

 Một số lượng không nhỏ các nhân viên hiện nay đều không ý thức được rằng vị trí của mình có ý nghĩa gì với công ty, công việc mình làm có đóng góp gì cho mục tiêu chung của công ty Hầu hết các nhân viên đều thụ động làm việc theo chỉ đạo của cấp trên mà không quan tâm rằng công việc mình được giao

có ý nghĩa gì với mục tiêu của doanh nghiệp

 Chưa có một hệ thống theo dõi đánh giá chính xác khoa học kết quả thực hiện công việc, dẫn đến những đánh giá cảm tính, thiếu công bằng Một hệ thống đánh giá chính xác, khoa học sẽ giúp ích rất nhiều cho việc khen thưởng, đãi ngộ nhân viên Tuy nhiên do chưa có hệ thống theo dõi và đánh giá khoa học dẫn đến việc phản ánh không chính xác trong những lần tổng kết đánh giá xếp loại nhân viên thường niên Điều này gây nên những bức xúc cho nhân viên do những nỗ lực của mình không được phản ánh chính xác, không được đãi ngộ phù hợp Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến động lực làm việc của nhân viên

Chính vì những lý do trên, việc xây dựng một hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên là vô cùng cần thiết để cải thiện động lực làm việc cho nhân viên Việc tạo động lực cho nhân viên thuộc khối các doanh nghiệp nhà nước nói chung và SCIC nói riêng là điều rất quan trọng và cấp thiết để nhân viên đóng góp nhiệt tình vào sự phát triển của doanh nghiệp

2 Dự án xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên tại Tổng công ty Đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước:

Áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, dự án xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên chính là hướng đi cho việc cải thiện động lực làm việc của nhân viên Hệ thống được xây dựng phải bao quát đầy đủ các khía cạnh, phản ánh trung thực, chính xác đồng thời cũng phải khoa học và dễ triển khai trong thực tế Các chỉ số đánh giá phải cụ thể, các tiêu chí đánh giá phải đảm bảo loại bỏ tối đa các yếu tố đánh giá cảm tính

Do đặc thù của SCIC là tham gia vào nhiều ngành và lĩnh vực của nền kinh tế, đối với các ngành nghề lĩnh vực hoạt động khác nhau cũng có những chỉ

số đánh giá đặc thù mà hệ thống phải đề cập tới Lấy ví dụ những nhân viên hoạt động trong mảng quản lý doanh nghiệp thì hoạt động theo mùa đại hội cổ đông tuy nhiên những nhân viên hoạt động trong lĩnh vực đầu tư dự án thì không hoạt động theo mùa như vậy Chính vì vậy, việc xây dựng một hệ thống tiêu chí riêng biệt để đảm bảo đánh giá chính xác là việc cần phải lưu ý

Việc xây dựng cần phải chi tiết và tỉ mỷ như vậy nên SCIC sẽ triển khai

hệ thống với tiến độ khẩn trương nhưng phải đảm bảo rằng hệ thống hoạt động sẽ đem lại lợi ích cao nhất cho cả công ty và nhân viên

3 Chi tiết nội dung hệ thống:

Tên dự án: Dự án xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả làm

việc nhân viên

Mục tiêu:

- Xây dựng hệ thống theo dõi kết quả làm việc của nhân viên

- Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá chi tiết kết quả làm việc của nhân viên

Tiêu chí: Đảm bảo khoa học, chính xác, khách quan, công bằng.

4 Lộ trình xây dựng hệ thống:

Để đảm bảo xây dựng hệ thống hiệu quả, quá trình xây dựng cần phải thường xuyên cập nhật những ý kiến từ nhân viên bởi đây chính là nhân tố chịu

sự tác động chính của hệ thống, là đối tượng mà hệ thống nhắm đến Quá trình xây dựng hệ thống sẽ được xây dựng trong khoảng thời gian 6 tháng theo lộ trình sau:

Bảng 1: Lộ trình xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả làm việc

STT Nội dung công việc Thời gian triển khai

1 Nghiên cứu xây dựng hệ thống 4/2012 – 6/2012

2 Dự thảo các tiêu chí đánh giá 6/2012

3 Lấy ý kiến của các bộ phận chuyên môn,

tiếp nhận phản hồi và điều chỉnh

6/2012

4 Thử nghiệm hệ thống 6/2012 – 9/2012

5 Tiếp nhận phản hồi sau chạy thử và điều

chỉnh

9/2012

6 Truyền thông hướng dẫn 10/2012

7 Chính thức ban hành hệ thống 12/2012

8 Tiếp tục cập nhật hệ thống để theo kịp

thực tế

Sau 2012

Hệ thống sau khi được triển khai nghiên cứu sát với thực tế tình hình hoạt động tại doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả trong quá trình áp dụng thực tiễn Cải thiện hệ thống khen thưởng đãi ngộ nhân viên Hệ thống khi đi vào hoạt động được kỳ vọng là sẽ cải thiện một cách rõ rệt động lực của toàn bộ nhân viên SCIC

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1 Nguyễn Hữu Lam, 2009, “Hành vi tổ chức”, NXB Hồng Đức, TP Hồ Chí Minh;

2 “Quản trị Hành vi tổ chức”, 2009, Tài liệu tham khảo quản trị hành vi

tổ chức, chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế;

3 About SCIC, 2012, xem ngày 02/4/2012;

4 Wikipedia, 2012, Motivation, xem ngày 02/4/2012

(http://en.wikipedia.org/wiki/Motivation)