Sự cần thiết phải thực hiện các thay đổi tại Sở Kế hoạch Đầu Tư Lào Cai

Sự cần thiết phải thực hiện các thay đổi của tổ chức: Qua nghiên cứu môn học quản trị hành vi tổ chức và quá trình công tác thực tiễn tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, tôi thấy có rất nhiều vấn

SỰ CẦN THIẾT PHẢI THỰC HIỆN CÁC THAY ĐỔI TẠI SỞ KẾ

HOẠCH ĐẦU TƯ LÀO CAI

1 Thông tin cơ bản về tổ chức tôi đang công tác: Tôi hiện nay đang công tác tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lào Cai

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lào Cai là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Lào Cai, có tư cách pháp nhân, có con dấu và được mở tài khoản riêng theo qui định của pháp luật; Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lào Cai chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND tỉnh Lào Cai; đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Kế hoạch

và Đầu tư

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lào Cai có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện các chức năng quản lý về kế hoạch và đầu tư, gồm: tổng hợp về quy hoạch và kế hoạch phát triển kinh tế xã hội; tổ chức thực hiện và đề xuất cơ chế, chính sách và phát triển kinh tế xã hội trên địa bàn tỉnh; đầu tư trong nước, đầu tư nước ngoài tại địa phương; quản lý nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA); Nguồn viện trợ phi chính phủ; Đấu thầu; Đăng ký kinh doanh trong

phạm vi địa phương; Tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; Tổ chức cung ứng các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của sở và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự

uỷ quyền của UBND tỉnh Lào Cai và theo quy định của pháp luật

Cơ cấu tổ chức của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lào Cai bao gồm Ban Giám đốc sở (Giám đốc và 05 Phó Giám đốc sở) và Bộ máy giúp việc bao gồm

10 phòng, ban: Văn phòng Sở, Phòng Thanh tra, Phòng Tổng hợp, phòng Kinh

tế ngành, phòng Văn hóa-Xã hội, phòng Kinh tế Đối ngoại, phòng Thẩm định, phòng Pháp chế, Phòng Đăng ký kinh doanh, Ban quản lý dự án AFD, Ban quản

lý dự án WB, Biên chế 85 cán bộ công chức, viên chức, hợp đồng lao động

Chức năng, nhiệm vụ của Sở do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định (theo hướng dẫn khung của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và quy định của UBND tỉnh), chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn thuộc Sở do Giám đốc quy định cụ thể bằng văn bản

2 Sự cần thiết phải thực hiện các thay đổi của tổ chức:

Qua nghiên cứu môn học quản trị hành vi tổ chức và quá trình công tác thực tiễn tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, tôi thấy có rất nhiều vấn đề trong tổ chức nơi tôi công tác liên quan đến hành vi tổ chức: Hành vi cá nhân của từng cá thể trong tổ chức; động lực để nhân viên làm việc; các áp lực trong công việc đã diễn ra tại cơ quan; việc tham mưu các quyết định và tính sáng tạo của nhân viên trong quá trình làm việc; thực hiện các nhóm công tác, thực hiện dự án; các

xung đột hay xảy ra tại môi trường làm việc và cách thức giải quyết vấn đề; phong cách lãnh đạo của lãnh đạo tổ chức; văn hoá công sở cũng là một nội dung mà cơ quan tôi chú trọng

Với chức năng, nhiệm vụ của Sở Kế hoạch và Đầu tư được quy định cụ thể, nhiệm vụ của Ban Giám đốc và từng phòng ban, lãnh đạo của phòng, ban và nhân viên được phân công chi tiết, quy định rõ ràng; Việc triển các nghiệp vụ, công việc được thực hiện theo quy trình ISO 9001:2008 nên các công việc, nhiệm vụ được đảm bảo theo quy trình, thông suốt Tuy nhiên việc triển khai như trên cũng dẫn đến một số các hạn chế bao gồm: Việc xây dựng đội ngũ lãnh đạo tổ chức thực hiện theo quy trình từ việc quy hoạch, đào tạo, bổ nhiệm và có định hướng tới những cá nhân nhất định, nói chung sự cạnh tranh chưa thực sự lành mạnh; Trong việc đào tạo cán bộ, ít chú trọng tới các kỹ năng của nhà quản

lý mà hay chú trọng đến lý thuyết dẫn đến việc thích ứng với môi trường, chỉ đạo điều hành các tình huống mới phát sinh thường gặp khó khăn, chậm chễ; Khối lượng công việc của cơ quan thường tập trung vào bộ phận các cán bộ chủ chốt tại các phòng ban trong cơ quan dẫn đến số cán bộ này cũng hay gặp áp lực, trong khi có một bộ phận cán bộ khác lại nhàn hạ hơn đồng thời ngày giảm

đi tính năng động sáng tạo…

Ngày nay, cải cách hành chính là vấn đề mang tính toàn cầu Cả các nước đang phát triển và các nước phát triển đều xem cải cách hành chính như một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy tăng trường kinh tế, phát triển dân chủ và các mặt khác của đời sống xã hội Việt Nam cũng đang quyết tâm thực hiện công tác

cải cách hành chính trên tất cả các lĩnh vực với mục tiêu hướng đến một nền hành chính hiện đại, mà trong đó một số cơ quan hành chính nhà nước thực hiện các chức năng, nhiệm vụ có tính chất phục vụ và kết quả đầu ra chính là mục tiêu, nhiệm vụ nhà nước giao cho với sự hài lòng của khách hàng Để có thể thực hiện được mục tiêu trên, việc thay đổi của các các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và đối với cơ quan Sở kế hoạch và Đầu tư là việc tất yếu phải diễn ra và khẩn trương thực hiện trong thời gian sớm nhất

3 Một số lĩnh vực cần thay đổi về hành vi tổ chức trong đơn vị:

- Phong cách lãnh đạo: Bất kể là trong một tổ chức như thế nào người lãnh đạo luôn giữ vai trò quan trọng nhất, và không có một khuôn mẫu nào có tầm ảnh hưởng lớn hơn là cách sử xự của người lãnh đạo, hơn ai hết họ thiết lập nên những giá trị thực tế của một tổ chức Và việc thay đổi hành vi tổ chức trong

cơ quan phải bắt đầu từ người lãnh đạo, quản lý Tuy nhiên giữa người lãnh đạo

và nhà quản lý có sự khác biệt đó là:

Theo xu hướng hiện nay, khái niệm lãnh đạo được hiểu là khả năng tác động, thúc đẩy và tạo khả năng để người khác đóng góp cho sự hiệu quả và thành công chung của các tổ chức mà họ là thành viên Theo khái niệm này, lãnh đạo không bị giới hạn ở khu điều hành, bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể là một nhà lãnh đạo Cũng theo quan điểm này, người lãnh đạo hiệu quả phải đào tạo và trao quyền cho các nhân viên thực hiện các vai trò lãnh đạo Người lãnh

đạo có năng lực là biết giảm đi cái tôi và nuôi dưỡng tinh thần lãnh đạo của người khác

Còn đối với nhà quản lý là đi kèm với quyền lực chính thống trong tổ chức, nhà quản lý sử dụng quyền lực được tổ chức giao cho để yêu cầu cấp dưới thực hiện các công việc nào đó theo mục tiêu của tổ chức và những người cấp dưới có nghĩa vụ làm theo điều người quản lý yêu cầu

Bảng tóm tắt một số đặc trưng so sánh giữa một nhà lãnh đạo và một nhà quản lý Những tiêu chí chỉ ở mức độ

tương trưng và mô tả hai thái cực của một vấn đề.

Tập trung Lãnh đạo con người Quản lý công việc

Có Người đi theo Cấp dưới/Nhân viên

Mức độ cụ thể Định hướng Lên kế hoạch cụ thể

Quyền lực Uy tín cá nhân Quyền lực chuẩn tắc

Tác động đến Trái tim Trí óc

Mức độ năng

động

Chủ động đi trước Bị động, phòng vệ

Thuyết phục “Bán” ý tưởng “Bảo” người khác làm

theo Phong cách Chuyển đổi tâm lý con Áp đặt tâm lý con

người người Trao đổi Niềm hăng say làm việc Tiền – Công việc

Rủi ro Chấp nhận – tìm kiếm rủi

ro

Tối thiểu hóa rủi ro

Nguyên tắc Phá bỏ nguyên tắc Lập ra nguyên tắc

Xung đột Sử dụng xung đột Tránh xung đột

Định hướng Đường mới Đường đã có

Đổ lỗi Nhận lỗi về mình Đổ lỗi cho người khác

www.saga.vn

Thực tế tại đơn vị tôi công tác: Theo bảng so sánh ở trên thì lãnh đạo đơn

vị tôi thực hiện vai trò, các tiêu chí thiên về nhà quản lý hơn, nội dung này thường xảy ra ở tất cảc các cơ quan hành chính, doanh nghiệp nhà nước Với phong cách lãnh đạo như vậy dẫn đến hoạt động của đơn vị ổn định, ít xung đột, mâu thuẫn, tuy nhiên lại làm giảm tính sáng tạo của nhân viên, sức ỳ lớn, ít các động lực để nhân viên phấn đấu, học hỏi Vì vậy việc thay đổi hành vi tổ chức phải diễn ra đầu tiên từ phong cách lãnh đạo để thay đổi tiếp các nội dung khác

- Văn hoá tổ chức: Văn hoá tổ chức được coi là yếu tố chiến lược cho việc hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức; văn hoá tổ chức chính là một trong những động lực chính thúc đẩy nhân viên tận tâm và gắn bó với tổ chức; Văn hoá tổ chức gắn chặt và ảnh hưởng tới các quyết định và hành vi của nhân viên, chính là "chất keo xã hội" gắn mọi người với nhau và khiến học cảm thấy

mình như một phần trong sự thành công của tổ chức; Giúp nhân viên hiểu được các kết quả của tổ chức để tiếp tục thực hiện các công việc được giao

Văn hoá của Sở Kế hoạch và Đầu tư gắn liền với lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị: Quá trình xây dựng và trưởng thành của ngành Kế hoạch

và Đầu tư tỉnh Lào Cai gắn liền với sự phát triển của ngành kế hoạch cả nước và

sự phát triển toàn diện của tỉnh Lào Cai Dưới sự lãnh đạo của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh và Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lào Cai đã

có những chuyển biến mạnh mẽ, đóng góp quan trọng vào những thành tựu phát triển của tỉnh Lào Cai và đất nước Để đạt được kết quả trên, mỗi cán bộ, nhân viên luôn có sự cố gắng hoàn thành các công việc được giao góp phần hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ chung của tổ chức Tuy nhiên việc thực hiện nhiệm vụ, giải quyết công việc theo các quy trình đã có trong bao năm nay, cộng với một đội ngũ cán bộ đã lớn tuổi và tính cạnh tranh không cao nên nhiều cán

bộ ngại thay đổi trong phương pháp làm việc và nếu có sự thay đổi thì cũng rất chậm nếu không có sự bắt buộc của cơ quan Trong điều kiện toàn cầu hoá như hiện nay, với yêu cầu phải thay đổi để đáp ứng được những đổi mới diễn ra hàng ngày, hàng giờ Để đảm bảo được hiệu quả trong giải quyết công việc, bản thân từng cá nhân và tổ chức không bị lạc hậu với thời cuộc, yêu cầu phải loại bỏ tâm

lý ngại thay đổi, đó là bằng cơ chế cạnh tranh minh bạch với các tiêu chí cụ thể, cùng với chế độ đãi ngộ thích đáng là hoàn toàn cần thiết

- Quyền lực và xung đột: Với thực tế trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước hiện nay, với phong cách của người Việt Nam nói chung là ngại

xung đột, đặc biệt là quy chế hoạt động trong các cơ quan hành chính nhà nước

là làm việc theo quy chế, quan hệ, chức năng, nhiệm vụ của nhân viên với lãnh đạo, giữa các phòng ban đều theo quy chế nên việc xung đột là ít xảy ra

- Động viên, khuyến khích nhân viên nơi làm việc: Hiện nay chế độ đãi ngộ cho nhân viên trong các cơ quan nhà nước nói chung là một vấn đề nan giải,

cụ thể là việc trả lương, tăng lương định kỳ theo thời gian là hệ số 0,3 / 03 năm công tác, trường hợp xuất sắc có thể là 02 năm tuy nhiên nếu có thì đối tượng được hưởng thường là cán bộ cao tuổi và lãnh đạo, các nhân viên trẻ nếu không

có sự hỗ trợ của gia đình hoặc không làm thêm thường gặp khó khăn về kinh tế trong cuộc sống, mặt khác các cơ quan nhà nước rất khó có cơ chế để có chế độ đãi ngộ vật chất riêng cho đội ngũ nhân viên xuất sắc Việc thực hiện thi đua khen thưởng trong các cơ quan nhà nước thực hiện theo quy chế thi đua khen thưởng chung và thường có tâm lý khen thưởng từ trên xuống thấp,… Tất cả các yếu tố trên làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc động viên, khuyến khích nhân viên sáng tạo, tích cực, hăng say công việc

Vì vậy việc thay đổi nội dung về động viên, khen thưởng là rất quan trọng nhằm khuyến khích nhân viên làm việc hăng say, có hiệu quả

4 Các đề xuất từ thực tiễn của đơn vị:

Trước thực tiễn của đơn vị và sự cần thiết phải tiến hành thay đổi trong hành vi tổ chức như đã nêu ở trên, để nâng cao hiệu quả làm việc, phát huy vai trò người lãnh đạo, quản lý; tính sáng tạo của cán bộ nhân viên, giúp cho tổ

chức không ngừng lớn mạnh nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ cho các tổ chức, cá nhân trong các dịch vụ hành chính công, đáp ứng được các yêu cầu đòi hỏi trong giai đoạn mới Tôi đề xuất một số nội dung sau:

- Thực hiện chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, đặc biệt là đội ngũ cán bộ lãnh đạo (từ phòng, ban trở lên), trong đó đặc biệt chú trọng tới các kỹ năng về quản lý, lãnh đạo và chuyên môn, quản trị hành vi tổ chức với mục tiêu đưa đến một sự nhìn nhận mới hơn, sẵn sàng và là đội ngũ tiên phong thực hiện các thay đổi trong hành vi, công việc Đội ngũ cán bộ này thay đổi sẽ dẫn đến

sự thay đổi lan toả của cả tất nhân viên dưới quyền

- Tiếp tục thực hiện nghiêm túc văn hoá tổ chức, văn hoá nơi công sở, nâng cao nhận thức cho cán bộ công nhân viên về văn hóa trong tổ chức từ các hoạt động nghi thức, buổi lễ của đơn vị; ôn lại lịch sử truyển thống; bài trí trụ sở

cơ quan và giữ gìn thật ấn tượng, sạch sẽ; nâng cao văn hoá trong giao tiếp của nhân viên,… với mục đích xây dựng và duy trì, phát triển được Văn hoá tổ chức hiện đại văn minh

- Động viên, khuyến khích tạo động lực cho nhân viên: Cần cải cách hơn nữa chế độ thi đua khen thưởng, về mặt kinh phí trong giai đoạn gần chưa thể thay đổi thì cần phải thực hiện ngay các biện pháp động viên khuyến khích tạo động lực cho nhân viên như khen thưởng trước cơ quan các cá nhân có những thành tích, sáng kiến, cho tham gia các khoá đào tạo ngắn ngày, việc tăng lương trước thời hạn phải chú ý đến đối tượng công chức trẻ có thành tích xuất sắc

- Thực hiện có hiệu quả chương trình cải cách thủ tục hành chính tại tổ chức; chuẩn hóa, công khai các quy trình, quy định, trình tự giải quyết công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của từng cán bộ nhân viên cũng như sự phối hợp hiệu quả giữa các nhóm trong tổ chức và các thành viên trong một nhóm; Sự thay đổi về phong cách lãnh đạo, quản lý trong tổ chức; Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác để quản lý được được toàn diện, đầy đủ và

cụ thể các thông tin về kinh tế - xã hội, đầu tư phát triển của địa phương

5 Tổ chức triển khai thực hiện:

Việc thực hiện thay đổi là không phải đơn giản, có thể thực hiện trong thời gian ngắn Để thực hiện được các thay đổi phải có sự chuẩn bị phương án

cụ thể, thuyết phục và phải có sự quyết tâm của những người lãnh đạo cơ quan, đặc biệt là Giám đốc sở, tiếp đó là nhân viên trực tiếp thực hiện Việc triển khai thực hiện áp dụng theo phương pháp điều tra đánh giá:

- Lựa chọn và thành lập một nhóm các nhân viên xuất sắc để triển khai dự án; Xây dựng kế hoạch triển khai, phân công trách nhiệm cụ thể: Từng bộ phận,

cá nhân

- Đánh giá chi tiết lại thực trạng các nội dung dự kiến thay đổi, xác định

kỹ lượng các kinh nghiệm, ưu điểm và khuyết điểm cần khắc phục và có phân tích cụ thể

- Sau khi có phân tích cụ thể, nhóm hình dung ra được các nội dung trên

sẽ được triển khai thế nào trong một tổ chức lý tưởng để thảo luận với nhau

- Thiết kế cụ thể phương án thực hiện: Trong giai đoạn này các thành viên của nhóm sẽ phải thảo luận và thống nhất xây dựng một mô hình chung

- Thực hiện: Trong giai đoạn này các thành viên của nhóm phải xây dựng được mục tiêu và định hướng cụ thể cho tổ chức; Báo cáo Giám đốc xem xét phê duyệt và triển khai thực hiện theo lộ trình đã xây dựng

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Cuốn sách Quản trị hành vi tổ chức (MBA) trong chương trình Đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế

2 Trang web http://www.saga.vn

3 Tài liệu sưu tầm và tham khảo thêm tìm kiếm trên Google