Chính vì vậy tôi xin phân tích hai chủ đề là: Phong cách lãnh đạo và Động viên khuyến khích nhân viên làm việc, để thấy rằng những lĩnh vực này cần phải thay đổi trong tổ chức của mình..
Trang 1PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO VÀ ĐỘNG VIÊN KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN LÀM VIỆC TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN CÔNG TY
EUROWINDOW
I Giới thiệu về Ban quản lý các dự án Công ty Eurowindow Holding:
Eurowindow Holding được thành lập ngày 16/03/2007 nhằm quản lý phần vốn được đầu tư chủ yếu tại Việt Nam Ngày 09/06/2009, Công ty cổ phần Quản lý vốn đầu tư T&M được sáp nhập vào Eurowindow Holding Từ đó đến nay, Eurowindow Holding đã và đang quản lý một cách có hiệu quả phần vốn góp vào các công ty hoạt động trong các lĩnh vực như: xây dựng; phát triển, quản lý và kinh doanh bất động sản; sản xuất vật liệu xây dựng; ngân hàng
Ban quản lý các dự án Eurowindow Holding là một tổ chức thuộc Eurowindow Holding với chức năng nhiệm vụ là quản lý các dự án xây dựng do Tập đoàn trực tiếp đầu tư Các bộ phận trong Ban quản lý các dự
án bao gồm:
o Phòng Quản lý thiết kế: quản lý các thiết kế do các đơn vị tư vấn thực hiện, ngoài ra trực tiếp thiết kế các hạng mục nhỏ phục vụ cho nhu cầu của Công ty
o Phòng Kinh tế xây dựng: quản lý dự toán do các đơn vị tư vấn thực hiện, kiểm tra đơn giá, tính giá các gói thầu
Trang 2o Phòng Quản lý chất lượng và tiến độ: quản lý, kiểm tra về tiến độ thực hiện cũng như chất lượng của công trình
o Phòng Quản lý thầu và tổng hợp: quản lý các gói thầu; tổng hợp, tiếp nhận và luân chuyển hồ sơ
o Các Ban độc lập: các ban độc lập nhỏ trực tiếp đặt tại công trường các
dự án để quản lý và giám sát
o Phòng Kiểm soát nội bộ: kiểm tra lại quá trình thực hiện, các báo cáo kết quả công việc nhằm kiểm soát chặt chẽ quy trình, hạn chế sai sót
II. Phân tích:
Tính đến thời điểm này, tôi đã vào làm việc tại Ban quản lý các dự Eurowindow Holding được một năm rưỡi, một khoảng thời gian mà tôi nghĩ là
đủ để cảm nhận và thấy rõ các vấn đề trong tổ chức của mình Vấn đề mà tôi quan tâm nhất ở đây đó chính là việc thay đổi nhân sự xảy ra một cách liên tục, phải chăng môi trường làm việc không tốt, sự nhiệt tình giải quyết công việc giảm sút, niềm tin vào Lãnh đạo không cao là những lý do? Chính vì vậy tôi xin
phân tích hai chủ đề là: Phong cách lãnh đạo và Động viên khuyến khích
nhân viên làm việc, để thấy rằng những lĩnh vực này cần phải thay đổi trong tổ
chức của mình
1. Phong cách lãnh đạo:
Lãnh đạo là gì? Lãnh đạo là người có khả năng thuyết phục, gây ảnh
hưởng và kết nối mọi người thành một đội ngũ và động viên họ hướng tới hoàn thành những mục tiêu của tổ chức Có hai loại lãnh đạo là lãnh đạo chính thức và lãnh đạo không chính thức:
Trang 3- Lãnh đạo chính thức: là người đóng vai trò quản trị viên trong một tổ chức, được trao ban quyền hạn và chức năng hành xử trên người khác để thi hành một công tác theo hoạch định
- Người lãnh đạo không chính thức: là người lãnh đạo do thiên phú với phong cách lôi cuốn người khác Tuy họ không có quyền hạn chính thức
để sai khiến, nhưng lời nói của họ có giá trị, được người khác lắng nghe
và thực hiện
Phong cách lãnh đạo là gì? Một người lãnh đạo phải có phong cách lãnh
đạo, trong phong cách đó bao gồm đặc điểm và thái độ của người lãnh đạo
- Đặc điểm của người lãnh đạo: cá tính quan trọng nhất nơi người lãnh đạo
đó là tự tin vì nó sẽ giúp người lãnh đạo chinh phục người khác dễ dàng
và nhất là khi phải quyết định, họ sẽ can đảm và sáng suốt hơn Tiếp đến
là sự thông minh vì nó giúp cho sự phán đoán thêm phần chính xác và nhất là giúp cho chức năng hoạch định thêm hiệu quả Ngoài ra, những cá tính khác cũng được nhắc tới như những chìa khoá thành công trong chức năng lãnh đạo như khả năng điều hành, quyết định, tinh thần trách nhiệm, luôn phải tự có lửa trong lòng, phải biết mình và quản lý được chính bản thân, vv…
- Thái độ của người lãnh đạo: thái độ đóng vai trò rất quan trọng trong phong cách của người lãnh đạo Một lãnh đạo có ý thức nhân bản cao sẽ
có thái độ tốt dẫn đến có lối hành xử tốt, không chỉ với công việc mà còn
Trang 4đối với các thành viên trong tổ chức Lãnh đạo cần có một thái độ công bằng trong khiển trách, trừng phạt hay khen thưởng đối với các thành viên trong tổ chức, đồng thời phải có thái độ cứng rắn với nguyên tắc và công việc Công việc phải được thực thi một cách đúng đắn và phù hợp với nguyên tắc của tổ chức, bất kỳ ai vi phạm đều bị cảnh cáo, khiển trách hoặc phạt phụ thuộc vào mức độ vi phạm
Sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý? Lãnh đạo cần tầm nhìn, cần lòng
tin, sáng tạo, can đảm và khả năng tạo động lực cho những người theo mình Trong khi đó quản lý cần quy tắc, phương thức vạch sẵn để duy trì và phát triển tổ chức Lãnh đạo thường không có chức vị mà thường là người sáng lập, không lệ thuộc vào chức vị của tổ chức Người có “chức vị lãnh đạo” có thể là lãnh đạo thực của tổ chức đó, hoặc cũng có thể chỉ là bù nhìn nếu các thành viên chỉ nghe theo lời của một người khác, tức là người “lãnh đạo thực sự”, dù rằng người này chỉ có chức vị “phó thường dân” trong tổ chức
Trong tổ chức mà tôi đang làm việc, cách đây khoảng 09 tháng người giữ
vị trí Giám đốc Ban đã bị thay thế sau gần một năm làm việc, và tương tự cách đây 02 tháng người giữ vị trí Phó giám đốc Ban cũng ra đi sau chỉ 04 tháng làm việc Lý do mà tôi cảm nhận được đó là ở họ thiếu phần lớn phong cách của một người lãnh đạo Giám đốc Ban cũ mới chỉ hoàn thành
ở góc độ của một nhà quản lý, bằng chứng là kể từ khi ông về làm việc thì các phòng ban được tổ chức rõ ràng hơn từ vị trí làm việc cho đến cách
Trang 5thức làm việc, mọi người làm việc tuân theo quy trình chứ không lộn xộn như trước, giờ giấc kỷ luật Tuy nhiên ở ông thiếu đi sự quyết đoán, can đảm và sáng suốt trong công việc Tôi có thể lấy một ví dụ rằng khi tại công trường đang thi công xảy ra sự cố mà Ban độc lập không thể giải quyết được, lúc đó ông là người tập hợp các thành viên liên quan để tìm ra hướng giải quyết và phải đưa ra quyết định xử lý một cách kịp thời, nhưng
do áp lực trách nhiệm, do mất đi phần nào sự tự tin và quyết đoán nên quyết định đưa ra chậm trễ dẫn đến ảnh hưởng về tiến độ, và các bạn biết
đó, sẽ có rất nhiều sự cố tại hiện trường xảy ra trong quá trình xây dựng, trong khi đó tiến độ là tiền Chính những điều này đã dần dần làm mất đi niềm tin vào lãnh đạo của các thành viên trong tổ chức do họ đã đưa ra rất nhiều góp ý, phân tích nhưng quyết định không đến một cách kịp thời và công việc ách tắc, sự căng thẳng diễn ra một cách thường xuyên Còn trường hợp của Phó giám đốc Ban cũ thì tôi cảm nhận rằng ở ông ngoài thiếu đi phong cách của một người lãnh đạo, thì còn hạn chế trong cách quản lý và điều hành công việc Ông về giữ vị trí Phó giám đốc Ban phụ trách thiết kế, là người phải biết tập hợp đội ngũ thiết kế của Ban, làm việc với các tư vấn để đưa ra các phương án thiết kế hiệu quả, sau đó trình Chủ tịch của tập đoàn Nhưng do áp lực khi làm việc với Ngài Chủ tịch, trách nhiệm đó dần dần được đẩy sang Trưởng phòng Quản lý thiết kế và các thành viên khác Các công việc được quản lý không có kế hoạch khi các
Trang 6thành viên nhận được những phiếu giao việc chồng chéo cả về chuyên môn lẫn thời gian hoàn thành Một điều tôi muốn nói đến nữa đó là cách giao tiếp của ông đối với nhân viên, đó là một sự dụt dè, thiếu sự tự tin và hoàn toàn không có cái uy của một nhà lãnh đạo Chính những điều đó đã tạo thành một rào cản giữa ông và trái tim của các thành viên, họ luôn cảm thấy bất mãn với công việc, không có sự nể phục và không có niềm tin Ông đã không chịu nổi áp lức và ra đi sau 04 tháng làm việc
Cách giải quyết: Hiện nay trong tổ chức của tôi vị trí Giám đốc Ban đã
được người khác tiếp quản Ông biết cách tận dụng các quy trình quản lý của người trước để lại, ngoài ra ở ông có phong cách của một nhà lãnh đạo khi sự
tự tin được thể hiện, can đảm với quyết định của mình, có lửa trong công việc
và cứng rắn thực hiện các quy tắc của tổ chức Tuy nhiên còn một hạn chế mà tôi nhận thấy rằng đó là khả năng tạo động lực, khuyến khích, động viên nhân viên làm việc vẫn còn thiếu Việc này sẽ được tôi phân tích ở phần tiếp theo dưới đây
Đối với vị trí Phó giám đốc Ban phụ trách thiết kế hiện còn bỏ trống đã dẫn đến hiện nay Phó giám đốc Ban phụ trách thầu và thi công phải kiêm nhiệm thêm công việc liên quan đến thiết kế Điều này là một sự quá tải và cũng gây nên nhiều bất ổn trong bộ máy vận động của tổ chức Theo tôi để giải quyết vấn để này một cách hiệu quả, đó là bổ nhiệm Trưởng phòng Quản lý thiết kế vào vị trí Phó giám đốc Ban phụ trách thiết kế vì đây là người đã có kinh
Trang 7nghiệm làm việc với Ngài Chủ tịch khi đã đảm nhiệm vị trí Trợ lý Chủ tịch cách đây 2 năm, phòng Quản lý thiết kế sẽ không có Trưởng phòng và chịu
sự quản lý trực tiếp của anh này Như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí trả lương cho một Trưởng phòng, thông tin được truyền tải tốt hơn khi Phó giám đốc Ban có kinh nghiệm làm việc với Ngài Chủ tịch, nắm bắt được ý tưởng và giao việc trực tiếp tới phòng Quản lý thiết kế thông qua Phó phòng Đồng thời trong 02 năm giữ vị trí Trưởng phòng, anh này đã lấy được niềm tin, sự
nể phục từ các thành viên khi có một chuyên môn tốt, dám đối mặt, khả năng chịu áp lực cao, ngoài quan hệ đồng nghiệp luôn có một tình bạn chân thành đối với các thành viên
2 Động viên, khuyến khích nhân viên làm việc:
Mức độ động viên, khuyến khích làm việc là một trong những yếu tố quyết định kết quả và hiệu quả của việc thực hiện nhiệm vụ của người lao động
Động viên nhằm giải quyết yếu tố “muốn làm việc” do mức độ nỗ lực thực
hiện nhiệm vụ của người lao động là rất khác nhau
Động viên, khuyến khích là gì? Đó là sự sẵn lòng thể hiện mức độ cao của
nỗ lực để hướng tới các mục tiêu của tổ chức, trên cơ sở thoả mãn các nhu cầu cá nhân Động viên, khuyến khích nhân viên làm việc gắn liền với năng lực của từng người, làm cho họ hành động và đạt đến mục tiêu tổ chức khi thoả mãn những nhu cầu cá nhân Vậy ta phải xác định rõ các nhu cầu, các
Trang 8giá trị, các ưu tiên của nhân viên và các công việc giúp họ đạt đến việc thoả mãn các nhu cầu, giá trị
khuyến khích nhân viên làm việc cần phải quan tâm đến nhận thức và mong đợi của từng cá nhân như: tình thế, các phần thưởng, sự dễ dàng thực hiện theo cách mà sẽ đạt đến phần thưởng, sự bảo đảm là phần thưởng được trả Những nhà lãnh đạo phải hiểu biết những mong đợi của nhân viên và gắn nó với mục tiêu của tổ chức, vậy nhà lãnh đạo cần:
- Tạo ra các kết cục mà nhân viên mong muốn
- Tạo ra sự cần thiết thực hiện để đạt mục tiêu của tổ chức
- Bảo đảm mức độ thực hiện mong muốn là có thể đạt tới
- Gắn chặt kết quả mong đợi với việc thực hiện cần thiết
- Đánh giá tình thế với những mong đợi khác nhau
- Bảo đảm phần thưởng là đủ sức hấp dẫn cần thiết
- Bảo đảm là hệ thống là công bằng đối với tất cả mọi người
Quay trở lại với bộ máy tổ chức mà tôi đang làm việc, tôi nhận thấy việc động viên, khuyến khích nhân viên đang được thực hiện chưa tốt Việc này dẫn đến động lực của nhân viên giảm sút, năng suất và hiệu quả công việc chưa cao Lãnh đạo cụ thể ở đây là Giám đốc Ban là một người quyết đoán trong công việc, tự tin và có trách nhiệm, tuy nhiên việc ông bố trí sao cho đúng người, đúng công việc là chưa thật sự hợp lý Để giảm chi phí trong
Trang 9điều kiện kinh tế xấu như hiện nay, một số nhân sự đã được cắt giảm, nhưng không thể bố trí một kỹ sư điện kiểm tra thiết kế về nước, một kỹ sư kết cấu kiểm tra thiết kế về giao thông mặc dù đã có khuyến cáo từ trưởng phòng là trái chuyên môn, sẽ dẫn đến chất lượng không được tốt vì việc kiểm tra chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, sau này sẽ khó khăn khi nghiệm thu và thanh toán Điều này làm cho các nhân viên bất mãn, mệt mỏi và nhàm chán trong khi đó sự động viên, khuyến khích thì chưa có Một điều đơn giản đó là việc tăng lương đã được quy định trong nguyên tắc của tổ chức, cứ sau 01 năm làm việc sẽ có sự đánh giá tương xứng cho mỗi thành viên và nếu tốt sẽ được tăng lương, nhưng việc này diễn ra khá chậm chễ hoặc có thể bị lờ đi Người lao động đã làm đơn nhưng không được giải quyết cũng như không có lý do phản hồi Tuy nhiên phải hiểu rõ một điều rằng, tiền không phải là tất cả sự mong đợi, đôi khi nó không phải là sự động viên, khuyến khích chính Ví dụ như tôi, một kỹ sư xây dựng sau khi ra trường, mục tiêu của tôi là bỏ ra 05 năm đầu tiên đi làm để tích lũy kinh nghiệm và tiền lương đối với tôi không phải là mục tiêu hàng đầu Cách đây 03 tháng tôi có làm đơn xin luân chuyển công tác xuống công trường nhưng sau một tuần chờ đợi mà không có phản hồi, tôi đã xin thôi việc Sau đó Giám đốc Ban đã gọi tôi vào và nói rằng đang
bố trí và yêu cầu tôi tạm thời vẫn làm công việc cũ Cách đây 01 tháng ông đã gọi tôi vào và nói quyết định tăng lương cho tôi 10% và lý do ông ta nghĩ đó
là tôi cần thêm thu nhập, vì đi công trường sẽ được hưởng thêm hệ số công
Trang 10trường Ông ta đã nhầm vì mục tiêu của tôi không phải là thu nhập mà là mong muốn xuống làm việc tại công trường để tích luỹ các kinh nghiệm thực
tế thay vì ngồi tại văn phòng chỉ biết đến bản vẽ Đó chỉ là một ví dụ mà tôi nêu ra ở đây để thấy rằng trong tổ chức của mình đang vấn đề về sự động viên, khuyến khích nhân viên làm việc là chưa đúng cách khi lãnh đạo phân công chưa đúng người đúng việc, chưa hiểu rõ về mong đợi của nhân viên để gắn liền với mục tiêu của tổ chức, sự đảm bảo về phần thưởng chưa cao và chưa tạo được niềm tin đối với nhân viên
Cách giải quyết: lãnh đạo cần phải tìm hiểu rõ nhu cầu của nhân viên cũng
như cho thấy rõ sự mong đợi của mình đối với họ thông qua mục tiêu của tổ chức, khi đó hình thức động viên sẽ được thể hiện đúng chỗ, đúng người Để làm được điều này cần phải tiếp xúc với nhân viên với một thái độ thân thiện hơn, quan tâm đến tâm tư nguyện vọng của họ hơn Có thể lấy một ví dụ, đó
là CEO nổi tiếng của Apple là Steve Jobs, khi có thời gian ông luôn đi từng phòng để có thể nói chuyện với nhân viên của mình, lắng nghe họ, trao đổi các ý kiến của mình với họ Lãnh đạo ở tổ chức của tôi, tôi nghĩ họ cũng nên làm như vậy, ăn trưa với nhân viên hoặc tham gia những phút nghĩ giải lao để nói chuyện, trao đổi, cũng như giao lưu trong các dịp văn nghệ thể thao để hiểu thêm nguyện vọng của họ Ngoài ra bộ phận hành chính nhân sự kết hợp với lãnh đạo Ban cần quan tâm hơn đến chính sách tăng lương theo đúng quy định, không nên trì hoãn hoặc lờ đi mà không có bất cứ phản hồi nào, làm cho
Trang 11đúng người và ai chưa đạt yêu cầu thì phải có giải thích rõ ràng, để nhân viên
có niềm tin vào phần thưởng mà họ đáng được nhận
Trang 12III Kết luận:
Hai chủ đề là: Phong cách lãnh đạo và Động viên khuyến khích nhân
viên làm việc được phân tích ở trên chính là nguyên nhân rõ nhất mà tôi cảm
nhận được trong tổ chức của mình dẫn đến sự biến động về nhân sự một cách thường xuyên Khi người nhân viên cảm thấy bất mãn, không thoải mái với công việc cũng như sự động viên, khuyến khích họ không được như mong đợi, sự gắn bó và niềm tin với tổ chức sẽ bị suy giảm và họ sẽ ra đi ngay khi tìm kiếm được một môi trường mà họ cho là tốt hơn Hệ luỵ là lãnh đạo luôn phải đau đầu tìm người mới phù hợp với công việc, mất rât nhiều thời gian để nhân viên mới hoà nhập, tiếp quản công việc, cũng như thời gian đào tạo họ dẫn tới ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng mục tiêu của tổ chức
Để sự gắn bó được tốt, mọi thứ luôn luôn phải có hai chiều của nó!