Áp lực trong công việc, làm thế nào để kiểm soát áp lực trong công việc một cách hiệu quả

II.Phân tích Văn phòng đại diện và phòng bán vé của Cathay Pacific tại Hà nội được thành lập tử năm 1992, được cơ cấu chia làm các bộ phận như phòng bán vé, phòng dịch vụ hành khách tại

ÁP LỰC TRONG CÔNG VIỆC, LÀM THẾ NÀO ĐỂ KIỂM SOÁT ÁP

LỰC TRONG CÔNG VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ

Tôi đang công tác tại văn phòng đại diện Hãng Hàng không Cathay Pacific Airway tại Hà nội Tôi xin được giới thiệu khái quát về Hãng như sau:

Hãng Hàng không Cathay Pacific Airway có trụ sở chính tại Hồng kông, được thành lập vào tháng 9 năm 1946 Hãng chúng tôi đã đi cùng với sự phát triển của Hồng Kông, chia sẻ những thách thức và thành công trong suốt 6 thập

kỷ qua Hiện nay Cathay Pacific Airways đã trở thành tập đoàn Cathay Pacific Airways, trong đó bao gồm Hãng Hàng không Cathay Pacific Airways, Hãng Hàng không Hong kong Dragon Air và Hãng Hàng không Air Hong Kong, có mạng lưới bay tới 142 điểm đến ở 39 Quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới

Chiến lược của Hãng là xây dựng một hệ thống dịch vụ cao cấp dựa trên các tiêu chí an toàn, dịch vụ khách hàng hoàn hảo và mạng lưới bay thuận tiện trên

toàn cầu để cung cấp cho hành khách các dịch vụ tối ưu nhất cũng như dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không thuận tiện trên khắp thế giới

II.Phân tích

Văn phòng đại diện và phòng bán vé của Cathay Pacific tại Hà nội được thành lập tử năm 1992, được cơ cấu chia làm các bộ phận như phòng bán vé, phòng dịch vụ hành khách tại sân bay, phòng dịch vụ Hàng hóa, Phòng kế toán, Phòng phát triển bán, phòng quản lý và xây dựng khách hàng thường xuyên Các phòng này liên kết với nhau tạo thành một chuỗi cung cấp dịch vụ cho hành khách, hàng hóa với tiêu chí đặt dịch vụ cao cấp là ưu tiên hàng đầu Các Giám đốc bộ phận được giao quyền chủ động trong các hoạt động tác nghiệp hàng ngày, sắp xếp công việc, giao chỉ tiêu cho từng thành viên trong bộ phận của mình, chịu trách nhiệm về kết quả hoàn thành công việc bộ phận của mình dưới

sự chỉ đạo, hướng dẫn và giám sát của Giám đốc văn phòng đại diện

Tuy nhiên để đạt được những chỉ tiêu công việc được giao, các bộ phận

phải chịu áp lực rất lớn trong công việc hàng ngày vì ngành Hành không đặt

tiêu chí hàng đầu cho các chuyến bay là chính xác, an toàn và đúng giờ

Vậy nên, đề tài mà tôi sẽ phân tích là Áp lực trong công việc, làm thế

nào để kiểm soát áp lực trong công việc một cách hiệu quả.

Bên cạnh tiêu chí quan trọng như đã trình bầy trên, để đạt chỉ tiêu về doanh số bán về Hành khách và Hàng hóa trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt hiện nay giữa các Hãng hàng không Quốc tế là điều không dễ Hơn thế nữa việc cung cấp các dịch vụ tối ưu cho Hành khách tại sân bay, dịch vụ đặc biệt cho các khách hàng thường xuyên, cung cấp các dịch vụ gia tăng khác cho Hành khách

và khách hàng cũng là một áp lực rất lớn cho các thành viên trong từng bộ phận

và đặc biệt là các Giám đốc bộ phận Nếu không kiểm soát tốt được các áp lực trong công việc hàng này sẽ dẫn đến các tác động xấu ảnh hưởng tới sức khỏe cũng như chất lượng của công việc Do vậy, trách nhiệm của giám đốc bộ phận

là phải lãnh đạo, quản lý và sắp xếp công việc của bộ phận mình một cách hợp

lý, có hệ thống và khoa học để nâng cao được năng suất làm việc cũng như giảm

và kiểm soát được áp lực trong công việc cho toàn đội của mình.

Để định hướng cho bộ phận của mình, các Giám đốc bộ phận phải lập ra những phương án làm việc, xử lý tình huống cụ thể cho bộ phận của mình trong các tình huống khác nhau, từ thuận lợi đến không thuận lợi để bộ phận của mình sẵn sàng đối phó với các tình huống xấu nhất để tránh không bị động trong xử lý công việc Trong ngành hàng không, tiêu chí chính xác, an toàn để các chuyến bay được cất cánh đúng giờ được đặt lên hàng đầu Vậy phải làm thế nào khi một trong những công đoạn có trục trặc như chuyến bay đó bị chậm do lỗi kỹ thuật

mà chưa biết đến khi nào sẽ xử lý được? Toàn bộ hành khách của chuyến bay đó phải đợi đến khi các kỹ sư hoàn thành công việc sủa chữa? Có thể phải chờ đến hàng giờ, có khi chuyến bay sẽ hoãn sang ngày hôm sau Như vậy sẽ ảnh hưởng đến hành trình của toàn bộ hành khách trên chuyến bay đó Sẽ có một sự hỗn độn lớn vì có những hành khách phải có các cuộc họp quan trọng tại điêm đến, có nhưng hành khách phải trung chuyển để đi tiếp đến những điểm đến khác, lịch trình của những đoàn du lịch vv nên họ cần thông tin về chuyến bay cũng như

cách giải quyết của hãng hàng không như thế nào cho sự chậm trễ của chuyến bay

Nếu người lãnh đạo không có phương án chuẩn bị tốt cho các tình huống như trên thi toàn đội sẽ không biết làm gì trước, làm gì sau, ai làm việc gì Hậu quả sẽ làm toàn bộ hành khách của chuyến bay đó phải chờ đọi trong trạng thái căng thẳng, lộn xộn vv Hậu quả là toàn đội sẽ bị áp lực lớn vì không biết phải lam thế nào để xử lý, giả quyết cho từng yêu cầu của toàn bộ hành khách trên chuyến bay đó Sự việc trên sẽ dẫn tới việc làm giảm uy tín của hãng hàng không với hành khách cũng như làm cho toàn đội chán nản, ức chế, cảm thấy sợ khi phải đối mặt với những chuyến bay như vậy

Để chuẩn bị cho những tình huống như vậy, người Lãnh đạo phải luôn luôn

có những phương án xử lý sẵn sàng trong các tình huống khó khăn:

1 Điều gì thực sự quan trọng trong tình huống này?

2. Việc đầu tiên phải xử lý, đó là gì?

3 Sự ưu tiên, tuần tự trong xử lý tình huống?

4 Với tình trạng này thì toàn đội sẽ phải phân chia thế nào?

5 Hoán đổi vị trí trong công việc ra sao nếu thiếu người chủ chốt trong xử lý tình huống

Người lãnh đạo phải có phong cách lãnh đạo được hình thành trên cơ sở kết hợp chặt chẽ và tác động qua lại biện chứng giữa yếu tố tâm lý chủ quan của người lãnh đạo và yếu tố môi trường làm việc trong quản lý và điều hành công việc Phong cách lãnh đạo không chỉ thể hiện về mặt khoa học tổ chức lãnh đạo, quản lý mà còn thể hiện tài năng, định hướng, nghệ thuật điều khiển, sắp đặt dẫn dắt công việc, tác động các thành viên giúp cho toàn đội vượt qua những khó khăn một cách hiệu quả Như vậy, giám đốc bộ phận đã thành công nhất định ban đầu trong việc lãnh đạo và quản lý công việc cũng như hạn chế và điều khiển

áp lực trong công việc cho toàn đội của mình

Bên cạnh đó, Giám đốc bộ phận phải tuân thủ các Quy định và các quy chế của công ty đề ra trong công việc xử lý các tình huống, cũng như các chỉ tiêu

được đề ra của công ty cũng như những yêu cầu, quy định của Giám đốc văn phòng đại diên

Trong văn phòng của Hãng chúng tôi tại Hà nội Giám đốc văn phòng đại diện là ngừoi Lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Hãng tại Hà nội, hướng dẫn và định hướng cho từng bộ phận nói riêng và kết quả của hoạt động kinh doanh của văn phòng nói chung, còn Giám đốc các bộ phận chịu trách nhiêm lãnh đạo, định hướng và quản lý công việc, nhân viên trong bộ phận của mình trong công việc hàng ngày cũng như đạt được mục tiêu, chỉ tiêu của bộ phận mình

Tôi xin tóm tắt một số đặc trưng so sánh giữa nhà Lãnh đạo và nhà quản lý như sau:

 Quản lý thực hiện, Lãnh đạo định hướng

 Quản lý là một bản sao, Lãnh đạo là một bản gốc

 Quản lý duy trì, Lãnh đạo phát triển

 Quản lý tập trung trên các hệ thống và cơ cấu, Lãnh đạo tập trung vào con người

 Quản lý dựa vào kiểm soát, Lãnh đạo truyền cảm hứng cho sự tin tưởng

 Quản lý có cái tầm nhìn gần trong khi Lãnh đạo có tầm nhìn xa

 Quản lý yêu cầu làm như thế nào và làm khi nào, Lãnh đạo yêu cầu làm những gì và tại sao

 Quản lý thi hành, Lãnh đạo khởi nguồn

 Quản lý chấp nhận hiện tại, Lãnh đạo chấp nhận thách thức

 Quản lý làm những điều phải, Lãnh đạo làm những điều đúng đắn

Trích và dịch trong “ The Wall street Journal Guide to management” Viết bởi Alan Murray, xuất bản Haper Business

Bên cạnh đó, văn hóa doanh nghiệp cũng đóng góp đáng kể trong sự thành

công của các Doanh nghiệp “ Văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ những nhân tố

văn hóa được doanh nghiệp chọn lọc, tạo ra, sử dụng và biểu hiện trong hoạt động kinh doanh tạo nên bản sắc kinh doanh của doanh nghiệp đó”

( trích trong tailieu.com, đề tài: Tại sao phải xây dựng Văn hóa doanh nghiệp)

Văn hóa doanh nghiệp là một trong những động lực chính thúc đẩy nhân

viên tận tâm và gắn bó với doanh nghiệp Nó tạo sự thu hút chất xám về cho Doanh nghiệp, khi văn hóa của doanh nghiệp đó đem lại cho nhân viên nhưng lợi ich thiết thực, những giá trị tinh thần được tôn vinh Đào tạo luôn luôn được chú trọng, ưu tiên để phát triển kỹ năng, kiến thức của nhân viên, giúp cho họ có đủ năng lực, kinh nghiệm để đóng góp cho công ty nói riêng và xã hội nói chung Hàng năm, các doanh nghiệp tổ chức những cuộc họp, gặp mặt của toàn bộ công ty, bao gồm các chi nhánh trong nước, hay trong khu vực để các thành viên trong doanh nghiệp hiểu, tôn trọng và ý thức phát huy nhưng giá trị văn hóa của doanh nghiệp, qua đó thấy được tinh thần đoàn kết, trách nhiệm cao cả của họ đối với doanh nghiệp của mình Các hoạt động vui chơi giải trí, thể thao, hoạt động nhóm luôn được duy trì, điều này sẽ góp phần giảm bớt căng thẳng cho

nhân viên và tăng cường tính kết hợp, tính sáng tạo của các thành viên trong nhóm nói riêng và tất cả thành viên của doanh nghiệp nói chung với nhau Các hoạt động này giúp các thành viên trong doanh nghiệp thấy gần gũi hơn với lãnh đạo doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp sẽ nhận lại những phản hồi mang tính xây dựng, gắn bó cao

Hàng năm, Văn phòng Cathay Pacific tại Viêt nam đã tổ chức rất tốt những hoạt động giao lưu giữa văn phòng tại Hà nội với văn phòng tại TP Hồ Chí Minh

từ một đến hai lần nhằm giúp cho các nhân viên tại hai miền có cơ hội giao lưu, gặp gỡ, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm cũng như đóng góp ý kiến xây dựng các phương án kinh doanh, tổ chức, từ thiện cho năm hiện tại, cũng như các năm tới

Một yếu tố rất quan trọng được coi là liều thuốc để kích thích tinh thần

làm việc, cũng như sự sáng tạo trong công việc là sự thường xuyên động viên,

khuyến khích từng cá nhân trong toàn đội của giám đốc bộ phận, cũng như

Lãnh đạo doanh nghiệp Đó cũng là một phương pháp rất có ý nghĩa để đề cao sự đóng góp trong công việc của từng cá nhân, cũng như giúp họ giảm bớt sự áp

lực, kiểm soát áp lực công việc tốt hơn Dành thời gian nói chuyện với từng cá nhân và cho họ biết Doanh nghiệp đang mong muốn điều gì ở họ, lãnh đạo luôn sẵn sàng gặp gỡ, giúp đỡ khi một trong các thành viên của đội gặp khó khăn trong công việc

Lãnh đạo luôn khuyến khích tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân, chỉ cho toàn đội thấy tầm quan trọng của từng cá nhân trong từng bộ phận nói riêng

và trong doanh nghiệp nói chung, từ đó khẳng định trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của họ

III.Kết Luận

Như vậy, phải luôn có các phương án hoạch định cụ thể cho các tình huống trong công việc để tối ưu hóa nguồn lực của từng đội, nhóm nói riêng và của các doanh nghiệp nói chung để giảm thiểu sự lộn xộn không cần thiết cũng như áp lực trong công việc Phong cách lãnh đạo, quản lý có hệ thống và kỹ

lưỡng trong chiến lược và kế hoạch cũng đóng một vai trò quan trọng trong giảm thiểu áp lực công việc Thêm vào đó là văn hóa doanh nghiệp cũng như sự động viên, khuyến khích kịp thời các thành viên, đội nhóm trong doanh nghiệp cũng giúp cho các cá nhân trong doanh nghiệp cảm thấy thoải mái, yêu doanh nghiệp

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1/ Griss – MBA – Quản Trị Hành Vi Tổ Chức

2/ www.tailieu.vn – Tại sao phải xây dựng Văn hóa doanh nghiệp

3/ The Wall street Journal Guide to management