Tìm hiểu về công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ” tại công ty cổ phần tư vấn Hà Đô

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài : 2 3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục đề tài bao gồm 3 chương: 4 B NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 5 1.1 KHÁI NIỆM VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 5 1.1.1 Khái niệm : 5 1.1.2 Vài trò : 5 1.1.3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 7 1.2 CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 8 1.2.1 Khái quát về công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ 8 1.2.2 Nội dung công tác tổ chức quản lý về văn thư, lưu trữ 9 CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HÀ ĐÔ (HADOCC.JSC.) 14 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HÀ ĐÔ 14 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 14 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô ( HADOCC.JSC.) 17 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 18 2.2 Khảo sát tình hình công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô (HADOCC.JSC.) 20 2.2.1 Khái quát công tác quản lý Văn thư, lưu trữ của HADOCC.JSC 20 2.2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của Công ty 22 2.2.3 Nhận xét 22 2.3 Công tác quản lý, soạn thảo ban hành văn bản của Công ty 23 2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 23 2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 23 2.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản của công ty. So sánh với quy định hiện hành. Nhận xét, đánh giá. 24 2.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 25 2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 34 2.5.1 Yêu cầu của việc Lập hồ sơ 35 2.5.2 Quy trình lập hồ sơ 35 2.5.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 35 2.6 Quản lý con dấu 37 2.6.1 Quản lý và sử dụng con dấu trong Công tác Văn thư 37 2.6.2 Sử dụng con dấu 37 2.6.3 Trách nhiệm của lãnh đạovà nhân viên đói với công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ công ty tư vấn Hà Đô (HADOCC.JSC.) 38 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HÀ ĐÔ (HADOCC.JSC.) 40 3.1 Nhận xét, đánh giá các ưu nhược điểm của công tác Văn thư 40 3.1.1 Nhận xét đánh giá: 40 3.1.2 Ưu điểm 40 3.1.3 Nhược điểm 41 3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm 42 KẾT LUẬN 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC 46

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công của khoa quản trị văn phòng trường Đại Học Nội Vụ

Hà Nội và sự đồng ý của ban lãnh đạo công ty cổ phần tư vấn Hà Đô, tôi đã thựchiện đề tài “ Tìm hiểu về công tác tổ chức quản lý về Văn thư- Lưu trữ” tại công

ty cổ phần tư vấn Hà Đô

Để hoàn thành tốt chương trình thực tập của mình với thời gian là 2 tháng

từ ngày (10/1-10/3/2017) tại công ty cổ phần tư vấn Hà Đô, tôi xin gửi lời cảm

ơn chân thành đến toàn thể các cán bộ, công nhân viên tại văn phòng công ty cổphần tư vấn Hà Đô đã tiếp nhận và tạo mọi điều kiện tốt nhất để tôi có thể hoànthành tốt các nhiệm vụ được giao Đặc biệt, tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đếnchị Vũ Thị Ngọc Hà – chuyên viên văn phòng là người đã trực tiếp hướng dẫn,chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực tập, cung cấp cho tôi những văn bản, số liệu

để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo của mình sau khi quá trình thực tập kếtthúc Mặc dù đã cố gắng quan sát, học hỏi và tham khảo nhiều tài liệu khác,song bài báo cáo của tôi vẫn còn rất nhiều thiếu xót, tôi rất mong nhận được sựđóng góp của các thầy cô trong khoa quản trị văn phòng để bài báo cáo của tôiđầy đủ và hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện bài tiểu luận với tên đề tài: “ Tìm hiểu về công tác tổ chứcquản lý về Văn thư- Lưu trữ” tại công ty cổ phần tư vấn Hà Đô

Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận mà tôi đã nghiên cứu trong thời gianqua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật và quy định của nhàtrường nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu luận này

Hà nội, ngày 10 tháng 3 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT CHŨ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT THƯỜNG

2 HADOCC.JSC Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô

3 ĐHĐCĐ Đại hội đại cổ đông

4 CTVTLT Công tác văn thư lưu trữ

A LỜI NÓI ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Thời đại ngày nay trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng cácloại văn bản giấy tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đườnglối chủ trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước, để báo cáo thỉnh thị, liên hệcông tác giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, ghi chép các kinh nghiệm đãđược đúc kết và các tài liệu cần thiết Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầumối là bộ phận Văn thư để quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả Do

đó công tác văn thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tìnhhình hoạt động, ưu khuyết điểm của cơ quan

Công tác văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết,

nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liênquan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức Làmtốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhữngquyết định quản lí Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hànhmọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảocho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chứcnăng, nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư làkhông thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào

Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quảntrị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đãbiết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quảntrị văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trongquá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan

tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một thực tập cho sinh viênkhoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểubiết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làmviệc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra: “Học thật đi đôi với Làmthật” và “ Học đi đôi với Hành”

Được sự đồng ý của Lãnh đạo Công ty Cổ phần tư vấn Hà Đô, em được

tiếp nhận về phòng Tổ chức Hành Chính để giúp cán bộ Văn thư của Công tynhững nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ, thực hiện các nghiệp vụ chuyênmôn khác mà mình được đào tạo và một số công việc khác dưới sự hướng dẫncủa Trưởng phòng Tổ chức Hành chính Đây là môi trường thuận lợi cho emtiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ Hành chính văn phòng,Văn thư - Lưu trữ Với kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong thời gianhọc tập tại trường, cùng với quá trình tự học và trực tiếp thực hiện các công việcthực tế ở cơ quan, em nhận thức được tầm quan trọng, cấp thiết của công tácVăn thư Và đó cũng chính là lí do em chọn “ Tìm hiểu về công tác tổ chức quản

lý về Văn thư- Lưu trữ” làm đề tài cho bài Báo cáo Thực tập này

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài :

- Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần tư vấn Hà Đô

- Khảo sát thực tiễn, nhận xét và đánh giá công tác tổ chức quản lý về Văn thưLưu trữ tại công ty

- Đề xuất Giải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư tại công ty

3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần tư vấn

Hà Đô

- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công ty

- Công tác văn thư văn phòng Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô

- Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại Công ty

* Phạm vi:

Công tác Tổ chức điều hành của các Công ty trong hệ thống “ TẬPĐOÀN HÀ ĐÔ “ nói chung và Công ty Cổ phần Tư vấn Hà Đô nói riêng

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Tham khảo từ những bài báo cáo của khóa trước

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về việcquản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềCông tác văn thư;

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về việcsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8

năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ vềviệc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ vềviệc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Công tác Văn thư là một đề tài mở, và đã được rất nhiều nước trên thếgiới đào sâu nghiên cứu và đưa ra những công trình nghiên cứu vĩ Còn ở ViệtNam, đề tài nghiên cứu về Công tác Văn thư chưa thực sự được chú trọng vì tầmnhìn tri thức còn hạn hẹp Bên cạnh đó cũng có một số công trình tiêu biểu như:

• Đề tài: “Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử ViệtNam”

Tác giả: ThS Nguyễn Thùy Trang

• Đề tài: “Đổi mới công tác Văn thư trong nền Cải cách hành chính Nhà nước”

Tác giả: Nguyễn Thị Tâm.

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện bài báo cáo này, ngoài các phương pháp chung được áp dụngnhư: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đề tài còn sử dụng cácphương pháp cụ thể như:

- Phương pháp điều tra, khảo sát:

Được áp dụng trong khảo sát công tác văn thư tại Công ty

- Phương pháp phỏng vấn đối tượng:

Được áp dụng để phỏng vấn cán bộ công nhân viên tại văn phòng công tyPhương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan

Được áp dụng đề tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan và ngoài

cơ quan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìnnhận một cách khách quan về công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư pháttriển Đô thị và Khu công nghiệp

 Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Công ty cổ

phần tư vấn Hà Đô

7 Bố cục đề tài bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luân chung công tác tổ chức quản lý về văn thư lưutrữ

Chương 2: Tìm hiểu công tác tổ chức quản lý về Văn thư lưu trữ tại Công

ty Cổ phần tư vấn Hà Đô (HADOCC.JSC.)

Chương 3 : Kết luận và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổchức quản lý về văn thư lưu trữ trong công ty cổ phần tư vấn Hà Đô(HADOCC.JSC.)

Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định,

vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quantrong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp Chính vì vậy, để báo cáođược hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiếnđóng góp quý báu của các cán bộ, nhân viên trong Công ty, các thầy, cô trongKhoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáo của em được hoàn thiện hơn

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN

LÝ VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 KHÁI NIỆM VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1.1.1 Khái niệm :

Công tác văn thư : là công tác là tất cả những công việc liên quan tới côngvăn giấy tờ bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản ( đối với tài liệu đi ) và khi tiếpnhận ( đối với tài liệu đi ) đến khi giải quyết xong công việc lập hồ sơ và lưunộp hồ sơ vào lưu trữu cơ quan

Công tác văn thư là công tác qua trọng đối với các cơ quan tổ chức nhànước cũng như các tổ chức chính trị và tổ chức tư nhân

Công tác lưu trữ : công tác lưu trữu là tất cả những công việc liên quan tớiviệc tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữu để phục vụ cho yêu cầu của xãhội, nghiên cứu khoa học,

1.1.2 Vài trò :

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng trong các hoạtđộng của văn phòng tổ chức, công tác văn thư lưu trữu giúp các tổ chức, cơ quanthực hiên chức năng, nhiệm vụ của mình

Công tác văn thư, lưu trữu mang nhiều ý nghĩa đối với kinh tế , chính trị,

xã hội, văn hóa , đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đếp các hoạt động của xã hội

Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệptrong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những vănbản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Việcsoạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn vàphát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn Do đó, khi các cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu đượchình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịpthời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việchằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ

thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòngkhông giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tảinhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trítrong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũngphải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tàiliệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, song một vài năm trở lạiđây, không ít người coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của nhữngngười làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứngđáng Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư,lưu trữ, cần phải được nhìn nhận lại

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cánhân nào Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài,rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơquan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt vềchuyên môn, nghiệp vụ, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơquan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành Đừng vì nhữngnhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận đóng góp của độingũ những người làm văn thư, lưu trữ - những con người hy sinh thầm lặng Cóthể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệthông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy

sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưngkhông vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trongmỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phảitập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệuđiện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ

Qua đó để chung ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thểthiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thểchứ không riêng một cá nhân nào Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạtđược những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc

biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sựđánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưađúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ nhữngngười làm văn thư, lưu trữ.

1.1.3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Công tác văn thư với vai trò nhằm đảm bảo thông tin phục vụ hoạt độngquản lý, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị Công tác lưu trữ là tổ chức lựachọn, lưu giữ các hồ sơ tài liệu có giá trị để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụngcủa cơ quan, đơn vị, xã hội Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệchặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện liên tục trong quá trình từsoạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữlịch sử

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lýtrước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữtốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thờinhất cho người soạn thảo văn bản

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần thực hiện tốt côngtác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởngquan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơnhư là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lậpkhoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công táclưu trữ phát triển, từ đó phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Trong hoạt động củacác cơ quan đơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo,điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn bản Vai trò của công tác văn thư

và lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiếtgóp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, nâng cao chấtlượng hiệu quả thực thi nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay

1.2 CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.2.1 Khái quát về công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ

Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọngtrong bất kỳ tổ chức cơ quan nào từ khi thành lập Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do

lĩnh vực hoạt động khác nhau nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhaunhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều liên quanđến văn bản, giấy tờ, tài liệu Các loại văn bản này đều có nhu cầu được lưu giữlại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết cho công việc sau này Bởi vì đây là nhữngbản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rấtcao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản antoàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, đốivới mỗi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư lưu trữ là vấn đề quan trọng tất yếu,

vì đó tài nguyên quan trọng mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữnhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản

lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trựctiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hoạt động hiệuquả của cơ quan tổ chức

Như chúng ta đã biết, công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữu bao gồmcác nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sửdụng con dấu, việc lập hồ sơ, theo dõi các hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tìnhhình xử lý văn bản Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bảnđến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệmcủa người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bảnđến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức;việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giaogiải quyết công việc… Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân,

từ thủ trưởng đơn vị đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thựchiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc đượcgiao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những ngườilàm văn thư

Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hànhkịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợicho việc tra cứu, cung cấp thông tin… luôn đòi hỏi người làm công tác văn thưlưu trữ luôn phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặp

không ít áp lực trong công việc.

Hơn nữa, đối với nhiều, công việc xử lý văn bản được giao khi đã giảiquyết xong là thấy hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ,quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩrằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trântrọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó Cho nên, công tác lưu trữ tài liệu hồ sơcũng là vấn đề bất cập nhiều cơ quan, đơn vị Không gian lưu trữ luôn luôn quátải vì hàng năm sẽ phát sinh nhiều văn bản tài liệu Nhiều đơn vị, các hồ sơ tàiliệu mới thậm chí được chất đống, lưu trữ trong các bao tải, thùng cát tông…

1.2.2 Nội dung công tác tổ chức quản lý về văn thư, lưu trữ :

* Nội dung của công tác văn thư:

- Soạn thảo và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu

- Bảo quản con dấu

- Sử dụng con dấu

* Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các

cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:

- Nhanh chóng:

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xâydựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bảnnhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết vănbản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ýnghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản Đồng thời gây tốn kém tiền của,công sức và thời gian của các cơ quan

- Chính xác

Chính xác về nội dung của văn bản:

+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phảiphù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhànước cấp trên

+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợpvới thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …

+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

Chính xác về mặt thể thức văn bản:

+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quyđịnh: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm banhành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, condấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản các yếu tố thông tin nêu trên phải được trìnhbày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ

+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành

Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ

+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả cáckhâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản

- Hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắnliền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy,yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảmbảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và

có năng suất, chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trởthành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình

độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi

cơ quan Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng cácphương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng caohiệu quả của công tác văn thư

* Nội dung Công tác lưu trữ:

Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản antoàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đặt ra, nội dung

cụ thể của công tác lưu trữ như sau:

Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.Bởi vì trong công tác lưu trữ là một hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọngcủa tất cả các cơ quan, tổ chức Vì vậy, để thực hiện tôt công tác lưu trữ , trongmỗi cơ quan ,tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ Thựchiện các nghiệp vụ cụ thể như: Thu thập tài liệu; phân loại tài liệu, xác định giátrị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, tổ chức khaithác tài liệu, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của cơ quan

Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướngdẫn về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước Để thựchiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy địnhnhững vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia Hệ thốngnhững văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp

lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của Nhànước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đócũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toànquốc

Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ một trong những nội dung quan trọngcủa công tác lưu trữ là việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:

- Thu thập, bổ sung tài liệu

- Phân loại tài liệu

- Xác định giá trị tài liệu

- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ

- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu

- Chỉnh lý tài liệu

- Tổ chức bảo quản tài liệu

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ

- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác lưu trữ

Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan , tổ chức

đã quy định rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướngdẫn về công tác lưu trữ

Kiểm tra đánh giá về công tác lưu trữ là khâu then chốt giúp các cơ quan

tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy định trong các văn bản quy địnhcủa nhà nước một ngành, một lĩnh vực nhất định

Tiểu kết chương 1:

Công tác văn thư lưu trữ là hoạt động không thể thiếu ở bất kì cơ quan tổchức nào, công tác này giúp công việc được giải quyết nhanh chóng nâng caohiệu quả của công việc trong công ty, đồng thời cung cấp dữ liệu tài liệu khi cần

CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HÀ ĐÔ (HADOCC.JSC.) 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HÀ ĐÔ

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Tên công ty:Công ty Cổ phần Tư vấn Hà Đô

Tên giao dịch với nước ngoài: Hado Consultant Joint Stock Company.Tên viết tắt: HADOCC.JSC

Trụ sở chính: Tầng 5 Toà nhà Hà Đô, 186 Hoàng Sâm, Cầu Giấy, Hà NộiĐiện thoại: 04.37 568 872

Fax: 04.37 910 942

Email: hadotv@hadocc.com

Công ty Cổ phần Tư vấn Hà Đô thuộc trong hệ thống công ty thành viêncủa TẬP ĐOÀN HÀ ĐÔ, là một trong những tập đoàn lớn mạnh có vốn đầu tưcao, đóng góp không nhỏ đối với sự phát triển kinh tế của Việt Nam

Mục tiêu của Tập đoàn Hà Đô là phát triển và lớn mạnh không ngừng dựatrên nền tảng chất lượng công trình, chất lượng dịch vụ và chiến lược kinhdoanh lâu dài, từng bước trở thành một Tập đoàn đầu tư, kinh doanh bất độngsản hàng đầu tại Việt Nam Từ tiền thân là Công ty xây dựng Hà Đô, tới nay Hà

Đô đã trở thành Tập đoàn đầu tư, xây dựng, tư vấn và kinh doanh hùng mạnh.Với 12 Công ty thành viên hoạt động chuyên nghiệp trên từng lĩnh vực, Tậpđoàn Hà Đô luôn đạt được thành công trong mọi công trình, dự án và được đốitác, khách hàng tin tưởng

Chiến lược phát triển của Tập đoàn Hà Đô là đa dạng hóa các hoạt độngđầu tư như kinh doanh Bất động sản, khách sạn, khu nghỉ dưỡng cao cấp, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng

- Tiếp tục phát triển các dự án khu đô thị theo hướng hiện đại, tiện ích vàdịch vụ tốt ở trong nước và quốc tế

- Hợp tác và phát triển các dự án nhà ở Quân đội, dân sự

- Phát triển các khu du lịch sinh thái, nghỉ dưỡng cao cấp, hệ thống kháchsạn mang thương hiệu Hà Đô

- Phát triển văn phòng cho thuê và trung tâm thương mại tại các khu đôthị lớn của đất nước

- Phát triển dịch vụ Quản lý và kinh doanh bất động sản theo hướngchuyên nghiệp

- Phát triển năng lượng tái tạo như thủy điện, năng lượng gió, năng lượng

tư thành phố Hà Nội cấp ngày 07 tháng 3 năm 2008.

- Công ty có đội ngũ cán bộ Kiến trúc sư, Kỹ sư với nhiều năm kinhnghiệm, có trình độ đại học và trên đại học, có hệ thống máy móc thiết bị hiệnđại, sử dụng các phần mềm trong thiết kế và tính toán tiên tiến Nhờ vậy, Công

ty luôn hoàn thành các hồ sơ tư vấn thiết kế và dịch vụ trong ngành xây dựng đạtchất lượng cao, được các Chủ đầu tư hài lòng và tin cậy Lĩnh vực hoạt động

1 Tư vấn Thiết kế:

- Thiết kế quy hoạch:

Quy hoạch vùng, quy hoạch chung và quy hoạch chi tiết các khu dân cư,khu đô thị và khu công nghiệp, khu vui chơi giải trí – thể thao – du lịch

Quy hoạch hạ tầng kỹ thuật đô thị (cấp điện, cấp thoát nước, hệ thốngthông tin liên lạc, hệ thống chống sét, phòng cháy chữa cháy, công nghệ môitrường…)

- Thiết kế công trình :

Tổng thầu tư vấn, thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng,công nghiệp, văn hoá - thông tin, giáo dục, y tế, du lịch, giao thông, thuỷ lợi, hạtầng kỹ thuật công trình (cấp điện, cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc, hệthống chống sét, phòng cháy chữa cháy, công nghệ môi trường…)

Thiết kế trang trí nội, ngoại thất công trình,

Thiết kế hệ thống thiết bị, dây chuyền công nghệ cho các công trình

2 Lập dự án và quản lý đầu tư xây dựng cho các dự án đầu tư có vốntrong nước và nước ngoài

3 Khảo sát xây dựng : Khảo sát địa hình, địa chất công trình, địa chấtthuỷ văn để xác định các thông số kỹ thuật phục vụ lập dự án đầu tư và thiết kếcông trình

4 Thẩm tra : Thẩm tra thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công các côngtrình xây dựng thuộc các dự án đầu tư trong và ngoài nước

5 Tư vấn đấu thầu : Lập hồ sơ mời thầu và tư vấn đấu thầu đối với cáccông việc về thiết kế, xây lắp công trình và mua sắm thiết bị

6 Tư vấn giám sát : Thay mặt chủ đầu tư giám sát thi công tại công

trường, kiểm tra quản lý chất lượng công trình xây dựng.

7 Kiểm định chất lượng công trình xây dựng

8 Các dịch vụ khác :

Dịch vụ tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp luật, tư vấn tài chính)

Tư vấn và chuyển giao công nghệ, phát triển công nghệ kỹ thuật xây dựngmới cùng các dịch vụ khoa học kỹ thuật có liên quan

9 Hợp tác – liên danh: Công ty hiện nay đang hợp tác và liên danh vớimột số công ty tư vấn thiết kế nước ngoài để triển khai các dự án có quy mô lớn,trong và ngoài nước Đáp ứng được nhu cầu về chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuậtcho từng công trình áp dụng công nghệ hiện đại trong thiết kế và quản lý dự án

2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô ( HADOCC.JSC.)

- Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

- Quyết định chiến lược đầu tư phát triển của công ty trên cơ sở mục đích cácchiến lược mà đại hội đồng quản trị đặt ra và thông qua

- Kiến nghị sữa chữa bổ sung điểu lệ, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm, báocáo tài chính, quyết đoán năm, phương án phân phối lọi nhuận và phuơng phápphát triển sản suất kinh doanh

- Đề xuất tái cơ cấu hoặc giải thể công ty

- Các quyền được quy đinh tại điều lệ

• Tổng giám đốc :

Là người trực tiếp điều hành quản lý công ty đưa ra những quyết địnhphương án thực hiện công việc kinh doanh của công ty, đồng thời là người kiểmtra đánh giá các hoạt động cấp dưới , các phòng ban

• Ban kiểm soát :

Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đônbg bầu ra gồm hai thành viên chịutrách nhiệm giám sát mọi hoạt động quản trị và sản suất kinh doanh của công ty.Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước đại hộ đồng cổ đông về những hoạt động

đã thực hiện theo quyền hạn và nghĩa vụ được giao

Quyền hạn và nghĩa vụ của BKS:

- Kiểm tra sổ sách và báo cáo tài chính của công ty, kiểm tra tính hợp pháp củaquy trình sản suất kinh doanh của công ty, kiểm tra việc thực hiện các chủtrương của cấp trên phổ biến xuống các bộ phận

- Trình ĐHĐCĐ về báo cáo tài chính , đề xuất ý kiến độc lập, kiến nghị các giảipháp thẩm tra giám sát

- Yêu cầu HĐQT triệu tập ĐHĐCĐ bất thường nếu cần thiết

• Phó TGĐ Kỹ thuật

- Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi công, nghiên cứu tìm gia cácphương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị, giám sát quá trình thi công

và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm

- Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụ phát sinhhàng ngày của công ty Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuất nhậpnguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh thanh toán với kháchhàng, nhà cung ứng, ngân hàng, theo dõi cơ cấu vốn

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty

- Thiết kế công trình :

Tổng thầu tư vấn, thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng,công nghiệp, văn hoá - thông tin, giáo dục, y tế, du lịch, giao thông, thuỷ lợi, hạ

tầng kỹ thuật công trình (cấp điện, cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc, hệthống chống sét, phòng cháy chữa cháy, công nghệ môi trường…)

Thiết kế trang trí nội, ngoại thất công trình,

-Tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát chất lượng thi công công trìnhxây dựng; tiếp nhận và chuyển giao hệ thống thiết bị, công nghệ mới các lĩnhvực ngành xây dựng, giao thông, thủy lợi; dịch vụ tư vấn, môi giới và định giábất động sản;

- Lập dự án đầu tư, khảo sát, quy hoạch chi tiết, thiết kế công trình xâydựng; thẩm tra dự án đầu tư, thẩm tra thiết kế và dự toán các công trình giaothông thủy lợi;

- Kiểm tra giám định chất lượng công trình xây dựng; xác định nguyênnhân và thiết kế sửa chữa, khắc phục sự cố các công trình xây dựng; kiểm tra,chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực và chứng nhận sự phù hợp vềchất lượng công trinh xây dựng;

- Khảo sát địa chất thủy văn, môi trường; khảo sát trắc địa; quan trắc lún,biến dạng công trình;

- Xây dựng công nghiệp, dân dụng, trang trí nội ngoại thất, cơ sở hạ tầng khucông nghiệp, khu dân cư,khu đô thị và công trình cấp thoát nước - xử lý môi trường;

- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, các cấu kiện bê tông; ống thoátnước; xuất khẩu, nhập khẩu, mua bán, cho thuê vật tư, máy móc, thiết bị, phụtùng, dây chuyền công nghệ; kinh doanh vận chuyển hàng hóa; kinh doanh bấtđộng sản;

- Bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến thông tin khoa học công nghệ xây dựng vàtiêu chuẩn hóa xây dựng; bồi dưỡng tập huán các chuyên đề kỹ thuật phục vụ côngtác xây dựng và các lĩnh vực khác theo nhu cầu xã hội mà luật pháp cho phép;

- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của Pháp luật

b Nhiệm vụ, quyền hạn

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…theo đúng quy định của pháp luật

Công ty Cổ phần Tư vấm Hà Đô ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh

của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.

Luôn lấy chữ tín làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh;

- Đầu tư, nâng cấp và đổi mới trang thiết bị thi công phục vụ sản xuấtkinh doanh;

- Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ để đáp ứng mọi yêu cầu của kháchhàng;

- Tạo dựng tập thể đoàn kết, thân ái;

- Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và chế độ đảm bảo an toàn vệ sinhcho người lao động;

- Mở rộng hợp tác trên nguyên tắc các bên cùng có lợi

Đây chính là những triết lý văn hoá kinh doanh của Hà Đô đang nỗ lực đểngày càng hoàn thiện hơn “Sự hài lòng của quý khách về chất lượng, giá thành củasản phẩm cũng như về tiến độ thi công chính là niềm hạnh phúc của Hà Đô”

2.2 Khảo sát tình hình công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô (HADOCC.JSC.)

2.2.1 Khái quát công tác quản lý Văn thư, lưu trữ của HADOCC.JSC

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quantrọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có chức năng nhiệm vụ riêngnhưng đều có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ranhững giấy tờ liên quan là những văn bản, tài liệu có giá trị đều được giữ lại đểtra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây chính là những căn cứ xác nhận sự việc

đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Hoạt động công tác văn thư trở nênthường xuyên ở cơ quan, doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc nâng caochất lượng lãnh đạo, chỉ đạo hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp Bởi vậy, ban hành quy định quản lý về công tác văn thư là vấn đề quantrọng và có yêu cầu cao về tính chính xác, hợp lý, đảm bảo tính pháp lý và phùhợp với nền hành chính nước ta

Hiện tại Công ty Cổ phần tư vấn Hà Đô chưa có văn bản nào do chính

công ty ban hành để quản lý về công tác văn thư – lưu trữ của công ty mình.Công ty tiến hành thực hiện theo những văn bản do các cơ quan Trung ương đãban hành về công tác văn thư – lưu trữ Cụ thể:

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về việc quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về Công tác văn thư

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ

về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ cơ quan

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bảnđến

2.2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của Công ty

Công tác Văn thư của công ty Cổ phần tư vấn Hà Đô được một tổ cán bộ

Văn thư gồm có 1 cán bộ Văn thư chuyên trách và 2 cán bộ văn thư kiêm nhiệm,với trình độ chuyên môn bậc Đại học trở lên đảm nhiệm và được tổ chức theo

mô hình văn thư tập trung Tất cả văn bản đến và văn bản đi, tổ chức quản lý,đóng dấu, lập hồ sơ và sao lưu tài liệu đều tập trung tại văn thư

Để phù hợp với điều kiện thực tế Công ty có tổ Văn thư chuyên tráchthuộc phòng Tổ chức- Hành chính trực thuộc Văn phòng cơ quan thực hiện cáccông việc có liên quan đến công tác văn thư do Trưởng phòng giao

Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiện nay.Tuy nhiên vẫn còn những ưu điểm và nhược điểm:

2.2.3 Nhận xét

* Ưu điểm:

- Công tác văn thư được thực hiện khoa học,được sự quan tâm, chỉ đạokịp thời của ban lãnh đạo công ty Thường xuyên tổ chức cho các cán bộ thamgia vào các lớp bồi dưỡng, các lớp tập huấn nghiệp vụ để nâng cao trình độchuyên môn

- Văn thư đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp lãnh đạo

giải quyết công việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời.

- Việc đăng ký văn bản đúng theo quy định của Nhà nước

- Giúp cho Công ty quản lý thống nhất văn bản đi - đến Số lượng văn bảnđược thống kê giúp cho việc tra tìm văn bản một cách dễ dàng và thuận tiện

- Các khâu nghiệp vụ được tập trung tại một bộ phận riêng biệt, thốngnhất nên mang lại hiệu quả công việc cao, chất lượng tốt

* Nhược điểm:

- Việc cán bộ, nhân viên làm việc quản lí theo mô hình tập trung, thốngnhất thực hiện nghiệp vụ vì vậy không có sự sáng tạo, tìm ra những cái mớitrong công tác văn thư

- Mô hình tổ chức văn thư tập trung nên có lúc công việc tập trung nhiềudẫn đến ứ đọng, nhân viên làm nhanh để kịp tiến độ đôi khi dẫn đến sai sót vànhầm lẫn trong công việc

- Một số văn bản còn bỏ sót sổ, và còn nhiều lỗi văn bản về hình thứccũng như nội dung

2.3 Công tác quản lý, soạn thảo ban hành văn bản của Công ty

2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty

Công ty Cổ phần tư vấn Hà Đô không có thẩm quyền ban hành văn bảnquy phạm pháp luật Để quản lý, điều hành và tổ chức các hoạt động thì công ty

đã ban hành các loại văn bản như: Văn bản hành chính, bao gồm văn bản hànhchính cá biệt (Quyết định, chỉ thị) và văn bản hành chính thông thường: Quyếtđịnh, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, báo cáo, biênbản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy đi đường…

Các văn bản quản lý điều hành như , đơn, thông báo thì lãnh đạo làngười được ban hành

2.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty

Thể thức của văn bản là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản, đảmbảo cho các văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng trong quá trình hoạtđộng của cơ quan Vì vậy, khi ban hành văn bản phải đảm bảo đầy đủ các thànhphần thể thức theo quy định của Nhà nước, nếu thiếu các thành phần thể thứctheo quy định thì văn bản sẽ không có tính chính xác và hiệu lực pháp lý

Trong quá trình kiến tập ở Công ty Cổ phần tư vấn Hà Đô em được tiếpxúc với những văn bản do công ty ban hành, em có vài nhận xét về thể thức và

kỹ thuật trình bày của công ty như sau:

Nhìn chung các văn bản do công ty ban hành đều đảm bảo các thành phầnthể thức được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính

• Cỡ chữ trong các phần trong văn bản còn chưa đúng với quy định

• Số, ký hiệu văn bản: văn bản của công ty ban hành trình bày như sau:

“Số: 04/CV-CT02”

Việc trình bày như vậy là sai so với quy định, vì Công văn là loại văn bảnkhông có tên loại nên việc trình bày ký hiệu CV của công văn như vậy là sai thểthức

• Từ “Nơi nhận” sai về cỡ chữ, không viết nghiêng

2.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản của công ty So sánh với quy định hiện hành Nhận xét, đánh giá.

Bước 1 Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết vàthực hiện văn bản

Bước 2 Thu thập và xử lí thông tin đến văn bản cần ban hành

Bước 3 Xây dựng đề cương chi tiết và lập bản thảo

Bước 4 Duyệt bản thảo văn bản

Bước 5 Trình lãnh đạo đơn vị soạn thảo phê duyệt về nội dung và thểthức

Các bước trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan rất