THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1 : KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CƠ CẤU, TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN C ỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI H ỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI HỒ CHÍ MINH 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành: 4 1.1.2. Chức năng,nhiệm vụ,Quyền hạn. 5 1.1.2.1. Vị trí và chức năng. 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 6 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Tình hình tổ chức ,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của bộ phận Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành chính Quản trị Kế hoạch. 8 1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính Quản trị Kế hoạch 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành chính Quản trị Kế hoạch 9 CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH. 11 2.1. Thực tiễn công tác văn thư. 11 2.1.1. Số lượng từng loại văn bản đi của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh ban hành hàng năm. 11 2.1.2. Thực hiện quy trình quản lý văn bản đến 12 2.1.3. Thực hiện quy trình quản lý văn bản đi 15 2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ 19 2.2.1.Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh: 19 2.2.2. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 20 CHƯƠNG 3 : SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 23 3.1. Những ưu điểm ,hạn chế và nguyên nhân của công tác văn thưlưu trữ tại Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh. 23 3.1.3. Ưu điểm. 23 3.1.2. Hạn chế 24 3.1.3. Nguyên nhân 25 3.2. Những điểm giống và khác nhau giữa lý luận và thực tiễn khi áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tại bộ phận văn thư của phòng Hành chínhQuản trịTổ chức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh. 25 3.2.1. Những điểm giống nhau 25 3.2.2. Những điểm khác nhau 25 3.3. Đề xuất nâng cao năng suất và chất lượng của công tác Văn thư Lưu trữ ở Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh 26 3.3.1.Đề xuất nâng cao năng suất và chất lượng của công tác Văn thư 26 3.3.2.Đề xuất nâng cao năng suất và chất lượng của công tác Lưu trữ 27 PHẦN KẾT LUẬN 28 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 : KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CƠ CẤU, TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN C ỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI H ỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI HỒ CHÍ MINH 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh 4

1.1.1 Lịch sử hình thành: 4

1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ,Quyền hạn 5

1.1.2.1 Vị trí và chức năng 5

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.2 Tình hình tổ chức ,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của bộ phận Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành chính -Quản trị -Kế hoạch 8

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính- Quản trị -Kế hoạch 8 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành chính- Quản trị -Kế hoạch 9

CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 11

2.1 Thực tiễn công tác văn thư 11

2.1.1 Số lượng từng loại văn bản đi của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh ban hành hàng năm 11

2.1.2 Thực hiện quy trình quản lý văn bản đến 12

2.1.3 Thực hiện quy trình quản lý văn bản đi 15

2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ 19

2.2.1.Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh: 19

2.2.2 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 20

CHƯƠNG 3 : SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 23

3.1 Những ưu điểm ,hạn chế và nguyên nhân của công tác văn thư-lưu trữ tại Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh 23

3.1.3 Ưu điểm 23

3.1.2 Hạn chế 24

3.1.3 Nguyên nhân 25

3.2 Những điểm giống và khác nhau giữa lý luận và thực tiễn khi áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tại bộ phận văn thư của phòng Hành chính-Quản trị-Tổ chức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh 25

3.2.1 Những điểm giống nhau 25

3.2.2 Những điểm khác nhau 25

3.3 Đề xuất nâng cao năng suất và chất lượng của công tác Văn thư Lưu trữ ở Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh 26

3.3.1.Đề xuất nâng cao năng suất và chất lượng của công tác Văn thư .26

3.3.2.Đề xuất nâng cao năng suất và chất lượng của công tác Lưu trữ .27

PHẦN KẾT LUẬN 28 PHẦN PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới đất nước và tiến trình hội nhập như hiện nay

bộ máy chính quyền Nhà nước, các cơ quan, xí nghiệp ngày được cũng cố vàkiện toàn để phù hợp với xu thế của đất nước Để phù hợp với tiến trình đó,mỗi cơ quan, các tổ chức đều cần có một bộ phận nghiệp vụ Văn thư Lưu Trữ Hiểu được vấn đề và được sự cho phép của Bộ Nội Vụ Trường Đại học Nội

Vụ Hà Nội đã thành lập đào tạo chuyên ngành Văn thư -Lưu Trữ Nhằm đàotạo đội ngũ cán bộ, nhân viên có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng nhưkhã năng, năng lực để đảm nhiệm tốt công tác công văn giấy tờ cho các bộmáy của chính quyền, Đảng, Khối đoàn thể và các cơ quan

Trong suốt thời gian học tập, qua những bài giảng của thầy, cô, cũngnhư qua tài liệu tìm hiểu trong thư viện của nhà trường, đã cho chúng tôi lĩnhhội được những kiến thức để chuẩn bị cho hành trang bước vào đời Góp phầnxây dựng đất nước giàu mạnh, nhưng mới chỉ là lý thuyết thì chưa đủ mà phảithực hiện phương châm “học đi đôi với hành” “lý thuyết gắn liền với thựctiễn” Đó là một yêu cầu không thể thiếu trong mỗi khóa học Vì vậy, nhàtrường đã tổ chức cho sinh viên đi kiến tập để cọ sát với thực tế, giúp chochúng tôi vận dụng lý thuyết đã học vào thực tế để có thể nắm chắc hơnnhững kiến thức đã học Không làm cho sinh viên ngỡ ngàng, lúng túng, khi

ra môi trường công việc

Chình vì lẽ đó vào đợt cuối tháng 5 này là Khoa Văn thư – Lưu trữcủa Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức kỳ kiến tập dành cho sinh viênnăm ba đi kiến tập nghề nghiệp Đây là cơ hội để sinh viên chúng tôi hiểubiết thêm về ngành nghề của mình đang học và thể hiện những gì đã tiếp thuđược trong 3 năm học ở Trường

Tôi đã chọn Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ ChíMinh để thực hiện đợt kiến tập này Được sự chấp nhận của Giám đốc Cơ sởTrường Đại học Nội Vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh và Phòng Hànhchính- Quản trị-Tổ chức, tôi đã có đợt kiến đúng quy định về thời gian cũng

như thực hành tốt các nội dung bản đề cương kiến tập đề ra.

Trong quá trình kiến tập tại phòng Hành chính - Quản trị -Tổng hợp tôi

đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ dạy nhiệt tình, cụ thể của các viên chứcchuyên môn phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức và sự giúp đỡ của ThầyĐào Thế Dũng từ đó mọi thắc mắc về nghiệp vụ chuyên môn đều được giảiđáp giúp tôi nắm vững và củng cố kiến thức đã học Tôi được làm việc trongmôi trường văn phòng hiện đại với đầy đủ trang thiết bị giúp tôi học phongcách làm việc của thời đại mới Tôi được hướng dẫn thực tập sát với chuyênngành tạo điều kiện để tôi phát huy tốt năng lực nghiệp vụ Nhưng trong quátrình kiến tập tôi cũng gặp ít khó khăn về chuyên môn và nghiệp vụ chưahoàn thiện Do ít được tiếp xúc với công việc thực tế nên một số khâu nghiệp

vụ tôi còn chậm chạp, lúng túng cũng như chưa thật sự thực hiện tốt nhữngcông việc được giao và còn khá bỡ ngỡ trước những trang thiết bị hiện đại

Tôi xin cam đoan báo cáo kiến tập: “Công tác văn thư - lưu trữ tại Cơ

sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh” là công trình

nghiên cứu của riêng tôi Trong bài báo cáo kiến tập tôi có sử dụng một sốđánh giá, nhận xét của các tác giả khác, cơ quan hay tổ chức có liên quan đãđược trích nguồn Để hoàn thành tốt bài báo, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắcđến:

Hoàn thành đợt kiến tập này tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban giámhiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy cô khoa Văn thư –Lưu trữ đãtạo điều kiện hết sức cho chúng tôi tiếp cần với các môn học cơ bản vàchuyên nghành , từ đó có nền tảng kiến thức vững chắc để hoàn thành quátrình kiếp tập và viết bài báo cáo kiến tập này Và tôi cũng xin cảm ơn tớiBan Giám đốc Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ ChíMinh và Phòng Hành chính – Quản trị - Tổ chức đã tạo điều kiện và tiếp nhậntôi vào kiến tập

Tôi xin cảm ơn các viên chức chuyên môn Phòng Hành chính – Quảntrị - Tổ chức, đặc biệt là Văn thư- Lưu trữ cơ quan đã nhiệt tình giúp đỡ chỉ

dẫn tôi trong quá trình kiến tập Tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Đào ThếDũng đã hướng dẫn tôi trong quá trình kiến tập và đã truyền đạt những kiếnthức thực tiễn để tôi có thể áp dụng vào thực tế sau này.

Tôi xin chân thành cảm ơn và kính chúc sức khỏe quý thầy cô và cácviên chức trong Trường

Hà Nội, Ngày 19 tháng 6 năm 2017

Sinh viên kiến tập

Nguyễn Thị Hằng

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 : KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CƠ CẤU, TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN C ỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI

H ỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI HỒ CHÍ MINH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn , cơ cấu

tổ chức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.

1.1.1 Lịch sử hình thành:

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trải qua 3 giai đoạn :

- Giai đoạn từ năm 1971-2005 (Trường Trung cấp):

+ Năm 1971, Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theoquyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng

+ Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng , Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủban hành Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Vănthư Lưu trữ Thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I

+ Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ban hành quyết định số64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụvăn phòng I thành Trường Trung học Văn Thư Lưu trữ Trung ương I

- Giai đoạn từ năm 2005- 2011 (Trường Cao đẳng):

+Ngày 15/6/205 Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưutrữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ươngI,Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của BộGiáo dục và Đào tạo,Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng

- Giai đoạn từ tháng 11/2011 (Trường Đại học):

+Ngày 14/11/2011, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết địnhsố216/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+Ngày 19/4/2012, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số347/QĐ-BNV về quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước ,thực trạng nguồn nhận lực Nghành Nội vụ tại Miền Nam còn nhiều hạn chế

về số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới.Côngtác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn , đào tạo gặp nhiều khó khănnên chưa đạt những kết quả như mong muốn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đã quyết định thành lập phân hiệu của trường tại Thành phố Hồ Chí Minh

+ Vào ngày 17/10/2012 theo quyết định số :879/QĐ-ĐHNV củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã Quyết định Thành lập Văn phòng Đại diệncủa Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh chịu sự quản

lí trước tiếp của Ban Giám hiệu, có Trưởng Văn phòng Đại diện,biến chếnhận sự không quá 7 người

+Vào ngày 18/12/215, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số1877/QĐ-BNV về thành lập Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tại Thànhphố Hồ Chí Minh.Quy định chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổchức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minhđược Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành trong Quyết định

số 499/QĐ-ĐHNV, ngày 25/3/2016

1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ,Quyền hạn.

(Trích trong Điều 1,Điều 2 trong Quyết định 499/QĐ-BNV,ngày 25/3/206 quy định chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh)

1.1.2.1 Vị trí và chức năng.

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ ChíMinh(sau đây gọi là Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh) là đơn vị trực thuộcTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhânlực;hợp tác quốc tế ;nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoahọc công nghệ phục vụ phát triển kinh tế-xã hội theo chức năng,nhiệm vụ củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có con dấu,tài khoản riêng tại kho bạcnhà nước và ngân hàng.

- Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có trụ sở đặt tại Thành phố Hồ ChíMinh

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

- Căn cứ quy hoạch , kế hoạch chung của Trường, lập quy hoạch, kếhoạch dài hạn, trung hạn,,ngắn hạn,hàng năm về xây dựng và phát triển cơ sởphụ hợp với yêu cầu về đào tạo,bồi dưỡng trình Hiệu Trưởng phê duyệt và tổchức thực hiện sau khi được phê duyệt

- Tổ chức đào tạo ,bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sauđại học thuộc các nghành ,lĩnh vực trường Đại học Nội vụ Hà Nội được phépđào tạo sau khi có ý kiến cho phép của Hiệu trưởng

- Phối hợp với các Phòng chức năng của Trường tổ chức tuyển sinh ,khai giảng, bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa chosinh viên; tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho cáclớp thuộc cơ quan thành phố Hồ Chí Minh quản lí

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyênmôn,nghiệp vụ theo nhiệm vụ được giao

- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức , nhân sự,quản lý viên chức,ngườilao động và người thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh Thực hiện ký hợpđồng lao đồng vụ việc theo phân cấp của Hiệu trưởng

- Huy động, quản lí, sử dụng các nguồn lực theo quy định của phạpluật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động đào tạo và dịch vụ để đầu tư xây dựng

cơ sở vật chất của Cơ sở thành phố Hồ Chí Minhvà chi cho các hoạt động đàotạo theo quy định của pháp luật

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đạihóa

- Chủ trì, tìm kiến và phối hợp với các đối tác xây dựng và thực hiệncác chương trình liên kết về đào tạo các bậc,hệ đào tạo

- Quản lý nội dung ,phương pháp ,chất lượng đào tạo, quản lý chấtlương hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộcthuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh.

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức,cá nhân trong hoạt độngđào tạo;

- Tham gia quy trình tự đánh giá chất lượng đào tạo của Cơ sở thànhphố Hồ Chí Minh và chịu sự kiểm định chất lượng đào tạo của cơ quan cóthẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng của Cơ sởthành phố Hồ Chí Minh; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng vàkhông ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,

y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục , gắn đào tạovới sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội,bổ sung nguồn tàichính cho Cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh

- Tham gia hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ;tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế-xã hộicủa địa phương và đất nước;thực hiện dịch vụ khoa học theo quy định củapháp luật

- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ viên chức; kế hoạch trang bị cơ

sở vật chất theo hướng chuẩn hóa; kế hoạch tăng cường điều kiện đảm bảochất lượng đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốctế

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị

tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo,bồidưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ,cho giảng vien và cán bộnhân viên thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh

- Tổ chức đánh giá viên chức và người học thuộc Cơ sở thành phố HồChí Minh; tham gia đánh giá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngangcấp theo quy định của Nhà trường

- Tổ chức cho viên chức và người học tham gia các hoạt động xã hộiphù hợp với nghành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vậtchất; được miễn ,giảm thuế,vay tín dụng theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chế độ báo cáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Bộ Nội vụ

và các cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động của Cơ sở thành phố Hồ ChíMinh theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chếlàm việc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

+Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên

+Phòng Khoa học ,công nghệ và thông tin thư viện

- Các tổ giảng viên chuyên nghành:

+Tổ giảng viên cơ bản

+ Tổ giảng viên chuyên nghành

1.2 Tình hình tổ chức ,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của bộ phận Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành chính -Quản trị -Kế hoạch.

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính- Quản trị -Kế hoạch

Phòng Hành chính –Quản trị - Kế hoạch giúp Ban Giám đốc thực hiệncác chức năng, nhiệm vụ sau:

- Sắp xếp tổ chức bộ máy, quản lý và bồi dưỡng giáo viên, cán bộ côngchức, nhân viên

- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếpkhách, đối ngoại Sưu tầm và quản lý tư liệu truyền thống nhà trường

- Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách đối với giáo viên, cán bộ côngchức; quản lý bổ sung lý lịch cán bộ công chức và lập, ghi bổ sung sổ bảohiểm

- Công tác bảo vệ nội bộ, quốc phòng và an ninh

- Công tác lao động tiền lương

- Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật

- Công tác pháp chế, giải quyết khiếu tố, khiếu nại trong cán bộ côngchức, sinh viên

- Thực hiện những nhiệm vụ khác khi được Ban Giám đốc phân công.

h tổ chức

Thi đua khen thưởng

Văn

thư

lưu trữ

Tổ Bảo vệ

Phòn

g cháy

chữa

cháy

Xe

ô tô

công tác văn thư, lưu trữ.

- Văn thư có nhiệm vụ và chức năng soạn thảo,ban hành văn bản; quản

lý ăn bản đi và tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động củaTrường; Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ Trường; quản lý vàsử dụng con dấu trong công tác văn thư

- Lưu trữ có nhiệm vụ và chức năng thu thập ,chỉnh lý ,xã định giátrị,bảo quản,thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trìnhhoạt động của trường

CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ

HỒ CHÍ MINH.

2.1 Thực tiễn công tác văn thư.

2.1.1 Số lượng từng loại văn bản đi của Cơ sở Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh ban hành hàng năm.

- Tổng số văn bản đi ban hành trong năm 2016 của Cơ sở Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là: 1337 văn bản, cụ thể các loại văn bản:

2.1.2 Thực hiện quy trình quản lý văn bản đến

- Quy trình quản lý văn bản đến của Cơ sở trường Đại học Nội vụ HàNội tại Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ vào Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNVngày 06/11/213 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết địnhBan hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ HàNội Và văn bản kèm theo Quyết định này là Quy chế Công tác văn thư,lưutrữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quy trình quản lý văn bản đến tại Phòng Hành chính- Quản trị -Tổchức được thể hiện như sau:

- Kiểm tra văn đến: Cán bộ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ về

số lượng phong bì, tình trạng bì, số ký hiệu bản trên bì, nơi nhận, nơi gửi vănbản dối chiếu sổ giao nhận nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng hay nhầm

B3 Giải quyết

và đôn đốc

B2 Trình và chuyển giao văn bản đến

tính hay viết

Đăng ký văn bản bằng máy tính hay viết tay

Đăng ký văn bản bằng máy

tính hay viết

lẫn trước khi ký nhận để kịp thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo với người cótrách nhiệm xem xét để giải quyết.

- Phân loại văn bản: Sau khi tiếp nhận văn bản đến xong thì văn thưtiến hành phân loại văn bản Tại cơ quan văn bản được phân ra làm hai loại:loại bóc bì, loại không bóc bì

+ Loại được bóc bì: Gồm tất cả các văn bản, giấy tờ bên ngoài bì có ghinhận tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người đứng đầu cơ quan, tổchức Văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký các lạo văn bản có đóngdấu chữ ký “Mật” và “ Tối mật”

+ Loại không bóc bì: Các loại văn bản trên đóng dấu Chữ ký hiệu các

độ mật theo quy định thông tư số 12/2012/TT-BCA ngày13/9/2002 bộ công

an hướng dẫn thực hiện nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 củachình phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quyđịnh cụ thể của cơ quan tổ chức, Văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bìvăn bản

- Những văn bản ngoài bì có ghi tên đơn vị, cá nhân hoặc đích danh củanhân viên trong cơ quan và thư riêng, sách báo Các văn bản của đoàn thểĐảng, công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ thì phải chuyển về cho ngườiphụ trách

- Bóc bì văn bản: Khi bóc bì văn bản thì những văn bản có đóng dấuchữ ký hiệu: Khẩn, hỏa tốc cần được bóc bì trước để giải quyết kịp thời Khibóc bì tránh làm rách địa chỉ cơ quan gửi, tránh làm mất bấu của bưu điện,nếu phát hiện có nhầm lẫn hoặc sai sót thì phải hỏi lại nơi gửi để xem xét vàgiải quyết

- Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Dấu đến là một dấu hiệu quy ước

để đóng lên văn bản nhằm quản lý và đăng ký văn bản và không có tính pháp

lý Sau khi kiểm tra, phân loại , bóc bì các văn bản đến của cơ quan đều đượcđăng ký tại Văn thư và đóng dấu đến

- Mẫu dấu đến của Phòng Hành chính - Quản trị -Tổ chức tại Cơ sở

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh:

-Đăng ký văn bản đến:Tất cả các văn bản đến tại Phòng Hành Quản trị- Tổ chức đều được đăng ký vào máy tính trên phần mềm quản lý hồ

chính-sơ công việc và đăng ký vào sổ đối với các văn bản mật.(PHỤ LỤC I)

+ Ưu điểm của phương pháp bảo quản này là: Sử dụng máy vi tínhđăng ký giúp ta tìm nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm và dễ dàng thuận tiệnhơn Theo dõi được tiến độ giải quyết công việc để đôn đốc nhắc nhỡ nhữngcông việc tới thời hạn giải quyết nhưng chuyên viên chưa hoàn thành

+ Nhược điểm: Hiện nay đường truyền mạng không ổn định, tốc độ xử

lý hồ sơ và công việc của phầm mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việckhông ổn định, còn nhiều tính năng chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng được yêucầu ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính như: tính tựđộng cảnh báo công việc được phân công hết thời hạn hoặc trễ hạn giải quyết

để chuyên viên, lãnh đạo các phòng theo dõi đôn đốc; bổ sung tính năng lãnhđạo các phòng có thể kiểm tra, truy xuất danh mục các công việc đã giao chochuyên viên nhưng chưa thực hiện xong

-Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến của Phòng Hành chính- Quảntrị -Tổ chức được chuyển giao cho các cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiếnphân phối của Trưởng Phòng

-Giải quyết và theo dõi , đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Sau khinhận được văn bản đến ,trưởng Phòng Hành chính- Quản trị -Tổ chức cótrách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu Của Ban Giámđốc Văn thư có trách nhiệm tổng hợp tài liệu văn bản đến, văn bản đến đãđược giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa giải quyết để báo cáo Trưởng phòngHành chính- Quản trị -Tổ chức và báo cáo Ban giám đốc.Đối với văn bản đến

có dấu “Tài liệu thu hồi” , Văn thư có trách nhiệm theo dõi,thu hồi hoặc gửi

CÔNG VĂN ĐẾN Số:

Ngày… tháng……

năm

trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

2.1.3 Thực hiện quy trình quản lý văn bản đi

- Quy trình quản lý văn bản đi tại Cơ sở Trường Đại học Nội vụ HàNội tại Thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện theo đúng quy định tại Thông

tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Và Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 06/11/213 của Hiệu trưởng TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội Quyết định Ban hành Quy chế công tác văn thư,lưutrữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Và văn bản kèm theo Quyết định này

là Quy chế Công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quytrình quản lý văn bản đi gồm có các công việc như sau:

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;ghi số ngàytháng,năm văn bản

+ Đăng kí văn bản đi

+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn

+ Làm thủ túc phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi

+ Lưu văn bản đi

* Các công việc được thực hiện cụ thể như sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, và ngày, tháng nămcủa Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày:Trước khi phát hành văn bản,văn thư trường kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu pháthiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

+ Cán sự Văn thư kiểm tra các thành phần thể thức văn bản như: Quốchiệu; tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh

và ngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của vănbản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người cóthẩm quyền; nơi nhận được trình bày đủ chưa, đúng vị trí chưa.Kiểm tra xem