sử lý dử liệu và định dạng bảng tính

Địa chỉ tuyệt đốiĐịa chỉ tuyệt đối của một ô hay khối là cặp chữ xác định tên cột và tên hàng với các dấu $ trước mỗi chữ và số đó Cách viết địa chỉ tuyệt đối Ví dụ: $A$1, $B$2:$C$10 Q

#DIV/0 : Phép chia cho 0

#NAME : Thực hiện với một biến không xác định

#N/A : Tham chiếu đến một ô rỗng hay không có trong danh sách

#VALUE : Sai về kiểu của toán hạng ( ví dụ lấy số chia cho ký tự )

1 To¸n tö sè :

*: Nh©n ( =10*5 cho kÕt qu¶ 50 / : Chia ( =10/5=2

^ : Luü thõa ( =5^2 cho kÕt qu¶ 25)

% : PhÇn tr¨m ( 5%*6 cho kÕt qu¶ 30%)

2.3 Toán tử so sánh :

> : Lớn hơn >= : Lớn hơn hoặc bằng <> : Khác

< : Nhỏ hơn <= : Nhỏ hơn hoặc bằngCác toán tử so sánh sẽ cho kết quả là True ( đúng) hoặc False ( sai )

1.ẹũa chổ tửụng ủoỏi

ẹũa chổ caực oõ, caực haứng, caực coọt, caực khoỏi laứ ủũa chổ tửụng ủoỏi Vaọy ủũa chổ tửụng ủoỏi laứ caởp chửừ xaực ủũnh teõn coọt vaứ teõn haứng cuỷa oõ tớnh

Caựch vieỏt ủũa chổ tửụng ủoỏi

<teõn coọt><teõn haứng> vớ duù: A1, B5, B2:C10

Quy tắc: Khi sao chép một công thức các địa chỉ tương

đối trong công thức sẽ tự động điều chỉnh lại địa chỉ của

ô cho tương thích với ô mới

2 Địa chỉ tuyệt đối

Địa chỉ tuyệt đối của một ô (hay khối) là cặp chữ xác định tên cột và tên hàng với các dấu $ trước mỗi chữ và số đó

Cách viết địa chỉ tuyệt đối <tên cột><tên hàng>

Ví dụ: $A$1, $B$2:$C$10

Quy tắc 3: khi sao chép công thức từ một ô sang ô

khác, các địa chỉ tuyệt đối trong công thức được giữ nguyên

3 Địa chỉ hổn hợp

Địa chỉ hổn hợp của một ô (hay khối ) là cặp chữ xác định tên cột và tên hàng nhưng chỉ có một dấu $ hoặc trước tên hàng hoặc trước tên cột

Cách viết: <$tên cột><tên hàng> hoặc <tên cột><$ tên hàng>

Ví dụ: $A1, B$2:$C5

Quy tắc 4: khi sao chép công thức từ một ô sang ô

khác phần tuyệt đối của các địa chỉ hổn hợp được giữ nguyên, còn phần tương đối được điều chỉnh để bảo đảm quan hệ giữa ô có công thức và các ô có địa chỉ trong công thức

Chú ý: để chuyển đổi qua lại giữa các loại

địa chỉ ta chỉ cần chọn địa chỉ cần chuyển

đổi và ấn phím F4

1 Nhập dử liệu :

Nhắp chuột chọn ô và nhập

Nhắp chuột tại thanh công thức để nhập cho ô đang chọn

Nhập xong ấn Enter

ẹaựnh số thứ tự :Thực chất đây là việc sao chép lũy kế, thực hiện các bước sau :

-Nhập 2 số nào đó tại 2 ô kế tiếp trên cùng một cột hay dòng

-Chọn khối caỷ 2 ô-Đưa trỏ chuột đến góc có dấu cộng của khối chọn ( Góc dư

ới phải ), nhắp & rê theo cột hay dòng để sao chép

2 Chỉnh sửa , xoá dữ liệu :

Muốn sửa: Nhắp chuột chọn ô muốn chỉnh sửa dữ liệu, sau đó nhắp vào thanh công thức hay nhấn F2, hay nhắp double Nếu nhập lại nội dung cũ sẽ bị xóa

Muốn xoá dữ liệu : Đưa con trỏ về ô cần xoá dữ liệu nhấn phím Delete

Vùng ( Khối ): Bao gồm một hay nhiều ô liên tục được xác định bằng <địa chỉ ô đầu>:<địa chỉ ô cuối>

1 Thay đổi độ rộng cột ( Column width )

Dùng mouse : Đưa trỏ chuột đến biên phải của cột ở thanh tiêu đề cột nhắp double hay rà chuột vào biên phải của thanh tiêu đề cột đến khi xuất hiện thành mũi tên 2 chiều thì rê để thay đổi độ rộng

Dùng bàn phím :

Chọn một hay nhiều ô, cột muốn thay đổi độ rộng

Vào menu Format column width, nhập giá trị độ rộng mới trong khung Column width

2 Thay đổi chiều cao hàng ( Row height ) :

• Dùng mouse : đưa trỏ chuột đến biên phía dưới của dòng tại thanh tiêu đề hàng, nhắp

double để mở rộng chiều cao bằng chiều cao ô có d liệu cao nhất hay nhắp và rê chuột để thay đổi chiều cao

• Dùng bàn phím : -Chọn một hay nhiều ô, dòng -Vào menu Format Row Height – – : Nhập chiều cao vào khung Row Height

3 Nối và tách ô :

Nối ô : Chọn những ô muốn nối nhắp vào biểu tượng Merge and center trên thanh công cụ hoặc FormatCell đánh dấu

Merge cell.

Tách ô : ( Chỉ tách được những ô đã nối ) Chọn ô đã nối

Vào menu Edit Clear Format – – hoặc

bỏ chọn Merge cell.

4 Chèn thêm cột, hàng :

Chọn cột hay hàng Insert - Column/Row hoặc nhấn phím phải chuột và chọn

Insert )Lưu ý : Nếu ta không chọn cột hay hàng mà chỉ để con trỏ ở một ô thi xuất hiện menu ta phải chọn Entire Column hay

Entire Row

5 Xoá cột, hàng :

Chọn cột hay hàng cần xoá

Edit Delete– hoặc nhấn phím phải chuột và chọn Delete Lư

u ý : Nếu ta không chọn cột hay hàng mà chỉ để con trỏ ở một ô thi xuất hiện menu ta phải chọn Entire Column để chèn hay xoá cả hàng hay cột

 Format cells number

 Chọn Number trong khung Category

- Khung Decimal places : lấy bao nhiêu số lẻ

 Chọn Currency : điền dấu tiền tệ

 Percentage: Điền vào dấu % ví dụ 0.15 sẽ cho 15%

Có thể chọn Custom để định dạng lại số và định nghĩa lại dạng hiển thị trong khung Type

3 Định dạng ngày tháng :

Chọn khối dữ liệu cần định dạng ngày, tháng

Format - cell chọn lớp Number

Trong khung Category chọn mục Date và chọn cách hiển thị trong khung Type

Lưu ý : Đây chỉ là cách hiển thị, còn cách nhập dữ liệu

kiểu ngày phải tuân theo dạng thức đã đặt trong Windows

4 ẹũnh dạng vị trí :

-Chọn khối dửừ liệu -Nhắp vào các biểu tượng caõn trái, phaỷi, giửừa trên thanh công cụ hay có thể vào menu FORMAT - CELLS , nhắp chọn lớp Alignment

+ Trong khung Horizontal : Nhắp mở khung này để chọn cách hiển thị theo hàng ngang

+ Trong khung Vertical : Nhắp mở khung này để chọn cách hiển thị theo hàng dọc

+ Khung Orientation : Kiểu chữ đứng hoặc nghiêng : Chỉnh độ ngiêng trong khung Degrees

+ Mục Text Control :

Wrap text : Nhiều dòng trên ô ( Phần tràn sẽ sang dòng khác của ô )

Shrink to fit : Vừa bằng ô

Merge cell : Nối nhiều ô

5 Gép , t¸ch c¸c «

§Ĩ Gép , t¸ch c¸c «Chọn các ô cần gộp

• Nháy lệnh Format –Cells Và chọn trang Alignment

• Đánh dấu ô Meger cells

• Nháy OK

• Để tách một ô gộp thành nhiều ô ta làm ngược lại

Outline : KÎ vßng xung quanh khèi hoÆc «

Inside : KÎ c¸c ®­êng bªn trong khèi chän+ Style : Chän ®­êng kÎ

8 Thay đổi màu nền

ẹeồ toõ maứu neàn cho oõ hoaởc khoỏi ta thửùc hieọn nhử sau:

• + Choùn oõ hoaởc khoỏi caàn toõ maứu neàn

• + Thửùc hieọn leọnh Format -> Cells…

• + Choùn trang Patterns (trong hoọp thoaùi Format Cells)

• + Thửùc hieọn caực tuứy choùn

• + Nhaựy OK ủeồ keỏt thuực

8 Thay đổi màu nền

Choùn nuựt naứy ủeồ khoõng toõ maứu neàn

Choùn maứu thớch hụùp

Choùn caực maóu khaực neỏu caàn

Maứu saộc cuỷa neàn ủửụùc choùn

Nhaựy OK

9 Tạo ghi chú cho ô :

1 Chọn ô cần tạo ghi chú

2 Nhấn Shift F2 – hay Insert Comment – , gõ dòng ghi chú sau đó nhắp chuột vào ô khác để thoát, từ đó di chuyển con trỏ đến ô này thì xuất hiện dòng ghi chú

3 Muốn sửa hay xoá ô ghi chú, chọn ô đó vào

Insert Edit – Comment, Ta có thể sửa lại nội dung, nếu muốn xoá ghi chú nhấn phím

Delete

1 Vào menu ToolsOpition

2 đánh dấu và mục Gridlines

1 Vµo menu Toolsoption