3 từ ngữ thường dùng khiến bạn trở nên thô lỗ khi viết email

3 từ ngữ thường dùng khiến bạn trở nên thô lỗ khi viết Email Trong một tuần, tôi đã cải thiện kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp của mình rất nhiều. Vâng, tôi biết đó là một lời khẳng định rất lớn, nhưng đó là sự thật. Và phần tuyệt vời nhất là những việc mà tôi đã thay đổi thật ra rất đơn giản. Tôi loại bỏ ba từ sau khỏi vốn từ vựng của mình: thực ra, xin lỗi và tôi. 1. Thực ra Khi tôi sử dụng thực ra, điều đó có nghĩa tôi đang điều chỉnh người khác Cảm hứng của tôi về việc loại bỏ từ thực ra bắt nguồn từ Carolyn Kopprasch, , người đã viết một bài blog tuyệt vời về từ này. Hóa ra rằng khi tôi sử dụng từ thực ra, điều đó thường bởi vì tôi đang điều chỉnh một ai đó. Bằng chứng là trong một email gần đây tôi đã gửi cho biên tập viên của mình. “Erin: Cách diễn đạt đó dễ gây hiểu lầm nên tôi đã thay đổi. Tôi: Thực ra, tôi đã lấy câu đó từ trang web của tên công ty” Đây không phải là một phản hồi tệ, nhưng một câu trả lời tốt hơn phải là: “Cảm ơn phản hồi của bạn Tôi đã sử dụng câu đó vì tôi tìm thấy nó trên trang của họ.” Phần thứ hai thể hiện cùng một thông tin nhưng bày tỏ sự tôn trọng và thân thiện hơn. Các lựa chọn thay thế: Chắc chắn rồi, Tôi hiểu rồi, ý kiến tuyệt vời, điều đó có lý, dễ hiểu 2. Xin lỗi Xin lỗi một cách chân thành Tôi cố gắng tránh việc nói xin lỗi trong những tình huống không cần phải xin lỗi như: khi tôi mắc phải một sai lầm nhỏ, khi tôi nêu ý kiến ​​của mình, hoặc khi ai đó chỉ ra điều tôi đã bỏ lỡ. Tuy nhiên, bây giờ tôi thậm chí không sử dụng xin lỗi trong những trường hợp tôi thực sự mắc lỗi sai. Thay vào đó, tôi sẽ nói: Tôi xin lỗi. Bởi vì mọi người thường hay lạm dụng từ xin lỗi nên từ đó có xu hướng mang lại cảm giác suồng sã và không chân thật. Mặt khác, Tôi xin lỗi được cho là hiếm khi sử dụng nên có giá trị hơn. Khi tôi sử dụng từ này, mọi người đều biết những gì tôi nói là chân thành. Tuần trước, tôi đã bỏ qua một cuộc họp quan trọng. Khi sếp hỏi điều gì đã xảy ra, tôi không nói: Xin lỗi, tôi quên mất. Tôi đã nói: Tôi xin lỗi – tôi hoàn toàn không nhớ. Từ giờ trở đi, tôi sẽ kiểm tra lịch của mình ngay khi đến bàn làm việc vào buổi sáng để không xảy ra điều đó một lần nữa. Lưu ý: Không chỉ xin lỗi, tôi còn lên kế hoạch để tránh những sai lầm tương tự trong tương lai. Điều đó tốt hơn nhiều so với việc chỉ nói: Xin lỗi, việc đó sẽ không xảy ra nữa. Các lựa chọn thay thế: Bạn nói đúng, tôi xin lỗi, lần sau tôi sẽ ..., tôi hiểu tại sao bạn thất vọng 3. Tôi Tập trung giúp đỡ những người mà tôi tương tác hằng ngày Tôi đã từng tập trung vào mọi thứ mà từ tôi đại diện, thay vì tập trung vào cách giúp đỡ những người mà tôi tương tác hằng ngày. Đây là một email tôi dự định sẽ gửi trước khi tôi nhận ra rằng nó chứa các từ cấm: Hi Sean, Khi bạn có chút thời gian, bạn có thể vui lòng gửi cho tôi thông tin về việc triển khai chiến dịch vào thứ Tư tới không? Tôi muốn kiểm tra kỹ các chi tiết trước khi thực hiện chúng. Cảm ơn, Aja Đây là phiên bản viết lại: Hi Sean, Khi bạn có chút thời gian, bạn có thể gửi thông tin chiến dịch vào Thứ Tư tới không? Kiểm tra chi tiết trước khi triển khai để đảm bảo khách hàng cảm thấy vui vẻ Cảm ơn, Aja Giảm việc sử dụng các từ tôi khiến tôi phải tập trung vào việc tôi đang làm là giúp ích cho công ty và sứ mệnh của chúng tôi như một tập thể, điều này làm cho việc giao tiếp của tôi trở nên hiệu quả hơn (và người nhận dễ tiếp thu hơn). Các lựa chọn thay thế: Bạn, chúng tôi, chúng ta, nhóm của chúng tôi, công ty của chúng tôi, bộ phận của chúng tôi

3 từ ngữ thường dùng khiến bạn trở nên thô lỗ khi viết Email

Trong một tuần, tôi đã cải thiện kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp của mình rất nhiều

Vâng, tôi biết đó là một lời khẳng định rất lớn, nhưng đó là sự thật Và phần tuyệt vời nhất là những việc mà tôi đã thay đổi thật ra rất đơn giản Tôi loại bỏ ba từ sau khỏi vốn từ vựng của mình: "thực ra", "xin lỗi" và "tôi"

1 Thực ra

Cảm hứng của tôi về việc loại bỏ từ "thực ra" bắt nguồn từ Carolyn Kopprasch, , người đã viết một bài blog tuyệt vời về từ này

Hóa ra rằng khi tôi sử dụng từ "thực ra", điều đó thường bởi vì tôi đang điều chỉnh một ai đó Bằng chứng là trong một email gần đây tôi đã gửi cho biên tập viên của mình

“Erin: Cách diễn đạt đó dễ gây hiểu lầm nên tôi đã thay đổi

Tôi: Thực ra, tôi đã lấy câu đó từ trang web của [tên công ty]!”

Đây không phải là một phản hồi tệ, nhưng một câu trả lời tốt hơn phải là:

“Cảm ơn phản hồi của bạn! Tôi đã sử dụng câu đó vì tôi tìm thấy nó trên trang của họ.”

Phần thứ hai thể hiện cùng một thông tin nhưng bày tỏ sự tôn trọng và thân thiện hơn

Các lựa chọn thay thế: Chắc chắn rồi, Tôi hiểu rồi, ý kiến tuyệt vời, điều đó có lý,

dễ hiểu

2 Xin lỗi

Tôi cố gắng tránh việc nói "xin lỗi" trong những tình huống không cần phải xin lỗi như: khi tôi mắc phải một sai lầm nhỏ, khi tôi nêu ý kiến của mình, hoặc khi ai đó chỉ ra điều tôi đã bỏ lỡ

Tuy nhiên, bây giờ tôi thậm chí không sử dụng "xin lỗi" trong những trường hợp tôi thực sự mắc lỗi sai Thay vào đó, tôi sẽ nói: "Tôi xin lỗi."

Bởi vì mọi người thường hay lạm dụng từ "xin lỗi" nên từ đó có xu hướng mang lại cảm giác suồng sã và không chân thật Mặt khác, "Tôi xin lỗi" được cho là hiếm khi sử dụng nên có giá trị hơn Khi tôi sử dụng từ này, mọi người đều biết những gì tôi nói là chân thành

Tuần trước, tôi đã bỏ qua một cuộc họp quan trọng Khi sếp hỏi điều gì đã xảy ra, tôi không nói: "Xin lỗi, tôi quên mất!" Tôi đã nói: "Tôi xin lỗi – tôi hoàn toàn

không nhớ Từ giờ trở đi, tôi sẽ kiểm tra lịch của mình ngay khi đến bàn làm việc vào buổi sáng để không xảy ra điều đó một lần nữa "

Lưu ý: Không chỉ xin lỗi, tôi còn lên kế hoạch để tránh những sai lầm tương tự trong tương lai Điều đó tốt hơn nhiều so với việc chỉ nói: "Xin lỗi, việc đó sẽ không xảy ra nữa."

Các lựa chọn thay thế: Bạn nói đúng, tôi xin lỗi, lần sau tôi sẽ , tôi hiểu tại sao

bạn thất vọng

3 Tôi

Tôi đã từng tập trung vào mọi thứ mà từ "tôi" đại diện, thay vì tập trung vào cách giúp đỡ những người mà tôi tương tác hằng ngày

Đây là một email tôi dự định sẽ gửi trước khi tôi nhận ra rằng nó chứa các từ cấm:

Hi Sean,

Khi bạn có chút thời gian, bạn có thể vui lòng gửi cho tôi thông tin về việc triển khai chiến dịch vào thứ Tư tới không? Tôi muốn kiểm tra kỹ các chi tiết trước khi thực hiện chúng

Cảm ơn,

Aja

Đây là phiên bản viết lại:

Hi Sean,

Khi bạn có chút thời gian, bạn có thể gửi thông tin chiến dịch vào Thứ Tư tới không? Kiểm tra chi tiết trước khi triển khai để đảm bảo khách hàng cảm thấy vui vẻ!

Cảm ơn,

Aja

Giảm việc sử dụng các từ "tôi" khiến tôi phải tập trung vào việc tôi đang làm là giúp ích cho công ty và sứ mệnh của chúng tôi như một tập thể, điều này làm cho việc giao tiếp của tôi trở nên hiệu quả hơn (và người nhận dễ tiếp thu hơn)

Các lựa chọn thay thế: Bạn, chúng tôi, chúng ta, nhóm của chúng tôi, công ty của

chúng tôi, bộ phận của chúng tôi