Ứng dụng CNTT trong quản lý và sản xuất tại công ty tư vấn LICOGI

Giới thiệu Công ty cổ phần Tư vấn LICOGI LICOGI-CC: Ra đời năm 1996 trực thuộc Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng LICOGI, đến nay là một công ty cổ phần với đội ngũ trên 120 cá

ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ VÀ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TƯ

VẤN LICOGY Nội dung trình bày:

1. Giới thiệu Công ty cổ phần Tư vấn LICOGI (LICOGI-CC):

Ra đời năm 1996 trực thuộc Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng LICOGI, đến nay là một công ty cổ phần với đội ngũ trên 120 cán bộ, nhân viên của LICOGI-CC bao gồm các Kiến trúc sư, Kỹ sư, nhân viên lành nghề, các nhà tư vấn, và các chuyên gia có kinh nghiệm đang làm việc, hoạt động trên tất các các lĩnh vực tư vấn xây dựng: Dân dụng, Công nghiệp, Giao thông, Thuỷ lợi, Hạ tầng kỹ thuật Hiện tại khối quản lý công ty (15 người) gồm ban giám đốc và 3 phòng chức năng: Tổ chức hành chính, Kế hoạch & đầu tư, Quản lý kỹ thuật và Tài chính kế toán Khối sản xuất có 7 đơn vị tư vấn trực thuộc hoạt động theo từng lĩnh vực chuyên ngành: khảo sát, kiến trúc, hạ tầng, giao thông, thủy điện, môi trường và thí nghiệm công trình

Trong 3 năm gần đây Công ty đạt sản lượng bình quân đạt 45 tỷ đồng/năm, doanh thu đạt 35 tỷ đồng/năm Lợi nhuận bình quân 8% doanh thu

(nguồn www.licogi-cc.vn )

2. Phân tích thực trạng:

- Bộ máy nhân sự cồng kềnh Cách thức làm việc của các đơn vị còn riêng rẽ, chưa có sự quản lý tập trung, sâu sát

- Chức năng hành nghề còn dàn trải nhiều lĩnh vực, chưa phát huy thế mạnh tư vấn thiết kế hạ tầng kỹ thuật

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin mới chỉ ở mức độ đáp ứng yêu cầu thiết yếu nhất: trang bị máy tính cá nhân cho nhân viên, sử dụng một số phần mềm bản quyền: ETAB 10 (tính kết cấu), Architecture (kiến trúc), CAD, dự toán Toàn công ty thuê bao 1 gói cước Internet ADSL Fiber Business của FPT phục

vụ cho khoảng 60 máy DC, nhưng chưa có sự kết nối giữa các bộ phận (mạng LAN tổng thể), chưa có chiến lược phát triển cũng như quản lý dữ liệu, sản phẩm

- Những yếu tố trên khiến năng suất lao động của cả công ty còn thấp, lợi nhuận chưa cao

3. Phân tích SWOT:

- Thuận lợi: có đội ngũ kỹ sư, kiến trúc sư đông đảo, nhiệt tình, gắn bó với công

ty Là công ty trực thuộc Tổng công ty LICOGI nên nguồn việc ngoài tự tìm kiếm còn có sự hỗ trợ rất lớn từ Tổng công ty Trải qua 16 năm hoạt động cũng đã tích lũy được kinh nghiệm nhất là mảng thiết kế công trình hạ tầng, ít nhiều có thương hiệu trong lĩnh vực tư vấn xây dựng Có cơ sở vật chất : văn phòng, thiết bị máy móc ổn định

- Khó khăn: là công ty đang trên đà phát triển, lợi nhuận thấp nên việc dành vốn tái đầu tư các dự án nhất là các dự án CNTT phục vụ cho công việc sản xuất còn hạn chế Việc tái cơ cấu nhân sự dư thừa sau khi ứng dụng CNTT khiến ban giám đốc còn băn khoăn, chưa có lời giải thỏa đáng

- Cơ hội: với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và TMĐT trong nước cũng như trên thế giới khiến cho sự hiểu biết và tiếp cận của các doanh nghiệp về những lĩnh vực này trở nên dễ dàng hơn, nhất là đối với công ty làm công việc tư vấn thiết kế Mặt khác ứng dụng CNTT và TMĐT trong các doanh nghiệp cũng đã được nhà nước xây dựng lộ trình thực hiện

- Thách thức: việc ứng dụng CNTT và TMĐT trong doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống cơ hạ tầng cũng như năng lực nhân sự nhất định, nó sẽ làm thay đổi cách thức cũng như văn hóa làm việc của cả công ty Việc thực hiện vận hành phải đồng bộ, phải có sự quan tâm sát sao của lãnh đạo về tài chính, nhân sự triển khai Trong khi hiệu quả đạt được chi được nhận thấy không phải hàng tuần hàng tháng mà phải là hàng năm

4. So sánh với 3 đối thủ cạnh tranh trong ngành:

1 Công ty CP tư vấn đầu tư và thiết

kế XD Việt Nam (CDC):

- www.cdcjsc.com.vn

- Nhân viên 250

- Doanh thu bình quân 3

năm 100 tỷ VNĐ

- Nhiều lĩnh vực tư vấn

- Giải thưởng Sao vàng Đất

Việt 2004

Đầu tư mua sắm nhiều phần mềm chuyên dụng

có bản quyền phục vụ công tác thiết kế như Phần mềm Phân tích và thiết kế Nhà cao tầng: ETABS của Hãng CSI (thuộc Trường Đại học Berkeley - Hoa Kỳ), Phần mềm phân tích ứng suất, biến dạng của nền đất phục vụ thiết kế Tầng hầm, Tường chắn đất : SIGMAZ - Bộ phần mềm GEOSLOPE của Hãng Geoslope International Ltd (Canada) Ngoài ra, CDC là Nhà phân phối phần mềm tính toán Địa kỹ thuật nổi tiếng GEO5 của hãng FINE Ltd (Công hoà

SEC) và Bộ Phần mềm phân tích kết cấu công trình PROKON (Vương quốc Anh) tại Việt Nam.

2 Công ty CP tư vấn- thiết kế- xây

dựng kinh doanh nhà (CDH)

- www.cdh.com.vn

- Nhân viên 100

- Doanh thu bình quân 3

năm 70 tỷ VNĐ

- Nhiều lĩnh vực tư vấn

- Bằng khen

Có trang bị các phần mềm kết cấu, CAD, chưa có

sự kết nối các bộ phận, chưa có mạng LAN tổng thể, chưa có hệ thống máy chủ quản lý dữ liệu

3 Công ty CP kiến trúc Archipel là

một công ty 100% vốn đầu tư nước

ngoài, được thành lập đầu năm 2005

- www.archipel-asia.vn

- Chuyên ngành thiết kế công

trình kiến trúc

- Archipel có thể đề xuất các giải

pháp thiết kế phù hợp nhất cho từng

dự án Archipel chủ trương tổ chức

môi trường làm việc theo nhóm và

khuyến khích sự chia sẻ kiến thức

giữa các thành viên với mục tiêu biến

kiến thức tổng hợp của nhiều cá nhân

thành một tiềm năng sáng tạo to lớn,

vì một chất lượng sáng tạo tối ưu.

Archipel sử dụng các thiết bị in ấn cao cấp, các máy

photocopy và máy in màu khổ lớn chuyên dụng, các máy chiếu, máy quét và các thiết bị trình chiếu chuyên nghiệp, các máy tính chuyên dụng cấu hình mạnh với các phần mềm chuyên nghiệp phục vụ thiết

kế đồ hoạ 2D, 3D, video, tính toán kết cấu, cơ-điện-nước công trình…, bảo đảm công tác thiết kế được thực hiện một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng, hiệu quả với sản phẩm thiết kế có chất lượng cao

5. Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các DN khác trong và ngoài nước:

Công ty phần mềm Pythis tạo lợi thế cạnh tranh:

Năm 2005, công ty phần mềm Pythis đạt doanh số trên một triệu đôla Mỹ và sản phẩm phần mềm đóng gói PERP được trao giải Cúp Vàng CNTT-TT 2004, giải e-Practices tốt nhất của tổ chức APEC DOC có trụ sở đặt tại Đài Loan, và nhiều giải thưởng, bằng khen khác Sở dĩ có được kết quả như vậy là do ngay

từ khi thành lập cách đây hơn 5 năm, lãnh đạo công ty đã xác định chiến lược phát triển tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Từ năm 2000, lãnh đạo công ty Pythis đã nhận ra rằng việc tin học hóa một vài khâu nghiệp vụ như kế toán, nhân sự không giải quyết được nhu cầu điều hành, quản lý qui mô toàn công ty, mà cần một hệ thống tích hợp quản lý doanh nghiệp tổng thể Họ nhận thấy rằng công nghệ phần mềm ứng dụng của các hãng nước ngoài như Oracle, SAP,… rất tốt, nhưng sản phẩm lại có chi phí mua và triển khai rất cao, không phù hợp với nhiều doanh nghiệp Việt Nam Các phần mềm của nước ngoài có giao diện bằng tiếng Anh và nhiều chức năng nghiệp vụ của nước ngoài không phù hợp với các ứng dụng tại Việt Nam Nắm bắt được nhu cầu và bức xúc đó của các doanh nghiệp Việt Nam trong tiến trình hội nhập, ngay từ năm 2000 công ty Pythis đã quyết tâm đầu tư mạnh

mẽ nghiên cứu, xây dựng một sản phẩm phần mềm ERP của Việt nam trên cơ

sở học hỏi ứng dụng e-Business Suite của hãng Oracle Sản phẩm ERP này của Pythis, được đặt tên là PERP, đã được tạo ra trên nền tảng công nghệ tiên tiến của Oracle nhưng lại có giá thành phù hợp với Việt nam

Sau hơn 5 năm xây dựng, phần mềm PERP đã được triển khai thành công tại nhiều nơi, đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp tổng thể cho các doanh nghiệp trong nước với chi phí phù hợp, đem lại hiệu quả rất đáng khích lệ Số lượng doanh nghiệp áp dụng và doanh số về sản phẩm PERP của công ty tăng dần theo các năm

Thành công này còn phải kể đến việc áp dụng các phương pháp luận phát triển, triển khai ứng dụng theo chuẩn quốc tế, phong cách làm việc chuyên nghiệp

mà các lãnh đạo công ty, vốn là các cựu nhân viên của hãng Oracle, đã áp dụng

(Nguồn www.pythis.com )

6. Các giải pháp ứng dụng CNTT trong công ty LICOGI-CC

Có hai cách để công ty trang bị các hệ thống thông tin: mua sản phẩm có sẵn trên thị trường, hoặc đặt các công ty CNTT tin học xây dựng cho mình Nếu có điều kiện thì đặt các công ty CNTT phát triển ứng dụng cho mình là cách tốt nhất Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ có được hệ thống sát hợp với yêu cầu của mình Hơn thế, trong quá trình phát triển, các công ty CNTT có thể giúp công

ty phát hiện thêm vấn đề, và tư vấn hoặc hỗ trợ các giải pháp nâng cao hiệu quả đầu tư Tuy nhiên, để phát triển một hệ thống riêng cho mình như vậy, công ty CNTT và doanh nghiệp phải có sự phối hợp chặt chẽ trong một “chu trình phát triển hệ thống” Quá trình làm việc này tốn thời gian và các chi phí ban đầu của công ty có thể sẽ lớn hơn Để phù hợp với quy mô và khả năng tài chính LICOGI-CC áp dụng giải pháp kết hợp: đối với phần mềm mua bổ sung các phần mềm chuyên ngành, đối với phần cứng thuê công ty CNTT xây dựng HTTT phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp

7. Chiến lược ứng dụng CNTT và TMĐT của công ty:

Thể hiện qua chiến lược đầu tư phát triển HTTT của công ty Mô hình đầu tư sẽ gồm 4 giai đoạn:

- Đầu tư cơ sở hạ tầng HTTT

- Đầu tư nâng cao hiệu suất hoạt động của các bộ phận trong công ty

- Đầu tư nâng cao hiệu suất làm việc toàn thể công ty

- Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh

Giai đoạn đầu tư cơ sở hạ tầng HTTT và nâng cao hiệu suất hoạt động các

bộ phận trong công ty (2012- 2014):

Ở đây muốn nói đến các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực Mức độ trang bị cơ bản cần đạt được một số yêu cầu chính sau đây:

• Về cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng và phần mềm): trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của công ty: văn phòng, kế toán, quản trị nhân sự, công tác thiết kế

• Về con người: được đào tạo để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của doanh nghiệp

Ngày nay, mức đầu tư cơ sở này đã được nâng lên, thường có yêu cầu trang bị một mạng cục bộ (LAN) nhỏ, với các phần mềm phổ cập dùng trong công tác văn phòng (soạn thảo, bảng tính, thư điện tử) Công ty sẽ tạo một kết nối Internet và các phần mềm chuyên ngành tư vấn xây dựng tối thiểu (theo sơ đồ) Sự nâng cấp về mức đầu

tư cơ sở này xuất phát từ thực tế đã có sự nâng cấp chung về môi trường và phong cách làm việc, cũng như các công cụ cho các hoạt động tác nghiệp của doanh nghiệp (thí dụ thư điện tử, truy nhập Internet, v.v đã trở nên phổ biến)

Ở đây chỉ nhắc lại hai yêu cầu chính của việc đầu tư ở giai đoạn này Đó là doanh nghiệp đầu tư cho phần cứng, phần mềm, con người, và các quy định làm việc cần thiết, để:

• Tạo cơ sở hạ tầng khởi đầu cho việc ứng dụng CNTT đáp ứng các yêu cầu thực sự của doanh nghiệp

• Khởi tạo các thói quen và nề nếp làm việc mới, có sử dụng máy tính Đó là: làm quen với thông tin số hoá, làm quen với các công cụ “ảo” như các phần mềm, làm quen một số vấn đề cơ bản trong “văn hoá máy tính”: chia sẻ thông tin, dùng chung công cụ và tài nguyên máy tính, giữ nghiêm các quy chế làm việc (như không đưa các đĩa lạ vào hệ thống, ), cho đến hình thành tập quán tôn trọng riêng tư của đồng nghiệp trong môi trường “mở” như không cố đọc thư điện tử hoặc truy nhập file của người khác mà không được phép Tức là, giúp cộng đồng doanh nghiệp làm quen với

cả các cơ hội và các thách thức khi làm việc với máy tính sau này

Giai đoạn đầu tư nâng cao hiệu suất làm việc của toàn thể công ty (2015- 2016):

Thực chất giai đoạn này triển khai nâng cấp những hoạt động đã thực hiện ở 2 giai đoạn đầu Đối với một hệ thống thì luôn bảo đảm đúng bốn yêu cầu cơ bản:

- Yêu cầu về bảo mật thông tin

- Yêu cầu về khả năng hoạt động nhanh nhạy

- Yêu cầu về khả năng chống chịu với môi trường hệ thống

- Yêu cầu về khả năng mở rộng hệ thống

Sau khi hoàn tất quá trình xây dựng cơ sở hạ tầng HTTT và đưa vào hoạt động, trong tương lai không xa khả năng công ty sẽ phát triển và cần thiết một hệ thống lớn mạnh

và khả năng bảo mật thông tin cao hơn nữa

Từ đó đặt ra phương pháp mở rộng cho hệ thống là vấn đề cần được đề cập tới khi bắt tay vào xây dựng một hệ thống Ta sẽ chọn lựa những thành phần và cấu trúc chính có khả năng mở rộng trong tương lai

Giai đoạn đầu tư biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh (2016- 2020):

Đây là giai đoạn đầu tư cho CNTT để đạt lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại, tức là đầu tư CNTT vào các sản phẩm và dịch vụ để tạo nên ưu thế về giá, tạo nên sự khác biệt, và các phẩm chất khác, phù hợp với chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp Ở đây vấn đề kinh doanh trong thời đại Internet, cụ thể hơn là sử dụng công nghệ và các dịch vụ của Internet có vai trò quyết định Thí dụ: xây dựng intranet để chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp , extranet để kết nối và chia sẻ có lựa chọn các nguồn thông tin với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng, tạo các dịch vụ mới trên mạng để giữ khách, ngăn cản khách chạy sang phía đối thủ, v.v Việc tái kỹ nghệ các quá trình kinh doanh, lập các công ty ảo, và nhiều ứng dụng khác, cho phép doanh nghiệp không chỉ ứng phó, mà còn tạo được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ trong môi trường toàn cầu hóa hiện nay cũng là các dạng đầu tư quan trọng của giai đoạn này

Sơ đồ triển khai ứng dụng CNTT cho giai đoạn 4:

8. Kế hoạch hành động và các chỉ tiêu cụ thể.

Giai đoạn 1+2: Đầu tư cơ sở hạ tầng HTTT và nâng cao hiệu suất hoạt động các bộ phận trong công ty (2012- 2014):

Thuê công ty CNTT: Xây dựng hệ thống File Server - quản lý dữ liệu tập trung và

xây dựng hệ thống mạng Lan cho công ty với tính ổn định và bảo mật cao Rà soát mua bổ sung các phần mềm văn phòng và chuyên ngành cần thiết cho hoạt động công

ty Cùng đó: thành lập bộ phận IT của công ty với nhiệm vụ theo dõi, quản lý hệ thống, lên phương án hướng dẫn, đào tạo cho toàn thể CBNV công ty tùy theo chức

năng của từng bộ phận khi làm việc theo hệ thống công nghệ mới Bộ phận IT dự kiến 3 người

Hệ thống File Server đảm bảo:

- Mỗi Nhân viên đều có quyền tương ứng trên File Server

- Hệ thống File Server chứa tài nguyên phải được chia sẻ (dự kiến 3 máy chủ)

- Mỗi Nhân viên khi logon vào hệ thống sẽ có 2 ổ đĩa mạng (dùng chung và dùng riêng)

- Mỗi Nhân viên khi làm việc dữ liệu phải được lưu trên File Server Không cho phép nhân viên lưu trữ dữ liệu trên máy local

- Xây dựng chiến lược sao lưu và phục hồi dữ liệu cho hệ thống File Server

Nội dung chuyên môn triển khai:

- Remote Assistant: dùng để hổ trợ support từ xa khi người quản trị từ internet remote về công ty

- Group policy: account, local, software restriction

- File server: Sharing & NTFS permission, backup & restore

- User & Group: home folder, script (log in)

- DHCP

- DNS

- Printer server: ngoài các cấu hình cơ bản có thêm phần có thể sử dụng printer qua internet

- RAID

- Web, FTP được publish(NAT) ra internet dùng RRAS

- Deploy antivirus

Tổng kết giai đoạn này: đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban, đơn vị, tái

cơ cấu nhân sự các bộ phận: đối với bộ phận quản lý theo chiều hướng kiêm nhiệm, đối với đơn vị sản xuất theo chiều hướng chuyên môn hóa cao Nhân sự dôi dư sẽ có phương hướng đào tạo lại, bổ sung cho đội ngũ thiết kế viên

Giai đoạn 3: Đầu tư nâng cao hiệu suất làm việc của toàn thể công ty (2015-2016):

Nâng cấp hệ thống mạng công ty đang sử dụng: phần mềm, tính bảo mật, phần cứng: dung lượng file server Giai đoạn 3 có những yêu cầu cao hơn hẳn giai đoạn 2 Giai đoạn 2 có thể coi là giai đoạn số hóa cục bộ, còn giai đoạn 3 là giai đoạn số hóa toàn thể công ty Chuyển từ cục bộ sang toàn thể là vấn đề lớn nhất của giai đoạn 3 này

Về cơ sở hạ tầng CNTT, cần có mạng diện rộng phủ khắp công ty, đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận Các phần mềm tích hợp (liên chức năng) và các CSDL cấp toàn công ty là những công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý và tác nghiệp “Văn hóa số” - được khởi đầu xây dựng và phát triển dần dần trong hai giai đoạn trước nay đã trở nên chín muồi, góp phần tạo nên văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp, mà nền tảng là các chuẩn mực làm việc, các thước đo công việc mới, cùng hệ thống các quy định và công cụ đảm bảo cho việc thực thi đầy

đủ các chuẩn mực đó trong toàn doanh nghiệp

Giai đoạn 4: Đầu tư biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh (2016-2020):