Phát triển tầm nhìn đổi mới về hành vi lãnh đạo tại doanh nghiệp vàng bạc

PHÁT TRIỂN TẦM NHÌN ĐỔI MỚI Trong thời đại mà công nghệ thông tin rất phát triển, mọi tin tức về tài chính, giá cả vv…đều được cập nhật thường xuyên, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng c

PHÁT TRIỂN TẦM NHÌN ĐỔI MỚI VỀ HÀNH VI LÃNH ĐẠO TẠI

DOANH NGHIỆP VÀNG BẠC

BÀI LÀM:

Giới thiệu về doanh nghiệp nơi tôi làm việc:

Tên gọi: Doanh nghiệp Vàng bạc đá quý Kim Kim Tiến

Đăng ký kinh doanh số 2288005912, ngày 30 tháng 06 năm 1998 do phòng Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Ninh cấp

Lĩnh vực kinh doanh: Chuyên kinh doanh và chế tác đồ trang sức từ kim loại vàng, bạc, đá quý; Trao đổi ngoại tệ và các hoạt động tài chính cho vay có tín chấp

Là một doanh nghiệp nhỏ, sau 14 năm hoạt động, doanh nghiệp đã liên tục

có sự thay đổi về mặt nhân sự, và còn yếu kém trong việc điều hành các hoạt động kinh doanh theo nhóm Vì vậy, qua việc nghiên cứu môn học Quản trị hành vi tổ chức tôi mong muốn xây dựng một chương trình đổi mới mô hình quản lý nhân viên và phát huy hiệu quả của các nhóm làm việc tập thể

Với trách nhiệm là người quản lý chung chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi kết quả hoạt động của doanh nghiệp, tôi nhận thấy những yếu kém của mình về mặt quản lý nhân sự dẫn đến thất thoát tài sản Vì vậy trong phạm vi bài tập tôi xin vận dụng các lý thuyết của môn học để đề xuất cách giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp tôi đang làm việc

I PHÁT TRIỂN TẦM NHÌN ĐỔI MỚI

Trong thời đại mà công nghệ thông tin rất phát triển, mọi tin tức về tài chính, giá cả vv…đều được cập nhật thường xuyên, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên, cũng như chính bản thân người chủ doanh nghiệp phải học hỏi để có thể kiểm soát tốt công việc của cấp dưới, cũng như quản lý doanh nghiệp một cách khoa học và đưa ra những quyết định

có lợi cho doanh nghiệp Việc trang bị cơ sở vật chất kĩ thuật phù hợp yêu cầu công việc là điều không khó thực hiện, nhưng quản lý con người và thái độ cộng tác của họ để có thể giữ người lao động có kinh nghiệm ở lại doanh nghiệp lâu dài được xem là ưu tiên hàng đầu Mặt khác khi chúng ta làm việc ở bất cứ tổ chức nào thì chúng ta luôn có sự liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp với các cá nhân khác, như vậy phải làm thể nào để tạo ra một tập thể làm việc hiệu quả, hay nói cách khác là cần phải quản lý tốt hoạt động nhóm, nâng cao tinh thần đoàn kết vì sự phát triển chung của doanh nghiệp Doanh nghiệp ở bất cứ quy mô nào thì sự thành công cũng phụ thuộc vào việc các cá nhân làm việc như thế nào? Ai điều hành họ?, và người điều hành có khai thác được nhiều tiềm năng của nhân viên hay không? Động lực gì thúc đẩy người lao động cống hiến? Yếu tố nào kích thích họ phạm sai lầm, vi phạm? Làm thế nào để giải quyết các câu hỏi trên là những vấn đề trong đổi mới tầm nhìn của doanh nghiệp

 Cụ thể trong doanh nghiệp của chúng tôi, bộ phận bán hàng luôn có sự thay đổi nhân viên, mặc dù công ty không muốn sa thải người lao động sau khi

đã đào tạo họ Nhưng trên thực tế sau một thời gian hiểu rõ các nghiệp vụ khách hàng thì nhân viên bán hàng hay câu kết với kế toán thực hiện nhiều hành vi gian lận, như không vào sổ nhiều nghiệp vụ, tự giao dịch riêng với các khách hàng và tự chia lợi nhuận với nhau

 Có những thời điểm công ty thực hiện rất nhiều giao dịch có giá trị lớn

và thường phải di chuyển tới địa điểm của khách hàng, do nhiều yếu tố, có thể

là khách quan cũng có thể do nhân viên cố ý đã gây thiệt hại cho doanh nghiệp

Chưa kể tới các rủi ro khác do nhân viên thiếu cảnh giác dẫn tới việc bị cướp, hay bị lừa gạt, nhầm lẫn

 Tại bộ phận chế tác, số lượng nhân viên ngày càng bị thu hẹp, do không kiểm soát nổi chất lượng sản phẩm, các bộ trang sức được tạo ra hầu hết dựa trên kinh nghiệm nghề nghiệp của người quản lý để đánh giá chất lượng, máy móc hiện hành tại Việt nam chỉ cho phép thử nghiệm chính xác tuổi của mỗi loại vàng khi chúng đã được nung chảy thành nước Các cách thử thủ công khác chỉ áp dụng khi mua vào những món đồ nhỏ, còn đối với hầu hết các sản phẩm đã được đánh bóng, làm mới, nếu ta sử dụng phương pháp thử thủ công thì sẽ phải làm sạch lại từ đầu Do vậy, đối với bộ phận nhân viên này uy tín và đạo đức nghề nghiệp là yếu tố rất quan trọng Trung bình một thợ kim hoàn có tay nghề có thể đạt mức thu nhập từ 5 đến 8 triệu/tháng, nhưng họ thường muốn gian lận về chất lượng vàng để thu lợi cho bản thân, dẫn đến việc doanh nghiệp nhiều lần phải bù lỗ khi thu mua lại vàng tây do chính công ty mình sản xuất ra Khi tuyển thợ, hầu hết họ không có tiền đảm bảo nghĩa vụ phải đền bù, nên nếu họ vi phạm thì họ sẽ tự động nghỉ việc

Hiện nay, giá cả vàng thay đổi theo từng giờ thậm chí cách 30 phút niêm yết 1 lần, vì vậy việc xảy ra xung đột khách hàng cũng khá phổ biến, việc khớp lệnh mua bán đòi hỏi nhân viên phải nắm được một số nguyên tắc, và sự thay đổi giá cả liên tục cũng là một cơ hội để nhân viên có thể không vào sổ sách một cách đầy đủ các nghiệp vụ

 Tại bộ phận cho vay tài chính thì việc nhầm lẫn, thiếu kiến thức trong việc định giá tài sản… cũng là một trong các nguyên nhân gây thua lỗ

Mọi vấn đề trên, chủ yếu là do nhân viên làm việc thiếu tư cách đạo đức, chủ quan, thiếu trách nhiệm Nhân viên cứ phạm lỗi sẽ tự rời bỏ doanh nghiệp, hiện tại chúng tôi đang thiếu nhiều nhân viên, và những người còn trụ lại thì phải làm nhiều công việc chồng chéo, không theo khả năng chuyên môn, và khi xảy

ra vấn đề thì không thể quy trách nhiệm Người điều hành cũng tham gia vào việc của nhân viên những khi lượng khách cùng lúc đến giao dịch quá đông…

Công ty đã liên tục tăng lương cho nhân viên nhưng do không đủ người nên họ không được nghỉ vào các dịp lễ, và cũng không được đi nghỉ hè Tăng lương tới thời điểm này cũng không khuyến khích được nhân viên cống hiến tích cực trong công việc

Tuy vậy, cũng phải khẳng định rằng những vấn đề nêu trên cũng do người điều hành doanh nghiệp đã chưa tìm ra được cách quản lý hành vi nhân sự một cách phù hợp Vì vậy doanh nghiệp cần có sự đổi mới, và việc đổi mới phải thực hiện từ thời điểm này

II PHÂN TÍCH SÂU VỀ VẤN ĐỀ HÀNH VI TỔ CHỨC.

Trong trường hợp cụ thể của công ty mình, tôi có thể áp dụng kiến thức của môn học quản trị hành vi tổ chức để thay đổi các vấn đề sau:

1/ Phong cách lãnh đạo:

Phân tích sự khác biệt giữa quản lý và lãnh đạo:

Ứng dụng trong đơn vị của tôi vấn đề phong cách lãnh đạo và quản lý có một số đặc điểm cụ thể sau:

Người lãnh đạo là người có khả năng gây ảnh hưởng, khích lệ và khiến cho người khác đóng góp cho sự hiệu quả của tổ chức trong đó họ là thành viên Họ

có khả năng hiểu và lý giải cảm xúc và điều tiết cảm xúc của bản thân và người khác Nhà lãnh đạo có nghị lực, động lực lãnh đạo, lòng tự tin, trí thông minh

và kiến thức trong kinh doanh Nhưng những tố chất này cũng rất có ích đối với một nhà quản lý Chúng ta cũng thường có những quan niệm tương đối giống nhau giữa người quản lý, và nhà lãnh đạo Người phương tây cũng đã sử dụng hai thuật ngữ khác nhau để chỉ nhà lãnh đạo “ leader” và nhà quản lý

“manager” Vậy sự khác biệt của hai khái niệm này được hiểu như thế nào?

Dưới đây là ý tưởng của John Kotter, học giả nêu lên trong một hội thảo về

vấn đề lãnh đạo - quản lý của mạng Poynter.org Tham khảo tại website http:// www.baochivietnam.com.vn/chuyen-mc/lanh-dao-quan-ly/111

Nhà quản lý Nhà lãnh đạo

đối phó với tình huống phức tạp

lập kế hoạch hoạt động và ngân sách

tổ chức công việc cho nhân viên

kiểm soát và giải quyết vấn đề

đối phó với sự thay đổi

đề ra hướng đi sắp xếp nhân sự phù hợp thúc đẩy mọi người

Từ nhận xét trên ta thấy người lãnh đạo là người đưa ra những chính sách, chiến lược mang tính chỉ đạo chung, người quản lý là người thừa hành, thực hiện các chính sách Vậy một mục tiêu lớn của tổ chức có thể thành công hay không? Điều này phụ thuộc rất nhiều vào khả năng thực hiện công việc của người quản lý, cụ thể là họ phải tuyển dụng những nhân viên như thế nào cho phù hợp yêu cầu công việc, phải sắp xếp công việc theo một thời hạn nhất định, phải đào tạo đội ngũ nhân viên, liên hệ nội bộ và cá nhân tổ chức ngoài doanh nghiệp, trang bị công nghệ, đánh giá nhân viên, kiểm soát kết quả, xây dựng hướng dẫn các nhóm nhân viên, phát triển hệ thống các bộ phận trực thuộc…

và báo cáo kết quả hoạt động với nhà lãnh đạo

Thực tế tại doanh nghiệp tôi đang công tác thì người lãnh đạo thường làm cả các công việc của người quản lý, quyết định các công việc đã giao trách nhiệm cho người quản lý, trong trường hợp có sự khác biệt giữa cách giải quyết vấn

đề giữa người quản lý và nhà lãnh đạo thì mâu thuẫn có thể phát sinh giữa họ,

và nhân viên không biết nên thực hiện theo sự chỉ đạo của ai, đồng thời xem nhẹ vai trò của người quản lý, điều này ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu chung của công ty

Người lãnh đạo có kinh nghiệm trong kinh doanh, nhưng lại không có kĩ năng quản lý, không nắm bắt kịp những thông tin mới Ví dụ, người quản lý muốn tạo điều kiện làm việc tốt hơn để khuyến khích nhân viên, nhưng người

lãnh đạo lại muốn họ lao động chăm chỉ như các công nhân làm việc tại các khu chế xuất Trong khi ngành vàng đòi hỏi nhân viên phải tập trung rất cao khi làm việc, vì mỗi sự nhầm lẫn có thể gây thiệt hại có giá trị lớn đối với công ty

Vì vậy không nên yêu cầu họ làm việc tất cả các ngày trong tuần, hoặc quá nhiều giờ trong ngày

Nếu nhà lãnh đạo vấn tếp diễn việc can thiệp quá chi tiết tới hoạt động điều hành của nhà quản lý thì về lâu dài người quản lý sẽ không phát huy tính sáng tạo, và ỷ lại người lãnh đạo, nảy sinh tâm lý phản kháng, không thực hiện tốt công việc, nếu có công việc phù hợp hơn sẽ sẵn sàng thay đổi

Hướng giải quyết:

Cần phân biệt vai trò lãnh đạo và quản lý Lãnh đạo công ty đưa ra các mục tiêu trong ngắn hạn và dài hạn, các sự chỉ đạo mang tính bao quát

Tổ chức họp thường xuyên hơn để cùng thảo luận đưa ra các quyết định phù hợp, người lãnh đạo cũng không thể giao toàn quyền cho quản lý, vì trong công

ty tôi thì người lãnh đạo là người sở hữu toàn bộ tài sản, các giao dịch có giá trị lớn nên xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Tuy nhiên lãnh đạo cũng nên trao quyền cho người quản lý để xử lý công việc chủ động hơn

Người quản lý giao quyền cho nhân viên cấp dưới, đồng thời quy trách nhiệm cụ thể đối với từng bộ phận, xây dựng các mức ky luật thích ứng Việc lập các báo cáo kết quả công việc là bắt buộc đối với các bộ phận

Xây dựng tinh thần đoàn kết cùng phấn đấu vì sự phát triển chung, đề ra các mức thưởng theo doanh thu kích thích nhân viên cố gắng, tạo ra môi trường làm việc thoải mái hơn, tuyển dụng thêm các vị trí còn thiếu để có thể cho nhân viên được nghỉ lễ, nghỉ hè hay khi có việc riêng Nên thay đổi phong cách giao tiếp của người quản lý và nhà lãnh đạo, không nên quát tháo nói nặng lời khi họ chưa làm được công việc tốt như kỳ vọng của người lãnh đạo không nên coi nhân viên như tôi tớ, mà hãy coi họ như những người cộng tác, nên hiểu rằng một mình nhà lãnh đạo không thể tự mình làm hết mọi công việc, và lợi nhuận của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào ý thức lao động của nhân viên

Hiện tại nhân viên tại công ty đã có mức thu nhập tương đối tốt so với cùng

vị trí này tại các công ty khác tại địa phương, nhưng chế độ đãi ngộ còn nhiều hạn chế

Trong tình hình hiện tại, khi mà giá vàng liên tục tăng, là một cơ hội rất tốt đối với công ty, lượng khách hàng ngày một đông, do công ty đã có uy tín và hoạt động lâu năm tại địa phương Vì vậy lợi nhuận thu được tăng, và tiền lương phải trả cho nhân viên là một khoản nhỏ so với lợi nhuận thu được, vì vậy, thời gian tới tôi sẽ đề nghị lãnh đạo xây dựng thêm quỹ “ lớn lên và trưởng thành” để trao học bổng cho con em của những người nhân viên trong công ty, cũng như phục vụ việc giúp đỡ các nhân viên có hoàn cảnh khó khăn Ngoài ra tôi cũng đề nghị công ty trích một phần lợi nhuận để tổ chức giao lưu, giải trí cho nhân viên theo định kỳ và vào các dịp đặc biệt Công ty sẽ tham gia công tác làm từ thiện, vì hành động này sẽ đánh thức lòng nhân ái trong mỗi cá nhân người lao động, đây cũng là cách để khuyến khích, hướng nhân viên của mình yêu thích làm việc thiện, như vậy sẽ giúp họ giữ được đạo đức trong công việc

và đời sống

Tham gia tích cực vào các buổi giao lưu các doanh nghiệp cùng ngành nghề

để học hỏi các kĩ năng quản lý cũng như thực hiện việc trao đổi trong kinh doanh

2/ Văn hoá doanh nghiệp:

Văn hóa doanh nghiệp là một trong những động lực chính thúc đẩy nhân viên tận tâm và gắn bó với doanh nghiệp, văn hóa của một tổ chức là hình mẫu

cơ bản của các giả thiết giá trị và niềm tin chung, chi phối cách suy nghĩ và hành động của nhân viên với các vấn đề và các cơ hội

Trong nhiều phân tích của môn học quản trị hành vi tổ chức trong đó đề cập vấn đề văn hóa doanh nghiệp, thì tôi đặc biệt chú trọng tới “ văn hóa thích ứng” nghĩa là văn hóa doanh nghiệp mà nhân viên chú trọng vào sự thay đổi nhu cầu của khách hàng và những cổ đông khác và ủng hộ các biện pháp để doanh nghiệp theo kịp những thay đổi này

Văn hóa tổ chức và đạo đức kinh doanh: là các hoạt động tạo ra những ảnh hưởng tốt tới hành vi đạo đức của nhân viên

Trong doanh nghiệp chúng tôi, có những nhân viên tới từ các miền khác nhau của đất nước, chủ yếu bộ phân nhân viên chế tác đến từ Huế, Đà nẵng, Đăc lak… vì vậy tính cách, lối sống, cách giao tiếp lúc đầu cũng không phù hợp với người miền bắc Vì vậy cũng cần có những giao lưu giải trí để họ hiểu

và đoàn kết hơn Theo tôi, mỗi nhân viên phải cảm thấy yêu thích công việc mình làm, thì mới có thể tập trung làm việc tốt, cần triệt tiêu ngay từ đầu các mâu thuẫn trong công ty Có những chính sách đãi ngộ đảm bảo sự minh bạch, công bằng

Tóm lại để đổi mới văn hóa doanh nghiệp chúng tôi cần phải:

Quan tâm hơn tới nhân viên

Tìm hiểu tâm lý khách hàng và có những sự chăm sóc đặc biệt

Mở rộng quan hệ khách hàng

Tinh thần trách nhiệm cao trong công việc

Xây dựng lối sống có đạo đức

3/ Quyền lực và xung đột:

Xung đột: là một quá trình trong đó một bên nhận thấy rằng các quyền lợi

của mình đang bị xâm phạm hoặc bị làm phương hại bởi một bên khác

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến xung đột trong công ty như: Sự khác nhau

về văn hóa, khẩu ngữ, trình độ… nhưng theo tôi ta nên chú trọng giải quyết các xung đột phát sinh do việc không phân định rõ quyền hạn, nghĩa vụ của từng vị tri công việc, sự phân chia lợi ích thiếu khách quan, không công bằng, các yếu

tố như để tình cảm cá nhân đan xen công việc, phân biệt đối xử của người lãnh đạo với các nhân viên, mâu thuẫn do không đạt được lợi ích như kỳ vọng

Có những mâu thuẫn xung đột có tính tích cực, như khi các nhân viên cạnh tranh nhau để phát triển, tuy nhiên hầu hết các xung đột có tính chất tiêu cực,

ảnh hưởng không tốt cho doanh nghiệp Khi nhân viên có cảm giác bị ức chế

họ sẽ không thể tập trung làm công việc, chán nản, chống đối và thái độ của họ còn ảnh hưởng xấu tới các nhân viên khác

Vậy chúng ta làm thế nào để giải quyết các xung đột?

Nói chuyện với từng bên trong cuộc xung đột, tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề, cũng phải tính đến thái độ, cảm xúc của nhân viên, cũng như xem xét vị trí công tác của họ để suy xét tìm ra cách giải quyết.Trong trường hợp mâu thuẫn không phức tạp thì ngoài biện pháp khuyên răn, đáp ứng một số lợi ích các bên, thì người lãnh đạo nên tạm tạo khoảng cách của họ trong công việc, ấn định một khoảng thời gian để họ tĩnh tâm cân nhắc lại mọi việc để giải quyết mâu thuẫn

4/ Động viên khuyến khích nhân viên làm việc:

Mua sắm các trang thiết bị tốt để nhân viên không bị khó chịu khi các thiết

bị thường xuyên bị lỗi kĩ thuật, cung cấp đầy đủ những vật dụng cần thiết phục

vụ chuyên môn Ví dụ người thợ kim hoàn không thể làm ra sản phẩm tinh xảo nếu những đồ nghề họ được trang bị quá cũ kĩ Một nhân viên thu ngân không thể đếm một số lượng tiền lớn nếu máy đếm tiền thường xuyên báo lỗi…

Tạo ra môi trường làm việc thân thiện, ví dụ nhân viên có quyền nghỉ giải

lao 30 phút giữa giờ để ăn trái cây, đọc sách báo, chuyện trò với nhân viên khác, hay sử dụng điện thoại di động

Nâng cấp cơ sở vật chất, như nơi làm việc sang trọng tiện nghi, có phòng nghỉ, được phép nghe nhạc, tập thể dục hay thư giãn tại đây

Tổ chức định kỳ các cuộc liên hoan công ty, biểu dương tặng quà những cá nhân và nhóm làm việc hiệu quả Phát huy tính chủ động sáng tạo trong giải quyết công việc của nhân viên, đây cũng là dịp để mọi người thấy công ty chính là ngôi nhà thứ hai, ngôi nhà xã hội của chính họ

Xây dựng quy chế lương, thưởng, phụ cấp đáp ứng được với thời buổi giá

cả lạm phát nhằm giúp nhân viên yên tâm làm việc

Xây dựng quy định nội bộ bao gồm cả các quy định về kỷ luật nhằm triệt tiêu ý định vi phạm trong nhân viên Tránh bất đồng mâu thuẫn

Đặc biệt trong công ty tôi cần chú ý chấp hành nghiêm túc hơn luật lao động liên quan tới quyền lợi được nghỉ phép của nhân viên

Thành công của một doanh nghiệp phụ thuộc vào việc nhà quản lý tổ chức mối quan hệ giữa các cá nhân như thế nào, và kích thích họ ra sao

III PHÁT TRIỂN CÁC ĐỀ XUẤT CÓ GIÁ TRỊ.

Tại sao phải phát triển cá đề xuất có giá trị? Bởi nhân loại phát triển được nhờ có những đề xuất, những ý tưởng và đam mê theo đuổi ý tưởng đó Trong một doanh nghiệp cũng vậy, những sáng tạo thông minh thường đem lại những lợi nhuận bất ngờ, nhiều con người nghĩa là chúng ta sở hữu nhiều ý tưởng Vậy người quản lý phải làm sao để kích thích họ mạnh dạn đề xuất ý tưởng của mình Có nhiều nhân viên có tính cách trầm lắng, họ thường ít muốn phát biểu trong những cuộc họp, nhưng kinh nghiệm của tôi cho thấy họ không phải không có sáng kiến, mà họ nhút nhát, ngại đám đông, vậy hãy động viên họ, tạo cho họ một thói quen phát biểu đóng góp ý kiến

Mọi nhân viên có thể trưởng thành hơn qua thời gian nếu ta biết chú trọng công tác đào tạo, động viên, vì bản thân mỗi cá nhân đều tiềm ẩn mong muốn khẳng định bản thân, cảm giác có ích cho xã hội và niềm vui khi được ghi nhận, tuyên dương Vậy nên hãy ghi nhận mọi đóng góp của nhân viên, tổ chức nộp các báo cáo theo định kỳ để tập hợp ý kiến xây dựng doanh nghiệp

Phát triển các kĩ năng giao tiếp, xử lý thông tin cũng như các kĩ năng làm việc tập thể, vì chỉ khi làm việc chung với người khác chúng ta mới có thể học hỏi, nâng cao trình độ, cũng như khẳng định giá trị bản thân

Bộ óc của chúng ta có những tiềm năng tuyệt vời nhưng hầu hết chúng ta chỉ mới sử dụng 10% tiềm năng đó, vậy hãy đào tạo nhân viên, đào tạo con người để họ tạo ra thành công