Phân tích hành vi tổ chức và hướng giải quyết xung đột tại doanh nghiệp

Là nhân viên trong công ty thuộc lĩnh vực giáo dục trực tuyến, tôi nhận thấy rõ vai trò quan trọng từ việc tổ chức một doanh nghiệp, cấu trúc doanh nghiệp và quy trình làm việc trong đơn

PHAN TICH HANH VI TỔ CHỨC VA HƯỚNG GIẢI QUYẾT XUNG

DỘT TẠI DOANH NGHIỆP

1 Giới thiệu

Thế giới đang thay đổi với tốc độ chóng mặt, thay đổi diễn ra quanh ta

và đó là quy luật tất yếu của sự phát triển Sứ mệnh của những nhà quản lý

là phải nắm bắt được những sự thay đổi và điều chỉnh nó theo hướng có lợi cho tổ chức Peter Drucker đã nói: “người thành công là người đón đầu sự thay đổi” Không nằm ngoài quy luật đó, với mục đích phù hợp với sự phát triển và xu hướng thay đổi của xã hội, việc thay đổi trong lĩnh vực hành vi tổ chức có ý nghĩa vô cùng quan trọng Tuy nhiên, thay đổi sẽ là lãng phí nếu không được nhìn nhận và thực hiện đúng cách Không ai có thể đoán được những gì đang chờ đợi mình ở con đường phía trước Cần phải có kế hoach

để chuẩn bị mọi điều kiện cho quá trình thực hiện sự thay đổi của công ty Một công ty muốn thành công phải có 1 dự án tốt, những nhân viên tích cực tham gia đổi mới, có trách nhiệm với thế hệ hiện tại và tương lai

Là nhân viên trong công ty thuộc lĩnh vực giáo dục trực tuyến, tôi nhận thấy rõ vai trò quan trọng từ việc tổ chức một doanh nghiệp, cấu trúc doanh nghiệp và quy trình làm việc trong đơn vị Với 34 nhân viên được cấu trúc theo mô hình gồm 6 phòng ban:

1 Giám đốc điều hành

2 Phòng IT 3 người

3 Phòng Kinh Doanh 2 người

4 Phòng Nội dung 20 người

5 Phòng kế toán 3 người

6 Phòng hành chính 5 người

Với mỗi phòng ban, nhiệm vụ và trách nhiệm là khác nhau nhưng với quy trình làm việc như hiện nay tôi nhận thấy cần phải có sự thay đổi trong hành

vi tổ chức công việc cũng như nhân sự, điều đó được thể hiện rõ bằng kết quả làm việc, hiệu quả trong công việc có sự chênh lệch khá lớn giữa các phòng.Trước hết, đây là một mô hình công ty tương đối nhỏ, do vậy, sự va chạm, tiếp xúc cũng như mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên là khá thân thiết Thêm vào đó, với tôn chỉ của công ty là hoạt động giáo dục và sư phạm, một môi trường làm việc nhân văn, thân thiện luôn là yếu đố ưu tiên hàng đầu Do vậy, một người lãnh đạo có tầm nhìn phải là người dám thay đổi và thay đổi được hành vi tổ chức trong đơn vị mình để mọi người cùng tham gia

Trong một tổ chức, bất kỳ một hành vi nào làm tác động vào tổ chức đều làm ảnh hưởng ít hay nhiều hoạt động trong tổ chức đó Từ phong cách lãnh đạo của người quản lý, văn hóa doanh nghiệp trong tổ chức, sự cạnh tranh về quyền lực và những xung đột cho đến cách thức làm việc của nhân viên, tất

cả đều làm ảnh hưởng tới việc quản trị hành vi trong doanh nghiệp

2 Phân tích về hành vi tổ chức của doanh nghiệp:

2.1.Phong cách lãnh đạo:

Có nhiều cách tiếp cận, hay nói chính xác hơn là phong cách trong lãnh đạo

và quản lý Những phong cách này được hình thành dựa trên hệ thống những giả định và luận thuyết riêng Mỗi người sẽ lựa chọn cho mình một phong cách lãnh đạo/quản lý riêng dựa trên kết hợp các yếu tố bao gồm niềm tin, giá trị và những tiêu chuẩn cá nhân liên quan, ở cấp độ lớn hơn đó là những yếu tố về văn hóa doanh nghiệp và các chuẩn mực chung mà trên một hệ thống tổng thể chung đó, có thể có một phong cách sẽ thích hợp, được ủng

hộ nhưng phong cách khác lại không có điều kiện áp dụng Những phong

cách lãnh đạo thường được nhắc đến là: (ở đây xin giữ nguyên văn từ tiếng Anh do tiếng Việt chưa có khái niệm tương ứng)

Charismatic Leadership

Participative Leadership

Situational Leadership

Transactional Leadership

Transformational Leadership

The Quiet Leader

2.2 Văn hóa doanh nghiệp

Trên thế giới có một số định nghĩa văn hoá doanh nghiệp như sau:

1 Phẩm chất riêng biệt của tổ chức được nhận thức phân biệt nó với các tổ chức khác trong lĩnh vực (Gold, K.A.)

2 Văn hóa thể hiện tổng hợp các giá trị và cách hành xử phụ thuộc lẫn nhau phổ biến trong doanh nghiệp và có xu hướng tự lưu truyền, thường trong thời gian dài (Kotter, J.P & Heskett, J.L.)

3 Văn hóa doanh nghiệp là những niềm tin, thái độ và giá trị tồn tại phổ biến và tương đối ổn định trong doanh nghiệp (Williams, A., Dobson, P & Walters, M.)

Văn hóa doanh nghiệp được thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau, từ dễ nhận biết đến ẩn sâu trong tiềm thức của tập thể mà phải qua thời gian dài mới hình dung ra được Cấu trúc của văn hóa doanh nghiệp gồm 4 nhóm: nhóm yếu tố giá trị, nhóm yếu tố chuẩn mực, nhóm yếu tố không khí và phong cách quản lý của doanh nghiệp và nhóm yếu tố hữu hình

Tôi thực sự tự hào vể môi trường dân chủ mà mình đang làm việc, môi trường được xây dựng dựa trên sự chia sẻ, giúp đỡ và hoàn thiện lần nhau Giám đốc luôn giữ nụ cười trên môi và chỉ đạo chúng tôi một cách rất cởi

mở Còn các nhân viên, vì cùng là giáo viên nên luôn cố gắng giải quyết mọi việc theo cách nhân văn và cởi mở với nhau Văn hóa doanh nghiệp còn thể hiện ở quang cảnh phòng làm việc của chúng tôi Lớp học, phòng làm việc luôn sạch sẽ và gọn gàng như chúng tôi vấn nói đó là nơi chúng tôi tạo ra

sự thoải mái

http://www.vhdn.vn/index.php?

option=com_content&view=article&id=4466:Vn-ha-doanh-nghip -Nhng-iu-c-bn&catid=66:vanhoadoanhnhan

2.3 Quyền lực và xung đột

Xung đột - mâu thuẫn là quá trình trong đó một bên nhận ra rằng quyền lợi của mình đối lập với bên khác, hoặc bị ảnh hưởng tiêu cực bởi bên khác Một thống kê của các nhà nghiên cứu Mỹ cho thấy, trung bình một nhà lãnh đạo hay quản lý doanh nghiệp phải dành 21% thời gian trong tuần để giải quyết mâu thuẫn, xung đột trong doanh nghiệp Lãnh đạo doanh nghiệp cần giải quyết mâu thuẫn, xung đột để thúc đẩy doanh nghiệp làm việc tốt hơn Mâu thuẫn, xung đột phân theo tính chất lợi - hại gồm có: mâu thuẫn, xung đột có lợi và mâu thuẫn, xung đột có hại, phân theo bộ phận thì có: mâu thuẫn xung đột giữa các nhóm, giữa các cá nhân, và trong một cá nhân Xung đột - mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi, có thể xảy ra ở mọi cấp

độ trong một doanh nghiệp Khi mâu thuẫn, xung đột không được giải quyết hay giải quyết không thỏa đáng, sẽ đẩy doanh nghiệp rơi vào tình trạng hỗn loạn, suy thoái Lãnh đạo doanh nghiệp phải nhận diện được các mâu thuẫn, tìm ra nguyên nhân và các bước giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả nhất

một số những nguyên nhân khác dẫn tới mâu thuẫn nội bộ như:

- Sự khác biệt về văn hóa và quan niệm về trách nhiệm.

- Sự khác biệt về giá trị, quan niệm và tín ngưỡng

- Thiếu sự nhạy cảm đối với vấn đề sắc tộc, nòi giống, tuổi tác, địa vị

xã hội, giáo dục và khả năng

- Thiếu những kỹ năng con người đặc biệt là kỹ năng giao tiếp

- Hay thay đổi nơi làm việc

- Hạn chế về nguồn lực, thể lực và tâm sinh lý

Trong công ty tôi hiện đang công tác, có một vài mâu thuẫn xảy ra giữa giám đốc và nhân viên, và giữa các nhân viên với nhau Thứ nhất, có một vài mâu thuẫn xảy ra ở mức lương được trả Có một vài nhân viên thừa nhận rằng họ không hài lòng với mức lương mà họ nhận được, cụ thể, có một vài giáo viên dạy chương trình IELTS và TOEFL nói rằng họ có thể nhận được mức lương cao hơn thế với những bài soạn online trên lớp hay buổi dạy ở những lớp offline hơn mức mà những giáo viên chỉ chịu trách nhiệm với chương trình TOEIC hay giao tiếp cơ bản, tuy nhiên, ở công ty, mức lương là như nhau Thêm vào đó, một vài nhân viên nhận thấy rằng, họ

có nhiều kinh nghiệm và kiến thức hơn các nhân viên khác nhưng lại không

có được những vị trí tốt trong công ty Điều này gây ra lòng đố kỵ khiến các nhân viên không muốn đóng góp những sản phẩm tốt nhất cho công ty, thậm chí còn tham gia soạn bài cho công ty khác

Một vấn đề khác đó là, vợ của giám đốc tham gia quá nhiều vào công việc của công ty Tuy nhiên, điều đáng lo ngại là người này thiếu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, thậm chí còn không được lòng các nhân viên Chính chuyện này tạo ra mâu thuần khi cô ta đến công ty và chỉ đạo tất cả mọi

người trong lĩnh vực của họ, quản lý ngân sách công ty và cả chính sách nhân sự

2.4 Động viên khuyến khích nhân viên làm việc

Theo một cuộc điều tra gần đây do Jobsite, một trang web về lao động và việc làm của Anh, thực hiện, thì có đến 70% nhân viên nói rằng họ nhận được sự động viên của lãnh đạo ít hơn trước đây, 80% tin rằng, nếu họ muốn, họ có thể làm việc tốt hơn rất nhiều và 50% người lao động thừa nhận rằng họ chỉ làm việc vừa đủ để không bị sa thải

Bằng cách tạo ra một môi trường khuyến khích làm việc cho nhân viên mình, một nhà lãnh đạo giỏi sẽ là người khơi dậy những mong muốn tích cực của nhân viên

Trong công ty tôi hiện nay, có rất nhiều phương pháp để thúc đẩy động lực của các nhân viên Cụ thể, ngoài lương, công ty còn áp dụng chính sách tiền thưởng và phụ cấp cho nhân viên khi họ hoàn thành nhiệm vụ trước hạn hay trong một vài dịp đặc biệt như là tết hay các ngày lễ quốc gia Hơn nữa, giám đốc thường gửi email chúc mừng sinh nhật vào ngày sinh nhật của nhân viên và tổ chức những bữa tiệc nhỏ cho công ty khi kết thúc dự án

3 Cách thức làm thay đổi hành vi trong tổ chức

3.1 Động viên khuyến khích tính chủ động của nhân viên trong công việc

3.1.1 Phần thưởng hữu hình:

Sự tác động của cơn bão suy giảm kinh tế toàn cầu, đã ảnh hưởng không nhỏ tới đời sống của người lao động Các doanh nghiệp hiện nay phải đối mặt với việc hoạt động không hiệu quả do không tận dụng được nguồn lực mình đang sẵn có Do vậy, không thể đánh giá thấp tầm quan trọng của việc tạo

động lực thúc đẩy nhân viên làm việc, cả về vật chất và tinh thần Trong đó tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp là những điều cơ bản nhất Ngoài tiền lương để động viên người lao động các doanh nghiệp, tổ chức còn áp dụng các hình thức tiền thưởng và chế độ phụ cấp để khuyến khích người lao động Đây cũng là một trong những biện pháp kích thích vật chất

có hiệu quả đối với người lao động Cùng với tiền lương, tiền thưởng và các phúc lợi đã góp phần thoả mãn các nhu cầu vật chất cho người lao động và ở một chừng mực nào đó Điều này càng thúc đẩy người lao động tích cực hơn nữa trong công việc giúp họ có được sự đam mê hay sự thoả mãn về công việc mình làm

Nên có sự thay đổi trong chế độ lương thưởng trong công ty Theo tôi, nên

có những mức lương khác nhau cho các giáo viên theo kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và mục mà họ đang phụ trách Ví dụ, giáo viên dạy IELTS xứng đáng có được mức lương cao hơn giáo viên dạy giao tiếp cơ bản vì kiến thức chuyên môn của họ cũng như quá trình đào tạo mà họ đã trải qua Thêm vào đó, khung lương cho giáo viên nước ngoài hay giáo viên việt nam cũng nên được xây dựng phù hợp với kinh nghiệm và kiến thức của họ chứ không nên quá coi trọng giáo viên nước ngoài

3.1.2 Phần thưởng vô hình

Con người ngoài nhu cầu về vật chất thì nhu cầu tinh thần cũng có giá trị rất quan trọng, hai loại nhu cầu cùng tồn tại với nhau bổ sung lẫn nhau để tạo động lực cho người lao động Thực tế cho thấy, bất kỳ ai cũng có thể từ bỏ một công việc tốt nếu có cơ hội tốt hơn Từ kinh nghiệm xương máu của mình, một số chủ doanh nghiệp đó cho rằng giải pháp tốt nhất là “giữ chặt" những người tài hiện có Để làm được điều này không đơn giản, nhưng cũng không quá khó, nếu chủ doanh nghiệp có cách ứng xử phù hợp và áp dụng tốt nghệ thuật khen thưởng vô hình như một công cụ hữu hiệu để ghi nhận

thành tích và giữ chân nhân viên, từ đó là động cơ thúc đẩy tinh thần làm việc của người lao động

- Cách nhà quản lý chú trọng đến việc đào tạo của nhân viên cùng với cách

mà họ đánh giá thành tích nổi bật của nhân viên khi làm việc là một yếu tố quan trọng giúp nhân viên nỗ lực nhiều hơn trong công việc Khen thưởng

và công nhận thành tích của nhân viên ưu tú trước toàn công ty không chỉ là

có tính chất động viên, đánh giá nhân viên ưu tú về vật chất và tinh thần của

họ, mà còn qua đó khuyến khích nhân viên khác cố gắng noi theo tấm gương của những nhân viên thành công để phát triển bản thân hơn nữa

- Môi trường làm việc của nhân viên, doanh nghiệp cần nhớ môi trường làm việc được xây dựng tốt là tạo thuận lợi cho nhân viên phát huy đúng với năng lực và lòng nhiệt tình trong công việc Sự hòa hợp các nhân viên trong công ty là để có được sự hợp tác và tin tưởng giữa họ trong công việc, nâng cao năng suất làm việc của doanh nghiệp hơn

- Việc chủ động trong việc khuyến khích nhân viên phát triển kỹ năng chuyên môn và đào tạo về khả năng trong những công việc khác là cách tốt nhất tạo cho doanh nghiệp nguồn nhân lực hoàn hảo và hiệu quả, bằng cách cung cấp những khóa đào tạo, hỗ trợ thêm chi phí, hoặc chỉ định những nhân viên có kinh nghiệm đào tạo thêm cho nhân viên mới vào làm hoặc còn chưa

có nhiều kinh nghiệm là cách dễ dàng nhất để nhân viên trong doanh nghiệp phát triển

- Việc cất nhắc, tạo những cơ hội thăng tiến cho nhân viên có thể giúp họ nhận ra những cơ hội mới để phát triển nghề nghiệp, và cả những thử thách mới mẻ hơn vẫn còn đang chờ đợi họ ở phía trước Luân chuyển những nhân

viên sang những vị trí mới, vai trò mới còn giúp doanh nghiệp lấp những

chỗ trống về nhân sự cao cấp trong doanh nghiệp, tận dụng tối đa khả năng

làm việc của những nhân viên xuất sắc trong nội bộ doanh nghiệp

Vể mặt tinh thần để khích lệ nhân viên, tôi thấy cũng cần có một thay đổi

nhở ở công ty hiện nay Giám đốc công ty, mặc dù luôn thể hiện rằng ông

muốn gây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong công ty, nhưng thực tế, sự giao

tiếp, nói chuyện của ông vơi nhân viên trong công ty còn khá nhiều hạn chế

và không thực sự sâu sắc cá nhân tôi thấy, giám đốc cần dành nhiều thời

gian hơn để quan tâm đến nhân viên Một vấn đề nữa là kể từ khi thành lập

công ty, các nhân viên chưa được hưởng chế độ nghỉ mát, nên cần xây dựng

chế độ này để các nhân viên có thể dành thời gian tìm hiểu nhau thêm

3.2Giải quyết mâu thuẫn, xung đột trong doanh nghiệp

Để giải quyết mâu thuẫn, xung đột trong doanh nghiệp, trước hết nhà lãnh

đạo hãy lắng nghe các bên trình bày quan điểm của mình, sau đó ra quyết

định đình chiến xung đột, dành thời gian thu thập thông tin, tìm hiểu nguyên

nhân Trên cơ sở đó đưa ra các chiến lược để giải quyết mâu thuẫn, xung

đột

1 Lắng nghe Lắng nghe các bên trình bày và giải thích quan

điểm của mình, và nghe họ đánh giá về đối phương Nhà lãnh đạo cần xem xét kỹ lợi ích của họ trong

vụ xung đột

2 Ra quyết định đình chiến Các mâu thuẫn, xung đột khó có thể giải quyết được

ngay Nhà lãnh đạo cần thời gian tìm ra bản chất của vấn đề Hãy dùng quyền yêu cầu chấm dứt ngay xung đột, và thông báo thời hạn giải quyết cho các

3 Thu thập thông tin Yêu cầu các bên cung cấp thông tin Đồng thời thu

thập thông tin từ mọi nguồn, mọi người có liên quan trực itếp hoặc gián tiếp tới các bên gây nên mâu thuẫn, xung đột Cần phải xác định được đâu là thông tin chính xác, có giá trị

4 Tìm hiểu nguyên nhân Tìm hiểu rõ nguyên nhân, lãnh đạo mới tìm ra

hướng giải quyết Liệt kê ra tất cả các nguyên nhân

có thể dẫn tới mâu thuẫn, xung đột và xác định xem đâu là nguyên nhân chủ yếu

5 Áp dụng chiến lược giải

quyết

Các chuyên gia quản trị doanh nghiệp đã đưa ra ba chiến lược phổ biến: một là thắng – thua, hai là thua

- thua và ba là thắng - thắng

Theo như những mâu thuẫn đã trình bày ở trên về mức lương thưởng hay về

việc thamm gia quá nhiều vào công việc của công ty, để giải quyết chúng,

giám đốc công ty trước hết cần phải lắng nghe ý kiến các bên, ra thông báo

về việc ông sẽ xem xét lại sau khi phân tích vấn để, cần có biện pháp, mà cụ

thể là các mức lương khác nhau được áp dụng.

Thứ hai, tôi nghĩ rằng, giám đốc không nên cho vợ vào làm việc ở công ty,

điều này luôn gây ra những bất lợi cho hình ảnh giám đốc cũng như mâu

thuẫn từ các nhân viên Trong trường hợp đồng ý, nên có công việc phù hợp

với chuyên môn và chế độ như các nhân viên bình thường khác

(http://www.doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Lanh-dao-360/Ky-nang-360/

Giai_quyet_mau_thuan_xung_dot_trong_doanh_nghiep/)

3 Conclusion