Xây dựng mô hình đổi mới quản lý cá nhân và nhóm làm việc trong việc thẩm định tài trợ dự án cho thuê thiết bị thi công xây lắp tại công ty cho thuê tài chính ngân hàng đầu tư và phát triển việt nam

XÂY DỰNG MÔ HÌNH ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÁ NHÂN VÀ NHÓM LÀM VIỆC TRONG VIỆC THẨM ĐỊNH TÀI TRỢ DỰ ÁN CHO THUÊ THIẾT BỊ THI CÔNG XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CHO THUÊ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TR

XÂY DỰNG MÔ HÌNH ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÁ NHÂN VÀ NHÓM LÀM VIỆC TRONG VIỆC THẨM ĐỊNH TÀI TRỢ DỰ ÁN CHO THUÊ THIẾT BỊ THI CÔNG XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CHO THUÊ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.

Bài làm:

Sau khi được nghiên cứu môn học Quản trị hành vi tổ chức, tôi càng nhận thấy tầm quan trọng của nhân tố con người, sự cần thiết phải tổ chức các nhóm làm việc hợp lý trong điều kiện môi trường kinh doanh đang thay đổi rất nhanh, cạnh tranh trở nên gay gắt và mang tính toàn cầu Vì vật, tôi đã nghiên cứu Xây dựng mô hình đổi mới quản lý cá nhân và nhóm làm việc trong việc thẩm định tài trợ dự án cho thuê thiết bị thi công xây lắp tại Công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam l àm ch ủ đ ề b ài ki ểm tra h ết m ôn Quản trị hành vi tổ chức của mình

1- Giới thiệu sơ lược về Công ty Cho thuê tài chính Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam.

Công ty cho thuê tài chính Ngân hang Đầu tư và Phát triển Việt Nam (tên tiếng Anh ) là doanh nghiệp Nhà nước hạng 1, trực thuộc Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, được thành lập từ năm 1997

Chức năng kinh doanh: thực hiện hoạt động cho thuê tài chính phù hợp với qui định của luật pháp Việt nam

Tổng số cán bộ nhân viên hiện nay của Công ty là 81 người, từ tháng 8/2008 đến nay cơ cấu tổ chức hoạt động của Công ty đã được xây dựng và thực hiện theo sự phê chuẩn của Ngân hang Đầu tư và Phát triển Việt Nam (trên cơ sở

Dự án hiện đại hoá ngân hàng TA2 được hỗ trợ của WB), cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động hiện nay được bố trí như sau:

- Hội đồng quản trị

- Ban giám đốc

- Khối quản lý rủi ro: gồm Phòng quản lý rủi ro và Phòng kiểm tra nội bộ

- Khối quan hệ khách hàng: gồm 3 Phòng quan hệ khách hàng và 1 Phòng cho thuê nội ngành

- Khối tác nghiệp: Phòng quản trị tín dụng

- Khối quản lý nội bộ: gồm Phòng kế hoạch tổng hợp, Phòng tài chính kế toán, Tổ điện toán, Phòng tổ chức hành chính

2- Sự cần thiết phải đổi mới một số tổ chức hoạt động tại Công ty Cho thuê tài chính Ngân hàng Đàu tư và Phát triển Việt nam.

Hoạt động của các Ngân hàng thương mại Việt Nam nói chung, cũng như các Công ty cho thuê tài chính hiện nay đang diễn ra sự cạnh tranh gay gắt trong hoạt động khi Việt Nam đã là thành viên của WTO, hiện đang thực hiện

các cam kết về chính sách kinh tế khi đàm phán ra nhập WTO và đặc biệt Luật các tổ chức tín dụng năm 2010 của Việt nam có hiệu lực từ 01/01/2011 Do đó hoạt động của các Tổ chức tín dụng tại Việt Nam cần thiết phải có sự đổi mới để thích ứng

Sự đòi hỏi đổi mới này hoàn toàn phù hợp với chủ đề môn học Quản trị hành vi tổ chức, đó là:

Các tổ chức tồn tại trong một môi trường thay đổi thường xuyên và sự tồn tại của tổ chức phụ thuộc vào năng lực của nó trong việc thích ứng với những cơ hội và những đòi hỏi mới Phát triển tổ chức là một loạt các thay đổi có kế hoạch và có hệ thống đối với một tổ chức đang hoạt động Những thay đổi này-thường được đề cập tới như những sự can thiệp- được thiết kế để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức và giúp tổ chức phản ứng với những thay đổi của môi trường Phát triển tổ chức bao gồm những hoạt động tạo ra sự thay đổi rộng lớn

mà những hoạt động này có thể nhằm tới cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức hiện tại Mục đích của phát triển tổ chức là tạo ra sự đổi mới tổ chức, giúp cho tổ chức tránh sự suy tàn, lỗi thời và xơ cứng Do các tổ chức tồn tại trong môi trường thay đổi rất nhanh, nó phải luôn đổi mới, sang tạo để duy trì sức sống của nó Một số điều kiện phải được thiết lập để duy trì sức sống của nó Một số điều kiện phải được thiết lập để cổ vũ mọi người chia sẻ những ý tưởng sang tạo, đồng thời tổ chức đó phải năng động trong việc điều chỉnh và thích ứng với môi trường mới

3- Đòi hỏi phải có sự thay đổi về mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc trong quá trình thẩm định tài trợ dự án cho thuê tại Công ty Cho thuê tài chính Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt nam hiện nay, xuất phát từ các lý do sau:

- Xuất phát từ nhu cầu để tổ chức (Công ty) phát triển, bởi tổ chức chính là các nhóm người làm việc và phụ thuộc lẫn nhau: có cấu trúc tương tác, phối hợp thực hiện các nhiệm vụ, làm việc có mục đích để phát triển Công ty

Qui trình thẩm định dự án cho thuê tại Công ty Cho thuê tài chính hiện nay được qui định chặt chẽ và có 3 khâu riêng biệt, đó là:

+ Khâu đề xuất: do bộ phận Quan hệ khách hàng, sau khi tiếp cận khách hàng có nhu cầu đầu tư sẽ xem xét thẩm định dự án, khách hàng và đề xuất có tham gia tài trợ không? Quá trình này được một lãnh đạo Công ty phụ trách, gọi

là lãnh đạo phụ trách quan hệ khách hàng

+ Khâu quản lý rủi ro: được thực hiện sau khi có báo cáo đề xuất của bộ phận quan hệ khách hàng, bộ phận quản lý rủi ro sẽ thẩm định lại báo cáo đề xuất, nếu thống nhất đề xuất của quan hệ khách hàng sẽ có báo cáo trình duyệt cấp thẩm quyền phê duyệt theo qui định, trường hợp không đồng ý sẽ có ý kiến

đề nghị bộ phận quan hệ khách hàng thẩm định lại, hoặc từ chối tham gia tài trợ vốn gửi bộ phận quan hệ khách hàng để trả lời khách hang.Quá trình này được một lãnh đạo Công ty phụ trách gọi là lãnh đạo quản lý rủi ro

+ Khâu tác nghiệp (giải ngân): khi hồ sơ khoản đầu tư đã được chấp thuận, bộ phận quản trị tín dụng sẽ kiểm tra hồ sơ theo các điều kiện đã được phê duyệt, kiểm tra hợp đồng cho thuê và thực hiện giải ngân Khâu này do một lãnh đạo phụ trách gọi là lãnh đạo phụ trách tác nghiệp

Việc tuân thủ đầy đủ, chặt chẽ qui trình này sẽ đảm bảo sự thống nhất, hạn chế thấp nhất rủi ro đối với các khoản đầu tư, đặc biệt đối với các dự án được đồng nhất về quan điểm, phương án thẩm định Tuy nhiên, trong trường hợp bộ phận quản lý rủi ro, không đồng ý với đề xuất của bộ phận quan hệ khách hàng thì có qui định là người lãnh đạo cao nhất của Công ty (là Giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị, tuỳ theo qui mô dự án được phân cấp) phải trực tiếp giải quyết các mâu thuẫn về quan điểm giữa hai bộ phận ( thực chất là giải quyết mâu thuẫn của lãnh đạo phụ trách quanhệ khách hàng và lãnh đạo phụ trách quản lý rủi ro) Người lãnh đạo Công ty lúc này, đòi hỏi phải xem xét vấn đề thực chất trên vai trò là người tác động, thúc đẩy, và tạo khả năng để những người khác đóng cho sự hiệu quả và thành công của tổ chức mà họ là thành viên Vì vậy, vai trò của người lãnh đạo Công ty lúc này là hết sức quan trọng, bởi họ phải có những quyết định đảm bảo sự an toàn và phát triển của tổ chức, đồng thời phải thể hiện được những bản lĩnh để cấp dưới nể phục, tuân thủ, lúc này đòi hỏi người lãnh đạo phải thể hiện được bảy loại năng lực của nhà lãnh đạo hiệu quả:

- Về chỉ số cảm xúc: có khả năng nhận biết và biểu lộ cảm xúc, hoà hợp được cảm xúc vào trong suy nghĩ, hiểu và lý giải cảm xúc, và điều tiết cảm xúc của bản than và người khác

- Tính chính trực: sự trung thực và khuynh hướng biến lời nói thành hành động

- Nghị lực: Động lực về bên trong để theo đuổi các mục tiêu

- Động lực lãnh đạo: Nhu cầu về quyền lực xã hội để hoàn thành các mục tiêu của nhóm hoặc tổ chức

- Lòng tự tin: Niềm tin vào kỹ năng và khả năng lãnh đạo của bản thân để đạt được các mục tiêu

- Trí thông minh: Khả năng trên mức trung bình nhận thức và xử lý những khối lượng thông tin khổng lồ

- Kiến thức kinh doanh: Hiểu biết về môi trường hoạt động của Công ty để đưa ra được các quyết định trực giác hơn

Mặt khác việc giải quyết những mâu thuẫn trên còn phải đảm bảo tuân thủ văn hoá doanh nghiệp Vì, văn hoá doanh nghiệp là một trong những động lực chính thúc đẩy nhân viên, tận tâm và gắn bó với doanh nghiệp Văn hoá tổ chức

là hình mẫu cơ bản của các giả thiết, giá trị và niềm tin chung, chi phối cách suy nghĩ và hành động của nhân viên với các vấn đề và các cơ hội Là đơn vị thành

viên của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, văn hoá doanh nghiệp của cán bộ nhân viên Công ty Cho thuê tài chính Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn được tuân thủ theo Bộ qui chuẩn đạo đức nghề nghiệp được thống nhất ban hành từ 07/8/2007 với 31 qui chuẩn và Bộ quy tắc ứng xử của cán bộ Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam được ban hành ngày 11/4/2008 với 45 điều, trong đó tinh thần cốt lõi của chuẩn mực ứng xử nội bộ là TRUNG THỰC- THÂN THIỆN- TIÊN TIẾN và qui định chuẩn mực trong ứng

xử với khách hàng là THÂN THIỆN- TẬN TÌNH- TIÊN TIẾN

Ngoài ra người đứng đầu Công ty còn phải quan tâm xử lý xung đột giữa hai bộ phận Quan hệ khách hàng và Quản lý rủi ro, phải có phân tích, đánh giá chính xác đây là xung đột vì mục tiêu chung của Công ty hay vì lý do khác Bởi

vì, xung đột là một quá trình trong đó một bên nhận thấy rằng các quyền lợi của mình đang bị xâm phạm hoặc bị làm phương hại bởi một bên khác Do đó người lãnh đạo phải có những biện pháp can thiệp nhằm thay đổi mức độ và hình thức xung đột theo cách có thể tối đa hoá những lợi ích và giảm thiểu những hậu quả

do làm sai chức năng Trong trường hợp này ở Công ty đây là xung đột giữa hai nhóm làm việc và có lien quan trực tiếp đến uy tín của hai lãnh đạo phụ trách quan hệ khách hàng và quản lý rủi ro Vì vậy, trong trường hợp này người lãnh đạo Công ty cần phải có đánh giá khách quan, bình đẳng và có những chứng cứ, lập luận xác đáng để đánh giá những mâu thuẫn này có phải vì Công ty hay không? Nếu những mâu thuẫn vì chung mục đích để Công ty phát triển thì có

thể thành lập một nhóm làm việc độc lập gồm những chuyên gia để độc lập và thẩm định lại phương án kinh tế

Một vấn đề nữa mà người lãnh đạo cần chú trọng đó là việc động viên khuyến khích nhân viên làm việc Trong trường hợp có những quan điểm trái chiều như vậy ở Công ty, người lãnh đạo trước hết cần động viên nhân viên phải tiếp tục tận tâm, tập trung vào công việc vì mục tiêu chung của Công ty Bởi, sự thành công của tổ chức phụ thuộc lớn vào trình độ thực hiện nhiệm vụ của người lao động Kết quả và hiệu quả của việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên được qui định bởi ba yếu tố: năng lực, điều kiện làm việc, và mức độ động viên Động viên nhân viên nhằm giải quyết yếu tố “muốn làm việc” Ở trường hợp này, nếu người lãnh đạo không có chính sách động viên hợp lý sẽ làm cho các nhân viên, đặc biệt là những nhân viên có quan điểm trái chiều phát huy được khả năng sang tạo vì mục tiêu để Công ty phát triển

4- Ý tưởng đổi mới quản lý cá nhân và nhóm làm việc trong việc thẩm định tài trợ dự án cho thuê thiết bị thi công xây lắp tại Công ty Cho thuê tài chính Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam.

Xuất phát từ nhu cầu hiện nay của các doanh nghiệp Việt nam cần đổi mới, bổ sung thiết bị thi công xây lắp để đáp ứng nhu cầu xây dựng cơ sở hạ tang của Việt nam Nhu cầu này còn phải kéo dài trong nhiều năm nữa và là cơ hội để hoạt động cho thuê tài chính tại Việt nam phát triển

Để giải quyết các xung đột trong quá trình hoạt động của Công ty và tạo động lực để nhân viên nhiệt tình công tác, phát huy các sang tạo và đặc biệt là giải quyết dứt điểm các xung đột giữa lãnh đạo các nhóm

Nội dung cụ thể:

- Khi xảy ra mâu thuẫn trong đề xuất thẩm định giữa bộ phận quan

hệ khách hàng và quản lý rủi ro, lãnh đạo Công ty cần tổ chức họp hai nhóm làm việc lại và có mời một số chuyên gia trong Công ty để cùng lắng nghe hai nhóm trình bày quan điểm, cùng phân tích, đánh giá khách quan để cùng thống nhất cách giải quyết vấn đề Đây chính là cách giải quyết xung đột nhờ bên thứ ba là

nỗ lực của một người tương đối trung lập nhằm giúp các bên giải quyết những vấn đề bất đồng Ba hình thức chủ yếu được dung để giải quyết xung đột nhờ bên thứ ba là hoà giải, trọng tài và thẩm tra Các nhà quản lý thích sử dụng hai hình thức hoà giải và trọng tài tỏ ra có tác dụng hơn, trong trường hợp này lãnh đạo Công ty nên sử dụng biện pháp này

- Trường hợp các bộ phận quan hệ khách hàng và quản lý rủi ro vẫn khăng khăng bảo vệ lập luận của mình thì với vai trò là người đứng đầu lãnh đạo Công ty phải tự mình ra quyết định theo quan điểm mà mình cho rằng có lợi nhất đối với Công ty và phù hợp qui định Pháp luật, điều lệ Công ty Việc ra quyết định trong trường hợp này là một qui trình mang tính ý thức để chọn lựa giữa một hay nhiều giải pháp với mục đích hướng tới một số kết quả mong muốn

- Một trường hợp nữa, nếu bản thân người lãnh đạo Công ty không thể có đủ các cơ sở để kết luận giải pháp nào là đúng thì cần phải báo cáo người

có thẩm quyền cao hơn Trong trường hợp này, có thể xin ý kiến Hội đồng quản trị Công ty, hoặc xin ý kiến Công ty mẹ là Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, nếu thấy cần thiết

Việc xây dựng và thực hiện ý tưởng trên cần phải có lộ trình cụ thể, trước hết tại Công ty cần có sự tham gia của tất cả nhân viên có lien quan, xem xét cụ thể sự phù hợp của quy trình nghiệp vụ và cần phải được phê chuẩn của Hội đồng quản trị Công ty Do đó, cần được xem xét kỹ lưỡng và thường được giải quyết trong khoảng 3 tháng

Tóm lại, những kiến thức thu thập được từ việc nghiên cứu môn học Quản trị hành vi tổ chức là hết sức cần thiết đối với mỗi học viên Thông qua những kiến thức về lý thuết đã được nghiên cứu và từ thực tế ở doanh nghiệp đang làm việc, tôi xin nêu một ý tưởng để vận dụng kiến thức môn học vào thực tế tại doanh nghiệp mình đang làm việc

HẾT