- Phòng Tổ chức Hành chính: sắp xếp bộ máy tổ chức và công tác cán bộ của công ty, thanh tra kiểm tra các hoạt động kinh tế của các cơ sở, thực hiện các chính sách về đào tạo bồi dưỡng c
Trang 1Đề xuất dự án đổi mới mô hình quản lý xây dựng văn hóa doanh
nghiệp
I/ Khái quát về công ty TNHH Tân Thuận Đức
1. Chức năng, nhiệm vụ
2. Cơ cấu tổ chức
2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ máy quản lý
II/ Phòng Tổ chức Hành chính
1 Tình hình đào tạo nhân sự tại công ty TNHH Tân Thuận Đức
2 Ưu điểm trong lĩnh vực đào tạo và bồi dưỡng nhân sự
3 Hạn chế trong lĩnh vực đào tạo và bồi dưỡng nhân sự
III/ Đề xuất dự án đổi mới mô hình quản lý phòng Tổ chức Hành chính
1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính:
2 Hạn chế trong bộ máy tổ chức (Phó phòng Tổ chức)
3 Lý do cần phải đổi mới mô hình quản lý
4 Đề xuất dự án đổi mới
4.1 Cơ sở lý thuyết: Động lực thúc đẩy nhân viên làm việc
4.2 Phân tích thực trạng động lực thúc đẩy nhân viên
2 2 2 3
3 3 4
4 4 4 5 5 6 6
7 7 7
Trang 24.3 Đề xuất dự án
IV/ Thực hiện dự án đổi mới mô hình quản lý
1 Sơ đồ bộ máy mới
2 Thời gian thực hiện, nhân lực
3 Kế hoạch thực hiện
Trang 3I/ Khái quát về công ty TNHH Tân Thuận Đức
1 Chức năng, nhiệm vụ
Công ty TNHH Tân Thuận Đức là đơn vị kinh doanh dưới sự chỉ đạo và quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội, hoạt động theo chế
độ hoạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tạo ngân hàng, và có con dấu riêng để giao dịch trong phạm vi trách nhiệm được quy định Là đơn vị chuyên kinh doanh các mặt hàng đồ chơi trẻ em, công ty TNHH Tân Thuận Đức có chức năng và nhiệm vụ được quy định cụ thể như sau:
- Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hàng năm về mua bán, chế tạo, xuất nhập khẩu đồ chơi trẻ em
- Tổ chức phân phối trực tiếp một số mặt hàng khác theo yêu cầu của công ty
- Trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước, của pháp luật kinh tế nói riêng và doanh nghiệp nói chung để liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước, đảm bảo tự hạch toán kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn và có lãi
- Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các cơ sở vật chất kỹ thuật, các phương tiện phục vụ cho yêu cầu kinh doanh của công ty
- Tổ chức đào tạo nhiệm vụ cho các cán bộ trong ngành đồng thời hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các kế hoạch và nhiệm vụ cần thiết
- Tổ chức nghiên cứu, tìm tòi xây dựng tạo thị trường và nguồn hàng ổn định
3 Cơ cấu tổ chức
3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
Trang 43.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ máy quản lý
- Giám đốc là người trực tiếp quản lý điều hành và chỉ đạo mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật
- Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc
- Phòng Tổ chức Hành chính: sắp xếp bộ máy tổ chức và công tác cán bộ của công ty, thanh tra kiểm tra các hoạt động kinh tế của các cơ sở, thực hiện các chính sách về đào tạo bồi dưỡng cán bộ, chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại, chính sách thị trường, thương nhân nước ngoài, về công tác tuyên truyền quảng cáo, về thông tin liên lạc và lễ tân với thị trường trong và ngoài nước
- Phòng Tài chính kế toán: kiểm tra chỉ đạo điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty, cân đối giữa vốn và nguồn vốn
Ban giám đốc Giám đốc Phó giám đốc
Các phòng nghiệp
vụ phân xưởng
Các phòng ban quản lý
Phòng tài chính
kế toán
Phòng
kế hoạch thị trường
Ban đền
án và thanh toán công nợ
Phòng
tổ chức hành chính
Trang 5- Phòng Kế hoạch thị trường: xây dựng chương trình, kế hoạch, mục tiêu hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, tổng hợp và cân đối toàn diện kế hoạch nhằm xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh
- Ban đền án và thanh toán công nợ: giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nước tồn đọng, tìm các đối tác và xây dựng các đề án kinh doanh
II/ Phòng Tổ chức Hành chính
1 Tình hình đào tạo nhân sự tại công ty TNHH Tân Thuận Đức
- Từ năm 2008 đến năm 2010, số lượng nhân sự được đào tạo liên tục suy giảm: Năm 2009 giảm 14 người tương đương với 41,18 % so với năm 2008; năm 2010 giảm 10 người tương đương giảm 50% so với năm 2009
- Năm 2009, nhân viên nghiệp vụ xuất nhập khẩu được đào tạo 11 người tương đương 39,28% so với năm 2008 Năm 2010, số nhân viên nghiệp
vụ xuất nhập khẩu được đào tạo giảm 8 người, tương đương giảm 47,06% so với năm 2009 Sau quá trình tìm hiểu nguyên nhân của sự suy giảm nhân viên đào tạo là do số lượng công nhân đã bỏ dở quá trình đào tạo, bản thân công nhân chưa được bù đắp thỏa đáng, việc công ty trợ cấp cho công tác đào tạo rất nhỏ cộng với thủ tục rườm rà gây khó khăn cho người học
- Năm 2009, số lượng các nhà quản trị được đào tạo giảm 3 người tương đương 50% so với năm 2008 Năm 2010, số lượng các nhà quản trị được đào tạo giảm 2 người tương đương 66,67% so với năm 2009 Sở dĩ dẫn đến kết quả đào tạo nhân sự giảm là do việc đề bạt thăng chức ít được công ty bàn tới, việc đãi ngộ và tình hình ưu đãi cho nhân viên tự đào tạo chưa được tốt dẫn đến sự thiếu nhiệt tình
2 Ưu điểm trong lĩnh vực đào tạo và bồi dưỡng nhân sự
- Sử dụng tối đa nội lực của mình trong công tác đào tạo nhân sự từ đó đề bạt, phát triển nhân sự và giúp họ làm tốt công việc hiện tại của công ty
Trang 6- Sau nhiều năm thực hiện công tác đào tạo và phát triển nhân sự đã xây dựng được đội ngũ lao động trẻ trình độ chuyên môn cao, về cơ bản đáp ứng được yêu cầu kinh doanh của công ty
- Tạo mọi điều kiện thuận lợi để nhân viên tự nâng cao trình độ học vấn, tay nghề của bản thân
3 Hạn chế trong lĩnh vực đào tạo và bồi dưỡng nhân sự
- Chưa đa dạng hóa các loại hình, phương pháp phát triển nhân sự khiến cho việc học tập của nhân viên gặp không ít khó khăn, ảnh hưởng đến quy mô và chất lượng của công tác phát triển của công ty
- Chưa có chính sách hợp lý nhằm kết hợp hài hòa lợi ích của người lao động với lợi ích của công ty trong công tác phát triển nhân sự, từ đó chưa thực sự khuyến khích được người lao động tự nguyện, tích cực tham gia vào quá trình đào tạo, phát triển nhân sự
- Nội dung của công tác đào tạo và phát triển nhân sự còn nhiều hạn chế chưa thực sự giúp ích cho thực tế công tác của nhân viên
III/ Đề xuất dự án đổi mới mô hình quản lý phòng Tổ chức Hành chính
1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính:
Trang 72. Hạn chế trong bộ máy tổ chức (Phó phòng Tổ chức)
- Yêu cầu nhân sự chưa được tập trung do thiếu bộ phận kiểm tra đánh giá
- Quản lý đào tạo nhân sự chưa chuyên sâu
- Chính sách còn nhiều bất cập: Thủ tục rườm rà, trợ cấp thấp, thiếu động lực làm việc,
3 Lý do cần phải đổi mới mô hình quản lý
- Thực hiện chưa tốt công tác đào tạo nhân sự đặc biệt là công tác đào tạo cấp quản trị Đây là một trong những nguyên nhân quan trọng khiến cho năng suất lao động bình quân năm 2010 giảm sút, khiến cho trình độ công nhân viên trong công ty không được trau dồi và nâng cao trong 2 năm
- Những hạn chế của cơ chế cũ rất nhiều lao động tại công ty có trình độ nhận thức chuyên môn và sự hiểu biết không cao, vì được tuyển dụng theo lối “con ông cháu cha” Lao động trong công ty thừa về lực lượng,
Trưởng phòng
Phó phòng
Tổ chức
Phó phòng Hành chính
Phó phòng thanh tra
Bộ
phận
Tổ
chức
nhân
sự
Bộ phận Đào tạo và Bồi dưỡng nhân sự
Bộ phận Đối ngoại
và Thị trường
Bộ phận Quảng cáo và Thông tin
Bộ phận
Lễ tân
và Đầu tư nước ngoài
Bộ phận thanh tra, kiểm tra
Trang 8thiếu về chất lượng đã làm ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, làm cho năng suất lao động không cao, chi phí tiền lương bất hợp
lý, tình trạng phân công lao động thiếu công bằng trong phân phối phúc lợi, tiền lương
- Có thể thấy phòng Tổ chức Hành chính là văn phòng quan trọng nhất, tạo
ra động lực phát triển công ty Đặc biệt là Tổ chức nhân sự quyết định tầm quan trọng của công ty Nếu tiếp tục giữ mô hình quản lý bộ máy tổ chức cũ, công ty sẽ ngày càng đi xuống như những lý do được phân tích
ở trên Do vậy, việc thay đổi mô hình quản lý là cần thiết, nhất là lúc này
4 Đề xuất dự án đổi mới
4.1 Cơ sở lý thuyết: Động lực thúc đẩy nhân viên làm việc
- Thuyết nhu cầu của Maslow: Con người có xu hướng vươn tới những nhu cầu cao hơn, khi những nhu cầu thấp hơn đã được thoả mãn
Nhu cầu sinh học: con người phải có nhu cầu tồn tại Tại nơi làm việc, một người phải được thỏa mãn nhu cầu vật chất của anh ta, anh ta cần được trả lương để nuôi bản thân và gia đình
Nhu cầu an toàn: khi nhu cầu thấp được thỏa mãn, con người cần được thỏa mãn nhu cầu ở cấp cao hơn, anh ta muốn được bảo đảm an toàn về thân thể, nơi làm việc an toàn
Nhu cầu xã hội: là thành viên của tổ chức, được giao lưu, chia sẻ, hợp tác
Nhu cầu được tôn trọng: được ghi nhận thành tích bằng các phần thưởng, địa vị, cơ hội thăng tiến
Nhu cầu tự khẳng định: phát triển tài năng, những triển vọng nghề nghiệp
- Thuyết X và thuyết Y của McGregor: Theo thuyết X, con người bị thúc đẩy bởi tiền bạc, bổng lộc và sự đe dọa trừng phạt Còn theo thuyết Y,
Trang 9muốn tạo động lực cho người lao động, cần phải biết cách khơi dậy tiềm năng của họ Những người có động cơ hợp lý có thể đạt được những mục đích riêng của họ tốt nhất bằng cách hướng những cố gắng của chính họ vào việc hoàn thành các tổ chức của mục đích
- Thuyết hai yếu tố của Herzberg:
Các yếu tố duy trì:
+ Điều kiện làm việc
+ Chính sách và các quy định quản lý trong doanh nghiệp
Nếu điều kiện làm việc hoặc chính sách đã tốt rồi thì tốt hơn nữa cũng không làm tăng hiệu quả làm việc Nhưng nếu chính sách hay điều kiện làm việc tồi tệ hoặc trở nên tồi tệ thì sẽ làm giảm hiệu quả công việc
Các yếu tố thúc đẩy:
+ Thành đạt
+ Sự thành công
+ Bản thân công việc
+ Trách nhiệm
+ Cơ hội phát triển
- Thuyết kỳ vọng: một cá nhân sẽ hành động theo một cách nhất định dựa trên những mong đợi về một kết quả nào đó hay sự hấp dẫn của kết quả
đó với cá nhân
- Thuyết cân bằng của Adams: mọi người thường có mong muốn nhận được những phần thưởng tương xứng với những đóng góp hay công sức
mà họ đã bỏ ra
4.2 Phân tích thực trạng động lực thúc đẩy nhân viên
- Con người sống hoàn toàn có năng lực để phát triển Mọi người trong công ty đều có khả năng để phát triển và sẽ cố gắng thường xuyên phát
Trang 10triển để giữ vững sự tăng cường của công ty cũng như cho cá nhân họ Vì thế công ty nên tạo điều kiện thuận lợi cho họ Như vậy, công ty sẽ phát huy được hết năng lực của mỗi nhân viên Từ đó có một cái nhìn khách quan trong việc thực hiện công tác đào tạo và phát triển, giảm tác động tâm lý tiêu cực trong cán bộ nhân viên
- Phát triển nguồn nhân lực và đào tạo người lao động là một nguồn đầu tư
sẽ sinh lời đáng kể, tạo đà cho sự phát triển của tổ chức, của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất Và chỉ có tăng cường thêm chi phí cho đào tạo và phát triển nhân lực thì công tác quản trị nhân sự mới có thể ngày một đáp ứng tốt hơn cho nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty, thúc đẩy sự phát triển của công ty tạo sự đổi mới môi trường kinh doanh
- Hiện nay, tại công ty TNHH Tân Thuận Đức, vấn đề nhân sự ngày một đi xuống, tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên chưa đạt mức độ tích cực cao, phần lớn do lĩnh vực liên quan đến quản trị Hành vi tổ chức: Động lực thúc đẩy người làm việc (theo các Thuyết động lực nêu ở mục 4.1)
Do đó, việc tạo động lực thúc đẩy nhân viên cần phải gấp rút tiến hành, tránh để ảnh hưởng đến tình hình tổ chức tài chính của công ty
4.3 Đề xuất dự án
- Thu hút nhân tài thông qua các chính sách ưu đãi về thu nhập cá nhân và các khoản thu nhập khác như thưởng, trợ cấp (đãi ngộ về vật chất)
- Việc đào tạo nhân sự nói chung cần phải giữ vững định hướng: bám sát mục tiêu đa dạng hóa các loại hình đào tạo, chủ động lựa chọn những cơ
sở đào tạo thích hợp, đặt hàng các yêu cầu đào tạo, phân bổ kinh phí đào tạo hợp lý Do vậy, nhiệm vụ quan trọng của công ty là vừa phải “gieo nhu cầu” vừa phải “tạo động lực” duy trì hoạt động đào tạo hiệu quả Đồng thời, phải đánh giá quá trình đào tạo thông qua công tác kiểm tra một cách cẩn thận, hiệu quả
Trang 11- Thay đổi bộ máy tổ chức hợp lý, có hiệu lực.
IV/ Thực hiện dự án đổi mới mô hình quản lý
1 Sơ đồ bộ máy mới
2 Thời gian thực hiện, nhân lực
- Thời gian: 6 tháng
- Nhân lực tham gia: Phó Giám đốc, Trưởng phòng Tổ chức Hành chính, Phó phòng Tổ chức, các quản lý bộ phận trực thuộc và các nhân viên trực thuộc
- Nhân viên mới chuyên ngành Kiểm tra đánh giá năng lực, thư ký Khen thưởng
3 Kế hoạch thực hiện
Trưởng phòng
Phó phòng
Tổ chức
Phó phòng Hành chính
Phó phòng thanh tra
Bộ phận
Tổ chức nhân sự
Bộ phận Đào tạo và Bồi dưỡng nhân sự
Bộ phận Đối ngoại
và Thị trường
Bộ phận Quảng cáo và Thông tin
Bộ phận
Lễ tân
và Đầu tư nước ngoài
Bộ phận thanh tra, kiểm tra
Bộ phận
Kiểm
tra,
Khen
thưởng
Trang 12Bước 1: Thiết lập Bộ phận Kiểm tra, Khen thưởng, đưa vào hoạt động, ngay
tháng đầu tiên, đánh giá kiểm tra kết quả, năng lực làm việc và đưa ra quyết định khen thưởng
Bước 2: Cơ quan chức năng cao hơn đánh giá kết quả kinh doanh thông qua
phòng tài chính kế toán, đánh giá Bộ phận mới thiết lập
Bước 3: Thay đổi những bất cập trong chính sách đào tạo công nhân viên (Bộ
phận Đào tạo và Bồi dưỡng nhân sự), thắt chặt việc giám sát năng lực, tay nghề của nhân viên (Bộ phận Kiểm tra, khen thưởng)
Dưới sự quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội, công ty TNHH Tân Thuận Đức đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể: lượng hàng hóa sản xuất ngày một tăng, chất lượng tốt Tuy nhiên, còn một số điểm hạn chế cần được khắc phục để có thể đưa công ty đi vào hoạt động tốt hơn, đạt thành tích cao hơn Đó chính là những đánh giá, phân tích đã được nêu ở phần nội dung, nhất là về vấn đề nhiệt tình trong công việc Qua sự tìm hiểu sâu về các học thuyết tạo động lực trong môn học quản trị hành vi tổ chức, em đi sâu vào phân tích khía cạnh tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc và tổ chức đào tạo bồi dưỡng nhân sự của công ty TNHH Tân Thuận Đức Dựa vào dự án đổi mới mô hình quản lý đã đề ra, cùng quá trình đánh giá thực hiện sâu sắc, em tin rằng dự
án sẽ mang lại thành công Từ đó thúc đẩy sự phát triển của công ty, đưa công
ty vào hoạt động trong quỹ đạo mới, khắc phục được những hạn chế còn tồn đọng Và tạo điều kiện mở rộng công ty trong tương lai, cạnh tranh được với các công ty cùng ngành