Báo cáo cuối kỳ quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản chủ đề quản lý cán bộ

Để quản lý cán bộ trong một cơ quan lớn, như trước đến nay, phải quản lý trên giấy tờ nên có rất nhiều hạn chế.Cả một núi giấy tờ bạn làm sao quản lý hết được mà dữ liệu càng ngàythay đổ

LỜI NÓI ĐẦU

rong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, cơ sở dữ liệu ngày càng quan trọngtrong cuộc sống Một quyển danh bạ điện thoại, danh mục khách hàng cán bộ nhânviên, hàng trăm địa chỉ email… mà chúng ta cần phải nhớ đều cần đến cơ sở dữ liệu để lưutrữ và truy xuất Một hệ thống quản lý cán bộ trong thời đại hiện nay tỏ ra rất quan trọng

Để quản lý cán bộ trong một cơ quan lớn, như trước đến nay, phải quản lý trên giấy tờ nên

có rất nhiều hạn chế.Cả một núi giấy tờ bạn làm sao quản lý hết được mà dữ liệu càng ngàythay đổi, những thông tin liên quan đến cán bộ luôn thay đổi, luôn cập nhật, điều đó thật làkhó và rất dễ sai sót cũng như thất lạc những giấy tờ liên quan

T

Với xu thế hội nhập như hiện nay thì tình trạng làm việc thủ công như vậy cần phải lọai

bỏ gấp, nếu không dẫn đến tình trạng lạc hậu cũng như không đi kịp với xu thế của thời đại

Vì thế, một xu hướng cho việc quản lý cán bộ hiện nay là dùng các hệ thống cơ sở dữ liệu

để tin học hóa công việc Điều này sẽ giúp bạn lấy thông tin một cách nhanh chóng, chínhxác và tránh nhầm lẫn

Hiểu được tầm quan trọng đó, chúng tôi mạnh dạn nhận đề tài này với một tinh thần làm

việc say mê Sau gần hai tháng thực hiện, đề tài Quản lý cán bộ của nhóm chúng tôi đã

tương đối hoàn thiện với những nội dung sẽ được trình bày sau đây

Chúng tôi xin cảm ơn giảng viên Nguyễn Thị Hoa Huệ đã hướng dẫn nhiệt tình để chúngtôi hoàn thành chủ đề này

Dù đã cố gắng nhưng chắc hẳn sẽ còn nhiều thiếu sót, mong nhận được ý kiến đóng gópcủa quý thầy cô và các bạn

Bảng phân công chi tiết trong suốt quá trình làm đồ án:

ST T

1 Phạm Hồng Chung Thiết kế Form

2 Phạm Tuấn Thức Tạo Query

3 Nguyễn Quỳnh Trang Tạo Report

4 Huỳnh Văn Diện Tạo Marco và thu thập dữ liệu

5 Nguyễn Ngọc Hoan Tạo Table và thu thập dữ liệu

MỤC LỤC

1 Giới thiệu đề tài 3

2 Giới thiệu môi trường triển khai đề tài 4

3 Xây dựng cơ sở dữ liệu 5

3a Xây dựng bảng (Table) 5

3b Xây dựng truy vấn (Query) 13

3c Thiết kế Form 15

3d Thiết kế Report 20

4 Cách sử dụng chương trình 21

5 Kết luận 28

I GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

1 Mô tả hệ thống

Nhóm chúng tôi đã đi tìm hiểu thực tế tại trường cao đẳng Đông Á, cùng với tham khảomột số cơ sở dữ liệu trên internet

- Tên đề tài: Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu Quản lý cán bộ

- Nguồn CSDL: Tham khảo tại trường CĐ CNTT hữu nghị Việt Hàn cùngmột số nguồn khác trên internet

- Phần mềm triển khai: MS Access.

- Thời gian thực hiện: 25/11/2008

- Thời gian hoàn thành: 16/01/2009

Sau khi tìm hiểu và điều tra, chúng tôi nhận thấy rằng hệ thống Quản lý cán bộ của

chúng tôi cần phải đảm bảo tối thiểu các yêu cầu sau đây:

2 Yêu cầu của hệ thống

s

a Yêu cầu chức năng:

- Cập nhật và quản lý thông tin của cán bộ

- Quản lý thông tin các phòng ban chức năng

- Quản lý trạng thái của từng cán bộ, tình hình lương bổng

- Đáp ứng được những yêu cầu cơ bản khác

b Yêu cầu phi chức năng

s

- Hệ thống phải đảm bảo phục vụ liên tục 24/24.

- Phải lưu trữ được thông tin của mỗi cán tối thiểu trong vòng 5 năm.

- Tổng chi phí cho hệ thống thông tin không được vượt quá 3.500.000 VND.

- Hệ thống phải được hoàn thiện trong vòng 3 tháng kể từ khi nhận được dự án.

- Hệ thống này đảm bảo phải có tính nhất quán, đảm bảo tối đa cho 4 giáo vụ làm việc

cùng một lúc

II GIỚI THIỆU MÔI TRƯỜNG TRIỂN KHAI ĐỀ TÀI

Microsoft Access 2003 là một phần mềm nổi tiếng của Microsoft trong gói phần mềmMicrosoft Office

Nói đến Microsoft Access là nói đến chương trình quản lý cơ sở dữ liệu, người dùng cóthể sử dụng Access để tạo và quản lý cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả

Nó có thể sử dụng độc lập, có tính bảo mật và hiệu quả cao trong công tác quản lý dữ liệu Với ưu điểm là đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý quy

mô vừa và nhỏ, cộng với kiến thức đã tích lũy trong suốt học phần, nhóm chúng tôi đãquyết định chọn MS Access làm môi trường triển khai đề tài của mình

Một số hình ảnh minh họa dưới đây được thực hiện trên MS Access 2003

III XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Dữ liệu:

b Bảng T_ChucVu:

Bao gồm các thông tin về chức vụ của cán bộ và phụ cấp chức vụ

Xây dựng bảng chức vụ với khóa chính là chưcvuID

Dữ liệu:

c Bảng T_ChuyenMon :

Bao gồm các thông tin về chuyên môn của cán bộ và mã phòng khoa tương ứng

Bảng chuyên môn xây dựng với khóa chính là:chuyenmonID

Dữ liệu:

d Bảng T_HocVi:

Bao gồm các thông tin về học vị của từng cán bộ như tiến sĩ thạc sĩ …

Bảng học vị được xây dựng với khóa chính là hocviID

Dữ liệu

e Bảng T_LienLac:

Bao gồm các thông tin về địa chỉ liên lạc và tình trạng gia đình của cán bộ:

Bảng liên lạc xây dựng với khóa chính là lienlacID

Dữ liệu

f Bảng T_Luong:

Thông tin về hệ số lương của cán bộ và năm lên lương

Bảng lương xây dựng khóa chính là canboID

Dữ liệu

g Bảng T_NgoaiNgu:

Thông tin về các ngoại ngữ như Anh Trung …

Xây dựng bảng ngoại ngữ khóa chính là:NgoaiNguID

Dữ liệu

h Bảng T_PhongBan:

Mã phòng ban tương ứng với các tên phòng ban

Khóa chính cho bảng phòng ban là PhongbanID

Dữ liệu

i Bảng T_TDNN:

Thông tin về trình độ ngoại ngữ của các cán bộ

Khóa chính cho bảng trình độ ngoại ngữ là TDNNID

Dữ liệu

2 Xây dựng truy vấn (Query)

Chương trình xây dựng các truy vấn sau, một số truy vấn làm nguồn cho Form

và Report được trình bày ở phần thiết kế Form và Report

- Truy vấn lựa chọn: Q_CanBoDaCoGiaDinh

- Truy vấn có chứa tham số: Q_NhapMaCB, Q_NhapTenBoMon

- Truy vấn Crosstab: Q_CrossTab_SoHVoCacKhoa

- Truy vấn loại bỏ: Q_Delete

- Truy vấn thay đổi: Q_Update

a Truy vấn có chứa tham số

- Danh sách cán bộ theo từng bộ môn

Ví dụ nhập bộ môn vật lý sẽ được các cán bộ dạy môn vật lý

c Truy vấn lựa chọn:

- Các cán bộ đã có con

- Truy vấn Q_PhongBan: Sử dụng lệnh DISTINCT trong mã SQL để lọc không lấy 1 trường của các trường trùng tên nhau

- Truy vấn nơi sinh của cán bộ

Tìm những cán bộ có cùng nơi sinh: Ví dụ người có nơi sinh ở Đà Nẵng

- Truy vấn số lượng cán bộ theo phòng khoa

- Truy vấn số lượng học vị: đếm số lượng của các học vị có trong trường

- Truy vấn chức vụ

Mục đích thống kê số lượng của các chức vụ và phụ cấp chức cho các chức vụ tương ứng

- Truy vấn trình độ ngoại ngữ

Thống kê trình độ ngoại ngữ của cán bộ trong trường

- Truy vấn update cập nhật các thay đổi mới cho table

- Truy vấn họ tên làm nguồn cho form: combo0

- Nguồn: Query Q_HoTen1

- Chức năng: In thông tin chi tiết của cán bộ nhập vào

D, Form F_LienLac

- Nguồn: Query Q_LienLac

- Chức năng: Thêm thông tin chi tiết cho cán bộ

- Chức năng: Thống kê cán bộ theo từng chuyên môn nhập vào

I, Form T_NhapTenCB

- Nguồn: Từ các bảng tương ứng

- Chức năng: Thêm, xóa, sửa thông tin cán bộ

K, Main Form

Form tổng hợp một số form ở trên để tạo giao diện chính của chương trình

4 Thiết kế Report

a Report thống kê thông tin cán bộ

b Report Thống kê thông tin phòng khoa

d Report Thống kê thông tin chức vụ

IV CÁCH SỬ DUNG CHƯƠNG TRÌNH

I Các tab trong Main Form

1 Tab Cập nhập thông tin cán bộ : Người dùng có thể thêm, xóa, sửa thông tin cán bộ.

Lưu ý: Một điểm lưu ý ở chức năng này là nếu bạn muốn thêm chi tiết thông tin cán bộ

thì ở bảng Nhập thông tin chi tiết, bạn phải nhập mã số cán bộ trùng với mã cán bộ ở màn hình nhập thông tin cơ bản

2 Tab Xem thông tin cán bộ

Cho phép người dung xem thông tin cán bộ khác nhau bằng cách dy chuyển tới trước

hoặc sau ở nút Trước hoặc Sau chỉ có xem không thể chỉnh sửa được thông tin cán bộ

3 Tab Tra cứu thông tin cán bộ:

Tab này có chức năng tra cứu thông tin cán bộ theo tên, bạn có thể nhập tên của cán bộmuốn tra cứu trong ô nhập tên cán bộ Chú ý là nên khởi động chương trình đánh tiếng Việttheo mã Unicode

4 Tab Tra cứu thông tin phòng ban

Thẻ này cho phép người dùng có thể liệt kê danh sách cán bộ theo phòng ban, người dùngchọn phòng ban trong combo box hoặc nhập tên phòng ban

5 Tab Thông tin về chương trình

Giới về nhóm tác giả và thông tin xây dựng chương trình

II Các menu trong chương trình: Bao gồm các tính năng như các tab trong Main Form,

tuy nhiên còn có các chức năng mở rộng khác Những chức năng tương tự như tab ở trênxin không trình bày ở đây, chỉ trình bày các menu với chức năng mở rộng

1 Menu Chức năng/Tra cứu cán bộ theo tên: Nhập họ và tên cán bộ để tra cứu thông tin

về cán bộ đó

2 Menu Thống kê/Danh sách cán bộ:

Thống kê và có thể chỉnh sửa thông tin của từng cán bộ thông qua Query Q_HoTen1

3 Menu Thống kê/Thống kê theo chuyên môn

Bạn có thể tra cứu thông tin các cán bộ theo từng chuyên môn

4 Menu In ấn/Danh sách phòng khoa: In ấn báo biểu thông tin các phòng ban

5 Menu In ấn/Danh sách chức vụ: : In ấn báo biểu thông tin các chức vụ

6 Menu In ấn/In theo tên cán bộ: Nhập chính xác họ tên cán bộ để in danh sách chi

tiết của cán bộ đó

7 Menu In ấn/In DSCB phòng khoa: Nhập tên phòng, khoa để in thông tin từng cán

bộ của phòng khoa đó

8 Menu Thông tin/Về QLCB Ver 1.0

V KẾT LUẬN

Với gần hai tháng thực hiện đề tài này, cùng với sự hướng dẫn của giảng viênNguyễn Thị Hoa Huệ, nhóm chúng tôi đã hoàn thành đề tài này tuy vẫn còn nhiều chỗchưa được vừa ý nhưng vì trình độ còn hạn chế nên mong nhận được ý kiến đóng góp

từ phía quý thầy cô và các bạn

Những ưu điểm nổi bật của hệ thống này:

- Giao diện tương đối dễ sử dụng, hoàn toàn bằng Tiếng Việt giúp cho những người

mới làm quen máy tính có thể thao tác dễ dàng

- Có thể thay thế được phần nào những thao tác truyền thống trên giấy tờ.

- Toàn bộ chương trình được đóng gói trong một file cài đặt nhỏ gọn chỉ với 4 Mb.

Bên cạnh đó, chương trình còn rất nhiều hạn chế như:

- Chưa quản lý được những vấn đề phát sinh khác của nhân viên trong quá trình quản

lý như: khen thưởng, kỷ luật Tuy nhiên có thể ghi vào Ghi chú nhưng thực sự sẽ mất

tính chuyên nghiệp của chương trình

- Chương trình này, mỗi cán bộ có thể chỉ có một ngoại ngữ duy nhất Tuy nhiên vẫn

có thể khắc phục tạo ra các bảng ngoại ngữ khác nhưng sẽ không tối ưu, gây lãng phí

bộ nhớ và dễ mắc lỗi trong quá trình thao tác

- Hệ thống không thể tự động cập nhật hệ số lương của từng cán bộ dựa vào ngày

được nhận vào làm việc

- Chưa tối ưu các thao tác trên Main Form như: tạo nút lệnh để chèn ảnh của cán bộ.