Phân tích thực trạng tuyển dụng tại tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí việt nam (PVFC

Giám đốc nhân sự hoặc trưởng phòng Tổ chức nhân sự nhận thông tin, đối chiếu với bản mô tả công việc để xác định nhu cầu tuyển dụng có trình độ phù hợp với yêu cầu của phòng ban.. Khi ng

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG TẠI TỔNG CÔNG TY TÀI

CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM PVFC

Trong doanh nghiệp, tuyển dụng luôn là vấn đề hết sức quan trọng, nó liên quan tới việc vận hành của doanh nghiệp Sự ổn định, duy trì và phát triển của doanh nghiệp không thể coi nhẹ yếu tố này Tuyển dụng cũng chính là quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng người để thỏa mãn các nhu cầu lao động để bổ sung cho lực lượng lao động hiện có Mục tiêu của quá trình là tuyển dụng được nhân viên mới có khả năng về kiến thức, kỹ năng, năng lực và phù hợp với các yêu cầu của công việc và các mục tiêu của doanh nghiệp Trong tình hình cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì việc tuyển chọn được đội ngũ cán bộ, nhân viên

có đủ năng lực phẩm chất là vô cùng quan trọng, đó chính là điều kiện đầu tiên đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp trên thương trường Tuyển dụng trải qua 2 giai đoạn là : Tuyển mộ và tuyển chọn vậy thì Tuyển mộ là gì và truyển chọn là gì? Trước hết ta sẽ tìm hiểu 2 khái niệm trên

Tuyển mộ: tuyển mộ nhân viên là quá trình thu hút những người có khả

năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm Doanh nghiệp hoạch định nhu cầu về nhân viên thì trước hết cần phải xem xét đánh giá các giải pháp khác như: làm thêm giờ, hợp đồng gia công, tuyển nhân viên hợp đồng ngắn hạn, thuê nhân sự từ doanh nghiệp khác… Khi các giải pháp này không đáp ứng đủ nhu cầu thì doanh nghiệp phải tiến hành tuyển mộ Thông thường, việc tuyển mộ bắt đầu từ việc một bộ phận đề xuất thêm người, bộ phận này phải nêu lên chức danh công việc, tên bộ phận cần tuyển, thời gian cần thêm nhân viên và các chi tiết khác nếu có Giám đốc nhân sự (hoặc trưởng phòng Tổ chức nhân sự) nhận thông tin, đối chiếu với bản mô tả công việc để xác định nhu cầu tuyển dụng có trình độ phù hợp với yêu cầu của phòng ban Tuỳ theo chính sách của doanh nghiệp mà tiến độ tuyển mộ được áp dụng, hầu hết các doanh nghiệp ưu tiên tuyển mộ người trong nội bộ, nghĩa là khi cần tuyển vào một vị

đồng thời thông báo chi tiết về thủ tục cũng như các điều kiện cụ thể để công nhân viên nào có đủ điều kiện đến đăng ký Đây cũng là một chính sách động viên và thúc đầy nhân viên có cơ hội thăng tiến nghề nghiệp, tạo sự gắn bó bền vững giữa người lao động với doanh nghiệp, chính sách này thường tốn ít chi phí nhưng mang lại hiệu quả cao Khi nguồn nội bộ không đáp ứng đủ nhu cầu thì doanh nghiệp tuyển người từ nguồn bên ngoài, để tuyển người từ các nguồn này doanh nghiệp có thể dùng các kỹ thuật sau : quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, liện hệ với các trường đào tạo, các cơ quan tuyển dụng, tuyển sinh viên thực tập, nhờ giới thiệu …

Tuyển chọn : là quá trình lựa chọn các ứng viên phù hợp nhất với một vị trí

công việc, quá trình cần phải trải qua những bước như sau :

 Xem xét hồ sơ xin việc nhằm đánh giá khả năng đáp ứng của ứng viên với yêu cầu của bộ phận cần tuyển chọn

 Phỏng vấn : ( gồm phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn chuyên sâu ) để đạt kết quả tốt cho cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần phải chuẩn bị chu đáo cho cuộc phỏng vấn cũng như tạo không khí thoải mái khi phỏng vấn Có

2 loại phỏng vấn : phỏng vấn theo mẫu và phỏng vấn không theo mẫu, Phỏng vấn chuyên sâu thường dùng các phương pháp sau : phỏng vấn hội đồng, phỏng vấn căng thẳng, phỏng vấn mô tả hành vi, phỏng vấn cá nhân, phỏng vấn nhóm

 Kiểm tra trắc nghiệm : trắc nghiệm tâm lý, IQ, trắc nghiệm cá tính, trắc nghiệm chuyên môn, trắc nghiệm khả năng vận dụng và nhận thức, phản

xạ giao tiếp…

 Tham khảo và tìm thông tin lý lịch : để tránh những sai sót do các ứng viên thiếu trung thực khi kê khai thành tích, khuyết điểm, học vấn, lý lịch

 Khám sức khỏe

 Quyết định tuyển chọn

 Tuyển dụng bổ nhiệm : đối với những ứng viên cần bổ nhiệm vào các chức danh

Để cho cuộc tuyển chọn được chuyên nghiệp, khoa học và hiệu quả, đơn vị tuyển dụng cần sử dụng phiếu điểm, mỗi đơn vi áp dụng hình thức cho điểm khác nhau, tùy theo thói quen và tuỳ theo hệ thống các Công ty tự thiết kế hệ thống cho điểm, cho điểm theo kiểu số học từ 1 đến 5 là thích hợp với các Công

ty Việt Nam Như vậy qua hai giai đoạn “tuyển mộ và tuyển chọn”, các bước được tiến hành theo trình tự, chi tiết, khoa học, công bằng…ta sẽ tuyển dụng được những ứng viên phù hợp và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Doanh nghiệp thành công hay không phần nhiều cũng do chính sách về nhân sự trong

đó giai đoạn tuyển dụng người đúng khả năng vào làm việc là giai đoạn khởi đầu hết sức quan trọng trong toàn bộ quy trình quản trị doanh nghiệp

Vận dụng vào doanh nghiệp tôi đang làm việc: Tổng Công ty Tài chính cổ phần Dầu khí Việt Nam (PVFC), tôi xin được đánh giá và phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng ở PVFC như sau:

Để phục vụ cho công tác tuyển dụng, PVFC đã xây dựng và ban hành quy trình tuyển dụng nhân sự gồm các bước:

Quy trình 1: Xác định nhu cầu lao động

1 Lưu đồ quy trình

Ban TCNS hoặc bộ

phận nhân sự các

Chi nhánh

Bước 1

Các đơn vị

Xây dựng Định biên lao động

Thông báo, hướng dẫn các đơn vị

xây dựng định biên lao động

Ban TCNS phối hợp

cùng các đơn vị

(+)

Bước 3

Tổng giám đốc

(+) (-) Bước 4

Tổng Giám đốc

(+)

(+)

Bước 5

Hội đồng quản trị

(-)

Bước 6

Ban TCNS

(+)

Bước 7

2 Diễn giải quy trình:

Đây là Quy trình đăng ký nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị trong toàn Tổng công ty chuyển về cho đơn vị đầu mối là Ban TCNS tập hợp nhu cầu cho

cả năm và các nhu cầu phát sinh về nhân sự

B

ư ớc 1: Thông báo xây dựng Đ ịnh biên lao đ ộng:

Vào cuối quý IV hàng năm (chậm nhất là trong tháng 11 hàng năm), Ban TCNS thông báo yêu cầu các đơn vị xây dựng Định biên lao động cho đơn vị mình trong năm tiếp theo

B

ư ớc 2: Lên kế hoạch nhu cầu về nhân sự trong n ă m tiếp theo:

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, các đơn vị xác định số lượng lao động cần thiết để hoàn thành kế hoạch và dựa trên số lao động hiện có xác định nhu cầu lao động cần bổ sung trong năm kế hoạch gửi Ban TCNS thực hiện

Duyệt

Trình Hội đồng quản trị phê duyệt

Thông qua

Thông báo Cân đối rà soát tổng hợp trình

Tổng giám đốc

Nhu cầu lao động của các đơn vị phải được xác định cụ thể về số lượng, theo từng chức danh và các tiêu chuẩn của từng chức danh đó

Các đơn vị có phát sinh nhu cầu bổ sung trong năm kế hoạch phải gửi tờ trình trong đó nêu rõ lý do và được sự chấp thuận của Tổng Giám đốc

Bước 3: Cân đối, rà soát tổng hợp trình Tổng Giám đốc

Trên cơ sở đăng ký nhu cầu nhân sự của các đơn vị, Ban TCNS sẽ nghiên cứu rà soát nhu cầu lao động cụ thể cần cho năm kế hoạch của các đơn vị cho phù hợp với tình hình thực tế, kế hoạch thực hiện sản xuất kinh doanh và trình Tổng giám đốc

B

ư ớc 4: Tổng Giám đ ốc thông qua:

Ban TCNS tổng hợp định biên lao động trong toàn Tổng công ty trình Tổng giám đốc xem xét và thông qua

B

ư ớc 5: Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt:

Sau khi thông qua Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt định biên lao động của toàn Tổng công ty

B

ư ớc 6: Phê duyệt.

Hội đồng quản trị xem xét phê duyệt

B

ư ớc 7: Thông báo

Sau khi HĐQT phê duyệt, Ban TCNS trình HĐQT ký QĐ phê duyệt và thông báo tới đơn vị về định biên lao động được duyệt trong năm để triển khai thực hiện (Thời gian thông báo chậm nhất trước 15/12 hàng năm)

Quy trình 2: Quy trình tuyển dụng và tiếp nhận cán bộ

1 Lưu đồ quy trình

Các đơn vị

Bước 1

Lập kế hoạch tuyển dụng trình

TGĐ

Tổng Giám đốc

Tổng công ty

(+)

(-)

Bước 2

Tổng Giám đốc

Tổng công ty hoặc

Giám đốc Chi

nhánh

(+)

Bước 3

Hội đồng tuyển

Bước 5

Hội đồng tuyển dụng

5.2

5.3

5.4

5.5

Duyệt

Thành lập Hội đồng tuyển dụng

(+)

Tổ chức thi viết vòng 1

Tổ chức chấm thi và chọn cán bộ

đạt tiêu chuẩn để phỏng vấn

Thông báo tuyển dụng

(+)

Nhận và chọn lọc hồ sơ

(sơ tuyển) Chuẩn bị đề thi, đáp án thi

Phỏng vấn đợt 1: PV chuyên môn

(+)

Giám đốc Chi

nhánh, Trưởng Ban

TCNS

Bước 6

Ban TCNS hoặc

Giám đốc CN sau

khi được phê duyệt

của TGĐ

Bước 8

Ban TCNS hoặc bộ

phận nhân sự các

đơn vị

Bước 9

Bước 10

2 Diễn giải quy trình

Bước 1: Lập kế hoạch tuyển dụng

Căn cứ nhu cầu thực tế nhân sự và định biên lao động, các đơn vị lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể theo phân cấp như sau:

- Ban TCNS lập kế hoạch tuyển dụng của các đơn vị hội sở trình Tổng Giám đốc Tổng Công ty phê duyệt

- Chi nhánh lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự của Chi nhánh trình Tổng giám đốc Tổng Công ty phê duyệt

Báo cáo Giám đốc Chi nhánh hoặc

TGĐ kết quả tuyển dụng

(+)

Duyệt

(-)

(+)

Đề xuất tiếp nhận, quyết định tiếp

nhận ứng viên

(+)

(+)

Thông báo tới các phòng, ban

(+)

Phỏng vấn đợt 2: PV tuyển dụng

Thông báo tiếp nhận cho các ứng

viên

Trao quyết định tiếp nhận

Bước 2: Phê duyệt

Căn cứ định biên lao động, yêu cầu về sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty và các đơn vị, Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng chi tiết (Tối đa trong thời gian 5 ngày làm việc)

Bước 3: Thành lập Hội đồng tuyển dụng

Hội đồng tuyển dụng được thành lập theo đúng quy định tại điều 10 quy chế tuyển dụng

B

ư ớc 4: Chuẩn bị nội quy, đ ề thi, đ áp án thi:

Trên cơ sở bộ đề thi đã được Tổng giám đốc phê duyệt, Ban TCNS có trách nhiệm chuẩn bị và cung cấp đề thi, đáp án thi cho Hội đồng tuyển dụng thực hiện

B

ư ớc 5: Các b ư ớc thực hiện của Hội đồng tuyển dụng:

5.1 Thông báo tuyển dụng

- Sau khi có phê duyệt của Tổng Giám đốc Tổng Công ty, Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm thông báo tuyển dụng theo tiêu chuẩn:

+ Đủ tuổi làm việc theo quy định của Bộ Luật lao động;

+ Có đủ sức khỏe để đảm nhận công việc;

+ Tự nguyện làm đơn xin dự tuyển vào Tổng Công ty, có lý lịch rõ ràng; + Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kiến thức và đáp ứng các tiêu chuẩn khác theo yêu cầu về tiêu chuẩn chức danh xin dự tuyển và phù hợp với quy định của Pháp luật, của Tổng Công ty Tài chính cổ phần Dầu khí Việt Nam

+ Không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang thi hành hình phạt tù, cải tạo không giam giữ, quản chế, đang bị áp dụng biện pháp giáo dục tại địa phương hoặc đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục

* Hồ sơ dự tuyển gồm có:

- Bản sao giấy khai sinh;

- Sơ yếu lý lịch có dán ảnh 4x6 do cơ quan có thẩm quyền xác nhận;

- Giấy chứng nhận sức khỏe do bệnh viện Tỉnh, thành phố hoặc Trung ương cấp (trong thời gian không quá 06 tháng trước khi nộp hồ sơ xin dự tuyển);

- Bản sao có công chứng các văn bằng tốt nghiệp chính (Khi nộp hồ sơ phải gửi kèm bản chính để đối chiếu);

- Bản sao có công chứng các chứng chỉ đào tạo về ngoại ngữ và tin học;

- Bản sao có công chứng các chứng chỉ đào tạo về chuyên môn (nếu có); 5.2 Thu nhận và chọn lọc hồ sơ

Hội đồng tuyển dụng tiến hành thu thập hồ sơ và thẩm tra tính chính xác của hồ sơ tham gia tuyển dụng (Thời gian theo thông báo)

Căn cứ các tiêu chuẩn của chức danh dự tuyển, Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm nghiên cứu và lựa chọn những hồ sơ tốt nhất và phù hợp với tiêu chuẩn chức danh dự tuyển và với các quy định khác của Tổng công ty tại quy chế tuyển dụng

5.3 Tổ chức thi viết (Vòng 1):

- Hình thức: Tổ chức thi tập trung theo yêu cầu của Hội đồng tuyển dụng

và theo quy định tại điều 12.2 của Quy chế tuyển dụng ban hành ngày 28/07/2008 số 4764/2008/QĐ-TCDK-TCNSTL

- Đối với tuyển dụng nhân sự chất lượng cao: Không qua thi viết, chỉ phỏng vấn chuyên môn và phỏng vấn tuyển dụng

5.4 Tổ chức chấm thi:

- Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm tổ chức chấm thi, việc chấm điểm

bài thi phải đảm bảo công bằng, chính xác, phải dọc phách trước khi chấm (Tối

đa trong thời gian 3 ngày làm việc sau khi tổ chức thi viết)

- Hội đồng tuyển dụng tổng hợp điểm và thống nhất lựa chọn cán bộ đủ điểm thi vào vòng 2 theo nguyên tắc: Lấy theo thứ tự tổng điểm thi từ cao đến thấp nhưng tối thiểu tổng điểm thi đạt trung bình >3 điểm

5.5 Phỏng vấn (Vòng 2):

Thi phỏng vấn bao gồm các hình thức: phỏng vấn chuyên môn, phỏng vấn tuyển dụng

- Phỏng vấn chuyên môn: Do các uỷ viên phụ trách chuyên môn của Hội đồng tuyển dụng thực hiện và tổng số điểm tối đa cho 1 ứng viên là 20 điểm

Sau khi kết thúc phỏng vấn chuyên môn Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm tổng hợp kết quả và lựa chọn các ứng cử viên đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn tuyển dụng theo nguyên tắc: Lấy theo thứ tự điểm phỏng vấn từ cao đến thấp, các ứng viên đạt yêu cầu phỏng vấn chuyên môn (điểm trung bình >=10);

- Phỏng vấn tuyển dụng: Ban phỏng vấn bao gồm Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng và các uỷ viên khác không bao gồm các uỷ viên chuyên môn Ban phỏng vấn đánh giá về nhân thân, phong cách, kinh nghiệm làm việc, … theo cách thức đánh giá như sau:

+ Đánh giá đạt;

+ Không đạt;

5.6 Báo cáo kết quả thi tuyển:

- Kết thúc mỗi vòng thi thư ký Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm tổng hợp kết quả thi tuyển để Chủ tịch Hội đồng ký xác nhận

- Kết quả tổng hợp điểm của mỗi vòng thi được lưu tại Hồ sơ tuyển dụng của Ban TCNS hoặc bộ phận nhân sự các đơn vị và gửi ban TCNS 01 bản để báo cáo Tổng giám đốc

Bước 6: Đề xuất tiếp nhận, quyết định tiếp nhận

Căn cứ kết quả tuyển dụng, Trưởng phòng Tổ chức nhân sự tiền lương hoặc Giám đốc Chi nhánh xem xét đề xuất với Tổng giám đốc danh sách ứng viên trúng tuyển và dự kiến tiếp nhận (tối đa trong thời gian 5 ngày làm việc) theo nguyên tắc: Các ứng viên được đánh giá đạt kết quả phỏng vấn, đề xuất tiếp nhận hoặc chấp nhận tuyển dụng nhưng phải đào tạo thêm và tối thiểu có điểm phỏng vấn chuyên môn trung bình >=10 điểm

Bước 7: Tổng Giám đốc phê duyệt

Trên cơ sở đề xuất của Trưởng ban TCNS, Giám đốc Chi nhánh, Tổng Giám đốc xem xét phê duyệt và ký quyết định tiếp nhận cán bộ theo phân cấp tại quy chế tuyển (Tối đa trong thời gian 5 ngày làm việc)

Đối với các chi nhánh, sau khi được phê duyệt của Tổng giám đốc, ban TCNS sẽ thông báo tới các chi nhánh để thực hiện

Bước 8: Thông báo tiếp nhận

Sau khi được Tổng Giám đốc phê duyệt, ban TCNS hoặc Giám đốc Chi nhánh gửi thông báo đồng ý tiếp nhận cho các ứng viên để hoàn thiện hồ sơ cán

bộ theo quy định của PVFC, bao gồm:

- Hồ sơ dự tuyển;

- Đơn cam kết

- Lý lịch cán bộ

Ngoài ra, đối với các cán bộ đang công tác và ký hợp đồng lao động với các đơn vị khác thì trước khi đi làm tại PVFC phải bổ sung một số giấy tờ sau:

- Chấm dứt hoặc thanh lý hợp đồng lao động với cơ quan cũ

- Hồ sơ gốc của cán bộ tại cơ quan cũ về PVFC

- Bảo hiểm xã hội (nếu có)

Bước 9: Trao quyết định tiếp nhận

Sau khi nhận và kiểm tra hồ sơ của ứng viên phù hợp với yêu cầu của Tổng Công ty, ban TCNS hoặc bộ phận nhân sự các đơn vị tổ chức trao quyết định tiếp nhận cho ứng viên

Bước 10: Thông báo tới các phòng, ban

Sau khi ứng viên có quyết định tiếp nhận vào làm việc tại Tổng Công ty, ban TCNS hoặc bộ phận nhân sự các đơn vị có trách nhiệm thông báo trong thời gian 07 ngày kể từ ngày quyết định tiếp nhận có hiệu lực cho:

+ Trung tâm đào tạo để chuẩn bị chương trình đào tạo hội nhập cho các

+ Phòng Hành chính quản trị Hội sở hoặc bộ phận hành chính quản trị các đơn vị để có phương án bố trí chỗ ngồi cho các cán bộ làm việc

- Trung tâm đào tạo có trách nhiệm đánh giá kết quả cán bộ tham gia lớp hội nhập PVFC gửi về ban TCNS hoặc bộ phận nhân sự các đơn vị để có phương án xử lý cán bộ không đạt yêu cầu theo quy định về hợp đồng lao động

- Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp bố trí công việc phù hợp cho cán bộ và thông báo cho ban TCNS hoặc bộ phận nhân sự các đơn vị để trình Tổng Giám đốc xếp lương và ký Hợp đồng lao động

(đối với tất cả các hồ sơ tuyển dụng đều có biểu mẫu quy định cho từng loại)

ĐÁNH GIÁ

Công tác tuyển dụng của PVFC được thực hiện rất bài bản và chuyên nghiệp, có quy chế quy định và quy trình thực hiện Tuy nhiên, việc thực hiện đúng theo quy trình cơ ưu điểm và thực tế khi áp dụng với các cán bộ mới ra trường Chính vì vậy, PVFC có một đội ngũ cán bộ trẻ và trình độ cao (thường

là cử nhân bằng khá/giỏi hoặc thạc sỹ, tiến sỹ Tuy nhiên đây cũng là điểm khá cứng nhắc và là hạn chế trong việc tuyển dụng khi tuyển chọn các ứng cử viên là những cán bộ đã có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, thu hút từ các đối thủ cạnh tranh hoặc các đơn vị có uy tín về PVFC Bởi các ứng cử viên có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao thường được nhiều doanh nghiệp quan tâm, trả thù lao cao và việc tuyển chọn chỉ thông qua phỏng vấn Đây là điểm mà Ban Lãnh đạo PVFC đang khắc phục và thay đổi phương thức tuyển dụng trong thời gian gần đây Sau khi nghiên cứu sơ yếu lý lịch về kinh nghiệm và trình độ của ứng cử viên, Tổng Giám đốc hoặc Chủ tịch HĐQT phỏng vấn trực tiếp và có thể

ra một đầu bài yêu cầu ứng cử viên đưa ra ý kiến/ý tưởng của mình về việc phát triển sản phẩm của PVFC Nếu ý tưởng xây dựng được Tổng Giám đốc hoặc Chủ tịch HĐQT phê duyệt, ứng cử viên đó sẽ được tuyển chọn