Phân tích thực trạng về đánh giá thực hiện công việc tại công ty dược phẩm bayer schering pharma

Trong quá trình đó người quản lý và nhân viên phải: - Lên kế hoạch và đặt ra mục tiêu - Theo dõi kết quả - Hướng dẫn nhân viên để đóng góp ý kiến đúng lúc, giúp nhân viên đạt mục tiêu đề

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨM BAYER SCHERING PHARMA

Lời mở đầu

Bayer AG là tập đoàn toàn cầu có trụ sở chính tại Leverkusen (Đức), hoạt động trong các lãnh vực chăm sóc sức khỏe, dinh dưỡng và vật liệu kỹ thuật cao với hơn 106 nghìn nhân viên làm việc trên toàn thế giới

Mục tiêu của Bayer là đạt được vị trí dẫn đầu về công nghệ trong các lĩnh vực kinh doanh chính của Tập đoàn Chúng tôi nhận thức rằng nền tảng của công việc kinh doanh chính là: sự am tường trong thương mại và kỹ thuật dựa trên tinh thần trách nhiệm hành động vì lợi ích chung và góp phần vào

sự nghiệp phát triển bền vững

Năm 2007, sự kiện sáp nhập nhánh kinh doanh dược phẩm của Tập đoàn Schering AG vào Tập đoàn Bayer được xem là cuộc sáp nhập lớn nhất trong lịch sử Bayer Sự kiện này dẫn đến việc hình thành nên công ty Bayer

Schering Pharma lớn mạnh, đứng trong nhóm 10 công ty dược phẩm hàng đầu thế giới và giữ vai trò quan trọng trong lãnh vực công nghệ sinh học.

Công việc của người quản lý cũng bao gồm chức năng quản trị nguồn nhân lực Quản trị nhân sự thành công hay không phần lớn là do công ty biết đánh giá đúng mức thành tích công tác của nhân viên hay không

Định nghĩa đánh giá sự hoàn thành công việc

Đánh giá sự hoàn thành công việc là một hệ thống chính thức duyệt xét và đánh giá sự hoàn thành công việc của một cá nhân theo định kỳ

Tùy theo tính chất của công việc, mức độ cần thiết, nhu cầu và quy mô của công việc mà ta có thể tiến hành đánh giá theo định kỳ hàng tháng, hàng quý hay hàng năm

Công ty của chúng tôi quản lý thành tích của nhân viên theo một quá trình: Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng Trong quá trình đó người quản lý và nhân viên phải:

- Lên kế hoạch và đặt ra mục tiêu

- Theo dõi kết quả

- Hướng dẫn nhân viên để đóng góp ý kiến đúng lúc, giúp nhân viên đạt mục tiêu đề ra

Quá trình này có phạm vi rộng hơn bản đánh giá nhân viên vì người quản lý phải quan sát, theo dõi thành quả của nhân viên và góp ý cho nhân viên thông qua việc huấn luyện

Tại sao chúng tôi lại phải làm như thế:

Vì nhân viên công ty Bayer Schering Pharma luôn luôn muốn được biết rằng

họ đang đứng ở vị trí nào trong nhóm, trong công ty; cũng như họ muốn nói

về công việc và tương lai nghề nghiệp của mình

Quản lý thành tích của nhân viên là công cụ giúp chúng tôi quản lý nhân viên của mình Chúng tôi hoàn thành mục tiêu của mình thông qua nhân viên, quản lý thành tích của nhân viên giúp chúng tôi cải thiện thành quả của nhân viên và là mối liên kết chiến lược của công ty Bayer Schering Pharma với thành quả của từng nhân viên

Muốn đánh giá đúng thành tích của nhân viên, cần phải nắm vững tiến trình đánh giá, phải hiểu và đề ra mục tiêu của hoạt động này, đồng thời phải nắm vững các phương pháp đánh giá thành tích công tác cả lý thuyết lẫn thực hành

Ba giai đoạn chính của quá trình quản lý thành tích của nhân viên:

 Đặt ra mục tiêu

 Kiểm tra và đánh giá

 Thực hiện

Ngoài ra, quản lý thành tích của nhân viên còn bao gồm nhiều yếu tố khác như:

Sự tin cậy và tôn trọng

Sự tin cậy và tôn trọng là hình thức cao nhất của sự thúc đẩy nhân viên, nó giúp phát hiện ra những nhân viên ưu tú nhất Sự tin cậy phụ thuộc vào : khả năng, tính chính trực, sự trung thực của cả hai bên: người quản lý và nhân viên

Tại sao sự tôn trọng cũng rất quan trọng, không chỉ nhân viên tôn trọng người quản lý mà người quản lý cũng phải tôn trọng nhân viên: người quản

lý không thể buộc nhân viên phải tôn trọng mình, người quản lý cần tạo ra một môi trường làm việc như thế nào để nhân viên cảm thấy thoải mái về người lãng đạo cũng như về công việc Cách giao tiếp của người quản lý phải chứng tỏ được mình thực sự quan tâm và tôn trọng nhân viên, như vậy nhân viên sẽ đền đáp lại bằng cách tôn trọng người quản lý

Một số cách đ ể xây dựng sự tin cậy và tôn trọng:

1 Chỉ nói điều gì mình sẽ làm: đó là cách nhanh nhất tạo được sự tin cậy của nhân viên Nếu đã nói điều gì với nhân viên, đừng bao giờ quên thực hiện điều đó

2 Quan tâm xa hơn mối quan hệ thông lệ: người quản lý có thể rất bận rộn và có rất nhiều việc phải làm Thế nên, nếu họ quan tâm đến nhân viên như nhớ ngày sinh nhật của họ sẽ tạo được mối quan hệ thân thiện hơn nhiều

3 Phong cách giao tiếp hiệu quả: Càng cởi mở và thành thật, sẽ càng nhanh chóng đạt được lòng tin của mọi người

4 Phải làm rõ nhận thức của sự mong đợi: Phải biết rõ nhân viên trông chờ gì ở người quản lý và ngược lại mình trông đợi điều gì ở nhân viên

Quá trình quản lý thành tích của nhân viên:

Đặt ra mục tiêu

Mục đích là điều mà người quản lý mong muốn sẽ hoàn tất trong một thời hạn cụ thể

Mục tiêu là những bước mình phải làm để đạt được cái đích đó, vì thế mục tiêu phải đủ tiêu chuẩn SMART( S: Cụ thể; M: Đo lường được; A: Đạt được; R: Hợp lý, có hiệu quả; T: có thời hạn)

Ngay từ đầu năm, chúng tôi đã xây dựng mục tiêu để nhờ đó nhân viên sẽ biết rõ họ phải đạt được điều gì và họ sẽ được đánh giá dựa trên cơ sở nào

Ví dụ: Nhân viên phòng nhân sự phải lên kế hoạch cho từng năm số lượng nhân sự của từng phòng ban để lập kế hoạch tuyển dụng phù hợp, lập ra bản

mô tả công việc của các vị trí để tìm được đúng đối tượng

Nên đặt ra nhiều mục đích cho mỗi nhân viên, mỗi đích lại có các mục tiêu

cụ thể và sẽ được người quản lý xem xét lại định kỳ với nhân viên

Thông tin phản hồi

Ý kiến phản hồi là cơ hội để cho nhân viên nhìn lại khả năng làm việc của mình, biết được ý kiến cũng như mối quan tâm của lãnh đạo đối với nhân viên Để thông tin phản hồi có hiệu quả, chúng tôi đã:

- Đưa thông tin cụ thể, rõ ràng

- Hành vi thái độ tập trung

- Trạng thái tích cực

- Giao tiếp rõ ràng

Như vậy, nhân viên sẽ hiểu vì sao họ lại có kết quả công việc như vậy Khi đưa những ý kiến phản hồi này cần nói rõ ràng cụ thể về những hành vi mà mình muốn nhân viên thay đổi

Huấn luyện

Là công cụ hữu hiệu để giúp nhân viên đi đúng hướng trong công việc

Về căn bản đó là một cuộc trò chuyện( 80% nghe, 20% nói), chủ yếu là đặt câu hỏi hơn là cung cấp câu trả lời cho nhân viên

Huấn luyện bao gồm 2 phần:

- Huấn luyện ngoài công việc: Tập trung vào sự phát triển tương lai nghề nghiệp của nhân viên

- Huấn luyện trên thị trường: Hoàn thiện và phát triển kỹ năng cần thiết cho công việc của nhân viên Ví dụ: Tạo mối quan hệ với khách hàng, cách trình bày lợi ích của sản phẩm, …

Khi huấn luyện, chúng tôi căn cứ vào 2 tiêu chí để phân loại tiềm năng của nhân viên và từ đó đề ra mức độ phát triển nhân viên:

1 Trình độ, kỹ năng và tính chuyên nghiệp

2 Ý thức kỷ luật, trách nhiệm, sự tin cậy, sự trung thành

Từ đó chia làm 4 loại:

Khả năng cao-

Sự tuân thủ cao

D3 Khả năng cao-

Sự tuân thủ thay đổi

D2

Có một ít khả năng- Sự tuân thủ thấp

D1 Khả năng thấp-

Sự tuân thủ cao

D4

Uỷ quyền

S4

D3

Hỗ trợ S3

D2 Huấn luyện S2

D1 Chỉ đạo trực tiếp S1

Khi huấn luyện, người quản lý có thể:

- Đạt thành tích công việc cao hơn

- Thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên tốt và không tốt trong nhóm

Đánh giá lại kết quả công việc

Đây là một phần quan trọng trong việc quản lý thành tích nhân viên.Chúng tôi dùng nó để xem xét việc tăng lương cuối năm, thưởng hàng tháng và hàng quý, thăng chức, chuyển sang phòng ban khác,… Các văn bản này được lưu trữ ở phòng nhân sự để có thể tham khảo khi cần thiết Thông qua

buổi đánh giá lại này, người quản lý sẽ cùng nhân viên đặt ra kế hoạch cụ thể cho nhân viên

Taị công ty Bayer Schering Pharma, chúng tôi thực hiện việc đánh giá nhân viên ít nhất một lần trong tháng hoặc nhiều hơn nếu cần đòi hỏi sự phát triển nhân viên

Lý do để đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên:

- Để có cơ sở dữ liệu khi cần quyết định:

o Lên lương

o Thăng chức

o Chuyển đổi phòng ban

o Cho nghỉ việc

- Làm sáng tỏ quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên

- Đặt ra hướng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên

Nhân viên sẽ thành công nếu họ:

- Đặt mục tiêu rõ ràng

- Cùng người quản lý quyết định công việc

- Quan tâm đến sự đóng góp của cá nhân mình vào thành quả chung của công ty

- Tự bản thân nhân viên có thể đánh giá sự hoàn thành công việc của mình

Đánh giá nhân viên sẽ bao gồm các bước sau:

Phỏng vấn đánh giá

Là việc rất quan trọng Nó giúp cho cấp trên và cấp dưới hiểu được nhau và thoả thuận với nhau về hoàn thành công việc Do đó chúng tôi chuẩn bị kỹ

và tiến hành thận trọng

1 Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn: Được chuẩn bị trước 2-3 tuần

- Tự đánh giá mình : Chuẩn bị đánh giá của mình với nhân viên, thời gian qua đã dành thời gian huấn luyện nhân viên đã đủ chưa ?

- Thu thập từ nơi khác : Thu thập ý kiến phản hồi từ các quản lý phòng ban khác, nhân viên khác, những người làm việc chung

- Chuẩn bị mọi tài liệu có liên quan : bản ghi nhớ, email, ý kiến phản hồi từ khách hàng…

- Nếu cần, có thể luyện tập trước, chuẩn bị trước cách xử lý tình huống trước phản ứng của nhân viên

- Chuẩn bị của nhân viên : Thông báo trước 1 tuần cho nhân viên về thời gian của buổi phỏng vấn Nhân viên sẽ phải chuẩn bị : số liệu cần thiết, 2-3 mục tiêu cho thời gian tới, tự đánh giá trước về công việc của mình

2 Thực hiện phỏng vấn :

Mục đích là để người quản lý và nhân viên cùng nhau thoả thuận về những hoạt động sẽ làm trong thời gian tới để phát triển sự hoàn thành công việc của nhân viên

- Kiểm soát môi trường : Đặt trước phòng họp để đảm bảo bí mật và không bị gián đoạn giữa chừng

- Mục đích của buổi họp : Nói rõ mục đích và sự quan trọng của buổi đánh giá

- Hỏi những ý kiến của nhân viên : Để cho nhân viên trình bày trước : phần tự đánh giá, mục tiêu mà họ đề ra, những số liệu có liên quan Sau đó hỏi : những thành quả mà họ đạt được, những điểm cần cải thiện, ý kiến của họ về nhóm cũng như môi trường làm việc

- Trình bày sự đánh giá của mình mà mình đã chuẩn bị

- Xây dựng những điểm mạnh, không nên chỉ trích

- Để nhân viên trình bày ý kiến về những đánh giá của mình

- Đặt ra mục tiêu cụ thể : Đặt ra 4-6 mục tiêu

- Kết thúc buổi nói chuyện : Kết thúc bằng cách nhấn mạnh lần nữa về những hiệu quả,lợi ích của nhân viên sau buổi phỏng vấn

Phương pháp đánh giá

1 Phương pháp mức thang điểm : Đang được áp dụng cho phòng ban của tôi

Thang điểm này chia làm 5 khung :

- Xuất sắc

- Rất tốt

- Tốt

- Dưới mức mong đợi

- Kém(Không thể chấp nhận được)

2 Các yếu tố lựa chọn để đánh giá :

- Khối lượng công việc

- Chất lượng công việc

- Các yếu tố liên quan : Sự tin cậy, sáng kiến, tính thích nghi, sự phối hợp trong nhóm

Tổng kết hàng tháng, quý, năm để khen thưởng

Ngoài việc đạt thưởng tháng,quý, năm bằng tiền chúng tôi có sự khen thưởng rất lớn của công ty Đó là người xuất sắc nhất công ty sẽ được tham gia ‘ câu lạc bộ những người xuất sắc nhất của các nước’ trong khu vực Châu Á- Thái Bình Dương

Kế hoạch phát triển con người

Qua quá trình đánh giá sự hoàn thành công việc của nhân viên, người quản lý có thể đánh giá được đâu là ưu điểm của nhân viên, đâu là lĩnh vực mà nhân viên cần cải thiện hơn nữa Từ đó chọn phương pháp thích hợp để phát triển : huấn luyện, giảng dạy, giao việc cho nhân viên, đồng thời giúp nhân viên có cơ hội phát triển nghề nghiệp

Một số hạn chế và những khắc phục :

Nhân viên trong công ty Bayer Schering Pharma không phải ai cũng như nhau Có người cực kỳ năng động và nhanh nhẹn, luôn luôn biết chắc mình muốn gì và cần phải làm gì Chúng tôi chỉ cần đưa nguồn ngân sách cho họ , họ sẽ hoàn thành tốt công việc Cũng có người khi được huấn luyện thì có kỹ năng rất tôt nhưng chưa vận dụng được vào thực tế khi làm việc, cần phải hướng dẫn trực tiếp cho họ trên thực tế Lại có những người không biết rõ họ cần phải làm gì để hoàn thành công việc, chúng tôi phải chỉ rõ đường đi nước bước cho họ

Kết luận

Triển khai hệ thống quản lý đánh giá thành tích của nhân viên là một công việc khó khăn nhất Làm tốt công việc này có nghĩa là chúng tôi đã thành công trong công việc phát triển nguồn nhân lực của công ty Điều này cũng phù hợp với chiến lược toàn cầu của Công ty Bayer Schering Pharma

Tài liệu tham khảo :

1 Sách ‘ Quản trị nhân sự’ – TS Nguyễn Hữu Thân

2 Trang web : http//www.bayer.com.vn