EMAIL VÀ CÁC CÔNG DỤNG CƠ BẢN TÍCH HỢP TRONG MAIL

Các bước để sử dụng Google Drive.Cách 1: Đồng bộ hóa dữ liệu trên máy tính cá nhân vào Goole Drive • Các bước cài đặt và đồng bộ dữ liệu đã được ghi hình hướng dẫn trong video: http://bi

Mail là gì ?????

Mail (email) hay còn gọi là thư điện tử là một hệ thống chuyển nhận thư từ qua hệ thống các phương tiện điện tử

Ngày nay có rất nhiều dịch vụ thư điện tử miễn phí cũng như là trả phí như là Gmail, Yahoo mail, MSN hotmail Tuy nhiên loại mail được ưa chuộng nhất và thân thiện nhất vẫn là Gmail.

Ngoài ra các công ty dù lớn hay bé cũng thường có

một tên miền riêng cho email của công ty đấy Ví dụ:

Vinh làm ở dự án J4S sẽ có một địa chỉ mail để sử

dụng đó là vinh@j4s.com Hoặc các bạn cũng có thể

tự tay tạo một tên miền riêng cho email của mình

bằng ứng dụng của Zoho

T m quan tr ng c a mail trong công vi c ầ ọ ủ ệ

Trong môi tr ng làm vi c công s , m i ng i ch y u làm vi c b ng máy tính nh hi n nay thì mail là m t công ườ ệ ở ọ ườ ủ ế ệ ằ ư ệ ộ

c h tr giao ti p tuy t v i Đ n c nh vi c nhân viên báo cáo t ng k t công vi c hay s p giao vi c cho nhân ụ ỗ ợ ế ệ ờ ơ ử ư ệ ổ ế ệ ế ệ viên t t c đ u ph i có gi y t ho c qua mail ch không bao gi có chuy n nói mi ng không v i nhau ấ ả ề ả ấ ờ ặ ứ ờ ệ ệ ớ

Ngoài ra, riêng v i Gmail còn r t nhi u ng d ng khác mà n u ch u khó tìm hi u thì sẽ th y r t thú v Ví d : chat ớ ấ ề ứ ụ ế ị ể ấ ấ ị ụ chit v i b n bè cũng có th qua Gmail, g i đi n b ng Google Hangout (t ng t skype) cũng c n có tài kho n mail, ớ ạ ể ọ ệ ằ ươ ự ầ ả đăng ký tài kho n cho các website ả

Nh ng hai ng d ng quan tr ng và đ c a chu ng nh t c a Gmail v n là g i th đi n t và l u tr d li uư ứ ụ ọ ượ ư ộ ấ ủ ẫ ử ư ệ ử ư ữ ữ ệ

S D NG GMAIL Đ L U TR D LI U Ử Ụ Ể Ư Ữ Ữ Ệ

• Google Drive là dịch vụ lưu trữ và chỉnh sửa dữ liệu trực tuyến với 15GB dung lượng miễn phí, cho phép người dùng lưu trữ nhiều dạng dữ liệu như văn bản, video, âm thanh, PDF… trên nền tảng “đám mây” Google Drive với khả năng hỗ trợ Google Docs và Google+ cao cấp giúp người dùng dễ dàng truy cập và chỉnh sửa tài liệu ở bất cứ đâu hay chia sẻ tập tin chung với bạn bè.  

• Hiểu một cách đơn giản thì Google Drive là một USB ảo để các bạn lưu trữ dữ liệu trên Internet Bất cứ khi nào cần, bạn có thể truy cập vào USB đó, chỉ cần bạn có internet

•  

Các bước để sử dụng Google Drive.

Cách 1: Đồng bộ hóa dữ liệu trên máy tính cá nhân vào Goole Drive

• Các bước cài đặt và đồng bộ dữ liệu đã được ghi hình hướng dẫn trong video: http://bit.ly/1NPvaS2

• Các bước ở đây chủ yếu là cài đặt và thao tác với các file, các tệp, chia sẻ các file, tệp với người khác

Cách 2: Tải và lưu trữ dữ liệu lên Google Drive (không đồng bộ với máy tính cá nhân)

• Bước 1: Thoát khỏi email bạn đã dùng để đồng bộ dữ liệu trên máy tính cá nhân

• Bước 2: Đăng nhập bằng 1 mail khác mà bạn muốn dùng để lưu trữ dữ liệu

• Bước 3: Vào link: https://drive.google.com/drive/u/0/my-drive

• Đến đây bạn đã hoàn tất phần đăng nhập Nhưng ở đây, thay vì có thể chỉnh sửa file như lúc bạn đồng bộ dữ liệu ở cách 1 thì bạn phải tải file lên google drive rồi mới có các thao tác khác được

S D NG GMAIL Đ GIAO TI P Ử Ụ Ể Ế

Viết một bức thư dễ hiểu là công việc của người viết chứ không phải của người nhận Nhưng thỉnh thoảng người nhận phải mất thời gian dài và rất khó khăn để hiểu được bức thư Về cơ bản gửi một bức Email tồi là tỏ ra không tôn trọng người nhận và không lịch sự Người viết làm một việc nhẹ nhàng còn người nhận thì phải làm rất nhiều việc.

B c c c a m t email ố ụ ủ ộ

• Địa chỉ mail

• Tiêu đề

• File đính kèm

• Nội dung chính

• Chữ ký

Đ a ch mail ị ỉ

1 Đầu tiên, nói về địa chỉ mail của bạn (tức là người gửi) phải là địa chỉ mail nghiêm túc Ví dụ:

Nguyen.thanhvinh@gmail.com Tránh những địa chỉ mail rườm rà, tạo cảm giác trẻ con Ví dụ:

Congchua123@gmail.com, langtu9x@gmail.com

• Một địa chỉ email “nghiêm túc” sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận, và hơn nữa là thể hiện nội dung bạn gửi đi không mang tính chất “đùa cợt”, tạo một sự tin tưởng hơn với người đọc Hơn nữa, các bạn đang là đại diện cho hình ảnh của CLB, không thể để người ngoài có cái nhìn thiếu thiện cảm với CLB hay với ban Đối Ngoại

2 Thứ hai, về địa chỉ mail của người nhận, phải kiểm tra thật kỹ càng trước khi gửi cho người đó, đảm bảo đúng chính xác mail rồi mới được gửi Còn một vấn đề quan trọng trong lúc gửi mail, đó là Cc (carbon copy) và Bcc (blind carbon copy) Cc là bạn gửi mail cho một người và muốn một người thứ 3 đọc được và người nhận cũng biết là người thứ 3 đó đọc được thì bạn nhấn cc và điền mail của người thứ 3 vào đó Bcc là bạn gửi mail cho một người và muốn có người thứ 3 đọc được, nhưng không muốn người nhận biết là có người thứ 3 đó đọc được Hai ứng dụng này thường được sử dụng cụ thể trong trường hợp đối ngoại của CLB như sau:

• Thành viên BĐN mail cho đối tác ngoài CLB, nếu đối tác đã biết đến trưởng ban đối ngoại thì bạn phải cc mail cho trưởng ban để trưởng ban nắm được tình hình cùng giải quyết

• Thành viên BĐN mail cho đối tác ngoài CLB, nếu đối tác chưa biết trưởng ban thì phải bcc mail đấy cho trưởng ban biết

• Đây là một trong những thứ hay dùng và cần dùng nhất trong mail, nhất là khi bạn đi làm, nên cẩn thận chú

ý sử dụng sao cho đúng cách

Tiêu đề

Một tiêu đề tốt sẽ giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được vấn đề đề cập đến trong mail, đồng thời cũng sẽ tạo thiện cảm hơn cho người nhận được mail đó

Một tiêu đề tốt cần những gì?

Tiêu đề tốt bao gồm các phần sau

• Tiền tố: bình thường thì tiền tố sẽ được viết như sau [Tên tổ chức], [Tên dự án]

• Đối tượng: ở đây là đối tượng được đề cập đến trong mail

• Hành động: Hành động mà người nhận mail hoặc người gửi mail cần làm

• Ngày tháng hoặc độ cấp bách của thư (cái này tùy hoàn cảnh sẽ lúc có lúc không)

[FBA Club] Báo cáo tài chính quý 1 năm 2015

File đính kèm

File đính kèm có cái tên dễ hiểu không chỉ gây được thiện cảm với người nhận mail mà còn giúp bạn kiểm soát tốt hơn tệp bạn đã gửi đi

Tên tập tin dễ đọc hiểu cần có:

• Tiền tố: [Tên tổ chức], [tên dự án]

• Tên chính của tập tin Lưu ý: Không nên đặt tên tập tin đính kèm là tiếng việt có dấu vì khi gửi đi sẽ dễ bị lỗi tên tệp Tốt nhất là đặt tên không dấu và nối các từ với nhau bằng dấu “-”

• Ngày gửi (tùy trường hợp cần hoặc không)

• Phiên bản (tùy trường hợp cần hoặc không)

• Ví dụ cho một tên tệp đính kèm hiệu quả: [FBA Club] Ho-so-tai-tro-Move-Up.doc, [J4S] Giao-dien-demo-website-V1.0.PSD

L u ý: ư

• Nên gửi những loại file thông dụng, dễ đọc, dễ hiểu cho mọi máy tính Tốt nhất là nếu file đọc thì chỉ nên gửi PDF và doc.

• Nếu có quá nhiều file cần gửi (trên 3 file) thì nên nén vào thành một file rồi mới gửi File nén phải là zip chứ không được dùng rar.

• Nếu file cần gửi có dung lượng lớn > 25MB thì nên tải lên google drive rồi share link cho người nhận

N i dung chính c a mail ộ ủ

Về cơ bản, một email hoàn chỉnh thì sẽ có khung nội dung như sau

• Lời chào

• Giới thiệu

• Tình hình vừa qua

• Kết quả, lý do

• Tình hình hiện tại

• Đề xuất/dự định

• Chờ đợi

• Cảm ơn và kết thúc thư

Chữ ký

Thường dùng ứng dụng Wisestamp để tạo chữ ký cho cá nhân.

Quy trình g i mail ử

Quy trình reply mail

M t s ti n ích đ s d ng t i u Gmail ộ ố ệ ể ử ụ ố ư

Gắn nhãn

dẫn sử dụng và cài đặt nhãn dán cho mail Các bạn làm theo hướng dẫn:

http://bit.ly/1JSnIbl

Mail track

Boomerang

Wisestamp

Hangouts

cập https://plus.google.com/hangouts và chịu khó tìm hiểu một chút sẽ biết cách dùng.