Cơ sở lý luận và thực tiễn về định biên đối với cơ quan bộ ở Việt Nam hiện nay

MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngay t khi xác lập con đƣ ng đổi mới đất nƣớc, Đảng và Nhà nƣớc ta đã xác định cùng với đổi mới về kinh tế chúng ta cũng cần phải đổi mới phƣơng thức hoạt động của Nhà nƣớc. Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI chỉ rõ: "... Thực hiện một cuộc cải cách lớn về tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà nƣớc... Thực hiện một Quy chế làm việc khoa học, có hiệu suất cao; xây dựng bộ máy gọn nhẹ, có chất lƣợng cao, với một đội ngũ cán bộ có phẩm chất ch nh trị và năng lực Quản lý nhà nƣớc, quản lý kinh tế, quản lý xã hội...". Ngày 17 tháng 9 năm 2001, Thủ tƣớng Ch nh phủ ban hành Quyết định số 136/QĐ - TTg Ban hành chƣơng trình Tổng thể Cải cách hành ch nh Nhà nƣớc giai đoạn 2001 - 2010, với mục tiêu đặt ra là: "Xây dựng một đội ngũ cán bộ, công chức có số lƣợng, cơ cấu hợp lý, có đủ trình độ chuyên môn và năng lực thi hành công vụ; cải cách bộ máy đồng th i với việc tăng cƣ ng công tác quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức thực thi công vụ" [67]. Mƣ i năm sau, ngày 08 tháng 11 năm 2011, Ch nh phủ tiếp tục ban hành Nghị quyết 30c/NQ - CP Ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách hành ch nh nhà nƣớc giai đoạn 2011 - 2020 với nhiệm vụ trọng tâm là…"đến năm 2020, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có số lƣợng cơ cấu hợp lý, đủ trình độ và năng lực thi hành công vụ…" và..."trên cơ s xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của t ng cơ quan, đơn vị, xây dựng cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức gắn với vị tr việc làm"…[5]. Ngày 13 tháng 11 năm 2008, Quốc hội ban hành Luật Cán bộ, công chức, có hiệu lực thi hành t ngày 01/01/2010 và ngày 15 tháng 11 năm 2010, Quốc hội ban hành Luật Viên chức, có hiệu lực thi hành t ngày 01/01/2012. Hai đạo luật này đều khẳng định nguyên tắc quản lý cán bộ, công chức, viên chức là "thực hiện kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh với vị tr việc làm", toàn bộ quá trình tuyển dụng, sử dụng và quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức đều phải căn cứ vào vị tr việc làm. Tiếp theo, Ch nh phủ ban hành Nghị định 36/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2013 quy định vị tr việc làm và cơ cấu ngạch công chức. Vị tr việc làm là cơ s quan trọng nhất để định biên và quản lý cán bộ, công chức, viên chức của nƣớc ta. Tuy nhiên, sau nhiều năm thực hiện Cải cách hành ch nh theo Chƣơng trình Tổng thể cải cách hành ch nh nhà nƣớc và 05 năm thực hiện Luật Cán bộ, công chức, mặc dù đã đạt đƣợc nhiều thành tựu quan trọng nhƣng tổ chức và hoạt động của hệ thống các cơ quan hành ch nh của Nhà nƣớc ta v n còn bộc lộ những hạn chế sau: Thứ nhất, về lý luận: Hiện chƣa có cơ s lý luận hoàn chỉnh, vững chắc về định biên (căn cứ, cơ s , phƣơng pháp, quy trình định biên) công chức trong hệ thống các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc Việt Nam, đặc biệt chƣa xây dựng đƣợc cơ s , căn cứ, phƣơng pháp, quy trình cho việc xác định ch nh xác số lƣợng, chất lƣợng công chức trong các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc trung ƣơng (cơ quan Bộ) để các cơ quan đó hoạt động đạt hiệu quả cao nhất. Thứ hai, về thực tiễn: Một là, bộ máy hành ch nh còn cồng kềnh, trùng lặp các chức năng; quan hệ ngang, dọc v a phân tán, v a cục bộ; chế độ trách nhiệm không cụ thể, rõ ràng; nhiều công việc xử lý chậm, vòng vèo, qua nhiều khâu, nhiều tầng nấc; họp hành nhiều; chất lƣợng công vụ thấp. Hai là, việc thực hiện tinh giản biên chế, điều chỉnh lại cơ cấu công chức trong các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc và giữa các đơn vị trong cùng một tổ chức nhằm bảo đảm xây dựng bộ máy hành ch nh gọn nhẹ, chuyên nghiệp, cách làm việc khoa học, hiệu suất cao; việc thực hiện phân cấp quản lý và phát triển đội ngũ công chức cho các đơn vị cơ s ; việc quy định chế độ làm việc, quyền hạn và trách nhiệm của ngƣ i đứng đầu và của t ng công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị diễn ra còn chậm, kém hiệu quả. Ba là, công tác quản lý nguồn nhân lực trong hệ thống các cơ quan hành ch nh nhƣ: Thiếu các chỉ tiêu định lƣợng và căn cứ t nh toán để xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực; xây dựng kế hoạch tuyển dụng và bố tr sử dụng công chức; đào tạo, bồi dƣỡng công chức; xây dựng kế hoạch tiền lƣơng và kế hoạch ngân sách trong các cơ quan hành ch nh; khuyến kh ch tạo động lực làm việc cho đội ngũ công chức đƣợc thực hiện một cách tùy tiện và kém hiệu quả. Bốn là, quy trình, căn cứ đánh giá công chức không có tiêu ch , tiêu chuẩn định lƣợng cơ bản, ổn định, lâu dài; tiếp diễn cơ chế "xin cho", "t trên giao xuống" trong việc phân bổ chỉ tiêu biên chế. Điều đó, giảm t nh sáng tạo, suy giảm thậm ch triệt tiêu thái độ trung thực, dám chịu trách nhiệm của các đơn vị trong việc quản lý công chức và thực thi công vụ. Đồng th i, đây cũng là một trong những nguyên nhân d n tới sự mất công bằng, công khai, minh bạch trong tuyển dụng, sử dụng, quản lý và phát triển đội ngũ công chức. Nguyên nhân cơ bản d n đến những hạn chế nêu trên là do chúng ta còn thiếu cơ s lý luận và thực tiễn cho việc xây dựng kế hoạch hóa nguồn nhân lực; việc xác định biên chế, xác định nhu cầu nhân lực với các yêu cầu về số lƣợng và chất lƣợng (sự phù hợp giữa yêu cầu của công việc với trình độ, năng lực của công chức) trong các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc, còn thiếu luận cứ khoa học và thực tiễn (đặc biệt là đội ngũ công chức làm nhiệm vụ tham gia vào việc nghiên cứu, xây dựng và hoạch định ch nh sách tầm vĩ mô nghĩa là đội ngũ công chức các bộ, ngành, các cơ quan của Ch nh phủ). Ch nh vì vậy, tôi chọn đề tài: "Cơ sở lý luận và thực tiễn về định biên đối với cơ quan Bộ ở Việt Nam hiện nay" để nghiên cứu Luận án tiến sĩ chuyên ngành Quản lý hành ch nh công. 2. Mục đích nghiên cứu Trên cơ s khoa học về quản lý hành ch nh công và khoa học quản lý lao động, Luận án hƣớng tới mục tiêu là đề xuất phƣơng pháp định biên (xác định số lƣợng ngƣ i làm việc) trong các cơ quan Bộ thông qua xác định vị tr làm việc t việc phát huy các kết quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc của các cơ quan Bộ.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THANH TÙNG

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

VỀ ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ

Ở VIỆT NAM HIỆN NAY

Chuyên ngành : Quản lý hành chính công

LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CÔNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

GS TS BÙI THẾ VĨNH PGS TS VĂN TẤT THU

HÀ NỘI - 2017

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU 11

1.1 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU Ở NƯỚC NGOÀI 11

1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU Ở TRONG NƯỚC 17

1.2.1 Các giáo trình, bài giảng của các cơ s đào tạo 18

1.2.2 Tài liệu tham khảo của các tác giả trong nước 25

1.2.3 Các đề tài nghiên cứu khoa học và các dự án nghiên cứu về định biên 29

Về nghiên cứu của tác giả: 30

1.3 ĐÁNH GIÁ PHẦN TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ RÚT RA NHỮNG KHOẢNG TRỐNG LUẬN ÁN CẦN TẬP TRUNG NGHIÊN CỨU 32

1.3.1 Đánh giá 32

1.3.2 Những khoảng trống mà Luận án cần tập trung nghiên cứu 33

TIỂU KẾT CHƯƠNG I 35

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ 36

2.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 36

2.1.1 Quan niệm định biên 36

2.1.2 Các khái niệm liên quan 37

2.2 KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN BỘ, CÔNG CHỨC TRONG CƠ QUAN BỘ 40

2.2.1 Bộ 40

2.2.2 Cơ quan Bộ 41

2.2.3 Công chức trong cơ quan Bộ 41

2.2.4 Định biên đối với cơ quan Bộ 44

2.3 CÁC LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG LIÊN QUAN ĐẾN ĐỊNH BIÊN 44

2.3.1 Lý thuyết về tổ chức thư lại (quan liêu): Các nguyên tắc, trật tự và thủ tục của Max Weber (1864 - 1920) 44

2.3.2 Lý thuyết về tổ chức lao động khoa học hay còn gọi là trư ng phái cổ điển 45

2.3.3 Thuyết về quản lý hành ch nh của Henry Fayol (1841 - 1925) 47

2.4 MÔ HÌNH QUẢN LÝ CÔNG CHỨC CƠ SỞ CHO ĐỊNH BIÊN 50

2.4.1 Mô hình quản lý công chức theo chức nghiệp 50

2.4.2 Mô hình quản lý công chức theo việc làm 51

2.4.3 Xu thế áp dụng hai mô hình này trong giai đoạn hiện nay 53

2.5 MỘT SỐ YẾU TỐ ĐẶC THÙ CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN LỰC TRONG CÁC CƠ QUAN BỘ - CƠ SỞ CHO ĐỊNH BIÊN 54

2.5.1 Sự ổn định của các cơ quan Bộ 54

2.5.2 Những khó khăn đặc thù trong việc quản lý nguồn nhân lực tại các cơ quan Bộ 55

2.5.3 Yêu cầu về quản lý tài sản con ngư i 56

2.5.4 Tổ chức và hoạt động bộ máy Ch nh phủ 56

2.5.5 Bảo đảm các giá trị của nền hành chính 56

2.5.6 Tổ chức lao động và xác định việc làm trong các cơ quan Bộ 57

2.6 CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG VẬN DỤNG VÀO ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ 57

2.6.1 Một số khái niệm cơ bản 57

2.6.2 Các nguyên tắc định mức lao động 58

2.6.3 Các loại mức lao động có thể áp dụng đối với cơ quan Bộ 59

2.6.4 Các phương pháp định mức lao động áp dụng đối với cơ quan Bộ 60

2.7 PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC ÁP DỤNG VÀO ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ 64

2.7.1 Khái niệm 64

2.7.2 Nội dung của thiết kế công việc 65

2.7.3 Các phương pháp thiết kế và thiết kế lại công việc 66

2.8 PHƯƠNG PHÁP, QUY TRÌNH ĐỊNH BIÊN 68

2.8.1 Phương pháp định biên 68

2.8.2 Quy trình định biên 72

2.9 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN ĐỊNH BIÊN 74

2.10 KINH NGHIỆM CỦA MỘT SỐ QUỐC GIA VỀ ĐỊNH BIÊN VÀ RÚT RA BÀI HỌC CHO VIỆT NAM 77

2.10.1 Cải cách chế độ công chức, công vụ theo hệ thống việc làm của

nước Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa 77

2.10.2 Cải cách chế độ công vụ, công chức theo mô hình kết hợp giữa hệ thống việc làm với hệ thống chức nghiệp của Cộng hòa Pháp 82

2.10.3 Cải cách chế độ công vụ của Liên Bang Nga 85

2.10.4 Bài học rút ra cho Việt Nam 89

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 90

Chương 3 THỰC TRẠNG VỀ ĐỊNH BIÊN CỦA CƠ QUAN BỘ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 92

3.1 KHÁT QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 92

3.1.1 Vị tr và chức năng của Bộ 92

3.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ 92

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ 94

3.2 THỰC TRẠNG VỀ ĐỊNH BIÊN CỦA CÁC CƠ QUAN BỘ MÀ LUẬN ÁN TIẾN HÀNH KHẢO SÁT 94

3.2.1 Lựa chọn cơ quan, đơn vị nghiên cứu, khảo sát 94

3.2.2 Tiến hành nghiên cứu, khảo sát tại các cơ quan Bộ bằng phiếu điều tra (bảng hỏi) 96

3.2.3 Lấy ý kiến Chuyên gia và các nhà quản lý và một số công chức có kinh nghiệm về định biên 97

3.2.4 Tổng hợp kết quả khảo sát về định biên tại 4 Bộ 98

3.3 PHƯƠNG PHÁP, QUY TRÌNH ĐỊNH BIÊN CÁC CƠ QUAN BỘ HIỆN NAY ĐANG SỬ DỤNG 103

3.3.1 Phương pháp, quy trình định biên đối với cơ quan Bộ trước ngày 01 tháng 01 năm 2010 103

3.3.2 Xác định biên chế của các cơ quan Bộ theo quy định tại Nghị định 21/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2010 của Ch nh phủ 106

3.3.3 Định biên của các cơ quan Bộ theo quy định tại Nghị định 36/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Ch nh phủ 108

3.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ĐỊNH BIÊN VÀ PHƯƠNG PHÁP

ĐỊNH BIÊN TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ ĐANG SỬ DỤNG 114

3.4.1 Thành tựu 115

3.4.2 Hạn chế 115

3.4.3 Nguyên nhân 125

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 126

Chương 4 ĐỀ XUẤT PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 128

4.1 BỐI CẢNH KINH TẾ XÃ HỘI NƯỚC TA SAU 30 NĂM ĐỔI MỚI VÀ YÊU CẦU XÂY DỰNG NHÀ NƯỚC KIẾN TẠO, HIỆU LỰC, HIỆU QUẢ 128

4.1.1 Bối cảnh kinh tế - xã hội 128

4.1.2 Yêu cầu cải cách nền hành ch nh và xây dựng nhà nước kiến tạo, hiệu lực, hiệu quả 130

4.2 QUAN ĐIỂM ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ 132

4.2.1 Định biên đối với cơ quan Bộ phải bảo đảm xác định đúng và đủ về số lượng công chức t ng Vụ trong cơ quan Bộ 132

4.2.2 Định biên đối với các Vụ thuộc cơ quan Bộ cần phải đi đôi với việc xác định cơ cấu công chức 132

4.2.3 Phương pháp, quy trình định biên phải bảo đảm t nh khoa học, thực tiễn, kế th a và tiếp thu kinh nghiệm của quốc tế 132

4.2.4 Một số vị tr làm việc của công chức trong cơ quan Bộ cần phải xác định tiêu chuẩn riêng gắn với chức danh và nhiệm vụ được giao 132

4.2.5 Việc áp dụng định biên lại đối với các cơ quan Bộ phải thực hiện có lộ trình 133

4.3 XÁC ĐỊNH CĂN CỨ ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ 133

4.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ 133

4.3.2 Các quy định của pháp luật đối với việc quản lý nhà nước của ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý 134

4.3.3 Tổ chức lao động trong các cơ quan Bộ 134

4.3.4 Khối lượng công việc của các Vụ và của toàn thể cơ quan Bộ 136

4.4 NGUYÊN TẮC ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ 136

4.5 PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ 136

4.5.1 Kết cấu của một vị tr làm việc 136

4.5.2 Tên gọi của vị tr làm việc 137

4.5.3 Xây dựng Bản mô tả công việc của vị tr làm việc 138

4.5.4 Xây dựng Bản yêu cầu về năng lực của vị tr làm việc 142

4.5.5 Thiết kế công việc và định mức lao động theo vị tr làm việc 148

4.6 QUY TRÌNH XÂY DỰNG VỊ TRÍ LÀM VIỆC VÀ ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ 151

4.7 NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐỂ ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP, QUY TRÌNH ĐỊNH BIÊN HIỆU QUẢ ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ 154

4.7.1 Xác định ngạch, bậc của vị tr làm việc 155

4.7.2 Thành lập Hội đồng tư vấn về định biên 160

4.7.3 Thiết kế lại hệ thống ngạch bậc chung của công chức 160

4.7.4 Một số điều kiện khác 161

TIỂU KẾT CHƯƠNG 4 161

KẾT LUẬN 163

DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH ĐÃ CÔNG BỐ CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN ÁN 168

TÀI LIỆU THAM KHẢO 169 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngay t khi xác lập con đư ng đổi mới đất nước, Đảng và Nhà nước ta đã xác định cùng với đổi mới về kinh tế chúng ta cũng cần phải đổi mới phương thức hoạt động của Nhà nước Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI chỉ rõ: " Thực hiện một cuộc cải cách lớn về tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà nước Thực hiện một Quy chế làm việc khoa học, có hiệu suất cao; xây dựng bộ máy gọn nhẹ, có chất lượng cao, với một đội ngũ cán bộ có phẩm chất ch nh trị và năng lực Quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, quản lý xã hội "

Ngày 17 tháng 9 năm 2001, Thủ tướng Ch nh phủ ban hành Quyết định số 136/QĐ - TTg Ban hành chương trình Tổng thể Cải cách hành ch nh Nhà nước giai đoạn 2001 - 2010, với mục tiêu đặt ra là: "Xây dựng một đội ngũ cán bộ, công chức

có số lượng, cơ cấu hợp lý, có đủ trình độ chuyên môn và năng lực thi hành công vụ; cải cách bộ máy đồng th i với việc tăng cư ng công tác quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức thực thi công vụ" [67]

Mư i năm sau, ngày 08 tháng 11 năm 2011, Ch nh phủ tiếp tục ban hành Nghị quyết 30c/NQ - CP Ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành ch nh nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 với nhiệm vụ trọng tâm là…"đến năm 2020, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có số lượng cơ cấu hợp lý, đủ trình độ và năng lực thi hành công vụ…" và "trên cơ s xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của t ng cơ quan, đơn vị, xây dựng cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức gắn với vị tr việc làm"…[5]

Ngày 13 tháng 11 năm 2008, Quốc hội ban hành Luật Cán bộ, công chức, có hiệu lực thi hành t ngày 01/01/2010 và ngày 15 tháng 11 năm 2010, Quốc hội ban hành Luật Viên chức, có hiệu lực thi hành t ngày 01/01/2012 Hai đạo luật này đều khẳng định nguyên tắc quản lý cán bộ, công chức, viên chức là "thực hiện kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh với vị tr việc làm", toàn bộ quá trình tuyển dụng, sử dụng và quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức đều phải căn cứ vào vị tr việc làm Tiếp theo, Ch nh phủ ban hành Nghị định 36/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm

2013 quy định vị tr việc làm và cơ cấu ngạch công chức Vị tr việc làm là cơ s quan trọng nhất để định biên và quản lý cán bộ, công chức, viên chức của nước ta

Tuy nhiên, sau nhiều năm thực hiện Cải cách hành ch nh theo Chương trình Tổng thể cải cách hành ch nh nhà nước và 05 năm thực hiện Luật Cán bộ, công chức, mặc dù đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng nhưng tổ chức và hoạt động của hệ thống các cơ quan hành ch nh của Nhà nước ta v n còn bộc lộ những hạn chế sau:

Thứ nhất, về lý luận: Hiện chưa có cơ s lý luận hoàn chỉnh, vững chắc về

định biên (căn cứ, cơ s , phương pháp, quy trình định biên) công chức trong hệ thống các cơ quan hành ch nh nhà nước Việt Nam, đặc biệt chưa xây dựng được

cơ s , căn cứ, phương pháp, quy trình cho việc xác định ch nh xác số lượng, chất lượng công chức trong các cơ quan hành ch nh nhà nước trung ương (cơ quan Bộ)

để các cơ quan đó hoạt động đạt hiệu quả cao nhất

Thứ hai, về thực tiễn:

Một là, bộ máy hành ch nh còn cồng kềnh, trùng lặp các chức năng; quan hệ

ngang, dọc v a phân tán, v a cục bộ; chế độ trách nhiệm không cụ thể, rõ ràng; nhiều công việc xử lý chậm, vòng vèo, qua nhiều khâu, nhiều tầng nấc; họp hành nhiều; chất lượng công vụ thấp

Hai là, việc thực hiện tinh giản biên chế, điều chỉnh lại cơ cấu công chức

trong các cơ quan hành ch nh nhà nước và giữa các đơn vị trong cùng một tổ chức nhằm bảo đảm xây dựng bộ máy hành ch nh gọn nhẹ, chuyên nghiệp, cách làm việc khoa học, hiệu suất cao; việc thực hiện phân cấp quản lý và phát triển đội ngũ công chức cho các đơn vị cơ s ; việc quy định chế độ làm việc, quyền hạn và trách nhiệm của ngư i đứng đầu và của t ng công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị diễn ra còn chậm, kém hiệu quả

Ba là, công tác quản lý nguồn nhân lực trong hệ thống các cơ quan hành

ch nh như: Thiếu các chỉ tiêu định lượng và căn cứ t nh toán để xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực; xây dựng kế hoạch tuyển dụng và bố tr sử dụng công chức; đào tạo, bồi dưỡng công chức; xây dựng kế hoạch tiền lương và kế hoạch ngân sách trong các cơ quan hành ch nh; khuyến kh ch tạo động lực làm việc cho đội ngũ công chức được thực hiện một cách tùy tiện và kém hiệu quả

Bốn là, quy trình, căn cứ đánh giá công chức không có tiêu ch , tiêu chuẩn

định lượng cơ bản, ổn định, lâu dài; tiếp diễn cơ chế "xin cho", "t trên giao xuống"

trong việc phân bổ chỉ tiêu biên chế Điều đó, giảm t nh sáng tạo, suy giảm thậm ch triệt tiêu thái độ trung thực, dám chịu trách nhiệm của các đơn vị trong việc quản lý công chức và thực thi công vụ Đồng th i, đây cũng là một trong những nguyên nhân d n tới sự mất công bằng, công khai, minh bạch trong tuyển dụng, sử dụng, quản lý và phát triển đội ngũ công chức

Nguyên nhân cơ bản d n đến những hạn chế nêu trên là do chúng ta còn thiếu cơ s lý luận và thực tiễn cho việc xây dựng kế hoạch hóa nguồn nhân lực; việc xác định biên chế, xác định nhu cầu nhân lực với các yêu cầu về số lượng và chất lượng (sự phù hợp giữa yêu cầu của công việc với trình độ, năng lực của công chức) trong các cơ quan hành ch nh nhà nước, còn thiếu luận cứ khoa học và thực tiễn (đặc biệt là đội ngũ công chức làm nhiệm vụ tham gia vào việc nghiên cứu, xây dựng và hoạch định ch nh sách tầm vĩ mô nghĩa là đội ngũ công chức các bộ,

ngành, các cơ quan của Ch nh phủ) Ch nh vì vậy, tôi chọn đề tài: "Cơ sở lý luận

và thực tiễn về định biên đối với cơ quan Bộ ở Việt Nam hiện nay" để nghiên

cứu Luận án tiến sĩ chuyên ngành Quản lý hành ch nh công

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ s khoa học về quản lý hành ch nh công và khoa học quản lý lao động, Luận án hướng tới mục tiêu là đề xuất phương pháp định biên (xác định số lượng ngư i làm việc) trong các cơ quan Bộ thông qua xác định vị tr làm việc t việc phát huy các kết quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc của các cơ quan Bộ

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Tổng quan về tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Luận án

Nghiên cứu các tài liệu trong và ngoài nước về phương pháp định biên, xác định vị tr làm việc nhằm định hướng cho hướng nghiên cứu của Luận án, chỉ ra sự khác biệt và rút ra những khoảng trống về lý luận, thực tiễn, phương pháp, quy trình định biên mà tác giả sẽ tập trung nghiên cứu

3.2 Nghiên cứu cơ sở lý luận về định biên trong các cơ quan Bộ

- Tác giả nghiên cứu, tìm hiểu các khái niệm, quan niệm, định nghĩa khác nhau về định biên và các khái niệm khác có liên quan, t đó xây dựng và xác lập các khái niệm, quan niệm cho Luận án;

- Khái quát về các lý thuyết về quản lý lao động cơ s cho định biên; mô hình quản lý công chức được áp dụng hiện nay cơ s cho định biên;

- Nghiên cứu khái quát về tổ chức hành ch nh nhà nước Trung ương (Bộ); lao động trong cơ quan Bộ; hoạt động và nguồn nhân lực trong các cơ quan hành

ch nh nhà nước nói chung và cơ quan bộ nói riêng làm cơ s cho định biên;

- Phương pháp, quy trình định biên, các yếu tố ảnh hư ng đến định biên;

- Nghiên cứu áp dụng việc quản lý công chức theo hệ thống việc làm của một

số quốc gia trên thế giới và rút ra bài học kinh nghiệm cho Việt Nam

3.3 Đánh giá thực trạng về định biên trong các cơ quan Bộ hiện nay

- Khát quát về tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Việt Nam hiện nay;

- Khảo sát thực trạng định biên một số Bộ; phương pháp quy trình định biên tại một số bộ Việt Nam hiện nay

- Đánh giá thực trạng định biên tại các Bộ (những thành tựu, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong công tác định biên tại các cơ quan Bộ)

3.4 Đề xuất phương pháp định biên trong cơ quan Bộ

Tác giả đề xuất phương pháp định biên trong các cơ quan Bộ Việt Nam hiện nay, các điều kiện để định biên có hiệu quả

4 Đối tượng và khách thể nghiên cứu

+ Đối tượng nghiên cứu:

Cơ s lý luận và thực tiễn về định biên đối với các cơ quan Bộ Xác định vị

tr làm việc (xác định số lượng ngư i làm việc) trong các cơ quan Bộ

+ Khách thể nghiên cứu:

Các cơ quan hành ch nh nhà nước Trung ương (các Bộ, cơ quan ngang Bộ)

và công chức làm việc trong các cơ quan Bộ

+ Đối tượng khảo sát:

Tác giả lựa chọn một số Vụ thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội trong mối quan hệ với một số Vụ cùng tên của một số Bộ khác

5 Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu

5.1 Câu hỏi nghiên cứu

- Có những mô hình quản lý công chức phổ biến nào? và hiện nay các mô hình quản lý công chức này được áp dụng như thế nào Việt Nam?

- Có những khó khăn và đặc thù gì trong việc quản lý nguồn nhân lực trong các cơ quan Bộ?

- Có những phương pháp định mức lao động nào được áp dụng và cơ quan Bộ?

- Tổ chức lao động và xác định việc làm trong các cơ quan Bộ được thực hiện như thế nào?

- Thực trạng về định biên các cơ quan Bộ hiện nay như thế nào? Có những thành công và hạn chế gì? Nguyên nhân của vấn đề t đâu?

- Định biên được tiến hành cần có những cơ s , căn cứ, nguyên tắc nào?

- Phương pháp và quy trình định biên đối với cơ quan Bộ được thực hiện như thế nào?

- Có những yếu tố nào ảnh hư ng đến định biên đối với cơ quan hành ch nh nhà nước nói chung và cơ quan Bộ nói riêng?

- Việc xác định ngạch, bậc của vị tr làm việc có cần thiết không? Liệu đây có phải là điều kiện cần thiết để áp dụng có hiệu quả phương pháp, quy trình định biên?

5.2 Giả thuyết khoa học

Việc định biên (xác định biên chế, xác định số lượng ngư i làm việc) trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và cơ quan Bộ nói riêng Việt Nam hiện nay chưa thành công và chưa hiệu quả do chưa xây dựng được các phương pháp, quy trình định biên thực sự khoa học, sát với thực tế Nếu xây dựng được phương pháp, quy trình định biên t việc phát huy các kết quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc, thì sẽ xác định được ch nh xác số lượng, chất lượng, cơ cấu công chức (định biên) trong các cơ quan hành ch nh nhà nước nói chung và cơ quan Bộ nói riêng đáp ứng các yêu cầu đặt ra trong công tác quản lý, sử dụng công chức trong tình hình mới, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả nền hành ch nh nhà nước, thúc đẩy công cuộc cải cách hành ch nh nhà nước thành công

6 Giới hạn phạm vi nghiên cứu

6.1 Giới hạn về đối tượng nghiên cứu

Luận án nghiên cứu cơ s lý luận và thực tiễn về định biên đối với cơ quan

Bộ, đó là, việc xác định vị tr làm việc (xác định số lượng ngư i làm việc theo vị tr làm việc) trong các cơ quan Bộ

Việc xác định cơ cấu công chức trong tổ chức theo ngạch công chức, loại công chức, bậc công chức; theo độ tuổi, giới t nh của công chức và việc xác định chất lượng của công chức theo yêu cầu của tổ chức không thuộc đối tượng nghiên cứu của Luận án này Tuy nhiên, đây là nội dung quan trọng có liên quan mật thiết với đối tượng nghiên cứu của Luận án nên cũng được nghiên cứu khái quát trong Luận án

6.2 Giới hạn không gian nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu của Luận án là các Vụ thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ (sau đây gọi chung là cơ quan Bộ)

- Các cơ quan Bộ được lựa chọn để tiến hành nghiên cứu, khảo sát:

Tác giả lựa chọn 4 cơ quan Bộ trong tổng số 22 Bộ, cơ quan ngang Bộ, có trụ s tại Hà Nội, gồm có Bộ đơn ngành, Bộ đa ngành, Bộ kinh tế và Bộ kinh tế tổng hợp, đó là: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Nội vụ, Bộ Xây dựng,

Bộ Thông tin và Truyền thông (Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và Bộ Nội vụ

là Bộ có chức năng quản lý nhà nước về lao động, việc làm, tiền lương và công chức, viên chức của cả nước) Đối với mỗi cơ quan Bộ thì lựa chọn khảo sát tại

5 Vụ, trong đó có các Vụ cùng tên và các Vụ có t nh chất chuyên ngành, đặc thù riêng có của Bộ (cụ thể sẽ được trình bày tại Chương 3 của Luận án)

- Các cơ quan, đơn vị sau đây không thuộc phạm vi nghiên cứu của Luận án này: Các cơ quan thuộc Ch nh phủ, tổ chức do Ch nh phủ, Thủ tướng Ch nh phủ thành lập mà không phải là đơn vị sự nghiệp công lập;

Các Ban chỉ đạo, Ban Quản lý dự án, Ban Điều hành, Ban Đổi mới trực thuộc Bộ trư ng;

Các Tổng cục, Cục thuộc Bộ, Thanh tra và Văn phòng Bộ;

Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ, các Học viện, Viện khoa học, Viện Nghiên cứu, các Trư ng, Trung tâm… thuộc các Bộ, Ngành

6.3 Giới hạn thời gian nghiên cứu

Luận án nghiên cứu về định biên đối với các cơ quan Bộ t năm 2008 đến nay Các số liệu, kết quả điều tra về thực trạng trong Luận án được thực hiện t tháng 3 năm 2014 đến tháng 6 năm 2015

7 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

7.1 Phương pháp luận

Phương pháp duy vật biện chứng là cơ s lý luận chung nhất của mọi nhận thức khoa học Luận án nghiên cứu về định biên thông qua việc phát huy các kết quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc và xây dựng vị tr làm việc đối với cơ quan Bộ, cần nhận thức được các vấn đề như: Tổ chức bộ máy hành

ch nh nhà nước; công việc; chế độ công vụ; có tác động trực tiếp và gián tiếp đến định biên và ngược lại định biên có tác động tr lại đến việc xây dựng nền hành

ch nh nhà nước pháp quyền hiệu lực, hiệu quả với đội ngũ công chức có đủ về số lượng và năng lực thực thi công vụ, chuyên nghiệp, liêm chính, vững mạnh Các phương pháp, giải pháp, quy trình định biên cần được nhận thức đúng đắn trong các mối quan hệ tổng thể và nhân quả giữa đội ngũ công chức hành ch nh với hệ thống các cơ quan hành ch nh nhà nước trong môi trư ng kinh tế, xã hội, văn hóa và pháp

lý nói chung

7.2 Phương pháp nghiên cứu

Luận án sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu, văn bản: Tác giả nghiên cứu các tài liệu

trong và ngoài nước về định biên, các tài liệu, hồ sơ, văn bản của Đảng, nhà nước, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, số lượng công chức (biên chế) và quản lý công chức; các văn bản phân công nhiệm vụ đối với t ng công chức trong Vụ thuộc Bộ… sử dụng các phương pháp phân tích, đánh giá để phân t ch chi tiết công việc, mức độ phức tạp của công việc, định mức lao động công chức, mức độ hoàn thành công việc, mức độ ảnh hư ng của môi trư ng bên trong và bên ngoài tổ chức đối với hoàn thành công việc, nhiệm vụ được giao của công chức…, sau đó, tổng hợp làm căn cứ xây dựng định biên đối với cơ quan Bộ

Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi đã được thiết kế sẵn (phiếu điều tra):

Tác giả thiết kế sẵn một bảng câu hỏi trong đó ghi các thông tin về các nhiệm

vụ, công việc, hành vi, kỹ năng, các điều kiện có liên quan đến công việc và trách

nhiệm của họ, đề nghị công chức được hỏi điền vào các câu trả l i theo hướng d n Sau đó, mỗi một nhiệm vụ, công việc hay một hành vi đều phải xem xét, đánh giá xem công việc đó có được thực hiện hay không; mức độ quan trọng và độ phức tạp của nó, th i gian thực hiện một công việc là bao nhiêu, các quan hệ phối hợp, trao đổi trong quá trình thực hiện, những khó khăn, thuận lợi, mức độ hài lòng với những công việc mà công chức đang phải thực hiện…(chi tiết Phiếu điều tra tại Phụ lục 1 của Luận án)

Tóm lại: Bảng hỏi nhằm thu thập các thông tin về công việc, năng lực làm việc, khối lượng công việc được giao và cư ng độ làm việc, khối lượng công việc cần tiến hành xử lý

Phương pháp chuyên gia: Tác giả, lấy ý kiến các chuyên gia đầu ngành và

cán bộ quản lý có trình độ và kinh nghiệm về công tác tổ chức cán bộ, những ngư i

là lãnh đạo cấp Vụ Phương pháp này được sử dụng để thu thập các thông tin phục

vụ công tác phân t ch công việc như: xây dựng Bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc, định mức lao động, độ khó, độ phức tạp của công việc, xây dựng các phiếu đánh giá thực hiện công việc, xây dựng bảng hỏi (phiếu điều tra)…

Phương pháp phỏng vấn: Tác giả phỏng vấn một số công chức của một số

Vụ thuộc các Bộ khảo sát, qua phỏng vấn, tác giả thu thập được t ngư i công chức những thông tin về nhiệm vụ nào cần phải thực hiện, thực hiện như thế nào trong công việc của họ, tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ đó Các thông tin thu được tác giả ghi lại theo những bảng m u đã thiết kế sẵn Phương pháp này giúp tác giả so sánh được các câu trả l i của những công chức khác nhau về cùng một công việc và

có thể tìm hiểu sâu hơn về một công việc Tuy nhiên, phương pháp này cũng gặp không t khó khăn, cản tr khi tiếp xúc với các công chức các cơ quan Bộ và mức

độ họ chia sẻ

Phương pháp tổng hợp, đánh giá và xử lý số liệu: Các số liệu, kết quả thu

thập được t các phương pháp trên được tác giả tổng hợp, tiến hành phân t ch, đánh giá về các thông số của công việc, độ phức tạp, quy mô, cơ cấu của công việc, các yêu cầu về năng lực thực hiện công việc của công chức, th i gian để thực hiện, định mức lao động của công chức theo cấp độ phức tạp của công việc…

8 Những đóng góp mới của Luận án

Khác với thực tiễn quản lý nhân sự hiện nay trong các cơ quan hành chính là việc áp dụng các nguyên tắc pháp định và quản lý các cá nhân, đó là, các hoạt động quản lý công chức về mặt hành ch nh như: Tuyển dụng, trả lương, phụ cấp, nghỉ phép, kỷ luật lao động, điều động, luân chuyển, hưu tr , thăng tiến, thuyên chuyển…nhằm mục đ nh quản lý chặt chẽ con ngư i; hoạt động này được cấu thành

b i các hành vi rất cổ điển mà không t nh đến nhu cầu của tổ chức và của đội ngũ công chức Luận án nghiên cứu việc định biên trong các cơ quan Bộ t việc phát huy các kết quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc, xây dựng vị

tr làm việc nhằm tổ chức lao động khoa học, cải thiện hiệu suất làm việc của công chức trong bộ máy…

Luận án về cơ bản có những đóng góp mới sau:

- Xây dựng cơ s khoa học nhằm xác định ch nh xác số lượng và chất lượng công chức theo nhu cầu của tổ chức; giảm thiểu tối đa tình trạng th a hoặc thiếu biên chế;

- Xây dựng cơ s khoa học cho việc tạo sự hòa hợp giữa nhu cầu của tổ chức

và nguồn lực của tổ chức đó; giảm thiểu tối đa tình trạng trình độ chuyên môn nghề nghiệp quá thấp hoặc quá cao thậm ch không phù hợp với công việc;

- Xây dựng cơ s khoa học hướng tới việc giải quyết các vấn đề về năng lực, nhu cầu, động cơ lao động của công chức nhằm đáp ứng những đòi hỏi của công việc và yêu cầu của tổ chức;

- Đề xuất việc tổ chức lao động khoa học và xác định việc làm trong các cơ quan hành ch nh nhà nước nhằm cải thiện hiệu suất của tổ chức;

Ngoài ra, Luận án còn có một số đóng góp sau:

- Luận án tạo cơ s khoa học cho việc xây dựng mô hình quản lý công chức theo hệ thống chức nghiệp kết hợp với hệ thống việc làm thực sự hiệu quả;

- Là căn cứ khoa học để phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan, đơn vị và của t ng công chức trong thực thi công vụ, làm cơ s khoa học để xác định trách nhiệm cá nhân (cá nhân ngư i đứng đầu và t ng công chức) nhằm xây dựng nền hành ch nh pháp quyền hiện đại;

- Xây dựng môi trư ng làm việc linh hoạt, hài hòa trong tổ chức

9 Ý nghĩa của Luận án

9.1 Ý nghĩa lý luận

Luận án là đề tài nghiên cứu khoa học có hệ thống, góp phần làm phong phú thêm cơ s lý luận về định biên đối với cơ quan Bộ thông qua việc phát huy các kết quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc, xác định vị tr làm việc trong các cơ quan Bộ

9.2 Ý nghĩa thực tiễn

Xác định biên chế (định biên) của các cơ quan Bộ là một phương tiện để quản lý nguồn nhân lực trong các cơ quan hành ch nh nhà nước, đó là hoạt động hướng tới các yêu cầu, nhiệm vụ sau:

- Xác định ch nh xác số lượng và cơ cấu công chức theo nhu cầu của cơ quan, tổ chức;

- Tạo cơ s khoa học để xây dựng kế hoạch tiền lương, kế hoạch ngân sách cho các cơ quan hành ch nh;

- Tạo cơ s cho việc xác định mô hình quản lý công chức theo việc làm kết hợp với mô hình quản lý công chức theo chức nghiệp thực sự hiệu quả;

- Tạo cơ s cho việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng hoặc thi tuyển, bổ sung đội ngũ công chức hàng năm;

- Tạo cơ s khoa học cho việc xây dựng cơ chế điều động, luân chuyển công chức;

- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, chuyển ngạch công chức;

- Tạo cơ s khoa học cho việc xây dựng các tiêu ch cơ bản để đánh giá, khen thư ng, kỷ luật công chức;

9.3 Ý nghĩa về nguồn tài liệu

Luận án là nguồn tài liệu tham khảo có giá trị cho những ngư i nghiên cứu, sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh và những ngư i làm thực tiễn trong lĩnh vực quản lý nhân sự, quản lý nguồn nhân lực trong khu vực hành ch nh nhà nước

10 Kết cấu của Luận án

Ngoài phần M đầu, tài liệu tham khảo, luận án kết cấu thành 4 chương: Chương 1 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài của Luận án Chương 2 Cơ s lý luận về định biên đối với cơ quan Bộ

Chương 3 Thực trạng về định biên đối với cơ quan Bộ Việt Nam hiện nay Chương 4 Đề xuất phương pháp định biên đối với cơ quan Bộ Việt Nam hiện nay

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

1.1 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU Ở NƯỚC NGOÀI

Cuốn "Phục vụ và duy trì: Cải thiện hành chính công trong một thế giới cạnh

tranh" tác giả S Chiavo - Campo và PS Sundaram [59] Trên cơ s phân t ch, phác

họa bức tranh toàn cảnh của nền hành ch nh công trong thế kỷ 21, các tác giả đã dành một chương (chương 11) để đề cập về vấn đề quản lý nhân sự trong bộ máy

ch nh phủ [59, tr.463] Mục đ ch, ý nghĩa của việc xác định những yêu cầu về nhân

sự như: lập kế hoạch nguồn nhân lực, hệ thống thông tin, những biện pháp để hình thành lực lượng lao động của ch nh phủ có quy mô và chất lượng phù hợp nhằm thực hiện các ch nh sách và chương trình của ch nh phủ có hiệu lực, hiệu quả T

đó, các cơ quan của Ch nh phủ phải xây dựng "Cơ s dữ liệu nhân sự đầy đủ" là điều kiện tiên quyết cho việc lập kế hoạch nhân sự, bao gồm các nhóm dữ liệu sau:

Thứ nhất: Thông tin về con ngư i và đặc điểm nhân viên (tuổi, giới t nh, tiêu

chuẩn nghề, trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm), nơi công tác, các số liệu về tuyển dụng, đề bạt, chuyển ngành, luân chuyển và thôi việc…

Thứ hai: Những thông tin về vị tr công việc, loại công việc và mức độ; số

lượng, địa điểm, loại và cấp bậc vị tr công việc, số vị tr đã có ngư i đảm đương và những vị tr còn trống; ngạch lương, bậc lương và những điều kiện làm việc khác…

Thứ ba: Những số liệu tài ch nh có liên quan, mức lương, thư ng hiện tại,

khuynh hướng chi tiêu của cá nhân, trợ cấp thôi việc, dự báo lương hưu…

T cơ s dữ liệu nhân sự, nhà quản lý đánh giá và phân loại công việc trong hệ thống tổ chức Ch nh phủ bao gồm: vị tr công việc và ngạch, bậc; xếp hạng theo con ngư i và xếp hạng theo vị tr công việc; phân t ch và đánh giá công việc Việc đánh giá

và phân loại công việc vô cùng quan trọng, là cơ s cho việc quản lý và sử dụng công chức trong hệ thống các cơ quan hành ch nh nhà nước

Đối với các nước đang phát triển, điều quan trọng là chất lượng và số lượng thông tin quá yếu kém về vị tr công việc, d n đến việc nâng bậc không ch nh xác

Hệ thống ngạch bậc không rõ ràng làm phức tạp thêm b i có quá nhiều các khung

lương thư ng không liên quan gì tới yêu cầu nội dung công việc hay kết quả thực hiện công việc Hơn nữa, những ngư i chịu trách nhiệm đối với việc nâng bậc vị tr công việc lại thư ng không được đào tạo đầy đủ về đánh giá công việc và thiếu trình độ kỹ năng, đồng th i các hệ thống này cũng rất dễ bị ảnh hư ng b i những t nh toán ch nh trị và rất dễ bị làm sai lệch Những vấn đề này đòi hỏi phải thận trọng khi áp dụng các hệ thống phân loại công việc của các nước phát triển

Sau khi xây dựng xong "Cơ s dữ liệu nhân sự" bước tiếp theo là lựa chọn và tuyển dụng nhân sự, các tác giả đã xác định quy trình tuyển dụng và tổ chức bao gồm: Xác định vị tr công việc cần tuyển; hoàn thiện mô tả nội dung công việc; thu hút những ứng cử viên phù hợp cho vị tr công việc đó, đánh giá và lựa chọn những ứng cử viên th ch hợp nhất

Như vậy, xây dựng "Cơ s dữ liệu nhân sự" là căn cứ quan trọng để định biên đối với các cơ quan của Ch nh phủ khi các quốc gia đang phát triển muốn áp dụng hệ thống việc làm vào việc quản lý đội ngũ công chức mà các nước phát triển đang áp dụng Các tác giả đưa ra các thông tin mang t nh chất định hướng, chưa trình bày được cụ thể, khoa học việc xây dựng bản mô tả công việc; xác định tiêu chuẩn công việc; xác định các cấp độ của công việc trong các tổ chức của Ch nh phủ mà mới chỉ đưa ra như là vấn đề cần nghiên cứu, giải quyết khi tiến hành quy trình của công tác định biên Tuy nhiên t thực tiễn của một số quốc gia, các tác giả cũng khuyến cáo cần thận trọng khi đưa hệ thống việc làm vào áp dụng và phải cần

t nh toán kỹ lưỡng đến các nhân tố ảnh hư ng đến việc áp dụng hệ thống việc làm như: Yếu tố ch nh trị (mức độ can thiệp của ch nh trị đối với hành ch nh); yếu tố sắc tộc; giới t nh; mức độ áp dụng khoa học công nghệ và quan trọng nữa là yếu tố kinh tế…

Cuốn "Những vấn đề cốt yếu của quản lý" do các tác giả ngư i Mỹ là:

Harold Koontz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich biên soạn [23] Theo các tác giả, chức năng quản lý của việc xác định biên chế hay định biên được định nghĩa là:

“việc sắp xếp các cương vị trong cơ cấu tổ chức qua việc xác định những đòi hỏi về nhân lực, dự trữ nhân lực, tuyển dụng, lựa chọn, sắp xếp, đề bạt, đánh giá, bồi hoàn

và đào tạo con người” [23, tr.384] Như vậy, định biên gắn chặt với việc tổ chức,

tức là việc định ra cơ cấu tổ chức hướng đ ch của các vai trò, nhiệm vụ và vị tr

công tác Đối với hoạt động quản lý, con ngư i tham gia vào quá trình hoạt động quản lý rất khác nhau (đòi hỏi, mong muốn, động cơ, tuổi tác, tình trạng kinh tế và mức độ trư ng thành), do đó, định biên phải giải quyết được sự phù hợp ch nh xác giữa đòi hỏi cá nhân và nhu cầu của tổ chức Công chức sẽ có lợi qua việc được thỏa mãn và qua cảm giác có năng lực của mình còn tổ chức sẽ có được một nhân lực có động cơ đúng đắn

Định biên là một quá trình phức tạp, đòi hỏi áp dụng phương pháp tiếp cận

hệ thống m , thực hiện trong phạm vi tổ chức Cơ s cho việc định biên là chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch của tổ chức Số lượng con ngư i trong tổ chức phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp của cơ cấu, kế hoạch của tổ chức và mức độ luân chuyển nhân viên Tỷ lệ giữa số ngư i quản lý và số lượng nhân viên không tuân theo bất k quy luật nào Sự biến đổi cơ cấu qua việc m rộng hay thu hẹp nhiệm

vụ, quyền hạn được giao, sao cho số lượng ngư i trong tổ chức nhất định sẽ tăng hay giảm không phụ thuộc vào quy mô hoạt động của nó Cơ s để xác định số lượng nhân viên cũng như là số lượng vị tr làm việc trong tổ chức trước hết cần phải xác định yêu cầu đối với công việc, khi xác định yêu cầu đối với công việc,

ta phải trả l i các câu hỏi: Công việc này đòi hỏi phải làm những gì? Phải thực hiện chúng như thế nào? Kiến thức cơ bản, quan điểm và kỹ năng cần thiết là gì?

Do những cương vị này không tĩnh tại, chúng ta có thể phải đặt thêm câu hỏi: Có thể làm khác được không? Nếu được, những yêu cầu mới là gì? Để trả l i cho các câu hỏi này chúng ta cần phải phân t ch công việc Việc phân t ch này có thể thực hiện qua quan sát, phỏng vấn điều tra và thậm ch là phân t ch hệ thống Như vậy, mô tả công việc, phân t ch công việc, sẽ liệt kê các chức phận quan trọng, mối liên hệ trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ với vị tr công tác khác Không có bất k quy tắc nào rõ ràng để thiết kế các công việc Tuy nhiên,

để tránh sai lầm chúng ta cần lưu ý một vài vấn đề sau: Tầm cỡ công việc phải tương xứng; mỗi cương vị phải gắn liền với một công việc có thử thách và thu hút toàn bộ th i gian; công việc phải phản ánh được những kỹ năng quản lý cần thiết (kỹ năng về kỹ thuật, kỹ năng trong quan hệ, kỹ năng về nhận thức, kỹ năng thiết kế…)

Như vậy, cuốn sách đã cung cấp cho chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của định biên, phương pháp tiếp cận, những yếu tố ảnh hư ng đến định biên

và quy trình xác định yêu cầu đối với công việc, những yếu tố cần t nh đến khi tiến hành công tác định biên Tuy nhiên, các kiến thức và công việc phải làm trong công tác định biên thì các tác giả mới chỉ ra cho chúng ta tầm khái quát mang t nh chất gợi m , những yếu tố cấu thành một bản mô tả công việc hay xác định tiêu chuẩn công việc, sự liên hệ giữa đào tạo và sử dụng v n chưa được các tác giả đề cập đến

Cuốn sách "Quản trị nguồn nhân lực" do Hương Huy biên dịch, (tập 1) [39]

Phân t ch công việc là cơ s cho phương pháp tái cơ cấu công ty, những chương trình cải thiện chất lượng, xác định ch nh xác số lượng vị tr làm việc, các chiến lược tuyển dụng, những chương trình đào tạo, lên kế hoạch liên tục và các hệ thống thù lao đều dựa trên cách phân t ch công việc

Phân t ch công việc là phương pháp có hệ thống trong việc thu thập thông tin

về công việc, những mối quan hệ trong công việc Nó tập trung vào những yêu cầu

về chức năng, nhiệm vụ, những đáp ứng về đòi hỏi yêu cầu của khách hàng Tiếp theo của phân t ch công việc là nhận ra các kiến thức quan trọng, khả năng, kỹ năng

và các đặc điểm khác cần thiết để thực hiện công việc Các yếu tố này được gọi là

"năng lực" và cũng tương tự với việc "làm theo năng lực" Mục tiêu chủ yếu của phân t ch công việc là mô tả những điều có thể quan sát được; thái độ làm việc độc lập với những đặc điểm cá nhân của riêng ngư i thực hiện công việc và cuối cùng

dữ liệu phân t ch công việc phải có thể kiểm tra được và đáng tin cậy

Sản phẩm tạo ra t phân t ch công việc phổ biến, thư ng xuyên nhất là Bản

mô tả công việc và Bản quy định đối với công việc cho t ng vị tr làm việc Bản mô

tả công việc xác định công việc về phạm vi và nội dung, mặc dù thể thức có thể thay đổi, cách mô tả công việc v n gồm thông tin về các bổn phận, nhiệm vụ, công việc, hoạt động, thái độ và trách nhiệm Bản quy định đối với công việc bao gồm các kiến thức quan trọng, khả năng, kỹ năng và những đặc điểm khác cần thiết để thực hiện công việc hay bổn phận Bản quy định đối với công việc không ch nh xác

có thể biến thành chi ph lao động cao hơn

Thông tin phân t ch công việc phản ánh ch nh xác những yêu cầu cần thiết của công việc để có thể có tác động trực tiếp lên kết quả tuyển dụng và lập kế hoạch

nguồn nhân lực Có thể sử dụng thông tin phân t ch công việc trong nỗ lực tinh giản biên chế khi những công việc được tái cơ cấu dựa trên cơ cấu tổ chức mới hoặc các

cá nhân được bố tr lại dựa trên một chiến lược mới Hầu hết các thông tin phân tích công việc bao gồm cả những thông tin định t nh và định lượng Vì vậy, cần thiết phải chuẩn hóa thông tin phân t ch công việc, nhiều nhà quản trị nhân lực đã tạo ra một phương pháp thống nhất hoặc nhất quán về cách phân t ch công việc để có những thông tin mang t nh định lượng, đó là, đưa ra một số câu hỏi hoặc khoản mục cần những câu trả l i, những thông tin đó mang t nh định lượng nhiều hơn

Cuốn sách giúp chúng ta nhận thức được rằng phân t ch công việc là tiền đề quan trọng, khoa học nhất để tiến hành quản trị nguồn nhân lực, thực hiện các khâu của quản trị nhân lực như kế hoạch hóa nhân lực, tuyển dụng, đánh giá, tinh giản biên chế và xác định số lượng vị tr làm việc khi m rộng hay tái cơ cấu tổ chức…trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng xuất hiện nhiều rủi ro Cuốn sách chỉ

ra các phương pháp mục đ ch, các sản phẩm của phân t ch công việc…Tuy nhiên, còn một số vấn đề cuốn sách chưa đề cập đến như: phân t ch công việc trong mối tương quan tổng thể của hệ thống việc làm, các cấp độ của công việc, các yếu tố môi trư ng bên trong và bên ngoài tác động đến quá trình phân t ch công việc, việc phát huy các hệ quả của việc phân t ch công việc đối với việc định biên…Việc áp dụng phương pháp này vào việc phân t ch công việc trong các cơ quan hành ch nh nhà nước như thế nào trong bối cảnh thay đổi như hiện nay và t nh đặc thù của hệ thống các cơ quan hành ch nh nhà nước

Cuốn "Quản trị nguồn nhân lực" của hai tác giả ngư i Mỹ là George

T Milkovich và John W Boudreau Phần I, Chương 3 và Chương 5 trình bày quản trị nhân lực với trọng tâm là sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực Nguồn nhân lực

là yếu tố quan trọng nhất, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực có tác dụng hơn là các nguồn lực tài nguyên sẵn có Vậy, làm thế nào để xác định được ch nh xác số lượng và bố tr nguồn nhân lực có hiệu quả nhất thỏa mãn được yêu cầu của tổ chức

và đòi hỏi của ngư i lao động Câu trả l i là phải tiến hành phân t ch công việc

Việc lập kế hoạch lao động nhằm có được đúng số lượng và đúng loại nhân viên làm đúng việc vào đúng th i gian, chủ yếu có 3 giai đoạn sau: 1 Phân tích nhu

cầu nhân sự; 2 Phân t ch sức cung nhân sự; 3 Điều hòa những chênh lệch quan trọng giữa cầu và cung bằng cách duy trì hay thay đổi hoạt động nhân sự Việc phân

t ch nhu cầu nhân sự nhằm đáp ứng đòi hỏi của tổ chức hiện tại và tương lai là phân

t ch công việc; phân t ch tổ chức và bản chất của lao động

Lao động và cách thức tổ chức lao động có ý nghĩa quyết định trong quản trị nhân sự Những kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc có ảnh

hư ng đến con ngư i cần tìm Cách thức tổ chức lao động thành những công việc, công nghệ sẽ sử dụng, chiến lược kinh doanh sẽ thực hiện và thiết kế tổ chức sẽ áp dụng đều ảnh hư ng trực tiếp đến bản chất của lao động và có ảnh hư ng đến khả năng của tổ chức Tất cả các yếu tố trên đều phải được phân t ch, đánh giá, lượng hóa theo các tiêu chuẩn và đều phải được trình bày trong bản mô tả công việc và bản yêu cầu thực hiện công việc

Phân t ch công việc là nền tảng của việc quản lý nhân sự Thông tin phân t ch công việc cho phép những ngư i phỏng vấn đánh giá mức độ th ch hợp của ứng viên với công việc đó, giúp các ứng viên quyết định xem họ có thực sự quan tâm đến những công việc đó hay không Trình độ chuyên môn, nội dung công việc, những hành vi cần thiết để thực hiện một công việc và những kết quả của công việc đó

là một số đặc điểm mà nhà phân t ch xem xét để viết một bản mô tả ch nh xác t ng công việc Có ba loại thông tin cơ bản về công việc thư ng được thu thập phân t ch là: những dữ liệu về nhiệm vụ (chú trọng đến nội dung); những dữ liệu về hành vi (chú trọng đến hành vi) và những dữ liệu về khả năng (chú trọng đến trình độ chuyên môn) Các phương pháp phân t ch công việc khác nhau chỗ chú trọng đến những đặc điểm nào trong số này

Các tác giả cũng phân t ch đánh giá mục đ ch của việc phân t ch, tính xác thực và độ tin cậy của các thông tin phân t ch, tính linh hoạt và rào cản của các thông tin phân t ch và nêu khái quát toàn bộ quy trình của phân t ch công việc

Cuốn sách "Quản lý nguồn nhân lực trong khu vực nhà nước" bao gồm 2 tập,

do tác giả ngư i Pháp Christial Batal trình bày [12] Cuốn sách tham khảo chuyên sâu này đã góp phần làm sáng tỏ khái niệm quản lý nguồn nhân lực trong khu vực công, phân t ch các vấn đề trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực, các phương

pháp và công cụ cần thiết của hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong khu vực nhà nước (khu vực công) Trong bối cảnh hiện nay nguồn ngân sách ngày càng tr nên

eo hẹp, biên chế của các cơ quan nhà nước ngày càng bị cắt giảm và trong điều kiện suy giảm về lượng, cần thiết phải tập trung phát triển về chất Thêm vào đó, vấn đề quản lý "tài sản con ngư i" là một yếu tố trọng tâm của quản lý nguồn nhân lực trong khu vực nhà nước

Phương pháp phân t ch công việc, xây dựng Bản mô tả công việc với những yêu cầu về năng lực, thái độ, hành vi và các kỹ năng cần thiết để giải quyết công việc t ng cấp độ của vị tr làm việc đã được tác giả đi sâu phân t ch và luận giải một cách khoa học Việc xây dựng các cơ s dữ liệu để phát triển nguồn nhân lực như: Tháp tuổi, trình độ đào tạo, giới t nh, luồng nhân viên ra vào của tổ chức, nhu cầu và động cơ làm việc của công chức cũng đã được tác giải nghiên cứu và đưa ra các phương pháp quản lý hiệu quả

Tuy nhiên, tác giả chỉ d ng lại nghiên cứu các cơ quan nhà nước cung ứng dịch vụ công (các doanh nghiệp nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công) chưa đi sâu phân t ch đối tượng là các cơ quan quản lý nhà nước tầm vĩ mô như các cơ quan nghiên cứu và hoạch định các ch nh sách của nhà nước (cơ quan bộ) Mặc dù vậy, đây là cuốn sách tham khảo rất quan trọng cho những nhà nghiên cứu và làm thực tiễn trong vấn đề quản lý nguồn nhân lực trong khu vực công

1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU Ở TRONG NƯỚC

Ở nước ta, việc nghiên cứu định biên trong các cơ quan hành ch nh nhà nước thông qua việc xây dựng vị tr làm việc t việc phát huy các kết quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân tích công việc, đến nay chưa được nhận thức và quan tâm đầy đủ, thậm ch có ngư i còn cho rằng việc đó chỉ là hiệu ứng mốt và không thực

sự cần thiết Ngay cả những cơ s đào tạo chuyên ngành về khoa học Quản lý hành

ch nh công như Học viện Hành ch nh quốc gia cũng chưa có đề tài khoa học nào cấp Bộ, cấp Nhà nước nghiên cứu đầy đủ về định biên đối với cơ quan hành ch nh nhà nước nói chung và cơ quan Bộ nói riêng Hiện tại chưa có cơ s lý luận và thực tiễn hoàn chỉnh về định biên trong các cơ quan hành ch nh nhà nước Việt Nam Một số tác giả cũng đã nghiên cứu vấn đề này nhưng mới chỉ d ng lại một mức độ

là chỉ ra được t nh cấp thiết của nó trong tình hình hiện nay và bước đầu định hướng việc xây dựng phương pháp định biên trong các cơ quan hành ch nh nhà nước, chưa đưa ra được bước đi, phương pháp, quy trình, giải pháp, công cụ có t nh khoa học, cụ thể cho định biên nhưng cũng đã chỉ ra được một số nội dung cần phân t ch, một số công cụ, phương pháp để phân t ch công việc dưới các góc độ khác nhau

1.2.1 Các giáo trình, bài giảng của các cơ sở đào tạo

Việc đưa vào nghiên cứu, giảng dạy, đào tạo chuyên ngành quản lý nhân lực

đã được một số cơ s đào tạo áp dụng như: Đại học Kinh tế Quốc dân, Học viện Hành ch nh Quốc gia, Đại học Lao động - Xã hội,

Giáo trình "Tổ chức nhân sự hành chính Nhà nước" của Học viện Hành

ch nh Quốc gia, trình bày định biên là quá trình phân t ch thực trạng tình hình nhân lực của tổ chức (còn gọi là kiểm kê nhân sự), đây là nội dung chủ yếu của kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong hệ thống các cơ quan quản lý hành ch nh n hà nước Kiểm kê nhân sự không chỉ đơn thuần là số lượng nhân sự hiện đang sử dụng của các tổ chức, đơn vị, quan trọng hơn là chỉ ra được những đặc trưng chủ yếu của nguồn nhân lực như: tuổi; trình độ văn hóa; trình độ chuyên môn; tay nghề và các yếu tố khác Báo cáo nhân sự cũng tiến hành đồng th i việc phân t ch công việc trong tổ chức hiện tại Xác định các loại công việc và những đòi hỏi cần thiết cho các loại công việc đó V dụ, bậc ba chuyên viên ch nh cần những tiêu chuẩn gì: trình độ, kỹ năng, kiến thức Sự khác nhau giữa các bậc chuyên viên ch nh: thâm niên và các yếu tố gì

Phân t ch và trả l i các câu hỏi trên cũng ch nh là cách thức để xác định ngư i cần thiết cho các vị tr đó Đây cũng là một công việc khó khăn cho mô hình nhân sự theo chức nghiệp, lấy thâm niên làm yếu tố quan trọng trong việc tăng bậc hay chuyển ngạch

Các phương pháp như: quan sát; phỏng vấn; điều tra bằng các phiếu hỏi; phương pháp chuyên gia và phương pháp ghi chép quá trình công tác của một ngư i tại một công việc cụ thể giúp các nhà quản lý biết được đ ch thực đòi hỏi của công việc đối với nhân sự Trên cơ s các loại thông tin thu lượm qua phân t ch công việc, các nhà quản lý cần mô tả công việc bằng báo cáo cụ thể: việc gì ngư i lao động phải làm; làm như thế nào và tại sao phải làm như vậy

Phân t ch công việc, kiểm kê nguồn nhân lực phải được là công việc mang

t nh cập nhật, thư ng xuyên của quản lý nhân sự tổ chức Đây cũng là một trong những hạn chế của hoạt động quản lý nhân sự trong các cơ quan Nhà nước hiện nay

Như vậy, Giáo trình cung cấp cho chúng ta khái quát về định biên (kiểm kê nhân sự) trong các cơ quan hành ch nh nhà nước, đó là việc xác định biên chế cần phải phân t ch công việc và phải là công việc cập nhật, thư ng xuyên Tuy nhiên, giáo trình cũng chỉ d ng lại những kiến thức mang t nh chất gợi m cho các nhà quản lý và những ngư i nghiên cứu Việc t nh toán định biên được trình bày sâu

hơn Giáo trình "Quản lý và Phát triển tổ chức hành chính nhà nước"

Giáo trình "Quản lý và phát triển tổ chức hành chính Nhà nước" của Học viện Hành ch nh Quốc gia, trình bày định biên là việc xác định số lượng và cơ cấu

nguồn nhân lực cần cho một tổ chức để tổ chức hoạt động đạt hiệu quả nhất Định biên phải trả l i được các câu hỏi sau: Tổ chức cần bao nhiêu ngư i (số lượng); loại ngư i nào (chất lượng, chuyên môn, nghề nghiệp); cơ cấu của nguồn nhân lực (bao nhiêu chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp; cán sự; nhân viên, ) Giáo trình phân biệt thuật ngữ định biên và số lượng biên chế của một tổ chức thư ng được hiểu gần nhau Biên chế muốn nói đến số lượng ngư i được tuyển dụng vào làm việc trong một tổ chức ch nh thức (biên chế ch nh thức) và biên chế tạm th i (hợp đồng) Giao chỉ tiêu biên chế ch nh là giao định biên cho tổ chức đó

Định biên chiếm vị tr vô cùng quan trọng trong thiết kế tổ chức (bao gồm cả thiết kế tổ chức mới, thiết kế tách, nhập), nó bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, trong đó có thể quy thành ba nhóm:

Nhóm định việc: chức năng, nhiệm vụ cho t ng công việc, nhóm công việc, cho t ng tổ chức

Nhóm định tổ chức: xác định cơ cấu của tổ chức, các mối quan hệ có liên quan Nhóm định ngư i: xác định số lượng, cơ cấu nhân sự

Ba nhóm trên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra được một mô hình tổ chức hiệu quả Mối quan hệ đó được mô tả sơ

đồ sau:

Các yếu tố ảnh hư ng đến định biên là: Quy mô hoạt động của tổ chức; công việc cụ thể (độ phức tạp của công việc, dung lượng nhiều hay t sẽ quyết định số lượng, cơ cấu ngư i); điều kiện công nghệ ứng dụng; mức độ chuyên môn hóa; t nh

ổn định của tổ chức

Giáo trình trình bày được tầm quan trọng và các yêu cầu đặt ra của việc định biên Các phương pháp, quy trình để định biên, các yêu cầu của một vị tr làm việc trong tổ chức bao gồm những yếu tố nào thì giáo trình chưa phân t ch và trình bày cụ thể

Giáo trình "Quản trị nhân lực" của Trư ng Đại học Kinh tế quốc dân Theo

giáo trình, định biên là khâu quan trọng của kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đó là, việc xác định quy mô, cơ cấu lực lượng lao động của tổ chức; những loại lao động nào cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức? Số lượng là bao nhiêu để hoàn thành mỗi loại công việc Việc xác định quy mô, cơ cấu, số lượng vị tr làm việc của

tổ chức dựa vào việc thiết kế và phân t ch công việc

"Phân tích công việc là quá trình thu thập các dữ liệu và đánh giá có hệ thống các thông tin quan trọng liên quan đến công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc" Nghiên cứu các công việc để làm rõ: t ng

công việc cụ thể ngư i lao động có những trách nhiệm, nhiệm vụ gì; họ thực hiện những hoạt động nào; tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào; những máy móc, thiết bị, công cụ nào để sử dụng; những mối quan hệ nào được thực hiện; các điều kiện làm việc cụ thể cũng như các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, khả năng mà ngư i lao động cần phải có để thực hiện công việc Nh có phân t ch công việc mà ngư i quản lý xác định được các k vọng của mình đối với ngư i lao động, làm cho

họ hiểu được các k vọng đó; ngư i lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa

Định việc (Chức năng, nhiệm vụ)

Định tổ chức (cơ cấu)

Định ngư i (định biên)

vụ và trách nhiệm của mình trong công việc Đồng th i, phân t ch công việc là điều kiện để thực hiện được các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn, hiệu quả, dựa vào các tiêu ch liên quan đến công việc chứ không dựa trên các tiêu chuẩn mơ

Các thông tin, tư liệu thu thập được sẽ được xử lý phù hợp cho t ng vị tr làm việc Nó được hệ thống hóa và trình bày dưới dạng Bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với ngư i thực hiện và Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Đây là công cụ hữu ch nhất cho tất cả những ai có liên quan đến các chức năng quản lý nhân sự trong tổ chức

Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải th ch các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến công việc, thư ng bao gồm có ba nội dung ch nh sau:

Thứ nhất: Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã

số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số ngư i phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương…

Thứ hai: Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là

phần tư ng thuật tóm tắt và ch nh xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc Bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ ngư i lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện nhiệm vụ đó

Thứ ba: Các điều kiện làm việc bao gồm các điều kiện về môi trư ng, vật

chất, th i gian làm việc, các phương tiện đi lại để phục vụ yêu cầu thực hiện công việc, và các phương tiện khác

Bản yêu cầu của công việc với ngư i thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với ngư i thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải

có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đây là hệ thống các chỉ tiêu, tiêu ch phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong Bản mô tả công việc

Như vậy, giáo trình khẳng định phương pháp khoa học để xác định số lượng các vị tr làm việc trong cơ quan, tổ chức là phân t ch công việc của tổ chức; giáo trình đã nêu phương pháp phân t ch công việc, thiết kế công việc, phương pháp tiến hành thu thập thông tin và các bản tổng hợp cho một vị tr làm việc trong tổ chức (Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu của công việc với ngư i thực hiện và Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc) đây là cơ s khoa học quan trọng để xác định số lượng

vị tr trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Tuy nhiên, việc đánh giá độ phức tạp của công việc, các cấp độ của công việc, mức độ chuyên môn hóa t ng cấp độ công việc, phân t ch công việc trong các cơ quan hành ch nh nhà nước vốn có những điểm đặc thù… thì giáo trình chưa trình bày Cần phải có sự vận dụng sáng tạo những khoa học này để áp dụng vào công tác định biên trong các cơ quan hành

ch nh nhà nước

Giáo trình "Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công" của Khoa Kinh tế

và Quản lý nguồn nhân lực, Trư ng Đại học Kinh tế quốc dân [66] Các tác giả phân t ch tổng quan về quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công, phân biệt sự khác nhau giữa nhân lực, quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công với các tổ chức khác Giáo trình có riêng một chương để trình bày về Phân t ch công việc trong tổ chức công, gồm các nội dung cơ bản của phân t ch công việc, tầm quan trọng, các công cụ, thông tin cần thiết, trình tự, phương pháp, sản phẩm của phân

t ch công việc

Trình tự phân t ch công việc được tiến hành theo bảy bước sau:

Bước 1: Liệt kê các chức danh công việc của tổ chức công

Bước 2: Dựa vào mục tiêu đã định, lựa chọn một số chức danh công việc cần phân t ch/ hoặc tất cả các chức danh công việc

Bước 3: Thiết kế m u các văn bản phân t ch công việc và lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phân t ch công việc

Bước 4: Tiến hành thu thập thông tin

Bước 5: Xử lý các thông tin thu thập được và viết các văn bản kết quả phân

Bản mô tả công việc bao gồm: các nội dung về xác định công việc (tên công việc, mã số công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp…); phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc (phần này mô tả ch nh xác ngư i lao động phải làm gì, trách nhiệm như thế nào…); các điều kiện làm việc (bao gồm các điều kiện về môi trư ng, vật chất, vệ sinh an toàn lao động, phương tiện đi lại…)

Bản yêu cầu về năng lực chuyên môn đối với ngư i thực hiện công việc bao gồm: Liệt kê các yêu cầu tối thiểu của công việc đối với ngư i thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc bao gồm: hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc

Đây là cuốn giáo trình có giá trị trong bối cảnh hiện nay, đang thực hiện Luật Cán bộ, công chức năm 2008 và Luật Viên chức năm 2010 Các tác giả trình bày tóm lược, khái quát nhất lý luận và thực tiễn về phương pháp phân t ch công việc, xác định vị tr làm việc trong tổ chức công, các yếu tố cấu thành vị tr làm việc, trình tự để xác định vị tr làm việc, cơ s cho việc hình thành và t nh toán biên chế trong tổ chức công Tuy nhiên, đây mới chỉ là những kiến thức bước đầu, cơ bản về phân t ch công việc nhằm xác định nhu cầu nhân lực, giáo trình chưa chỉ ra được một số vấn đề như: việc đánh giá, phân t ch độ khó, độ phức tạp của công việc để

xác định cấp bậc của vị tr làm việc trong hệ thống vị tr của tổ chức công (đặc biệt

là công việc có liên quan đến hoạch định và phân t ch ch nh sách tầm vĩ mô)

Giáo trình "Quản trị nhân lực" của tác giả Tiến sĩ Hà Văn Hội [38] trình bày

về Phân t ch và thiết kế công việc Theo tác giả, vị tr làm việc là đơn vị cụ thể nhất ứng với một vị tr lao động thực tế, cụ thể trong một th i điểm nhất định Vị tr làm việc được xác định thông qua việc phân t ch công việc và được cấu thành b i hai yếu tố là Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn công việc là bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân th ch hợp cho công việc Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất

Tác giả chỉ ra được các hình thức phân t ch hệ thống việc làm bao gồm: Phân

t ch chức vụ, phân t ch nhân công và phân t ch môi trư ng

Trình tự phân t ch công việc được thực hiện theo 6 bước:

Bước 1: Xác định mục đ ch sử dụng các thông tin phân t ch công việc, t đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân t ch hợp lý nhất

Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ s sơ đồ tổ chức, văn bản quy định về mục đ ch yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của doanh nghiệp, phòng, ban, quy trình công nghệ… và bản mô tả cũ (nếu có)

Bước 3: Lựa chọn các vị tr đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân t ch công việc nhằm giảm th i gian và tiết kiệm hơn trong phân t ch công việc khi công việc tương tự nhau

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin công việc như: Quan sát, phỏng vấn, bấm gi , chụp ảnh, bảng câu hỏi

Bước 5: Kiểm tra, xác minh t nh ch nh xác của thông tin thu thập được Bước 6: Xây dựng mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc

Giáo trình này là tài liệu tham khảo có giá trị, đã chỉ ra được phương pháp phân t ch công việc, các yếu tố cấu thành của một vị tr việc làm, có giá trị áp dụng vào thực tiễn, tuy nhiên, giáo trình chưa chỉ ra được những yêu cầu của độ phức tạp công việc, các yêu tố, điều kiện ảnh hư ng kết cấu công việc của một vị tr làm việc, sự phân biệt giữa các vị tr làm việc khác nhau để tuyển dụng, bố tr sử dụng, đặc biệt, chưa chỉ ra được phương pháp phân t ch đánh giá đối với công việc trong các cơ quan hành ch nh nhà nước

1.2.2 Tài liệu tham khảo của các tác giả trong nước

Cuốn sách "Phương pháp và kỹ năng quản lý nhân sự" của Viện nghiên cứu

và đào tạo về quản lý [83], Chương II trình bày về Phân t ch chức vụ Phân t ch chức vụ được gọi là phân t ch công việc là công việc cơ bản nhất để thực hiện việc khoa học hóa, thể chế hóa công tác quản lý trong các doanh nghiệp hiện đại Phân

t ch công việc phải giải đáp các vấn đề đối với mỗi công việc như: Ai là ngư i chịu trách nhiệm về công việc; nội dung, địa điểm, th i gian thực hiện công việc; phương pháp và trình tự phân t ch; tại sao phải làm việc và làm việc đó là ai

Phân t ch công việc có vai trò: Giúp quy hoạch nhân lực ch nh xác; hỗ trợ công tác tuyển dụng, giúp cho việc sắp xếp công việc th ch hợp thỏa đáng; hỗ trợ đào tạo, quy hoạch và quản lý quá trình nghề nghiệp của nhân viên; giúp cho việc đánh giá thành t ch, cải tiến, hoàn thiện công tác vệ sinh, an toàn của doanh nghiệp và quản lý tiền lương hữu hiệu Kết quả phân t ch chức vụ được chia thành hai phần đó là: Sự mô tả công việc và yêu cầu của công việc Là cơ s để dự đoán nhu cầu phát triển nguồn nhân lực Do đó, sẽ dự t nh khoa học về số lượng, chất lượng nguồn lực cần thiết cho doanh nghiệp

Phương pháp phân t ch chức vụ (bao gồm: Các bước phân t ch công việc; các phương pháp thu thập thông tin; hệ thống phân t ch nghề nghiệp và đánh giá về phương pháp phân t ch chức vụ); nội dung chi tiết về bản thuyết minh chức vụ và các v dụ điển hình về việc biên soạn bản thuyết minh về chức vụ và cuối cùng là sự phát triển của phân t ch chức vụ với các xu hướng đơn giản hóa công việc và xu hướng phong phú hóa công việc

Tóm lại, cuốn sách là tài liệu tham khảo có giá trị cho các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý về tổ chức lao động khoa học, quản lý nguồn nhân lực hiện đại của

tổ chức Giúp cho việc t nh toán ch nh xác, khoa học về số lượng, chất lượng (định biên) nhân viên theo nhu cầu của tổ chức Tuy nhiên, việc phân t ch chỉ d ng đối tượng là cán bộ, nhân viên hoạt động trong các doanh nghiệp, đối với cơ quan hành

ch nh nhà nước, đặc biệt là cơ quan quản lý tầm vĩ mô (cấp Bộ) chưa được quan tâm Mặt khác yếu tố văn hóa tổ chức và văn hóa cá nhân trong công tác quản lý nhân lực cũng chưa được đề cập

Cuốn sách "Quản trị nhân sự" của tác giả Tiến sĩ Nguyễn Hữu Thân [63]

Tác giả trình bày toàn bộ chương III về phân t ch công việc, có ý nghĩa quan trọng,

là công cụ cơ bản nhất trong mọi giai đoạn của quản trị tài nguyên nhân sự như: hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo, phát triển, đánh giá, lương bổng - phúc lợi, an toàn và y tế, quan hệ lao động, quan hệ nhân sự, nghiên cứu tài nguyên nhân

sự, và tuyển dụng bình đẳng Tác giả trình bày phân t ch công việc là: "một tiến trình xác định có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức" Nói một cách cụ thể hơn, phân t ch công việc là một tiến trình mô tả và ghi lại mục tiêu của một công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng, các kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc

Mục đ ch của phân t ch công việc để trả l i các câu hỏi sau: nhân viên thực hiện những công tác gì?; khi nào công việc được hoàn tất?; công việc được thực hiện đâu?; nhân viên làm công việc đó như thế nào?; tại sao phải thực hiện công việc đó?; để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn, trình độ nào? Phân t ch công việc cung cấp cho nhà quản trị một bảng tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó; mối tương quan của công việc đó với các công việc khác; kiến thức và kỹ năng cần thiết; các điều kiện làm việc Các yếu tố liên quan đến công việc đều được thu thập, phân t ch và ghi chép lại như nó đang hiện hữu trong thực tế Phân t ch công việc được thực hiện trong ba trư ng hợp sau:

Thứ nhất, khi tổ chức được thành lập và chương trình phân t ch công việc được tiến

hành lần đầu tiên; Thứ hai, khi cần có thêm một số công việc mới; Thứ ba, khi các

công việc phải thay đổi do hậu quả của khoa học kỹ thuật mới, các phương pháp, thủ tục hoặc hệ thống mới Có rất nhiều phương pháp phân t ch công việc, tùy thuộc vào t ng loại thông tin thu thập, và tùy theo t ng tổ chức có thể sử dụng các phương pháp sau: bảng câu hỏi; quan sát; phỏng vấn; ghi chép lại trong nhật ký; bảng danh sách kiểm tra; phối hợp các phương pháp; và một số phương pháp khác Tiến trình phân t ch công việc theo tác giả được tiến hành theo sáu bước sau:

Bước 1: Xác định mục đ ch sử dụng thông tin phân tách công việc

Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản

Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu

Bước 4: Thu thập thông tin phân tách công việc

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên

Bước 6: Triển khai bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc Tóm lại, theo tác giả phân t ch công việc là căn cứ khoa học, cơ bản nhất để hoạch định tài nguyên nhân sự của cơ quan, tổ chức (định biên là một thành tố của hoạch định tài nguyên nhân sự) Tác giả trình bày tỉ mỉ về phương pháp phân t ch công việc, các bước tiến hành và kết quả của quá trình phân t ch công việc Tuy nhiên, cuốn sách này chỉ d ng lại đối với việc phân t ch công việc trong các doanh nghiệp chưa đề cập đến việc phân t ch công việc đối với các cơ quan hành

ch nh nhà nước (lao động trong các cơ quan hành ch nh nhà nước là loại lao động

tr tuệ đặc biệt), đặc biệt đối với các cơ quan hành ch nh nhà nước thực hiện quản lý

vĩ mô (cơ quan Bộ) Nhưng cuốn sách cũng là một tài liệu tham khảo có giá trị quan trọng đối với những ngư i nghiên cứu và hoạt động thực tiễn trong lĩnh vực định biên tất cả các loại hình tổ chức

Cuốn "Quản trị nguồn nhân lực" của tác giả Trần Kim Dung [15] Theo tác

giả định biên nhân sự phải được thực hiện trên cơ s xác định rõ ràng, chi tiết các dòng công việc (hay các quy trình thực hiện công việc) Trình tự thực hiện định biên nhân sự như sau:

Liệt kê tất cả các dòng công việc chủ yếu, cần được thực hiện trong tổ chức

và mỗi phòng ban, bộ phận

Ở mỗi dòng công việc phải xác định t nh hợp lý của các công việc, các bộ phận (hoặc nhân viên) tham gia thực hiện, mức độ, nhiệm vụ cụ thể của mỗi bộ

phận trong các dòng công việc của tổ chức; xác định mức độ, nhiệm vụ cụ thể của mỗi bộ phận trong các dòng công việc nội bộ của bộ phận; bổ sung những nhiệm vụ còn bị bỏ sót, điều chỉnh, phân công lại những nhiệm vụ chồng chéo Phần này được thực hiện dựa trên cơ s các bản điều lệ, chức năng, nhiệm vụ của công ty, năng lực thực tế của cán bộ lãnh đạo, các bộ phận trong bộ máy quản lý và quyết định của ban giám đốc

Dùng ký hiệu để ghi lại tên công việc thực hiện trong bộ phận và sự phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình thực hiện t ng dòng công việc

Xác định hao ph th i gian thực tế cần thiết để thực hiện t ng chức năng nhiệm vụ ch nh thông qua phương pháp chụp ảnh ngày làm việc hoặc ghi nhật ký công việc hàng ngày

Thảo luận với ngư i phụ trách để xác định lại các hao ph th i gian hợp lý cần thiết cho t ng chức năng nhiệm vụ ch nh của các bộ phận, phòng ban

Xác định tổng th i gian hợp lý cần thiết để thực hiện công việc của mỗi phòng ban, bộ phận trên cơ s tổng hợp hao ph th i gian hợp lý, có t nh thêm th i gian cho các công việc lặt vặt

Chia tổng th i gian hợp lý cần thiết để thực hiện công việc của phòng ban,

bộ phận cho số lượng nhân viên trong phòng để xác định th i gian hao ph hợp lý trung bình cần thiết của một nhân viên trong th i gian một tuần

Như vậy, tác giả đã trình bày định biên nhân sự thực tế là quá trình phân tích công việc, xác định dòng công việc Phân t ch công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc Phân t ch công việc được thực hiện theo sáu bước: xác định mục đ ch của phân t ch công việc (1); thu thập các thông tin cơ bản sẵn có (2); chọn lựa phần việc đặc trưng để phân t ch công việc (3); thu thập thông tin phân t ch công việc (4); kiểm tra lại mức độ ch nh xác của thông tin (5); xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc (6) Phương pháp cơ bản để thu thập thông tin phân t ch công việc là: phỏng vấn; bảng câu hỏi và quan sát Kết quả của việc phân t ch công việc là bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các nhiệm

vụ, chức năng, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và đặc điểm cá nhân th ch hợp nhất cho công việc Tác giả dùng khái niệm "dòng công việc" được thể hiện là cách thức tổ chức, sắp xếp các công việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức về sản phẩm, dịch vụ, phân t ch dòng công việc giúp cho các nhà quản trị có thể thực hiện hoặc làm đơn giản một số công việc, hoặc thậm ch có thể loại bỏ một số công việc Nếu không thực hiện phân t ch dòng công việc, có thể sẽ

có nhiều công việc thực hiện chồng chéo giữa các bộ phận, hoặc một số công việc không được giao cho bộ phận, phòng ban nào thực hiện

Tóm lại, tác giả đã trình bày định biên nhân sự là kết quả của phân t ch dòng công việc của tổ chức và các bộ phận thuộc tổ chức, các bước, phương pháp cơ bản thu thập thông tin và kết quả của quá trình phân t ch công việc Tuy nhiên, tác giả chỉ nêu phần khái quát chung cho việc xác định biên chế nhân sự của tổ chức nói chung và

có phần nào đó nghiêng về định biên của doanh nghiệp Nhưng đây cũng là tài liệu có giá trị cho ngư i nghiên cứu về định biên trong các cơ quan hành ch nh

1.2.3 Các đề tài nghiên cứu khoa học và các dự án nghiên cứu về định biên

Đề tài khoa học cấp Bộ năm 2006 của Bộ Nội vụ "Cơ sở khoa học xác định

biên chế của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh và huyện ở nước ta" trên cơ s đánh

giá thực trạng về tổ chức bộ máy, tình hình xác định biên chế t khi thực hiện Pháp lệnh Cán bộ, Công chức năm 2003 và kinh nghiệm một số quốc gia các tác giả đã đưa ra một số quan điểm, nguyên tắc, căn cứ và một số giải pháp đổi mới việc xác định biên chế đối với các cơ quan hành ch nh nhà nước cấp tỉnh và cấp huyện Tuy nhiên, đề tài này cũng chỉ nêu mức độ khái quát về định biên, chưa có những phương pháp t nh toán cụ thể số lượng, cơ cấu công chức theo nhu cầu của tổ chức khoa học, khách quan

Các chương trình dự án như: Dự án SIDA (SIDA99, SIDA giai đoạn II); Dự

án VIE/01/024B, Bộ Nội vụ do Quỹ hỗ trợ cải cách hành ch nh (PSF) được sự giúp

đỡ của các chuyên gia tư vấn nước ngoài thông qua hỗ trợ thực hiện th điểm một

số địa phương và bộ, ngành như Ninh Bình, Bắc Ninh, Thái Bình, Nam Định, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn;

Một số dự án do NaUy, Đan Mạch, Canada tài trợ; dự án ADB hỗ trợ cải cách chế độ công vụ công chức Việt Nam giai đoạn 2008 - 2013 do Bộ Nội vụ chủ trì

Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, các đề tài nhánh cấp nhà nước nghiên cứu phục vụ cho việc xây dựng và ban hành Luật Cán bộ, công chức, Luật Viên chức và các văn bản hướng d n thi hành hai đạo luật này;

Các dự án, đề tài nghiên cứu đều chú trọng đến trọng tâm là xây dựng vị tr làm việcnhằm xác định cơ cấu và số lượng công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên cơ s phân t ch tổ chức, phân t ch công việc Theo báo cáo của các đơn vị th điểm thì dự án bước đầu cho kết quả tốt, đã khẳng định được t nh khả thi cao, có thể nhân rộng để áp dụng toàn bộ nền hành ch nh, nếu thành công thì đây là phương pháp tốt nhất để quản lý nguồn nhân lực trong khu vực công Tuy nhiên, các dự án cũng vấp phải không t khó khăn như nhận thức của cán bộ, công chức nhất là đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý, đây là hoạt động còn rất mới nước ta, sự hợp tác của cán bộ công chức còn hạn chế trong điều tra việc làm, thói quen không ghi nhật ký công việc của cán bộ, công chức cũng là những cản tr đáng kể cho thành công của dự án

Về nghiên cứu của tác giả:

Nghiên cứu về định biên đối với các cơ quan hành ch nh nhà nước đã được tác giả quan tâm nghiên cứu t lâu T Báo cáo tốt nghiệp hệ đào tạo Cử nhân Hành

ch nh học (khoá I) đến Luận văn Thạc sĩ quản lý Hành ch nh công (khoá 9) của tác giả cũng đã tập trung nghiên cứu về vấn đề này

Với đề tài: "Xác định tiêu chuẩn công việc của một số chức danh trong các

cơ quan hành chính nhà nước", Luận văn Thạc sĩ của tác giả bước đầu đã tổng hợp

và khái quát hóa được cơ s lý luận và thực tiễn của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc, phân t ch hệ thống việc làm nhằm xây dựng Bản tiêu chuẩn công việc cho t ng chức danh, vị tr làm việc trong các cơ quan hành ch nh nhà nước t trung ương đến cấp huyện Kết quả nghiên cứu của Luận văn được thể hiện một số nét nổi bật sau:

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn là xây dựng Bản tiêu chuẩn công việc cho t ng vị tr làm việc trong các cơ quan hành ch nh nhà nước t trung ương đến cấp huyện bằng việc phát huy các hệ quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc Đây là căn cứ quan trọng cho định biên trong các cơ quan hành

ch nh nhà nước

Về cơ s lý luận: Tác giả đã khái quát hóa một số khái niệm cơ bản như: công việc, nghề, nghề nghiệp, phân t ch tổ chức, phân t ch công việc, vị tr làm việc và sự cần thiết khách quan của việc xây dựng Bản tiêu chuẩn công việc cho

t ng chức danh, vị tr làm việc trong các cơ quan hành ch nh nhà nước nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả, khắc phục tình trạng cũ kỹ, lạc hậu, yếu đuối và lãng ph trong việc quản lý nguồn nhân lực của nền hành ch nh hiện nay Luận văn cũng đã chỉ ra được việc xác định nhu cầu, phương pháp, các bước tiến hành và các yếu tố ảnh

hư ng đến hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc làm cơ s cho việc xây dựng Bản tiêu chuẩn công việc;

Về thực tiễn: T việc khảo sát công việc thực tế một số cơ quan hành chính, tuân thủ các bước, phương pháp, quy trình t cơ s lý luận, bước đầu tác giả chỉ ra được phương hướng để xây dựng Bản tiêu chuẩn công việc cho t ng vị tr làm việc T các yêu cầu, nhiệm vụ được giao của một vị tr làm việc đòi hỏi ngư i công chức thực hiện nhiệm vụ phải được đào tạo về chuyên môn, các kỹ năng, các năng lực cần có, thái độ và hành vi tương ứng để giải quyết nhiệm vụ đó có hiệu quả nhất

So với luận văn Thạc sĩ, Luận án tiến sĩ này là công trình nghiên cứu khoa học có hệ thống, đối tượng, nhiệm vụ nghiên cứu của Luận án được đẩy sâu hơn so với Luận văn Thạc sĩ đó là cơ s lý luận và thực tiễn về định biên t việc phát huy các hệ quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc, xác định tiêu chuẩn công việc mặc dù diện (phạm vi) nghiên cứu hẹp hơn chỉ giới hạn các đơn

vị (Vụ) thuộc Bộ Như vậy, tác giả đã sử dụng các kết quả nghiên cứu t Luận văn Thạc sĩ làm cơ s , tiền đề cho việc nghiên cứu Luận án Tiến sĩ Việc áp dụng hệ thống công chức theo việc làm Việt Nam hiện nay là công việc hoàn toàn mới mẻ,

kể t khi Quốc hội ban hành Luật Cán bộ, công chức năm 2008, quy định nguyên

tắc quản lý cán bộ, công chức bằng sự kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh với vị tr việc làm (Khoản 2 Điều 5 Luật Cán bộ, công chức) Việc đánh giá tác động của hệ thống việc làm đối với việc đổi mới cơ chế quản lý công chức và chế độ công vụ trong tình hình mới có ảnh hư ng quan trọng đến quá trình phát triển của đất nước Việc tiếp thu, áp dụng mạnh mẽ để hệ thống việc làm phát huy được tác dụng như mong muốn khi áp dụng vào tình hình cụ thể của Việt Nam cũng được tác giả nghiên cứu đánh giá trong Luận án

1.3 ĐÁNH GIÁ PHẦN TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ RÚT

RA NHỮNG KHOẢNG TRỐNG LUẬN ÁN CẦN TẬP TRUNG NGHIÊN CỨU

1.3.1 Đánh giá

Các tài liệu nghiên cứu trong và ngoài nước cung cấp thông tin khoa học quan trọng về định biên nhằm quản lý có hiệu quả nhân sự, nguồn nhân lực của cơ quan, tổ chức Các tài liệu tuy nghiên cứu vấn đề t ng góc nhìn khác nhau và đề cập đến vấn đề định biên nhiều mức độ khác nhau nhưng tất cả các tài liệu đều thống nhất rằng: việc xác định số lượng ngư i làm việc (định biên) của tổ chức một cách khách quan, khoa học phải được tiến hành trên cơ s của việc phân t ch công việc, phân t ch tổ chức, phân t ch hệ thống việc làm Kết quả của quá trình phân tích

là xây dựng vị tr làm việc với các yếu tố cấu thành gồm: bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc và bản yêu cầu th i gian thực hiện công việc đối với

t ng vị tr làm việc hay nói cách khác quá trình định biên ch nh là quá trình xây dựng vị tr làm việc trong tổ chức

Các tài liệu đều đưa ra phương pháp, quy trình với các bước cụ thể nhằm xây dựng vị tr làm việc, xác định số lượng ngư i làm việc trong tổ chức và các yếu tố ảnh hư ng đến việc xây dựng vị tr làm việc nhiều mức độ khác nhau

Tuy nhiên, các tài liệu phần lớn đề cập xác định vị tr làm việc, định biên đối với các doanh nghiệp, một số tài liệu đề cập đến xác định vị tr làm việc trong khu vực công nhưng chủ yếu lại là các đơn vị sự nghiệp công, rất t tài liệu đề cập đến xác định vị tr làm việc trong hệ thống các cơ quan hành ch nh thực hiện quyền hành pháp, đặc biệt là các cơ quan quản lý hành ch nh tầm vĩ mô (nghiên cứu và hoạch định ch nh sách) Nhưng dù sao đây cũng là nguồn tài liệu quan trọng, có

giá trị đối với ngư i nghiên cứu về định biên và hoạt động thực tiễn trong lĩnh vực quản lý, tổ chức nhân sự hành ch nh Nhà nước

1.3.2 Những khoảng trống mà Luận án cần tập trung nghiên cứu

Mặc dù các tài liệu đều thống nhất cho rằng định biên là việc xác định các vị trí làm việc; phương pháp, quy trình định biên là phương pháp, quy trình xác định

vị tr làm việc thông qua các hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc của

cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, các tài liệu v n còn khoảng trống mà Luận án này, tác giả cần phải tập trung nghiên cứu:

Một là, phần lớn các tài liệu tập trung vào việc định biên bằng việc xây dựng

vị tr làm việc đối với các doanh nghiệp, một số tài liệu đề cập đến việc xây dựng vị tr làm việc, định biên đối với các tổ chức thuộc khu vực công nhưng chủ yếu là các đơn

vị sự nghiệp cung ứng dịch vụ công, chưa có tài liệu nào đề cập đến việc định biên, xây dựng vị tr làm việc trong các cơ quan hành ch nh nhà nước, đặc biệt là xây dựng vị tr làm việc, định biên trong các cơ quan quản lý nhà nước Trung ương (cơ quan Bộ) có chức năng quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực; nghiên cứu, xây dựng, hoạch định

và ban hành các chính sách quản lý tầm vĩ mô trong phạm vi cả nước

Hai là, tuy các tài liệu đều trình bày đến việc định biên, xây dựng vị tr làm

việc nhưng là xây dựng vị tr làm việc đối với cơ quan, tổ chức áp dụng quản lý nhân sự thuần túy theo mô hình hệ thống việc làm, chưa có tài liệu nào đề cập đến việc xây dựng vị tr làm việc, định biên đối với các cơ quan, tổ chức áp dụng kết hợp giữa hai hệ thống quản lý nhân sự, đó là: hệ thống quản lý theo chức nghiệp và

hệ thống quản lý theo việc làm

Ba là, xây dựng vị tr làm việc mà các tài liệu trình bày chỉ đơn giản là xây

dựng các vị tr khác nhau trong tổ chức mà chưa đề cập đến việc đánh giá độ phức tạp công việc, định mức lao động và thiết kế công việc của t ng vị tr để xác định

cơ cấu nhân sự phù hợp trong tổ chức theo cấp độ phức tạp của công việc trong tổ chức đó, tức là, việc đánh giá, xác định độ phức tạp của công việc nhằm xây dựng tiêu chuẩn chức danh, ngạch, bậc của các vị tr làm việc để xác định cơ cấu nhân lực của tổ chức thì chưa có tài liệu nào trình bày, nên việc áp dụng các phương pháp, quy trình định biên của các tài liệu vào thực tế của Việt Nam là khó khăn, phức tạp,

ít có hiệu quả