Năng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng

Năng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm ĐồngNăng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm ĐồngNăng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm ĐồngNăng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm ĐồngNăng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm ĐồngNăng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm ĐồngNăng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm ĐồngNăng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm ĐồngNăng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm ĐồngNăng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm ĐồngNăng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm ĐồngNăng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

…………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Công trình được hoàn thành tại:

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Lê Thị Hương

Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân

Phản biện 2: TS Nguyễn Thành Dũng

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia (Phân viện khu vực Tây Nguyên) Địa điểm: Phòng số 3, Phân viện khu vực Tây Nguyên, Hội

trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Phân viện Khu vực Tây Nguyên, Học viện Hành chính Quốc gia - Số 51 Phạm Văn Đồng - TP Buôn Ma Thuột - Tỉnh Đắk Lắk

Thời gian: vào hồi 07 giờ 30, ngày 27 tháng 5 năm 2017

Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính

Quốc gia

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức Hầu hết các hoạt động trong quản lý hành chính, điều hành, thực thi công vụ trên tất

cả các lĩnh vực đều gắn liền với công tác công văn, giấy tờ (văn thư, lưu trữ) Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Để thực hiện một cách đầy đủ, đúng quy định và phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ cần đến rất nhiều yếu tố Trong đó, yếu tố con người là quan trọng nhất và có ảnh hưởng rất lớn trong việc đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và phát triển

Trong những năm qua, đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ ở các

cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng đã từng bước trưởng thành và đáp ứng được yêu cầu công việc Tuy nhiên, khi đất nước tiến hành công cuộc đổi mới và thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế thì đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị này đã bộc lộ nhiều bất cập về năng lực, trình độ, kể cả công tác đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ và tổ chức bộ máy; chưa đáp ứng được ngang tầm với

sự phát triển sâu sắc, toàn diện trên các lĩnh vực khác của đất nước

Vì vậy, cần nghiên cứu một cách toàn diện, đánh giá đúng thực trạng

và tìm ra các giải pháp nhằm nâng cao năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới

Xuất phát từ thực trạng năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ hiện nay và yêu cầu nâng cao năng lực công tác của đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng, đề tài

“Năng lực viên chức Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng” được

tác giả lựa chọn làm đề tài luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Quản lý công

Tác giả đề tài đã thừa kế những kết quả ở các công trình của các tác giả đi trước đồng thời đi sâu phân tích làm rõ thực trạng năng lực đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ và tìm các giải pháp nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng

3 Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

- Mục đích

Làm rõ cơ sở khoa học năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng Khảo sát, đánh giá thực trạng năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; từ đó tìm ra những ưu điểm và hạn chế

và đề xuất giải pháp cơ bản nhằm nâng cao năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng

- Nhiệm vụ

Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu

trữ và năng lực viên chức

Thứ hai, khảo sát, thu thập tài liệu liên quan đến năng lực viên

chức văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng hiện nay Đánh giá thực trạng, làm rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân

Thứ ba, đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực viên chức văn

thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng trong giai đoạn hiện nay

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu luận văn

- Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chủ yếu là thực trạng năng lực viên chức văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng

- Phạm vi nghiên cứu

+ Về không gian: trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng

+ Về thời gian: Từ năm 2012 đến năm 2016

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

sử cụ thể trong toàn bộ sự vận động chung của xã hội

- Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở tài liệu, phương pháp nghiên cứu khoa học, kế thừa

có chọn lọc các công trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụng các phương pháp điều tra, khảo sát, thu thập, thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích thực trạng năng lực viên chức văn thư, lưu trữ, khái quát những vấn đề cần vận dụng phù hợp với đặc điểm của tỉnh

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Ý nghĩa về mặt lý luận

+ Luận văn góp phần làm phong phú thêm kho tàng lý luận về năng lực viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ thông qua việc phân tích khái niệm, đặc điểm cũng như các yếu tố cấu thành và các yếu tố ảnh hưởng đến năng lực của viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ,

từ đó xác định các giải pháp nâng cao năng lực viên chức văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới

+ Các giải pháp của luận văn nêu ra có thể sử dụng để đánh giá năng lực của viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ nước ta hiện nay

+ Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, nghiên cứu

- Ý nghĩa thực tiễn

+ Đề xuất một số giải pháp có giá trị thực tiễn cao, nhằm mục đích nâng cao năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu

trữ đảm bảo số lượng, chất lượng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ

+ Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo để các nhà lãnh đạo, quản lý nghiên cứu trong việc đề ra những chính sách phù hợp trong công tác nâng cao năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tham khảo, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở khoa học về năng lực viên chức văn thư, lưu trữ

Chương 2: Thực trạng đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ và thực trạng năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng

Chương 3: Phương hướng và giải pháp nâng cao năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng

Chương 1

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ NĂNG LỰC VIÊN CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1.1 Nhận thức chung về viên chức văn thư, lưu trữ

1.1.1 Quan niệm về công tác văn thư, lưu trữ

1.1.1.1 Quan niệm về công tác văn thư

- Công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động ở các

cơ quan, bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con dấu

- Đặc điểm công tác văn thư

Thứ nhất: Công tác văn thư mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật Thứ hai: Công tác văn thư mang tính chính trị cao

Thứ ba: Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên

chức trong cơ quan, tổ chức

Thứ tư: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một

lĩnh vực hoạt động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, mà là những công việc cụ thể, đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng

cơ quan, tổ chức

- Vai trò của công tác văn thư

+ Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của cơ quan, tổ chức

+ Phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ

+ Góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan

+ Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

1.1.1.2 Quan niệm về công tác lưu trữ

- Công tác lưu trữ: là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

- Đặc điểm công tác lưu trữ:

+ Công tác lưu trữ có tính chính trị

+ Công tác lưu trữ có tính cơ mật

+ Công tác lưu trữ có tính khoa học

- Vai trò công tác lưu trữ

+ Công tác lưu trữ có vai trò đảm bảo thông tin và cung cấp kịp thời những thông tin cho các yêu cầu hết sức rộng lớn của xã hội + Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư

và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

+ Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến + Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt

1.1.2 Quan niệm về viên chức và viên chức văn thư, lưu trữ

1.1.2.1 Khái niệm viên chức văn thư, lưu trữ

Căn cứ Điều 2 Luật Viên chức số 58/2010/QH12 ngày 15

tháng 11 năm 2010 quy định: Viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

Tại Điều 7 Luật Lưu trữ quy định người làm lưu trữ như sau:

“Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào

tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật”

Có thể nói, cho đến nay chưa có một định nghĩa nào về viên chức văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, căn cứ vào các quy định pháp luật

hiện hành có thể hiểu: Viên chức văn thư, lưu trữ là những người

trực tiếp thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các đơn vị sự nghiệp công lập có đủ các tiêu chuẩn theo quy định; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi, phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật

1.1.2.2 Tiêu chuẩn của viên chức văn thư, lưu trữ

- Tiêu chuẩn của viên chức văn thư: được quy định tại Thông

tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức ngành văn thư (Thông tư này áp dụng cho viên chức văn thư tại các đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp)

- Tiêu chuẩn của viên chức lưu trữ: được quy định tại Thông

tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã

số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ

1.2 Năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ

1.2.1 Quan niệm về năng lực, năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ

1.2.1.1 Quan niệm về năng lực: Năng lực là khả năng làm

việc của một người để làm một công việc hay một nhiệm vụ nào đó

trong điều kiện hoàn cảnh nhất định Khả năng đó là quá trình biến tiềm năng của người đó như kiến thức, kỹ năng và các phẩm chất để đạt được mục tiêu đã định trước

1.2.1.2 Quan niệm về năng lực của viên chức

Năng lực của viên chức là khả năng thực tế của viên chức để hoàn thành nhiệm vụ được giao trong điều kiện, hoàn cảnh nhất định

1.2.1.3 Năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ

Năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ bao gồm từ trình độ chuyên môn, lý luận chính trị, tác phong, phẩm chất đạo đức… mà người viên chức sử dụng để hoàn thành được nhiệm vụ mà mình đảm trách một cách tốt nhất, hay đó là khả năng thực hiện nhiệm vụ ở các

cơ quan, đơn vị

1.2.2 Yêu cầu về năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ

- iến thức chuyên môn: Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ

được giao thì viên chức cần có kiến thức chuyên môn, chuyên sâu về lĩnh vực được phân công Yêu cầu về trình độ đào tạo như thế nào? Yêu cầu về chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ? Yêu cầu

về trình độ ngoại ngữ, tin học…

- Kiến thức quản lý nhà nước: Tất cả các công chức, viên chức

nói chung và viên chức văn thư, lưu trữ nói riêng sau khi được tuyển dụng vào làm việc tại các cơ quan đơn vị đều phải qua lớp bồi dưỡng quản lý nhà nước tương ứng với ngạch, chức danh nghề nghiệp đang

đảm nhiệm

- Kỹ năng và kinh nghiệm công tác: Yêu cầu người viên chức

văn thư, lưu trữ phải có kỹ năng làm việc theo chương trình, kế hoạch; phải thận trọng, tỉ mỉ, cẩn thận trong công tác lưu trữ, nhanh nhạy trong công tác văn thư, chắc về nghiệp vụ để xử lý kịp thời, nhanh chóng các công việc một cách chuyên nghiệp Bên cạnh đó

cũng cần có kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng lập hồ sơ công việc…

1.3 Các yếu tố cấu thành và các yếu tố ảnh hưởng đến năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ

1.3.1 Các yếu tố cấu thành năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ: Kiến thức; Kỹ năng; Kinh nghiệm; Thái độ hành vi; Sức khỏe

Sơ đồ 1.1 Các yếu tố cấu thành năng lực viên chức văn thư,

lưu trữ

1.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ

1.3.2.1 Các yếu tố chủ quan

- Định hướng giá trị của cá nhân

- Cơ hội thăng tiến

1.3.2.2 Các yếu tố khách quan:

- Tuyển dụng viên chức;

- Chính sách tiền lương và chế độ ưu đãi;

- Công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và công tác kiểm tra, đánh giá viên chức

Sức khỏe

Thái độ/

hành vi

Kinh nghiệm

Kỹ năng

Trình độ kiến thức

Năng lực viên chức

VTLT

Chương 2

THỰC TRẠNG ĐỘI NGŨ VIÊN CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC TRẠNG NĂNG LỰC VIÊN CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH LÂM ĐỒNG

2.1 Thực trạng đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng

2.1.1 Khái quát về đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng

2.1.1.1 Về số lượng

Tính đến ngày 31/12/2016, theo thống kê của Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng, viên chức văn thư, lưu trữ trên toàn tỉnh là 226 người, trong đó viên chức nữ 215 người, chiếm 95 %; viên chức nam 11 người, chiếm 5% Số lượng viên chức văn thư, lưu trữ tại các thành phố, các huyện trên địa bàn tỉnh được nêu trong Bảng 2.1

Bảng 2.1 Số lượng viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng

Đơn vị tính: Người

viên chức

Số lượng hợp đồng

2 Thành phố Bảo Lộc 21 0

(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016) 2.1.1.2 Về chất lượng

- Theo giới tính:

Do đặc thù ngành văn thư, lưu trữ đòi hỏi tính cẩn thận, tỷ mỉ,

vì vậy nhìn biểu đồ ta có thể thấy, viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng đa số là nữ, chiếm tỉ lệ lớn và có biến động nhẹ qua các

năm; số lượng viên chức nam ổn định, không thay đổi (11 người)

(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)

Biểu đồ 2.1 Biểu đồ số lượng so sánh các tỷ lệ nam, nữ từ

năm 2012-2016 của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng

- Theo dân tộc: Số viên chức văn thư, lưu trữ là người dân tộc

Kinh chiếm tỉ lệ lớn, cụ thể 215 người (chiếm 95,13%); Ngoài ra còn

có viên chức văn thư, lưu trữ là người dân tộc ít người như dân tộc Cơho, Cil, Thổ, Churu, Tày, Thái, mỗi dân tộc từ 01 người đến 05 người (chiếm 4,87%)

(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)

Biểu đồ 2.2. Biểu đồ số lượng so sánh tỷ lệ viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng là người dân tộc

- Theo nhóm tuổi:

+ Dưới 30 tuổi: 119 người (chiếm 52,65%)

+ Từ 31 đến 40 tuổi: 79 người (chiếm 34,95%)

+ Từ 41 đến 60 tuổi: 28 người (chiếm 12,40%)

(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)

Biểu đồ 2.3 Biểu đồ số lượng so sánh tỷ lệ các nhóm tuổi của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng

- Theo cơ cấu chức danh nghề nghiệp:

Đối với chức danh nghề nghiệp văn thư: Nhân viên văn thư:

91 người (chiếm 85,85%); Văn thư trung cấp: 13 người (chiếm 12,26%); Văn thư: 02 người (chiếm 1,89%)

Đối với chức danh nghề nghiệp lưu trữ: Lưu trữ viên trung cấp: 113 người (chiếm 94,17%); Lưu trữ viên: 7 người (chiếm 5,83%)

- Theo trình độ văn hóa: trung học phổ thông:

+ Bậc 10/10: 03 người (chiếm 1,33%);

+ Bậc 12/12: 223 người (chiếm 98,67%)

- Theo trình độ chuyên môn: trong đó trung cấp: 191 người

(chiếm 84,51%), cao đẳng: 19 người (chiếm 8,41%), đại học: 16 người (chiếm 7,08%) và thạc sỹ: 0 người (chiếm 0%)

Bảng 2.2 Trình độ chuyên môn viên chức văn thư, lưu trữ

tại tỉnh Lâm Đồng năm 2016