Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã Từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk (LV thạc sĩ)

Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã Từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk (LV thạc sĩ)Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã Từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk (LV thạc sĩ)Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã Từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk (LV thạc sĩ)Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã Từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk (LV thạc sĩ)Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã Từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk (LV thạc sĩ)Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã Từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk (LV thạc sĩ)Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã Từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk (LV thạc sĩ)Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã Từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk (LV thạc sĩ)Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã Từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk (LV thạc sĩ)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 60 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN VĂN HẬU

ĐẮK LẮK – NĂM 2017

LỜI CẢM ƠN

Em xin trân trọng cản ơn Ban Giám đốc Học viện, các khoa, ban, Khoa Sau đại học, các Thầy, Cô giáo Học viện hành chính, Học viện hành chính Phân viện Tây Nguyên đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ em trong thời gian qua và tạo điều kiện để em hoàn thành chương trình cao học Đặc biệt

em xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Nguyễn Văn Hậu đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn cao học này

Em xin chân thành cảm ơn cơ quan, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình

đã hết lòng giúp đỡ, tạo điều kiện, động viên em trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện luận văn này

Do thời gian nghiên cứu có hạn và khả năng của bản thân, bản luận văn cao học của em chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các Thầy, Cô và các bạn

Học viên thực hiện luận văn

Lương Xuân Hùng

DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT

1 UBND Ủy ban nhân dân

2 HĐND Hội đồng nhân dân

3 CCHC Cải cách hành chính

4.UBMTTQ Ủy ban mặt trận tổ quốc

5 CCHCNN Cải cách hành chính nhà nước

6 TANDTC Tòa án nhân dân tối cao

7 VKSNDTC Viện kiểm sát nhân dân tối cao

DANH MỤC CÁC BẢNG

2.1 Các đơn vị hành chính cấp xã của thành phố Buôn Ma Thuột

2.2 Thực trạng công tác chứng thực tại thành phố Buôn Ma Thuột

2.3 Số liệu trả kết quả các loại giấy tờ và dịch vụ tại bộ phận một cửa cấp xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma Thuột

2.4 Đội ngũ cán bộ tư pháp cấp xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma Thuột

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cảm ơn

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục các bảng

Mục lục

Trang

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu của đề tài 2

3 Mục đích và nhiệm vụ của luận văn 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 6

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn 6

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6

7 Kết cấu của luận văn 7

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC CẤP XÃ 8

1.1 Một số vấn đề chung quản lý nhà nước về chứng thực 8

1.2 Khái niệm và các kiểu hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực 17 1.3 Khái quát quá trình hình thành và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực 26

1.4 Đánh giá hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực 29

Kết luận chương 1 37

Chương 2:

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC Ở CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ BUÔN MA

THUỘT, TỈNH ĐẮK LẮK 39

2.1 Tổng quan về thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk 39

2.2 Quản lý chứng thực trên địa bàn thành phố Buôn Ma Thuột 42

2.3 Thực trạng hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma Thuột 48

Kết luận chương 2 66

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NĂNG CAO CHẤT LƯỢNG CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC Ở CẤP XÃ 68

3.1 Cơ sở chính trị, pháp lý và xã hội cần được quán triệt trong việc hoàn thiện công tác quản lý nhà nước về chứng thực 68

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã 76

Kết luận chương 3 89

Kết luận 90

Phụ lục 97

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thực tế cuộc sống cho thấy, ngày nay công dân, tổ chức cần rất nhiều loại giấy tờ phục vụ cho các giao dịch của mình, không chỉ một bản của mỗi loại mà thường cùng lúc cần rất nhiều bản mỗi loại giấy tờ: học sinh cần làm nhiều bộ hồ sơ để cùng lúc đăng ký thi vào nhiều trường, cử nhân cùng lúc cần làm nhiều bộ hồ sơ để xin việc ở nhiều công sở hay doanh nghiệp, các doanh nghiệp cùng lúc cần nhiều bộ hồ sơ để tham gia vào nhiều quan hệ thị trường… Mặt khác, với mỗi đối tượng nhận hồ sơ, giấy tờ thì yêu cầu về số lượng, chủng loại các giấy tờ là không giống nhau Do vậy, có thể thấy nhu

cầu chứng thực sẽ ngày càng gia tăng Chứng thực là một nhu cầu tất yếu của

cuộc sống; xuất phát từ nhu cầu giao dịch của công dân, của tổ chức và của chính Nhà nước Nhu cầu này ngày càng tăng lên do sự mở rộng và phát triển các quan hệ pháp luật Nhằm đáp ứng nhu cầu tất yếu của cuộc sống và từng bước hoàn thiện nhà nước về chứng thực, nhà nước đã chú trọng ban hành nhiều văn bản để điều chỉnh vấn đề này Hệ thống các văn bản quản lý nhà nước đã thực hiện tốt việc thông tin, truyền đạt các quyết định quản lý, phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý, công cụ xây dựng hệ thống pháp luật, hướng dẫn thực hiện Sau hơn hai mươi năm tiến hành sự nghiệp đổi mới, dưới sự lãnh đạo của Đảng, công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung và hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực nói riêng đã có những tiến bộ quan trọng Quy trình ban hành các văn bản quy phạm pháp luật được đổi mới Nhiều bộ luật, luật, pháp lệnh được ban hành đã tạo khuôn khổ pháp lý ngày càng hoàn chỉnh hơn để Nhà nước quản lý bằng pháp luật trên các lĩnh vực Nguyên tắc pháp quyền xã hội chủ nghĩa từng bước được đề cao và phát huy trên thực tế Công tác phổ biến và giáo dục pháp luật được tăng cường đáng

kể Những tiến bộ đó đã góp phần thể chế hoá đường lối của Đảng, nâng cao

hiệu lực, hiệu quả quản lý điều hành của Nhà nước, đẩy mạnh phát triển kinh

tế, giữ vững ổn định chính trị - xã hội của đất nước

Bên cạnh những thành tựu trên, hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực hiện nay còn nhiều bất cập Hệ thống văn bản quản lý nhà nước

về chứng thực nước ta vẫn chưa đầy đủ và đồng bộ, thiếu thống nhất, nhiều nội dung chưa hợp lý tính khả thi thấp, chậm đi vào cuộc sống Hoàn thiện

hệ thống pháp luật trong lĩnh vực dân sự nói chung và chứng thực nói riêng

là quan điểm định hướng của Đảng tại Nghị quyết số 48-NQ/TW Bộ Chính

trị ngày 24/5/2005 về Chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật

từ nay đến năm 2010, định hướng đến năm 2020

Vấn đề đặt ra là cần phải nghiên cứu, rà soát, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực từ thực tiễn thực tiễn từ cấp

cơ sở tại các địa phương Qua đây, giúp đánh giá khách quan và đầy đủ về thực trạng, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quản

lý nhà nước về chứng thực Đây cũng chính là lý do tác giả chọn đề tài “Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã – Từ thực tiển thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk” làm đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành

Quản lý công

2 Tình hình nghiên cứu đề tài

Công trình đầu tiên đề cập về hoạt động công chứng, chứng thực có thể

kể tới là “những điều cần biết về công chứng nhà nước”, Nhà xuất bản

chính trị quốc gia, Hà Nội năm 1992 của tác giả Nguyễn Văn Yểu và Dương Đình Thành; “Giới thiệu vài nét về xây dựng và hoàn thiện công chứng nhà nước ở thành phố Hà Nội”, đăng trên tạp chí Thông tin khoa học pháp lý, Bộ

tư pháp, năm 1995 Hai công trình này có vai trò như cuốn cẩm nang giới thiệu về hoạt động công chứng nhà nước nói chung với nhiệm vụ trọng tâm của các phòng công chứng nhà nước thuộc UBND cấp tỉnh

Đề cập sâu hơn về hoạt động công chứng, chứng thực ở khía cạnh khác,

có công trình “Những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác định phạm

vi, nội dung hành vi công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay” của tác giả Đặng Văn Khanh,

luận án tiến sỹ Luật học Tác giả đã có những luận giải sâu sắc về bản chất và

sự khác nhau của hai hoạt động công chứng và chứng thực xuất phát từ thẩm quyền thực hiện các hoạt động này; tương ứng là phạm vi của mỗi hoạt động

và giá trị pháp lý của văn bản công chứng; chứng thực, qua đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện về quy định pháp luật

Về vấn đề quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực,

công trình đầu tiên có thể kể đến là luận văn thạc sỹ Luật học: “Quản lý nhà

nước về công chứng, chứng thực; công chứng nhà nước, những vấn đề lý luận và thực tiễn ở nước ta” của tác giả Trần Ngọc Nga, (Hà Nội năm

1996) Có thể nói đây là một trong những công trình khoa học đầu tiên nghiên

cứu một cách có hệ thống về vấn đề quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng và chứng thực dưới góc độ luật học Trong luận văn của mình, bên cạnh việc luận giải sự khác nhau mang tính bản chất giữa hai hoạt động công chứng và chứng thực dưới góc độ luật học Trong luận văn của mình, bên cạnh việc luận giải sự khác nhau mang tính bản chất giữa hai hoạt động công chứng và chứng thực theo thẩm quyền thực hiện và tính chất pháp lý của mỗi

sự kiện, tác giả đã đề cập tới những nội dung cơ bản về quản lý nhà nước dưới góc độ lý luận quản lý nhà nước trong một lĩnh vực cụ thể

Vài năm trở lại đây, nhu cầu cuộc sống và yêu cầu của công tác quản lý nhà nước, vấn đề công chứng, chứng thực đã thu hút được khá nhiều sự quan tâm của giới nghiên cứu Có thể kể đến một số các công trình sau:

Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công “Xây dựng nội dung cơ bản

quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực từ thực tiễn tỉnh Bình Phước” của tác giả Nguyễn Minh Hợi (TP Hồ Chí Minh năm

2006) Trong luận văn tác giả đã đề cập những vấn đề lý luận về công chứng, chứng thực như: khái niệm, nguồn gốc ra đời hoạt động công chứng, chứng

của người dân Sự cần thiết khách quan phải quản lý nhà nước đối với những hoạt động này; từ thực tiễn tổ chức và hoạt động của hệ thống cung ứng dịch

vụ công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Phước, tác giả đề xuất những giải pháp, kiến nghị nhằm xây dựng những mô hình cung ứng dịch vụ này trên bình diện toàn quốc

Đề cập tới hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực

theo hướng tách biệt với hoạt động công chứng, có thể kể tới một số công

trình sau: Khóa luận tốt nghiệp đại học hành chính (năm 2008) của tác giả

Nguyễn Đình Việt - Học viện hành chính quốc gia với đề tài “Dịch vụ chứng

thực theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP tại huyện Quỳ Hợp, Nghệ An - Thực trạng và giải pháp” Khóa luận đã tiếp cận chứng thực dưới góc độ là

một dịch vụ hành chính công mà nhà nước có nghĩa vụ cung ứng cho công dân, tổ chức; phản ánh thực tiễn thực hiện chứng thực trên địa bàn huyện Quỳ Hợp thông qua bảng số liệu tổng hợp tình hình chứng thực, đặc biệt là sự khảo sát thông qua điều tra xã hội học đối với cán bộ, công chức người thực hiện dịch vụ chứng thực; trên cơ sở những tồn tại, hạn chế, khóa luận cũng đề xuất những nhóm giải pháp mang tính chất vĩ mô áp dụng trên phạm vi toàn quốc, cũng như những tác động đối với thực tiễn ở huyện Quỳ Hợp Lấy phạm vi không gian là huyện Quỳ Hợp, luận văn đã dành khoảng một nửa nội dung để đề cập tới hoạt động chứng thực ở cấp xã theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Như vậy có thể nói đây là một công trình nghiên cứu khá sớm về hoạt động chứng thực ở cấp xã

Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công với đề tài “Quản lý nhà

nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn cấp quận” của tác giả Phan

Hùng Nam (Học viện Hành Chính, Hà Nội năm 2008) Tiếp cận vấn đề theo góc độ của hoạt động quản lý nhà nước, luận văn lấy thực tiễn từ hoạt động công chứng, chứng thực ở cấp quận trên địa bàn thành phố Hà Nội làm không gian khảo sát Tôi nhận thấy, bên cạnh việc đề cập những nội dung mang tính

lý luận về công chứng, chứng thực, tác giả Phan Hùng Nam đã rất thành công

trong việc đề cập những vấn đề lý luận về quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực với tư cách là một hoạt động quản lý nhà nước trên lĩnh vực hành

chính tư pháp Luận văn của tác giả Ngô Sỹ Trung với nội dung “Quản lý

nhà nước về chứng thực hiện nay - Qua nghiên cứu thực tiễn trên địa bàn thành phố Hà Nội” Luận văn đi sâu vào việc phân tích hoạt động chứng

thực và nôi dung quản lý nhà nước về chứng thực theo tinh thần của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; nêu lên thực trạng và thách thức trong quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực của chính quyền và ngành tư pháp thành phố Hà Nội, từ đó đề xuất những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực, cũng như những giải pháp về tổ chức, điều hành của cơ quan, ủy ban nhân dân và cơ quan tư pháp các cấp địa phương

Có thể thấy những công trình trên đã tiếp cận ở những góc độ khác nhau xung quanh vấn đề chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực, để làm phong phú thêm về lý luận cũng như thực tiễn thực hiện chứng thực ở nước ta trong thời gian vừa qua

Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu khoa học nào nghiên cứu Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã – Từ thực tiển thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk

3 Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

Mục đích: Trên cơ sở làm rõ một số vấn đề lý luận và thực trạng hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực ở cấp xã từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực nói chung

và ở cấp xã thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk nói riêng

Nhiệm vụ: Để thực hiện mục đích trên, đề tài có nhiệm vụ:

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về chứng thực, hệ thống văn bản quản lý nhà nước và hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp

xã

- Khảo sát và đánh giá tình hình thực hiện và đội ngũ công chức cấp xã làm công tác chứng thực; thực trạng hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk

- Trên cơ sở kết quả khảo sát tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

Đối tương nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý

nhà nước về chứng thực qua thực tiễn thực hiện ở cấp xã

Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực qua thực tiễn thực hiện tại UBND các xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

Phương pháp luận: Luận văn được thực hiện dựa trên cơ sở vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác -

Lê nin, các tư tưởng, quan điểm của Đảng và pháp luật của nhà nước và định hướng cải cách tư pháp đến năm 2020

Phương pháp nghiên cứu của luận văn: Phương pháp phân tích, tổng hợp,

so sánh, thống kê Mỗi phương pháp nghiên cứu được vận dụng linh hoạt, đóng vai trò riêng giúp tác giả có cái nhìn khách quan, nhiều chiều, đầy đủ hơn về vấn đề nghiên cứu

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Ý nghĩa lý luận: Đây là công trình nghiên cứu một cách có hệ thống hoá và làm rõ một số vấn đề lý luận về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực chứng thực, khi được hoàn thiện luận văn sẽ đóng vai trò thiết thực vào việc hoàn thiện hệ thống quản lý nhà nước về chứng thực

Thực tiễn của luận văn: Các giải pháp đưa ra có thể được áp dụng để hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực chứng thực

qua việc phân tích, đánh giá từ đó khuyến nghị một số giải pháp để hoàn thiện

hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực này

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn được kết cấu thành 3 chương bao gồm:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống văn bản quản lý nhà nước về

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ

NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC Ở CẤP XÃ 1.1 Một số vấn đề chung lý quản lý nhà nước về chứng thực

1.1.1 Khái niệm chứng thực

Để hiểu được khái niệm pháp luật về chứng thực, trước hết, cần làm rõ khái niệm “chứng thực” “Chứng thực” là một thuật ngữ khá phức tạp, cần được tìm hiểu dưới góc độ ngôn ngữ học và dưới góc độ khoa học pháp lý và quản lý Do vậy, cần phải so sánh, tìm hiểu các quan niệm khác nhau về chứng thực ở trong nước cũng như những khái niệm tương ứng của khoa học pháp lý nước ngoài

Về khía cạnh ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực, sao: “Sao Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính) Sao đúng nguyên văn một tài liệu Sao y bản chính Bản sao” Còn về xác nhận được giải thích : “Xác nhận thừa nhận đúng sự thật chữ kí, xác nhận lời khai” Về chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật Chứng thực lời khai Xác nhận là đúng Thực tiễn đã chứng thực điều đó” Như vậy, nghĩa của từ “chứng thực” xét về góc độ ngôn ngữ còn tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau

Về khía cạnh pháp lý, khái niệm “chứng thực” hoàn toàn không dễ định nghĩa, để hiểu rõ hơn khái niệm này, cần hiểu về các định nghĩa khác nhau của khoa học pháp lý nước ta qua các thời kỳ, cũng như cách định nghĩa khác nhau của khoa học pháp lý nước ngoài

- Quan niệm của khoa học pháp lý nước ngoài:

Từ góc độ luật học, qua tham khảo một số tài liệu pháp lý nước ngoài

có thể thấy, trong khoa học pháp lý một số nước cũng có những khái niệm tương đương với khái niệm “chứng thực” trong tiếng Việt

Tại Thụy Sĩ có quy định về hoạt động công chứng và chứng thực Theo quy định Luật công chứng và chứng thực ngày 30.08.2011 của bang Aargau, Thụy Sĩ điều chỉnh việc công chứng và chứng thực trong phạm vi của bang Aargau Tại Điều 2 khoản 3 Luật công chứng của Thụy Sĩ: “Việc chứng thực

áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch” Mặc

dù Luật của Thụy Sĩ chưa tách riêng thành Luật công chứng, Luật chứng thực nhưng cũng đã có quy định điều chỉnh về chứng thực

Theo quy định của Luật công chứng Cộng hoà liên bang Đức ngày 28/9/1969 tại chương III có quy định các việc công chứng khác, điều chỉnh về chứng thực Cụ thể tại Khoản 1, Điều 42 quy định chứng thực bản sao: “Khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính” Tại Điều 39 Luật này cũng quy định về chứng thực đơn giản: Khi chứng thực chữ ký, dấu vân tay, tên hãng cũng như khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên bản công chứng, trong đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập, văn bản công chứng là đủ

Tại khoản 1, 2, 3 Điều 40 của Luật này quy định về chứng thực chữ ký: Một chữ ký chỉ được chứng thực bởi công chứng viên biết chữ ký hoặc lấy được chữ ký đó; Công chứng viên chỉ cần kiểm tra lại văn bản xem có tồn tại

lý do nào đó gây phương hại đến việc hành nghề của mình; Khi chứng thực phải khái quát nhân thân đương sự - người mà công chứng viên biết hoặc lấy được chữ ký và phải nói rõ là công chứng viên biết trước chữ ký hay vừa lấy chữ ký

Như vậy, các văn bản pháp luật nước ngoài cũng chỉ đưa ra thuật ngữ

“chứng thực” với những việc làm, hành động cụ thể mà không đưa ra khái niệm về “chứng thực”

- Quan niệm về “chứng thực” trong các văn bản pháp luật trước năm

+ Trong Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 của Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ấn định thể lệ việc thị thực các giấy tờ, Hồ Chủ Tịch không dùng thuật ngữ “chứng thực” mà sử dụng thuật ngữ “thị thực”: Các Ủy ban có quyền thị thực tất cả các giấy má trong địa phương mình, bất

kỳ người đương sự làm giấy má ấy thuộc về quốc tịch nào Tuy nhiên, Ủy ban thị thực phải là Ủy ban ở trú quán một bên đương sự lập ước và về việc bất động sản phải là Ủy ban ở nơi sở tại bất động sản

+ Thông tư số 858/QLTPK là văn bản đầu tiên xuất hiện thuật ngữ

“chứng thực”: Tất cả các đơn từ, giấy tờ khác có nội dung không trái pháp luật và đạo đức xã hội chủ nghĩa, thì có thể được công chứng viên chứng thực chữ ký của người lập ra chúng Khi chứng nhận chữ ký, công chứng viên không phải kiểm tra, xác nhận nội dung của việc trong đơn từ, giấy tờ, mà chỉ cần xem nội dung các văn bản đó có trái pháp luật và các quy định hiện hành hay không? Nếu thấy nội dung và các sự việc nêu trong đơn từ, giấy tờ có thể

có hại cho người ký, thì công chứng viên giải thích cho đương sự hiểu hậu quả pháp lý của nó Sau khi đã kiểm tra chữ ký của đương sự, công chứng viên phải yêu cầu đương sự ký vào đơn từ, giấy tờ và ghi chứng thực theo mẫu

+ Nghị định số 31/CP đã giao cho UBND thực hiện việc chứng thực:

Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được quy định tại khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định

+ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm

“chứng thực” là gì: Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”

+ Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không

có khái niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn

cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”; “Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người

đã yêu cầu chứng thực”

- Khái niệm “chứng thực” trong pháp luật hiện hành

Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính "Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch” Về cơ bản, Nghị định này kế thừa khái niệm về “chứng thực” của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và

bổ sung thêm quy định mới về khái niệm “chứng thực hợp đồng, giao dịch”

Như vậy, trải qua các thời kỳ đến nay, chưa có văn bản pháp luật nào đưa ra một khái niệm rõ ràng, bao quát được đúng bản chất của hoạt động chứng thực, mà chủ yếu đưa ra khái niệm chứng thực của một việc cụ thể nào

đó Tuy nhiên, phân tích từ các khái niệm nêu trên thì có thể đưa ra một khái niệm chung nhất: Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ

ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các

+ Phân biệt sự giữa “chứng thực” và “công chứng”

Theo Luật công chứng thì “công chứng” là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng

Như vậy, “công chứng” là hoạt động chứng nhận tính xác thực, còn chứng thực là hoạt động xác nhận Xét về mặt ngữ nghĩa, thì hai từ “chứng nhận” và “xác nhận” có khác nhau về mức độ cao thấp trong mối liên hệ với thực tế và khác nhau về quy trình thao tác “Xác nhận” có nghĩa là thừa nhận

là đúng sự thật Thông thường, “xác nhận” chỉ mang tính chất bàn giấy (VD: xác nhận chữ ký, xác nhận lời khai…) Còn “chứng nhận” có nghĩa là nhận cho để làm bằng là có, là đúng sự thật (Từ điển Tiếng Việt – NXB Đà Nẵng 1996) Để chứng nhận một sự việc, thông thường người chứng nhận phải qua một loạt thao tác kiểm tra, xác minh, đối chiếu.v.v… (VD: chứng nhận hợp đồng…) Tóm lại, có thể hiểu là hành vi xác nhận có tính chất đơn giản hơn, ít phức tạp hơn hành vi chứng nhận Nếu để thực hiện hành vi công chứng, công chứng viên phải thực hiện một chuỗi các thao tác như: xác định tư cách chủ thể của các bên trong hợp đồng, giao dịch; xác định đúng đối tượng của hợp đồng, giao dịch; giúp các bên trong hợp đồng, giao dịch thể hiện ý chí của mình một cách rõ ràng, chính xác, đúng pháp luật; chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch…; nhưng để thực hiện hành vi chứng thực, người thực hiện chứng thực chỉ đơn thuần tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu… giấy tờ Vì vậy, đối tượng của hành vi chứng thực chủ yếu là các giấy

tờ (VD: chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ…); người thực hiện chứng thực chỉ chứng nhận hành vi pháp lý xảy ra mà không chịu trách nhiệm về nội dung của hành vi đó

1.1.2 Khái niệm quản lý nhà nước về chứng thực

Quản lý nhà nước về chứng thực là một bộ phận của quản lý nhà nước nói chung và trong lĩnh vực hành chính tư pháp nói riêng Đây là hoạt động quản lý mà thông qua hoạt động tổ chức,điều hành, thanh tra, giám sát của các

cơ quan nhà nước, các tổ chức, cá nhân được nhà nước giao quyền phối hợp với nhau nhằm thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực, đưa dịch vụ chứng thực đến với người dân Để thực hiện được hoạt động quản lý của mình, bên cạnh sự có mặt tương đối đầy đủ và có chất lượng của hệ thống các thể chế về chứng thực, cơ chế vận hành của bộ máy quản lý nhà nước cần đảm bảo các yếu tố về cơ sở vật chất, nhân sự, tài chính cũng như đảm bảo quá trình kiểm tra, thanh tra, giám sát và xử lý vi phạm được thực hiện kịp thời có hiệu quả

Hệ thống các thao tác, hoạt động đó của nhà nước phải nhằm hướng tới các mục tiêu sau:

- Thứ nhất, phát triển đội ngũ công chức thực hiện chứng thực đảm bảo

về số lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có bản lĩnh chính trị vững vàng, tinh thần chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về thực hiện chứng thực

- Thứ hai, minh bạch hóa, đơn giản hóa các thủ tục chứng thực, nhằm phục vụ tốt hơn cho nhu cầu chứng thực của công dân, tổ chức

- Thứ ba, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực

Từ những nhận thức trên có thể đưa ra khái niệm về quản lý nhà nước

về chứng thực như sau:

Quản lý nhà nước về chứng thực là tổng thể các biện pháp tác động có

tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước tới hoạt động chứng thực, điều chỉnh hành vi của các chủ thể tham gia chứng thực tuân theo những quy định pháp luật nhằm nâng cao chất lượng chứng thực, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về an toàn pháp lý trong giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại , phục vụ đắc lực cho công cuộc phát triển kinh tế, cải cách hành chính, cải

cách tư pháp và hội nhập quốc tế, được thực hiện bởi các cơ quan hành chính nhà nước và đảm bảo thực hiện bởi quyền lực nhà nước

1.1.3 Nội dung quản lý nhà nước về chứng thực

Quản lý nhà nước về chứng thực được quy định tại chương II Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực, chương III Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chương IV Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch Theo đó công tác quản lý nhà nước về chứng thực bao gồm những nội dung sau:

Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực, bộ tư pháp chịu trách nhiệm trước chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: Soạn thảo, trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực; Hướng dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực; Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền; Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực; Hợp tác quốc tế về chứng thực; Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu các việc về chứng thực báo cáo Chính phủ

1.1.4 Chủ thể quản lý nhà nước về chứng thực

Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực Bộ tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực được quy định tại điều 17 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực; điều 20 Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; điều 41 Nghị định số

23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ

sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; điều 2, khoản 11 Nghị định số 93/2008 ngày 22 tháng 8 năm 2008 quy định chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ tư pháp

và điều 2, khoản 14 Nghị định số 22/2013/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp

Bộ ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ tư pháp trong việc hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra về công tác chứng thực tại các Cơ quan đại diện; Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự làm công tác chứng thực tại các Cơ quan đại diện; Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực của các Cơ quan đại diện gửi Bộ Tư pháp để tổng hợp; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử

lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi nhiệm

vụ quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực Cơ quan đại diện thực hiện quản

lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa bàn, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện theo quy định tại Nghị định này; Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền; Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Bộ Ngoại giao theo quy định

Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao làm công tác chứng thực có trách nhiệm giúp Cơ quan đại diện thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b và d Khoản 2 Điều này

Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là

Ủy ban nhân cấp tỉnh) thực hiện việc quản lý nhà nước về chứng thực Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa

bản quy phạm pháp luật về chứng thực tại địa phương; Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng; Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực; Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực

và quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa phương, đáp ứng yêu cầu cung cấp và trao đổi thông tin; Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền; Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực trong địa phương, báo cáo Bộ Tư pháp theo quy định Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g của Khoản này

Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương mình có nhiệm vụ, quyền hạn sau: Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn; Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về chứng thực; Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực; Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực; Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền; Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định Phòng Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g Khoản này và thực hiện các

việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp theo quy định của Nghị định này Trưởng Phòng Tư pháp, Phó Trưởng Phòng Tư pháp phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp

Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại Nghị định này; Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực; Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực; Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền; Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định Công chức Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d và e Khoản này Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp

1.2 Khái niệm và các kiểu hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực

1.2.1 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước về chứng thực

Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện, công cụ, đồng thời là sản phẩm quan trọng Văn bản có nhiều cách hiểu khác nhau

Theo nghĩa rộng: Văn bản chính là vật mang tin và nó phải được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (vật đó có thể là giấy, gỗ…nhưng tin thì không phải là một ký hiệu bất kì Trong sử liệu học, vật mang tin chính là kênh thông tin, ký hiệu ngôn ngữ là dùng để tái hiện lại lời nói, do đó mỗi dân tộc, mỗi quốc gia

có các ký hiệu khác nhau) [48]

Theo nghĩa hẹp: Trong lĩnh vực hành chính, khái niệm văn bản được dùng để chỉ toàn bộ tài liệu, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức nhằm phục vụ trở lại cho chính quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức này[48]

Như vậy, văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định

Trên cơ sở khái niệm các khái niệm về chứng thực, quản lý nhà nước và

khái niệm văn bản, có thể định nghĩa văn bản quản lý nhà nước là văn bản ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân[48]

Văn bản quản lý nhà nước có 3 chức năng cơ bản, đó là: Chức năng thông tin, chức năng quản lý và chức năng pháp lý[48]

Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định pháp luật về nội dung và hình thức Thể thức văn bản quản lý nhà nước là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hóa để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản [48]

Văn bản quản lý nhà nước về chứng thực là văn bản ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân trong lĩnh vực chứng thực

Từ quan niệm trên, có thể thấy văn bản quản lý nhà nước về chứng thực

có những đặc điểm cơ bản sau:

- Văn bản quản lý nhà nước về chứng thực được hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực, do các cơ quan nhà nước là chủ thể quản lý nhà nước về chứng thực ban hành để thực thi thẩm quyền theo luật định

- Là phương tiện ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý nhà nước và thông tin quản lý liên quan đến chứng thực

- Nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân trong lĩnh vực chứng thực

- Thẩm quyền, thủ tục ban hành và thể thức do luật định và quy chế hoạt động của cơ quan

- Được đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau, kể cả cưỡng chế nhà nước

1.2.2 Khái niệm hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực

1.2.2.1 Khái niệm hệ thống

Lao động quản lý là lao động với thông tin Thông tin vừa là đối tượng vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý Thông tin phục vụ quản lý, lãnh đạo luôn đòi hỏi tính thống nhất, đồng bộ Nhưng thông tin lại được hình thành từ nhiều văn bản khác nhau nên thực tế không tránh khỏi sự trùng lặp, chồng chéo, mâu thuẫn Vì vậy để văn bản đảm đương tốt vai trò cung cấp thông tin thì phải tổ chức tốt hệ thống văn bản quản lý, có như vậy thông tin quản lý mới khoa học, thống nhất, đầy đủ và đáp ứng nhu cầu thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức [48]

Về bản chất thế giới sự vật, tự nhiên đều mang tính hệ thống Tuy nhiên, các hoạt động xã hội do con người tạo ra nhiều khi mang tính chủ quan, chưa

có hệ thống Việc nghiên cứu hệ thống là cách tiếp cận khoa học giúp khắc phục những yếu tố phi hệ thống [48]

Trong triết học cổ, khái niệm hệ thống được hiểu là tính trật tự và thống nhất của các khách thể tự nhiên Hệ thống thống nhất lớn hơn tổng của tất cả các yếu tố cộng lại

Hệ thống là sự thống nhất khách quan, theo quy luật của các sự vật hiện tượng có mối liên hệ với nhau, cũng như các hiểu biết về tự nhiên và xã hội

- Khái niệm hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực

Trong hoạt động quản lý, việc hình thành văn bản là yêu cầu khách quan để ghi lại và truyền đạt quyết định và thông tin quản lý Các quyết định

và thông tin quản lý được văn bản hóa dưới nhiều hình thức tên gọi khác nhau, có tính chất nội dung khác nhau và được ban hành bởi các chủ thể quản

lý khác nhau: cơ quan nhà nước, tổ chức doanh nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội Trong các loại văn bản của cơ quan, tổ chức, xuất phát từ việc thực hiện những chức năng đặc thù của cơ quan nhà nước mà văn bản quản lý nhà nước có những đặc thù riêng [48]

Trên thực tế, mỗi văn bản phát sinh đều có mục đích và lý do của nó, không tồn tại độc lập mà có mối quan hệ với văn bản khác Các văn bản hình thành trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý nhà nước nói riêng luôn luôn có mối liên hệ với nhau và tạo thành một hệ thống Các phương pháp phân tích từng dữ kiện đơn lẻ không giúp giải quyết vấn đề Cần một cách tiếp cận xem xét mối quan hệ giữa các dữ kiện đơn lẻ để giải quyết vấn đề hiệu quả bởi vì trên thực tế tất cả các yếu tố trong sự phát triển đều phụ thuộc và ảnh hưởng lẫn nhau Như vậy, một cách nào đó, chúng ta đã xem xét văn bản dưới lăng kính hệ thống và cần phải tiếp cận dưới góc độ hệ

thống để giúp nhìn nhận, đánh giá văn bản và tổ chức sử dụng văn bản một cách khoa học [48]

Hệ thống văn bản quản lý nhà nước là tập hợp các văn bản quản lý nhà nước có liên hệ mất thiết với nhau về mọi phương diên, được sắp xếp theo trật

tự khách quan, lô gích và khoa học

Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực là tập hợp các văn bản quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực có liên hệ mật thiết với nhau, được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan, lô gích và khoa học

Đây là hệ thống chặt chẽ các cấu trúc nội dung bên trong và hình thức biểu hiện bên ngoài, phản ánh được và phù hợp yêu cầu của công tác quản lý nhà nước về chứng thực Trong hệ thống này có những tiểu hệ thống với tính chất và mức độ hiệu lực pháp lý cao thấp, rộng hẹp khác nhau

1.2.3 Các kiểu hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực

1.2.3.1 Một số kiểu hệ thống văn bản

Hệ thống văn bản theo chủ thể ban hành

Văn bản được phân biệt với nhau theo từng loại cơ quan đã xây dựng

và ban hành chúng Theo tiêu chí này văn bản có thể là văn bản của Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước, TANDTC, VKSNDTC, các cơ quan cấp bộ, HĐND, UBND,

Hệ thống văn bản theo các nội dung quản lý nhà nước về chứng thực:

+ Văn bản pháp luât quy định cơ sở pháp lý khung về chứng thực; + Văn bản về phí, lệ phí chứng thực

+ Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực;

+ Văn bản về kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực;

+ Văn bản về giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;

+ Văn bản về ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực

+ Văn bản về hợp tác quốc tế về chứng thực;

+ Văn bản báo cáo tổng hợp tình hình và thống kê số liệu các việc về chứng thực

Hệ thống văn bản theo tính chất của thông tin: Quyết định quản lý

(quyết định quy phạm, quyết định cá biệt) và thông tin quản lý (thông tin quản

lý thông thường, thông tin quản lý chuyên ngành)

Hệ thống văn bản theo hình thức tên gọi: Luật, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, thông báo, báo cáo,

1.2.3.2 Hệ thống văn bản theo hiệu lực pháp lý và lĩnh vực quản lý chuyên môn

Đây là cách phân loại hệ thống văn bản quan trọng, được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư, bao gồm: Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan,

tổ chức bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật; Văn bản hành chính; Văn bản chuyên ngành

 Văn bản quy phạm pháp luật

Theo Luật Ban hành VBQPPL năm 2005, văn bản quy phạm pháp luật

là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung,

có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội

Văn bản quy phạm pháp luật có đầy đủ các đặc điểm sau đây:

- Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức luật định;

- Được ban hành theo thủ tục, trình tự theo quy định của pháp luật;

- Có chứa quy tắc xử sự chung (quy phạm pháp luật), được áp dụng nhiều lần đối với mọi đối tượng hoặc một nhóm đối tượng, trên địa bàn toàn quốc hay từng địa phương ;

- Được Nhà nước bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp theo quy định của pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là một hệ thống bao gồm:

- Văn bản luật: Hiến pháp, luật; bộ luật của Quốc hội

- Văn bản dưới luật mang tính chất luật: Nghị quyết của Quốc hội; Nghị quyết, Pháp lệnh của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Nghị quyết liên tịch giữa

Uỷ ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận

Tổ quốc Việt Nam

- Văn bản dưới luật (lập quy), bao gồm:

+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao

+ Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước

+ Các văn bản quy phạm pháp luật của hệ thống hành chính nhà nước, gồm:

+ Nghị định của Chính phủ; Nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

+ Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng

cơ quan ngang bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước

+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp

+ Quyết định của Uỷ ban nhân dân các cấp

Đây là loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá biệt và

thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành các công việc hành chính cụ

thể của các cơ quan tổ chức Văn bản hành chính bao gồm: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường

 Văn bản cá biệt

Văn bản cá biệt là hình thức văn bản thể hiện quyết định quản lý mang tính áp dụng pháp luật do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc

cụ thể đối với các đối tượng quản lý nhất định

Văn bản cá biệt có những đặc điểm chính sau:

+ Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành

Về nguyên tắc, mọi cơ quan đều có thể ban hành văn bản cá biệt để điều chỉnh những vấn đề thuộc thẩm quyền Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản cá biệt cũng có thể được ban hành không phải bởi thủ trưởng cơ quan

mà bởi cá nhân cán bộ, công chức được uỷ quyền (trường hợp ra các quyết định xử lý vi phạm hành chính)

+ Thuộc loại văn bản áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật hay trên cơ sở văn bản cá biệt khác;

+ Nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể, cá biệt, trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt các quan hệ pháp lý nhất định hoặc đưa ra quy phạm nội bộ;

+ Áp dụng một lần đối với đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm

vi không gian và thời gian nhất định hay được áp dụng trong nội bộ cơ quan,

tổ chức;

+ Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành ngay;

+ Về hình thức tên gọi, văn bản cá biệt được thể hiện trong những hình thức như quyết định, chỉ thị, nghị quyết

 Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi, phản ánh tình hình, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức

Văn bản hành chính thông thường có những đặc điểm sau:

+ Khác với văn bản quy phạm pháp luật mà thẩm quyền ban hành phải theo luật định, văn bản hành chính thông thường là loại văn bản mà mọi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều có thể ban hành xuất phát từ nhu cầu giải quyết công việc hàng ngày để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

+ Văn bản hành chính thông thường được sử dụng đề truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý hoặc tổ

chức triển khai thực hiện quyết định

+ Văn bản hành chính thông thường gồm đa dạng các loại như thông báo, thông cáo, báo cáo, đề án, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển

 Văn bản chuyên ngành

Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của nó

Những loại văn bản chuyên ngành trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn, kỹ thuật khác nhau như: tài chính, giáo dục, y tế, văn hoá, kiến trúc, xây dựng, địa chất, thuỷ văn v.v Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội

Vài năm sau khi người Pháp đến Đông Dương, Chính quyền thực dân

đã ban hành Sắc lệnh ngày 25-7-1864 lập ra thiết chế Công chứng ở Đông dương Phòng Công chứng đầu tiên ở Sài Gòn đặt tại phố Pasteur; Sau chiến tranh thế giới thứ hai, 3 Phòng Công chứng ở Sài Gòn được thành lập

Cách mạng Tháng Tám thành công (năm 1945), bộ máy Nhà nước thực dân - phong kiến bị đập tan, cùng với việc xây dựng bộ máy nhà nước kiểu mới Ngày 15-11-1945, Hồ Chí Minh thay mặt Chính phủ lâm thời của nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà đã ban hành Sắc lệnh số 59/SL về việc ấn định thể lệ thị thực các giấy tờ Đây là văn bản có giá trị pháp lý cao của Chính phủ cách mạng lâm thời được ban hành để xác định thẩm quyền thị thực, phạm vi thẩm quyền địa hạt, trách nhiệm của người thị thực và lệ phí thị thực

Ngày 29/02/1952, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà đã ký Sắc lệnh số 85/SL quy định thể lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất Theo Sắc lệnh này, thẩm quyền thị thực các giấy tờ liên quan đến chuyển dịch bất động sản, đất đai giao cho Uỷ ban kháng chiến hành

chính các cấp thực hiện

Ngày 29-11-1954 Thủ tướng Ngô Đình Diệm đã ký ban hành Dụ số 43

về Quy chế Công chứng Đây là một văn bản về tổ chức và hoạt động công chứng mang tính kế thừa các quy định về công chứng tại miền Nam trước đó

và bị ảnh hưởng rất nhiều công chứng của Pháp

1.3.2 Hoạt động công chứng, chứng thực giai đoạn 1975-1986

Ở miền Nam: Sau khi miền Nam được giải phóng, các cơ quan hành

chính của chính quyền cũ bị xoá bỏ, thay vào đó là các Uỷ ban tiếp quản có nhiệm vụ điều hành rất nhiều công việc hành chính ngổn ngang, ổn định cuộc sống, khắc phục những viết thương chiến tranh Công cuộc cải tạo xã hội chủ nghĩa được đẩy mạnh với tốc độ nhanh trong các vùng mới giải phóng Sau khi Phòng công chứng tại Sài gòn ngừng hoạt động, những người làm công chứng, thị thực tại Phòng Công chứng đã di tản ra nước ngoài hoặc đã chuyển sang làm các nghề mới Các cơ quan hành chính, các toà án phải trải qua quá

trình tổ chức lại cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành Nhà nước cũng chưa có điều kiện để thành lập lại một hệ thống cơ quan công chứng chuyên trách phù hợp với điều kiện và tình hình mới Các việc công chứng, thị thực được giao phân tán cho nhiều cơ quan khác nhau thực hiện như: Uỷ ban nhân dân cấp xã, UBNN cấp huyện, toà án, công an, cơ quan địa chính,

cơ quan nhà đất

Ở miền Bắc: Cuộc chiến tranh biên giới chống bọn Pônpot Campuchia

(1975-1979) và chống lại sự tiến công của Trung quốc vào 6 tỉnh phía bắc Việt Nam, cùng với sự cấm vận của Mỹ đới với Việt Nam, đã không cho phép Nhà nước Việt Nam đẩy nhanh công cuộc xây dựng cộng hòa xã hội Trong khi chờ ban hành Bộ luật dân sự và các văn bản về tổ chức, kiện toàn hệ thống các cơ quan hành chính, tư pháp trong đó có luật sư, công chứng, thì các việc công chứng, thị thực cũng vẫn được giao phân tán cho nhiều cơ quan khác nhau thực hiện như: Uỷ ban nhân dân cấp xã, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, toà án, công an, cơ quan địa chính, cơ quan nhà đất

1.3.3 Giai đoạn từ năm 1986 đến năm trước 2000

Ngày 10-10-1987, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 574/QLTPK hướng dẫn thực hiện các việc công chứng Nhà nước Đây là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên về tổ chức được ban hành để khai sinh ra những Phòng Công chứng Việt Nam trong thời kỳ đổi mới, là bước thử nghiệm một mô hình công chứng theo kiểu công chứng của Liên Xô cũ và các nước Đông Âu, tạo tiền đề để xây dựng một văn bản quy phạm pháp luật ở mức cao hơn trong những năm tiếp theo Thông tư này còn đề cấp đến những vấn đề chủ yếu như: xác định mục đích của công tác công chứng, thành lập Phòng Công chứng Nhà nước thí điểm, lệ phí công chứng, quản lý hoạt động công chứng nhà nước

Ngày 15/10/1987 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số

858/QLTPK về hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng

Ngày 27-02-1991 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước Đây là văn bản đầu tiên ở tầm Nghị định quy định về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Nghị định số 45/HĐBT đã quy định những vấn đề rất cơ bản như: Vị trí, chức năng, cơ cấu tổ chức của Phòng công chứng Nhân sự của Phòng Công chứng Nhà nước; điều kiện của công chứng viên, trình tự, thủ tục thực hiện các việc công chứng Ngoài ra, Nghị định còn quy định việc công chứng của các Ủy ban cấp huyện (nơi chưa có Phòng công chứng nhà nước) thực hiện các việc như: chứng nhận hợp đồng dân sự, chứng nhận giấy ủy quyền, chứng nhận di chúc, chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu tiếng Việt

Để hướng dẫn thi hành Nghị định này, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành: Thông tư số 276/TT-CC ngày 20/4/1991 hướng dẫn về tổ chức và quản

lý công chứng nhà nước, Thông tư số 120/TT-CC ngày 26/2/1992 hướng dẫn việc chứng nhận trị giá tài sản bằng hiện vật thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp tư nhân và công ty cổ phần, Thông tư số 84/TT-LB ngày 18/12/1992 của liên Bộ Tài chính – Tư pháp quy định chế độ thu lệ phí công chứng

Sau hơn 5 năm triển khai thực hiện Nghị định 45/HĐBT, công tác công chứng, chứng thực đã đạt được những kết quả bước đầu quan trọng Tuy nhiên, qua một thời gian triển khai thực hiện Nghị định này đã bộc lộ một số hạn chế, bất cập Vì vậy Ngày 18/5/1996 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 31/CP (thay thế cho Nghị định 45/HĐBT ngày 27/02/1991) về tổ chức và

hoạt động công chứng nhà nước

Trong điều kiện xây dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, đến năm 2000, công chứng, chứng thực ở Việt Nam đã chứng

tỏ là một công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả góp phần tích cực phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự an toàn pháp lý cho các quan hệ giao dịch trong xã hội Để đáp ứng nhu cầu công chứng, chứng thực ngày càng tăng của cá nhân, tổ chức phục vụ phát triển kinh tế, xã hội của đất nước, tăng cường quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực, tiếp tục

cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực này vì vậy ngày 08/12/2000, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực

1.3.4 Giai đoạn từ năm 2007 đến năm 2014

Thực hiện chủ trương tách bạch giữa hoạt động công chứng và chứng thực theo Nghị quyết số 49/NQ/TW ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, ngày 29 tháng 11 năm 2006 Quốc hội Khóa XI tại kỳ họp thứ 10 đã thông qua Luật Công chứng điều chỉnh tổ chức và hoạt động công chứng Hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao

từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

1.3.5 Giai đoạn từ tháng 4/2015 đến nay

Đề khắc phục những tồn tại, hạn chế nhất là quy định về phân định thẩm quyền chứng thực phân biệt rõ ràng về tính chất, phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch với công chứng hợp đồng, giao dịch,…Ngày 16/02/2015 Chính phủ đã ký ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Điều 4 của Nghị định số 06/2012/NĐ-CP, các quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực Nghị định này bao gồm V chương, 49 Điều với nhiều điểm mới so với các văn bản trước đó

1.4 Đánh giá hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực

1.4.1 Tiếp cận nghiên cứu, đánh giá văn bản từ góc độ hệ thống

Lý thuyết hệ thống đòi hỏi phải nghiên cứu một đối tượng nhất định trong tính tổng thể của hệ thống mà nó tồn tại Muốn đánh giá một văn bản theo phương pháp hệ thống cần phải xác định được các hệ thống mà văn bản

đó có khả năng trở thành một yếu tố của chúng, mối quan hệ giữa các văn bản trong từng hệ thống, mục tiêu sử dụng văn bản theo hệ thống Thực hiện

được như vậy giá trị của các văn bản sẽ được xem xét toàn diện và chính xác hơn [48]

Chỉ khi nào đạt được chính xác các văn bản vào hệ thống của chúng mới có thể trả lời được một số câu hỏi như vì sao một số văn bản này, hay một văn bản khác lại cần thiết cho hoạt động của cơ quan Nội dung nào của văn bản cần được quan tâm, nội dung nào cần có sự điều chỉnh kịp thời

Thực tế cho thấy phương pháp hệ thống có ý nghĩa rất thiết thực trong quá tình đánh giá các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan Để

áp dụng phương pháp này có hiệu quả, một mặt cần chú ý nghiên cứu những yêu cầu của thực tế, nhưng một mặt khác rất quan trọng là phải nắm được các luận đề cơ bản của lý thuyết hệ thống và cách ứng dụng chúng Các bước đi trong quá trình nghiên cứu một hệ thống văn bản và xem xét giá trị của các văn bản trong đó có thể nêu lên như sau:[48]

Khi nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung và hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực nói riêng cần xem xét những khía cạnh sau đây:

+ Thành phần các loại văn bản tạo nên hệ thống

+ Quan hệ giữa hệ thống văn bản này với hệ thống văn bản khác

+ Tính chất của mối liên hệ giữa các văn bản và nhóm văn bản trong hệ thống

+ Giới hạn phạm vi của các văn bản liên quan đến hoạt động của các đơn vị đã tạo nên nó Giới hạn của một hệ thống văn bản được xác định bởi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan tổ chức đã tạo nên hệ thống đó trong hoạt động của mình

+ Quan hệ giữa hệ thống văn bản với các hệ thống khác và tính độc lập của nó cho phép phân biệt một hệ thống văn bản này với các hệ thống khác

Các yếu tố trên cho phép xem xét giá trị của các văn bản trong một hệ thống, đồng thời cũng là cơ sở để xác định khả năng sử dụng một hệ thống

văn bản và quá trình quản lý và các xu hướng hoàn thiện nó cho phù hợp với nhu cầu thực tiễn

Thực tế cho thấy không phải bất cứ văn bản nào có mặt trong khối tài liệu của một cơ quan cũng đều là thành phần hữu cơ của hệ thống văn bản do

cơ quan đó tạo nên Ở các cơ quan thường có những văn bản xuất hiện không phải từ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mà theo một quan hệ có tính ngẫu nhiên Không ít văn bản trong số đó còn gây khó khăn cho hoạt động của cơ quan khi cán bộ lãnh đạo cần sử dụng hệ thống văn bản của cơ quan mình như một phương tiện để thu thập các thông tin có giá trị Từ đó cần đặt biệt nhấn mạnh đến việc xác định đúng đắn giới hạn của hệ thống văn bản quản lý dựa trên chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của cơ quan

1.4.2 Mục đích nghiên cứu, đánh giá hệ thống văn bản quản lý nhà nước

Việc nghiên cứu và đánh giá các văn bản quản lý nhà nước nhằm các mục đích chính sau đây:

* Để sử dụng các văn bản vào công việc thực tế:

- Xác định đối tượng áp dụng, phạm vi điều chỉnh của văn bản để định hướng theo dõi giải quyết công việc do văn bản đặt ra một cách phù hợp

- Xác định mức độ cần phổ biến đối với văn bản

- Xác định mức độ sử dụng các loại văn bản quá trình hoạt động cơ quan

Mục tiêu này sở dĩ cần đặt cho quá trình đánh giá các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan là vì thực tế cho thấy việc sử dụng các văn bản thường xuất phát từ nhiều yêu cầu khác nhau có văn bản yêu cầu phải triển khai toàn diện Có văn bản chỉ được sử dụng để tham khảo khi cần thiết

Có văn bản có thời gian áp dụng lâu dài nhưng cũng có văn bản chỉ có ý nghĩa nhất thời Có văn bản liên quan đến cả tập thể cơ quan, đến cộng đồng nhưng cũng có văn bản chỉ liên quan đến một cá nhân Điều này liên quan đến nội dung thực tế của văn bản và do vậy cần được đánh giá thận trọng để sử

chắc chắn sẽ góp phần nâng cao được khả năng và hiệu quả sử dụng văn bản trong hoạt động của các cơ quan của bộ máy nhà nước

Phát hiện những chồng chéo trong các văn bản đã được ban hành để xử

lý kịp thời trong quá trình chỉ đạo công tác hàng ngày của các cơ quan, tổ chức cũng như trong việc xây dựng các chính sách mới Mục tiêu cụ thể ở đây là:

- Rà soát và phát hiện những chồng chéo giữa các văn bản thuộc một ngành quản lý nhà nước nhất định mà cơ quan đang phải thực hiện và gây khó khăn cho công việc

- Rà soát và phát hiện những chồng chéo giữa văn bản hướng dẫn với văn bản được hướng dẫn Ví dụ: giữa thông tư với nghị định, vơi pháp lệnh, với luật

- Rà soát và phát hiện những chồng chéo giữa văn bản của các cơ quan nhà nước địa phương với cơ quan trung ương về cùng một vấn đề có liên quan

để đề xuất cách khắc phục

- Rà soát và phát hiện những văn bản ban hành trái thẩm quyền theo luật định Những văn bản ban hành trái thẩm quyền về bản chất là không có giá trị thi hành Tuy vậy, đây không phải là hiện tượng hiếm thấy trong các cơ quan của chúng ta thời gian qua Nó đã làm cho ý nghĩa của văn bản bị hạ thấp rất nhiều Cùng với những văn bản bị chồng chéo, mâu thuẩn lẫn nhau, mâu thuẫn với văn bản của cấp trên, việc ban hành văn bản trái thẩm quyền nhiều khi đã gây ra những hậu quả nghiêm trọng Trong quá trình sử dụng văn bản để phục vụ trong cho hoạt động quản lý của các cơ quan trong bộ máy nhà nước, việc đánh giá chính xác tình hình vừa nói trên là rất cần thiết và có

ý nghĩa nhiều mặt

1.4.3 Nguyên tắc chung của việc đánh giá hệ thống văn bản

Để đánh giá hệ thống văn bản được chính xác chúng ta cần dựa trên một số nguyên tắc nhất định mà khoa học văn bản gọi là nguyên tắc đánh giá Các nguyên tác đó có thể nêu lên như sau

Nguyên tắc chính trị: Theo nguyên tắc này việc đánh giá văn bản cần

théo đúng quan điểm vì lợi ích chung của đất nước, dự trên quan điểm của Đảng, chính sách của nhà nước để quyết định việc bảo quản một văn bản này hay một văn bản khác đã được hình thành trong thực tế

Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Theo nguyên tắc này các văn bản

cần được xem xét một cách toàn diện, đánh giá đúng giá trị của chúng trên phương diện cụ thể: chính trị, kinh tế, văn hóa, Tránh nhìn văn bản một cách phiến diện và cục bộ khi xem xét giá trị của chúng Cần chú ý rằng nhiều văn bản có thể có ý nghĩa lâu dài về sau hoặc có những văn bản không có giá trị đối với đơn vị này nhưng lại có ý nghĩa đối với đơn vị khác Vì vậy, cần có sự quan tâm đúng mức và toàn diện, điều này cũng có ý nghĩa là giá trị của văn bản cần được xem xét trong các mối quan hệ có tính ràng buộc đối với nhau

Nguyên tắc lịch sử: Đây là nguyên tắc đòi hỏi việc đánh giá văn bản

phải được đặt trong những điều kiện lịch sử cụ thể Cần lưu ý rằng các văn bản luôn luôn được hình thành trong một điều kiện lịch sử cụ thể, phản ánh một yêu cầu thực tế của hoạt động quản lý Những điều kiện cụ thể đó được phản ánh vào các đặc điểm của văn bản và đòi hỏi phải được tính đến khi xem xét giá trị văn bản

Nguyên tắc thực tiễn: Theo nguyên tắc này khi lựa chọn văn bản để lưu trữ cần tính đến nhu cầu thực tế của việc sử dụng văn bản để quyết định sao cho hợp lý Hiện nay, với nhu cầu hỗ trợ của công nghệ hiện đại chúng ta có thể tối ưu hóa việc lưu trữ và sử dụng văn bản trong các cơ quan mà không nhất thiết phải dữ lại văn bản ở nhiều nơi như trước đây

1.4.4 Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực

1.4.4.1 Các tiêu chuẩn đánh giá văn bản

Tiêu chuẩn là thước đo cụ thể mà dựa vào đó người ta có thể biết được

ý nghĩa của một đối tượng được xem xét

Các tiêu chuẩn cụ thể của việc đánh giá văn bản có thể nêu lên như sau:

- Sự phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, nguyện vọng chính đáng của nhân dân

Khi đánh giá văn bản quản lý nhà nước, trước hết phải xem xét sự phù hợp của nội dung với đường lối, chính sách của Đảng, nguyện vọng của nhân dân, tức là phải đối chiếu nội dung của nó với đường lối, chính sách của Đảng, với nguyện vọng của nhân dân để xác định mức độ sự phù hợp giữa các nội dung đó [48]

Bên cạnh đó, tính chính trị của văn bản còn thể hiện trong việc các văn bản là phương tiện quan trọng để các cơ quan nhà nước thực hiện những nhiệm vụ chính trị của mình trong từng thời kỳ, từng giai đoạn cụ thể; vừa bảo đảm lợi ích chung của quốc gia, vừa bảo đảm lợi ích của từng ngành hay địa phương [48]

Như vậy, khi đáp ứng được những nội dung này, văn bản thể hiện vai trò của mình trong hoạt động của Nhà nước, thể hiện vai trò của Nhà nước trong hệ thống chính trị ở nước ta

- Sự phù hợp của văn bản với thẩm quyền ban hành

Mỗi cơ quan nhà nước được giao những thẩm quyền nhất định và chỉ

có quyền quyết định các vấn đề tong khuôn khổ thẩm quyền của mình Do đó văn bản quản lý nhà nước phải được ban hành trong khuôn khổ thẩm quyền của cơ quan nhà nước ban hành nó

Thẩm quyền ban hành quyết định quản lý hành chính nhà nước gồm:

- Thẩm quyền nội dung;

- Thẩm quyền hình thức;

Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước về nội dung thể hiện ở chổ mỗi cơ quan nhà nước chỉ được ban hành văn bản quy định về những vấn đề nhất định thuộc lĩnh vực quản lý được giao hay được xem xét giải quyết những vấn đề cụ thể nhất định nào đó Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước về hình thức là thẩm quyền của một cơ quan được ban hành những loại văn bản với những hình thức pháp lý tên gọi nhất định tùy theo tính chất,