Bài thảo luận quản trị sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Bài thảo luận quản trị sự kiện giới thiệu sản phẩm mới CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN1.1Khái luận về sự kiện1.1.1Các khái niệmKhái niệm sự kiện Sự kiện là những hoạt động đặc biệt được tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng để tác động vào sự ghi nhớ tới đối tượng được xác định.Khái niệm tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là các hoạt động xã hội trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, thể thao, hội nghị, hội thảo, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác có liên quan đến phong tục tập quán, lễ hội, văn hóa... Hay nói cách khác, tổ chức sự kiện là những hoạt động xã hội không giới hạn về phạm vi thời gian, không gian và ngành nghề, lĩnh vực.Khái niệm quản trị sự kiện Quản trị sự kiện là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng của chủ thể sự kiện lên tập thể lao động, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để đạt mục tiêu đề ra theo đúng luật pháp và chuẩn mực xã hội.1.1.2Sự phát triển của tổ chức sự kiện và vai trò của tổ chức sự kiện1.1.2.1Sự phát triển của tổ chức sự kiện Từ thuở xa xưa, con người đã tổ chức sự kiện để hiện thực hóa ý tưởng về các lực lượng siêu nhiên chi phối mạnh mẽ cuộc sống của mình và để ghi lại những dấu mốc cho cuộc sống của họ. Tuy nhiên, lúc đó sự kiện do các thành viên trong cộng đồng cùng chung tay tổ chức. Mãi cho đến cuối những năm 80 thế kỷ 20 ngành công nghiệp sự kiện mới ra đời. Mặc dù mới ra đời , nhưng ngành công nghiệp này có tốc độ phát triển rất nhanh và hứa hẹn sẽ còn tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Vậy đâu là những yếu tố quan trọng thúc đẩy sự ra đời của ngành công nghiệp này? Có bốn yếu tố chính thúc đẩy sự ra đời ngành công nghiệp sự kiện trên thế giới: Sự gia tăng mạnh mẽ nhu cầu tổ chức sự kiện, yêu cầu tính chuyên môn hóa trong công tác tổ chức sự kiện để đảm bảo sự kiện mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và các bên liên quan, những thành tựu về công nghệ tin học và truyền thông, sự gia tăng các nhà tài trợ, cũng như sự ủng hộ của các chính phủ đối với sự kiện. Các bộ phận hợp thành ngành công nghệ sự kiện:+ Các nhà tổ chức sự kiện+ Các công ty quản lý sự kiện+ Các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện+ Các hiệp hội ngành+ Các cơ quan công quyền1.1.2.2Vai trò của tổ chức sự kiệna.Vai trò của sự kiện với kinh tế, du lịchTích cưc+ Quảng cáo cho điểm đến và gia tăng lượng khách+ Gia tăng thu nhập từ thuế + Cơ hội kinh doanh+ Các hoạt động thương mại+ Tạo việc làm+ Kéo dài thời gian lưu trú+ Khả năng sinh lợi caoTiếu cực + Sự phản ứng của người dân địa phương+ Tính xác thực thấp+ Thiệt hại hình ảnh điểm đến+ Khai thác quá mức + Tăng giá, chi phí cơ hội+ Quản lý tài chính yếu kém+ Thiệt hại về tài chínhb. Vai trò của sự kiện với văn hóa, xã hội Tích cực+ Đánh dấu mốc quan trọng trong đời sống văn hóa+ Chia sẻ trải nghiệm giả trí+ Đem lại sức sống mới cho văn hóa truyền thống+ Tăng niềm tự hào cộng đồng+ Xác nhận giá trị văn hóa tộc người+ Giới thiệu, khích lệ, khai thác các khae năng tiềm tàng+ Mở rộng giao lưu văn hóaTiêu cực+ Tắc nghẽn giao thông, phá vỡ lối sống dân cư, gián đoạn hoạt động kinh doanh+ Tăng giá, khan hiếm hàng hóa + Có thể nảy sinh hiện tượng mất an ninh, trật tự+ Sự xa lánh cộng đồng+ Lôi kéo cộng đồng vào hành vi a dua và xuyên tạc sự thật+ Hình ảnh cộng đồng tiêu cựcc. Vai trò của sự kiện với tự nhiên, môi trường Tích cực+ Nâng cao tính nhạy cảm về môi trường + Cải thiện giao thông, thông tin liên lạc+ Đổi mới cảnh quanTiêu cực + Ô nhiễm môi trường: rác thải, tiếng ồn, không khí+ Phá hỏng các di sản+ Rối loạn, tắc nghẽn giao thôngd. Vai trò của sự kiện với các thành phần tham gia+ Đối với nhà đâu tư sự kiện hay đơn vị chủ nhà+ Đối với đơn vị chuyên tổ chức sự kiện+ Đới với nhà cung ứng dịch vụ trung gian+ Đối với khách mời1.1.3Phân loại sự kiện Trong quá trình nghiên cứu, dịch vụ tổ chức sự kiện được phân loại thành những nhóm khác nhau, với mỗi nhóm sự kiện được phân loại theo những tiêu chí nhất định được gọi là loại hình sự kiện. Các tiêu chí được sử dụng trong phân loại sự kiện bao gồm:Quy mô, lãnh thổ.Thời gian.Hình thức và mục đích sự kiện.1.1.3.1. Theo quy mô, lãnh thổ. Quy mô lãnh thổ là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào số lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô.Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá dài, nội dung hoạt động đa dạng phong phú. Ví dụ như: Lễ hội chùa Hương, Lễ hội Đền Hùng, SEAGAME,..Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thưởng giới hạn trng phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít. Ví dụ: hội nghị tổng kết của công ty A, buổi lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty X, một cuộc họp lớp cuối năm,... Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương (lễ kỉ niệm 60 năm ngày thành lập xã A), sự kiện của một vùng (Lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên), sự kiện quốc gia ( Hội khỏe Phù Đổng toàn quốc lần thứ...), sự kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic). 1.1.3.2. Theo thời gian Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ.Theo độ dài thời gian, cứ cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: sự kiện dài ngày và sự kiện ngắn ngày.Theo tính mùa vụ thì có thể chia thành: sự kiện thường niên và sự kiện khôngthường niên. Sự kiện thường niên diễn ra vào những thời điểm nhất định như: hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đầu năm cuối năm và các lễ hội thường niên khác. Sự kiện không thường niên: không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các năm (lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào, triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A,..).1.1.3.3. Theo hình thức, mục đích Đây là cách phân loại phổ biến, có ý nghĩa trng nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó đi liền với nhau. Một số những sự kiện thường gặp như:Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)+ Triển lãm (Exhibitions)+ Hội chợ thương mại (Trade fairs)+ Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm mới (Brand anh products launches)Sự kiện giáo dục, khoa học: + Hội thảo, hội nghị về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học,...+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, gặp mặt sinh viên xuất sắc.+ Các trò chơi mang tính giáo dục.Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí.+ Hội thi nghệ thuật (Tiếng hát sinh viên Thương mại, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp,...)+ Hòa nhạc, diễn sống, liveshow.+ Khai trương, giới thiệu ban nhạc mới, album mới. Ngoài ra còn có một số những sự kiện khác như: sự kiện liên quan đến thể thao, truyền thông, văn hóa truyền thống,...1.1.4Nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện1.1.4.1. Các yếu tố vĩ mô. Bao gồm các yếu tố, các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng có tác động, ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện.Môi trường nhân khẩu học Bao gồm các vấn đề về dân số và con người như quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp ... tạo ra các loại thị trường cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, vì vậy môi trường nhân khẩu học là mối quan tâm lớn của các nhà hoạt động thị trường.Những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện thường quan tấm đến môi trường nhân khẩu học trước hết là ở quy mô và tốc độ tăng dân số. Bởi vì, hai chỉ tiêu đó phản ánh trực tiếp nhu cầu tổng quát trong hiện tại và tương lai, do đó nó phản ánh sự phát triển hay suy thoái của thị trường. Sự thay đổi về cơ cấu tuổi tác, quy mô hộ gia đình cũng làm thay đổi cơ cấu khách hàng tiềm năng, tác động quan trọng đến cơ cấu tiêu dùng và nhu cầu về các loại hàng hóa. Vì vậy làm cho các hoạt động tổ chức sự kiện thay đổi thường xuyên, liên tục. Môi trường kinh tế Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế, cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua, cơ cấu chị tiêu khác nhau đối với các thị trường hàng hóa khác nhau. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện, thì các sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh, thương mại của các doanh nghiệp chiếm hơn 60% về số lượng và 75% về ngân sách tổ chức. Mà nhu cầu của các doanh nghiệp lại chịu ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường kinh tế do đó, theo tính chất bắc cầu, môi trường kinh tế có ảnh hưởng lớn đến các hoạt động tổ chức sự kiện.Môi trường chính trị Là một trong những yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quết định tổ chức sự kiện của cả nhà đầu tư và tổ chức sự kiện. Nó bao gồm hệ thống luật và các văn bản dưới luật, các công cụ, các chính sách của nhà nước, tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành của Chính phủ và các tổ chức chính trị, xã hội. Sự tác động của môi trường chính trị đến các quyết định tổ chức sự kiện phản ánh sự tác động can thiệp của các chủ thế quản lý vĩ mô tới kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, các quy định của nhà nước về thủ tục hành chính sẽ tác động không nhỏ đến hoạt động tổ chức sự kiện nếu không nắm vững điều này, sẽ gặp khó khăn rất lớn trong quá trình sự kiện diễn ra. Bên cạnh đó, còn các yếu tố như: môi trường văn hóa, môi trường công nghệ kỹ thuật, môi trường tự nhiên.1.1.4.2. Các yếu tố vi mô Để tổ chức thành công một sự kiện, nhà quản trị phải sử dụng tối ưu các nguồn lực của mình, ngoài ra cũng cần cân nhắc ảnh hưởng của những người cung ứng dịch vụ trung gian, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà đầu tư.Các yếu tố vi mô bao gồm:Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện.Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện.Khách hàngĐối thủ cạnh tranhChính quyền địa phương nơi diễn ra sự kiện.1.2Lập kế hoạch tổ chức sự kiện1.2.1 Tổ chức đưa đón, tiếp khách Các nội dung cơ bản của việc đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện bao gồm:Chuẩn bị đón tiếp khách:Chuẩn bị thành phần tiếp đón khách: các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện.Phân công nhóm đón tiếp khách.Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự kiện.Chuẩn bị đội ngũ lễ tân, PG,… cần thiết cho việc đón khách.Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị cần thiết cho việc đón khách:Khu vực đón tiếp cần được trang trí đẹp mắt, trang trọng, đảm bảo các yêu cầu về thẩm mỹ cũng như có đầy đủ thông tin về các bên liên quan trong sự kiện. Tại khu vực đón tiếp cần có các trang thiết bị về ánh sáng, âm thanh, các baner, biển hiệu,… để khách có thể nhận biết.Xác định phương tiện chở khách: Để đảm bảo sự an toàn cho khách, sự tôn trọng của bên tổ chức sự kiện với khách mời, thẻ hiện được quy mô, tầm cỡ của sự kiện, chúng ta cần đưa ra các phương án cho việc đưa đón khách mời tới với sự kiện. Nếu cần thiết, phải liên hệ với các bên cung ứng dịch vụ vận chuyển để có thể đưa đón khách mời tới với sự kiện. Bên tổ chức cần sắp xếp nơi để xe hợp lý, thuận tiện cho khách tới với sự kiện, cần đảm bảo an ninh, an toàn cho các phương tiện cũng như tránh các trường hợp mất trật tự tại nơi diễn ra sự kiện.Đón tiếp kháchViệc tổ chức đón tiếp khách cần được diễn ra theo trình tự: Chào hỏi, cảm ơn khách mời khi khách tới với sự kiện.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN

1.1 Khái luận về sự kiện

1.1.1 Các khái niệm

Khái niệm sự kiện

Sự kiện là những hoạt động đặc biệt được tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng để tác động vào sự ghi nhớ tới đối tượng được xác định

Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là các hoạt động xã hội trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, thể thao, hội nghị, hội thảo, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác có liên quan đến phong tục tập quán, lễ hội, văn hóa Hay nói cách khác, tổ chức sự kiện là những hoạt động xã hội không giới hạn về phạm vi thời gian, không gian và ngành nghề, lĩnh vực

Khái niệm quản trị sự kiện

Quản trị sự kiện là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng của chủ thể sự kiện lên tập thể lao động, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để đạt mục tiêu đề ra theo đúng luật pháp và chuẩn mực xã hội

1.1.2 Sự phát triển của tổ chức sự kiện và vai trò của tổ chức sự kiện

1.1.2.1 Sự phát triển của tổ chức sự kiện

Từ thuở xa xưa, con người đã tổ chức sự kiện để hiện thực hóa ý tưởng về các lực lượng siêu nhiên chi phối mạnh mẽ cuộc sống của mình và để ghi lại những dấu mốc cho cuộc sống của họ Tuy nhiên, lúc đó sự kiện do các thành viên trong cộng đồng cùng chung tay tổ chức Mãi cho đến cuối những năm 80 thế kỷ 20 ngành công nghiệp sự kiện mới ra đời Mặc dù mới ra đời , nhưng ngành công nghiệp này có tốc độ phát triển rất nhanh và hứa hẹn sẽ còn tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong tương lai Vậy đâu là những yếu tố quan trọng thúc đẩy

sự ra đời của ngành công nghiệp này? Có bốn yếu tố chính thúc đẩy sự ra đời ngành công nghiệp sự kiện trên thế giới: Sự gia tăng mạnh mẽ nhu cầu tổ chức sự kiện, yêu cầu tính chuyên môn hóa trong công tác tổ chức sự kiện để đảm bảo sự kiện mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và các bên liên quan, những thành tựu về công nghệ tin học và truyền thông, sự gia tăng các nhà tài trợ, cũng như sự ủng hộ của các chính phủ đối với sự kiện

Các bộ phận hợp thành ngành công nghệ sự kiện:

+ Các nhà tổ chức sự kiện

+ Các công ty quản lý sự kiện

+ Các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện

+ Các hiệp hội ngành

+ Các cơ quan công quyền

1.1.2.2 Vai trò của tổ chức sự kiện

a.Vai trò của sự kiện với kinh tế, du lịch

- Tích cưc

+ Quảng cáo cho điểm đến và gia tăng lượng khách

+ Gia tăng thu nhập từ thuế

+ Cơ hội kinh doanh

+ Các hoạt động thương mại

+ Tạo việc làm

+ Kéo dài thời gian lưu trú

+ Khả năng sinh lợi cao

- Tiếu cực

+ Sự phản ứng của người dân địa phương

+ Tính xác thực thấp

+ Thiệt hại hình ảnh điểm đến

+ Khai thác quá mức

+ Tăng giá, chi phí cơ hội

+ Quản lý tài chính yếu kém

+ Thiệt hại về tài chính

b Vai trò của sự kiện với văn hóa, xã hội

- Tích cực

+ Đánh dấu mốc quan trọng trong đời sống văn hóa

+ Chia sẻ trải nghiệm giả trí

+ Đem lại sức sống mới cho văn hóa truyền thống

+ Tăng niềm tự hào cộng đồng

+ Xác nhận giá trị văn hóa tộc người

+ Giới thiệu, khích lệ, khai thác các khae năng tiềm tàng

+ Mở rộng giao lưu văn hóa

- Tiêu cực

+ Tắc nghẽn giao thông, phá vỡ lối sống dân cư, gián đoạn hoạt động kinh doanh + Tăng giá, khan hiếm hàng hóa

+ Có thể nảy sinh hiện tượng mất an ninh, trật tự

+ Sự xa lánh cộng đồng

+ Lôi kéo cộng đồng vào hành vi a dua và xuyên tạc sự thật

+ Hình ảnh cộng đồng tiêu cực

c Vai trò của sự kiện với tự nhiên, môi trường

- Tích cực

+ Nâng cao tính nhạy cảm về môi trường

+ Cải thiện giao thông, thông tin liên lạc

+ Đổi mới cảnh quan

- Tiêu cực

+ Ô nhiễm môi trường: rác thải, tiếng ồn, không khí

+ Phá hỏng các di sản

+ Rối loạn, tắc nghẽn giao thông

d Vai trò của sự kiện với các thành phần tham gia

+ Đối với nhà đâu tư sự kiện hay đơn vị chủ nhà

+ Đối với đơn vị chuyên tổ chức sự kiện

+ Đới với nhà cung ứng dịch vụ trung gian

+ Đối với khách mời

1.1.3 Phân loại sự kiện

Trong quá trình nghiên cứu, dịch vụ tổ chức sự kiện được phân loại thành những nhóm khác nhau, với mỗi nhóm sự kiện được phân loại theo những tiêu chí nhất định được gọi là loại hình sự kiện Các tiêu chí được sử dụng trong phân loại sự kiện bao gồm:

- Quy mô, lãnh thổ

- Thời gian

- Hình thức và mục đích sự kiện

1.1.3.1 Theo quy mô, lãnh thổ.

Quy mô lãnh thổ là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào số lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại

mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô

- Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá dài, nội dung hoạt động đa dạng phong phú Ví dụ như: Lễ hội chùa Hương,

Lễ hội Đền Hùng, SEAGAME,

- Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thưởng giới hạn trng phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít Ví dụ: hội nghị tổng kết của công ty A, buổi lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty X, một cuộc họp lớp cuối năm,

Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương (lễ kỉ niệm 60 năm ngày thành lập xã A), sự kiện của một vùng (Lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên), sự kiện quốc gia ( Hội khỏe Phù Đổng toàn quốc lần thứ ), sự kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic)

1.1.3.2 Theo thời gian

Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ

- Theo độ dài thời gian, cứ cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành:

sự kiện dài ngày và sự kiện ngắn ngày

- Theo tính mùa vụ thì có thể chia thành: sự kiện thường niên và sự kiện không thường niên Sự kiện thường niên diễn ra vào những thời điểm nhất định như: hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đầu năm/ cuối năm và các lễ hội thường niên khác Sự kiện không thường niên: không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các năm (lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào, triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A, )

1.1.3.3 Theo hình thức, mục đích

Đây là cách phân loại phổ biến, có ý nghĩa trng nghiệp vụ tổ chức sự kiện Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó đi liền với nhau Một số những sự kiện thường gặp như:

- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp

+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)

+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)

+ Triển lãm (Exhibitions)

+ Hội chợ thương mại (Trade fairs)

+ Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm mới (Brand anh products launches)

- Sự kiện giáo dục, khoa học:

+ Hội thảo, hội nghị về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học,

+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, gặp mặt sinh viên xuất sắc

+ Các trò chơi mang tính giáo dục

- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí

+ Hội thi nghệ thuật (Tiếng hát sinh viên Thương mại, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp, )

+ Hòa nhạc, diễn sống, liveshow

+ Khai trương, giới thiệu ban nhạc mới, album mới

Ngoài ra còn có một số những sự kiện khác như: sự kiện liên quan đến thể thao, truyền thông, văn hóa truyền thống,

1.1.4 Nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện

1.1.4.1 Các yếu tố vĩ mô.

Bao gồm các yếu tố, các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng có tác động, ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện

Môi trường nhân khẩu học

Bao gồm các vấn đề về dân số và con người như quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp tạo ra các loại thị trường cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, vì vậy môi trường nhân khẩu học là mối quan tâm lớn của các nhà hoạt động thị trường

Những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện thường quan tấm đến môi trường nhân khẩu học trước hết là ở quy mô và tốc độ tăng dân số Bởi vì, hai chỉ tiêu đó phản ánh trực tiếp nhu cầu tổng quát trong hiện tại và tương lai,

do đó nó phản ánh sự phát triển hay suy thoái của thị trường Sự thay đổi về cơ cấu tuổi tác, quy mô hộ gia đình cũng làm thay đổi cơ cấu khách hàng tiềm năng, tác động quan trọng đến cơ cấu tiêu dùng và nhu cầu về các loại hàng hóa Vì vậy làm cho các hoạt động tổ chức sự kiện thay đổi thường xuyên, liên tục

Môi trường kinh tế

Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế, cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn

về thị trường và sức mua, cơ cấu chị tiêu khác nhau đối với các thị trường hàng hóa khác nhau Theo đánh giá của nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện, thì các sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh, thương mại của các doanh nghiệp chiếm hơn 60% về số lượng và 75% về ngân sách tổ chức Mà nhu cầu của các doanh nghiệp lại chịu ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường kinh tế do đó, theo tính chất bắc cầu, môi trường kinh tế có ảnh hưởng lớn đến các hoạt động tổ chức sự kiện

Môi trường chính trị

Là một trong những yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quết định tổ chức sự kiện của cả nhà đầu tư và tổ chức sự kiện Nó bao gồm hệ thống luật và các văn bản dưới luật, các công cụ, các chính sách của nhà nước, tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành của Chính phủ và các tổ chức chính trị, xã hội Sự tác động của môi trường chính trị đến các quyết định tổ chức sự kiện phản ánh sự tác động can thiệp của các chủ thế quản lý vĩ mô tới kinh doanh của doanh nghiệp Ví dụ, các quy định của nhà nước về thủ tục hành chính sẽ tác động không nhỏ đến hoạt động tổ chức sự kiện nếu không nắm vững điều này, sẽ gặp khó khăn rất lớn trong quá trình sự kiện diễn ra

Bên cạnh đó, còn các yếu tố như: môi trường văn hóa, môi trường công nghệ

kỹ thuật, môi trường tự nhiên

1.1.4.2 Các yếu tố vi mô

Để tổ chức thành công một sự kiện, nhà quản trị phải sử dụng tối ưu các nguồn lực của mình, ngoài ra cũng cần cân nhắc ảnh hưởng của những người cung ứng dịch vụ trung gian, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà đầu tư

Các yếu tố vi mô bao gồm:

Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện.

Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện

Khách hàng

Đối thủ cạnh tranh

Chính quyền địa phương nơi diễn ra sự kiện

1.2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

1.2.1 Tổ chức đưa đón, tiếp khách

Các nội dung cơ bản của việc đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện bao gồm:

Chuẩn bị đón tiếp khách:

Chuẩn bị thành phần tiếp đón khách: các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện

Phân công nhóm đón tiếp khách

Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự kiện Chuẩn bị đội ngũ lễ tân, PG,… cần thiết cho việc đón khách

Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị cần thiết cho việc đón khách: Khu vực đón tiếp cần được trang trí đẹp mắt, trang trọng, đảm bảo các yêu cầu

về thẩm mỹ cũng như có đầy đủ thông tin về các bên liên quan trong sự kiện Tại khu vực đón tiếp cần có các trang thiết bị về ánh sáng, âm thanh, các baner, biển hiệu,… để khách có thể nhận biết

Xác định phương tiện chở khách:

Để đảm bảo sự an toàn cho khách, sự tôn trọng của bên tổ chức sự kiện với khách mời, thẻ hiện được quy mô, tầm cỡ của sự kiện, chúng ta cần đưa ra các phương án cho việc đưa đón khách mời tới với sự kiện Nếu cần thiết, phải liên

hệ với các bên cung ứng dịch vụ vận chuyển để có thể đưa đón khách mời tới với

sự kiện Bên tổ chức cần sắp xếp nơi để xe hợp lý, thuận tiện cho khách tới với

sự kiện, cần đảm bảo an ninh, an toàn cho các phương tiện cũng như tránh các trường hợp mất trật tự tại nơi diễn ra sự kiện

Đón tiếp khách

Việc tổ chức đón tiếp khách cần được diễn ra theo trình tự:

- Chào hỏi, cảm ơn khách mời khi khách tới với sự kiện

- Kiểm tra thông tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến với sự kiện

- Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách đúng với quy tắc xã giao

- Với các khách đặc biệt, cần phân công người đi theo để hướng dẫn

Tiếp đón khách tới với sự kiện cần chú ý về thái độ, lời nói sao cho khách mời tới cảm thấy hài lòng, được tôn trọng

Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách

- Hướng dẫn khách đăng ký thông tin

- Phát tài liệu, quà cho khách

- Hướng dẫn khách đi vào khu vực chính của sự kiện

Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện

Cần phân công các nhân viên mời và hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức

sự kiện một cách tận tình, chu đáo

1.2.2 Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng

Không gian

Không gian thực hiện sự kiện là nơi sự kiện diễn ra, nó bao gồm mặt bằng, không gian và các yếu tố xung quanh sự kiện Không gian sự kiện bao gồm:

1 Khu vực đón tiếp: cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp

2 Các lối đi lại: lối đi chính, lối đi cho khách VIP, lối đi đến các dịch vụ bổ trợ

3 Khu vực kỹ thuật

4 Khu vực triển khai sự kiện: sân khấu, bục diễn thuyết,…

5 Khu vực cung cấp dịch vụ bổ trợ: khu vực giải lao, vệ sinh, nghỉ ngơi, tham quan, giải trí,…

6 Lối thoát hiểm và khu vực sơ cứu

Tùy mục đích hướng đến của các chương trình mà ban tổ chức cần tổ chức ra các không gian cho hợp lý Cần chú ý đến không gian để có thể lắp đặt hệ thống âm thanh, sáng sáng cho phù hợp, tạo hiệu ứng tốt cho sự kiện diễn ra

Âm thanh

Trong tổ chức sự kiện, âm thanh có vai trong việc truyền tin, là yếu tố kích thích vào không gian tổ chức sự kiện, tác động lên bầu không khí của sự kiện Âm thanh cũng có vai trò trong việc giao tiếp giữa quản lý, nhân viên, kỹ thuật viên, tạo ta các bản ghi âm và phát sóng âm thanh Hệ thống âm thanh trong sự kiện bao gồm:

1 Dàn điều khiển âm thanh

2 Phụ kiện dây nối

3 Màn hình

4 Thiết bị quay chậm giọng nói

5 Loa

6 Micro…

Âm thanh trong tổ chức sự kiện cần đảm bảo các yêu cầu:

7 Chú ý đến những loại âm thanh được khuếch đại

8 Số lượng, lứa tuổi tham gia

9 Thuộc tính âm học của phòng

10.Khích thước, loại và vị trí âm loa

11.Tính trễ của âm thanh

Về ngôn ngữ trong sự kiện: tùy vào loại sự kiện mà chọn loại ngôn ngữ cho phù hợp, cần xác định được ngôn ngữ chủ đạo trong sự kiện Trong trường hợp sử dụng phiên dịch, cần lưu ý đến trang thiết bị cần thiết cho đối tượng này

Ánh sáng

Cùng với âm thanh, ánh sáng cũng là yếu tố tác động đến không gian tổ chức, diễn ra sự kiện Tùy vào không gian, mục đích của sự kiện mà có các phương thức bố trí và lắp đặt hệ thống ánh sáng sao cho phù hợp Ánh sáng có vai trò trong việc thu hút ánh nhìn của những người tham gia sự kiện, là thủ pháp truyền tải chủ đề cho sự kiện, nâng cao hình ảnh trang trí, ẩm thực hay thay đổi tâm trạng của những người tham gia sự kiện Hơn hết, ánh sáng có vai trò trong việc giữ gìn trật tự, an ninh trong lúc sự kiện được diễn ra

Các yêu cầu khi thiết kế ánh sáng:

1 Đảm bảo tính khoa học, hiện đại

2 Đảm bảo tính nghệ thuật

3 Đảm bảo hiệu quả chiếu sáng

4 Đảm bảo yêu cầu năng lượng

5 Mức độ ảnh hưởng đến linh kiện điện của hệ thống khác

1.2.3 Tổ chức ăn uống trong sự kiện

Ngoài các hình thức ăn đơn giản như tiệc giải lao (coffeebreak) diễn ra trong thời gian nghỉ, bên tổ chức sự kiện cũng cần lên kế hoạch đối với các hình thức

ăn uống khác Các công việc cần chú ý như: lập kế hoạch; lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ ăn uống; bàn bạc, ký kết các hợp đồng; kiểm tra, phối hợp cung ứng dịch vụ; dự tính, xử lý các tình huống; tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng

1 Lên thực đơn

Dự toán chi phí cho thực đơn sẽ cung cấp cho sự kiện: chi phí cố định, chi phí thực phẩm, chi phí khác Những chi phí này sẽ được các bên có liên quan bàn bạc và thống nhất với nhau trước khi quyết định ký hợp đồng

Thống nhất và kiểm tra thực đơn đảm bảo các yêu cầu:

- Thực đơn phong phú, đa dạng

- Đảm bảo về mặt dinh dưỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế

- Cơ cấu món ăn hợp lý

- Đảm bảo có các món ăn đặc sản của địa phương

- Thực đơn phải có sự thay đổi

- Ghi rõ các chế độ ăn kiêng hoặc các yêu cầu đặc biệt

- Số lượng món ăn/ lượng thức ăn từng bữa cần được ghi rõ

2 Thông báo về địa điểm, thời gian tổ chức ăn uống

Trong hoạt động cần thông báo cho khách thời gian, địa điểm tổ chức hoạt động ăn uống để khách mời có thể nắm rõ Trước khi bữa ăn được diễn ra, nhân viên tổ chức cần có mặt để sắp xếp bàn ghế, bố trí chỗ ngồi hợp lý cho khách mời Khi khách tới có thể hướng dẫn, sắp xếp cho khách một cách nhanh chóng, đúng khu vực, hạn chế tình trạng lộn xộn

3 Thông báo về thực đơn cho khách

Khi khách ngồi vào bàn, ổn định vị trí, nhân viên cần thông báo về thực đơn cho khách, giới thiệu cho khách biết các món ăn, cách thức sử dụng món, sau đó, nhân viên chúc quý khách ngon miệng trước khi khách dùng bữa Trong khi khách dùng bữa, nhân viên cần quan sát để có thể xử lý được các tình huống có thể phát sinh nhằm xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất

4 Xin thông tin phản hồi từ khách

Sau khi kết thúc ăn uống, nhân viên xin thông tin phản hồi của khách về chất lượng dịch vụ cho nhà hàng, tiếp nhận và ghi chếp lại thông tin từ khách để viết báo cáo lại cho ban tổ chức sự kiện

1.2.4 Tổ chức quay phim, chụp ảnh và các hoạt động vui chơi giải trí

Hoạt động quay phim, chụp ảnh là hoạt động ghi lại những nội dung đã diễn

ra trong sự kiện nhằm lưu lại làm tư liệu để sử dụng cho hoạt động marketing, cung cấp cho báo chí, truyền thông,… Hoạt động quay phim, chụp ảnh cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của tổ chức, tâm huyết khi làm nên một sự kiện Quay phim chụp hình trong sự kiện là phương thức quảng bá hữu hiệu cho doanh nghiệp, đóng vai trò cốt lõi trong việc truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến với những người không tham gia sự kiện vì một vài lý do chủ quan cũng như khách quan Nó cũng tạo hiệu ứng tích cực khi doanh nghiệp muốn truyền tải thông tin tới với khách hàng Một bài báo chỉ có chữ mà không có hình ảnh, một bản tin không có Video sẽ ít có hiệu quả tác động tới người nghe, người xem

Cần lên kế hoạch cho việc quay phim, chụp ảnh, lên danh sách dự trù kinh phí cho hoạt động này Tùy vào mục đích của sự kiện mà mời các tổ chức tới để quay phim, chụp hình cho phù hợp Việc tổ chức quay phim, chụp ảnh cũng cần lên kịch bản và biên tập về nội dung sao cho hoạt động được diễn ra suôn sẻ, khớp với tiến trình tổ chức sự kiện, ghi lại hoạt động một cách đầy đủ, tránh những thiếu xót không đáng có trong sự kiện Đơn vị tổ chức cũng cần lên danh sách về thời gian chụp ảnh, các đối tượng tham gia quay phim chụp ảnh cho sự kiện nhằm sắp xếp các góc quay cho hợp lý

Các hoạt động vui chơi giải trí trong sự kiện cũng cần được chú trọng Để sự kiện thành công cần tổ chức được các hoạt động vui chơi giải trí hấp dẫn, lành mạnh, thu hút được sự chú ý của nhiều người Cần xác định được các trò chơi sẽ diễn ra trong sự kiện, xác định người điều hành trò chơi, cách thức trò chơi được diễn ra Trò chơi cần có liên quan tới nội dung của sự kiện, tạo ra sự gắn kết và hiệu ứng truyền thông tốt Bố trí tốt về nhân lực, dụng cụ, đồ dùng, trang thiết bị cần thiết cho trò chơi diễn ra an toàn, vui vẻ Có thể dành các phần quà cho những người thắng cuộc trong trò chơi để cảm ơn sự hưởng ứng nhiệt của những người tham gia

1.3 Đánh giá sự kiện

1.3.1 Hoạt động sau sự kiện và các tình huống

Các hoạt động sau sự kiện bao gồm: Đánh giá, tổng kết và báo cáo

Sau khi sự kiện được diễn ra thì cần phải làm các việc sau để gửi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty: