Vv báo cáo thống kê kỳ đầu năm học 2016-2017

Hệ thống hiển thị màn hình Xuất dữ liệu chi tiết bao gồm.1 Vùng tiêu chí : thực hiện thêm các tiêu chí cần xuất dữ liệu 2 Vùng khu vực : thực hiện chọn khu vực cần xuất dữ liệu 3 Vùng kỳ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC

Hà Nội 08/2016

MỤC LỤC

- Các chức năng chính của chương trình :

+ Quản lý giám sát kỳ báo cáo

+ Nhập số liệu – Import số liệu

+ Quản lý cây đơn vị

+ Xuất dữ liệu chi tiết

+ Xuất dữ liệu theo biểu

III. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

1 Cấp Sở, Phòng

1.1 Quản lý cây đơn vị

Các Sở giáo dục và Phòng giáo dục quản lý các đơn vị cấp dưới thông qua chứcnăng quản lý cây đơn vị Phục vụ cho việc quản lý đầu trường và danh mục các đơn vịcấp dưới

Bước 1 : Đăng nhập vào hệ thống.

Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công Người sử dụng nhấn chuột vào chức năng Quản

lý cây đơn vị

Bước 3 : Trên màn hình chọn tìm kiếm nâng cao và chọn các tiêu chí cần tìm kiếm

Bước 4 : Trên màn hình danh sách chọn trường cần thao tác Nhấn chuột vào biểu tượng

tại cột thao tác

Bước 5: Nhấn chuột vào liên kết Sửa thông tin.

Bước 6: Màn hình Sửa thông tin hiển thị, người sử dụng kiểm tra lại các thông tin Nhập

các thông tin cần sửa

Bước 7: Nhấn nút Lưu

Quay lại màn hình danh sách để xem thông tin của trường

1.2. Giám sát kỳ báo cáo

Hỗ trợ Sở, Phòng giám sát chi tiết tiến độ thực hiện báo cáo của các đơn vị cấp dưới.Các hình thức nộp báo cáo

Bước 1 : Sở, Phòng đăng nhập vào hệ thống

Bước 2:Click vào phần tiến độ

Bước 3 : Danh sách đơn vị tham gia kỳ báo cáo hiện ra.

Bước 4: Sở, phòng tích chọn vào các hình thức nộp báo cáo của các đơn vị cấp dưới

Bước 6: Click vào chốt số liệu nếu số liệu của đơn vị cấp dưới gửi lên là đúng.

Bước 7: Yêu cầu tổng hợp lại với các đơn vị sai số liệu.

1.3. Tổng hợp số liệu

Tạo 1 phiên bản dữ liệu tổng hợp của cấp Sở phòng bằng cách nhấn vào nút Tổng hợp số liệu trên hình

1.4. Rà soát số liệu

Chức năng này cho phép người dùng được khai thác số liệu dạng biểu phẳng

Có 2 loại biểu để khai thác số liệu:

- Biểu Hồ sơ trường: khi lựa chọn xuất biểu HST, hệ thống sẽ xuất ra số liệu tổng

tiêu chíhồ sơ trường của tất cả các trường trực thuộc đơn vị được chọn

- Biểu 5363: khi lựa chọn xuất biểu 5363, hệ thống sẽ xuất ra số liệu tiêu chí của Sở

được chọn

1.4.1 Xuất dữ liệu Hồ sơ trường dạng phẳng

Chức năng này cho phép người dùng thực hiện xuất dữ liệu dưới dạng file phẳng

 Các bước thực hiện:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản cấp Sở

Bước 2: Chọn tab Rà soát số liệu

Bước 3: Tại khung rà soát số liệu:

- Chọn năm học

Chọn kì báo cáo

Dữ liệu được xuất ra file Excel dạng phẳng như dưới đây:

1.4.2 Xuất dữ liệu Hồ sơ trường gom nhóm hoặc xuất biểu 5363

Chức năng này cho phép người dùng xuất dữ liệu dưới dạng file phẳng và thực hiện gộp nhóm các trường theo quận huyện

 Các bước thực hiện:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản cấp Sở

Bước 2: Chọn tab Rà soát số liệu

Bước 3: Tại khung rà soát số liệu:

Dữ liệu được xuất ra dạng cây như sau:

1.5. Khai thác số liệu

1.5.1 Xuất dữ liệu chi tiết

Chức năng này cho phép cấp Sở lấy số liệu chi tiết của của từng Phòng, trường trực thuộc, kỳ báo cáo theo các chỉ tiêu nhất định Người dùng được phép chọn chỉ tiêu cần lấy

số liệu, hệ thống sẽ xuất ra danh sách dữ liệu chi tiết của từng đơn vị được chọn

Sau khi đăng nhập, người dùng nhấn vào menu item: Xuất dữ liệu chi tiết

Hệ thống hiển thị màn hình Xuất dữ liệu chi tiết bao gồm.

1 Vùng tiêu chí : thực hiện thêm các tiêu chí cần xuất dữ liệu

2 Vùng khu vực : thực hiện chọn khu vực cần xuất dữ liệu

3 Vùng kỳ: thực hiện chọn Kỳ báo cáo cần xuất dữ liệu

4 Vùng biểu mẫu: chọn biểu mẫu

a Thêm tiêu chí

Tại màn hình Xuất dữ liệu chi tiết người sử dụng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhấn nút Thêm tiêu chí ở tại vùng bổ sung tiêu chí.

Hệ thống hiển thị màn hình thêm mới tiêu chí như hình dưới:

Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng dấu + màu xanh để hiển thị các nhóm tiêu chí cha –

nhóm tiêu chí con

Bước 3: Tại màn hình danh sách tiêu chí, tích chọn các tiêu chí cần xuất dữ liệu

Bước 4: Nhấn nút Thêm tiêu chí

Tại màn hình danh sách tiêu chí sau khi lựa chọn tiêu chí nếu người dùng chọn nút

Thêm tất cả thì hệ thống sẽ thực hiện thêm tất cả tiêu chí có trong nhóm tiêu chí con

Bước 2: Chọn loại hình hoặc loại trường tại vùng khu vực

Nhấn nút Lựa chọn đơn vị

Thực hiện tích chọn đơn vị

Bước 3: Tích chọn kỳ báo cáo

Bước 4: Tích chọn biểu mẫu

Bước 5: Nhấn nút Xuất Excel

Hệ thống xuất ra file Excel chi tiết như hình dưới

Dữ liệu của các ô tiêu chí trong file Excel được tính bằng tổng dữ liệu tiêu chí của cácphiên bản dữ liệu của các Kỳ báo cáo được tích chọn của các Sở được tích chọn thỏa mãnđiều kiện dưới đây:

- Sở có trạng thái là đã gửi dữ liệu lấy phiên bản có trạng thái là đã gửi dữ liệu

- Sở có trạng thái là đã chốt số liệu lấy phiên bản có trạng thái là đã chốt số liệu

- Sở có trạng thái là chưa gửi dữ liệu: lấy dữ liệu từ phiên bản dự thảo mới nhất hoặcphiên bản yêu cầu tổng hợp lại mới nhất

1.5.2 Xuất dữ liệu theo biểu

Chức năng này cho phép cấp Sở lấy số liệu chi tiết của của từng Phòng, trường trực thuộc, từng kỳ báo cáo theo biểu mẫu lựa chọn Người dùng có thể tải các tiêu chí và tự tạo biểu mẫu theo nhu cầu của riêng mình

Người dùng được phép chọn biểu mẫu cần lấy số liệu, hệ thống sẽ xuất ra danh sách

dữ liệu chi tiết của từng đơn vị được chọn

Sau khi đăng nhập, người dùng nhấn vào menu item: Xuất Excel theo biểu mẫu

Hệ thống hiển thị màn hình Xuất Excel theo biểu mẫu bao gồm

1 Vùng Chọn biểu mẫu: gồm có vùng biểu mẫu chung là các biểu mẫu do Bộ Giáodục & Đào tạo quy định chung và vùng biểu mẫu riêng do cấp Sở tự định nghĩa

a Tải danh sách tiêu chí

Chức năng này cho phép người dùng tải toàn bộ danh sách tiêu chí trong hệ thống Người dùng nhấn vào liên kết Tải danh sách tiêu chí:

Hệ thống thực hiện xuất file Excel chứa toàn bộ các tiêu chí trong hệ thống

b Thêm biểu mẫu thuộc nhóm biểu mẫu tự định nghĩa

Chức năng này cho phép người dùng cấp Sở tự thêm mới các biểu mẫu thuộc nhóm biểu mẫu tự định nghĩa

Tại vùng biểu mẫu riêng, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhấn chuột vào vùng Thêm biểu mẫu

Màn hình thêm mới biểu mẫu hiển thị

Bước 2: Tại cửa sổ chọn file, nhấn chuột vào nút Chọn file

Màn hình Chọn file hiển thị

Bước 3: Chọn file biểu mẫu cần tải, nhấn nút Open

Bước 4 Tại màn hình Thêm biểu mẫu, nhấn nút Lưu

Sau khi lưu thành công File biểu mẫu được hiển thị lên giao diện như hình

c Thêm biểu mẫu thuộc nhóm biểu mẫu con thuộc nhóm biểu mẫu tự định nghĩa

Chức năng này cho phép người dùng cấp Sở tự thêm mới các nhóm biểu mẫu cha, nhóm biểu mẫu con và các biểu mẫu tự định nghĩa thuộc nhóm biểu mẫu riêng

Bước 1: Tại vùng biểu mẫu riêng, nhấn chuột vào vùng thêm nhóm và nhập tên nhóm

Bước 2: Nhấn chuột vào dấu + để chọn nhóm biểu mẫu cha – nhóm biểu mẫu con

Bước 3: Nhấn chuột vào nút Thêm biểu mẫu

Màn hình Chọn file biểu mẫu hiển thị

Bước 4: Màn hình chọn file hiển thị, nhấn nút Chọn file

Màn hình chọn file biểu mẫu hiển thị.

Bước 5: Chọn đường dẫn đến file

Bước 6: Nhấn nút Lưu

Sau khi lưu thành công File biểu mẫu được hiển thị lên giao diện như hình

d Cáchtạo file Excel biểu mẫu

File excel biểu mẫu

Tại file Excel tiêu chí, tạo sheet biểu mẫu như sau:

1 Nhập tên tiêu chí

2 Nhập mã tiêu chí theo form: Mã tiêu chí

File excel biểu mẫu liệt kê danh sách số liệu theo đơn vị

Hệ thống cho phép tạo file biểu mẫu với dữ liệu khi xuất ra file excel sẽ là danh sách số liệu chi tiết của từng đơn vị được chọn

Cách tạo biểu mẫu như hình sau:

Trong đó

1 Từ khóa LOOP: bắt đầu liệt kê danh sách đơn vị từ dòng này

2 Từ khóa ROW_NUM: khi xuất dữ liệu từ khóa này sẽ chuyển thành số thứ tự của

3 Từ khóa DEPT_NAME: khi xuất dữ liệu từ khóa này sẽ chuyển thành tên đơn vị được chọn

4 Mã tiêu chí

5 Từ khóa END_LOOP: kết thúc liệt kê dữ liệu theo đơn vị

Sau khi nhập cấu trúc trên kết quả hiển thị sau khi Xuất Excel như sau:

e Tải biểu mẫu

Tại vùng biểu mẫu, sau khi lựa chọn nhóm biểu mẫu cha – nhóm biểu mẫu con – biểu mẫu, người dùng nhấn chuột vào phía bên phải của biểu mẫu:

Bước 1: Nhấn chuột vào biểu tượng mũi tên bên phải biểu mẫu.

Bước 3: Nhấn nút Ok

Hệ thống thực hiện xuất file excel xuống máy người dùng

f Xóa biểu mẫu

Tại vùng biểu mẫu, sau khi lựa chọn nhóm biểu mẫu cha – nhóm biểu mẫu con – biểu mẫu, người dùng nhấn chuột vào phía bên phải của biểu mẫu:

Bước 1: Nhấn chuột vào biểu tượng mũi tên bên phải biểu mẫu

Bước 2: Nhấn nút Xóa

Hộp thoại confirm hiển thị

Bước 3: Nhấn nút OK

Hệ thống thực hiện xóa bản ghi thành công

g Xuất Excel

Các bước thực hiện Xuất Excel theo biểu mẫu/

Bước 1: Tại vùng biểu mẫu, thực hiện chọn nhóm biểu mẫu cha – nhóm biểu mẫu con –

biểu mẫu

Bước 2: Thực hiện chọn loại trường hoặc loại hình.

Nhấn nút Thêm khu vực

Màn hình danh sách khu vực hiển thị

Bước 4: Nhấn nút Thêm khu vực

Sau khi thêm mới thành công, các khu vực được tích chọn được hiển thị lên giao diện

Bước 4: Tích chọn kỳ báo cáo

Bước 6: Nhấn nút Xuất Excel

Hệ thống thực hiện kết xuất Excel Màn hình file Excel hiển thị số liệu.

Dữ liệu của các ô tiêu chí trong file Excel được tính bằng tổng dữ liệu tiêu chí của các phiên bản dữ liệu của các Kỳ báo cáo được tích chọn của các Sở được tích chọn thỏa mãn điều kiện dưới đây:

- Sở có trạng thái là đã gửi dữ liệu lấy phiên bản có trạng thái là đã gửi dữ liệu

- Sở có trạng thái là đã chốt số liệu lấy phiên bản có trạng thái là đã chốt số liệu

- Sở có trạng thái là chưa gửi dữ liệu: lấy dữ liệu từ phiên bản dự thảo mới nhất hoặcphiên bản yêu cầu tổng hợp lại mới nhất

2. Cấp trường

2.1Đăng nhập hệ thống

Khi bắt đầu vào hệ thống, người dùng được cung cấp tài khoản bảo gồm Tên đăng nhập và mật khẩu để truy cập hệ thống Tài khoản này do quản trị hệ thống tạo và gửi đếntừng trường

Bước 1: Nhập địa chỉ website hệ thống: thongke.smas.edu.vn

Bước 2: Nhập tên đăng nhập , mật khẩu và tiến hành đăng nhập vào hệ thống

Màn hình chức năng cấp trường hiển thị

2.2Thay đổi mật khẩu

Bước 1: Nhấn chuột vào tên tài khoản đăng nhập góc màn hình bên phải

Bước 2 : Nhấn chuột vào liên kết Đổi mật khẩu Màn hình đổi mật khẩu hiển thị.

Bước 3 :Nhập mật khẩu cũ, mật khẩu mới, xác nhận mật khẩu mới.

Bước 4 : Nhấn nút Lưu

2.3 Nhập dữ liệu cấp trường

Bước 1:Đăng nhập vào hệ thống

Bước 2: Chọn menu Kỳ báo cáo

Bước 3: Nhấn vào liên kết Nhập

Bước 4: Nhấn chuột vào biểu tượng dấu “+” ở vùng nhóm biểu mẫu để lựa chọn nhóm

biểu mẫu cha, nhóm biểu mẫu con và đơn vị nhỏ nhất là biểu mẫu

Người dùng cũng có thể nhấn chuột vào biểu tượng dấu “-” để thu gọn nhóm biểu mẫulại

Sau khi chọn biểu mẫu, hệ thống hiển thị màn hình chi tiết của biểu mẫu được lựachọn trong đó có các nút Lưu, Nhập từ Excel, Quay lại, Phóng to

Vùng tiêu chí được hiển thị dưới dạng lưới trong đó các ô tiêu chí cho phép nhập dữliệu được tô bằng màu trắng và các ô tiêu chí và các vùng không cho phép nhập dữ liệuđược tô bằng màu xám

Tại bước này có 2 hình thức nhập dữ liệu:

a Nhập dữ liệu trực tiếp trên trang web

Bước a.1: Tại vùng tiêu chí, người dùng thực hiện nhập dữ liệu vào các ô tiêu chí màu

trắng Các ô tiêu chí có công thức tính sẽ được tính tự động

Để biết được thông tin chi tiết lỗi của tiêu chí là gì, người dùng nhấn chuột vào ô lỗitương ứng với tiêu chí đó trên lưới bắt lỗi Hệ thống hiển thị thông báo lỗi, các ô tiêu chí

có ràng buộc với tiêu chí lỗi được đánh dấu trực tiếp trên biểu mẫu

Nhấn chuột vào một công thức trên thông báo lỗi, hệ thống sẽ hiển thị chi tiết các ô tiêu

Tại đây người dùng thực hiện nhập lại số liệu theo công thức ràng buộc, khi số liệu nhậpvào là đúng thì chữ “Er” trên lưới bắt lỗi sẽ không hiển thị nữa

Bước a.2: Nhấn nút Lưu

b Nhập dữ liệu từ file excel Hồ sơ trường

Bước b.1: nhấn nút Nhập từ Excel

Bước b.2: Tại hộp thoại Nhập từ Excel, nhấn nút Chọn file

Bước b.3: Thực hiện chọn file, tìm kiếm tới thư mục có chứa file Hồ sơ trường có dữ liệu

và nhấn nút Open

Bước b.4: Nhấn nút Tải file

Hệ thống hiển thị hộp thoại nhập dữ liệu từ file Excel trong đó:

- Tên biểu mẫu: hiển thị tên các biểu mẫu có trong nhóm biểu mẫu con được lựa chọn

- Tên sheet: hiển thị tên các sheet có trong file Excel vừa chọn

Bước b.5: Tại hộp thoại tên sheet, nhấn vào ô danh sách các sheet hoặc nút mũi tên

xuống

Sau đó thực hiện chọn sheet tương ứng với biểu mẫu

Nếu người dùng chọn giá trị là Lựa chọn thì sheet đó sẽ được bỏ qua

Nếu người dùng chọn giá trị là một sheet bất kỳ thì biểu mẫu sẽ hiển thị giá trị dữ liệu của các ô tiêu chí trong file Excel

Bước b.6 : Nhập tên phiên bản

Bước b.7: Nhấn nút Lưu

Dữ liệu từ file Excel sẽ được hiển thị lên hệ thống như hình dưới

Lưu ý một số lỗi khi import dữ liệu.

• Sai định dạng file import

- Thực hiện import file dữ liệu xlsx hệ thống hiển thị thông báo lỗi

- Cách khắc phục: Người sử dụng thực hiện import file biểu mẫu đúng định dạng cho phép: xls, xlt

• Sai sheet dữ liệu

- Thực hiện import file dữ liệu đúng định dạng, Lựa chọn sheet biểu mẫu không đúng định dạng theo biểu mẫu Hệ thống thông báo lỗi tương ứng

- Cách khắc phục: Người sử dụng thực hiện tải file biểu mẫu chứa sheet biểu mẫu đúng định dạng biểu mẫu tại kỳ báo cáo

• Cảnh báo Cập nhật Thông tin trường và Cơ sở vật chất

- Thực hiện import file dữ liệu đúng định dạng Lựa chọn sheet biểu mẫu đúng định dạng theo biểu mẫu Import dữ liệu Hiển thị cảnh báo cập nhật thông tin trường và

cơ sở vật chất

- Cách khắc phục: Người sử dụng thực hiện nhấn chuột vào nút Cập nhật thông tin Trường để cập nhật thông tin trường, nhấn chuột vào nút Cập nhật thông tin Cơ sở vật chất để cập nhật thông tin Cơ sở vật chất

2.4 Gửi dữ liệu lên cấp trên

Tại màn hình nhập dữ liệu

Bước 1: Nhấn nút Gửi lên cấp trên để gửi dữ liệu lên cấp trên.

Bước 2: Màn hình Gửi lên cấp trên hiển thị Nhấn chuột vào biểu tượng dấu + màu xanh

để hiển thị nhóm biểu mẫu cha – nhóm biểu mẫu con – biểu mẫu

Bước 3: Tích chọn nhóm biểu mẫu hoặc biểu mẫu cần gửi lên cấp trên

Bước 4: Nhấn nút Gửi lên cấp trên

Sau khi nhấn nút gửi lên cấp trên, hệ thống sẽ làm mờ màn hình chứa các tiêu chí của biểu mẫu và không cho phép nhập hoặc sửa dữ liệu, icon nhóm biểu mẫu hiển thị icon tích đã gửi

2.5Sửa dữ liệu khi cấp Phòng yêu cầu tổng hợp lại

Khi cấp Phòng yêu cầu cấp Trường tổng hợp lại số liệu, kỳ sẽ có trạng thái là Yêu cầutổng hợp lại

Điều kiện trước là người dùng đã đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản cấp Trường Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn menu Kỳ báo cáo

Hệ thống hiển thị màn hình danh sách kỳ báo cáo

Bước 2: Tại màn hình danh sách kỳ báo cáo, chọn kỳ báo cáo có trạng thái là Yêu cầu tổng hợp lại và nhấn chuột vào liên kết Xem phiên bản

Bước 3: Tại màn hình danh sách phiên bản, chọn phiên bản dữ liệu có trạng thái là Yêu cầu tổng hợp lại

Bước 4: Nhấn chuột vào biểu tượng dấu “+” ở vùng nhóm biểu mẫu để lựa chọn nhóm

biểu mẫu cha, nhóm biểu mẫu con và đơn vị nhỏ nhất là biểu mẫu

Sau khi chọn biểu mẫu, hệ thống hiển thị màn hình danh sách tiêu chí và người dùng thực hiện sửa số liệu của biểu mẫu đó

Bước 5: Nhấn nút Lưu

Bước 6:Gửi lại dữ liệu lên cấp trên