HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC TUYỂN SINH ĐH, CĐ VÀ TCCN NĂM 2011 ban hành kèm theo Công văn số 243./SGD& ĐT – GDCN ngày 21/3/ 2011 của Sở Trước khi yêu cầu thí sinh nộp hồ sơ cho ĐVĐKDT,
Trang 1UBND TỈNH HÀ TĨNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỞ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 243/ SGD&ĐT- GDCN Hà Tĩnh, ngày 21 tháng 3 năm 2011
V/v hướng dẫn nghiệp vụ tuyển
sinh ĐH, CĐ, TCCN năm 2011
Kính gửi: Các đơn vị đăng ký dự thi;
Tiếp theo công văn số 201/SGD&ĐT-GDCN ngày 11/3/2011 “về việc triển khai nhiệm vụ tuyển sinh năm 2011”, Sở hướng dẫn “Nghiệp vụ công tác tuyển sinh ĐH, CĐ và TCCN năm 2011”, kèm theo 3 phụ lục:
1 Danh mục mã trường THPT và tương đương, mã ĐVĐKDT năm 2011;
2 Lịch nộp hồ sơ ĐH, CĐ năm 2011
3 Bảng thống kê, cách sắp xếp hồ sơ các trường ĐH, CĐ (miền Nam: gói N1, N2;
miền Bắc: gói B1, B2)./
Các ĐVĐKDT tải toàn bộ tập văn bản này trên website của Sở tại địa chỉ: www.hatinh.edu.vn để sử dụng. Yêu cầu các đơn vị đăng ký dự thi thực hiện nghiêm túc, đúng lịch Trong quá trình triển khai, có vấn đề gì vướng mắc, liên hệ với phòng GDCN, điện thoại: ông Lai: 3851186, bà Diệp: 3892827, ông Quang: 3891845 để được hướng dẫn cụ thể Nơi nhận: KT GIÁM ĐỐC - Như trên (để t/h); PHÓ GIÁM ĐỐC - Giám đốc, các PGĐ;
- LĐ, CV phòng GDCN (4);
- Lưu VP, GDCN (Đã ký)
Trần Trung Dũng
Trang 2HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC TUYỂN SINH
ĐH, CĐ VÀ TCCN NĂM 2011
(ban hành kèm theo Công văn số 243./SGD& ĐT – GDCN ngày 21/3/ 2011 của Sở)
Trước khi yêu cầu thí sinh nộp hồ sơ cho ĐVĐKDT, Ban chỉ đạo tuyển sinh của đơn vị quán triệt “Những điều cần ghi nhớ của thí sinh dự thi tuyển sinh năm 2011” in trong phần đầu cuốn "Những điều cần biết về tuyển sinh” đại học và cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp năm 2011 (viết tắt là NĐCB)
Văn bản này hướng dẫn việc việc khai, nộp và nhận hồ sơ đăng ký dự thi (ĐKDT), đăng ký xét tuyển (ĐKXT)
A ĐỐI VỚI HỒ SƠ ĐKDT ĐH, CĐ.
I HỒ SƠ ĐKDT GỒM:
+ Một túi đựng hồ sơ, phiếu số 1, phiếu số 2
Túi đựng hồ sơ (thực chất là phiếu ĐKDT) để nộp cho trường dự thi Phiếu số 1, sau
khi các đơn vị thu nhận, đánh số phiếu, nộp cho Sở GD&ĐT lưu giữ Phiếu số 2 sau khi người nhận hồ sơ ký và ghi rõ họ, tên phải trả cho thí sinh lưu giữ Cả hai phiếu sẽ được sử
dụng trong các trường hợp cần thiết.
Riêng thí sinh có nguyện vọng 1 (NV1) học tại các trường ĐH, CĐ không tổ chức thi tuyển sinh hoặc hệ CĐ của trường ĐH, trường CĐ thuộc các ĐH thì phải nộp thêm 01 bản photocopy mặt trước của tờ phiếu ĐKDT số 1 sau khi đã ghi đúng, đủ các thông tin quy định
+ 3 ảnh chân dung cỡ 4x6 được chụp trong vòng 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ
ĐKDT (1ảnh dán trên túi đựng hồ sơ, có chữ ký của thủ trưởng đơn vị và đóng dấu xác nhận của nơi quy định; 02 ảnh có ghi họ, tên, ngày tháng năm sinh, mã đơn vị ĐKDT ở mặt sau,
bỏ vào bì nhỏ, rồi cho vào túi đựng hồ sơ nộp cho trường dự thi);
Các đơn vị ĐKDT không thu của thí sinh 03 phong bì đã dán tem và ghi rõ địa chỉ vì
đã thu cước phí vận chuyển.
+ Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận ưu tiên (nếu có)
+ Học sinh đoạt giải trong kỳ thi chọn học sinh giỏi quốc gia THPT lớp 12 hoặc kỳ thi Olimpíc quốc tế, cột ghi chú ghi: ưu tiên xét tuyển (viết tắt là ƯTXT)
II CÁCH GHI HỒ SƠ: Cán bộ tuyển sinh (CBTS) phải đọc kỹ cách ghi hồ sơ ĐKDT
in trên phiếu ĐKDT, ở mặt sau phiếu số 2 và thông tin trong cuốn NĐCB để hướng dẫn học sinh Sở chỉ lưu ý thêm như sau:
- Thí sinh phải chọn trường ĐKDT đúng vùng tuyển, điều kiện tuyển, ngành, trường dự
thi quy định trong cuốn NĐCB
Thí sinh phải ghi hồ sơ đầy đủ, rõ ràng, sạch sẽ, không được tẩy xoá Nếu là số, không
được ghi bằng số La Mã.
Trang 3- Thông tin cùng một mục trên túi đựng hồ sơ, phiếu số 1, số 2 phải giống hệt nhau, ghi
bằng cùng 1 màu mực, không dùng màu đỏ.
- Mục 1: Sau khi sắp xếp hồ sơ đúng quy định, nhập xong dữ liệu máy tính, in ra danh sách theo trường-khối-ngành; CBTS đánh số thứ tự hồ sơ đơn vị mình bằng bút chì (để khi
cần có thể đánh rõ bằng bút mực) từ các trường phía Bắc đến phía Nam Mỗi bộ hồ sơ chỉ có
duy nhất một số thứ tự trên hồ sơ, phiếu số 1, số 2 và trùng hoàn toàn với mã hồ sơ trong danh sách, dữ liệu máy tính của hồ sơ đó.
- Mục 2, 3:
+ Thí sinh đăng ký NV1 vào các trường ĐH, CĐ có tổ chức thi tuyển thì chỉ sử dụng
mục số 2, bỏ trống mục 3 Mục 2 phải ghi đầy đủ tên trường, ký hiệu trường, khối thi, mã ngành của trường thí sinh sẽ dự thi
+ Nếu muốn đăng ký NV1 vào các trường ĐH, CĐ không tổ chức thi hoặc hệ CĐ của
trường ĐH thì thí sinh bắt buộc phải sử dụng cùng lúc mục số 2 và 3, trong đó mục 2 là
thông tin trường ĐH, CĐ mà thí sinh muốn ĐKDT dự thi nhờ và mục 3 là thông tin NV1 mà thí sinh muốn đăng ký vào học trường ĐH, CĐ không tổ chức thi tuyển
Mục 2 Ghi theo hướng dẫn trên phiếu ĐKDT và mặt sau phiếu số 2
Mục 3 Dành cho thí sinh có NV1 học tại trường ĐH, CĐ không thi tuyển sinh hoặc hệ
CĐ của trường ĐH hoặc trường CĐ thuộc các ĐH Thí sinh lưu ý, đây không phải là mục
ghi NV2 Thí sinh thuộc diện này không cần ghi mã ngành ở mục 2 (là trường sẽ dự thi
nhưng không có NV học), nhưng tại mục 3 phải ghi đủ tên trường, ký hiệu trường, khối thi,
mã ngành của trường mà thí sinh có NV học (NV1).
Ví dụ: Thí sinh có NV1 học tại trường ĐH Hà Tĩnh (trường không thi tuyển), thi khối
D1, ngành 701, nhưng nộp hồ sơ ĐKDT tại trường ĐH Vinh, khối D1
Mục 2 ghi như sau: Ký hiệu trường: TDV, khối thi: D1; mã ngành: để trống.
Mục 3 ghi: Ký hiệu trường: HHT, khối thi: D1; mã ngành: 701
Lưu ý: Ghi tên trường ĐH, CĐ trong ĐH vào đường kẻ chấm, phải ghi rõ.Ví dụ: trường
ĐH Ngoại ngữ-ĐH Quốc gia Hà Nội, CĐ Kinh tế-Kỹ thuật-ĐH Thái Nguyên…
- Mục 8: Thí sinh thuộc nhiều diện ưu tiên theo đối tượng thì chỉ được chọn diện ưu
tiên cao nhất để khoanh tròn Thí sinh có cha hoặc mẹ là người dân tộc thiểu số đều ghi 01.
- Mục 10 Thí sinh trung tâm KTTH-HN Nghi Xuân, ở 3 ô mã trường ghi 037
- Mục 13: Thí sinh nộp hồ sơ ở đâu (đúng quy định của Sở GD&ĐT) thì ghi tên đơn vị ĐKDT và mã đơn vị đó (xem phụ lục 1)
Thí sinh trung tâm KTTH-HN Nghi Xuân, ghi tên vào đường kẻ chấm là "Trung tâm
GDTX Nghi Xuân), 2 ô mã đơn vị ghi: 37.
- Mục 14: Viết đúng ký hiệu quy định về cụm thi và những quy định riêng của Bộ
GD&ĐT cho thí sinh ĐKDT vào các trường Công an, Quân đội, các trường hoặc ngành năng
khiếu (xem mặt sau của phiếu ĐKDT) Thí sinh tự do không bắt buộc phải dự thi tại cụm thi
được chỉ định theo hộ khẩu thường trú
Trang 4- Mục 16: Ghi đầy đủ, rõ ràng thông tin phục vụ cho liên lạc với thí sinh khi cần thiết.
Để tiện cho việc thống kê kết quả trúng tuyển của thí sinh đơn vị mình, CBTS tham mưu, thủ trưởng ĐVĐKDT quy định địa chỉ báo tin cho thí sinh sao cho việc thống kê thí sinh trúng tuyển của đơn vị thuận tiện nhất (có thể là địa chỉ của CBTS của đơn vị).
Lưu ý: Khi nhập ký hiệu trường vào máy vi tính, tên trường tương ứng sẽ hiển thị Bởi vậy, Sở lấy ký hiệu trường làm căn cứ nếu trong phiếu ĐKDT thí sinh khai mâu thuẫn
giữa tên trường và ký hiệu trường Ký hiệu trường trong ô phải ghi bằng chữ in hoa hết sức
rõ nét
Ví dụ: Phần viết chữ, thí sinh khai ĐKDT vào trường ĐH Ngoại ngữ-ĐH Quốc gia Hà Nội (mã QHF) nhưng trong ô tương ứng, thí sinh khai NHF là ký hiệu của trường ĐH Hà Nội thì Sở sẽ cho rằng thí sinh ĐKDT vào trường ĐH Hà Nội vì gõ ký hiệu NHF vào ô, tên trường này tương ứng sẽ hiện ra
III QUI ĐỊNH VIỆC NỘP, THU NHẬN HỐ SƠ VÀ LỆ PHÍ TUYỂN SINH TẠI ĐVĐKDT:
3.1.- Học sinh đang học lớp 12 THPT (BTTHPT) tại trường (trung tâm) nào (kể cả
những em có hộ khẩu thường trú không thuộc tỉnh Hà Tĩnh) thì nhất thiết phải nộp hồ sơ
ĐKDT và lệ phí tuyển sinh tại trường (trung tâm) đó Học sinh Trung tâm KTTH-HN Nghi
Xuân nộp tại trung tâm GDTX Nghi Xuân.
- Thí sinh không đậu tốt nghiệp THPT (BTTHPT) năm trước, năm nay tiếp tục học,
thi lại tốt nghiệp tại trường THPT (trung tâm) nào thì nộp hồ sơ ĐKDT tại trường (trung tâm) đó
- Thí sinh tự do (là thí sinh đã tốt nghiệp THPT hoặc BTTHPT những năm trước) có
hộ khẩu thường trú tại Hà Tĩnh nộp hồ sơ tại trung tâm GDTX tỉnh, huyện, thị xã, thành phố
gần nơi thí sinh ở (kể cả thí sinh tự do của huyện Lộc Hà)
- Thí sinh diện vãng lai, là thí sinh tự do có hộ khẩu thường trú không thuộc tỉnh Hà Tĩnh (Mã D0): ghi mục 13 (nơi nộp hồ sơ) là Sở GD&ĐT Hà Tĩnh và nộp hồ sơ tại Sở này vào 01 ngày duy nhất là 08/4/ 2011 (ông Nguyễn Văn Quang-Phó Trưởng phòng GDCN thu
ở phòng làm việc tại Sở GD&ĐT) Thí sinh thuộc đối tượng này cần có xác nhận của chính quyền địa phương nơi mình đăng ký hộ khẩu thường trú Sở chỉ nhận hồ sơ của thí sinh vãng lai, mã Do.
Lưu ý: Các trường THPT tuyệt đối không nhận hồ sơ của thí sinh tự do Các trung tâm
tuyệt đối không nhận hồ sơ của học sinh đang học lớp 12 tại các trường THPT, các trung tâm khác Các ĐVĐKDT không nhận hồ sơ của thí sinh mã D0
3.2 Các giấy chứng nhận ưu tiên do các cơ quan chức năng huyện, thị xã, thành phố cấp (nếu thí sinh là con thương binh (TB), bệnh binh (BB), liệt sỹ (LS), người hưởng chính sách như TB, BB thì chứng nhận rõ thí sinh là ai, con ông, bà nào kèm bản sao hợp lệ thẻ, giấy chứng nhận), ghi đầy đủ địa danh, ngày, tháng, năm cấp, chức vụ, chữ ký, họ tên người
ký mới hợp lệ Riêng đối tượng thuộc diện con đẻ của người hoạt động kháng chiến bị nhiễm
Trang 5chất độc hóa học phải có giấy chứng nhận của Sở Lao đông- Thương binh & Xã hội - được UBND tỉnh ủy quyền cấp)
Không nhận ảnh thí sinh chụp không đúng kích cỡ, không đúng quy định, chưa ghi đủ thông tin cá nhân, không bỏ vào bì nhỏ
3.3 Các ĐVĐKDT chỉ nhận hồ sơ ĐKDT vào các trường có trong bảng kê của Sở Nếu có thí sinh đăng kí ngoài danh sách ấy thì CBTS phải nghiên cứu, đối chiếu với điều kiện dự thi (xem NĐCB), nếu thấy thu là đúng thì thu và nhập vào sau cùng của danh sách
mỗi miền Bắc, Nam (mã trường vẫn theo vần A,B,C…) và chịu trách nhiệm về quyết định
thu hồ sơ của mình
3.4 Những trường tổ chức thi, xét tuyển các môn năng khiếu, thi theo đề riêng được
nói rõ trong cuốn NĐCB, có địa chỉ website riêng Thí sinh cần tìm hiễu kỹ thông tin trên website từng trường.
3.5 Không nhận hồ sơ ĐKDT của thí sinh có hộ khẩu thường trú tỉnh ngoài mà lại
được chính quyền một địa phương trong tỉnh xác nhận Những hồ sơ này thường đăng ký dự
thi vào các trường địa phương (ngoài Hà Tỉnh) và đều bị trả lại
3.6 Về một số trường có giới hạn đối tượng, vùng, ngành tuyển, lựa chọn kết quả xét tuyển:
Với các trường Công an, Quân đội: Hướng dẫn thí sinh đọc kỹ quy định cho từng trường trong cuốn NĐCB năm 2011 Các ĐVĐKDT chỉ nhận những hồ sơ hợp lệ ĐKDT vào
hệ dân sự của trường này
Lưu ý đặc biệt khi thu hồ sơ học sinh có NV 1 vào các trường không tổ chức thi:
- Không mượn trường CĐ để dự thi nhờ vào ĐH,
- Để xét tuyển vào CĐ, trường có thể sử dụng kết quả thi ĐH, ĐH và CĐ Một số CĐ trong ĐH chỉ dùng kết quả thi vào trường ĐH đó; không dùng kết quả thi vào trường ĐH khác.
CBTS cần xem kỹ phần “Ghi chú” của trường này trong cuốn NĐCB ĐH, CĐ để kiểm tra mục 3 trong hồ sơ ĐKDT của thí sinh cho đúng Nếu còn nghi ngờ, hãy điện thoại hỏi phòng Đào tạo nhà trường.
3.7 Nộp hồ sơ ĐKDT tại đơn vị:
Trên cơ sở đề nghị của CBTS, Trưởng ban chỉ đạo tuyển sinh của ĐVĐKDT quy định, thông bào công khai và chịu trách nhiệm về thời hạn nộp hồ sơ tại đơn vị để đảm bảo
phù hợp với lịch nộp của đơn vị về Sở, đủ thời gian cần thiết tối thiểu để sắp xếp, nhập máy
và xử lý ở đơn vị.
Riêng Trung tâm GDTX Tỉnh (mã 09) và Trung tâm GDTX-HNDN TP Hà Tĩnh (mã
52): phải kết thúc thu hồ sơ ở đơn vị lúc 17 giờ ngày 14/4/2011, tạo điều kiện thuận lợi cho
thí sinh tự do trong tỉnh nộp, không kết thúc trước thời hạn trên.
IV CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TẠI ĐVĐKDT
Bước 1: Tách riêng hồ sơ ĐKDT thành 4 gói:
Trang 6Gói 1(Hồ sơ miền Bắc-ký hiệu chữ "B') gồm:
+ Các trường ĐH, CĐ tổ chức thi phía Bắc (gói B1);
+ Bản photocopy phiếu số 1 các trường không tổ chức thi phía Bắc (gói B2)
Gói 2 (Hồ sơ miền Nam-ký hiệu chữ "N') gồm:
+ Các trường ĐH, CĐ tổ chức thi phía Nam (gói N1);
+ Bản photocopy phiếu số 1 các trường không tổ chức thi phía Nam (gói N2)
Bước 2: Tham khảo danh sách sắp xếp theo trường, khối, ngành trong thư mục VIDU của đĩa CD đã phát tại buổi tập huấn Xếp hố sơ ĐKDT theo thứ tự trường, khối, ngành như sau:
- Xếp theo từng trường, thứ tự các trường đúng bảng kê của Sở (phụ lục 1).
- Trong mỗi trường thì theo thứ tự khối A, B, C, D1, D2, D3, D4, D5, D6
- Trong mỗi khối thì, hồ sơ không có mã ngành xếp trước (hồ sơ mượn trường thi
nhờ), tiếp đến là mã ngành từ nhỏ đến lớn (ngành có ký tự hoàn toàn bằng số xếp trước, cả
chữ và số xếp sau)
Lưu ý: Mỗi trường chia thành gói nhỏ theo khối, mỗi khối chia thành gói nhỏ theo
mã ngành Mỗi gói có nhãn ở ngoài ghi: mã trường, tên trường, khối, ngành, số lượng hồ
sơ Trường có nhiều gói phải ghi rõ gói số…./ tổng số gói.
Bước 3: Nhập dữ liệu máy tính Trước khí nhập dữ liệu phải đọc kỹ Hướng dẫn sử dụng phần mềm tuyển sinh ĐH, CĐ năm 2011 của Bộ và làm đúng hướng dẫn
- Sau khi sắp xếp xong, đúng trật tự hồ sơ mới được nhập dữ liệu máy tính để tránh
xáo trộn trong việc đánh số và kiểm dò hồ sơ Tuyệt đối không tùy tiện đưa thêm hồ sơ vào, xáo trộn thứ tự hồ sơ đã sắp xếp đúng.
- Nếu có sửa chữa dữ liệu thì sửa ngay trên bản khai báo ban đầu, tuyệt đối không được sử dụng chế độ chèn trên danh sách vì hay xẩy ra sự cố;
- Cần xử lý ngay những trường hợp khai báo mâu thuẩn giữa tên trường và ký hiệu trường, ký hiệu trường không rõ
- Nhập xong, in kiểm dò (theo mã hồ sơ), đối chiếu với hồ sơ của thí sinh để kiểm tra lại độ chính xác của việc nhập máy Sau khi sửa chữa, người làm máy tính in một bản, phóng
to, thông báo công khai cho thí sinh để các em kiểm tra lại Tiếp thu sự phản hồi từ thí sinh, kiểm tra, sửa chữa lại trong máy để hoàn thiện hồ sơ đã nhập Các ĐVĐKDT yêu cầu thí sinh ký xác nhận bảo đảm trùng khớp với thông tin khi làm hồ sơ thi tốt nghiệp CBTS và CB máy tính ký xác nhận, chịu trách nhiệm vào bản tổng hợp sửa lỗi để lưu giữ.
Bước 4: Hoàn tất công việc tại đơn vị gồm:
- In danh sách (từ tệp cơ sở dữ liệu đã được sửa lần cuối cùng) theo trường ĐH, CĐ,
khối, ngành, thứ tự mã hồ sơ Mỗi trường 2 bản đóng thành 2 tập
- Copy tệp dữ liệu dh30.dbf từ máy tính vào USB
Trang 7- Rút tờ phiếu số 1 ra khỏi túi đựng hồ sơ và buộc thành một tập, nhớ kiểm tra đã đánh số phiếu (tức là mã hồ sơ) chưa? Có đúng với mã ghi trên hồ sơ, trong danh sách và dữ liệu trong USB không?
- Riêng thí sinh có đăng ký ở mục 3: Rút tờ photo mặt trước phiếu số 1, sắp xếp riêng (theo trường ĐH, CĐ các em đăng ký ở mục 3); miền Bắc (gói B2), miền Nam (gói N2), theo thứ tự ký hiệu các trường không tổ chức thi (xem phụ lục 3)
V QUI TRÌNH VÀ THỜI HẠN THU NHẬN HỒ SƠ ĐĂNG KÍ XÉT TUYỂN (ĐKXT) VÀ LỆ PHÍ ĐKXT, LỊCH TỔNG THỂ CÔNG TÁC TUYỂN SINH ĐH, CĐ
Xem trong cuốn Quy chế tuyển sinh, NĐCB ĐH, CĐ năm 2011;
Các ĐVĐKDT nhắc: Thí sinh đã trúng tuyển ĐH, nếu có nguyện vọng học tại trường
CĐ địa phương cùng khối thi và trong vùng tuyển, phải làm đơn kèm Giấy báo trúng tuyển gửi trường CĐ có nguyện vọng học để trường xét tuyển
VI NỘP HỒ SƠ VÀ LỆ PHÍ ĐKDT VỀ SỞ
6.1 Nộp về Sở 4 loại sau:
1 Toàn bộ hồ sơ ĐKDT của thí sinh theo qui định trên;
2 USB chứa toàn bộ dữ liệu ĐKDT của đơn vị nộp cho ông Phan Trí Hiếu
3 Thống kê số lượng thí sinh ĐKDT vào từng trường ĐH, CĐ của đơn vị (theo gói,
đã có mẫu sẵn trong chương trình máy tính), danh sách ĐKDT: mỗi loại 2 bản theo từng trường ĐH, CĐ và đóng thành 2 tập, một tập nộp cho Sở; tập còn lại, đơn vị lưu để theo dõi đối chiếu khi cần thiết Mỗi tập đóng thành 2 cuốn, cuốn 1: các trường phía Bắc, cuốn 2: các trường phía Nam Trong mỗi cuốn có mục lục đánh số trang (để dễ tra cứu) đặt đầu tiên đến
danh sách trường có tổ chức thi, danh sách trường không tổ chức thi Danh sách các trường
nhất thiết phải ghi tên trường ĐH, CĐ, số lượng hồ sơ ĐKDT; bìa ngoài của từng cuốn in tên, mã số đơn vị ĐKDT, danh sách thí sinh đăng ký dự thi ĐH, CĐ phía… , năm 2011
Chú ý: Thông tin nhập vào máy thường phải sửa chữa, bổ sung nhiều lần, do đó phải chắc chắn không sửa chữa gì nữa mới copy sang USB và in danh sách
4 Lệ phí ĐKDT (ĐKXT): Theo Công văn số 241/SGD&ĐT-GDCN ngày 21/3/2011 của Sở
6.2 Giao hồ sơ, lệ phí tuyển sinh:
Bước 1: Giao hồ sơ, danh sách cho phòng GDCN tại Hội trường gác 4 nhà C-Sở GD&ĐT Cụ thể là:
Gói 1 (phía Bắc): cô Đặng Thị Quỳnh Diệp và cô Nguyễn Thị Hà Minh nhận;
Gói 2 (phía Nam): thầy Nguyễn Văn Quang và một CBTS do Sở điều động nhận
Danh sách sẽ được kiểm tra đối chiếu với hồ sơ của từng thí sinh Nếu có sự sai lệch
thì lấy hồ sơ của thí sinh làm gốc và chữa ngay trên bản danh sách, những chỗ sai được bôi
màu bằng bút nhớ dòng đè lên, đính chính vào cuối dòng và tổng hợp những lỗi cần chữa vào một bảng kê (theo mẫu tại bàn thu hồ sơ)
Trang 8Người nhận hồ sơ phải đánh dấu vào danh sách mỗi hồ sơ đã nhận, kiểm dò và ký vào từng trang danh sách, vào bảng thống kê số lượng hồ sơ từ các đơn vị nộp (2 bản do đơn vị lập, lưu 1 bản)
Người giao hồ sơ cùng xác nhận chính xác số hồ sơ mình nộp để kiểm tra, phát hiện sai sót và khắc phục ngay (nếu có)
Bước 2: Làm việc với CV phụ trách vi tính tại phòng làm việc của thầy Quang gồm:
- Nộp dữ liệu đăng ký dự thi của đơn vị mình chứa trong USB Khi đơn vị nộp dữ liệu
về Sở, người phụ trách dữ liệu của Sở (thầy Hiếu) sẽ in ra một bản, người phụ trách dữ liệu của đơn vị ĐKDT phải ký xác nhận chịu trách nhiệm trên tất cả các tờ in danh sách ĐKDT của đơn vị mình, tuyệt đối thống nhất giữa danh sách và nội dung các thông tin trong USB Sau khi nộp, nếu phát hiện sai sót, cần lập danh sách thống kê yêu cầu chỉnh sửa, kịp thời gửi
về Sở để điều chỉnh
- Cán bộ vi tính: + Xác nhận tổng số thí sinh ĐKDT có trong USB
+ Lưu giữ bảng kê những lỗi đã sửa chữa, cóppi dữ liệu từ USB vào máy tính, lưu toàn bộ dữ liệu để xử lý sau khi tất cả các đơn vị ĐKDT đã nộp xong
Bước 3: CBTS xin xác nhận vào 3 tờ biên bản giao nhận hồ sơ ĐKDT và lệ phí tuyển sinh (gặp thầy Lai), đến nộp tiền tuyển sinh theo quy định tại Phòng Kế hoạch-Tài vụ Biên bản lưu giữ tại: người nộp:1, thầy Lai: 1, Thủ quỹ: 1 bản
Chú ý: Những trường đào tạo, tổ chức thi ở nhiều nơi, chủ yếu vẫn nộp hồ sơ về nơi
trường đóng, theo đúng bảng kê tên các trường mà Sở quy định Ví dụ: Trường ĐH TDTT1
(kí hiệu TDB hay TDD ) đều gửi về trường Bắc Ninh, TLA và TLS gửi về TLA (cần xem
kỹ trong cuốn NĐCB)
Khi giao hồ sơ ở Sở, các đơn vị nên có 2-3 người để kết thúc gọn trong ngày, người làm máy tính của các đơn vị nhất thiết phải có mặt để điều chỉnh, sửa chữa dữ liệu trong USB Nếu trong ngày không nộp xong hồ sơ thì có thể nộp vào buổi tối Các đơn vị nộp đúng lịch quy định (phụ lục 3 kèm công văn này)
- Khi hết thời hạn nộp hồ sơ tại đơn vị, các đơn vị hướng dẫn thí sinh:
Nộp trực tiếp cho các trường ĐH, CĐ theo đúng thời hạn quy định của Bộ GD&ĐT (từ 15/4/ 2011 đến 17 giờ ngày 21/4/2011) Hồ sơ nộp cho các trường ghi mã ĐVĐKDT 99, nếu gửi về Văn phòng đại diện Bộ GD&ĐT (số 3, công trường Quốc Tế, quận 3, TP Hồ Chí
Minh) ghi mã ĐVĐKDT 98 Thí sinh nộp hồ sơ theo kênh này phải nộp theo hồ sơ 3 phong
bì dán sẵn tem, ghi rõ địa chỉ người nhận để cơ sở đào tạo gửi các loại giấy báo cho thí sinh, thí sinh không phải nộp cước phí vận chuyển.
VII NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP VÀ HẬU QUẢ CỦA NÓ
7.1 Làm thất lạc hồ sơ ĐKDT dẫn đến thí sinh không được dự thi, đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp phải bồi thường và đáp ứng mọi yêu cầu của phụ huynh, học sinh
Trang 97.2 Nhập thiếu dữ liệu ở mục 3 (nguyện vọng 1 của thí sinh dự tuyển vào trường không tổ chức thi ) ảnh hưởng đến quyền lợi của thí sinh, sắp xếp bản phô tô phiếu số 1 của trường không tổ chức thi không theo đúng thứ tự danh sách thí sinh lập cho đối tượng này
7.3 Sắp lẫn hồ sơ của thí sinh dẫn đến thí sinh phải dự thi không đúng địa điểm, không đúng ngành, khối, trường Chẳng hạn, GSA (phía Nam) nhập GHA (phía Bắc), QHE nhập QHF và ngược lại; TDD nhập thành TDB, NNH (ĐH Nông nghiệp 1) nhập NHH (HV Ngân Hàng), NHF (ĐH Hà Nội) nhập QHF (ĐH Ngoại ngữ-ĐH Quốc gia Hà Nội)
7.4 Nhập sai đối tương ưu tiên (khu vực và diện ưu tiên khác) của thí sinh dẫn đến
việc thay đổi kết quả từ trúng tuyển thành không trúng tuyển Chẳng hạn, sai từ đối tượng
04 thành 06 (làm giảm mất 01 điểm ưu tiên của thí sinh vv )
Mọi sai sót dẫn đến thí sinh không được dự thi, thi không đúng khối, ngành, trường, đối tượng ưu tiên đều gây hậu quả rất nghiêm trọng Các cá nhân, đơn vị ĐKDT cần phát huy hết tinh thần trách nhiệm, tuyết đối không để sai sót Nếu có sai sót, căn cứ vào từng phần việc được giao, đơn vị và cá nhân liên quan phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo ngành và sẽ bị xử lý theo quy định
B ĐỐI VỚI HỒ SƠ TCCN.
Cách khai báo trên hồ sơ: như đã hướng dẫn tại tập huấn, xem trên mặt sau phiếu số 1 CBTS hướng dẫn thí sinh dọc kỹ "Những điều cần lưu ý về tuyển sinh TCCN năm 2011" in ở phần đầu cuốn “Những điều cần biết về tuyển sinh TCCN năm 2011” trước khi khai hồ sơ ĐKTS
Nộp hồ sơ: Thí sinh nộp cho các trường TCCN bằng một trong 3 cách: qua đường bưu điện chuyển phát nhanh hoặc chuyển phát ưu tiên hoặc nộp trực tiếp tại trường theo thời hạn
và địa chỉ quy định của từng trường ghi trong cuốn NĐCB TCCN
Tuyển sinh TCCN theo hình thức xét tuyển (trừ các trường, ngành đào tạo năng khiếu) Cùng với "Phiếu ĐKTS TCCN năm 2011", thí sinh thường phải nộp một số hồ sơ khác sau khi các em đã có kết quả tôt nghiệp THPT hoặc tương đương, THCS hoặc tương đương (ví dụ: bản sao văn bằng, học bạ, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời tuỳ theo tiêu chí xét tuyển của từng trường) Sở sẽ ban hành văn bản để các ĐVĐKDT thực hiện vào thời gian thích hợp
Sở gửi kèm theo bản Hướng dẫn nghiệp vụ này 3 phụ lục:
1 Danh mục mã trường THPT và tương đương, mã ĐVĐKDT;
2 Lịch nộp hồ sơ ĐH, CĐ năm 2011
3 Bảng danh mục các trường ĐH, CĐ (miền Nam: gói N1, N2; miền Bắc: gói B1, B2)./
PHỤ LUC 1
Trang 10Danh mục mã huyện, ĐV ĐKDT, trờng THPT và tơng đơng năm 2011
Mã
tỉn
h
Mã
huyệ
n
Mã ĐV
ĐKDT
Mã
30 01 00 000 Sở GD -ĐT Hà Tĩnh Phờng Tân Giang -TP Hà Tĩnh 2
30 10 01 001 TTGDTX-HN-DN Kỳ Anh Thị trấn Kỳ Anh -Huyện Kỳ Anh 1
30 10 02 002 THPT Kỳ Anh Thị trấn Kỳ Anh -Huyện Kỳ Anh 1
30 10 03 003 THPT Nguyễn Huệ Xã Kỳ Phong -Huyện Kỳ Anh 1
30 10 04 004 THPT Kỳ Lâm Xã Kỳ Lâm -Huyện Kỳ Anh 1
30 09 05 005 TTGDTX Cẩm Xuyên Thị trấn Cẩm xuyên -H Cẩm Xuyên 2NT
30 09 06 006 THPT Cẩm Xuyên Thị trấn Cẩm xuyên -H Cẩm Xuyên 2NT
30 09 07 007 THPT Cẩm Bình Xã Cẩm Bình -Huyện Cẩm Xuyên 2NT
30 09 08 008 THPT Hà Huy Tập Xã Cẩm Sơn -Huyện Cẩm Xuyên 1
30 01 09 009 TTGDTX tỉnh Hà Tĩnh Số 8 ngõ 24 Đờng Ng Công Trứ -TP Hà Tĩnh 2
30 01 10 010 THPT Phan Đình Phùng Phờng Bắc Hà -TP Hà Tĩnh 2
30 01 11 011 THPTCLCLC Hoàng Xuân Hãn Phờng Thạch Quí – TP Hà Tĩnh 2
30 08 12 012 TTGDTX-KTTH,HN Thạch Hà Thị trấn Cày -Huyện Thạch Hà 2NT
30 08 13 013 THPT Lý Tự Trọng Thị trấn Cày -Huyện Thạch Hà 2NT
30 08 14 014 THPT Nguyễn Trung Thiên Xã Thạch Khê -Huyện Thạch Hà 2NT
30 06 15 015 TTGDTX Can Lộc Thị trấn Can Lộc -Huyện Can Lộc 2NT
30 06 16 016 THPT Can Lộc Xã Trờng Lộc -Huyện Can Lộc 2NT
30 06 17 017 THPT Đồng Lộc Xã Đồng Lộc -Huyện Can Lộc 1
30 06 18 018 THPT Nghèn Thị trấn Can Lộc -Huyện Can Lộc 2NT
30 12 19 019 THPT Nguyễn Văn Trỗi Xã Thụ Lộc -Huyện Lộc Hà 2NT
30 07 20 020 TTGDTX-KTTH,HN Hơng Khê Xã Phú Phong -Huyện Hơng Khê 1
30 07 21 021 THPT Hơng Khê Thị trấn Hơng Khê -H.Hơng Khê 1
30 07 22 022 THPT Hàm Nghi Xã Phúc Đồng -Huyện Hơng Khê 1
30 07 23 023 THPT Phúc Trạch Xã Phúc Trạch -Huyện Hơng Khê 1
30 03 24 024 TTGDTX Hơng Sơn Thị trấn Phố Châu -H.Hơng Sơn 1
30 03 25 025 THPTDL Nguyễn Khắc Viện Xã Sơn Bằng -Huyện Hơng Sơn 1
30 03 26 026 THPT Hơng Sơn Thị trấn Phố Châu -H.Hơng Sơn 1
30 03 27 027 THPT Lê Hữu Trác I Xã Sơn Châu -Huỵên Hơng Sơn 1
30 03 28 028 THPT Lê Hữu Trác II Xã Sơn Hòa -Huyện Hơng Sơn 1
30 03 29 029 THPT Cao Thắng Xã Sơn Tây -Huyện Hơng Sơn 1
30 04 30 030 TTGDTX-KTTH,HN Đức Thọ Xã Tùng ảnh -Huyện Đức Thọ 2NT