Xây dựng chương trình quản lý thư viện bằng Access

Xây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện bằng Access

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

Chương 1: Khảo sát đề tài và phân tích yêu cầu 5

1.1 Khảo sát hệ thống thư viện cũ 5

1.1.1 Cơ cấu tổ chức của thư viện cũ 5

1.1.2 Hạn chế của mô hình thư viện cũ 6

1.2.Những yêu cầu của hệ thống thư viện mới 6

Chương 2: Giới thiệu công cụ sử dụng cơ sở dữ liệu Access 15

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG : 15

2.2.CÔNG CỤ MICROSOFT ACCESS: 15

2.2.1 Bảng (table): 15

2.3 GIỚI THIỆU VỀ ACCESS BASIC: 25

2.3.1 Giới thiệu chung : 25

2.3.2 Truy nhập dữ liệu thông qua DAO: 26

2.3.3 Thủ tục vào hàm : 27

Chương 3: Phân tích hệ thống 30

3.1 Phân tích hoạt động của thư viện Thành phố Vĩnh Yên 30

3.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng: 33

3.3 Biểu đồ mức khung cảnh 34

3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh và mức dưới đỉnh 35

3.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 36

3.4.2.2 Chức năng quản lý độc giả 37

3.4.2.3.Quản lý nhân viên 38

3.4.2.4 Biểu đồ dữ liệu quản lý sách 39

3.4.2.4.Biểu đồ dữ liệu quản lý mượn sách 39

3.4.2.4.Biểu đồ dữ liệu quản lý mượn sách 40

3.4.2.6 Biểu đồ dữ liệu quản lý trả sách 41

3.4.2.7 Báo cáo thông kê 42

3.5 Phân tích và xây dựng cơ sở dữ liệu 43

3.6 Mô hình thực thể kết 51

Chương 4: Cài đặt hệ thống 54

4.1 Màn hình giao diện đăng nhập 54

4.2 Màn hình giao diện chính 55

4.3 Giao diện lập thẻ độc giả 55

4.3 Giao diện lập thẻ độc giả 56

4.4 Giao diện tra cứu sách 57

4.5 Giao diện mượn sách 58

4.6 Giao diện nhắc trả sách 59

4.7 Giao diện nộp phạt 60

4.8 Thống kê tiền phạt 61

KẾT LUẬN 62

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay nhu cầu nghiệp vụ thư viện đang ngày càng cao và phức tạp Sốlượng độc giả và sách tham khảo rất lớn Do đó một yêu cầu đặt ra là:

- Phải thay đổi cách thức quản lý sách

- Thay đổi cách thức quản lý độc giả

- Thay đổi việc mượn trả sách

- Làm nhẹ nhàng việc nhập , và thanh lí sách…

Tất cả các yêu cầu trên dẫn đến việc tin học hóa nghiệp vụ quản lý thư viên

Được sự động viên và giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn Phạm Đức Long,

em cũng mạnh dạn xây dựng đồ án với chương trình quản lý thư viện áp dụng cụ thểđối với Thành phố Vĩnh Yên

Thư viện thành phố Vĩnh Yên cũng đã áp dụng một chương trình quản lý vàotrong quá trình quản lí, em cũng đã có dịp được chiêm ngưỡng qua phần mềm này ởphòng mượn của thư viện, và theo góc độ nhìn nhận từ phía em thì đây là mộtchương trình đồ sộ, với những chức năng được thiết kế yêu cầu người thiết kế phảirất am hiểu về ngôn ngữ lập trình và nhiều kỹ thuật lập trình khác, đồng thời bướckhảo sát và phân tích thiết kế hệ thống cũng phải rất tỉ mỉ và chính xác, từ khi ứngdụng chương trình quản lý này thư viện đã giải quyết được hầu hết những khó khăn

và bất tiện trước đây của thư viện, nếu đặt em vào vị trí của người thiết kế trên thìvới trình độ và kinh nghiệm của em bây giờ không thể thiết kế được một chươngtrình hoàn thiện như vậy, cho lên đối với chương trình quản lý thư viện mà em địnhxây dựng dưới đây là dựa trên tinh thần “học tập, nghiên cứu và xây dựng hoànthiện một đồ án” chứ không có mục đích thiết kế xong chương trình rồi đưa vào sửdụng thực tế đối với thư viện, chính vì vậy mà dưới đây em đã tiến hành khảo sátnhững không việc cơ bản hàng ngày của các cán bộ quản lý thư viện, việc phân tíchthiết kế hệ thống vẫn dựa trên thực tế của thư viện, phần thiết kế chương trình đơngiản hơn so với phần Phân tích thiết kế hệ thống đưa ra để cho phù hợp với nhữngcông việc mà hiện tại em có đủ khả năng để giải quyết

Tại thư viện thông tin về sách báo sẽ được cập nhập khi nhập sách mới vàsách không còn sử dụng nữa Các sách được phân chia thể loại và các thông tin liênquan: Mã sách, tên sách, tác giả, nhà xuất bản,số trang, giá, số đầu sách đối với mỗicuốn và được lưu vào file sách.

Khi trả sách thông tin sẽ được cập nhập Cuối tháng thư viện sẽ thống kê tìnhhình mượn, trả sách giử thông báo cho các độc giả mượn sách quá hạn cùng với sốtiền phải nộp Thư viện sẽ thống kê số đầu sách, số lượng độc giả, số lượng độc giả

vi phạm

Yêu cầu:

- Liệt kê tất cả các chức năng của hệ thống thông tin thư viện trên

- Xây dựng các biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ở 3 mức: Khung cảnh, mức đỉnh và mứcdưới đỉnh

- Xây dựng mô hình thực thể liên kết E-R

Chương 1: Khảo sát đề tài và phân tích yêu cầu 1.1 Khảo sát hệ thống thư viện cũ

1.1.1 Cơ cấu tổ chức của thư viện cũ

Phòng ban quản lý: điều hành mọi hoạt động của các phòng ban diều chỉnh định

hướng cho thư viện phát triển cũng như hoạt động tốt hơn

- Tổ chức triển lãm tài liệu mới

- Tham gia công tác bổ xung và thanh lý tài liệu

1.1.1.2 Phòng đọc tạp chí

- Phòng tổ chức quản lý,lưu trữ,bảo quản phòng đọc và kho tạp chí

- Tổ chức phục vụ đọc tạp chí

- Tham gia công tác bạn đọc

- Cập nhật cơ sở dữ liệu Mục lục liên hợp tạp chí

- Tham gia công tác bổ sung và thanh lý tài liệu

1.1.1.3 Phòng in - sao.

- In ấn các ấn phẩm và tài liệu của cơ quan

- Sao lưu, nhân tài liệu theo yêu cầu của các phòng chuyên môn

1.1.2 Hạn chế của mô hình thư viện cũ.

- Số lượng đầu sách báo hạn chế

- Hệ thống quản lý dùng đến nhiều giấy tờ, vì vậy việc bảo quả, tìm kiếm mất nhiềuthời gian Hệ thống mắc phải nhiều sai sót, công việc quản lý nhiều khó khăn khilượng độc giả tăng, do việc kiểm tra thời gian mượn, số lượng sách mượn đều phảilàm thủ công, vì vậy xảy ra nhiều sai sót trong quá trình quản lý Việc phân loại sáchcũng mất rất nhiều thời gian

- Hiện nay thư viện thành phố chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt độngquản lý Hoạt động nhập tin, xoá, sửa vẫn tiến hành theo phương pháp thủ côngbằng những việc ghi chép, lưu trữ trên nhiều sổ sách nên công việc trở lên nặng nề,kém hiệu quả, tốn nhiều công sức cho tổng hợp, thống kê, in báo cáo…dẫn đến có

sự không đồng nhất, có sự sai lệch giữa các sổ

- Ngoài cán bộ trực tiếp theo dõi, lưu trữ sổ sách thì lãnh đạo cũng như người cótrách nhiệm liên quan rất khó trong việc xem xét theo dõi thường xuyên được 1 cáchtổng thể Việc thay đổi vị trí sách gây khó khăn trong việc quản lý theo dõi cáchtổng thể và đầy đủ

Việc tra cứu tìm kiếm thông tin sách theo yêu cầu mất rất nhiều công sức, khó đầy

đủ, chính xác.Khó thực hiện việc thường xuyên cập nhật các thông tin sách khi có sựthay đổi

- Không thu hút độc giả do hệ thống quản lý còn lạc hậu:

Cần phải cải thiện lại hệ thống làm việc một cách khoa học hơn bằng cách tin họchóa vào công tác "quản lý thư viện"

1.2.Những yêu cầu của hệ thống thư viện mới

1.2.1 Hệ thống thông tin trong quản lý

1.2.1.1 Thế nào là hệ thống thôngtin quản lý?

Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuốngdưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý, quản lý tốt cơ sở dữliệu của mình và trợ giúp đưa ra những quyết định Một hệ thống quản lý được chiathành nhiều cấp từ trên xuống dưới và chuyển từ dưới lên trên

Hệ thống thông tin là phân hệ con của hệ thống Chức năng chính của hệthống thông tin là xử lý thông tin của hệ thống.

Sự phân chia này có tính phương pháp luận chứ không phải là sự phân chiamang tính vật lý Quá trình xử lý thông tin tương tự như hộp đen gồm bộ xử lý,thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi của hệ thống

Thông tin trong hệ thống gồm hai loại:

- Thông tin tự nhiên: Là loại thông tin giữ nguyên dạng khi nó phát sinhtiếng nói, hình anh

- Thông tin có cấu trúc là thông tin được cấu trúc hoá với khuân dạngnhất định thường biểu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biểu quy định

* Nhiệm vụ của hệ thống thông tin

- Đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường ngoài,đưa thông tin ra ngoài

- Đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệthống

*Vai trò của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữacác hệ thống con với nhau

1.2.1.2 Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý:

Hệ thống thông tin quản lý bao gồm 4 yếu tố sau:

Lĩnh vực quản lý: Mỗi hệ thống thông tin quản lý thuộc một lĩnh vựaquản lý duy nhất tương ứng với những hoạt động nhất quán của nó

Dữ liệu: Là các đối tượng quản lý trên hệ thống thông tin quản lý.Các thủ tục xử lý: Là những chương trình, phương cách xử lý trên một

số dữ liệu cụ thể của hệ thống

Các quy tắc quản lý: Là quy tắc điều hành vận hành xử lý dữ liệu phục

vụ cho mục tiêu của hệ thống

1.2.1.3 Chất lượng của hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin phải có khả năng thực hiện đầy đủ các côngviệc đặc thù trong lĩnh vực mà hệ thống quản lý như: Thu thập, xử lý và phân phátthông tin.

Chất lượng của hệ thống thông tin phụ thuộc 3 tính chất sau:

Tính nhanh chóng: Hệ thống phải nhanh chóng đưa ra thông tin trả lời nhữngcâu hỏi của người sử dụng

Tính thích ứng: Khi xây dựng hệ thống con người không thể dự toán hết cáctình huống có thể xảy ra Do đó một hệ thống tốt phải chuẩn bị sẵn cho người sửdụng các công cụ để giải được các tình huống có thể xảy ra

Tình huống an toàn: Dù bất kỳ tình huống nào, hệ thống phải đảm bảo sự antoàn dữ liệu Và ai được quyền truy cập dữ liệu và truy cập đến mức nào?

1.2.1.4 Sự cần thiết của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Khi áp dụng tin học để quản lý một hệ thống thông tin nào đó, chúng ta phảitìm các phương pháp tốt nhất phù hợp với khả năng hiện thực

Trước khi giải quyết một vấn đề ta luôn suy xét tất cả mọi khía cạnh của vấn

đề và nhận định những tình huống có thể xảy ra Đó là công việc phân tích

Trước mỗi tình huống, mỗi khía cạnh vấn đề, dựa vào khả năng và hạn chế, tađưa ra một hay nhiều phương án để giải quyết Đó là quy trình thiết kế

Sai sót lớn nhất nằm trong việc phân tích và thiết kế Chi phí lớn nhất và chiphí bảo trì Lượng công việc lớn nhất là phát hiện và sửa chữa Tình trạng trên bắtnguồn từ những thiếu sót trong công việc phân tích và thiết kế hệ thống Do đó tinhọc luôn cần tìm ra một phương pháp phân tích nhằm khắc phục tình trạng trên

1.2.1.5 Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý

1.2.1.5.1 Yêu cầu của tổ chức:

Mỗi tổ chức có những yêu cầu và đặc trưng riêng Hệ thống thông tin quản lýphải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của tổ chức đó Nhà quản lý phải là người đềđạt và quyết định ra các ứng dụng tin học vào công tác quản lý Như vậy một hệthống thông tin quản lý cần phải nắm được chiến lược phát triển chung của tổ chứcquản lý, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm sai lệchthông tin tập hợp

Trong quá trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đúng đắn, tínhkhoa học đồng thời hệ thống luôn phải được hoàn thiện, điều chỉnh cho phù hợp.Các thông tin đầu ra phải đảm bảo tính mục tiêu, rõ ràng, chính xác, đầy đủ đáp ứngyêu cầu của nhà quản lý.

1.2.1.5.2 Yêu cầu của người sử dụng

Đây chính là yêu cầu của người sử dụng hệ thống không chỉ đơn thuần làthao tác với mày Điều quan trọng là hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thôngthạo về tin học mà còn đáp ứng cho những người hiểu biết rất ít về máy tính Khithiết kế phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Yêu cầu về nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu từ xa,nhanh chóng, thuận lợi, chuẩn xác, các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phảiđáp ứng đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu từ xa

Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì, có tính

mở để phát triển, điều chỉnh Đặc biệt phải có các khả năng kiểm tra sự đúng đắncủa dữ liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi

Yêu cầu giao diện: Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học,đẹp, không cầu kỳ, phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày,khả năng trợ giúp tốt kịp thời giải quyết tốt mọi thắc mắc của người sử dụng

Yêu cầu về đối thoại, giải pháp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độhội thoại ở một mức độ nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhàquản lý Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối

đa mà hệ thống cung cấp

1.2.1.6 Các bước xây dựng trong hệ thống thông tin quản lý

1.2.1.6.1 Phân tích

- Xác định vấn đề

- Nghiên cứu hiện trạng của tổ chức

- Nghiên cứu khả thi

- Xây dựng sách hợp đồng với trách nhiệm

1.2.1.6.2 Thiết kế

- Thiết kế tổng thể

- Thiết kế chi tiết.

1.2.1.6.3 Thực hiện

- Cài đặt hệ thống vào máy tính

- Thử nghiệm

Chạy chương trình với số liệu giả

Chạy chương trình với số liệu thực

Cơ quan hay tổ chức chuyên nghiệp chạy thử và đánh giá

Sửa chữa, bảo trì: Trong quá trình hoạt động có thể gặp lỗi và người sản xuấtchương trình sửa lỗi

Thích ứng: Trong quá trình hoạt động chương trình sẽ phát sinh vấn đề mớinên bắt buộc người viết chương trình phải bổ sung

1.2.1.7 Biểu đồ luồng dữ liệu

Một hệ thống bất kỳ đều là một thể thống nhất, do vậy các chức năng sẽ cócác mối liên hệ với nhau Biểu đồ luồng dữ liệu sẽ cho phép ta diễn tả quá trình xử

lý thông tin giữa các chức năng, mối liên hệ giữa các chức năng và trình tự thực hiệnchúng trong hệ thống

Để biểu diễn các chức năng ta có một số quy tắc:

- Chức năng: Là một quá trình biến đổi dữ liệu, trong sơ đồ luồng dữ liệu cácchức năng hoặc tiến trình được hiểu là các quá trình biến đổi thông tin, từ thông tinđầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin và tạo ra thông tin mới

tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu vào kho

dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hoặc bộ phận khác Một chức năng được biểudiễn bởi một hình tròn hay hình ovan:

Tên chức năng

- Luồng dữ liệu: Là tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra của mộtchức năng nào đó Một luồng dữ liệu được biểu diễn bằng một mũi tên, trên đó cóviết tên của luồng dữ liệu:

- Kho dữ liệu: Là dữ liệu được lưu lại để có thể truy cập lần sau Trong sơ đồluồng dữ liệu các kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lưu dưới dạng vậy lý cáckho dữ liệu này có thể là các tập dữ liệu, các cặp cặp hồ sơ, các tệp thông tin trênđĩa Trong sơ đồ dữ liệu dưới tên kho dữ liệu chúng ta sẽ chỉ quan tâm đến các thôngtin được chứa trong đó Ví dụ như hồ sơ học sinh, danh sách môn học, danh sáchlớp Một kho được biểu diễn giữa hai đường thẳng nằm ngang, ở giữa là tên kho dữliệu:

Tên kho dữ liệu

Tên kho dữ liệu

- Tên tác nhân ngoài: Là thực thể ngoài hệ thống có trao đổi thông tinvới hệ thống Yếu tố bên ngoài, hay còn được gọi là tác nhân ngoài Có thể là mộtngười, một nhóm người hay một tổ chức ở bên ngoài hệ thống nhưng có mối liên hệvới hệ thống Sự có mặt của yếu tố bên ngoài trong sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụcho việc xác định rõ hơn giới hạn của hệ thống và mối liên hệ của hệ thống với yếu

tố bên ngoài, nó cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống hoặc nhận thôngtin từ hệ thống Nhân tố bên ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồncung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận các sản phẩm của hệ thống Một tácnhân ngoài được vẽ bằng hình chữ nhật bên trong có tên tác nhân ngoài

- Tác nhân trong: Trong khi các nhân tố bên ngoài luôn luôn là mộtdanh từ, biểu thị cho một bộ phận một phòng ban hoặc một tổ chức thì các nhân tốbên trong bao giờ cũng ở dạng động từ hoặc bổ ngữ

Tên luồng dữ liệu

Tên tác nhân ngoài

Các nhân tố bên trong là một chức năng hoặc một tiến trình bên trong

hệ thống Các nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài đều có thể sử dụng nhiều lầntrên cùng một trang sơ đồ, điều đó làm cho sơ đồ dễ đọc, dễ hiểu hơn

Tác nhân bên trong

Tác nhân bên trong

1.2.1.8 Mô hình thực thể liên kết

1.2.1.8.1 Khái niệm

Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược đồ dữ liệu hay gọi

là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD) nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể,thuộc tính và mối quan hệ ràng buộc giữa chúng

Biểu diễn thực thể bằng hình chữ nhật trong đó ghi nhãn kiểu thực thể

Ví dụ: ta có các kiểu thực thể tương ứng các nhãn độc giả, sách,nhân viên

Trong một bảng dữ liệu ta hình dung cả bảng là kiểu thực thể, mỗi dòng ứngvới các bản ghi là thể hiện thực thể, các cột ứng với các thuộc tính của thực thể

1.2.1.8.3 Liên kết và kiểu liên kết.

Liên kết: là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sựràng buộc về quản lý.

Kiểu liên kết: là tập hợp hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc trưng cùngbản chất Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử trong tập hợphay lớp của kiểu thực thể

Các dạng kiểu liên kết:

Liên kết một – một (1-1) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thểtrong A có một thực thể trong B và ngược lại Liên kết này còn gọi là liên kết tầmthường và ít xảy ra trong thực tế thông thường mang đặc trưng bảo mật; chẳng hạnmột độc giả chỉ có một mã độc giả

Liên kết một - nhiều (1-N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thựcthể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ

Nó biểu diễn kết nối bằng đoạn thẳng giữ hai kiểu thực thể và thêm trạc 3(hay còn gọi là chân gà) về cả hai phía

Để dễ biểu diễn người ta dùng phương pháp thực thể hoá bằng cách bổ sungthực thể trung gian để biến đổi liên kết nhiều nhiền thành hai liên kết một nhiều

A/B là thực thể trung gian giữ hai thực thể A và B

1.2.1.8.4 Các dạng chuẩn

Độc giả

Chuẩn hoá: quan hệ là quan hệ trong đó mối mỗi miền của một thuộc tính chỉchứa giá trị nguyên tố tức là không phân nhỏ được nữa.

- Dạng chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ gọi là chuẩn 1 nếu như các miềnthuộc tính là miền đơn

- Dạng chuẩn 2 (2NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 2 nếu như nó là chuẩn

1 và phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc hàm sơ đẳng

- Dạng chuẩn 3 (3NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 3 nếu như nó là chuẩn

2 và phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc trực tiếp

- Quản lý hệ thống hoàn toàn dựa trên máy tính từ quy trình lập thẻ thư việnđến quá trình cho mượn sách báo, thống kê lượng độc giả và sách trong thư viện,quản lý nhân viên một cách rất có hệ thống

- Tạo điều kiện cho độc giả tra cứu tìm thấy sách một cách nhanh chóng và cókhoa học

- Nhân viên làm việc trong thư viên có một trình độ kiến thức về hệ thống do

đó việc thống kê công việc rất hợp lý Việc quản lý các đầu sách được chặt tránhđược mất mát cho thư viên

- Mọi độc giả đến thư viện đều phải xuất trình thẻ thư viện

- Không gây rối phá hoại tài sản của thư viện Học tập nghiêm túc có khoahọc, tuân thủ sự quản lý của nhân viên thư viện

Chương 2: Giới thiệu công cụ sử dụng

cơ sở dữ liệu Access

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG :

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) trên môi trường

Windows Bằng những công cụ có sẵn hết sức thuận tiện và hiệu quả của mình,ACCESS đã giúp cho người sử dụng giải quyết được khá nhiều các vấn đề thườnggặp trong công việc quản trị CSDL

ACCESS cung cấp cho ta 06 công cụ đó là : Bảng (Table); Truy vấn (Query);Biểu mẫu(form); Báo biểu (Report); Macro và đơn thể (Module)

Với 05 công cụ đầu, trong một số bài toán quản lý hay thống kê, ta có thể dễdàng xây dựng được một chương trình với giao diện khá đẹp mà chưa phải viết bất

kỳ một hàm hay thủ tục nào cả Công cụ 06 là Module dùng đẻ chứa hàm Thủ tục

viết bằng ACCESS BASIC đẻ giải quyết các phần việc quá khó khăn đối với 05

công cụ trước, do đó làm tăng sức mạnh của ACCESS

2.2.CÔNG CỤ MICROSOFT ACCESS:

Trước tiên ta phải tạo một cơ sở dữ liệu mới bằng cách :

-Vào môi trường Assess :gọi microsoft Assess trên Window hoặc kích chuộtvào biểu tượng chìa khoá vàng

-Từ cửa sổ microsoft Assess chọn Menu file , chức năng New Database Nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới rồi chọn OK Kết qủa ta sẽ nhận được một Databasemới

2.2.1 Bảng (table):

2.2.1.1 Cách tạo bảng gồm các bước sau :

Trong cửa sổ Database của cơ sở dữ liệu, tạo bảng theo thứ tự sau:

* Từ cửa số Database chọn mục Table: Kết quả sẽ mở cửa sổ table chưa danhsách các bản ghi đã tồn tại và 3 nút chọn:

New: dùng để tạo mới

Open: dùng để mở nhập dữ liệu cho bảng

Design: dùng để xem, sửa cấu trúc bảng

Để tạo bảng mới ta chọn nút New

Có hai cách tạo bảng ứng với lựa chọn:

- Nếu chọn Table Wizard thì bảng được xây dựng bảng công cụ WizardAccess yêu cầu

- Chọn Design view để thiết kế theo ý người sử dụng

* Thiết kế Design View : Kết quả nhận được cửa sổ (Table1:Table)

ở hình bên

Tên bảng được giả định

là Table 1, sau này ta có

thay đổi bằng một tên

- Phần dưới cùng để quy định các thuộc tính của trường đã khai báo

* Khai báo các trường :

+ Đặt tên trường (cột), (tại cột Field name)

+ Chọn kiểu dữ liệu (tại cột Data type)

+ Mô tả trường (tại ô Description) nếu muốn

+ Quy định các thuộc tính cho trường ( phần Field Properties) như:

- Field size: Số kí tự của trường Text, hoặc kiểu của trường number

- Format: Định dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và kiểu số

- Decimalplaces: số chữ số thập phân trong kiểu number và Currency

- Input mask (Mặt nạ nhập liệu ): Quy định khuôn dạng nhập liệu

- Caption: Đặt nhãn cho các trường Nhãn sẽ được nhập liệu thay vì hiện têntrường.

- Default Value: xác định giá trị mặc định của trường

- Validapion Rule: Quy tắc dữ liệu hợp lệ

- Required: không chấp nhận giá trị rỗng

- Allowzerolength: không chấp nhận chuỗi rỗng trong trường Text và Memo

- Indexed: tạo chỉ mục

* Thay đổi thiết kế chỉnh sửa cấu trúc bảng :

+ Xóa trường: (có thể xóa một hoặc nhiêù trường): Chọn trường cần xóa,

bấm phím Delete hoặc chọn Delete Row từ Menu edit.

+ Để thay đổi nội dung (tên, kiểu …) ta chỉ nhập từ bàn phím bình thường + Để chèn thêm trường : Ta chọn trường, mà trường mới sẽ được chèn vào

trước rồi vào Menu edit chọn Insert Row, tiến hành nhập tên và chọn kiểu dữ liệu

bình thường

+ Di chuyển trường: Chọn trường cần di chuyển kéo đến vị trí mới

2.2.1.2 Đặt khoá chính (Primary Key):

+ Đưa vào các trường dùng để sắp xếp

*, Tạo truy vấn

- Trong cửa sổ Database chọn mục Query sau đó chọn nút New

+ Chọn cách xây dựng truy vấn theo ý người sử dụng (DeSign Wiew)

+ Xây dựng nhờ công cụ Wizards của Access

- Chọn nguồn dữ liệu cho tuy vấn mới gốm các bảng và các truy vấn đã đượctạo từ trước

- Tạo lập quan hệ giữa các bảng, các truy vấn nguồn

*, Chỉnh sửa truy vấn

۰ Mở truy vấn trong chế độ Design View

۰ Mở cửa sổ Add Table bằng cách vào menu Query chọn Add Table

۰ Chọn các bảng hoặc các truy vấn cần thêm, rồi chọn Add

۰ Thực hiện chỉnh sửa rồi lưu lại bằng cách vào menu file chọn save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrrl + S.

*, Xây dựng các điều khiển trong truy vấn

۰ Các phép toán: Khi xây dựng các biểu thức điều kiện cho phép sử dụng cácphép toán sau :

- so sánh: = , <> (khác); >= (lớn hơn hoặc bằng); <= (nhỏ hơn hoặc bằng); > (lớn hơn) ; < (nhỏ hơn )

- Phép logic: And, or, Not, Between … And các bảng

۰ Toán hạng: Toán hạng trong các biểu thức điều kiện có thể là các đại lượngnhư các hằng, các hàm chuẩn trong Access và các hàm tự lập, các trường

۰ Một số hàm:

- Hàm xử lý ngày

Date( ), Now ( ), Dateadd( đối 1, n, date ) Cho giá trị kiểu ngày bằng cáchcộng thêm vào các date n ngày hoặc tháng, năm, quý tùy theo đối 1

- Các hàm sử lý chuỗi : & (để ghép các chuỗi )

+ Left ( chuỗi 1 ,n ) cho chuỗi con của chuỗi 1 gồm n ký tự bên trái

+ Right ( chuỗi 1 ,n) cho chuỗi con của chuôi 1 gồm n ký tự bên phải

+ Mid ( chuỗi 1, k, n) cho chuỗi con băt đầu từ vị trí k và gồm n ký tự

*, Nâng cấp truy vấn:

- Truy vấn thông số dùng trong các bài toán tìm kiếm

- Truy vấn tính tổng Crosstab theo các nhóm

- Truy vấn dùng câu lệnh SQL

- Truy vấn hành động ( Xóa , thêm, sửa …)

Truy vấn là một công cụ của Access dùng để :Tổng hợp sắp xếp và tìm kiếm dữliệu Về thực chất , truy vấn là một câu lệnh SQL được xây dựng nhờ công cụAccess để tổ hợp dữ liệu từ các bảng nguồn

Loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng như:

- Chọn bảng hay Query khác làm nguồn dư liệu

- Chọn các trường cần hiển thị

- Thêm các trường mới là kết quả của việc thực hiện các phép tính trên cáctrường của bảng nguồn

- Đưa vào điều kiện tìm kiếm , lựa chọn(ở hàng Criteria)

- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp

Sau khi thực hiện truy vấn , kết quả nhận được là một bảng ( dạng Dynaset).Ngoài truy vấn Select Query ra, còn có các loại truy vấn khác là: Crosstab Query, Make Table Query, Update Query, Appent Query, Delete Query

2.2.3 Biểu mẫu (Form) :

*,Về mặt cấu trúc:

- Mẫu biểu cũng giống như báo biểu, nó gồm các điều khiển (Control)

- Mỗi Control đều có thể sử dụng ở một trong ba dạng sau:

+) Bound Control: Được liên kết với dữ liệu của Table hay Report, dạngTextBox là phổ biến nhất

+) Unbound Control: Ngược lại với kiểu trên, dạng phổ biến nhất là Labelchứa văn bản hay các tiêu đề

+) Calculated Control: Chứa biểu thức tính toán

- Thành phần của mẫu biểu: Cũng tương tự như báo biểu, nhưng nó không cótiêu đề nhóm

- Tác dụng của các điều khiển (Control) trong mẫu biểu:

+ Các nút lệnh có thể gắn với các Macro hoặc các thủ tục xử lý sự kiện Sau

đó mỗi khi bấm chuột vào nút lệnh thì Macro hoặc thủ tục gắn với nó sẽ được thựchiện

+ Có thể sử dụng các nút lệnh để tạo các Menu đơn giản

 Tổ chức giao diện chương trình bằng hệ Menu Bar.

+ Hệ Menu Bar gồm các Menu ngang (nằm trên hàng ngang ở đầu màn hình).+ Mỗi Menu ngang gồm các Menu thành phần Mỗi Menu thành phần có thể

là chức năng thực hiện ngay hoặc lại có thể là một Menu khác

+ Hệ Menu Bar gồm các Menu ngang (nằm trên hàng ngang ở đầu màn hình)

*, Tạo mẫu biểu tự động bằng Wizard

- Nếu chỉ dùng mẫu biểu để thể hiện cập nhật dữ liệu thì nên dùng các tạo tựđộng hoặc công cụ Wizard

Để tạo mẫu biểu bằng cách tự động hoặc bằng Wizard, ta thực hiện theo cácbước sau:

* Từ cửa sổ Database của một cơ sổ dữ liệu nào đó, chọn mục Forms Kếtquả sẽ mở cửa sổ From ba nút lựa chọn sau:

- Nút New dùng để tạo mẫu biểu mới

- Nút Open dùng để thực hiện mẫu biểu

- Nút Design dùng để mở cửa sổ mẫu biểu

*, Tạo mẫu biểu bằng Design View

Để chọn mẫu biểu mới ta chọn nút New Kết quả nhận được cửa sổ New Form như hình trên Chọn một bảng / truy vấn nguồn trong ô: choose the table …

truy vấn nguồn

Ví Dụ : cho biểu mẫu cần xây dựng Bảng này gồm bốn trường kiểu Text.+ Malop (ma lớp)

+ Tenlop (tên lớp)

+ Makhoa (tên khoa)

- Ở đây ta quan tâm tới 3 cách tạo mẫu biểu tương ứng với ba lựa chọn:Design View, những lựa chọn tự động ( có từ Autoform ) và những lựa chọn dùngcông cụ Wizard ( những lựa chọn từ wizard )

- Ví dụ: Chọn bảng [Dmlop] làm nguồn cho biểu mẫu cần xây dựng Bảngnày gồm bốn trường kiểu text

Columnar thì được mẫu biểu có dạng:

- Để xem thiết kế của mẫu biểu sẽ bao gồm tất cả các trường của bảng / truyvấn nguồn

+ Form Design, Form, Datasheet …

- Chọn mục Form Design để xem thiêt kế.

- Chọn mục Form để thể hiện dữ liệu dưới dạng biểu (đúng như thiết kế của

Form)

- Chọn Datasheet để thể hiện dữ liệu dưới bảng

+ Nểu chọn mục Form Design thì nhận được cửa sổ thiết kế có dạng:

- Mẫu biểu gồm 3 phần: Form Header (đầu mẫu biểu), Detail (thân mẫu biểu), vàForm Footer (cuối mẫu biểu)

- Trên mẫu biểu có các ô điều khiển kiểu nhãn (Label) ở cột bên trái 4 ô điềukhiển hộp Text Box (ở cột bên phải) buộc vào các trường: Malop,Tenlop,

+ Ghi và đặt tên cho mẫu biểu (những cách ghi và đặt tên cho truy vấn)

* Chú ý: Trước khi ghi ta có thể chỉnh sửa thiết kế theo ý của mình

۰ Nếu chọn AutoForm : Tabular hoặc AutoForm, Datasheet thì ta được kếtquả có dạng hiển thị trên từng dòng rõ ràng hoặc không chọn bảng / truy vấn

۰ Nếu chọn Form Wizard: Sẽ xuất hiện cửa sổ có tên Form Wizard dướiđây:

Tại đây ta thao tác tiếp như sau:

+ Chọn các trường muốn đưa vào mẫu biểu tại cột Available fields, dồi bấm

vào nút > để đưa sang cột Selected Fields Nếu muốn đưa sang tất cả các trường ta bấm nút >>, nếu muốn bỏ trường nào ta đã chọn trong ô Selected Field thì ta bấm vào nút < để hủy bỏ, hủy bỏ tất cả bấm vào nút <<

*, Các loại điều khiển (Thông qua hộp công cụ Toolbox)

Mỗi nút trên công cụ ứng với một loại điều khiển và dùng để tạo các ô điềukhiển thuộc loại tương ứng

- Nhãn (Label): Là một điều khiển Unbound (không bị buộc vào môi trườngnào đó), thường được dung để chứa các dòng chữ có tính giải thích, ghi chú

- Hộp văn bản (Text box): Hộp văn bản dùng cả ba cách: Unbound (không bịbuộc) và Bound (bị buộc vào một trường nào đó), Caculaterd (tính toán)

- Nhóm lựa chọn (Option)

- Hộp lựa chọn (Combo box)

- Nút lệnh (Command button).

- Hộp danh sách (List Box)

- Hộp kiểm tra (Check box), nút lựa chọn (Option Button)

nút bật tắt (Toggle button)

2.2.4 Báo biẻu (Report):

Đây là công cụ rất hữu hiệu để tổ chức in dữ liệu Báo biểu có khả năng in ấnnhư sau :

- In dưới dạng biểu như hồ sơ nhân sự , báo cáo

- In dưới dạng bảng như hồ sơ lương , bảng gia đình , bảng khen thưởng , kỉ luật

…

- In dữ liệu từ nhiều bảng có liên quan đến nhau trong cùng một trang

Cách tạo Report (báo biểu )bằng Winzard :

- Chọn Report trong cửa sổ Database

- Chọn New trong số các công cụ của Report

- Chọn Report Winzard để thiết kế tự động

- Chọn table hoặc Query để làm nguồn cho Report

- Chọn các trường cần thể hiện trong Report của Table hoặc Query

- Chọn kiểu Report

2.2.5 Macro:

Gồm một dãy các hành động (Action)

Cách tạo Macro:

- Chọn Macro trong cửa sổ Database

- Chọn New làm xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro

- Chọn các Action và các đối tượng của các Action

- Ghi và đặt tên cho Macro

2.3 GIỚI THIỆU VỀ ACCESS BASIC:

2.3.1 Giới thiệu chung :

Access Basic là một ngôn ngữ lập trình mà các chương trình của nó hoạt

động theo hướng sự kiện Mỗi khi sự kiện xẩy ra đối với hệ thống thì một thủtục mới được thực hiện và nó có thể gọi đến một hoặc một số các hàm khác Chính vì vậy, một chương trình chính để điều khiển hệ thống

Cũng như ngôn ngữ lập trình khác , Access basic cũng có các thành phần cơ

bản như :

+ Các kiểu dữ liệu chuẩn (số , chuỗi ,Lôgic ,Date/Time…)

+ Kiểu tự tạo (User_defined Type)

+ Biến ,mảng kiểu chuẩn hay kiểu tự tạo

+ Các thủ tục / hàm vào ra trên bàn phím , màn hình

+ Cấu trúc rẽ nhánh :if ….then …….else….end if

+ Cấu trúc Select case

+ Các hàm (function) và các thủ tục (Subloutine)

+ Tạo tệp, ghi tệp , đọc tệp (nhị phân ,văn bản)

Access Basic chủ yếu được dùng để sử lí đối tượng của Access như bảng dữ

kiện , truy vấn, báo biểu và Macro.Do đó ,Access Basic gồm các thủ tục , hàmđộc lập nằm giải giác trong các đơn thể của mẫu biểu ,đơn thể của báo biểu , đơnthể chung của hệ cơ sở dữ liệu chứ không tổ chức thành một chương trình thốngnhất

+ Kiểu Variant:biến kiểu Variant có thể chứa các giá trị số học , giá trị ngày/giờ ,chuỗi kí tự hoặc giá trị Null Khi chưa được gán giá trị thì biến có giá trịmặc định là rỗng (Empty)

+ Kiểu mảng (Array).

+Ngoài ra còn có các biến biểu diễn của cơ sở dữ liệu như biếnform,TableDef, QueryDef…nhằm giúp bạn trong công việc xử lí một biểu mẫu ,mộtbảng truy vấn rõ ràng

Chú ý : Khi lập trình bạn phải lưu ý những điểm sau:

+ Các lệnh của Access Basic chỉ được viết trên một dòng

+ Có thể viết nhiều lệnh trên một dòng nhưng các lệnh đó phảI được phâncách nhau bằng dấu hai chấm (:)

+ Dòng dùng để giảI thích thì bắt đầu bằng REM hoặc dấu nháy đơn(‘)

2.3.2 Truy nhập dữ liệu thông qua DAO:

Để thêm vào các đối tượng xác định trong Accessss, động lực CSDL trongMicrosoft (Microsoft Jet Engine) xác định các đối tượng để thực hiện các tác vụtrên CSDL như : bảng, truy vấn, … Các đối tượng này được xác định bởi độnglực CSDL và được gọi là các đối tượng truy nhập dữ liệu (DAO)

Đối tượng (Object) và tập hợp đối tượng (Collection) trong DAO:

- Các kiểu đối tương quan trọng thường dùng trong Acces Basic là:

+)Tabledef(làm việt đối với cấu trúc của bảng)

+)Querydẹf(làm việt đối với cấu trúc của bảng )

+)Recostet

+)Control(Ô điều khiển của các form,report)

+)Field(các trường của bảng hoặc query)

+)Index(các chỉ mục,chỉ số của bảng)

- Tập hợp các đối tương (object) của DAO dựa trên ý tưởng một kiểu đối tượng

có nhiều đối tượng cụ thể khác ví dụ: Đối tượng Database chứa các form, Report Mỗi form, Report lại chứac các textbox, Combobox, Command Button…

- Biến đối tượng : Là biến biểu thị một đối tượng nó được khaibáo bằng cáchdùng tên các kiểu đối tượng được nêu ở trên

- Tập các đối tượng (Collection) : Là tập hợp các đối tượng cùng loại … Để biểuthị tên tập hợp, ta chỉ cần thêm chữ S vào cuối tên kiểu đối tượng nêu ở trên (Trừđối tượng DBEngine)

Chú ý : Thuộc tính Static không có tác dụng đối với các biến khai báo bên

ngoài hàm/thủ tục

+ Khai báo Private : Quy định phạm vi sử dụng của htủ tục/hàm Private chỉ

có thể được gọi từ các thủ tục hay hàm khác trong cùng đơn thể

+ Danh sách đối : Được khai báo như sau :

[By val] Tên đối [()] [As type]

Trong đó :

- Nếu không dùng By val thì đối sẽ được truyền theo tham chiếu, phương

án này có thể dùng với đối kiểu bất kỳ

- Nếu dùng By val thì đối sẽ được truyền theo giá trị (Phương án nàykhông dùng cho các đối có kiểu đối tượng hoặc kiểu tự tạo).

- Dùng [()] khi khai báo mảng, các biến trung gian có thể được khai báotrong thân thủ tục và bất kỳ vị trí nào

- As type : Dùng để khai báo kiểu cho một đối :

-) Sự kiện của form :

Sub Form _ Tên _ Sự _ Kiện ()

End Sub

-) Sự kiện của Report:

Sub Report _ Tên _ Sự _ Kiện ()

End Sub

-) Sự kiện của ô điều khiển

Sub Tên ô điều khiển _ Tên _ Sự _ Kiên ()

Chương 3: Phân tích hệ thống

3.1 Phân tích hoạt động của thư viện Thành phố Vĩnh Yên

Độc giả muốn mượn sách của thư viện thành phố thì phải đăng ký làm thẻ thưviện Quản lý độc giả sẽ nhập thông tin độc giả tới làm thẻ bao gồm các thông tin:

Hoạt động mượn sách được thực hiện như sau: Thư viện cho phép độc giả tracứu những sách mình cần trong danh mục sách tại thư viện Nhân viên kiểm tra thẻcủa độc giả nếu đúng tên độc giả và còn hạn thẻ thì yêu cầu mượn sách được chấpnhận Sách mà độc giả yêu cầu sẽ được kiểm tra xem có ai mượn ko, và số lượngcòn bao nhiêu Nếu sách đó chưa ai mượn và còn trong thư viện thì thông tin vềmượn sách sẽ được lưu trên phiếu mượn

Trên phiếu mượn có các thông tin sau:

- Số phiếu

- Họ tên độc giả

- Ngày mượn

- Mã thẻ thư viện của độc giả

- Các thông tin về sách như: Mã sách,Tên sách, số lượng, tên tácgiả, số ngày được mượn

Tại thư viện thông tin về sách báo sẽ được cập nhập khi có sách mới và thanhlý

Sách Các sách được phân loại theo thể loại và các thông tin liên quan sau : Tênsách, thể loại, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, số trang, giá và số đầu mỗi cuốnsách được lưu vào file sách

Quản lý nhân viên của thư viện như sau: Thêm mới nhân viên vào danh sách khi cónhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin nhân viên khi có những biến đổi xảy ra

và xoá bỏ nhân viên khi kết thúc hợp đồng hoặc sa thải nhân viên, Các thông tin vềnhân viên bao gồm:

- Mã nhân viên

- Tên nhân viên

Quản lý sách của thư viện : Thư viện thường xuyên nhập các đầu sách mới,chon sách mà các nhà xuất bản giử tới Khi sách quá cũ hay không còn giá trị sửdụng thì thanh lý, sửa đổi thông tin cần thiết Thông tin về sách bao gồm :