Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà Nam

Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà NamXây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà NamXây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà NamXây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà NamXây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà NamXây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà NamXây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà NamXây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà NamXây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà NamXây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà NamXây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà NamXây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà NamXây dựng chương trình quản lý thư viện trường CĐ sư phạm Hà Nam

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian học tập và rèn luyện tại trường Đại học Công nghệ thông tin

và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên tới nay em đã chuẩn bị kết thúc khóa họccủa mình và đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp Để có được kết quả đó em xin chânthành cảm ơn:

Ban Giám hiệu trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông - Đạihọc Thái Nguyên, các Thầy giáo, Cô giáo trong trường đã tạo điều kiện cho emđược học tập và tiếp thu nhiều kiến thức, rèn luyện bản thân để trở thành mộtcông dân giúp ích cho xã hội sau khi ra trường

Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Bùi Văn Tùng là người đã nhiệt

tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập, đặc biệt là trong thờigian làm báo cáo thực tập tốt nghiệp Nhờ vậy, em đã hoàn thành đồ án tốtnghiệp của mình đúng thời gian quy định

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể Lãnh đạo, cán bộ giáo viên trongnhà trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam đã giúp đỡ em trong suốt quá trình làm đồ

án tốt nghiệp và cung cấp các dữ liệu để em có thể hoàn thành đồ án của mình

Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới gia đình và các bạn trong lớpCNTT -K2 Hà Nam đã giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất cho em trong thời gianhọc tập và hoàn thành đồ án này

Sinh viên

Nguyễn Trần Duy

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan toàn bộ nội dung đồ án “Xây dựng chương trình quản

lý thư viện Trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam” này là do em tìm hiểu, khảo

sát và nghiên cứu thực tế Nội dung đồ án không sao chép từ đồ án khác và sảnphẩm của đồ án là chính bản thân tự nghiên cứu và xây dựng

Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình

Sinh viên

Nguyễn Trần Duy

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

MỤC LỤC 3

MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN 7

1.1 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống 7

1.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 7

1.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 7

1.1.3 Mô hình thực thể liên kết (E-R) 8

1.1.4 Mô hình quan hệ: 9

1.1.5 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án 9

1.1.6 Thiết kế tổng thể 11

1.1.7 Thiết kế giao diện 12

1.1.8 Thiết kế kiểm soát 12

1.1.9 Thiết kế tệp (file) 13

1.1.10 Thiết kế chương trình 13

1.2 Giới thiệu về ACCESS 14

1.2.1 Giới thiệu chung: 14

1.2.2 Khái niệm 15

1.2.2.1 Bảng (Table): 16

1.2.2.2 Truy vấn (Query): 18

1.2.2.3 Biểu mẫu (Form): 19

1.2.2.4 Báo cáo (Report): 20

1.2.2.5 Tập luyện (Macro): 21

1.2.2.6 Bộ nhớ lệnh (Module): 22

1.2.3 Kết luận chung 22

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HÀ NAM 24

2.1 Khái quát sự hình thành và phát triển thư viện trường Cao Đẳng Sư

Phạm Hà Nam 24

2.2 Hệ thống cũ: 27

2.2.1 Nhiệm vụ cơ bản của quản lý thư viện 27

2.2.2 Cơ cấu tổ chức và phân công công tác 27

2.2.3 Qui trình xử lý dữ liệu 27

2.2.4 Đánh giá về phương thức cũ của hệ thống 30

2.3 Hệ thống mới: 31

2.3.1 Mục đích: 31

2.3.2 Ưu, nhược điểm: 31

2.3.3 Các điều kiện xây dựng hệ thống mới: 31

2.3.4 Phạm vi bài toán: 31

2.3.5 Yêu cầu của hệ thống mới: 31

2.3.6 Yêu cầu cụ thể của bài toán 31

2.3.7 Thông tin đầu vào 32

2.3.8 Thông tin đầu ra 32

2.4 Phân tích, thiết kế hệ thống 32

2.4.1 Phân tích hệ thống về mặt chức năng 32

2.4.1.1 Chức năng 1: Cập nhật 32

2.4.1.2 Chức năng 2: Tìm kiếm 32

2.4.1.3 Chức năng 3: Thống kê báo cáo 33

2.4.1.4 Các biểu đồ về luồng dữ liệu 33

2.4.2 Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu 39

2.4.2.1 Các thông tin cần trong quản lý thư viện 39

2.4.2.2 Chuẩn hóa dữ liệu 40

2.4.2.3 Sơ đồ thực thể liên kết 43

2.4.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 44

2.4.3.1 Bảng thẻ độc giả 44

2.4.3.2 Bảng sách 45

2.4.3.3 Bảng Nhà xuất bản 45

2.4.3.4 Bảng tác giả 46

2.4.3.5 Bảng mượn trả 46

2.4.3.6 Bảng ngôn ngữ 47

2.4.3.6 Bảng ngôn ngữ 47

2.4.3.7 Bảng môn loại 47

2.4.4 Mối quan hệ giữa các bảng (Relationships) 48

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HÀ NAM 49

3.1 Giao diện chính của chương trình: 49

3.2 Một số chức năng chính của chương trình 50

3.2.1 Chức năng cập nhập 50

3.2.2 Chức năng tìm kiếm 54

KẾT LUẬN 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 64

MỞ ĐẦU

Ngày nay tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong mọi ngành,mọi lĩnh vực, trong khoa học, kinh doanh Khoa học máy tính đang phát triểnvới tốc độ ngày càng nhanh và cao, xâm nhập sâu vào mọi lĩnh vực khoa học,công nghệ, kinh tế, xã hội, quản lý nhà nước và doanh nghiệp

Một trong những lĩnh vực đang được ứng dụng tin học rất phổ biến củanước ta là lĩnh vực quản lý Tin học quản lý đã giúp cho các nhà quản lý điềuhành công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, ít tốn kém nhân lực

Quản lý sách trong Thư viện là một trong những công việc tương đốiphức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức Quản lý sách đòi hỏi phải thườngxuyên theo dõi chính xác số lượng sách, báo rất lớn, thuộc nhiều loại Đối tượngbạn đọc của Thư viện rất đa dạng Chính vì vậy tin học hoá trong Thư viện là mộtyêu cầu tất yếu Muốn quản lý tốt cần có các phần mềm quản lý tốt và đảm bảođược độ bảo mật cao, dễ sử dụng, tiện ích

Cần phải hiểu rõ và nắm bắt được các công việc quản lý của người sử dụngthư viện, phân tích hệ thống quản lý sách của thư viện theo đúng yêu cầu và phảithiết kế được chương trình với các chức năng đã chỉ rõ ở bước phân tích hệ thống

Với sự hướng dẫn của thầy giáo Bùi Văn Tùng, em đã xây dựng chương trình Quản lý thư viện trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam Em rất mong sẽ xây

dựng được một chương trình ứng dụng quản lý áp dụng cho Thư viện trường họcnói chung và trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam nói riêng

Mặc dù cố gắng song còn nhiều hạn chế, nên em rất mong được sự góp ýcủa cô, các thầy, cô trong khoa và các bạn trong lớp để chương trình của em đượchoàn thiện hơn và được ứng dụng vào thực tế

Em xin chân thành cảm ơn thấy giáo Bùi Văn Tùng, các thầy cô giáo

trong khoa CNTT Trường Đại học CNTT Thái Nguyên đã nhiệt tình tạo điềukiện và hướng dẫn em hoàn thành đề tài

Em xin chân thành cảm ơn !

Các giai đoạn để xây dựng hệ thống: Có nhiều phương pháp để xây dựngmột hệ thống thông tin Hiện tại có một số phương pháp sau:

- SADT (System Analysis and Design Technology): Công nghệ phân tích

1.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Là một biểu đồ cho phép ta phân giã dần dần các chức năng thành cácchức năng nhỏ hơn gọi là biểu đồ phân cấp dạng cây là phương tiện để chi tiếthoá dần quá trình mô tả các xử lý

- Cung cấp một cách nhìn tổng quát nhất và từ đó phân cấp đến các mứcsau đó

- Dễ thành lập, dễ hiểu

- Các chức năng được trình bày ở dạng tĩnh tức là bỏ qua các mối liên quangiữa các chức năng về việc chuyển giao các dữ liệu cũng như trình độ thời gian

1.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

* Mục đích: Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mốiquan hệ trước và sau trong tiến trình xử lý, trong chuyển giao thông tin cho nhau

- DFD: Biểu đồ luồng dữ liệu cho một biểu diễn động, cung cấp một cáchquan sát tổng thể về hệ thống

* Tác dụng:

- DFD: Là một công cụ cơ bản để thể hiện trong các bước phân tích thiết

kế, trao đổi và lưu trữ dữ liệu

- DFD: Chia làm 2 mức:

+ Mức 1: Mức vật lý – Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý

+ Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic

Biểu đồ luồng dữ liệu mức Vật lý:

Các chức năng xử lý: Là một thao tác biểu diễn bằng động từ Làm nhiệm

vụ biến đổi thông tin, mỗi chức năng có một tên riêng, tên đó là một động từ đôikhi có kèm theo bổ ngữ

Để biểu diễn chức năng người ta dùng hình tròn, bên trong hình tròn là tênchức năng

Luồng dữ liệu là một luồng thông tin vào, ra của một chức năng xử lý.Kho dữ liệu: Tên kho dữ liệu là danh từ Kho là nơi lưu trữ thông tin trongmột khoảng thời gian để sau đó một hoặc nhiều chức năng xử lý sẽ sử dụng nó

Tác nhân ngoài là một hoặc một nhóm người hoặc một tổ chức nằm ngoài

cơ quan, ngoài doanh nghiệp nhưng có trao đổi thông tin trực tiếp với hệ thống

Tác nhân trong: Là một hệ thống con của hệ thống mà chúng ta đang xemxét nhưng được trình bày ở một trang khác của biểu đồ

1.1.3 Mô hình thực thể liên kết (E-R)

* Thực thể: Là một đối tượng được quan tâm đến trong hệ thống quản lý

* Quan hệ: Để biểu diễn tích đề các ở toán học dùng bảng biểu diễn.

- Quan hệ là tích đề các nên nó biểu diễn quan hệ được ở dạng bảng Mỗicột là một thuộc tính, mỗi hàng là một bộ Số lượng hàng là lực lượng của quan hệ

+ Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộkhác nhau

+ Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộkhác nhau

* Lược đồ quan hệ: Là một bộ đôi gồm có tập các thuộc tính phụ và mộttập các phụ thuộc hàm F

* Các dạng chuẩn (3 dạng):

- Dạng chuẩn 1: Một lược đồ quan hệ r xác định trên tập thuộc tính u,quan hệ r được gọi là nằm ở dạng chuẩn 1 nếu mọi thuộc tính trong r đều là cácgiá trị nguyên tố

- Dạng chuẩn 2: Nó ở dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tính không khoá đều phụthuộc đầy đủ vào khoá chính

- Dạng chuẩn 3: Cho quan hệ r xác định trên tập thuộc tính U r ở quan hệnằm ở dạng chuẩn 3 Nếu nó nằm ở dạng chuẩn 2 và mọi thuộc tính không khoákhông phụ thuộc vào khoá bắc cầu, khoá chính

1.1.5 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Đây là giai đoạn của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống Là giai đoạn

có tính chất quyết định xem dự án này có tồn tại hay không

a Mục đích yêu cầu

- Mục đích: Là một hợp đồng xây dựng hệ thống tin này được hình thành

Để đạt được mục đích trên có một số yêu cầu sau:

+ Phải khảo sát tìm hiểu đánh giá hiện trạng của hệ thống cũ.

+ Đề xuất các yêu cầu mục tiêu và các ưu tiên đối với hệ thống mới

+ Phải phác hoạ các giải pháp mới và cân nhắc tính khả thi của hệ thống.+ Xây dựng kế hoạch để thực hiện dự án và đưa ra các dự trù tổng quát

b Khảo sát hiện trạng của bài toán

Phương pháp thực hiện: Tiến hành ở 4 mức khác nhau: ứng với mỗi mộtmức là một nhóm người tham gia vào hệ thống

* Mức thực hành: Muốn xây dựng một hệ thống hoàn hảo quan tâm đếnngười tham gia làm việc trực tiếp với thao tác của hệ thống Vì vậy họ sẽ lànhững người nhận ra những khó khăn và vấn đề cần giải quyết

* Mức thực hành: Muốn xây dựng một hệ thống hoàn hảo quan tâm đếnngười tham gia làm việc trực tiếp với thao tác của hệ thống Vì vậy họ sẽ lànhững người nhận ra những khó khăn và vấn đề cần giải quyết

* Mức điều phối quản lý: Là những người quản lý trực tiếp và họ là nhữngngười biết rất rõ về các tổ chức hoạt động cụ thể

* Mức quyết định lãnh đạo: Đặc trưng họ là những người ra quyết định vìvậy họ sẽ có yêu cầu về thông tin và thông tin họ yêu cầu là phải chi tiết

* Mức chuyên gia cố vấn: Những người có thể nhìn toàn diện của hệthống và nhìn nhận một cách chi tiết của hệ thống

* Tập hợp các thông tin:

* Các thông tin về hệ thống cũ (hiện tại):

Đó là thông tin về môi trường, các thông tin liên quan trực tiếp đến quátrình nghiên cứu hệ thống

+ Thông tin tĩnh: Gồm có các thông tin sơ đẳng

+ Thông tin có cấu trúc: Các sổ sách mà chúng ta thu được

+ Các thông tin động gồm về mặt không gian: Các đường di chuyển tàiliệu về mặt giấy tờ

+ Thông tin biến đổi: Đó là các qui tắc quản lý, các qui định về hànhchính, các công thức tính toán, điều kiện để thực hiện và các qui trình

* Các thông tin về hệ thống mới (hệ thống tương lai):

Là những thông tin được thu thập bằng cách nói ra trực tiếp các yêu cầu,các nguyện vọng với hệ thống mới, thường được phát biểu ra hoặc có thể lànhững dự đoán Sau khi thu thập đựơc các thông tin này chúng ta nhìn ở 4 khíacạnh sau:

+ Số lượng: Quyết định xem công việc này có được thực hiện hay không?+ Tần xuất: Số lượng rất nhiều nhưng tần xuất lại rất ít Có những yêu cầu

số lượng nhiều tần xuất cũng nhiều

+ Độ chính xác của thông tin

+ Thời gian sống: Thông tin này nếu chỉ là thông tin mang tính chấtbất thường

* Phát hiện các yếu kém của hệ thống cũ và đưa ra các yêu cầu mới của

b Nhiệm vụ của giai đoạn thiết kế: Chuyển mức mô tả logic thành mô tảvật lý muốn vậy phải bổ sung thêm các biện pháp, phương tiện và các cài đặt

c Cách tiến hành: chia thành 5 bước

- Bước 1: Thiết kế tổng thể:

+ Phân định danh giới giữa phần thực hiện bằng máy tính và phần thựchiện thủ công

+ Phân định các hệ thống con máy tính

- Bước 2: Thiết kế giao diện: Thiết kế đầu vào, đầu ra và thiết kế danh giớigiữa thủ công và máy tính

- Bước 3: Thiết kế các kiểm soát, các vấn đề liên quan đến bảo vệ va bảomật dữ liệu.

- Bước 4: Chúng ta chỉ quan tâm đến đủ, không dư thừa, không trùng lặpcòn ở phần thiết kế thì phải quan tâm đến hai yêu cầu tiện lợi và nhanh chóng

- Bước 5: Thiết kế chương trình

1.1.7 Thiết kế giao diện

Thiết kế tài liệu xuất:

Tài liệu xuất có các dạng sau: In ra giấy, report, ra màn hình hoặc lưu trữlại trên đĩa những tệp dữ liệu

a Tài liệu xuất có những loại sau:

- Tài liệu có cấu trúc chứa thông tin theo yêu cầu: trả lời với các yêu cầuđưa vào

- Tài liệu xuất có thể được đưa ra dưới dạng một khung đã tạo sẵn để điềnthông tin hoặc không có khung sẵn

b Thiết kế tài liệu vào:

Thường là những mẫu thu thập thông tin yêu cầu của các thông tin nàyđáp ứng yêu cầu sử dụng Không có lỗi; Trình bày không rõ ràng; Gõ phím vào là

ít nhất

c Thiết kế màn hình:

Là giao diện của người dùng Thiết kế màn hình đảm bảo đối thoại người

và hệ thống Dễ nhìn, hiểu, có trật tự nhất quán, diễn đạt được những điều cầnthực hiện, đảm bảo số thao thác ít Cần các giá trị ngầm định, đặt thông số cungcấp các thông tin hướng dẫn trợ giúp, cung cấp khả năng thoát ra khi cần thiết,cung cấp các thao tác tương đương

1.1.8 Thiết kế kiểm soát

- Độ chính xác: Tính xác thực của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được toànvẹn dữ liệu thông qua: Thuộc tính khoá, kết nối, tính đúng đắn của dữ liệu

- Độ tin cậy: Khi có sự cố kỹ thuật hỏng phần cứng và mềm phải có khảnăng phục hồi dữ liệu

- Độ an toàn: Hệ thống không có sơ hở gây ra thất thoát về thông tin cho

dù cố tình hoặc vô tình

- Tính riêng tư: Kết thúc quá trình truy nhập cá nhân thường các cá nhân

có mức độ truy nhập không giống nhau

1.1.9 Thiết kế tệp (file)

Chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Có các ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu

Dữ liệu là một tập các thao tác cho phép chúng ta mô tả dữ liệu chúng tacần lưu trữ

- Xây dựng các tệp dữ liệu: chúng ta phải biết cách tổ chức nó Cho phépchúng ta tạo ra, việc quản lý chúng ta phải làm

Vậy công việc chúng ta làm là từ biểu đồ cấu trúc dữ liệu dựa trên một Hệquản trị cơ sở dữ liệu nào đó ta tổ chức các tệp dữ liệu của mình sao cho việctruy nhập dữ liệu trên tệp là phải nhanh và tiện để đảm bảo hai yêu cầu trên,nhiều khi dạng chuẩn 3NF bị phá vỡ

+ Nói chung mỗi kiểu thực thể hoặc kiểm liên kết thì tương ứng với một tệpcăn cứ vào yêu cầu sử dụng một số tập các thuộc tính hay sử dụng trong cùng mộttruy nhập thì được phân rã thành các tệp riêng biệt hoặc ngược lại được gộp vàothành một thực thể hoặc 1 tệp khi chúng nằm ở các thực thể khác nhau Để đảmbảo quá trình truy nhập nhanh thường thực hiện phương pháp lập chỉ dẫn

- Một modul chương trình gồm 4 thuộc tính cơ bản sau:

+ Đặc trưng vào/ra:

* Vào là những thông tin mà modul chương trình nhận từ chương trình gọi nó

* Ra là những thông tin mà nó trả lại cho chương trình gọi nó sau khi hoànthành công việc

+ Đặc trưng của chức năng: Sự biến đổi thông tin từ thông tin vào thànhthông tin ra Thao tác là tìm kiếm, in ấn

+ Đặc trưng của cơ chế hoạt động: Phương thức cụ thể thực hiện cũngbiến đổi từ thông tin vào thành thông tin ra Với một yêu cầu sử dụng thông tinkhông phải giống nhau

+ Đặc trưng của dữ liệu cục bộ: Liên quan đến lưu trữ, liên quan đến dữliệu được dùng riêng trong chương trình

Cung cấp để diễn tả cấu trúc chương trình gọi là lược đồ cấu trúc

* Lược đồ cấu trúc:

- Biểu diễn modul

- Thông tin chuyển giao giữa các modul: Chuyển giao dữ liệu; điều khiển.Đây không phải là dữ liệu xử lý mà dùng trong quá trình sử dụng chương trình

* Đóng gói các modul: Có thể coi một lược đồ cấu trúc là một chươngtrình như vậy chương trình quá lớn vì khi thực hiện tất cả các chương trình đóphải đưa vào bộ nhớ trong Do đó bộ nhớ có hạn nên phải chia lược đồ thành cácnhóm modul và nạp dần vào trong bộ nhớ trong việc chia đó được gọi là đónggói có nhiều cách thức đóng gói

- Đóng gói theo mục đích sử dụng nghĩa là các modul có mục đích sửdụng gần nhau

- Đóng gói theo dòng dữ liệu vào: Đóng gói theo phạm vi điều khiển cóthể chẻ dọc chuyển giao cho nguồn dữ liệu

1.2 Giới thiệu về ACCESS

1.2.1 Giới thiệu chung:

Access là một trong 10 phần mềm ứng dụng trong bộ Office của hãngMicrosoft đó là phần mềm Word, Excel,

Access nghĩa là điều khiển, là truy cập Trong office access là một hệ quảntrị cơ sở dữ liệu, không những để tạo và xử lý dữ liệu mà còn kết hợp với cácphần mềm lập trình như: Foxpro, Visual Basic, SQL-Server Để tạo cơ sở dữliệu cho nhau cũng như các ứng dụng quản lý khác Access là phần mềm ứngdụng nhằm liên kết cơ sở dữ liệu rời rạc thành một thể thống nhất, có qui mô vàđược tổ chức trên cơ sở khoa học giúp người sử dụng có một phương pháp tối ưutrong công việc tìm kiếm, truy xuất, xử lý và báo cáo thông tin.

Vì lý do đó mà mặc dù rất nhiều phần mềm lập trình ứng dụng mạnh mẽ

ra đời nhưng Access vẫn chiếm ưu thế trong lĩnh vực quản lý đối với những tổchức nhỏ và trung bình

1.2.2 Khái niệm

- Cơ sở dữ liệu (Database): Là hệ thống thông tin được tổ chức theo chủ

đề (thường là các bảng biểu có quan hệ với nhau, làm cơ sở dữ liệu thực hiện cácthủ tục như truy xuất dữ liệu, xử lý thông tin cập nhật thông tin, in báo cáo bất

kỳ một hệ thống thông tin nào nhằm phục vụ những tính năng trên đều được gọi

là cơ sở dữ liệu, kể cả những dữ liệu không được lưu trên máy tính Trước đây,khi máy tính chưa ra đời cơ sở dữ liệu chỉ tồn tại trên sách, vở có mã số theo chủ

đề và được cất trong các kho lưu trữ Các cơ sở dữ liệu thường gồm nhiều thôngtin, mỗi thông tin là một bản ghi (Record) và trong đó có một hoặc nhiều trường(field) dữ liệu

- Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu:

Một Database gồm các thành phần: Bảng (Table); Truy vấn (Query); Biểumẫu (Form); Báo cáo (Report); Lệnh chạy tự động (Macro); Trang (Page) và Modul.

Hình 1: Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu (Database) 1.2.2.1 Bảng (Table):

- Là đối tượng lưu trữ dữ liệu được tạo thành từ cột và hàng

- Cột trong Access gọi là field (trường)

- Hàng trong access gọi là Record (bản ghi hay mẫu tin)

Với bảng, ta thấy nó giống như DBF của Foxpro Trong Access việc tạobảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi truờng giao diện đồ hoạrất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Wizard hoặc tự thiết kế theo ýngười sử dụng Đối với bảng, Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu cần thiếtcho các trường, bao gồm dữ liệu kiểu Text, kiểu số ( Number ), kiểu tiền tệ( Currency ), kiểu ngày tháng ( Data/ Time ), kiểu ký ức ( Memo ), kiểu logic(Yes/ No ) và các đối tượng OLE

Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta có thểkiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trìnhnào như các ngôn ngữ lập trình khác

Ngoài ra, để giảm các thao tác khi nhập liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầmđịnh Default Value hay các phiên bản mới của Access cung cấp các Combo Boxcho các trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím

và sai sót trong quá trình nhập liệu

Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa cácbảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc Do đó, người dùng không phải kiểm tratính toàn vẹn dữ liệu khi nhập.

Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong Microsoft Access như sau:

1.2.2.2 Truy vấn (Query):

Hình 3: Bảng truy vấn (Query)

Trong quản lý cơ sở dữ liệu đây là một câu hỏi tìm kiếm theo điều kiệncho trước để báo cáo cho chương trình biết loại dữ liệu nào phải được truy tìmtrong cơ sở dữ liệu đó Query lấy thông tin từ bảng dữ liệu nên cũng là một tệp

Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương trình sẽ làm tăng khảnăng tìm kiếm lời giải cho các bài toán phức tạp Việc sử dụng các hàm tự địnhnghĩa trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông tin, tăngtính đa dạng, mềm dẻo của thông tin đầu ra

Ngoài ra, ta có thể xây dựng các truy vấn bằng cách sử dụng trực tiếp cáccâu lệnh SQL, phục vụ tốt cho nghiệp vụ quản lý

Khi xây dựng một truy vấn cần phải :

- Chọn bảng hoặc Query khác làm nguồn dữ liệu

- Thêm các trường mới và kết quả thực hiện các phép tính trên cáctrường của bảng nguồn.

- Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn

- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp

1.2.2.3 Biểu mẫu (Form):

Biểu mẫu là đối tượng được thiết kế để nhập xuất dữ liệu Thiết kế Formtức là thiết kế giao diện cho Database Hầu hết ứng dụng của Database đều đượchiển thị qua Form Giao diện (Form) càng đẹp thì cơ sở dữ liệu càng có giá trị

Hình 4: Bảng biểu mẫu (Form)

Form cho phép người sử dụng tạo nên các màn hình dùng để cập nhậthoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng Ngoài ra nó cho phép người sử dụng tạocác hộp thoại đối đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng

Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin Tuy nhiên, trên biểumẫu (Form), giao diện thân thiện hơn nhiều Biểu mẫu là công cụ mạnh củaAccess được dùng để :

- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng

- Tổ chức giao diện chương trình

- Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn

- Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng

Có 4 loại biểu mẫu cơ bản như sau:

* Biểu mẫu một cột (Single Column):

Trong loại biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu

có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình, trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng,hình chữ nhật hay trang trí các hình ảnh.Với biểu mẫu, người ta thường sử dụngthêm công cụ Combo Box rất thuận tiện cho việc cập nhật dữ liệu từ bàn phím

* Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular):

Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ tráisang phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống bảng nhưng ưu tiên hơn là

ta có thể tạo viền, tạo bảng khung nhìn, hiển thị được ảnh trong khi bảng, truyvấn thì không thể làm được

* Biểu mẫu chính/ phụ (Main/ Sub Form):

Biểu mẫu chính/ phụ thường để biểu diễn hiển thị các dạng dữ liệu cóquan hệ một - nhiều Trong mẫu biểu chính/ phụ, người ta hay sử dụng các ListBox để lựa chọn thông tin, hạn chế việc gõ bằng bàn phím

* Biểu mẫu đồ hoạ (Graph):

Biểu mẫu đồ hoạ là loại biểu mẫu dùng để thể hiện kết quả thống kê theodạng cột phần trăm (%), đồ thị làm cho kết quả có tính trực quan giống nhưtrong Word, Excel

1.2.2.4 Báo cáo (Report):

Là đối tượng được thiết kế để qui định cách tính toán và in tổng hợp dữliệu khi cần thiết

Hình: Bảng báo cáo (Report)

Trong quản lý cơ sở dữ liệu, đây là một ấn phẩm đầu ra, thường được địnhkhuôn thực bằng các số trang và các tiêu đề với hầu hết các chương trình, báocáo có thể gao gồm các trường tính toán, các tổng số trung gian, các giá trị trungbình và các giá trị khác được tính ra dữ liệu.

Cho phép chúng ta tạo ra kết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng, sau

đó sắp xếp lại và định dạng theo một khuôn cho trước

Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương trình quản lýhoàn thiện Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy Thiết kế cácbáo biểu là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian Tuy nhiên, với Accessthì công việc trở nên thuận lợi hơn nhiều Access cung cấp đầy đủ và đa dạng cácloại báo biểu Trong đó, người dùng có thể thiết kế bằng công cụ Wizard, vượt xacác công cụ của các ngôn ngữ lập trình khác như Foxpro, Visual Basic về chấtlượng cũng như tốc độ

Khác với Form, Report chỉ kết xuất thông tin chứ không thể cập nhật dữliệu Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm (Group/ Total), báo biểutheo cột (Single Column), báo biểu dạng nhãn thư (Mailing Label), báo biểu tómtắt (Summary), báo biểu dạng bảng (Tabular)

Mặc dù Report không hỗ trợ các điều khiển tương tác nhưng ta có thể điền vàoReport các điều khiển để hiển thị dữ liệu như là hộp văn bản và các hộp kiểm tra

Phạm vi sử dụng của báo biểu trong Access chủ yếu là :

- In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu

- Sắp xếp dữ liệu trước khi in

- Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổnghợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm với nhau

- In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo

Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel

1.2.2.5 Tập luyện (Macro):

Là đối tượng được định nghĩa để chạy tự động một lúc các thao tác có sựtrùng lặp nhiều lần mỗi khi khởi động chương trình, Macro còn có thể tạo nêncác trình đơn đặc biệt để tăng tốc độ cho việc nhập dữ liệu

Macro là tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tựđộng Bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạoMacro Với Macro, ta có thể thiết lập được một hệ thống Menu, kích hoạt các nútlệnh, mở đóng các bảng, mẫu biểu, truy vấn tự động tìm kiếm và chắt lọc thôngtin, kiểm soát các phím nóng.

- Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động

- Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một sự kiện của Access Đặcbiệt là sự kiện On Click của nút lệnh

- Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một Menu đơn giản.Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài đặtmật khẩu Gắn Macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện Macro

từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu

1.2.2.6 Bộ nhớ lệnh (Module):

Là đối tượng chứa các thủ tục, được lập trình bằng Access Basic để xử lý tựđộng các thông tin khi chạy chương trình Module là đối tượng đặc trưng của access,

vì thông qua Modul bạn có thể thực hiện các thao tác khác trong cơ sở dữ liệu

Khi sử dụng Macro ta có thể xây dựng được một tiến trình các công việc

tự động Tuy nhiên, với những bài toán có độ phức tạp cao, Access không đápứng nổi thì ta có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic đây là một ngôn ngữlập trình quản lý mạnh trên môi trường Window Access Basic có đầy đủ các kiểu

dữ liệu, các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, các vòng lặp làm công cụ cho chúng tatổng hợp, chắt lọc kết xuất thông tin Ngoài ra, ta có thể sử dụng thư viện cáchàm chuẩn của Access Basic cũng như của Window để đưa vào chương trình.Người sử dụng có thể tự viết thêm các hàm, thủ tục và Access Basic coi như làcác hàm chuẩn

1.2.3 Kết luận chung

Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các khoản dữ liệu Vì sựsắp xếp dữ liệu là có thể dự báo truớc được, nên ta có thể sắp xếp các khoản dữliệu này để lọc ra các khoản thông tin hữu dụng Tất cả các đối tượng trên của

Microsoft Access cho chúng ta xem và xử lý, thay đổi các thông tin trong cơ sở

dữ liệu theo nhiều phương pháp khác nhau

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HÀ NAM 2.1 Khái quát sự hình thành và phát triển thư viện trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam

* Lịch sử phát triển trường, thư viện trường Cao đẳng sư phạm Hà Nam:

- Trường Cao đẳng sư phạm Hà Nam tiền thân là trường sư phạm Liênkhu III (1950), trường sư phạm trung cấp Hà Nam (1959) Đặc biệt là trườngtrung cấp sư phạm cấp I và mầm non Nam Hà (1989-1998)

- Trường được nâng cấp lên trường Cao đẳng sư phạm Hà Nam năm 1998

theo quyết định 129/1998/TTG ngày 13/07/1998 của Thủ tướng Chính phủ.

- Trường có nhiệm vụ đào tạo giáo viên mầm non, giáo viên tiểu học vàgiáo viên trung học cơ sở trình độ trung cấp sư phạm và cao đẳng sư phạm, đàotạo cao đẳng và trung cấp ngoài sư phạm theo nhu cầu của địa phương Bồidưỡng cán bộ quản lý giáo dục, nghiên cứu khoa học Ngoài ra trường còn liênkết giáo viên mầm non, tiểu học, trung học cơ sở trình độ đại học

Hình 6: Phó chủ tịch nước Nguyễn Thị Doan về thăm

trường Cao đẳng sư phạm Hà Nam

Hình 7:Trường Cao đẳng sư phạm Hà Nam

- Giai đoạn trung cấp Sư phạm Hà Nam (1959-1965): Trường có nhiệm vụđào tạo giáo viên cho 3 tỉnh Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình Đào tạo tổng số4.500 giáo viên

- Giai đoạn sư phạm Nam Hà, Hà Nam Ninh, Nam Hà (1965-1977): Sátnhập các trường sư phạm của ba tỉnh Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình cùng chungnhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng

Cả ba giai đoạn trên là tiền thân của trường Cao đẳng sư phạm Hà Namsau này đã hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ đào tạo - bồi dưỡng, đóng góp quantrọng vào sự nghiệp kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ cứu nước và xây dựngChủ nghĩa xã hội ở miền Bắc

- Giai đoạn trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nam từ 1997 đến nay: Tính từthời điểm tỉnh Hà Nam được thành lập:

Tên chính thức: Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nam

Địa chỉ: Đường Lý Thường Kiệt- Phường Lê Hồng Phong- Thành phốPhủ Lý- Tỉnh Hà Nam

Điện thoại: 0351.3854533 Fax: 0351.3851699

- Từ năm 1997-2008: Nhà trường đã đào tạo và bồi dưỡng:

+ Tổng số: 12.552 học sinh, sinh viên

Trong đó:

+ Hệ cao đẳng chính quy: 3.295 sinh viên

+ Hệ cao đẳng tại chức: 2.501 sinh viên

+ Hệ trung cấp sư phạm chính quy: 2.088 học sinh

+ Hệ trung cấp sư phạm tại chức: 2.686 học sinh

+ Liên kết đào tạo giáo viên mầm non, tiểu học, trung học cơ sở có trình

độ đại học: 1.342 sinh viên

+ Bồi dưỡng cán bộ QLGD của các trường Mầm non, Tiểu học, Trung học

cơ sở: 604 cán bộ

Thư viện trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam thành lập cùng với sự pháttriển của nhà trường, thư viện được thành lập từ năm 1997 đến nay tính từ thờiđiểm Tỉnh Hà Nam mới được tái lập Từ chỗ sách, tài liệu tham khảo còn đượcxếp chồng chất trên giá gỗ nay đã được phân loại và sắp xếp theo thứ tự trên giásách hơn thế nữa sách còn được nhập và lưu trữ và tra cứu trên máy tính

+ Đặc điểm của thư viện

Thư viện trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam dưới sự quản lý của nhà trường

- Cơ sở vật chất :

Thư viện được xây dựng gồm các phòng: Phòng đọc, phòng mượn, phòng

xử lý kỹ thuật và các kho lưu trữ sách như: kho lưu trữ sách giáo khoa, sách thamkhảo, báo, tạp chí, ngoài ra còn có phòng máy tính, hai máy tính phục vụ bạn đọctra các máy tính cho cán bộ thư viện làm công tác nghiệp vụ và một phòng máytính phục vụ việc tra cứu tài liệu trên internet

+ Vốn tài liệu :

Tổng số sách trong thư viện là: 300.000 sách các loại

Tên báo tạp chí khoảng: 100 đầu các loại

Sách từ điển khoảng: 200 cuốn

Số ban đọc mượn khoảng: 200 thẻ

Số lượt bạn đọc và mượn khoảng: 1500 lượt

Tổng ngân sách bổ sung cho nguồn tài liệu là khoảng: 100 triệu/năm

* Mục đích :

- Tiếp cận được nghiệp vụ chuyên môn về quản lý thư viện của Thư việntrường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cung cách hoạt động của hệ thống.

- Tiểm hiểu ưu, nhược điểm của hệ thống để phát huy

Sau khi khảo sát hiện trạng của hệ thống quản lý Thư viện ta thấy như sau:

2.2 Hệ thống cũ:

2.2.1 Nhiệm vụ cơ bản của quản lý thư viện

- Quản lý sách

- Đáp ứng yêu cầu của người đọc

2.2.2 Cơ cấu tổ chức và phân công công tác

- Nhập, xuất sách, báo

- Đáp ứng nhu cầu bạn đọc

- Báo cáo thống kê

- Do thủ thư làm việc và thực hiện chủ yếu bằng tay

2.2.3 Qui trình xử lý dữ liệu

Quản lý dữ liệu:

Bổ sung sách mới phù hợp với yêu cầu bạn đọc Khi nhập sách về phâncho phòng Bổ sung xử lý kỹ thuật, sau đó cán bộ phòng này có nhiệm vụ xử lýsách: Phân loại theo môn loại, viết và dán nhãn Số ĐKCB, in phích cho bạn đọctra cứu (làm thủ công) rồi phân cho các phòng Cán bộ các phòng được nhậnsách phải có Sổ nhập sách: Sổ Đăng kí (Sổ ĐK)

Năm

NXB

Giá tiền

Số lượng

Môn loại

Hình 8: Sổ đăng kí

Hình 9: Mẫu thẻ đăng ký thư viện

Bộ phận làm thẻ lưu thông tin độc giả vào Sổ làm thẻ theo mẫu sau:

Điện thoại

Loại bạn đọc

Ngày cấp thẻ

Ngày hết hạn

Hình 10: Mẫu thẻ lưu thông tin độc giả

Sau khi bạn đọc làm thẻ xong bộ phận làm thẻ in thẻ cho bạn đọc Bạnđọc có thể mượn sách ở Phòng Mượn hoặc Phòng Thiếu nhi, của Thư viện

Khi bạn đọc lên Phòng Mượn để mượn sách, bạn đọc phải tra cứu sách rồiviết vào phiếu yêu cầu như mẫu sau:

THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM

HÀ NAM PHIẾU YÊU CẦU

Số thẻ:

Họ và tên:

Hà Nam, ngày …… tháng năm…

Hình 11: Mẫu phiếu yêu cầu

Khi bạn đọc tra cứu sách xong và viết vào phiếu yêu cầu Bạn đọc vào

phòng Mượn trình thẻ và đưa phiếu yêu cầu cho thủ thư Thủ thư lấy sách chođộc giả, nếu còn sách độc giả yêu cầu mượn thì Thủ thư có nhiệm vụ ghi sách

độc giả mượn vào Sổ mượn sách (mượn ) theo mẫu sau:

Hình 12: Mẫu sổ mượn sách

c Quản lý mượn trả

Bao gồm việc mượn sách của bạn đọc, việc trả sách và khi bạn đọc mượnsách quá hạn thì thủ thư gửi Giấy đòi sách hoặc gọi điện thông báo cho bạn đọcđến trả sách Khi bạn đọc trả sách Thủ thư kiểm tra: Tên sách mượn, SĐKCBgạch đi số sách đã trả trong Sổ mượn sách

Khi độc giả trả sách thì thủ thư phải kiểm tra xem sách còn nguyên vẹnhay không, rồi đối chiếu với Sổ mượn sách xem có đúng không, rồi mới nhậnsách của độc giả trả

Công việc Quản lý mượn trả: Thêm, xoá, lưu, xử lý những độc giả đánhmất sách, mượn sách quá hạn, làm mất thẻ

Khi độc giả làm mất sách phải báo ngay cho thủ thư quản lý sách và đồngthời độc giả phải đền sách theo qui định của Thư viện như đền tiền bằng giá sáchhoặc đền bằng sách mới và có thể bị phạt tiền

Khi độc giả đánh mất thẻ thì phải báo ngay cho bộ phận làm thẻ và độcgiả phải đóng phí để in lại thẻ

Lệ phí làm thẻ: Nộp lệ phí theo qui định của Thư viện

2.2.4 Đánh giá về phương thức cũ của hệ thống

Trên thực tế hiện nay của Thư viện trường toàn bộ việc quản lý mượn trảđược thực hiện chủ yếu bằng tay ghi chép vào: Sổ làm thẻ, Sổ ĐK, Sổ mượn sáchqui trình nhập sách và làm Thẻ độc giả lâu, mất thời gian, dễ xảy ra nhầm lẫn

- Ưu điểm: Đầu tư nhỏ.

- Nhược điểm: Tốn thời gian và công sức; độ chính xác chưa cao.

2.3 Hệ thống mới:

2.3.1 Mục đích:

Xác lập và khởi đầu phương thức quản lý mới (Thao tác trên máy)

2.3.2 Ưu, nhược điểm:

* Ưu điểm:

- Hệ thống gọn nhẹ

- Lưu trữ bằng máy tính

- Tìm kiếm, sửa đổi dễ dàng.

- Tốn ít nhân lực

- Độ chính xác cao, xử lý thông tin nhanh đạt hiệu quả cao

- Có tính bảo mật

* Nhược điểm:

Yêu cầu trình độ của người dùng hệ thống và đầu tư lớn

2.3.3 Các điều kiện xây dựng hệ thống mới:

- Máy tính, cán bộ quản lý có trình độ về tin học

- Được sự ủng hộ của Ban giám đốc

2.3.4 Phạm vi bài toán:

Quản lý Thư viện trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nam

2.3.5 Yêu cầu của hệ thống mới:

- Hệ thống chương trình dễ sử dụng, đầy đủ thông tin cần thiết

- Tránh sự dư thừa dữ liệu

- Hệ thống cung cấp đầy đủ các thông tin kịp thời

- Hệ thống đòi hỏi chính xác, tự động hoá cao

2.3.8 Thông tin đầu ra

- Thống kê lượng sách còn trong kho

- Thống kê sách đã mượn

- Thống kê danh sách độc giả mượn sách quá hạn

- Thống kê danh sách độc giả đền sách

Với kiến thức về cơ sở dữ liệu và trình độ còn chưa cao em lựa chọn Hệquản trị cơ sở dữ liệu ACCESS để thực hiện bài toán “Quản lý Thư viện trườngCao Đẳng Sư Phạm Hà Nam ” qua đợt làm đồ án tốt nghiệp

2.4.1.3 Chức năng 3: Thống kê báo cáo.

Tổng hợp báo cáo: Cuối ngày hoặc cuối tuần cán bộ thư viện phải thống

kê lượng độc giả mượn sách, số lượng cho mượn, số lượng sách còn trongkho,sau đó lập báo rồi nộp lên Ban giám hiệu nhà trường

- Thống kê sách đang mượn