Xây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông Công nghệ thông tin 1 Hà Nam

Xây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông Công nghệ thông tin 1 Hà NamXây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông Công nghệ thông tin 1 Hà NamXây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông Công nghệ thông tin 1 Hà NamXây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông Công nghệ thông tin 1 Hà NamXây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông Công nghệ thông tin 1 Hà NamXây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông Công nghệ thông tin 1 Hà NamXây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông Công nghệ thông tin 1 Hà NamXây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông Công nghệ thông tin 1 Hà NamXây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông Công nghệ thông tin 1 Hà NamXây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông Công nghệ thông tin 1 Hà Nam

LỜI CẢM ƠN

Trước hết em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Thầy giáo Nguyễn Duy Minh đã tận tình chỉ bảo em để em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này.

Em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Trường Đại học Công nghệthông tin và truyền thông - Đại học Thái Nguyên đã cho em những kiến thức, kinhnghiệm quý báu trong suốt thời gian học tập tại trường

Đồng thời tôi xin chân thành cảm ơn các bạn bè đã động viên khích lệ tôi rấtnhiều trong quá trình tôi làm đồ án tốt nghiệp này

Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do chưa có kinh nghiệm nên đồ án của emkhông thể tránh khỏi những thiếu xót nhất định Em rất mong nhận được những ýkiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo cũng như bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, tháng 01 năm 2017

Sinh viên

Lê Quang Luận

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan nội dung đồ án không sao chép nội dung cơ bản từ các đồ án

khác và sản phẩm của đồ án là của chính bản thân tự nghiên cứu xây dựng lên Nếu không đúng sự thật, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

MỤC LỤC 3

DANH MỤC HÌNH 5

LỜI NÓI ĐẦU 6

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 7

1.1 Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu 7

1.2 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý 8

1.2.1 Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin 8

1.2.2 Quá trình phân tích, thiết kế và cài đặt 9

1.2.3 Phân tích các chức năng 10

1.2.3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 10

1.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (sơ đồ luồng dữ liệu BLD) 11

1.2.4 Mô hình thực thể liên kết 13

1.2.4.1 Khái niệm: 13

1.2.4.2 Thực thể và kiểu thực thể 13

1.2.4.3 Liên kết và kiểu liên kết 13

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRƯỜNG TRUNG CẤP BƯU CHÍNH – VIỄN THÔNG – CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1 – HÀ NAM 16

2.1 Khảo sát hệ thống 16

2.1.1 Khảo sát thực tế Trường Trung cấp Bưu chính -viễn thông - Công nghệ thông tin I - Hà Nam 16

2.1.2 Mô tả quá trình quản lý nhân sự 20

2.1.3 Ưu nhược điểm của việc quản lý nhân sự ở trường 21

2.1.4 Hướng giải quyết bài toán 22

2.1.5 Một số biểu mẫu báo cáo trong công tác quản lý nhân sự tại trường TCBC-VT-CNTT1 - Hà Nam 22

2.2 Phân tích thếit kế hệ thống 26

2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 28

2.3 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 29

2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 29

2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 30

2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 30

2.4 Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu 34

2.4.1 Mô hình dữ liệu quan hệ 34

2.4.2 Sơ đồ quan hệ giữa các bảng 39

CHƯƠNG 3 CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 40

3.1 Thiết kế dữ liệu 40

3.2 Giao diện chương trình 45

KẾT LUẬN 52

TÀI LIỆU THAM KHẢO 54

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 55

DANH MỤC HÌNH

HÌNH 2.1 MÔ HÌNH PHÂN CẤP BỘ MÁY QUẢN LÝ 18

HÌNH 2.2 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG 28

HÌNH 2.3 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC KHUNG CẢNH 29

HÌNH 2.4 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH 30

HÌNH 2.5 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH 31

HÌNH 2.6 CHỨC NĂNG TÌM KIẾM 32

HÌNH 2.7 CHỨC NĂNG BÁO CÁO 33

HÌNH 2.8 MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ 34

HÌNH 2.9 CHUẨN HOÁ MÔ HÌNH QUAN HỆ CÁC THỰC THỂ 35

HÌNH 2.10 SƠ ĐỒ QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG 39

HÌNH 3.11 CẤU TRÚC BẢNG CHỨC VỤ 40

HÌNH 3.12 CẤU TRÚC BẢNG DÂN TỘC 40

HÌNH 3.13 CẤU TRÚC BẢNG DIỄN BIẾN CHỨC VỤ 41

HÌNH 3.14 CẤU TRÚC BẢNG DIỄN BIẾN HỆ SỐ LƯƠNG 41

HÌNH 3.15 CẤU TRÚC BẢNG HỆ SỐ LƯƠNG 42

HÌNH 3.16 CẤU TRÚC BẢNG HỌC VẤN 42

HÌNH 3.17 CẤU TRÚC BẢNG KHEN THƯỞNG/ KỶ LUẬT 43

HÌNH 3.18 CẤU TRÚC BẢNG HỒ SƠ NHÂN SỰ 43

HÌNH 3.19 CẤU TRÚC BẢNG NGOẠI NGỮ 44

HÌNH 3.21 CẤU TRÚC BẢNG PHÒNG BAN 45

HÌNH 3.22 CHỨC NĂNG CẬP NHẬT HỒ SƠ NHÂN SỰ 46

HÌNH 3.23 CHỨC NĂNG CẬP NHẬT CHỨC VỤ 47

HÌNH 3.24 CHỨC NĂNG CẬP NHẬT TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ 47

HÌNH 3.25 CHỨC NĂNG TÌM KIẾM NHÂN SỰ THEO MÃ NHÂN SỰ 48

HÌNH 3.26 CHỨC NĂNG TÌM KIẾM NHÂN SỰ THEO TÊN 48

HÌNH 3.27 CHỨC NĂNG TÌM KIẾM NHÂN SỰ THEO DÂN TỘC 49

HÌNH 3.28 CHỨC NĂNG TÌM KIẾM NHÂN SỰ PHÒNG BAN 49

HÌNH 3.29 CHỨC NĂNG BÁO CÁO LÝ LỊCH 50

HÌNH 3.30 CHỨC NĂNG IN THẺ NHÂN SỰ 50

HÌNH 3.31 CHỨC NĂNG THỐNG KÊ THEO CHUYÊN MÔN 51

Hình 3.32 Kết quả thống kê theo chuyên môn 51

LỜI NÓI ĐẦU

Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại công nghệ thông tin Đặc biệttrong công cuộc công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước thì tin học là một công

cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước Tin học đã vàđang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế xã hội đốivới mỗi quốc gia

Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của conngười, tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rấtnhiều so với việc làm quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây Tin học hoágiúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá

và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người

Đối với sinh viên nói chung và với bản thân em là một sinh viên ngành tinhọc nói riêng thì mỗi đợt thực tập lại là một cơ hội, một thời điểm để người học tựcủng cố các kiến thức đã thu hoạch trong thời gian học tập tại nhà trường, là nềntảng vững chắc cho sau này

Trong thời gian nhận đồ án tốt nghiệp, được sự đồng ý của các thầy cô trong

khoa cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Duy Minh em đã được nhận đề

tài: “Xây dựng chương trình quản lý nhân sự cho Trường trung cấp Bưu chính Viễn thông - Công nghệ thông tin 1 - Hà Nam”.

-Do điều kiện về thời gian cũng như kiến thức, kinh nghiệm của bản thân emcòn hạn chế nên trong quá trình làm đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy côgiáo và bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy cô giáo, các bạn

sinh viên và đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Duy Minh đã tận tình hướng dẫn, giúp

đỡ em trong suốt quá trình làm đề tài

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, tháng 01 năm 2013

Sinh viên:

LÊ QUANG LUẬN

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU

1.1 Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, baogồm các loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ hoạ, hình ảnh tĩnhhay hình ảnh động, được mã hoá dưới dạng các chuỗi bít và được lưu trữ dướidạng File dữ liệu trong các bộ nhớ của máy tính Cấu trúc dữ liệu tuân theo các quytắc dựa trên lý thuyết toán học Cơ sở dữ liệu phản ánh trung thực thế giới dữ liệuhiện thực khách quan

Cơ sở dữ liệu là tài nguyên thông tin dùng chung cho nhiều người: Cơ sở dữliệu (CSDL) là tài nguyên thông tin chung cho nhiều người cùng sử dụng Bất kỳngười sử dụng nào trên mạng máy tính, tại các thiết bị đầu cuối, về nguyên tắc cóquyền truy nhập khai thác toàn bộ hay một phần dữ liệu theo chế độ trực tuyến haytương tác mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý của người sử dụng với các tàinguyên đó

CSDL được các hệ ứng dụng khai thác bằng ngôn ngữ con dữ liệu hoặc bằngcác chương trình ứng dụng để xử lý, tìm kiếm, tra cứu, sửa đổi, bổ sung hay loại bỏ

dữ liệu Tìm kiếm và tra cứu thông tin là một trong những chức năng quan trọng vàphổ biến nhất của các dịch vụ CSDL Hệ quản trị CSDL-HQTCSDL là phần mềmđiều khiển các chiến lược truy nhập CSDL Khi người sử dụng đưa ra yêu cầu truynhập bằng ngôn ngữ con dữ liệu nào đó, HQTCSDL tiếp nhận và thực hiện các thaotác trên CSDL lưu trữ

Đối tượng nghiên cứu của CSDL là các thực thể và mối quan hệ giữa cácthực thể Thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể là hai đối tượng khác nhau vềcăn bản Mối quan hệ giữa các thực thể cũng là một loại thực thể đặc biệt Trongcách tiếp cận CSDL quan hệ, người ta dựa trên lý thuyết đại số quan hệ để xây dựngcác hệ chuẩn, khi kết nối không tổn thất thông tin và khi biểu diễn dữ liệu là duynhất Dữ liệu được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính không những phải tính đếnyếu tố về tối ưu không gian lưu trữ, mà phải đảm bảo tính khách quan, trung thựccủa dữ liệu hiện thực Nghĩa là phải đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và giữ được

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất quan trọng, nó như là một bộ diễn dịch với ngônngữ bậc cao nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều khôngcần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn ở trong máy.

Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu

* Thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:

- Khai báo

- Định nghĩa

- Nạp dữ liệu vào cơ sở dữ liệu

* Cập nhật cơ sở dữ liệu:

- Bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu

- Loại bỏ dữ liệu ra khỏi cơ sở dữ liệu

- Sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu

* Khai báo dữ liệu trong cơ sở dữ liệu:

- Tìm kiếm thông tin cơ sở dữ liệu

- Kiết xuất thông tin theo yêu cầu

1.2 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuốngdưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình

và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh Một hệ thống quản lý được phânthành nhiều cấp từ trên xuống dưới và chuyển từ dưới lên trên

1.2.1 Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là phân hệ con của hệ thống kinh doanh Chức năng chínhcủa hệ thống thông tin là xử lý thông tin của hệ thống

Sự phân chia này có tính phương pháp luận chứ không phải là sự phân chiamang tính vật lý Vì vậy quá trình xử lý thông tin tương tự như hộp đen gồm bộ xử

lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi của hệ thống

Thông tin trong hệ thống kinh doanh gồm hai loại:

- Thông tin tự nhiên: Là loại thông tin giữ nguyên dạng khi nó phát sinh tiếngnói, công văn, hình ảnh…Việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với

kỹ thuật mang đặc điểm khác nhau

- Thông tin có cấu trúc: là thông tin được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhấtđịnh thường biểu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biểu quy định.

a) Nhiệm vụ của hệ thống thông tin

- Đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinhdoanh Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loạinhằm: Phản ánh nội bộ của cơ quan, tổ chức trong hệ thống và tình trạng hoạt độngkinh doanh của hệ thống

- Đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường ngoài, đưathông tin ra ngoài Ví dụ như thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầuhàng hoá

b) Vai trò của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa

hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp

1.2.2 Quá trình phân tích, thiết kế và cài đặt

Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các công việc cần

hoàn thành theo trình tự nhất định có thể bao gồm các bước sau:

- Xác định vấn đề và yêu cầu

- Xác định mục tiêu, ưu tiên

- Thiết kế logic (trả lời các câu hỏi làm gì? hoặc là gì?)

- Thiết kế vật lý (đưa những biện pháp, phương tiện thực hiện nhằm trả lờicâu hỏi: làm như thế nào?)

Phân tích sâu hơn các chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô tảhoạt động mới (giai đoạn thiết kế logic).

- Kiểm soát phục hồi

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

lý Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vận chuyển

từ một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá trình haychức năng khác

1.2.3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chứcnăng Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ các chức năng mức cao thành chứcnăng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng Cây chứcnăng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống

Thành phần của biểu đồ bao gồm:

- Các chức năng: được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Tên

- Kết nối: Kết nối giữa các chức năng có tính chất phân cấp được ký hiệubằng đoạn thẳng.

Ví dụ : Chức năng A phân rã thành các chức năng B,C,D

1.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (sơ đồ luồng dữ liệu BLD)

Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ một quá trình hay mộtchức năng này sang một quá trình hay chức nănh khác trong hệ thống

Tiến trình (hoặc chức năng)

Được biểu diễn bằng một hình tròn hay ô van trên sơ đồ trong đó có ghi nhãntên của chức năng, làm thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chứclại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới

Tiến trình được biểu diễn bằng hình elip, tên của tiến trình là động từ:

A

Chức năng

Luồng dữ liệu:là việc vận chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình.Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên, chiều của mũi tên chỉ hướng đi của dữliệu, mỗi luồng dữ liệu đều có tên (là danh từ) gắn với kho dữ liệu.

Kho dữ liệu: Biểu diễn cho thông tin cần lưu dữ trong một khoảng thời gian đểmột hoặc nhiều quá trình hoặc các tác nhân thâm nhập vào

Nó được biểu diễn bằng cặp đường song song chứa tên kho dữ liệu Chỉ kho

dữ liệu được thông tin dữ liệu đi vào hoặc đi ra từ kho dữ liệu được biểu diễn bằngmũi tên một chiều, chỉ kho được thâm nhập vào và thông tin của nó được dùng đểxây dựng dòng dữ liệu khác, đồng thời bản thân kho cũng cần phải được sửa đổi thìdòng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên hai chiều

Tác nhân ngoài: Là một người, một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứunhưng có một hình thức tiếp xúc với hệ thống Sự có mặt của các tác nhân ngoài chỉ

rõ mối quan hệ của hệ thống với thế gới bên ngoài Nó là nơi cung cấp thông tin cho

hệ thống và là nơi nhận sản phẩm của hệ thống

Ký hiệu của tác nhân ngoài là hình chữ nhật, bên trong hình chữ nhật cóchứa tên (danh từ) của tác nhân ngoài:

Tác nhân trong: Là một tiến trình hoặc chức năng bên trong hệ thống Nó được

ký hiệu là một hình chữ nhật thiếu một cạnh, bên trong chứa động từ để mô tả tácnhân trong

Tên tác nhân ngoài

Luồng dữ liệu

Luồng dữ liệu

Kho dữ liệu

1.2.4 Mô hình thực thể liên kết

1.2.4.1 Khái niệm:

Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược đồ dữ liệu hay gọi là biểu

đồ cấu trúc dữ liệu (BCD) nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể, thuộctính và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng

Biểu diễn thực thể bằng hình hộp chữ nhật trong đó ghi nhãn kiểu thực thể

Trong một bảng dữ liệu ta hình dung cả bảng là kiểu thực thể, mỗi dòng ứngvới các bản ghi là thể hiện thực thể, các cột ứng với các thuộc tính của thực thể

1.2.4.3 Liên kết và kiểu liên kết

Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sựràng buộc về quản lý

Kiểu liên kết là lập các liên kết cùng bản chất Giữa các kiểu thực thể có tồntại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất Biểu diễn cácliên kết bằng một đoạn thẳng nối giữa hai kiểu thực thể

Các dạng kiểu liên kết

* Liên kết một – một (1-1) giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng với một thực thểtrong A có một thực thể trong B và ngược lại Liên kết này còn gọi là liên kết tầmthường và ít xảy ra trong thực tế thông thường mang đặc trưng bảo mật; chẳng hạn mộtchiến dịch quảng cáo (phát động cho một dự án)

Phát động 1 1 Dự án

* Liên kết một - nhiều (1-N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thựcthể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ

có một thực thể trong A

Nó biểu diễn kết nối bằng đoạn thẳng giữa hai kiểu thực thể và thêm trạc 3

về phía nhiều

Ví dụ: Một lớp có nhiều sinh viên (sinh viên thuộc vào một lớp)

Liên kết nhiều - nhiều (N-N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thểtrong A có nhiều thực thể trong B Biểu diễn liên kết này bằng chân gà hai phía

Để dễ biểu diễn người ta dùng phương pháp thực thể hoá bằng cách bổ sungthực thể trung gian để biến đổi liên kết nhiều - nhiều thành hai liên kết một – nhiều

Qua quá trình học tập và nghiên cứu em thấy Ngôn ngữ lập trình MicrosoftVisual Basic 6.0 là một ngôn ngữ dùng để viết một ứng dụng nhanh chóng và có hiệuquả trên Microsoft Windows Chính vì những tính năng ưu việt như vậy mà em chọnngôn ngữ Visual Basic 6.0 làm ngôn ngữ viết cho chương trình và kết hợp với hệ quảntrị cơ sở dữ liệu Microsoft Acces 2003 để xây dựng chương trình “ Quản lý nhân sựcho Trường trung cấp Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin 1- Hà Nam ”

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN

LÝ NHÂN SỰ TRƯỜNG TRUNG CẤP BƯU CHÍNH – VIỄN THÔNG –

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1 – HÀ NAM 2.1 Khảo sát hệ thống

2.1.1 Khảo sát thực tế Trường Trung cấp Bưu chính -viễn thông - Công nghệ thông tin I- Hà Nam

Trường Trung học Bưu chính Viễn thông và Công nghệ thông tin I nằmtrong hệ thống giáo dục quốc dân được thành lập theo Quyết định của Bộ trưởng BộBưu chính Viễn thông (nay là Bộ Thông tin và Truyền thông) Là đơn vị thành viênthuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, trường có chức năng giáo dục,đào tạo bậc Trung học, bậc dưới Trung học về các chuyên ngành Bưu chính - Viễnthông – Công nghệ thông tin và tham gia hướng nghiệp cho học sinh các trường phổthông trong phạm vi các tỉnh, thành phố khu vực đồng bằng sông Hồng phục vụ cho

sự phát triển lĩnh vực Bưu chính - Viễn thông – Công nghệ thông tin của đất nước

- Trường Trung cấp Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin I thànhlập ngày 01/10/1960 theo quyết định số 298/TCCB-TCBĐ ngày 28/9/1960 với têngọi là: Trường Nghiệp vụ Bưu điện Hà Nam

- Năm 1962 đổi tên thành Trường Nghiệp vụ Bưu điện - Truyền thanh

- Năm 1965 để đáp ứng nhiệm vụ xây dựng chủ nghĩa xã hội, chống chiếntranh phá hoại của đế quốc Mỹ ở miền Bắc và chi viện cho miền Nam Theo QĐ số813/TCCBĐTT ngày 9/11/1965 của Tổng cục Bưu điện - Truyền thanh, Trườngđược chia tách thành 2 trường

+ Trường Nghiệp vụ Bưu điện - Truyền thanh Hà Nam

+ Trường Kỹ thuật Bưu điện - Truyền thanh Hà Nam

- Theo yêu cầu của tình hình mới, ngày 21 tháng 7 năm 1967 Thủ tướngChính phủ có Quyết định số 219/TTg tách bộ phận Phát thanh và Truyền thanh rakhỏi ngành Bưu điện Do đó các Trường chỉ còn tên: Trường Nghiệp vụ Bưu điện

Hà Nam và Trường Kỹ thuật Bưu điện Hà Nam

- Năm 1968 Trường Nghiệp vụ Bưu điện Hà Nam được nâng cấp thànhTrường Trung học Nghiệp vụ Bưu điện Hà Nam Trường Kỹ thuật Bưu điện HàNam tách thành 2 trường: Trường Trung học Bưu điện I và Trung học Bưu điện II

- Năm 1969 Trường Trung học Bưu điện I sát nhập với Trường Trung học BưuĐiện II thành Trường Trung học Bưu điện I.

- Tháng 10 năm 1978 Trường Trung học Bưu điện I sát nhập với Trường Nghiệp

vụ Bưu điện Hà Nam lấy tên là: Trường Công nhân Bưu điện I

- Ngày 09 tháng 01 năm 2006 Trường Công nhân Bưu điện I được Bộ trưởngBưu chính Viễn thông ra quyết định số 03/2006/QĐ-BBCVT nâng cấp thànhTrường Trung cấp- Bưu chính -Viễn thông - Công nghệ thông tin I đến nay

Mô hình phân cấp bộ máy tổ chức quản lý:

Hình 2.1 Mô hình phân cấp bộ máy quản lý

Hiệu trưởng

và Phó hiệu trưởng

HỘI ĐỒNG NHÀ TRƯỜNG

Phòng Kế toán Thống kê Tài chính

Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên

Trung tâm

Đào tạo bồi dưỡng

và Tư vấn việc làm

Phòng Hành chính Quản trị

Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng đào tạo

Các Hội đồng

tư vấn

Tổ Thư viện

Chức năng cơ bản của một số chức vụ và phòng ban trong Nhà trường:

1 Hội đồng Nhà trường: Có chức năng và quyền hạn cơ bản là:

- Quyết nghị về mục tiêu chiến lược, kế hoạch phát triển của trường bao gồm

dự án quy hoạch, kế hoạch phát triển trung hạn và dài hạn;

- Quyết nghị về dự thảo quy chế mới hoặc sửa đổi, bổ sung quy chế tổ chức

và hoạt động của trường; xem xét phê chuẩn các kiến nghị liên quan đến việc thànhlập, hoặc đình chỉ các trình độ đào tạo và chương trình đào tạo trước khi Hiệutrưởng quyết định hoặc đề nghị cơ quan quản lý nhà nước phê duyệt;

- Tổ chức lấy phiếu tín nhiệm giới thiệu cơ quan quản lý có thẩm quyềnnhững người có đủ khả năng làm Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng; lấy phiếu tínnhiệm đột xuất hoặc giữa nhiệm kỳ, đề xuất miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc cách chứcđối với Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng; quyết định những vấn đề tổ chức, nhân sựcủa nhà trường;

- Thông qua danh sách Hội đồng Khoa học và Đào tạo và các hội đồng tưvấn khác;

- Quyết nghị chính sách tài chính, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắmtrang thiết bị từ các nguồn kinh phí của trường; chính sách về hoạt động khoa học

và công nghệ của trường;

- Chịu trách nhiệm giải trình trước xã hội về các hoạt động của nhà trường;xây dựng chính sách, cơ chế nâng cao tính tự chủ và tự chịu trách nhiệm của trườngcao đẳng;

- Ban hành các quy định về hoạt động của Hội đồng Trường;

- Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước cấp trên định kỳ hoặc đột xuất

2 Các phòng ban gồm: Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính- Quản trị, phòng

Đào tạo- Nghiên cứu khoa học, phòng Kế toán- Tài chính, phòng Công tác học sinh viên, Phòng Khảo thí và kiểm định chất lượng đào tạo

sinh-3 Các Khoa, tổ môn, trung tâm gồm: Khoa điện tử viễn thông, Khoa quản trị

- kế toán, Khoa Công nghệ thông tin và Truyền thông, Khoa khoa học cơ bản, Khoađiện - Tự động hoá và Trung tâm đào tạo bồi dưỡng và tư vấn việc làm

Các phòng ban, các khoa, tổ môn có nhiệm vụ:

- Tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập và cáchoạt động giáo dục khác theo chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy chung củanhà trường;

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; chủ động khai thác các dự án hợptác, phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ sở sản xuất kinh doanh, gắnđào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh và đời sống xã hội;

- Quản lý giảng viên, cán bộ, nhân viên, sinh viên thuộc khoa theo phân cấpcủa Hiệu trưởng;

- Tổ chức phát triển chương trình đào tạo, biên soạn giáo trình môn học, tàiliệu giảng dạy do Hiệu trưởng giao Tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảngdạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy học, thực hành,thực tập và thực nghiệm khoa học;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nâng caotrình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho giảng viên và cán bộ nhân viên thuộc khoa,Trung tâm

2.1.2 Mô tả quá trình quản lý nhân sự

Với những mô tả trên đây có thể thấy rằng công tác quản lý nhân sự đòi hỏi sựchính xác cao vì nó liên quan tới quyền lợi của cán bộ, công chức trong nhà trường (Đốitượng quản lý chính của hệ thống quản lý) vì vậy một người lập trình muốn xây dựngđược một chương trình quản lý tốt thì trước hết phải tìm hiểu rõ tuần tự các bước trongquá trình quản lý để có thể hoàn thành tốt công việc của mình

Khi có một nhân sự mới được nhận vào công tác tại trường thì trước hết nhân

sự đó phải nộp hồ sơ bao gồm các thông tin về bản thân như: Lý lịch bản thân, trình

độ học vấn…

Từ đó, bộ phận quản lý sẽ nhập thông tin của nhân sự đó vào chương trìnhquản lý nhân sự của trường.

Trong suốt quá trình công tác của các nhân sự thì bộ phận quản lý phải luônluôn theo dõi và cập nhật liên tục các thông tin mới nhất về các nhân sự đó

 Yêu cầu của quản lý nhân sự:

- Chương trình phải tra cứu, tổng hợp tìm kiếm sắp xếp và cho ra những báocáo theo yêu cầu người dùng

- Tự chỉnh sửa các số liệu, bảng biểu liên quan mỗi khi dữ liệu vào được thayđổi hoặc các điều kiện, các yêu cầu của người dùng thay đổi

- Chương trình phải giúp việc thao tác được nhanh chóng, đơn giản, tiện lợi vàđặc biệt các số liệu kết xuất phải chính xác và nhất quán cho mọi bảng biểu, báo cáo

2.1.3 Ưu nhược điểm của việc quản lý nhân sự ở trường

Qua thực tế tham khảo tại trường, em nhận thấy hệ thống phương pháp quản

lý thủ công truyền thống ở trường hiện nay có những ưu, nhược điểm sau:

Ưu điểm:

Việc quản lý nhân sự ở Trường trung cấp Bưu chính - Viễn thông - Côngnghệ thông tin 1 Hà Nam tuy thủ công nhưng dễ làm cho nhiều người

Do cách quản lý thủ công bằng sổ sách nên trong quá trình lưu trữ không sợ

bị mất dữ liệu khi máy tính bị virut hoặc không cần phải sao lưu ra các thiết bị lưutrữ ngoài như là việc quản lý trên máy

Nhược điểm:

Tốn nhiều thời gian, công sức và khó khăn trong việc tổng hợp, thống kê,báo cáo khi có yêu cầu từ cấp trên

Việc tra cứu, tìm kiếm, chọn lọc các thông tin mất rất nhiều công sức và lâu

mà lại không thuận tiện, đầy đủ, chính xác các thông tin

Khó thực hiện được việc cập nhật thường xuyên các thông tin của nhân sựkhi có sự thay đổi

Với khối lượng sổ sách nhiều làm tốn chi phí và khó trong việc lưu trữ

Chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin về nhân sự, phục vụ cho việc chỉ đạocủa ban giám hiệu cũng như việc kiểm tra các bộ phận còn kém hiệu quả

2.1.4 Hướng giải quyết bài toán

Nhằm đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu cần thiết về sự tin cậy, tính chínhxác, đầy đủ và nhanh chóng cho sự biến đổi thực tế về cơ cấu nhân sự (như khi sốlượng nhân sự quá đông hoặc có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức) cũng như khắcphục các nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công tốn nhiều thời gian thì việcphải xây dựng một phần mềm quản lý đó là: "Xây dựng chương trình quản lý nhân

sự cho Trường trung cấp Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin 1 Hà Nam"phù hợp với đặc điểm của nhà trường, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lýtrong nhà trường là một nhu cầu tất yếu và cấp thiết

2.1.5 Một số biểu mẫu báo cáo trong công tác quản lý nhân sự tại trường VT-CNTT1 - Hà Nam

* Mẫu sơ yếu lý lịch của cán bộ - giáo viên trường TCBC-VT-CNTT1 – Hà Nam.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

SƠ YẾU LÍ LỊCH CÁN BỘ

Họ và tên:………Tên gọi khác: ……… Sinh ngày:……… Nam/ Nữ:………Dân tộc:……… Tôn giáo:……… Quê quán:………

Hộ khẩu thường trú:………

Số điện thoại di động:……… Nhà riêng:………

Số CMND:……… Ngày cấp:………… Tại:………Trình độ văn hoá:……….Trình độ ngoại ngữ:……… Trình độ tin học:……… Trình độ chuyên môn:……… Năm tốt nghiệp:……… Ngày vào đoàn:……… Nơi vào đoàn:……….Ngày vào đảng:……… Nơi vào Đảng:………

………, Ngày … tháng …… năm ……

ĐƠN VỊ XÁC NHẬN

(Ký, ghi và ghi họ và tên)

* Mẫu quyết định bổ nhiệm:

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

TRƯỜNG TCBC-VT - CNTT 1 HÀ NAM

Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số : /BC-KHVT Hà Nam, ngày ….tháng… năm

QUYẾT ĐỊNH CỦA TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Về việc: Bổ nhiệm cán bộ

Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trường THBCVT và CNTT1

Căn cứ Quyết định số 2120/ QĐ - TCLĐ ngày 25/07/2007 của tập đoàn bưuchính viễn thong về việc sắp xếp bố trí cán bộ;

QUYẾT ĐỊNH Điều 1 Bổ nhiệm có thời hạn ông: ……… giữ chức vụ hiệu trưởng trường

ông……… căn cứ quyết định thi hành./

Nơi nhận Tập đoàn bưu chính viễn thông

* Mẫu quyết định tiếp nhận cán bộ:

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

TRƯỜNG TCBC-VT - CNTT 1 HÀ

NAM

Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số : /BC-KHVT Hà Nam, ngày ….tháng… năm

QUYẾT ĐỊNH CỦA TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Về việc: Tiếp nhận cán bộ

Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trường TCBCVT

Căn cứ Quyết định số 1775/ BC - CT - TCLĐ ngày 31/07/2007 củaTHBCVT về xin tiếp nhận cán bộ;

Xét đề nghị của ông Trưởng phòng Tổ chức lao động trường TCBCVT

QUYẾT ĐỊNH Điều 1 Nay tiếp nhận ông: …………

Sinh ngày: …….tháng …………năm………; Xếp số danh bạ…

Nghề nghiệp, trình độ chuyên môn:………Đến nhận công tác tại: Trường………

Điều 2 Thời hạn làm việc của ông……… là:………

Lương của ông:……… Là:

Điều 3 Các ông: Chánh văn phòng, các đơn vị liên quan và ông……… căn cứ

quyết định thi hành./

* Mẫu quyết định nâng lương:

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Về việc: Nâng lương

Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của bộ giáo dục ban hành kèm theo

Quyết định số: ………… ngày ………… của TRƯỜNG TCBC-VT - CNTT 1

HÀ NAM

Căn cứ Quy chế quản lý cán bộ trong kèm theo Quyết định số

………….ngày ……… của Bộ giáo dục và đào tạo

Xét đề nghị của ông Trưởng phòng Tổ chức lao động;

QUYẾT ĐỊNH Điều 1 Nay nâng lương cho ông ( bà ): ………

Sinh ngày: …….tháng …………năm………; Xếp số danh bạ…

Nghề nghiệp, trình độ chuyên môn:………

Hệ số lương cũ là…………lên hệ số lương mới………Thời điểm hưởng lương mới được tính kể từ ngày:………

Điều 3 Các ông: Chánh văn phòng, trưởng phòng tổ chức lao động, Trưởng phòng tài

chính kế toán, các đơn vị liên quan và Ông (bà)………căn cứ quyết định thihành./

* Mẫu danh sách cán bộ theo đơn vị:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

2.2.1 Thông tin vào, ra của hệ thống.

* Thông tin vào của hệ thống.

+ Thông tin về cán bộ và nhân viên

- Thông tin cá nhân

- Thông tin gia đình+ Quá trình công tác

- Thời gian công tác

- Quá trình hưởng lương

- Quá trình khen thưởng

- Quá trình kỷ luật+ Thông tin về lương cán bộ

- Chuyên môn cơ bản; Trình độ cụ thể

* Thông tin ra của hệ thống:

Bao gồm các báo cáo chuyên môn nghiệp vụ mang tính thống kê, truy vấn,tìm kiếm (đó được bổ sung theo thời gian) trong công tác quản lý của người quản lýcán bộ trong công ty về các vấn đề chủ yếu sau:

- Lý lịch trích ngang của cán bộ

- Danh sách các đảng viên

- Danh sách cán bộ được khen thưởng

- Danh sách cán bộ bị kỷ luật

* Nhiệm vụ yêu cầu cần đáp ứng:

- Quy hoạch đội ngũ cán bộ , lập và thực hiện kế hoạch tuyển dụng, điềuđộng để đáp ứng kịp thời sự biến động nhân sự trong trường học

- Theo dõi quá trình công tác, quá trình đào tạo của can bộ, nhân viên trong trường

- Tiếp nhận, xử lý hồ sở cán bộ, theo dõi lương bổng, khen thưởng, kỷ luậtcủa cán bộ trong trường

- Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên