Quản trị nhân sự_Cô Phi Yên - caohocbinhduongkhoa5ct - Lớp cuối tuần - 12CH04 ď chuong 5 ok

Quản trị nhân sự_Cô Phi Yên - caohocbinhduongkhoa5ct - Lớp cuối tuần - 12CH04 ď chuong 5 ok tài liệu, giáo án, bài giảng...

CHƯƠNG 5 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

Sau khi nghiên cứu chương này, bạn sẽ có thể:

Định nghĩa các thuật ngữ: phân tích công việc, mô tả công việc và đặc tính công việc.

Minh hoạ việc sử dụng thông tin phân tích công việc có thể có trong quản trị nguồn nhân lực của 1 tổ chức.

Mô tả 4 biện pháp thu thập thông tin cho phân tích công việc

Giải nghĩa mã số công việc và thông tin trong từ điển chức danh nghề nghiệp

Liệt kê 5 đặc điểm công việc cơ bản được sử dụng trong các chương trình làm phong phú (làm giàu) công việc.

So sánh điểm mạnh và điểm yếu của các biện pháp cơ chế và khuyến khích đối với thiết kế công việc.

Mô tả tóm tắt bảng mô tả công việc thay đổi như thế nào khi đặc điểm của công việc thay đổi.

Các tổ chức phát triển bởi vì nhiệm vụ và mục tiêu chung của hầu hết các tổ chức làquá lớn đối với riêng 1 người để hoàn thành Kết quả là tổ chức phải có 1 phương pháp

hệ thống để xác định người lao động nào được kỳ vọng sẽ thực hiện 1 chức năng hoặc

1 nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành Nền tảng của tổ chức là 1 tập hợp những công việcđược những người lao động thực hiện Đến lượt mình, những công việc này lại đưa ra

cơ chế cho việc phối hợp và kết hợp các hoạt động của tổ chức cần thiết cho thànhcông Kết quả là, việc nghiên cứu và tìm hiểu công việc thông qua quá trình được biếtđến như là phân tích công việc là 1 phần quan trọng của bất kỳ chương trình quản trịnguồn nhân lực nào

Phân tích công việc trả lời các câu hỏi sau:

 Mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng?

 Các nhiệm vụ nào được nhóm lại với nhau và được coi như là 1 công việc

 Làm thế nào 1 công việc có thể được thiết kế hoặc cấu trúc để tăng cườnghoạt động của 1 người lao động?

 Loại hành vi nào là cần thiết để thực hiện 1 công việc?

 Loại người nào (về mặt phẩm chất và kinh nghiệm) là phù hợp nhất chocông việc?

 Làm thế nào để thông tin có được từ 1 phân tích công việc có thể được sửdụng trong việc phát triển các chương trình quản trị nguồn nhân lực?

Chương này làm rõ những đóng góp của phân tích công việc đối với chương trìnhquản trị nguồn nhân lực và các hoạt động cụ thể của 1 tổ chức Đồng thời làm rõ việclập kế hoạch 1 cách thận trọng và những kỹ thuật cho chương trình thiết kế công việc.Cuối cùng sẽ thảo luận về tầm quan trọng của phân tích công việc trong thiết kế côngviệc Chương này chỉ ra rằng phân tích công việc là 1 phần quan trọng của quản trịnguồn nhân lực, và trong nhiều khía cạnh, là cơ sở mà dựa vào đó xây dựng tất cả cáchoạt động quản trị nguồn nhân lực khác Như có thể thấy trong mô hình chẩn đoán(xem hình 6-1), đặc điểm của công việc được thực hiện là 1 trong những đầu vào quantrọng cho tất cả các chức năng quản trị nguồn nhân lực cơ bản Đây là 1 cách khác đểnói rằng làm thế nào nhiệm vụ và trách nhiệm của người lao động được phân đoạn,giúp hình thành và xác định hầu hết các đặc điểm khác của chức năng tổ chức Hiểu 1cách chính xác cái gì tạo nên một công việc nhất định là vấn đề cốt yếu để phát triểncác hoạt động quản trị nguồn nhân lực hỗ trợ nhiệm vụ của tổ chức

Hình 6.1: Mô hình chuẩn đoán đối với quản trị nguồn nhân lực

Từ vựng trong phân tích công việc

Trước khi xem xét quá trình và kỹ thuật phân tích công việc, cần hiểu được ngôn ngữcủa phân tích công việc Mặc dù nhiều thuật ngữ thường được sử dụng thay thế nhaubởi nhiều người không quen thuộc với phân tích công việc, các chuyên gia sẽ sử dụngchúng chính xác hơn để tránh sự nhầm lẫn và hiểu sai Luật pháp của liên bang và cácbang yêu cầu phải có sự chính xác trong việc sử dụng các thuật ngữ này Do vậy cácnhà quản lý nguồn nhân lực cần sử dụng mỗi thuật ngữ đó nhất quán với các quy định.Các định nghĩa sau đây là phù hợp với các thuật ngữ do Cục lao động Mỹ và Cục quản

lý nhân sự Mỹ đưa ra:

Phân tích công việc: Một quá trình có mục đích và có hệ thống để thu thập thông tin

về các khía cạnh quan trọng có liên quan đến một công việc

Mô tả công việc Là một sản phẩm chính của phân tích công việc Nó là một bản tóm

tắt viết bằng văn bản về công việc như là 1 đơn vị tổ chức có thể xác định được

Đặc tính công việc Là 1 giải thích bằng văn bản các kiến thức, kỹ năng, khả năng, đặc

điểm và các đặc tính khác cần thiết cho hiệu quả của 1 công việc nhất định

Nhiệm vụ Một tập hợp các nhân tố công việc được phối hợp và tập hợp sử dụng để

sản xuất ra 1 đầu ra (ví dụ một đơn vị sản xuất hoặc dịch vụ cho 1 khách hàng)

Có được nguồn nhân lực

 Cơ hội lao động bình đẳng

 Lập kế hoạch nguồn nhân lực

 Phân tích và thiết kế công việc

 Tuyển dụng: Trong nước và

Phát triển nguồn nhân lực

 Đào tạo và phát triển

 Lập kế hoạch nghề nghiệp

 Kỷ luật Quan tâm đến con người và kết quả

Duy trì và bảo vệ nguồn nhân lực

 Quan hệ lao động và thương lượng tập thể

 An toàn, sức khoẻ và sung túc

 Đánh giá Quan tâm đến con người và kết quả

Các ảnh hưởng môi trường bên ngoài

 Các yêu cầu, quy định, luật của chính phủ

 Công đoàn

 Điều kiện kinh tế: trong nước và quốc tế

 Cạnh tranh

 Cấu thành lực lượng lao động

 Các ảnh hưởng môi trường bên trong

Chuẩn đo án

K ê đ ơn

Th ực hiện

Đánh giá

Quá trình nguồn nhân lực

Mỗi quá trình tập trung vào con người và kết quả

Kết quả cuối cùng Trách nhiệm

xã hội và có đạo đức

Sản phẩm cạnh tranh và chất lượng cao

Dịch vụ cạnh tranh

và chất lượng cao

Vị trí bao gồm những trách nhiệm và nhiệm vụ mà 1 cá nhân thực hiện Có bao nhiêu

vị trí trong 1 tổ chức là có bấy nhiêu người lao động

Công việc Một nhóm những vị trí giống nhau về nhiệm vụ chẳng hạn như nhà lập

trình máy tính hoặc chuyên gia thù lao

Tập thể công việc Một nhóm của hai hoặc hơn công việc có những nhiệm vụ giống

nhau

Các bước trong phân tích công việc

Quá trình phân tích công việc bao gồm một số bước như được minh hoạ trong hình6.2 Như được thể hiện trong hình, quá trình cho thấy rằng phân tích công việc đượcthực hiện trong một tổ chức đang hoạt động, nói cách khác, một tổ chức đã sẵn sànghoạt động đối lập với 1 tổ chức mới

Bước 1 đưa ra một cách nhìn tổng thể về việc làm thế nào mỗi công việc phù hợp vớikết cấu tổng thể của tổ chức Sơ đồ tổ chức và sơ đồ quy trình được sử dụng để hoànthành bước 1 Bước 2 khuyến khích những người tham gia để xác định các thông tin

về phân tích công việc và thiết kế công việc sẽ được sử dụng như thế nào Bước này sẽđược tiếp tục giải thích trong phần tiếp theo Do thường mất nhiều thời gian và chi phí

để phân tích mọi công việc, cần lựa chọn một mẫu đại diện cho các công việc Ở bước

3 cần lựa chọn các công việc để phân tích

Bước 4 bao gồm việc sử dụng các kỹ thuật phân tích công việc được chấp nhận Các

kỹ thuật được sử dụng để phân tích các đặc điểm của công việc, các hành vi cần có vàcác đặc điểm 1 người lao động cần có để thực hiện công việc Thông tin thu thập trongbước 4 được sử dụng trong bước 5 để phát triển 1 bản mô tả công việc Ở bước 6 sẽchuẩn bị cho bản mô tả đặc tính công việc

Các kiến thức và dữ liệu được thu thập ở bước 1 đến bước 6 được sử dụng như là cơ

sở cho mọi hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác Như thể hiện ở hình 6.2, chúngbao gồm các hoạt động như tuyển dụng, tuyển chọn, đào tạo, đánh giá hoạt động, trảthù lao Thông tin thu thập được trong phân tích công việc là cần thiết cho mỗi hoạtđộng này

Hình 6.2:Các bước trong quá trình phân tích công việc (1 –6)

và mối quan hệ với quản trị NNL và thiết kế công việc

Như cũng đã được chỉ ra trong hình, thông tin thu thập được sử dụng trong thiết kếcông việc và tái thiết kế công việc sẽ được đề cập chi tiết hơn ở phần sau chương này.Phân tích công việc đưa ra những thông tin cần thiết cho việc thiết kế công việc theocách cho phép người lao động làm việc có năng suất và cảm thấy hài lòng Cuối cùng,thông tin từ phân tích công việc có thể được sử dụng trong việc đánh giá tiếp theo của

tổ chức đối với thiết kế công việc Ở bước này, tổ chức cần đánh giá các nỗ lực của nó

và xác định liệu có thể đạt được các mục tiêu về năng suất và sự hài lòng

Các nhà quản lý nguồn nhân lực, các chuyên gia, các nhà quản lý nói chung biết rằngphân tích công việc có nhiều tác dụng Những người này tin tưởng rằng thậm chí sẽkhông cần phải sự lựa chọn xem liệu có cần thực hiện 1 phân tích công việc haykhông Những hướng dẫn hành chính cùng với quyền dân sự, các luật lệ EEO (Mỹ) vànhững gợi ý của toà án là khá rõ ràng Câu hỏi hiện nay là làm thế nào để thực hiệnmột bản phân tích công việc có thể bảo vệ được 1 cách hợp pháp, hơn là liệu có cầnphải thực hiện phân tích công việc hay không Về mặt tuyển mộ nhân viên và tuyểnchọn, phân tích công việc đóng 1 vai trò quan trọng trong Hướng dẫn thống nhất vềcác thủ tục lựa chọn nhân sự (1978), một tập hợp các chính sách được thiết kế để tốithiểu hoá hoặc ngăn chặn việc phân biệt đối xử tại nơi làm việc Hướng dẫn này nhấnmạnh rằng phân tích công việc cần được sử dụng khi xác định hoặc đánh giá sự chínhxác các quá trình tuyển chọn của tổ chức Thêm vào đó, phân tích công việc là vô cùngquan trọng cho việc đánh giá sự phân biệt đối xử theo các quy định liên quan đếnngười lao động nhất, bao gồm Đạo luật Quyền công dân năm 1991 và Đạo luật Người

Mỹ tàn tật năm 1990 Phân tích công việc gắn với những quy định pháp luật về phânbiệt đối xử này thông qua các quy định từ hàng loạt các quyết định của Toà án tối cao.Chất lượng của phân tích công việc do môt tổ chức thực hiện thường là nhân tố quyếtđịnh cơ bản việc liệu nó có được thực hiện đúng đắn

Bước 3

Lựa chọn công việc cần phân tích

Bước 4.

Thu nhập dữ liệu bằng cách sử dụng các kỹ thuật phân tích công việc chấp nhận được

Sử dụng các thông tin

từ 1 – 6 cho : Thiết kế công việc Lập kế hoạch Tuyển dụng Tuyển dụng và đào tạo Đánh giá hoạt động

Đền bù và lợi ích Tuân thủ EEO Các đánh giá tiếp theo

Trên cơ sở những quyết định của toà án này, một bảng phân tích công việc tốt phải cóđược các yếu tố sau:

1 Phải có được một bảng mô tả công việc đầy đủ, rõ ràng.

2 Phải đánh giá được mức độ thường xuyên và tầm quan trọng của hành vi nhiệm vụ.

3 Phải cho phép đánh giá chính xác về kiến thức, kỹ năng, khả năng và các đặc điểm khác mà công việc yêu cầu.

4 Phải có được thông tin về mối quan hệ giữa nhiệm vụ công việc và những kiến thức,

kỹ năng, khả năng và các đặc điểm khác này Có nghĩa là nó phải xác định rõ ràng kiến thức, kỹ năng, khả năng và đặc điểm nào quan trọng cho mỗi nhiệm vụ của công việc.

Bên cạnh việc giúp tổ chức đáp ứng được các yêu cầu pháp lý, phân tích công việc gắnchặt với các chương trình và hoạt động quản trị nguồn nhân lực Nó được sử dụngnhiều trong các lĩnh vực sau:

1 Tuyển dụng và tuyển chọn Thông tin phân tích công việc giúp nhà tuyển dụng tìm

và có được những người phù hợp cho tổ chức Và để tuyển dụng người phù hợp, việckiểm tra tuyển chọn phải đánh giá được các kỹ năng quan trọng nhất và những nănglực cần thiết để thực hiện 1 công việc Thông tin này có được từ phân tích công việc

2 Đào tạo và phát triển nghề nghiệp Biết được các kỹ năng cần thiết cho công việc

là rất quan trọng để xây dựng các chương trình đào tạo Hơn thế nữa, chỉ có thể giúpmọi người thuyên chuyển một cách hiệu quả từ 1 giai đoạn nghề nghiệp này sang 1giai đoạn khác một cách hiệu quả với thông tin từ phân tích công việc

3 Trả thù lao Thù lao thường gắn với nhiệm vụ và trách nhiệm của 1 công việc Do

vậy, thù lao đúng đắn đòi hỏi đánh giá chính xác xem công việc sẽ đòi hỏi những gì?

4 Lập kế hoạch chiến lược Ngày càng có nhiều nhà quản lý nhận ra rằng phân tích

công việc là một công cụ quan trọng khác của các nỗ lực lập kế hoạch chiến lượcchung của tổ chức Phân tích công việc hiệu quả có thể giúp tổ chức thay đổi, xoá bỏhoặc tái cấu trúc công việc và các quá trình dòng công việc để đáp ứng nhu cầu thayđổi của môi trường không ổn dịnh

Từ 4 điểm này cho thấy việc sử dụng đầy tiềm năng của phân tích công việc bao trùmlên toàn bộ phạm vi của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực Trên thực tế, khó cóthể tưởng tượng làm thế nào 1 tổ chức có thể tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, thù laohoặc sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách hiệu quả mà không có những thông tin

có được từ phân tích công việc Nhưng giá trị của phân tích công việc không dừng ởquản trị nguồn nhân lực Các nhà quản lý tham gia vào tất cả các khía cạnh của lập kếhoạch, tổ chức, kiểm soát và định hướng tổ chức cũng có được lợi ích từ thông tintrong phân tích công việc

Ai thực hiện phân tích công việc

Các bước nêu ra trong hình 6.2 gợi ý rằng việc quan tâm và lập kế hoạch là các yếu tốquan trọng của bất kỳ phân tích đặc điểm công việc nào Một phần của lập kế hoạchcần bao gồm việc lựa chọn kỹ lưỡng những người sẽ thực hiện phân tích công việc.Nếu 1 tổ chức chỉ có 1 nhu cầu không thường xuyên đối với thông tin thiết kế côngviệc, nó có thể thuê 1 nhà phân tích công việc tạm thời bên ngoài Các tổ chức khác sẽ

có những chuyên gia phân tích công việc được tuyển dụng chính thức Các công tykhác sẽ sử dụng các nhà giám sát, những người đang ở vị trí công việc, hoặc một sốkết hợp của những nhân tố này để thu thập thông tin phân tích công việc

Mỗi sự lựa chọn đều có điểm mạnh và điểm yếu Ví dụ, người đang ở vị trí công việc

có nguồn thông tin tốt về việc công việc nào đang được thực hiện thật sự hơn là côngviệc nào dự kiến sẽ được thực hiện Thêm vào đó, đưa người đang ở vị trí thực hiệncông việc vào quá trình phân tích công việc có thể tăng sự chấp nhận của họ đối vớibất kỳ sự thay đổi công việc nào có được từ kết quả của phân tích Mặt khác, phân tíchcông việc cần mô tả các hoạt động nhiệm vụ của một công việc không phụ thuộc vàobất kỳ đặc tính cá nhân nào của một người thực hiện công việc nhất định Do ngườithực hiện công việc có xu hướng phóng đại trách nhiệm và tầm quan trọng công việccủa họ, khó có thể đạt được sự khách quan khi người đang ở vị trí công việc lại tiếnhành phân tích công việc Do vậy sự lựa chọn ai sẽ phân tích công việc phụ thuộc vàonhiều nhân tố, phụ thuộc vào vị trí và sự phức tạp của công việc cần phân tích, người ở

có tính tiếp thu ở vị trí công việc sẽ như thế nào đối với 1 nhà phân tích bên ngoài, vàmục tiêu dự kiến cuối cùng của các kết quả của phân tích Bất kể ai thu thập thông tin,các cá nhân cần hiểu kỹ lưỡng con người, công việc, và hệ thống tổ chức tổng thể Họcũng cần có kiến thức cần thiết về việc công việc được kỳ vọng như thế để tiến hànhtrôi chảy trong phạm vi tổ chức.

Sử dụng các đồ thị

Nhà phân tích công việc cần lựa chọn các biện pháp và quy trình sẵn có tốt nhất để tiếnhành phân tích Tuy nhiên, kể cả trước khi thực hiện sự lựa chọn này, vẫn cần phải cómột cách nhìn tổng quan về tổ chức và các công việc của nó Một cách nhìn tổng thểcung cấp cho nhà phân tích công việc 1 bức tranh về sự sắp xếp tổng thể các phòngban, bộ phận, và công việc Thêm vào đó, cách nhìn tổng quan này sẽ đưa ra cho nhàphân tích công việc sự hiểu biết đúng đắn hơn về các dòng công việc trong tổ chức Đểđạt được những tính hữu ích này về cấu trúc và quá trình của tổ chức, hai loại sơ đồ làđặc biệt hữu ích Một sơ đồ tổ chức thể hiện mối quan hệ giữa các phòng ban và đơn vịtrong công ty Các chức năng theo tuyến (các cá nhân thực hiện nhiệm vụ công việc)

và các chức năng nhân sự (các nhà tư vấn) cũng được vạch ra Một đồ thị tổ chức điểnhình sẽ đưa ra thông tin về số lượng cấp độ theo chiều dọc của tổ chức, số lượng cácphòng ban chức năng khác nhau và mối quan hệ báo cáo chính thức tồn tại trong tổchức

Loại đồ thị thứ 2, đồ thị quá trình cho thấy làm thế nào một tập hợp công việc nhấtđịnh liên quan đến nhau Do vậy, không chỉ đơn giản chỉ ra mối quan hệ cấu trúc giữacác chức danh công việc (như trong đồ thị tổ chức), đồ thị quá trình cho thấy dònghoạt động và công việc cần thiết để sản xuất ra một sản phẩm hoặc dịch vụ mongmuốn

Các biện pháp thu thập dữ liệu

Có 4 biện pháp cơ bản có thể được sử dụng riêng biệt hoặc kết hợp với nhau để thuthập dữ liệu phân tích công việc- quan sát, phỏng vấn, lập bảng hỏi, và sổ nhật ký hoặc

số ghi lộ trình của người ở vị trí công việc đó Ở mỗi biện pháp này, thông tin về côngviệc được tập hợp, và sau đó công việc được nghiên cứu về mặt nhiệm vụ của người ở

vị trí công việc đó (người hiện tại đang làm việc với công việc đó) Loại phân tíchcông việc này được đề cập đến như là có định hướng công việc Mặt khác, một côngviệc có thể được thực hiện về mặt hành vi hoặc cái mà người ở vị trí công việc làm đểthực hiện công việc (như máy tính hoá, phối hợp, đàm phán) Điều này được đề cậpđến như là phân tích công việc định hướng vào công việc Cả hai định hướng này đềuđược chấp nhận theo Hướng dẫn Thống nhất về Quá trình Tuyển chọn Lao động khixác định nhiệm vụ công việc và các hành vi quan trọng để tiến hành công việc đó.Bốn biện pháp này-hoặc bất kỳ sự kết hợp nào giữa chúng- phải tập trung vào nhữngthông tin quan trọng Do thời gian và chi phí là những vấn đề đáng quan tâm, các nhàquản lý cần thu thập các dữ liệu có thể so sánh được và có giá trị Như vậy cần phải cómột số loại thông tin cơ bản cho dù sử dụng bất kỳ phương pháp thu thập dữ liệu nào.Một chuyên gia phân tích công việc tiến hành phỏng vấn sâu với người ở vị trí côngviệc và nhà giám sát, thu thập các dữ liệu về công việc và nếu khả thi, trực tiếp quansát người ở vị trí công việc thực hiện công việc

Một bảng hỏi, được gọi là một mẫu thông tin phân tích công việc, có thể đưa ra nhữngthông tin chủ yếu cơ bản cho việc sử dụng với bất kỳ biện pháp phân tích công việcnào- quan sát, phỏng vấn, đặt câu hỏi, sổ tay nhật ký của người ở vị trí công việc Nócho phép nhà phân tích công việc thu thập dữ liệu nhằm đưa ra một bức tranh tổng thể

về công việc, nhiệm vụ của công việc và những yêu cầu

Người ở vị trí công việc được yêu cầu hoàn thành mẫu thông tin phân tích công việc.Những câu hỏi này (tất nhiên một số câu hỏi không được trả lời hoặc không thể đượctrả lời do người ở vị trí công việc khôngbiết câu trả lời) sau đó được sử dụng để xâydựng cấu trúc riêng biệt cho các kỹ thuật thu thập dữ liệu sẽ được thực hiện Hình 6.3đưa ra 1 loại của mẫu thông tin phân tích công việc

Cần xem xét sự khác biệt giữa những người ở vị trí công việc trong quá trình phân tíchmẫu thông tin phân tích công việc cùng với phân tích công việc thực tế Nhà phân tíchcông việc không nên giả sử rằng tất cả những người ở vị trí công việc hay các nhàgiám sát của họ sẽ xem xét công việc theo những cách thức giống nhau Để đảm bảo

an toàn nhằm tránh việc phát triển một bức tranh bị bóp méo về một công việc, nhà

phân tích công việc thu thập thông tin từ nhiều người ở vị trí công việc Nhà phân tíchcông việc cần cố gắng có được thông tin từ nam giới và nữ giới, người già và ngườitrẻ, những người ở vị trí công việc thực hiện công việc tốt và chưa tốt (nghiên cứu trộnlẫn nếu có sự khác biệt về mặt quan điểm của họ đối với công việc) Cuối cùng, nhàphân tích công việc không nên giả sử rằng tất cả người ở vị trí công việc và nhà giámsát có lượng kiến thức như nhau về một công việc Điều này là quan trọng bởi nghiêncứu chỉ ra rằng có quá ít kiến thức về 1 công việc có thể dẫn đến bản mô tả công việckhông chính xác.

Kỹ thuật quan sát đòi hỏi nhà phân tích công việc phải được đào tạo để quan sát cáchành vi công việc hợp lý Trong khi tiến hành quan sát, nhà phân tích công việc phảiđảm bảo càng kín đáo càng tốt, người đó phải đứng ở bên ngoài để công việc có thểđược thực hiện

Phỏng vấn

Phỏng vấn người ở vị trí công việc thường được thực hiện cùng với quan sát Phỏngvấn có thể là kỹ thuật được sử dụng rộng rãi nhất trong thu thập dữ liệu phục vụ phântích công việc Chúng cho phép nhà phân tích công việc nói chuyện trực tiếp (đối mặt)với người ở vị trí công việc Người ở vị trí công việc có thể hỏi nhà phân tích côngviệc, và việc phân tích này là một cơ hội cho nhà phân tích giải thích làm thế nào cóthể sử dụng kiến thức và thông tin có được từ phân tích công việc

Phỏng vấn có thể được thực hiện với 1 nhóm cá nhân hay với 1 nhà giám sát hiểu vềcông việc Thông thường 1 tập hợp các câu hỏi được cấu trúc sẽ được sử dụng trongcác cuộc phỏng vấn, do vậy có thể so sánh những câu trả lời từ các cá nhân hoặc từ cácnhóm

Mặc dù các cuộc phỏng vấn có thể đem lại thông tin công việc hữu ích, việc nhận thứcđược giới hạn tiềm năng là cũng cần thiết Khó có thể tiêu chuẩn hoá các cuộc phỏngvấn- các nhà phỏng vấn khác nhau có thể hỏi các câu hỏi khác nhau và cùng 1 nhàphỏng vấn có hỏi những câu hỏi khác nhau một cách không chủ định trước đối vớinhững đối tượng khác nhau Còn có 1 khả năng thực tế là thông tin do người trả lờicung cấp có thể bị sai lệch bởi nhà phỏng vấn Cuối cùng, các chi phí phỏng vấn có thểrất cao, đặc biệt nếu phỏng vấn nhóm là không thực tế

Gửi bảng hỏi

Việc sử dụng bảng hỏi thường là biện pháp đỡ tốn kém nhất trong thu thập thông tin.

Đó là một cách hiệu quả để thu thập một khối lượng lớn thông tin trong 1 thời gianngắn Mẫu thông tin phân tích công việc như trong hình 6.3 là 1 câu hỏi được cấu trúc

Nó bao gồm những câu hỏi cụ thể về công việc, các yêu cầu đối với công việc và trangthiết bị Một cách tiếp cận ít cấu trúc hơn và mở hơn là hỏi người ở vị trí công việc đểmiêu tả công việc bằng ngôn ngữ của họ Mẫu câu hỏi mở này sẽ cho phép người ở vịtrí công việc sử dụng ngôn ngữ và ý tưởng của mình để mô tả công việc

Mẫu và mức độ cấu trúc mà 1 câu hỏi cần có đang là những vấn đề gây tranh cãi Nhàphân tích công việc có thứ tự ưu tiên cá nhân của mình đối với vấn đề này Thực tế làkhông có mẫu tốt nhất cho 1 bảng câu hỏi Tuy nhiên có một số bí quyết khiến cácbảng hỏi dễ sử dụng hơn

 Để nó càng ngắn càng tốt- nhìn chung mọi người không muốn điền vào mẫu

 Giải thích mục đích của bảng hỏi là gì - mọi người muốn biết tại sao lạiphải điền vào mẫu Nhiều chuyên gia nhân sự thất bại trong việc giải thíchbảng hỏi phân tích công việc Người lao động muốn biết tại sao lại có cáccâu hỏi đó và những câu trả lời của họ sẽ được sử dụng như thế nào

 Giữ nó đơn giản – không gây chú ý với mọi người với ngôn ngữ chuyênmôn Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản nhất để nói hoặc hỏi

 Thử nghiệm bảng hỏi trước khi sử dụng nó- để hoàn thiện bảng hỏi, hãy đềnghị một số người ở vị trí công việc hoàn thành nó và gợi ý về đặc điểm của

nó Cuộc thử sẽ cho phép nhà phân tích sửa đổi mẫu trước khi sử dụng hìnhthức cuối cùng của bảng hỏi

Nhật ký / sổ tay công việc của người ở vị trí công việc

Nhật ký hay sổ tay công việc do người ở vị trí công việc ghi chép về các nhiệm vụcông việc, mức độ thường xuyên của nhiệm vụ, và khi nào các nhiệm vụ hoàn thành

Kỹ thuật này đòi hỏi người thực hiện công việc phải có một quyển nhật ký hay sổ taycông việc Tuy nhiên hầu hết các cá nhân không có đủ kỷ luật để giữ những cuốn sổnhư vậy Nếu các nhật ký hay sổ tay công việc được giữ và cập nhật, nó có thể đưa ranhững thông tin tốt về công việc Có thể so sánh trên cơ sở hàng ngày, hàng thánghoặc hàng năm Điều này cho phép xem xét sự đều đặn hoặc không đều đặn của cácnhiệm vụ công việc Nhật ký hoặc sổ tay công việc là hữu dụng khi phân tích các côngviệc khó quan sát, chẳng hạn như các công việc do những kỹ sư, các nhà khoa học haycác nhà quản lý cấp cao thực hiện

Sử dụng biện pháp nào ?

Mặc dù bất kỳ 1 trong 4 biện pháp cơ bản có thể được sử dụng riêng lẻ hay kết hợp vớinhau, không có sự nhất trí chung về biện pháp phân tích công việc nào có được thôngtin tốt nhất Nhiều chuyên gia đồng ý rằng ít nhất các cuộc phỏng vấn không nên tập

trung vào biện pháp thu thập dữ liệu duy nhất Thêm vào đó nhiều biện pháp không thểthay thế cho nhau Một số biện pháp nhất định có thể phù hợp hơn trong 1 tình huốngnhất định so với các tình huống khác.

Do thiếu 1cơ sở lý thuyết mạnh mẽ tại sao 1 biện pháp lại được ưu tiên hơn biện phápkhác, hầu hết các tổ chức có được sự lựa chọn của mình dựa trên nhu cầu hiện tại Nóicách khác, sự lựa chọn 1 biện pháp được xác định bởi các tình huống như mục đíchcủa phân tích và những hạn chế về thời gian và ngân sách

Do 4 biện pháp cơ bản này có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, nhiều tổ chức đangchuyển sang sử dụng cách tiếp cận phân tích công việc đa phương pháp Trong cáchtiếp cận này, nhà phân tích công việc trước hết thực hiện phỏng vấn với người thựchiện công việc và nhà giám sát cùng với quan sát tại chỗ Sau đó xây dựng và thựchiện một cuộc khảo sát nhiệm vụ dựa trên đánh giá của chuyên gia Cuối cùng, thựchiện phân tích thống kê về phản hồi khảo sát nhiệm vụ nhằm đánh giá sự nhất quán vàxác định những thay đổi 1 cách hệ thống Ví dụ có thể thay đổi bản mô tả công việc dongười lao động và người giám sát, người lao động ở các vị trí địa lý khác nhau, hoặcthành viên của các phòng ban khác nhau đưa ra Dù gì chăng nữa, sự khác biệt trong

mô tả công việc cũng cần được giải quyết để có được sự nhất trí chung về đặc điểmthật sự

Sử dụng 1 quá trình toàn diện như cách tiếp cận phân tích công việc đa phương pháptất nhiên sẽ tương đối tốn kém và mất thời gian Tuy nhiên, nó đưa ra lợi ích vượt trội

so với bất kỳ biện pháp cơ bản nào được sử dụng một mình: chất lượng của thông tin

có được từ cách tiếp cận toàn diện hơn sẽ được toà án tán thành mạnh mẽ hơn nếu dựatrên thông tin phân tích công việc

Kỹ thuật định lượng cụ thể

Bốn biện pháp thu thập dữ liệu cho phân tích công việc vừa được miêu tả ở trên đượctrình bày trong các thuật ngữ chung Nó thiết lập cơ sở cho việc xây dựng các kỹ thuật

cụ thể phổ biến trong nhiều loại tổ chức Khi chúng được sử dụng 1 cách hợp lý, các

kỹ thuật cụ thể này có thể đưa ra các quy trình có hệ thống và định tính đem lại thôngtin về các nhiệm vụ công việc đang được thực hiện và các kiến thức, kỹ năng, khảnăng và các đặc điểm con người khác cần thiết để thực hiện nhiệm vụ Ba kỹ thuậtphân tích công việc phổ biến hơn là phân tích công việc theo chức năng, lập bảng hỏiphân tích vị trí, và bảng hỏi mô tả vị trí quản lý

Phân tích công việc theo chức năng

Phân tích công việc theo chức năng là kết quả luỹ tiến của khoảng 30 năm nghiên cứu

về phân tích và mô tả công việc Nó được xây dựng ý tưởng ban đầu vào cuối nhữngnăm 1940 và được phát triển như là 1 cơ chế để cải thiện việc phân loại công việctrong từ điển chức danh nghề nghiệp, là 1 nguồn cơ bản được Cục lao động Mỹ sửdụng cho thông tin mô tả về công việc

Phiên bản hiện hành của từ điển chức danh nghề nghiệp sử dụng ngôn ngữ miêu tả củaphân tích công việc theo chức năng để mô tả trên 20.000 công việc Từ điển chức danhnghề nghiệp phân loại các công việc này bằng mã số 9 chữ số Nếu ai đó quan tâm đếnbản mô tả chung của 1 công việc, từ điển chức danh công việc là 1 việc khởi đầu tốt Trong bản mô tả công việc trong từ điển chức danh công việc, ba chữ số ban đầu củabất kỳ công việc nào trong danh mục (ví dụ nhà khí tượng học - 025) xác định mã số,chức danh và ngành của nghề đó Ba chữ số tiếp theo (062) thể hiện mức độ mà 1người giữ vị trí công việc có trách nhiệm và đánh giá trên dữ liệu, con người, và sựviệc Các con số càng thấp, trách nhiệm và đánh giá càng cao Ba chữ số cuối cùng(010) được sử dụng để phân loại theo thứ tự alpha chức danh của công việc trong 1nhóm nghề nghiệp có mức độ trách nhiệm và đánh giá như nhau

Bản mô tả trong từ điển chức danh công việc giúp nhà phân tích công việc biết đượcnhững gì bao gồm trong một công việc nhất định Phân tích công viẹc theo chức năng

có thể được sử dụng để đưa ra và miêu tả kỹ hơn nội dung của công việc Trọng tâmchính của phân tích công việc theo chức năng là tạo ra một ngôn ngữ chung cho việcmiêu tả 1 cách chính xác 1 số luợng lớn công việc theo những cách có thể được cácchuyên gia khác tái tạo lại một cách đáng tin cậy Tiếp theo là 1 tóm tắt của phân tíchcông việc theo chức năng Một bản mô tả kỹ lưỡng về các quá trình phân tích côngviệc theo chức năng có thể tìm thấy trong các công trình của Fine và các cộng sự củaông

Phân tích công việc theo chức năng cho rằng các công việc có thể được miêu tả về 3mối quan hệ cơ bản của một người trong công việc của mình Để hoàn thành cácnhiệm vụ gắn với 1 công việc, người lao động phải liên quan về mặt vật lý tới “sựviệc”, sử dụng các nguồn lực trí óc để xử lý “dữ liệu”, và tương tác với “con người”.Mức độ mà 1 công việc gắn với 1 trong 3 nhân tố này sẽ thiết lập cơ sở cho bản mô tảcông việc được chuẩn bị trong phân tích công việc theo chức năng Sử dụng các thuậtngữ hành vi, mỗi loại quan hệ này với công việc có thể được tổ chức cùng với sự phứctạp liên tục (thấp nhất đến cao nhất)

Một lợi ích của phân tích công việc theo chức năng là mỗi công việc có 1 kết quả địnhtính Do vậy các công việc có thể được chuẩn bị cho việc trả thù lao hoặc các mục tiêuquản trị nguồn nhân lực khác bởi các công việc có mức thang bậc giống nhau được coi

là tương tự như nhau Ví dụ tất cả các công việc với 5,6,2 hoặc 2,0,1 điểm có thể nhómlại với nhau và được xử lý theo cách gần như nhau

Bảng hỏi phân tích vị trí

Các nhà nghiên cứu tại đại học Purdue đã phát triển một bảng hỏi được cấu trúc đểđánh giá công việc một cách định tính Nó được gọi là bảng hỏi phân tích vị trí (PAQ).Bảng hỏi phân tích vị trí bao gồm 195 khoản mục Do bảng hỏi yêu cầu kinh nghiệmđáng kể và mức độ bao hàm việc đọc cao để có thể hoàn thành 1 cách đúng đắn, nó

thường được 1 nhà phân tích công việc đã được đào tạo điền vào Nhà phân tích côngviệc phải quyết định liệu 1 khoản mục có được áp dụng cho 1 công việc nhất định.

195 khoản mục trong bảng hỏi phân tích vị trí được chia thành 6 phần chính:

1 Đầu vào của thông tin Khi nào và làm thế nào người ở vị trí công việc có đượcthông tin về công việc

2 Các quá trình trí óc Các quá trình lập luận, ra quyết định, lập kế hoạch nào được sửdụng để thực hiện 1 công việc

3 Đầu ra của công việc Các hoạt động vật chất nào và các công cụ nào được sử dụng

để tiến hành công việc

4 Mối quan hệ với những người khác Các mối quan hệ nào với những người khác cầnthiết để thực hiện 1 công việc

5 Môi trường công việc Trong môi trường vật chất và xã hội nào công việc được thựchiện?

6 Các đặc điểm công việc khác Các hoạt động, điều kiện, đặc điểm nào ngoài nhữngđặc điểm được miêu tả phần 1 đến 5 là phù hợp

Có các chương trình máy tính hoá sẵn có để xếp hạng trong bảng hỏi phân tích vị trítrên cơ sở 7 yếu tố: 1 ra quyết định, 2 truyền thông, 3 trách nhiệm xã hội, 4 thựchiện các hoạt động có kỹ năng, 5 chủ động về mặt vật chất, 6 phương tiện đi lại hoặcthiết bị hoạt động, 7 xử lý thông tin Các kết quả này cho phép phát triển mô tả sơlược cho công việc được phân tích và so sánh các công việc

Giống như các kỹ thuật phân tích công việc khác, PAQ có những lợi ích và bất lợi.Một trong những lợi ích lớn nhất của nó là nó được sử dụng và nghiên cứu rộng rãi.Những bằng chứng sẵn có chỉ ra rằng nó có thể là một kỹ thuật hiệu quả cho nhiềumục tiêu có chủ đích khác nhau Nó đáng tin cậy trong đó chỉ có một số ít biến / sựthay đổi trong những đánh giá của các nhà phân tích công việc đối với cùng một côngviệc Có lẽ đây là một cách hiệu quả để thiết lập sự khác biệt về những năng lực màcông việc đòi hỏi Nó còn có giá trị ở chỗ các công việc được đánh giá cao hơn vớiPAQ chứng tỏ là được trả thù lao với mức cao hơn

Một vấn đề cơ bản với PAQ là độ dài của nó Nó yêu cầu thời gian và sự kiên nhẫn đểhoàn thành Thêm vào đó, do không có các hoạt động công việc cụ thể nào được miêu

tả, các hoạt động hành vi được thực hiện trong công việc có thể làm sai lệch sự khácbiệt nhiệm vụ thực tế trong công việc.Ví dụ bản mô tả cho một người đánh máy, diễnviên mua ba lê, và nam diễn viên múa ba lê có thể tương tự như nhau, do tất cả cùng

có sự vận động Một số nghiên cứu gợi ý rằng PAQ là chỉ có thể đo lường những mẫurập khuôn của công việc Nếu điều này là đúng, PAQ có thể đưa ra những kiến thức íthơn phổ biến về công việc Điều đó có nghĩa là những đánh giá dựa trên PAQ có thểđưa ra những thông tin làm thay đổi khuôn mẫu của nhà phân tích về công việc đó hơn

là sự khác biệt thực tế giữa các công việc