BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của chu trình kiểm soát nội bộ bán hàng

HỒ CHÍ MINH ---CÔNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC EURÉKA LẦN THỨ XVI NĂM 2014 TÊN CÔNG TRÌNH : PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KI

ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH

BAN CHẤP HÀNH TP HỒ CHÍ MINH

-CÔNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

EURÉKA LẦN THỨ XVI NĂM 2014

TÊN CÔNG TRÌNH :

PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LĨNH VỰC NGHIÊN CỨU: KINH TẾ

CHUYÊN NGÀNH: TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

Mã số công trình:

NH M TỪ VIẾT T T i

NH M ẢNG ii

NH M IỂ ĐỒ iii

NH M ĐỒ iii

LỜI MỞ ĐẦU 1

HƯ NG 1 TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU 3

1.1 Lý do chọn đề tài 3

1.2 Mục tiêu nghiên cứ u và câu hỏi nghiên cứu 5

1.2.1 Mục tiêu nghiên cứu 5

1.2.2 Câu hỏi nghiên cứu 5

1.3 Phạm vi, đối tượng, phương pháp nghiên cứu 5

1.3.1 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

1.3.2 Phương pháp nghiên cứu .5

1.4 Ý nghĩa của nghiên cứ u 6

1.5 Kết cấu 6

HƯ NG 2 Ở LÝ THUYẾT 8

2.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 8

2.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 8

2.1.1.1 Theo Ủy Ban Tổ Chức Kiểm Tra (COSO) 8

2.1.1.2 Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) 8

2.1.1.3 Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 315) 9

2.1.1.4 Theo tài liệu hướng dẫn của INTOSAI 2001 9

2.1.2 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

2.1.3 Các nhân tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

2.1.4 ác ngu ên t c ựng hệ thống kiểm soát nội bộ 14

2.2 Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền 15

2.2.1 Khái niệm chu trình bán hàng – thu tiền 15

2.2.2 Bản chất của chu trình bán hàng – thu tiền 15

2.2.3 Chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền 15

2.2.4 Đối tượng tham gia chu trình bán hàng – thu tiền .18

2.3 Khái quát về doanh nghiệp vừa và nhỏ 19

2.3.1 Khái niệm doanh nghiệp à nhỏ 19

2.3.2 Đặc điểm của các doanh nghiệp v a và nhỏ 19

2.3.3 Chức năng của các doanh nghiệp v a và nhỏ 20

2.3.4 Nhiệm vụ của các doanh nghiệp v a và nhỏ 20

2.4 Các nhân tố tác động đến hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền 21

2.4.1 Môi trường kiểm soát 21

2.4.1.1 Tính trung thực và các giá trị đạo đức 21

2.4.1.2 Đảm bảo về năng lực 22

2.4.1.3 Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán 22

2.4.1.4 Triết lý à phong cách điều hành của nhà quản trị 22

2.4.1.5 ơ cấu tổ chức 23

2.4.1.6 Ph n định quyền hạn và trách nhiệm 23

2.4.1.7 Chính sách nhân sự và áp dụng vào thực tế 23

2.4.2 Đánh giá rủi ro 23

2.4.2.1 ác định ục tiêu 24

2.4.2.2 Nhận dạng rủi ro 24

2.4.2.3 Ph n tích à đánh giá rủi ro 24

2.4.3 Thông tin và truyền thông 24

2.4.4 oạt động kiểm soát 25

2.4.4.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng 25

2.4.4.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể trong t ng gi i đoạn 26

2.4.5 Giám sát 28

2.4.5.1 Giám sát thường xuyên 28

2.4.5.2 Giá sát định kỳ 29

2.5 Tính hữu hiệu và các chỉ tiêu đánh giá 29

2.5.1 Khái niệm tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ 29

2.5.2 Khái niệm tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 29

2.5.3 Các chỉ tiêu đo lường tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ 30

2.6 Các nghiên cứu trước đây về tính hữ u hiệu của kiể m soát nội bộ 31

HƯ NG 3 M H NH NGHI N Ứ V HƯ NG H NGHI N Ứ 34

3.1 M h nh nghiên cứu đề ngh 34

3.1.1 Giả thu ết 34

3.1.2 Mô h nh 34

3.1.3 ác nh n tố à các iến u n sát trong ô h nh 36

3.2 uy tr nh nghiên cứu 37

3.3 hương pháp nghiên cứu 38

3.3.1 ghiên cứu định tính 38

3.3.1.1 Lý o ục tiêu à phương pháp 38

3.3.1.2 u tr nh thực hiện 39

3.3.1.3 ết uả 39

3.3.2 ghiên cứu định lượng 39

3.3.2.1 Mục tiêu phương pháp 39

3.3.2.2 u tr nh thực hiện 40

3.4 Thiết ế ng hỏi, thang đ 40

3.4.1 Thiết kế ảng hỏi 40

3.4.2 Thiết kế th ng đo 41

3.4.2.1 Th ng đo nh n tố Môi trường kiể soát 41

3.4.2.2 Th ng đo nh n tố Đánh giá rủi ro 42

3.4.2.3 Th ng đo nh n tố oạt động kiể soát 42

3.4.2.4 Th ng đo nh n tố Thông tin à tru ền thông 43

3.4.2.5 Th ng đo nh n tố Giá sát 43

3.4.2.6 Th ng đo Tính hữu hiệu củ hệ thống chu tr nh án hàng – thu tiền 43 3.5 Thiết ế m u 44

3.5.1 Phương pháp ch n ẫu 44

3.5.2 ích thước ẫu 44

3.5.3 Công cụ ph n tích ữ liệu 44

3.6 Thu th p ữ iệu 45

3.7 Phân tích dữ liệu 45

3.7.1 Đánh giá độ tin cậ th ng đo ằng hệ số ron ch’s Alph 45

3.7.2 Phân tích nhân tố khám phá EFA 46

3.7.3 Mô hình hồi ui đơn 47

3.7.4 Mô hình hồi qui bội 47

3.7.5 iể định phương s i A A 48

HƯ NG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 51

4.1 Thống kê mô t 51

4.2 Đánh giá độ tin c y của thang đ bằng hệ số r n ach’s pha và phân tích nhân tố khám phá EFA 54

4.2.1 Đánh giá độ tin cậy củ th ng đo ằng hệ số ron ch’s Alph 54

4.2.2 Phân tích nhân tố khám phá EFA 59

4.2.2.1 Kết quả phân tích nhân tố lần 1 60

4.2.2.2 Kết quả phân tích nhân tố lần 2 62

4.2.2.3 Kết quả phân tích nhân tố lần 3 63

4.2.2.4 Kết quả phân tích nhân tố lần 4 64

4.3 Mô hình nghiên cứu tổng quát 68

4.4 Kiểm đ nh tương quan th ng qua hệ số Pearson 68

4.5 Phân tích hồi quy 70

4.5.1 Hồi u đơn 70

4.5.2 Hồi quy bội 72

4.6 Kiểm đ nh phương sai NOV 74

4.6.1 Kiể định sự phù hợp của mô hình hồi quy tổng thể 74

4.6.2 Phân tích sự khác biệt theo số lượng nhân viên 75

HƯ NG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 79

5.1 Kết lu n 79

5.2 Kiến ngh 80

5.2.1 Phương hướng hoàn thiện 80

5.2.2 Các nhóm giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp v a và nhỏ 81

5.2.2.1 Nhóm giải pháp thứ nhất 81

5.2.2.2 Nhóm giải pháp thứ hai . 85

5.2.2.3 Nhóm giải pháp thứ ba . 88

5.2.3 Hạn chế của nghiên cứu à hướng nghiên cứu tiếp theo 92

TÀI LIỆU THAM KHẢO 95

H 1 ẢNG HỎI 97

PH L C 2 BẢNG BIỂU THỐNG KÊ MÔ TẢ 100

PH L C 3 KIỂM ĐỊNH RON H’ H 104

PH L C 4 PHÂN TÍCH NHÂN TỐ KHÁM PHÁ EFA 108

PH L C 5 KIỂM ĐỊNH HỆ SỐ TƯ NG N E R ON 117

PH L C 6 HỒI Y Đ N 118

PH L C 7 HỒI QUY BỘI LẦN 1 120

PH L C 8 KIỂM ĐỊNH HƯ NG I NOV 121

PH L C 9 KIỂM ĐỊNH DURBIN WATSON 122

PH L C 10 HỒI QUY BỘI LẦN 2 123

NH M TỪ VIẾT T T

AEC : ASEAN Economic Community (Cộng đồng kinh tế ASEAN)

AICPA : American Institute of Certified Public Accountants (Hội Kế toán viêncông chứng Hoa kỳ)

COSO : Committee of Sponsoring Organization (Ủy ban tổ chức kiểm tra thuộcHội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính)

NH M ẢNG

Bảng 2.1 Các công trình nghiên cứu trước đây 31

ảng Tóm t t các nhân tố trong mô hình đề xuất 36

Bảng 2 Thang đo “Môi trường kiểm soát” 42

Bảng Thang đo “Đánh giá rủi ro” 42

Bảng 4 Thang đo “Hoạt động kiểm soát” 42

Bảng 5 Thang đo “Thông tin và truyền thông” 43

Bảng 6 Thang đo “Giám sát” 43

Bảng 3.7 Thang đo “Tính hữ u hiệu hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền” 43

Bảng 4.1 Kết quả phân tích Cronbach’s Alpha với thang đo “Môi trường kiểm soát” 54

Bảng 4.2 Kết quả phân tích Cronbach’s Alpha với thang đo “Đánh giá rủi ro” lần 1 55

Bảng 4.3 Kết quả phân tích Cronbach’s Alpha với thang đo “Đánh giá rủi ro” lần 2 56

Bảng 4.4 Kết quả phân tích Cronbach’s Alpha với thang đo “Hoạt động kiểm soát” 56

Bảng 4.5 Kết quả phân tích Cronbach’s Alp ha với thang đo “Thông tin và truyền thông” 57

Bảng 4.6 Kết quả phân tích Cronbach’alpha đối với thang đo “Giám sát” 58

Bảng 4.7 Kết quả phân tích Cronbach’s Alpha với thang đo “Tính hữu hiệu của hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ” 58

Bảng 4.8 Kết quả kiểm định KMO và Barlett 1 60

Bảng 4.9 Ma trận nhân tố xoay 1 60

Bảng 4.10 Kết quả kiểm định KMO và Barlett 2 62

Bảng 4.11 Ma trận nhân tố xoay 2 62

Bảng 4.12 Kết quả kiểm định KMO và Barlett 3 63

Bảng 4.13 Ma trận nhân tố xoay 3 63

Bảng 4.14 Kết quả kiểm định KMO và Barlett 4 64

Bảng 4.15 Ma trận xoay nhân tố 4 65

Bảng 4 6 Phân nhóm và đặt tên cho nhóm nhân tố mới 67

Bảng 4.17 Bảng phân tích hệ số tương quan Pearson (Hệ số) 69

Bảng 4.18 Tổng hợp các trị số trong phân tích hồi qui tuyến tính đơn 70

ảng 4 Hệ số tương quan lần 1 72

ảng 4 2 Hệ số tương quan lần 2 73

Bảng 4.21 Tóm t t mô hình 74

Bảng 4.22 Kiểm định sự phù hợp của mô hình hồi quy tổng thể 74

Bảng 4.23 Kiểm tra tính đồng nhất của phương sai 75

Bảng 4.24 Kiểm định sự khác biệt theo số lượng nhân viên 76

Bảng 4.25 Phân tích hậu ANOVA: Bonferroni 76

NH M IỂ ĐỒ

Biểu đồ 4.1Khu vực khảo sát 51

Biểu đồ 4.2 Quy mô vốn 52

Biểu đồ 4.3Ngành nghề kinh doanh 52

Biểu đồ 4.4Phòng/Ban 53

Biểu đồ 4.5Số lượng nhân viên 53

NH M ĐỒ Sơ đồ 2 Mô hình nghiên cứu l thuyết 12

Sơ đồ Mô hình nghiên cứu đề xuất 35

Sơ đồ 2uy trình nghiên cứu 37

ỜI MỞ ĐẦ

Từ sau khi Việt Nam chuyển sang kinh tế thị trường, hội nhập vào nền kinh tế thếgiới, các doanh nghiệp Việt Nam có thêm nhiều cơ hội để phát triển, song song đócũng phải đối mặt với nhiều thách thức Thách thức càng gia t ng khi vào tháng 2 , Việt Nam chính thức gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới TO Với quy mô toàn cầu, TO được đánh giá là một sân chơi của các nhà kinh oanh và các

nhà đầu tư lớn Trong đó, cạnh tranh là yếu tố quyết định cho sự tồn tại và phát triểncủa mọi thành phần kinh tế N m 2 5, sự kiện Cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC đượcthành lập mà Việt Nam là một nước thành viên, đ và đang đặt ra nhiều mối quan ngạisâu s c Liệu r ng, oanh nghiệp Việt Nam có đủ sức để hợp tác và cạnh tranh với nhữngđối thủ đáng gờm về công nghệ, vốn và thương hiệu

Chuyên gia kinh tế Phạm Chi Lan, từng là Phó chủ tịch Phòng thương mại vàCông nghiệp Việt Nam (VCCI đ khẳng định: Một nền kinh tế muốn phát triển mạnh vàbền vững phải dựa vào nội lực, không thể dựa vào ngoại lực1 Như vậy, oanh

nghiệp Việt Nam hoàn toàn có thể cạnh tranh nếu biết phát huy sức mạnh nội tại một cách hiệu quả nhất Thực tế cho thấy, sự thành công của các oanh nghiệp lớn luôn ghi nhận vai trò quan trọng của hệ thống KSN Nói cách khác, nếu các oanh nghiệp lớn luôn giành một khoản đầu tư đáng kể để t ng cường tính hữu hiệu của hệ thống KSN thì khả n ng tìm ra một oanh nghiệp vừa và nhỏ thiết lập quy trình kiểm soát gần như rất khó Chính sự thiếu hụt một bức tường bảo vệ vững ch c đ làm hạn chế sự phát triển của phần lớn các oanh nghiệp Việt Nam Vì vậy, bài nghiên cứu được thực hiện để gi p các nhà quản trị nhìn nhận đ ng đ n về vai trò của hệ thống KSN , trong đó tập trung vào phân tích, làm rõ tác động của các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, cụ thể là trong chu trình bán hàng – thu tiền ài nghiên cứu ây ựng

mô hình hệ thống KSNB ph hợp với điều kiện cụ thể tại Việt Nam Từ đó, kiến nghị một số giải pháp nh m kh c phục những tồn tại, yếu k m, đóng góp kiến để nâng cao n

ng lực hoạt động và n ng lực quản trị của oanh nghiệp, đặc biệt là t ng cường vai trò quan trọng của hệ thống KSN

Từ khóa: kiểm soát nội bộ, chu trình bán hàng – thu tiền, tính hữu hiệu, nhân tố

tác động

http://baodientu.chinhphu.vn/Home/TP-Ho-Chi-Minh-Nhieu-doanh-nghiep-nho-va-vua-da-phuc-hoi/20133/164917.vgp

TÓM T T

Trong phạm vi và khả năng t hiểu, nhóm tác giả nhận thấy tính cấp thiết của những vấn đề s u đối với KSNB tại Việt Nam: Một là, theo thống kê hiện nay doanh nghiệp v a và nhỏ chiếm tỷ tr ng chủ yếu trong nền kinh tế nhưng các o nh nghiệp

nà tại Việt chư nhận thức đúng đ n về vai trò và tầm quan tr ng của hệ thống KSNB nên dẫn đến thực trạng nhiều doanh nghiệp hoạt động không đạt hiệu quả tối

ưu; i là các o nh nghiệp v a và nhỏ chủ yếu lựa ch n ngành nghề kinh doanh thương ại – dịch vụ c liên quan mật thiết đến chu tr nh án hàng – thu tiền, nhưng chu tr nh nà chư hữu hiệu, làm cho ngân sách của doanh nghiệp không được đảm bảo; Ba là, tiến hành phân tích các nhân tố cũng như ức độ tác động của chúng đến

hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp v a và nhỏ để h c cái nh n chung à đề ra giải pháp cụ thể cho t ng đơn ị nh hư ậy, KSNB là một công cụ hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cũng như đảm bảo áo cáo tài chính đáng tin cậy Cùng với sự đ đạng của hình thức kinh doanh, mức độ tăng trưởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp thì việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh đ ng là ột nhu cầu bức thiết Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu trước đ liê n u n đến kiểm soát nội bộ nhưng nghiên cứu các nhân

tố tác động đến tính hữu hiệu của nó thì vẫn còn hạn chế Chính vì vậ đề tài đã đi sâu vào nghiên cứu Ph n tích các nh n tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại các doanh nghiệp v a và nhỏ tại thành phố Hồ hí Minh Dựa trên nền tảng lý thuyết COSO 1992, nhóm tác giả đề uất ô h nh nghiên cứu gồ nă nh n tố là Môi trường kiể soát Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát Bằng phương pháp nghiên cứu định tính à định lượng, nhóm tác giả tiến hành thu thập dữ liệu sơ cấp với hơn

900 phiếu khảo sát được phát ra, kết quả thu được 267 mẫu thỏ điều kiện để tiến hành ph n tích định lượng Trước tiên là đánh giá độ tin cậy củ t h ng đo ằng hệ số ron ch’s Alph à ph n tích nh n tố khá phá EFA s u đ ph n tích hồi quy ội Kết quả thu được cho thấy có ba nhân tố với mức độ tác động khác nh u đến hệ thống KSNB bao gồ : Môi trường kiểm soát, Thông tin à tru ền thông, Hoạt động kiểm soát với mức ý nghĩ 5% T kết quả phân tích này, nhóm nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Đồng thời bổ sung và hoàn thiện chức năng của t ng nhân tố để đạt được tính hữu hiệu của toàn hệ thống.

hoặc ngừng hoạt động là 60,737 doanh nghiệp Vấn đề đặt ra là làm sao tối thiểu hóa tỷ

lệ doanh nghiệp phá sản và giúp các doanh nghiệp duy trì hoạt động hiệu quả Thứ

nhất, các doanh nghiệp Việt Nam ngoài việc chịu ảnh hưởng của biến động kinh tế thế

giới thì tỷ lệ doanh nghiệp phá sản còn do non yếu trong công tác quản lý hay hiệu quả

hoạt động tại doanh nghiệp không cao Thứ hai, sự kiện kinh tế AEC vào n m 2 5 đòi

hỏi các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam phải có báo cáo tài chính minh bạchđáng tin cậy để hòa mình vào sự kiện kinh tế khu vực Đây là cơ hội để doanh nghiệpvươn ra thị trường thế giới nhưng cũng là thách thức lớn khi doanh nghiệp phải hoàn

thiện đổi mới từng ngày để cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài Thứ ba, vụ

việc sụp đổ của tập đoàn Enron tại Mỹ và công ty Kiểm toán Arthur Andersen thuộcBig5 vào cuối n m 2 đ gây ra một chấn động lớn trong thị trường tài chính, không

chỉ ảnh hưởng nghiêm trọng đến kinh tế Mỹ mà còn ảnh hưởng đến khu vực và cácnước liên quan (George J Benston and Al L Hartgraves 2002) Sau sự kiện này, vấn

đề kiểm soát và quản l công ty đ trở thành một vấn đề được quan tâm hàng đầu

Nhóm nghiên cứu nhận thấy: kinh tế Việt Nam muốn đi t t đón đầu, b t kịp nhịp độphát triển của thế giới thì chúng ta cần áp dụng kinh nghiệm từ những cường quốc kinh

tế và đáp ứng kịp thời yêu cầu phát triển trong xu thế toàn cầu hóa Do đó, oanh nghiệptại Việt Nam nên chú trọng quan tâm đến hệ thống KSNB nh m nâng cao hiệu quả hoạtđộng của đơn vị và tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính Để khẳng định

thêm điều này, báo cáo của COSO2 n m 2 và 2 4 của Ủy ban Tổ chức kiểm trađưa ra nhận định: KSN đ ảnh hưởng rất lớn đến tính trung thực và hợp lý của báo cáotài chính; tuân thủ các luật lệ, quy định; hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Commission on Financial Reporting, còn được gọi là Ủy ban Treadway Commission).

Ủy ban Treadway bao gồm đại diện của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA).

Các công trình, đề tài nghiên cứu về hệ thống KSNB rất đa ạng không chỉ đượctìm hiểu trong mà còn ở ngoài nước Trên thế giới, nghiên cứu của Jeffrey T Doyle vàSarah E McVay (2006) về các yếu tố quyết định tính yếu kém trong KSNB trên báocáo tài chính, đánh giá chất lượng KSNB trên báo cáo tài chính, nghiên cứu chọn mẫugồm công ty thông qua điều tra mối quan hệ giữa chất lượng thu nhập và KSNB.Nghiên cứu thực nghiệm của Li Bin (2005), Song Liangrong (2006) về tương quangiữa KSNB và giá trị doanh nghiệp, kiểm chứng r ng KSNB có tác động đến òng lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp Nghiên cứu của Chan Li và Sarah E Mc Vay (2 đ khẳng định r ng KSN và việc quản l có mối liên hệ mật thiết với nhau Việt Nam, nhiềunghiên cứu về hệ thống KSN như nghiên cứu của nhóm tác

giả Phạm Thị Thu H ng và Đỗ Thị Mai (2013) “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội vềchu trình bán hàng thu tiền trong các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn TP HCM”.Nghiên cứu của Dương Thị Thanh Hiền (2011) trong luận v n “Hoàn thiện kiểm soátnội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp HòaKhánh” đ nghiên cứu kiểm soát ưới khía cạnh kế toán trong chu trình bán hàng – thutiền, tìm hiểu thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện KSNB trong chu trình bán hàng– thu tiền tại công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh Nghiên cứu củaNguyễn Thị Lan Anh (2013) trong luận án “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tạiTập đoàn hóa chất Việt Nam”, tác giả đ nghiên cứu và đánh giá thực trạng KSNB tạitập đoàn hóa chất Việt Nam và từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện KSNB tại tậpđoàn hóa chất Việt Nam

Nhìn chung, các đề tài nghiên cứu về KSNB tập trung vào nghiên cứu đánh giáthực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện KSNB, theo như tìm hiểu của nhóm tácgiả thì chưa thấy đề tài nghiên cứu định lượng về sự tác động của các nhân tố đến tínhhữu hiệu của hệ thống KSNB, vấn đề nghiên cứu này vẫn còn khoảng trống nên nhóm

tác giả quyết định nghiên cứu với đề tài: “Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tính

hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệp v a và nhỏ tại thành phố Hồ Chí Minh”.

1.2 Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu nh m đáp ứng ba mục tiêu:

–Xác định các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ

–Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ

–Đề ra các gợi ý chính sách nh m nâng cao tính hữu hiệu trong thiết kế và vận hành KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của các doanh nghiệp vừa và nhỏ

1.2.2 Câu hỏi nghiên cứu

(1) h n tố nào tác động đến tính hữu hiệu củ hệ thống chu tr nh án hàng – thu tiền trong các o nh nghiệp à nhỏ?

(2) Mức độ ảnh hưởng củ các nh n tố tác động đến tính hữu hiệu củ hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong các o nh nghiệp à nhỏ?

(3) hững giải pháp nào nhằ n ng c o tính hữu hiệu trong thiết kế à ận hành

củ hệ thống chu trình bán hàng – thu tiền trong các o nh nghiệp à nhỏ?

1.3 hạm vi, đối tượng, phương pháp nghiên cứu.

1.3.1 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB chu trình bán hàng –thu tiền trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP HCM: Môi trường kiểmsoát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát

Phạm vi nghiên cứu: các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại TP.HCM

Thời gian nghiên cứu: từ tháng 2 đến tháng 8/2014

1.3.2 Phương pháp nghiên cứu.

Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng, cụ thể như sau:Phương pháp định tính: bao gồm các phương pháp phân tích dữ liệu, khảo sát sơ

bộ, tổng hợp, đối chiếu, so sánh, thống kê mô tả để từ đó nhận diện các yếu tố tác độngđến hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền, đồng thời điều

chỉnh, bổ sung các biến quan sát ng để đo lường các khái niệm trong nghiên cứu cho

ph hợp với điều kiện của các oanh nghiệp vừa và nhỏ tại TP HCM

Phương pháp định lượng: d ng phương pháp khảo sát, phỏng vấn trực tiếp nhữngngười có liên quan đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, sử ụngcông cụ thu thập dữ liệu b ng phiếu khảo sát và xử lý dữ liệu phân tích thống kê đơnbiến, đa biến b ng phần mềm SPSS phiên bản 21.0 để kiểm định lý thuyết về sự tácđộng của các nhân tố đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB

1.4 Ý nghĩa của nghiên cứu.

ề lý luận: trên cơ sở tổng hợp và hệ thống các lý thuyết về KSNB, chu trình

bán hàng – thu tiền, nhóm tác giả ây ựng các giả thuyết và đưa ra mô hình nghiên cứugiả định về các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB chu trình bánhàng – thu tiền trong các oanh nghiệp vừa và nhỏ Sau đó, c n cứ vào kết quả điều trathực tế để điều chỉnh cho ph hợp với điều kiện tại Việt Nam Đề uất những định hướng

đ ng đ n nh m nâng cao chất lượng công tác KSNB ở các doanh nghiệp vừa và nhỏtrong thời gian tới

ề thực ti n: tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống KSNB trong các doanh

nghiệp vừa và nhỏ Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thốngkiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, từ

đó nhận diện, phân loại các nhân tố ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đến hệ thống này

Từ kết quả nghiên cứu, nhóm tác giả đưa ra các đề xuất, giải pháp nh m hoànthiện và nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiềncủa các các doanh nghiệp vừa và nhỏ

1.5 Kết cấu

Ngoài lời mở đầu, kết luận và phụ lục, đề tài bao gồm 5 chương:

Chương : Tổng quan về nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương : Mô hình nghiên cứu – phương pháp nghiên cứu

Chương 4: Kết quả nghiên cứu

Chương 5: Kết luận và kiến nghị

Kết u n chương 1

Trước sự kiện kinh tế AEC 2 5, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nângcao hiệu quả hoạt động, củng cố tiềm lực kinh tế để có thể cạnh tranh với các doanhnghiệp nước ngoài và KSNB là một công cụ hữu hiệu để đạt được mục tiêu này TP.HCM được xem là trung tâm kinh tế hàng đầu của cả nước, trong đó các doanh nghiệpvừa và nhỏ được xem là thành phần kinh tế n ng động có đóng góp đáng kể

vào sự phát triển chung của kinh tế Việt Nam ên cạnh đó, theo tìm hiểu của nhóm tác giả, các đề tài nghiên cứu về KSN trong nước chủ yếu tập trung vào nghiên cứu, đánh giá thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện, chưa thấy đề tài nghiên cứu định lượng về sự ảnh hưởng của các nhân tố đến tính hữu hiệu của hệ thống KSN Nhận thấytính cấp thiết của vấn đề và đề tài nghiên cứu này vẫn còn khoảng trống, nên nhóm

nghiên cứu lựa chọn đề tài “Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ

thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệp v a và nhỏ tại thành phố Hồ Chí Minh

Với đề tài nghiên cứu trên, nhóm tác giả đ trình bày một cách tổng quan nhất vềmục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, đối tượng nghiêncứu và đặc biệt nhấn mạnh nghĩa của đề tài cả về lý luận và thực tiễn

Trước khi đi sâu vào nội dung nghiên cứu, nhóm tác giả sẽ hệ thống hóa cơ sở lýthuyết về KSNB và KSNB chu trình bán hàng – thu tiền để làm nền tảng lý luận phục

vụ nghiên cứu; nội dung này sẽ được trình bày ở chương 2

HƯ NG 2

2.1 Khái quát về hệ thống iểm s át nội ộ

2.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB từ khi được nghiên cứu và công bố cho đến nay đ được rất nhiều

tổ chức tìm hiểu và phát triển thành mô hình Có rất nhiều định nghĩa khác nhau khi nh

c đến hệ thống KSNB, tùy theo từng lĩnh vực hoạt động cũng như yêu cầu quản trịkhác nhau mà mỗi tổ chức có một cách định nghĩa riêng

2.1.1.1 Theo Ủ n Tổ hức iể Tr ( )

Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đ ẫn đến nhiềuđịnh nghĩa khác nhau nhưng hiện nay được chấp nhận rộng r i là định nghĩa củaCOSO

Báo cáo COSO 1992 được công bố ưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ

hợp nhất (Internal Control – Intergrated framework đ định nghĩa về KSNB như sau:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nh

m thực hiện mục tiêu ưới đây:

–Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động

–Sự tin cậy của báo cáo tài chính

–Sự tuân thủ pháp luật và các quy định

2.1.1.2 Theo Liên đoàn kế toán uốc tế (IFA )

Theo IFAC thì: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ cácphương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệthống kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản l đạt được mục tiêu một cách ch c ch

n theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ

an toàn tài sản, ng n chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ,chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”

2.1.1.3 Theo chuẩn ực kiể toán iệt ( SA 315)

Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát o đơn vị được kiểmtoán xây dựng và áp dụng nh m đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quyđịnh, để kiểm tra, kiểm soát, ng n ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáotài chính trung thực và hợp lý; nh m bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản củađơn vị

2.1.1.4 Theo tài liệu hướng ẫn củ I T AI 2001 3

Kiểm soát nội bộ là một quá trình ử l toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản l

và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp l để đạt được mục tiêu của tổ chức

Tóm lại, có rất nhiều khái niệm khác nhau về hệ thống KSNB cả trong và ngoài nước Sau khi em t và đối chiếu giữa các khái niệm nêu trên thì nhóm tác giả nhậnđịnh r ng theo quan điểm nào thì hệ thống KSNB đều bao hàm các chính sau:

–Hệ thống KSNB là những kế hoạch, nhiệm vụ cũng như thủ tục quản l điều

hành o an quản trị, nhà quản l lập ra theo một trình tự hợp l , nh

m mục tiêu thực hiện hoạt động kinh oanh theo trình tự và có hiệuquả, đảm bảo tính chính ác, hoàn thiện, kịp thời đáng tin cậy củacác số liệu tài chính, đảm bảo an toàn cho tài sản, phát hiện vàphòng tránh các rủi ro để đạt được mục tiêu của tổ chức–KSNB là một quá trình, bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát được xây dựng và vận hành ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất

–KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, con người vừa là chủ thể vừa là khách thể của quá trình kiểm soát, chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành kiểm soát ở mọi bộ phận Điều này có nghĩa là những chính sách,thủ tục, biểu mẫu được lập ra sẽ là vô hiệu nếu như không có con người tổ chức vận hành

Như vậy, hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 1992 là kết quả làm việc của Bansoạn thảo sau rất nhiều cân nh c và xem xét ý kiến đóng góp từ nhiều nguồn khác nhauSau khi báo cáo được công bố đ trở thành khuôn khổ hợp nhất được chấp nhận

rộng rãi bởi nhiều tổ chức trên thế giới như AICPA, AFAC…Với mức độ tin cậy cao,báo cáo COSO 1992 trở thành khuôn mẫu chung cho hầu hết các lý thuyết về KSNBtrên thế giới Tại Việt Nam, đa phần các giáo trình đều dựa trên nền tảng báo cáo

COSO 2 để làm cơ sở lý luận, mô hình nghiên cứu khi đề cập đến những vấn đề có liênquan về kiểm soát, kiểm toán v v…

2.1.2 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong điều kiện mở cửa hiện nay, các hoạt động kinh tế diễn ra một cách sôi nổitrên phạm vi rộng lớn và thu hút mọi thành phần kinh tế tham gia Để đứng vững trênthị trường các doanh nghiệp bên cạnh việc thường xuyên nâng cao chất lượng sảnphẩm, công tác tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm; các nhà quản lý còn phải quantâm đến vấn đề kiểm soát trong doanh nghiệp

Để thực hiện chức n ng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu làKSNB Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi íchnhư: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, bảo vệ tài sản, tiềnbạc, thông tin, đảm bảo tính chính xác của các số liệu, đảm bảo mọi thành viên tuânthủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luậtpháp, đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt đượcmục tiêu đặt ra

Trao đổi tại Tạp chí Kiểm toán số 5/2012, Lại Thị Thu Thủy đ chỉ ra r ng ở ViệtNam hiện nay, các doanh nghiệp nhận thức được vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ,nhưng việc xây dựng hệ thống này tại các doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào cácchỉ số kinh tế – tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ

ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ng n chặn, phòngngừa là chính Do đó, cần phải xây dựng một hệ thống KSNB đảm bảo thực hiện đ ngtiêu chí hoạt động hữu hiệu

2.1.3 Các nhân tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Báo cáo COSO 1992 về KSN được ban hành, gồm 5 nhân tố: Môi trường kiểm

soát Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, và Giám sát.

Đặc điểm nổi bật của báo cáo COSO là một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị,trong đó KSNB không chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mởrộng ra cho các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ.

Tuy nhiên, theo quan điểm của IFAC và AICPA thì hệ thống KSN bao gồm 3 bộphận cấu thành cơ bản:

1 Môi trường kiểm soát

2 Hệ thống kế toán

3 Thủ tục kiểm soát

Trong đó, hệ thống kế toán xuất phát từ nhiệm vụ ghi chép phản ánh nhữngnghiệp vụ kiểm toán phát sinh phân loại nghiệp vụ tổng hợp số liệu xử lý thông tin,thiết lập và trình bày các báo cáo tài chính

Như vậy, theo quan điểm này, hệ thống KSNB chỉ bao gồm ba nhân tố trên,không đề cập đến thông tin và truyền thông cũng như việc đánh giá rủi ro và giám sát

Vì đây là quan điểm của hiệp hội Kế toán nên nhân tố Hệ thống kế toán được đưa vào

và được xem là một nhân tố của hệ thống KSNB Tuy nhiên, theo nhóm tác giả, hệ

thống kế toán chỉ là một bộ phận n m trong nhân tố Hoạt động kiểm soát, Thông tin và

truyền thông Chính vì vậy, dựa trên quan điểm hệ thống KSNB là hệ thống được xây

dựng để ban quản trị, nhà quản l điều hành hoạt động của doanh nghiệp, đó là hoạtđộng của ban quản trị, nhà quản lý chứ không chỉ là hoạt động của người làm kế toán.Ngoài ra việc lựa chọn mô hình nghiên cứu hệ thống KSNB bao gồm n m nhân tố sẽmang tính tổng quát cao, hơn nữa hoạt động giám sát và những rủi ro luôn là vấn đềcần được quan tâm Bởi vì trên thực tế, rủi ro luôn đe ọa và ảnh hưởng đến sự sốngcòn của doanh nghiệp Những doanh nghiệp đứng trước nguy cơ phá sản hoặc đ phásản hiện nay phần lớn là do gặp phải những rủi ro nội tại tiềm ẩn và những rủi ro từbên ngoài tác động cũng như o chưa có hệ thống nhận diện, đánh giá và ử lý rủi ro.Việc thiếu đi hệ thống giám sát cũng là một trong những vấn đề mà hầu hết các doanhnghiệp đang gặp phải, bởi vì đây là yếu tố quan trọng ng để đánh giá chất lượng của hệthống KSNB Mọi vấn đề phát sinh liên quan đến quá trình và thủ tục kiểm soát cầnđược theo õi và giám sát thường xuyên hoặc định kỳ để đảm bảo tính đ ng đ n và phùhợp Để có được điều này đòi hỏi hệ thống thông tin và truyền thông trong doanhnghiệp phải hoạt động hiệu quả, đảm bảo thông tin cung cấp đ ng đối tượng và đáng

tin cậy Mối liên hệ chặt chẽ và đầy đủ giữa những nhân tố trên là điều kiện đảm bảo

sự hoàn thiện tính hữu hiệu của hệ thống Vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô,tính chất, mục tiêu hoạt động…nên có sự khác biệt đáng kể về thiết kế hệ thống KSNB

ở từng đơn vị Nhưng bất kỳ hệ thống KSN nào cũng phải bao gồm những bộ phận

cơ bản Quan điểm của COSO 2 được thừa nhận bởi nhiều tổ chức nghề nghiệptrên thế giới như IFAC, AICPA,…đ chỉ ra r ng KSN được hợp thành từ n m bộ phận

Do đó, nhóm tác giả xây dựng bài nghiên cứu về hệ thống KSNB bao gồm n m nhân tốtheo mô hình lý thuyết COSO như sau:

ơ đồ 2.1 M h nh nghiên cứu ý thuyết

Giám sát

Phản ánh s c thái chung, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn

vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB Bao gồm các nhân tố chính:

- Tính chính trực và giá trị đạo đức

- Đảm bảo về n ng lực

- Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán

- Triết l quản l và phong cách điều hành của nhà quản l

- Xác định mục tiêu của đơn vị

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Kiểm soát quá trình ử l thông tin và các nghiệp vụ

- Kiểm soát vật chất

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện

- Phân tích rà soát hay soát t lại việc thực hiện

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì

và nâng cao n ng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo đểcung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ vàbên ngoài

Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thốngthủ công hoặc kết hợp cả hai, chỉ cần bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin làthích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện

13

Trên cơ sở phân tích lý thuyết về KSNB của Vũ Hữu Đức (2012) đ chỉ ra r ngKSNB luôn là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, o đó các nhà quản lýdoanh nghiệp thường ch tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động KSNB trongdoanh nghiệp để đạt được các mục tiêu của tổ chức Do vậy, các thông tin này cần đảmbảo tính kịp thời, chính ác và đáng tin cậy về thực trạng hoạt động của doanh nghiệp.

Hệ thống KSNB là hệ thống do chính nhà quản trị đưa ra ựa trên các tiêu chí, các yếu

tố cơ bản để ây ựng và thiết kế cho ph hợp với tình hình hoạt động, mục tiêu của tổchức Tuy nhiên, cần tuân thủ theo những nguyên t c sau:

- Hệ thống KSNB được thiết kế phải đảm bảo tuân thủ các quy định và chế độ pháp lý có liên quan

- Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu n ng quản l : đây là mục tiêu cơ bản các quátrình kiểm soát trong đơn vị được thiết lập nh m ng n ngừa sự lặp lại không cầnthiết các nghiệp vụ gây nên sự l ng phí trong hoạt động và sử ụng k m hiệu quảcác nguồn lực trong oanh nghiệp

- Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống KSNB không vượt quá những lợi ích mà hệ thống này mang lại

- Các thủ tục KSNB ây ựng phải linh hoạt, thiết lập cho các nghiệp vụ thường uyên lặp đi lặp lại và cả những nghiệp vụ không thường uyên

- Uỷ ban kiểm soát là một bộ phận bao gồm một số thành viên trong và ngoài hội đồng quản trị nhưng phải độc lập và không tham gia vào việc điều hành đơn vị

2.2 Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền

2.2.1 Khái niệm chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng của đơn vị kinh doanh,hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu vàhiệu quả của chu trình này

Theo James M Comer thì: “ án hàng là một quá trình mang tính cá nhân trong đóngười bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứng những nhu cầu hay ước muốn củangười mua nh m thực hiện quyền lợi thỏa đáng, lâu ài của hai bên”4 Nhìn chung, bánhàng là một chuỗi các hoạt động độc lập nh m thiết lập các quan hệ và truyền thông tin,dịch vụ, sản phẩm một cách hiệu quả từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng với mục tiêuchính là thỏa m n và đáp ứng tốt nhu cầu của cả hai bên Với nghĩa như vậy, quá trìnhnày được b t đầu từ việc yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng muahàng,… và kết thúc b ng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền

Nói tóm lại, chu trình bán hàng – thu tiền chính là sự kết hợp từ hai quá trình bánhàng và thu tiền nh m thỏa mãn lợi ích giữa người bán và người mua, kết thúc chutrình hàng hóa chuyển đổi thành tiền ưới dạng hiện kim hoặc giá trị ghi sổ

2.2.2 Bản chất của chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá qua quátrình trao đổi hàng tiền Kết thúc chu trình bán hàng thì hàng hoá sẽ được chuyển đổithành tiền Hàng hoá là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được,tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giảiquyết tức thời Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảmnhư nợ phải thu, hàng hóa, tiền …nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng

2.2.3 Chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền

Dựa trên cơ sở phân tích lý thuyết kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền củaTrần Thị Giang Tân kết hợp với lý thuyết kiểm toán của Vũ Hữu Đức có thể đưa ranhận định chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm nhiều khâu, nhiều bước công việc, cụthể là:

– Xử lý đơn đặt hàng củ người mua: tiếp nhận đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong

chu trình bán hàng – thu tiền Trong đơn vị, phòng kinh doanh/ bộ phận bán hàng

sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng Đơn đặt hàng phải được người có thẩm quyền của đơn

vị xét duyệt Đơn đặt hàng của người mua có thể là phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fa , điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua – bán hàng hoá dịch vụ,

…Do những sai phạm ở khâu này sẽ ảnh hưởng dây chuyền đến các bước còn lại của chu trình, nên các thủ tục kiểm soát phổ biến khác cần thực hiện như: ác minhngười mua hàng, đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị, xác nhận khả n ng cung ứng, lập lệnh bán hàng, Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai

– Xét duyệt bán chịu: trước khi bán hàng, c n cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông

tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá

về khả n ng thanh toán của khách hàng, mặt khác c n cứ vào chính sách bán chịu,

bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng.Khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lôhàng Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như mộtđiều kiện đ được thoả thuận trong quan hệ mua bán Việc xét duyệt có thể đượctính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người muatrả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán Trên thực tế,cũng có oanh nghiệp bỏ qua chức n ng này ẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất

thu do khách hàng mất khả n ng thanh toán hoặc cố tình không thanhtoán o thiếu sót trong thoả thuận ban đầu

Việc xét duyệt bán chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong chu trình bán hàng– thu tiền, vì vậy xây dựng một chính sách bán chịu thích hợp, cũng như sử dụngnhững nhân viên có n ng lực đạo đức ở khâu này có tính chất quyết định để bảo

vệ tài sản cho đơn vị

– Chuyển giao hàng hoá (gửi hàng): c n cứ lệnh bán hàng đ được phê chuẩn, bộ

phận giao hàng lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng Trongthực tế tùy theo từng đơn vị, chứng từ gửi hàng có thể là phiếu giao hàng hoặc

phiếu xuất kho Ngoài ra, nếu đơn vị sử dụng mã số/mã vạch, chứng từ này cầnghi rõ mã số/mã vạch tham chiếu.

Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhậnvới chứng từ gửi hàng Đặc biệt, chứng từ vận chuyển phải được khách hàng kýnhận để làm b ng chứng là đ nhận được và chấp nhận hàng trên thực tế Riêng vớidoanh nghiệp có quy mô lớn, nghiệp vụ bán hàng thường diễn biến thường xuyênnên cần lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển Mặt khác, cơquan thuế quan thường quy định: khi vận chuyển hàng hoá phải có hoá

đơn bán hàng Trong trường hợp này hoá đơn bán hàng phải được lập đồng thờivới vận đơn (hàng không hoặc đường biển) hay chứng từ vận chuyển (đường bộ)

– Lập và kiể tr hoá đơn: mục đích lập hóa đơn là để tuân thủ quy định của pháp

luật, gi p đơn vị theo dõi, ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu và quantrọng nhất là để yêu cầu khách hàng thanh toán Hoá đơn bán hàng là chứng từchỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hoá, giá cả hàng hoá gồm cả giá gốc hàng hoá, chiphí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia t ng Hoáđơn được lập thành nhiều liên, để gửi cho khách hàng, để ghi sổ kế toán (nhật kýbán hàng, sổ cái…) và lưu trữ Như vậy, hoá đơn vừa là phương thức ghi rõ chokhách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng thương vụ, vừa là c n cứghi sổ và theo dõi các khoản phải thu Do hoá đơn cung cấp thông tin cho kháchhàng về số tiền mà họ phải trả nên nó cần được lập chính ác và đ ng thời điểm.Hoá đơn thường được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phậnbán hàng

Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại về những số liệu ghi trênhóa đơn Tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày phải ghi vào tài khoản tổng hợptrên sổ cái Mỗi hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi

nợ phải thu của từng khách hàng

– Theo dõi thanh toán: sau khi thực hiện các chức n ng về bán hàng và ghi sổ kế

toán các nghiệp vụ xảy ra thì thực hiện tiếp các chức n ng theo õi các khoản nợphải thu để kiểm soát chặt chẽ việc thu tiền thông qua việc liệt kê các khoản nợphải thu theo từng nhóm để theo õi và phân công đòi nợ, công việc này được giaocho bộ phận phụ trách bán chịu

– Xử lý và ghi sổ các khoản giảm tr doanh thu: các khoản giảm trừ doanh thu xảy

ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá Khi đó, người bán có thể nhận lạihàng hoá hoặc giảm giá Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ, có thư báo Cóhoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu Trên cơ sở đóghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản giảm giá đồngthời ghi vào sổ phụ

– Lập dự phòng nợ phải thu kh đòi à cho phép oá sổ các khoản phải thu không thu được: trường hợp khách hàng không trả được nợ của doanh nghiệp thì cần

phải lập dự phòng các khoản này Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy địnhcủa Bộ tài chính và số tiền nợ quá hạn kế toán phải lập dự phòng các khoản phảithu quá hạn C n cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là:

+ Nợ phải thu quá hạn thanh toán trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ,bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đ đòi nhiều lầnnhưng vẫn chưa thu được

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đ lâm vào tìnhtrạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn

2.2.4 Đối tượng tham gia chu trình bán hàng – thu tiền.

C n cứ vào đặc điểm cũng như từng khâu làm việc trong chu trình bán hàng – thutiền để ác định các đối tượng tham gia, cụ thể :

– Khách hàng

– Đội vận chuyển, thủ kho

– Nhân viên bán hàng, nhân viên viết hóa đơn

– Nhân viên tiếp thị, nhân viên bán hàng

– Kế toán doanh thu – công nợ

– Thủ quỹ

– Kế toán trưởng

– Phó giám đốc / Trưởng phòng kinh doanh

– Giám đốc

2.3 Khái quát về anh nghiệp vừa và nhỏ

Số lượng oanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay khá nhiều bao gồm oanh nghiệp lớn,oanh nghiệp vừa và nhỏ Phân loại oanh nghiệp là việc làm cần thiết để quản l ,

hỗ trợ và thiết lập chính sách đầu tư Thực tế trên thế giới, mỗi nước khác nhau có quanniệm rất khác nhau về tiêu thức phân loại oanh nghiệp Tuy nhiên, trong hàng loạt cáctiêu thức phân loại đó có hai tiêu thức được sử ụng phổ biến là quy mô vốn và sốlượng lao động 5

Tại Việt Nam doanh nghiệp vừa và nhỏ được phân loại dựa trên cả hai yếu tố làquy mô vốn và số lượng lao động theo từng khu vực kinh doanh Tại Điều 3 Nghị định

Số 56 2 NĐ-CP của Chính phủ về trợ giúp phát triển doanh nghiệp vừa và nhỏ, xácđịnh doanh nghiệp vừa và nhỏ là cơ sở kinh oanh đ đ ng k kinh oanh theo quy

định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ và vừa theo quy mô tổng nguồnvốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được ác định trong bảng cân đối kếtoán của oanh nghiệp hoặc số lao động bình quân n m, cụ thể oanh nghiệp vừa vànhỏ là loại hình oanh nghiệp có vốn đầu tư ưới tỷ đồng và có số lượng lao động

từ đến đối với khu vực nông, lâm nghiệp, thủy sản và khu vực công nghiệp,

ây ựng Từ đến lao động với số vốn đầu tư ưới 5 tỷ đồng đối với oanhnghiệp thuộc khu vực thương mại và ịch vụ Với cách thức phân loại này, đến cuối

n m 2 5, Việt Nam có khoảng hơn 6 ,000 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tất cả cáclĩnh vực6

2.3.2 Đặc điểm của các oanh nghiệp v a và nhỏ

Tại TP HCM, số lượng oanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm 6% tổng số oanhnghiệp trên địa bàn với số lượng 5 ,854 oanh nghiệp tính đến tháng n m 2 47.Điều đó cho thấy loại hình oanh nghiệp vừa và nhỏ đang là một bộ phận then chốt,chủ yếu trong nền kinh tế

Dựa trên cách thức phân loại như hiện nay thì một điều ễ nhận thấy đó là hầuhết các oanh nghiệp vừa và nhỏ có quy mô vốn ít nên khả n ng thay đổi mặt hàng,

chuyển hướng kinh oanh, thậm chí cả địa điểm kinh oanh được em là thế mạnh của cácoanh nghiệp vừa và nhỏ Tuy nhiên, o vốn ít và lao động hạn chế nên ẫn đến

việc trang bị phương tiện kỹ thuật cũng như chất lượng lao động không cao, n ng lựcquản l còn hạn chế Các nhà quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ thường n m b t bao quátcác mặt của hoạt động kinh oanh Thông thường họ được coi là nhà quản trị

doanh nghiệp hơn là nhà quản lý chuyên sâu Chính vì vậy mà nhiều kỹ n ng, nghiệp

vụ quản lý trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn yếu k m so với yêu cầu, việc âyựng hệ thống hoạt động, hệ thống kiểm tra giám sát còn bị em nhẹ Do đó , những

oanh nghiệp này thường gặp rủi ro trong việc kiểm soát tài chính, tình trạng gian lận,thất thoát thường uyên ảy ra Yêu cầu trong việc ây ựng và nâng cao hiệu quả hoạtđộng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các oanh nghiệp là vấn đề vô c ng cấp thiết

và cần được quan tâm hiện nay

Cùng với sự phát triển và hội nhập kinh tế quốc tế thì doanh nghiệp Việt Nam nóichung và doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam nói riêng mang trong mình nhiệm vụ xây

dựng và phát triển, lớn mạnh cả về quy mô, chất lượng và lợi ích xã hội Mục tiêu pháttriển doanh nghiệp vừa và nhỏ giai đoạn 2011 - 2015 là thành lập mới 350,000 doanhnghiệp và phấn đấu đến ngày 31/12/2015, cả nước sẽ có khoảng 700,000 doanh nghiệphoạt động Trong đó, tỷ trọng xuất khẩu của khu vực doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm25% tổng kim ngạch xuất khẩu toàn quốc; đầu tư của khu vực này chiếm khoảng 35%tổng vốn đầu tư toàn hội; đóng góp 4 % GDP; % tổng thu NSNN; tạo thêm 3.5 - 4 triệuviệc làm mới trong giai đoạn 2011 – 20159.

Theo báo cáo của COSO 1992, nhóm tác giả đề cập đến n m nhân tố tác động đếntính hữu hiệu của hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền

2.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh s c thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểmsoát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của hệthống KSN

2.4.1.1 Tính trung thực à các giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việctôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát.Doanh nghiệp muốn có uy tín, phát triển bền vững cần tuân thủ những nguyên

t c đạo đức, trong đó trung thực là đức tính rất quan trọng Các nhà quản trị cấp caocần xây dựng những chuẩn mực đạo đức thông qua kỷ luật bản thân và chấp hành nộiquy doanh nghiệp như đ ng giờ, lịch sự, cởi mở, hợp tác, đạo đức nghề nghiệp v v… vàban hành thành v n bản, phổ biến đến tất cả các thành viên, xây dựng v n hóa doanhnghiệp Như vậy, các nhà quản trị phải luôn làm gương cho nhân viên, nghiêm túc thựchiện để cùng nhau xây dựng hình ảnh và thương hiệu tốt đẹp cho đơn vị mình

Doanh nghiệp cần quy định về mức độ hoàn thành công việc thông qua doanh sốbán hàng của nhân viên, có chính sách khen thưởng để khuyến khích nhân viên làmviệc hiệu quả Đồng thời, doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu ng n hạn và dài hạn để

vừa giai đoạn 2011 - 2015

nhân viên thiết lập kế hoạch cá nhân cho ph hợp, nh m phát huy tối đa n ng lực trong công việc

Đơn vị muốn nâng cao tính chính trực và tôn trọng các giá trị đạo đức thì phảigiảm thiểu những sức p hay cơ hội làm gia t ng khả n ng dẫn đến việc nhân viên cóhành vi thiếu trung thực

2.4.1.2 Đả ảo ề năng lực

Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ n ng (bán hàng, giao tiếp, ) và hiểubiết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không họ sẽ thực hiện nhiệm

vụ được giao không hiệu quả

Doanh nghiệp phải quan tâm đến n ng lực của các ứng viên khi tuyển dụng Tất

cả nhân viên khi vào làm việc đều được đào tạo, hướng dẫn, phát triển cá nhân và đánhgiá hiệu quả hoạt động Khen thưởng, th ng chức, chuyển đổi vị trí công việc phù hợpđối với từng đối tượng cụ thể

Chính sách nhân sự và thủ tục liên quan cần rõ ràng, hợp l , đảm bảo quyền lợicho người lao động để tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có n ng lực, trungthực nh m phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của bán hàng – thu tiền

2.4.1.3 ội đồng uản trị à Ủ n iể toán

Hội đồng quản trị là những cán bộ có đầy đủ kiến thức, n ng lực quản lý, kinhnghiệm và thời gian, không phân biệt tuổi tác, dân tộc, tôn giáo, đảng phái…Tất cảhoạt động vì mục tiêu chung của doanh nghiệp Đối với chu trình bán hàng – thu tiềnthì những người đứng đầu chu trình như trưởng phòng, phó phòng phải là những người

có đủ n ng lực trình độ để quản l , điều hành hiệu quả

Ủy ban Kiểm toán có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mụctiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báocáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ,…

2.4.1.4 Triết lý à phong cách điều hành củ nhà uản trị

Triết lý thể hiện qua quan điểm, nhận thức của nhà quản l , còn phong cách điềuhành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ khi điều hành doanh nghiệp

Vấn đề mà các nhà quản trị quan tâm đến là doanh số, hoàn thành đ ng kế hoạch,vượt mức kế hoạch hoặc chú trọng đến tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chínhthông qua số liệu báo cáo từ các phòng ban

Các nhà quản l có thường xuyên tổ chức các buổi tiếp c, trao đổi, lấy ý kiến củanhân viên để đưa ra điều chỉnh, cập nhật chính sách mới phù hợp với tình hình hoạtđộng của doanh nghiệp

2.4.1.5 ơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành và giám sát các hoạtđộng nh m đạt được mục tiêu của đơn vị Cơ cấu tổ chức cũng được coi là thành phầnrất quan trọng trong môi trường kiểm soát, thể hiện nỗ lực của từng cá nhân hoặc bộphận trong mối liên hệ thống nhất với nhau và nh m hướng đến mục tiêu tổng thể củatoàn đơn vị

2.4.1.6 Ph n định u ền hạn à trách nhiệ

Nhiệm vụ của mỗi thành viên phải được mô tả rõ ràng, dễ hiểu, chi tiết về nộidung các công việc và trách nhiệm của mỗi đối tượng, cụ thể là cơ sở để phòng tránhnhững ung đột hoặc nhầm lẫn không đáng có giữa các cá nhân và bộ phận trong một tổchức Do đó, khi mô tả công việc, tổ chức (đặc biệt là tổ chức có quy mô lớn) cần

phải thể chế hóa b ng v n bản về những nhiệm vụ và quyền hạn tương ứng của từngthành viên và mối liên hệ giữa họ với nhau

2.4.1.7 hính sách nh n sự à áp ụng ào thực tế

Ban hành chính sách nhân sự chặt chẽ đầy đủ về tiêu chí tuyển dụng, trách nhiệmquyền hạn, tập huấn nghề nghiệp, đánh giá th ng chức, chế độ khen thưởng và quy địnhcác mức độ kỷ luật khi vi phạm chính sách của doanh nghiệp

2.4.2 Đánh giá rủi ro

Các hoạt động liên quan đến đơn vị bao gồm các hoạt động diễn ra tại đơn vị vàcác hoạt động bên ngoài đơn vị đều có thể phát sinh rủi ro và khó kiểm soát Vì vậy, đểhạn chế rủi ro ở mức chấp nhận được, đơn vị phải kịp thời nhận dạng và phân tích rủi

ro trên cơ sở các mục tiêu đ được thiết lập, từ đó mới có thể kiểm soát được rủi ro

2.4.2.1 ác định ục tiêu

– Mục tiêu củ đơn ị: xây dựng mục tiêu trong ng n hạn và dài hạn về thương

hiệu, chất lượng sản phẩm, vị thế của doanh nghiệp ở thị trường trong nước cũng như thị trường nước ngoài

– Mục tiêu của t ng bộ phận, cá nhân: đối với bộ phận bán hàng, t ng oanh thu và

làm hài lòng khách hàng là mục tiêu chính Mục tiêu của từng cá nhân phải phù hợp với vị trí công việc, nhiệm vụ của mình và tương đồng với mục tiêu chung của doanh nghiệp

– Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng…rủi ro có thể phát sinh

và tác động đến từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộđơn vị doanh nghiệp Thông thường, rủi ro liên quan đến từng bộ phận xuất phát

từ các chính sách mở rộng thị phần, chính sách cải tiến kỹ thuật,…

2.4.2.3 Ph n tích à đánh giá rủi ro

Rủi ro rất khó định lượng nên đây là công việc khá phức tạp và có nhiều phươngpháp khác nhau Thông thường một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro gồm cácbước sau: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến việc thựchiện mục tiêu của đơn vị, xem xét khả n ng ảy ra rủi ro và đưa ra những biện pháp cóthể sử dụng để đối phó với rủi ro

2.4.3 Thông tin và tru ền thông

Thông tin và truyền thông là một trong n m nhân tố cấu thành hệ thống KSNB,trong đó thông tin là điều mà mỗi nhân viên cần phải biết, được phổ biến thông qua nộiquy doanh nghiệp, các chính sách của doanh nghiệp, công việc cụ thể của từng người.Truyền thông là cách truyền đạt thông tin đến mỗi nhân viên, phòng ban trong doanhnghiệp

– Hệ thống thông tin truyền thông cần được tổ chức đảm bảo tính chính xác, kịpthời, đầy đủ, đáng tin cậy, dễ n m b t và đ ng người có thẩm quyền

– Nhân viên khi vào doanh nghiệp đều được huấn luyện đào tạo để n m rõ chính sáchcủa doanh nghiệp cũng như công việc cụ thể cần làm của mình

– Các thông tin, chỉ thị từ cấp trên đưa uống đều thông qua các v n bản cụ thể– Sự truyền thông tin trong doanh nghiệp theo phương thức từ trên xuống hoặcngược lại từ cấp ưới lên hoặc thông tin giữa các bộ phận phòng ban

– Thông tin của khách hàng, đối thủ cạnh tranh,…cập nhật thông qua bộ phậnnghiên cứu khách hàng, th ng thư góp , phiếu lấy ý kiến khách hàng, v v…

– Hình thức quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp: trên báo, poster, internet, v v…

2.4.4 oạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban

l nh đạo trong việc giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt mục tiêu đặt ra

2.4.4.1 Ph n chi trách nhiệ giữ các chức năng

Nh m hạn chế xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân, bộ phận cùng giữ một số chức

n ng nào đó thì họ sẽ có thể lạm dụng Chính vì thế, đơn vị nên phân công đội ngũnhân viên tách biệt thành các bộ phận sau:

+ Bộ phận bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng

+ Bộ phận xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất cả các trường hợp bán chịu theo đ ngchính sách của đơn vị Nếu bán hàng trả chậm với giá trị lớn, cần phải có sựphê chuẩn của cấp cao hơn

+ Bộ phận giao hàng: kiểm tra độc lập hàng hóa trước khi giao hàng hoặc gửi cho khách hàng

+ Bộ phận lập hóa đơn: lập hóa đơn bán hàng

+ Bộ phận kho: bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đ được duyệt+ Bộ phận theo dõi nợ phải thu: liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền,phân tích tuổi nợ và đề xuất xóa sổ nợ khó đòi Kế toán nợ phải thu khách hàngkhông được kiêm nhiệm việc thu tiền

– Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

+ Kiểm soát chung:

 Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phầnmềm có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc củamình

 Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào

+ Kiểm soát chứng từ, sổ sách: đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất

cả tài liệu quan trọng Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu đểkiểm tra khi cần Các hóa đơn bán hàng phải lập c n cứ trên đơn đặt hàng, hợpđồng, lệnh bán hàng Trước khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiếu uất kho,chứng từ vận chuyển Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hànghoặc tiền hàng thu được

+ Ủy quyền và xét duyệt: các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng hóa bán ra,các đề nghị mua chịu của khách hàng, cũng như lệnh bán hàng hay các đề nghịxóa sổ nợ không thể thu hồi…cần được người có thẩm quyền xét duyệt Nhàquản lý có thể ủy quyền cho cấp ưới xét duyệt thông qua việc ban hành chínhsách thực hiện

– Kiể tr độc lập việc thực hiện: đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải

độc lập với người bị kiểm tra Thủ tục này nh m nâng cao ý thức chấp hành kỷluật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong đơn vị

2.4.4.2 Thủ tục kiể soát cụ thể trong t ng gi i đoạn

– Xử lý đơn đặt hàng củ khách hàng

+ Xác minh lại đơn đặt hàng

+ Kiểm tra dự trữ hàng tồn kho

+ Phê chuẩn các phương thức bán chịu

+ Các đơn đặt hàng đặc biệt phải có sự phê chuẩn riêng

26

+ Trong tất các các trường hợp, việc phê chuẩn phải để lại dấu vết như làm ấu,

ký nháy, hay lập phiếu xác nhận đơn đặt hàng, phiếu xác nhận đơn đặt hàngphải được đánh số thứ tự, được lập phiếu nhiều liên

– Xét duyệt bán chịu

+ Quyết định hạn mức tín dụng và lưu thành v n bản

+ So sánh đơn đặt hàng và hạn mức tín dụng của từng khách hàng

+ Đóng ấu, k tên để lại phê duyệt bán chịu trên đơn đặt hàng

– Điền vào phiếu xuất kho và chuyển giao hàng hóa

+ Phiếu xuất kho được gửi đến cho thủ kho điền số lượng thực xuất

+ Thủ kho chỉ được xuất khi phiếu xuất kho đ có sự phê duyệt

+ Việc ghi sổ và kiểm tra việc ghi sổ phải tách biệt với việc bảo vệ hàng hóa+ Phòng vận chuyển khi nhận hàng từ kho phải kiểm tra sự khớp đ ng giữa số hàng nhận được với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho đ được phê duyệt

+ Phân chia trách nhiệm vận chuyển hàng với phê duyệt và điền phiếu xuất kho+ Phiếu vận chuyển được lập thành nhiều liên và được đánh số thứ tự từ trước

– Gửi h đơn cho khách hàng

+ Trước khi lập hóa đơn phải kiểm tra sự khớp đ ng giữa đơn đặt hàng vớiphiếu xuất kho, phiếu vận chuyển đ được phê duyệt từ các bộ phận khác

+ Ghi các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn

+ Trước khi hóa đơn được gửi đi, cần có sự kiểm tra độc lập về đánh giá và sự chính xác của hóa đơn

+ Đối chiếu số tổng cộng trên phiếu vận chuyển với số tổng cộng trên hóa đơn bán hàng

+ Tất cả hóa đơn được lập phải đánh số thứ tự trước

– Ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

+ Bộ phận kế toán ghi sổ phải tách biệt với các bộ phận còn lại

+ Việc ghi sổ Nhật k bán hàng và người ghi sổ chi tiết phải thu khách hàngphải o 2 người thực hiện

+ Khi ghi sổ phải có đầy đủ chứng từ gốc

+ Hóa đơn bán hàng được đánh số trước Đồng thời kế toán phải kiểm tra sự khớp đ ng giữa hóa đơn bán hàng với các nghiệp vụ trên Nhật ký bán hàng

27

+ Độc lập đối chiếu số ư định kỳ trên sổ cái tổng hợp với sổ chi tiết

+ Một người độc lập lập bảng đối chiếu tiền hàng và gửi cho mỗi khách hàng

– Thu tiền mặt trực tiếp

+ Phân tách nghiệp vụ bán hàng và thu tiền

+ Sử dụng thiết bị thu tiền

+ Đối chiếu các chứng từ gốc trước khi lập phiếu thu

+ Phiếu thu được đánh số thứ tự trước và có nhiều liên

+ Phiếu thu phải được phê duyệt bởi kế toán trưởng và giám đốc Cuối ngày, kế toán có trách nhiệm lập bảng kê thu tiền để làm c n cứ ghi sổ kế toán

+ Thủ quỹ c n cứ vào phiếu thu đ được duyệt, tiến hành thu tiền và ghi sổ thực tế

đ nhập quỹ trước khi ký tên và yêu cầu người nộp ký tên

+ Có sự kiểm tra, đối chiếu độc lập giữa số tiền trên bảng kê với sổ quỹ

– Thu tiền qua ngân hàng

+ Đính kèm chứng từ chứng minh nghiệp vụ đó có giấy báo

+ Phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và s p xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo

+ Đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với các chứng từ gốc đính kèm

– Gửi tiền vào ngân hàng

+ Tất cả tiền mặt thu được phải kịp thời gửi vào ngân hàng (hàng ngày, vài ngày,

…

+ Ghi sổ số tiền nộp vào ngân hàng để xác minh nghiệp vụ thu tiền đ ảy ra+ Có một nhân viên độc lập kiểm tra sự khớp đ ng giữa tiền gửi vào ngân hàng với số tiền ghi trong bảng kê, giữa phiếu nộp tiền với bảng kê hàng ngày

– Ghi sổ kế toán

+ Phân chia các nhiệm vụ ghi sổ quỹ với kế toán thu tiền

+ Có nhân viên độc lập kiểm tra tính khớp đ ng giữa số tiền đ ghi với bảng kê tiền mặt và bảng sao kê của ngân hàng

+ Lập bảng cân đối thu tiền và gửi cho khách hàng (mỗi tuần, tháng hoặc quý)

2.4.5 Giám sát

2.4.5.1 Giá sát thường u ên

28

– Trang bị các thiết bị lấy ý kiến phản hồi từ khách hàng tại các đại l , đối tác của doanh nghiệp

– Nhà quản lý phải tiếp xúc với nhà cung cấp, trao đổi, ghi nhận những đóng góp củanhà cung cấp

– Nhà quản l thường uyên tổ chức các buổi gặp gỡ với nhân viên, l ng nghenhững phản ánh của nhân viên về tình hình hoạt động của doanh nghiệp để tiếnhành kiểm tra, em t và có hướng điều chỉnh thích hợp

– Đối với hoạt động trong doanh nghiệp, các nhà quản trị phân công các phòng ban giám sát lẫn nhau và giám sát cả các đại lý của doanh nghiệp

– Thường uyên đối chiếu sổ sách với số liệu thực tế định kỳ

2.4.5.2 Giá sát định kỳ

– Tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp

– Tổ chức đánh giá về hệ thống kiểm soát thuộc bộ phận kế toán

2.5 Tính hữu hiệu và các chỉ tiêu đánh giá

2.5.1 Khái niệm tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO 1992 thì hệ thống KSNB của các tổ chức khác nhau được vận hànhvới các mức độ hữu hiệu khác nhau Tương tự như thế, một hệ thống KSNB cụ thể củamột tổ chức cũng sẽ vận hành với mức độ hữu hiệu khác nhau ở những thời điểm khácnhau

Báo cáo của COSO 1992 cho r ng, một hệ thống KSNB hữu hiệu khi xét ở mộtthời điểm ác định nếu Hội đồng quản trị và nhà quản l đảm bảo hợp l đạt được ba tiêuchí sau đây:

- Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào

- áo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy

- Pháp luật và các quy định đang được tuân thủ

Một hệ thống KSNB muốn đạt được ba tiêu chí nêu trên thì cần đảm bảo n m bộ phận cấu thành của hệ thống là hiện hữu và hoạt động của chúng là hữu hiệu

2.5.2 Khái niệm tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

Việc đặt ra các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền nh m hạn chếtối đa những sai phạm trong từng bước công việc.Việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng– thu tiền sẽ giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung do báo cáo COSO 1992 đề ra, đó là:

– Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động

–áo cáo tài chính đáng tin cậy

– Tuân thủ pháp luật và các quy định

Trên cơ sở lý thuyết chu trình bán hàng – thu tiền của Trần Thị Giang Tân cho thấy:

– Sự hữu hiệu và hiệu quả: sự hữu hiệu ở đây được hiểu là hoạt động bán hàng gi p

đơn vị đạt được mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ t ng trưởng Sự tồn tại

và phát triển của đơn vị chịu ảnh hưởng đáng kể của mục tiêu sự hữu hiệu.Trong khi đó tính hiệu quả được hiểu là mối tương quan giữa kết quả đạt được vàchi phí bỏ ra (chi phí quảng cáo, khuyến mãi, chi phí của đội ngũ bán hàng, vậnchuyển, chi phí hoa hồng,… Mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả đa phần là hỗ trợ lẫnnhau nhưng điều này không phải luôn xảy ra

–áo cáo tài chính đáng tin cậy: là những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh

hưởng bởi chu trình bán hàng – thu tiền được trình bày trung thực, hợp lý so với thực tế (doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng,…

– Tuân thủ pháp luật à các u định: hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối

bởi quy định pháp luật cũng như của chính đơn vị ( ví dụ như việc ký kết hợpđồng mua bán, quản l hóa đơn, t uyệt bán chịu, giao hàng, lập phiếu xuất kho,…

Nói tóm lại, việc kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền một cách hữu hiệu cónghĩa là đơn vị đạt được những mục tiêu trên

2.5.3 Các chỉ tiêu đo lường tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO 1992 thì sự hiện hữu của n m bộ phận cấu thành của một hệ thốngKSNB chính là chỉ tiêu đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB N m bộ phận cấu

thành hệ thống KSNN gồm: Môi trường kiể soát Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm

soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát Tuy nhiên, khi cho r ng n m bộ phận trên

cần được thỏa m n khi đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSN thì không có nghĩa làmỗi bộ đều phải hoạt động đồng thời ở cùng một mức độ Lý do vì:

- Có sự b trừ tự nhiên giữa các bộ phận của hệ thống KSN KSN phục vụ cho nhiềumục tiêu vì vậy kiểm soát hữu hiệu ở bộ phận này có thể phục vụ cho mục tiêukiểm soát ở bộ phận kia

- Để đối phó với một rủi ro cụ thể, nhà quản l có thể đề ra nhiều mức độ kiểm soátkhác nhau ở các bộ phận khác nhau Các mức độ này sẽ gi p cho n m chỉ tiêu trênđược thỏa m n mà không nhất thiết phải có sự đồng nhất về mức độ hoạt độngcủa các bộ phận

Khi xem xét một trong ba nhóm mục tiêu, chẳng hạn mục tiêu KSNB đối vớiviệc lập báo cáo tài chính, nếu cả n m tiêu chí trên đều được thỏa mãn sẽ giúp tổ chứcnhận xét r ng KSN đối với việc lập báo cáo tài chính là hữu hiệu

Trong quá trình ác định vấn đề nghiên cứu, nhóm tác giả đ tìm hiểu, phân tíchcác đề tài nghiên cứu có liên quan cả trong và ngoài nước Dưới đây là tóm t t một số

đề tài tiêu biểu:

ng 2.1 ác c ng tr nh nghiên cứu trước đây

Nhóm tác giả Tìm hiểu các yếu tố cấu Định tính, kết hợp Về cơ bản đ đưa raTrần Thủy Anh, thành hệ thống KSN , đưa thống kê mô tả một số giải pháp

Giang Vĩ H ng, ra giải pháp cho việc áp chung để hoàn thiệnNguyễn Thanh ụng hệ thống KSN hệ thống kiểm soátPhương (2013) trong các oanh nghiệp k m hiệu quả, còn

vừa và nhỏ nhiều gian lận và sai

sót

Phạm Thu H ng, Đưa ra cách nhìn khái quát Định tính kết hợp Giải pháp hoàn thiện

Đỗ Thị Mai về oanh nghiệp thương thống kê mô tả chu trình kinh doanh(2012) mại, đồng thời đề uất giải cho các công ty

pháp t ng cường hoạt động thương mại

kiểm tra, kiểm soát, đảmbảo hoạt động trong quátrình bán hàng thu tiền

Hồ Đ ng ảo Làm rõ những vẫn đề còn Định tính, thống Đánh giá được nhữngTuấn (2013) tồn đọng và thiếu sót đồng kê, phân tích ữ vấn đề cần kh c phục

thời đưa ra các giải pháp liệu đồng thời đưa ra một