Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên

Ngoài lời mở đầu và kết luận. Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1: Đặc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong quá trình nước ta mở cửa bắt kịp nền kinh tế thế giới thì bộ mặt kinh

tế, chính trị, xã hội đất nước có nhiều sự thay đổi Đặc biệt khi Việt Nam đã gianhập Tổ chức thương mại thế giới WTO thì nền kinh tế của nước ta sẽ có rấtnhiều những cơ hội song thách thức gặp phải cũng không phải là nhỏ Các doanhnghiệp trong nước đã và đang chủ động xây dựng chiến lược kinh doanh bài bản

và hợp lý trên cơ sở cải tiến phương pháp quản lý, đổi mới công nghệ, giảm giáthành sản phẩm, phát triển nguồn nhân lực và hệ thống phân phối, xây dựngthương hiệu, tăng cường hợp tác, chủ động nắm bắt thông tin về sự vận hành củathương mại quốc tế… là những giải pháp quan trọng nhằm để tận dụng đượcnhững cơ hội cũng như giảm thiểu đến mức tối đa những nguy cơ thách thức đó.Muốn nắm bắt được những cơ hội và thời cơ kinh doanh các doanh nghiệpkhông ngừng nâng cao công việc kinh doanh mà cùng với đó là phải tổ chứcđược một cơ cấu bộ máy kế toán phù hợp, phải đơn giản nhưng lại hiệu quả.Trong đó mỗi phần hành kế toán phải được tổ chức hợp lý theo đúng quy địnhcủa chế độ, đồng thời phải phù hợp với tổ chức và lĩnh vực kinh doanh củadoanh nghiệp Kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh là một trongnhững phần hành kế toán quan trọng, chiếm một sự quan tâm rất lớn của các nhàquản lý do đây là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh Kết quả của phầnhành kế toán này phản ánh hiệu quả làm ăn của doanh nghiệp, từ đó doanhnghiệp đưa ra các đường lối kinh doanh phù hợp với tình hình kinh doanh củamình Do đó, phản ánh một cách khoa học, đầy đủ chính xác và kịp thời các hoạtđộng doanh thu và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh chính là một trong

những điều kiện tiên quyết đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nóichung

Qua quá trình học tập và thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHHthương mại vận tải Bình Nguyên, nhận thức được tầm quan trọng của kế toándoanh thu và xác định kết quả kinh doanh trong việc nâng cao hiệu quả hoạt

động của doanh nghiệp, em đã chọn đề tài: “Kế toán bán hàng và xác định kết

quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên”.

2 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên

- Đối tượng Nghiên cứu: Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanhtại Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên

3 Phương pháp nghiên cứu

Khi nghiên cứu công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanhtại Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên , em đã dùng phương phápđiều tra bằng bảng hỏi, phỏng vấn người lao động, phát phiếu phỏng vấn, thống

kê, phân tích, tổng hợp và đối chiếu số liệu để hoàn thành khóa luận tốt nghiệpcủa mình

4 Đóng góp của đề tài

Nghiên cứu công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạiCông ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên để tìm ra những mặt tích cực,mặt còn hạn chế và đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán doanh thu vàxác định kết quả kinh doanh tại công ty

5 Nguồn tài liệu nghiên cứu

- Giáo trình kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa

- Tài liệu phòng tài chính kế toán công ty TNHH thương mại vận tải BìnhNguyên

6 Kết cấu chuyên đề

Ngoài lời mở đầu và kết luận Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên

Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên.

Trong quá trình thực tập em đã nhận được sự chỉ dẫn giúp đỡ nhiệt tình của

các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán, trực tiếp là cô ThS Nguyễn Thúy Ngà,

cùng với các anh chị trong phòng kế toán của công ty Do thời gian thực tế chưanhiều nên bài viết khó tránh khỏi những thiếu sót Kính mong các thầy cô giáo

và các anh chị ở phòng kế toán Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyêngóp ý để khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cám ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị Diệu Linh.

CHƯƠNG 1

1 T ng quan v Công ty TNHH th ổ ề ươ ng m i v n t i B ạ ậ ả ình Nguyên.

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.

Ngày 23/7/2001 Công ty chính thức được thành lập với tên gọi là Doanh nghiệp

tư nhân Bình Nguyên theo Giấy chứng nhận đăng ký Kinh doanh số 0102003021,

do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư Hà Tĩnh cấp, với số vốn điều lệ là 10.000.000.000 đồng Trụ sở chính số 43, Nguyễn Du, Thành phố Hà Tĩnh, Tỉnh Hà Tĩnh

Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của mình, ngày 02/10/2009 công ty chuyển đổi thành Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên (GCN ĐKKD số 0102003021) với số vốn điều lệ tăng lên là: 100.000.000.000 đồng Qua 3 năm chuyển đổi, công ty đã có những bước phát triển đáng kể và hiên nay năm 2012 Công ty đã tạo dựng được thương hiệu và nhãn hàng riêng trên thị trường nước uống Tính đến nay, tháng 11/2012 Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên đã trải qua 11 năm trong nền thị trường

*Ngành nghề kinh doanh.

Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103041063 với các lĩnh vực kinh doanh chính là:

- Kinh doanh bê tông và các sản phẩm tư xi măng và thạch cao

- Kinh doanh sắt, thép, gang

- Bán buôn xi măng

- Đại lí mua, bán, kí gửi hàng hóa

- Tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, chứng khoán, kiểm toán

- Dịch vụ nhà hàng, quán ăn, hàng ăn uống (không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường)

- Dịch vụ phục vụ đồ uống (không bao gồm kinh qoanh quán bar)

- Cho thuê máy móc, thiết bị xây dựng

- Kinh doanh dịch vụ vận tải bằng ôtô

- Cho thuê ô tô

- Cho thuê máy nóng lạnh

- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng

- Buôn bán hàng điện lạnh và phụ kiện, vật tư trong lĩnh vực khai khoáng

- Xuất nhập các mặt hàng công ty kinh doanh

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty.

* Chức năng:

Là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại bán các mặt hàng gia xây dựng, hoạt động trên lĩnh vực thương mại kinh doanh hàng gia dụng và vật liệu xây dựng, Sản phẩm kinh doanh chính: Thép tròn xây dựng các loại từ 6 - 32, xi măng (xi măng Hải Phòng, xi măng Bút Sơn, xi măng Tân Quang, xi măng Nghi Sơn, xi măng Bỉm Sơn ) các loại tấm lợp (tôn màu dập sóng, tôn Hoa Sen, Tôn PU 3 lớp, tôn mát )

và các loại vật liệu xây dựng khác theo nhu cầu của khách hàng

* Nhiệm vụ

Cũng như các công ty khác công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên phải

nộp thuế và chấp hành đúng theo quy định của nhà nước.

Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên chuyên kinh doanh các mặt hàng gia dụng xây dựng Bởi vậy, doanh thu của công ty chính là doanh thu thương mại Công ty phải nộp 10% thuế GTGT đối với khoản doanh thu này Đối với các khoản chi phí công ty mua vào để thực hiện tư vấn cũng chịu thuế GTGT 10% Bên cạnh đó công ty phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế môn bài theo quy định của nhà nước Ngoài nhiệm vụ đối với nhà nước công ty còn có nhiệm vụ theo dõi, thanh toán lương và các chế độ khác cho công nhân viên trong công ty.

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH thương mại

vận tải Bình Nguyên

Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên là doanh nghiêp hoạt động theo hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn, có tư cách pháp nhân đầy đủ hạch toán kinh tế độc lập Hoạt động theo luật Doanh nghiệp và Điều lệ tổ chức hoạt động đã được Đại hội đồng cổ đông thành lập thông qua Cơ cấu tổ chức, quản trị, điều hành và kiểm soát của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH thương mại

vận tải Bình Nguyên Hội đồng thành viên: các thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty.

Thành viên là tổ chức chỉ định người đại diện theo uỷ quyền tham gia Hội đồng thành viên Điều lệ công ty quy định cụ thể định kỳ họp Hội đồng thành viên, họp hội đồng thành viên bất thương: Quyết định phương hướng, nhiệm vụ phát triển của Công ty, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và dài hạn của Công ty; Thảo luận thông qua Báo cáo tài chính năm, thông qua các báo cáo của hội đồng quản trị, Ban kiểm soát về tình hình sản xuất kinh doanh hàng năm; Bầu và bãi miền thành viên Hội đồng thành viên, ban kiểm soát; Quyết định số lợi nhuận trích lập các Quỹ, bổ sung vốn, cổ tức chia hàng năm cho các cổ đông

Tổng giám đốc: Là do hội đồng thành viên Công ty bầu ra Tổng giám đốc nhân

danh Công ty để quyết định các vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công

ty phù hợp với pháp luật Việt Nam, Nghị quyết của hội đồng thành viên về các hoạt động, chiến lược phát triển của Công ty

Giám đốc: Là đại diện pháp nhân, giữ vai trò chủ đạo có nhiệm vụ điều hành mọi

hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về hoạt động của Công ty.

TC-Phòng Bán hàng- Kinh doanh

Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc, phân công từng lĩnh vực công

tác cụ thể, chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực được phân công, được giám đốc uỷ quyền hoặc thay mặt trong những trường hợp cần thiết

Phòng kế toán: Tổ chức công tác theo kế toán chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo

các thông tin đưa ra chính xác, kịp thời Xây dựng các kế hoạch tài chính, kế hoạch tiền lương của Doanh nghiệp.

Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, tìm hiểu các đối tác

kinh doanh Xây dựng kế hoạch kinh doanh và giá bán sản phẩm Tăng cường mở rộng thị trường.

Phòng tổ chức hành chính: Giúp Giám đốc DN trong việc tuyển dụng, đào tạo và

quản lý người lao động Triển khai các kế hoạch an toàn lao động, vệ sinh môi trường.

Phòng bán hàng: Chịu trách nhiệm giao dịch và bán sản phẩm ra thị trường 1.4 Kết quả kinh doanh

Tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên được thể hiện trên các báo cáo tài chính hàng năm.

Để hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của công ty, ta có thể so sánh kết quả kinh doanh trong 3 năm gần đây 2009, 2010,2011:

Bảng 1.1 Kết quả kinh doanh của công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên trong năm

2009,2010,2011

(VNĐ)

Năm 2011 (VNĐ) ( VNĐ)

1.DTT về bán hàng và

cung cấp dịch vụ 116.324.554.486 129.614.732.222 110.440.545.2282.Giá vốn hàng bán 111.324.442.355 123.115.144.188 104.439.956.508 3.LN gộp về bánh hàng

và CCDV

5.600.112.131

6.499.579.034 6.000.588.720 4.Doanh thu hoạt động tài

chính

490.457.235

560.848.243 462.719.936 5.Chi phí tài chính 434.578.908 499.904.188 339.124.028 6.Chi phí bán hàng 3.058.924.324 3.828.676.394 3.565.785.346 7.Chi phí quản lý DN 1.576.189.662 1.701.180.773 1.662.718.948 8.Lợi nhuận thuần từ 1.020.876.472 1.030.674.922 895.680.334

9.Thu nhập khác 389.234.962 839.306.851 507.862.554

11.Lợi nhuận khác 324.466.256 627.097.216 423.786.370 12.Tổng LN kế toán

trước thuế 1.345.342.728 1.657.772.138 1.319.466.70413.Chi phí thuế thu nhập DN 336.335.682 414.443.035 329.866.676 14.Lợi nhuận sau thuế 1.009.007.046 1.243.329.104 989.600.028

Nguồn: Trích từ Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2009 – 2011 của Công ty

TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên.

Qua so sánh báo cáo kết quả kinh doanh trên ta có thể thấy:

Doanh thu thuần về bán hàng và dịch vụ năm 2011 tăng 17,36% tương ứng tăng 19.174.186.994đ so với năm 2010, giá vốn hàng bán năm 2011 tăng 17,88% tương ứng tăng 18.675.187.680đ so với năm 2010 Điều này chứng tỏ công ty đã mở rộng quy mô tiêu thụ các mặt hàng giúp lợi nhuận gộp tăng 498.990.314đ.

Doanh thu về hoạt động tài chính năm 2011 tăng so với năm 2010 (tăng 21,21% tương ứng tăng 98.128.307đ) Tuy nhiên chi phí tài chính năm 2011 cũng tăng nhiều so với năm 2010 (tăng 160.780.160đ, lớn hơn phần doanh thu tăng).Điều này cho thấy doanh nghiệp chưa thực sự quản lý tốt phần chi phí tài chính.

Chi phí bàn hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng đều tăng, tuy nhiên tốc độ tăng không lớn, chi phí bán hàng tăng 7,37%, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 2,31%.Lương của nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý được tính theo lương cố định + phần trăm doanh thu bán hàng Do vậy việc các chi phí này tăng là phù hợp với việc công ty tăng doanh thu bán hàng năm 2011 so với năm 2010.

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2011 cũng tăng 134.994.588đ so với năm 2010.

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế tăng 338.305.434đ, chi phí thuế tăng 84.576.359đ, do vậy lợi nhuận sau thuế tăng 253.729.076đ.

Như vậy, nhìn chung kết quả kinh doanh của năm 2011 tăng so với năm 2010, chứng tỏ việc mở rộng quy mô các mặt hàng kinh doanh của công ty là đúng đắn Tuy nhiên có thể thấy tỷ lệ tăng của giá vốn vẫn khá cao so với tỷ lệ tăng doanh thu bán hàng.Công ty cần nghiên cứu, xem xét để tìm các biện pháp giúp tiết kiệm chi phí về giá vốn tuy nhiên vẫn phải đảm bảo chỉ tiêu về chất lượng hàng đầu.

2 Tổ chức bộ máy kế toán, hình thức kế toán áp dụng tại công ty

2.1 Ch đ k toán áp d ng t i công ty TNHH th ế ộ ế ụ ạ ươ ng m i v n t i B ạ ậ ả ình Nguyên

- Chế độ kế toán Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên đang áp dụng là: Chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa & nhỏ.

- Niên độ kế toán: Từ 01/01 đến 31/12 hàng năm

- Đồng tiền sử dụng hạch toán: Việt Nam Đồng (VNĐ)

- Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và phân cấp quản lý của Công ty, hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 48/2006QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính.

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng áp dụng tại Công ty là: Phương pháp khấu trừ thuế

-Phương pháp xác định nguyên giá và tính khấu hao tài sản cố định:

Nguyên giá TSCĐ = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử…

Phương pháp kế toán khấu hao: Phương pháp khấu hao đường thẳng.

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.

- Các báo cáo theo quy định của Bộ Tài chính:

Báo cáo tài chính gồm có:

+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số: B-01/DNN ban hành kèm theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính)

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số: B-02/DNN ban hành kèm theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính)

+ Tờ khai tự quyết toán thuế thu nhập Doanh nghiệp (Mẫu số : 03/TNDN ban hành theo Thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/8/2007 của Bộ Tài Chính)

+ Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số: F01-DNN).

+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số: B09-DNN ban hành theo Quyết định

số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính).

Ngoài ra công ty còn sử dụng các báo cáo phục vụ nội bộ công ty, được lập hàng tháng hoặc hàng quý:

-Báo cáo HH mua vào, bán ra

-Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn HH

-Báo cáo tình hình tồn quỹ tại công ty và ngân hàng

-Báo cáo tình hình thu chi, công nợ trong tháng

-Báo cáo các khoản công nợ khó đòi

-Tình hình luân chuyển tiền trong quý và dự kiến quý tới.

-Bảng cân đối số phát sinh

-Báo cáo thuế GTGT.

2.2 Bộ máy kế toán tại công ty

Để đáp ứng yêu cầu của công tác hạch toán kế toán, tổ chức thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung nghĩa là chỉ có một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác tài chính và thống kê của công ty.

Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức kế toán tại Công ty

- Kế toán trưởng: Chịu sự chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc, chịu trách

nhiệm chỉ đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của các nhân viên kế toán…Kế toán trưởng là người trực tiếp kiểm tra, ký duyệt các chứng từ kế toán, tổng hợp số liệu để xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính rồi trình cho bán Giám đốc phê duyệt đi nộp cơ quan thuế

- Kế toán hàng hóa, kiêm kế toán thuế: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng

hoá trong công ty… Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện và xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng Hàng tháng khai HĐGTGT vào HTKK và đi nộp cho cơ quan thuế.

- Kế toán toán thanh toán, tiền lương, vốn bằng tiền: Hàng tháng Có nhiệm vụ

theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả với các khách hàngcông nợ của khách hàng để báo cho phòng kinh doanh cùng lên kế hoạch kinh doanh và thu nợ Thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên hàng tháng Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm TGNH và tiền mặt Hàng ngày đối chiếu với thủ quỹ

- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt có nhiệm vụ thu

chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên Phụ trách giao dịch với ngân hàng, như chuyển khoản, rút séc… Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích lập khấu hao TSCĐ hàng tháng

Chứng từ kế toán tại công ty bao gồm cả chứng từ giấy và chứng từ điện tử Trong đó các chứng từ điện tử thường được lập theo mẫu sẵn có do công ty quy định.

vị kế toán, tên tập chứng từ, ngày tháng năm phát sinh của chứng từ, số lượng chứng từ…

Đối với chứng từ điện tử sau khi dùng thanh toán, ghi chép vào sổ sách kế toán phải được in ra giấy để bảo quản và lưu trữ, có chữ ký xác nhận của trưởng hoặc phó phòng.

Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trong tập mang tin chuyên dùng như băng đĩa, ổ cứng… thì có cả thiết bị hỗ trợ tương thích để truy xuất thông tin từ vật đó.

Đối với vật mang tin không còn đảm bảo yêu cầu lưu trữ như lạc hậu về mặt kỹ thuật hoặc hết hạn sử dụng an toàn thì được tiến hành sao chép lại và được kiểm tra xem có khớp đúng thông tin với vật mang tin cũ không.

Các vật mang tin cũng được mở hồ sơ theo dõi và bảo quản.

Việc giao nhận chứng từ kế toán giữa bộ phận kế toán và bộ phận lưu trữ phải

có biên bản giao nhận (2 bản) với chi tiết theo từng nộ dung, có chữ ký của bên giao và bên nhận, mỗi bên giữ một bản.

Tại kho lưu trữ phải mở sổ lưu trữ chứng từ kế toán lưu trữ để ghi chép, theo dõi

và quản lý tài liệu kế toán của công ty.

Trường hợp chứng từ bị lập sai sót nếu chưa được luân chuyển thì kế toán sẽ thực hiện hủy chứng từ Trong trường hợp đã luân chuyển chứng từ mới phát hiện sai sót thì phòng kế toán sẽ lập biên bản hủy chứng từ

Sơ đồ 1 4.Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên.

Bảo quản, lưu trữ

Tập hợp kiểm tra phân loại chứng từ gốc

Ký duyệt các chứng từ

Ký duyệt các chứng từ

Lập chứng từ của từng phần hành

Ký duyệt các chứng từ

Lập chứng từ ghi sổ

Tập hợp chứng từ theo từng loại

Ghi sổ kế toán chi tiết

-Hóa đơn bán hàng thong thường

-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

-Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý bán

-Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn.

Kế toán doanh thu bán hàng sẽ theo dõi, ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp

vụ kinh tế làm cơ sở để hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết cho hoạt độngbán hàng tại công ty

Các chứng từ thường sử dụng đối với nghiệp vụ bán hàng:

-Hóa đơn Giá trị gia tăng

-Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa bán ra

-Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại

Các chứng từ liên quan đến phải thu khách hàng:

-Giấy báo Có của Ngân hàng

-Phiếu thu

-Biên bản nhận nợ

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TM/11P

Điện thoại: 0393 643388 Fax: 0393.643389

Số tài khoản: 102010000808725 – tại ngân hàng cổ phần Công thương Hà Tĩnh.

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: HTX Kinh doanh VT và VLXD Minh Tấn

Mã số thuế: 3001281454

Địa chỉ: Cẩm Hưng – Cẩm Xuyên – Hà Tĩnh

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Số tài khoản:

….

12.000 10.000

…

15.500 15.800

…

186.000.000 158.000.000

…….

Cộng tiền hàng: : 344.000.000

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 34.400.000

378.400.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu tám trăm hai mươi ba nghìn sáu trăm đồng chẵn.

Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, đóng dấu,họ tên)

Biểu 2.1.Hóa đơn GTGT bán hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BÌNH NGUYÊN

Số 2, Đường Vũ Quang, TP.Hà Tĩnh, T.Hà Tĩnh

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 11 tháng 8 năm 2012 Số: 154

Người giao hàng: Công ty cổ phần Hoàng Mai

Đơn vị: 02CHVL – Cửa hàng Vật liệu xây dựng

GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU

Biểu 2.2 Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại

Sau khi các chứng từ đã được sử dụng làm cơ sở cho quá trình hạch toánchi tiết và hạch toán tổng hợp thì các chứng từ gốc sẽ được đưa vào lưu trữ, bảoquản theo đúng quy định của công ty.

*Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán doanh thu bán hàng tại công ty

Hiện tại, công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên áp dụng 2 hìnhthức bán hàng là bán buôn và bán lẻ

-Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức bán buôn:

Sơ đồ 2.1.Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức bán buôn tại công ty

-Vận chuyển hàng tới kho của khách hàng

-Giao hàng và lập biên bản giao hàng có chữ ký của bên nhận

-Xuất hàng -Lập biên bản giao nhận hàng kèm chữ ký của người vận chuyển

-Kiểm tra, cập nhật chứng từ vào máy

-Phần mềm FAST tự động hạch toán

Phòng Tài chính kế toán

Từ hợp đồng được ký kết giữa các bên về điều khoản quy định về việcmua bán hàng hóa, thủ kho sẽ viết Phiếu xuất kho theo lệnh xuất hàng và hóađơn GTGT của các cửa hàng hoặc phòng Kinh doanh.

Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển, Liên 2 giaocho khách hàng làm cơ sở để kiểm nhận hàng, liên 3 lưu chuyển nội bộ Phiếuxuất kho phải có đầy đủ chữ ký của những người đủ thẩm quyền

Sau khi viết phiếu xuất kho, kiểm tra về số lượng, chất lượng, mẫu mãtheo đúng hợp đồng, thủ kho làm thủ tục xuất hàng, giao hàng cho người vậnchuyển hoặc đại diên khách hàng

Thủ kho, người vận chuyển hoặc đại diện khách hàng kiểm tra số lượngthực xuất phải khớp đúng với thông tin trên phiếu xuất và lệnh xuất hàng Sau đó

ký nhận vào biên bản giao nhận hàng

Thủ kho chuyển biên bản, báo cáo bảng kê xuất kèm chứng từ cho phòngKinh doanh theo dõi Nhập - xuất - tồn và chuyển cho phòng Tài chính kế toán đểhạch toán nghiệp vụ bán hàng

-Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức bán lẻ:

Sơ đồ 2.2.Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức bán lẻ tại công ty

Khách hàng -Có nhu cầu mua hàng và lựa chọn được hàng mua

Phòng Tài chính kế toán

Nhân viên cửa hàng

Nhân viên bán hàng hoặc

nhân viên thu ngân

-Tập hợp, kiểm tra, phân loại chứng từ

-Nhập sô liệu vào phần mềm FAST để tự động hạch toán.

-Lập bảng kê hàng hóa bán ra -Nộp bảng kê, hóa đơn, chứng từ cho phòng kế toán.

-Giao hàng -Thu tiền của khách hàng -Xuất hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT

Theo hình thức bán lẻ tại cửa hàng thì tại các cửa hàng có hình thức thutiền trực tiếp thì nhân viên bán hàng sẽ giao hàng và thu tiền trực tiếp từ kháchhàng, nhân viên bán hàng sẽ xuất hóa đơn bán hàng khi khách hàng có nhu cầu.

Tại các cửa hàng thu tiền tập trung thì nhân viên thu ngân sẽ là người thutiền của khách hàng, tại siêu thị hệ thống máy tính sẽ tự động in hóa đơn khi tínhtiền từ hàng mua của khách hàng

Tại các cửa hàng như vật liệu xây dựng khách hàng có thể lấy hóa đơn Giátrị gia tăng

Nhân viên của cửa hàng sẽ nộp các chứng từ liên quan cho phòng kế toánnhư: Báo cáo Nhập – xuất – tồn

Bảng kê nhập (kèm theo phiếu nhập)Bảng kê xuất (kèm theo phiếu xuất)Hóa đơn bán hàng

2.1.2.Kế toán doanh thu theo từng phương thức bán hàng tại công ty

-Kế toán nghiệp vụ bán buôn

Khi có khách hàng yêu cầu mua với số lượng lớn mặt hàng của công ty,phòng Kinh doanh sẽ xem xét đơn hàng, trình ban Giám đốc phê duyệt, đưa ralệnh xuất bán để tiến hành xuất kho Thủ kho sẽ chịu trách nhiệm xuất kho theolệnh của phòng Kinh doanh và hợp đồng ký kết

Sau khi xuất kho thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho đề nghị để ghi thẻkho và chuyển các chứng từ cần thiết cho phòng kế toán Kế toán thanh toán sẽkiểm tra, hạch toán chứng từ và xác định luôn Giá vốn hàng bán

Thông tin về Doanh thu và Giá vốn hàng bán từ phòng Kế toán sẽ đượccung cấp cho phòng Kinh doanh và Ban Giám đốc để xây dựng kế hoạch bánhàng phù hợp

Đối với hình thức bán buôn thì công ty sử dụng hóa đơn Giá trị gia tăng.Hóa đơn được lập thành 3 liên:

Liên 1 (màu tím): được lưu tại quyểnLiên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàngLiên 3 (màu xanh): lưu chuyển nội bộ

-Kế toán nghiệp vụ bán lẻ

Hiện nay thị trường tiêu thụ của công ty TNHH thương mại vận tải BìnhNguyên trải rộng trên địa bàn toàn tỉnh Hà Tĩnh, với hệ thống các cửa hàng tạitừng huyện, thị, thành phố đã giúp các mặt hàng tiêu dùng dễ dang tiếp cận vớingười dân, tạo sự thuận lợi cho cả người dân và công ty

Hàng ngày nhân viên tại cửa hàng sẽ phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa,kiểm kê hàng và tiền mặt tại cửa hàng, đối chiếu với bảng kê, hóa đơn và bảngtổng hợp hàng hóa

Lập báo cáo cùng các chứng từ liên quan nộp cho phòng Kế toán để hạchtoán

Nhân viên kế toán sẽ lấy Giấy báo Nợ, Giấy báo Có từ Ngân hàng để làmchứng từ đối chiếu với thông tin báo cáo từ các cửa hàng và hạch toán tự động

2.1.3.Kế toán chi tiết doanh thu

Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên sử dụng TK 511 để ghi

sổ Doanh thu bán hàng

Ngoài ra còn có một số TK liên quan:

TK 131: Phải thu khách hàng – chi tiết theo từng khách hàng hoặc nhómkhách hàng để phản ánh công nợ và tình hỉnh thanh toán công nợ phải thu củakhách hàng

TK 111 - Tiền mặt, TK 112-TGNH

TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra

TK 521: Chiết khấu thương mại – cụ thể theo từng hợp đồng với mặt hàng

và khách hàng

TK 531: Hàng bán bị trả lại – cụ thể cho từng mặt hàng của cửa hàng

TK 511 –Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được mở chi tiết theotừng cửa hàng, để dễ theo dõi, quản lý cũng như đề ra chỉ tiêu hàng tháng, quýcho từng cửa hàng Các cửa hàng trên địa bàn Thành phố Hà Tĩnh vẫn đang đạtdoanh thu lớn nhất Do đặc điểm về thu nhập, đời sống dân cư ở thành phố nhìnchung có phần cao hơn so với các huyện trong tỉnh.

Theo hình thức bán buôn, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu khi hàng đượcvận chuyển có xác nhận của bên khách hàng, khách hàng đã chấp nhận thanhtoán trên hợp đồng (có thể chưa trả tiền ngay)

Theo hình thức bán lẻ, doanh thu được ghi nhận khi hàng được bán vàkhách hàng thanh toán cho cửa hàng

Hàng ngày, dựa vào các chứng từ bán hàng như hóa đơn bán hàng thôngthường hoặc hóa đơn giá trị gia tăng (gồm 3 liên), nhân viên tại cửa hàng ghi vàobảng kê hàng hóa và nộp cho kế toán

Bộ phận kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, tập hợp, phân loại chứng từ gốctrước khi nhập số liệu để phần mềm hạch toán các nghiệp vụ bán hàng

Các chứng từ phải được kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ, trung thực của cácchỉ tiêu phản ánh trên chứng từ, tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụkinh tế phát sinh Các hóa đơn, phiếu thu được đối chiếu với bảng kê hàng hóa,đối chiếu lượng hàng bán, mặt hàng bán ra với phiếu xuất kho Đối chiếu giá bánvới mức giá quy định hoặc mức giá thỏa thuận trong hợp đồng Kiểm tra xácnhận chuyển giao hàng, chữ ký của người nhận hàng

Các chứng từ sau khi đã được kiểm tra sẽ làm căn cứ để kế toán nhập sốliệu vào phần mềm FAST:

-Cập nhật phiếu thu hoặc Giấy báo Có: vào theo đường dẫn:

Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay/ Cập nhật số liệu/Phiếu thu tiền mặthoặc Giấy báo Có

Hiện nay công ty có 2 loại phiếu thu: Thu tiền của một đối tượng hoặc thutiền nhiều đối tượng trên 1 phiếu thu

-Cập nhật phiếu xuất kho:

Kế toán Hàng tồn kho/Cập nhật số liệu/Phiếu xuất kho

-Cập nhật hóa đơn bán hàng kèm phiếu xuất kho:

Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/Cập nhật số liệu/Hóa đơn bán hàngkèm phiếu xuất kho

Phần mềm sẽ tự động hạch toán: Ví dụ xuất kho bán hàng cho khách hàng:Phản ánh doanh thu: Nợ TK 131 (chi tiết)

Có TK 5111 (chi tiết)

Có TK 3331Phản ánh GVHB: Nợ TK 632 (chi tiết)

Có TK 156 (chi tiết)

Ví dụ: Ngày 31/12/2011 cửa hàng thuộc công ty TNHH thương mại vậntải Bình Nguyên bán sắt cho HTX Kinh doanh VT và VLXD Minh Tấn Công ty

sẽ căn cứ vào Hóa đơn giá trị gia tăng ,nhập số liệu vào phần mềm FAST, từ đó

phần mềm tự động đưa dữ liệu vào Sổ chi tiết TK 511

Sổ chi tiết được mở cho từng cửa hàng trực thuộc để giúp công ty có thểtheo dõi chi tiết từng cửa hàng Đồng thời phần mềm cũng sẽ cho phép theo dõitất cả các cửa hàng trong một thời gian nhất định Ví dụ doanh thu chi tiết của tất

cả các cửa hàng trong một ngày Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý để kế toán cungcấp thông tin khi cần thiết

Trường ĐH Lao Động Xã Hội Khóa luận tốt nghiệp

SV: Trần Quốc Hùng Lớp:D4-KT9

30

Trường ĐH Lao Động Xã Hội Khóa luận tốt nghiệp

Bảng biểu 2.3: Sổ chi tiết vật tư hàng hoá

Đơn vị:Công ty TNHH thương mại vận tải Bình

Nguyên

Bộ phận: Phòng kế toán

Mẫu số S07-DNN

(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng)

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ, HÀNG HÓA

SL nhập

Thành tiền

SL xuất

Thành tiền

Tồn cuối Dư cuối

Kg

440.200 67.200 250.000 259.300

………

87.934

9.700 10.100 13.800 14.400

….

10.050

4.269.940.000 678.720.000 3.450.000.000 3.733.920.000

………

883.736.700

440.200 67.200 250.000 259.300

……

87.934

4.269.940.000 678.720.000 3.450.000.000 3.733.920.000

……… 883.736.700

Trường ĐH Lao Động Xã Hội Khóa luận tốt nghiệp

Bảng biểu 2.4: Báo cáo tổng hợp bán hàng.

Đơn vị: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên

Bộ phận: Phòng kế toán

Mẫu số S13-DNN

(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng)

Trường ĐH Lao Động Xã Hội Khóa luận tốt nghiệp

Trường ĐH Lao Động Xã Hội Khóa luận tốt nghiệp

SV: Trần Quốc Hùng Lớp:D4-KT9

34

Trường ĐH Lao Động Xã Hội Khóa luận tốt nghiệp

SV: Trần Quốc Hùng Lớp:D4-KT9

35

Trường ĐH Lao Động Xã Hội Khóa luận tốt nghiệp

Bảng biểu 2.5: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng

Đơn vị: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình nguyên

Bộ phận: Phòng kế toán

Mẫu số S38-DNN

(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng)

SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG

Từ ngày 01/12/2012 đến 31/12/2012Tài khoản 5112 Đối tượng: Cáp chịu lực.

4

028/12/2012 HĐ002841

Trường ĐH Lao Động Xã Hội Khóa luận tốt nghiệp

Trường ĐH Lao Động Xã Hội Khóa luận tốt nghiệp

Từ các hóa đơn và sổ chi tiết, phần mềm sẽ tự động cập nhật bảng kê tổng hợp hóa đơn bán hàng, phiếu thu,các bảng kê số 1, 2, 11, hạch toán thuế phải nộp và bảng kê hàng hóa bán ra

2.1.4.Kế toán tổng hợp doanh thu

Sau khi nhập số liệu từ các hóa đơn, chứng từ gốc, kế toán chọn “trạng thái” kích vào số 1, phần mềm FAST

sẽ tự động hạch toán và chuyển các số liệu vào Nhật ký chung (Biểu 2.6 ), Sổ cái các tài khoản 156, 511 (Biểu 2.7) và các sổ kế toán khác có liên quan.

Ví dụ với hóa đơn bán sắt ( Biểu 2.1 ) ta có:

-Phần doanh thu chưa thuế (2.566.909đ) sẽ được kết chuyển vào Nhật ký chung, sổ cái TK 511101, TK 1311,

Sổ tổng hợp công nợ, Báo cáo tổng hợp doanh số phát sinh bán hàng, bảng kê hàng bán ra (Biểu 2.4)

-Số lượng hàng bán ra được đưa vào bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn của xăng dầu, bảng kê hàng bán ra

(Biểu 2.4 )

-Thuế GTGT được đưa vào phần thuế GTGT đầu ra, bảng kê hàng bán ra (Biểu 2.4)

Số liệu từ các chứng từ kế toán sẽ được tự động cập nhật vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Sổ chi tiết TK 511

và các tài khoản liên quan

Cuối tháng hoặc tại thời điểm cần thiết, kế toán thực hiện việc khóa sổ và lập báo cáo tài chính Số liệu trên

Sổ cái, Sổ chi tiết TK 156 sẽ tự động được đưa vào Bảng cân đối phát sinh và Bảng cân đối kế toán khoản mục

SV: Trần Quốc Hùng Lớp:D4-KT9

38

Trường ĐH Lao Động Xã Hội Khóa luận tốt nghiệp

Hàng tồn kho, đồng thời đưa vào Thuyết minh Báo cáo tài chính mục V.04 – thông tin bổ sung khoản mục Hàng tồnkho trong bảng cân đối kế toán

Số liệu trên Sổ Cái, Sổ chi tiết 511, 531 sẽ được phần mềm tự động xử lý thông qua TK 911 để xác định kếtquả kinh doanh, dữ liệu được đưa vào Báo cáo kết quả kinh doanh mục 01, 02, 10, 11, 20, Thuyết minh báo cáo tàichính mục VI.25, VI.26, VI.27 – thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo kết quả kinh doanh

về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, các khoản giảm trừ doanh thu

Để phục vụ báo cáo và xem xét tình hình bán hàng của toàn công ty, trong tháng kế toán sẽ in Sổ cái TK 511

và các tài khoản liên quan Kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và Báo cáo tài chính saukhi đã in ra giấy

Để in sổ cái trên phần mềm FAST sẽ vào chọn mục Hệ thống/Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung/Sổ cáiTK/In chứng từ

SV: Trần Quốc Hùng Lớp:D4-KT9

39

Trường ĐH Lao Động Xã Hội Khóa luận tốt nghiệp

… HĐ0525311 HĐ0525311 HĐ0525311

03/12/2012 03/12/2012

….

14/12/2012 14/12/2012 14/12/2012

CPXD0005 CPXD0005

….

CPXD0001 CPXD0001 CPXD0001

Số tt chuyển sang Công ty CP An Phát thanh toán tiền hàng.

Công ty CP An phát thanh toán tiền hàng

…………

Công ty CP Sông Đà Sao Việt trả lại hàng.

Công ty CP Sông Đà Sao Việt t rả lại hàng.

Công ty CP Sông Đà Sao Việt trả lại hàng.

1 2

… 3 4 5

1121 131

… 511 521 3331

95.300.000

… 19.824.000

95.300.000

19.824.000

SV: Trần Quốc Hùng Lớp:D4-KT9

40