Thực trạng và các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa trung Hải

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG v DANH MỤC SƠ ĐỒ v DANH MỤC VIẾT TẮT vi DANH MỤC PHỤ LỤC vii PHẦN I. MỞ ĐẦU 1 1.1.Tính cấp thiết của đề tài 1 1.2.Mục tiêu nghiên cứu 2 1.2.1. Mục tiêu nghiên cứu chung 2 1.2.2. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể 2 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 2 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu. 2 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu. 2 PHẦN II. TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3 2.1. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp. 3 2.1.1. Cơ sở lí luận về hàng tồn kho 3 2.1.2. Các vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho trong doanh nghiệp 3 2.1.3.Phân loại hàng tồn 5 2.1.4. Đặc điểm của các loại hàng tồn kho. 6 2.2. Quản lý hàng tồn kho 9 2.2.1. Khái niệm quản lý hàng tồn kho 9 2.2.2. Nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho. 11 2.2.3.Các phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho 16 2.2.4.Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho 17 2.2.5.Xác định lượng tồn kho nguyên vật liệu cần dùng cho kỳ kế hoạch (lượng vật tư cần dùng) 18 2.2.6. Xác định lượng tồn kho nguyên vật liệu cần mua (lượng vật tư cần mua) 21 2.2.7. Vai trò và ý nghĩa trong công tác quản lý hàng tồn kho 21 2.2.8.Tầm quan trọng của quản trị hàng tồn kho 22 2.2.9. Các yếu tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho 23 2.2.10.Phương thức sắp xếp, quản lý hàng tồn kho 24 2.2.11. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp 26 2.3.Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho 35 2.4. Phương pháp nghiên cứu 35 2.4.1. Phương pháp thu thập số liệu. 35 2.4.2. Phương pháp phân tích số liệu. 35 PHẦN III. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 37 3.1.Giới thiệu về Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 37 3.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải. 37 3.1.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty 38 3.1.3.Tổng quan về tình hình tài chính của Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 39 3.1.4.Kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh 42 3.2. Tình hình quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 44 3.2.1. Hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 44 3.2.2. Phương pháp tính giá hàng tồn kho tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 45 3.2.3.Phân tích các chi phí có liên quan đến hàng tồn kho 46 3.3.Chu trình hàng tồn kho tại Công ty đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 47 3.3.1.Chức năng của chu trình 47 3.4.Tổ chức theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu dự trữ 55 3.5.Nhận xét về tình hình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 56 3.6.Các yếu tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 56 3.7. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 57 3.7.1. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các chỉ số tài chính 57 3.7.2. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 58 3.7.3. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải qua các mô hình dự trữ 59 3.8. Phương thức quản lý hàng tồn kho hiệu quả 61 3.9. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 62 3.9.1.Biện pháp giải quyết lượng hàng tồn kho 62 3.9.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho 63 PHẦN IV. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 66 4.1. Kết luận 66 4.2. Kiến nghị 66 4.2.1. Kiến nghị với đơn vị thực tập 66 4.2.2.Kiến nghị đối với cơ quan nhà nước 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

Trang 1

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cản ơn các thầy cô của khoa Kế toán và Quản trị kinh doanhtrường Học viện Nông nghiệp Việt Nam, đặc biệt là ThS Hoàng Sỹ Thính trong thờigian qua đã giúp đỡ em rất nhiều để hoàn thành bài báo Khóa luận tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo điều kiện cho em có cơ hộiđược học tập và làm việc trong môi trường kinh doanh, một môi trường rất cóích cho công việc sau này của chúng em

Khi đến thực tập tại công ty em đã cố gắng phát huy, vận dụng sáng tạonhững kiến thức đã học vào thực tiễn và thấy rằng giữa thực tiễn và lý thuyết làmột khoảng cách, muốn rút ngắn khoảng cách đó tất cả các sinh viên nói chung

và bản thân em nói riêng phải biết vận dụng liên hệ giữa lý thuyết và thựctế.Thực tế phải được xây dựng trên nền tảng của lý thuyết và lý thuyết phải đượcvận dụng trong một bài toán kỹ thuật Chỉ có vậy sản phẩm tạo ra mới đảm bảo

mỹ, kỹ thuật

Qua đợt thực tập này giup em có cơ hội áp dụng những kiến thức đã họcvào những bài toán kỹ thuật cụ thể Nhờ đó em có thể thấy được sự móc xíchgiữa lý thuyết và thực tế.Tạo được sự tự tin về năng lực của bản thân và cảmthấy mình hiểu nghề và yêu nghề hơn

Đợt thực tập tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Địa Trung Hải Em

đã cố gắng tìm tòi tài liệu tham khảo cũng như học hỏi kinh nghiệm từ thực tế từcác anh, chị trong công ty Song với trình độ và kiến thức còn thiếu, kinhnghiệm thực tế còn hạn chế, cộng với thời gian có hạn Nên báo cáo em cònnhiều sai sót Rất mong được sự chỉ dẫn của ThS Hoàng Sỹ Thính

Cuối cùng em xin chúc thầy, cô sức khỏe và công tác tốt

Em xin chân thành cảm ơn !!

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Sinh viên

Vũ Thị Hồng Ngoan

Trang 2

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG v

DANH MỤC SƠ ĐỒ v

DANH MỤC VIẾT TẮT vi

DANH MỤC PHỤ LỤC vii

PHẦN I MỞ ĐẦU 1

1.1.Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2.Mục tiêu nghiên cứu 2

1.2.1 Mục tiêu nghiên cứu chung 2

1.2.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể 2

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 2

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 2

PHẦN II TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

2.1 Hàng tồn kho trong doanh nghiệp 3

2.1.1 Cơ sở lí luận về hàng tồn kho 3

2.1.2 Các vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho trong doanh nghiệp 3

2.1.3.Phân loại hàng tồn 5

2.1.4 Đặc điểm của các loại hàng tồn kho 6

2.2 Quản lý hàng tồn kho 9

2.2.1 Khái niệm quản lý hàng tồn kho 9

2.2.2 Nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho 11

2.2.3.Các phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho 16

2.2.4.Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho 17

2.2.5.Xác định lượng tồn kho nguyên vật liệu cần dùng cho kỳ kế hoạch (lượng vật tư cần dùng) 18

Trang 3

2.2.6 Xác định lượng tồn kho nguyên vật liệu cần mua (lượng vật tư cần mua) 21

2.2.7 Vai trò và ý nghĩa trong công tác quản lý hàng tồn kho 21

2.2.8.Tầm quan trọng của quản trị hàng tồn kho 22

2.2.9 Các yếu tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho 23

2.2.10.Phương thức sắp xếp, quản lý hàng tồn kho 24

2.2.11 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp 26

2.3.Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho 35

2.4 Phương pháp nghiên cứu 35

2.4.1 Phương pháp thu thập số liệu 35

2.4.2 Phương pháp phân tích số liệu 35

PHẦN III KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 37

3.1.Giới thiệu về Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 37

3.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 37

3.1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty 38

3.1.3.Tổng quan về tình hình tài chính của Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 39

3.1.4.Kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh 42

3.2 Tình hình quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 44

3.2.1 Hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 44

3.2.2 Phương pháp tính giá hàng tồn kho tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 45

3.2.3.Phân tích các chi phí có liên quan đến hàng tồn kho 46

3.3.Chu trình hàng tồn kho tại Công ty đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 47

3.3.1.Chức năng của chu trình 47

3.4.Tổ chức theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu dự trữ 55

Trang 4

3.5.Nhận xét về tình hình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng

Địa Trung Hải 56

3.6.Các yếu tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 56

3.7 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 57

3.7.1 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các chỉ số tài chính 57

3.7.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 58

3.7.3 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải qua các mô hình dự trữ 59

3.8 Phương thức quản lý hàng tồn kho hiệu quả 61

3.9 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải 62

3.9.1.Biện pháp giải quyết lượng hàng tồn kho 62

3.9.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho 63

PHẦN IV KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 66

4.1 Kết luận 66

4.2 Kiến nghị 66

4.2.1 Kiến nghị với đơn vị thực tập 66

4.2.2.Kiến nghị đối với cơ quan nhà nước 67

TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

Trang 5

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1.Bảng tài sản nguồn vốn của công ty từ năm 2011- 2013 39

Bảng 3.2.Bảng chỉ tiêu đánh giá mức độ độc lập về tài chính 41

Bảng 3.3 Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2011-2013 42

Bảng 3.4 Bảng các chỉ số tài chính cơ bản 44

Bảng 3.5 Bảng theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu dự trữ 55

Bảng 3.6 Bảng các chỉ tiêu tài chính qua ba năm tài chính 57

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Mô hình EOQ cơ bản 29

Sơ đồ 2.2: Mô hình hàng tồn kho tối ưu 30

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP 31

Sơ đồ 2.4: Mô hình POQ cơ bản 34

Trang 7

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 1 : Bảng cân đối kế toán

Phụ lục 2 : Bảng kết quả sản xuất kinh doanh

Phụ lục 3 : Thuyết minh báo cáo tài chính

Phụ lục 4 : Đơn đặt mua hàng

Phụ lục 5 : Phiếu nhập kho

Phụ lục 6 : Phiếu xuất kho

Trang 8

PHẦN I

MỞ ĐẦU

1.1.Tính cấp thiết của đề tài

Khi nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường với sự tham giacủa các thành phần kinh tế thì số lượng các doanh nghiệp ngày càng nhiều và quy

mô ngày càng lớn Các doanh nghiệp đều hoạt động theo nguyên tắc hạch toánkinh tế, mà những nguyên tắc cơ bản là: tự trang trải chi phí và có lợi nhuận, tựchủ về tài chính, nghiệp vụ, tự chịu trách nhiệm về kinh tế hoạt động kinh doanh,chịu trách nhiệm về nghĩa vụ với nhà nước và tuân thủ các chế độ, thể lệ về quản

lý kinh tế của nhà nước dưới sự chỉ đạo kiểm tra của các cơ quan chức năng củanhà nước Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải phát huy tính chủ động,sáng tạo, nâng cao trình độ quả lý và khả năng quản trị kinh doanh

Trong các doanh nghiệp, hàng tồn kho là bộ phận tài sản quan trọng nhấttrong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy thông tin vềhàng tồn kho và tình hình nhập xuất vật tư hàng hóa là thông tin quan trọng màngười quản lý cần quan tâm Căn cứ vào báo cáo kế toán hàng tồn kho mà ngườiquản lý có thể đưa ra quyết định kinh tế hữu hiệu hơn như các quyết định về sảnxuất, dự trữ và cung cấp dịch vụ… Số liệu hàng tồn kho ảnh hưởng đến thôngtin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lýdoanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thựctiễn hoạt động của mình.Qua đợt thực tập làm khóa luận tốt nghiệp này emmuốn tìm hiểu kỹ hơn về công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH đầu

tư và xây dựng Địa Trung Hải Và em quyết định chọn đề tài là: “Thực trạng

và các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa trung Hải”

Trang 9

1.2.Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu nghiên cứu chung

Tìm hiểu thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH đầu tư vàxây dựng Địa Trung Hải

Từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho

1.2.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hàng tồn kho

Đánh giá thực trạng và làm rõ nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác quản

lý hàng tồn kho

Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tạiCông ty TNHH đầu tư và xây dựng Địa Trung Hải

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu thực trạng và các giải phápnâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựngĐịa Trung Hải

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu.

Phạm vi về không gian: Đề tài được triển khai nghiên cứu tại công tyTNHH đầu tư và xây dựng Địa trung Hải Địa chỉ số 46 Tổ 19 Ngõ 159 PháoĐài Láng, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

Phạm vi về thời gian: Từ ngày 15/1/2015 đến ngày 29/5/2015

Trang 10

PHẦN II

TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Hàng tồn kho trong doanh nghiệp.

2.1.1 Cơ sở lí luận về hàng tồn kho

Khi đánh giá về một doanh nghiệp, các báo cáo tài chính là nguồn thôngtin cơ bản nhất Trong đó, bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính quantrọng đối với các đối tượng có quan hệ sở hữu, quan hệ kinh doanh, quan hệquản lý với doanh nghiệp

Bảng cân đối kế toán tài chính là một báo cáo tài chính mô tả tình hình tàichính của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định nào đó Thông thường,bảng cân đối kế toán được trình bày dưới dạng cân đối số dư các tài khoản kếtoán: một bên phản ánh tài sản và một bên phản ánh nguồn vốn của doanhnghiệp Cơ cấu tài sản được thể hiện rất rõ trên bảng cân đối kế toán Vì thế,người quan tâm có thể có được cái nhìn tổng quan về tỉ trọng giữa tài sản lưuđộng và tài sản cố định cũng như biến động của các loại tài sản trong doanhnghiệp qua các thời kì kế tiếp nhau

Trong doanh nghiệp, tài sản lưu động mà đặc biệt là hàng tồn kho luônchiếm tỉ trọng nhất định trong cơ cấu tài sản Hàng tồn kho không chỉ liên quanđến các hoạt động đầu vào mà còn liên quan đến tình hình tiêu thụ và các chínhsách quản lý khác nhau

2.1.2 Các vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Tài sản lưu động là: những tài sản ngắn và thường xuyên luân chuyểntrong quá trình sản xuất kinh doanh

Trang 11

Tài sản lưu động bao gồm:

Tiền mặt

Chứng khoán có tính thanh khoản cao

Các khoản phải thu

Dự trữ/ hàng tồn kho

(GS.TS Phạm Quang Trung, 2012)

Hiệu quả sử dụng tài sản lưu động của doanh nghiệp có thể hiểu là mộtphạm trù kinh tế phản ánh trình độ khai thác và quản lý tài sản lưu động củadoanh nghiệp, đảm bảo lợi nhuận tối đa với số lượng tài sản lưu động sử dụngvới chi phí thấp nhất

Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinhdoanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, là nguyênvật liệu, công cụ- dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất , kinh doanh hoặccung cấp dịnh vụ

Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trongtươg lai Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có cácnguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sang thì tồn kho sẽ xuất hiện

Tùy từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nộidung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau

Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là loạihình dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí … thì hàng tồn kho chủyếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất kỹ thuật dùng vào hoạtđộng của họ

Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quátrình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuốicùng Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại từ nguyên vật liệu, đến bán

Trang 12

thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tayngười tiêu dùng.

Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng hóa để bán kiếmlời, hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay ngừitiêu dung Trong lĩnh vực này doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bánthành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất

(Chuẩn Mực Kế Toán Số 02 số149/2001/QĐ-BTC 2001)

2.1.3.Phân loại hàng tồn

2.1.3.1.Phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành

Theo chuẩn mực kế toán: chuẩn mực số 02 Hàng tồn kho: Ban hành vàcông bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của

Bộ trưởng Bộ Tài chính thì hàng tồn kho bao gồm:

+ Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh Nguyênvật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như:vải trong doanh nghiệp may mặc, săt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo….Đây một yếu tố không thể thiếu được của quá trinh sản xuất, có vai trò lớn đểquá trình này được tiến hành bình thường dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận

+ Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoànthành chưa làm thủ tuc nhập kho thành phẩm Tồn kho trong quá trình sản xuất chủyếu là sản phẩm chưa hoàn thành Đó là các loại nguyên liệu nắm tại từng côngđoạn của dây chuyền sản xuất Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp,

có nhiều công đoạn nhỏ phân tích thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều

+ Thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp từ một thời kỳ nhấtđịnh Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanhnghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình Để tiêu thụ sảnphẩm có thể cần phải sản xuất đủ hết lô hàng mới được xuất kho, có độ trễ nhất

Trang 13

định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tồn nhiềuthời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ.

+ Hàng hóa mua về để bán bao gồm: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đitrên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến

2.1.3.2.Phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại

Hàng tồn kho được chia làm 2 loại

Tồn kho một kì: bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần màkhông có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng

Tồn kho nhiều kì: gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn

vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ đươc bổ sung Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽđược điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu Tồn kho nhiều kìthường phổ biến hơn tồn kho một kì

2.1.4 Đặc điểm của các loại hàng tồn kho.

2.1.4.1 Nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trongquá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp Nói đến hoạt động quản lýhàng tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thường được nhắc đến đầu tiên Quản lýtốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết đểđảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuậncho doanh nghiệp

Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, mỗiloại có vai trò công dụng khác nhau Với điều kiện nền kinh tế thị trường, cácdoanh nghiệp phân loại nguyên vật liệu tốt thì mới tổ chức tốt việc hạch toán vàquản lý nguyên vật liệu

Theo GS.TS Ngô thế Chi & TS.Trương Thị Thuỷ (2010) thì nguyên vậtliệu thường phân ra làm các loại sau:

Trang 14

Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): là nguyên liệu, vật liệu mà sau quátrình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Nguyên liệu

ở đây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp

Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuấtkinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tínhnăng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ laođộng hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, nhucầu quản lý

Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, củi, xăng,dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ tuynhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì sản xuất và tiêu dùng nhiên liệuchiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân,nhiên liệu cũng có yêu cầu và kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vậtliệu phụ thông thường

Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa,bảo dưỡng tài sản cố định

Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại thiết bị, vật liệu phục vụccho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản

Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặcphế liệu thu hồi

Nguyên vật liệu được nhập xuất kho thường xuyên vì vậy đã phát sinhyêu cầu quản lý kiểm soát nguyên vật liệu nhập xuất kho cho các doanh nghiệp

2.1.4.2 Bán thành phẩm

Bán thành phẩm hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang làmột loại tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp Bán thànhphẩm là những sản phẩm mới kết thúc quy trình công nghệ sản xuất được nhậpkho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến hoặc có thể bán ra thị trường Tồn khobán thành phâmr thường có thể phân chia thành ba loại hình: bán thành phẩm

Trang 15

vận chuyển, bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm an toàn, được lần lượtthiết lập bởi các mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hưởng của các nguyênnhân khác nhau.

2.1.4.3 Thành phẩm

Thành phẩm là sản phẩm đã chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùngcủa quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kĩthuật quy định và nhập kho Thành phẩm được sản xuất ra với chất lượng tốt,phù hợp với yêu cầu của thị trường đã trở thành yêu cầu quyết định đến sự sốngcòn của doanh nghiệp Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuấtcủa doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện được khi chất lượng sản phẩm sản xuất rangày càng tốt hơn, đáp ứng yêu cầu của thị trường

Nhiệm vụ đặt ra với các nhà quản lý doanh nghiệp là kiểm soát được tìnhhình nhập, xuất kho thành phẩm, các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụthành phẩm vì chỉ có như vậy mới xác định chính xác kết quả kinh doanh củadoanh nghiệp

Đối với thành phẩm, ta không thường đưa ra các mô hình quản lý dự trữ

cụ thể vì tùy đặc điểm của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý phải tìm ra biệnpháp phù hợp với doanh nghiệp mình để quản lý thành phẩm thuộc hàng tồnkho Tuy nhiên luôn có một số nguyên tắc quản lý và hạch toán chung như:

Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm phải được phản ánh theo giá thực tế.Thành phẩm phải được phân loại theo từng kho, từng loại, từng nhóm vàtừng thứ thành phẩm

Tổ chức ghi chép kiểm tra lượng, giá trị thành phẩm xuất, nhập kho đượcthực hiện đồng thời ở hai nơi: phòng kế toán và ở kho Nhờ đó, phòng kế toáncũng như ban quản lý doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các trường hợp ghichép sai các nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm và các nguyên nhân khác làm chotình hình tồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán

Trang 16

Sản phẩm sản xuất xong sẽ được nhân viên bộ phận kiểm tra chất lượngsản phẩm xác nhận thứ hạng chất lượng căn cứ vào các tiêu chuẩn quy định vàghi vào bảng công tác của tổ Căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm,

tổ trưởng sản xuất lập phiếu nhập kho và giao thành phẩm vào kho Mỗi lần xuấtkho thành phẩm để tiêu thụ cần lập phiếu xuất kho thành phẩm Phiếu này có thểlập riêng cho mỗi loại hoặc nhiều loại thành phẩm, tùy theo tình hình tiêu thụthành phẩm

Tóm lại, mỗi loại hàng tồn kho đều có những đặc điểm riêng Vì thế, quytrình quản lý và kiểm soát cũng có những nét khác biệt đòi hỏi các nhà quản lýdoanh nghiệp nắm vững tính chất hàng tồn kho của doanh nghiệp mình để dưa

ra phương pháp và mô hình quản lý hiệu quả

2.2 Quản lý hàng tồn kho

2.2.1 Khái niệm quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kếhoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụngtốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanhnghiệp (GS.TS Phạm Quang Trung, 2012)

Quản lý hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn khothông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lý trong sản xuất đến phân phối

Quản lý hàng tồn kho là tính lượng tồn kho tối ưu sao cho chi phí tồn kho

là nhỏ nhất Hoạt động quản lý hàng tồn kho được đặt trên cơ sở của các câuhỏi:

 Lượng đặt hàng là bao nhiêu đơn vị vào thời điểm quy định?

 Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng?

 Loại hàng tồn kho nào được chú ý?

 Có thể thay đổi chi phí tồn kho hay không?

Chi phí tồn kho thường bao gồm: +) Chi phí mua hàng

Trang 17

+) Chi phí đặt hàng+) Chi phí tồn trữ+) Chi phí khác

1 Chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra từng mặt hàngtồn kho Chi phí này được tính bằng cách lấy chi phí của một đơn vị nhân với sốlượng mua được hoặc sản xuất ra Trong trường hợp mua hàng với số lượng lớnnhất định thì có thể được hưởng giảm giá thì chi phí mua hàng là giá đã giảmcủa lô hàng đó

2 Chi phí đặt hàng

Đây là chi phí cho việc đặt một đơn hàng mới Chi phí này bao gồm chiphí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hóa Chi phí này thường cố định chomột lô hàng cho dù lô hàng lớn hay nhỏ Chi phí đặt hàng thường thấp nếu lô đặthàng lớn và ngược lại chí phí đặt hàng sẽ cao nếu lô hàng đặt nhỏ  tổng chi phíđặt hàng sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi

4 Chi phí khác

- Chi phí giảm doanh thu do hết hàng: Là một loại chi phí cơ hội do doanhnghiệp hết một lượng hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu Doanh nghiệp cóthể xử lý tình trạng hết hàng bằng cách hối thúc một đơn hàng từ người cung cấp

Trang 18

loại hàng đó Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổsung cộng với chi phí vận chuyển( nếu có) Nếu khong doanh nghiệp sẽ mất mộtkhoản doanh thu do hết hàng.

-Chi phí mất uy tín với khách hàng: Là một loại chi phí cơ hội và đượcxác định căn cứ váo khoản thu nhập hàng dự báo sẽ thu được từ việc bàn hàngtrong tương lai bị mất do việc mất uy tín với khách hàng vì việc hết hàng gây ra

-Chi phí gián đoạn sản xuất

2.2.2 Nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho.

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chiphí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại

Chi phí mua

Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không đượchoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và cácchi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoản chiếtkhấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách,phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua

Chi phí chế biến

Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trựctiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất

Trang 19

chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trìnhchuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm.

Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp,thường không thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí khấu hao,chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng, và chi phí quản lý hành chính

ở các phân xưởng sản xuất

+ Chi phí sản xuất chung biến đổi là những chi phí sản xuất gián tiếp,thường thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩm sảnxuất, như chi phí nguyên liệu, vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp

+ Chi phí sản xuất chung cố định phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗiđơn vị sản phẩm được dựa trên công suất bình thường của máy móc sản xuất.Công suất bình thường là số lượng sản phẩm đạt được ở mức trung bình trongcác điều kiện sản xuất bình thường

- Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn công suất bìnhthường thì chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ cho mỗi đơn vị sảnphẩm theo chi phí thực tế phát sinh

- Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bìnhthường thì chi phí sản xuất chung cố định chỉ được phân bổ vào chi phí chế biếncho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thường Khoản chi phí sản xuấtchung không phân bổ được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ

Chi phí sản xuất chung biến đổi được phân bổ hết vào chi phí chế biếncho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh

-Trường hợp một quy trình sản xuất ra nhiều loại sản phẩm trong cùngmột khoảng thời gian mà chi phí chế biến của mỗi loại sản phẩm không đượcphản ánh một cách tách biệt, thì chi phí chế biến được phân bổ cho các loại sảnphẩm theo tiêu thức phù hợp và nhất quán giữa các kỳ kế toán

Trang 20

-Trường hợp có sản phẩm phụ, thì giá trị sản phẩm phụ được tính theo giátrị thuần có thể thực hiện được và giá trị này được trừ (-) khỏi chi phí chế biến

đã tập hợp chung cho sản phẩm chính

Chi phí liên quan trực tiếp khác

Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồmcác khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho Ví

dụ, trong giá gốc thành phẩm có thể bao gồm chi phí thiết kế sản phẩm cho mộtđơn đặt hàng cụ thể

Chi phí không tính vào giá gốc:

Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản kinh doanh khác phát sinh trên ,mức bình thường

xuất-Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồnkho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản

Chi phí bán hàng

Chi phí quản lý doanh nghiệp

Theo GS.TS.Đoàn Xuân Tiên & TS.Lê Văn Liên & Th.S Nguyễn ThịHồng (2009) thì giá trị hàng tồn kho còn được xác định theo nguyên tắc:

Nguyên tắc nhất quán

Nguyên tắc thận trọng

Nguyên tắc phù hợp

2.2.2.2.Nguyên tắc nhất quán.

Các phương pháp tính giá hàng tồn kho doanh nghiệp đã chọn phải được

áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm

Vì cách lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho có thể có ảnh hưởng

cụ thể đến các báo cáo tài chính, một số doanh nghiệp có thể có khuynh hướngmỗi năm chọn lựa lại một lần Mục đích của các công ty là làm sao chọn đượcphương pháp nào có thể lập được các báo cáo tài chính có lợi nhất Tuy nhiên

Trang 21

nếu điều này được phép, các nhà đọc báo cáo tài chính sẽ thấy thật khó mà sosánh các báo cáo tài chính của một công ty qua các năm.

Việc áp dụng các phương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác

sẽ cho phép báo cáo tài chính của doanh nghiệp mới có ý nghĩa thực chất mangtính so sánh

Tuy nhiên , nguyên tắc nhất quán không có nghĩa là một doamh nghiệpkhông bao giờ có thể đổi phương pháp kế toán Đúng hơn, nếu doanh nghiệpkiểm nghiệm một phương pháp tính giá hàng tồn kho đã được chấp nhận như làmột sự cải tiến trong lập báo cáo tài chính thì sự thay đổi có thể được thực hiện.Tuy vậy, khi có sự thay đổi này, nguyên tắc công khai toàn bộ đòi hỏi bản chấtcủa sự thay đổi, kiểm nghiệm đối với sự thay đổi và ảnh hưởng của sự thay đổi

đó đến lãi ròng, tất cả phải được công khai trong thuyết minh báo cáo tài chính.

2.2.2.3.Nguyên tắc thận trọng.

Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ướctính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

Phải lập dự phòng nhưng không lập quá lớn

Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập.Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải cạnh tranh trên thịtrường để tồn tại, phát triển và đứng trước những rủi ro trong kinh doanh Dovậy, để tăng năng lực của các doanh nghiệp trong việc ứng phó với rủi ro,nguyên tắc thận trọng cần được áp dụng

Theo nguyên tắc này thì giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàngtồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí đểbán hàng tăng lên Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trịthuần có thể được thực hiện là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phảnánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng

Trang 22

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồnkho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phònggiảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kholớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng Việc lập dự phòng giảmgiá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho Đối với dịch

vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theotừng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt

Nguyên tắc này đòi hỏi trên bảng cân đối kế toán, giá trị hàng tồn khophải được phản ánh theo giá trị ròng:

Giá trị tài sản ròng = Giá trị tài sản - Khoản dự phòng

Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đíchsản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm dochúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuấtcủa sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thìnguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho được đánh giá giảm xuống bằngvới giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng

Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thuần

có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó Trường hợp cuối năm kếtoán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập thấp hơnkhoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì sốchênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị hàng tồn khophản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc (nếu giá gốc nhỏ hơn giá trịthuần có thể thực hiện được) hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được (nếugiá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được)

2.2.2.4.Nguyên tắc phù hợp

Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận làchi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến

Trang 23

chúng được ghi nhận Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảmgiá hàng tồn kho phải lập ở cuối niên độ kế toán năm nay lớn hơn khoản dựphòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, các khoảnhao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi trừ (-) phần bồi thường do tráchnhiệm cá nhân gây ra, và chi phí sản xuất chung không phân bổ, được ghi nhận

là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ Trường hợp khoản dự phòng giảm giáhàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phònggiảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệchlớn hơn phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh

Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào chi phí trong kỳ phải đảm bảonguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu.Giá vốn của sản phẩm sản xuất rahàng hoá mua vào được ghi nhận là chi phí thời kỳ vào kỳ mà nó được bán Khi nguyên tắc phù hợp bị vi phạm sẽ làm cho các thông tin trên báo cáo tàichính bị sai lệch, có thể làm thay đổi xu hướng phát triển thực của lợi nhuậndoanh nghiệp

Trường hợp hàng tồn kho được sử dụng để sản xuất ra tài sản có địnhhoặc sử dụng như nhà xưởng, máy móc, thiết bị tự sản xuất thì giá gốc hàng tồnkho này được hạch toán vào giá trị tài sản cố định

2.2.3.Các phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho

Có 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho:

Phương pháp tính theo giá đích danh

Phương pháp bình quân :+ Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ

+ Theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập

+ Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ trước:

Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)Phương pháp nhập sau xuất trươc ( LIFO)

Trang 24

( 1 ) Phương pháp tính theo giá đích danh

Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp quản lýhàng hóa theo từng lô hàng nhập Hàng xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đơngiá của lô hàng đó để tính Phương pháp này thường sử dụng với những loạihàng có giá trị cao, thường xuyên cải tiến mẫu mã chất lượng (TS.Nguyễn Thị

Tâm 2006).

( 2 ) Phương pháp bình quân gia quyền

+ Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, đếncuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ

+ Theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập hànghoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bìnhquân

+ Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ trước: Dựa vào trị giá và số lượnghàng tồn kho cuối kỳ trước, kế toán tính giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước đểtính giá xuất

( 3 ) Phương pháp nhập trước, xuất trước

Phương pháp này dựa trên giả thuyết là hàng hóa nhập trước thì sẽ được xuất trước Do đó, giá trị hàng hóa xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần trước rồi nơi tính tiếp giá nhập kho lần sau Như vậy giá trị hàng hóa tồn sẽ được phản ánh với giá trị hiện tại vì được tính giá của những lần nhập kho mới nhất.

( 4 ) Phương pháp nhập sau, xuất trước

Phưng pháp này dựa trên giả thuyết là hàng hóa nào nhập kho sau nhất sẽđược xuất ra sử dụng trước Do đó, giá trị hàng hóa xuất kho được tính hết theogiá nhập kho mới nhất, rồi tính tiếp theo giá nhập kho kế tiếp sau đó Như vậygiá trị hàng hóa tồn kho sẽ được tính theo giá tồn kho cũ nhất

(Chuẩn Mực Kế Toán Số 02 số149/2001/QĐ-BTC 2001)

Trang 25

2.2.4.Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho

Có hai phương pháp kiểm kê nguyên vật liệu:

Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) : là phương pháp theo dõi,phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vât

tư, hàng hóa trên sổ sách kế toán Tình hình biến động tăng giảm của vật tư hànghóa được thể hiện rõ rang, giá trị nguyên liệu ở bất cứ thời điểm nào trong kỳhạch toán đều có thể nắm bắt được Cuối kỳ hạch toán , căn cứ vào số liệu kiểm

kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kếtoán ta sẽ xác định được số vật liệu thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để cógiải pháp xử lí kịp thời (GS.TS Ngô thế Chi & TS.Trương Thị Thuỷ,2010)

Phương pháp kiểm kê định kì (KKĐK): là phương pháp hạch toán căn cứvào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kì trên sổ kế toántổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu đã xuất trong kỳ theo công thức:Trị gía vật tư Trị giá vật tư Trị giá vật tư Trị giá vật tư xuất kho = còn đầu kỳ + nhập trong kỳ + còn cuối kỳ

(GS.TS.Ngô thế Chi & TS.Trương Thị Thuỷ, 2010)

Theo phương pháp KKĐK, mọi biến động nguyên vật liệu sẽ không đượctheo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho Giá trị vật tư, hàng hóa mua

về nhập kho được phản ánh trên tài khoản mua hàng

2.2.5.Xác định lượng tồn kho nguyên vật liệu cần dùng cho kỳ kế hoạch (lượng vật tư cần dùng)

Lượng vật tư cần dùng là lượng vật tư được sử dụng một cách hợp lý vàtiết kiệm nhất trong kỳ kế hoạch Lượng vật tư cần dùng phải đảm bảo hoànthành chỉ tiêu tổng sản lượng trong kỳ kế hoạch Đồng thời cũng phải tính đếnnhu cầu vật tư cho chế thử, dùng cho sửa chữa máy móc thiết bị

Trang 26

Việc xác định lượng vật tư cần dùng là cơ sở để lập kế hoạch mua sắm vật

tư Lượng vật tư cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại, từng thứ tự theoquy cách, cỡ loại của nó ở từng bộ phận sử dụng sau đó tổng hợp chung chotoàn công ty

Khi tính toán cần dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vịsản phẩm và nhiên liệu cho sản xuất, chế thử sản phẩm và sửa chữa cho kỳ kếhoạch Tuỳ thuộc vào từng loại vật tư, từng loại sản phẩm đặc điểm kinh tế kỹthuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp tính toán thích hợp

Để xác định nhu cầu vật tư cho kỳ kế hoạch của doanh nghiệp cần căn cứvào:

- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch

- Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm

- Tình hình giá cả vật tư trên thị trường

Xác định lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch đối với các sản phẩm

có định mức vật tư theo công thức sau:

Trong đó:

Vcd : Lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch

mij : Là định mức vật tư loại j dùng để sản xuất một đơn vị sản phẩmloại i hoặc cho một chi tiết sản phẩm loại i

Qi : Là số sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch, hoặc khối lượng

chi tiết sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

n : Là số sản phẩm mà công ty sản xuất trong kỳ kế hoạch

Xác định nhu cầu vật tư dùng cho năm kế hoạch đối với các sản phẩmchưa xây dựng được định mức vật tư chính xác, để xác định nhu cầu vật tư cóthể dùng phương pháp tính theo hệ số biến động theo công thức sau:

Trang 27

Vcd=Nbc *Tsx *Hsd Trong đó:

Vcd : Lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch

Nbc : Lượng vật tư đã sử dụng trong năm báo cáo

Tsx : Nhịp độ phát triển sản xuất của kỳ kế hoạch

H : Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo

Trang 28

 Định mức tiêu hao vật tư

Định mức tiêu hao vật tư là quy định số nguyên vật liệu, nhiên liệu tối đacho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong những điều kiện tổ chức và

kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch Định mức tiêu hao vật tư có những tácdụng sau:

-Định mức tiêu hao vật tư là cơ sở để tính các chỉ tiêu kế hoạch, cân đốitrong doanh nghiệp, từ đó xác định đúng đắn mối quan hệ mua bán và ký hợpđồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vịkinh doanh vật tư

- Định mức tiêu hao vật tư là căn cứ để tổ chức cấp phát vật tư hợp lý, kịpthời cho các phân xưởng, đội xe, công trường, bộ phận sản xuất và nơi làm việcđảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối nhịp nhàng và liên tục

Định mức tiêu hao vật tư có vị trí quan trọng trong lĩnh vực sản xuất vàkinh doanh Điều quan trọng đối với cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệpphải nhận thấy rằng định mức tiêu hao vật tư là chỉ tiêu biến động phải luônđược đổi mới và hoàn thiện theo tiến bộ của khoa học kỹ thuật, sự đổi mới vàhoàn thiện của các mặt quản lý và trình độ tay nghề của công nhân không ngừngđược nâng cao

Phương pháp xác định định mức tiêu hao vật tư có ý nghĩa quyết định đếnkết quả tính định mức vật tư, các định mức đã được xác định tuỳ theo những đặcđiểm kinh tế kỹ thuật, điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà chọn phươngpháp xây dựng thích hợp Trong thực tế hiện có 3 phương pháp xây dựng địnhmức tiêu hao vật tư:

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích tính toán

- Phương pháp thử nghiệm sản xuất

( PGS.TS.Phan Tố Uyên, 2009)

Trang 29

2.2.6 Xác định lượng tồn kho nguyên vật liệu cần mua (lượng vật tư cần mua)

Sau khi đã xác định lượng vật tư cần dùng, cần dự trữ thì phải tiến hànhtổng hợp và cân đối các nhu cầu để xác định lượng vật tư doanh nhiệp cần thiếtphải mua trên thị trường trong nước và nước ngoài để đảm bảo hoàn thànhnhiệm vụ kế hoạch của doanh nghiệp

Xác định lượng vật tư cần mua theo công thức sau:

Vcm =Vcd +(Vd1 –Vd2) Trong đó:

Vcm : Lượng vật tư cần mua

Vcd : Lượng vật tư cần dùng

Vd2 : Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ kế hoạch ( cuối năm báo cáo)

Vd1 : Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ kế hoạch

Lượng vật tư tồn kho cuối năm báo cáo, đảm bảo cho hoạt động của công

ty được tiến hành bình bình thường, được xác định ngay từ đầu năm kế hoạch

Lượng vật tư tồn kho đầu kỳ được tiến hành theo công thức:

Vd1=(Vk +Vnk) –Vx Trong đó:

Vk : Lượng vật tư tồn kho ở thời điểm kiểm kê

Vnk : Lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo

Vx : Lượng vật tư xuất kho để dùng từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm

Trang 30

Đảm bảo cho quá trình sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp được tiếnhành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch.

Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệuquả và tiết kiệm chi phí

Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất- kinh doanh và tình hình tồn kho để kịp thời báo cáo cho bộ phận thumua có biện pháp khắc phục kịp thời

Đảm bảo đủ hàng hóa, thành phẩm cung ứng ra thị trường

(PGS.TS Nguyễn Thị Tâm & Th.S Nguyễn Xuân Tiến, 2010)

Ý nghĩa

Công tác quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Muốn cho các hoạtđộng được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó cácloại vật tư, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩmchất chất lượng

Doanh nghiệp thương mại cần phải có hàng hóa thì mới tồn tại được,chính vì vầy cần phải đảm bảo có đủ hàng hóa để cung ứng cho thị trường và xãhội (PGS.TS.Nguyễn Thị Tâm &Th.S Nguyễn Xuân Tiến, 2010)

2.2.8.Tầm quan trọng của quản trị hàng tồn kho

Tầm quan trọng của công tác quản trị được thể hiện qua những khía cạnhsau đây:

Quản trị tốt có thể tránh mọi gián đoạn trong mọi quá trình sử dụng hàng.Quản trị tốt có thể giảm đến mức thấp nhất các loại chi phí kho hàng.Quản trị tốt sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi thực hiện các kếhoạch mà doanh nghiệp đặt ra

(GS.TS Phạm Quang Trung, 2012)

Trang 31

2.2.9 Các yếu tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho

Đối với trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu, mức tồn kho dự trữ thường phụthuộc vào:

- Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất củadoanh nghiệp Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu của doanh nghiệp thường baogồm 3 loại: Dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ (đối với cácdoanh nghiệp sản xuất có tính chất thời vụ)

- Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường

- Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa đơn vị cung ứngnguyên vật liệu với doanh nghiệp

- Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanhnghiệp

- Giá cả của các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu được cung ứng

Đối với mức tồn kho dự trữ bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, các nhân

tố ảnh hưởng gồm:

- Đặc điểm và các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quá trình chế tạosản phẩm

- Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm

- Trình độ tổ chức quá trình sản xuất của doanh nghiệp

Đối với tồn kho dự trữ sản phẩm thành phẩm, thường chịu ảnh hưởng cácnhân tố:

- Sự phối hợp giữa khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

- Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và khách hàng

- Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanhnghiệp (Ths.Vũ Quang Kết & TS.Nguyễn Văn Tấn, 2009)

Trang 32

2.2.10.Phương thức sắp xếp, quản lý hàng tồn kho

Dựa vào Thông tư 529-TC-CĐKT năm 1962 ban hành chế độ kế toán khohàng hóa do Bộ Tài chính ban hành thì bảo quản hàng hóa có những đặc điểm sau:

- Phải kiểm nhận số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho

- Hàng hóa chưa kiểm nghiệm hoặc chưa hóa nghiệm, hàng hóa nhận vậnchuyển hộ, nhận bán hộ và giữ hộ phải bảo quản riêng

- Mỗi kho phải có khóa cẩn thận, phải có đủ dụng cụ; phương tiện bảoquản cần thiết (tủ, giá, bục kê hàng …) phương tiện phòng hỏa, dụng cụ đolường v.v…

- Trong kho phải sắp xếp hàng hóa theo từng loại, từng thứ hàng, và theomột trật tư nhất định đúng vị trí ghi trên bản đồ kho để bảo đảm dễ bảo quản, dễtìm, dễ kiểm tra và phân phối hàng hóa được nhanh chóng, đảm bảo nguyên tắchàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau Tại nơi để mỗi thứ hàng,phải treo “bảng tên hàng hóa” trong đó ghi rõ: tên, số hiệu, nhãn hiệu, quy cách,đơn vị tính

- Đối với hàng hóa dễ bị ẩm ướt làm hư hỏng, dễ bị hoen rỉ, các hàng hóa

và vật tư kỹ thuật, hóa chất, hàng hóa quý giá v.v… phải có phương pháp bảoquản thích hợp với từng loại, từng thứ hàng

- Những hàng hóa dễ bắt lửa, chất nổ v.v… phải được bảo quản trongnhững kho riêng biệt, có niêm yết đầy đủ những điều cần thiết phải thi hành đểđảm bảo hàng hóa được an toàn Phải có đầy đủ phương tiện cứu hỏa

- Đối với những hàng hóa phải chọn lọc và đóng gói tại kho thì phải đểriêng không được để lẫn lộn hàng hóa chưa chọn lọc và đóng gói với hàng hóa

đã chọn lọc và đóng gói Khi xuất và nhập hàng hóa đưa ra chọn lọc và đóng góithì cũng phải làm đầy đù các thủ tục cân, đong, đo, đếm Hàng đã chọn lọc vàđóng gói phải thống nhất, về số lượng và trọng lượng của từng đơn vị để khinhập xuất và kiểm kê được nhanh chóng và chính xác Trên bao bì phải có phiếu

Trang 33

đóng bao bì ghi rõ tên người đóng bao bì, trọng lượng cả bì , trọng lượng thực tế