Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế nội quy, quy định của văn phòng công ty TNHH máy tính nét

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 4 1.1 Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Máy tính Nét 4 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 6 1.1.3.1 Hội đồng quản trị 6 1.1.3.2 Ban giám đốc 6 1.1.3.3 Các phòng ban, trung tâm 7 1.2 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp Công ty TNHH Máy tính Nét 7 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp 7 1.2.2 Nhiệm vục của phòng Hành chính tổng hợp 9 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10 1.2.3.1 Trưởng phòng Hành chính tổng hợp 10 1.2.3.2 Bộ phận bảo vệ, tạp vụ 11 1.2.3.4. Bộ phận cơ sở hạ tầng 11 1.2.3.5 Bộ phận tổng hợp 11 Tiểu kết 12 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀTỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾCỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 13 2.1 Nhữngvấn đề chung về nội quy, quy định, quy chế 13 2.1.1 Một số khái niệm 13 2.1.2 Vai trò của nội quy, quy định, quy chế 13 2.1.3 Các loại nội quy, quy định, quy chế 13 2.2 Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy định, quy chế của phòng Hành chính tổng hợp tại Công ty TNHH Máy tính Nét 14 2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức và xây dựng nội quy, quy định, quy chế 14 2.2.1.1 Thu thập thông tin 15 2.2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành nội quy, quy định, quy chế 20 2.2.2 Thực trạng công tác theo dõi, kiểm trathi hành nội quy, quy định, quy chế 24 2.2.3 Thực trạng công tác tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế 25 2.2.4 Các loại nội quy, quy định, quy chế do Công ty ban hành 25 Tiểu kết 39 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC LOẠI NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 40 3.1 Đánh giá những kết quả đạt được của công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định tại công ty TNHH Máy tính Nét 40 3.2 Một số hạn chế còn tồn tại trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế tại công ty TNHH Máy tính Nét 40 3.3 Nguyên nhân tồn tại những hạn chế trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế 41 3.4 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác xây dựng, tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của Văn phòng Công ty 42 3.4.1 Đối với Ban lãnh đạo 42 3.4.2 Đối với công nhân viên trực tiếp tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế, quy định 42 Tiểu kết 43 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Để có những kiến thức thực tế về công tác văn phòng nói chung và công tácvăn phòng doanh nghiệp nói riêng như ngày hôm nay, em xin chân thành cảm ơnBan Giám hiệu nhà trường, các thầy cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội nóichung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng, đã cung cấp cho em những kiến thức

về ngành Quản trị văn phòng

Em xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến ThS Nguyễn Hữu Danh đã đã tận tìnhhướng dẫn và trang bị cho em những kiến thức vô cùng quý giá về kỹ năng hoạchđịnh để em hoàn thành tốt đề tài của mình và nó cũng là nền tảng kiến thức cho emthực hiện công việc chuyên ngành trong tương lai

Qua đây Em cũng xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo, các anh, chịtrong phòng Hành chính tổng hợp Công ty TNHH máy tính Nét đã tạo điều kiện vànhiệt tình giúp em có cơ hội học hỏi, nghiên cứu để hoàn thành tốt đề tài của mình

Do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm nên đề tài sẽ không tránhkhỏi những hạn chế, thiếu sót Em mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của thầy, côgiáo, bạn bè để bài viết được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng

và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của văn phòng Công ty TNHH máy tính Nét ” là đề tài do em tự tìm hiểu, nghiên cứu và trình bày theo

suy nghĩ của bản thân, không sao chép nguyên văn từ bất kỳ tài liệu nào

Em xin chịu trách nhiệm với đề tài của mình !

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

7 Cấu trúc của đề tài 3

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 4

1.1 Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Máy tính Nét 4

1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 6

1.1.3.1 Hội đồng quản trị 6

1.1.3.2 Ban giám đốc 6

1.1.3.3 Các phòng ban, trung tâm 7

1.2 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp Công ty TNHH Máy tính Nét 7

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp 7

1.2.2 Nhiệm vục của phòng Hành chính tổng hợp 9

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10

1.2.3.1 Trưởng phòng Hành chính tổng hợp 10

1.2.3.2 Bộ phận bảo vệ, tạp vụ 11

1.2.3.4 Bộ phận cơ sở hạ tầng 11

1.2.3.5 Bộ phận tổng hợp 11

Tiểu kết 12

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀTỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾCỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 13

2.1 Nhữngvấn đề chung về nội quy, quy định, quy chế 13

2.1.1 Một số khái niệm 13

2.1.2 Vai trò của nội quy, quy định, quy chế 13

2.1.3 Các loại nội quy, quy định, quy chế 13

2.2 Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy định, quy chế của phòng Hành chính tổng hợp tại Công ty TNHH Máy tính Nét 14

2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức và xây dựng nội quy, quy định, quy chế 14

2.2.1.1 Thu thập thông tin 15

2.2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành nội quy, quy định, quy chế 20

2.2.2 Thực trạng công tác theo dõi, kiểm trathi hành nội quy, quy định, quy chế24 2.2.3 Thực trạng công tác tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế 25

2.2.4 Các loại nội quy, quy định, quy chế do Công ty ban hành 25

Tiểu kết 39

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC LOẠI NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 40

3.1 Đánh giá những kết quả đạt được của công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định tại công ty TNHH Máy tính Nét 40

3.2 Một số hạn chế còn tồn tại trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế tại công ty TNHH Máy tính Nét 40

3.3 Nguyên nhân tồn tại những hạn chế trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế 41

3.4 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác xây dựng, tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của Văn phòng Công ty 42

3.4.1 Đối với Ban lãnh đạo 42

3.4.2 Đối với công nhân viên trực tiếp tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện

nội quy, quy chế, quy định 42

Tiểu kết 43

KẾT LUẬN 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Mọi cơ quan, tổ chức khi thành lập đều được xác định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức Cơ quan, tổ chức, đơn vị bước vào hoạt động nghĩa

là nó bắt đầu sống trong một không gian pháp luật và các mối quan hệ rất đa dạng,phong phú và thậm chí khá phức tạp không chỉ bên trong cơ quan, tổ chức mà còncác mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở bên ngoài Để cơ quan, tổchức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện đúng chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, tổ chức đơn vị đó phải có những nội quy,quy định, quy chế bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt động thực hiện chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyết công việc Cácquy định, quy chế, nội quy, quy tắc ứng xử, quy tắc đạo đức nghề nghiệp điềuchỉnh quan hệ xử sự cụ thể bên trong và quan hệ giữa cơ quan, công nhân viên vớinhau

Do thấy được ý nghĩa tầm quan trọng của việc tổ chức và xây dựng nội quy,quy chế, quy định đối với hoạt động của doanh nghiệp nên tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy,quy chế, quy định tại công ty TNHH Máy Tinh Nét”

2 Lịch sử nghiên cứu

Viết về công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quyđịnh của văn phòng đã có rất nhiều tác giả, tác phẩm và những công trình nghiêncứu rất hay và ý nghĩa:

- Giáo trình Quản trị văn phòng doanh nghiệp của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri,xuất bản năm 2005, Nhà xuất bản: Khoa học và kỹ thuật Trong cuốn giáo trình đã

đề cập đến các vấn đề chung về văn phòng, nhà quản trị văn phòng, các nghiệp vụcủa công tác văn phòng như: việc xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kếhoạch tổ chức bộ máy văn phòng; tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tácvăn thư, lưu trữ

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy

chế, nội quy, quy định của văn phòng Công ty TNHH Máy Tính Nét.

-Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Tại Văn phòng công ty TNHH Máytính Nét, trong giai đoạn từ năm 2016 đến nay

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chếyếu kém và nguyên nhân trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quychế, nội quy, quy định của Văn phòng tại Công ty TNHH Máy tính Nét

Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác xâydựng nội quy, quy chế quy định của văn phòng phục vụ, duy trì hoạt động , gópphần vào sự thành công của Tổng Công ty trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đạihoá

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Đề tài sử dụng các phương pháp sau để nghiên cứu:

-Phương pháp so sánh

- Phương pháp phân tích.

- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tài liệu lưu trữ

tại… Tổng Công ty, báo chí, tài liệu chuyên ngành

- Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của đơn vị, chọn lọc

phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác

- Tham khảo ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô giáo trong trường

- Thảo luận, làm việc tập trung theo nhóm, ý kiến chia sẻ từ các đồng

nghiệp

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện đề tài nângcao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân

Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng,hiệu quả công tác các xây dựng nội quy, quy chế trong đơn vị

Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khoa quảntrị văn phòng và cán bộ nhân viên làm công tác quản trị văn phòng, nhân sự tại các

đơn vị doanh nghiệp.

Góp phần duy trì cải tiến lề lối, tác phong làm việc, nâng cao vai trò lãnhđạo của các nhà quản lý doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nộidung báo cáo tổng kết đề tài được thể hiện trong ba chương:

Chương 1: Tổng quan về tổ chức và hoạt động của công ty TNHH Máy Tính Nét

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của phòng Hành chính tổng hợp tại công ty TNHH Máy Tính Nét.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của phòng Hành chính tổng hợp tại công ty TNHH Máy Tính Nét.

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH

MÁY TÍNH NÉT 1.1Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công

ty TNHH Máy tính Nét

1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành

Tên công ty: CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT

Tên viết tắt: NETCOM CO.,LTD

Địa chỉ trụ sở chính: 46A, đường Trường Chinh, Phường Phương Mai, QuậnĐống Đa, TP Hà Nội, Việt Nam

và chứng tỏ được sự phát triển bền vũng trong những giai đoạn đầy khó khăn trênthị trường quốc tế và ở Việt nam Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã có nhữngthành tích rất đáng khích lệ trong thị trường máy tính ở Việt nam và đã có nhữngxây dựng được những mối quan hệ chặt chẽ với các khách hàng, các nhà sản xuất

và các bạn hàng trên thị trường trong và ngoài nước Kế thừa tất cả những thànhquả trên và với nhu cầu cần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh đã là những điều kiện

để ra đời Công ty Máy tính NETCOM Chính thức đổi tên thành Công tyNETCOM Co.,Ltd từ tháng 10.1999 với số vốn pháp định tăng lên 1,5 tỷ VNĐ vớithế mạnh cung cấp các giải pháp mạng, các hệ thống đa phương tiện và các sảnphẩm mạng cũng như thiết bị máy tính Với một quá trình ra đời và phát triển lâuđời, kế thừa những kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và với một đội ngũ nhân

viên có trình độ, năng lực Công ty đã tự khẳng định mình và dẫn trở thành một đơn

vị hàng đầu trong việc cung cấp các giải pháp mạng, các hệ thống mạng đào tạo đaphương tiện các thiết bị mạng và các thiết bị máy tính trên thị trường Việt nam

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

- Lập trình máy vi tính

- Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính

- Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy

vi tính

- Sửa chữa thiết bị khác

- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp

- Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trongcác cửa hàng chuyên doanh

- Xuất bản phần mềm ( trừ hoạt động xuất bản phẩm )

- Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp

- Sản xuất linh kiện điện tử

- Sản xuất máy vi tính và thiết bị ngoại vi của máy vi tính

- Sản xuất thiết bị truyền thông (trừ thiết bị thu phát sóng )

- Sản xuất sản phẩm điện tử dân dụng

- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

- Bán lẻ thiết bị nghe nhìn trong các cửa hàng chuyên doanh

- Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành ( trừ vận tảibằng xe buýt )

- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa ( trừ kinh doạnh bất động sản )

- Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác

- Xây dựng công trình công ích

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

1.1.3.1 Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là hội đồng có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả cácquyền nhân danh Công ty Hội đồng quản trị có các quyền sau:

- Quyết đinh cơ cấu tổ chức, bộ máy của Công ty;

- Quyết định chiến lược đầu tư, phát triển của Công ty trên cơ sở các mụcđích chiến lược đã được thông qua;

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động của Ban Giám đốc

và các nhân viên Công ty;

- Kiến nghị sửa đổi bổ sung điều lệ, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm,báo cáo tài chính, quyết toán năm, phương án phân phối, sử dụng lợi nhuận vàphương hướng phát triển, kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sáchhàng năm của Công ty trình Đại hội đồng cổ đông;

- Triệu tập, chỉ đạo chuẩn bị nội dung và chương trình cho các cuộc họp Đạihội đồng cổ đông;

- Đề xuất việc tái cơ cấu lại hoặc giải thể Công ty;

1.1.3.2 Ban giám đốc

Ban giám đốc gồm Tổng Giám đốc, Các phó tổng giám đốc do Hội đồngquản trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổđông về điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty PhóTổng Giám đốc có trách nhiệm giúp đỡ Tổng Giám đốc điều hành hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty Ban Giám đốc có nhiệm vụ:

- Tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công

ty theo quyết định của Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, Điều lệ Công ty

và tuân thủ pháp luật;

- Xây dựng và trình Hội đồng quản trị các quy chế quản lý điều hành nội bộ,

kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của Công

- Đề nghị Hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng

kỷ luật đối với Phó Tổng Giám đốc, kế toán trưởng

- Ký kết, thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự theo quy định củapháp luật;

- Báo cáo Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động, kết quả sản xuất kinhdoanh, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và phápluật về những sai phạm gây tổn thất cho Công ty;

- Thực hiện các Quyết định của Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, kếhoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty đã được Hội đồng quản trị, Đạihội đồng cổ đông thông qua

1.1.3.3 Các phòng ban, trung tâm

Trực tiếp tiến hành các nghiệp vụ kinh doanh của Công ty Các phòng, trungtâm nghiệp vụ gồm có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạtđộng sản xuất kinh doanh của phòng, trung tâm và dưới sự chỉ đạo của Ban giámđốc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Máy Tính Nét ( Phụ lục 01 )

1.21.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp Công ty TNHH Máy tính Nét

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp

Phòng Hành chính tổng hợp là một bộ phận vô cùng quan trọng có ý nghĩakhông nhỏ trong hoạt động kinh doanh của Công ty Do đó phòng Hành chính tổnghợp có hai chức năng để phục vụ cho nhu cầu làm việc và giải quyết các vấn đềcủa Công ty đó là tham mưu, tổng hợp và hậu cần

- Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ các

nguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho thủtrưởng đơn vị đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác Trong cácthông tin tổng hợp được có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiếntrình cho lãnh đạo

- Chức năng tham mưu : là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho

lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn Trongmột cơ quan thủ trưởng là người chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vị mình vàcần phải nắm bắt và hiểu rõ được tất cả các hoạt động của đơn vị mình Bên cạnh

đó, các hoạt động trong cơ quan diễn ra trong phạm vi không gian lớn ở tất cả cácngành tham gia Vì vậy đòi hỏi phải có một bộ phận tham mưu thủ trưởng điềuhành và ra quết định quản lý

Công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng, cònnội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệuphục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất cả hai nội dung trên nhằmmục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo Công ty Nếutách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan vàthiếu những căn cứ khoa học chính xác

Hoạt động của công ty phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủquan ( thuộc về lãnh đạo Công ty ), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắnmang tính khoa học, người lãnh đạo cần căn cứ vào những yếu tố khách quan nhưnhững ý kiến tham gia của các cấp quản lý , những người trợ giúp Những ý kiến

đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhằm thammưu cho lãnh đạo những thông tin, phương án phán quyết kịp thời đúng đắn Hoạtđộng này rất cần thiết và mang tính hiệu quả vì nó vừa tham vấn và tính chuyềnsâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo ( tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinhtrong thực tế ) để lựa chọn một quyết định tối ưu Đây chính là nội dung tham mưucủa công việc phòng Hành chính tổng hợp

Nhưng mặt khác, kết quả tham mưu phải xuất phát từ những thông tin ở cảđầu vào, đầu ra và những thông tin ngược lại trên mọi lĩnh vực của nhiều đốitượng mà văn phòng thu thập được Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc,phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từnglĩnh vực cụ thể Hoạt động trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt độngvăn phòng Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động thì phòngHành chính tổng hợp có nhiệm vụ trợ giúp cho lãnh đạo Công ty có cơ sở khoahọc để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của

Công ty.

- Chức năng hậu cần:là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật

chất, phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của

cơ quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi côngtác cho thủ trưởng, kinh phí, y tế và môi trường…có thể nói chức năng hậu cần làrất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị Nếu không đảm bảođược các yếu tố đó, tiến độ công việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việc thực hiệnmục tiêu của cơ quan không được đảm bảo.Tóm lại cả 3 chức năng trên đều quantrọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát triển hoạt động của cơ quan nói chung vànhiệm vụ văn phòng nói riêng

Trong đó chức năng tham mưu, tổng hợp là quan trọng nhất vì bất cứ hoạtđộng nào của cơ quan đều cần đến nhu cầu tối thiểu về thông tin do văn phòngtổng hợp trình sẽ là căn cứ quan trọng dể người lãnh đạo ra quyết định

1.2.2 Nhiệm vục của phòng Hành chính tổng hợp

Để thực hiện chức năng của mình, văn phòng phải thực hiện hàng loạt nhiệm

vụ tương ứng với các chức năng đó:

- Văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận khai thác thông tin dữ liệuđầu vào, phân tích đánh giá và xử lý thông tin để thủ trưởng ra những quyết địnhquản lý Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn bản trong cơquan và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các văn bảntheo đúng chính sách, pháp luật của nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu của

cơ quan giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan soạnthảo ban hành Với nhiệm vụ này văn phòng phải thiết lập các trạm thu thông tinđầu vào qua các kênh thu chính thức và phi chính thức Quản lý đầu ra một cáchchặt chẽ, đây là những thông tin đã được xử lý và sử dụng để tham mưu cho cấptrên ra các quyết định quản lý, điều hành

- Văn phòng phải xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý, năm vàsắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị Hoạt động của cơ quan có tốthay không là do chương trình hoạt động của văn phòng lập ra Văn phòng còn phảitham gia điều phối hoạt động của toàn cơ quan Thường xuyên theo dõi đôn đốc

các đơn vị thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề ra giải quyết những vấn

đề đột xuất, những khó khăn trở ngại trong việc thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên kịp thời

- Tổ chức các cuộc họp thường niên hàng tháng, quý, họp cuối năm, họp cổđông và các hội thảo khách hang của Công ty

- Tham mưu cho Ban Giám đốc sắp xếp tổ chức bộ máy hoạt động trongCông ty

- Tham mưu cho Ban Giám đốc trong Công tác quy hoạch, đào tạo bồidưỡng đội ngũ các công nhân viên

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với các công nhân viên; tổchức thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật

- Lập kế hoạch về lao động, tuyển dụng ( hoặc sa thải ); Quản lý hồ sơ nhân

sự, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý lao động và sử dụng lao động

- Tổng hợp kết quả của các phòng ban trong Công ty Giúp Ban Giám đốcđiều hành các mối quan hệ trong nội bộ và với các đối tác kinh doanh

- Thực hiện công tác: hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu theo quyđịnh hiện hành

- Quản lý và điều phối sử dụng xe oto phục vụ công tác của nhân viên Công

ty Lập kế hoạch và thực hiện việc bảo dưỡng, sữa chữa xe

- Thống kê và báo cáo theo yêu cầu của Ban Giám đốc

chức các cuộc hội nghị, sơ tổng kết, tổ chức các cuộc triển lãm

Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn, các văn bản về chế độ chính sách,

về chế độ quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chuyên môn màmình phụ trách trên cơ sở chủ trương chính sách của nhà nước và của ngành

Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo

Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng cơ chế quản lý sản xuất kinhdoanh theo nghiệp vụ lĩnh vực được giao, giúp giám đốc phối hợp hoạt động vớiĐảng uỷ, công đoàn, đoàn thanh niên

Tổ chức soạn thảo văn bản tài liệu hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ củanghành

Trực tiếp phụ trách các phần sau: Làm công tác đối nội, đối ngoại quan hệkhách mời, dự các cuộc họp hội nghị của công ty, tổ chức khai thác thông tin phục

vụ cho chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của công ty Thống nhất quản lýkhai thác sử dụng mạng lưới thông tin, công tác văn thư lưu trữ, đánh máy tính, tổ

xe, ký các văn bản, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộcông nhân viên của công ty

1.2.3.2 Bộ phận bảo vệ, tạp vụ

Nhân viên bảo vệ: thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan 24/24 giờ trongngày Quản lý người cư trú lại trong công ty làm việc, khai báo tạm trú, tạm vắngvới cơ quan công an Ngăn ngừa và nghiêm cấm tình trạng đánh bạc, rượu chètrong công ty Đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy trong công ty, tham giatập huấn phòng cháy, chữa cháy của công an thành phố

Nhân viên tạp vụ: Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan và có nhiệm vụmua các dụng cụ phục vụ cho công tác như xà phòng, chổi

văn đến trình duyệt lãnh đạo và chuyển công văn đến các phòng có trách nhiệmgiải quyết Vào sổ và quản lý tốt công văn.Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàncông ty, bảo quản tốt công văn giấy tờ.

Quản lý và sử dụng tốt con dấu của công ty và các loại giấy tờ khống chỉ,giấy giới thiệu, giấy đi đường, thông báo các cuộc họp cho công ty, mua sắm phânphối văn phòng phẩm cho công ty

Chịu trách nhiệm đón khách tại phòng khách trước khi đưa họ đi làm việcvới lãnh đạo công ty, phục vụ nước uống cho các phòng ban và các cuộc họp.Quản

lý tài sản được trang bị trong các phòng làm việc của lãnh đạo và các phòng họp,phòng khách

Hàng ngày có nhiệm vụ đưa báo chí đến các phòng làm việc của lãnh đạo,ngoài ra còn phải thường xuyên đánh máy, photocopy các tài liệu cho các phòngnghiệp vụ, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính,máy photocopy được trang bị trong công ty

Thực hiện công tác lưu trữ : Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệulưu trữ; Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịpthời cho thủ trưởng và đề xuất phương án giải quyết

Trong cơ cấu tổ chức của Công ty văn phòng có vị trí như một nhân tố trungtâm của luồng thông tin và phục vụ hậu cần Có thể xem xét văn phòng như mộttrạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả bên trong và bênngoài Công ty

Tiểu kết

Như vậy chương 1 đã trình bày khái quát về lịch sử hình thành; cơ cấu tổchức; chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Máy tính Nét và trình bày một cáchchi tiết về chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp –công ty TNHH Máy tính Nét Đó là cơ sở lý thuyết để tìm hiểu thực trạng công tácxây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy định, quy chế của phòng Hànhchính tổng hợp ở Chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀTỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾCỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG

HỢP TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 2.1 Nhữngvấn đề chung về nội quy, quy định, quy chế

2.1.1 Một số khái niệm

- Quy định là những quy tắc chuẩn mực trong xử sự, những tiểu chuẩn, địnhmức về kinh tế, kỹ thuật được cơ quan nhàu nước có thẩm quyền ban hành hoặcthừa nhận và buộc các tổ chức, cá nhân có liên quan phải tuân thủ

- Quy chế là chế độ được quy định bởi một cơ quan, tổ chức có thẩm quyềntrong một phạm vi nhất định, được ban hành có văn bản và có hiệu lực thi hànhtrong phạm vi cơ quan, tổ chức đó

- Nội quy là những quy định do nội bộ bên trong một cơ quan, tổ chức xãhội tự đặt ra buộc những người làm việc hoặc tham gia cơ quan, tổ chức đó phảituân theo

2.1.2 Vai trò của nội quy, quy định, quy chế

- Nội quy, quy chế, quy định giúp cơ quan tổ chức hoạt động có nguyên tắcthống nhất hiệu quả

- Hướng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận, đơn vị, phòng, ban, nhân viên trong

2.1.3 Các loại nội quy, quy định, quy chế

- Nội quy lao động

- Nội quy ra vào cơ quan

- Nội quy phòng cháy, chữa cháy

- Quy định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận/ đơn vị trực thuộc

- Quy định chế độ lưu trữ

- Quy định thực hiện công tác vệ sinh an toàn lao động

- Quy định phòng cháy chữa cháy

- Quy định khen thưởng kỷ luật an toàn vệ sinh lao động

- Quy định quản lý và sử dụng công cụ hỗ trợ

- Quy định chế độ công tác phí

- Quy định định mức lao động

- Quy định đón tiếp và làm việc với các đoàn khách quốc tế

- Quy định quản lý công nợ

- Quy định quản lý tài sản cố định

- Quy chế văn hóa doanh nghiệp

- Quy chế phân cấp quản lý

- Quy chế tổ chức thanh tra kiểm tra nội bộ

- Quy chế tổ chức và hoạt động bảo vệ

- Quy chế thu chi nội bộ

- Quy chế tuyển dụng và đào tạo

- Quy chế tổ chức và hoạt động

- Quy chế làm việc

- Quy chế thi đua, khen thưởng

- Quy chế nâng lương, nâng bậc

- Quy chế quản lý tài chính trong cơ quan, doanh nghiệp

- Quy chế trợ cấp thăm hỏi con của cán bộ công nhân viên, người lao động

- Quy chế xây dựng và quản lý sử dụng nhãn hiệu

……

2.2 Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy định, quy chế của phòng Hành chính tổng hợp tại Công ty TNHH Máy tính Nét

2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức và xây dựng nội quy, quy định, quy chế

Tổ chức và xây dựng nội quy, quy chế, quy định làm việc là việc làm quan

trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động của mộtdoanh nghiệp, nhằm thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo vai tròlãnh đạo tập thể của công ty, phát huy tốt trách nhiệm của công nhân viên, nhất làngười đứng đầu và giải quyết tốt các mối quan hệ công tác Đây không phải là vấn

đề mới đưa ra thảo luận mà đã có nhiều bài viết nghiên cứu trao đổi về cơ sở lýluận và thực tiễn kinh nghiệm trong xây dựng thực hiện nội quy, quy chế, quy địnhlàm việc của các doanh nghiệp Đặc biệt là, mặc dù đã xây dựng được nội quy, quychế, quy định nhưng quá trình thực hiện ở các bộ phận, phòng, ban vẫn chưachuẩn, chưa đúng với quy định đề ra, thậm chí còn vi phạm Nhằm góp phần xâydựng và thực hiện tốt nội quy, quy chế, quy định làm việc của công ty, trong bàiviết này, tôi xin nêu một số vấn đề đáng quan tâm từ thực tế xây dựng và thực hiệnnôi quy, quy chế, quy định làm việc của công ty trong thời gian qua

2.2.1.1 Thu thập thông tin

* Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin

Mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khác nhau đối với vấn đề bảo đảmthông tin cho công việc của mình Trong sự đa dạng của thông tin, việc xác địnhđúng nhu cầu thông tin sẽ giúp cho việc thu thập thông tin có trọng tâm, bảo đảmthu thập các thông tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải,thiếu các thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải quyết Để xác địnhđúng nhu cầu bảo đảm thông tin phòng Hành chính tổng hợp cần:

- Căn cứ vàonhiệm vụ, công việc phải giải quyết Khi xác định nhu cầu bảođảm thông tin, cần phải trả lời đầy đủ các câu hỏi: Vấn đề đang giải quyết – xâydựng nội quy, quy định, quy chế cho Công ty cần có những thông tin nào? Thôngtin hiện có còn thiếu những nội dung gì? Những thông tin quan trọng nhất để xử lývấn đề?

- Việc xác định nhu cầu thông tin của cá nhân cần được xác định gắn vớinhu cầu thông tin của công ty phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ chungcủa công ty Những thông tin cần thiết cho việc xây dựng nôi quy, quy định, quychế có thể đã được thu thập một phần hoặc toàn bộ trong hoạt động thực tiễn củacông ty Vì vậy, việc xác định nhu cầu thông tin gắn với nhu cầu thông tin của

công ty sẽ tránh việc thu thập lại những thông tin đã có Mặt khác, đặt việc xácđịnh nhu cầu thông tin cá nhân trong mối tương quan với nhu cầu thông tin củacông ty – xây dựng nội quy, quy chế, quy định để bảo đảm sự thông suốt của thôngtin trong hoạt động của công ty.

- Việc xác định nhu cầu bảo đảm thông tin cho việc tổ chức và xây dựngnộiquy, quy định, quy chế của Công ty Phòng Hành chính cần phải dựa trên cácnguyên tắc cơ bản:

+ Nguyên tắc liên hệ ngược: Việc xác định nhu cầu thông tin liên quan đếnvấn đề xây dựng nội quy, quy định, quy chế của Công ty cần phải được tiếp cận đachiều, bảo đảm các chiều cạnh của thông tin liên quan đến việc xây dựng nội quy,quy định, quy chế không phải là thông tin giản đơn, một chiều

+ Nguyên tắc đa dạng tương xứng: Việc xác định nhu cầu thông tin gắn vớibản chất của vấn đề đang xử lý đó là xây dựng nội quy, quy định, quy chế Mộtvấn đề phức tạp không thể giải quyết bằng các thông tin đơn giản mà cần phải bảođảm các thông tin phù hợp, cần thiết, tương ứng với mức độ phức tạp của vấn đề

+ Nguyên tắc phân cấp bảo đảm thông tin: Nhu cầu thông tin ở mỗi cấp đốivới vấn đề cần giải quyết có sự khác nhau.Nên việc xác định nhu cầu thông tin cầngắn với vị trí, công việc được phân giao giải quyết Vì vậy phòng Hành chính cầnxác định đúng nhu cầu thông tin đối với cấp độ của người sử dụng thông tin sẽgiúp định hướng xác định thu thập thông tin cần thiết cho việc xây dựng nội quy,quy chế, quy định tránh việc ôm đồm, thu thập những thông tin ngoài lề, khôngliên quan trực tiếp đến công việc cần giải quyết

+ Nguyên tắc hệ thống mở: Nhu cầu bảo đảm thông tin được tiếp cận theocách tiếp cận mở, khai thác nhiều nguồn thông tin, không bó hẹp ở một nguồnthông tin Việc xác định nhu cầu thông tin theo nguyên tắc mở nhằm tạo ra nguồnthông tin đa dạng, đa chiều giúp tiếp cận vấn đề toàn diện hơn

* Xác định các kênh và nguồn thông tin:

Trên cơ sở xác định nhu cầu thông tin, việc xác đinh kênh và nguồn thu thậpthông tin là bước tiếp theo của quá trình thu thập thông tin Ở đây, phòng Hànhchính tổng hợp xác định rõ thông tin sẽ thu thập từ nguồn nào Nguồn thông tin

trên thực tế có thể phân loại theo những cách tiếp cận khác nhau nhưng tổng thể cóthể được chia thành thông tin thứ cấp và sơ cấp Thông tin thứ cấp là nguồn thôngtin sẵn có từ các chủ thể khác cung cấp Thông tin sơ cấp là thông tin mới, đượcthu thập thông qua các phương pháp, kỹ thuật nhất định.

- Thu thập thông tin qua nguồn thứ cấp:

+ Thông tin các hồ sơ tài liệu, văn bản: Hồ sơ, văn bản tài liệu là một nguồnthông tin quan trọng trong hoạt động của công ty Thông tin từ từ hồ sơ, tài liệu,văn bản rất đa dạng, gắn với hoạt động của công ty Nguồn thông tin này có tínhkhả dụng cao Trước vấn đề cần giải quyết – xây dựng nội quy, quy chế, quy địnhthông tin từ hồ sơ, tài liệu văn bản là một nguồn thông tin có giá trị, phục vụ trựctiếp cho quá trình tổ chức và xây dựng Để thu thập thông tin từ hồ sơ, tài liệu, vănbản có hiệu quả, quá trình thu thập nguồn thông tin phòng Hành chính chú ý đếncác bước sau:

>Xác định thông tin cần thu thập để giải quyết vấn đề;

> Xem xét đối với vấn đề đó thì hồ sơ, tài liệu, văn bản nào có thông tinnày?

>Xác định hồ sơ, tài liệu, văn bản được lưu trữ và quản lý ở đâu?

> Tiếp cận hồ sơ, tài liệu, văn bản và xác định những thông tin cần thiếtphục vụ quá trình giải quyết công việc

+Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, internet và cácphương tiện thông tin đại chúng khác Sách báo, tạp chí, các phương tiện thông tinđại chúng là một nguồn thông tin quan trọng Thông tin từ sách, tạp chí có tínhchuyên sâu nhưng có thể có hạn chế về tính cập nhật Thông tin từ các phương tiệnthông tin đại chúng có tính cập nhật, đa dạng nhưng có thể có những yếu tố chưađược kiểm chứng đầy đủ đặc biệt là thông tin từ internet Bên cạnh đó, các thôngtin từ internet có thể có yếu tố bình luận, đánh giá, cảm nhận từ người đưa tin Vìvậy, việc thu thập thông tin phòng Hành chính tổng hợp chú ý đến những đặc điểmnày để loại bỏ những yếu tố cảm tính, tìm ra những yếu tố có ý nghĩa thông tinkhách quan Ngoài ra việc khai thác thông tin từ sách báo, tạp chí và các phươngtiện truyền thông phòng Hành chính tổng hợp bảo đảm các yêu cầu sau:

>Bảo đảm tính chính xác và có độ tin cậy cao Thông tin khoa học chính xácluôn là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất, nếu như trích dẫn vào nguồn tài liệutham khảo không chính xác sẽ dẫn đến những quan điểm nhận thức sai lầm Chẳnghạn, hiện nay, trên mạng internet có rất nhiều blog cá nhân, trong đó có nhiều blog

cá nhân có những bài viết thể hiện quan điểm, cách nhìn nhận cá nhân đôi khi thiểncận và không khách quan, vậy chúng ta có nên trích dẫn những quan điểm này haykhông? Và trên mạng internet hiện nay có nhiều trang thông tin điện tử có tính chấtphản động, có nhiều bài viết đi ngược lại chủ trương, đường lối, chính sách, phápluật của Nhà nước, không phản ánh đúng bản chất sự việc… Để bảo đảm tínhchính xác của thông tin thu thập từ sách, báo, tạp chí và các phương tiện thông tinđại chúng khi thu thập phòng Hành chính tổng hợp căn cứ vào những điều kiệnsau: Nội dung các quan điểm chứa đựng trong tài liệu tham khảo phải phù hợp vớichủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Thông tin có cập nhậtvới thực tiễn, mức độ lạc hậu của thông tin

>Bảo đảm tính khách quan : tính khách quan của tài liệu thứ cấp được thểhiện ở việc khi sử dụng nguồn thông tin này, tuyệt đối không được bóp méo, xuyêntạc nội dung của tài liệu thứ cấp mà phải tôn trọng tính chính xác của tài liệu thứcấp

>Bảo đảm tính pháp lý việc thu thập thông tin từ sách báo, tạp chí tuân theocác quy định của pháp luật như thu thập thông tin phải tuân thủ các quy định vềbảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, nghĩa là chỉ được sử dụng nguồn tài liệu tham khảo đókhi được phép của tác giả hoặc cơ quan quản lý Mạng internet có thể cung cấpthêm thông tin về nhiều vân đề được quan tâm, cả tin tức thời sự, dư luận xã hội,các dữ liệu có hệ thống và chính thức hoặc không chính thức, cả trong và ngoàinước Trong đó: Các website của chính phủ, các bộ ngành, địa phương, các tổ chứcquốc tế liên quan… có thể cung cấp những thông tin chính thống; Các blog cánhân và mạng xã hội trưng bày nhiều thông tin đa dạng về dư luận xã hội; Cácphương tiện kỹ thuật số trên mạng cung cấp nhiều dữ liệu bằng hồ sơ chữ viết,bằng âm thanh, hình ảnh, video… làm tăng độ thuyết phục và độ tin cậy của thôngtin Có thể tiến hành theo các bước:

 Xác định chuyên đề của thông tin bằng một từ khóa cụ thể.

 Chọn công cụ tìm kiếm

 Tra từ khóa vào công cụ tìm kiếm để có được nhiều trang web có tư liệuliên quan

 Lướt web và lấy ra những dữ liệu cần thiết

 Bắt đầu quá trình xử lý, sắp xếp có hệ thống các dữ liệu có được để hìnhthành những thông tin liên quan Quá trình thu thập thông tin trên Internet cũng cóthể thực hiện bằng việc truy cập trực tiếp vào những trang điện tử (website) màchúng ta cho rằng có thể chứa những thông tin hoặc dữ liệu liên quan Thu thập các

dữ liệu hoặc thông tin và bắt đầu việc tổ chức, sắp xếp để cấu trúc các dữ liệu tạothành những thông tin, và tiếp tục xử lý, hệ thống các thông tin có được Tùy vàovốn ngoại ngữ mà có thể đến những trang điện tử (website) tiếng nước ngoài đểthu thập dữ liệu và tìm kiếm thông tin Kết quả này rất có lợi cho việc phân tích,đối chiếu với các thông tin tìm được trong nước

-Kỹ thuật thu thập thông tin thứ cấp

+ Thu thập thông tin tổng quan và quá khứ: sử dụng sách là cần thiết

+ Thu thập thông tin cập nhật và cụ thể hơn Sử dụng các ấn phẩm xuất bảnđịnh kỳ

+ Thu thập thông tin chuyên sâu: sử dụng các báo cáo nghiên cứu, tài liệuhội thảo, các tài liệu và các bản đồ

+ Tập hợp và đánh giá kết quả thu thập thông tin: Đánh giá xem thông tinvừa thu thập được có thật sự liên quan và hữu ích hay không bằng cách đặt câu hỏinhư thông tin này có đúng với mục tiêu đề ra không? Thông tin thu thập đã baotrùm hết các khía cạnh của vấn đề cần quan tâm? Thông tin có dễ hiểu?

Thu thập thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp và phản ánh từcác cuộc họp, qua điện thoại và trao đổi trực tiếp) Thông tin từ các ý kiến đónggóp, từ các cuộc họp, qua điện thoại và trao đổi trực tiếp là một nguồn thông tinquan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Đối với các thông tin này, cần chú ýghi chép lại, khai thác qua các kết luận các cuộc họp Đối với các loại thông tinnày cần chú ý, thông tin đóng góp có thể chỉ là thông tin một chiều, mang tính chủ

quan nên cần tập hợp và đối chiếu thông tin với các nguồn thông tin khác.

* Yêu cầu với thông tin thu thập

- Thông tin phải phù hợp: Thông tin phù hợp với nhu cầu thông tin, phù hợp

với vấn đề cần giải quyết – xây dựng nội quy, quy chế, quy định có tính hợp pháp,

có giá trị sử dụng

+Thông tin phải chính xác: Thông tin phải phản ánh đúng bản chất của đốitượng, được cung cấp bởi những chủ thể đáng tin cậy, đã được kiểm chứng hoặc có

cơ sở để tiến hành kiểm chứng

+Thông tin phải đầy đủ: Thông tin phải phản ánh được các mặt, các phươngdiện của việc xây dựng nội quy, quy định, quy chế giúp nhận diện đúng vấn đề

+Thông tin phải kịp thời: Thông tin có tính mới, phản ánh ở thời điểm hiệntại, không phải là những thông tin cũ, thông tin đã lạc hậu

+ Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp: Thông tin phải phản ánhđược đúng về việc xây dựng nội quy, quy định, quy chế của công ty

+ Thông tin đơn giản dễ hiểu: Thông tin có thể dễ dàng sử dụng, phục vụcho yêu cầu của việc tổ chức và xây dựng nội quy, quy định, quy chế của công ty

+Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật: Trong một số trường hợp thông tinthu thập được phải bảo đảm tính bí mật, sử dụng trong phạm vi quy định, cácthông tin theo quy định là bí mật nhà nước

2.2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành nội quy, quy định, quy chế

Bước 1: Giao nhiệm vụ soạn thảo

Căn cứ nội dung, tính chất công việc cần giải quyết, Tổng giám đốc giaonhiệm vụ soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản cho phòng Hành chính tổnghợp

Bước 2: soạn thảo dự thảo

Phòng Hành chính tổng hợp soạn thảo có trách nhiệm tiến hành thu thập,nghiên cứu thông tin, tư liệu có liên quan đến dự thảo; chuẩn bị đề cương, biênsoạn và chỉnh lý dự thảo

Bước 3: Lấy ý kiến góp ý cho dự thảo

Sau khi hoàn thành dự thảo, phòng Hành chính tổng hợp báo cáo Tổng giám

đốc ( hoặc Phó Tổng giám đốc Tài chính – Hành chính ) duyệt nội dung dự thảo và

đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến, hình thức lấy ý kiến, phạm vi đối tượng lấy ý kiến(gồm các đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan

Phòng hành chính tổng hợp lập Hồ sơ lấy ý kiến để tổ chức việc lấy ý kiếngóp ý cho dự thảo Hồ sơ lấy ý kiến bao gồm:

+ Đề nghị gửi lấy ý kiến;

+ Lấy ý kiến thông qua bitrix24

Tùy theo mức độ phức tạp của nội dung dự thảo và khả năng phát sinh ýkiến trái chiều về các quy định trong dự thảo để lựa chọn hình thức lấy ý kiến chophù hợp (sử dụng một hoặc có thể kết hợp nhiều hình thức lấy ý kiến)

Thời hạn lấy ý kiến phải được ghi cụ thể và bảo đảm để đối tượng được lấy

ý kiến có đủ thời gian nghiên cứu, tham gia ý kiến đối với dự thảo Quá thời hạnlấy ý kiến mà đối tượng được lấy ý kiến không có câu trả lời thì được xem là đốitượng đó không có ý kiến về nội dung dự thảo

Đơn vị, phòng ban, cá nhân được lấy ý kiến phải chịu trách nhiệm trướcTổng giám đốc về việc không tham gia hoặc chậm tham gia ý kiến và các vướngmắc phát sinh (nếu có) liên quan đến nội dung thuộc trách nhiệm quản lý của đơn