Tiêu thụ sản phẩm và các phương hướng biện pháp thúc đẩy khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty Da giầy Hà nội

Chúng ta bước sang thế kỷ 21- thế kỷ của sự phát triển tột bậc khoa học, công nghệ và thông tin. Mọi thành tựu khoa học được ứng dụng nhanh chóng vào mọi lĩnh vực nhưng nhạy cảm nhất là lĩnh vực kinh tế. Sự cạnh tranh để tồn tại và độc quyền là động lực thúc đẩy các doanh nghiệp nỗ lực tìm kiếm, phát minh, sáng kiến về máy móc và quản lý. Trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay cùng với quá trình mở cửa, sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, quyết liệt của người tiêu dùng trong và ngoài nước buộc các nhà kinh doanh cũng như các nhà quản lý phải hết sức coi trọng vấn đề tiêu thụ sản phẩm. Chức năng cơ bản của doanh nghiệp sản xuất là sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Sản phẩm là kết qủa cuối cùng của qúa trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm là giai đoạn cuối cùng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của một chu kỳ nhưng đây lại là khâu quan trọng nhất vì tiêu thụ sản phẩm giúp cho các doanh nghiệp thu hồi vốn, tìm kiếm lợi nhuận. Khi quá trình tiêu thụ được thực hiện trôi chảy tức là doanh nghiệp đang thực hiện tái sản xuất một cách thường xuyên liên tục nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể làm tốt công tác tiêu thụ sản phẩm. Nếu sản phẩm sản xuất ra không được thị trường thì dần dần doanh nghiệp sẽ đi đến phá sản, đó là điều tất yếu mà không một doanh nghiệp nào muốn. Chính vì vậy các nhà sản xuất kinh doanh không ngừng hoàn thiện việc quản lý công tác tiêu thụ sao cho có thể đứng vững trong sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm ? Đó là cả một quá trình nghiên cứu, phân tích, đánh giá tình hình mọi mặt của doanh nghiệp mình. Trên cơ sở đó các nhà doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp quản lý sáng suốt, linh hoạt, nhậy bén để có hướng đi đúng đắn, phù hợp với tình hình hiện nay. Làm tốt được điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đã khẳng định được sự tồn tại và phát triển của mình, ngược lại nếu không có những giải pháp đúng đắn, kịp thời cho công tác tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp sẽ tự đào thải mình ra khỏi thị trường. Xuất phát từ đó, trong thời gian thực tập tại Công ty Da giầy Hà nội, em đã quan tâm đi sâu nghiên cứu tình hình quản lý về tiêu thụ sản phẩm của Công ty, cùng với những kiến thức đã được học ở nhà trường và sự định hướng nghiên cứu của giáo viên hướng dẫn, em chọn đề tài: “ Tiêu thụ sản phẩm và các phương hướng biện pháp thúc đẩy khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty Da giầy Hà nội “ nhằm một mặt đối chiếu giữa lý luận với thực tiễn đang diễn ra giúp bản thân đúc kết, củng cố kiến thức. Mặt khác nhằm tham kiến góp phần đẩy mạnh hơn công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm trong quá trình tổ chức sản xuất, góp phần đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của Công ty trong cơ chế kinh tế mới.

Lời nói đầu

Trải qua 20 năm Đổi mới, nền kinh tế thị trờng theo định hớng XHCN ở nớc ta đã hình thành và ngàycàng hoàn thiện Trong kinh tế thị trờng, cạnh tranh là quy luật tất yếu với mục đích là lợi nhuận Để dành đ ợcthắng lợi trong một môi trờng mà sự cạnh tranh diễn ra ngày càng khốc liệt đòi hỏi các chủ thể kinh tế, các doanhnghiệp phải không ngừng nâng cao tính tự chủ, sáng tạo trong kinh doanh

Nếu nh trớc đây, các doanh nghiệp chỉ cần chăm lo vào sản xuất mà không cần quan tâm đến khâu tiêuthụ sản phẩm bởi đã có Nhà nớc bao cấp thì giờ đây, các doanh nghiệp phải tự tìm đầu ra cho sản phẩm hàng hoácủa mình Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần đánh giá đúng đắn vai trò quan trọng của quá trình tiêu thụ, bánsản phẩm hàng hoá trong chu kỳ kinh doanh Quá trình tiêu thụ có ý nghĩa giúp cho doanh nghiệp chuyển hoávốn từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị, khoản doanh thu mang lại sẽ bù đắp đợc các khoản chi phí đã bỏ

ra, đồng thời doanh nghiệp cũng xác định đợc khoản lợi nhuận thu về trong một thời kỳ nhất định để đầu t , mởrộng sản xuất kinh doanh Và đối với tổng thể nền kinh tế, quá trình tiêu thụ chính là con đ ờng nối liền các chủthể trong nền kinh tế, giúp cho cơ chế thị trờng vận hành nhịp nhàng và ổn định, tạo ra thu nhập cho toàn bộ nềnkinh tế quốc dân

Nh vậy, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp và nềnkinh tế quốc dân Để quản trị việc tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thì kế toán là một công cụ hiệu quả, phản

ánh và cung cấp thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho việc ra quyết định

Nhận thức đợc vai trò của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, kết hợp với việc vậndụng lý luận đã đợc học tập, nghiên cứu với thực tế tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp

tác đầu t Vilexim, em đã lựa chọn đề tài: “Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty

Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim” để nghiên cứu tìm hiểu hoàn thiện kiến thức đã đợc trang bị trên ghế

nhà trờng, đồng thời vận dụng kiến thức để giải quyết một số vấn thực tiễn phát sinh nhằm hoàn thiện công tác kếtoán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty

Vilexim là một công ty đa ngành, đa lĩnh vực, tuy nhiên trong giới hạn về thời gian thực tập và khuônkhổ của một báo cáo, chuyên đề này xin đợc tập trung trình bày trong phạm vi kế toán tiêu thụ và xác định kếtquả tiêu thụ tại Vilexim gồm có kết cấu gồm 2 phần sau đây:

- Phần 1: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.

- Phần 2: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.

Do còn có những khiếm khuyết trong lý luận cũng nh thực tiễn mà chuyên đề này sẽ không tránh khỏinhững thiếu sót Với tinh thần đợc bổ sung kiến thức, nghiệp vụ và vận dụng lý luận vào thực tiễn, em mong đợi

và xin chân thành cảm ơn những đóng góp thẳng thắn của các thầy cô trong trờng Đại học Kinh tế quốc dân , đặcbiệt là sự hớng dẫn, chỉ bảo tận tình của Thầy giáo Trần Văn Thuận và các cán bộ phòng Tài chính Kế toán tạiCông ty Vilexim

Em xin trân trọng cảm ơn!

Phần 1

thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại

công ty cổ phần XNK và hợp tác đầu t vilexim.

1.1 Những đặc điểm kinh tế_ kỹ thuật của Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim ảnh hởng

đến kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa.

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vilexim

Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim là một doanh nghiệp đa ngành, đa chức năng trựcthuộc Bộ Thơng mại, đợc thành lập năm 1967 với tên ban đầu là Tổng Công ty XNK Biên giới do Bộ Ngoại th -

Tháng 2 năm 1987, Công ty chính thức mang tên Công ty XNK với Lào

Năm 1993, thực hiện Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trởng (nay là Chính phủ) về việc sắp xếp lạiDNNN, Bộ Thơng mại đã ra Quyết định 332 TM/TCCB ngày 31/03/1993 thành lập DNNN- Công ty XNK vớiLào

Năm 2003, Bộ Thơng mại ban hành Quyết định số 0999/2003 QĐ-BTM ngày 08/08/2003 đổi tên Công

ty XNK với Lào thành Công ty XNK và Hợp tác đầu t Vilexim

Năm 2005, theo quyết định 1188/QĐ-BTM ngày 23/08/2004 của Bộ Thơng mại, Công ty XNK và Hợp tác

đầu t Vilexim đã chính thức đi vào Cổ phần hoá từ ngày 01/01/2005 và lấy tên là Công ty Cổ phần XNK và

Hợp tác đầu t Vilexim.

- Tên công ty: Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t VILEXIM

+ Tên giao dịch (tiếng Anh): VILEXIM Import Export and Co-operation InvestmentJoint Stock Company

+ Tên viết tắt: VILEXIM

- Trụ sở Công ty: 170 đờng Giải phóng – Phơng Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội

- Loại hình Công ty:

+ Theo thành phần kinh tế: Công ty Cổ phần 51% vốn Nhà nớc

+ Theo phân cấp quản lý: Doanh nghiệp Trung ơng

- Mô hình tổ chức của doanh nghiệp: Quy mô vừa

- Vốn điều lệ: 18.000.000.000đ Trong đó, cơ cấu vốn phân theo sở hữu:

Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài, với bao thăng trầm, từ một công ty với kim ngạch XNKchỉ đạt một vài triệu USD, đến năm 2005, kim ngạch XNK của Vilexim vào khoảng gần 60 triệu USD với nhữngmặt hàng XNK đa dạng và phong phú nh nông - lâm - thủy sản, vật t, nguyên liệu, thiết bị máy móc đồng bộphục vụ sản xuất và tiêu dùng; Không chỉ XNK hàng hóa, Vilexim còn hoạt động trên lĩnh vực đầu t liên doanh

và xuất khẩu lao động

SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6 2

Thực trạng hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim những năm gần đây:

Năm 2000, Tổng kim ngạch XNK là 25.294.000 USD - Trong đó, XK là 11.889.000USD và NK là 13.405.000 USD

Năm 2001, Tổng kim ngạch XNK là 25.093.000 USD so với kế hoạch đợc giao đạt 109%, so với năm

2000 bằng 99,2% - Trong đó, XK là 11.819.000 USD đạt 96,5% kế hoạch đợc giao và so với cùng kì năm trớcbằng 99,4%; NK là 13.274.000 USD đạt 120,9% kế hoạch giao và so với cùng kì năm trớc bằng 99%

Năm 2002, Tổng kim ngạch XNK là 26.255.000 USD so với kế hoạch đợc giao đạt 104,9%, so với năm

2001 bằng 104,5% - Trong đó, XK là 10.363.000 USD đạt 82,9% kế hoạch đợc giao và so với cùng kì năm 2001bằng 87,7%; NK là 15.892.000 USD đạt 126,9% kế hoạch giao và so với cùng kì năm 2001 bằng 119,7% Năm 2003, Tổng kim ngạch XNK là 40.128.000 USD, so với kế hoạch đợc giao đạt 154% , so với năm

2002 bằng 153% - Trong đó, XK năm 2003 đạt thành tích đáng kể là hơn 15.003.000 USD, đạt 120% so với kếhoạch đợc giao, so với cùng kì năm 2002 bằng 145%; NK đạt 25.125.000 USD đạt 186% kế hoạch đợc giao và sovới năm 2002 bằng 158%

Năm 2004, Tổng kim ngạch XNK là 49,45 triệu USD bằng 172% so với kế hoạch đ ợc giao và bằng123% so với năm 2003 - Trong đó, XK là 12,11 triệu USD và NK là 37,34 triệu USD

Năm 2005, Tổng kim ngạch XNK 58,75 triệu USD bằng 118% so với năm 2004 – Trong đó, XK là16,23 triệu USD tăng 34% so với năm 2004 và NK là 42,52 triệu USD tăng 13,8% so với năm 2004

Kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty tăng, đặc biệt là kim ngạch xuất khẩu Vì thế, lợi nhuận của Công

ty tăng cao, đời sống của ngời lao động đợc cảIithiện Cụ thể nh sau:

Biểu 1.1 Bảng so sánh kết quả kinh doanh các năm 2004, 2005

Tỷ lệ % so với kế hoạch

đất Việt năm 2005 trong số 171 Doanh nghiệp và 10 Bộ, ngành trong cả nớc

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vilexim

Chế độ quản lý của công ty Vilexim là chế độ quản lý tập trung Đứng đầu công ty là Chủ tịch hội đồngquản trị kiêm Giám đốc Công ty Hội đồng quản trị ra các quyết định liên quan đến mọi hoạt động của công tytheo chế độ, chính sách của nhà nớc Giám đốc là ngời thay mặt cho Hội đồng Quản trị và toàn thể cán bộ côngnhân viên trong công ty giao dịch với các đơn vị bên ngoài, đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công tytrớc pháp luật, trớc cơ quan quản lý cấp trên

Trợ giúp cho Giám đốc là 3 Phó giám đốc Một Phó giám đốc điều hành kinh doanh, một Phó giám đốc điềuhành Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và một Phó giám đốc điều hành Trung tâm XK Lao động Phó giám

đốc phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và Hội đồng Quản trị Công ty về công việc đợc giao

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

( Xem trang bên)

SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6 4

Biểu 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty

- Quyết định việc tăng giảm vốn điều lệ, tài sản, mức cổ tức, thù lao cho HĐQT, Ban kiểm soát

- Quyết định giải thể hoặc tổ chức lại công ty, các chi nhánh, văn phòng đại diện, các đơn vị trực thuộc

2) Hội đồng quản trị

- Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và điều hành, chiến lợc phát triển của công ty

- Quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, xử lý sai phạm của các cán bộ quản lý trong công ty

3) Ban kiểm soát

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán vàbáo cáo tài chính của Công ty

- Thờng xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động Báo cáo Đại hội Cổ đông về tính chính xác, trungthực, hợp pháp của việc ghi chép, lu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác

- Không tiết lộ bí mật Công ty, không gây cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

4) Phòng Kinh doanh 1, 2, 3

- Tổ chức các hoạt động kinh doanh XNK trong phạm vi giấy phép kinh doanh và các quy định của công ty

- Xây dựng các phơng án kinh doanh, tiến hành các thủ tục kỹ thuật nghiệp vụ kinh doanh hiệu quả nh giao dịch

ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng, làm các thủ tục khác có liên quan đến mua bán hàng hoá

- Tích cực tìm kiếm các cơ hội kinh doanh, tham gia hợp tác kinh doanh với các doanh nghiệp ở trong n ớc và nớcngoài

Chi nhánh Hải Phòng

Chi nhánh

Hà Tây

VP đại diện tại Lào

Kế toán

P.Tổ chức hành chính

Đội xe Kho Tứ Kì Kho Cổ Loa

- Tham gia phân tích các thông tin kế toán giúp lãnh đạo công ty đa ra các giải pháp hữu hiệu trong việc điềuhành, quản lý hoạt động kinh doanh của công ty.

6) Phòng Tổng hợp và Marketing

- Lập kế hoạch kinh doanh chung toàn công ty và phân bổ kế hoạch đó cho từng phòng kinh doanh cụ thể

- Theo dõi thực hiện kế hoạch, giao dịch đối ngoại và phụ trách các thiết bị thông tin nh FAX, TELEX…

- Tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch ở tất cả các phòng nghiệp vụ để lập báo cáo trình lên Giám đốc

7) Phòng Kiến thiết xây dựng

- Lập dự án, phơng án khả thi về nhu cầu đất đai cần cho sự mở rộng và phát triển của Công ty

- Khảo sát, tìm kiếm, liên hệ với các tỉnh, thành phố, địa phơng, khu công nghiệp để làm thủ tục và các giấy tờxin cấp hoặc thuê đất; nhận và quản lý đất đai đợc giao, triển khai xây dựng

9) Các đơn vị trực thuộc (Các chi nhánh, văn phòng đại diện, kho hàng, đội xe )

- Tìm kiếm bạn hàng, thu gom hàng hoá, thực hiện các thơng vụ xuất nhập khẩu do công ty giao Ngoài ra còn

đại diện cho công ty giải quyết các vấn đề nh thanh toán nợ, nghiên cứu thị trờng

- Có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, tiền vốn, cơ sở vật chất đợc giao

1.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Vilexim

1.1.3.1 Phơng thức hoạt động kinh doanh.

Hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK & Hợp tác đầu t Vilexim do các Phòng kinh doanh phụtrách Các phòng kinh doanh trớc hết làm nhiệm vụ tiến hành tìm đầu ra cho hàng hoá thông qua nghiên cứu thịtrờng, xem thị trờng có nhu cầu về loại hàng hóa nào, xem xét khả năng tiêu thụ hàng hoá nh thế nào, kết quả thu

đợc ra sao Sau khi có đợc đầu ra cho hàng hoá, các phòng kinh doanh sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để thoảthuận mua hàng, đồng thời, lên kế hoạch lập phơng án kinh doanh Sau đó, phơng án kinh doanh đợc trình lênPhòng Tài chính Kế toán để thẩm định khả năng tài chính của Công ty hiện thời có đáp ứng đợc yêu cầu của ph-

ơng án đó hay không? Nếu khả năng tài chính cho phép, phơng án kinh doanh đợc cho là khả thi thì sẽ trình lênGiám đốc công ty phê duyệt

Khi phơng án kinh doanh đợc chấp thuận, Phòng kinh doanh sẽ tiến hành các nghiệp vụ kinh doanh baogồm: Ký kết hợp đồng với doanh nghiệp trong nớc, hợp đồng ngoại thơng với phía nớc ngoài, tổ chức thực hiệnhợp đồng, làm các thủ tục liên quan đến mua bán hàng hoá Chẳng hạn, với hoạt động nhập khẩu hàng hoá, hoạt

động thờng xuyên của Công ty, Phòng kinh doanh sẽ mở L\C nhập khẩu; theo dõi việc giao hàng của phía n ớcngoài; Khi bộ chứng từ hàng hóa về tới Ngân hàng, Phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận bộ chứng từ hàng hoá để làmcăn cứ đi nhận hàng, tiến hành các thủ tục Hải quan Sau khi có hàng, sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàngtrong nớc theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

Với đặc điểm kinh doanh cơ bản nh trên, quá trình kế toán bán hàng tại Công ty đợc tổ chức xử lý, theodõi các số liệu kế toán phát sinh theo từng lô hàng mỗi lần xuất khẩu hoặc nhập khẩu

1.1.3.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa trực tiếp, xuất nhập khẩu ủy thác các mặt hàng nông lâm sản, hóachất, dợc liệu, bông vải sợi, điện máy, vật liệu xây dựng, thủ công mỹ nghệ

SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6 6

- Xuất khẩu lao động đi nớc ngoài, đào tạo ngoại ngữ, giáo dục định hớng và nghề nghiệp cho lao động đilàm việc tại nớc ngoài.

- Kinh doanh vật t nguyên liệu phục vụ sản xuất (kim loại màu, sắt thép các loại), phơng tiện vận tải vàhàng tiêu dùng

- Kinh doanh hải sản, thực phẩm, hàng tiêu dùng

- Kinh doanh vật t, nguyên liệu, thiết bị phục vụ ngành hàng khí hóa lỏng, mặt hàng giấy

- Liên doanh liên kết với các đơn vị khác để sản xuất hàng xuất khẩu

- Cho thuê nhà văn phòng, nhà xởng, kho bãi

Trong đó, hoạt động chủ yếu chiếm phần lớn doanh thu của Công ty là hoạt động xuất nhập

1.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vilexim

1.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty Vilexim là một đơn vị thực hiện hạch toán độc lập, bộ máy kế toán của công ty đ ợc tổ chức theomô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán Đây là hình thức tổ chức công tác kế toán kết hợp hình thức tậptrung với hình thức phân tán: Các đơn vị trực thuộc đợc tổ chức bộ phận kế toán riêng nh Chi nhánh Thành phố

Hồ Chí Minh, Chi nhánh Hải phòng làm nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ công tác tài chính kế toán, định kỳ lập Báocáo kế toán gửi về Phòng kế toán tại Văn phòng Công ty

ở các đơn vị trực thuộc với đặc điểm cha đủ trình độ quản lý, cha đợc phân cấp quản lý kinh tế, tài chínhnội bộ ở mức độ cao nh Trung tâm Xuất khẩu Lao động, Chi nhánh Hà Tây, Văn phòng đại diện tại Lào thìkhông tổ chức kế toán riêng, mà bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ h ớng dẫn, kiểm tra hạch toán ban

đầu; định kỳ thu nhận chứng từ ban đầu, xử lý và kiểm tra sơ bộ các chứng từ đó để chuyển về Phòng kế toán tạiVăn phòng Công ty

Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện công việc kế toán phát sinh tại Trụ sở Công ty và ở các

đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng; Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị trực thuộc có

tổ chức kế

toán riêng gửi đến và lập Báo cáo tài chính hợp nhất toàn công ty

Mô hình kế toán áp dụng nh trên tại Công ty có nhiều u điểm hơn so với các mô hình kế toán khác và tơng

đối phù hợp với Công ty do đây là mô hình kế toán tơng đối linh hoạt khi áp dụng; Mặt khác, Công ty Vilexim cóquy mô vừa nhng hoạt động phân tán, áp dụng mô hình này sẽ không bị phụ thuộc vào địa bàn hoạt động; Công

ty Vilexim đợc trang bị và sử dụng các phơng tiện kỹ thuật hiện đại, thuận lợi cho việc nối mạng nội bộ tại Vănphòng Công ty, cũng nh thông tin viễn thông với các đơn vị trực thuộc Do đó, thông tin kế toán đợc cung cấpkhá kịp thời

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:

( Xem trang bên)

- Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp số liệu để lập các báo cáo tài chính.

- Kế toán tiền mặt theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt của công ty

- Kế toán ngân hàng và thuế tiến hành các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng và thực hiện nghĩa vụ về thuế

đối với Nhà nớc

- Kế toán hàng tồn kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá

- Kế toán công nợ theo dõi tình hình thanh toán của công ty với khách hàng và các nhà cung cấp từ đó xác

định đợc số nợ còn phải thu cũng nh số nợ còn phải trả của từng đối tợng

- Kế toán Tiền lơng tính toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của cán bộ công nhân viên toàn công ty Xuất phát từ đòi hỏi của tình hình kinh doanh ngày một lớn mạnh, số liệu phát sinh ngày càng nhiều vàphức tạp, Phòng kế toán đã đa phần mềm kế toán Fast Accounting vào sử dụng với phiên bản hiện tại là Fast2003.f Phần mềm đợc thiết kế theo đặt hàng của Công ty Vilexim, thích ứng với hình thức tổ chức bộ máy kếtoán, hoạt động kinh doanh riêng của Công ty Cổ phần XNK và hợp tác đầu t Vilexim

Giao diện của Fast Accounting tại Công ty Vilexim nh sau:

và Thuế

KT Hàng tồn kho

Kế toán Công nợ

Kế toán Tổng hợp

P.Kế toán tại

CN Tp HCM,

CN Hải Phòng

Nhân viên kế toán tại các CN khác

KT Tiền l

ơng

Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp thông tin

Trớc khi đa phần mềm kế toán Fast Accounting vào sử dụng, Phòng kế toán Vilexim đã phải làm các côngviệc chuẩn bị phục vụ cho việc áp dụng phần mềm Các công việc đã thực hiện bao gồm:

- Xác định các yêu cầu về quản lý

- Nghiên cứu cách thức tổ chức và xử lý thông tin của phần mềm kế toán;

- Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin

- Xây dựng danh mục các từ điển trong phần mềm kế toán (danh mục đơn vị cơ sở, danh mục tài khoản, tiểukhoản, danh mục khách hàng…)

- Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tuỳ chọn

- Khai báo về ngày bắt đầu của năm tài chính

- Khai báo thông tin về ngày tính số d đầu kỳ

- Xác định số d đầu kỳ; các số phát sinh luỹ kế

- Xác định danh sách ngời dùng phần mềm, công việc và quyền truy nhập

Các công việc chuẩn bị trớc khi sử dụng phần mềm kế toán đã đợc các cán bộ nhân viên phòng Tài chính kếtoán chuẩn bị cẩn thận và kỹ lỡng bởi mọi ngời đã xác định đây là công việc vô cùng quan trọng, ảnh hởng sâu

sắc tới việc khai thác thông tin sau này có thuận lợi và hiệu quả hay không, tránh phải sửa chữa, làm đi làm lạinhiều lần.

1.1.4.2 Quản trị ngời sử dụng

Phần mềm kế toán Fast Accounting cho phép kế toán trởng có thể quản trị ngời dùng, phân công chức năng,nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán thông qua chức năng phân quyền Chức năng này để khai báo những ngời

sử dụng chơng trình và phân quyền sử dụng chơng trình cho từng ngời sử dụng Mỗi nhân viên kế toán đợc cungcấp một tên và mật khẩu đăng nhập riêng để sử dụng chơng trình

Ví dụ, để phân công nhân viên Nguyễn Thị Nh Trang phụ trách kế toán hàng tồn kho, cách làm nh sau:

- Chọn menu “Hệ thống” bằng cách kích chuột trái hoặc ấn phím Enter sau đó chọn tiếp menu “Quản lýngời sử dụng” rồi vào menu “Khai báo ngời sử dụng và phân quyền”

Biểu 1.5 Khai báo ngời sử dụng và phân quyền truy nhập

- Trên màn hình khai báo kích chuột vào nút “Thêm NSD” rồi tiến hành nhập dữ liệu tuần tự nh sau:

+ Tên: TRANG

+ Tên đầy đủ: Nguyễn Thị Nh Trang

+ Mật khẩu: Nhập mật khẩu bất kỳ giả sử là 123, mật khẩu này chỉ cho phép ngời đợc phân quyền và kế toán trởng truy cập vào phần kế toán hàng tồn kho

+ Sửa / xoá chứng từ : Đánh số 1 nếu kế toán trởng cho phép nhân viên này đợc sửa và xoá chứng từ, nếu không cho phép đánh số 0

+ Cuối cùng kích chuột vào nút “Nhận” để kết thúc khai báo

- Tiếp theo sẽ tiến hành phân quyền cho ngời sử dụng bằng cách di chuyển con trỏ màu xanh đến vị trí tên nhân viên Nguyễn Thị Nh Trang rồi kích chuột vào nút “Phân quyền”, chọn cột “Chức năng không đợc sử dụng”,kích chuột để đánh dấu phần “Kế toán hàng tồn kho” Sau đó, kích vào nút “Thêm quyền” cuối cùng là nút

“Nhận”

Chức năng phân quyền trong phần mềm Fast giúp kế toán trởng có thể kiểm tra công việc của từng nhân viên

và xác định đợc cụ thể trách nhiệm thuộc về ngời nào khi xảy ra sai sót Việc phân quyền rất đa dạng nh:

- Phân quyền cho từng ngời sử dụng đến từng chức năng (menu) của chơng trình Ví dụ: Đối với kế toán bánhàng và xác định kết quả, nhân viên Trang chỉ đợc truy cập đầy đủ các menu “Kế toán hàng tồn kho”, “Kế toán bán hàng và xác định kết quả”, Kế toán chi phí và lãi lỗ lô hàng” và một số chức năng thuộc các menu “Hệ thống”, “Kế toán tổng hợp”, “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”

- Đối với phần nhập liệu, kế toán bán hàng đợc quyền tạo mới, sửa, xoá, xem các chứng từ

SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6 10

- Đối với các giao dịch, danh mục từ điển chơng trình luôn lu lại ngày, giờ và mã của ngời tạo giao dịch hoặc danh mục từ điển cũng nh ngày, giờ và mã của ngời thực hiện sửa chữa lần cuối cùng Nhờ đó có thể xác định trách nhiệm cụ thể thuộc về nhân viên nào khi xảy ra sai sót.

Các phần hành kế toán trong chơng trình Fast Accounting có mối liên hệ chặt chẽ với nhau (Xem sơ

đồ), bao gồm:

- Phân hệ Kế toán tổng hợp: Chức năng để cập nhật các chứng từ chung, liên kết số liệu với các phân hệ khác

để lên báo cáo tài chính và sổ sách kế toán

- Phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay: Theo dõi thu chi và thanh toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay

- Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu để quản lý bán hàng và công nợ phải thu

- Phân hệ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả để quản lý bán hàng và công nợ phải trả

- Phân hệ Kế toán hàng tồn kho để quản lý nhập xuất tồn kho hàng hoá, tính giá hàng tồn kho

- Phân hệ Kế toán chi phí và lỗ lãi lô hàng : Tập hợp chi phí và phân bổ chi phí, xác định kết quả lãi lỗ theo từng lô hàng

- Phân hệ Kế toán tài sản cố định : Quản lý TSCĐ về nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao, bộ phận sử dụng…

- Báo cáo thuế : Phục vụ lên các báo cáo thuế dựa trên các số liệu đợc cập nhật ở các phân hệ khác

- Báo cáo tài chính : Cung cấp các báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, tạo các mẫu Báo cáo Tài chính riêng để phục vụ kế toán quản trị nội bộ doanh nghiệp

Các phần hành kế toán đợc giao cho từng bộ phận kế toán tơng ứng trong Phòng kế toán:

- Phân hệ kế toán Tiền mặt, tiền gửi và tiền vay do bộ phận Kế toán tiền mặt và bộ phận Kế toán thanh toán với Ngân hàng đảm nhiệm

- Các phân hệ Kế toán Hàng tồn kho, Kế toán mua hàng và công nợ phải trả; Kế toán bán hàng và công nợ phải thu do bộ phận Kế toán hàng hoá và bộ phận Kế toán Công nợ phải trả

- Bộ phận Kế toán tổng hợp đảm nhiệm phân hệ Kế toán tổng hợp; Chi phí và lãi lỗ lô hàng, Kế toán TSCĐ, Báo cáo Tài chính…

Giữa các bộ phận trong phòng kế toán thờng xuyên có sự trao đổi, kiểm tra đối chiếu lẫn nhau trong quá trình xử

lý hạch toán chứng từ ban đầu

Mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

( Xem sơ đồ trang bên)

Ghi chú:

1.1.5.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Vilexim

1.1.5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

Công ty Vilexim thờng xuyên cập nhật, nắm bắt kịp thời và có hệ thống những Kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp Kê thay đổi trong chế độ kế toán- tài chính doanh nghiệp và vận dụng các chuẩn mực kế toán mới vào các phần hành kế toán của đơn vị mình Công ty Vilexim hiện đang thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng Bộ Tài chính

- Niên độ kế toán: tính theo năm dơng lịch, bắt đầu từ ngày 01/01đến ngày 31/12 hàng năm

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

- Phơng pháp tính thuế GTGT: Tính Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

- Phơng pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ: Căn cứ vào kêt quả kiểm kê định kỳ

- Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào thời gian sử dụng hữu ích hoặc tỷ lệ Khấu hao TSCĐHH,TSCĐVH theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003

1.1.5.2 Hệ thống chứng từ kế toán

Trong phạm vi quy định của Bộ trởng Bộ Tài chính ban hành “ Chế độ Kế toán doanh nghiệp” và các vănbản hớng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên, Công ty Vilexim áp dụng hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn nhằmphù hợp với đặc điểm kinh doanh và vân dụng phần mềm kế toán của Công ty

Phần mềm kế toán Fast đang áp dụng tại Công ty Vilexim, các chứng từ đ ợc Fast tự động mã hoá cho từng loạichứng từ, quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không đợc sửa Mã chứng từ có tác dụng giúp chơngtrình nhận biết đợc dữ liệu, thông tin trên các báo cáo đợc cập nhật từ giao diện màn hình nào, từ phân hệ nào

SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6 12

Số liệu cập nhật đ ợc l u ở phân hệ của mình

Số liệu cập nhật đ ợc chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp

Số liệu cập nhật đ ợc chuyển sang phân hệ khác tùy theo từng tr

ờng hợp cụ thể.

Báo cáo bán hàng, SCT công nợ

Báo cáo mua hàng, SCT công nợ

Thẻ kho, NXT…

Thẻ TSCĐ, Bảng tính khấu hao…

Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi NH…

T ổ n

g

H ợ p

Báo cáo Quản trị

Báo cáo thuế

Báo cáo chi phí

Tên của chứng từ đợc chơng trình khai báo tự động Tuy nhiên, ngời sử dụng có thế sửa lại cho phù hợpbằng cách vào menu “Hệ thống” => “Danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn” => “Khai báo các màn hình nhậpchứng từ” Muốn sửa chứng từ nào chọn chứng từ đó rồi ấn phím F3 để sửa trên màn hình, nh dới đây:

Biểu 1.7 Sửa các thông số của mã chứng từ

Mã chứng từ mẹ để khai báo cho việc đánh số tự động các chứng từ Mỗi khi thêm một chứng từ mới thìchơng trình tự động đánh số tăng thêm 1 Trong trờng hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhng lại cócùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có cùng một mã chứng từ mẹ cho ch ơngtrình nhận biết để đánh số tự động Mã chứng từ mẹ là mã một chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ Trongtrờng hợp màn hình có hệ thống đánh số thứ tự riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với mã chứng từ trong danh mụcchứng từ

PT1 Phiếu thu tiền mặt

PTA Phiếu thu tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

PC1 Phiếu chi tiền mặt

PCA Phiếu chi tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

BC1 Giấy báo có của ngân hàng (thu)

BCA Giấy báo có ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

BN1 Giấy báo nợ của ngân hàng (chi)

BNA Giấy báo nợ ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

PNA Phiếu nhập kho (nhập mua)