Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại tổng công ty may 10 và đưa ra giải pháp

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 2 6. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY MAY 10 3 1.1 Khái quát chung về lịch sử hình thành và phát triển của tổng công ty may 10 3 1.1.1 Lịch sử hình thành Tổng công ty May 10. 3 1.1.2 Lĩnh vực hoạt động và định hướng phát triển 5 1.1.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty 6 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6 1.2 Khái quát chung về văn phòng của tổng công ty may 10 6 1.2.1 Chức năng – nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty may 10 6 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 7 Tiểu kết 7 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10 8 2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác 8 2.1.1 khái niệm 8 2.1.2 Nội dung 8 2.1.3 Những kết quả đạt được 9 2.1.4 Những mặt hạn chế 9 2. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo 9 2.2.1 Nội dung 9 2.2.2 Những kết quả đạt được 10 2.2.3 Những mặt hạn chế 11 2.3 Tổ chức và quản lý công tác văn thư – Lưu trữ 11 2.3.1 Công tác văn thư 11 2.3.1.1 Khái niệm 11 2.3.1.2 Nội dung 12 2.3.1.3 Những kết quả mà công tác văn thư đã đạt được 17 2.3.1.4 Những mặt hạn chế 17 2.3.2 Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ 17 2.3.2.1 Khái niệm 17 2.4.2.2 Nội dung 18 2.3.2.3 Những kết quả đạt được 19 2.3.2.4 Những mặt hạn chế 19 2.4 Tổ chức công tác hậu cần 19 2.4.1 Những kết quả đạt được 22 2.4.2 Những mặt hạn chế 22 2.5 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ 22 2.5.1 Công tác bảo vệ 22 2.5.2 Công tác tạp vụ 23 Tiểu kết 23 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10 24 3.1 Giải pháp về công tác tổ chức thông tin phục vụ cho lãnh đạo 24 3.2 Giải pháp về công tác văn thư lưu trữ. 25 3.2.1 Công tác văn thư 25 3.2.2 Công tác lưu trữ 25 3.3 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 25 3.4 Giải pháp về tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 26 3.5 Giải pháp về công tác hậu cần 26 3.6 Nâng cao trình độ chuyên môn nghịệp vụ của cán bộ nhân viên trong văn phòng. 26 3.7 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 27 Tiểu kết 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Để có những kiến thức thực tế về ngành quản trị văn phòng như ngày hômnay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô trongtrường Đại học Nội vụ nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng, đã đãtận tình hướng dẫn và trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản và vô cùng quýgiá để hoàn thành tốt đề tài của mình và đây cũng là nền tảng kiến thức cho tôithực hiện công việc chuyên ngành trong tương lai

Em cũng xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo, các anh, chị chuyênviên trong phòng Tổ chức – Hành chính thuộc Tổng Công ty May 10 đã tạo điềukiện và nhiệt tình giúp em có cơ hội học hỏi, nghiên cứu để hoàn thành tốt đề tàicủa mình

Em xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan những nội dung tôi trình bày trong đề tài đều do em tựtìm hiểu, nghiên cứu Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trungthực Những số liệu trong các bảng biểu, các nhận xét, đánh giá của chuyên giađược thu thập từ nhiều nguồn khác nhau đều được chú thích nguồn gốc

Em xin chịu trách nhiệm với đề tài của mình

Hà Nội, ngày 03 tháng 9 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 2

6 Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài 2

7 Cấu trúc của đề tài 2

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY MAY 10 3

1.1 Khái quát chung về lịch sử hình thành và phát triển của tổng công ty may 10 3

1.1.1 Lịch sử hình thành Tổng công ty May 10 3

1.1.2 Lĩnh vực hoạt động và định hướng phát triển 5

1.1.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty 6

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6

1.2 Khái quát chung về văn phòng của tổng công ty may 10 6

1.2.1 Chức năng – nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty may 10 6

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 7

Tiểu kết 7

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10 8

2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác 8

2.1.1 khái niệm 8

2.1.2 Nội dung 8

2.1.3 Những kết quả đạt được 9

2.1.4 Những mặt hạn chế 9

2 Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo 9

2.2.1 Nội dung 9

2.2.2 Những kết quả đạt được 10

2.2.3 Những mặt hạn chế 11

2.3 Tổ chức và quản lý công tác văn thư – Lưu trữ 11

2.3.1 Công tác văn thư 11

2.3.1.1 Khái niệm 11

2.3.1.2 Nội dung 12

2.3.1.3 Những kết quả mà công tác văn thư đã đạt được 17

2.3.1.4 Những mặt hạn chế 17

2.3.2 Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ 17

2.3.2.1 Khái niệm 17

2.4.2.2 Nội dung 18

2.3.2.3 Những kết quả đạt được 19

2.3.2.4 Những mặt hạn chế 19

2.4 Tổ chức công tác hậu cần 19

2.4.1 Những kết quả đạt được 22

2.4.2 Những mặt hạn chế 22

2.5 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ 22

2.5.1 Công tác bảo vệ 22

2.5.2 Công tác tạp vụ 23

Tiểu kết 23

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10 24

3.1 Giải pháp về công tác tổ chức thông tin phục vụ cho lãnh đạo 24

3.2 Giải pháp về công tác văn thư lưu trữ 25

3.2.1 Công tác văn thư 25

3.2.2 Công tác lưu trữ 25

3.3 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 25

3.4 Giải pháp về tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 26

3.5 Giải pháp về công tác hậu cần 26

3.6 Nâng cao trình độ chuyên môn nghịệp vụ của cán bộ nhân viên trong văn phòng 26

3.7 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 27

Tiểu kết 27

KẾT LUẬN 28

TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Từ sau khi đất nước ta gia nhập tổ chúc thương mại ths giới WTO đây là

cơ hội cũng như thách thức đối với các doanh nghịp trong thời kỳ hội nhập Đrquản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hịêu quả các doanh nghịêp phải sửdụng nhìu công cụ khác nhau và một trong những công cụ quan trọng đó là côngtác văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan bởi vì văn phòng vừa cómối quan hj đối nội vừa có quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi vănbản đến và các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tíêpđến các đơn vị phòng ban trong cơ quan Vì vậy với tư cách là công cụ quản lýquan trọng cần thít bộ phận văn phòng ngày càng được khai thác tối đa nhằm hỗtrợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị VÌ vậy qua quá trình khảo sát

em nhận thấy tại công ty may 10 đã thực hịn tốt các nghịêp vụ công tác vănphòng để góp phần cho công ty ngày cầng phát trỉên tuy nhin bn canh đó vẫncòn một số han chế nên em đã đưa ra một số giải pháp nâng cao hịêu quả cácnghịêp vụ công tác văn phòng Chính vì vậy dưới sự hướng dẫn của các thầytrong khoa quản trị văn phòng nên em đã chọn đề tài “ Khảo sát và đánh giáthực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổng công ty May 10 vàđưa ra giải pháp” nhằm góp phần đr hoàn thịn và phát huy hịu quả các nghiệp vụvăn phòng được tốt hơn

2 Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về tổ chúc nghiệp vụ công

tác văn phòng nhưng chưa có nhiu bài nghiên cứu vf tổ chức nghiệp vụ công tác

văn phòng doanh nghiệp

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp

vụ công tác văn phòng tại Tổng công ty May 10 và đưa ra giải pháp

Phạm vi nghin cứu : Từ năm 2016 đsn nay.

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Tìm hiểu sâu sắc hơn về lý luận chung của công tác tổ chúc các nghiệp vụ

văn phòng , tìm hiểu rõ hơn về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty May 10,khảo sát về thực trạng công tác tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổngcông ty May 10 Từ những kết quả khảo sát thực tiễn đó rút ra được những ưuđiểmvà hạn chế để từ đó tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chúc nghiệp vụcông tác văn phòng tại tổng công ty may 10.

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp quan sát

- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp phân tích

- Nghiên cứu tài liệu tham khảo

- Thu thập thông tin từ nguồn Internet

6 Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài

Đề đem lại cái nhìn khách quan về vai trò của văn phòng trong vịc lãnhđạo và đìu hành công ty Đấy là những kiến thức quan trọng giúp sinh viên họctập nghiên cứu và áp dụng vào công việc sau này

Đề tài giúp nhà lãnh đạo văn phòng nhận thức được vai trò của các nghiệp

vụ trong công tác văn phòng từ đó góp phần và mục tiêu chung của cơ quan tổchức

7 Cấu trúc của đề tài

Đề tài nghiên cứu bao gồm 3 phần

Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng hiệu quả tổ chức nghịp vụ công

tác văn phòng tại Tổng công ty May 10

PHẦN KẾT LUẬN

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG

CÔNG TY MAY 10 1.1 Khái quát chung về lịch sử hình thành và phát triển của tổng công

ty may 10

1.1.1 Lịch sử hình thành Tổng công ty May 10.

Công ty May 10( GARCO 10 JSC) được thành lập ngày 8/ 11/ 1946, làmột doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất và kinh doanh hang may mặc thuộcTổng Công ty dệt may Việt Nam( Vinatex) Ngày 26/ 3/ 2010 Công ty Cổ phầnMay 10 đã chính thức đổi tên thành Tổng Công ty May 10 Ra đời từ nhữngngày đầu của kháng chiến chống thực dân Pháp, đến nay công ty đã có hơn nửathế kỷ tồn tại và phát triển Từ những công việc, bán công xưởng với máy mócthô sơ lúc đầu, ngày nay May 10 đã trở thành doanh nghiệp mạnh, quy mô lớn,trang bị máy móc hiện đại Từ nhiệm vụ phục vụ quân đội là chính, ngày naycông ty May 10 đã không ngừng mở rộng các mặt hàng phong phú, đa dạng,phục vụ nhu cầu may mặc trong và ngoài nước Trong đó, sơ mi May 10 là mặthàng được khách hàng ưa chuộng, đánh giá cao và trở thành mặt hàng tiêu biểu củacông ty

Năm 1946, Bác Hồ ra lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến, xưởng mayX1( tiền thân của công ty May 10 ngày nay) dời từ Hà Nội lên Việt Bắc Đếnnăm 1952, xưởng may X1 ở Việt Bắc đổi tên thành xưởng may X10 mang bí sốX10 Có thể thấy cái tên May 10 đã trở thành tên gọi chính thức của công ty chođến tận bây giờ Năm 1956, cuộc kháng chiến chống Pháp thành công, xưởngmay X10 rời về Hà Nội và sáp nhập thtôi xưởng may X40.Trụ sở ở Gia Lâm, HàNội Đây cũng là nơi tiến hành sản xuất của công ty May 10 bây giờ

Tháng 12/1961 miền Bắc xây dựng chủ nghĩa xã hội và chi viện cho miềnNam, xưởng may X10 được Bộ công nghiệp nhẹ tiếp quản và đổi tên là Xínghiệp May 10.Nhiệm vụ chính là phục vụ quân trang và sản xuất thêm một sốmặt hàng phục vụ xuất khẩu và dân dụng

Năm 1975, đất nước thống nhất, xí nghiệp May 10 cũng chuyển sangbước ngoặt mới làm nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, chuyên sản xuất, gia công

hàng xuất khẩu, thị trường chủ yếu lúc đó là Liên Xô và Đông Âu Như vậyMay 10 đã có sự phát triển vượt bậc về thị trường hàng hóa, May 10 là mộttrong những doanh nghiệp xuất khẩu sớm nhất của Việt Nam.

Năm 1990, chủ nghĩa xã hội ở Liên Xô và Đông Âu tan rã, xí nghiệp May

10 đứng trước nguy cơ tan rã do mất thị trường Sau đó Nhà nước tiền hành cảicách đổi mới, công ty thoát khỏi khủng hoảng và đối mặt với những thử tháchcủa thị trường và các bạn hàng lớn

Sự trưởng thành và phát triển của May 10 được đánh dầu bắt quyết địnhcủa Bộ công nghiệp nhẹ là chuyển đổi xí nghiệp May 10 thành Công ty May 10

Từ đó công ty May 10 có quyền tự chủ trong kinh doanh, có quyền kinh doanhcác mặt hàng xuất khẩu nhằm đtôi lại lợi nhuận cao nhất cho công ty

Từ đó đến nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nghành dệt may việtnam, công ty đã mạnh dạn tìm kiếm thị trường trong và ngoài nước, đẩy mạnhđầu tư hạ tầng kinh tế- kĩ thuật, cải tiến sản phẩm, đào tạo đội ngũ công nhân vàcán bộ quản lý nên mỗi năm tốc độ tang trưởng bình quân đạt trên 30 % Vớichiến lược phát triển trong 10 năm tới, Công ty đang từng bước vững chắc vươnlên trở thành một trung tâm sản xuất và kinh doanh hàng may mặc của ViệtNam

Với 8000 lao động, mỗi năm sản xuất hơn 20 triệu sản phẩm chất lượngcao, 80 sản phẩm được xuất khẩu sang thị trường Đức, Mỹ, Nhật Bản…nhiềutên tuổi lớn của nghành may mặc thế giới đã hợp tác sản xuất với công ty May10

Năm 2009, mặc dù nên kinh tế trong nước và các nước trên thế giới gặpnhiều khó khăn nghưng doanh thu cả năm của May 10 vẫn đạt 700 tỷ đồng, vượt7,8% so với kế hoạch đầu năm và lợi nhuận là 17,5 tỷ đồng Thu nhập bình quâncủa 8000 lao động ở mức 2,25 triệu/người/tháng

Logo của công ty

Logo May 10 được thiết kế với những ý tưởng cách điệu từ chữ m10 với

bố cục chặt chẽ những nét uốn lượn như những dải lụa thể hiện sự phát triển củadoanh nghiệp luôn có hướng vươn lên một cách bền vững Màu xanh của logo

nói lên sự hòa bình, tinh thần hợp tác, nhất trí cao trong doanh nghiệp cũng nhưtinh thần hợp tác chặt chẽ tạo niềm tin với đối tác và khách hàng.

1.1.2 Lĩnh vực hoạt động và định hướng phát triển

Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là sản xuất các sản phẩm maymặc tiêu thụ trên thị trường nội địa và thị trường thế giới Hàng hóa đưa ra thịtrường nước ngoài chủ yếu theo con đường ra công toàn bộ sản phẩm hoặc bánthành phẩm hoặc xuất khẩu trực tiếp , cơ cấu mặt hàng đa dạng Sản phẩm củacông ty mang một số nhãn như: Bigman, Jackhot, Freland, Chambray…

Các mặt hàng chủ yếu của công ty gồm: sơ mi nam nữ các loại, veston,jacket, quần âu, quần áo trẻ tôi, quần áo thể thao Trong đó, sơ mi nam là sảnphẩm mũi nhọn đtôi lại nguồn thu chủ yếu của công ty

Tôn chỉ của công ty là hàng hóa có chất lượng cao, mang lại sự sangtrọng, lịch lãm cho khách hàn Vì vậy sản phẩm của May 10 trở nên có uy tíncao với thị trường trong nước Bên cạnh đó các sản phẩm gia công, xuất khẩukhác cũng rất được ưa chuộng

Định hướng của công ty là trở thành một tập đoàn kinh tế mạnh trên cơ sởcủng cố và phát triển thương hiệu Với lĩnh vực kinh doanh chính là sản xuấtkinh doanh các loại quần áo thời trang và nguyên phụ liệu ngành may ngoài ratheo đuối chiến lược đa dạng hóa với việc kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹnghệ, kinh doanh văn phòng, bất động sản, đào tạo nghề Các mục tiêu cụ thểnhư sau:

- Tiếp tục kiện toàn tổ chức hoạt động của công ty theo hướng đa dạng

hóa hoạt động kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động trong tình hính mới

- Giữ vững danh hiệu doanh nghiệp dệt may tiêu biểu nhất của nghành dệt

may việt nam, xây dựng May 10 thành trung tâm thời trang của việt nam

- Đa dạng hóa sản phẩm, chuyên môn hóa sản xuất, phát triển dịch vụ,

kinh doanh tổng hợp, tư vấn thiết kế và biểu diễn thời trang

- Nâng cao năng lực quản lý, đầu tư các nguồn lực, chú trọng phát triển

yếu tố con người để thực hiện thành công các nhiệm vụ trong thời kỳ hội nhập

- Tiếp tục thực hiện hệ thống tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000, SA 8000.

- Xây dựng và phát triển thương hiệu của công ty , mở rộng kênh phân

phối trong và ngoài nước

- Xây dựng nền tài chính vững mạnh, minh bạch.

- Tạo điều kiện chăm lo cuộc sống cho người lao động

Với định hướng đó, công ty luôn coi con người là yếu tố quan trọng tạonên thành công của thương hiệu May 10

1.1.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Công ty có chức năng chính là sản xuất và kinh doanh các sản phẩm maymặc

Trong giai đoạn hiên nay cong ty có nhiệm vụ là: Đảm bảo kinh doanh cóhiệu quả hoàn thành tốt nghĩa vụ với nhà nước Đa dạng hóa sản phẩm đẩymạnh phát trỉn sản phầm, mở rộng quy mô sản xuất nâng cao chất lượng sảnphẩm và hệ thống quản lý chất lượng Nâng cao thị phần trong nước và mở rộngthị trường xuất khẩu Đảm bảo công ăn việc làm ổn định không ngừng cải thiện

và đìu kiện làm vịc nâng cao đời sống cán bộ công nhân viện trong công ty.

Thực hiện quỳên lợi đối với người lao động theo quy định Tuân thủ các quyđịnh của pháp luật như kiểm toán kês toán nghĩa vụ nộp thúê

1.1.4 Cơ cấu tổ chức ( Phục lục 1)

1.2 Khái quát chung về văn phòng của tổng công ty may 10

1.2.1 Chức năng – nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty may 10

Văn phòng công ty là chức năng tổng hợp vừa có chức năng giải quýêt

nghịêp vụ quản lý sản xuất kinh doanh vừa làm nhịêm vụ vêf hành chính và xãhội Đồng thời quản lý công tác cán bộ, tin lương, hành chính, y tê, nhà tre, bảo

vê quân sự cùng các hoạt động xã hội khác theo chính sách và pháp luật

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty (Phụ lục 2)

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN

PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10 2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác

2.1.1 khái niệm

Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu biệnpháp, tiến hành một lĩnh vực công tác nói chung kế hoạch thường được xâydựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn, kếhoạch trung hạn, kế hoạch ngắn hạn

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công táchoặc tất cả các mặt công tác của 1 cơ quan theo một trình tự nhất định và theothời gian nhất định

Chương trình kế hoạch công tác tháng:Hàng tháng Phòng Hành chính – tổchức căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề tồn đọng vàphát sinh để điều chỉnh kế hoạch công tác tháng Dự kiến làm việc công táctháng được gửi cho giám đốc vào ngày 28 hàng tháng

Văn phòng công ty thường xuyên phối hợp với vcasc trưởng phòng kỹthuật, trưởng phòng kinh doanh để xây dựng kế hoạch công tác của văn phòngnói riêng cũng như của toàn công ty nói chung

- Kế hoạch, chương trình công tác tháng Trong tháng cuối của mỗi quýcác bộ phận phòng ban đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác củaquý đó, những thiếu xót những khó khăn, những kết quả đạt được đồng thờinghiên cứu xem xét chương trình kế hoạch công tác của tháng tiêp theo dựa trên

kế hoạch cong tác năm vầ xem xét những vấn đề phát sinh mới đề nghị ban giámđốc điều chỉnh kế hoạch quý sau.

- Kế hoạch công tác năm Cuối năm văn phòng công ty đã gửi báo cáothống kê và xây dựng kế hoạch công tác năm mới lên cho giám đốc và cácphòng ban trong công ty, đề các phòng ban căn cứ vào đó để thực hiện

2.1.3 Những kết quả đạt được

Văn phòng công ty đã phối hợp với ban giám đốc công ty trong việc xâydựng thực hiện kế hoạch chương trình công tác tháng, quý năm của công ty Cácchương trình làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng sản xuất kinh doanhcủa công ty giúp cho hoạt động của công ty được thong suốt hiệu quả

Các chế độ hội họp giao ban của công ty cũng như từng đơn vị phòng banđược thực hiện đúng theo lịch công tác đã đề ra Các phòng ban đã có tráchnhiệm cao hơn trong việc thực hiện theo đúng cá chỉ tiêu chương trình làm việc

và kế hoạch đã đề ra

2.1.4 Những mặt hạn chế

Xây dựng chương trình công tác hợp lý đã khó thì việc tổ chức thự hiệnlại càng khó hơn, dó đó công tác này tại Tổng công ty May 10 vẫn còn một sốhạn chế như: nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về mặt số lượng, hình thức còn chất lượngthì lại chưa đạt yêu cầu

Việ xây dựng kế hoạch công tác chưa được chú trọng quan tâm đúngmức, chương trình đôi khi chưa bám sát vào thực tế dẫn đến việc thực hiện khókhăn và hiệu quả thực hiện công việc chưa cao

2 Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo

2.2.1 Nội dung

Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhu cầu thong tin là rất lớn nhucầu này rất đa dạng và luôn thay đổi nó được xác định tùy thuộc vào từng côngviệc hay từng loại công việc hay phạm vi hoạt động và nhiều yếu tố khác

Trong đời sống hành ngày công tác thong tin bao gồm các hoạt động như:thu thập xử lý thong tin, lựa chọn, sắp xếp thong tin truyền đạt khai thác và bảoquản thong tin Các hoạt động này nhằm một mục đích nhất định và gọi chung là

quá trình xử lý thông tin.

Công tác thông tin là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổnghợp của văn phòng Nó quyết định đến hiệu quả công tác lãnh đạo chỉ đạo điềuhành của lãnh đạo cơ quan Thông tin được cập nhật hang ngày giúp lãnh đạo cơquan nắm bắt và xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý

Văn phòng công ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thong tingiữa các đơn vị tổ chức bên ngoài thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạođiều hành công việc một cách hiệu quả Văn phòng công ty là đầu mối thu thập

và xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định tối ưu Thông tin đượcthu thập gồi 2 loại: Thông tin có tính hệ thống và thông tin không có tính hệthống

Tại tổng công ty May 10 thông tin được thu thập từ các nguồn sau:

- Hệ thống các văn bản: Mọi thông tin từ cấp lãnh đạo xuống các phòngban chức năng và các đơn vị chủ yếu là băng các văn bản, do đó tính chính xác

và cụ thể hóa cao

- Nguồn thông tin từ các hội nghị hội họp

- Ngoài ra còn thu thập thông tin qua báo chí, hệ thống máy fax đườngbưu ddienj, chuyển phát nhanh, hệ thống mạng internet cũng góp phần khôngnhỏ trong việc cung cấp thông tin một cách chính xác và khoa học

Các thông tin sau khi được thu thập sẽ được xử lý đây là bước quan trọn

vì nó xác định đâu là thông tin chính đâu là thông tin chính xác, đâu là thông tinquan trọng

2.2.2 Những kết quả đạt được

Văn phòng công ty đã giúp ban giám đốc công ty cũng cố thông tin giũacác phòng ban trong công ty từng bước đảm bảo thông tin 2 chiều thực hiện tốtchế độ thông tin Công ty đã vân dụng rất tốt công nghệ thông tin và tư điện tửvào trong công việc Thay vì phải đến tận các phòng ban giải quyết công việc thìnhân viên văn phòng có thể chuyển giao tài liệu qua địa chỉ email nhờ đó thôngtin được chuyển đi nhanh chóng và thể hiện tính chuyên nghiệp trong côngviệc Trong trường hợp lãnh đạo đi công tác xa không thể trực tiếp chỉ đạo điều

hành thì lãnh đạo vẫn có thể điều hành công việc từ xa Sử dụng điện thoại nội

bộ, nhân viên văn phòng có thể báo cáo công việc với ban giám đốc thông qua

hệ thống điện thoại nội bộ

Việc thu thập và xử lý thông tin luôn được ban giám đốc công ty và nhânviên trong công ty chú trọng thực hiện vì vậy mà các thông tin luôn đảm bảo cácyêu cầu về tính chính xác, tính đầy đủ, tính kịp thời

Văn phòng công ty cũng quan tâm đến thông tin nội bộ, tổ chức thông tinkhá nhanh nhạy, có hiệu quả thực hiện tốt chế độ gửi thông tin theo đúng quyđịnh của công ty đầy đủ nội dung trình bày rõ rang thông qua hệ thống văn bản

Thu thập thông tin cần thiết giuso lãnh đạo nắm bắt được tình hình và cónhững quyết định sáng suốt

Ngoài ra còn trang bị cho toàn bộ công nhân viên trong công ty nhữngthông tin về chủ chương chính sách của Đảng và Nhà nước

Chuyên môn nghiệp vụ những thông tin về tình hình kinh tế, chính trị xã

hội nhằm nâng cao hiểu biết của họ

2.2.3 Những mặt hạn chế

Các thông tin cung cấp nhiều khi chưa cụ thể, rõ ràng còn nhiều thông tinchung chung mơ hồ Công tác xử lý thông tin phản hồi chưa được thực hiện kịpthời dẫn đến tình trạng các văn bản đã được ban hành khá lâu nhưng chưa đượctriển khai thực hiện được triển khai nhưng rất chậm.Hiện nay các trang thiết bịtrong văn phòng như máy tính máy photo máy in chưa đáp ứng được kịp thờivới công việc Văn phòng đã kết máy vi tính với mạng internet nhưng việc thuthập thông tin trên mạng vẫn chưa đạt kết quả cao

2.3 Tổ chức và quản lý công tác văn thư – Lưu trữ

2.3.1 Công tác văn thư

2.3.1.1 Khái niệm

Công tác văn thư là tất cả các công việc có lien quan đến công văn giấy tờbắt đầu từ khi thảo văn bản đến khi giải quyết xong công việc lập hồ sơ và nộplưu vào lưu trữ cơ quan

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần thúc đảy hoạt động phục vụ kịp thờicho việc điều hành và lãnh đạo có hiệu quả Ngược lại nếu không làm tốt côngtác này sẽ ảnh hương không nhỏ tới hoạt động của công ty Vì vây việc xâydựng quy chế vă bản phải dựa vào chức năng nhiệm vụ và điều kiện thực tế củacông ty.

*Xây dựng và ban hành văn bản

Để đảm bảo cho việc văn bản sau khi được ban hafnh có hiệu lực thì vănbản đó phải được xây dựng theo đúng thể thức văn bản Phải đảm bảo theo đúngthể loại thể thức, mẫu quy định theo các văn bản hướng dẫn

- Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong việc xâydựng và ban hành văn bản Đây là yếu tố đảm bảo hiệu lức phá lý của văn bảnđảm bảo cho văn bản được ban hành theo đúng quy định Chính vì vậy tỏngcông ty May 10 đẫ đảm bảo đầy đủ các yếu tố về thể thức của văn bản

Các văn bản do Tổng công ty May 10 ban hành có các văn bản như:

Văn bản hành chính: Quyết định, thông báo, chương trình, kế hoạch, báocáo, công văn, phương án, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, hợp đồng,biên bản, giấy đề nghị…

Văn bản chuyên ngành

- Quy trình xây dựng và ban hành văn bản.

Các phòng ban đơn vị trực tiếp soạn thảo nội dung văn bản sau đó chuyểnlên cho bộ phận văn thư xem xét về thể thức văn bản Tiếp theo nhân viên văn

thư sẽ chuyển lên cho trưởng phòng xem xét về thủ tục văn bản và kiểm tra nộidung văn bản thì được chuyển lên cho giám đốc xem xét nội dung văn bản và kýban hành văn bản Văn bản sau khi được ký thì chuyển xuống bộ phận văn thư

để làm thủ tục đăng ký và ban hành văn bản kịp thời

Công tác xây dựng và ban hành văn bản tại văn phòng Tổng công ty May

10 đã đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Ngôn ngữ được sử dụng là ngôn ngữ chính luận, đúng chính tả, điễn đạtchính xác đặt câu đúng với mục đích giao tiếp Bảo đảm tính khách quan trangtrọng lịch sự và có tính khuôn mẫu

- Nội dung văn bản ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin, không lặp từ lặp ý

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản tại Tổng công ty May 10bao gồm 2 công tác chính là công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

và công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là mọi văn bản từ bên ngoài được gửi tới cơ quan mình, côngtác quản lý văn bản đến phải tuân theo nguyên tắc chung và các nghiệp vụ cụ thể

Số lượng văn bản đến trong năm qua tương đối nhiều chur yếu là các quyết định,công văn, thông báo…

Quy trình giải quyết văn bản đến của công ty

Văn bản đến Công ty dù dưới bất kỳ hình thức nào đều được xử lý theonguyên tắc kịp thời, chính xác, và thống nhất Khi nhận được văn bản của bất kỳđối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời,chính xác và thồng nhất theo quy định hiện hành của Nhà nước Việc tổ chứcquản lý và giải quyết văn bản đến tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III được cáclãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện theo đúng quy trình và nguyên tắc

Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến

Tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận văn thư thuộcPhòng Hành chính – Tổ chức của công ty Theo nhiệm vụ được giao, văn thư cơquan tiếp nhận tất cả văn bản do các nơi gửi đến