Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn phòng của công ty TNHH thiết bị và công nghệ thiên hòa

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Phạm vị và đối tượng nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4 1.1. Tổng quan về văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm về văn phòng 4 1.1.2. Vị trí của văn phòng 4 1.2. Chức năng của văn phòng 5 1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 5 1.2.2 Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 6 1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 7 1.3.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị 8 1.3.2. Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị 8 1.3.3. Thu thập, quản lý và xử lý thông tin 8 1.3.4. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 9 1.3.5. Quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan, đơn vị 9 1.3.6. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ cơ quan 9 1.3.7. Thực hiện các hoạt động phục vụ lễ tân 9 1.3.8. Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng 10 1.4. Vai trò của văn phòng trong hoạt động quản lý 10 1.4.1. Công tác văn phòng làm tốt sẽ tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị 10 1.4.2 Nâng cao năng suất lao động của đơn vị 10 1.4.3. Tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và thuận lợi cho giao lưu phát triển 11 1.4.4. Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan, tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng 11 1.4.5. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị 12 1.4.6. Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ 12 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA 13 2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiền Hòa 13 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 13 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 14 2.1.2.1 Sơ đồ cấu tạo của công ty 14 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 15 2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty 15 2.1.4 Sứ mệnh, Chiến lược 16 2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa 17 2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp 17 2.2.2 Xây dựng chương trình làm việc 20 2.2.3 Công tác thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 22 2.2.4. Công tác văn thư 25 2.2.5. Công tác lưu trữ 26 2.2.6 Công tác tổ chức cuộc hội họp 27 2.2.7. Công tác hậu cần 28 Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA 30 3.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp 30 3.2 Giải pháp về công tác thu thập, xử lý thông tin 31 3.3 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 32 3.4 Giải pháp về công tác hậu cần 33 3.5 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên 34 3.6 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận 35 KẾT LUẬN 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO 37

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Phạm vị và đối tượng nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Cấu trúc của đề tài 3

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4

1.1 Tổng quan về văn phòng 4

1.1.1 Khái niệm về văn phòng 4

1.1.2 Vị trí của văn phòng 4

1.2 Chức năng của văn phòng 5

1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 5

1.2.2 Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 6

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 7

1.3.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị 8

1.3.2 Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị 8

1.3.3 Thu thập, quản lý và xử lý thông tin 8

1.3.4 Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 9

1.3.5 Quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan, đơn vị 9

1.3.6 Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ cơ quan 9

1.3.7 Thực hiện các hoạt động phục vụ lễ tân 9

1.3.8 Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng 10

1.4 Vai trò của văn phòng trong hoạt động quản lý 10

1.4.1 Công tác văn phòng làm tốt sẽ tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị 10

1.4.2 Nâng cao năng suất lao động của đơn vị 10

1.4.3 Tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và thuận lợi cho giao lưu phát triển 11

1.4.4 Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan, tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng 11

1.4.5 Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị 12

1.4.6 Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ 12

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA 13

2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiền Hòa 13

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 13

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 14

2.1.2.1 Sơ đồ cấu tạo của công ty 14

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 15

2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty 15

2.1.4 Sứ mệnh, Chiến lược 16

2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa 17

2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 17

2.2.2 Xây dựng chương trình làm việc 20

2.2.3 Công tác thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 22

2.2.4 Công tác văn thư 25

2.2.5 Công tác lưu trữ 26

2.2.6 Công tác tổ chức cuộc hội họp 27

2.2.7 Công tác hậu cần 28

Chương 3 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA 30

3.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp 30

3.2 Giải pháp về công tác thu thập, xử lý thông tin 313.3 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 323.4 Giải pháp về công tác hậu cần 333.5 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạocủa đội ngũ nhân viên 343.6 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban,

bộ phận 35

KẾT LUẬN 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO 37

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Bác Hồ đã từng dạy “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt,giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hìnhsai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng Văn phòng Trung ươnggiúp cơ quan lãnh đạo đầu não nắm tình hình trong toàn Đảng, cho nên phảiluôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấuthực hiện tốt nhiệm vụ được giao”

Trong bất cứ một đơn vị hành chính Nhà nước hay tổ chức kinh tế - xã hội

dù lớn hay nhỏ đều có sự hoạt động của Văn phòng Văn phòng là nơi tiếp nhận

và xử lý thông tin, là bộ máy tham mưu, tổng hợp giúp việc cho thủ trưởng cơquan trong công tác quản lý và điều hành Vì vậy công tác quản trị văn phòng làmột công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, vănphòng, giữ một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển chung của đấtnước

Trong công cuộc đổi mới cải cách Hành chính nói chung hiện nay thìcông tác văn phòng đã và đang được Đảng và Nhà nước quan tâm, chú trọng.Nếu như trước kia văn phòng được hiểu là loại hình lao động giấy tờ, hànhchính đơn giản Thì ngày nay, văn phòng là bộ máy tham mưu, tổng hợp giúpviệc đặc biệt quan trọng cho Thủ trưởng cơ quan trong quá trình lãnh đạo, điềuhành, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan Văn phòng được coinhư là một loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ, năng động Đểhoạt động quản lý được tốt hơn đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần phải có một độingũ cán bô, nhân viên văn phòng với trình độ cao, theo hướng đa năng vềnghiệp vụ - kỹ năng kịp thời để đưa cơ quan nói riêng và đất nước nói chung bắtkịp sự phát triển của thế giới

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nhận thức đựơc tầm quan trọng của công tác văn phòng trong mỗi cơquan, tổ chức do đó em đã chọn đề tài nghiên cứu “Giải pháp nhằm nâng caochất lượng thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn phòng của Công ty

TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa” Thông qua việc nghiên cứu đề tàigiúp em củng cố kiến thức về lý luận đồng thời nâng cao năng lực, vận dụng lýluận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và xây dựng kỹ năng làm việccủa một cán bộ nhận viên Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa.

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức nghiệp vụ công tác vănphòng của văn phòng tại Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa đểthấy được những điểm mạnh và điểm yếu còn tồn tại từ đó đề xuất những kiếnnghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng

4 Phạm vị và đối tượng nghiên cứu

Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của đề tài là cơ sở lý luận và thực trạng

về công tác thực hiện các nghiệp vụ văn phòng tại Công ty TNHH Thiết bị vàCông nghệ Thiên Hòa như:

- Nghiên cứu lịch sử hình thanh và phát triển của Công ty

- Nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các phòng bantrong Công ty

- Tìm hiểu thực trạng về công tác tổ chức và thực hiện các nghiệp vụtrong công tác văn phòng

- Đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động củacông tác văn phòng

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình viết bài báo cáo thực tập em đã sử dụng những phươngpháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp phân tích tổng hợp số liệu

- Phương pháp điều tra, khảo sát

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp phỏng vấn, đối thoai.

6 Cấu trúc của đề tài

Cấu trúc của báo cáo thực tập ngoài phần mở đầu, kết luận còn có 3chương đó là:

Chương 1: Lý luận chung về công tác văn phòng.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ văn phòng của Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng tại Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa.

Chương 1:

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Tổng quan về văn phòng

1.1.1 Khái niệm về văn phòng

Tùy theo quy mô và tính chất của cơ quan, tổ chức mà hoạt động của vănphòng cũng có những mức độ và phạm vi khác nhau Ở các cơ quan đơn vị cóquy mô lớn, bộ máy văn phòng có thể gồm đầy đủ các ban, các bộ phận với sốlượng nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng một cách độc lập,

có liên quan đến nhiều đầu mối với các tính chất khác nhau Đối với các đơn vị

có quy mô nhỏ và hoạt động mang tính chất thuần nhất, đơn lẻ, bộ máy vănphòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm thêm các chứcnăng quản trị nhân sự, vật tư, tài chính…

Văn phòng là bộ máy điều hành tham mưu tổng hợp của một cơ quan,một công ty , là bộ nhớ, là tai mắt của đơn vị, luôn nhận được thông tin đachiều từ trên gửi xuống, dưới gửi lên, từ ngang gửi đến Văn phòng cũng là bộmặt của cơ quan, một tổ chức và là nơi giao tiếp công việc giữa cơ quan nàyvới cơ quan khác

Văn phòng còn là nơi đặt trụ sở làm việc của cơ quan đầu não để điềuhành đơn vị Thông qua văn phòng để truyền đạt các chủ trương, chính sách, cácchỉ thị, các văn bản hướng dẫn, các thông tin từ cấp quản lý đến các bộ phận, cơ

sở, là nơi thu thập thông tin giúp thủ trưởng giải quyết các công việc Như vậy,văn phòng là trung tâm giao dịch Không những thế, văn phòng còn là nơi tiếpnhận những kiến nghị, những nguyện vọng của cấp dưới gửi lên cấp trên

Tóm lại, Văn phòng là nơi tham mưu, tổng hợp, xử lý thông tin, nó liênquan đến việc giải quyết các hồ sơ, văn bản từ khi hình thành đến khi giải quyếtxong công việc

hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị tríhoạt động đa dạng đó thì văn phòng được gọi là văn phòng, phòng ở của các nhàquản trị.

Văn phòng là bộ phận gần gũi có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trongmọi hoạt động của cơ quan tổ chức Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cholãnh đạo về công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụcông việc quản lý điều hành

Khác với bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụmang tính thường xuyên, liên tục Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làmviệc liên tục nhằm đảm bảo nhật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan

Với vị trí trên, văn phòng giữ một vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản

lý, điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức

1.2 Chức năng của văn phòng

1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Tham mưu là nhằm muc đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở để lựachọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan tổchức đó Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tínhkhoa học, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọilúc, mọi nơi… Điều này vượt quá khả năng của con người Vì lý do đo, ngườithủ trưởng cần ý kiến tham mưu của lực lượng trợ giúp

Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của một cơ quan,đơn vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo Sự thành bại trong điều hànhcông việc phụ thuộc nhiều vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý Do

đó, người quản trị văn phòng rất cần những ý kiến tham mưu, trợ giúp Những ýkiến này được căn cứ trên những yếu tố khách quan, lượng thông tin thu thậpđược ở nhiều nguồn khác nhau Những nhân tố này được thu thập, chọn lọc vàtổng hợp thành những kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thôngtin, những phương án để ra quyết định kịp thời và đúng đắn Chức năng này cómột ý nghĩa “đặc biệt quan trọng’’

Chức năng tham mưu của Văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng

tham mưu của các đơn vị chuyên môn trong mỗi cơ quan, tổ chức Nếu như cácđơn vị chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo chuyên sâu vào từng lĩnh vực cụ thểnhư công tác quản lý đất đai, tài chính, xây dựng cơ bản, văn hóa, y tế, môitrường… thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức điềuhành công việc trong cơ quan như: Xây dựng quy chế làm việc, xây dựngchương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm, sắp xếp lịch làm việc hàngtuần của cơ quan, thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin, hậu cần… phục

vụ kịp thời việc ra quyết định quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiệncác chương trình kế hoạch, lịch làm việc và các quyết định quản lý của cơ quan

1.2.2 Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhưnhà cửa, phương tiên, thiết bị, công cụ, tài chính….Các điều kiện và phương tiện

ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cungcấp kip thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan Nội dụng côngviệc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng Đây là hoạt động mangtính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng caohiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị Muốn hoạt động phải có nhữngnguyên liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính, song hoạt động hiệu quảlại tùy thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó như thế nào củamỗi tổ chức văn phòng Chi phí tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt được hiệu quảcao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

Văn phòng chính là nơi cung cấp đầy đủ, kịp thời những yếu tố cho mọiquá trình, mọi lúc, mọi nơi bởi công việc của Văn phòng bao gồm:

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan

- Bảo đảm sự liên lạc và giao tiếp đối nội, đối ngoại Xây dựng và củng cốmối quan hệ với các đơn vị trong cơ quan, với các cơ quan, tổ chức bên ngoài vàvới công dân

- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo

- Tiếp nhận công văn, phân phối, theo dõi quá trình giải quyết văn bản

- Đánh máy, in ấn, phát hành văn bản đi

- Quản lý tài sản, vật tư.

- Quản lý tài chính kế toán

- Phục vụ y tế

- Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc cho cơ quan

- Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan

- Chăm lo đời sống cho cán bộ công chức trong cơ quan

Vì vậy Văn phòng phải làm chức năng hậu cần cho cơ quan Để đảm bảochức năng này thì Văn phòng phải được tổ chức:

+ Văn phòng phải được lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi trong điều hànhhoạt động, giao dịch đỡ tốn kém nhất

+ Trong trụ sở, việc xếp đặt các phòng làm việc phải phù hợp với mỗi loạicông việc, với mỗi người cán bộ, nhân viên trong từng điều kiện, môi trườngnhất định Các thiết bị cũng cần được bố trí hợp lý, tiện lợi hiệu quả

+ Việc cung cấp tài chính cho các hoạt động của cơ quan cũng như cácthiết bị, vật dụng do Văn phòng cung cấp trên cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳhạn sử dụng Văn phòng cũng phải tính toán sao cho với mức chi phí thấp nhấtcác nguyên liệu, phương tiện, tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan,đơn vị đạt được hiệu quả tối ưu nhất

Nhận thức đúng về chức năng của Văn phòng sẽ đưa tới những quan niệmđúng đắn trong việc tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Văn phòng để Vănphòng hoạt động có hiệu quả nhất, nâng cao năng suất và chất lượng công việccủa toàn cơ quan

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên của văn phòng, người ta lại phân thành nhữngchức năng cụ thể, chi tiết, những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗikhông gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còngọi là những nhiệm vụ Theo những chức năng trên văn phòng còn có thể xâydựng nhiều nhiệm vụ

1.3.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

Một tổ chức muốn vận hành được trôi chảy đều phải tuân theo những quyđịnh, những điều kiện nhất định Những quy chế này khiến cho hoạt động của cơquan có tổ chức và kỷ luật Những quy định, điều kiện đó lại không giống nhaugiữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, việc đảm nhiệm các chức năng,nhiệm vụ khác nhau nên các tổ chức đều có những quy chế hoạt động riêng.Trình tự xây dựng bản thảo, lấy ý kiến tham gia đóng góp, thông qua các cấplãnh đạo, thông báo thi hành, bổ sung hoàn thiện các nội quy, quy chế của cơquan thuộc về nhiệm vụ của Văn phòng Đây là nhiệm vụ đầu tiên mà Vănphòng phải thực hiện khi các cơ quan, tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động

1.3.2 Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị

Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan phải đề ra những chiếnlược phù hợp hướng về mục tiêu chung đã đặt ra để đạt được hiệu quả cao nhất.Các bản chiến lược dự định cho những khoảng thời gian dài, được cụ thể bằngnhững kế hoạch theo từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý…Việc xâydựng và quản lý các chương trình kế hoạch đó là nhiệm vụ của Văn phòng Kếhoạch hoạt động có nhiều loại và mỗi loại được giao cho các bộ phận chuyên mônthực hiện Nhưng các kế hoạch phải được kết nối, hỗ trợ nhau trong một hệ thốnghoàn chỉnh để đạt mục tiêu chung Nhiệm vụ của Văn phòng là bố trí, sắp xếpchương trình kế hoạch làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của cơ quan Vănphòng còn giữ nhiệm vụ đôn đốc, giải quyết những công việc đột xuất, khó khăntrở ngại khi thực hiện các chương trình kế hoạch đạt hiệu quả cao

1.3.3 Thu thập, quản lý và xử lý thông tin

Thông tin là nguồn, là căn cứ để các lãnh đạo dựa vào đó mà đưa ranhững quyết định đúng đắn Thông tin có nhiều loại và nhiều nguồn khác nhau.Thông tin bao gồm thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, thông tin dự báo, thôngtin thực tế, thông tin tổng hợp… Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lýtoàn bộ thông tin được mà phải giao nhiệm vụ đó cho Văn phòng thực hiện Vănphòng phải đảm bảo việc thu thập chuyển phát tất cả các thông tin đến, đi, phân

loại và xử lý thông tin được kịp thời, chính xác Văn phòng tổng hợp, báo cáotình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất, kiến nghị các biệnpháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.

1.3.4 Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Văn phòng phải giải quyết các văn bản, tờ trình của các đơn vị và cá nhântheo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn bản, tờ trình

đó, thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm vềtình trạng pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành Văn phòng

là bộ phận nắm bắt tất cả mọi thông tin, phân loại và xử lý nên có đủ điều kiện

để giúp các cấp lãnh đạo soạn thảo và ban hành những văn bản có nội dung đầy

đủ, đúng thẩm quyền và có tác động tích cực đối với đối tượng tiếp nhận

1.3.5 Quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan, đơn vị

Văn phòng lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý,

dự kiến phân phối hạn mức chi phí, báo cáo kế toán, cân đối thu chi, chi tiêunghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng, tiền mặt đềuphải được gửi vào kho bạc Nhà nước, chi tiêu theo dự toán và tiết kiệm ở mứccao nhất Tất cả những công việc này đều phải được Văn phòng cân nhắc khithực hiện vì nó ảnh hưởng đến hoạt động kinh tế của toàn bộ cơ quan, đảm bảocho sự tồn tại và phát triển của đơn vị

1.3.6 Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ cơ quan

Tất cả các tổ chức muốn tồn tại và hoạt động được đều phải có các yếu tốvật chất cần thiết như nhà cửa, xe, bàn ghế, các phương tiện truyền tin… Việccung cấp thường xuyên, đầy đủ các yếu tố này thuộc về nhiệm vụ của Vănphòng để đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch đúng tiến độ Văn phòng tínhtoán mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo quản các yêu cầuhậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan trên cơ sở đầy đủ về số lượng,tốt về chất lượng, giá thành thấp nhất

1.3.7 Thực hiện các hoạt động phục vụ lễ tân

Những hoạt động lễ tân cũng rất cần thiết đối với một cơ quan, đơn vị Và

Văn phòng phải đảm nhiệm cả nhiệm vụ này như: tổ chức và thực hiện công tác

y tế, bảo vệ sức khỏe cho các cán bộ, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan, tổ chứcphục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, tiếp khách một cách khoa học, vănminh, lịch sự

1.3.8 Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng

Đây là nhiệm vụ mang tính thiết thực đặt ra cho Văn phòng thực hiện vì

tổ chức bộ máy cán bộ liên quan trực tiếp tới các hoạt động của cơ quan, đơn vị.Văn phòng phải thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chứctrong Văn phòng bảo đảm sự thống nhất trong hệ thống, chất lượng trong thựcthi công tác Thêm vào đó, trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, Văn phòngphải từng bước hiện đại hóa công tác hành chính Văn phòng Quản lý nhân sựdựa trên nguyên tắc đảm bảo hoạt động của cả tổ chức luôn liên tục, thông suốt

Hoạt động của Văn phòng cũng gắn kết với hoạt động của lãnh đạo thôngqua việc trợ giúp, tham mưu, tổng hợp, kiểm tra, đôn đốc việc thực thi kế hoạch,tuân thủ các quy chế trong đơn vị

Văn phòng không quên nhiệm vụ thực hiện công tác thi đua khen thưởngđối với cán bộ để tạo động lực tăng năng suất lao động

1.4 Vai trò của văn phòng trong hoạt động quản lý

1.4.1 Công tác văn phòng làm tốt sẽ tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị

Mỗi tổ chức ra đời liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tốkhẳng định vị trí chiến lược của tổ chức trong hoạt động như địa điểm đóng trụ sở,địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lượng… những vấn đề trênchính là nhiệm vụ của công tác Văn phòng Đặc biệt là việc thu thập, xử lý, phântích thông tin để có được những dự báo chính xác rất quan trọng trong việc phục vụquản lý, điều hành đơn vị của các nhà lãnh đạo Nếu những việc này được thựchiện đầy đủ, chúng sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của một tổ chức

1.4.2 Nâng cao năng suất lao động của đơn vị

Sự đóng góp của hoạt động Văn phòng được biểu hiện thông qua công táctham mưu cho lãnh đạo Thông qua hoạt động này, các nhà quản trị có thể đề ra

những quyết định kịp thời nhằm giải quyết các vấn đề mới phát sinh hoặc tháo

gỡ những vướng mắc trong quá trình điều hành công việc tạo cho guồng máycông việc trong cơ quan được thông suốt, góp phần nâng cao hiệu quả công việctrong cơ quan

Thêm vào đó, việc tạo điều kiện tâm lý thoải mái, chủ động, tự giác tronghoạt động sẽ tạo khả năng sáng tạo, năng động tìm kiếm các biện pháp nâng caonăng suất lao động Tâm lý lao động bị chi phối nhiều bởi các yếu tố kháchquan, môi trường, khen thưởng mà công tác Văn phòng lại quan tâm tới việc bốtrí ngoại cảnh, xây dựng quy chế, khuyến khích người lao động tham gia hoạtđộng sao cho khoa học, hợp lý Năng suất lao động còn chịu ảnh hưởng trực tiếpcủa các yếu tố vật chất thuộc về công cụ lao động, thiết bị hoạt động, thao táclao động nằm trong chức năng mà Văn phòng phải thực hiện Thực hiện côngtác này hợp lý, thuận tiện thì năng suất lao động của mỗi cá nhân cũng như toànđơn vị sẽ đươc nâng cao

1.4.3 Tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và thuận lợi cho giao lưu phát triển

Hoạt động của cơ quan được thực hiện bởi nhiều đơn vị, mỗi đơn vị cóchức năng, nhiệm vụ riêng Tuy nhiên sự riêng biệt đó chỉ có tính tương đối vìgiữa chúng luôn có những mối liên hệ với nhau Văn phòng chính là nơi giúpcho các nhà lãnh đạo điều hòa, phối hợp hoạt động giữa các cơ quan được thôngsuốt Việc điều hòa đó được thực hiện thông qua các cuộc họp giao ban hàngtuần do Văn phòng đảm nhiệm Nếu Văn phòng thực hiện tốt, sẽ tạo nên phongcách, nề nếp làm việc khoa học tránh được tình trạng lộn xộn, chồng chéo, làmrối các quan hệ giữa các đơn vị

1.4.4 Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan, tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng

Lĩnh vực quan trọng nhất của cải cách hành chính hiện nay là cải cách thủtục hành chính theo Nghị quyết số 38/CP ngày 04/05/1994 của Chính phủ vềcải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của dân và

tổ chức Văn phòng là nơi diễn ra sự giao tiếp với bên ngoài, với dân Chính vì

vậy, làm tốt công tác Văn phòng cũng chính là thực hiện các thủ tục hành chínhmột cách thống nhất, công khai, rõ ràng góp phần quan trọng giảm bớt sự phiền

hà cho người dân

Hoạt động Văn phòng diễn ra thường xuyên, liên tục và cần phải cónhững khoản chi phí cần thiết như: chi giao dịch, khánh tiết, vật tư, nguyên vậtliệu, phương tiện… cho các hoạt động quản lý gián tiếp và nghiệp vụ văn phòng

…tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm, tính chất, quy mô tổ chức của đơn vị

mà các chi phí đó lớn hay nhỏ Nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt, sẽlàm tiết kiệm khoản chi chung, cho phép tăng cường lợi nhuận nâng cao tráchnhiệm cá nhân, củng cố ý thức hoạt động của bộ máy văn phòng

1.4.5 Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị

Nguồn lực của đơn vị tồn tại dưới nhiều dạng như nhân lực, vật chất bởivậy nó cần được tác động bằng nhiều cách khác nhau Cơ chế tác động đến cácnguồn lực phụ thuộc vào trật tự, nguyên tắc bố trí các yếu tố có trong đơn vị Vìvậy Văn phòng cơ quan cần phải tham mưu đắc lực việc xếp đặt các bộ phận,các yếu tố để sao cho khai thác được tốt nhất các nguồn lực này cho hoạt độngcủa đơn vị, đem lại hiệu quả cao trong giải quyết công việc

1.4.6 Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ

Công tác Văn phòng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, đồng thời

bố trí các bộ phận cấu thành trong hoạt động sao cho hợp lý thông thoáng để duytrì liên tục hoạt động của đơn vị Không những thế, công tác văn phòng còn luônthực hiện kiểm tra, đôn đốc các hoạt động nhằm loại bỏ những hoạt động thừa,

bổ sung những phần hoạt động thiếu trong quản lý để không ngừng nâng caohiệu quả hoạt động của đơn vị

Chương 2:

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA 2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiền Hòa

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ Thiên Hoà – tên giao dịch làTHIENHOA CO.LTD, được thành lập vào ngày 11/11/2003 Đăng ký kinhdoanh số 0102010496 do Sở Kế hoạch - đầu tư TP Hà Nội cấp Công ty là mộtđơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanhtheo luật doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà nước và điều lệ củacông ty

Là một công ty thương mại chuyên kinh doanh, nhập khẩu máy móc, thiết

bị và kinh doanh tại thị trường trong nước

Tên công ty: Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa

Địa chỉ công ty: Số 29 – C2 Nam trung yên – Trung Hòa – Cầu Giấy – HàNôi

Họ và tên: Lý Hoàng Giang Giới tính: (Nam)

Sinh ngày:03/10/1983Dân tộc: Kinh

Quốc tịch: Việt Nam

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty

2.1.2.1 Sơ đồ cấu tạo của công ty

Trước yêu cầu “mở cửa” và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh

tế thị trường, cũng như các doanh nghiệp khác đòi hỏi phải có bộ máy hoạt độnggọn nhẹ, năng động, linh hoạt dễ vận hành để đem lại hiệu quả kinh tế cao lànhu cầu tất yếu với công ty

Chủ tịch hội đồng thành viên

Bộ phận tư vấn và cộng

tác viên

Bộ phận lái xe

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Chủ tịch Hội đồng thành viên: chịu trách nhiệm chính về vấn đề tài chínhBan giám đốc chịu trách nhiệm chung và phụ trách quản lý

Phòng xuất nhập khẩu: Chịu trách nhiệm tìm nguồn hàng và giao dịch vớiđối tác nước ngoài, làm các thủ tục liên quan đến việc mở tờ khai, nhận hàng

Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm về kiểm tra kỹ thuật đối với máy mócthiết bị khi nhập về cũng như khi cung cấp cho khách hàng

Phòng kinh doanh: nghiên cứu thị trường máy móc thiết bị trong nước,tìm và giao dịch với khách hàng nội để cung cấp hàng nhập khẩu

Bộ phận tư vấn và cộng tác viên: Có trách nhiệm tư vấn cho công tynhững thông tin cần thiết về thị trường trong và ngoài nước, về chính sách phápluật đặc biệt là chính sách nhập khẩu

Hai phòng ban này phối hợp hoạt động chặt chẽ với nhau, để có chiếnlược kinh doanh hiệu quả

Phòng tài chính – kế toán: theo dõi tài chính, và phân bổ nguồn vốn củadoanh nghiệp sao cho có hiệu quả nhất

Văn phòng : chịu trách nhiệm về công tác hành chính, lễ tân, hậu cần củacông ty

Bộ phận lái xe: phục vụ cho các nhân viên kinh doanh và ban lãnh đạo đicông tác

2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty

Công ty Thiên Hoà không ngừng phát triển và hiện tại là Nhà phân phối

và đại lý ủy quyền cung cấp các trang thiết bị và phụ kiện phục vụ trong cácngành công nghiệp xi măng, luyện thép, xây dựng, công nghiệp cảng biển, khaithác mỏ, xử lý nước thải, nông nghiệp,… với các sản phẩm chính:

- Lốp đặc chủng BRIDGESTONE có đặc tính chống cắt, chịu nhiệt,chống trơn trượt, thích hợp sử dụng cho xe chạy ở Mỏ, Cảng biển, Cảng hàngkhông, Khai trường khai thác có nhiều đá sắc nhọn, mặt đường trơn trượt, điềukiện làm việc khắc nghiệt

- Hệ thống băng tải lõi thép và vật liệu dệt của Bridgestone được thiết kế,

sản xuất và sử dụng trong ngành xi măng, nhiệt điện, khai thác mỏ, cầucảng đặc biệt có các loại băng tải chịu nhiệt tới 4000C trong dây chuyền sảnxuất.

- Đệm cập tầu Bridgestone (Nhật Bản) có độ bền cao và chất lượng tuyệthảo.Điều này được khẳng định bởi thành tựu ấn tượng qua việc thử nghiệm độbền trên hai sản phẩm đệm cập tầu là Super Cell (SUC) và Hyper Cell (HC)

- Máy nén khí và phụ tùng ATLAS COPCO - Thụy Điển

Atlas Copco là Nhà sản xuất hàng đầu thế giới về các thiết bị phục vụkhai thác mỏ và xây dựng.Những thiết bị này được bán và cho thuê dưới nhữngnhãn hiệu khác nhau qua một hệ thống dịch vụ và bán hàng toàn cầu

- Búa phá đá thủy lực, khoan và búa phá cầm tay ATLAS COPCO - ThụyĐiển

Atlas Copco là Nhà sản xuất hàng đầu thế giới về các thiết bị búa phá đáthuỷ lực, búa phá cầm tay cung cấp cho dự án quặng, mỏ, xây dựng và thuỷđiện

Xích, vòng bi một chiều, xilanh điện TSUBAKI - Nhật Bản

Nhà sản xuất đứng đầu thế giới về sản xuất các loại thiết bị truyền độngcông nghiệp được áp dụng các công nghệ tiên tiến nhất, trong đó nổi bật là xíchtải và vòng bi một chiều có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của quý kháchhàng

Con lăn băng tải, tang động cơ RULMECA – Ý

Tập đoàn Rulmeca chuyên cung cấp và phân phối con lăn băng tải, tangđộng cơ, quả lô và các phụ kiện liên quan phục vụ ngành công nghiệp xử lý vậtliệu rời toàn cầu

2.1.4 Sứ mệnh, Chiến lược

Thiên Hòa luôn nỗ lực trở thành nhà cung cấp các thiết bị công nghiệp,sáng tạo các giá trị vì khách hàng, đem lại thành công cho các thành viên, đónggóp cho cộng đồng

Ở mỗi thời kỳ, mỗi giai đoạn phát triển Công ty TNHH Thiết bị và Côngnghệ Thiên Hòa luôn đưa ra những chiến lược phù hợp và kịp thời đối với

những biến đổi của nền kinh tế chính trị cũng như của thị trường Thiết bị Côngnghiệp trong nước và trên thế giới.

Mục tiêu sẽ có bước nhảy vọt về quy mô kinh doanh thông qua nhữnghợp đồng có quy mô lớn, dài hạn

2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa

2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp

Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản

lý để họ đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời mangtính hiệu lực và hiệu quả

Trong thực tế các cơ quan thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng đểgiúp cho hoạt động này được thuận tiện, đồng thời hoạt động này được hiệu quảcủa công tác thông tin cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợgiúp đắc lực cho nhà lãnh đạo

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn các bộ phận chuyên môn,nghiệp vụ cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, tình vấn

đề có tính chuyên sâu

Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của vănphòng công ty Trong quá trình hoạt động văn phòng đã làm tốt chức năng thammưu trên các mặt sau:

- Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công tác năm, tháng, quý,tuần theo chức năng, nhiệm vụ được giao

- Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúngđắn và chính xác nhất

- Tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ,phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu củacông ty theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an

- Tham mưu cho Giám đốc trong việc ra thông báo hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản thống nhất trong toàn công ty

- Văn phòng còn tham mưu cho Giám đốc công ty trong công tác đón tiếp