Nội dung công nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng công tác văn phòng ở một số doanh nghiệp hiện nay

PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Đối với các Doanh nghiệp tài sản lớn nhất của họ không phải nhà xưởng, máy móc mà là khả năng của nhân viên. Vì vậy đảm bảo nguồn lực có chất lượng luôn là yếu tố then chốt cho sự thành bại của tổ chức. Ngày nay nhu cầu về đời sống vật chất và đời sống tinh thần của con người đã từng bước nâng cao. Người lao động luôn mong muốn được thỏa mãn những nhu cầu của mình, và nơi để họ có thể thể hiện được năng lực bản thân mình là ở các doanh nghiệp. Văn phòng doanh nghiệp được xem là bộ phần quan trọng của doanh nghiệp vì vậy trong đề tài này sẽ thể hiện được các nội dung trong nghiệp vụ công tác văn phòng tại các doanh nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu Để làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của một số Doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp hoàn thiện bộ máy Văn phòng nhằm nâng cao động lực cho người lao động 3. Phương pháp nghiên cứu 3.1. Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận Thu thập các loại sách, báo, tạp chí có liên quan đến đề tài Đọc và khái quát các tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu 3.2. Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn Phương pháp quan sát Phương pháp điều tra Phương pháp trao đổi trực tiếp để làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của Doanh nghiệp. 4. Kết cấu của đề tài Đề tài có 3 chương: Chương 1: Khái quát cơ bản về Văn phòng Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác Văn phòng tại một số Doanh nghiệp hiện nay Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ công tác Văn phòng trong Doanh nghiệp.

LỜI MỞ ĐẦU

Trải qua hơn 40 năm thống nhất đất nước, nền kinh tếcủa nước ta đã có nhiều thay đổi và khởi sắc cho thấy đời sốngcủa nhân dân ngày càng lên cao Từ một nền kinh tế tự cung

tự cấp( thời bao cấp) đến khi chuyển sang nền kinh tế thịtrường định hướng xã hội chủ nghĩa với sự điều tiết của Nhà nướctrong đó có nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh dẫnđến sự phát triển thị trường và mô hình hoạt động Các Doanhnghiệp bắt đầu phát triển mạnh mẽ nhưng để duy trì và mở rộngthị trường là một yếu tố quan trọng hàng đầu, mỗi một loại hìnhdoanh nghiệp đều muốn mang lại lợi nhuận cao cho mình vì vậy việc duy trì hoạt độngcủa doanh nghiệp là quan trọng nhất Mỗi một Doanh nghiệpđều đưa cho mình một lĩnh vực hoạt động, kinh doanh riêng

Gia nhập tổ chức thương mại WTO của Việt nam vào năm 2006

đã tạo nhiều cơ hội và thách thức cho các Doanh nghiệp, vì vậymuốn tồn tại và đứng vũng trên thị trường phải dần hoàn thiệnmình đồng thời khai thác có hiệu quả các nguồn lực sẵn có đểđưa tổ chức có thế đứng Có nhiều yếu tố dẫn đến sự thànhcông hay thất bại của một tổ chức trong đó có yếu tố conngười, không có con người thì mọi hoạt động không được xây dựng

và hoạt động có hiệu quả, con người có vai trò quan trọngtrong các Doanh nghiệp đặc biệt là khả năng của mỗi ngườitrong từng lĩnh vực hoạt động Doanh nghiệp muốn tồn tạiđược phải có những chế độ đãi ngộ hợp lý cho người lao động,chính những người lao động sẽ quyết định sự tồn tại hay

thất bại của của tổ chức đó

Hoạt động văn phòng trong các doanh nghiệp hiện nay đang diễn ra rấtsôi nổi, nó đem lại cho doanh nghiệp những hiệu quả trongkinh doanh, nhưng thực trạng thực hiện công tác văn phòngtrong các doanh nghiệp hiện nay vẫn còn những bất cập vì vậy tôi chọn đề tài

“Nội dung công nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng công tác văn phòng ở một

số doanh nghiệp hiện nay” để làm rõ lên vai trò quan trọng của văn phòng

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Đối với các Doanh nghiệp tài sản lớn nhất của họ không phải nhà xưởng, máy móc mà là khả năng của nhân viên Vì vậy đảm bảo nguồn lực

có chất lượng luôn là yếu tố then chốt cho sự thành bại của tổ chức.

Ngày nay nhu cầu về đời sống vật chất và đời sống tinh thần của con người đã từng bước nâng cao Người lao động luôn mong muốn được thỏa mãn những nhu cầu của mình, và nơi để họ có thể thể hiện được năng lực bản thân mình là ở các doanh nghiệp.

Văn phòng doanh nghiệp được xem là bộ phần quan trọng của doanh nghiệp vì vậy trong đề tài này sẽ thể hiện được các nội dung trong nghiệp vụ công tác văn phòng tại các doanh nghiệp.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Để làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của một số Doanh nghiệp hiện nay và đưa

ra giải pháp hoàn thiện bộ máy Văn phòng nhằm nâng cao động lực cho người lao động

3 Phương pháp nghiên cứu

3.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận

Thu thập các loại sách, báo, tạp chí có liên quan đến

đề tài

Đọc và khái quát các tài liệu liên quan đến vấn đềnghiên cứu

3.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn

Phương pháp quan sát

Phương pháp điều tra

Phương pháp trao đổi trực tiếp để làm rõ thực trạng tổ chức bộmáy văn phòng của Doanh nghiệp

4 Kết cấu của đề tài

Đề tài có 3 chương:

Chương 1: Khái quát cơ bản về Văn phòng

Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác Văn phòng tại một số Doanh nghiệp hiện nay

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ công tác Văn phòng trong Doanh nghiệp.

PHẦN NỘI DUNGChương 1

KHÁI QUÁT CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG

1.1 Những vấn đề cơ bản về công tác Văn phòng đối với Doanh nghiệp

1 1.1 Khái niệm Văn phòng

Để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý ở các cơ quan, tổ chức cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành, quản lý ở cơ quan… bộ phận đảm nhận các công việc trên gọi là Văn phòng.

Ngoài ra Văn phòng còn được hiểu là một hoạt động trong cơ quan Nhà nước và các tổ chức kinh tế xã hội, như vậy thuật ngữ Văn phòng còn có thế hiểu theo hai nghĩa:

Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, Doanh nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu quả.

Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Vậy Văn phòng được định nghĩa như sau:

“ Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi

thu thập, xử lý thông tin; thực hiện, đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm

hỗ trợ, phục vụ cho sự điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp”

Trong công cuộc cả nước đang thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại

hóa như hiện nay, ta dễ dàng nhận thấy được trong tất cả các cơ quan,

tổ chức đều có hoạt động quản trị đặc biệt là các Doanh nghiệp đưa vấn đề quản trị lên hàng đầu hơn nữa Quản trị văn phòng trong các Doanh nghiệp đưa các lãnh đạo quan tâm sâu sắc để đưa hình ảnh đơn vị của mình làm chiến lược hoạt động Vậy Quản trị văn phòng là gì.

1.1.2 Khái niệm Quản trị Văn phòng

Quản trị Văn phòng có thể hiểu đó là sự tác động của chủ thể quản trị(con người) lên đối tượng quản trị(lao động, các yếu tố vật chất, phi vật chất…) trong văn phòng nhằm góp phần đạt được mục tiêu đã đề ra của Doanh nghiệp Đó là toàn bộ các hoạt động tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mong muốn

Hoạt động Quản trị văn phòng diễn ra rất sôi nổi trong các Doanh nghiệp vì các Doanh nghiệp đang đứng trước nhiều cơ hội mới đồng thời cũng phải đáp ứng nhiều đòi hỏi của xã hội Xã hội càng phát triển thì đỏi hỏi ngày càng cao Vì vậy các Doanh nghiệp phải luôn thay đổi hình thức để phù hợp với những thách thức mới, có như vậy mới có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường.

1.1.3 Vai trò của công tác Văn phòng

Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức Nhà nước hay các Doanh nghiệp tư nhân, dù quy mô của các Doanh nghiệp này lớn hay nhỏ đều phải có bộ phận này.

Văn phòng là bộ nhớ của Thủ trưởng, là tai mắt của Doanh nghiệp Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương và khoa học thì công việc của Doanh nghiệp sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả.

Trong thời đại bủng nỏ công nghệ thông tin như hiện nay, các doanh nghiệp đều rất quan tâm tới việc thu thập, sử dụng thông tin để

có được các quyết định đúng đắn, kịp thời và hiệu quả.

Yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp là do họ có đầy đủ thông ti và coi thông tin là nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng của doanh nghiệp Việc đảm bảo thông tin kịp thời cho lãnh đạo thì chỉ có bộ phận văn phòng mới thực hiện có hiệu quả được.

Văn phòng là bộ máy giúp việc, tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi công việc của cơ quan Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược sản xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu các vấn đề thưởng, phạt với các cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.

Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, thay mặt cho doanh nghiệp tham gia công tác đối nội, đối ngoại, đưa hình ảnh của đơn vị mình có chỗ đứng trên thị trường Đồng thời văn phòng còn đảm bảo các điều kiện vật chất như: nhà cửa, vật tư, phương tiện, máy móc, công cụ, tài chính…

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng

1.2.1 Chức năng

- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, quản lý nhằm đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu quả Bộ phận Văn phòng được coi là cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo trong việc điều hành hoạt động của đơn vị mình Văn phòng thường xuyên tham mưu cho lãnh đạo về các chương trình, kế hoạch sản xuất, kinh doanh đảm bảo kịp thời cho lãnh đạo xử lý Việc tổng hợp các thông tin để đưa ra thông tin chuẩn xác cho lãnh đạo là việc rất quan trọng vì vậy đòi hỏi văn phòng phải thu thập thông tin chính xác, tổng hợp kịp thời để lãnh đạo đưa ra nhưng phương án chỉ đạo nhằm mang hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp việc tổng hợp thông tin nhanh chóng, chính xác là yếu tố sống còn của doanh nghiệp.

- Chức năng hậu cần: Việc đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật sẽ đưa doanh nghiệp phát triển bền vững Các điều kiện đó được sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời cho nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng và nó có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu và phương tiện song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng của mỗi đơn vị, chi phí thấp nhất nhưng mang

lại lợi nhuận cao nhất đó là cái đích mà các doanh nghiệp hướng tới.

Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà văn phòng được hình thành lớn hay nhỏ khác nhau, nhưng dù ở loại hình nào thì thì văn phòng cũng có các chức năng sau:

- Chức năng giao dịch: Đây là chức năng mà văn phòng cần hoạt động hiệu quả hơn so với các chức năng khác bởi vì đặc thù của hoạt động doanh nghiệp là mang lại lợi nhuận cao về cho đơn vị mình chính vì thế phải tăng cường hoạt động này để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đề ra Để thực hiện tốt chức năng này, người làm công tác văn phòng phải có khả năng giao tiếp tốt, đồng thời phải vận dụng kỹ năng đối nội, đối ngoại, để mang lại cho doanh nghiệp những cơ hội phát triển.

1.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng

1.2.2.1 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của văn phòngdoanh nghiệp: Tùy vào quy mô của doanh nghiệp mà cơ cấu tổchức của văn phòng khác nhau, mỗi một quy mô đòi hỏi có cơ cấu tổ chứccủa bộ máy văn phòng phải đáp ứng được các yêu cầu công việc cụ thể

Bộ phận văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về nhân sự văn phòng sao cho hợp lýnhưng hiệu quả công việc phải đạt tối ưu, đảm bảo bộ máyvăn phòng gọn nhẹ

- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt độngcủa doanh nghiệp: Kinh tế thị trường ngày càng phát triển đòi hỏicác doanh nghiệp phải luôn thay đổi mình, chính xác hơn là phải thay đổichiến lược kinh doanh sao cho phù hợp với điều kiện thực

tế, vì vậy văn phòng có nhiệm vụ phải tham mưu cho lãnh đạo những điểm cầnthay đổi trong điều lệ hoạt động sao cho phù hợp với chiếnlược của doanh nghiệp đề ra Thực hiện tốt chức năng này sẽlàm cho doanh nghiệp phát triển bền vững hơn

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quyhoạt động của doanh nghiệp: Ngoài xây dựng quy chế hoạt độngcủa văn phòng, văn phòng còn phải tham mưu cho lãnh đạo để xây dựngquy chế hoạt động của doanh nghiệp nhằm đảm bảo doanhnghiệp thực hiện tốt, có kỷ cương và nghiêm túc, nội quy,quy chế đề ra phải phù hợp với thực tiễn của doanh nghiệp,đảm bảo cho người lao động thực hiện có hiệu quả.

- Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanhnghiệp: Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chương trình làm việc cho doanh nghiệp(hàng năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần) Đây là mục tiêu định hướng cụ thểcho hoạt động của doanh nghiệp Chương trình làm việc là kế hoạchtác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo doanh nghiệpđược toàn diện, đảm bảo thực thi các nhiệm vụ trước mắtcũng như nắm bắt được các công việc trong thời gian dài.Khi xây dựng chương trình làm việc, phải đề ra mục tiêu cụ thể đốivới từng công việc, việc xây dựng phải bám sát vào các chứcnăng của các đơn vị Ngoài việc xây dựng chương trình, kế hoạchvăn phòng còn phải đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện chươngtrình, kế hoạch của doanh nghiệp

- Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi từng giờ vì vậy việc cập nhật nhữngthông tin mới cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là nhiệm hết sức quan trọng,thông tin càng chính xác thì chủ doanh nghiệp mới có thể đưa ra những quyếtsách đúng đắn cho doanh nghiệp mình

- Tổ chức quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư- lưu trữ củadoanh nghiệp: Đây là công tác giữ vị trí quan trọng trongmỗi tổ chức, làm tốt công tác này sẽ giúp thủ trưởng đưa ra

các chiến lược kinh doanh đồng thời còn thực hiện công tác nhận vănbản đến và chuyển giao văn bản đến nhưng đối tác kinh doanh

1.2.2.2 Nhóm thực hiện chức năng Giao dịch

- Tổ chức soạn thảo các hợp đồng có liên quan đến chứcnăng, nhiệm vụ của Văn phòng: Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, văn phòngphải soạn thảo các hợp đồng do cấp trên giao để giao dịch với cácđối tác của doanh nghiệp Làm tốt công việc này sẽ đưadoanh nghiệp phát triển, giữ vững được uy tín của doanhnghiệp đồng thời mang lại lợi nhuận cho đơn vị

- Thẩm định các hợp đồng của các đơn vị khác trong doanhnghiệp soạn thảo: Văn phòng có trách nhiệm thẩm định về kỹ thuật trình bày cáchợp đồng do các đơn vị soạn thảo

- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các điều khoảnkhi tiến hành giao dịch: Trong giao dịch có nhiều thay đổi vì vậy văn phòngcần tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp những điều khoản có lợicho doanh nghiệp, chủ động nghiên cứu các điều khoản để bổ sungkhi giao dịch

- Tổ chức phục vụ cho các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp: Thôngthường các Doanh nghiệp thường giao dịch tại trụ sở làmviệc vì vậy văn phòng chủ động sắp xếp để thuận tiện khi giao dịch, đảm bảo manglại hiệu quả cho doanh nghiệp

1.2.2.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp thường niên của Đại hộiđồng cổ đông, hội đồng thành viên : Đây là nhưng cuộc họpquan trọng đối với doanh nghiệp vì vậy văn phòng phải chuẩn bị tốt nộidung này

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp chung của doanh nghiệp: việc phục vụcác hội nghị cũng là những nhiệm vụ mà văn phòng cần phải thựchiện theo đúng chức năng của mình.

- Tổ chức phục vụ các chuyển đi công tác của doanh nghiệp: Doanh nghiệpthường phải tìm những đối tác kinh doanh vì vậy phải đi công tác để giao dịch côngviệc, văn phòng cần bố trí các phương tiện phục vụ các chuyến đi côngtác do lãnh đạo doanh nghiệp chỉ đạo

- Tổ chức mua sắm và quản lý các trang thiết bị cho doanh nghiệp: Đảm bảo cácđiều kiện về cơ sở vật chất trong hoạt động của doanhnghiệp là điều quan trọng để doanh nghiệp có thể tồn tại vàhoạt động hiệu quả Văn phòng phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra

để xem có những thiết bị hỏng để kịp thời sửa chữa hoặc thay thế thiết bị mới

- Tổ chức công tác bảo vệ cho doanh nghiệp: Ngoài phải mua sắm tàisản cho đơn vị, văn phòng còn phải có tổ bảo vệ để đảm bảo doanhnghiệp hoạt động an toàn không ảnh hưởng hay bị mất an ninhtrật tự, có như vậy thì doanh nghiệp mới hoạt động được

- Tổ chức công tác vệ sinh, môi trường trong doanhnghiệp: Cảnh quan môi trường xunh quanh doanh nghiệp cũng làyếu tố tác động không nhỏ đến hình ảnh của đơn vị đó vì vậy việcthực hiện công tác vệ sinh cần được làm tốt để mang hình ảnh doanh nghiệpđến với mọi người quan trọng hơn là có tầm ảnh hưởng đếnđối tác kinh doanh

- Tổ chức điều hành đội xe, công tác y tế cho doanhnghiệp: Tổ chức phân bố lịch hợp lý để đội xe có thể phục vụ cho lãnh đạo doanhnghiệp đi công tác Công tác y tế trong doanh nghiệp cần được coi trọng đểđảm bảo người lao động làm việc trong doanh nghiệp cảm thấy

an toàn.

- Tổ chức lễ tân cho doanh nghiệp: Khác với cơ quan hành chínhNhà nước, các doanh nghiệp tổ chức lễ tân tốt hơn vì chiếnlược kinh hoanh của doanh nghiệp nên văn phòng đảm nhận côngviệc này để lưu giữ những hình ảnh dẹp đối với các đối tác kinh doanh khiđến doanh nghiệp

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo doanh nghiệp:Ngoài các nhiệm vụ cần làm như trên, văn phòng còn chịu sự phâncông công việc khi lãnh đạo doanh nghiệp chỉ đạo

+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp

+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó

+ Tổ chức các nguồn lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao nhất

+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBNV trong doanh nghiệp

+ Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọingười mong muốn đóng góp

+Kiểm tra việc thực hiện công việc

1.3 Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng

1.3.1 Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và trong hoạt động văn phòng nói riêng Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị

là đảm bảo cho hoạt động của từng doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động doanh nghiệp có hiệu quả cao nhất Mục tiêu đó được thực hiện dựa vào các

hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.

Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng nhằm thực hiện các mục đích sau:

- Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lê hoạt động của doanh nghiệp

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt là những thông tin cần thiết để:

Trong các chức năng của văn phòng thì công tác tổng hợp là chức năng quan trọng nhát Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xây dụng các phương án hoạt động của mỗi tổ chức, phục vụ các nhầ lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu…Để thực hiện được chức năng này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt các hoạt động cụ thể để tổng hợp được các nguồn tin như: thống kê thông tin, phân tích thông tin, sàng lọc thông tin, xem xét, đánh giá thông tin thu thập được.

1.3.2 Xây dựng Quy chế làm việc của Doanh nghiệp

Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh, để đảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống quy chế chung Các quy chế làm việc của doanh nghiệp cần được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả.

Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp, văn phòng cần phải chú ý có hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:

+ Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp + Hai là: Quy chế tổ chúc và hoạt động riêng cho văn phòng.

1.3.3 Công tác tham mưu, tổng hợp

1.3.3.1 Công tác tham mưu

Tham mưu là hoạt động xuất hiện sớm trong đời sống xãhội, nhất là khi xuất hiện các hoạt động quản lý Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác

và phân công lao động Chủ thể quản lý phải điều hành một số lượng kháchthể có quy mô lớn hơn mình nhiều lần và hoạt động phân tán theo

các lĩnh vực, không gian, thời gian khác nhau Để đạt đượchiệu quả cao người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn

vị và khâu nối được các hoạt động của họ lại với nhau mộtcách nhịp nhàng và khoa học Muốn vậy bản thân nhà quản lýphải tinh thông trong nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyếtđịnh chính xác, kịp thời mọi vấn đề… điều đó vượt qua khảnăng thực hiện của nhà quản lý

Thực tế khách quan đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhàquản lý trên nhiều phương diện, trong đó công tác tham mưu làquan trọng

Nhiệm vụ chính của công tác tham mưu là:

- Giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình công tác theo chứcnăng, nhiệm vụ được giao

- Đề xuất các chủ trương, chính sách và cơ chế quản lýcủa cơ quan trong từng thời kỳ

- Tham mưu cho lãnh đạo xử lý có hiệu quả nhất các tình huống cụ thể

- Tham mưu giúp lãnh đạo đưa ra quyết định, đề án,phương án quản lý hữu hiệu nhất

- Giúp lãnh đạo tìm được các biện pháp tổ chức thực hiệnnhững đề án, chương trình

1.3.3.2 Công tác tổng hợp

“ Công tác văn thư là hạt động đảm bảo thông tin bằngvăn bản, phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xâydựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quátrình hoạt động của doanh nghiệp”

Công tác văn thư bao gồm các công việc sau:

+ Soạn thảo văn bản+ Duyệt văn bản+ Đánh máy và nhân bản+ Trình ký và ban hành văn bản+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật+ Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

Trong doanh nghiệp thường có hai loại con dấu sau: dấucủa doanh nghiệp và dấu của văn phòng Ngoài hai loại dấu trên con cóthể sử dụng các con dấu như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu họ têncủa những người có thẩm quyền ký văn bản trong doanh nghiệp

“ Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chứckhoa học nhưng văn bản, tài liệu có giá trị hình thành trong quátrình hoạt động của doanh nghiệp để làm bằng chứng và để tracứu khi cần thiết”

1.3.4 Công tác hậu cần

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến doanh nghiệp, nơi làm việc của doanh nghiệp cải thiện điều kiện cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng.

Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật cũng như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của CBCNV trong doanh nghiệp

Trong từng trường hợp và theo yêu càu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.

1.3.5 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Cuộc họp, hội nghị của doanh nghiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý trong doanh nghiệp nhằm đưa ra những chiến lược sản xuất kinh doanh Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, trí tuệ của tập thể Đó là hình thức tập thể lao động ra quy định bằng bàn bạc công việc liên quan đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm, thông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính chất công việc để đưa nội dung cuộc họp và thành phần, thời gian tổ chức.

Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghi sự, tài liệu cho cuộc họp và cả những yếu tó vật chất phục vụ cuộc họp, hội nghị.

1.3.6 Công tác văn thư lưu trữ

1.3.6.1 Công tác văn thư

- Xây dựng và ban hành văn bản: gồm các công việc

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chânthực và hợp pháp của văn bản Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phảituân thủ theo những quy định nghiêm ngặt của Nhà nước vàcủa doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp chỉ được dử dụng một con dấu giốngloại nhau Con dấu doanh nghiệp phải do thủ trưởng doanhnghiệp hoặc chánh văn phòng giao cho người có trách nhiệm, trình

độ chuyên môn lưu giữ Người giữ và bảo quản con dấu phảichịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu,

vì vậy không cho người khác mượn Khi đi vắng phải bàn giao chongười được trưởng phòng chỉ định Người giữ dấu không đem condấu về nhà hoặc mang đi ra khỏi doanh nghiệp

Con dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báongay cho lãnh đạo Việc khắc dấu phải do Bộ Công an quản lý Mực dấu phải sửdụng đúng loại mực quy định cóc màu đỏ tươi.

1.3.6.2 Công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

- Phân loại tài liệu: là trong quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệuthuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ

và các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của doanhnghiệp

- Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cầnthiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệuhết giá trị để hủy bỏ Xác định giá trị tài liệu đúng đắn

sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có giá trị, đồngthời loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phíbảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưutrữ

- Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việcđược thực hiện nhằm bảo đảm giữ nguyên vẹn, lâu bền và antoàn tài liệu lưu trữ Công việc này có ý nghĩa quan trọng đồng thời

nó cũng là một công việc khó khăn, đặc biệt trong điều kiệnlịch sử, địa lý và khí hậu của nước ta

- Tiêu hủy tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn

sử dụng phải được đánh giá lại và tiến hành tiêu hủy theođúng quy định của Nhà nước

Tiểu kết: Qua những nội dung đã khái quát trên cho ta thấy rõ tầm quan trọng, vaitrò chủ yếu của hoạt động văn phòng trong doanh nghiệp.Cán bộ làm côngtác văn phòng tại các doanh nghiệp cần phải thực hiện nghiêm túc các chức năng,