MỤC LỤC............................................................................................................. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................... 1.Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp......................... 2.Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp……………………………………. 3.Khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực tập................................................ 4.Lời cảm ơn.......................................................................................................... PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ.............. 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị.......................................................................................... 1.1.1.Lịch sử hình thành......................................................................................... 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn................................................................... 1.1.3.Cơ cấu tổ chức............................................................................................... 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng............. 1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn................................................................... 1.2.2.Cơ cấu tổ chức............................................................................................... CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ...................................................................................... 2.1.Hoạt động quản lý........................................................................................... 2.2.Hoạt động nghiệp vụ....................................................................................... 2.2.1.Đối với công tác văn thư................................................................................ 2.2.1.1.Soạn thảo và ban hành văn bản.................................................................. 2.2.1.2.Quản lý văn bản đi...................................................................................... 2.2.1.3.Quản lý văn bản đến................................................................................... 2.2.1.4.Lập hồ sơ và danh mục hồ sơ..................................................................... 2.2.1.5.Quản lý và sử dụng con dấu....................................................................... 2.2.2.Đối với công tác lưu trữ................................................................................. 2.2.2.1.Thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu................................................................. 2.2.2.2.Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu................................................................................ 2.2.2.3.Xác định giá trị tài liệu............................................................................... 2.2.2.4.Bảo quản tài liệu......................................................................................... 2.2.2.5.Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ............................... 2.2.2.6.Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ................................................................. CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ……………………………………........ 3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được………….......................................................................................... 3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Học viện Chính trị................................................................................................. 3.3.Một số khuyến nghị......................................................................................... 3.3.1.Đối với Học viện Chính trị.......................................................... 3.3.2.Đối với bộ môn văn thư lưu trữ, khoa văn thư – lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội......................................................................................................... PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................... PHỤ LỤC...............................................................................................................
Trang 1MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU
1.Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp
2.Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp……….
3.Khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực tập
4.Lời cảm ơn
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị
1.1.1.Lịch sử hình thành
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.1.3.Cơ cấu tổ chức
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.2.2.Cơ cấu tổ chức
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ
2.1.Hoạt động quản lý
2.2.Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1.Đối với công tác văn thư
2.2.1.1.Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1.2.Quản lý văn bản đi
2.2.1.3.Quản lý văn bản đến
Trang 22.2.1.4.Lập hồ sơ và danh mục hồ sơ
2.2.1.5.Quản lý và sử dụng con dấu
2.2.2.Đối với công tác lưu trữ
2.2.2.1.Thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu
2.2.2.2.Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu
2.2.2.3.Xác định giá trị tài liệu
2.2.2.4.Bảo quản tài liệu
2.2.2.5.Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
2.2.2.6.Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ………
3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được…………
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Học viện Chính trị
3.3.Một số khuyến nghị
3.3.1.Đối với Học viện Chính trị
3.3.2.Đối với bộ môn văn thư - lưu trữ, khoa văn thư – lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN KẾT LUẬN
PHỤ LỤC
Trang 3PHẦN MỞ ĐẦU 1.Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp.
Thực tập tốt nghiệp là hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình thành, phát triển phẩm chất và năng lực nghề nghiệp cần thiết của sinh viên theomục tiêu đào tạo đã đề ra Hoạt động thực tập có vai trò quan trọng không chỉ với quá trình học tập mà còn với cả sự nghiệp của sinh viên sau này Trong quá trình thực tập, sinh viên có cơ hội thâm nhập vào môi trường thực tế, tìm hiểu
về cơ quan, tổ chức, được tiếp cận và làm quen với các công việc liên quan đến chuyên ngành văn thư – lưu trữ, được tham gia các công việc mà cơ quan, tổ chức phân công, tạo cơ hội cho các bạn sinh viên chủ động, độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ và quan trọng hơn hết là nâng cao nhận thức của sinh viên về vai trò và trách nhiệm đối với ngành văn thư – lưu trữ mà mình đang theo đuổi Những trải nghiệm ban đầu này giúp sinh viên tự tin hơn khi ra trường và đi tìm việc, giúp các bạn không quá ảo tưởng dẫn đến thất vọng về thực tế khi thực sự tham gia thị trường lao động Kết thúc đợt thực tập, sau khi đã được áp dụng các kiến thức học được trong nhà trường vào thực tế công việc giúp sinh viên nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình và cần trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng nhu cầu công việc và chuẩn bị hành trang để tốt nghiệp ra trường
2.Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp.
Trải qua quá trình học tập và tiếp nhận kiến thức về chuyên ngành văn thư-lưu trữ tại trường, em muốn đi sâu và tìm hiểu kĩ hơn nữa về vấn đề này nên đã chọn chuyên đề: “Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại Ban Bảo mật – Văn phòng Học viện Chính trị” làm nội dung thực tập tốt nghiệp
3.Khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực tập.
*Thuận lợi:
- Được sự hướng dẫn, chỉ dạy nhiệt tình của thầy cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ trong quá trình viết báo cáo thực tập
Trang 4- Được cô Chu Thị Hiền – Trưởng Ban Bảo mật – Văn phòng Học viện Chính trị tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian đi thực tập tại Học viện.
- Văn phòng luôn cung cấp đủ những tài liệu cần thiết cho quá trình thực tập của
em Mọi tài liệu đó đều cần thiết và hết sức quý giá
- Cán bộ nhân viên trong Văn phòng đều thân thiện, hòa nhã và nhiệt tình trong công việc Khi em hỏi, các anh chị đều trả lời và hướng dẫn cặn kẽ Tham gia làm việc với các anh chị, em được chỉ bảo làm từ công việc nhỏ nhất, tránh sai lầm đáng tiếc xảy ra
*Khó khăn:
- Do thiếu kiến thức thực tế nên em gặp một chút khó khăn trong quá trình thực tập Không biết sử dụng các loại máy móc văn phòng như máy photo, máy fax là yếu điểm của em
- Lần đầu tiên tham gia tìm hiểu một công việc trong thực tế nên ban đầu em khó hòa nhập với mọi người trong Văn phòng, còn rụt rè, không mạnh dạn đề xuất ý tưởng hoặc không dám thắc mắc
- Vì là cơ quan quân sự của nhà nước nên có rất nhiều giấy tờ, công văn cần phải được giữ bí mật, gây khó khăn cho việc tiếp cận
- Đường xá đi lại giữa nơi ở và nơi thực tập hơi vất vả
4.Lời cảm ơn.
Qua thời gian thực tập tại Ban Bảo mật – Văn phòng Học viện Chính trị -
Bộ Quốc phòng, em xin chân thành cảm ơn cô Chu Thị Hiền – Trưởng Ban Bảomật cùng tập thể cán bộ nhân viên văn thư-lưu trữ trong Văn phòng đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình thực tập và tìm hiểu về công tác văn thư – lưu trữ tại Học viện
Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ đã chỉ dạy cho em những kiến thức, kinh nghiệm quan trọng cần có đểhoàn thành đợt thực tập và viết báo cáo thực tập tốt nghiệp này
Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và hạn chế về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá và trình bày về công tác văn thư – lưu trữ trong Văn phòng Học viện Chính trị, em rất mong nhận được sự đóng góp giúp đỡ của quý thầy cô
Trang 5Em xin chân thành cảm ơn.
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị.
1.1.1.Lịch sử hình thành
Sau thắng lợi của chiến dịch Biên giới 1950, cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược của nhân dân ta chuyển sang một giai đoạn mới có nhiều thuận lợi nhưng ngày càng gay go, quyết liệt hơn Những chuyển biến của tình hình thế giới và trong nước đòi hỏi phải tăng cường sự lãnh đạo của Đảng về mọi mặt để nhanh chóng đưa công cuộc kháng chiến đến thắng lợi hoàn toàn
Tháng 2 năm 1951, tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ II của Đảng, Đảng ta
đã xác định rõ mục đích, nhiệm vụ, tính chất của cách mạng dân tộc dân chủ nhân dân, vạch rõ đường lối, phương pháp cách mạng để đưa cuộc kháng chiến đến thắng lợi và quyết định đưa Đảng ra hoạt động công khai
Đại hội quyết nghị: “Để đưa kháng chiến đến toàn thắng, lúc này Đảng ta phảikiện toàn sự lãnh đạo chiến tranh, tập trung lực lượng, điều động cán bộ nhiềuhơn vào công tác quân sự, hướng hoạt động của mọi ngành vào việc phụng sựkháng chiến, đề cao việc học tập quân sự trong Đảng”
Đại hội khẳng định sự cần thiết phải tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối vớilực lượng vũ trang nhân dân đáp ứng những đòi hỏi cấp bách của cuộc khángchiến đang ở giai đoạn quyết liệt, trong đó nhấn mạnh việc xây dựng đội ngũcán bộ là một vấn đề then chốt trong công cuộc xây dựng quân đội nhân dân,chú trọng đến việc tăng cường giáo dục cho cán bộ về tư tưởng cũng như nănglực công tác, tổ chức đào tạo và bổ túc cho cán bộ trong các trường huấn luyệncũng như tại chức
Quán triệt các Nghị quyết của Đảng, Tổng Quân uỷ đã quyết định tăng cườngcông tác giáo dục chính trị, lãnh đạo tư tưởng, đặt giáo dục chính trị thành vấn
đề quan trọng hàng đầu trong việc xây dựng quân đội nhân dân Tổng Quân uỷchủ trương lấy việc giáo dục chính trị cho cán bộ từ cấp tiểu đoàn trở lên làmchính và quyết định mở Trường Chính trị để cán bộ quân đội được luân phiên
Trang 6về trường học tập nâng cao trình độ giác ngộ giai cấp, giác ngộ dân tộc, nắmvững đường lối cách mạng, đường lối kháng chiến, đường lối xây dựng lựclượng vũ trang nhân dân, xây dựng quân đội nhân dân của Đảng.
Những Nghị quyết của Đảng về xây dựng Quân đội nhân dân, về giáo dục chínhtrị, nâng cao chất lượng chính trị của quân đội trong tình hình mới của cáchmạng lúc này đã đặt nền móng cho sự ra đời và phát triển của Học viện Chínhtrị
Cuối tháng 11 năm 1950 đến tháng 4 năm 1951, thực hiện chủ trương của Đảng
và Tổng Quân uỷ, Bộ Tổng tư lệnh đã quyết định mở hai lớp bồi dưỡng chínhtrị ngắn ngày cho cán bộ quân đội nhằm “giáo dục tư tưởng và nâng cao nănglực công tác cho cán bộ” Phát huy những kết quả đã đạt được trong công tácgiáo dục chính trị cho đội ngũ cán bộ quân đội nói chung và trên cơ sở thực tiễn
của việc tổ chức 2 lớp huấn luyện chính trị nói trên, tháng 7 năm 1951, Tổng
Quân uỷ quyết định thành lập Trường Chính trị Trung cấp Quân đội nhân dân Việt Nam (tiền thân của Học viện Chính trị ngày nay) và cử đồng chí Nguyễn
Chí Thanh, Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị làm Giám đốc, đồng chí Võ HồngCương làm Phó Giám đốc, trực tiếp phụ trách nhà trường
Trong những năm đầu thành lập, nhà trường đã vinh dự được Chủ tịch Hồ Chí Minh về thăm và huấn thị 3 lần (25/10/1951; 2/1952 và 5/1953) Ngày 25 tháng
10 năm 1951, Bác Hồ đến thăm và huấn thị cho khoá học đầu tiên của nhà trường Để mãi mãi ghi nhớ công ơn của Chủ tịch Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng
10 năm 1951 được quyết định là ngày truyền thống của học viện Chính trị.
Từ trường Chính trị trung cấp ngày đầu thành lập đến Học viện Chính trị ngàynay là chặng đường xây dựng, chiến đấu, trưởng thành và phát triển đầy khókhăn gian khổ nhưng cũng rất vẻ vang, gắn liền với lịch sử phát triển của cáchmạng và quân đội
Lịch sử 60 năm xây dựng và phát triển đã hình thành nên truyền thống vẻ vang
của Học viện Chính trị anh hùng “Kiên định và phát triển, đoàn kết và kỷ luật,
chủ động sáng tạo, khắc phục khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ” Phát huy truyền
thống vẻ vang của học viện Chính trị Anh hùng – đơn vị được tặng thưởngHuân chương Sao vàng - phần thưởng cao quý nhất của Đảng và Nhà nước, độingũ cán bộ, giảng viên, học viên, chiến sĩ, nhân viên Học viện đã và đang giữvững, phát huy cao độ sức mạnh đoàn kết, thống nhất, tích cực, chủ động sángtạo, quyết tâm thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ
XI, Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quân lần thứ IX, Nghị quyết Đại hội Đảng bộHọc viện lần thứ XIV, ghi tiếp vào trang sử của Học viện những thành tích mới,xứng đáng với niềm tin yêu của Đảng, Nhà nước, quân đội và nhân dân
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Đối với nhiệm vụ giáo dục đào tạo, đã chủ động nghiên cứu, tham mưu đề xuất
với Bộ Quốc phòng và Tổng cục chính trị những chủ trương giải pháp, đồng
Trang 7thời tiếp tục đổi mới mô hình, mục tiêu, yêu cầu đào tạo các đối tượng, chươngtrình, nội dung, phương pháp dạy, học, đáp ứng yêu cầu thực hiện Nghị quyết số
51 - NQ/TW của Bộ Chính trị (khoá IX) về “Tiếp tục hoàn thiện cơ chế lãnhđạo của Đảng, thực hiện chế độ một người chỉ huy gắn với thực hiện chế độchính uỷ, chính trị viên trong Quân đội nhân dân Việt Nam”; nâng cao chấtlượng đào tạo các cấp học, bậc học; kết hợp đào tạo theo chức vụ và học vấn,đảm bảo học viên ra trường trung thành vô hạn với Đảng, với Tổ quốc xã hộichủ nghĩa và nhân dân, thực hiện tốt chức trách nhiệm vụ, có tiềm năng pháttriển, đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ trong thời kỳ mới
Về đào tạo sau đại học, Học viện đã tập trung phấn đấu, tạo sự chuyển biến
mạnh mẽ về chương trình, nội dung; tăng cường mở rộng các chuyên ngành, mởrộng đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ khoa học xã hội nhân văn, đảm bảo cung cấp choquân đội và đất nước những cán bộ khoa học có đủ năng lực thực hiện công tácchuyên môn và nghiên cứu khoa học theo chuyên ngành đào tạo Hiện nay, Họcviện đã mở rộng đào tạo sau đại học cho đối tượng dân sự, đào tạo cán bộ phục
vụ sự nghiệp đổi mới, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước
Công tác nghiên cứu khoa học tiếp tục được đẩy mạnh, đổi mới toàn diện; chú
trọng kết hợp nghiên cứu cơ bản với nghiên cứu ứng dụng; quan tâm xây dựngtiềm lực khoa học, nhất là đội ngũ cán bộ khoa học đầu ngành, cán bộ khoa họctrẻ; nâng cao chất lượng các sản phẩm khoa học; phục vụ tốt hơn, kịp thời hơn
sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, của Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị và trựctiếp phục vụ cho việc nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo; mở rộng quan hệhợp tác, liên kết nghiên cứu và ứng dụng kết quả nghiên cứu với các cơ quan,đơn vị trong và ngoài quân đội; chủ động chuẩn bị các yếu tố cho hợp tác quốc
tế về khoa học trong lĩnh vực KHXHNVQS; nâng cao hiệu quả ứng dụng côngnghệ thông tin trong các hoạt động; đẩy mạnh nghiên cứu bảo vệ môi trường,hoàn thành tốt các nhiệm vụ khoa học, công nghệ và môi trường, giữ vững vànâng cao vị thế là một trung tâm nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn mạnhcủa quân đội và có uy tín của quốc gia
Trong xây dựng Học viện, trước hết là về chính trị, tư tưởng, Đảng uỷ Học viện
đã chú trọng xây dựng bản lĩnh chính trị, đạo đức cách mạng cho cán bộ, đảngviên, đẩy mạnh tự phê bình và phê bình; đưa cuộc vận động xây dựng, chỉnhđốn đảng đi vào nề nếp; tổ chức thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, xâydựng Đảng bộ Học viện trong sạch vững mạnh, tạo sự chuyển biến mạnh mẽ vềnăng lực lãnh đạo và sức chiến đấu của các tổ chức cơ sở đảng Tích cực xâydựng và hoàn chỉnh quy hoạch đội ngũ cán bộ, tập trung xây dựng đội ngũ cán
bộ chủ chốt, đội ngũ cán bộ khoa học đầu ngành; cán bộ giảng dạy và quản lý;gắn xây dựng lực lượng hiện tại với các thế hệ cán bộ kế cận, kế tiếp
Công tác hậu cần, tài chính, chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần củacán bộ, chiến sĩ được các cấp quan tâm Hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục,
Trang 8thể thao được đẩy mạnh; phong trào thi đua quyết thắng được tổ chức có hiệuquả, tạo ra bầu không khí chính trị tinh thần tin tưởng, vui tươi lành mạnh trongHọc viện.
Về công tác dân vận, Học viện đã thường xuyên tăng cường mở rộng mối quan
hệ đoàn kết quân dân, làm tốt Cuộc vận động “Đền ơn đáp nghĩa”, chăm sóc cácđối tượng chính sách, phụng dưỡng Mẹ Việt Nam anh hùng Các đơn vị của họcviện đã thực hiện tốt công tác kết nghĩa với các phường thuộc Quận Hà Đông;
xã Phượng Tiến, huyện Định Hoá, tỉnh Thái Nguyên - nơi đóng quân của Họcviện trong những ngày đầu thành lập; thường xuyên tổ chức tốt các hoạt độngtuyên truyền, giúp đỡ các địa phương nơi học viện đóng quân Thông qua cáchoạt động, ảnh hưởng chính trị, văn hoá của Học viện với chính quyền, đoàn thể
và nhân dân địa phương nơi Học viện đóng quân càng được củng cố, phát triển.Trải qua sáu mươi năm xây dựng và phát triển, bằng trí tuệ, công sức và cả máuxương, các thế hệ cán bộ, giáo viên, học viên, nhân viên, chiến sĩ của Học viện
đã lập nhiều thành tích xuất sắc, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp đào tạo, bồidưỡng đội ngũ cán bộ của các lực lượng vũ trang nhân dân, đáp ứng yêu cầu của
sự nghiệp giải phóng dân tộc trước đây cũng như trong sự nghiệp xây dựng vàbảo vệ vững chắc Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa hiện nay
1.1.3.Cơ cấu tổ chức
Trang 101.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng
*Chức năng:
Văn phòng là đơn vị trực thuộc Ban Giám đốc Học viện, tham mưu cho BanGiám đốc trong việc tổ chức, quản lý, điều hành các hoạt động chung của Họcviện; là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ sự quản lý, chỉ đạo của Ban Giámđốc; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, công tác hành chính và hậu cần tại Họcviện
*Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Chủ trì, phối hợp xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác (ngắn hạn,dài hạn) của Học viện; làm công tác thông tin tổng hợp, định kỳ báo cáo BanGiám đốc kết quả thực hiện kế hoạch; sắp xếp thời gian và tổ chức các buổi họpcủa Học viện do Ban Giám đốc chủ trì hoặc làm việc của Ban Giám đốc với thủtrưởng các đơn vị trong Học viện
- Công tác văn thư, lưu trữ: Tiếp nhận văn bản đến và chuyển phát văn bản đi,mỗi năm nhận gần 300 công văn đến và chuyển phát gần 700 công văn đi, thựchiện hàng ngàn trang photocopy và hàng ngàn trang đánh máy các văn bản củalãnh đạo Học viện được kịp thời, chính xác, ít sai sót, thực hiện hàng trăm băngrôn, khẩu hiệu, có nhiều cải tiến trong công tác quản lý, sử dụng các phươngtiện, thiết bị văn phòng, có nhiều quan tâm đến công tác bảo vệ bí mật Nhànước Soạn thảo, thẩm định, hiệu đính các văn bản của các đơn vị và của Họcviện trước khi trình Giám đốc ký ban hành Tổ chức thực hiện và theo dõi, kiểmtra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản pháp luật của Nhà nước và văn bản quản
lý của Giám đốc Học viện
- Theo ủy quyền của Giám đốc, Chánh Văn phòng chủ trì các cuộc họp, làmviệc với các đơn vị để thống nhất ý kiến về việc giải quyết các vấn đề mà cácđơn vị còn có ý kiến khác nhau, trình Giám đốc quyết định
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu Ban Giám đốc trongcông tác đối nội, đối ngoại; hoạt động lễ nghi, khánh tiết của Học viện
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác xuất bản
- Xây dựng quy định và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng
- Theo dõi và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các đơn vị thuộc Học việntheo chỉ đạo của Ban Giám đốc
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật, đánh máy, thu thập, in
ấn và quản lý các loại thông tin hành chính theo quy định của pháp luật; Tiếp
Trang 11nhận, xử lý, phỏt hành cụng văn, giấy tờ đi, đến, bảo quản và sử dụng con dấucủa Học viện đỳng quy định của phỏp luật; Quản lý và thực hiện cỏc thủ tục cấpphú bản, chứng thực sao y cỏc loại giấy tờ theo quy định.
- Quản lý và điều hành phương tiện giao thụng cho cỏc cụng việc chung củaHọc viện; liờn hệ để sắp xếp, bố trớ phương tiện đi lại, chỗ ở cho Ban Giỏm đốckhi đi cụng tỏc
- Giữ gỡn an ninh trật tự, bảo đảm an toàn cơ quan
- Chủ trỡ, phối hợp với cỏc đơn vị liờn quan lập kế hoạch lắp đặt, sửa chữa, muasắm vật tư, tài sản phục vụ cụng tỏc quản lý, nghiờn cứu, giảng dạy, học tập…
- Quản lý, khai thỏc cơ sở vật chất hiện cú của Học viện để tăng nguồn thu phỳclợi theo đỳng quy định hiện hành
- Thực hiện cụng tỏc khỏm, chữa bệnh ban đầu, chăm lo sức khỏe cho cỏn bộ,cụng chức, viờn chức và học viờn; đảm bảo cụng tỏc vệ sinh phũng dịch và antoàn vệ sinh thực phẩm
1.2.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phũng
Văn phòng Học viện Chính trị quân sự là cơ quan tham mu đắclực cho Thủ trởng và Ban Giám đốc Học viện, đợc tổ chức theo môhình chung của hệ thống văn phòng quân đội (hệ thống văn phòngcác học viện, nhà trờng quân đội) Với tổng biên chế 150 trong đó: Sĩquan: 33; Quân nhân chuyên nghiệp: 24; công nhân viên quốcphòng: 15; hạ sĩ quan, chiến sĩ: 78 Về trình độ học vấn (Thạc sĩ: 02;
Cử nhân chính trị: 18; cử nhân quân sự: 15; Trung cấp: 15; sơ cấp 7).Việc tổ chức lao động của Văn phòng Học viện Chính trị đợc thể hiện
ở sự phân công trong từng lao động đối với từng Ban, Bộ phận đótheo đúng trình độ chuyên môn đợc đào tạo trên cơ sở tổ chức, biênchế đợc qui định Cụ thể nh sau:
* Chánh, Phó Chánh văn phòng: 03 đ/c có trình độ đại học và sau
đại học, trình độ lý luận chính trị cao cấp; trình độ chỉ huy quân sự cấp s
đoàn trở lên Theo Quyết định số 73/QĐ-HV1 ngày 16/02/2001 về phâncông trong ban lãnh đạo Văn phòng Học viện nh sau:
- Đồng chớ Chánh Văn phòng: Chịu trách nhiệm trớc Thờng vụ Đảng
uỷ, Học viện và Đảng uỷ Văn phòng về tổ chức thực hiện nhiệm vụ chínhtrị và xây dựng đơn vị Điều hành chung, trực tiếp chỉ đạo và giải quyếtnhững vấn đề cơ bản, trọng tâm của Văn phòng đợc cấp trên giao Chỉ
đạo công tác đảm bảo phục vụ thờng xuyên, đột xuất và các yêu cầu đối
Trang 12ngoại của Thờng vụ Đảng uỷ Học viện Chỉ đạo xây dựng các loại kếhoạch công tác, kế hoạch hội nghị, tập huấn và kế hoạch kiểm tra củaHọc viện Chỉ đạo theo dõi các cơ quan thực hiện chơng trình, kế hoạch
và kết luận của Học viện; chuẩn bị tình hình và nội dung hội ý Ban Giám
đốc Phụ trách Đảng uỷ, công tác th ký Theo dõi, thẩm định, rà soátcác văn bản về công tác hành chính; phụ trách công tác Quân lực,Thanh tra, Điều tra, Tác chiến…
- Đồng chớ Phó Chánh văn phòng thứ nhất: Theo dõi mảng điềulệnh, lễ tiết tác phong, công tác quân sự và các công tác có liên quan
đến cấp uỷ đảng, chính quyền địa phơng nơi đóng quân Công tác huấnluyện xây dựng đơn vị vững mạnh toàn diện và chấp hành kỷ luật củaVăn phòng; đôn đốc và tổng hợp quân số báo cáo cấp trên trong các hộinghị, sinh hoạt tập trung của Học viện, thực hiện các nhiệm vụ khác khi
đợc Chánh Văn phòng phân công
- Đồng chớ Phó Chánh văn phòng thứ hai: Theo dõi mảng công tác
đảng, công tác chính trị, phong trào thi đua, khen thởng, công đoàn, phụnữ; thực hiện các nhiệm vụ khác khi đợc Chánh Văn phòng phân công
* Ban Kế hoạch tổng hợp: Đợc biến chế 05 đồng chí sĩ quan, có
trình độ đại học và sau đại học, trình độ lý luận chính trị trung cấp trởlên, trình độ chỉ huy quân sự cấp trung đoàn Ban tổng hợp có nhiệm
vụ giúp cho Thủ trởng Học viện, Ban Giám đốc giải quyết tất cả cáccông việc về hành chính quân sự nh lên lịch công tác, bố trí hội họp,tiếp khách, chuẩn bị cho các thủ trởng đi công tác; tiếp nhận các vănbản của các cơ quan trong và ngoài Học viện trình Thủ tr ởng duyệt tr-
ớc khi Thủ trởng Học viện ký ban hành
* Ban Bảo mật Lu trữ: Đợc biên chế 09 đồng chí, trong đó có 01 đại
học còn lại là trung cấp Ban có nhiệm vụ quản lý con dấu, tiếp nhận vănbản đi - đến; đánh máy, photo văn bản, lu trữ hồ sơ phục vụ cho lãnh
đạo chỉ huy trong toàn Học viện
* Ban Thông tin: Đợc biến chế 08 đồng chí, trong đó có 02 đại học
còn lại là trung cấp, 02 sơ cấp Ban thông tin có nhiệm vụ: trực tổng đài,chia báo, củng cố đờng dây luôn thông suốt Ngoài ra còn phụ vụ diễntập các cấp trung, s đoàn và các nhiệm vụ khác khi có tình huống xảy ra
- Ban Quản lý hành chính: Quân số 18 đồng chí: 01 đồng chí đại họcphụ trách chung; 03 đồng chí tốt nghiệp trung cấp nấu ăn, còn lại 05
Trang 13đồng chí sơ cấp, 04 đồng chí là chiến sĩ Ban quản lý hành chính cónhiệm vụ đón tiếp khách đến tham quan và khách đến làm việc với Họcviện; 03 đồng chí làm nhiệm vụ tiếp khách; 04 đồng chí chiến sĩ công vụcho 4 thủ trởng Học viện; 03 đồng chí làm vờn hoa cây cảnh; 03 đồngchí làm công tác vệ sinh môi trờng; 01 đồng chí làm Trạm khách T100
đón tiếp khách gia đình quân nhân; 01 đồng chí phụ trách nấu ăn choBan Giám đốc
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CễNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
CỦA HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ.
2.1.Hoạt động quản lý.
Trang 14Trong điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lu trữ ban hànhkèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ,nhằm đa công tác văn th vào nề nếp, thống nhất tạo điều kiện thực hiệncác quy định chế độ, bảo mật công văn tài liệu trong Quân đội nhân dânViệt Nam, Bộ Quốc phòng đã ra Quyết định số 15/QĐ-QP ngày19/01/1981 ban hành “điều lệ công tác văn th” Điều lệ nói rõ:
“Công tác văn th trong Quân đội nhân dân Việt Nam là việc thể hiệncác hoạt động của lãnh đạo, chỉ huy vào công tác công văn, giấy tờ và tổchức giải quyết các hoạt động đó bằng công văn giấy tờ Nó là một trongnhững công tác không thể thiếu trong việc quản lý cơ quan Mặt khác,công việc của cơ quan đợc tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hayquan liêu, một phần quan trọng là do công tác văn th có làm tốt haykhông” Điều lệ này nhằm quy định hợp lý các khâu công tác văn th, bảo
đảm cho việc quản lý và giải quyết công việc bằng công văn giấy tờ đợcnhanh chóng chính xác và bí mật.” Ngoài bản điều lệ công tác văn th nêutrên, Bộ Quốc phòng, ra nhiều quy định, chỉ thị hớng dẫn khác về chế độbảo mật công văn tài liệu lu trữ cụ thể nh sau:
- Quyết định số 503/1999/QĐ-BQP, ngày 19/4/1999 của Bộ trởng
Bộ Quốc phòng về việc ban hành quy định quản lý và sử dụng con dấu
- Quyết định số 1602/2000/QĐ-BQP, ngày 04/8/2000 của Bộ trởng
Bộ Quốc phòng ban hành quy chế bảo vệ tài liệu mật
- Quyết định số 41/2003/QĐ-TTg, ngày 26/3/2003 của Chính phủ
về Danh mục bí mật Nhà nớc thuộc phạm vi quốc phòng
- Quyết định số 90/2003/QĐ-BQP, ngày 11/7/2003 của Bộ trởng
Bộ Quốc phòng về việc ban hành Quy chế soạn thảo, ban hành văn bảnquy phạm pháp luật của Bộ Quốc phòng
- Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2000 củaChính phủ về công tác văn th;
- Quyết định 206/2005/QĐ-BQP, ngày 20/12/2005 quy định về banhành và quản lý văn bản hành chính
Căn cứ vào các văn bản hớng dẫn nghiệp vụ của Phòng Văn th - lutrữ Văn phòng Bộ Quốc phòng; văn th - lu trữ Học viện đợc cập nhật,quán triệt, thực hiện thống nhất các văn bản, chỉ thị, hớng dẫn của cấp
Trang 15trên Ví dụ nh: tập huấn Pháp lệnh tài liệu lu trữ; qui chế bảo vệ côngvăn, tài liệu mật của Bộ Quốc phòng; qui định quản lý, khai thác, sửdụng con dấu, chữ ký trong Quân đội nhân dân Việt Nam…
Tổ chức tập huấn kỹ thuật soạn thảo văn bản và phổ biến, quán triệtmột số các văn bản mới theo quy định của Chính phủ và Bộ Quốc phòngnh: Nghị định 110 của Chính phủ về công tác văn th, Quyết định số:206/2005/QĐ-BQP ngày 20/12/2005 của Bộ Quốc phòng về qui địnhban hành và quản lý văn bản hành chính… cho các cán bộ, nhân viênchuyên môn 37 đầu mối trong đơn vị
Ngoài các hình thức tập huấn trên, Văn phòng Học viện Chính trịquân sự đã ban hành một số văn bản hớng dẫn, chỉ đạo thực hiện côngtác văn th - bảo mật - lu trữ nh:
- Hớng dẫn số 235/HD-HV1, ngày 12 tháng 7 năm 2004 của Thủ ởng Văn phòng về việc thu hồi tài liệu đối với các đầu mối trực thuộc;
tr Công văn số 320/CVtr HV1, ngày 20 tháng 3 năm 2005 của Vănphòng về việc hớng dẫn soạn thảo văn bản và ban hành văn bản;
- Quyết định số 372/QĐ-HV1, ngày 15 tháng 7 năm 2006 của Vănphòng về việc ban hành Qui chế công tác văn th – bảo mật – lu trữ;
Cùng với các hớng dẫn trên, Văn phòng có kế hoạch kiểm tra, đánhgiá công tác văn th hàng năm vào tháng 12 theo thứ tự các phòng, khoa.Nội dung kiểm tra bao gồm: Các văn bản, chỉ thị, hớng dẫn của cơ quancấp trên, các văn bản của Học viện, mẫu trình bày văn bản và thể thức vănbản mà Văn phòng đã hớng dẫn, tập huấn Qua công tác kiểm tra cuốinăm để đánh giá đơn vị nào làm tốt thì khen thởng biểu dơng đợc cộng
điểm thi đua năm Đơn vị nào làm cha tốt thì khiển trách (phê bình, nhắcnhở) trừ điểm thi đua năm, các hình thức khen thởng này đợc đánh giá vàocuối năm học
2.2.Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1.Đối với cụng tỏc văn thư
2.2.1.1.Soạn thảo và ban hành văn bản
a) Thẩm quyền ban hành văn bản.
Trang 16Từ khi có quyết định số 206/2005/QĐ - BQP, ngày 20 tháng 12 năm
2005 của Bộ trởng Bộ Quốc Phòng, công tác soạn thảo đối với các cơquan, đơn vị trong toàn quân có một bớc chuyển biến mới trong việc banhành và quản lý văn bản hành chính Đối với Học viện Chính trị quân sự
đã có các văn bản hớng dẫn cụ thể tới 37 đầu mối trong toàn Học viện,
đã tổ chức tập huấn cho các đối tợng từ cấp chỉ huy, lãnh đạo đơn vị, trợ
lý, nhân viên Cho đến nay các văn bản của Học viện và Văn phòng banhành về cơ bản đã đợc tiến hành soạn thảo, rà soát, kiểm tra đúng qui
định về trình tự, thủ tục, thẩm quyền, thể thức văn bản theo quy định củaVăn phòng Bộ Quốc phòng
Căn cứ Quyết định 206/2005/QĐ- BQP về việc ban hành và quản lývăn bản hành chính và các văn bản hớng dẫn cụ thể của Học viện đối vớitừng loại văn bản và với các cơ quan chức năng
Văn bản đợc ban hành phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật hiệnhành, đúng với quy định của cấp trên và đúng thẩm quyền, thứ bậc quản
lý trong hệ thống tổ chức của Bộ Quốc phòng
Ngoài ra Quy định còn nêu rõ “Văn bản phải cụ thể, thiết thực và đúng
mục đích sử dụng Nội dung và tính chất phải phù hợp với tên loại quyền hạn
đợc ban hành” Học viện Chính trị quân sự thờng ban hành một số loại văn
bản sau:
- Quyết định (không thuộc loại văn bản quy phạm pháp luật)
- Chỉ thị (không thuộc loại văn bản quy phạm pháp luật)
Trang 17Ngoài những loại văn bản trên thì Học viện còn đợc ban hành một
số loại văn bản tham mu, tác chiến nh: Mệnh lệnh, Chỉ lệnh, Lệnh…
Các văn bản trên đều đợc thực hiện theo Quyết định số206/2005/QĐ-BQP, ngày 20 tháng 12 năm 2005 của Bộ Quốc phòng vềviệc ban hành Qui định ban hành và quản lý văn bản hành chính
Số lợng văn bản do Học viện Chính trị quân sự ban hành phụ thuộcvào nhiệm vụ và công việc hàng năm của Học viện Số liệu thống kê 5năm trở lại đây phản ánh mức độ giải quyết công việc hàng năm củaHọc viện nh sau:
Trang 18b) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo Thông tư92/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành thực hiện theo sự thốngnhất của cơ quan đầu ngành trực thuộc Bộ Quốc phòng Các cơ quan đầu mốitrong Học viện có trách nhiệm nghiên cứu, soạn thảo các mẫu văn bản củangành sát với chức năng, nhiệm vụ của Học viện, trình Giám đốc ký quyết địnhban hành để thực hiện thống nhất
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số433-HD/VP ngày 20 tháng 12 năm 2004 của Chánh Văn phòng Đảng ủy Quân
sự Trung ương (nay là Quân ủy Trung ương) hướng dẫn về thể thức văn bản củaĐảng và các hướng dẫn của Phòng Chính trị
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đoàn thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 173/HD-TN ngày 07 tháng 7 năm 2009 của Ban Thanh niênQuân đội hướng dẫn về thể thức văn bản của các tổ chức đoàn trong Quân đội;thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của hội phụ nữ, công đoàn thực hiện theohướng dẫn của Ban phụ nữ Quân đội và Ban Công đoàn quốc phòng
c) Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản.
Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc, người đứng đầu cơ quan, đơn vị giaocho tập thể hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản theo trình tựsau:
Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn và phạm vi phổ biến
Thu thập tài liệu, xử lý thông tin liên quan đến nội dung cần soạn thảo
Trang 19 Tổ chức soạn thảo văn bản.
Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan (trườnghợp văn bản có nội dung liên quan)
Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo
Kiểm tra, thẩm định tính pháp lý và thể thức, kỹ thuật trình bày
Trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký ban hành
d) Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo.
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Người kývăn bản phải xem xét kỹ về nội dung, quyết định độ mật, độ khẩn (nếu có),phạm vi phổ biến của văn bản
- Khi trình duyệt bản thảo lên cấp có thẩm quyền nếu có sửa chữa, bổ sung thìngười soạn thảo phải sửa chữa theo đúng ý kiến của người duyệt bản thảo, lầntrình duyệt tiếp theo phải mang kèm bản đã sửa lần trước để người duyệt bảnthảo xem xét, quyết định
- Trường hợp bản thảo văn bản đã được duyệt của cấp có thẩm quyền nếu cósửa chữa, bổ sung phải báo cáo người duyệt văn bản xem xét, quyết định
e) Đánh máy, nhân bản.
- Người nhận bản thảo, tài liệu để đánh máy, nhân bản phải đăng ký vào Sổđăng ký đánh máy, in sao văn bản; đánh máy đúng nội dung bản thảo đã đượcduyệt, đúng thể thức và kỹ thuật văn bản quy định Trường hợp phát hiện có sựsai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì phải hỏi lại đơn vị, cá nhân soạnthảo hoặc người duyệt bản thảo đó
- Bản thảo văn bản, tài liệu khi đã đánh máy, sao xong phải giao lại cho ngườiyêu cầu, người nhận phải ký nhận vào Sổ đăng ký đánh máy, sao văn bản, tàiliệu
- Người đánh máy phải tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, tài liệu; thực hiệnđánh máy, nhân bản theo đúng số lượng bản đã được duyệt, thời gian đã hiệpđồng
g) Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành.
- Chỉ huy đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản phải kiểm tra nội dung, tính hợppháp, ký đảm bảo và phải chịu trách nhiệm trước người ký và trước pháp luật vềnội dung văn bản
- Chánh Văn phòng, Trưởng ban Tổng hợp – Kế hoạch (người được giao tráchnhiệm trình ký), Trưởng Ban Bảo mật – lưu trữ (bộ phận văn thư) phải kiểm tra
Trang 20thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ký đảm bảo và phải chịu trách nhiệm trướcngười ký và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
h) Thẩm quyền ký văn bản.
- Cơ quan, đơn vị thực hiện theo chế độ thủ trưởng
+ Giám đốc Học viện có thẩm quyền ký, duyệt các chỉ thị, quyết định, quy định,chương trình, dự án, hợp đồng, kế hoạch công tác và kế hoạch phân phối, quản
lý, sử dụng vật tư, ngân sách, quỹ vốn của Học viện Chỉ huy trưởng cơ quan,đơn vị có thẩm quyền ký tất cả văn bản thuộc phạm vi cơ quan, đơn vị banhành Cấp trưởng có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bảnthuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyềncủa cấp trưởng Cấp phó ký thay phải chịu trách nhiệm trước cấp trưởng vàtrước pháp luật
+ Chính ủy Học viện ký duyệt các chỉ thị, quyết định, quy định, chương trình,
kế hoạch hoạt động CTĐ, CTCT và kế hoạch sử dụng, phân phối, quản lý vật
tư, kinh phí CTĐ, CTCT của Học viện Chính trị viên (bí thư) các cơ quan, đơn
vị có thẩm quyền ký các quyết định, các văn bản thuộc lĩnh vực về CTĐ, CTCTcủa đơn vị mình; Chính ủy có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) cácvăn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách Cấp phó KT phải chịu tráchnhiệm trước Chính ủy và trước pháp luật
+ Giám đốc, Chính ủy Học viện, chỉ huy trưởng các cơ quan, đơn vị có thể ủyquyền cho chỉ huy một số đơn vị trực thuộc ký thừa ủy quyền (TUQ.) hoặc kýthừa lệnh (TL.) một số loại văn bản Việc giao ký TUQ hoặc ký TL phải thựchiện theo quy chế làm việc của Học viện hoặc quy định về công tác Văn thư củaHọc viện (phải có văn bản ủy quyền và chữ ký, đóng dấu của người ủy quyền).Người được ký TUQ hoặc ký TL không được ủy quyền lại cho người khác ký.Văn bản ký TUQ (hoặc ký TL) theo thể thức và được đóng dấu của cơ quan,đơn vị ủy quyền
- Chữ ký đại diện cho tập thể: Lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị thay mặt (TM.)tập thể ký các văn bản của cơ quan, đơn vị ban hành Cấp phó và các thành viêngiữ chức vụ lãnh đạo khác trong tập thể đó được thay mặt tập thể, ký thaynhững văn bản theo ủy quyền của lãnh đạo, chỉ huy và các văn bản thuộc lĩnhvực được phân công phụ trách
- Người ký văn bản phải ký đúng quyền hạn và chịu trách nhiệm về những vănbản do mình ký Chữ ký trong văn bản phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký tạiBan Bảo mật – lưu trữ; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai
để ký văn bản
i) Bản sao văn bản.
Trang 21- Các hình thức bản sao: Bản sao y bản chính, bản sao lục, bản trích sao.
- Thể thức bản sao gồm: Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản; số, ký hiệu bản sao;địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩmquyền; dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản; nơi nhận Số bản sao được đánh sốriêng và đăng ký, quản lý vào sổ đăng ký đánh máy, in sao văn bản
- Chỉ huy các cơ quan, đơn vị phải có trách nhiệm sao văn bản theo đúng ý kiếncủa người phân văn bản (ý kiến của Giám đốc) Việc sao văn bản “Tuyệt mật”phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan, đơn vị ban hành Bản sao phảiđược đăng ký, quản lý như bản chính
- Bản sao văn bản trình bày đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định, có giá trịpháp lý như bản chính
2.2.1.2.Quản lý văn bản đi
a) Trình tự quản lý văn bản đi.
- Kiểm tra, đăng ký và đóng dấu văn bản
- Chuyển và theo dõi văn bản đi
- Lưu và đính chính văn bản đi (nếu có)
b) Kiểm tra, đăng ký và đóng dấu văn bản.
- Tất cả văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành trong Học viện phải được đưa đếnBan Bảo mật – lưu trữ để đăng ký, quản lý
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản để phát hiện những sai sót và thông báo cho đơn vị hoặc người soạn thảovăn bản sửa chữa trước khi làm thủ tục ban hành
- Ghi số, thời gian ban hành văn bản
- Vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy tínhtheo Biểu ghi đăng nhập thông tin văn bản đi
- Đóng dấu của cơ quan, đơn vị ban hành và dấu độ mật, khẩn (nếu có) vào vănbản
c) Chuyển và theo dõi văn bản đi.
- Văn bản đã đăng ký, đóng dấu phải làm thủ tục gửi đi trong ngày, chậm nhất
là ngày làm việc tiếp theo Nếu văn bản hẹn giờ, hoặc khẩn phải gửi trước; vănbản đi (không có độ mật) có thể chuyển đến nơi nhận bằng Fax hoặc chuyểnqua mạng được bảo mật theo quy định
Trang 22Chỉ được đóng dấu và gửi đi theo đúng số lượng bản đã xác định ở phần nơinhận Trường hợp vượt quá phải có ý kiến của cơ quan, đơn vị soạn thảo và cơquan Bảo mật – lưu trữ.
-Thủ tục gửi văn bản
Văn bản gửi trực tiếp, người nhận văn bản ký nhận vào Sổ đăng ký vănbản đi
Văn bản gửi gián tiếp phải cho vào bì và dán kín, đăng ký và ký nhận vào
Sổ chuyển văn bản Khi gửi văn bản có nội dung “Tối mật”, “Tuyệt mật”
và nội dung quan trọng phải kèm theo Phiếu gửi
Thủ tục bì gửi văn bản: Ngoài bì ghi tên cơ quan gửi, số văn bản và tên
cơ quan, đơn vị nhận Những bì đựng văn bản có mức độ mật, mức độkhẩn phải đóng dấu độ mật, độ khẩn trương ứng với độ khẩn, độ mật caonhất của văn bản trong bì
Thủ tục gửi văn bản có nội dung mật: Văn bản, tài liệu mật chuyển rangoài Học viện thì nhân viên văn thư bảo mật phải cho vào bì, dán kín vàđăng ký vào sổ chuyển để liên lạc hoặc nhân viên quân bưu chuyển đi.Khi chuyển đến nơi nhận, người nhận phải ký và ghi rõ họ, tên vào sổchuyển
- Văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.Trường hợp gửi ngoài mục đích giải quyết, như: “Để báo cáo”, “Để phối hợp”,
“Để biết” thì ghi rõ mục đích gửi ở phần nơi nhận cuối văn bản
- Gửi văn bản theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp Trường hợp đặc biệt phải gửivượt cấp thì đồng gửi cho cấp trên trực tiếp để báo cáo hoặc cấp dưới trực tiếp
để biết
- Văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị không có trách nhiệm giải quyết thì nơi nhậnđược quyền trả lại nơi gửi
- Cán bộ, nhân viên gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn bản đi
và xử lý kịp thời những trường hợp bị thất lạc, lộ, lọt thông tin, chậm thời giangiải quyết
d) Lưu và đính chính văn bản đi.
- Mỗi văn bản đi phải lưu 2 bản, bản gốc lưu tại Ban Bảo mật – lưu trữ, bảnchính lưu ở đơn vị soạn thảo; bản gốc phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ
tự đăng ký
- Đính chính văn bản
Trang 23 Văn bản sai sót về nội dung phải được chỉ huy cơ quan, đơn vị banhành văn bản có hình thức văn bản tương đương để đính chính.
Văn bản do Học viện ban hành nếu có sai sót về thể thức và kỹ thuậttrình bày thì Chánh Văn phòng thừa ủy quyền chỉ huy Học viện đểđính chính Văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành thì người chỉ huy cótrách nhiệm đính chính
2.2.1.3.Quản lý văn bản đến
a) Trình tự quản lý văn bản đến.
Tiếp nhận văn bản đến
Đăng ký văn bản đến
Trình, chuyển giao văn bản đến
Giải quyết văn bản đến
Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến
Thời hạn giải quyết văn bản đến
b) Tiếp nhận văn bản đến.
- Tài liệu, văn bản, đơn, thư gửi đến Học viện, cơ quan, đơn vị bất kỳ từ nguồnnào đều phải chuyển đến Ban Bảo mật – lưu trữ đăng ký, quản lý Khi tiếp nhậnphải kiểm tra, đối chiếu số ghi trên bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu chuyển và kýnhận; nếu phát hiện thiếu hoặc bì không còn nguyên vẹn, thời gian đến muộn sovới thời gian ghi trên bì phải lập biên bản, báo cáo chỉ huy Học viện, chỉ huy cơquan, đơn vị và thông báo cho nơi gửi văn bản biết để xử lý kịp thời
- Khi mở bì để đăng ký phải đối chiếu số ghi ở bì với số văn bản có trong bì vàphiếu gửi(nếu có); nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai số văn bản thì kiểm tra lạinơi gửi
- Những bì ghi rõ chức danh hoặc tên người nhận thì Văn thư không được mở
- Lấy văn bản ra khỏi bì, đóng dấu “Đến” vào vị trí dưới số, ký hiệu văn bản;nếu vị trí này không còn chỗ trống thì đóng sang vị trí trống dưới ngày thángnăm ban hành văn bản
c) Đăng ký văn bản đến.
- Tất cả văn bản đến đều phải được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặcnhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy vi tính theo Biểu ghi thông tin văn bảnđến
Trang 24- Những bì không được mở thì Văn thư đăng ký các thông tin ngoài bì vàchuyển cho người có chức danh hoặc người có tên trên bì nhận Nếu là việcchung và văn bản do cán bộ trực tiếp đi họp, tập huấn đem về phải chuyển đếnvăn thư để đăng ký, quản lý.
- Đối với những văn bản chuyển qua Fax hoặc qua mạng điện tử, phải chụp lạihoặc in ra và đóng dấu đến Khi nhận được bản chính phải đóng dấu đến và làmthủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản Fax hoặc bảnchuyển qua mạng điện tử)
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thì cán bộ, nhân viênVăn thư có trách nhiệm nhận và báo cáo ngay với người chỉ huy để xử lý
d) Giải quyết văn bản đến.
- Chỉ huy trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời vănbản đến Chỉ huy phó của cơ quan, đơn vị được giao chỉ đạo giải quyết nhữngvăn bản đến theo sự ủy nhiệm của Chỉ huy trưởng và những văn bản đến thuộccác lĩnh vực được phân công phụ trách
- Giám đốc có thể giao cho Chánh Văn phòng (Chỉ huy trưởng cơ quan, đơn vị
có thể giao cho cấp phó) xem xét, phân văn bản và theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến
- Cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản phải căn cứ vàochức năng, nhiệm vụ, nghiên cứu nội dung văn bản đến và đề xuất ý kiến giảiquyết
e) Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
- Người phân văn bản đến có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết vănbản
- Chỉ huy cơ quan, đơn vị phải theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết vănbản do đơn vị, bộ phận, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
- Nhân viên Văn thư có trách nhiệm giúp người phân văn bản theo dõi, đôn đốcviệc giải quyết văn bản đến trong cơ quan, đơn vị
g) Thời hạn giải quyết văn bản đến.
- Thời hạn giải quyết văn bản đến được tính từ ngày văn bản đến cơ quan, đơn
vị, cụ thể như sau:
+ Giải quyết ngay những vấn đề cấp bách
+ Giải quyết theo thời gian yêu cầu của văn bản
+ Không quá 03 ngày làm việc, với những vấn đề thông thường
Trang 25+ Khụng quỏ 07 ngày làm việc, với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiến nhiềunơi.
-Trường hợp khụng bảo đảm thời gian quy định trờn thỡ bỏo cỏo chỉ huy xin ýkiến chỉ đạo và trả lời cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản biết lý do và những việccần làm tiếp theo
2.2.1.4.Lập hồ sơ và danh mục hồ sơ
a) Công tác lập hồ sơ hiện hành
Lập hồ sơ hiện hành là công việc cuối cùng của công tác văn th, đợc thực hiện sau khi
sự việc, vấn đề đề cập trong các văn bản đã giải quyết xong Việc lập hồ sơ thực hiện tốt
sẽ có tác dụng nâng cao hiệu suất và chất lợng công tác của cán bộ, nhân viên; giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu đợc chặt chẽ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lu trữ Chính vì vậy, trong những năm qua Bộ Quốc phòng đã ban hành một số văn bản chỉ đạo
về công tác lập hồ sơ nh: Điều lệ công tác văn th ban hành năm 1981, có 4 điều (từ điều
42 – 45) nói về công tác lập hồ sơ; Quy định về việc ban hành văn bản hành chính ban hành ngày 20 tháng 12 năm 2005, có 6 điều (từ điều 39 - 44) nói về công tác lập hồ sơ hiện hành Thông thờng lập hồ sơ hiện hành từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm Sau đó Văn th chuyên trách tổng hợp, bàn giao cho công tác lu trữ
Tuy nhiên, cũng có một số phòng, ban trong cơ quan cũng đã lập hồ sơ theo tính chất công việc chuyên môn nh: Ban cán bộ lập hồ sơ quản lý cán bộ; Ban Quân lực lập
hồ sơ quản lý quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên; Ban tổ chức lập hồ sơ quản lý
đảng viên; Ban Chính sách lập hồ sơ quản lý thơng binh, bệnh binh, liệt sĩ… Các hồ sơ này thờng quản lý tại các ban có chức năng giải quyết công việc đó, sau một thời gian mới đa vào kho lu trữ.
b) Công tác nộp lu hồ sơ
Hàng năm, lu trữ cơ quan đã có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cán bộ của các phòng, ban trong cơ quan (nguồn nộp lu thờng xuyên) Khi giao nộp tài liệu lu trữ, lu trữ cơ quan tiến hành kiểm tra đối chiếu tài liệu thực tế với tờ thống kê tài liệu giao nộp và lập biên bản giao nhận (biên bản đợc lập 02 bản Ngời giao 01 bản và ngời nhận 01 bản) Thời gian giao nộp tài liệu vào lu trữ cơ quan sau 1 năm kể từ khi tài liệu giải quyết xong công việc (theo quy định của Bộ Quốc phòng).
Tuy nhiên, công tác lu trữ của Học viện cha xây dựng danh mục hồ sơ trong năm,
do đó việc giao nộp hồ sơ vào lu trữ cơ quan cha đúng theo quy định Tình trạng giao nộp tài liệu rời lẻ, bó gói còn phổ biến, gây khó khăn không ít trong khâu thu thập và chỉnh lý.
2.2.1.5.Quản lý và sử dụng con dấu
Trang 26Học viện Chính trị quân sự có rất nhiều loại con dấu khác nhau, cácloại con dấu đều đợc bảo quản và sử dụng tại Ban Bảo mật - lu trữ Banvăn th đợc giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng con dấu của Học viện Việc
sử dụng, quản lý con dấu rất chặt chẽ, đúng nguyên tắc, đúng quy địnhtheo Quyết định số 503/1999/QĐ-BQP ngày 19/4/1999 của Bộ Quốcphòng ban hành Quy định quản lý và sử dụng con dấu Dấu đợc giaocho một nhân viên bảo mật đã đợc tuyển chọn kỹ có phẩm chất đạo đức,chính trị tốt, đợc đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn th lu trữ Dấu đợc đểtrong tủ sắt cố định, có khoá chắc chắn trong tủ đợc chia thành từng ô,trên mỗi ô có ghi tên con dấu của từng loại dấu Con dấu đợc để đúng vịtrí và thờng xuyên đợc vệ sinh sạch sẽ bằng xăng, cồn Không có hiện t-ợng đóng dấu khống, chỉ đóng dấu khi đã có chữ ký của cấp lãnh đạo cóthẩm quyền Con dấu không đợc mang ra khỏi cơ quan, hết giờ làm việc
đợc bảo quản riêng theo chế độ bảo mật
Nhìn chung việc quản lý và sử dụng con dấu ở Ban Văn th bảo mật –
lu trữ Văn phòng Học viện Chính trị quân sự đợc thực hiện rất nghiêm túc
và chặt chẽ, theo đúng quy định về chế độ quản lý và sử dụng con dấu củaNhà nớc
2.2.2.Đối với cụng tỏc lưu trữ
2.2.2.1.Thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu
a) Chế độ lập và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
- Người được giao giải quyết, theo dừi cụng việc của cơ quan, đơn vị cú trỏchnhiệm lập hồ sơ về cụng việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thụi việc hoặc chuyển cụng tỏc khỏc thỡ phải bàngiao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người cú trỏch nhiệm của cơ quan, đơn vị
- Chỉ huy cỏc cơ quan, đơn vị cú trỏch nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơquan, đơn vị; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ,bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Học viện
b) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Kết thỳc năm tự nhiờn, chỉ huy cỏc cơ quan, đơn vị cú trỏch nhiệm chỉ đạo,kiểm tra và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan vào thỏng 6 của năm sau, trừ tài liệu xõy dựng cơ bản
- Đối với hồ sơ, tài liệu xõy dựng cơ bản, trong thời hạn 01 năm, kể từ ngàycụng trỡnh được quyết toỏn, chỉ huy cỏc cơ quan, đơn vị cú trỏch nhiệm chỉ đạo,
Trang 27kiểm tra và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan chậm nhất vào thỏng 12 của năm sau.
Trường hợp đơn vị, cỏ nhõn cú nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đó đến hạn nộp lưu
để phục vụ cụng việc thỡ phải được Chỏnh Văn phũng đồng ý và phải lập Danhmục hồ sơ, tài liệu đề nghị giữ lại gửi cho Ban Bảo mật – lưu trữ để theo dừi.Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cỏ nhõn khụng quỏ 01 năm đối với
hồ sơ, tài liệu hành chớnh, khụng quỏ 02 năm đối với tài liệu xõy dựng cơ bản,
kể từ ngày đến hạn nộp lưu
c) Giao, nhận hồ sơ, tài liệu.
- Đơn vị, cỏ nhõn khi giao hồ sơ, tài liệu phải cú trỏch nhiệm hoàn thiện hồ sơcủa cụng việc đó kết thỳc, thống kờ hồ sơ vào mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vàgiao nộp vào kho lưu trữ Học viện
- Lưu trữ cơ quan cú trỏch nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập biờn bản giao,nhận hồ sơ, tài liệu
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biờn bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu được lậpthành 02 bản; bờn giao giữ 01 bản, bờn nhận giữ 01 bản
* Theo quy định của Phòng Bảo mật Lu trữ Bộ Quốc phòng là một trong những đơn vị thuộc kho lu trữ luân chuyển, sau 10 năm hoạt động có trách nhiệm giao nộp toàn bộ hồ sơ
lu trữ về trung tâm lu trữ Bộ Quốc phòng Trong năm 2016 Học viện Chính trị quân sự đã nộp lên Trung tâm Lu trữ Bộ Quốc phòng đợc 107 cặp hộp hồ sơ.
2.2.2.2.Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu
Tài liệu lu trữ ở Học viện Chính trị quân sự đợc xây dựng theo phơng
án Thời gian – Cơ cấu tổ chức Vì phơng án này sẽ phản ánh đợc lịch sửhình thành và phát triển của Học viện Chính trị quân sự nói chung vàtừng phông, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan nói riêng Đây làphơng án phù hợp với một nhà trờng trong quân đội, hoạt động theo từngnăm học, cơ cấu tổ chức của nhà trờng tơng đối ổn định vì thế nên ph-
ơng án phân loại này đáp ứng đợc với yêu cầu thực tại của đơn vị
2.2.2.3.Xỏc định giỏ trị tài liệu
a) Nguyờn tắc xỏc định giỏ trị tài liệu.
Trang 28- Xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện
và tổng hợp
- Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tíchchức năng, nhiệm vụ, thông tin và sử liệu học
- Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau:
Nội dung của tài liệu
Vị trí của cơ quan, đơn vị và cá nhân hình thành tài liệu
Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu
Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ
Hình thức của tài liệu
Tình trạng vật lý của tài liệu
b) Thời hạn bảo quản tài liệu.
- Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộcvào thời gian Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu phản ánh chức năng,nhiệm vụ chính của cơ quan, đơn vị
- Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 70năm trở xuống
- Tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc
đã hết thời hạn bảo quản và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiêncứu khoa học, lịch sử
- Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu phải thực hiện theo Thông
tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21 tháng 02 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốcphòng quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến tronghoạt động của các cơ quan, đơn vị quân đội
2.2.2.4.Bảo quản tài liệu
- Kho để tài liệu được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng; có phương tiện phòng, chốngcháy, nổ và đã thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản
an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; có nội quy ra, vào; cửa ra, vào cókhóa chắc chắn, cửa sổ có song sắt
- Nhân viên lưu trữ thực hiện chế độ định kỳ vệ sinh tài liệu; đã có các biệnpháp phòng, chống mối, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hư hại tài liệu.2.2.2.5.Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Trang 292.2.2.6.Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ là một mặt của hoạt động thông tin khoa học là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của phòng, kho lu trữ, nhằm cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu, tổng hợp phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ huy cơ quan và cho cá nhân một cách nhanh chóng, khoa học, chính xác và hiệu quả Nó vừa là khâu quan trọng cuối cùng vừa là kết quả của quy trình nghiệp vụ chuyên môn lu trữ đó.
Qua khảo sát nắm tình hình thực tế ở bộ phận lu trữ Học viện, tình hình tổ chức thực hiện khai thác tài liệu của Học viện đạt hiệu quả cao Kho lu trữ đã cung cấp một lợng thông tin khá lớn và quan trọng, phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu trên nhiều phơng diện nh: phục vụ cho lãnh đạo, chỉ huy, phục vụ cho giáo viên biên soạn giáo trình trong giảng dạy, phục vụ học viên, phục vụ nghiên cứu an ninh quốc phòng…
Theo nội quy sử dụng tài liệu lu trữ của Học viện quy định, bất cứ ai đến tra cứu, tìm
đọc, khai thác tài liệu lu trữ cũng phải tuân thủ nội quy sử dụng tài liệu của Học viện
Trang 30Ví dụ: phải có thẻ bạn đọc; những tài liệu có mức độ “Tuyệt mật”, “Tối mật” phải có
ý kiến của Thủ trởng cơ quan mới đợc phép cho mợn, tài liệu mật chỉ đợc đọc tại chỗ không đa ra khỏi phòng Học tập trên giảng đờng của thầy và trò phải thực hiện quy
định sáng mợn tra trả, chiều mợn tối trả Mọi giấy tờ, vở ghi các môn học chiến thuật trong quá trình học tập đều đợc đóng dấu bảo mật, “dùng xong trả lại bảo mật” học xong nộp lại Ban Văn th – lu trữ Học viện Ai thực hiện không đúng thì căn cứ vào mức độ lỗi phạm mà xét kỷ luật Các tài liệu cho mợn đợc nhân viên lu trữ đăng ký vào sổ theo dõi cho mợn tài liệu theo mẫu dới đây:
Sổ cho mợn tài liệu lu trữ (khổ 19 x 27)
1 2
1 3
1 4
1 5
1 6
Việc tra tìm và cho mợn tài liệu tài liệu lu trữ tại kho đợc thực hiện thông qua công cụ tra tìm chủ yếu đó là mục lục hồ sơ Nhìn chung về cơ bản đã đáp ứng đ-
ợc nhu cầu của độc giả, không ngừng nâng cao chất lợng giảng dạy và học tập của một nhà trờng quân đội Theo thống kê trung bình một năm có khoảng 600
độc giả đến nghiên cứu khai thác tài liệu, đối tợng chủ yếu là cán bộ, giảng viên, học viên Với tổng số tài liệu đa ra phục vụ trung bình một năm khoảng 1.200 tài liệu và gần 30 hồ sơ các loại.
Bên cạnh đó, tình hình tổ chức khai thác tài liệu còn hạn chế, hệ thống công
cụ tra cứu còn giản đơn, cha khoa học Việc phục vụ khai thác còn bị động, hiệu suất cha cao, cha khai thác triệt để, với những lý do kho lu trữ đặt trên tầng 5, các phơng tiện còn đơn sơ cha tơng xứng với tiềm năng vốn có của một kho lu trữ.
Trang 31CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1 Bỏo cỏo túm tắt những cụng việc đó làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.
Sau gần 3 thỏng khảo sỏt và thực hành về cụng tỏc văn thư lưu trữ tại Ban Bảo mật – Văn phũng Học viện Chớnh trị, tụi đó được tham gia thực hiện một số cụng việc sau đõy:
- Đỏnh mục lục văn bản năm 2014
- Thu hồi tài liệu của năm 2015
- Phõn loại, thanh lọc tài liệu, văn bản của Thủ trưởng Học viện
- Thực hành giải quyết văn bản đi, đến…
Dưới sự hướng dẫn tận tỡnh của cỏn bộ Văn phũng, tụi đó nắm được cỏc khõu nghiệp vụ cơ bản và sử dụng thành thạo cỏc loại mỏy in, mỏy photo, mỏy fax…
Đợt thực tập này đã giúp tôi hệ thống hóa lại toàn bộ các kiến thức đã đợc học tập ở nhà trờng Tôi hiểu rằng “lý luận phải đi đôi với thực tiễn, học phải đi đôi với hành”, “lý luận
mà không có thực tiễn là lý luận suông” Từ lý luận và thực tiễn giúp tôi hiểu sâu thêm
về chuyên ngành mà mình đợc học, thấy đợc sự cần thiết giữa lý luận và thực tiễn công tác văn th, lu trữ và quản trị văn phòng Qua 4 năm học đã giúp tôi cảm thấy yêu ngành, yêu nghề hơn và đồng thời phải gắn trách nhiệm của mình, một trọng trách nặng nề hơn với nghề, qua đó bản thân phải tuyên truyền cho mọi ngời thấy tầm quan trọng của công tác văn th lu trữ.
Tuy nhiên, với thời lợng thực tập có hạn, công việc tơng đối nhiều, nhng đợc sự quan tâm giúp đỡ của Thủ trởng văn phòng Học viện Chính trị, cùng các cỏn bộ văn th lu
Trang 323.2.Đề xuất giải phỏp nõng cao chất lượng cụng tỏc văn thư lưu trữ của Học viện Chớnh trị.
Để gúp phần nõng cao chất lượng cụng tỏc văn thư lưu trữ của Học viện nhằm thực hiện những mục tiờu chung của ngành theo xu hướng cụng cuộc cải cỏch hành chớnh, cần tập trung thực hiện tốt một số giải phỏp sau:
Một là, để đưa cụng tỏc văn thư lưu trữ đi vào nề nếp và đạt được những bước
tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của cỏc cơ quan, đơn vị, đặc biệt là cỏc cấp lónh đạo Cần cú một đội ngũ cỏn bộ được đào tạo tốt về chuyờn mụn, một
sự chỉ đạo nhất quỏn trong hoạt động của cỏc cơ quan nhà nước và của cỏc cơ quan chức năng chuyờn ngành, phỏt huy trỏch nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, điều hành cụng tỏc văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biến cỏc văn bản phỏp luật về cụng tỏc văn thư, lưu trữ cho cỏn bộ, cụng chức, viờn chức nhằm nõng cao nhận thức về vị trớ, tầm quan trọng của cụng tỏc văn thư, lưu trữ và thực hiện nghiờm tỳc cỏc quy định của Nhà nước, cỏc văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Quốc phũng và cỏc văn bản chỉ đạo của lónh đạo Học viện về cụng tỏc văn thư, lưu trữ
Hai là, tăng cường cụng tỏc kiểm tra, chỉ đạo, động viờn khen thưởng kịp thời
cũng như xử lý cỏc vi phạm phỏp luật về cụng tỏc văn thư, lưu trữ Giải quyết đầy đủ chế độ về phụ cấp trỏch nhiệm, độc hại, chớnh sỏch cho cỏn bộ văn thư lưu trữ chuyờn trỏch, kiờm nhiệm Cú kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nõngcao trỡnh độ cho cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ để cụng tỏc văn thư, lưu trữ trong toàn Học viện ngày càng đi đỳng hướng và phỏt triển hơn nữa
Ba là, phải đẩy mạnh ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong đăng ký, tra tỡm văn
bản và theo dừi cụng việc hàng ngày của cơ quan Việc ứng dụng khoa học cụngnghệ vào quản lý văn bản như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản
lý văn bản và lập hồ sơ giỳp cụng tỏc văn thư tiết kiệm được thời gian, cụng sức
và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng nhằm số hoỏ tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho cụng tỏc khai thỏc phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ củacỏn bộ cụng chức, viờn chức
Bốn là, tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu
trữ của Học viện, đầu t thêm kinh phí cho các nghiệp vụ của công tác văn th - lu trữ, đặc biệt là công tác lu trữ, nhất là các trang thiết bị giá, tủ, điều hòa không khí, máy vi tính phục vụ riêng cho công tác lu trữ, các cặp hộp đựng tài liệu, các trang thiết bị này phải đồng bộ, hiện đại mới kéo dài tuổi thọ của tài liệu
Trang 333.3.Một số khuyến nghị.
3.3.1.Đối với Học viện Chính trị
- Lãnh đạo Học viện cần có sự quan tâm hơn nữa đến công tác văn thư – lưu trữ,tạo điều kiện thuận lợi cho người có nhu cầu vào kiến tập, thực tập tại Học viện
- Với khối lượng văn bản hàng năm mà Học viện tiếp nhận và chuyển đi, cần
mở rộng quy mô kho lưu trữ để có thể đáp ứng được yêu cầu lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Học viện
- Học viện cần tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ để phục vụ nhu cầu lưu trữ và bảo quản tài liệu
3.3.2.Đối với bộ môn văn thư - lưu trữ, khoa văn thư – lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chú trọng hơn đến việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư-lưu trữ nói chung và bộ môn văn thư-lưu trữ nói riêng
- Cần mở các lớp đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ giảng viên, công chức trong toàn nhà trường
- Nhà trường cần áp dụng phương pháp học lý thuyết đi đôi với thực hành thì sinh viên sẽ dễ hiểu và tiếp thu bài hơn
- Cần tạo điều kiện hơn nữa để sinh viên có thể tham gia vào các hoạt động ngoại khóa tìm hiểu về thực tế ngành mình đang theo học như tham quan các trung tâm lưu trữ quốc gia, các kho lưu trữ chuyên dụng,
Trang 34PHẦN KẾT LUẬN
Sau gần 3 tháng tìm hiểu và nghiên cứu tài liệu, cùng với sự hướng dẫn trực tiếp, tận tình của cô Chu Thị Hiền và sự giúp đỡ của thầy cô trong khoa Văn thư – lưu trữ, các cán bộ trong Văn phòng Học viện Chính trị, đến nay báo cáo thực tập tốt nghiệp khảo sát thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Học viện Chính trị đã được hoàn thành Qua thời gian tìm hiểu đã thu được một số kết quả như sau: Nghiên cứu được lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và
sơ đồ tổ chức của Học viện Chính trị và tình hình tổ chức của Văn phòng Học viện Khảo sát thực tế về công tác văn thư – lưu trữ như: yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư, quy trình nghiệp vụ văn thư (soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi; quản lý văn bản đến; lập hồ sơ và danh mục hồ sơ; quản lý và sử dụng con dấu) Tình hình hướng dẫn và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Học viện: Thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu; chỉnh lý hồ sơ, tài liệu; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trực tiếp tham gia một số công việc liên quan đến công tác văn thư lưu trữ
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu, khảo sát, thấy được rằng việc tổ chức thựchiện nội dung công tác văn thư – lưu trữ của Văn phòng Học viện Chính trị là
vô cùng chặt chẽ và khoa học Nó đáp ứng đầy đủ yêu cầu về tính chất và nội dung công việc, nhằm đảm bảo thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu,
kế hoạch công tác của Học viện
Báo cáo thực tập tốt nghiệp được thực hiện trong khoảng thời gian gần 3 tháng Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về công tác văn thư – lưu trữ còn nhiềuhạn chế và bỡ ngỡ, do vậy không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp quý báu của quý thầy cô để bài báo cáo thực tập tốt nghiệp được hoàn chỉnh hơn nữa
Trang 35PHỤ LỤC
Phụ lục 1 Thông tư 92/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng
Bộ Quốc phòng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chínhcủa các cơ quan, đơn vị trong quân đội
Phụ lục 2 Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21 tháng 02 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị quân đội
Phụ lục 3 Hình ảnh
Phụ lục 4 Hình ảnh
Phụ lục 5 Hình ảnh
Trang 362010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 104/2008/NĐ-CP ngày 16 tháng 9 năm 2008 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phòng;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Quốc phòng;
Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Thông tư hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong Quân đội như sau:
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng
1 Thông tư này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản
2 Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, hiệp hộitrong Quân đội (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị) và cá nhân liên quan
Điều 2 Thể loại và thể thức văn bản
1 Văn bản hành chính trong các cơ quan, đơn vị Quân đội gồm: Quyết định, chỉthị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, nghị quyết, dự án, tờ trình, đề án, phương án, hợp đồng, báo cáo, biên bản, công
Trang 37điện, công văn hành chính, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy mời, giấy ủy nhiệm, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu trình, phiếu giải quyết văn bản, phiếu trình văn bản (đối với vấn đề đơn giản), phiếu trình giải quyết công việc, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
2 Thể thức văn bản hành chính trong các cơ quan, đơn vị Quân đội bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ;
- Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản;
- Số và ký hiệu văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Thẩm quyền, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, đơn vị;
Điều 3 Kỹ thuật trình bày văn bản
1 Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy, bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ,
cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác
2 Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này không áp dụng đối với văn bản soạn thảo bằng các phương pháp, phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản trên giấy mẫu in sẵn, văn bản in thành sách, báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác
Điều 4 Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode/Times New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
Điều 5 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày