THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH của các DOANH NGHIỆP vừa và NHỎ ở VIỆT NAM HIỆN NAY

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3 I. Khái quát về hoạch định 3 1. Khái niệm 3 2. Tác dụng của hoạch định 3 3. Vai trò của hoạch định 3 4. Các giai đoạn của hoạch định 4 5. Phân loại hoạch định 4 II. Mục tiêu nền tảng của hoạch định 5 1. Khái niệm về sứ mạng và mục tiêu 5 2. Các loại mục tiêu 6 3. Tầm quan trọng của mục tiêu 7 III. Cơ sở khoa học của hoạch định 8 IV. Tiến trình hoạch định 8 V. Hoạch định chiến lược 11 1. Hoạch định chiến lược 11 2. Những nguyên tắc cần tuân thủ khi tiến hành hoạch định 12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 13 I. Đôi nét về doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam 13 1. Khái niệm 13 2. Vai trò của doanh nghiệp vừa và nhỏ 13 II. Thực trạng hệ thống doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay 14 1. Tình hình phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay 14 2. Những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải hiện nay: 15 III. Thực trạng chức năng định trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ 16 IV. Thực trạng công tác hoạch định ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ 18 1. Hoạch định chiến lược 18 2. Hoạch định nguồn nhân lực: 20 3. Sự cần thiết phải hoạch định chiến lược trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay: 21 Chương III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 22 1 Đánh giá 22 2 Một vài giải pháp: 22 C. KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

A LỜI MỞ ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3

I Khái quát về hoạch định 3

1 Khái niệm 3

2 Tác dụng của hoạch định 3

3 Vai trò của hoạch định 3

4 Các giai đoạn của hoạch định 4

5 Phân loại hoạch định 4

II Mục tiêu- nền tảng của hoạch định 5

1 Khái niệm về sứ mạng và mục tiêu 5

2 Các loại mục tiêu 6

3 Tầm quan trọng của mục tiêu 7

III Cơ sở khoa học của hoạch định 8

IV Tiến trình hoạch định 8

V Hoạch định chiến lược 11

1 Hoạch định chiến lược 11

2 Những nguyên tắc cần tuân thủ khi tiến hành hoạch định 12

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 13

I Đôi nét về doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam 13

1 Khái niệm 13

2 Vai trò của doanh nghiệp vừa và nhỏ 13

II Thực trạng hệ thống doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay 14

1 Tình hình phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay 14

2 Những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải

hiện nay: 15

III Thực trạng chức năng định trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ 16

IV Thực trạng công tác hoạch định ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ 18

1 Hoạch định chiến lược 18

2 Hoạch định nguồn nhân lực: 20

3 Sự cần thiết phải hoạch định chiến lược trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay: 21

Chương III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 22

1 Đánh giá 22

2 Một vài giải pháp: 22

C KẾT LUẬN 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

A LỜI MỞ ĐẦU

Hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp vừa vànhỏ nói riêng ngày càng quan trọng đối với quà trình phát triển của nền kinh tếcủa nước ta, đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay

Sau bao nhiêu năm thực hiện công cuộc đổi mới đất nước, các doanhnghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam đã có bước phát triển mạnh với số lượng tăngnhanh góp phần vào việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tạo công ăn việc làm làmcho nền kinh tế năng động và hiệu quả hơn, từng bước nâng cao thu nhập, cảithiện đời sống nhân dân Việt Nam đã và đang thực hiện chính sách tự do hoá,cải cách kinh tế xã hội Quá trình hội nhập đã có những tác động mạnh đến nềnkinh tế nói chung và các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng, nhờ đó tạo môitrường kinh doanh thuận tiện giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ sản xuất kinhdoanh Tuy nhiên do xuất phát từ quy mô nhỏ, vốn và nguồn lao động hạn chế,năng lực cạnh tranh thấp nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn gặp nhiều khókhăn trong việc hoạch định, vì vậy mà vẫn còn hàng ngàn doanh nghiệp rơi vàotình trạng biến mất trên thị trường Công tác hoạch định có một vị trí quan trọngtrong sự phát triển của doanh nghiệp không chỉ trong ngắn hạn mà còn cả trongdài hạn, vì vậy mà các doanh nghiệp cả doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp vừa

và nhỏ đều cần chú trọng đến công tác hoạch định của doanh nghiệp Thiếu tưduy chiến lược, thiếu khả năng hoạch định thì hoạt động kinh doanh sẽ khôngphát triển lâu bền Việc nhận định công tác hoạch định của các doanh nghiệp,đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay là rất cần thiết, giúp chúng tanắm bắt được thực trạng từ đó đưa ra những biện pháp kiến nghị để thực hiện tốtcông tác hoạch định

 Công tác hoạch định của các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam hiệnnay.

 Phương pháp nghiên cứu: Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một

Chương 1: Cơ sở lý thuyết

Chương 2 : Thực trạng chức năng hoạch định của các doanh nghiệp vừa

và nhỏ ở Việt Nam hiện nay

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện phương pháp hoạch định chương trình,

kế hoạch của nhà quản trị văn phòng

B NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I Khái quát về hoạch định

1 Khái niệm

Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọnlựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó Nóicách khác, hoạch định là “quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khinào làm và ai làm cái đó”

Hoạch định có liên quan tới mục tiêu cần phải đạt được, cũng như phươngtiện để đạt được mục tiêu như thế nào Nó bao gồm việc xác định rõ mục tiêu,xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với mục tiêu đó, và triển khaimột hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động

Muốn cho công tác hoạch định đạt được kết quả mong muốn thì nó phảiđáp ứng được các yêu cầu: Khoa học, khách quan, hệ thống, nhất quán, khả thi,

cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn

2 Tác dụng của hoạch định

Quá trình hoạch định có thể đem lại cho tổ chức những lợi ích sau:

 Nhận diện thời cơ kinh doanh trong tương lai

 Dự kiến trước và tránh khỏi những nguy cơ, khó khăn

 Triển khai kịp thời các chương trình hành động

3 Vai trò của hoạch định

Giúp nhà quản trị và tổ chức có những lợi ích chính:

 Tạo ra tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị

 Tăng độ linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bênngoài Do vậy, hoạch định có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanhnghiệp

 Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức

 Tập trung vào các mục tiêu tránh sự lãng phí

 Là thước đo năng lực của các nhà quản trị

 Là khâu nối và nền tảng cho các chức năng còn lại

 Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra hữu hiệu.

4 Các giai đoạn của hoạch định

 Giai đoạn 1: kế hoạch chiến lược

Giai đoạn này nhà quản trị phải:

- Quán triệt cho các quản trị viên hiểu rõ đường lối lãnh đạo cuả doanhnghiệp một cách tổng quát

- Đề ra các mục tiêu lớn có thể phát triển lâu dài

- Phân tích sự khác biệt, lợi thế, khó khăn của nghành hoặc lĩnh vực đanghoạt động với các ngành, lĩnh vực có liên quan

- Xây dựng chính sách và chiến lược sử dụng tài nguyên để thực hiệnmục tiêu của doanh nghiệp

 Giai đoạn 2: giai đoạn thiết lập chương trình

- Nhà quản trị cần xác định ngành, lĩnh vực kinh doanh để làm tiền đềcho các nội dung sau

- Thiết lập cấu trúc tổ chức phù hợp với ngành nghề kinh doanh

- Thiết lập kế hoạch cho từng bộ phận chức năng như: kế hoạch sản xuất,

kế hoạch tài chánh,…

 Giai đoạn 3: giai đoạn ngân sách

- Nhà quản trị tiến hành xây dựng kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp,cho từng bộ phận… dự tính khả năng thực hiện ngân sách

- Tiến hành các quyết định về ngân sách dưới hình thức tiền tệ với mỗiquyết định phải thể hiện rõ thời gian: ngắn hạn, trung hạn, dài hạn

5 Phân loại hoạch định

Có nhiều loại hoạch định trong một tổ chức, được mô tả theo nhiều khíacạnh khác nhau Nhưng phổ biến nhất là căn cứ theo thời gian, cấp độ và hìnhthức của hoạch định, ta có:

Phân loại theo thời gian:

− Hoạch định dài hạn: kế hoạch cho thời kỳ 5 năm trở lên

− Hoạch định trung hạn: kế hoạch cho thời kỳ từ 1 dến 5 năm

− Hoạch định ngắn hạn: kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm

Phân loại theo cấp độ hoạch định :

 Hoạch định vĩ mô

 Hoạch định vi mô

Phân loại theo mức độ hoạt động:

− Hoạch định chiến lược: là loại hoạch định liên quan đến việc xác địnhmục tiêu tổng thể và thiên về định tính Đây là loại hoạch định có tính dài hạn vàhướng đến việc thực hiện sứ mạng của tổ chức

− Hoạch định chiến thuật: là loại hoạch định liên quan đến việc xác địnhmục tiêu và các biện pháp của các đơn vị hoặc các bộ phận chức năng trong một

tổ chức Loại hoạch định này gắn với cấp quản trị trung gian trong tổ chức vàthường có tính trung hạn

− Hoạch định tác nghiệp: là loại hoạch định loại hoạch định liên quan đếnviệc xác định mục tiêu cụ thể, chi tiết thiên về định lượng Loại hoạch định nàygắn trực tiếp với cấp thấp nhất, các tổ, đội hoặc các cá nhân trực tiếp chịu tráchnhiệm thực thi các nhiệm vụ cụ thể và có tính ngắn hạn

 Phân loại theo hình thức: ta có hoạch định chính sách, hoạch định thủtục, hoạch định quy tắc, hoạch định chương trình, hoạch định ngân quỹ…

II Mục tiêu- nền tảng của hoạch định

1 Khái niệm về sứ mạng và mục tiêu

1.1 Sứ mạng (Mission): là bản tuyên bố về lý do tồn tại của tổ chức, sứmạng mô tả khát vọng của một tổ chức, các giá trị và lý do thực hiện của một tổchức Một bản sứ mạng tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho việc thiết lập các mụctiêu và kế hoạch một cách có hiệu quả

1.2 Mục tiêu: là những trạng thái hoặc những cột mốc mà tổ chức mongmuốn đạt được trong thời gian nhất định Mục tiêu là phương tiện để thực hiện

sứ mạng của tổ chức

 Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn, chúng ta cầncăn cứ vào:

- Chiến lược và sách lược kinh doanh đã lựa chọn

- Khả năng của mỗi tổ chức

- Hoàn cảnh khách quan bên ngoài tổ chức

- Đòi hỏi của các quy luật (kinh tế, chính trị, xã hội,…) khách quan

 Phương pháp xác định mục tiêu: Có nhiều phương pháp xác định mụctiêu Ở đây cần phải giải quyết ít nhất hai vấn đề: ai xác định và xác định nhưthế nào?

 Đối với hoạch định chiến lược thì mục tiêu thường được người lãnh đạocao nhất hay ban lãnh đạo cao nhất quyết định, còn hoạch định tác nghiệp thìmục tiêu do chính lãnh đạo của mỗi bộ phận chịu trách nhiệm

 Phương pháp xác định mục tiêu:

+ Phương pháp căn cứ vào nhiệm vụ được giao

+ Phương pháp tập thể thông qua quyết định mục tiêu

+ Phương pháp logic

+ Phương pháp kinh nghiệm

 Quy trình xác định mục tiêu hoạch định: Có nhiều cách xác định mụctiêu nhưng nhìn chung quy trình xác định mục tiêu trong công tác hoạch địnhthường tuân theo các bước cơ bản sau:

+ Xác định nhiệm vụ chung

+ Nghiên cứu và thu thập thông tin

+ Xác định các mục tiêu

+ Đánh giá và sàng lọc những mục tiêu được lựa chọn

+ Quyết định lựa chọn mục tiêu

2 Các loại mục tiêu

Tùy theo cách tiếp cận mục tiêu có thể phân thành nhiều loại khác nhau:

 Phân loại mục tiêu theo cấp độ:

 Mục tiêu chiến lược (strategic goals): là các loại mục tiêu có tính baoquát gắn với cấp độ tổng thể của tổ chức, xác định nơi hoặc trạng thái mà tổchức muốn đạt được trong tương lai

 Mục tiêu chiến thuật (tactical goals): xác định các kết quả cần đạt đượctại các đơn vị và các bộ phận chủ yếu trong một tổ chức

 Mục tiêu tác nghiệp (operational goals): xác định cụ thể các kết quả cần

đạt được tại các bộ phận, các nhóm và các cá nhân.

 Phân loại mục tiêu theo nội dung:

 Mục tiêu tài chính: là các mục tiêu liên quan đến kết quả thực hiện vềmặt tài chính của tổ chức

 Mục tiêu chiến lược: chú trọng đến việc cải thiện vị thế cạnh tranh dàihạn của doanh nghiệp

 Phân loại mục tiêu theo bản chất

 Mục tiêu tuyên bố (state goals): là mục tiêu mà tổ chức tuyên bố mộtcách chính thức đến các đối tượng hữu quan bên trong và bên ngoài tổ chức…Các mục tiêu này thường thấy trong các bản tuyên bố về sứ mạng, các báo cáohằng năm hoặc lời tuyên bố đến cộng đồng hoặc các nhóm lợi ích khác nhau

 Mục tiêu thật (real goals): là những mục tiêu mà tổ chức đó thực sựtheo đuổi Để biết được mục tiêu thật của một tổ chức chúng ta nên quan sátnhững gì mà các thành viên trong tổ chức đó đang làm và những gì mà tổ chức

đó thực sự ưu tiên

 Trong thực tế nhiều tổ chức có sự khác nhau giữa các mục tiêu thật vàmục tiêu tuyên bố, thậm chí có sự đối lập nhau Ví dụ: mục tiêu công bố trướccộng đồng là “bảo vệ môi trường” trong khi thực tế hoạt động của họ đang gây

ra sự ô nhiễm môi trường trầm trọng

3 Tầm quan trọng của mục tiêu

 Giúp nhận dạng các ưu tiên: đây là vai trò hết sức quan trọng của mụctiêu

 Hướng dẫn hành động: nhờ xác định mục tiêu mà hoạt động của các bộphận và các cá nhân trong tổ chức được gắn kết với nhau và cùng hướng đến cáckết quả quan trọng mà tổ chức mong muốn

 Cơ sở cho các quyết định: nhờ xác định rõ mục tiêu mà các nhà quản trịbiết được những gì mà tổ chức đó đang cố gắng đạt được

 Tiêu chuẩn cho việc thực hiện: mục tiêu đóng vai trò là tiêu chuẩn choviệc thực hiện khi nó xác định cụ thể những kết quả sau cùng mà tổ chức muốnđạt được

 Làm hấp dẫn các đối tượng hữu quan bên trong và bên ngoài tổ chức.

III Cơ sở khoa học của hoạch định

Xác định đúng đắn những cơ sở khách quan cần thiết và tất yếu là một đòihỏi khách quan trong công tác hoạch định Cơ sở khoa học của hoạch định lànhững tiền đề phải có từ trước mà thiếu chúng công tác hoạch định sẽ khôngkhoa học và sẽ là trở ngại cho việc tổ chức và thực hiện của công tác này

 Những cơ sở khoa học chủ yếu:

+ Mục tiêu và quyết tâm thực hiện mục tiêu đã đề ra

+ Phân cấp về quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

+ Đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối hoạt động quản trị tronglĩnh vực hoạch định

IV Tiến trình hoạch định

Thực hiện một tiến trình hoạch định chặt chẽ là một yếu tố quan trọng làmcho hoạch định hữu hiệu Có nhiều cách sắp xếp và trình bày các bước của tiếntrình hoạch định, nhưng nhìn chung có 8 bước cơ bản như sau:

Xác địnhcácphương án

Phát triểncác tiền đềhoạchđịnh

Đánh giá

và so sánhcácphương án

Lựa chọnphương ántối ưu

Tiến trình của hoạch định

Bước 1: Nhận thức một số cơ hội kinh doanh trên thị trường:

Bước đầu của hoạch định là tìm hiểu cơ hội Cơ hội có thể có trong hiệntại và tương lai Do đó đòi hỏi nhà quản trị phải có cái nhìn toàn diện, chính xác

về thị trường cạnh tranh, về nhu cầu khách hàng, về các điểm mạnh và điểmyếu, về mục đích cần đạt được trong tương lai

Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp để nhà quản trị nhậnthức khả năng và xác định những hoạt động cần được cải tiến, từ đó phân phốicác nguồn lực một cách hiệu quả, đem lại sự thành công cho doanh nghiệp

Việc dự đoán về khả năng xuất hiện cơ hội cũng rất quan trọng đối vớidoanh nghiệp, và đây cũng là bước để doanh nghiệp dự đoán những biến cố cóthể xảy ra bên cạnh những cơ hội để kịp thời đưa ra những giải pháp xử lý phùhợp Để có thể dự đoán cơ hội nhà quản trị đã tiến hành nghiên cứu thị trườngvới các vấn đề như: sản phẩm, cạnh tranh, nhu cầu khách hàng

Bước 2: Thiết lập các mục tiêu:

Xác định mục tiêu trên cơ sở đánh giá các cơ hội và đe doạ của môitrường, các điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, và với kết quả cụ thể cầnđạt được ở những thời điểm cụ thể nhất định Sau đó xác định công việc cầnlàm, khi nào sẽ bắt đầu thực hiện và khi nào kết thúc hoàn thành, nơi nào cầnđược chú trọng ưu tiên

Bước 3: Phát triển các tiền đề để hoạch định:

Các tiền đề hoạch định: các dự báo, các giả thiết về môi trường, các chínhsách cơ bản có thể áp dụng, các kế hoạch hiện có của công ty…Nhà quản trị cầnđánh giá chính xác các tiền đề trên và dự đoán được sự biến động và phát triểncủa nó

Bước 4: Xác định các phương án:

Nghiên cứu và xây dựng các phương án hành động khác nhau

Bước 5: Đánh giá và so sánh các phương án:

Xem xét ưu điểm, nhược điểm của từng phương án trên cơ sở dựa vào khảnăng nguồn lực hiện có của doanh nghiệp và mục tiêu cần thực hiện

Bước 6: Lựa chọn phương án tối ưu:

Để chọn được phương án tối ưu người ta thường dựa vào các phươngpháp cơ bản sau:

 Làm nổi bật sự khác biệt và gạt tất cả những sự đồng nhất ra khỏi sựphân tích

 Chuyển đổi tất cả ra một đơn vị chung để so sánh (quy về tiền tệ)

 Cân nhắc và so sánh các điều kiện: vốn, lao động, thời gian, nguyênliệu…

Bước 7: Hoạch định kế hoạch phụ trợ:

Xây dựng các kế hoạch phụ trợ như: kế hoạch cung ứng vật tư, kế hoạchđào tạo, huấn luyện, kế hoạch lao động tiền lượng, kế hoạch sửa chữa thiết bị, kếhoạch cung cấp năng lượng, kế hoạch quảng cáo và khuyến mãi…bên cạnh các

kế hoạch chính nhằm giúp cho sự triển khai các chiến lược sau này đạt hiệu quả

Bước 8: Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ:

Xây dựng ngân sách cho các chương trình hành động, các kế hoạch

Ngân sách này bao gồm: chi phí thuê mướn lao động, chi phí mua vật tư,chi phí trang thiết bị, nhà xưởng, văn phòng…

Lượng hóa chúng bằng cách chuyển chúng sang dạng các chỉ tiêu về tàichính (các khoản thu, chi, lợi nhuận ) và nguồn vốn để thực hiện kế hoạch đã

đề ra

V Hoạch định chiến lược

1 Hoạch định chiến lược

Hoạch định chiến lược: là quá trình ra những quyết định dài hạn, xácđịnh ra con đường phát triển của công ty trong những khoảng thời gian nhấtđịnh, nhằm liên kết các nổ lực của công ty hướng tới mục tiêu

Đối với hoạch định hoạch định chiến lược các quản trị ở các doanhnghiệp lớn thường dùng một trong bốn chiến lược sau:

 Chiến lược ổn định: đặc tính là không có thay đổi nào đáng kể, vẫnphục vụ khách hàng ,cung cấp sản phẩm và dịch vụ như bình thường

 Chiến lược phát triển: có thể được thực hiện bằng cách trực tiếp pháttriển thị trường, liên kết sát nhập với các tổ chức khác

 Chiến lược cắt giảm để tiết kiệm: khi nguồn lực bị hạn chế thì nhà quản

PHÁT TRIỂNCÁC TIỀN ĐỀ

ĐỂ HOẠCHĐỊNH

XÁC ĐỊNHCÁC PHƯƠNG

ÁN ĐỂ LỰACHỌN

SO SÁNH VÀĐÁNH GIÁCÁCPHƯƠNG ÁN

THỰC HIỆNCHIẾN LƯỢC

KIỂM TRA VÀĐÁNH GIÁ