Thẩm quyền ban hành các loại văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái. Căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản thì Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái đã ban hành những loại văn bản sau: Quy trình soạn thảo văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái được quy định chi tiết tại Mục 1 Quyết định số 229QĐSNV ngày 15 tháng 9 năm 2016 của Sở Nội vụ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ (Phụ lục IV), theo đó quy trình soạn thảo văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái theo các bước như sau: 3.1. Trình tự giải quyết văn bản đi Đăng kí văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản như: số, kí hiệu, ngày, tháng, trích yếu nội dung của văn bản… vào những phương tiện đăng kí như: sổ đăng kí, máy tính. Nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và phục vụ cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng. 4.1. Trình tự quản lý và giải quyết văn bản đến Trình tự giải quyết văn bản đến được quy định cụ thể ở Điều 13 Quyết định số 229QĐSNV ngày 15 tháng 9 năm 2016 của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ (Phụ lục IV). Theo đó, trình tự giải quyết 5.2. Nguyên tắc quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái được quy định chi tiết tại Điều 18 Quyết định số 229QĐSNV ngày 15 tháng 9 năm 2016 của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ (Phụ lục IV). Theo đó, nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu được quy định như sau: 6.1. Các loại hồ sơ được hình thành tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Có 3 loại hồ sơ được hình thành tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái đó là: Hồ sơ nguyên tắc bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng phòng ban trong Sở, quy chế làm việc, nội quy làm việc,… dùng để làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết các công việc của
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
BÁO CÁO KIẾN TẬP
Họ và tên : Trần Thị Bích Ngọc
Tên cơ quan : Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái
Giảng viên hướng dẫn : ThS Lâm Thu Hằng
Hà Nội - 2017
MỤC LỤC
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
LỜI MỞ ĐẦU 1
PHẦN NỘI DUNG 3
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 3
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 3
1.1.1 Chức năng 3
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 4
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 6
1.2.1 Chức năng 6
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 10
CHƯƠNG II: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ở SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 11
2.1 Thẩm quyền ban hành các loại văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 11
2.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 11
2.2.1 Thể thức trình bày văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái ban hành 12
2.2.2 Kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 12
2.3 Quy trình soạn thảo văn bản 15
2.3 Nhận xét 17
CHƯƠNG III: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 18
3.1 Trình tự giải quyết văn bản đi 18
3.2 Nhận xét 21 CHƯƠNG IV: CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
Trang 34.2 Nhận xét 24
CHƯƠNG V: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TẠI SỞ NỘI VỤ 25
TỈNH YÊN BÁI 25
5.1 Các loại dấu của Sở Nội vụ tình Yên Bái 25
5.2 Nguyên tắc quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu 25
5.3 Nhận xét 26
CHƯƠNG VI: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 27
6.1 Các loại hồ sơ được hình thành tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 27
6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 27
6.3 Phương pháp lập hồ sơ 29
6.3.1 Các yêu cầu cơ bản khi lập hồ sơ 29
6.3.2 Các bước lập hồ sơ 29
6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 32
CHƯƠNG VII: NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ GIAO TIẾP TRONG CÔNG SỞ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 35
7.1 Các quy định hiện hành của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái về nghi thức nhà nước và văn hóa công sở 35
7.2 Nhận xét 36
CHƯƠNG VIII: THIẾT BỊ VĂN PHÒNG VÀ CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI. .37
8.1 Các phần mềm ứng dụng và các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 37
8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 37
PHẦN KẾT LUẬN 39
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40
Trang 4LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan: Đây là bài báo cáo của cá nhân được thực hiện dưới sự
hướng dẫn trực tiếp của Phó Trưởng phòng Phòng Cải cách hành chính, Sở
Nội vụ Tỉnh Yên Bái – Chuyên viên NGUYỄN HỒNG NGUYÊN
Tất cả số liệu, tài liệu, kết luận chưa được công bố dưới bất kì hình thứcnào
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về bài báo cáo của mình
Trang 5LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn đến chú Trưởng phòng Phòng
Cải cách hành chính Hoàng Quốc Việt và cô Chánh văn phòng Phạm Thị Thọ đã tạo điều kiện cho em kiến tập tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái được thuận lợi
tốt nhất
Tiếp theo, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người hướng dẫn của em,
chú Phó Trưởng phòng Phòng Cải cách hành chính – Chuyên viên Nguyễn
Hồng Nguyên đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và cung cấp tài liệu, số liệu cho
em hoàn thành bài báo cáo này
Bên cạnh đó, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các Thầy côgiảng viên tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ dạy những kiếnthức chuyên môn cần thiết, các kinh nghiệm quý báu để em hoàn thành đợt kiến
tập thuận lợi nhất Đặc biệt cảm ơn cô Th.s Lâm Thu Hằng đã hướng dẫn em
làm bài báo cáo, hướng dẫn sưu tầm những tài liệu liên quan để em có thể thuậnlợi hoàn thành môn học này
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn đến các cô chú, anh chị trong Sở Nội vụtỉnh Yên Bái đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành bài báo cáođược hoàn thiện nhất
Xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên viết báo cáo
Trần Thị Bích Ngọc
Trang 6DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
1 UBND - Ủy ban nhân dân
2. HĐND – Hội đồng nhân dân
Trang 7LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, việc kiến tập ngành nghề chính là hành trang chuẩn bị cho cácsinh viên trước khi tốt nghiệp được tiếp xúc với những công việc thực tế, đượcquan sát các hoạt động của cơ quan để có thể đúc rút kinh nghiệm, học hỏinhững kiến thức từ những người làm chuyên môn đó, sau đó vận dụng vào côngviệc sau này của bản thân
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục công lập thuộc Bộ Nội
vụ, là cái nôi đào tạo các lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác cóliên quan Khoa Quản trị văn phòng là một đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, chuyên đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực trong lĩnh vực quản trị vănphòng, thư kí văn phòng, kế toán thống kê…Các sinh viên thuộc Khoa sau khihọc đến năm thứ 3 sẽ phải đi kiến tập tại các cơ quan nhà nước hoặc các công ty
để được tiếp xúc thực tế với ngành nghề mình được đào tạo tại trường, qua đóhọc hỏi những kinh nghiệm thực tế, biết cách vận dụng những cơ sở lý luậnđược học vào công việc thực tế để khi làm việc ít mắc sai xót, không bỡ ngỡ.ngoài ra còn được trau dồi những kĩ năng mềm như: kĩ năng giao tiếp, kĩ năngthuyết trình, kĩ năng làm việc nhóm, cách sử dụng các trang thiết bị phục vụ chohoạt động của văn phòng…
Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái là cơ quan chuyên môn chịu sự quản lý UBNDtỉnh Yên Bái, là cơ quan ngành dọc do Bộ Nội vụ quản lý Có chức năng thammưu, giúp UBND tỉnh Yên Bái quản lý về: Tổ chức bộ máy, vị trí việc làm củacác cán bộ, công chức, viên chức và số lượng người làm việc tại các cơ quan,đơn vị sự nghiệp công lập; quản lý về chế độ tiền lương, thi đua khen thưởng,tuyên giáo, văn thư lưu trữ; cải cách hành chính; công tác thanh niên,… của toàntỉnh Yên Bái
Em lựa chọn về Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái kiến tập vì môi trường làm việc
và có các công việc phù hợp với chuyên ngành đã được đào tạo tại trường Ởđây là nơi tốt nhất để em trau dồi, học hỏi kiến thức thực tế, vận dụng kiến thức
đã học vào các công việc tại Sở Qua thời gian kiến tập em đã tìm hiểu chức
Trang 8năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở cũng như các phòng banchuyên môn thuộc sự quản lý của Sở.
Ba tuần kiến tập tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái, em gặp không ít khó khăntrong việc thu thập tài liệu để viết báo cáo và bỡ ngỡ khi lần đầu được tiếp xúcvới các công việc của một cơ quan nhà nước cấp tỉnh Nhưng nhờ có sự chỉ bảotận tình của các cô chú, anh chị trong Sở, đặc biệt là chú hướng dẫn và các côchú, các anh chị tại phòng Cải cách hành chính và Văn phòng Sở đã hướng dẫn
em làm những công việc tại cơ quan như sử dụng máy photocopy, máy scan vănbản,…và cung cấp tài liệu đầy đủ nhất để em hoàn thiện bài báo cáo này
Bài báo cáo của em gồm 8 chương:
Chương I: Khái quát chung về Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái
Chương II: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.
Chương III: Quy trình quản lý văn bản đi tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Chương IV: Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.
Chương V: Quản lý và sử dụng con dấu tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Chương VI: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.
Chương VII: Nghi thức nhà nước và kĩ năng giao tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.
Chương VIII: Các trang thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.
Trang 9PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnhYên Bái được quy định tại Quyết định số: 18/2015/QĐ-UBND ngày 01 tháng 10năm 2015 của UBND tỉnh Yên Bái quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái (Phụ lục I) Theo đó, Sở Nội vụ tỉnhYên Bái có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:
1.1.1 Chức năng
Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnhYên Bái có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về: Tổchức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế, cơ cấu ngạch công chức, viên chức trongcác cơ quan, tổ chức hành chính; tiền lương cho các cán bộ, công chức, viênchức, người lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sựnghiệp công lập; cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; chínhquyền địa phương, địa giới hành chính; đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ, côngchức, viên chức, công chức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách
ở cấp xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữnhà nước; tôn giáo, thi đua – khen thưởng và công tác thanh niên
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái thực hiện 27 nhiệm vụ, quyền hạn được thể hiệnchi tiết tại Quyết định số 18/2015/QĐ-UBND ngày 01/10/2015 của UBND tỉnhYên Bái ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái (Phụ lục I) Một số nhiệm vụ chính của Sở Nội vụtỉnh Yên Bái như sau:
1 Tổ chức bộ máy, vị trí việc làm; quản lý biên chế các ngạch côngchức, viên chức trong các cơ quan nhà nước trưc thuộc UBND tỉnh Yên Bái;
2 Xét khen thưởng, kỉ luật, tiền lương đối với các cán bộ, công chức,viên chức, người lao động trong các cơ quan nhà nước trực thuộc UBND tỉnh;
Trang 103. Cải cách hành chính, cải cách các chế độ công vụ, công chức, chínhquyền địa phương; địa giới hành chính;
4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, côngchức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã;
5 Tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ;
6 Thự hiện các chế độ, quy dịnh về công tác văn thư, lưu trữ; quản lýchi cục văn thư lưu trữ của tỉnh;
7 Tổ chức, tuyên truyền, phổ biến chủ trương chính sách, pháp luật
về tôn giáo; giải quyết những vấn đề cụ thể về tôn giáo;
8 Chủ trì, phối hợp vói các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức cóliên quan của tỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật chothanh niên; thực hiện các chính sách đối với thanh niên và công tác thanh niêntheo quy định;
9 Thực hiện những nhiệm vụ khác do UBND tỉnh Yên Bái giao vàtheo quy định của pháp luật
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái
Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái bao gồm 6 phòng chức năng và 3 đơn vị trựcthuộc, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái như sau:
a Thông tin lãnh đạo:
Trang 11b Thông tin các phòng chức năng:
2 Thanh tra Sở Nguyễn Văn Dũng Chánh thanh tra
Vũ Văn Thu Phó Chánh thanh tra
Vũ Hoàng Hưng Phó Chánh thanh tra
5 Phòng Tổ chức,
biên chế và tổ chức
phi chính phủ
Đặng Tiến Thành Trưởng phòngNguyễn Thế Trường Phó Trưởng phòngNguyễn Thị
Trang 12c Các đơn vị trực thuộc:
1 Ban thi đua – khen
thưởng
Đỗ Đức Cảnh (PhóGiám đốc)
Phạm Trung Hiếu Phó Chi cục trưởng
3 Ban tôn giáo Đặng Quang Hạnh (Phó
Giám đốc)
Trưởng ban
Đỗ Trí Dũng Phó Trưởng banPhạm Ngọc Dũng Phó Trưởng ban
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng SởNội vụ tỉnh Yên Bái được quy định tại Quyết định số: 308/QĐ-SNV ngày 23tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Văn phòng, Thanh tra Sở và các phòng ban chuyên môn thuộc SởNội vụ tỉnh Yên Bái (Phụ lục II) Theo đó, Văn phòng Sở có chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:
1.2.1 Chức năng
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái có chức năng tham mưu, giúp Giámđốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội vụ theochương trình, kế hoạch công tác; các công tác trong nội bộ cơ quan Sở Nội vụ,gồm: tổ chức cán bộ; pháp chế; cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ,công chức; bình đẳng giới; văn thư, lưu trữ; thực hiện cơ chế một cửa; thi đuakhen thưởng; tài chính, kế toán, quản lý tài sản và hành chính quản trị
Trang 131.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái có nhiệm tham mưu, giúp Giám đốc
Sở thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
a Công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội vụ theochương trình kế hoạch công tác:
- Tổng hợp, giúp Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng, triển khai, theo dõi, đônđốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn; tổng hợpbáo cáo định kì, đột xuất các kết quả thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạnthuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái theo quy định;
- Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc SởNội vụ tỉnh Yên Bái xây dựng đề án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chứcthực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội
vụ tỉnh Yên Bái; tổ chức các hội nghị, hội thảo thực hiện nhiệm vụ chuyên môn;chuẩn bị nôi dung làm việc và thông báo kết luận của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnhYên Bái tại các cuộc họp giao ban thường kì hoặc đột xuất; thực hiện hợp tácquốc tế; tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ; xâydựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyênmôn, nghiệp vụ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái;
- Là đầu mối, giúp lành đạo Sở thực hiện việc viếng, thăm cán bộ, thânnhân cán bộ từ trần theo đúng quy định của Tỉnh ủy
b Thực hiện những công tác trong nội bộ Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái:
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức,
vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo ngạch chức danh nghề nghiệp và số lượngngười làm việc; quản lý hồ sơ, quyết định việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng,
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, nâng bậc lương, bổ nhiệmngạch, chuyển ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp, đánh giá, khen thưởng,
kỷ luận, đào tạo, bồi dưỡng và các chế độ, chính sách khác đối với công chức,viên chức, người lao động thuộc Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái;
- Thực hiện nhiệm vụ công tác pháp chế thuộc lĩnh vực nội vụ theo quy định;
- Triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính, cải cách chế độcông vụ, công chức theo các chương trình, kế hoạch của UBND tỉnh; các biện
Trang 14pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, chế độ công vụ, công chức tại Sở Nội vụtỉnh Yên Bái;
- Thực hiện công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ về soạnthaqor, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quátrình hoạt động; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản
lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; thu thập chỉnh lý, xác định giá trị,bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạtđộng của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái;
- Xây dựng, sửa đổi, bổ sung những quy chế, quy định cửa Sở Nội vụtỉnh Yên Bái;đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Ở và các cánhân liên quan trong tổ chức thực hiện;
- Triển khai thực hiện, theo dõi, kiểm tra, tổng hợp, bao cáo kết quảthực hiện công tác dân chủ cơ sở, dân vận chính quyền, bình đẳng giới, bảo vệ
bí mật nhà nước, bảo vệ an ninh nội bộ, văn hóa công sở, phòng cháy chữa cháy,công tác quân sự, lực lượng tự vệ theo quy định;
- Chủ trì, phồi hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụtỉnh Yên Bái thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm viquản lý của Sở; áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO 9001:2008; quản trị mạng, quản lý Trang Thông tin điện tử Sở Nội
vụ tỉnh Yên Bái và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của
cơ quan;
- Xây dựng dự toán ngân sách; thực hiện công tác quản lý tài chính, tàisản theo quy định; tổ chức kiểm tra, giám sát việc sử dụng các nguồn ngân sáchnhà nước đối với các cơ quan trực thuộc theo thẩm quyền được phân cấp;
- Tổ chức, sắp xếp, bố trí nơi làm việc; mua sắm, lắp đặt, bảo trí, sửachữa máy móc, thiết bị, cung cấp văn phòng phẩm phục vụ công tác chuyênmôn; cấp phát xăng đầu, sử dụng xe ô tô, đảm bảo phương tiện đi công tác vàcác điều kiện làm việc khác của công chức, viên chức và người lao động hợpđông trong cơ quan Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái theo quy định; thực hiện công tác y
tế, veeh sunh môi trường, phục vụ nhà ăn tập thể của Sở;
Trang 15- Phối hợp với các đơn vị, tổ chức đoàn thể trong Sở chăm lo đời sốngvật chất, tinh thần cho công chức, viên chức và người lao động hợp đồng trong
cơ quan theo quy định;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của ngành Nội vụ và của SởNội vụ
c Thực hiện cơ chế một cửa tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái (thực hiện theoQuyết định số: 468/QĐ-Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái ngày 30/12/2016 Ban hành quychế một cửa tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái (Phụ lục III)):
- Quản lý trực tiếp công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kếtquả theo cơ chế một cửa;
- Tham mưu cho Giám đốc Sở thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kếtquả theo cơ chế một cửa; Quyết định phân công Lãnh đạo Sở phụ trách vàTrưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Văn phòng SởNội vụ tỉnh Yên Bái;
- Tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn thủ tục hành chính cho các cá nhân, tổchức để chuyển đến các phòng chuyên môn thuộc Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái hoặccấp có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho các cá nhân, tổ chức theo
cơ chế một cửa trên các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở;
- Trường hợp tiếp nhận nhiều hồ sơ để giải quyết cùng một thời điểmthì Chánh văn phòng Sở tham mưu cho Giám đốc Sở cử thêm công chức của cácphòng ban chuyên môn thuộc Sở trực luân phiên để kịp thời hỗ trợ giải quyết
d Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Giam đốc Sở Nội vụ giao
và theo quy định của pháp luật
Trang 161.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái
Qua thời gian khảo sát thì Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái có 11người, có cơ cấu tổ chức như sơ đồ sau:
Chánh văn phòng
Tạp vụLái xe
Kế toán / Thủ quỹChuyên viên
Trang 17CHƯƠNG II: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ở
SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI
2.1 Thẩm quyền ban hành các loại văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.
Căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản thì Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái đãban hành những loại văn bản sau:
- Giấy đi đường
- Và một số loại văn bản hành chính khác có số lượng rất ít
Qua thời gian kiến tập tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái em đã khảo sát được sốlượng các loại văn bản của Sở đã được ban hành năm 2016 và 5 tháng đầu năm
2017, được thể hiện qua bảng số liệu sau:
2.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái đượcquy định tại phần 2 Điều 6 của Quyết định số: 229/QĐ-SNV ngày 15 tháng 9năm 2016 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ
Trang 18(Phụ lục IV) Theo đó, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Sở được trìnhbày như sau:
2.2.1 Thể thức trình bày văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái ban hành
Thể thức trình bày các loại văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái được thựchiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của BộNội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Theo đó,thể thức văn bản của Sở được trình bày như sau:
UBND TỈNH YÊN BÁI
Yên Bái, ngày tháng năm
TÊN LOẠI VĂN BẢN Trích yếu nội dung các loại văn bản khác
2.2.2 Kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái
Kỹ thuật trình bày các loại văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái được thựchiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Trang 19MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI
2 Tên cơ quan, tổ chức
- Tên cơ quan, tổ chức chủ
- Dòng kẻ bên dưới
4 Địa danh và ngày, tháng,
5 Tên loại và trích yếu nội
dung
a Đối với văn bản có tên loại
- Dòng kẻ bên dưới
B Đối với công văn
Trang 20Trường hợp không có tiêu
8 Nơi nhận
A Từ “kính gửi” và tên cơ
- Gửi một nơi
- Gửi nhiều nơi
B Từ “nơi nhận” và tên cơ
quan, tổ chức, cá nhân
- Tên cơ quan, tổ chức, cá
Trang 21nhân bản và số lượng bản
13
Địa chỉ cơ quan, tổ chức;
địa chỉ E-Mail, Website;
số điện thoại, số Telex, số
2.3 Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái được quy địnhchi tiết tại Mục 1 Quyết định số 229/QĐ-SNV ngày 15 tháng 9 năm 2016 của SởNội vụ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ (Phụlục IV), theo đó quy trình soạn thảo văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái theocác bước như sau:
Bước 1: Soạn thảo văn bản
- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Sở Nội
vụ tỉnh Yên Bái giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức thực hiệnsoạn thảo hoặc chủ trì phối hợp soạn thảo văn bản
- Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản phải
có trách nhiệm thu thập thông tin có liên quan; xác định hình thức, nội dung và
độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản và soạn thảo văn bản; sau đó trình duyệt dựthảo văn bản
Bước 2: Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản
- Dự thảo văn bản do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản
- Nếu văn bản cần phải sửa chữa, bổ sung thì người được giao tráchnhiệm soạn thảo văn bản cần phải trình người duyệt dự thảo xem xét quyếtđịnh\\ sửa đổi, bổ sung cho phù hợp và đầy đủ thông tin vào văn bản
Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Trang 22- Trưởng phòng có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về nộidung văn bản, ký nháy vào cuối nội dung văn bản (sau /.) và các phụ lục kèmtheo (nếu có) trước khi trình lãnh đạo Sở ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn,mật.
- Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng được giao nhiệm vụgiúp lãnh đạo Sở quản lý công tác văn thư phải kiểm tra lần cuối và chịu tráchnhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký nháy
vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều đó đã giúp cho việc ban hành văn bản của Sở được nhanh chóng vàthuân lợi hơn
Trang 23CHƯƠNG III: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI SỞ NỘI VỤ
TỈNH YÊN BÁI 3.1 Trình tự giải quyết văn bản đi
Đăng kí văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản như:
số, kí hiệu, ngày, tháng, trích yếu nội dung của văn bản… vào những phươngtiện đăng kí như: sổ đăng kí, máy tính Nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơquan và phục vụ cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng
Trình tự giải quyết văn bản đi được quy định cụ thể ở Điều 14 Quyết định
số 229/QĐ-SNV ngày 15 tháng 9 năm 2016 của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái về việcBan hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ (Phụ lục IV) Theo
đó, trình tự giải quyết văn bản đi được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức
và kĩ thuật trình bày, nếu phát hiện có sai sót phải báo cáo với người có thẩmquyền để giải quyết
Bước 2: Ghi số, kí hiệu, ngày tháng ban hành văn bản
Cán bộ văn thư sau khi kiểm tra về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản sẽ ghi số, kí hiệu, ngày tháng vào văn bản ban hành
Số sẽ ghi theo hệ thống số chung của Sở, được ghi bằng chữ số Ả rập bắtđầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm
Kí hiệu của văn bản là chữ viết tắt của tên loại văn bản và chữ viết tắt của
cơ quan ban hành Ví dụ các văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái sẽ là: Số: …./QĐ-SNV; Số:……/BC-SNV; Số:… /TTr-SNV,…
Ngày tháng năm được cán bộ văn thư ghi vào văn bản là ngày ban hànhvăn bản đó Các số chỉ ngày tháng năm được viết bằng chữ số Ả rập, nhữngngày có số nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải có số 0 đằng trước
Văn bản mật được đánh số và đăng kí riêng
Trang 24Bước 3: Đăng kí văn bản đi
Cán bộ văn thư sau khi ghi số, kí hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản
sẽ đăng kí văn bản đó vào sổ đăng kí văn bản đi theo mẫu của Sở Nội vụ tỉnhYên Bái
Việc đăng kí văn bản đi tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái được thực hiện bằngphương pháp cổ truyền là ghi vào sổ đăng kí và lưu lại bản gốc tại phòng vănthư của Sở
Bước 4: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành căn cứ ở nơi nhận Theo đócán bộ văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái sẽ căn cứ vào nơi nhận của văn bản
để nhân bản và đóng dấu cơ quan
Nếu văn bản không liệt kê đủ danh sách nơi nhận văn bản thì đơn vị soạnthảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc vănbản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện,phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản;không gửi vướt cấp, không gửi nhiều văn bản cho một đối tượng, không gửi đếncác đối tượng chỉ để tham khảo
Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Giám đốc Sở và được thựchiện theo đúng quy định của pháp luật
Trước khi đóng dấu, cán bộ văn thư phải kiểm tra lần cuối về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản, thẩm quyền kí, chữ kí và số bản Chỉ cán bộ văn thưchuyên trách quản lý con dấu được quyền đóng dấu, không được nhờ ngườikhác đóng hộ
Cán bộ văn thư đóng dấu lên 1/3 chữ kí về phía bên trái; các văn bản cóphụ lục kèm theo thì đóng dấu vào trang đầu văn bản phía trên cùng bên trái; cácvăn bản cần đóng dấu giáp lai thì đóng dấu vào giữa mép phải của văn bản, trùm