LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế quốc tế và tự do hoá thương mại đã và đang là xu thế nổi bật của kinh tế thế giới đương đại. Việt Nam đã tiến hành công cuộc đổi mới và đẩy mạnh hội nhập kinh tế quốc tế với phương châm “đa dạng hoá, đa phương hoá quan hệ đối ngoại. Đặc biệt là sau khi ra nhập WTO, APEC… thì sự cạnh tranh và đào thải ngày càng trở nên quyết liệt. Mỗi doanh nghiệp Việt Nam muốn đứng vững được trên thị trường, muốn tạo cho mình một thương hiệu uy tín thì cần phải chọn một hướng đi khác biệt, độc đáo trong kinh doanh và cách quản lý. Việc đổi mới nhận thức, cách tiếp cận xây dưng mô hình quản lý chất lượng vào doanh nghiệp của mình để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và thị trường là rất cần thiết và mang tính cấp bách. Tuy nhiên, vấn đề con người vẫn luôn là yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Nói đến phong trào 5s, hệ thống quản lý chất lượng này đã xuất hiện từ rất lâu ở đất nước Nhật Bản. Với triết lý “ Quản lý tốt hơn nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn”: Nếu làm việc trong môi trường lành mạnh thoáng đãng, thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn năng suất điều kiện lao động sẽ cao hơn. Hiện nay Việt Nam cũng đã đưa mô hình 5s vào áp dụng trong các doanh nghiệp của mình và đạt được nhiều hiệu quả cao. Bằng những kiến thức của thầy cô trong khoa Tổ chức và quản lý nhân lực, đặc biệt là thầy Vi Tiến Cường trường Đại học Nội Vụ Hà Nội truyền dạy, cùng với sự giúp đỡ của các anh, chị trong Công ty tôi đã chọn vấn đề: Hệ thống quản lý chất lượng 5s tại công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt Hà Nội làm đề tài cho bài tiểu luận. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Bài tiểu luận của tôi đặt ra các mục tiêu sau: Mục đích nghiên cứu: Thực hiện 5s là một hệ thống quản ý nhằm mục đích cải tiến chất lượng, môi trường làm việc, một chương trình làm việc tại công ty Cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội. 5s là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại hiệu quả trong thực tế. Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng 5s Tìm hiểu về thực trạng và phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng 5s tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt Hà Nội. Từ quá trình nghiên cứu đề xuất các giải pháp mang tính khả thi, phù hợp với điều kiện, khả năng và đặc thù của Công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt Hà Nội nhằm nâng cao hiệu quản lý chất lượng tại đây. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu tập trung vào Hệ thống quản lý chất lượng 5s tại công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt Hà Nội. Phạm vi nghiên cứu: + Về thời gian: Bắt đầu nghiên cứu Hệ thống quản lý chất lượng 5s tại công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt Hà Nội từ năm 2015 đến năm 2016. + Về không gian: Nghiên cứu toàn bộ vấn đề liên quan đến Hệ thống 5s tại công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt Hà Nội. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu em sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp phỏng vấn Phương pháp so sánh Phương pháp quan sát 5. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục... thì bố cục của đề tài gồm các chương sau đây. Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ DU LỊCH ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI. Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ DU LỊCH ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI.
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế quốc tế và tự do hoá thương mại đã và đang
là xu thế nổi bật của kinh tế thế giới đương đại Việt Nam đã tiến hành công cuộc đổi mới và đẩy mạnh hội nhập kinh tế quốc tế với phương châm “đa dạng hoá, đa phương hoá quan hệ đối ngoại Đặc biệt là sau khi ra nhập WTO, APEC… thì sự cạnh tranh và đào thải ngày càng trở nên quyết liệt Mỗi doanh nghiệp Việt Nam muốn đứng vững được trên thị trường, muốn tạo cho mình một thương hiệu uy tín thì cần phải chọn một hướng đi khác biệt, độc đáo trong kinh doanh và cách quản
lý Việc đổi mới nhận thức, cách tiếp cận xây dưng mô hình quản lý chất lượng vào doanh nghiệp của mình để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và thị trường là rất cần thiết và mang tính cấp bách
Tuy nhiên, vấn đề con người vẫn luôn là yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp Nói đến phong trào 5s, hệ thống quản lý chất lượng này đã xuất
hiện từ rất lâu ở đất nước Nhật Bản Với triết lý “ Quản lý tốt hơn nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn”: Nếu làm việc trong môi trường lành mạnh
thoáng đãng, thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn năng suất điều kiện lao động sẽ cao hơn
Hiện nay Việt Nam cũng đã đưa mô hình 5s vào áp dụng trong các doanh nghiệp của mình và đạt được nhiều hiệu quả cao
Bằng những kiến thức của thầy cô trong khoa Tổ chức và quản lý nhân lực, đặc biệt là thầy Vi Tiến Cường trường Đại học Nội Vụ Hà Nội truyền dạy, cùng với
sự giúp đỡ của các anh, chị trong Công ty tôi đã chọn vấn đề: Hệ thống quản lý chất lượng 5s tại công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt Hà Nội làm đề tài
cho bài tiểu luận
2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
Bài tiểu luận của tôi đặt ra các mục tiêu sau:
- Mục đích nghiên cứu:
Trang 2Thực hiện 5s là một hệ thống quản ý nhằm mục đích cải tiến chất lượng, môi trường làm việc, một chương trình làm việc tại công ty Cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội 5s là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại hiệu quả trong thực tế
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng 5s
Tìm hiểu về thực trạng và phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng 5s tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt Hà Nội
Từ quá trình nghiên cứu đề xuất các giải pháp mang tính khả thi, phù hợp với điều kiện, khả năng và đặc thù của Công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt
Hà Nội nhằm nâng cao hiệu quản lý chất lượng tại đây
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu tập trung vào Hệ thống quản lý chất lượng 5s tại công ty
Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt Hà Nội
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về thời gian: Bắt đầu nghiên cứu Hệ thống quản lý chất lượng 5s tại công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt Hà Nội từ năm 2015 đến năm 2016
+ Về không gian: Nghiên cứu toàn bộ vấn đề liên quan đến Hệ thống 5s tại công ty
Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt Hà Nội
4 Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu em sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp phỏng vấn
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp quan sát
Trang 35 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục thì bố cục của đề tài gồm các chương sau đây
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S
Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ DU LỊCH ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ DU LỊCH ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI.
Trang 4Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S
1.1.Khái niệm về hệ thống quản lý chất lượng 5s
5s bắt nguồn từ triết lý “ Quản lý tốt hơn nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn”.
5s là sự bắt đầu tạo dựng một cuộc sống đầy năng suất, thoải mái và lành mạnh cho mọi người khi làm việc
5s là chương trình cải tiến năng suất phổ biến ở Nhật Bản và phổ biến ở nhiều quốc gia trên thế giới
5S là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu, thực hiện dễ dàng và chi phí thực hiện ít tốn kém, nhưng rất hiệu quả trong việc huy động nhân lực là nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và làm giảm lãng phí
5s là các chữ cái viết tắt đầu tiên của các từ:
- Theo tiếng Nhật là “seiri”, “seiton”, “seiketsu”, và “shitsuke”
- Theo tiếng Việt là “sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “săn sóc”, “sẵn sàng”
- Theo tiếng Anh là “sort”, “set in order”, “shine”, “standardize” và “sustain”
1.1.1 Các thành phần của 5s
SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem
ra khỏi nơi sản xuất Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì
SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào
Trang 5cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để
SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi
trường, mỹ quan tại nơi làm việc S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì
SEIKETSU (Săn sóc): Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển
SHITSUKE (Sẵn sàng): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn
1.2 Lịch sử của hệ thống quản lý chất lượng 5s
- Tại Nhật Bản:
+ 5s được áp dụng đầu tiên tại công ty Toyota và được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa Seiri và Seiton để hỗ trợ cho hoạt động An toàn, chất lượng, Hiệu suất
và Môi trường
+ Năm 1986, cuốn sách đầu tiên về 5s được xuất bản, từ đó 5s được phổ biến nhanh chóng
+ Tại các công ty phát triển, 5s được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức độ cao
- Tại Singapore và các quốc gia khác
+ 5s bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu tại Singapore trong dự án năng suất JICA vào năm 1986 và sau đó trở thành hoạt động Quốc Gia đặt dưới Ủy ban 5s
Trang 6+ Hiện nay 5s đã đạt tới mức dộ cao ở nhiều tổ chức tại nhiều Quốc Gia trên thế giới
- Tại Việt Nam:
+ 5s được áp dụng đầu tiên tại công ty Vyniko Nhật Bản và hiện nay nhiều công ty Việt Nam đang áp dụng đạt hiệu quả cao
1.3 Vai trò của hệ thống quản lý chất lượng 5s
- Việc tổ chức thực hiện dễ dàng và đơn giản, ít tốn kém
- Thấy rõ được kết quả
- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn
- Tuổi thọ của máy móc, thiết bị sẽ kéo dài hơn
- Các hoạt động sẽ nhanh chính xác, ít sai xót, an toàn hơn
- Tạo dựng được thói quen làm việc có kỷ luật, sáng tạo và tinh thần tập thể
- Nền tảng vững chắc để thực hiện các hoạt đọng cải tiến
- Tạo dựng hình ảnh tốt đối với khách hàng
1.4 Nội dung và mối quan hệ của hệ thống quản lý chất lượng 5s
* Các bước áp dụng:
Bước 1: Thông báo của lãnh đạo về việc cam kết về việc thực hiện phong trào 5s Bước 2: Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5s
Bước 3: Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5s
Bước 4: Thực hiện đào tạo việc quy định trong tổ chức
Bước 5: Tiến hành tổng vệ sinh của toàn tổ chức
Bước 6: Kiểm ta, đánh giá định kỳ, theo dõi thường xuyên phong trào 5s
Trang 7* Mối quan hệ của mô hình 5s
Sàng lọc
Sắp xếp
Sạch sẽ
Trang 8Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ DU LỊCH ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI
2.1.Khái quát về công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch đường sắt Hà Nội.
- Tên công ty:
Tên tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ DU LỊCH ĐƯỜNG SẮT
HÀ NỘI
Tên tiếng anh: HANOI RAILWAY SERVICE JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: HARATOUR
- Địa chỉ giao dịch:
Trụ sở: Số 142 đường Lê Duẩn – Quận Đống Đa – Hà Nội
Điện thoại: 04.5182095; 04.5182933
Công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch Đường sắt Hà Nội tiền thân là Công ty Dịch vụ Du lịch Đường sắt Hà Nội trực thuộc Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam Thực hiện Quyết định số 3744/QĐ-BGTVT ngày 07 tháng 12 năm 2004 của Bộ Giao thông Vận tải về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Dịch vụ Du lịch Đường sắt Hà Nội, đơn vị thành viên của Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam thành Công ty Cổ phần
Ngày 9 tháng 3 năm 2005, Đại hội Cổ đông thành Lập, Công ty Cổ phần Dịch vụ Du lịch Đường sắt Hà Nội thành công rực rỡ
Ngày 1 tháng 4 năm 2005, Phòng Đăng ký Kinh doanh - Sở Kế hoạch Đầu tư
Hà Nội cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh Công ty Cổ phần Dịch vụ
Du lịch Đường sắt Hà Nội số: 0103007241 với các ngành nghề kinh doanh như sau:
• Kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế, các dịch vụ phục vụ khách du lịch;
• Kinh doanh thương mại; rượu bia, nước giải khát, thuốc lá điếu, công nghệ thực phẩm, công nghệ phẩm, hàng may mặc, máy móc thiết bị;
• Sản suất giấy nhãn và bao bì;
• Mua bán chất bôi trơn làm sạch động cơ;
Trang 9• Mua bán nhiên liệu khác dùng trong động cơ;
• Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng;
• Hoạt động hỗ trợ vận tải hàng hoá và vận chuyển hành khách;
• Sản xuất đồ uống;
• Kinh doanh bất động sản;
• Dịch vụ vui chơi giải trí thể dục thể thao
2.2 Quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại công ty Cổ phần Dịch
vụ và Du lịch Đường sắt
Kế hoạch xây dựng 5s gồm 6 bước:
Bước 1: Thông báo của lãnh đạo về việc thực hiện phong trào 5s
Sau khi có quyết định thực chương trình 5s ban lãnh đạo phải có thông báo cam kết thực hiện phong trào này Cam kết của lãnh đạo thể hiện trách nhiệm và sự quyết tâm thực hiện 5s đến cùng Sự cam kết thực hiện của ban lãnh đạo là một việc làm rất quan trọng đối với việc thực hiện chương trình 5s Cam kết lãnh đạo là cơ sở và động lực thúc đấy các nhân viên thực hiện nghiên cứu các tiêu chuẩn 5s đặt ra
Trong giai đoạn này người lãnh đạo thông báo cho toàn công ty về quyết định thực hiện phong trào 5s trong công ty, nội dung 5s là gì, đối tượng, phạm vi, mục tiêu và lợi ích mà 5s mang lại, đồng thời giới thiệu các thông tin, dụng cụ các vấn đề chung nhất để thực hiện vấn đề 5s như thẻ đỏ, thẻ vàng, thẻ xanh, đồng phục đội 5s
Bước 2: Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5s
Lãnh đạo bổ nhiệm ban chỉ đạo thực hiện và chỉ định người có trách nhiệm chính để tiến hành phong trào này Giai đoạn này kết thúc khi công ty đòa tạo người có trách nhiệm chính và thành viên hướng dẫn thực hiện phong trào Ban chỉ đạo thực hiện chương trình có thể là các cán bộ có uy tín đại diện cho các phòng ban chức năng của công ty hoặc chính ban lãnh đạo của công ty tiến hành phong trào này Trong trường hợp có thể chỉ bộ phận phụ trách phong trào 5s có thể tách riêng ra thành một phong trào riêng nhưng với điều kiện để tiết kiệm diện tích mặt bằng của công ty đẻ kinh doanh cho thuê thì bộ phận phụ trách phong trào 5s nên thực hiện kiêm nhiệm tức là vừa thực hiện chức năng chính ở các phòng ban vừa phụ trách phong trào 5s
Trang 10Bước 3: Lên kế hoạch để thực hiện phong trào 5s
Sau khi thành lập bộ phận thực hiện phong trào 5s thì bộ phận này cùng ban lãnh đọa của công ty sẽ dựa trên những thực trạng của công ty mục tiêu hoạt đọng 5s để đưa ra các kế hoạch thực hiện phong trào 5s Các kế hoạch thực hiện 5s phải hợp lý và được sự thông qua của ban lãnh đạo và các chuyên trách Thông thường 5s được tiến hành theo trình tự SEIRI, SEISO, SEIKETSU, SEIKETSU, sau khi thực hiện 5s đầu tiên có thể thực hiện có thể kết hợp với SEIKETSU Kế hoạch thực hiện 5s phải cụ thể cho từng S một với nội dung và tiến độ của từng giai đoạn
Riêng trong giai đoạn trong thực hiện SEIRI thì cần thiết phải đưa ra các tiêu chuẩn để thực hiện việc sàng lọc những vật dụng cần thiết và không cần thiết Các tiêu chuẩn này phải cụ thể cho từng đối tượng như giấy tờ hồ sơ văn bản đến văn bản đi… Các quy định về vệ sinh sạch sẽ các phòng ban…
Bước 4: Thực hiện đào tạo việc quy định trong tổ chức
Khi kế hoạch triển khai đã được xây dựng thì công việc đầu tiên thực hiện thì đó là việc đào tạo cho các nhân viên về quy định của công ty Các quy định này
có thể được truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp hay có thể là một buổi học ngoại khóa Để các quy định này được đi vào thực tế lãnh đạo công ty triển khai dần từng bước và theo từng giai đoạn thích hợp Khi các thành viên trong công ty đã nắm được mục tiêu cách thức tiến trình và các quy định liên quan thì bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các giai đoạn cụ thể trong bước tiếp theo
Bước 5: Tiến hành tổng vệ sinh trong toàn tổ chức
Tiến hành ( tiến hành tổng vệ sinh có thể thực hiện được vào một ngày nghỉ hay ngày làm việc bình thường)
Tiến hành tổng vệ sinh là giai đoạn thực hiện sau khi các nhân viên đã nắm bắt được các tiêu chuẩn mà ban lãnh đạo công ty và bộ phận phong trào 5s đã đưa
ra Trong lần tổng vệ sinh đầu tiên này công ty sẽ tiến hành trình tự 5s Thực hiện 5s theo 2 giai đoạn
Giai đoạn 1: Thực hiện bước “Sàng lọc” ( Seiri)
Các vật dụng được phân loại và vật dụng không cần thiết được bỏ ra khỏi nơi sản xuất
Trang 11Giai đoạn 2: Thực hiện bước “Sắp xếp” (Seiton)
+ Chọn vật dụng cho Sắp xếp
+ Thiết kế các chỉ dẫn
+ Chuẩn bị và cung cấp các chỉ dẫn
+ Treo các chỉ dẫn
+ Sắp xếp đối tượng theo thứ tự ưu tiên, và bắt tay vào việc sắp xếp chúng
+ Thiết kế kích cỡ, cách diến đạt và cách chỉ dẫn cho các chỉ dẫn
+ Sử dụng các dụng cụ và đồ văn phòng phẩm để chuẩn bị các chỉ dẫn, nhãn, biển báo
+ Dùng các dụng cụ để treo biển báo chỉ dẫn
Việc tiếp cận được đơn giản hóa và các vị trí được đánh dấu số lượng và dán nhãn
rõ ràng
Sau khi việc sàng lọc đã được thực hiện, tại nơi làm việc không còn những vật dụng không cần thiết và những vật dụng cần thiết nhưng mức độ và tần suất sử dụng đối với từng cá nhân là không cao Khi thực hiện sắp xếp tức là làm thế nào các vật dụng cá nhân cũng như tập thể được sắp xếp một cách khoa học, thuận tiện
và tạo hiệu quả làm việc cao nhất phải đảm bảo không có sự lẫn lộn, không có sự
sơ xuất trong công việc, có thể tìm – lấy ra một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm thống nhất trong cách sắp xếp giúp cho việc bàn giao công việc vật dụng không khó khăn, kiểm soát tốt số lượng của giấy tờ, hồ sơ cần thiết
Các công cụ thực hiện sắp xếp chính là các dụng cụ có thể đánh dấu được như các nhãn mác, những nam châm dính các dụng cụ kim loại mang ký hiệu dấu các móc treo, băng dính màu, sơn màu…
Giai đoạn 3: Thực hiện bước “sạch sẽ” ( Seiso)
+ Tìm ra nguồn gốc và nguyên nhân gây ra bụi bẩn
+ Loại bỏ bụi bẩn từ gốc